Manual de Clases de Puestos. Actualizado al 23-03
MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1. Página 001 de 331 INDICE CLASE DE PUESTO INDICE OCUPACIONAL Trabajador Manual 0101 Trabajador Misceláneo 0201 Auxiliar Municipal 0301 Auxiliar Topografía 0401 Auxiliar de Investigación 0402 Operario Especializado 0501 Técnico en Mantenimiento 0601 Recaudador 0701 Guarda -1 0801 Guarda -2 0802 Policía Municipal 0901 Bodeguero 1001 Comprador 1101 Cajero 1201 Operador de Equipo Liviano 1301 Operador de Equipo Pesado – 1 1302 Operador de Equipo Pesado – 2 1303 Operario de Imprenta 1401 Oficinista 1501 Supervisor -1 1601 Supervisor -2 1602 Supervisor -3 1603 Supervisor de Vigilancia 1604 Administrador 1701 Secretaria 1801 Auxiliar de Gestión Municipal 1802 Secretaria (o) Ejecutiva (o) 1803 Técnico Municipal -1 1901 Técnico Municipal -2 1902 Inspector 2001 Asistente Municipal 2201 Asistente Técnico Administrativo 2202 Nº PAG. 020 023 026 029 034 040 044 048 057 060 064 067 077 081 085 089 092 097 101 104 107 112 117 121 128 131 016 027 037 070 074 094 1 Técnico Profesional -1 Técnico Profesional -2 Asistente de Auditoria Operador Computador Profesional en Informática Profesional Auditor -1 Profesional -1 Asistente de Gestión Municipal Profesional -2 Médico Sub-Jefe de Departamento Sub-Director Asesor (a) Comunal del Concejo Asesor del Concejo Asistente Alcalde Asesor Alcaldía Asistente de Gerencia Sub Auditor Interno Auditor Interno Gerente Director Jefe de Departamento Jefe de Sección Jefe de Operaciones Encargado (a) Procesos -1 Encargado (a) Procesos -2 2301 2302 2401 2501 2502 2600 2601 2603 2701 2801 2901 3002 3101 2601 3150 3201 3301 3401 3501 3601 3701 3703 2602 3001 3801 3802 136 142 147 154 157 151 160 170 175 179 183 165 188 192 191 197 202 203 214 225 232 237 243 248 251 256 ESTRUCTURA DEL MANUAL El Manual Descriptivo de Clases de la Municipalidad de San José, consiste en un conjunto integrado de especificaciones de clases, las cuales corresponden a descripciones concretas y claras, que han sido elaboradas mediante el empleo de conceptos y principios generales, donde se consideran como elementos sobresalientes los deberes, las responsabilidades y los requisitos de un grupo de puestos que se han considerado afines. Como Manual, tiene el propósito de establecer las normas generales del Sistema de Clasificación y Valoración de Clases Municipales, con un leguaje que pueda ser entendido por los servidores de todos los niveles. No es objetivo de este Manual haber recopilado información con gran grado de 2 precisión sólo para presentar de manera uniforme deberes, responsabilidades y requerimientos, sino el permitir que todos los usuarios de él, empleen el mismo lenguaje, cuando se refieran a algún aspecto de Clasificación y Valoración de clases, lo cual permitirá un mayor entendimiento tanto en sentido horizontal como vertical en la Administración, y sobre todo en la Administración de los Recursos Humanos. El Presente Manual mantiene la misma estructura del anterior, en cuanto a su técnica clasificatoria de clase ancha. El formato de descripción de los puestos de trabajo municipales por clase, contiene los siguientes elementos en su estructura. - TITULO DE LA CLASE - CLAVE - NATURALEZA DEL TRABAJO - TAREAS TÍPICAS - CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE: - - Supervisión Recibida. Supervisión Ejercida. Responsabilidades por Funciones. Responsabilidades por Relaciones de Trabajo. Responsabilidades por Equipo y Materiales. Condiciones de Trabajo. Consecuencias del Error. Iniciativa CARACTERÍSTICAS PERSONALES: - Requisitos. Habilidades y otras Exigencias. El Manual Descriptivo de Clases de Puestos Municipales contiene la siguiente información. 1. 2. 3. 4. Introducción. Estructura del Manual. Terminología de uso más común en el Manual. Índice de series de clases . El punto 1. 3 Introducción: Contiene una exposición del objetivo del Sistema de Clasificación y Valoración de Clases de Puestos Municipales. El punto 2. Estructura del Manual: Contiene una enumeración de la información que encontrará el usuario en el Manual. El punto 3. Terminología de uso más común en el Manual : Contiene en orden alfabético aquellos términos, no sólo los que más aparecen en el Manual, sino aquellos sobre los cuales muchas veces hay diversidad de criterios. El punto 4. Un índice: Tanto el índice de series y clases, como el índice alfabético contiene el título de las mismas. El índice de series y clases está ordenado según la numeración o clave que identifica a cada clase o serie ocupacional; y son las siguientes: - Trabajador Manual Trabajador Misceláneo Auxiliar Municipal Auxiliar de Topografía Operario Especializado Técnico en Mantenimiento Guarda 1 Guarda 2 Recaudador Policía Municipal Bodeguero Comprador Cajero Operador Equipo Liviano Operador Equipo Pesado 1 Operador Equipo Pesado 2 Operario Imprenta Oficinista Supervisor 1 Supervisor 2 Supervisor 3 Supervisor de Vigilancia Auxiliar de Investigación Administrador 4 - Auxiliar Gestión Municipal Secretaria Secretaria Ejecutiva Técnico Municipal 1 Técnico Municipal 2 Inspector Asistente Municipal Asistente Técnico Administrativo Técnico Profesional 1 Técnico Profesional 2 Asistente de Auditoría Asesor Comunal Operador de Computadora Profesional en Informática Asistente Gestión Municipal Profesional 1 Profesional 2 Médico Sub-Jefe de Departamento Sub-Director Jefe de Planes y Operaciones Encargado (a) Proceso 1 Encargado Proceso 2 Jefe de Sección Jefe Departamento Asistente de Gerencia Asistente Alcalde Director de Área Gerente de Área Asesor Concejo Asistente Alcalde Sub-Auditor Auditor General TERMINOLOGÍA TÉCNICA El Manual contiene una serie de términos de carácter técnico, propios del campo de la Administración de Personal y de la Administración en general. Sobre ellos se ofrece seguidamente una explicación de su significado. Adiestramiento: Instrucción aplicada a dar o adquirir los conocimientos necesarios para ejercer una actividad determinada. 5 Administrar: Es planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Amplio Conocimiento: Significa un conocimiento extraordinario, extenso y especializado, y es señal de que el puesto exige a resolver situaciones difíciles de trabajo. Asignación: Acto mediante el cual se ubica una plaza nueva en la clase correspondiente. Carrera Universitaria atinente o que faculte para el desempeño del puesto: Indica que puede ser seleccionado un candidato para ocupar un puesto en el cual se piden requisitos de nivel universitario, considerando no sólo una carrera específica, sino varias, lo cual es determinado por la Dirección de Recursos Humanos. Certificado de Conclusión de Estudios Secundarios: Enseñanza secundaria aprobada, equivalente al bachillerato. Clases: La Clase comprende un puesto o conjunto de puestos lo suficientemente similares en cuanto a deberes, responsabilidades y complejidad, para que se les pueda aplicar el mismo título a cada uno de ellos, exigir a quienes hayan de ocuparlos los mismos requisitos de preparación académica, experiencia, conocimientos, etc.; usar el mismo tipo de exámenes o pruebas de aptitud para seleccionar a los candidatos a empleo, y asignarles la misma remuneración en condiciones de trabajo similares Clasificación de Puestos: Es el sistema por medio del cual se analizan, evalúan y ordenan en forma sistemática, los diferentes tipos de tareas que se realizan en una determinada institución, considerando entre otros, factores tales como: deberes y obligaciones, naturaleza de éstos, grado de complejidad, preparación académica, conocimiento de otra índole, experiencia, habilidades y destrezas que deben poseer los candidatos a empleo. 6 Clave de la Clase: A cada clase se le ha asignado un número clave el cual indica la codificación según los grupos ocupacionales, y además permite localizar la clase en el Manual. Combinación Equivalente de Estudios y Experiencia: Condición de quien, sin reunir los requisitos mínimos. Posee estudios de muy semejante naturaleza a los de los enunciados en ellos, efectuados en centros educativos de similar nivel del de aquellos a que se refieren los requisitos y que tiene además experiencia. Conocimiento: Significa el grado necesario para que el servidor labore con efectividad en situaciones de trabajo normales, bajo poca supervisión directa. Considerable Conocimiento: Significa un conocimiento avanzado de la actividad que permita la solución de los problemas, tanto comunes como inusitados y que faculte para asesorar en lo técnico y planear métodos destinados a resolver situaciones difíciles de trabajo. Coordinación: Es el proceso de analizar diversas actividades y combinarlas en tal forma que cada una se efectúe en un momento determinado en relación con otras actividades procurando alcanzar los objetivos con el mayor grado de eficiencia posible. Dirección: Técnica para conducir las actividades de los individuos dentro de un marco formal de actividad. Ejecución: Aplicación de un individuo en una organización a cumplir con el objeto particular que se le haya establecido. Enseñanza General Básica Aprobada: 7 Tercer año de estudios secundarios aprobados. Especificación de Clase: Es una descripción clara y concisa que regularmente se desarrolla mediante el empleo de conceptos y principios generales, donde se exponen los deberes y responsabilidades de un puesto o grupo de puestos asignados a la clase. Las especificaciones de clases pueden servir de guía para la elaboración de pruebas o exámenes, el reclutamiento de personal, para facilitar la elaboración del presupuesto, como referencia para estudios de organización y procedimientos y otros usos similares en la Administración de personal. Cada especificación de clase se divide en varias partes cuyo significado se indica a continuación. Grado: Lugar que ocupa el salario base en la escala de sueldos. Grupo de Clases (G. de C.): Se presenta en aquellas clases que incluyen puestos con labores semejantes en su naturaleza y dificultad, pero la ejecución de las mismas exige experiencia o estudios específicos de acuerdo con la especialidad de cada grupo de puestos que conforman la clase. Grupo Ocupacional: Es el conjunto de clases cuyo tipo de trabajo se puede estimar como de una misma área de actividad. Naturaleza del Trabajo: El objeto de esta sección es el de establecer, mediante un enunciado general, el tipo de trabajo que constituye la esencia de la clase. Perito de un Colegio Profesional: Graduado de un Colegio Profesional en una de las especialidades por ellos impartidas. Preparación Equivalente: Significa que podrán ser admitidos a cursos para puestos aquellos candidatos que sin haber hecho los cursos específicos, puedan haberse procurado una 8 capacitación equiparable mediante otros cursos y además posean experiencia específica. Procedimiento: Guía para la acción que detalla la manera en que debe ser realizada cierta actividad. Programa: Conjunto de actividades encaminadas a alcanzar determinado objetivo. Puesto: Es un conjunto de deberes y responsabilidades asignados por una autoridad competente para que sean atendidos por un funcionario durante la totalidad o una parte de la jornada de trabajo. Reasignación: Es el cambio que se hace a la clasificación de un puesto con motivo de haber sufrido éste una variación sustancial y permanente en sus tareas. Requisitos: Se entiende por requisitos el cúmulo de conocimientos, habilidades, experiencia y capacitación académica o su equivalente necesario para el adecuado desempeño del trabajo, condiciones que deben poseer los candidatos a los puestos. En algunos casos en que se requieren conocimientos, habilidades o experiencia especial para desempeñar correctamente un puesto, se especifican dichos factores en el requisito. En algunas clases se mencionan diversas posibilidades para los requisitos, los cuales son entre sí equivalentes, pero se describen en orden de importancia. La primera posibilidad está orientada a los candidatos que desean ingresar a la Institución. La segunda usualmente sirve para hacer carrera dentro de ésta y para ampliar el reclutamiento, tanto interna como externamente. Es importante hacer notar que entre los requisitos no se mencionan cualidades personales, tales como: honestidad, cortesía, laboriosidad, etc.; porque son cualidades que deben poseer todos lo servidores. 9 Requisito Legal Obligatorio: Indica cuáles certificaciones, licencias o títulos deben poseer los candidatos para ocupar un puesto. Tales atestados son los que se exigen a quienes van a trabajar en ciertas labores cuya ejecución, por su índole resultaría ilegal o sumamente difícil sin el documento específico dicho. Responsabilidades y otras Características: En esta sección se indican ciertos factores que caracterizan a una clase o que diferencian entre sí a los diversos niveles de una serie, tales como: la dificultad técnica, la responsabilidad administrativa, la independencia de acción, la supervisión ejercida y recibida, las condiciones de trabajo y otros aspectos relacionados con la naturaleza del puesto. Revaloración: Es el aumento en los salarios base asignados a las diferentes clases. Por lo general se efectúa, entre otras razones, por aumento en el costo de la vida, fijaciones de salarios por parte de otras instituciones, relaciones de competencia, etc. Segundo Ciclo Aprobado Enseñanza General Básica: Equivale a la Enseñanza Primaria Aprobada. Serie de Clases: Es el conjunto de clases comprendidas en un mismo campo de trabajo y que se diferencia entre sí por el grado de complejidad y responsabilidad de las tareas que las conforman. Los diferentes niveles dentro de una serie se indican por medio de números arábigos en orden ascendente a medida que aumenta el grado de responsabilidad, autoridad y complejidad de los puestos. Tareas Típicas: Esta sección incluye ejemplos de las tareas generalmente comunes a los puestos que comprende la clase. Su intención no es la de limitar los deberes que pueden asignarse a los servidores. Cada puesto dentro de una clase tendrá deberes que no están indicados en ella. Aquí aparecen sólo tareas representativas cuya inclusión en la especificación sirve fundamentalmente para dar una idea cabal de los diferentes puestos asignados a una clase. La 10 descripción de funciones contenida en una clase no es por tanto, restrictiva de los deberes propios de cada puesto, sino de tipo ilustrativo y descriptivo. Significa lo anterior que el funcionario no debe limitarse a realizar solamente las funciones descritas en la clase a la que pertenece su puesto y no debe objetarse la clasificación del mismo por ejecutar algunas tareas que no se describen en la especificación de dicha clase. Título: El título de la clase indica, en forma muy breve la índole del trabajo incluido en ella. Valoración: Es el proceso mediante el cual se asignan las remuneraciones a las clases de puestos, tomando en consideración el estudio de los niveles o grados de dificultad, responsabilidad y variedad de las tareas, los requisitos mínimos, los índices de costo de la vida, encuestas de salarios y otros elementos similares. INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL MANUAL El Manual contiene un índice ocupacional, el cual incluye los títulos de las distintas clases, agrupadas por actividades. La estructuración de este índice corresponde a la colocación y numeración de las especificaciones en el Manual, o sea, el número de clave que identifica cada clase, es el número de la página en donde aparece la especificación correspondiente. El índice ocupacional sirve para localizar los títulos de las clases de puestos, por el tipo de actividad que en ellos se ejecuta, aún cuando no se conozca su título. Lo anterior significa que si no sabe el nombre de una clase de puesto, pero sí se conoce que labor se ejecuta en el mismo, se busca en este índice el grupo ocupacional correspondiente y dentro de éste el título de la clase. El índice alfabético sirve para localizar en el Manual una clase de puesto cuyo título se conoce. En el índice ocupacional las clases están agrupadas en grandes áreas de actividad. Dentro de ellas existe una división de puestos de un mismo tipo de trabajo, pero que se diferencian por el grado de los deberes y responsabilidades, es decir, son cargos de un mismo tipo que tienen diferente categoría por razón de la complejidad y dificultad de las labores. Las series se identifican por la numeración corrida de la clave de las clases que la integran. 11 Así, la serie de “PROFESIONAL”, aparece en la siguiente forma: Profesional-1 Profesional-2 Después de la clase de Profesional 2, se interrumpe la numeración corrida de las claves, lo que significa que ahí termina esa serie. Existen clases que no forman parte de una serie, como por ejemplo: Médico Empresa y clases que están formadas por un solo puesto, como por ejemplo: Asistente Alcalde Asesor del Concejo Municipal Auxiliar Topografía NORMAS PARA EL MANTENIMIENTO DEL MANUAL 1. Los puestos de la Institución, de acuerdo con su denominación, naturaleza del trabajo y los requisitos exigidos para ocuparlos, serán asignados a la correspondiente clase y grupo ocupacional del Manual Descriptivo de Clases. 2. La Dirección de Recursos Humanos administrará el sistema de clasificación de clases, hará estudios de las tareas y responsabilidades de los puestos, en especial cuando se produzca una vacante, y propondrá al Concejo Municipal cualquiera de las siguientes medidas: a. Reformas al Manual de Clasificación que considere necesarias. b. Cambios en la clasificación de los puestos. c. Cambios en el estado y los salarios de los trabajadores que resulten afectados por las modificaciones en la clasificación o la valoración de las clases. 3. Todo trabajador tiene derecho a solicitar que se estudien las tareas y responsabilidades que componen su puesto, si consideran que debe variarse su clasificación y valoración. La solicitud deberá presentarla en forma razonada ante su jefe inmediato, quien deberá trasladarla con su opinión a la Dirección de Recursos Humanos. Los jefes deberán solicitar estudios de clasificación o revaloración de los puestos ocupados por sus subalternos, cuando consideren que han variado los factores de clasificación o de valoración. 12 Los fundamentos de la solicitud para esos estudios de clasificación se referirán a las variaciones permanentes que se hayan operado en las características del puesto o en las condiciones en que se desempeña. 4. Para clasificar o reclasificar un puesto se requiere el estudio previo de la Dirección de Recursos Humanos. Un puesto puede ser clasificado o revalorado solamente después de que haya transcurrido por lo menos un año desde que se produjo el último cambio en su clasificación, salvo el caso de reorganización que afecte por lo menor el 50 % del personal de la unidad de trabajo a que pertenezca. 5. La Dirección de Recursos Humanos mantendrá actualizado el Manual Descriptivo de Clases, el cual será instrumento de uso obligatorio para la aplicación del sistema. CONFORMACIÓN DE PUESTOS CLAVE 0101 010101 TÍTULO DE PUESTO TRABAJADOR MANUAL Peón Aseo Vías 13 010102 010103 010104 010105 010106 010107 010108 010109 010110 010111 Peón Recolección Peón de Parques Peón de Cementerios Peón de Mercados Peón de Alcantarillado Peón Bacheo Peón Mejoramiento de Barrios Auxiliar de bodega Auxiliar electricista Auxiliar Salud Ocupacional 0201 020101 TRABAJADOR MISCELÁNEO Conserje 0301 030101 AUXILIAR MUNICIPAL Mensajero 0401 040101 AUXILIAR TOPOGRAFÍA Auxiliar de Topografía 0402 040201 AUXILIAR DE INVESTIGACION Auxiliar de Investigación 0501 050101 050102 050103 050104 050105 050106 050107 050108 050109 050110 050111 050112 OPERARIO ESPECIALIZADO Fontanero Carpintero Albañil Hojalatero Mecánico Estructuras Operador Motosierra Operador Compresor Ebanista Llantero Encargado Baterías Soldador Mecánico Motores 14 050113 0601 Auxiliar Taller Mecánico TÉCNICO EN MANTENIMIENTO 060101 060102 060103 060104 Mecánico Electromotriz Mecánico Equipo Pesado Pintor Electricista 0701 070101 RECAUDADOR Recaudador 0801 080101 GUARDA -1 Guarda -1 0802 080201 GUARDA 2 Oficial de Guardia 0901 090101 POLICÍA MUNICIPAL Policía Municipal 1001 100101 BODEGUERO Bodeguero 1101 110102 COMPRADOR Comprador 1201 120101 CAJERO Cajero 1301 130101 130102 OPERADOR DE EQUIPO LIVIANO Chofer Vehículo Liviano Operador de Chapulín 1302 130201 OPERADOR DE EQUIPO PESADO – 1 Operador de equipo pesado – 1 1303 130301 130302 130303 OPERADOR DE EQUIPO PESADO – 2 Operador Distribuidor Asfalto Operador Acabador Asfalto Operador Equipo Pesado 2 15 1401 140101 140102 140103 140104 140105 OPERARIO DE IMPRENTA Auxiliar Prensista Encuadernador Levantador de Textos Prensista Técnico Fotomecánica 1501 150101 150102 150103 150104 OFICINISTA Oficinista Recepcionista Operador Fotocopiadora Operador Central Telefónica 1601 160101 160102 SUPERVISOR -1 Encargado de Cementerio Encargado de Cuadrillas 1602 160201 SUPERVISOR -2 Encargado de Cuadrillas de obras de construcción 1603 160301 SUPERVISOR -3 Supervisor Policía Municipal 1604 160401 SUPERVISOR DE VIGILANCIA Supervisor de Guardas 1701 170101 ADMINISTRADOR Administrador de Mercado 1801 180101 180102 180103 180104 SECRETARIA (O) Secretaria de Proceso Secretaria de Sección Secretaria de Departamento Auxiliar de Gestión Municipal 1802 180201 180102 180103 SECRETARIA(O) EJECUTIVA(A) Secretaria de Dirección Secretaria de Alcaldía Secretaria de Concejo 16 1901 190101 190102 190103 190104 190105 TÉCNICO MUNICIPAL -1 Asistente de Personal Digitador Auxiliar de Cobranzas Diagramador Operador de Radio 1902 190201 190202 TÉCNICO MUNICIPAL -2 Dibujante Ingeniería Técnico Catastral 2001 200101 200102 200103 200103 200105 INSPECTOR Inspector de Patentes Inspector de Personal Inspector Permisos de Construcción Inspector de Sanidad Inspector de Parquímetros 2201 220101 220102 220103 220104 ASISTENTE MUNICIPAL Asistente Taller Mecánico Asistente Recolección de Basura Asistente Aseo de Vías Asistente Relleno Sanitario 2202 220201 220202 220203 220204 220205 220206 220207 220208 220209 220210 220211 220212 220213 ASISTENTE TÉCNICO ADMINIST. Auxiliar de Costos Auxiliar Contabilidad y Presupuesto Asistente de Cobranzas Inspector Maquinaria y Equipo Asistente Departamento de Inspecciones Asistente Departamento de Producción Coordinador Planillero Asistente de Topógrafo Asistente Proveeduría Asistente Capacitación Asistente Documentación y Trámites Asistente Trabajo Social 17 2301 230101 230102 230103 230104 230105 230106 230107 230108 230109 TÉCNICO PROFESIONAL -1 Asistente de Ingeniería Asistente Reclutamiento y Selección de Personal Asistente de Parques Asistente Cooperación Internacional Asistente Bibliotecología Asistente Dirección Administrativa Asistente Abogado Asistente de Contabilidad Asistente de Costos 2302 230201 TÉCNICO PROFESIONAL -2 Agente de Cuenta 2401 240101 ASISTENTE DE AUDITORIA Asistente de Auditoria 2501 250101 OPERADOR COMPUTADORA Operador Computadora 2502 250201 PROFESIONAL EN INFORMÁTICA Analista Bachiller 2601 260101 260102 260103 260104 260105 260106 260107 260108 PROFESIONAL -1 Asistente Sección Capacitación Topógrafo Asistente de finanzas Asistente Dpto. de Comunicaciones Asistente Legal Profesional Auditor -1 bachiller Asistente de Gestión Municipal Artes Dramáticas 2603 260301 PROFESIONAL -2 Bibliotecólogo 18 260302 260303 260304 260305 260306 260307 260308 260309 260309 260309 260310 260311 260312 260313 260314 260315 260316 260317 260318 260319 260320 260321 260322 Relacionista Pública Ingeniero Civil Periodista Economista Estadístico Abogado Trabajador Social Sociólogo Analista Financiero Profesional Auditor Administrador Administrador de Recursos Humanos Ingeniero Industrial Contador Psicólogo Arquitecto Geólogo Químico Ingeniero Electromecánico Ingeniero Agrónomo Planificador Ingeniero Forestal Relaciones Internacionales Cualesquiera otra carrera universitaria 2701 270101 MÉDICO Médico 2801 280101 280102 2901 290101 3001 300101 3002 300201 SUB-JEFE DE DEPARTAMENTO Sub-Jefe de Departamento Contabilidad Sub-Jefe de Departamento Proveeduría SUB-DIRECTOR Sub-Director de Recursos Humanos ASESOR (A) COMUNAL DEL CONCEJO Asesor (a) Comunal del Concejo ASESOR DEL CONCEJO Asesor del Concejo 19 3101 310101 ASISTENTE ALCALDE Asistente Alcalde 2601 260101 ASESOR ALCALDÍA Asesor Alcaldía 3150 315001 ASISTENTE DE GERENCIA Asistente de Gerencia 3201 320101 SUB AUDITOR INTERNO Sub Auditor Interno 3301 330101 AUDITOR INTERNO AUDITOR INTERNO 3401 340101 3501 350101 350102 350103 350104 350105 350106 350107 350108 GERENTE Gerente DIRECTOR Director Administrativo Director Asuntos Jurídicos Director Financiero Director Seguridad Ciudadana Director Informática Director Planificación Director Recursos Humanos Director Regulación y Seguimiento 3601 Jefe de Departamento 360101 360102 360103 360104 360105 360106 360107 360108 360109 360110 360111 360112 360113 360114 360115 Jefe de Departamento Control Presupuesto Jefe de Departamento Comunicaciones Jefe de Departamento Desarrollo Sistemas Departamento de Soporte Técnico Jefe de Departamento Serv. Informáticos Jefe de Departamento Proveeduría Jefe de Departamento Fiscalizaciones Jefe de Departamento Patentes Jefe de Departamento Tesorería Jefe de Departamento Contabilidad Jefe de Departamento Gestión Urbana Jefe de Departamento Gestión Ambiental Jefe de Departamento Servicios Internos 20 360116 360117 360118 360119 360120 360121 360122 360123 360124 360125 360126 360127 3701 370101 370102 370103 370104 370105 370106 370107 370108 370109 370110 370111 370112 370113 370114 370115 370116 370117 370118 370119 370120 Jefe de Departamento Catastral Jefe de Departamento Jefe de Departamento Jefe de Departamento Jefe de Departamento Jefe de Departamento Ec Jefe de Departamento Jefe de Departamento Servicios Jefe de Departamento Jefe de Departamento Ambientales Jefe de Departamento Culturales Jefe de Departamento Econ. Jefe de Departamento Ciudad. Jefe de Departamento Desarrollo Desarrollo Obras Desarrollo Organiz Secretaría Mpl Gestión Tributaria Desarrollo Social y Observatorio Mpl Plataforma Auditoría M pl Servicios Servicios Servicios Soc. y Participación Catastro JEFE DE SECCIÓN Jefe de Sección Guardia Interna Jefe de Sección Publicaciones Jefe de Sección Reclutamiento y Selección Jefe de Sección Almacén Jefe de Sección Gestión de Residuos Jefe de Sección Administración de Salarios Jefe de Sección Estudios Básicos Jefe de Sección Mercados y Cementerios Jefe de Sección Mantenimiento y Const. Obras Jefe de Sección Permisos y Patentes Jefe de Sección Auditoría Financiera Jefe de Sección Auditoría Operativa Jefe de Sección Auditoría Informática Jefe de Sección Desarrollo de Personal Jefe de Sección Conciliación Laboral Jefe de Sección Costos Jefe de Sección Servicios Generales Jefe de Sección Transportes Jefe de Sección Coord. Inter-Institucional 21 370121 370122 370123 370124 370125 370126 370127 370128 370129 370130 370131 370132 370133 370134 370135 370136 370137 Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Mples Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Sección Sección Sección Sección Sección Sección Control de Presupuesto Limpieza Urbana Maquinaria y Equipo Transportes Parques Manten. Instal y Obras Sección Taller Mecánico Sección Ingresos Sección Egresos Sección Calidad Vida Laboral Sección Planificación Urbana Sección Protocolo y Relaciones Int. Contraloría de Servicios Sección Gestión Información y Doc. Sección Gestión de Cobro Sección de Proyectos Sección Seguridad Electrónica Sección Red Pluvial JEFE DE OPERACIONES 3703 3703 370301 JEFE DE OPERACIONES Jefe de Operaciones 3801 380101 380102 380103 380104 380105 380106 ENCARGADO (A) PROCESOS -1 Radio Cobro Adtvo Cobro Judicial Licencias Comerciales Estructuras Metálicas y Parques Mantenimiento Preventivo 3802 380201 380202 ENCARGADO (A) PROCESOS -2 Control Interno Clasificación y Valoración de Puestos 22 380203 380204 380205 380206 380207 380208 380209 380210 380211 380212 380213 380214 380215 380216 380217 380218 380219 380220 Presupuesto de Personal Salud Ocupacional Psicología Desarrollo de Sistemas Soporte Técnico Control del Presupuesto Valoraciones Planificación y Evaluación Procesos Oficina de Prevención y Atención Desastres Ayudas Sociales Becas Control Vial Ventas Ambulantes Invasiones Actualización Literal y Gráfica Servicios Urbanos Uso de Suelos y Visados MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 016 de 331 PUESTO: TRABAJADOR MANUAL NATURALEZA DEL TRABAJO 0101 Ejecución de labores manuales variadas de cierta dificultad en varios campos de actividad municipal. TAREAS TÍPICAS - Realizar labores variadas de cierta dificultad tales como: barrer, recoger desechos sólidos (domésticos o industriales), limpiar alcantarillas, aceras y calles; y otras. 23 - Efectuar labores auxiliares de trabajos mantenimiento y construcción de obras: alumbrado, Bacheo otros de similar trabajo. relacionados con el soldadura, obra civil, - Realizar labores variadas de mantenimiento y limpieza de cementerios, áreas verdes, parques, alamedas, vías y otras zonas, mediante el uso de herramientas especiales o manuales. - Transportar, empacar, cargar y descargar mercadería, bultos, materiales, etc. mediante el uso de las herramientas de trabajo. - Colaborar en la recepción, almacenaje y despacho de materiales en una bodega municipal. - Participar en la preparación de pedidos de materiales, equipo y herramientas y en su despacho a la diferentes dependencias de la Institución. - Ejecutar labores de bacheo y mantenimiento de carreteras. - Colaborar en trabajos de operación de una bomba de combustible. - Efectuar labores de aseo, limpieza y secado de vehículos. Realizar la revisión general del vehículo y reportar cualquier anomalía que se le detecte. - Preparar terrenos y arrancar materiales para distintos trabajos a realizar. - Preparar mezclas y aplicar sustancias de insecticidas y otros productos a las plantas árboles y maleza. - Mantener el orden y limpieza de las instalaciones donde trabaja. - Velar por el buen estado y conservación de las herramientas y equipo que utiliza. - Instalar y operar equipo, maquinaria y herramientas que se utilizan para la realización de los trabajos. - Llevar los controles respectivos que le demande el trabajo realizado. - Atender público en general y brindar la ayuda necesaria que se requiera. 24 - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones precisas y normas establecidas. Su labor es supervisada en forma directa por su jefe inmediato y evaluada por medio de los reportes que presenta y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde porque las labores de recolección de basura, limpieza de vías, alcantarillas, zonas verdes, parques, lavado de vehículos, apoyo en una bodega, así como en labores de construcción civil que le son asignadas se cumplan con eficiencia y puntualidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las constantes relaciones con superiores, compañeros y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado uso y mantenimiento del equipo, herramientas y materiales que se le asignan para el cumplimiento de sus funciones. Condiciones de Trabajo Trabaja expuesto a demanda de esfuerzo físico y visual. Sus labores lo obligan a trasladarse a diferentes lugares del Cantón, así como a la exposición de elementos desagradables y riesgos para su integridad física y salud, como lo son el trabajo a la intemperie o en áreas calurosas y de difícil movimiento, al uso de equipo especial, de operación peligrosa, el uso de indumentaria, así como a la inhalación de gases tóxicos, humo y polvo, entre otros. Debe conservar en forma estricta las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores los cuales pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, no obstante, pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. Sin embargo, las tareas deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. 25 Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Primaria completa o competencia afín. Experiencia en labores relacionadas con el puesto. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad manual. Interés por superarse. Buena condición física. Buena presentación personal. Mediante Acuerdo 8 articulo IV dela sesión Ordinaria 109, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón Central de San José, el 29 de mayo del año dos mil doce, se modificaron los requisitos académicos. 26 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 020 de 331 PUESTO: TRABAJADOR MISCELANEO 0201 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores manuales variadas de cierta dificultad en limpieza y aseo de las instalaciones municipales, así como otras de similar naturaleza. TAREAS TÍPICAS - Realizar el aseo y limpieza general de oficinas, bodegas, escritorios, archivos y otras instalaciones de la Institución. - Revisar, barrer, sanitarios. - Efectuar mandados de gran variedad dentro y fuera de la Institución y distribuir correspondencia, mensajes, etc. - Colaborar en la atención de reuniones, seminarios y otras actividades de similar naturaleza. - Atender público en general y brindar la ayuda necesaria que se requiera. - Colaborar en tareas sencillas de oficina, tales como: sellar documentos, llenar formularios, archivar, hacer paquetes, clasificar acuerdos, confeccionar notas, sacar fotocopias, atender teléfono y otras similares. lavar y ejecutar la limpieza de los servicios CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida 27 Ejecuta gran parte de sus tareas bajo supervisión directa de su jefe inmediato y siguiendo instrucciones precisas y normas establecidas. Su labor es evaluada por medio de la apreciación de los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el eficiente, puntual y oportuno cumplimiento de las tareas y servicios que se le asignen. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que trate las constantes relaciones con superiores, compañeros de trabajo y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el equipo y materiales asignados en la ejecución de sus labores, tales como cepillos eléctricos para el piso, herramientas y productos de limpieza, etc. Condiciones de Trabajo La ejecución de sus labores obliga a desplegar esfuerzos físicos y a permanecer en posiciones incómodas. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas económicas y materiales menores y atrasar los procedimientos de trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien definidas. REQUISITOS - Segundo Ciclo de la Enseñanza General Básica aprobado (Primaria completa) o competencia afín. Preparación equivalente Experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto. 28 HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad manual. Interés por superarse. Buena condición física. Buena presentación personal. Mediante Acuerdo 16 Articulo IV dela Sesión Ordinaria 70, celebrada por el concejo Municipal del Cantón de San José el 30 de agosto del año dos mil doce, se modifican los requisitos. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 023 de 331 PUESTO: AUXILIAR MUNICIPAL NATURALEZA DEL TRABAJO 0301 Ejecución de labores de recolección y distribución de valores, correspondencia y documentos en instituciones públicas y empresas privadas y dependencias de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS 29 - Realizar tareas complejas de mensajería que incluyen entrega, retiro y traslado de correspondencia, paquetes, cheques, facturas, dinero, certificados y otros documentos y valores similares. - Retirar en dependencias públicas y privadas valores, documentación, correspondencia, paquetes, artículos o productos adquiridos por la Institución. - Trasladar notificaciones internas y externas sobre revocatorias, licitaciones y otras de carácter oficial a las oficinas y funcionarios correspondientes. - Llevar y retirar dictámenes a la Imprenta Nacional para su edición y debida presentación a los miembros del Concejo. - Recibir, revisar y ordenar documentos variados para su posterior distribución. - Hacer retiros y depósitos de cheques, realizar pagos y otras labores de similar naturaleza. - Operar y conducir una motocicleta durante su trabajo y velar por el correcto uso y adecuado mantenimiento. - Colaborar en tareas sencillas de oficina, tales como: sellar documentos, llenar formularios, archivar, hacer paquetes, clasificar documentos, sacar fotocopias, atender teléfono y otras similares. Elaborar informes de labores. - Llevar diferentes controles que el trabajo le demanda. - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada de manera directa por parte de su Jefe inmediato. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende el desarrollo de las tareas asignadas. 30 Responsabilidad por Relaciones de Trabajo La actividad origina relaciones constantes con superiores, funcionarios de otras instituciones públicas y de empresas privadas, compañeros de trabajo y público en general, las cuales deben ser atendidas con tacto y discreción. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del equipo y materiales que usa en su trabajo, así como por los documentos y valores confiados. Condiciones de Trabajo Trabaja expuesto a la presencia de algunos elementos desagradables como: calor, humo y ruido, pero no de tal magnitud que afecten las condiciones físicas y mentales del servidor. Debe observar en forma estricta las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños a atrasos de consideración, los cuales pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. No obstante, las tareas deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria. Experiencia en la ejecución de labores de mensajería y oficina. Requisito Legal - Poseer licencia actualizada para conducir motocicletas HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS 31 - Tacto y habilidad social. Habilidad espacial. Atención concentrada. Buena condición física. Buena presentación. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 026 de 331 PUESTO: AUXILIAR DE TOPOGRAFÍA NATURALEZA DEL TRABAJO 0401 Ejecución de tareas auxiliares especializadas de carácter técnico de alguna complejidad y responsabilidad en el área de la Topografía. TAREAS TÍPICAS - Colaborar en la ejecución de la variedad de tareas operativa necesarias para la toma de medidas, determinación y diferenciación de gradientes topográficos. - Tomar medidas de precisión y determinar niveles mediante la plomada, cinta, cadena o nivel de mano. - Dar línea adelante o atrás para tomar los puntos de referencia necesarios. - Comprobar la colocación exacta de tacos y estacas que demarcan las líneas o trazados. - Calcular y plotear en planos de datos topográficos recogidos en libretas. - Colocar la mira en los puntos previstos durante la nivelación. - Colaborar en la movilización del equipo topográfico hacia los lugares donde se efectúan los trabajos y nuevamente hacia la bodega al finalizar la jornada y los trabajos programados. 32 - Cavar hoyos, zanjas y limpiar la maleza, arbustos y obstáculos de las áreas de trabajo. Colaborar en manejo del tránsito y nivel de mano. - Colaborar con limpieza y mantenimiento del equipo, para mantenerlo en buen estado y en óptimas condiciones de funcionamiento. - Ejecutar otras tareas afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Ejecuta gran parte de su trabajo bajo supervisión directa del topógrafo, aunque siguiendo instrucciones generales y normas establecidas. Su labor es evaluada por medio de la apreciación de la calidad de su ejecución y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda las tareas que se le encomiendan, dado que estas son relevantes para el éxito de la función topográfica que desarrolla la cuadrilla que integra. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes y frecuentes con superiores, compañeros y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y útiles de trabajo de que dispone, los cuales tienen valor. Condiciones de Trabajo Realiza el trabajo a la intemperie por lo que se expone a condiciones desagradables provocadas por las variaciones del clima: sol, lluvia y frío; igualmente, debe laborar en terrenos de difícil movilización, todo lo cual puede afectar su condición física. Debe trasladarse a los diferentes lugares del Cantón para efectuar labores de Topografía. Consecuencia del Error 33 Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración. No obstante, estos pueden ser detectados y corregidos en el curso normal del trabajo, a través de la supervisión directa del topógrafo o la revisión de los datos que toma o cálculos y dibujo que ejecuta. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Primaria Completa Requiere los cursos y el adiestramiento específico mínimo para garantizar el satisfactorio cumplimiento de su labor. Combinación equivalente estudios-experiencia. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Aptitud numérica. Inteligencia espacial. Atención concentrada. Adecuada condición visual. Adecuada condición física. Buena presentación personal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ PUESTO: AUXILIAR EN INVESTIGACIÓN DE ASUNTOS INTERNOS NATURALEZA DEL TRABAJO 0402 34 Ejecución de labores de investigación de delitos de alguna dificultad para la atención quejas presentadas ante el Proceso de Supervisión y Control de Asuntos Policiales. de TAREAS TÍPICAS - Ejecutar labores diversas en la investigación de casos de posibles delitos denunciados , de acuerdo con los lineamientos establecidos en la ley y demás normativa que rige la materia. Asistir a personal de mayor nivel en la ejecución de investigaciones, análisis y otras labores similares. Analizar el hecho e identificar el problema. Investigar y recopilar la información que lleve a su esclarecimiento tal como lugar y forma en que ocurrió, personas involucradas y características de los posibles sospechosos. Examinar pruebas y el sitio del incidente; determinar el “modus operandi” en la comisión de los hechos. Realizar inspecciones oculares en el sitio de suceso. Recolectar evidencias físicas tales como fibras, residuos de pólvora, fluidos corporales y otros que sirvan para la investigación. Revisar sospechosos y detectar evidencias que los puedan incriminar. Registrar la escena del delito en fotografía, vídeo, dibujo o por medio de detalles escritos y croquis. Efectuar labores diversas de comunicación tales como servicio de radio, teléfono y facsímil. Dejar constancia escrita de las actividades realizadas. Hacer anotaciones sobre las situaciones presentadas durante la jornada de trabajo. Reportar las irregularidades que observe en el desarrollo de las actividades. Entrevistar testigos y demás personas que tengan conocimiento sobre los hechos siguiendo los lineamientos de ley. Revisar antecedentes de sospechosos y archivos con información sobre casos similares. Conocer y aplicar los manuales, procesos y gestión del Proceso de Supervisión y Control de Asuntos Policiales. Realizar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones generales, los métodos y procedimientos establecidos. Su labor es evaluada mediante los resultados obtenidos y de los informes que presenta la apreciación de la calidad . Supervisión Ejercida No ejerce. Responsabilidad por Funciones 35 Responde por el grado de eficiencia y eficacia en la atención de las labores propias del área de su competencia. Debe guardar discreción acerca de los asuntos encomendados y sobre las políticas y controles establecidos por las autoridades superiores. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación o información pertinentes. Condiciones de Trabajo Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y le corresponde trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares para realizar inspecciones, fiscalizaciones, investigaciones, supervisión y control. Debe estar disponible en situaciones de emergencia. Puede estar expuesto a situaciones de peligro y prestar los servicios cuando sean requeridos. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar problemas de consideración relevante tales como pérdida de imagen, pérdidas económicas o denuncias a nivel laboral así como a lo externo de la institución. Sin embargo éstos pueden ser advertidos y corregidos oportunamente en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. REQUISITOS ACADÉMICOS - Tercer año aprobado de secundaria. Conocimientos básicos de Informática. 36 - Experiencia en supervisión de personal. - Otros requerimientos - Manejo de los ambientes computadorizados y los sistemas de información existentes en el área de trabajo. Conocimiento de la Ley General de Control Interno. Conocimiento del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización. - Carne de portación de armas de fuego al día HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Capacidad de análisis. Habilidad para tomar decisiones. Habilidad de comunicación oral y escrita. Habilidad de negociación. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para trabajar bajo presión. Habilidad para las relaciones humanas. Capacidad de organización. Atención concentrada. Buena ortografía y caligrafía. Iniciativa. Minucioso y responsable. Altos principios cívicos y morales. Buenas condiciones físicas y mentales. Buena presentación personal. Requisito Legal - Licencia de conducir B-1 al día. 37 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 029 de 331 PUESTO: OPERARIO ESPECIALIZADO 0501 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas especializadas de mediana dificultad en un campo técnico relacionado con el mantenimiento de equipo, de vehículos y de instalaciones físicas. TAREAS TÍPICAS - Ejecutar trabajos variados relacionados con el mantenimiento y reparación de motores de diesel y gasolina. - Reparar bombas de agua, motores con daños similares. - Determinar daños mecánicos en vehículos automotores, así como reparar y solicitar el suministro de los repuestos necesarios. - Afinar motores, regular válvulas y bomba de frenos, y realizar trabajos propios de automotores. - Acoplar y ajustar guardafangos, parachoques, puertas, cerraduras, así como sustituir, adaptar y soldar partes de carrocería. - Preparar, limpiar y dar mantenimiento al equipo, instrumentos, utensilios y herramientas que utiliza en la ejecución del trabajo. - Ejecutar tareas en carpintería, pintura, albañilería, soldadura y similares relacionadas con el mantenimiento de equipos e instalaciones. - Pintar paredes, ventanas, techos, puertas, y otros en las instalaciones de la Municipalidad. y otros componentes 38 - Hacer cálculos de cantidades de materiales y útiles requeridos en los diferentes trabajos a realizar. - Operar la maquinaria que se utiliza para el rompimiento de calles y productos duros. - Operar un barreno, preparar y adaptar y ajustar los diferentes equipos adaptables a la máquina que opera. - Ejecutar labores variadas relacionadas reconstrucción de estructuras y juegos. - Interpretar planos simples, croquis y dibujos en lo que se refiere a construcción de obras. - Ejecutar trabajos de soldadura en general, construir y remodelar piezas y estructuras metálicas, tales como verjas, portones, tanques, marcos, infraestructuras en general y otros componentes. - Operar una motosierra y cortar árboles y ramas en diferentes zonas. - Realizar reparaciones menores a la máquina o equipo con que labora y hacer los pedidos de combustible, lubricantes y repuestos que requiere para llevar a cabo el trabajo. - Determinar las medidas y cortar láminas para la confección y reparación de canoas, bajantes, codos, recipientes y otras estructuras. - Ejecutar labores manuales especializadas en la construcción y mantenimiento de alcantarillas, puestos, paredes, edificios, calles, y otros similares. - Efectuar trabajos de mantenimiento, reparación y cambio de baterías y preparar el electrolito. - Ejecutar tareas manuales especializadas en la construcción, reconstrucción y mantenimiento de obras de ingeniería civil. - Construir cerchas, barandas, muros, cercas, pegar cielos rasos y otras partes en madera propias de la construcción de edificios. - Montar, mantener y reparar las instalaciones eléctricas y equipo auxiliar en edificios, parques municipales, oficinas, locales y otros. con la construcción y 39 - Instalar y cambiar lámparas, reflectores, toma corrientes, conmutadores, interruptores y otros componentes eléctricos. - Realizar tareas de instalación y mantenimiento de tuberías y cañerías para aguas negras, pluviales, fluviales y potables en edificios y otras instalaciones municipales. - Llevar controles y presentar informes de los trabajos que realiza. - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones específicas y normas establecidas. Su labor es evaluada mediante la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda trabajos y servicios que se le encomienden. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las constantes relaciones con superiores y compañeros. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el debido uso del equipo y materiales que se ponen a su disposición para ejecutar su trabajo. Condiciones de Trabajo Labora en condiciones desagradables e incómodas, ya que el tipo de trabajos que se le encomiendan exigen mantener posiciones corporales inclinadas y horizontales prolongadas. Trabaja eventualmente en turnos alternos, expuesto a condiciones de infraestructura adverso, a contaminación y ruido permanentes. Lo anterior junto a la operación del equipo y materiales de trabajo que provoca situaciones de peligro para su salud por intoxicaciones, quemaduras y 40 lesiones en ojos y oídos. Debe mantener su atención concentrada por lapsos prolongados. Debe atender y acatar estrictamente las normas de higiene y seguridad vigentes y estar dispuesto a recibir los cursos de adiestramiento que sean necesarios para la satisfactoria ejecución del trabajo. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas económicas, daños o atrasos de consideración, sin embargo, éstos pueden ser detectados y corregidos oportuna y rápidamente en el proceso del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples, en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Segundo ciclo de enseñanza general básica aprobado o competencia afín; o graduado del INA preferiblemente. Amplia experiencia relacionada con la ejecución de las tareas asignadas. Contar con la licencia requerida para el manejo de equipo, según la necesidad de los cargos en particular. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Interés por superarse. Habilidad manual. Habilidad para interpretar planos y croquis. Buena condición física. 41 Mediante Acuerdo 5 Articulo IV dela sesión Ordinaria 110, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón Central de San José, el 05 de junio del año dos mil doce, se modifican los requisitos. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 034 de 331 PUESTO: TÉCNICO EN MANTENIMIENTO NATURALEZA DEL TRABAJO 0601 Ejecución de tareas especializadas de alta complejidad, relacionadas con el mantenimiento de equipo automotor en cuanto a mecánica, electricidad, electrónica y soldadura automotriz. TAREAS TÍPICAS - Efectuar revisiones totales a vehículos y maquinaria pesada a efecto de determinar el desperfecto del sistema eléctrico, así como realizar su reparación. - Reparar motores, generadores, embobinados y otros equipos eléctricos. - Calcular y hacer los pedidos de materiales u herramientas requeridos en los diferentes trabajos, así como velar por su uso y mantenimiento. - Llevar registros y presentar informes de los diferentes trabajos realizados. 42 - Operar y mantener el equipo y herramientas utilizadas para su trabajo en perfectas condiciones. - Brindar recomendaciones y ejecutar las labores correspondientes reparación del equipo asignado. - Atender y resolver consultas que le presenten superiores, subalternos y compañeros de trabajo. - Realizar otras labores afines al puesto. de CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia técnica, pero siguiendo instrucciones específicas y normas establecidas. Su labor es evaluada mediante la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce eventualmente supervisión sobre personal de nivel asistencial. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende trabajos y servicios que se le encomienden. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las constantes relaciones con superiores y compañeros. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el debido uso del equipo, instrumentos, herramientas, útiles y materiales que se ponen a su disposición para ejecutar su trabajo. Condiciones de Trabajo Labora jornadas diurnas o nocturnas, lo cual presenta algunos elementos desagradables como: humo, polvo, frío, lluvia, pero no de tal magnitud que afecten las condiciones físicas y mentales del servidor. En el ejercicio de su función está expuesto a afrontar situaciones que pueden poner en peligro su integridad física, por lo que observa en forma estricta las normas de seguridad e higiene vigentes. 43 Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de gran consideración y poner en peligro la integridad física de compañeros y de otras personas, así como la seguridad de instalaciones y materiales, por lo que las labores deben ser realizadas son sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - - Título de Bachiller de Secundaria o competencia afín, o graduado de un Colegio Técnico Profesional en la especialidad correspondiente (Mecánica, Electrónica, Telefonía, Electricidad, Soladura automotriz, litografía), o graduado del INA o bien cursos propios de la especialidad. Considerable experiencia en el campo de la actividad. Experiencia en supervisión de personal Conocimientos en la Legislación Laboral Vigente. Licencia para conducir según el equipo asignado, cuando la actividad es relacionada con el campo de la mecánica. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad para manejar armas de fuego. Buena condición física. Mediante Acuerdo 4, Articulo VI dela sesión Extraordinaria 46, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón de San José el 12 de marzo del año dos mil doce, se modifican los requisitos. 44 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2. Página 037 de 331 PUESTO: RECAUDADOR NATURALEZA DEL TRABAJO 0701 Recibir, contar, registrar y reportar cantidades de dineros recaudados en Mercados Municipales por concepto de los derechos respectivos. TAREAS TÍPICAS - Recibir, contar, registrar y reportar cantidades de dineros recaudados en Mercados Municipales y otros establecimientos por concepto de los derechos respectivos. - Visitar negocios y establecimientos con el fin de inspeccionar y recaudar dineros por concepto de alquileres, derechos y tasas. - Recaudar los dineros depositados por los usuarios en los parquímetros, custodiarlo y velar por el traslado del dinero al lugar correspondiente. - Llevar controles diarios sobre los movimientos de recaudación y brindar los informes respectivos a la jefatura. - Atender público en general y brindar información propios de su trabajo. - Reportar las anomalías que se presentan en el desarrollo de su trabajo. - Realizar labores de oficina que surgen como resultado de la actividad que realiza. sobre aspectos Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones precisas en cuanto a métodos, horarios y turnos de trabajo. Su labor es supervisada de manera 45 directa por parte de su jefe inmediato. Se le evalúa por medio del análisis de los reportes que presenta y la apreciación de los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda los servicios de recaudación y custodia de los dineros y otros valores. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros de trabajo y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo los instrumentos que usa en su trabajo, así como por el dinero y valores que maneja. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones normales, donde se presentan algunos elementos desagradables como: humo, polvo, lluvia, pero no de tal magnitud que afecten las condiciones físicas y mentales del servidor, además en el ejercicio de su función está expuesto a afrontar situaciones que pueden poner en peligro su integridad física. De recibir los cursos y el adiestramiento necesarios para el desempeño adecuado del cargo. Debe observar en forma estricta las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error: Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración ya que su labor implica la indagación de precios de las mercaderías requeridas por las dependencias municipales y la realización de los trámites de cotización correspondientes. Sin embargo, los errores pueden ser advertidos oportunamente y corregidos con alguna dificultad en el desarrollo normal del trabajo. Iniciativa: Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. 46 REQUISITOS: - Bachiller en Secundaria. Experiencia en labores generales de oficina. Combinación equivalente de estudios y experiencia. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Inteligencia espacial. Aptitud numérica. Buena condición física. Buena presentación personal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2. Página 040 de 331 PUESTO: GUARDA -1 NATURALEZA DEL TRABAJO 0801 Ejecución de tareas variadas de inspección, vigilancia, seguridad y custodia de los bienes e instalaciones de la Municipalidad; recepción, control y custodia de dinero, títulos valores y documentos originales en la atención de una caja recaudadora de poco volumen. TAREAS TÍPICAS 47 - Velar por el mantenimiento de la seguridad y el orden en las dependencias de la Municipalidad - Custodiar y vigilar los edificios, oficinas, cajas recaudadoras, mercados, bodegas y otros bienes y establecimientos municipales. - Realizar recorridos constantes en el área asignada y reportar cualquier anomalía que se presenta - Ejecutar labores de control, seguridad y vigilancia de los relojes marcadores. - Velar por el orden y disciplina en el proceso de marcas a la entrada y salida del personal municipal, e informar cualquier anomalía que se presente. - Controlar la entrada y salida de visitantes y funcionarios de la Institución, así como de vehículos, equipos y materiales. - Hacer reportes acerca de la labor realizada. - Mantener en perfecto estado el uso de arma adjudicada y otros instrumentos empleados en su trabajo. - Efectuar labores de registro, custodia y control de dineros provenientes de las diferentes cajas recaudadoras municipales. - Recibir, contar, registrar y reportar cantidades de dineros recaudados en Mercados Municipales y otros establecimientos por concepto de los derechos respectivos. - Visitar negocios y establecimientos con el fin de inspeccionar y recaudar dineros por concepto de alquileres, derechos y tasas. - Atender público en general y brindar información propios de su trabajo. - Llevar controles diarios sobre los movimientos de recaudación y brindar los informes respectivos a la jefatura. - Brindar información a público y usuarios en general relacionada con los servicios que se presta en las instalaciones. - Reportar las anomalías que se presentan en el desarrollo de su trabajo. sobre aspectos 48 - Realizar labores de oficina que surgen como resultado de la actividad que realiza. - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones precisas en cuanto a métodos, horarios y turnos de trabajo. Su labor es supervisada de manera directa por parte de su jefe inmediato. Se le evalúa por medio del análisis de los reportes que presenta y la apreciación de los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda los servicios de recaudación y custodia de dineros y otros valores, así como los servicios de seguridad y vigilancia que se le asignen, por lo que se mantiene atento durante el turno de trabajo para cumplir cabalmente con las tareas que le han sido confiadas. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones constantes con superiores, compañeros de trabajo, visitante y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del arma y demás instrumentos que usa en su trabajo, los cuales tienen algún valor, así mismo responde por el dinero y valores que maneja, por la custodia y vigilancia de las instalaciones, materiales y equipo, los cuales pueden ser de gran valor. Condiciones de Trabajo Labora jornadas diurnas o nocturnas, lo cual presenta algunos elementos desagradables como: humo, polvo, frío, lluvia, pero no de tal magnitud que afecten las condiciones físicas y mentales del servidor. En el ejercicio de su función está expuesto a afrontar situaciones que pueden poner en peligro su integridad física, por lo que observa en forma estricta las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error 49 Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración y poner en peligro la integridad física de compañeros y otras personas, así como la seguridad de instalaciones y materiales, por lo que las labores deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tarea bien delimitadas. REQUISITOS - Tercer ciclo de enseñanza general básica aprobada. Amplia experiencia en el uso de armas y labores de vigilancia y seguridad. Haber aprobado cursos en seguridad y vigilancia. Preparación equivalente. Requisito Legal - Contar con el permiso de portación de Armas de Fuego, exigido por la Ley. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad para manejar armas de fuego. Buena condición física. 50 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2. Página 0514 de 331 PUESTO: GUARDA -2 NATURALEZA DEL TRABAJO 0802 Ejecución de tareas de asistencia a la jefatura en la supervisión, y control en labores variadas de seguridad y vigilancia de los bienes, propiedades y edificios de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Supervisar y controlar tareas de seguridad y vigilancia que realiza un grupo de guardas, en los edificios, oficinas, cajas recaudadoras, mercados, bodegas y otros bienes y establecimientos municipales. - Indicar e instruir en los períodos y lugares de vigilancia y métodos procedimientos de trabajo. - Velar porque se mantengan adecuadas medidas de seguridad en lugares en donde operan cajas recaudadoras de dinero o en donde se realizan entregas de valores. - Velar porque se cumplan las instrucciones emanadas de los niveles superiores y porque se reporten las irregularidades ocurridas u observadas durante el servicio. - Brindar información al público acerca de la ubicación de edificios y oficinas, localización de funcionarios y suministrar otros datos informativos variados. - Coordinar las labores de seguridad y vigilancia con las diferentes dependencias y funcionarios de la Municipalidad. - Evaluar las actividades de seguridad y vigilancia con el fin de describir y corregir las fallas que ocurran. 51 - Velar porque se mantenga una adecuada dotación y por el mantenimiento de las armas, municiones, uniformes, papelería y todo el equipo necesario para el cumplimiento de la funciones de seguridad y vigilancia. - Atender y resolver consultas que le presenten relacionadas con la actividad a su cargo. - Mantener controles sobre las labores bajo su responsabilidad y velar porque las actividades se cumplan de acuerdo con los planes establecidos. - Velar, junto con el supervisor de turno, por la ejecución eficiente de las labores de seguridad de la institución. - Realizar tareas similares a las que ejecuta el personal de vigilancia y custodia, cuando las circunstancias lo exigen. - Preparar y presentar informes verbales y escritos sobre las actividades realizadas y mantener informado a su superior acerca de todos los asuntos relacionados con su trabajo. sus superiores, Atender y utilizar correctamente el equipo de radio asignado para su función. - Sustituir personal de mayor nivel. - Ejecutar otras tareas afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones específicas en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los informes que presenta y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida 52 Ejerce supervisión sobre empleados que se dedican a labores de seguridad y vigilancia. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda los servicios de seguridad y vigilancia se cumplan con eficiencia y puntualidad, por lo que se mantiene atento para cumplir a cabalidad con la custodia y vigilancia de las instalaciones de la Municipalidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones constantes con superiores, compañeros de trabajo, y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del arma y demás instrumentos que usa en su trabajo. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en horarios alternos. En el ejercicio del su función está expuesto a afrontar situaciones que pueden poner en peligro su integridad física. Debe observar en forma estricta las normas de seguridad e higiene vigentes. Puede corresponderle conducir vehículos para transportarse a los lugares donde trabajan guardas. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración y ponen la integridad física de compañeros y otras personas, por lo que las labores deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien definidas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria. Amplia experiencia en el uso de armas de reglamento; y en labores de vigilancia y seguridad. Haber aprobado cursos en Seguridad y Vigilancia. Experiencia en supervisión de personal. 53 - Preparación equivalente. Requisito Legal Contar con el permiso exigido para portar armas de fuego. Licencia para conducir. - HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad para manejar armas de fuego. Buena condición física. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 048 de 331 PUESTO: POLICIA MUNICIPAL 0901 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas de prevención, investigación, control y vigilancia en el Cantón. TAREAS TÍPICAS - Realizar recorridos constantes en el área asignada y actuar en forma preventiva ante cualquier anomalía. Brindar información y preparar informes sobre las labores realizadas durante la jornada de trabajo. Velar por el mantenimiento, vigilancia y orden de lugares públicos como parques, bulevares, monumentos históricos, calles, barrios del Cantón, etc. 54 - - - Vigilar el uso vecinal de las vías públicas y dictar medidas necesarias pertinentes para que el tránsito de vehículos y peatones se desarrollen con seguridad. Velar por el cumplimiento y aplicación de la Ley que regula el transito dentro del Cantón Central de San José. Realizar el levantamiento de información en casos de accidentes de tránsito y ejecutar los trámites correspondientes para este efecto. Realizar recorridos constantes sobre áreas de trabajo asignadas. Indagar y actuar en: actividades subversivas, tensiones con grupos minoritarios, crimen, drogas extorsión organizados, rastreos de personas, integridad de Policía Municipal, etc. Adiestrar los caninos cuando se requiera. Cooperar con otras organizaciones policiales cuando estas lo solicitan (OIJ, Seguridad Pública, etc.) Velar por la seguridad de personas y sitios públicos. Conducir vehículos livianos asignados al Departamento de la Policía Municipal, como: bicicletas, motocicletas y automóviles. Ejecutar otras labores que se apliquen en la seguridad ciudadana en el Cantón Central de San José. Ejecutar labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con iniciativa, siguiendo instrucciones específicas. Su labor es supervisada y evaluada por parte de su Jefe Inmediato, a través de los informes que presenta y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida No ejerce supervisión. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende el trabajo que se le asigna. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros de trabajo y ciudadanos, además de 55 cooperar con otras organizaciones policiales cuando estas lo solicitan (OIJ, Seguridad Pública, etc.). Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del arma y demás instrumen tos que utiliza en su trabajo, los cuales tienen valor. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor expuesto(a) a las influencias del tiempo, donde se presentan elementos desagradables como: calor, ruido, humo, polvo, lluvia; a tal magnitud que pueden afectarse las condiciones físicas y mentales del servidor. Normalmente labora en condiciones de peligro. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas humanas o acarrear problema legal a los ciudadanos, los cuales no pueden ser corregidos en forma inmediata. Iniciativa Recurre a la iniciativa para tomar decisiones difíciles en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS Tercer año aprobado en secundaria Experiencia y conocimientos sobre las leyes, reglamentos y disposiciones del tránsito de vehículos. Cursos de capacitación sobre ley de tránsito, diseño de croquis de accidentes, manejo de armas y todos aquellos que lo faculten para el desempeño del puesto. Licencia para conducir motocicleta cuando se ubique en la unidad motorizada Licencia para vehículo correspondiente cuando sea ubicado(a) para el manejo de unidades. Permiso para portación de armas Cursos especializados de Adiestramiento de Caninos, rastreo de personas, etc… HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad para manejar armas de fuego. 56 - Buena condición física. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 057 de 331 PUESTO: BODEGUERO 1001 NATURALEZA DEL TRABAJO Recepción, registro, almacenamiento, custodia y despacho de materiales, útiles de oficina, herramientas, combustible, equipos, mobiliario y otros inherentes a las actividades de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Recibir, registrar, almacenar, custodiar y entregar materiales, mercadería, equipo, mobiliario y otros artículos de gran valor en una Unidad Municipal. - Aprobar facturas y órdenes de compra y verificar que la información coincida con lo indicado en los pedidos. - Preparar y despachar los pedidos de materiales, herramientas, equipos y otros artículos de valor. - Mantener los controles respectivos sobre los materiales que ingresan y se despachan de la bodega. - Clasificar los artículos, acomodarlos en las lugares correspondientes y velar por su estricto orden. - Llevar el control de las existencias en bodega y solicitar cuando merman las cantidades, determinar mínimos y máximos. - Ejecutar inventarios selectivos, determinar faltantes o anomalías, presentar informes. - Mantener actualizados los tarjeteros y archivos de control de existencia e informar cualquier anomalía al respecto. 57 - Velar por el cumplimiento de normas laborales existentes así como por el orden y aseo de la bodega a su cargo. - Resolver las consultas que le presentan superiores y compañeros de trabajo sobre la actividad a su cargo. - Realizar otras tareas administrativas que se deriven de su función. - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones generales y normas establecidas. Su labor es evaluada por medio de la apreciación de la calidad de su ejecución y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce eventualmente supervisión sobre auxiliares de bodega y personal de menor nivel, a quienes les asigna y aprueba el trabajo. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda el servicio de recibo y despacho de mercaderías, el cual es indispensable para la realización de las obras comunales y las actividades de la Institución. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las frecuentes y constantes relaciones con superiores, compañeros, proveedores y público en general, las cuales deben atenderse con tacto y discreción. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado uso y mantenimiento de los materiales, equipo y herramientas bajo su control y custodia, los cuales son de mucho valor. Condiciones de Trabajo 58 Realiza su labor en áreas y edificios debidamente acondicionadas y ubicadas. Sin embargo se presentan elementos desagradables como calor, polvo y humedad, pero no de tal magnitud que puede afectar sus condiciones físicas y mentales. Debe observar las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración por cuanto estos se relacionan con los controles en la recepción y despacho de materiales, equipo y herramientas cuyo valor puede ser muy alto y su reposición alcanzar un costo de gran consideración para la Institución. Sin embargo, dichos errores pueden ser advertidos y corregidos oportunamente en el curso normal del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria. Amplia experiencia en labores generales de Administración de bodegas. Experiencia en supervisión de personal. Combinación equivalente de estudios y experiencia. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Aptitud numérica. Buena condición física. Buena presentación personal 59 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 060 de 331 PUESTO: COMPRADOR 1101 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de cotización, registro y compra de materiales, mercadería, herramientas, repuestos, equipo, útiles de oficina y otros artículos inherentes a las actividades de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS: - Investiga precios, calidad y especificaciones de artículos para efectos de compra. - Retira y distribuye cotizaciones y órdenes de compra. - Visita y solicita a las casas comerciales facturas proforma. - Realiza las gestiones necesarias ante las distintas casas comerciales para la agilización de los trámites de compra. - Recibe órdenes de compra y efectúa el trámite necesario para concretar la adquisición de la mercadería. - Realiza los trámites correspondientes ante el Ministerio de Hacienda para la exoneración de impuestos a las mercaderías. - Realiza las compras directas en las casas comerciales a las cuales se les adjudica las cotizaciones. - Recoge, revisa y traslada al Almacén Municipal, por los medios de transporte disponibles, la mercancía comprada. Hace los pagos con dinero en efectivo o cheques extendidos por la Tesorería Municipal para esos fines. - 60 - Entrega comprobantes respectivos a la Tesorería Municipal y realiza las liquidaciones correspondientes cuando los artículos hayan sido adquiridos. - Colabora en el acarreo, carga y descarga de las mercaderías. - Lleva registros y controles básicos sobre el mercado de productos, casas comerciales, proveedores, direcciones y otros datos necesarios para agilizar los trámites de compra. - Lleva los archivos actualizados de órdenes de compra, comprobantes de entrega y otros documentos de control. - Brinda recomendaciones a los superiores sobre las mejores opciones de compra a la Institución en cuanto a calidades, precios y características de los artículos. - Resuelve las consultas que le presentan superiores y compañeros de trabajo sobre la actividad de su cargo. - Realiza otras tareas administrativas. - Realiza otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida: Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones generales. Su labor es evaluada por medio de la apreciación de la calidad de su ejecución y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones: Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda la cotizaciones y compras directas de mercaderías y su traslado de esta a las bodegas de la Institución, así como por el manejo de dinero efectivo y cheques de variable cuantía. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo: Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las frecuentes y constantes relaciones con superiores, compañeros, proveedores y público en general. 61 Responsabilidad por Equipo y Materiales: Responde por el adecuado uso y mantenimiento de los materiales, equipo y herramientas bajo su control y custodia, los cuales son de valor. Condiciones de Trabajo: Su trabajo le puede obligar a trasladarse a diferentes lugares del país. El desplazamiento a las casas comerciales lo obliga a exponerse a las condiciones cambiantes del tiempo: sol, lluvia, frío. Asimismo al ser portadores de valores en efectivo o nominales pone en peligro su integridad física. Debe observar las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error: Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración ya que su labor implica la indagación de precios de las mercaderías requeridas por las dependencias municipales y la realización de los trámites de cotización correspondientes. Sin embargo, los errores pueden ser advertidos oportunamente y corregidos con alguna dificultad en el desarrollo normal del trabajo. Iniciativa: Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS: - Bachiller en Secundaria. Experiencia en la gestión de trámites de documentos de compras. Experiencia en labores generales de oficina. Combinación equivalente de estudios y experiencia. Requisito Legal: - Licencia para conducir según el equipo asignado. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Inteligencia espacial. Aptitud numérica. Buena condición física. 62 - Buena presentación personal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 064 de 331 PUESTO: CAJERO 1201 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas técnicas de poca complejidad de carácter operativo o administrativo en una área sustantiva o de apoyo de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Ejecutar labores técnicas o asiste a personal de mayor nivel en la ejecución de investigaciones, proyectos, análisis, programas, actividades administrativas y otras relacionadas con el campo de actividad. - Recibir, custodiar y entregar dinero o depósito de valores. 63 - Realizar el cierre de Caja y confeccionar el informe respectivo. - Custodiar y vender especies fiscales. - Atender y resolver consultas que le presenten sus superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo. - Ejecutar labores sencillas de Contabilidad, tales como revisar y registrar operaciones, hacer balances, revisar, procesar y verificar documentos contables. - Verificar en cheques el monto en números y letras, fechas, nombre, firma de hecho y pone sellos de cuenta. - Llevar controles variados sobre las diferentes actividades que tiene bajo su responsabilidad. Realizar labores variadas de oficina que exigen la aplicación de conocimientos elementales de archivística, mecanografía, redacción, estadística, etc. - Extraer información de una terminal de cómputo. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones generales y normas establecidas. Su labor es evaluada mediante la apreciación de la calidad de su ejecución y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las frecuentes relaciones con superiores, compañeros, usuarios y contribuyentes. Responsabilidades por Equipo y Materiales Responde por el uso y operación adecuados de materiales, equipo y útiles de oficina, tales como: calculadoras, máquinas de escribir y cajas registradoras y así como por la custodia de documentos y valores confiados. Condiciones de Trabajo 64 Trabaja principalmente en locales cómodamente equipados y ubicados. La recepción y custodia diaria de dinero y valores por variables montos le expone a riesgos de asaltos, estadas o sustracciones con las correspondientes consecuencias de peligro para su integridad física. Le puede corresponder trasladarse en diferentes distritos y localidades expuesto a la intemperie. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por cuanto pueden producirse extravíos de dinero o devoluciones de más que entorpecen otros trámites y la toma de decisiones de sus superiores. No obstante, éstos pueden detectarse y corregirse oportunamente, en el curso normal del trabajo. REQUISITOS - Certificado de Bachiller en Educación Secundaria. Conocimientos Básicos de Contabilidad. Conocimientos Básicos de Informática. Experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto. Preparación Equivalente. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS: - Tacto y habilidad social. Aptitud numérica. Buena condición física. Buena presentación personal. 65 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 067 de 331 PUESTO: OPERADOR DE EQUIPO LIVIANO 1301 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de alguna dificultad relacionadas con la conducción de vehículos livianos y la operación de vehículos o equipos móviles especiales utilizados en diferentes actividades de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Operar, conducir equipos motrices livianos, tales como: automóviles, "jeeps", camionetas, microbuses, "pick ups", camiones pequeños, tractores de llanta y otros similares, a efecto de transportar personas, materiales, equipos y mercaderías. - Transportar fertilizantes, alimentos, herramientas, necesarios proceso de trabajo de las respectivas dependencias municipales. - Colaborar con los usuarios del vehículo en la carga, descarga y acarreo de equipo, herramientas, materiales, así como cualquier otro objeto similar. - Revisar periódicamente los indicadores de nivel de aceite, agua, combustible, así como la presión de las llantas y el estado de la batería y las ajusta conforme a las especificaciones técnicas establecidas, a fin de mantener el equipo en óptimas condiciones de funcionamiento. - Efectuar periódicamente algunas otras labores de mantenimiento preventivo de las unidades, realiza reparaciones menores y reporta ante quien corresponde los desperfectos que requieran de un trabajo especializado. - Velar porque los vehículos se mantengan en adecuadas condiciones de uso tanto en cuanto a limpieza como funcionamiento, aspectos que atiende directamente. en el 66 - Preparar, adaptar y ajustar los diferentes equipos acoplables a la maquinaria que opera. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Recibe instrucciones específicas y directas de su inmediato superior. Su labor es evaluada mediante la observación directa de su desempeño y disciplina. Responsabilidad por Funciones Responde por el cumplimiento eficiente y oportuno de las tareas asignadas al puesto. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto con que atienda sus relaciones con sus compañeros, superiores; la discreción conferida a la información confiada; así como por el manejo de documentos y valores; y el reflejo de la imagen institucional. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por la existencia, buen uso y funcionamiento del equipo, herramientas y materiales utilizados. Condiciones de Trabajo Trabaja eventualmente jornadas extraordinarias, puede exponerse a la inclemencias del tiempo y trasladarse a diferentes lugares del país. El puesto demanda algún esfuerzo físico. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden ocasionar: quebrantos a su integridad física y a la de los demás; pérdidas económicas; distorsión de la imagen jerárquica e institucional, por la que debe ser exigente en sus hábitos y actitudes. Iniciativa 67 Resuelve pequeñas dificultades imprevistas en ausencia de su inmediato superior, acatando los procedimientos establecidos. REQUISITOS - Primaria completa. Conocimientos básicos de mecánica automotriz. Conocimientos sobre reglamentación y disposiciones para el tránsito de vehículos automotores. Experiencia en la conducción de vehículos automotores. Combinación equivalente de conocimientos y experiencia. Requisito Legal - Licencia para conducir B-1 y C-1, correspondiente al equipo asignado. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para la operación de equipo móvil. Buena condición visual. Buena condición física. Atención concentrada. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 070 de 331 PUESTO: OPERADOR DE EQUIPO PESADO – 1 1302 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de mediana dificultad relacionados con la operación y conducción de vehículos pesados especiales aptos para el desarrollo de obras civiles. TAREAS TÍPICAS 68 - Operar y conducir equipos automotores pesados, tales como: cargadores, retroexcavadoras, acabadores de asfalto, distribuidores de asfalto, hormigoneras, vagonetas, recolectores de basura, tractores de oruga y similares en desarrollo de sus funciones propias. - Operar un distribuidor de asfalto en la reconstrucción o construcción de vías. - Operar y conducir la máquina extendedora de capas asfálticas, o de preparados basado en alquitrán sobre la superficie de carreteras y caminos. - Conducir y operar un retroexcavador para la apertura de canales, para el tendido de tuberías u otros efectos. - Operar y conducir un tractor de oruga adaptado para recolección de desechos, materiales de construcción o tareas propias de movimiento de tierras. - Operar y conducir una niveladora, adaptada para la distribución de materiales o nivelación de terrenos. - Operar y conducir una vagoneta para transporte de vehículos pesados o materiales de gran peso. - Operar y conducir una unidad recolectora de deshechos domiciliarios e industriales de áreas urbanas, para ser transportados al relleno sanitario. - Observar de manera estricta los procedimientos de orden técnico determinados por las características propias del respectivo equipo a su cargo. - Supervisar, dirigir y controlar las labores desarrolladas por los trabajadores manuales asignados al servicio de la Recolección. - Revisar periódicamente los indicadores de nivel de lubricante, agua, combustible, aire, líquidos hidráulicos de filtros, limpieza de partes móviles, carga de acumulador, boquillas, bujías, y gestiona las provisiones a efecto de establecer los niveles y condiciones adecuados. - Revisar el estado general del equipo en sus sistemas, tales como: frenos, suspensión, transmisión, dirección, electricidad y adicionales a efecto de obtener un óptimo funcionamiento. 69 - Velar porque los vehículos se mantengan en óptimas condiciones de uso y funcionamiento, aspectos que atiende directamente. - Realizar reparaciones menores en caso de urgencia en el equipo a su cargo y reporta a sus superiores los daños mayores. - Preparar y presentar reportes sobre el uso y operación del equipo, sobre el trabajo efectuado, para lo cual se orienta un cronograma de mantenimiento. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Recibe instrucciones específicas y directas de su inmediato superior, su labor es evaluada mediante la observación directa de su desempeño y disciplina. Supervisión Ejercida Supervisa el desarrollo de tareas de puestos afines de menor nivel. Responsabilidad por Funciones Responde por el cumplimiento eficiente y oportuno de las tareas asignadas al puesto. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto con que atienda, sus relaciones con sus compañeros, superiores; la discreción conferida a la información confiada; así como por el manejo de documentos y valores; y el reflejo de la imagen institucional. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por la existencia, buen uso y funcionamiento del equipo, herramientas y materiales utilizados. Condiciones de Trabajo Trabaja eventualmente jornadas extraordinarias, puede exponerse a la inclemencias del tiempo y trasladarse a diferentes lugares del país. El puesto 70 demanda gran esfuerzo físico, dado maniobrabilidad y alta contaminación. su alto sedentarismo, pesada Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden ocasionar: quebrantos a su integridad física y a la de los demás; pérdidas económicas; distorsión de la imagen jerárquica e institucional, por la que deber ser exigente en sus hábitos y actitudes. Iniciativa Resuelve pequeñas dificultades imprevistas en ausencia de su inmediato superior, acatando los procedimientos establecidos. REQUISITOS - Primaria Completa Conocimientos básicos de maquinaria pesada. Conocimientos de reglamentación sobre tránsito de vehículos. Experiencia de dos años en la operación de equipo pesado. Combinación equivalente de conocimientos y experiencia. Requisito Legal - Licencias para conducir B-2, B-3, D-3 correspondiente al tipo de equipo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para la operación de equipo móvil. Buena condición visual. Buena condición física. Atención concentrada. 71 72 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 074 de 331 PUESTO: OPERADOR DE EQUIPO PESADO – 2 1303 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de gran dificultad y alto esfuerzo físico relacionados con la conducción y operación de vehículos automotores pesados aptos para labores especializadas en obras civiles. TAREAS TÍPICAS - Operar y conducir equipos automotores especiales pesados, tales como: grúas, dragas, niveladoras, camiones articulados, excavadoras, tractores de orugas, cargadores, hidrovacedores, etc. - Operar y conducir un tractor de oruga adaptado para recolección de desechos, materiales de construcción o tareas propias de movimiento de tierras. - Observar de manera estricta los procedimientos de orden técnico determinados por las características propias del respectivo equipo a su cargo. - Revisar periódicamente los indicadores de nivel de lubricante, agua, combustible, aire, líquidos hidráulicos de filtros, limpieza de partes móviles, carga de acumulador, boquillas, bujías, y gestiona las provisiones a efecto de establecer los niveles y condiciones adecuados. - Revisar el estado general del equipo en sus sistemas, tales como: frenos, suspensión, transmisión, dirección, electricidad y adicionales a efecto de obtener un óptimo funcionamiento. - Velar porque los vehículos se mantengan en óptimas condiciones de uso y funcionamiento, aspectos que atiende directamente. 73 - Realizar reparaciones menores en caso de urgencia en el equipo a su cargo y reporta a sus superiores los daños mayores. - Preparar y presentar reportes sobre el uso y operación del equipo, sobre el trabajo efectuado, para lo cual se orienta un cronograma de mantenimiento. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Recibe instrucciones específicas y directas de su inmediato superior, su labor es evaluada mediante la observación directa de su desempeño y disciplina. Supervisión Ejercida Supervisa el desarrollo de tareas de puestos afines de menor nivel. Responsabilidad por Funciones Responde por el cumplimiento eficiente y oportuno de las tareas asignadas al puesto. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto con que atienda, sus relaciones con sus compañeros, superiores; la discreción conferida a la información confiada; así como por el manejo de documentos y valores; y el reflejo de la imagen institucional. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por la existencia, buen uso y funcionamiento del equipo, herramientas y materiales utilizados. Condiciones de Trabajo Trabaja eventualmente jornadas extraordinarias, puede exponerse a las inclemencias del tiempo y trasladarse a diferentes lugares del país. El puesto demanda gran esfuerzo físico y atención concentrada, dada su pesada maniobrabilidad y alta peligrosidad. Consecuencia del Error 74 Trabaja expuesto a cometer errores que pueden ocasionar: quebrantos a su integridad física y a la de los demás; pérdidas económicas; distorsión de la imagen jerárquica e institucional, por la que deber ser exigente en sus hábitos y actitudes. Iniciativa Resuelve pequeñas dificultades imprevistas en ausencia de su inmediato superior, acatando los procedimientos establecidos. REQUISITOS - Primaria completa Conocimientos básicos de maquinaria pesada Conocimiento de reglamentación de tránsito de vehículos pesados y Ley de tránsito vigente Conocimiento de reglamento transportes que rige en la institución Experiencia de tres años en la operación de equipo pesado Combinación equivalente de conocimientos y experiencias Conocimientos básicos de mecánica y mantenimiento de vehículos pesados En caso de operación de vehículos para trabajo en alturas, movimientos de tierra, tendido eléctrico, dragado, recolectores de desechos y otros (experiencia en esas actividades) Requisito Legal Licencia de conducir de acuerdo al equipo(s) que conduce y opera en la dependencia donde se ubica el puesto. Que para el caso de Recolector será exigida la licencia B-3. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para la operación de equipo móvil. Buena condición visual. Buena condición física. Atención concentrada. 75 Mediante Acuerdo 8 Articulo IV dela Sesión Ordinaria 127, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón Central de San José el 2 de octubre del año dos mil doce, se modificaron los requisitos. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 077 de 331 PUESTO: OPERARIO DE IMPRENTA 1401 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas complejas y de gran responsabilidad de carácter operativo en el área de reproducción impresa de documentos de la Institución. TAREAS TÍPICAS - Ejecutar diversas tareas del proceso de impresión de documentos, tales como: operación y mantenimiento de prensas impresoras, guillotinas, dobladoras, engrapadoras y otras máquinas similares. - Compaginar, engrapar y encolar folletos, bloques de formularios, papelería, libros y otros documentos. 76 - Colaborar en tareas diversas de empastado y encuadernación de libros y documentos. - Trasladar papel, impresos, tinta y otros materiales hacia otros lugares, según corresponda. - Ejecutar diversas tareas del proceso de impresión de documentos, tales como: ajuste y operación de una prensa litográfica; diagramación y diseño de textos y opera los elementos propios de la fotomecánica, así como las máquinas procesadoras del revelado de acetatos. - Diagramar textos para lo cual selecciona tipos de letras; tamaños de títulos, subtítulos y encabezados; ubica pies de páginas y textos destacados. Diseña textos que luego serán levantados. Realiza operaciones aritméticas para la utilización de espacios. Ajustar y operar una prensa litográfica para la impresión de documentos, tales como: formularios, ilustraciones, libros, folletos, carteles y otros similares, en uno o varios colores y sobre diversas calidades de papel. - - Preparar tintas, combinar colores, aplicar barnices y otros aditivos para lograr los efectos requeridos por los trabajos de impresión. Sacar y examinar pruebas, corrige errores y realiza ajustes para obtener una impresión nítida. Realizar fotografías en línea o en trama para lo cual prepara los elementos respectivos de la fotomecánica. Operar máquinas procesadoras de revelado y colabora en la formación de montajes por medio de negativos y positivos para la confección de planchas. - Participar en la limpieza de las áreas de trabajo y en tareas afines que le son encomendados. - Prever y reportar anomalías en sus medios de trabajo, proceso productivo o administrativo y gestiona la normalización. - Ejecutar tareas propias del proceso fotográfico con cámara lineal para textos y similares, tales como: fotografiar documentos y revelar acetatos para documentos específicos; quemar planchas; realizar montajes en máscaras y otras similares. - Archivar los elementos de fotomecánica, tales como: fotografías, negativos, máscaras y similares a efecto de que estén a mano en caso de eventual reimpresión del trabajo. 77 - Numerar y perforar documentos para su adecuada compaginación y encuadernación. - Mantener la alimentación de papel de la máquinas reproductoras, en un nivel óptimo, para que no se presenten atrasos. - Efectuar periódicamente la limpieza y lubricación de las máquinas reproductoras y similares. - Registrar cotidianamente las actividades que ejecuta. - Ordenar, empacar y acomodar los materiales impresos. - Prever y reportar anomalías en sus medios de trabajo, proceso productivo o administrativo y gestionar la debida normalización. - Atender y resolver consultas que le formulen sus superiores y compañeros, relacionados con la actividad a su cargo. - Sustituir temporalmente a personas de igual u otro nivel jerárquico. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia técnica, pero siguiendo instrucciones específicas y normas establecidas. Su labor es evaluada mediante la apreciación de la calidad, la cantidad de trabajo realizado y de tiempo invertido. Responsabilidad por Funciones Responde por el cumplimiento eficiente y oportuno de las tareas asignadas al puesto y colaboraciones solicitadas. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones con el público, superiores y compañeros. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por la existencia, buen uso y adecuado funcionamiento de equipo, materiales y herramientas, así como los documentos e información confiados. 78 Condiciones de Trabajo Labora en un edificio en donde las inclemencias del tiempo no le afectan. Trabaja expuesto a ruido y líquidos que pueden ocasionar algún trastorno, así como a partes giratorias y cortantes de máquinas, por lo cual debe atender las normas de seguridad de manera estricta. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden ocasionar atrasos, pérdidas económicas y distorsión de la imagen jerárquica e institucional, por lo que se debe ser exigente consigo mismo en el desarrollo de sus actividades. Iniciativa Resuelve dificultades imprevistas en ausencia de su inmediato superior, acatando las normas establecidas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria. Graduado de un Colegio Técnico Profesional en el área de Artes Gráficas o Cursos propios de la especialidad, en una institución reconocida. Experiencia de 3 años en labores propias de artes gráficas. Combinación equivalente de estudios y experiencia. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Habilidad manual. Inteligencia espacial. Buena condición visual. Buena condición física. Aptitud numérica. Buena presentación personal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 092 de 331 79 PUESTO: OFICINISTA 1501 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas auxiliares y complejas y de gran responsabilidad, de carácter técnico o administrativo, en una actividad sustantiva o de apoyo de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Realizar trabajos mecanográficos que exigen el uso de técnicas especiales, tales como: cartas, actas, cuadros contables y estadísticos, planes de trabajo, informes, esténciles, presupuestos, carteles de licitaciones y otros similares. - Redactar documentos sencillos y variados tales como: telegramas, certificaciones, constancias, circulares y otros. - Velar por el buen funcionamiento del equipo y reportar cualquier avería que se presenta. - Confeccionar y revisar informes, cuadros estadísticos, planillas, acciones de personal, vales de almacén, requisiciones, órdenes de compra, facturas, controles de tiempo extraordinario, vacaciones, aumentos, expediente y otros de similar naturaleza. - Atender a funcionarios de la Municipalidad y público en general, resolver consultas y suministrar información variada. - Recibir, revisar y tabular datos de boletas y cuestionarios y realizar cálculos estadísticos de alguna dificultad. Preparar documentos y ejecutar trámites y procedimientos relacionados con la administración de personal. - cartas, - Recibir, revisar y registrar diferentes tipos de documentos. - Tramitar facturas y preparar vales para diferentes conceptos. - Operar máquinas reproductoras de documentos y llevar controles de los trabajos realizados. - Manejar archivos siguiendo sistemas establecidos, entregar y recibir expedientes. 80 - Cotejar datos con facturas y otros comprobantes de tipo similar. - Efectuar cálculos aritméticos de alguna dificultad. - Recibir, anotar y distribuir correspondencia y documentos varios. - Llevar tarjeteros de control cruzado. - Recortar y coleccionar artículos de periódicos y revistas y mantener actualizada una hemeroteca. - Transcribir documentos, hacer anotaciones en libros y expedientes y extraer datos variados de los mismos. - Atender el teléfono, anotar y distribuir los mensajes recibidos, resolver consultas sencillas y suministrar información variada. - Participar en la ejecución de inventarios de materiales, herramientas, equipos y mercaderías. - Atender y resolver consultas variadas y difíciles. - Operar y llevar registros sobre el uso de una central telefónica. - Realizar otras funciones afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada de manera directa por parte de su jefe inmediato. Se le evalúa por medio de la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejercer eventualmente supervisión sobre empleados que se dedican al apoyo de las labores de oficina. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende los servicios y actividades de oficina e investigación que se le encomienden. 81 Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros de trabajo y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del equipo de oficina, los útiles y materiales que usa en su trabajo, los cuales tienen un valor considerable. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones ambientales propias de una oficina, en donde las posibles molestias pueden originarse en la atención del público, en las frecuentes llamadas telefónicas y ruidos continuos, producidos por las máquinas de oficina; puede corresponderle trasladarse a otras oficinas o entidades a realizar su trabajo. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, los cuales pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones en procesos y tareas bien definidas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria. Experiencia en labores auxiliares de oficina. Amplio conocimiento de las leyes y reglamentos municipales. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad para relacionarse. Interés por superarse. Habilidad manual. Atención concentrada. Aptitud numérica. Buena presentación. 82 83 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 085 de 331 PUESTO: SUPERVISOR -1 1601 NATURALEZA DEL TRABAJO Programación, coordinación y supervisión del desarrollo de actividades de los trabajadores de las áreas de Parques, aseo de vías, mantenimiento y reparación de maquinaria y cementerios. TAREAS TÍPICAS - Asignar, coordinar y supervisar los diferentes trabajos que se realizan en las diferentes áreas. - Coordinar con su superior inmediato las diferentes relacionadas con la labor del personal a su cargo. - Supervisar el avance de los trabajos y verifica la calidad de los mismos. - Impartir instrucciones y orientar a los colaboradores, en la ejecución de los trabajos. - Atender y resolver consultas propias de la actividad a su cargo que le presentan superiores y subalternos. - Mantener los registros actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad y vela porque se cumplan de acuerdo con los planes establecidos. - Preparar y presentar informes sobre los trabajos realizados, irregularidades observadas, aspectos de interés que surgen como consecuencia del trabajo y presenta recomendaciones pertinentes. Llevar el control de asistencia y tiempo laborado por el personal subalterno para efectos de pago. - actividades Brindar al público información sobre las labores a su cargo. 84 - Velar porque las labores se lleven a cabo de manera eficiente y eficaz. - Revisar vehículos automotores, diagnosticar daños y coordinar reparación. - Revisar y verificar los trabajos efectuados en el Taller Mecánico sobre mantenimiento y reparación de vehículos; otorgar la correspondiente aprobación a fin de que los vehículos sean entregados a quien corresponde. - Velar por el correcto uso y mantenimiento de las herramientas y materiales que se emplean en el trabajo. - Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar tareas especiales en el campo de inhumaciones. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. su máquinas, CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones generales y normas establecidas. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los reportes que presenta, la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre sus colaboradores a los cuales asigna, coordina y supervisa sus labores. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia con que atienda las actividades que se le encomienden. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones constantes con superiores, subalternos y compañeros de trabajo. Responsabilidad por Equipo y Materiales 85 Responde por el adecuado empleo del equipo, los instrumentos, herramientas y materiales que se le asignan a la unidad a su cargo para el cumplimiento de las actividades. Condiciones de Trabajo Trabaja expuesto a trasladarse a diferentes lugares del Cantón donde se requieran sus servicios; a la inclemencias del tiempo, condición que puede provocar quebrantos de salud. Debe velar por la observación de las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños, atrasos o gastos de alguna consideración, los cuales pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. No obstante, las tareas deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria Alguna experiencia en labores relacionadas con el puesto. Experiencia en supervisión de personal. Preparación equivalente. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad manual. Habilidad para transmitir conocimientos a otras personas. Habilidad para supervisar personal. Buena condición física. 86 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 100 de 331 PUESTO: SUPERVISOR -2 1602 NATURALEZA DEL TRABAJO Programación, asignación y supervisión del desarrollo de las actividades que se realizan en la construcción y mantenimiento de obras y de vías. TAREAS TÍPICAS - Programar, asignar y supervisar las tareas a realizar relacionadas con cuadrillas de construcción, mantenimiento y otras obras de ingeniería y parques. - Velar porque los trabajos se ejecuten respetando las normas técnicas propias de la actividad. - Llevar controles similares. - Brindar información a compañeros y público en general sobre las funciones a su cargo. - Leer e interpretar planos y croquis de poca dificultad. sobre códigos presupuestarios, requisiciones y 87 - Inspeccionar sectores y lugares donde el personal a su cargo desempeña sus labores. - Llevar el control del tiempo laborado por el personal subalterno para efectos de pago. - Coordinar con sus superiores las labores a realizar. - Realizar las funciones administrativas propias de su puesto. - Ejecutar otras tareas propias de su puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones generales, normas establecidas. Su labor es supervisada y evaluada a través de los análisis de los informes y reportes que presenta, la apreciación de la calidad de su ejecución y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre el personal que dirige, al cual asigna, evalúa y aprueba el trabajo. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia con que atienda la programación y organización de los trabajos que se realizan. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las constantes relaciones con superiores, compañeros y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento de los materiales, equipo y herramientas dispuestas para la realización de los trabajos encomendados. Condiciones de Trabajo Trabaja expuesto a trasladarse a diferentes lugares del Cantón donde se requieran sus servicios y a las inclemencias del tiempo, condición que puede 88 provocar quebrantos de salud. Debe velar por la observación de las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños, atrasos o gastos de consideración de variada magnitud y costo, que a la postre podría significar importantes erogaciones presupuestarias para la Institución. Sin embargo, los errores pueden ser advertidos y corregidos oportunamente en el curso normal del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria. Experiencia de un año en labores relacionadas con el puesto. Experiencia en supervisión de personal. Preparación equivalente. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad manual. Habilidad para transmitir conocimientos a otras personas. Habilidad para supervisar personal. Buena condición física. 89 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 103 de 331 PUESTO: SUPERVISOR -3 1603 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de programación, revisión, control y supervisión del desarrollo de las actividades que se realizan en seguridad, vigilancia y prevención a nivel externo de la Institución. TAREAS TÍPICAS Dirigir, asignar y supervisar actividades relacionadas con la Policía Municipal. - Inspeccionar diferentes obras y mantiene controles correspondientes a avance, acabado y detalles técnicos en general. - Confeccionar pedidos de materiales, repuestos, equipo, instrumento, formularios y papelería. - Atender y resolver consultas de sus superiores relacionadas con la actividad a su cargo. - Atender y resolver consultas de sus subalternos y los orienta en la ejecución de sus tareas. - Revisar, codificar, clasificar y controlar diversos formularios. - Ejecutar otras labores propias del cargo. - Establecer métodos y prioridades de trabajo. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida 90 Trabaja siguiendo instrucciones generales, normas establecidas en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los informes que presenta, la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda las actividades de control, supervisión y calidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones constantes con superiores y compañeros de trabajo. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo documentos que usa en su trabajo. del equipo, útiles, materiales y Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones de riesgo y choque, lo que le genera exponer su integridad física. Su labor administrativa la ejecuta en una oficina. Labora en horarios alternos. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas humanas, daños, atrasos o gastos de alguna consideración. Las tareas deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria Experiencia de dos años en labores atinentes al puesto. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 105 de 331 91 PUESTO: SUPERVISOR DE VIGILANCIA 1604 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de programación, revisión, control y supervisión del desarrollo de las actividades que se realizan en seguridad, vigilancia y prevención de los trabajadores en el ámbito interno y externo de la Institución. TAREAS TÍPICAS - Asignar, coordinar y supervisar los diferentes trabajos que se realizan en las diferentes áreas de atención. - Coordinar con su superior inmediato las diferentes relacionadas con la labor del personal a su cargo. - Supervisar el avance de los trabajos y verificar mismos. - Impartir instrucciones y orientar a los colaboradores, en la ejecución de los trabajos. - Atender y resolver consultas propias de la actividad a su cargo que le presentan superiores y subalternos. - Mantener los registros actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad y vela porque se cumplan de acuerdo con los planes establecidos. - - Preparar y presentar informes sobre los trabajos realizados, irregularidades observadas, aspectos de interés que surgen como consecuencia del trabajo y presenta recomendaciones pertinentes. Llevar el control de asistencia y disciplinario del personal subalterno, para efectos de pago. Brindar al público información sobre las labores a su cargo. - Velar porque las labores se lleven a cabo de manera eficiente y eficaz. - Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. - actividades la calidad de los 92 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo instrucciones generales y normas establecidas. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los reportes que presenta, la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre sus colaboradores a los cuales asigna, coordina y supervisa sus labores. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia con que atienda las actividades que se le encomienden. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones constantes con superiores, subalternos y compañeros de trabajo. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del equipo, los instrumentos, herramientas y materiales que se le asignan a la unidad a su cargo para el cumplimiento de las actividades. Condiciones de Trabajo Trabaja expuesto a trasladarse a diferentes lugares del Cantón donde se requieren sus servicios; a la inclemencias del tiempo, condición que puede provocar quebrantos de salud. Debe velar por la observación de las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños, atrasos o gastos de alguna consideración, los cuales pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. No obstante, las tareas deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa 93 Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria Alguna experiencia en labores relacionadas con el puesto. Experiencia en supervisión de personal. Preparación equivalente. Licencia para conducir vehículo correspondiente. Permiso para la portación de armas. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad manual. Habilidad para transmitir conocimientos a otras personas. Habilidad para supervisar personal. Buena condición física MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 108 de 331 PUESTO: ADMINISTRADOR 1701 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de dirección, coordinación, supervisión y control de los servicios administrativos, mantenimiento y operación de una instalación municipal. TAREAS TÍPICAS - Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los servicios administrativos, mantenimiento y operación de un mercado municipal. - Velar por la seguridad, mantenimiento, conservación, ornato, limpieza y uso de las instalaciones a su cargo. 94 - Inspeccionar las diferentes áreas y espacios alquilados y llevar el control de los compromisos adquiridos por los usuarios y dueños de patentes. - Recibir y llevar el control de los dineros recaudados por los boleteros e inspectores por alquileres o derechos de uso en las instalaciones. - Velar por la correcta aplicación de reglamentos y disposiciones administrativas referentes a los alquileres de tramos y espacios. - Tramitar y formalizar la concesión, traspaso y cancelación de los locales arrendados. - Asignar, supervisar y controlar las labores de limpieza, mantenimiento e inspección de las instalaciones. Evacuar cualquier tipo de duda que le presenten subordinados, usuarios y público en general sobre aspectos relacionados con su gestión - - Participar en la determinación de normas y procedimientos para un conveniente uso de las instalaciones. - Preparar y presentar los informes actividades llevadas a cabo. - Determinar las necesidades de equipo, materiales y útiles de oficina y hacer las solicitudes correspondientes. - Asistir a reuniones con superiores y compañeros de trabajo con el fin de mejorar sistemas de trabajo, resolver problemas que se presenten y otros asuntos relacionados con la actividad. - Distribuir y supervisar las labores del personal subalterno. - Realizar otras labores administrativas que se deriven de su función. - Realizar otras funciones afines al puesto. respectivos sobre las distintas CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Para ejecutar su trabajo recibe instrucciones generales y normas establecidas. Su labor es evaluada por medio del análisis de los informes que presenta y la 95 apreciación de los resultados obtenidos. Debe ajustarse a la normativa que le señala el Reglamento de Mercados. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre un grupo de subalternos a los que orienta e instruye en la ejecución de sus labores. Responsabilidad por Funciones Es responsable por el eficiente, puntual y oportuno cumplimiento de las labores de administración de un Mercado Municipal, que a la vez da servicio público, representa un medio de ingreso económico para la Municipalidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo La actividad origina relaciones formales, constantes y frecuentes con superiores, compañeros, subordinados y público en general, por lo cual exigen mucho tacto y discreción de su parte. Responsabilidad por Equipo y Materiales Es responsable por el uso adecuado de los materiales, útiles y equipo de oficina, de que dispone para llevar a cabo sus labores, los cuales tienen algún valor. Responsabilidad por Manejo de Valores Le corresponde recibir y custodiar dinero en efectivo por montos de alguna consideración. Condiciones de Trabajo El trabajo presenta factores molestos como el ruido de vehículos y afluencia de personas usuarias del servicio que presta el mercado. Debe velar por la aplicación de las normas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error 96 Los errores cometidos pueden causar daños, trastornos, atrasos, o pérdidas de consideración ya que estos inciden directamente sobre los costos de operación del mercado y corregidos oportunamente en el curso normal del trabajo. Iniciativa Debe poseer iniciativa para seleccionar métodos y procedimientos de poca complejidad y para analizar y resolver problemas administrativos surgidos como consecuencia de la operación del mercado y la supervisión del personal subalterno. La actividad demanda algún esfuerzo físico para movilizarse en forma permanente del área que abarca en mercado y para desplazarse a otros lugares fuera de éste. Se requiere esfuerzo mental para organizar y dirigir actividades operativas, aplicar e innovar procedimientos de trabajo y resolver situaciones imprevistas originadas en las operaciones del mercado. Características personales Debe observar discreción con respecto a los asuntos que se le encomienden. Requiere habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público. Habilidad par supervisar personal. Habilidad para atender y resolver problemas imprevistos. Poseer alguna destreza en el manejo de máquinas de escribir, sumadoras y calculadoras. Habilidad para efectuar cálculos matemáticos mentales y operaciones aritméticas. Buena presentación personal. REQUISITOS - Bachiller universitario de la carrera de Administración de Empresas. Con gran experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto. Experiencia en supervisión de personal. Mediante Acuerdo 1 de la Sesión Ordinaria 143, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón Central de San José el 22 de enero del año dos mil trece, se revalora la clase y se modificaron los requisitos académicos. 97 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 112 de 331 PUESTO: SECRETARIA 1801 NATURALEZA DEL TRABAJO Asistencia a una Jefatura en la ejecución de labores secretariales y administrativas de una Unidad, Sección o Departamento. TAREAS TÍPICAS - Realizar trabajos mecanográficos de gran variedad y complejidad producto del trabajo que genera el Departamento. - Recibir, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa al área de trabajo. - Redactar circulares, notas, certificaciones, cartas sencillas y otros documentos relativos a la actividad del Departamento donde trabaja. - Asistir a la jefatura en sus reuniones, tomar notas y confeccionar los informes correspondientes. - Organizar y mantener actualizados los archivos de correspondencia y otros especializados y confidenciales propios de las actividades de la Dependencia. - Atender personas telefónica y personalmente y resolver consultas variadas o trasladarlas a quien corresponda. - Llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de la jefatura e informarlo oportunamente. - Incluir datos en equipo computarizado, tales como: Micro-computadoras, realizar el procesamiento de los mismos utilizando diversos paquetes. - Hacer los pedidos de materiales, equipo y útiles de oficina. 98 - Cursar a convocatoria a reuniones cuando se presenten. Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada de manera directa por parte de su jefe inmediato. Se le evalúa por medio de la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia con que atienda las labores de secretariado que brinda a sus superiores. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones constantes con superiores, funcionarios de instituciones públicas y de empresas privadas, compañeros de trabajo, usuarios y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del equipo, los útiles y materiales que usa en su trabajo. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones ambientales propias de una oficina, en donde las posibles molestias pueden originarse en la atención del público, en las frecuentes llamadas telefónicas y ruidos continuos, producidos por las máquinas de oficina. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, los cuales pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. 99 Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Certificado de Bachiller en Secundaria. Técnico Medio en Secretariado Comercial o título en Secretariado Comercial Ejecutivo Experiencia de dos años en labores de Secretariado. Conocimientos medios en procesamiento electrónico de datos. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad para operar máquinas de oficina. Tacto y discreción para tratar asuntos que se le encomienden. Conocimiento de la organización y funciones municipales. Buena presentación personal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 115 de 331 PUESTO: AUXILIAR DE GESTION MUNICIPAL 1802 Naturaleza del Puesto Asistencia a una Jefatura en la ejecución de labores secretariales y administrativas de una Unidad, Sección o Departamento. TAREAS TÍPICAS 100 - Realizar trabajos mecanográficos de gran variedad y complejidad producto del trabajo que genera el Departamento. - Recibir, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa al área de trabajo. - Redactar circulares, notas, certificaciones, cartas sencillas y otros documentos relativos a la actividad del Departamento donde trabaja. - Asistir a la jefatura en sus reuniones, tomar notas y confeccionar los informes correspondientes. - Organizar y mantener actualizados los archivos de correspondencia y otros especializados y confidenciales propios de las actividades de la Dependencia. - Atender personas telefónica y personalmente y resolver consultas variadas o trasladarlas a quien corresponda. - Llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de la jefatura e informarlo oportunamente. - Incluir datos en equipo computarizado, tales como: Micro-computadoras, realizar el procesamiento de los mismos utilizando diversos paquetes. - Hacer los pedidos de materiales, equipo y útiles de oficina. - Cursar a convocatoria a reuniones cuando se presenten. - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Ejercida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada de manera directa por parte de su jefe inmediato. Se le evalúa por medio de la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Responsabilidad por funciones 101 Responde por el grado de eficiencia con que atienda las labores de secretariado que brinda a sus superiores. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones constantes con superiores, funcionarios de instituciones públicas y de empresas privadas, compañeros de trabajo, usuarios y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo Responde por el adecuado empleo del equipo, los útiles y materiales que usa en su trabajo. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones ambientales propias de una oficina, en donde las posibles molestias pueden originarse en la atención del público, en las frecuentes llamadas telefónicas y ruidos continuos, producidos por las máquinas de oficina. Consecuencias del error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, los cuales pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas. REQUISITOS - Certificado de Bachiller en Secundaria. Técnico Medio en Secretariado Comercial o título en Secretariado Comercial Ejecutivo Experiencia de dos años en labores de Secretariado. Conocimientos medios en procesamiento electrónico de datos. Competencias requeridas 102 - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad para operar máquinas de oficina. Tacto y discreción para tratar asuntos que se le encomienden. Conocimiento de la organización y funciones municipales. Buena presentación personal. Capacitación exigible - Conocer los reglamentos, normas y disposiciones que regulan la actividad la institución. Conocer la aplicación de los diferentes sistemas computacionales de la institución. Conocimiento del entorno municipal y el comportamiento de las variables económicas que afectan la institución tanto a nivel cantonal como nacional. Conocimiento de los diferentes procesos del quehacer municipal. 103 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 119 de 331 PUESTO: SECRETARIA (O) EJECUTIVA (O) 1803 NATURALEZA DEL TRABAJO Asistencia en la ejecución de labores secretariales y administrativas de elevada dificultad y responsabilidad en el ámbito de la Dirección, Comisión de Concejo Municipal y Alcaldía. TAREAS TÍPICAS - Coordinar, supervisar y ejecutar las labores de secretariado que demandan las diferentes Direcciones, Comisiones de trabajo de la Municipalidad o Alcaldía Municipal. - Velar por la correcta tramitación en el orden administrativo, de todos los asuntos que se presentan a consideración de las comisiones. - Realizar trabajos mecanográficos de gran variedad, dificultad y confidencialidad que por su naturaleza requieren alta precisión, nitidez, exactitud y discreción. - Recibir, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa a la dependencia. - Redactar correspondencia y otros documentos y tomar taquigráfico de asuntos relacionados con el Area de Trabajo. - Supervisar, organizar y controlar los sistemas de archivo correspondencia y vela por su actualización y mantenimiento. dictado de 104 - Preparar documentos variados, localizar datos e información, correspondencia y expedientes diversos y los remite al superior para su consideración. - Recibir y hacer llamadas telefónicas y resolver consultas relacionadas con la actividad de la Dirección, Concejo o Alcaldía Municipal. - Llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de la jefatura e informarlo oportunamente. - Hacer los pedidos de materiales, equipo y útiles de oficina. - Preparar, revisar y corregir actas. - Coordinar y colaborar en la transcripción y notificación de acuerdos municipales. - Revisar, corregir y redactar las intervenciones de los señores Regidores y Síndicos y otros. - Tramitar asuntos de diversa naturaleza tales como: gastos de viajes, movimientos de personal, pagos, cobros y otros similares. - Orientar e instruir a personal de menor nivel en la ejecución de sus labores. - Determinar las necesidades de materiales y útiles controla su normal abastecimiento y consumo. - Mantener registros actualizados acerca de las labores que realizan en la oficina. - Velar por el correcto ingreso y procesamiento de la documentación que llega a la oficina. - Incluir datos en equipo computarizado, tales como: Micro-computadoras, realizar el procesamiento de los mismos utilizando diversos paquetes. - Atender constantemente al superior y al personal técnico y al profesional de su área en lo relacionado con las labores de secretaria y ejecución de trabajos especiales que le sean solicitados. - Dar seguimiento a gestiones asignadas a efecto de garantizar oportunamente su trámite. de trabajo y 105 - Asistir a sesiones de trabajo, tomar notas de los asuntos tratados, prepara resúmenes, actas e informes a los mismos y hace las comunicaciones respectivas. - Mantener informadas a las comisiones acerca de todos los asuntos que se tramitan en la oficina. - Atender al público, resolver sus consultas o los pone en contacto con las oficinas y funcionarios correspondientes. - Coordinar, controlar y ejecutar labores de recepción y registro de documentos, trámite y manejo de los mismos dentro y fuera de la oficina. - Preparar documentos, expedientes, datos e informaciones que se requieren en las sesiones de trabajo de las diferentes comisiones. - Asignar y subalterno. - Preparar y presentar informes y reportes acerca de las actividades realizadas. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. supervisar las labores que realiza el personal CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia, siguiendo instrucciones generales. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los informes que presenta y por la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida. Ejerce supervisión sobre empleados que se dedican a ejecutar labores de secretariado y oficina. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda, junto con su superior inmediato la coordinación, supervisión y ejecución de las actividades de secretariado bajo su responsabilidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo 106 Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, funcionarios de instituciones públicas y de empresas privadas, compañeros de trabajo, subalternos, usuarios y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del equipo, útiles y materiales que usa en su trabajo, así como el grado de confidencialidad conferido a la información que maneja. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones ambientales propias de una oficina, en donde las posibles molestias pueden originarse en la atención del público, en las frecuentes llamadas telefónicas y ruidos continuos producidos por las máquinas de oficina. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores los que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa para seleccionar métodos y procedimientos de trabajo de complejidad, aplicables a las actividades que ejecuta. REQUISITOS - Bachiller en Secundaria Graduado en Secretariado de un colegio Técnico Profesional o Título de Secretariado Comercial o Ejecutivo. Considerable conocimiento de las leyes y reglamentos municipales. Amplia experiencia en labores difíciles de secretariado y supervisión de personal. Conocimientos básicos de Informática. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad manual. Atención concentrada. 107 - Buena presentación personal 108 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 124 de 331 PUESTO: TÉCNICO MUNICIPAL -1 1901 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas técnicas de alguna complejidad de carácter operativo o administrativo, en una área sustantiva o de apoyo de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Ejecutar labores técnicas o asiste a personal de mayor nivel en la ejecución de investigaciones, proyectos, análisis, programas, actividades administrativas y otras labores relacionadas con el campo de actividad. - Llevar controles de asistencia, vacaciones, aumentos, nombramientos, materiales, facturas, expedientes y otros similares. - Cotejar datos con planillas, acciones de personal, permisos, verificación de tarjetas, facturas y otros comprobantes de tipo similar. - Registrar información mediante la operación de una máquina con sistema de pantalla. - Mecanografiar acciones de personal sobre: ascensos, aumentos de salarios, nombramientos, liquidaciones y otros movimientos similares. - Realizar labores variadas y difíciles relativas al proceso y sistemas computadorizados complejos. - Realizar cálculos variados para el cobro de montos de cuotas, intereses moratorios y otros relacionados con el trámite de cobros municipales y aprovisionamientos. - Participar en las actividades de ejecución y control del sistema de pagos a la Municipalidad. control de 109 - Revisar y firmar comprobantes de pago de cuotas, multas y otros cobros municipales. - Recibir, revisar y tabular boletas, cuestionarios y realizar cálculos estadísticos, contables o financieros. - Efectuar estudios socioeconómicos de alguna complejidad, a fin ejecutar el cobro por servicios municipales. - Brindar información telefónica sobre los mecanismos de pago para los tributos municipales. - Atender y solucionar consultas vía telefónica por parte del contribuyente del Cantón Central de San José, en lo que respecta a los servicios de Patentes, Desarrollo Catastral, Permisos de Construcción, Cobranzas y otros. - Colaborar en la coordinación, supervisión, ejecución y control de diferentes actividades en una unidad determinada. - Ejecutar labores variadas en la recepción y comunicación de mensajes a través del equipo de radiocomunicación. - Hacer reportes sobre los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades. - Colaborar en la instalación de antenas y radios y reparación de parlantes, fuentes de radar y otros aparatos semejantes. - Revisar, limpiar y reparar el armamento municipal. Mantener bajo su custodia municiones, equipo antimotines, etc. - Realizar inventarios periódicos del armamento municipal. Dotar a las diferentes delegaciones de la Policía Municipal de las municiones necesarias. Realizar tareas técnicas sencillas y manuales en lo que a labores de sonido se refiere. - Colaborar en labores de escenografía. - Realizar labores variadas de oficina que exigen la aplicación de conocimientos elementales de archivística, mecanografía, redacción, estadística, administración, etc. 110 - Asistir a reuniones con superiores y compañeros con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo y brindar todo tipo de recomendaciones que mejoren el accionar de la dependencia. - Llevar controles variados sobre las diferentes actividades que tiene bajo su responsabilidad. - Obtener, ordenar y analizar diferente tipo de información de acuerdo a su campo de trabajo. - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja recibiendo instrucciones generales y acata normas establecidas. Su labor es evaluada a través del análisis de los informes que presenta, la apreciación de la calidad de los trabajos realizados y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce eventualmente supervisión sobre personal de menor nivel. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende los servicios y trabajos que le corresponden. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las constantes y frecuentes relaciones con superiores, compañeros, contribuyentes y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el correcto uso de equipo, instrumentos, útiles y materiales que se facilitan para ejecutar su trabajo, así como por la custodia de documentos y valores confiados. Condiciones de Trabajo Requiere desplazarse a oficinas donde se encuentra la documentación que necesita ó a los lugares donde puede comprobar la información obtenida, y 111 trasladarse a diferentes lugares del Cantón Central, según se lo demanden las circunstancias del trabajo. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden provocar pérdidas, daños o atrasos de consideración. No obstante, estos pueden ser detectados y corregidos oportunamente en el curso normal del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tratar y decidir asuntos y problemas fuera de la rutina del trabajo, así como para seleccionar entre varias alternativas la solución o procedimiento por aplicar. REQUISITOS - Primer año de una carrera universitaria afín al puesto. Con experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el cargo. Conocimientos en el área de Informática. Cursos en el uso, mantenimiento, arme, desarme de: revólveres, Pistolas, Pistola Escopetas Pistolas lanza gas y cualquier otro equipo de esta naturaleza que utilice la Institución. Preparación equivalente. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Habilidad manual. Aptitud numérica. Buena presentación personal. Buena condición física. Atención concentrada. Inteligencia espacial. 112 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 129 de 331 PUESTO: TÉCNICO MUNICIPAL -2 1902 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas complejas y de responsabilidad en un grupo técnico o administrativo determinado, en un área sustantiva o de apoyo de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Realizar trámite y operaciones de registro y la actualización de datos sobre censos y fincas. - Supervisar, ejecutar y actualizar información proveniente de estudios censales y específicos sobre propietarios de fincas y construcciones. - Registrar y tabular datos de diferentes actividades. - Efectuar estudios de actualización de planos, buscando la respectiva actualización de planos y mapas, así como la lectura de tomos donde aparecen datos de ventas, segregaciones y traspasos. - Ejecutar estudios de conciliación, análisis o delineamiento de la situación jurídica de propiedades. - Efectuar conciliaciones, calificar y recalificar propiedades. - Dibujar planos sencillos y efectúa estudio de condiciones legales. - Sacar copias de planos, número de mapas, parcelas y tomo, para documentar la información obtenida sobre propiedades. - Revisar permisos de construcción por recalificar con el fin de hacer cargos y descargos de cuentas. 113 - Realizar el manejo, atención, control y purificación de pendientes de pago. - Dibujar planos estructurales, mecánicos, hidráulicos, topográficos y de obras civiles. - Elaborar y diseñar gráficos, fluxogramas, organigramas, formularios, muebles y hacer planos de distribución de planta física. - Registrar y actualizar información proveniente de estudios censales y específicos de campo sobre propietarios de fincas y construcciones. - Realizar traspasos de propiedades, dibujar planos sencillos con base en investigación realizada e información obtenida. - Confeccionar croquis, rótulos, letreros, dibujos técnicos, etc. - Confeccionar mapas y carteles. - Informar y orientación general a los contribuyentes sobre requisitos necesarios para trámites, consultas e impresión de estados de cuentas en materia de Desarrollo Catastral, Cobranzas, Urbanismo - Realizar cualquier otra tarea propia de su puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con alguna dependencia, siguiendo instrucciones generales y normas establecidas. Su desempeño es evaluado por los métodos empleados y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Eventualmente le puede corresponder supervisar personal de menor nivel. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda las actividades asignadas a su puesto. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones con compañeros y superiores. Responsabilidad por Equipo y Materiales. 114 Responde por el adecuado uso y aprovechamiento conferido a los materiales, equipos, e instrumentos requeridos por su actividad, así como por la documentación e información que ésta use y genere. Condiciones de Trabajo Trabaja generalmente en locales acondicionados al propósito de la actividad. El carácter sedentario de la misma produce con el tiempo algunos efectos, que pueden ser resueltos con programas de salud ocupacional. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden ocasionar confusión, atrasos, o pérdidas materiales cuantiosas, las cuales pueden ser corregidas a tiempo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para resolver dificultades generadas por la propia actividad, dentro de la reglamentación vigente. REQUISITOS - Segundo año universitario aprobado o título de diplomado en el área de especialización en una carrera afín al cargo o graduado de un colegio profesional en Dibujo Arquitectónico. Gran experiencia en labores relativas al cargo. Preparación equivalente. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Habilidad manual. Aptitud numérica. Buena presentación personal. Buena condición física. Atención concentrada. 115 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 133 de 331 PUESTO: INSPECTOR 2001 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de inspección de alguna dificultad, en las cuales debe velar porque se compruebe el cumplimiento de Leyes y Reglamentos referentes a un campo de actividad determinado. TAREAS TÍPICAS - Realizar recorridos nocturnos para determinar el tipo de servicio que se está brindando y verificar reportes sobre fallas. - Realizar inspecciones sobre el uso y condiciones de los vehículos y maquinaria municipal; sobre construcciones en proceso, patentes y rótulos. - Velar por el cumplimiento de leyes, normas que regulan las condiciones del equipo móvil, rutas y tiempo de recorrido. - Notificar a interesados, patentados y otros sobre variaciones, traspasos o recalificaciones de patentes, entrega multas. 116 - Fijar montos de impuestos con base en el tipo de negocio, ubicación, número de empleados, nivel de ventas. - Supervisar y controlar que las labores de barrido de calles y chapea sean ejecutadas oportunamente, que la recolección de desechos sea efectuada oportunamente. - Coordinar, supervisar, controlar y ejecutar labores de inspección sobre personal municipal. - Evitar la acumulación de focos o acumulación de basura, transmitir instrucciones a las cuadrillas. - Presentar denuncias judiciales contra infracciones a la ley de salud. - Preparar informes sobre la labor realizada y reportar anomalías que se presenten en el cumplimiento de su deber. - Visitar diversas dependencias de la Municipalidad para verificar el cumplimiento de normas establecidas y disposiciones disciplinarias, así como medidas de seguridad e higiene. - Llevar el control de tarjetas de puntualidad y asistencia, ordenar y distribuir según corresponda, constatar el uso correcto de las mismas y verificar el otorgamiento de permisos. - Verificar que las hojas para control diario de asistencia se utilicen en forma correcta. - Atender y resolver consultas que le presenten en materia de su trabajo. - Realizar trabajos mecanográficos que se desprenden de su labor. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los informes que presenta y la apreciación de resultados obtenidos. 117 Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre personal de menor nivel, por lo que es responsable por el cumplimiento de las actividades asignadas. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda las labores de inspección correspondientes a su cargo. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones con superiores, compañeros, la comunidad, y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado uso y empleos del equipo móvil, materiales y útiles de trabajo que se le asignan para el cumplimiento de sus labores. Condiciones de Trabajo Trabaja expuesto a trabajar sin límite de jornada, desarrolla su labor en condiciones normales, pero debe desplazarse constantemente según el área asignada lo cual puede hacer a pie, en motocicleta, en vehículo automotor, sujeto a cambios en las condiciones climáticas, observando en forma estricta las medidas de seguridad e higiene vigentes. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tomar decisiones simples en procesos y tareas delimitadas. REQUISITOS - Certificado de Bachiller en Educación Secundaria. Experiencia en la ejecución de labores de oficina. 118 - Conocimientos específicos de leyes, normas y reglamentos sobre servicios públicos, de tránsito, patentes comerciales, construcciones, relaciones laborales. Experiencia en supervisión de personal. Requisito Legal - Poseer licencia para conducir vehículo liviano o motocicleta. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS. - Tacto y habilidad social. Agilidad manual. Inteligencia espacial. Buena condición visual. Buena condición física. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 137 de 331 PUESTO: ASISTENTE MUNICIPAL 2201 NATURALEZA DEL TRABAJO 119 Organización, coordinación, supervisión y control de las actividades de carácter técnico o administrativo, en un área sustantiva o de apoyo de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Programar, asignar y supervisar las tareas a realizar relacionadas con cuadrillas y mecánica automotriz. - Colaborar en la organización, coordinación y control de las actividades que se desarrollan en su área de trabajo. - Asistir a la Jefatura en la elaboración de programas de trabajo. - Controlar el desarrollo de las actividades de la Unidad, velar porque las mismas se cumplan según los planes de trabajo. - Diseñar cronogramas para llevar control y poder estimar el costo de operación en nuevos programas asignados a la Unidad. - Intervenir en ajustes de los programas de trabajo, preparar y presentar informes sobre el trabajo realizado, hacer recomendaciones sobre nuevos métodos de trabajo. - Asistir a reuniones con superiores o colaboradores con el fin de analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores. - Velar porque los trabajos se ejecuten respetando las normas técnicas propias de la actividad. - Orientar o instruir a personal de menor nivel en la ejecución de sus labores. - Atender y resolver consultas que presentan sus superiores, compañeros y público en general. - Ejecutar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia, siguiendo instrucciones generales y normas establecidas, su labor es supervisada por medio del análisis de los métodos 120 empleados, los informes presentados y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión y control sobre personal de menor nivel que se dedica a labores administrativas y operativas. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda el desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas, empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del equipo, útiles, materiales, valores y documentos que utiliza en el desarrollo de las actividades de su unidad. Condiciones de Trabajo Realiza eventualmente trabajo en oficina, cuando las circunstancias lo exijan deberá trasladarse a supervisar a diferentes lugares, lo cual le hace estar expuesto a riesgos, ruidos e inclemencias del tiempo. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren solución inmediata, bajo la reglamentación y directrices vigentes. REQUISITOS 121 - Primer año en una carrera universitaria afín con el puesto. Con experiencia en la ejecución de labores administrativas. Amplia experiencia en supervisión de personal. Combinación equivalente de estudios y experiencia. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Aptitud numérica. Capacidad de concentración. Capacidad de discreción. Interés por actualizar sus conocimientos. Buena presentación personal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 2.0 Página 139 de 331 PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO ADMINISTRATIVO 2202 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas asistenciales especializadas de carácter administrativo, de gran complejidad y responsabilidad, en un área sustantiva o de apoyo a la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Realizar investigaciones siguiendo los métodos establecidos conforme a instrucciones superiores. - Velar porque las leyes, normas, reglamentos sean cumplidos en las dependencias de la Municipalidad. - Efectuar investigaciones y recomendar sanciones disciplinarias sobre faltas leves de acuerdo con el Reglamento Autónomo de Servicios y la Legislación Vigente. - Recibir, revisar, supervisar y constatar la calidad de los documentos elaborados. 122 - Dirigir, asignar y supervisar actividades relacionadas con el control de calidad y bodegas. - Confeccionar diversos informes estadísticos sobre las actividades y realiza inventarios selectivos. - Colaborar en la redacción de instructivos y manuales. - Programar, coordinar y ejecutar tareas relacionadas con la información, divulgación e inspección de la actividad municipal. - Asistir al superior en la atención de asuntos administrativos, velar porque estos se ejecuten correctamente. - Colaborar en la asignación y coordinación de los trabajos que se ejecutan relacionados con las actividades de inspección y control interno. - Realizar investigaciones en diferentes centros conforme a los programas previamente establecidos, en una disciplina determinada. - Preparar informes periódicos sobre los estudios e investigaciones llevadas a cabo, planteando irregularidades, cambios o aspectos de interés. - Colaborar en la preparación de cuestionarios en la recopilación e interpretación de datos y análisis de los mismos, prepara informes con recomendaciones. - Realizar cálculos variados relacionados con el pago de salarios, liquidaciones, deducciones y otros. - Revisar, controlar y actualizar los diversos documentos que afectan la planilla de salarios, verificar montos, cambios o correcciones que aplican a la planilla. Preparar cálculos de horas laboradas para efectos de pagos, mediante la revisión de los controles de tiempo. - Llevar control de las pensiones alimenticias y embargos que se practican al personal de la Municipalidad. - Participar en la elaboración de planes, proyectos, controlar el desarrollo y cumplimiento de los mismos. 123 - Efectuar estudios de fuentes de ingreso, presupuestarias, presenta informes a superiores. hacer proyecciones - Coordinar, supervisar, controlar y ejecutar las labores que se realizan en su área de trabajo. - Participar en la preparación de presupuesto, inventarios, estudios de costos, realiza operaciones y efectuar ajustes de ingresos y egresos, determinar totales y efectuar balances. - Recibir diversos documentos que le son remitidos en su especialidad, los revisa y tramita según corresponda. - Participar en la ejecución de inventarios de activos. - Colaborar en la preparación de programas de trabajo en la unidad donde se desempeña. - Supervisar y ejecutar labores variadas y complejas relacionadas con la gestión, trámite y control de cobros de impuestos y patentes comerciales. - Preparar las comunicaciones escritas, para informar a los interesados acerca del resultado de estudios al pendiente de cobro, mantener los controles actualizados. - Asistir a reuniones con superiores y compañeros para analizar métodos y procedimientos de trabajo, proponer modificaciones. - Velar porque las normas disciplinarias y de procedimientos sean cumplidas. - Atender o resolver consultas de superiores, compañeros y público en general. - Realizar labores variadas de oficina que se originan de la actividad que ejecuta. - Realizar otras tareas propias del puesto. internos CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida 124 Labora siguiendo instrucciones generales y normas específicas relacionadas con su especialidad. Su labor es evaluada por los métodos empleados y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre personal de menor nivel, el cual ejecuta labores en un área determinada. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende las tareas y actividades asignadas. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de otras instituciones y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo, útiles de oficina e implementos de que dispone para efectuar su labor, así como por documentación e información inherente a sus actividades. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones ambientales adecuadas, propias de una Oficina, en donde las posibles molestias pueden originarse en la atención de público, llamadas telefónicas y ruidos constantes producidos por diversos tipos de máquinas. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración. Sin embargo estos pueden ser advertidos y corregidos oportunamente. Iniciativa 125 Recurre a su iniciativa para resolver situaciones de mediana dificultad, atendiendo las regulaciones establecidas. REQUISITOS Segundo año de una carrera universitaria afín con el puesto. Preparación equivalente. Considerable experiencia relacionada con el cargo. Experiencia en supervisión de personal. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Capacidad analítica. Aptitud numérica. Atención concentrada. Capacidad de discreción. Interés por actualizarse. Buena presentación personal. 126 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 145 de 331 PUESTO: TÉCNICO PROFESIONAL -1 2301 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecuta tareas asistenciales de gran complejidad y responsabilidad en un nivel técnico profesional, cuya área de trabajo es de carácter sustantivo y de apoyo a la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Realizar investigaciones siguiendo los métodos establecidos conforme a instrucciones superiores. - Participar con superiores en la elaboración de normas y procedimientos sobre las relaciones públicas de la Municipalidad. - Velar por el cumplimiento de las normas, procedimientos legales, reglamentos y trámites en las dependencias de la Municipalidad. - Ejecutar estudios en diferentes dependencias judiciales en donde está litigando la Municipalidad. - Preparar informes periódicos de los estudios realizados, determinar anomalías, presentar recomendaciones. - Recopilar, estudiar documentos y presentar estudios de factibilidad para la automatización de diversos procedimientos. - Colaborar en la redacción de manuales, instructivos y procedimientos para control interno. - Participar en actividades de reclutamiento y selección de personal. - Colaborar en la preparación de artículos, crónicas, seleccionar y revisar materiales para su publicación. 127 - Desarrollar, supervisar, controlar y ejecutar programas de interno en el área afín. control - Realizar estudios regístrales. - Ejecutar labores asistenciales difíciles en supervisión y control de construcciones, ampliaciones, remodelaciones de edificaciones, urbanizaciones, parques, y otro tipo de proyectos. - Participar en la elaboración de planes, proyectos, controlar el desarrollo y cumplimiento de los mismos. - Analizar diverso tipo de información financiera contable y estadística, presentar recomendaciones. - Recibir información financiera, coordinar con diversas áreas la aplicación de los resultados obtenidos según proyectos específicos. - Realizar estudios y conciliaciones de diversas cuentas, preparar asientos, notas de débito y crédito. - Brindar asistencia técnica profesional a funcionarios de igual o mayor nivel profesional y jerárquico en el desarrollo de proyectos de investigación, estudios y otros que estén a cargo de estos. - Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades que requiera el puesto. - Velar por el cumplimiento de los programas, proyectos o actividades que se le encarguen a desarrollar de acuerdo con especificaciones, planes y/o políticas fijadas por la Institución para el área de su competencia. - Desarrollar, supervisar, controlar y efectuar programas de interno en el campo de la auditoría. - Velar porque las leyes, normas, reglamentos, sean cumplidos en las dependencias de la Municipalidad. - Colaborar en la redacción de instructivos y manuales. - Preparar informes periódicos de los estudios realizados, determinar anomalías, presentar recomendaciones. control 128 - Analizar diversos tipos de información financiera contable y estadística, presentar recomendaciones. - Determinar cargas máximas y equivalentes recomendadas para el diseño de carreteras, puentes y estructuras. - Participar con superiores en la elaboración de normas y procedimientos sobre las relaciones públicas de la Municipalidad. - Colaborar en la preparación de artículos, crónicas y seleccionar y revisar materiales para su publicación. - Asistir a reuniones con superiores y compañeros, para analizar métodos y procedimientos de trabajo, proponer modificaciones. - Catalogar y clasificar material bibliográfico según normas procedimientos, siguiendo las técnicas de la Bibliotecología. - Realizar préstamo de material bibliográfico y llevar su registro respectivo. - Ordenar estantes, libros, documentos, revistas, y otros, estado de los mismos y el uso. - Brindar asesoría en la materia de su especialidad tanto a sus superiores como a funcionarios de otras instituciones que así lo demanden. - Asistir a reuniones con superiores, compañeros y funcionarios técnicos y profesionales de otras instituciones, con el objeto de coordinar actividades, perfeccionar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas y actualizar conocimientos. - Efectuar giras de inspecciones y coordinación de las actividades de los proyectos, estudios y otros que se le encomienden. - Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas afines del puesto. y velar por el CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativa al nivel técnico profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico, experiencia y excelencia con 129 que efectúa sus labores. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo estas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes técnicos y de labores que presente, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre personal subalterno, el cual ejecuta labores en una área determinada. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende las tareas y actividades asignadas. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de Instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación o información pertinentes. Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones ambientales adecuadas, propias de una oficina, donde en ciertas ocasiones, le ameritan trasladarse a lugares alrededor del centro para realizar inspecciones, estudios. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos de alguna consideración. Sin embargo estos pueden ser advertidos y corregidos oportunamente. Iniciativa Recurre a su iniciativa para resolver situaciones de mediana dificultad atendiendo las regulaciones. REQUISITOS 130 - Tercer año de una Carrera Universitaria afín con el puesto. Con experiencia en labores relacionadas con el cargo. Experiencia en supervisión de personal. Preparación equivalente. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Capacidad analítica. Atención concentrada. Capacidad de discreción. Interés por actualizarse. Buena presentación personal. 131 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 151 de 331 PUESTO: TÉCNICO PROFESIONAL -2 2302 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecuta tareas asistenciales de gran complejidad y responsabilidad en un nivel técnico profesional en distintas áreas de atención municipal, también se orienta a la atención, control, asesoramiento y promoción de los servicios que presta la Municipalidad en gestión de cobro. TAREAS TÍPICAS - Realizar investigaciones siguiendo los métodos establecidos conforme a instrucciones superiores. - Desarrollar, supervisar, controlar y ejecutar programas de control interno en el área afín. - Efectuar estudios y hacer recomendaciones sobre licitaciones, compras directas, contrataciones, etc. - Ejecutar labores asistenciales difíciles en supervisión y control de construcciones, ampliaciones, remodelaciones de edificaciones, urbanizaciones, parques, y otro tipo de proyectos. - Participar en la elaboración de planes, proyectos, controlar el desarrollo y cumplimiento de los mismos. - Brindar asistencia técnica y profesional a funcionarios de igual o mayor nivel profesional y jerárquico en el desarrollo de proyectos de investigación, estudios y otros que estén a cargo de éstos. - Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades que requiera el puesto. 132 - Velar por los programas, proyectos o actividades que se le encarguen a desarrollar de acuerdo a especificaciones, planes y políticas fijadas por la Institución para el área de su competencia. - Brindar asesoría en la materia de su especialidad. Tanto a sus superiores como a funcionarios de otras instituciones que así lo demanden. - Asistir a reuniones con superiores, compañeros y funcionarios técnicos y profesionales de otras instituciones, con el objeto de coordinar actividades, perfeccionar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas y actualizar conocimientos. - Efectuar giras de inspecciones y coordinación de las actividades de los proyectos, estudios y otros que se le encomienden. - Controlar la recuperación de cuentas que están bajo su cargo y coordinar la autorización de las prórrogas y arreglos de pago requeridos. - Mantener una relación directa con los contribuyentes de la Municipalidad de San José y dar seguimiento a los planeamientos y ofrecimientos hechos por ellos, con el propósito de satisfacer sus necesidades, procurando la mayor rentabilidad y el menor riesgo en las transacciones que se realicen. - Llevar a cabo análisis y estudios de mercado con el fin de determinar nuevas necesidades de los contribuyentes. - Participar en el desarrollo y ejecución del plan estratégico del área y de los planes de acción específicos para cada contribuyente. - Realiza el manejo, atención, control y purificación del pendiente de cobro por servicios, lo cual implica la ejecución de investigaciones contables complejas. - Prepara las comunicaciones escritas mediante las cuales informa a los interesados acerca de los resultados de estudios pendientes de cobro. Operar una terminal de cómputo con el fin de obtener información confiable y actualizada para los asuntos relacionados con el manejo y control del pendiente cobro. - - Atención al contribuyente suministrándole información variada con respectos a asuntos de su cuenta en cuanto al pendiente de cobro resolviéndose los problemas que se la someten a su consideración. 133 - Mantiene controles actualizados sobre el pendiente de cobro y prepara informes mensuales de avances de recuperación de cuentas con el objeto de estimar niveles de avance en la recuperación del pendiente cobro. - Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas afines del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativa al nivel técnico profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico, experiencia y excelencia con que efectúa sus labores. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo estas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes técnicos y de labores que presente, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre personal o procedimientos ejecutados por personal municipal que ejecute trámites solicitados por los contribuyentes asignados, en un área determinada. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende las tareas y actividades asignadas. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de Instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. 134 Condiciones de Trabajo Desarrolla su labor en condiciones ambientales adecuadas, propias de una oficina, donde en ciertas ocasiones le ameritan trasladarse a lugares alrededor del centro, para realizar inspecciones, estudios, etc. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos de alguna consideración. Sin embargo estos pueden ser advertidos y corregidos oportunamente. Iniciativa Recurre a su iniciativa para resolver situaciones de mediana dificultad atendiendo las regulaciones. REQUISITOS - Cuarto año de una carrera universitaria afín con el puesto Preparación equivalente Considerable experiencia relacionada con el cargo. Experiencia en supervisión de Personal HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social Capacidad analítica Atención concentrada Capacidad de discreción Interés por actualizarse Buena presentación personal. 135 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 156 de 331 PUESTO: ASISTENTE DE AUDITORIA 2401 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de estudios complejos de auditoría para la verificación, evaluación y control de aspectos administrativos, financieros y electrónicos de los procesos de la institución. TAREAS TÍPICAS - Elaborar los Programas de Auditoría que se requieran para la ejecución de las Auditorías que le corresponda ejecutar. - Realizar visitas preliminares para la ejecución de los diferentes estudios del Programa Anual de Trabajo. - Confeccionar cuestionarios de revisión preliminar. - Examinar y evaluar las acciones administrativas y financieras de las distintas dependencias. - Verificar el control interno, cumplimiento de metas, objetivos y normas legales de los diferentes procedimientos de la Institución. 136 - Efectuar arqueos de Caja Chica. - Identificar áreas críticas y ejecutar el estudio. - Realizar Auditorías Especiales por solicitud de las Jefaturas respectivas y el Concejo Municipal, así como por requerimientos de la Contraloría General de la República. Elaborar informes sobre las intervenciones que realiza, anotando irregularidades observadas y presentar las recomendaciones necesarias. - - Efectuar el control Presupuesto. posterior - Comprobar que los funcionarios responsables tomen las medidas recomendadas en los informes de auditoría, así como las emitidas por la Contraloría General de la República. - Efectuar análisis de sistemas del proceso electrónico de datos. - Redactar y presentar al Jefe Inmediato informes técnicos sobre las actividades realizadas y el alcance de los hallazgos obtenidos. - Fiscalizar y verificar la toma de inventarios. - Efectuar el control Presupuesto. - Comprobar que los funcionarios responsables tomen las medidas recomendadas en los informes de auditoría, así como las emitidas por la Contraloría General de la República. - Asistir a reuniones con superiores, compañeros, etc. - Realizar otras labores afines al proceso de auditoría. - Realizar otras funciones atinentes al área de Auditoría. posterior de la de la ejecución ejecución y liquidación y liquidación del del CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE La clase Asistente de Auditoría 1 ejecuta labores con un alto grado de dificultad. En consecuencia, para realizarlas, se requiere preparación académica y experiencia en el campo específico de trabajo. Supervisión Recibida 137 Trabaja con gran independencia, siguiendo instrucciones generales. Recibe asistencia funcional de su superior. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia obtenidas en el cumplimiento de los métodos empleados y la calidad de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida En ocasiones le puede corresponder organizar, coordinar, asignar y supervisar el trabajo del equipo de trabajo. Responsabilidad por Funciones La naturaleza del trabajo exige la aplicación de principios y técnicas del área de la Auditoría, para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas de alto grado de dificultad o bien para organizar y supervisar actividades que han de ser ejecutadas por personal de menor experiencia. Responsabilidad por Equipo y Materiales Es responsable por el adecuado empleo de los equipos y materiales que se le asignen a la Dependencia para el desempeño de sus actividades. Condiciones de Trabajo Le corresponde trasladarse a las diferentes dependencias en el cumplimiento de su labor. Le puede corresponder integrarse a grupos de trabajo y trabajar sin límite de jornada. Consecuencia del Error Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración a la Institución, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado. REQUISITOS - Segundo año de Carrera Universitaria en Administración de Negocios o Contaduría Pública. Entre dos y tres años de experiencia en labores relacionadas con el puesto. Preparación equivalente. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Discreción y objetividad. Capacidad Analítica. Capacidad de redacción. 138 - Buenas relaciones humanas. Capacidad para el trabajo en equipo. Creatividad Actualización de conocimientos y técnicas propias de su especialidad. Buena presentación personal. 139 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 160 de 331 PUESTO: OPERADOR COMPUTADOR 2501 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas complejas y de responsabilidad en la operación de sistemas computarizados. TAREAS TÍPICAS: - Operar la consola principal del computador, así como unidades periféricas de acuerdo con programas establecidos. - Registrar el tiempo de cada proceso que se realice en el computador. - Montar y desmontar archivos en que se almacenan datos y programas de operación. Opera los dispositivos del computador a fin de que sean procesados. - Regular los equipos de acuerdo a la operación. - Operar unidades de cinta de grabación, clasificación de intercalación de archivos. - Llevar los archivos de discos, cintas y tarjetas y confeccionar tarjetas de archivo para la actualización del mismo. - Velar por el correcto empleo, funcionamiento y mantenimiento del equipo de cómputo. - Realizar cualquier otra tarea propia de su puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida 140 Trabaja con alguna dependencia, siguiendo instrucciones generales y normas establecidas. Su desempeño es evaluado por los métodos empleados y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda las actividades asignadas a su puesto. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones con compañeros y superiores. Responsabilidad por Equipo y Materiales. Responde por el adecuado uso y aprovechamiento conferido a los materiales, equipos, e instrumentos requeridos por su actividad, así como por la documentación e información que ésta use y genere. Condiciones de Trabajo Trabaja generalmente en locales acondicionados al propósito de la actividad. El carácter sedentario de la misma produce con el tiempo algunos efectos, que pueden ser resueltos con programas de salud ocupacional. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden ocasionar confusión, atrasos, o pérdidas materiales cuantiosas, las cuales pueden ser corregidas a tiempo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para resolver dificultades generadas por la propia actividad, dentro de la reglamentación vigente. REQUI SITOS - Bachiller Secundaria. Graduado de un Colegio Técnico Profesional o del INA en el área de su especialidad. Capacitación formal en el campo. Experiencia en labores relativas al cargo. Preparación equivalente. 141 HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Habilidad manual. Aptitud numérica. Buena presentación personal. Buena condición física. Atención concentrada. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 163 de 331 PUESTO: PROFESIONAL EN INFORMATICA -1 2502 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas asistenciales especializadas de carácter técnico o administrativo de mediana complejidad y responsabilidad en el área de la Informática. TAREAS TÍPICAS - Ejecutar labores de programación para el procesamiento electrónico de datos. 142 - Elaborar diagramas en bloque con su respectiva codificación. - Crear los archivos que prueba en coordinación con el Analista. - Realizar la correspondiente prueba de escritorio. - Documentar y preparar las instrucciones de operación de los programas que se le asignen. - Resolver consultas técnicas relacionadas con su trabajo. - Brindar mantenimiento a los sistemas de información y efectuar los ajustes necesarios durante su periodo de vigencia, según instrucciones superiores. - Capacitar al usuario en el uso de los programas. - Preparar informes sobre el cumplimiento de sus labores. - Realizar labores variadas de oficina que se derivan de su actividad. - Realizar otras tareas propias del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de trabajo. Su labor es supervisada y evaluada por medio de la apreciación de la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce eventualmente supervisión sobre personal de menor nivel, el cual se especializa en la actividad determinada. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia con que atiende las tareas y actividades encomendadas en el área de su especialidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, usuarios, funcionarios de otras instituciones, empresas privadas y público en general. 143 Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y útiles de oficina que dispone para el cumplimiento de sus funciones, así como por documentación e información confiada. Condiciones de Trabajo En condiciones especiales y de urgente necesidad le puede corresponder trabajar sin límite de jornada y trasladarse a otros lugares. En la oficina, las posibles molestias pueden originarse en la atención del público y en ruidos continuos producidos por máquinas. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas de información, daños o atrasos de consideración. Estos pueden ser corregidos en el curso normal del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para resolver situaciones de mediana dificultad atendiendo las regulaciones establecidas. REQUISITOS - Bachiller en una carrera universitaria que lo faculte para el desempeño del cargo. Conocimientos básicos en el Lenguaje Linc II. Alguna experiencia en labores propias del puesto. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social. Capacidad analítica. Aptitud numérica. Atención concentrada. Capacidad de discreción. Interés por actualizarse. Buena presentación personal. 144 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 166 de 331 PUESTO: PROFESIONAL 1- AUDITOR (A) AUDITORÍA INTERNA 2600 NATURALEZA DEL PUESTO Realiza funciones profesionales de auditoría relacionadas con la ejecución de estudios, proyectos, programas o procesos de menor complejidad para la fiscalización, verificación, evaluación y control de aspectos financieroscontables, económicos, administrativos de la institución. FUNCIONES: - - - Planear, coordinar y ejecutar proyectos y estudios de auditoría asignados por la jefatura, de acuerdo con las normas emitidas por la Contraloría General de la República para el ejercicio de la Auditoría Interna. Realizar los estudios de auditorías especiales que le sean asignadas por la jefatura a fin de atender las solicitudes del Concejo Municipal o de las Jefaturas respectivas, así como por requerimientos de la Contraloría General de la República. Mantener informado a la jefatura de los principales aspectos, hallazgos o hechos relevantes, sobre los avances y alcance de los estudios asignados. Informar oportunamente al superior de las situaciones que se presentan en el transcurso de las intervenciones y que por su trascendencia requieran la participación de instancias superiores. Mantener actualizados archivos y otras fuentes de información, de acuerdo con los criterios de selección y ordenamiento fijados, a fin de respaldar en forma adecuada las intervenciones efectuadas. Llevar el control de su trabajo por medio de programas, cronogramas y registro diario de actividades realizadas, para garantizar el adecuado cumplimiento de sus funciones. Rendir por escrito y de acuerdo con la programación realizada, los informes pertinentes sobre los resultados de las labores asignadas, para efectos de retroalimentación, evaluación y toma de decisiones. 145 - - - - - Informar a funcionarios/as y unidades administrativas de la Municipalidad, relacionados con los estudios a su cargo, sobre las disposiciones de la Ley sobre el Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos y su Reglamento, y sobre legalización de libros, por medio de la atención de consultas orales y telefónicas, a fin de promover el cumplimiento oportuno de las disposiciones legales y evitar situaciones al margen de la Ley. Participar y colaborar en la elaboración de los programas de auditoría que se requieran para una adecuada gestión fiscalizadora. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen el área trabajo en que se desempeña, para lo cual debe mantenerse permanentemente actualizado. Efectuar las investigaciones requeridas y el análisis de los estudios asignados. Redactar y presentar al Jefe Inmediato informes técnicos sobre las actividades realizadas y el alcance de los hallazgos obtenidos. Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales, políticas, procedimientos establecidos, acuerdos vigentes y la correcta aplicación de los mismos. Asistir a reuniones con superiores, compañeros, etc. Colaborar en la ejecución de los programas de trabajo, que entre otros incluye aspectos tales como: arqueos de fondos de operaciones, conciliaciones bancarias, revisión de formularios contables, análisis de cuentas de gastos, ventas, revisión de procedimientos utilizados, controles internos y otros aspectos o actividades susceptibles de evaluación. Elaborar los programas de trabajo, conjuntamente con sus superiores y sugerir la metodología a seguir en las intervenciones. Velar por el cumplimiento de los controles internos, procedimientos establecidos, de disposiciones y normas legales reglamentarias y de cualquier otra índole, establecidos en la institución para las diferentes áreas de actividad. Proponer medidas correctivas, introducción de controles internos, participar en la redacción de instructivos y manuales de procedimientos y de cualquier otra documentación necesaria para asegurar el cumplimiento de esas medidas. Participar en sesiones de trabajo para recibir instrucciones, presentar informes sobre el avance de las intervenciones y cualquier otro asunto de índole similar. Recopilar la normativa vigente sobre el asunto auditado. Coordinar sus actividades con el personal técnico de su oficina y con otros funcionarios de la Institución. Colaborar en el desarrollo de otros estudios asignados a los profesionales de las secciones o departamento. Aplicar procedimientos de auditoría, recopilar evidencia, identificar, evaluar y documentar los hallazgos. Colaborar en la elaboración del plan anual operativo, plan anual de trabajo, y presupuesto. Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando 146 - cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato. Participar, colaborar y cumplir con todas las políticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa. Efectuar estudios preliminares a la ejecución del estudio, analizar estudios anteriores, normativa o criterios aplicables y otra información documental, así como identificar áreas relevantes para su evaluación. Elaborar cuestionarios o cualquier otro instrumento a ser aplicados en las áreas auditadas. Concertar reuniones con las personas involucradas en el área bajo estudio. Evaluar controles internos, procedimientos y cumplimiento de disposiciones y normas legales, reglamentarias y de cualquier otra índole, en las áreas en que desarrolla su trabajo. Efectuar diversos análisis destinados a probar aplicación de procedimientos y normas, así como la confiabilidad, consistencia, razonabilidad y exactitud de los datos procesados. Elaborar el borrador del informe de auditoría, determinando conclusiones y recomendaciones del estudio, presentar y discutir los hallazgos de los estudios y la metodología usada con el superior inmediato. Brindar seguimiento de las acciones y medidas que se hayan definido como resultado de las revisiones y auditorías practicadas. Participar en el diseño de actividades de capacitación y desarrollo del personal de auditoría, así como dictar cursos y charlas. Realizar cualesquiera otras actividades relacionadas con el cargo, de acuerdo con las asignaciones específicas de trabajo de su jefe inmediato y aplicando sus conocimientos profesionales en la materia, para coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos y metas de la Auditoría Interna. DEBERES El Profesional I Auditor, en el ejercicio de su cargo según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tiene los siguientes deberes: a) Cumplir las competencias asignadas por ley. b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas d) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. e) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. 147 f) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República a) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información b) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, El Profesional I Auditor en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. b) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. c) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. d) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. 148 e) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES El Profesional I Auditor en el ejercicio de su cargo según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tiene las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d) Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativo al nivel profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico actual, experiencia y excelencia con que ejecute sus trabajos. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo éstas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia obtenidas en el cumplimiento de los métodos empleados, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida 149 Trabaja generalmente de manera independiente por ser sus labores de carácter esencialmente profesional. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia, eficacia con que aplica los principios y técnicas de la profesión, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Realiza sus funciones con independencia funcional y de criterio. La naturaleza del trabajo exige la aplicación de principios éticos, normativa que regula el ejercicio, y técnicas aplicables a aspectos administrativos, financieros, éticos y electrónicos de los procesos de la institución y al campo de la auditoría Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Responsabilidad por manejo de información confidencial Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por la atención del servicio al cliente 150 Brinda servicios al cliente interno y externo de la entidad mediante la asesoría profesional. Atiende consultas profesionales, resuelve o canaliza la solución de los problemas de los clientes para lograr su satisfacción. Complejidad El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. CONDICIONES DE TRABAJO Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y puede trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares dentro o fuera del país. La actividad demanda un esfuerzo mental creciente, dependiendo de la menor o mayor complejidad, variedad y responsabilidad del trabajo. Por lo general desarrolla sus actividades en oficinas acondicionadas para tal propósito, correspondiéndole en ocasiones trasladarse a otros ambientes distintos, lo cual podría contrariar su estado normal de salud. CONSECUENCIAS DEL ERROR Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. REQUISITOS - Bachiller universitario en una carrera relacionada con un área de Fiscalización de la Auditoría Interna. Un año de experiencia en la ejecución de labores afines a las del puesto. Conocimiento de ofimática. Amplio conocimiento de la normativa que regula el accionar de la Auditoría Interna. 151 - Compresión escrita del idioma inglés. Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Discreción y objetividad. - Capacidad Analítica. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad de redacción. Creatividad. Actualización de conocimientos y técnicas propias de su especialidad. Capacidad para recordar datos. Honradez. Capacidad de trabajar rápidamente. Capacidad de trabajar en lugares encerrados. Dominio de sí mismo. Madurez de juicio. Aceptación de críticas constructivas. Emitir criterios. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 173 de 331 PUESTO: PROFESIONAL -1 2601 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas difíciles en complejidad y responsabilidad de carácter técnico o administrativo, en un área sustantiva o de apoyo, a nivel Profesional. TAREAS TÍPICAS - Diseñar, planificar, organizar y ejecutar investigaciones, estudios descriptivos, análisis y diagnósticos, proyectos y otros trabajos 152 profesionales de su área de conocimiento, con el fin de lograr la mayor eficiencia y eficacia posible en las actividades sustantivas, de apoyo técnico y administrativo de la Institución. - Elaborar informes de avance y generales de trabajos de investigación, estudios y otros. - Preparar y publicar artículos, folletos y otros trabajos técnicos y bibliográficos que contengan temas afines a la actividad profesional de que se le responsabiliza. - Brindar asistencia técnica y profesional a funcionarios de igual o mayor nivel profesional y jerárquico en el desarrollo de proyectos de investigación, estudios y otros que están a cargo de éstos. - Participar o colaborar en la ejecución de los proyectos de mayor complejidad a cargo de profesionales de igual o mayor nivel y de los jefes de las unidades responsables respectivas. - Planear, organizar, coordinar y ejecutar experimentos, ensayos, sondeos, análisis y exámenes de variada índole aplicables a las áreas productiva, administrativa, cultural y de salud de la Institución. - Atender y dar seguimiento médico y/o psicológico a funcionarios de la Institución que lo requieran. - Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades, así como representar a la Institución ante organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros. - Realizar estudios de carácter social según diversos planteamientos que se presentan a la Municipalidad. - Efectuar entrevistas, investigar naturaleza y causas de los problemas expuestos, analizar factores económicos, sociales, ambientales y otros que considere necesarios. - Velar porque los programas, proyectos o actividades que se le encargan, se desarrollen de acuerdo a especificaciones y/o planes y políticas fijadas por la Institución para el área profesional de su competencia. - Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presentan sus superiores, compañeros y funcionarios de otras Instituciones y publico en general. 153 - Brindar asesoría en la materia de su especialidad tanto a sus superiores como a funcionarios de otras instituciones que así lo demanden. - Ejecutar o participar en la elaboración y desarrollo de programas actividades propias de su campo de actividad. - Programar y participar en la programación de actividades de capacitación y adiestramiento del personal, dictar cursos de capacitación e impartir charlas y conferencias en materias relacionadas con su profesión. - Redactar, corregir y firmar documentos variados que se originan en el desarrollo de las actividades que realiza y velar por su ágil y correcto trámite. - Asistir a reuniones con superiores, compañeros y funcionarios técnicos y profesionales de otras instituciones, con el objeto de coordinar actividades, perfeccionar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas y actualizar conocimientos. - Mantener controles sobre los trabajos que se le encomiendan y velar porque los mismos se ejecuten conforme a programas, fechas y plazos establecidos. - Ejecutar o participar en la evaluación del avance y resultados de investigaciones, estudios y actividades realizadas; sugerir y poner en práctica cambios en los métodos, procedimientos, programas y otros factores de carácter técnico y profesional, con el propósito de mejorarlo. - Coordinar sus actividades con otros funcionarios y oficinas de la Municipalidad, instituciones públicas o privadas, de acuerdo a lo que sea pertinente. - Preparar y presentar informes de labores realizadas y exponer en ellos los problemas encontrados, soluciones dadas, tipo y cantidad de actividades realizadas y otros aspectos de interés para la evaluación de su trabajo. - Comprobar la correcta aplicación de normas, reglamentos que rigen sus actividades. y disposiciones, leyes y 154 - Efectuar giras de inspección y coordinación de las actividades de los proyectos, estudios y otros que se le encomienden. - Mantener al día un banco de información o datos para respaldar o facilitar su labor y la de otros funcionarios de la Institución. - Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas afines a la profesión y nivel del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativo al nivel profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico, experiencia y excelencia con que ejecute sus trabajos. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo éstas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes técnicos y de labores que presenta, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Trabaja generalmente de manera independiente por ser sus labores de carácter esencialmente profesional, sin embargo, dependiendo de la complejidad de las mismas o de la magnitud de los estudios, proyectos o investigaciones que se le encomienden, le puede corresponder supervisar personal de nivel profesional, técnico y administrativo que colabora en su realización. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que aplica los principios y técnicas de una profesión determinada, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. 155 Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Condiciones de Trabajo Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares dentro o fuera del país. La actividad demanda un esfuerzo mental creciente, dependiendo de la menor o mayor complejidad, variedad y responsabilidad del trabajo. Por lo general desarrolla su labor en oficinas acondicionadas para el propósito de su actividad, en ocasiones le corresponde trasladarse a otros lugares y exponerse a otro ambiente, lo cual podría afectar su salud. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. REQUISITOS - Bachiller universitario en una carrera atinente al puesto. Conocimientos básicos de Informática. Incorporado al colegio profesional respectivo cuando exista esta entidad. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad para relacionarse. Habilidad analítica. Facilidad de expresión oral y escrita. Capacidad para actualizar sus conocimientos. Hábito de lectura arraigado. Capacidad de organización. 156 - Buena presentación personal. 157 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 179 de 331 PUESTO: ASISTENTE DE GESTION MUNICIPAL NATURALEZA DEL PUESTO 2602 Ejecución de tareas difíciles en complejidad y responsabilidad de carácter técnico o administrativo, en el área de Mejoramiento de Barrios, a nivel Profesional. TAREAS TÍPICAS - Observar, recolectar, interpretar e informar aspectos fundamentales para la toma de decisiones sobre las problemáticas de los barrios del Cantón de San José. Llevar un control de las organizaciones en las cuales han contribuido a su formación, construyendo un puente entre las organizaciones comunales y el Área de Mejoramiento de Barrios. Observar características propias de cada comunidad para contribuir con la toma de medidas correspondientes. Recolectar en los lugares asignados información que contribuya al mejoramiento del modelo de vida de una comunidad. Darle prioridad a los barrios con mayores deficiencias en los servicios y la infraestructura. Llevar a cabo proyectos de mejoramiento de calles, parques, alcantarillado, centros de educación, aceras, caños, etc. Coordinar con otras dependencias municipales para el mejoramiento de los servicios de limpieza de vías, recolección de basura y ornato de parques y otros lugares públicos. Informar e instruir a la población sobre mejorar los hábitos en cuanto a la disposición de los desechos sólidos y el cuidado de los espacios públicos. Implementar programas de seguridad ciudadana. Impulsar convenios con instituciones que imparten capacitación laboral para facilitarles el acceso a quienes habitan en esos barrios. Impulsar el establecimiento de lugares dedicados a la recreación y el deporte en los barrios con el propósito de que los niños y los jóvenes 158 - - cuenten con más opciones de divertirse sanamente y alejarse del peligro de drogadicción. Apoyar la creación de microempresas y de bolsas de empleo. Cooperar con otras instituciones para que en las comunidades marginales se efectúen campañas de educación sexual a través de los medios de comunicación, el sistema de educación formal y programas dirigidos directamente a los hogares. Colaborar con las organizaciones no gubernamentales que atienden centros asistenciales. Coordinar programas dirigidos a mejorar la calidad de vida del adulto mayor. Establecer mecanismos que posibiliten a la Municipalidad, a través de procedimientos más expeditos, cancelar la patente a aquellos negocios que permitan cualquier forma de explotación sexual de los niños. Promover la organización de los vecinos. Establecer una campaña de acción municipal en cada uno de los distritos del Cantón y promover múltiples actividades en cultura, arte, salud, educación, deporte, recreación, etc. Interpretar la información recolectada y presentar informe preliminar al Auxiliar de Gestión. Informar al responsable sobre las investigaciones que se realizaran producto del estudio previo de esta información. Colaborar en la etapa de control de los proyectos aprobados. Manejo de información de contactos. Apoyo para la realización de actividades propias de está área, como seminarios, charlas, capacitaciones a los grupos comunales. Colaborar en el manejo del archivo y la organización de expedientes. Ejecutar otras tareas afines a la profesión y nivel del puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativo al nivel profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico, experiencia y excelencia con que ejecute sus trabajos. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo éstas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes técnicos y de labores que presenta, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Trabaja generalmente de manera independiente por ser sus labores de carácter esencialmente profesional, sin embargo, dependiendo de la complejidad de las mismas o de la magnitud de los estudios, proyectos o investigaciones que se le encomienden, le puede corresponder supervisar 159 personal de nivel profesional, técnico y administrativo que colabora en su realización. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que aplica los principios y técnicas de una profesión determinada, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Condiciones de Trabajo Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares dentro o fuera del país. La actividad demanda un esfuerzo mental creciente, dependiendo de la menor o mayor complejidad, variedad y responsabilidad del trabajo. Por lo general desarrolla su labor en oficinas acondicionadas para el propósito de su actividad, en ocasiones le corresponde trasladarse a otros lugares y exponerse a otro ambiente, lo cual podría afectar su salud. Consecuencias del error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. 160 REQUISITOS - Bachiller universitario en una carrera atinente al puesto. Conocimientos básicos de Informática. Competencias requeridas - Adaptabilidad Análisis de problemas Aprendizaje Atención al detalle Autoorganización Capacidad de negociación Comunicación escrita y oral Conocimiento entorno Creatividad/Decisión Disciplina/Energía Flexibilidad Identificación directiva Independencia/Iniciativa Integridad/Juicio Liderazgo Orientación hacia el logro Persuasión Servicio al cliente Sociabilidad Trabajo en equipo Visión Sentido urgencia Tolerancia al estrés Toma de riesgos Cultura personal Requisito Legal - Incorporado al colegio profesional respectivo cuando exista esta entidad. Capacitación exigible - Conocer los reglamentos, normas y disposiciones que regulan la actividad la institución. Conocer la aplicación de los diferentes sistemas computacionales de la institución. 161 - Conocimiento del entorno municipal y el comportamiento de las variables económicas que afectan la institución tanto a nivel cantonal como nacional. Conocimiento de los diferentes procesos del quehacer municipal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 184 de 331 PUESTO: PROFESIONAL -2 2603 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de tareas de gran dificultad, complejidad y responsabilidad, de carácter técnico o administrativo, en un área sustantiva o de apoyo a nivel Profesional. TAREAS TÍPICAS - Diseñar, planificar, organizar y ejecutar investigaciones, estudios descriptivos, análisis y diagnósticos, proyectos y otros trabajos profesionales de su área de conocimiento, con el fin de lograr la mayor 162 eficiencia y eficacia posible en las actividades sustantivas, técnico y administrativo de la Institución. de apoyo - Elaborar informes de avance y generales de trabajos de investigación, estudios y otros. - Preparar y publicar artículos, folletos y otros trabajos técnicos y bibliográficos que contengan temas afines a la actividad profesional de que se le responsabiliza. - Brindar asistencia técnica y profesional a funcionarios de igual o mayor nivel profesional y jerárquico en el desarrollo de proyectos de investigación, estudios y otros que están a cargo de éstos. - Participar o colaborar en la ejecución de los proyectos de mayor complejidad a cargo de profesionales de igual o mayor nivel y de los jefes de las unidades responsables respectivas. - Planear, organizar, coordinar y ejecutar experimentos, ensayos, sondeos, análisis y exámenes de variada índole aplicables a las áreas productiva, laboral y administrativa de la Institución y médico preventivo de los servidores. - Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades, así como representar a la Institución ante organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros. - Velar porque los programas, proyectos o actividades que se le encargan, se desarrollen de acuerdo con especificaciones y/o planes y políticas fijadas por la Institución para el área profesional de su competencia. - Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presentan sus superiores, compañeros y funcionarios de otras Instituciones y público en general. - Brindar asesoría en la materia de su especialidad tanto a sus superiores como a funcionarios de otras instituciones que así lo demanden. - Ejecutar o participar en la elaboración y desarrollo de programas actividades propias de su campo de actividad. - Programar y capacitación y participar en la programación de actividades de y adiestramiento del personal, dictar cursos de 163 capacitación e impartir charlas y conferencias en materias relacionadas con su profesión. - Redactar, corregir y firmar documentos variados que se originan en el desarrollo de las actividades que realiza y velar por su ágil y correcto trámite. - Asistir a reuniones con superiores, compañeros y funcionarios técnicos y profesionales de otras instituciones, con el objeto de coordinar actividades, perfeccionar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas y actualizar conocimientos. Mantener registros sobre los trabajos que se le encomiendan y velar porque los mismos se ejecuten conforme a programas, fechas y plazos establecidos. - - Ejecutar o participar en la evaluación del avance y resultados de investigaciones, estudios y actividades realizadas; sugerir y poner en práctica cambios en los métodos, procedimientos, programas y otros factores de carácter técnico y profesional, con el propósito de mejorarlo. - Coordinar sus actividades con otros funcionarios y oficinas de la Municipalidad, instituciones públicas o privadas, de acuerdo a lo que sea pertinente. - Preparar y presentar informes de labores realizadas y exponer en ellos los problemas encontrados, soluciones dadas, tipo y cantidad de actividades realizadas y otros aspectos de interés para la evaluación de su trabajo. - Comprobar la correcta aplicación de normas, reglamentos que rigen sus actividades. - Efectuar giras de inspección y coordinación de las actividades de los proyectos, estudios y otros que se le encomienden. - Mantener al día un banco de información o datos para respaldar o facilitar su labor y la de otros funcionarios de la Institución. - Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas afines a la profesión y nivel del puesto. disposiciones, leyes y CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE 164 Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativo al nivel profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico actual, experiencia y excelencia con que ejecute sus trabajos. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo éstas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes técnicos y de labores que presenta, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Trabaja generalmente de manera independiente por ser sus labores de carácter esencialmente profesional, sin embargo, dependiendo de la complejidad de las mismas o de la magnitud de los estudios, proyectos o investigaciones que se le encomienden, le puede corresponder supervisar personal de nivel profesional, técnico y administrativo que colabora en su realización. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que aplica los principios y técnicas de una profesión determinada, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Condiciones de Trabajo Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares dentro o fuera del país. La actividad demanda un esfuerzo mental creciente, 165 dependiendo de la menor o mayor complejidad, variedad y responsabilidad del trabajo. Por lo general desarrolla sus actividades en oficinas acondicionadas para tal propósito, correspondiéndole en ocasiones trasladarse a otros ambientes distintos, lo cual podría contrariar su estado normal de salud. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. REQUISITOS - Licenciado en una carrera atinente al puesto Un año de experiencia en la ejecución de labores afines a las del puesto. Haber obtenido calificación de al menos muy bueno en su desempeño profesional anterior. Conocimientos básicos de Informática. Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad para relacionarse. Habilidad analítica. Facilidad de expresión oral y escrita. Capacidad para actualizar sus conocimientos. Hábito de lectura arraigado. Capacidad de organización. Buena presentación personal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ 166 Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 189 de 331 PUESTO: PROFESIONAL 2- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA NATURALEZA DEL PUESTO Realiza funciones profesionales de auditoría relacionados con el programa y procesos de aseguramiento y control de calidad así como del seguimiento del SEVRI y coadyuva con el diseño de proyectos específicos del área, para el nivel de dirección del Sub Auditor Municipal, sustentadas por principios teóricos, métodos y técnicas pertinentes en concordancia con la misión, la visión y los valores institucionales. FUNCIONES: - Elaborar, ejecutar y controlar un "Programa de Aseguramiento de la Calidad de la Auditoría Interna", que funcione como un sistema de gestión de calidad en relación a la planificación, divulgación, control documental, auto revisión del sistema, gestión de los recursos, ejecución y mejora continua. - Controlar y monitorear el cumplimiento de la gestión de la Auditoría Interna con la normativa emitida por la CGR, por medio del Programa de Aseguramiento de la Calidad. - Ejecutar auditorías de calidad de la Auditoría Interna a fin de identificar oportunidades de mejora en los procesos internos de planificación, ejecución, comunicación, reporte y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditorías realizadas. - Ejecutar auditorías de calidad a fin de identificar oportunidades de mejora en los procesos de la administración de la Auditoría Interna. - Monitorear por medio de indicadores claves la gestión de la Auditoría Interna. - Monitorear el cumplimiento del plan estratégico y plan anual para establecer que la programación establecida se lleve a cabo conforme a los indicadores. - Confeccionar y darle mantenimiento al Archivo permanente. - Realizar evaluaciones de calidad del producto o estudios, y controles que se llevan en la Auditoría Interna. - Revisar, diseñar, rediseñar y actualizar las diferentes políticas, procesos y procedimientos de la auditoría, y llevar a cabo las evaluaciones del sistema de control interno en materia de calidad. - Velar por el cumplimiento del SEVRI en Auditoría y la Autoevaluación de Control Interno. 167 - - Realizar los informe de ejecución del Plan Operativo Anual de Auditoría. Realizar el seguimiento al Plan de Mejora y recomendaciones de la Contraloría General de la República. Aplicar las herramientas de evaluación anual de la calidad emitidas por la Contraloría General de la República. Velar por que la Auditoría Municipal cumpla los principios de un sistema de gestión de calidad, como el enfoque de procesos, exceder las expectativas del cliente y llevar un adecuado control de documentación. Elaborar informes de las auditorías de calidad con recomendaciones de mejora. Dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas para su adecuado manejo y ejecución. Diseñar, rediseñar y controlar la documentación conforme al Programa de Aseguramiento de la Calidad. Realizar auditoría internas de calidad según el Programa de Aseguramiento de la Calidad. Realizar otras tareas atinentes al puesto y área de actividad en la que se desempeña. DEBERES El Profesional II Aseguramiento de la Calidad, en el ejercicio de su cargo según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tiene los siguientes deberes: g) Cumplir las competencias asignadas por ley. h) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. i) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas j) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. k) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. l) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República c) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información 168 d) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, El Profesional II Aseguramiento de la calidad en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: f) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. g) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. h) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. i) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. j) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES El Profesional II Aseguramiento de la Calidad en el ejercicio de su cargo según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tiene las siguientes prohibiciones: f) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las ne169 g) h) i) j) cesarias para cumplir su competencia. Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativo al nivel profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico actual, experiencia y excelencia con que ejecute sus trabajos. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo éstas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia obtenidas en el cumplimiento de los métodos empleados, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Trabaja generalmente de manera independiente por ser sus labores de carácter esencialmente profesional, sin embargo, dependiendo de la complejidad de las mismas o de la magnitud de los estudios, proyectos o investigaciones que se le encomienden, le puede corresponder supervisar personal de nivel profesional, técnico y administrativo que colabora en su realización. Responsabilidad por funciones 170 Responde por el grado de eficiencia, eficacia con que aplica los principios y técnicas de la profesión, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Realiza sus funciones con independencia funcional y de criterio. La naturaleza del trabajo exige la aplicación de principios éticos, normativa que regula el ejercicio, y técnicas aplicables a aspectos administrativos, financieros, éticos y electrónicos de los procesos de la institución y al campo de la auditoría Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Responsabilidad por manejo de información confidencial Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por la atención del servicio al cliente Brinda servicios al cliente interno y externo de la entidad mediante la asesoría profesional. Atiende consultas profesionales, resuelve o canaliza la solución de los problemas de los clientes para lograr su satisfacción. Complejidad 171 El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. CONDICIONES DE TRABAJO Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y puede trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares dentro o fuera del país. La actividad demanda un esfuerzo mental creciente, dependiendo de la menor o mayor complejidad, variedad y responsabilidad del trabajo. Por lo general desarrolla sus actividades en oficinas acondicionadas para tal propósito, correspondiéndole en ocasiones trasladarse a otros ambientes distintos, lo cual podría contrariar su estado normal de salud. CONSECUENCIAS DEL ERROR Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. REQUISITOS - Licenciatura en una carrera relacionada con las áreas de fiscalización de la Auditoría Interna (Contaduría Pública, Administración de Negocios, Sistemas de Información etc.) Un año de experiencia en la ejecución de labores afines a las del puesto. - Certificado como Auditor en Calidad o Certificador de Calidad en Auditorías Internas Conocimiento y manejos de sistemas ofimáticos. Amplio conocimiento de la normativa que regula el accionar de la Auditoría Interna. Compresión escrita del idioma inglés. Requisito Legal 172 - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS perfil profesiográfico profesional 2 auditoria.doc - Razonamiento matemático. Capacidad de mando. Inteligencia general. Rapidez en la decisión. Orden. Concentración. Resistencia a la monotonía. Capacidad de trabajar en un ritmo constante. Capacidad de organizar el trabajo propio. Resistencia al estrés. Atención prolongada. Responsabilidad. Memoria visual inmediata. Memoria visual remota. Memoria auditiva inmediata. Memoria auditiva remota. Expresar claramente ideas verbales. Comprensión verbal. Capacidad para recordar datos. Honradez. Capacidad de trabajar rápidamente. Capacidad de trabajar en lugares encerrados. Dominio de sí mismo. Madurez de juicio. Aceptación de críticas constructivas. Emitir criterios. 173 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 196 de 331 PUESTO: PROFESIONAL 2- ASESORÍA LEGAL AUDITORÍA INTERNA NATURALEZA DEL PUESTO Realiza funciones profesionales de auditoría en materia de derecho, coadyuva con el diseño de proyectos específicos del área, para el nivel de dirección del Sub Auditor Municipal, sustentadas por principios teóricos, métodos y técnicas pertinentes en concordancia con la misión, la visión y los valores institucionales. FUNCIONES: - Asesor en temas de su competencia a la Auditoría Interna. - Asesor en la ejecución de relaciones de hecho, cuando en un estudio de auditoría se encuentran indicios que puede ocasionar responsabilidad civil o administrativa - Asesoría en la ejecución de auditorías (con implicaciones legales). - Establecer y mantener actualizado el marco regulador-legal y técnico. - Compilar la información de normativas y demás directrices emitidas por la Contraloría General de la República, de manera que todo el personal tenga acceso a esta información actualizada y vigente. - Desarrollar estudios, dar seguimientos a recomendaciones. - Revisar que toda relación de hecho que se indica en los legados de los estudios se apegue a la directriz de la Contraloría General de la República. - Revisar que se cumplieron todos los requisitos en materia legal, aspectos técnicos legales de forma y fondo, en casos que existan incumplimientos de carácter penal. - Realizar el análisis de las acciones u omisiones aparentemente cometidas que surgen de un Estudio de Auditoría, ante lo cual se valora que si a nivel normativo la aparente acción u omisión está preestablecida o tipificada. - Mantener un seguimiento de denuncias o procesos derivados de relación de hechos o denuncia penal o actividades ante las instancias judiciales -revisión de expedientes, fotocopias, revisar soluciones prevenciones. 174 - - - - Realizar un análisis de aplicación o interpretación de normas jurídicas. Valorar si las denuncias recibidas están a derecho y que cumpla con los requisitos de Contraloría General de la República. Hacer visita de campo para valorar pruebas y obtener la información necesaria de la que se deduzca la aceptación o no de una denuncia. Brindar colaboración y apoyo a los compañeros del equipo auditor ante cualquier duda que contenga aspectos legales. Revisar y valorar decretos, Gaceta, pronunciamiento judicial, jurisprudencia, interpretación de normas y comunicar a todos los interesados sobre los cambios o modificaciones propuestas. . Revisar y actualizar el procedimiento de tramitación de denuncias, relaciones de hechos, legalización de libros o cualquier otro ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de San José. Coordinar con el encargado de Archivo Permanente los cambios de normativa. Elaborar, ejecutar y controlar un "Programa de Aseguramiento de la Calidad de la Auditoría Interna", que funcione como un sistema de gestión de calidad en relación a la planificación, divulgación, control documental, auto revisión del sistema, gestión de los recursos, ejecución y mejora continua. Controlar y monitorear el cumplimiento de la gestión de la Auditoría Interna con la normativa emitida por la Contraloría General de la República. Monitorear por medio de indicadores claves la gestión de la Auditoría Interna. Monitorear el cumplimiento del plan estratégico y plan anual para establecer que la programación establecida se lleve a cabo conforme a los indicadores. Coordinar actividades profesionales y técnicas correspondientes a los procesos de la Auditoría Interna, definiendo procedimientos en forma conjunta con el jefe inmediato cuando sea necesario, velando por el cumplimiento de políticas, normas procedimientos y directrices emitidas por los niveles superiores y la legislación aplicable a su ámbito de acción, con el propósito de coadyuvar al cumplimiento de los planes y programas de trabajo. Participar en actividades orientadas a promover la aceptación de la función de auditoría interna en las diferentes instancias institucionales, realizando exposiciones, y asistiendo a reuniones con los jerarcas, directores y funcionarios de la institución, para coadyuvar con la dirección en el fortalecimiento de los sistemas de control gerencial y sistemas de control interno. Revisar, diseñar, rediseñar y actualizar las diferentes políticas, procesos y procedimientos de la auditoría, y llevar a cabo las evaluaciones del sistema de control interno en materia de calidad. 175 - Velar por el cumplimiento del SEVRI en Auditoría y la Autoevaluación de Control Interno. Realizar los informe de ejecución del Plan Operativo Anual de Auditoría. Realizar el seguimiento al Plan de Mejora y recomendaciones de la Contraloría General de la República. Aplicar las herramientas de evaluación anual de la calidad emitidas por la Contraloría General de la República. Dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas para su adecuado manejo y ejecución. Diseñar, rediseñar y controlar la documentación conforme al Programa de la Auditoría Municipal. Realizar otras tareas atinentes al puesto y área de actividad en la que se desempeña. DEBERES El Profesional II Asesor (a) Legal, en el ejercicio de su cargo según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tiene los siguientes deberes: m) Cumplir las competencias asignadas por ley. n) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. o) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas p) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. q) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. r) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República e) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información f) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, El Profesional II Asesor (a) Legal en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: 176 k) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. l) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. m) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. n) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. o) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES El Profesional II Asesor (a) Legal en el ejercicio de su cargo según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tiene las siguientes prohibiciones: k) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. l) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. m) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. n) Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. 177 o) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativo al nivel profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico actual, experiencia y excelencia con que ejecute sus trabajos. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo éstas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia obtenidas en el cumplimiento de los métodos empleados, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Trabaja generalmente de manera independiente por ser sus labores de carácter esencialmente profesional, sin embargo, dependiendo de la complejidad de las mismas o de la magnitud de los estudios, proyectos o investigaciones que se le encomienden, le puede corresponder supervisar personal de nivel profesional, técnico y administrativo que colabora en su realización. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia, eficacia con que aplica los principios y técnicas de la profesión, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Realiza sus funciones con independencia funcional y de criterio. La naturaleza del trabajo exige la aplicación de principios éticos, normativa que regula el ejercicio, y técnicas aplicables a aspectos administrativos, financieros, éticos y electrónicos de los procesos de la institución y al campo de la auditoría Responsabilidad por Relaciones de Trabajo 178 Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Responsabilidad por manejo de información confidencial Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por la atención del servicio al cliente Brinda servicios al cliente interno y externo de la entidad mediante la asesoría profesional. Atiende consultas profesionales, resuelve o canaliza la solución de los problemas de los clientes para lograr su satisfacción. Complejidad El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. CONDICIONES DE TRABAJO 179 Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y puede trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares dentro o fuera del país. La actividad demanda un esfuerzo mental creciente, dependiendo de la menor o mayor complejidad, variedad y responsabilidad del trabajo. Por lo general desarrolla sus actividades en oficinas acondicionadas para tal propósito, correspondiéndole en ocasiones trasladarse a otros ambientes distintos, lo cual podría contrariar su estado normal de salud. CONSECUENCIAS DEL ERROR Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. REQUISITOS - Licenciatura en Derecho. Un año de experiencia en la ejecución de labores afines a las del puesto. Haber obtenido calificación de al menos muy bueno en su desempeño profesional anterior. Conocimiento y manejos de sistemas ofimáticos. Amplio conocimiento de la normativa que regula el accionar de la Auditoría Interna. Compresión escrita del idioma inglés. Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS perfil profesiográfico profesional 2 auditoria.doc - Razonamiento matemático. Capacidad de mando. Inteligencia general. Rapidez en la decisión. Orden. Concentración. Resistencia a la monotonía. Capacidad de trabajar en un ritmo constante. Capacidad de organizar el trabajo propio. 180 - Resistencia al estrés. Atención prolongada. Responsabilidad. Memoria visual inmediata. Memoria visual remota. Memoria auditiva inmediata. Memoria auditiva remota. Expresar claramente ideas verbales. Comprensión verbal. Capacidad para recordar datos. Honradez. Capacidad de trabajar rápidamente. Capacidad de trabajar en lugares encerrados. Dominio de sí mismo. Madurez de juicio. Aceptación de críticas constructivas. Emitir criterios. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 203 de 331 PUESTO: PROFESIONAL 2- AUDITOR (A) AUDITORÍA INTERNA NATURALEZA DEL PUESTO Realiza funciones profesionales de auditoría relacionadas con procesos financieros-contables, económicos, administrativos y coadyuva con el diseño de proyectos específicos del área, para el nivel de dirección de Jefatura de Sección, sustentadas por principios teóricos, métodos y técnicas pertinentes en concordancia con la misión, la visión y los valores institucionales. FUNCIONES: - Asesorar, investigar, coordinar y ejecutar estudios, análisis, proyectos y actividades profesionales para la Auditoría Interna. - Planear y programar trabajos de auditoría relacionados con procesos financiero-contables, económicos y administrativos. - Ejecutar auditorías para evaluar la consistencia, suficiencia, pertinencia y validez del control interno. 181 - - - - - Dar seguimiento a la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes enviados a la administración. Atender y resolver asuntos especiales, asignados por las instancias superiores, observando y evaluando el cumplimiento de los programas, las metas y los objetivos establecidos. Efectuar labores de control para asegurar el acatamiento de disposiciones legales contenidas en la Ley de Control Interno y Contraloría General de la República y otras leyes conexas. Realizar estudios de auditoría con base en el análisis y mantenimiento de los procesos y micro procesos asignados. Elaborar papeles de trabajo obtenidos durante el desarrollo de los procedimientos del programa de auditoría (cédulas, anexos y minutas de entrevistas, entre otros) Efectuar un monitoreo periódico del funcionamiento de los procesos y micro procesos asignados. Controlar y monitorear el cumplimiento de la gestión de la Auditoría Interna con la normativa emitida por la Contraloría General de la República. Participar en la preparación de programas de trabajo de estudios, siguiendo las instrucciones que recibe de la jefatura y los lineamientos definidos por la dirección en el plan anual de auditoría, para coadyuvar al cumplimiento del objetivo de los estudios. Participar en la realización de estudios de auditoría financiera, operativa, de sistemas, integrales, específicos o especiales, por medio del examen objetivo, sistemático y profesional de los registros, comprobantes, documentos, procesos, y otras evidencias que sustenten las operaciones, para brindar recomendaciones profesionales sobre los asuntos que revisa o audita. Participar en la realización de estudios de seguimiento a la atención de los informes de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Interna, de acuerdo con la asignación que le haga la jefatura, aplicando la normativa específica sobre la materia, con el propósito de fiscalizar el cumplimiento de la aplicación de disposiciones y recomendaciones y evaluar la efectividad de las acciones tomadas para el fortalecimiento de los controles y la aplicación de disposiciones legales. Preparar los informes preliminares de los resultados de los estudios, de acuerdo con las solicitudes e instrucciones de la jefatura, y brindando sus aportes para la oportuna comunicación de resultados del estudio. Participar en la comunicación oral de los resultados de los estudios, cuando el superior inmediato lo considere pertinente, dando su apoyo en la exposición y brindando sus aportes para lograr un resultado satisfactorio en la aceptación de las recomendaciones. Organizar la documentación e información recabada o preparada durante el estudio, siguiendo los procedimientos establecidos, para garantizar la conservación de los expedientes de respaldo de los estudios y la actualización del archivo permanente de la Auditoría Interna. 182 - - - - - - - Rendir informes escritos a la jefatura, de acuerdo con la programación y la periodicidad definida o cuando las circunstancias lo hagan necesario, para dar cuentas sobre el trabajo a su cargo y el cumplimiento de cronograma, metas y objetivos relacionados con las actividades que se le asignen. Coordinar con los directores y jefaturas que tienen a su cargo las actividades o las unidades administrativas objeto de los estudios, manteniendo la comunicación mediante reuniones, entrevistas, solicitudes de información y comentarios sobre los resultados de los aspectos evaluados, a fin de lograr el acceso a toda la información requerida para la realización de los estudios y la posterior comunicación de resultados. Participar en reuniones de trabajo con la jefatura y con el personal de auditoría, aportando ideas y proponiendo mejoras en los procedimientos de trabajo, para desarrollar con excelencia las diversas actividades de auditoría interna. Atender y resolver consultas orales variadas en materia de su competencia o canalizarlas a su jefe inmediato, si fuera necesario, a fin de dar asesoría y brindar servicio al cliente interno y externo. Cumplir con los objetivos establecidos de los indicadores claves de la gestión de su área de competencia. Cumplir con la programación establecida del plan estratégico y plan anual para que se lleve a cabo conforme a los indicadores. Coordinar actividades profesionales y técnicas correspondientes a los procesos de la Auditoría Interna, definiendo procedimientos en forma conjunta con el jefe inmediato cuando sea necesario, velando por el cumplimiento de políticas, normas procedimientos y directrices emitidas por los niveles superiores y la legislación aplicable a su ámbito de acción, con el propósito de coadyuvar al cumplimiento de los planes y programas de trabajo. Participar en actividades orientadas a promover la aceptación de la función de auditoría interna en las diferentes instancias institucionales, realizando exposiciones, y asistiendo a reuniones con los jerarcas, directores y funcionarios de la institución, para coadyuvar con la dirección en el fortalecimiento de los sistemas de control gerencial y sistemas de control interno. Revisar, diseñar, rediseñar y actualizar las diferentes políticas, procesos y procedimientos de la auditoría, y llevar a cabo las evaluaciones del sistema de control interno en materia de calidad. Velar por el cumplimiento del SEVRI en Auditoría y la Autoevaluación de Control Interno. Aplicar las herramientas de evaluación anual de la calidad emitidas por la Contraloría General de la República. Dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas para su adecuado manejo y ejecución. Diseñar, rediseñar y controlar la documentación conforme al Programa de la Auditoría Municipal. 183 - Realizar cualesquiera otras actividades relacionadas con el cargo, de acuerdo con las asignaciones específicas de trabajo de su jefe inmediato y aplicando sus conocimientos profesionales en la materia, para coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos y metas de la Auditoría Interna. DEBERES El Profesional II Auditor, en el ejercicio de su cargo según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tiene los siguientes deberes: s) Cumplir las competencias asignadas por ley. t) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. u) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas v) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. w) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. x) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República g) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información h) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, El Profesional II Auditor en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: p) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. 184 q) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. r) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. s) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. t) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES El Profesional II Auditor en el ejercicio de su cargo según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tiene las siguientes prohibiciones: p) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. q) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. r) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. s) Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. t) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES 185 Supervisión Recibida Trabaja con un grado de independencia relativo al nivel profesional de su puesto y de acuerdo a su grado académico actual, experiencia y excelencia con que ejecute sus trabajos. Recibe instrucciones y observaciones de su superior siendo éstas en todos los casos de carácter general. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia obtenidas en el cumplimiento de los métodos empleados, la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Trabaja generalmente de manera independiente por ser sus labores de carácter esencialmente profesional, sin embargo, dependiendo de la complejidad de las mismas o de la magnitud de los estudios, proyectos o investigaciones que se le encomienden, le puede corresponder supervisar personal de nivel profesional, técnico y administrativo que colabora en su realización. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia, eficacia con que aplica los principios y técnicas de la profesión, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Realiza sus funciones con independencia funcional y de criterio. La naturaleza del trabajo exige la aplicación de principios éticos, normativa que regula el ejercicio, y técnicas aplicables a aspectos administrativos, financieros, éticos y electrónicos de los procesos de la institución y al campo de la auditoría Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. 186 Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Responsabilidad por manejo de información confidencial Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por la atención del servicio al cliente Brinda servicios al cliente interno y externo de la entidad mediante la asesoría profesional. Atiende consultas profesionales, resuelve o canaliza la solución de los problemas de los clientes para lograr su satisfacción. Complejidad El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. CONDICIONES DE TRABAJO Trabaja eventualmente sin límite de jornada, si las circunstancias así lo ameritan, y puede trasladarse en funciones de su cargo a diferentes lugares dentro o fuera del país. La actividad demanda un esfuerzo mental creciente, dependiendo de la menor o mayor complejidad, variedad y responsabilidad del trabajo. 187 Por lo general desarrolla sus actividades en oficinas acondicionadas para tal propósito, correspondiéndole en ocasiones trasladarse a otros ambientes distintos, lo cual podría contrariar su estado normal de salud. CONSECUENCIAS DEL ERROR Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. REQUISITOS - Licenciatura en una carrera relacionada con un área de Fiscalización de la Auditoría Interna. Un año de experiencia en la ejecución de labores afines a las del puesto. Conocimiento y manejos de sistemas ofimáticos. Amplio conocimiento de la normativa que regula el accionar de la Auditoría Interna. Compresión escrita del idioma inglés. Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS perfil profesiográfico profesional 2 auditoria.doc - Razonamiento matemático. Capacidad de mando. Inteligencia general. Rapidez en la decisión. Orden. Concentración. Resistencia a la monotonía. Capacidad de trabajar en un ritmo constante. Capacidad de organizar el trabajo propio. Resistencia al estrés. Atención prolongada. Responsabilidad. Memoria visual inmediata. Memoria visual remota. Memoria auditiva inmediata. Memoria auditiva remota. 188 - Expresar claramente ideas verbales. Comprensión verbal. Capacidad para recordar datos. Honradez. Capacidad de trabajar rápidamente. Capacidad de trabajar en lugares encerrados. Dominio de sí mismo. Madurez de juicio. Aceptación de críticas constructivas. Emitir criterios. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 211 de 331 PUESTO: MEDICO 2701 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores de diagnóstico, tratamiento, seguimiento y asistencia médica de los trabajadores de la Municipalidad de San José. TAREAS TÍPICAS - Atiende la consulta médico curativa y preventiva a los empleados municipales, según consultas diarias. 189 - Revisa la historia clínica, interpreta análisis de laboratorio, hace exámenes físicos, diagnostica enfermedades y prescribe los tratamientos adecuados. - Refiere a consulta médica hospitalaria a aquellos pacientes que padecen patologías que requieran la atención de personal especializado. - Extiende incapacidades a los trabajadores cuando el estado del paciente así lo requiera. Prepara y da charlas al personal municipal sobre su grado de especialidad. - Efectúa curaciones menores como: heridas, quemaduras, excoriaciones en general y otros. - Emite órdenes de internamiento padecimientos severos. - Visita centros y sitios de trabajo para valorar las condiciones en que se desenvuelven los empleados y sugiere mejoras ambientales para prevenir enfermedades ocupacionales. hospitalario a pacientes con - Participa en el diseño de Proyectos, Planes y Programas del área de trabajo que atiende. Planea, coordina y controla las actividades propias que se le encomienden. Asesora, cuando así se requiera a personal de menor, mayor o igual nivel. - Mantiene controles sobre los diferentes trabajos que se le encomiendan y vela porque se cumplan de acuerdo con lo programado. - Participa en equipos ínter y multidisciplinarios aportando criterios propios de la labor que despliega. - Realiza las labores administrativas que se deriven de su función. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida 190 Trabaja con independencia en el aspecto técnico y recibe instrucciones de carácter general en el aspecto administrativo. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta y la apreciación de la calidad de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Le puede corresponder organizar, asignar y supervisar el trabajo de personal técnico, de enfermería y de apoyo administrativo, el cual oriente en la ejecución del trabajo y vela por el cumplimiento de las normas técnicas y disciplinarias propias de la actividad. Responsabilidad por Funciones La naturaleza del trabajo exige la aplicación médica, para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, en las cuales, generalmente, está involucrada la salud y el bienestar físico y psicológico de los trabajadores. Le puede corresponder participar en campañas sanitarias, emergencias y otras actividades encaminadas a atender y promover la salud de los funcionarios. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo La actividad origina relaciones constantes con superiores, compañeros y primordialmente con las personas que solicitan asistencia médica. Todas las cuales deben ser atendidas con ética profesional, tacto, discreción y espíritu humanitario. Responsabilidad por Equipo y Materiales Es responsable por el adecuado empleo de drogas, medicamentos y equipo que utiliza en su labor. Consecuencia del Error Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración y una mala práxis pone en peligro la salud y la integridad física de los trabajadores, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo profesionalismo, cuidado y precisión. Iniciativa 191 Debe recurrir a la iniciativa para ejecutar las labores de medicina y tomar decisiones importantes en momentos preponderantes. Condiciones de Trabajo Le puede corresponder trabajar sin límite de jornada y trasladarse a diferentes lugares del Cantón. Debe observar las normas y procedimientos de asepsia aplicables a su actividad. REQUISITOS - Doctor en Medicina y Cirugía. Amplio experiencia en las labores profesionales relacionadas con el puesto. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social Facilidad de palabra Destreza en el manejo de equipo de oficina, tales como máquina de escribir, calculadoras y terminales de computador. Capacidad de discreción Interés por actualizarse Buena presentación personal. 192 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 215 de 331 PUESTO: SUB-JEFE DE DEPARTAMENTO 2801 NATURALEZA DEL TRABAJO Coordinación, supervisión, control y ejecución de labores especializadas de alguna complejidad y responsabilidad en un área específica dentro de un programa o subprograma de la Municipalidad. TAREAS TÍPICAS - Coordinar, supervisar y controlar actividades especializadas con la labor técnico administrativa del Departamento. - Colaborar con su superior en la definición de los planes y estrategias a desarrollar dentro de un programa específico asignado. - Participar en programación de labores, coordinar y supervisar la correcta ejecución de las diversas actividades atinentes a su área específica. - Evaluar sistemáticamente los resultados de los planes bajo su responsabilidad, recomienda los ajustes necesarios. - Analizar y recomendar nuevos métodos y procedimientos de trabajo o el mejoramiento de los existentes. - Asesorar a la Jefatura superior en la solución de problemas, ampliación o aclaración de los asuntos relacionados con la especialidad del programa bajo su responsabilidad. - Preparar informes técnicos de control a solicitud de su Jefatura sobre diversos aspectos de la actividad a su cargo. Organizar, asignar y supervisar las diferentes labores del personal técnico, profesional que conforma el Departamento. - 193 - Brindar asesoría a compañeros y superiores, en la materia de su competencia y resolver consultas diversas. - Coordinar las actividades del Departamento con diferentes instancias administrativas de la Municipalidad y otras entidades públicas. - Asistir a reuniones con superiores o subalternos con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos, procedimientos y evaluar problemas que se presentan en el desarrollo de sus labores. - Mantener actualizados los diferentes manuales técnicos y de procedimientos, así como otros instructivos que se utilizan en el desarrollo de su trabajo. - Ejecutar otras tareas afines con el puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia, acatando la política fijada por la Institución para su actividad y la legislación que define y/o regula la acción que se desarrolla dentro de ésta. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficacia y eficiencia obtenidas y reflejadas en las metas alcanzadas y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre un variado número de servidores de distintos niveles a quienes dirige y orienta en la aplicación de procedimientos para el cabal cumplimiento de las metas y objetivos, revisa y aprueba las acciones respectivas y evalúa por medio de resultados alcanzados. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda al planeamiento, programación, organización, dirección y control de las actividades propias de su Departamento. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las frecuentes relaciones con subalternos, compañeros, superiores, funcionarios de otras instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y público en general. 194 Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el grado de uso y aprovechamiento de los recursos asignados y requeridos por el normal desarrollo de las actividades propias del Departamento a su cargo, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información emanadas de su gestión administrativa. Condiciones de Trabajo Desarrolla sus funciones principalmente en oficina confortablemente construidas y equipadas, aunque según su área le corresponde desplazarse a otros lugares, para inspeccionar el avance de construcciones de obras o para ordenar y supervisar las labores topográficas y de diseño de obras; el trabajo exige un esfuerzo mental excepcional ya que por estar muy ligado a actividades consideradas de mayor relevancia, debe aplicar conocimientos académicos y prácticos de alta especialización, planear y programar las labores; evaluar, instrumentar e implantar métodos y procedimientos de trabajo; le puede corresponder trabajar sin límite de jornada, cuando las circunstancias así lo requieran. Consecuencia de Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden acarrear trastornos, confusiones, atrasos o pérdidas de consideración para la Municipalidad, en razón de su relación directa con el desarrollo de las actividades asignadas a su Departamento. En virtud de lo cual debe proceder con cautela y con el asesoramiento adecuado. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, bajo acato de las normas vigentes. REQUISITOS - - Licenciado en una carrera afín al puesto, amplia experiencia en la dirección y ejecución de programas o actividades del área de trabajo del puesto, considerable experiencia en supervisión de personal y conocimiento de la legislación vigente y aplicable a su área laboral. Combinación equivalente de estudios y experiencia. Requisito Legal - Incorporado al respectivo colegio. 195 HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad analítica. Capacidad de discreción. Capacidad organizativa. Interés por actualizarse. Capacidad de mando. Actitud controlada. Presentación personal excelente. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 219 de 331 PUESTO: SUB-DIRECTOR 2901 NATURALEZA DEL TRABAJO Planeamiento, dirección, coordinación, supervisión y control de las actividades de un programa de gran complejidad y responsabilidad de carácter técnico o administrativo, en un área sustantiva o de apoyo de la gestión Municipal. TAREAS TÍPICAS - Definir conjuntamente con su superior, las políticas y objetivos que ha de seguir y plantear el programa especializado a su cargo. 196 - Planear, programar y organizar de acuerdo con las prioridades ligadas a las labores de la actividad a su cargo en función del Plan de Trabajo Anual. - Velar porque los programas de trabajo fijados para cada Unidad integrante se desarrollen de manera satisfactoria de acuerdo a políticas y planes formulados por la Municipalidad. - Preparar informes técnicos sobre temas variados relacionados con las actividades de asesoría, investigación, operaciones de campo y/o de control encomendados a la Subdirección a su cargo. - Solicitar a sus subalternos y a compañeros de la Municipalidad la realización de estudios especiales en la materia de su competencia, con el fin de ampliar detalles de información complementar investigaciones de mayor magnitud, para la toma de decisiones del Director de Dirección. - Colaborar en la preparación del presupuesto de la Dirección conjuntamente con las Jefaturas de los departamentos o secciones que la conforman, y lleva el control de su ejecución. - Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades dentro o fuera de la Municipalidad en compañía de sus superiores o en su representación. - Programar, organizar y dirigir estudios y actividades de mayor dificultad de cuanto le solicita la Dirección, concernientes a su especialidad o con carácter interdisciplinario. - Realizar reuniones con el personal subalterno con el fin de tratar aspectos técnicos y administrativos que afectan el desarrollo del trabajo. - Atender misiones técnicas nacionales o extranjeras que visitan las oficinas, las zonas donde se realizan actividades o investigaciones, a solicitud del Director de Área. - Velar por el correcto uso y manejo del equipo y maquinaria que dispone la Dirección para la realización de sus trabajos. - Velar porque los servicios de apoyo que presta se efectúen con la mayor eficiencia y eficacia de forma que se evitan atrasos innecesarios o pérdidas económicas originadas en eventuales tardanzas o deficiencias de procedimientos. 197 - Participar con el Director de Área y las respectivas Direcciones de Área en la toma de decisiones que afectan el programa que dirige. - Ejecuta las tareas administrativas correspondientes al nivel de jefatura que ostenta. - Ejecuta otras tareas afines al puesto y área de trabajo de la dependencia a su cargo. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia acatando la política fijada por la Municipalidad y los programas del área de su responsabilidad y competencia, la legislación que define y/o regula la acción que desarrolla dentro de ésta y las recomendaciones escritas o verbales emanadas del su superior; su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia que se deriva de la ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre numeroso personal de diferentes niveles técnicos, profesionales y administrativos, a quienes dirige y orienta en las acciones y procedimientos por seguir; revisa y aprueba los trabajos y evalúa por medio de los informes recibidos y los resultados obtenidos. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende el desarrollo de las actividades asignadas. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda la relaciones con subalternos, compañeros, superiores, funcionarios de otras instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales 198 Responde por el grado de uso y aprovechamiento de los recursos asignados a su gestión administrativa, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información emanadas de la misma. Condiciones de Trabajo Labora por lo general en oficinas confortablemente construidas y equipadas. El trabajo exige gran esfuerzo mental ya que por su relevancia institucional, requiere aplicar conocimientos académicos y prácticos, generales y especializados, planear y programar las actividades de varios departamentos, evaluar, instrumentar e implantar métodos y procedimientos de trabajo; le corresponde trabajar sin límite de jornada. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar trastornos, confusiones, atrasos, pérdidas de impacto económico y de imagen jerárquica e institucional, en virtud de su grado de vinculación con el desarrollo de las actividades sustantivas y de apoyo de la gestión municipal. Razón por la cual su actuación debe ser cautelosa y requiere del asesoramiento adecuado. Iniciativa Recurre a su iniciativa en situaciones que requieren atención inmediata dentro de los lineamientos administrativos y reglamentarios establecidos. REQUISITOS - - Licenciado en una carrera afín a la actividad programática que cubre el puesto, considerable experiencia en el planeamiento, dirección y ejecución de actividades de similar dificultad y magnitud, experiencia en supervisión de numeroso personal, conocimiento considerable de la legislación que afecta su área de competencia. Conocimiento en Informática para la toma de decisiones. Requisito legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS 199 - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad analítica. Capacidad de discreción. Capacidad organizativa. Interés por actualizarse. Capacidad de mando. Actitud controlada. Presentación personal excelente. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 224 de 331 PUESTO: ASESOR (A) COMUNAL DEL CONCEJO NATURALEZA DEL TRABAJO 3001 200 Brindar asesoría al Concejo Municipal y/o sus Comisiones, en el ámbito comunal en asuntos político, social, deportivo, entre otros. TAREAS TÍPICAS - Asesorar al Concejo Municipal y/o sus Comisiones, en el ámbito de interés comunal. - Estar al tanto de las necesidades de la comunidad e involucrarse en la atención de las mismas. - Efectuar trabajos de investigación para diagnosticar y priorizar las necesidades comunales. - Analizar y presentar recomendaciones sobre las principales problemáticas detectadas dentro de la comunidad, considerando los diferentes campos de acción político, deportivo o de desarrollo, tales como: miembros de Asociaciones de Desarrollo, Comités de Vivienda, entre otros). - Contribuir en promover el desarrollo integral de la comunidad. - Coordinar con diferentes grupos de acción presentes en la comunidad. - Contactar con las instituciones afines a la temática a tratar de interés comunal para conocer y canalizar a las demandas comunales. - Asistir en la ejecución de proyectos de interés social para la comunidad, tales como vivienda, seguridad, deserción escolar, entre otros, definidos por Regidores (as). - Realizar informes que el Concejo y/o sus Comisiones le encarguen. - Atender y evacuar consultas sobre asuntos de su competencia. - Colaborar en la definición de políticas comunales, en materia de competencia del Concejo. - Participar en reuniones con miembros de los diferentes grupos comunales, funcionarios públicos y privados, miembros del Concejo Municipal y con funcionarios municipales, para coordinar actividades y obtener información sobre asuntos de interés comunal y municipal. - Realizar otras labores afines al puesto. 201 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja recibiendo instrucciones generales y con estricto acatamiento a la legislación vigente y a las disposiciones emitidas por la Institución para la actividad asesora a la respectiva fracción del Concejo Municipal. Su labor es evaluada mediante la apreciación de la calidad de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida No ejerce supervisión. Su labor se orienta más bien a la asesoría a la respectiva fracción del Concejo Municipal y sus Comisiones, en materia comunal. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia con que atienda las labores asignadas. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto con que atienda las relaciones constantes con superiores, funcionarios municipales, funcionarios de instituciones públicas y de empresas privadas y público en general, así como el grado de discreción con que atiende las frecuentes relaciones con los mismos. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el adecuado empleo del equipo, materiales que usa en su trabajo, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información emanadas de su gestión. Condiciones de Trabajo Realiza el trabajo a la intemperie por lo que se expone a condiciones desagradables provocadas por las variaciones del clima: sol, lluvia y frío; igualmente debe trasladarse a lugares donde hay exposición a riesgos sobre delincuencia; le puede corresponder trabajar sin límite de jornada, cuando las circunstancias así lo requieran. Consecuencia de Error 202 Trabaja expuesto a cometer errores que pueden producir trastornos, confusiones, mal entendidos, atrasos o pérdidas de consideración para la Municipalidad para lo cual debe proceder con cautela y en el asesoramiento adecuado, no obstante, estos pueden ser detectados y corregidos oportunamente en el curso normal del trabajo. Iniciativa Recurre a su iniciativa para tratar y decidir asuntos y problemas de rutina así como tomar decisiones simples en procesos y tareas bien delimitadas y ante situaciones que requieren atención inmediata, bajo acato de las normas vigentes. REQUISITOS - Bachiller en secundaria. Preferible con estudios universitarios. Con formación informal en materia local. Amplia experiencia en la dirección, ejecución de trabajos a nivel de órganos directivos y asesoría en el campo de su actividad. Combinación equivalente de estudios y experiencia. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para relacionarse. Tacto y habilidad social. Habilidad analítica. Capacidad de discreción. Capacidad organizativa. Actitud controlada. Buena presentación personal. Atención concentrada. Capacidad de comunicación. 203 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 228 de 331 PUESTO: ASESOR DEL CONCEJO NATURALEZA DEL TRABAJO 3002 Brindar asesoría al Concejo Municipal y/o sus Comisiones, en materia propia de las funciones que por Ley le competen. TAREAS TÍPICAS - Asesorar al Concejo Municipal y/o sus Comisiones, en asuntos de su competencia. - Realizar los estudios que el Concejo y/o sus Comisiones le encarguen. - Preparar proyectos de dictámenes y acuerdos que presenten Regidores, Comisiones o el Concejo como tal, velando que cumplan y atiendan los requerimientos legales correspondientes. - Analizar, resumir, comentar, preparar, revisar y corregir, documentos variados que se sometan a su consideración. - Atender y evacuar consultas sobre asuntos de su competencia. - Dar seguimiento a solicitudes (información) hechas por Regidores, el Concejo o sus Comisiones, al Alcalde Municipal y otras instituciones públicas y privadas. 204 - Mantener actualizado Municipal. el Centro de Documentación del Concejo - Coordinar, por delegación del Concejo, la implementación de actividades que permitan conocer y canalizar las demandas comunales, sobre servicios y obras. - Participar en la definición de políticas, en materia de competencia del Concejo. - Participar en reuniones con miembros del Concejo y con funcionarios administrativos o particulares, para coordinar actividades, obtener información y definir planes y métodos de trabajo. - Definir estrategias y metodologías para la identificación de requerimientos de ayuda comunal y promover la coordinación de proyectos y convenios en esta área. - Realizar otras labores afines al puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia, acatando la política fijada por la Institución para su actividad y la legislación que define y/o regula la acción que se desarrolla dentro de ésta. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficacia y eficiencia obtenidas y reflejadas en las metas alcanzadas y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida No ejerce supervisión. Su labor se orienta más bien a la asesoría del Concejo Municipal y sus Comisiones. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atienda al planeamiento, programación, organización, dirección y control de las actividades propias de su Departamento. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo 205 Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las frecuentes relaciones con subalternos, compañeros, superiores, funcionarios de otras instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el grado de uso y aprovechamiento de los recursos asignados y requeridos por el normal desarrollo de las actividades propias del Concejo Municipal, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información emanadas de su gestión. Condiciones de Trabajo Desarrolla sus funciones principalmente en oficina confortablemente construidas y equipadas, aunque le puede corresponder desplazarse a otros lugares, para el desarrollo de su labor. Requiere esfuerzo mental excepcional ya que por estar muy ligado a actividades consideradas de mayor relevancia, debe aplicar conocimientos académicos y prácticos de alta especialización, planear y programar las labores; evaluar, instrumentar e implantar métodos y procedimientos de trabajo; le puede corresponder trabajar sin límite de jornada, cuando las circunstancias así lo requieran. Consecuencia de Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden acarrear trastornos, confusiones, atrasos o pérdidas de consideración para la Municipalidad, en razón de su relación directa con el desarrollo de las actividades asignadas. En virtud de lo cual debe proceder con cautela y en el asesoramiento adecuado. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, bajo acato de las normas vigentes. REQUISITOS - Licenciado en Derecho. Amplia experiencia en la dirección y asesoría en el campo de su actividad. Considerable experiencia en conocimiento de la legislación vigente y aplicable a su área laboral. 206 - Combinación equivalente de estudios y experiencia. Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad analítica. Capacidad de discreción. Capacidad organizativa. Interés por actualizarse. Capacidad de mando. Actitud controlada. Presentación personal excelente. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 232 de 331 PUESTO: ASISTENTE ALCALDE Naturaleza del Puesto 3101 Coordinación, asesoría, recomendación y ejecución de labores profesionales de carácter asistencial para la Alcaldía Municipal, con el propósito de brindar 207 soluciones e información eficiente y coadyuvar en la gestión propia del Alcalde para poder alcanzar así con los objetivos propuestos. Tareas Típicas - Participar, junto con el Alcalde Municipal y sus compañeros de rango en la formulación de políticas institucionales en el área de especialidad que compete a la Alcaldía. - Planear, programar, coordinar, evaluar, organizar y ejecutar proyectos y actividades relacionados con la Alcaldía y designados por el Alcalde (sa). - Atiende y resuelve consultas de trabajo en el orden técnico y administrativo, emanadas del Despacho del Alcalde. - Dar seguimiento al desarrollo de las actividades del Plan de trabajo a efecto de fomentar la administración por programas y lograr un uso racional de los recursos municipales en función de la eficiencia y eficacia institucionales. - Proponer e implantar políticas, objetivos planes de trabajo afines a los programas de a desarrollar por la Alcaldía, coordinando y gestionando las necesidades de equipo y de recursos materiales, humanos y financieros a utilizar. - Evaluar los resultados de la aplicación de las políticas y planes fijados para los programas específicos de la Alcaldía, recomendando los cambios y ajustes requeridos para el logro de los objetivos. - - Servir de enlace entre la Alcaldía Municipal y los órganos componentes de la Institución para resolución de asuntos diversos. - Coordinar y controlar el cumplimiento de las directrices institucionales actuando como facilitador para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Asistir en compañía del Alcalde Municipal o en su representación y el de la Municipalidad, a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares que se realicen en instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras. 208 - Asesorar y recomendar al Alcalde, en su campo profesional, sobre posibles soluciones a problemas con el fin de cumplir con los objetivos propuestos de nivel asistencial a la Alcaldía. - Asesorar a funcionarios/as de la Alcaldía Municipal y otras dependencias de la Municipalidad en la materia de su competencia; resuelve las consultas técnicas que le formulan tanto éstos como funcionarios de otras instituciones y público en general. - Recibir y acompañar a misiones técnicas nacionales y extranjeras que visitan el Despacho de la Alcaldía para obtener información sobre métodos, procedimientos y sistemas de trabajos, trabajos efectuados y avances obtenidos. - Velar porque los servicios de apoyo que presta se efectúen con la mayor eficiencia y eficacia posibles de forma que se eviten atrasos innecesarios o pérdidas económicas originadas en eventuales tardanzas o deficiencias de procedimientos. - Analizar y establecer los controles más eficaces para cumplimiento de los programas de trabajo, fechas ejecución. - Convocar por disposición de la Alcaldía a reuniones a funcionarios y funcionarias que conforman las áreas de la Alcaldía, con el fin de tratar asuntos técnicos y administrativos que afectan el desarrollo de las labores. - Preparar informes de las labores realizadas. - Ejecutar las tareas administrativas asistencial que ostenta. - Ejecutar otras labores afines al puesto y área de trabajo que dirige. lograr el y plazos de correspondientes al nivel CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con amplia independencia, acatando la política de la Municipalidad para los programas bajo su tutela, la legislación que regula o define sus acciones y las recomendaciones generales eventuales que recibe del Alcalde Municipal. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia que se deriva de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. 209 Supervisión Ejercida Ejerce supervisión indirecta – por su nivel asistencial - instruye y orienta en las acciones a desarrollar y procedimientos que deben seguir por delegación de la Alcaldía. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia alcanzadas en el planeamiento, programación y ejecución de las actividades especializadas de índole técnico o administrativo de los programas a su cargo. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones frecuentes con superiores, funcionarios tanto municipales como de otras instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo Responde por el grado de uso y provecho de los recursos asignados a su gestión administrativa, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información derivadas de las mismas. Condiciones de Trabajo Desarrollan las labores en oficina confortablemente construidas y equipadas. El trabajo exige esencialmente un esfuerzo mental, por cuanto al estar muy vinculado a acciones de carácter político institucional, requiere de la aplicación de conocimientos académicos y prácticos generales y especializados, planeamiento y programación de labores a nivel de varias áreas sustantivas o de apoyo técnico y/o administrativo, evaluación, instrumentación e implantación de métodos, procedimientos y sistemas de trabajo. La índole de la actividad le obliga a laborar sin límite de jornada. Consecuencias del error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden acarrear trastornos, confusiones, atrasos y pérdidas de impacto económico por estar su gestión vinculada con actividades sustantivas o de apoyo estructuradas en programas de cobertura institucional, por lo cual debe actuar con cautela y con el asesoramiento debido. Iniciativa 210 Recurre a su iniciativa ante situaciones que demandan atención inmediata dentro de los lineamientos políticos y estratégicos dictados por la Alcaldía Municipal. REQUISITOS Licenciado en una carrera afín a la actividad de los programas que dirige, considerable experiencia en el planeamiento, programación y dirección de actividades de alto nivel técnico y político, considerable conocimiento de la legislación que afecta su área de competencia. - Conocimiento en informática para la toma de decisiones. Competencias requeridas - Capacidad de influir. Capacidad de resolución de conflictos. Tolerancia a trabajar bajo presión. Creatividad Comunicación Asertiva Iniciativa y autonomía Trabajo en equipo Adaptabilidad, flexibilidad Capacidad de negociación Ser proactivo Personalidad/carisma Adaptabilidad Autonomía/sentido de riesgo Orientación al logro Disponibilidad Capacidad para la toma de decisiones Honestidad/integridad Capacidad intuitiva Sociabilidad Capacidad de acción: capacidad de decidir dotándose de medios adaptados a los objetivos y a la dimensión de los problemas Control de sí mismo Aceptación de riesgos Sentido moral: respeto y lealtad para con los demás. Responsable en sus compromisos Capacidad de interactuar conocimientos con las diferentes disciplinas 211 - Optimista Facilidad de palabra Actitud crítica y científica hacia su trabajo, retrospectivamente Capacidad para retroalimentarse Reactividad/creatividad Cooperación Ecuanimidad Iniciativa Juicio y criterio Saber escuchar Trabajo en equipo Aptitud numérica Requisito Legal - Incorporado al colegio profesional respectivo. Capacitación exigible - Conocer los reglamentos, normas y disposiciones que regulan la actividad la institución. Conocer la aplicación de los diferentes sistemas computacionales de la institución. Conocimiento del entorno municipal y el comportamiento de las variables económicas que afectan la institución tanto a nivel cantonal como nacional. Conocimiento de los diferentes procesos del quehacer municipal. 212 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 238 de 331 PUESTO: ASESOR DE ALCALDÍA 2601 NATURALEZA DEL PUESTO Planeamiento, dirección y supervisión de labores de índole técnicoadministrativa, de gran responsabilidad y complejidad, relacionadas con el área específica de la Alcaldía Municipal. TAREAS TÍPICAS - Planear, dirigir y supervisar responsabilidad de la Alcaldía. programas y proyectos de gran - Estudiar, analizar y controlar los sistemas que se pongan en práctica en la Alcaldía. - Asesorar a la Alcaldía y Gerencias respectivas en aquellas gestiones de índole técnico-administrativa que deba resolver la Alcaldía. - Elaborar instructivos y manuales de operación para el funcionamiento de la Institución en el campo de su competencia. - Atender, tramitar y resolver asuntos propios de su especialidad en asesoramiento directo a la Alcaldía. - Atender y resolver consultas de las dependencias a cargo de la Alcaldía. buen 213 - Colaborar en la realización de estudios e investigaciones de alto nivel técnico-profesional que le solicite la Alcaldía. Asistir a reuniones en representación de la Alcaldía dentro y fuera de la Institución. Participar conjuntamente con la Alcaldía, Gerencias y compañeros de rango, en la definición y establecimiento de políticas aplicables - Dar seguimiento al desarrollo de las actividades del Plan de trabajo a efecto de fomentar la administración por programas y lograr un uso racional de los recursos municipales en función de la eficiencia y eficacia institucionales. - Proponer e implantar políticas, objetivos planes de trabajo afines a los programas de a desarrollar por la Alcaldía, coordinando y gestionando las necesidades de equipo y de recursos materiales, humanos y financieros a utilizar. - Servir de enlace entre la Alcaldía Municipal y los órganos componentes de la Institución para resolución de asuntos diversos. - - Asesorar sobre la consecución de las directrices institucionales actuando como facilitador para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Asistir en compañía del Alcalde Municipal o en su representación y el de la Municipalidad, a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares que se realicen en instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras. - Asesorar y recomendar al Alcalde, en su campo profesional, sobre posibles soluciones a problemas con el fin de cumplir con los objetivos propuestos de nivel asistencial a la Alcaldía. - Asesorar a funcionarios/as de la Alcaldía Municipal y otras dependencias de la Municipalidad en la materia de su competencia; resuelve las consultas técnicas que le formulan tanto éstos como funcionarios de otras instituciones y público en general. - Preparar informes de las labores realizadas. - Ejecutar las tareas administrativas asistencial que ostenta. - Ejecutar otras labores afines al puesto y área de trabajo que dirige. correspondientes al nivel 214 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con amplia independencia, acatando la política de la Municipalidad para los programas bajo su tutela, la legislación que regula o define sus acciones y las recomendaciones generales eventuales que recibe del Alcalde Municipal. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia que se deriva de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión indirecta – por su nivel asistencial - instruye y orienta en las acciones a desarrollar y procedimientos que deben seguir por delegación de la Alcaldía. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia alcanzadas en el planeamiento, programación y ejecución de las actividades especializadas de índole técnico o administrativo de los programas a su cargo. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones frecuentes con superiores, funcionarios tanto municipales como de otras instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo Responde por el grado de uso y provecho de los recursos asignados a su gestión administrativa, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información derivadas de las mismas. Condiciones de Trabajo Desarrollan las labores en oficina confortablemente construidas y equipadas. El trabajo exige esencialmente un esfuerzo mental, por cuanto al estar muy vinculado a acciones de carácter político institucional, requiere de la aplicación de conocimientos académicos y prácticos generales y especializados, planeamiento y programación de labores a nivel de varias áreas sustantivas o de apoyo técnico y/o administrativo, evaluación, instrumentación e implantación de métodos, procedimientos y sistemas de trabajo. La índole de la actividad le obliga a laborar sin límite de jornada. 215 Consecuencias del error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden acarrear trastornos, confusiones, atrasos y pérdidas de impacto económico por estar su gestión vinculada con actividades sustantivas o de apoyo estructuradas en programas de cobertura institucional, por lo cual debe actuar con cautela y con el asesoramiento debido. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que demandan atención inmediata dentro de los lineamientos políticos y estratégicos dictados por la Alcaldía Municipal. REQUISITOS - Licenciado en una carrera afín a la actividad de los programas que dirige, considerable experiencia en el planeamiento, programación y dirección de actividades de alto nivel técnico y político, considerable conocimiento de la legislación que afecta su área de competencia. - Conocimiento en informática para la toma de decisiones. Competencias requeridas - Capacidad de influir. Capacidad de resolución de conflictos. Tolerancia a trabajar bajo presión. Creatividad Comunicación Asertiva Iniciativa y autonomía Trabajo en equipo Adaptabilidad, flexibilidad Capacidad de negociación Ser proactivo Personalidad/carisma Adaptabilidad Autonomía/sentido de riesgo Orientación al logro Disponibilidad Capacidad para la toma de decisiones Honestidad/integridad Capacidad intuitiva 216 - Sociabilidad Capacidad de acción: capacidad de decidir dotándose de medios adaptados a los objetivos y a la dimensión de los problemas Control de sí mismo Aceptación de riesgos Sentido moral: respeto y lealtad para con los demás. Responsable en sus compromisos Capacidad de interactuar conocimientos con las diferentes disciplinas Optimista Facilidad de palabra Actitud crítica y científica hacia su trabajo, retrospectivamente Capacidad para retroalimentarse Reactividad/creatividad Cooperación Ecuanimidad Iniciativa Juicio y criterio Saber escuchar Trabajo en equipo Aptitud numérica Requisito Legal - Incorporado al colegio profesional respectivo. Capacitación exigible - Conocer los reglamentos, normas y disposiciones que regulan la actividad la institución. Conocer la aplicación de los diferentes sistemas computacionales de la institución. Conocimiento del entorno municipal y el comportamiento de las variables económicas que afectan la institución tanto a nivel cantonal como nacional. Conocimiento de los diferentes procesos del quehacer municipal. 217 218 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 244 de 331 PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA 3150 2601 NATURALEZA DEL PUESTO Ejecutar labores de asistencia y asesoría a la Gerencia Administrativo Financiera, en asuntos relacionados con temas económicos, financieros, administrativos y de tecnologías de información, aplicando el proceso administrativo en materia de programas de considerable complejidad y responsabilidad TAREAS TIPICAS - Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado. - Asistir a la Gerencia en la planificación de actividades y proyectos de interés específico para la misma y en el establecimiento de políticas, normas y procedimientos. - Establecer mecanismos de control para garantizar el alcance de los objetivos y metas propuestas de interés particular para la Gerencia. - Participar, junto con el Gerente Administrativo Financiero y directores de área, en la formulación de políticas institucionales en el área de especialidad que cubre su dependencia. - Planear, programar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades técnicas, administrativas y financieras de programas sustantivos o de apoyo bajo su responsabilidad delegados por la Gerencia Administrativo Financiera. 219 - Coordinar y supervisar la ejecución de labores, actividades sustantivas o de apoyo técnico y administrativo, financiero y tecnológico en áreas especializadas, a saber: Dirección Financiera, Dirección de Tecnologías de Información y Dirección Administrativa y proyectos de interés específico de la Gerencia Administrativo Financiera. - Atender y resolver consultas de trabajo en el orden técnico y administrativo, emanadas de la Gerencia Administrativo Financiera. - Atender y resolver asuntos especiales asignados por su superior inmediato, a fin de observar y evaluar el cumplimiento de los programas metas y objetivos establecidos. - Investigar y/o tramitar los asuntos encomendados por su superior inmediato, dando seguimiento a los mismos, cuando así lo requieran. - Coordinar con su superior inmediato, la realización de evaluaciones periódicas sobre métodos y procedimientos de trabajo, con el propósito de proponer ajustes o cambios que incidan directamente en mayores niveles de eficiencia. - Evaluar y proponer sistemas y formas de simplificación y optimización de las operaciones a su cargo. - Planear, programar, dirigir y supervisar el desarrollo de las actividades del plan de trabajo a efecto de fomentar la administración por programas y lograr un uso racional de los recursos municipales en función de la eficiencia y eficacia institucionales. - Coordinar la ejecución de labores, actividades y proyectos de interés específico de la Gerencia. - Elaborar presupuestos para actividades y proyectos de índole técnico e interés específico de la Gerencia y promover la adecuada distribución de recursos en los mismos. - Proponer e implantar políticas, objetivos, planes de trabajo afines a los programas de área de competencia de la Gerencia Administrativo Financiera, determina y gestiona las necesidades de equipo y de recursos materiales, humanos y financieros. - Asistir en compañía del Gerente Administrativo Financiera o en su representación y el de la Municipalidad, a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares que se realicen en instituciones 220 publicas y privadas, nacionales o extranjeras y atender a funcionarios ejecutivos de empresas privadas u organismos estatales. - Asesorar al Gerente Administrativo Financiera y compañeros/as de la Municipalidad en la materia de su competencia; resuelve las consultas técnicas que le formulan tanto éstos como sus subalternos, funcionarios de otras instituciones y público en general. - Recibir y acompañar a misiones técnicas nacionales y extranjeras que visitan su oficina para obtener información sobre métodos, procedimientos y sistemas de trabajos, trabajos efectuados y avances obtenidos. - Velar porque los servicios de apoyo que presta se efectúen con la mayor eficiencia y eficacia posibles de forma que se eviten atrasos innecesarios o pérdidas económicas originadas en eventuales tardanzas o deficiencias de procedimientos. - Analizar y establecer controles más eficaces para lograr el cumplimiento de los programas de trabajo, fechas y plazos de ejecución. - Programar, organizar, convocar y dirigir reuniones con los Directores de Área y personal técnico que conforman las áreas a su cargo, con el fin de tratar asuntos técnicos y administrativos que afectan el desarrollo de las labores. - Supervisar y controlar el correcto manejo de valores, manuales, informes, comunicaciones y otros documentos rutinarios y confidenciales. - Preparar informes sobre estudios, investigaciones a solicitud de la Gerencia. - Dar seguimiento a recomendaciones de la auditoría, acuerdos de Concejo Municipal y otras entidades internas y externas, en lo que compete a la Gerencia. - Colaborar en la ejecución de actividades administrativas como firmar órdenes de compra, cheques, cajas chicas, solicitudes de trámites, memorandos y otros documentos propios del cargo, para los cuales esté autorizado. actividades, proyectos e 221 - Participar en la toma de decisiones de actividades propias de la dependencia para la cual labora, junto con el Gerente, cuando se le solicite. - Atender y resolver las consultas que le planteen clientes, trabajadores, superiores y público en general relacionados con las actividades a su cargo. - Coordinar las labores propias del desarrollo informático y de servicios generales de la Gerencia. - Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato. - Ejecutar las tareas administrativas jefatura que ostenta. - Ejecutar otras labores afines al puesto y área de trabajo que dirige. correspondientes al nivel de CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión recibida Trabaja con amplia independencia, acatando la política de la Municipalidad para los programas bajo su dirección, la legislación que regula o define sus acciones y las recomendaciones generales eventuales que recibe de la Gerencia Administrativo Financiera. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia que se deriva de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión directa e indirecta sobre gran cantidad de servidores de diversos niveles: técnicos, profesionales, administrativos y ejecutivos, a quienes dirige, instruye y orienta en las acciones a desarrollar y 222 procedimientos que deben seguir, revisa y aprueba sus trabajos y evalúa de acuerdo a los informes que presentan y los resultados observados en su ejecución. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia alcanzados en el planeamiento, programación y ejecución de las actividades especializadas de índole técnico o administrativo de los programas a su cargo. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones frecuentes con subalternos, compañeros, superiores, funcionarios de otras instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y público en general. Las relaciones de trabajo que corresponden al puesto implican contactos frecuentes con servidores de nivel técnico o profesional de otras unidades organizacionales, instituciones públicas o de la empresa privada nacional y extranjera y público en general; para atender y resolver consultas, recibir o brindar información, ideas y conocimientos, coordinar actividades, brindar asistencia en campos especializados o formar parte de comisiones. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo Responde por el grado de uso y provecho de los recursos asignados a su gestión administrativa, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información derivadas de las mismas. Condiciones de Trabajo Desarrollan las labores en oficina confortablemente construidas y equipadas. El trabajo exige esencialmente un esfuerzo mental excepcional, por cuanto al estar muy vinculado a acciones de carácter político institucional, requiere de la aplicación de conocimientos académicos y prácticos generales y especializados, planeamiento y programación de labores a nivel de varias divisiones sustantivas o de apoyo técnico y/o administrativo, evaluación, instrumentación e implantación de métodos, procedimientos y sistemas de trabajo. La índole de la actividad le obliga a laborar sin límite de jornada. 223 Consecuencia del error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden acarrear trastornos, confusiones, atrasos y pérdidas de impacto económico por estar su gestión vinculada con actividades sustantivas o de apoyo estructuradas en programas de cobertura institucional, por lo cual debe actuar con cautela y con el asesoramiento debido. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que demandan atención inmediata dentro de los lineamientos políticos y estratégicos dictados por la Gerencia Administrativo Financiera. Requiere mucha iniciativa y poca supervisión, dado que le puede corresponder modificar, crear y elegir sobre métodos y procedimientos de trabajo para lo cual requiere de criterio, capacidad de análisis, valoración e interpretación de datos e informaciones para programar actividades. Requisitos - Licenciatura como mínimo o Maestría en una carrera afín a la actividad de los programas que dirige, considerable experiencia en el planeamiento, programación y dirección de actividades de alto nivel técnico y político, amplia experiencia en supervisión de personal, considerable conocimiento de la legislación que afecta su área de competencia. - Conocimiento en informática para la toma de decisiones. Competencias requeridas - Personalidad/carisma Adaptabilidad Autonomía/sentido de riesgo Ambición/afán de triunfo Valoración de los bienes confiados Implicación Resistencia/estabilidad frente al estrés: Tolerancia al manejo de tensiones Disponibilidad Actitud abierta 224 - Aptitud para la decisión Honestidad/integridad Capacidad intuitiva Razonamiento y resolución de problemas Sentido de la negociación Sociabilidad Comunicación oral Capacidad de acción: capacidad de decidir dotándose de medios adaptados a los objetivos y a la dimensión de los problemas Control de sí mismo Aceptación de riesgos Animador, sentido de equipo: saber hacerse comprender y saber asociar al equipo a las decisiones Sentido moral: respeto y lealtad para con los demás. Responsable en sus compromisos Capacidad de interactuar conocimientos con las diferentes disciplinas Inteligente Independiente Optimista Alta tolerancia a la frustración Negociador Orientado a la tarea Buena capacidad de respuesta ante las decisiones ejecutivas Posee los rasgos necesarios de liderazgo adecuados para la institución Facilidad de palabra Actitud crítica y científica hacia su trabajo, retrospectivamente Capacidad de relacionarse con las personas y mejora de habilidades Buena capacidad para retroalimentarse Reactividad/creatividad Cooperación Ecuanimidad Iniciativa Juicio y criterio Saber escuchar Trabajo en equipo Cultura personal Requisito Legal - Incorporado al colegio profesional respectivo. 225 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 252 de 331 PUESTO: ASISTENTE DE GERENCIA DE GESTIÓN MUNICIPAL 3150 NATURALEZA DEL PUESTO Ejecutar labores de asistencia y asesoría a la Gerencia de Gestión Municipal, en asuntos relacionados con temas de desarrollo sostenible, económicos, financieros, administrativos y de tecnologías de información, aplicando el proceso administrativo en materia de programas de considerable complejidad y responsabilidad. TAREAS TIPICAS - Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado. - Asistir a la Gerencia en la planificación de actividades y proyectos de interés específico para la misma y en el establecimiento de políticas, normas y procedimientos. - Establecer mecanismos de control para garantizar el alcance de los objetivos y metas propuestas de interés particular para la Gerencia. - Participar, junto con la Gerenta (e) Gestión Municipal y directores de área, en la formulación de políticas institucionales en el área de especialidad que cubre su dependencia. Planear, programar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades técnicas, administrativas y financieras de programas sustantivos o de apoyo bajo su responsabilidad delegados por la Gerencia de Gestión Municipal. 226 Coordinar y supervisar la ejecución de labores, actividades sustantivas o de apoyo técnico y administrativo, financiero y tecnológico en áreas especializadas, y proyectos de interés específico de la Gerencia de Gestión Municipal. Atender y resolver consultas de trabajo en el orden técnico y administrativo, emanadas de la Gerencia. Atender y resolver asuntos especiales asignados por su superior inmediato, a fin de observar y evaluar el cumplimiento de los programas metas y objetivos establecidos. Investigar y/o tramitar los asuntos encomendados por su superior inmediato, dando seguimiento a los mismos, cuando así lo requieran. Coordinar con su superior inmediato, la realización de evaluaciones periódicas sobre métodos y procedimientos de trabajo, con el propósito de proponer ajustes o cambios que incidan directamente en mayores niveles de eficiencia. Evaluar y proponer sistemas y formas de simplificación y optimización de las operaciones a su cargo. Planear, programar, dirigir y supervisar el desarrollo de las actividades del plan de trabajo a efecto de fomentar la administración por programas y lograr un uso racional de los recursos municipales en función de la eficiencia y eficacia institucionales. Coordinar la ejecución de labores, actividades y proyectos de interés específico de la Gerencia. Elaborar presupuestos para actividades y proyectos de índole técnico e interés específico de la Gerencia y promover la adecuada distribución de recursos en los mismos. Proponer e implantar políticas, objetivos, planes de trabajo afines a los programas de área de competencia de la Gerencia, determina y gestiona las necesidades de equipo y de recursos materiales, humanos y financieros. Asistir en compañía del Gerente (a) o en su representación y el de la Municipalidad, a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares que se realicen en instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y atender a funcionarios ejecutivos de empresas privadas u organismos estatales. 227 Asesorar a la Gerente (a) de Gestión Municipal y compañeros/as de la Municipalidad en la materia de su competencia; resuelve las consultas técnicas que le formulan tanto éstos como sus subalternos, funcionarios de otras instituciones y público en general. Recibir y acompañar a misiones técnicas nacionales y extranjeras que visitan su oficina para obtener información sobre métodos, procedimientos y sistemas de trabajos, trabajos efectuados y avances obtenidos. Velar porque los servicios de apoyo que presta se efectúen con la mayor eficiencia y eficacia posibles de forma que se eviten atrasos innecesarios o pérdidas económicas originadas en eventuales tardanzas o deficiencias de procedimientos. Analizar y establecer controles más eficaces para lograr el cumplimiento de los programas de trabajo, fechas y plazos de ejecución. Programar, organizar, convocar y dirigir reuniones con los Directores de Área y personal técnico que conforman las áreas a cargo de la Gerencia, con el fin de tratar asuntos técnicos y administrativos que afectan el desarrollo de las labores. Supervisar y controlar el correcto manejo de valores, manuales, informes, comunicaciones y otros documentos rutinarios y confidenciales. Preparar informes sobre estudios, investigaciones a solicitud de la Gerencia. actividades, proyectos e Dar seguimiento a recomendaciones de la auditoría, acuerdos de Concejo Municipal y otras entidades internas y externas, en lo que compete a la Gerencia. Colaborar en la ejecución de actividades administrativas, para los cuales esté autorizado/a. Participar en la toma de decisiones de actividades propias de la dependencia para la cual labora, junto con la Gerente (e), cuando se le solicite. Atender y resolver las consultas que le planteen clientes, trabajadores, superiores y público en general relacionadas con las actividades a su cargo. Coordinar las labores propias del desarrollo informático y de servicios generales de la Gerencia. 228 Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato. Ejecutar las tareas administrativas jefatura que ostenta. - correspondientes al nivel de Ejecutar otras labores afines al puesto y área de trabajo que dirige. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión recibida Trabaja con amplia independencia, acatando la política de la Municipalidad para los programas bajo su dirección, la legislación que regula o define sus acciones y las recomendaciones generales eventuales que recibe de la Gerencia de Gestión Municipal. Su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia que se deriva de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida No ejerce supervisión directa e indirecta. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia alcanzadas en el planeamiento, programación y ejecución de las actividades especializadas de índole técnico o administrativo de los programas a su cargo. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atienda las relaciones frecuentes con subalternos, compañeros, superiores, funcionarios de otras instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras y público en general. 229 Las relaciones de trabajo que corresponden al puesto implican contactos frecuentes con servidores de nivel técnico o profesional de otras unidades organizacionales, instituciones públicas o de la empresa privada nacional y extranjera y público en general; para atender y resolver consultas, recibir o brindar información, ideas y conocimientos, coordinar actividades, brindar asistencia en campos especializados o formar parte de comisiones. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo Responde por el grado de uso y provecho de los recursos asignados a su gestión administrativa, así como por el grado de confidencialidad conferido a documentación e información derivadas de las mismas. Condiciones de Trabajo Desarrollan las labores en oficina confortablemente construidas y equipadas. El trabajo exige esencialmente un esfuerzo mental excepcional, por cuanto al estar muy vinculado a acciones de carácter político institucional, requiere de la aplicación de conocimientos académicos y prácticos generales y especializados, planeamiento y programación de labores a nivel de varias divisiones sustantivas o de apoyo técnico y/o administrativo, evaluación, instrumentación e implantación de métodos, procedimientos y sistemas de trabajo. La índole de la actividad le obliga a laborar sin límite de jornada. Consecuencia del error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden acarrear trastornos, confusiones, atrasos y pérdidas de impacto económico por estar su gestión vinculada con actividades sustantivas o de apoyo estructuradas en programas de cobertura institucional, por lo cual debe actuar con cautela y con el asesoramiento debido. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que demandan atención inmediata dentro de los lineamientos políticos y estratégicos dictados por la Gerencia de Gestión Municipal. Requiere mucha iniciativa y poca supervisión, dado que le puede corresponder modificar, crear y elegir sobre métodos y procedimientos de trabajo para lo 230 cual requiere de criterio, capacidad de análisis, valoración e interpretación de datos e informaciones para programar actividades. Requisitos Licenciatura como mínimo o Maestría en una carrera afín a la actividad de los programas que dirige, considerable experiencia en el planeamiento, programación y dirección de actividades de alto nivel técnico y político, amplia experiencia en supervisión de personal, considerable conocimiento de la legislación que afecta su área de competencia. - Conocimiento en informática para la toma de decisiones. Competencias requeridas Personalidad/carisma Adaptabilidad Autonomía/sentido de riesgo Ambición/afán de triunfo Valoración de los bienes confiados Implicación Resistencia/estabilidad frente al estrés: Tolerancia al manejo de tensiones Disponibilidad Actitud abierta Aptitud para la decisión Honestidad/integridad Capacidad intuitiva Razonamiento y resolución de problemas Sentido de la negociación Sociabilidad Comunicación oral Capacidad de acción: capacidad de decidir dotándose de medios adaptados a los objetivos y a la dimensión de los problemas Control de sí mismo Aceptación de riesgos Animador, sentido de equipo: saber hacerse comprender y saber asociar al equipo a las decisiones Sentido moral: respeto y lealtad para con los demás. Responsable en sus compromisos Capacidad de interactuar conocimientos con las diferentes disciplinas 231 Inteligente Independiente Optimista Alta tolerancia a la frustración Negociador Orientado a la tarea Buena capacidad de respuesta ante las decisiones ejecutivas Posee los rasgos necesarios de liderazgo adecuados para la institución Facilidad de palabra Actitud crítica y científica hacia su trabajo, retrospectivamente Capacidad de relacionarse con las personas y mejora de habilidades Buena capacidad para retroalimentarse Reactividad/creatividad Cooperación Ecuanimidad Iniciativa Juicio y criterio Saber escuchar Trabajo en equipo Cultura personal Requisito Legal Incorporado al colegio profesional respectivo. 232 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 260 de 331 PUESTO: SUB AUDITOR(A) INTERNO(A) 3301 NATURALEZA DEL PUESTO Esta clase de puesto tiene un carácter estratégico, en consecuencias, quien lo ocupe deberá realizar su labor nivel gerencial y llevar a cabo funciones de planeación, organización, dirección, supervisión, coordinación y de control propias de los procesos técnicos y administrativos de la unidad de auditoría interna, considerando el ámbito legal, estratégico y profesional que compete desarrollar a esas unidades dentro de la municipalidad de San José. En todo caso, deberá proteger su objetividad e independencia, mantener relaciones efectivas de comunicación y coordinación, y en consecuencia, abstenerse de realizar funciones de administración activa, excepto las necesarias para administrar su unidad. Su ubicación en la estructura organizativa y salarial deberá corresponder con los niveles de fiscalización superior por encima de las gerencias, dependiendo directamente del jerarca y con las facultades de que disponen, deberán permitirles realizar con independencia sus labores. Por ende, las medidas administrativas para con esos cargos deberán estar acordes con las que rigen el ente u órgano para los niveles dependientes del jerarca. FUNCIONES, DEBERES, POTESTADES Y PROHIBICIONES FUNCIONES: - Planear, organizar, dirigir y controlar la gestión operativa de la auditoría Interna de conformidad con lo que establece la normativa vigente. - Coordinar y velar por la correcta ejecución del proceso de planificación de la Auditoría Municipal. - Formular, gestionar y mantener vigente el reglamento de organización y funciones de la auditoria operativa, así como velar por 233 - - - - la existencia de documentos suficientes (Procedimientos, manuales, disposiciones, etc.) Participar en reuniones de planificación y reuniones de análisis de resultados. Velar por la implementación de acciones concretas y adecuadas para asegurar la calidad en la función. Llevar a cabo la revisión y aprobación de informes por nivel de riesgo. Mantener relaciones cordiales y una efectiva comunicación en el ámbito de su competencia con el jerarca, los diferentes órganos sujetos a su fiscalización, la Contraloría General de la República y las demás instituciones que correspondan. Apoyar al auditor interno en el descargo de sus funciones. Sustituirá en sus ausencias temporales, asumiendo todas las funciones que le competen al Auditor. Orientar su gestión conforme a la normativa vigente así como monitorear la cobertura de los riesgos institucionales por medio del Plan de Auditoría Basado en Riesgos. Coordinar, elaborar y ejecutar el Plan Estratégico de la Auditoría Interna. Realizar la evaluación del desempeño del personal a su cargo. Revisar, analizar, instruir, recomendar y avalar los reportes periódicos de seguimiento del Plan Estratégico así como los informes de semestrales de ejecución de la Auditoría Municipal. Supervisar el cumplimiento del Plan Anual Operativo de trabajo de la Auditoría Interna y coordina funciones administrativas con los diferentes comités establecidos. Atender todos los asuntos relacionados con su área de trabajo con el Jerarca, Contraloría General de la República y clientes internos y externos a la Municipalidad. Enviar informe anual a la Contraloría General de la República y al Concejo Municipal. Colaborar en la definición de los objetivos y valores fundamentales de la auditoría interna, así como, los factores claves para alcanzarlos dentro del marco estratégico institucional. Realizar y mantener actualizado un análisis de fortalezas y debilidades que junto a la evaluación de los riesgos a que está sujeta la Auditoría Operativa, le permita, identificar los factores de riesgo e instaurar las actividades para solventarlos. Contribuir en la definición de la totalidad del universo fiscalizable, así como fijar criterios y herramientas mediante los cuales pueda determinar, priorizar y abarcar los asuntos críticos de acuerdo con los recursos de que dispone. Determinar las materias o asuntos que formarán parte de la planificación estratégica y operativa, con su correspondiente priorización. 234 - - - - - Definir y documentar la planificación anual congruente con la planificación estratégica, la normativa reglamentaria y técnica pertinente a fin de asegurar el desarrollo de sus procesos con alta calidad y basados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo en que se desarrolla la municipalidad de San José. Determinar los factores claves para cumplir la planificación. Evaluar los resultados de la planificación de la Auditoría Operativa, de conformidad con los indicadores de gestión que haya definido. Definir la forma cómo se van a tratar las desviaciones significativas entre lo planeado y lo realizado. Determinar la definición y coordinación del personal directamente vinculado con las diferentes actividades de la unidad. Evaluar los resultados que se han obtenido con el sistema institucional de valoración del riesgo. Conocer la evaluación de resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de conformidad con los indicadores de gestión en vigor. Diseñar y mantener actualizados manuales o guías escritas donde se establezcan las políticas, metodologías, procedimientos, programas u otros que orienten el trabajo de los funcionarios de la unidad, además deberá instaurar adecuados sistemas de archivo permanente y temporal que incluyan la identificación, codificación, custodia, revisión y otros sobre los papeles de trabajo, informes, documentos de asesoría, advertencia y otra documentación. Asesorar al concejo municipal y a la alcaldía municipal en materia de su competencia. Informar al concejo y al alcalde municipal cualquier resolución, orden o procedimiento establecido por las entidades reguladoras que en su contenido se interpongan a disposiciones legales, notas y regulaciones establecidas. Resolver las consultas variadas que se le pueden presentar sobre la marcha de sus labores cotidianas. Colaborar en la formulación, documentación, ejecución y control del presupuesto anual de la auditoría interna, así como autorizar los documentos de ejecuciones presupuestarias y las modificaciones presupuestarias que afecten los rubros de su unidad, para garantizar la disponibilidad y el adecuado uso de los recursos, sometido a la aprobación del auditor interno, alcalde municipal y concejo municipal. Realizar otras actividades o funciones propias del área de trabajo. DEBERES El Subauditor en el ejercicio de sus cargos según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tienen los siguientes deberes. a) Cumplir las competencias asignadas por ley. 235 b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas d) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. e) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. f) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República g) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información h) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia . POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, el Subauditor en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. b) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la Administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. a) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. b) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. 236 c) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES El Subauditor en el ejercicio de su cargo según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tienen las siguientes prohibiciones : Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d) Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución. a) CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES Supervisión Recibida Las actividades que se desarrollan siguen las normas y procedimientos establecidos, trabaja bajo independencia absoluta, siguiendo los lineamientos establecidos, bajo el marco jurídico que regula al régimen municipal, atendiendo las políticas definidas por el concejo municipal en materia de control y fiscalización del área financiera, técnica, administrativa y la legislación que define y regula su acción. su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia, con que se detectan, analizan y corrigen los problemas o anomalías surgidas en el orden técnico o legal de las operaciones de la municipalidad y por la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Deberá implantar una adecuada gestión de supervisión de manera que le permita, asegurarse la calidad de los procesos, los servicios y productos de la auditoria. Será responsable por el proceso de supervisión y en tal condición debe propiciar que los esfuerzos relacionados con este se dirijan al cumplimiento 237 de los objetivos de la unidad, los de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, al mejoramiento de su calidad y a la generación del valor agregado tanto a dicho proceso como a los productos y servicios finales del trabajo de la auditoría interna. Le corresponderá colaborar en la dirección superior y administración de la unidad de auditoría interna, para ello dictará los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica. Aplicará criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con los sujetos pasivos; colaborará en formular, gestionar y mantener vigente el reglamento de organización y funciones de la auditoría interna. De conformidad con los resultados de la planificación le corresponderá colaborar en la formulación, la documentación, la ejecución y el control del presupuesto anual de la auditoría interna. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficacia con que atiende el planeamiento, programación, organización, dirección, supervisión y control de las labores técnicas, administrativo-financieras que propician las intervenciones o análisis efectuado por su dependencia con motivo de la fiscalización de las operaciones sustantivas, económicas, de apoyo técnico y administrativo que realiza la Municipalidad de San José. Es de su competencia hacer valer las recomendaciones que se derivan de los auditorajes o estudios realizados. Deberá proteger su objetividad e independencia, mantener relaciones efectivas de comunicación y coordinación y, en consecuencia, abstenerse de realizar funciones de administración activa, excepto las necesarias para administrar su unidad. Su ubicación en la estructura organizativa y salarial deberá corresponder con los niveles que dependen directamente del jerarca y con las facultades de que disponen, deberán permitirles realizar con independencia sus labores. Por ende, las medidas administrativas para con esos cargos deberán estar acordes con las que rigen en el ente u órgano para los niveles dependientes del jerarca. Ejecutar sus actividades de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico que rige el ejercicio de la auditoría interna y las materias que fiscaliza. Mantener un conocimiento actualizado sobre tales disposiciones y comprometerse con la capacitación y la calidad en el cumplimiento y la vigilancia de la normativa pertinente. Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos materiales, humanos y presupuestarios 238 y/o financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Realizar sus funciones con independencia funcional y de criterio. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo La actividad origina relaciones con el Concejo Municipal, Alcalde Municipal, colaboradores, otros funcionarios de la Municipalidad de San José y de instancias internas, otros municipios y auditorías internas a nivel nacional, funcionarios de instituciones controladoras y jurídicas del Estado así como público en general, las cuales han de ser atendidas en forma oportuna, eficiente, con tacto y discreción. De conformidad con la normativa aplicable, le corresponderá regular y administrar el manejo de las relaciones y coordinaciones de la dependencia a su cargo. Tales relaciones se enfocan principalmente al jerarca, los titulares subordinados y otras instancias internas y externas (fundamentalmente la Contraloría General de la República, Instituciones de Control, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, denunciantes y otras pertinentes). También le corresponderá regular las relaciones de los demás funcionarios de la auditoría interna con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional a fin de que se establezcan de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. En cuanto al jerarca, deberá asesorarlo cuando este se lo solicite por escrito en materias de su competencia e igualmente advertir a los órganos pasivos que fiscaliza, sobre las posibles consecuencias de determinados hechos, situaciones o decisiones cuando sean de su conocimiento, a fin de realizar una gestión preventiva y propiciar institucionalmente el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que rigen la función pública y la protección del patrimonio. En vista de lo anterior, en aras del éxito en el desempeño de la auditoría interna y de propiciar un mayor conocimiento de la función que esta realiza, el auditor y su personal deberán mantener relaciones cordiales y una efectiva comunicación en el ámbito de su competencia con el jerarca, los diferentes órganos sujetos a su fiscalización, la Contraloría General de la República y las demás instituciones que correspondan. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. 239 Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos materiales, humanos y presupuestarios y/o financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Corresponderá al Subauditor interno administrar su personal (planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la auditoría interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas. Responsabilidad por manejo de información confidencial Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por la atención del servicio al cliente Define y /o desarrolla estrategias para ofrecerle al cliente los servicios, aprueba la prestación de servicios, realiza negociaciones, diseña reglamentos y procedimientos para la prestación de servicios al cliente interno o externo, toma decisiones para la solución de problemas o solicitudes del cliente interno y externo. Complejidad El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. CONDICIONES DE TRABAJO 240 Desarrolla sus labores en un ambiente normal de oficina, aunque eventualmente le corresponde desplazarse a diferentes lugares del área jurisdiccional y dentro del país o fuera de este para efectos de capacitación. Su trabajo exige excepcional dedicación por cuanto este consiste tanto en planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de estudio e investigación tendientes a contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en Municipalidad de San José para proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la Municipalidad de San José, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas. Su trabajo requiere la permanencia normalmente después de la jornada de trabajo; por la naturaleza de trabajo este puesto está sometido a altos niveles de presión, fatiga mental y física en algunos casos. CONSECUENCIAS DEL ERROR Los errores cometidos conllevan a acciones administrativas, civiles y penales propiciando un trastorno en todo el accionar de la Municipalidad de San José, afectando su imagen, rendimiento, productividad y rentabilidad sobre los resultados en los procesos de trabajo. CARACTERÍSTICAS GENERALES Poseer autocontrol, juicio, gran sentido de adaptabilidad ante situaciones diversas, sentido positivo para asumir actitudes ante eventuales adversidades y capacidad para generar confianza de los demás. Tener habilidad y discernir, extraer ideas y conceptos y capacidad de análisis y de síntesis para distinguir detalles y transmitir ideas a los demás en forma clara y ordenada así como tomar decisiones bajo situaciones difíciles de presión. CARACTERÍSTICAS PERSONALES El ocupante de este puesto debe ser una persona que cumpla con los conocimientos, actitudes y aptitudes, propias de la inteligencia emocional definida en las siguientes competencias: 241 Deberá caracterizarse por su idoneidad para el puesto correspondiente. Por ello será profesional altamente capacitado en materia de auditoría que reúna los conocimientos, experiencia, actitudes, aptitudes, habilidades para administrar la auditoría interna, asimismo, que cumplan con los demás requisitos establecidos en los perfiles de la institución a la que brindará sus servicios. COMPETENCIAS perfil profesiográfico sub auditor.doc Intelectuales: Visión estratégica Análisis y evaluación Planificación y organización Interpersonales: Habilidad gerencial Actitud constructiva Capacidad de trabajo en equipo Motivación al logro Pro actividad Pensamiento sistémico Perspectiva estratégica Sensibilidad interpersonal Orientación de servicio al cliente Dirigir a los colaboradores Persuasión Espíritu de decisión Comunicación oral Comunicación escrita Control Autoridad sobre individuo y sobre grupo Tolerancia al estrés Aceptación de riesgos Análisis de los problemas internos y externos de la empresa Motivación Capacidad de concentración Capacidad de mando Adaptabilidad Flexibilidad y adaptabilidad Orientación hacia los resultados Energía e iniciativa Creatividad Disciplina 242 Trabajo en Equipo REQUISITOS Perfil académico, de experiencia y conocimiento: El Subauditor Interno deberá tener los conocimientos, habilidades y experiencias profesionales necesarios para administrar efectivamente los distintos procesos técnicos y administrativos de la auditoría interna en el sector público. Tales requisitos incluyen, entre otros, lo relativo a normas y lineamientos emitidos por el Ente Contralor, prácticas, enfoques, principios, procedimientos y técnicas de auditoría, contabilidad, administración, en concordancia con los elementos de orden legal, reglamentario y las disciplinas inherentes a la institución que le corresponde fiscalizar. Es así como para una adecuada dirección de la unidad de auditoría interna se requiere de formación académica, experiencia y habilidades complementarias para una efectiva dirección y aplicación , de manera que en la gestión que corresponde a esos cargos se utilicen los recursos con altos niveles de eficacia, eficiencia, profesionalismo y legalidad. Formación académica: Licenciatura en Contaduría Pública Tres años de experiencia en el sector público. Incorporado al colegio profesional respectivo. Experiencia Experiencia mínima de tres años en el ejercicio de la auditoría interna o externa en el sector público o privado, preferiblemente en el sector municipal. Preferible experiencia mínima de dos años en puestos de jefatura en auditoría interna externa en el sector público, o en su defecto en el sector privado. Conocimientos complementarios: Conocimiento de las leyes, reglamentos, normas y lineamientos que regulan la auditoría interna en el sector público costarricense. Conocimientos de las normas que regulan la auditoria en el sector gubernamental a nivel internacional. Conocimiento en las nuevas tendencias en materia de administración y gerencia. Conocimiento sobre gestión del potencial humano. Conocimiento de los ambientes computarizados existentes en el campo de trabajo de la auditoría interna, y preferiblemente en los de la institución. 243 Conocimiento de los métodos de valoración del riesgo en la administración activa y en la auditoría interna. Preferiblemente con conocimiento general de los procesos de la organización. Habilidades: Ética profesional: El Sub Auditor Interno deberá mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la auditoría interna, entre otros, los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión. En el ejercicio de su cargo deberá actuar de conformidad con las leyes, reglamentos, las disposiciones que emita la Contraloría General de la República y las contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo de sus propias instituciones, entre otra normativa aplicable. En cuanto a las normas de la profesión de auditoría utilizarán supletoriamente las normas de auditoría acogidas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y las normas para el ejercicio profesional de la auditoría interna acogidas por la el Instituto de Auditores Internos de Costa Rica. 244 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 271 de 331 PUESTO: AUDITOR(A) INTERNO(A) 3301 NATURALEZA DEL PUESTO Esta clase de puesto tiene un carácter estratégico, en consecuencias, quien lo ocupe deberá realizar su labor nivel gerencial y llevar a cabo funciones de planeación, organización, dirección, supervisión, coordinación y de control propias de los procesos técnicos y administrativos de la unidad de auditoría interna, considerando el ámbito legal, estratégico y profesional que compete desarrollar a esas unidades dentro de la municipalidad de San José. En todo caso, deberá proteger su objetividad e independencia, mantener relaciones efectivas de comunicación y coordinación, y en consecuencia, abstenerse de realizar funciones de administración activa, excepto las necesarias para administrar su unidad. Su ubicación en la estructura organizativa y salarial deberá corresponder con los niveles de fiscalización superior por encima de las gerencias, dependiendo directamente del jerarca y con las facultades de que disponen, deberán permitirles realizar con independencia sus labores. Por ende, las medidas administrativas para con esos cargos deberán estar acordes con las que rigen el ente u órgano para los niveles dependientes del jerarca. FUNCIONES, DEBERES, POTESTADES Y PROHIBICIONES FUNCIONES: - Planear, organizar, dirigir y controlar la gestión de la auditoría Interna de conformidad con lo establecido en las leyes, políticas, normas y reglamentos establecidos en gestión de la Municipalidad. - Dar el oportuno seguimiento de los aspectos operativos de la Auditoría Interna de conformidad con el proceso de autoevaluación para que se detecten y corrijan oportunamente eventuales anomalías. 245 - - - - - - - - Ejecutar las actividades de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico que rige el ejercicio de la auditoría interna y las materias que fiscaliza, a través de la definición, actualización y vigilancia de la normativa presente. Definir y dirigir por la ejecución de las actividades necesarias que prevengan eventuales fallas, pérdida o manipulación indebida de información; en el control en los sistemas contables, presupuestarios, administrativos, operativos y de otra naturaleza. Fiscalizar el adecuado uso de los procedimientos y normas de control interno y la aplicación del SEVRI. Fiscalizar y asegurar el cumplimiento de los siguientes aspectos: Protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal. Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información municipal. Garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones internas y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Velar por la detección oportuna de actividades y situaciones que requieren de medidas preventivas y/o correctivas que favorezcan la optimización del nivel de confiabilidad de la información. Formular e implantar políticas de control, inspección y fiscalización de las actividades de los diferentes procesos, de manera que se logre evitar oportunamente posibles actos o riesgos de corrupción Dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica. Aplicará criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con los sujetos pasivos; le corresponderá formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna. Velar porque se cumplan todas las directrices, normas, políticas, y procedimientos establecidos a fin de evitar actos de corrupción y mejorar la efectividad de los procesos que se desarrollan en el Municipio. Velar porque exista el adecuado ambiente de control municipal que garantice la rendición de cuentas institucional, en congruencia con el propósito de coadyuvar en el desempeño eficaz, eficiente, económico, legal y transparente de la administración en el logro de los objetivos y metas institucionales. Formular el plan estratégico de la Auditoría Interna, elevarlo a conocimiento y aprobación del jerarca, y darle el oportuno seguimiento; el cual deberá ser consistente con los objetivos del plan estratégico Institucional. Velar que la institución maneje con eficiencia y legalidad los fondos públicos, y que los sistemas de control interno contribuyan a que ello ocurra dentro del marco jurídico y técnico que rige la institución, en 246 - - - - - - absoluta congruencia con el objetivo del Sistema de Control y Fiscalización Superiores. Definir los objetivos y valores fundamentales de la auditoría interna, así como, los factores claves para alcanzarlos dentro del marco estratégico institucional. Realizar y mantener actualizado un análisis de fortalezas y debilidades que junto a la evaluación de los riesgos a que está sujeta la unidad, le permita, identificar los factores de riesgo e instaurar las actividades para solventarlos. Definir la totalidad del universo fiscalizable, así como fijar criterios y herramientas mediante los cuales pueda determinar, priorizar y abarcar los asuntos críticos de acuerdo con los recursos de que dispone (ciclos de fiscalización). Determinar las materias o asuntos que formarán parte de la planificación estratégica y de la operativa (corto plazo), con su correspondiente priorización. Definir y documentar la planificación anual congruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y técnica pertinente a fin de asegurar el desarrollo de sus procesos con alta calidad y basados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo en que se desarrolla la municipalidad de San José. Evaluar los resultados de la planificación de su unidad, de conformidad con los indicadores de gestión que haya definido. Definir la forma cómo se van a tratar las desviaciones significativas entre lo planeado y lo realizado. Mantener un archivo permanente actualizado, donde conste la documentación relativa al entorno institucional, al ordenamiento jurídico y técnico que rige los sujetos pasivos de su fiscalización, los resultados de auditorías y estudios especiales, seguimiento de instrucciones del jerarca y titulares subordinados, para implantar recomendaciones. Así como la información relacionada con solicitudes de fiscalización del jerarca, de órganos de control competentes y denuncias, entre otras. Determinar la definición y coordinación del personal directamente vinculado con las diferentes actividades de la unidad. Conocer y evaluar los resultados que se han obtenido con el sistema institucional de valoración del riesgo, así como sobre la planificación del área de trabajo de conformidad con los indicadores de gestión definidos. Conocer el planeamiento estratégico y operativo de la institución. Conocer la evaluación de resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de conformidad con los indicadores de gestión en vigor. Diseñar y mantener actualizados manuales, reglamentos o guías escritas donde se establezcan las políticas, metodologías, 247 - - - - - - - procedimientos, programas u otros que orienten el trabajo de los funcionarios de la unidad. Además, deberá instaurar adecuados sistemas de archivo permanente y temporal que incluyan la identificación, codificación, custodia, revisión y otros sobre los papeles de trabajo, informes, documentos de asesoría, advertencia y otra documentación. Asesorar al jerarca, cuando éste se lo solicite y en materias de su competencia e igualmente advertir a los órganos pasivos que fiscaliza, sobre las posibles consecuencias de determinados hechos, situaciones o decisiones cuando sean de su conocimiento, a fin de realizar una gestión preventiva y propiciar institucionalmente el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que rigen la función pública y la protección del patrimonio. Informar al concejo y al alcalde municipal cualquier resolución, orden o procedimiento establecido por las entidades reguladoras que en su contenido se interpongan a disposiciones legales, notas y regulaciones establecidas. Resolver las consultas variadas que se le pueden presentar sobre la marcha de sus labores cotidianas. Promover y participar en programas en cursos de capacitación dirigidos a la auditoría interna, con el propósito de retroalimentar sobre las regulaciones, normativas, principios jurídicos que rigen el accionar de la municipalidad. Formular, documentar, ejecutar y llevar el control del presupuesto anual de la auditoría interna, así como autorizar los documentos de ejecución presupuestaria y las modificaciones presupuestarias que afecten los rubros de su área de trabajo, para garantizar la disponibilidad y el adecuado uso de los recursos, sometido a la aprobación del jerarca. Administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponderá garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la auditoría interna, acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes. Asesorar al jerarca, cuando éste se lo solicite y en materias de su competencia e igualmente advertir a los órganos pasivos que fiscaliza, sobre las posibles consecuencias de determinados hechos, situaciones o decisiones cuando sean de su conocimiento, a fin de realizar una gestión preventiva y propiciar institucionalmente el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que rigen la función pública y la protección del patrimonio. Administrar su personal (planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de objetivos y 248 - - - - - - - metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas. Participar en la definición y aplicación de los mecanismos de incentivos institucionales en lo correspondiente a su personal; establecer indicadores de desempeño que estimulen la excelencia de la aplicación de normas, metodologías, procedimientos y generación de productos y servicios por parte de sus colaboradores, evaluar el desempeño de su personal y tomar las medidas de mejora correspondientes. Mantener una efectiva comunicación en el ámbito de su competencia con el jerarca, los diferentes órganos sujetos a su fiscalización, la Contraloría General de la República y las demás instituciones que correspondan. Regular y administrar el manejo de las relaciones y coordinaciones de la dependencia a su cargo. Tales relaciones se enfocan principalmente al jerarca, los titulares subordinados y otras instancias internas y externas (fundamentalmente la Contraloría General, Instituciones de Control, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General, denunciantes y otras pertinentes). También le corresponderá regular las relaciones de los demás funcionarios de la Auditoría Interna con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional a fin de que se establezcan de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Administrar personal de diversas disciplinas para lo cual deberá procurar la mejor integración y coordinación de los (as) funcionarios (as) a su cargo con las diferentes actividades de la unidad, según la normativa jurídica y técnica aplicable. Asegurar que la calidad de los procesos, servicios y productos de la auditoría se den conforme a la directrices de la Contraloría General de la República y propiciar que los esfuerzos relacionados con la supervisión se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la unidad, los de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, al mejoramiento de su calidad y a la generación del valor agregado tanto a dicho proceso como a los productos y servicios finales del trabajo de la auditoría interna. Asistir a las reuniones, citas, congresos, conferencias, seminarios y otras actividades similares de importancia para la Municipalidad y la Auditoría; emitir criterios sobre los asuntos de su competencia que en ellas se le planteen. Realizar un análisis, exposición, o vigilancia de responsabilidades propias de su actividad profesional, tales como: Política institucional en materia de control interno y SEVRI, entre otros. Definir y diligir por la ejecución de las actividades necesarias que prevengan eventuales fallas, perdida o manipulación indebida de 249 - - información; en el control en los sistemas contables, presupuestarios, administrativos, operativos y de otra naturaleza. Fiscalizar y asegurar el cumplimiento de aspectos tales como: protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal; exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información municipal, con el objeto de garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones internas y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Realizar otras actividades o funciones propias del área de trabajo. DEBERES El Auditor Interno en el ejercicio de sus cargos según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tienen los siguientes deberes. a) Cumplir las competencias asignadas por ley. b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas d) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. e) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. f) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. g) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información. h) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, el Auditor Interno en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y 250 órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. b) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. c) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, en las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. d) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. e) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES El auditor interno en el ejercicio de sus cargos según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tienen las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d) Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES Supervisión Recibida 251 Las actividades que se desarrollan siguen las normas y procedimientos establecidos, trabaja bajo independencia absoluta, siguiendo los lineamientos establecidos, bajo el marco jurídico que regula al régimen municipal, atendiendo las políticas definidas por el concejo municipal en materia de control y fiscalización del área financiera, técnica, administrativa y la legislación que define y regula su acción. su labor es evaluada mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia, con que se detectan, analizan y corrigen los problemas o anomalías surgidas en el orden técnico o legal de las operaciones de la municipalidad y por la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Debe implantar una adecuada gestión de supervisión de manera que le permita asegurarse la calidad de los procesos, los servicios y productos de la auditoría. Será responsable por el proceso de supervisión y en tal condición debe propiciar que los esfuerzos relacionados con este se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la unidad, los de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, al mejoramiento de su calidad y a la generación del valor agregado tanto a dicho proceso como a los productos y servicios finales del trabajo de la auditoría interna. Le corresponderá la dirección superior y administración de la unidad de auditoría interna, para ello dictará los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, aplicará criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con los sujetos pasivos; le corresponderá formular, gestionar y mantener vigente el reglamento de organización y funciones de la auditoría interna. De conformidad con los resultados de la planificación le corresponderá la formulación, la documentación, la ejecución y el control del presupuesto anual de la auditoría interna. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficacia con que atiende el planeamiento, programación, organización, dirección, supervisión y control de las labores técnicas, administrativo-financieras que propician las intervenciones o 252 análisis efectuado por su dependencia con motivo de la fiscalización de las operaciones sustantivas, económicas, de apoyo técnico y administrativo que realiza la Municipalidad de San José. Es de su competencia hacer valer las recomendaciones que se derivan de los auditorajes o estudios realizados. Deberá proteger su objetividad e independencia, mantener relaciones efectivas de comunicación y coordinación y, en consecuencia, abstenerse de realizar funciones de administración activa, excepto las necesarias para administrar su unidad. Su ubicación en la estructura organizativa y salarial deberá corresponder con los niveles que dependen directamente del jerarca y con las facultades de que disponen, deberán permitirles realizar con independencia sus labores. Por ende, las medidas administrativas para con esos cargos deberán estar acordes con las que rigen en el ente u órgano para los niveles dependientes del jerarca. Realizar sus funciones con independencia funcional y de criterio. Ejecutar sus actividades de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico que rige el ejercicio de la auditoría interna y las materias que fiscaliza. Mantener un conocimiento actualizado sobre tales disposiciones y comprometerse con la capacitación y la calidad en el cumplimiento y la vigilancia de la normativa pertinente. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo La actividad origina relaciones con el Concejo Municipal, Alcalde Municipal, colaboradores, otros funcionarios de la Municipalidad de San José y de instancias internas, otros municipios y auditorías internas a nivel nacional, funcionarios de instituciones controladoras y jurídicas del Estado así como público en general, las cuales han de ser atendidas en forma oportuna, eficiente, con tacto y discreción. De conformidad con la normativa aplicable, le corresponderá regular y administrar el manejo de las relaciones y coordinaciones de la dependencia a su cargo. Tales relaciones se enfocan principalmente al jerarca, los titulares subordinados y otras instancias internas y externas (fundamentalmente la Contraloría General de la República, Instituciones de Control, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, denunciantes y otras pertinentes). También le corresponderá regular las relaciones de los demás funcionarios de la auditoría interna con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional a fin de que se establezcan de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. En cuanto al jerarca, deberá asesorarlo cuando este se lo solicite por escrito en materias de su competencia e igualmente advertir a los órganos 253 pasivos que fiscaliza, sobre las posibles consecuencias de determinados hechos, situaciones o decisiones cuando sean de su conocimiento, a fin de realizar una gestión preventiva y propiciar institucionalmente el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que rigen la función pública y la protección del patrimonio. En vista de lo anterior, en aras del éxito en el desempeño de la auditoría interna y de propiciar un mayor conocimiento de la función que esta realiza, el auditor y su personal deberán mantener relaciones cordiales y una efectiva comunicación en el ámbito de su competencia con el jerarca, los diferentes órganos sujetos a su fiscalización, la Contraloría General de la República y las demás instituciones que correspondan. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos materiales, humanos y presupuestarios y/o financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Corresponderá al auditor interno administrar su personal (planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la auditoría interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas. Responsabilidad por manejo de información confidencial Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Define y /o desarrolla estrategias para ofrecerle al cliente los servicios, aprueba la prestación de servicios, realiza negociaciones, diseña reglamentos y procedimientos para la prestación de servicios al cliente 254 interno o externo, toma decisiones para la solución de problemas o solicitudes del cliente interno y externo. Complejidad El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. CONDICIONES DE TRABAJO Desarrolla sus labores en un ambiente normal de oficina, aunque eventualmente le corresponde desplazarse a diferentes lugares del área jurisdiccional y dentro del país o fuera de este para efectos de capacitación. Su trabajo exige excepcional dedicación por cuanto este consiste tanto en planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de estudio e investigación tendientes a contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en Municipalidad de San José para proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la Municipalidad de San José, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas. Su trabajo requiere la permanencia normalmente después de la jornada de trabajo; por la naturaleza de trabajo este puesto está sometido a altos niveles de presión, fatiga mental y física en algunos casos. CONSECUENCIAS DEL ERROR Los errores cometidos conllevan a acciones administrativas, civiles y penales propiciando un trastorno en todo el accionar de la Municipalidad de San José, afectando su imagen, rendimiento, productividad y rentabilidad sobre los resultados en los procesos de trabajo. CARACTERÍSTICAS GENERALES 255 Poseer autocontrol, juicio, gran sentido de adaptabilidad ante situaciones diversas, sentido positivo para asumir actitudes ante eventuales adversidades y capacidad para generar confianza de los demás. Tener habilidad y discernir, extraer ideas y conceptos y capacidad de análisis y de síntesis para distinguir detalles y transmitir ideas a los demás en forma clara y ordenada así como tomar decisiones bajo situaciones difíciles de presión. CARACTERÍSTICAS PERSONALES El ocupante de este puesto debe ser una persona que cumpla con los conocimientos, actitudes y aptitudes, propias de la inteligencia emocional definida en las siguientes competencias: Deberá caracterizarse por su idoneidad para el puesto correspondiente. Por ello será profesional altamente capacitado en materia de auditoría que reúna los conocimientos, experiencia, actitudes, aptitudes, habilidades para administrar la auditoría interna, asimismo, que cumplan con los demás requisitos establecidos en los perfiles de la institución a la que brindará sus servicios. COMPETENCIAS perfil profesiográfico auditor.doc Intelectuales: Visión estratégica Análisis y evaluación Planificación y organización Interpersonales: Habilidad gerencial Actitud constructiva Capacidad de trabajo en equipo Motivación al logro Pro actividad Pensamiento sistémico Perspectiva estratégica Sensibilidad interpersonal Orientación de servicio al cliente Dirigir a los colaboradores Persuasión Espíritu de decisión Comunicación oral Comunicación escrita 256 Control Autoridad sobre individuo y sobre grupo Tolerancia al estrés Aceptación de riesgos Análisis de los problemas internos y externos de la empresa Motivación Capacidad de concentración Capacidad de mando Adaptabilidad Flexibilidad y adaptabilidad Orientación hacia los resultados Energía e iniciativa Creatividad Disciplina Trabajo en Equipo REQUISITOS Perfil académico, de experiencia y conocimiento: El auditor Interno deberá tener los conocimientos, habilidades y experiencias profesionales necesarios para administrar efectivamente los distintos procesos técnicos y administrativos de la auditoría interna en el sector público. Tales requisitos incluyen, entre otros, lo relativo a normas y lineamientos emitidos por el Ente Contralor, prácticas, enfoques, principios, procedimientos y técnicas de auditoría, contabilidad, administración, en concordancia con los elementos de orden legal, reglamentario y las disciplinas inherentes a la institución que le corresponde fiscalizar. Es así como para una adecuada dirección de la unidad de auditoría interna se requiere de formación académica, experiencia y habilidades complementarias para una efectiva dirección y aplicación , de manera que en la gestión que corresponde a esos cargos se utilicen los recursos con altos niveles de eficacia, eficiencia, profesionalismo y legalidad. Formación académica: Licenciatura en Contaduría Pública Tres años de experiencia. Incorporado al colegio profesional respectivo. Experiencia Experiencia mínima de tres años en el ejercicio de la auditoría interna o externa en el sector público o privado. 257 Preferible experiencia mínima de dos años en puestos de jefatura en auditoría interna externa en el sector público. Conocimientos complementarios: Conocimiento de las leyes, reglamentos, normas y lineamientos que regulan la auditoría interna en el sector público costarricense. Conocimientos de las normas que regulan la auditoria en el sector gubernamental a nivel internacional. Así como las normas que regulan la auditoria en el sector privado. Conocimiento en las nuevas tendencias en materia de administración y gerencia. Conocimiento sobre gestión del potencial humano. Conocimiento de los ambientes computarizados existentes en el campo de trabajo de la auditoría interna, y preferiblemente en los de la institución. Conocimiento de los métodos de valoración del riesgo en la administración activa y en la auditoría interna. Habilidades: Ética profesional: El Auditor Interno deberá mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la auditoría interna, entre otros, los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión. En el ejercicio de su cargo deberá actuar de conformidad con las leyes, reglamentos, las disposiciones que emita la Contraloría General de la República y las contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo de sus propias instituciones, entre otra normativa aplicable. En cuanto a las normas de la profesión de auditoría utilizarán supletoriamente las normas de auditoría acogidas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y las normas para el ejercicio profesional de la auditoría interna acogidas por la el Instituto de Auditores Internos de Costa Rica. 258 259 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 284 de 331 PUESTO: GERENTE 3401 NATURALEZA DEL TRABAJO Se encarga de planear, coordinar, dirigir, evaluar y controlar las actividades de asesoría gerencial a la Alcaldía y al Concejo Municipal, se ubica en el estrato ejecutivo y estratégico de la Municipalidad, y es responsable de los objetivos generales de la institución. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Funciones generales de la clase Coordinar los aportes, técnicos, económicos y de políticas que puedan prestar los organismos multilaterales y bilaterales dedicados a la cooperación técnica y financiera en materia de desarrollo local sostenible. Participar, junto con el Alcalde Municipal y sus compañeros de rango en la formulación de políticas institucionales en el área de especialidad que cubre su dependencia. Coordinar y analizar informes de visitas de inspección, análisis y evaluación del avance y logro de los proyectos y programas bajo su administración y responsabilidad. Proponer e implantar políticas, objetivos y planes de trabajo afines a los programas de su área de competencia, determinar y gestionar las necesidades de equipo y de recursos materiales, humanos y financieros. Evaluar los resultados de la aplicación de las políticas y planes fijados para los programas específicos de su dependencia e introducir los cambios y ajustes requeridos para el logro de los objetivos. 260 Asesorar al Alcalde Municipal y compañeros de la Municipalidad en la materia de su competencia; resuelve las consultas técnicas que le formulan tanto éstos como sus subalternos, funcionarios de otras instituciones y público en general. Recibir y acompañar a misiones técnicas nacionales y extranjeras que visitan su oficina para obtener información sobre métodos, procedimientos y sistemas de trabajo efectuados y avances obtenidos. Analizar y establecer los controles más eficaces para lograr el cumplimiento de los programas de trabajo, fechas y plazos de ejecución. Programar, organizar, convocar y dirigir reuniones con los Directores del área y personal técnico que conforma la unidad gerencial a su cargo, con el fin de tratar asuntos técnicos y administrativos que afectan el desarrollo de las labores. Asegurar el correcto manejo de valores, manuales, informes, comunicaciones y otros documentos rutinarios y confidenciales. Preparar informes de las labores realizadas por exponerlos en reuniones con la Alcaldía Municipal. Ejecutar las tareas administrativas correspondientes ostenta. Procurar el máximo de seguridad, confidencialidad y precisión en manejo de la información a su disposición. Coordinar equipos de mejora continua. Ejecutar otras labores afines al puesto y área de trabajo de la dependencia que dirige. su dependencia y al nivel de jefatura que CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Responde directamente al Alcalde, posee independencia en la toma de decisiones en materia de su área de competencia. Su labor es evaluada según el logro de los objetivos estratégicos planificados. Supervisión Ejercida 261 Ejerce autoridad sobre los y las directores (as), que están bajo su acatamiento. Evalúa de acuerdo con fundamento en los resultados obtenidos e informes técnicos que éstos (as) le presentan de manera periódica. Toma de Decisiones Debe tomar decisiones de carácter estratégico en conjunto con la Alcaldía, otros (as) gerentes y los (as) directores. En su área posee independencia para decidir sobre la ejecutoria de las labores y proyectos debidamente aprobados y validados por la Alcaldía y el Concejo Municipal. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 286 de 331 PUESTO: FUNCIONES ESPECIFICAS DEL GERENTE DE GESTION MUNICIPAL Coordinar el análisis de las determinantes del Desarrollo Local, con énfasis en la identificación de las inequidades en las condiciones de la población y en el acceso a los servicios, así como en el impacto sobre las demandas y necesidades actuales y futuras de la población. Propiciar y coordinar el desarrollo de métodos y procedimientos para el establecimiento de prioridades en materia de desarrollo local sostenible, poblaciones vulnerables, programas e intervenciones con base en criterios de efectividad, costo y externalidades positivas. Dirigir, concertar y movilizar recursos y actores locales y de otros sectores que ejercen influencia en la formulación de políticas de desarrollo local. Dirigir y coordinar la formulación y mejoras de las normativas y reglamentos atinentes al desarrollo local. Asegurar y supervisar la regulación y fiscalización de la prestación de servicios. Modular y corregir las desviaciones que pueda experimentar el financiamiento a nivel local. Desarrollar la capacidad de vigilancia del proceso de financiamiento local. 262 Coordinar la creación de mecanismos y apertura de espacios de participación ciudadana en la toma de decisiones del municipio. REQUISITOS - Preferiblemente con especialidad o maestría en desarrollo sostenible o área afín. - Experiencia mínima de 5 años en el planeamiento, programación y dirección de actividades de alto nivel estratégico, técnico y político, preferiblemente en entidades similares. - Compresión escrita y oral del idioma inglés. Requisito Legal - Incorporado(a) al Colegio Profesional respectivo. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 287 de 331 PUESTO: FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO Establecer las políticas necesarias para garantizar que las diversas modalidades de financiamiento (impuestos locales, recursos del estado y cooperaciones del sector internacional y privado) tengan la complementariedad necesaria para permitir el acceso equitativo a los servicios básicos de calidad para todos los habitantes. Modular y corregir las desviaciones que pueda experimentar el financiamiento local e institucional. Desarrollar una capacidad de vigilancia del proceso de financiamiento local e institucional. Dirigir y supervisar las labores de análisis, seguimiento y evaluación de las actividades económicas y financieras de la Municipalidad y de control de las operaciones y transacciones económicas. 263 Velar por el equilibrio entre los egresos e ingresos o pérdidas y ganancias, introduciendo mejoras al sistema contable financiero establecido con dicho propósito. Planear, programar y dirigir las actividades de automatización de la información que generan las diferentes instancias de la Municipalidad. Ejecutar estudios especiales relacionados con la información con los sistemas automatizados instalados. Dirigir y supervisar el suministro de materiales y equipo a las diferentes instancias de la Municipalidad. Velar porque los servicios de apoyo que presta se efectúen con la mayor eficiencia y eficacia posibles de forma que se eviten atrasos innecesarios o pérdidas económicas originadas en eventuales tardanzas o deficiencias de procedimientos. REQUISITOS - Preferiblemente Administrador (a) de Empresas con maestría, o especialidad en finanzas. - Experiencia mínima de 5 años en el planeamiento, programación y dirección de actividades de alto nivel estratégico, técnico y político, preferiblemente en entidades similares - Considerable conocimiento de la legislación que afecta su área de competencia y de la realidad cantonal. - Compresión escrita y oral del idioma inglés. Requisito Legal - Incorporado (a) al Colegio Profesional respectivo. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ 264 Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 289 de 331 PUESTO: FUNCIONES ESPECIFICAS DEL GERENTE DE PROVISION DE SERVICIOS Dirigir, coordinar, supervisar y controlar las operaciones de construcción, de producción, de distribución, de administración de planteles Velar porque el equipo y maquinaria utilizados y sistemas de trabajo empleados presenten las condiciones óptimas para mantener la eficiencia en el desarrollo de las actividades. Desarrollar métodos y procedimientos para el cumplimiento de prioridades en materia de desarrollo local sostenible, poblaciones vulnerables, programas e intervenciones de acuerdo con lo provisto en la Gerencia de Gestión Municipal. Asegurar que la prestación de servicios permitan mejorar calidad de vida a los habitantes, ya sea por medio de la Municipalidad o por terceros. REQUISITOS - Preferiblemente Ingeniero (a) Industrial o Ingeniero (a) Civil con maestría en Administración de Empresas o experiencia equivalente. - Experiencia mínima de 5 años en el planeamiento, programación y dirección de actividades de alto nivel estratégico, técnico y político, preferiblemente en entidades similares. - Considerable conocimiento de la legislación que afecta su área de competencia y de la realidad cantonal. - Compresión escrita y oral del idioma inglés. Requisito Legal - Incorporado (a) al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y APTITUDES Debe tener capacidad para: Influenciar positivamente sobre las acciones de otras personas, ya sea que trabajen bajo su supervisión o bien, que sea necesario convencer y articular. Controlar y dirigir el trabajo de otras personas a fin de lograr que dicho trabajo se desarrolle exitosamente. 265 Dar respuestas positivas ante situaciones laborales diversas y resolver atinadamente problemas que se presenten Mantener ecuanimidad en cualquier situación que se presente en el desempeño del cargo. Dar soluciones novedosas y creativas a los trabajos o problemas que se presenten. Transmitir conocimientos e información estratégica. Dar respuestas rápidas, oportunas y atinadas. Comunicarse oralmente, persuadir e influir en otras personas. Tolerar la frustración y generar pensamiento positivo Trabajar en equipos multidisciplinarios y lograr que, de igual manera, sus subalternos lo hagan. Estructurar y planear trabajos, con la participación de equipos interdisciplinarios e integrar a otras personas en ellos. Incorporarse rápidamente a nuevas actividades, producto de nuevas exigencias o de rotación de personal. Negociar y lograr acciones de concertación Trabajar y lograr respuestas positivas dentro de enfoques interdisciplinarios Ejercer liderazgo Trabajar en forma proactiva Impulsar el establecimiento de culturas de evaluación, de mejoramiento continuo, atención al cliente y de responsabilidad por facultación. Debe tener: Lealtad hacia la institución Compromiso con el trabajo con calidad Compromiso con el cambio. Actitud de servicio al cliente Conocimiento y empatía con las acciones innovadoras de la Municipalidad y el nuevo rol asignado a ésta. Visión estratégica, de globalidad y de futuro Sentido crítico, evaluativo y objetivo Equidad, solidaridad y objetividad. Capacidad de convocatoria MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 289 de 331 266 PUESTO: DIRECTOR 3501 NATURALEZA DEL TRABAJO Planeamiento, organización, dirección, coordinación, supervisión y control de las actividades de varios programas de gran complejidad y responsabilidad, de carácter técnico o administrativo en las áreas sustantivas y de apoyo de la gestión municipal FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES - Participar, junto con el Gerente de área y sus compañeros de rango en la formulación de políticas institucionales en el área de especialidad que cubre su dependencia. - Coordinar y supervisar actividades sustantivas o de apoyo técnico y administrativo en áreas especializadas, a saber: planeación e investigación, procesamiento de información, administración de recursos humanos, financieros y materiales, administración de construcción y mantenimiento, administración de los servicios públicos. - Coordinar, supervisar y controlar las operaciones de construcción, de producción, de distribución, de administración de planteles y velar porque el equipo y maquinaria utilizados y sistemas de trabajo empleados presenten las condiciones óptimas para mantener la eficiencia en el desarrollo de las actividades. - Supervisar las labores de análisis, seguimiento y evaluación de las actividades económicas y financieras de la Municipalidad y de control de las operaciones y transacciones económicas - Garantizar por el equilibrio entre los egresos e ingresos o pérdidas y ganancias de la Municipalidad, introduciendo mejoras al sistema contable financiero establecido con dicho propósito. - Planear, programar, dirigir y supervisar el desarrollo de las actividades del Plan de Trabajo a efecto de fomentar la administración por programas y lograr un uso racional de los recursos municipales en función de la eficiencia y eficacia institucionales. - Ejecutar estudios especiales relacionados con la información con los sistemas automatizados instalados. 267 - Velar porque el equipo electrónico de su dependencia sea operado y usado conforme a las especificaciones de las casas fabricantes y a las políticas de automatización establecidas por la Municipalidad. - Procurar el máximo de seguridad, confidencialidad y precisión en manejo de la información a su disposición. - Coordinar y supervisar el suministro de materiales y equipo a las diferentes instancias de la Municipalidad y controlar y ordenar la agilización y oportunidad con que se deben realizar los trámites correspondientes para evitar atrasos o paralizaciones de labores. - Realizar visitas de inspección, análisis y evaluación del avance y logro de los proyectos y programas bajo su administración y responsabilidad. - Proponer e implantar políticas, objetivos y planes de trabajo afines a los programas de su área de competencia, determinar y gestionar las necesidades de equipo y de recursos materiales, humanos y financieros. - Evaluar los resultados de la aplicación de las políticas y planes fijados para los programas específicos de su dependencia e introduce los cambios y ajustes requeridos para el logro de los objetivos. - Velar porque los servicios de apoyo que presta se efectúen con la mayor eficiencia y eficacia posibles de forma que se eviten atrasos innecesarios o pérdidas económicas originadas en eventuales tardanzas o deficiencias de procedimientos. - Coordinar y participar en equipos de mejora continua. - Analizar y establecer los controles más eficaces para lograr el cumplimiento de los programas de trabajo, fechas y plazos de ejecución. - Programar, organizar, convocar y dirigir reuniones con los jefes de departamento y personal técnico que conforma la unidad a su cargo, con el fin de tratar asuntos técnicos y administrativos que afectan el desarrollo de las labores. - Supervisar y controlar el correcto manejo de valores, manuales, informes, comunicaciones y otros documentos rutinarios y confidenciales. 268 - Preparar informes de las labores realizadas por su dependencia. - Ejecutar las tareas administrativas jefatura que ostenta. - Ejecutar otras labores afines al puesto y área de trabajo de la dependencia que dirige. correspondientes al nivel de CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Responde directamente al gerente de su área. Trabaja con independencia, con un alto grado de trabajo en equipo con otros directores y gerentes. Su labor es evaluada según el logro de objetivos planteados para el área asignada. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre el trabajo de los jefes de departamentos y encargados de proceso, enfocada tanto al logro de objetivos como al desempeño de las tareas diarias. Es responsable por evaluar constantemente la ejecución e impacto de programas y proyectos de sus departamentos. Toma de Decisiones Debe tomar decisiones de carácter estratégico en conjunto con la Alcaldía, gerentes y otros directores. Posee independencia para tomar decisiones en su campo de acción. REQUISITOS - Licenciatura en una carrera afín a la actividad de los programas que dirige. - Mínimo 3 años de experiencia en el planeamiento, programación y dirección de actividades de nivel estratégico, técnico y político, preferiblemente en entidades similares. - Considerable conocimiento de la legislación que afecta su área de competencia y de la realidad cantonal. Compresión escrita y oral del idioma inglés. - Requisito Legal 269 - Incorporado(a) al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y APTITUDES Debe tener capacidad para: Influenciar positivamente sobre las acciones de otras personas, ya sea que trabajen bajo su supervisión. Controlar y dirigir el trabajo de otras personas a fin de lograr que dicho trabajo se desarrolle exitosamente. Dar respuestas positivas ante situaciones laborales diversas y resolver atinadamente problemas que se presenten Mantener ecuanimidad en cualquier situación que se presente en el desempeño del cargo. Dar soluciones novedosas y creativas a los trabajos o problemas que se presenten. Transmitir conocimiento e información estratégica. Dar respuestas rápidas, oportunas y atinadas. Comunicarse oralmente, persuadir e influir en otras personas. Tolerar la frustración y generar pensamiento positivo. Trabajar en equipos interdisciplinarios y lograr que, de igual manera, sus subalternos lo hagan. Estructurar y planear trabajos, con la participación de equipos interdisciplinarios e integrar a otras personas en ellos. Incorporarse rápidamente a nuevas actividades, producto de nuevas exigencias o de rotación de personal. Negociar y lograr acciones de concertación. Trabajar y lograr respuestas positivas dentro de enfoques interdisciplinarios Ejercer liderazgo. Trabajar en forma proactiva Impulsar el establecimiento de culturas de evaluación, de mejoramiento continuo y de responsabilidad por facultación. Debe tener: Lealtad hacia la institución Compromiso con el trabajo con calidad Conocimiento y empatía con las acciones Municipalidad y el nuevo rol asignado a ésta. Sentido crítico, evaluativo y objetivo Compromiso con el aprendizaje continuo innovadoras de la 270 Compromiso con el cambio Disposición de servicio al cliente Visión de planificación estratégica Capacidad de convocatoria Habilidad para aplicar el análisis de coyunturas y de enfrentar y manejar conflictos Mediante Acuerdo 3, Articulo IV de la sesión Ordinaria 135, Celebrada por el Consejo Municipal del Cantón de San José el 27 de noviembre del año dos mil doce, se modifican las funciones del Jefe de Departamento de Recursos Humanos a Director de Recursos Humanos. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 PUESTO: Versión: 1.2 Página 296 de 331 JEFE DE DEPARTAMENTO NATURALEZA DEL TRABAJO 3601 Planeación, dirección, coordinación, supervisión, control y seguimiento de actividades complejas y de responsabilidad de carácter técnico administrativo en un área sustantiva o de apoyo dentro un programa o subprograma especializado de la Municipalidad. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES - Participar junto con su superior inmediato en la definición de planes y políticas que ha de aplicar la Municipalidad en una área específica de cobertura institucional, dentro de un programa de acción de ésta. - Dirigir, coordinar y supervisar las labores de un departamento de acción sustantiva o de apoyo técnico a la gestión de la Municipalidad. - Distribuir y supervisar la ejecución de las labores específicas encomendadas a su unidad, tales como: las de diseño y remodelación de edificios, asesoría en ingeniería civil, planificación y programación de las acciones institucionales y construcción civil, administración de recursos humanos, finanzas, contabilidad, presupuesto, y las inherentes 271 a otras gestiones municipales como: urbanismo, inspección y servicios públicos. - Coordinar las labores de planeamiento y programación de las actividades de su departamento con su jefe inmediato, y con las distintas instancias organizativas internas. - Coordinar y participar en equipos de mejora continua. - Prestar colaboración y asesoría a otras jefaturas departamentales y direcciones, en la formulación, control y evaluación de programas y presupuesto, controlar la ejecución presupuestaria, coordinar y supervisar cualquier modificación al respecto. - Coordinar y supervisar las actividades de planificación y diseño de obras de construcción civil requeridas por la Municipalidad y presentarlos a consideración de sus superiores para la respectiva aprobación o ajuste. - Organizar, distribuir y supervisar las actividades de construcción o remodelación de edificios y planta física. Programar y controlar los pedidos de materiales, equipos y herramientas necesarias para la ejecución de las obras. - Analizar e instrumentar nuevos métodos y procedimientos de trabajo, implantar y perfeccionar los más accesibles a la realidad de la Municipalidad. - Definir prioridades de trabajos, estudios o investigaciones por realizar, considerando la importancia y el efecto que éstos tienen sobre los objetivos y metas del departamento a su cargo. - Mantener controles y registros variados y velar porque éstos se mantengan al día y se adecuen a la dinámica del trabajo. - Asesorar a la Dirección de la que depende en la solución de problemas o aclaración de asuntos de su especialidad. - Organizar, coordinar, supervisar y controlar las actividades de estudio, diseño e investigación que genera su trabajo, evalúa y aprueba sus resultados. - Realizar giras frecuentes a las diferentes oficinas y planteles de la Institución y zonas donde ésta efectúa trabajos de construcción, operaciones de sistema, para inspeccionar los trabajos que se están 272 realizando, el tipo y calidad de resultados obtenidos. controles que se aplican y evaluar los - Analizar y recomendar ante sus superiores las posibilidades de inversión o reducción de gastos, para optimizar la gestión, o diseño y construcción de obras de infraestructura de la Municipalidad. - Estudiar y proponer nuevas alternativas de solución a los problemas que surgen con motivo de la aplicación de los actuales métodos, procedimientos y normas de trabajo. - Colaborar estrechamente con la Dirección de la cual depende en la ejecución de trabajos técnicos, profesionales y administrativos que ésta demande y participar ampliamente en la solución de los problemas que se presentan en el área de trabajo a su cargo. - Organizar, asignar y supervisar las diferentes labores del personal técnico, profesional y administrativo que conforma el departamento. - Coordinar actividades con otras unidades de igual o mayor nivel que la suya; así como con organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros, cuyas funciones de alguna forma se relacionen con las que se le encargan. - Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares organizadas por la Institución o por otros organismos públicos y privados, nacionales o internacionales, en compañía o en representación de su superior inmediato y de la Municipalidad. - Redactar y revisar informes, proyectos, normas, procedimientos, notas y otros instrumentos técnicos y documentos que surgen como consecuencia de la ejecución de las labores. - Asistir y participar en reuniones con sus superiores y compañeros con el fin de coordinar esfuerzos y actividades; mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas surgidos en el desarrollo de éste, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir sustituciones o proponer cambios, ajustes o soluciones diversas. - Promover actividades de capacitación y adiestramiento para el personal bajo su supervisión y participar en los respectivos programas y cursos, impartiendo lecciones o dando charlas en el campo de su especialidad. - Velar porque la asistencia técnica que reciba la Institución en la materia de trabajo de parte de organismos internacionales sea aprovechada en forma óptima. 273 - Mantener al día los diferentes manuales técnicos y de procedimientos, así como otros documentos similares que se utilizan en el proceso de su trabajo. - Realizar las tareas administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas atinentes al puesto y área de actividad del departamento que dirige. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia y responde al director de su área. Realiza sus labores la mayoría del tiempo en coordinación con otras jefaturas y su jefe inmediato. Su labor es evaluada a través de los resultados de los programas y proyectos asignados, y la eficiencia y eficacia con se realizan las funciones ordinarias del departamento. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión constante sobre los procesos de trabajo que dirigen las jefaturas de sección y encargados de procesos a su cargo, evalúa mediante la presentación de los informes y resultados obtenidos. Supervisa el uso de los equipos y recursos asignados a su departamento. Toma de decisiones Debe tomar decisiones de carácter táctico y de coordinación en conjunto con directores y otros departamentos. Posee cierto grado de independencia para tomar decisiones estratégicas, y frecuentemente interviene en decisiones operativas y técnicas. REQUISITOS - - Licenciatura en una carrera afín al puesto. Mínimo 3 años de experiencia en la dirección y ejecución de programas o actividades del área de trabajo del puesto y de experiencia profesional, considerable experiencia en supervisión de personal, preferiblemente en entidades similares. Compresión escrita del idioma inglés 274 Requisito Legal - Incorporado(a) al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y APTITUDES Debe tener capacidad para: Influenciar positivamente sobre las acciones de otras personas, ya sea que trabajen bajo su supervisión o bien, que sea necesario convencer y articular. Controlar y dirigir el trabajo de otras personas a fin de lograr que dicho trabajo se desarrolle exitosamente. Dar respuestas positivas ante situaciones laborales diversas y resolver atinadamente problemas que se presenten Mantener ecuanimidad en cualquier situación que se presente en el desempeño del cargo. Dar soluciones novedosas y creativas a los trabajos o problemas que se presenten. Brindar respuestas rápidas, oportunas y atinadas. Comunicarse oralmente, persuadir e influir en otras personas. Tolerar la frustración y generar pensamiento positivo. Trabajar en equipos interdisciplinarios y lograr que, de igual manera, sus subalternos lo hagan. Estructurar y planear trabajos, con la participación de equipos interdisciplinarios e integrar a otras personas en ellos. Incorporarse rápidamente a nuevas actividades, producto de nuevas exigencias o de rotación de personal. Negociar y lograr acciones de concertación. Trabajar y lograr respuestas positivas dentro de enfoques interdisciplinarios. Ejercer liderazgo. Trabajar en forma proactiva. Debe tener: Lealtad hacia la institución. Compromiso con el trabajo con calidad. Conocimiento y empatía con las acciones Municipalidad y el nuevo rol asignado a éste. Sentido crítico, evaluativo y objetivo. Compromiso con el aprendizaje continúo. innovadoras de la 275 Dinamismo. Honradez. Equidad y objetividad. Disciplina y orden. 276 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 PUESTO: Versión: 1.2 Página 302 de 331 JEFE DE SECCION NATURALEZA DEL TRABAJO 3701 Planeación, coordinación, dirección, supervisión y control del desarrollo de tareas especializadas de carácter técnico o administrativo de mediana dificultad y responsabilidad en un área específica de la actividad sustantiva o de apoyo de la Municipalidad, a nivel de Sección. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES - Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los programa técnico administrativos complejos, del área a su cargo, con nivel jerárquico de Sección. - Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de la Sección a su cargo. - Participar en la definición de políticas, estrategias y planes Sección que dirige. - Planear, coordinar, dirigir y supervisar la ejecución de programas y actividades propias de su sección. - Administrar los recursos bajo su responsabilidad en forma idónea, de conformidad con las técnicas modernas que rigen la materia. - Distribuir el trabajo entre sus subalternos y vela por su adecuada ejecución. - Establecer los procedimientos por seguir en el cumplimiento de las tareas y supervisar su correcta aplicación. - Asistir a reuniones periódicas con sus superiores y jefaturas de otras unidades de la Municipalidad a fin de lograr el aporte técnico y administrativo requerido para el óptimo cumplimiento de sus tareas. de la 277 - Asesorar a las diferentes unidades de la organización, en la materia de su competencia. - Coordinar y participar en equipos de mejora continua. - Preparar informes técnicos periódicos, generales específicos de la actividad asignada. - Participar en el diseño de sistemas de información para la buena marcha de la Municipalidad, en el área de su especialidad organizacional. - Realizar cualquier otra tarea que le corresponda, de acuerdo a la naturaleza de su puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia y responde al jefe de su departamento. Debe brindar constantemente informes y reportes de la ejecución de sus labores y de la ejecución de los programas a su cargo. Su labor es evaluada mayoritariamente por la eficiencia y eficacia con la que coordina y ejecuta las labores asignadas, así como por el logro de objetivos específicos de sus proyectos y programas. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión constantemente sobre los procesos y encargados de éstos, demás funcionarios a su cargo y revisa frecuentemente informes de resultados, así como realizar inspecciones de las labores ejecutadas. Controla el uso de los recursos y equipo asignados a su sección. Toma de decisiones Debe tomar decisiones de carácter operativo y técnico y de coordinación de personal en su sección. Decisiones de mayor nivel deben ser consultadas con su superior. REQUISITOS - Licenciatura en una carrera afín al puesto. 278 - - Mínimo 2 años de experiencia en la dirección y ejecución de programas o actividades del área de trabajo del puesto y de experiencia profesional, considerable experiencia en supervisión de personal, preferiblemente en entidades similares. Compresión escrita del idioma inglés Requisito Legal - Incorporado(a) al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y APTITUDES Debe tener capacidad para: Influenciar positivamente sobre las acciones de otras personas, ya sea que trabajen bajo su supervisión o bien, que sea necesario convencer y articular. Controlar y dirigir el trabajo de otras personas a fin de lograr que dicho trabajo se desarrolle exitosamente. Dar respuestas positivas ante situaciones laborales diversas y resolver atinadamente problemas que se presenten. Mantener ecuanimidad en cualquier situación que se presente en el desempeño del cargo. Dar soluciones novedosas y creativas a los trabajos o problemas que se presenten. Transmitir conocimiento e información estratégica. Brindar respuestas rápidas, oportunas y atinadas. Comunicarse oralmente, persuadir e influir en otras personas. Tolerar la frustración y generar pensamiento positivo. Trabajar en equipos interdisciplinarios y lograr que, de igual manera, sus subalternos lo hagan. Estructurar y planear trabajos, con la participación de equipos interdisciplinarios e integrar a otras personas en ellos Incorporarse rápidamente a nuevas actividades, producto de nuevas exigencias o de rotación de personal. Negociar y lograr acciones de concertación. Trabajar y lograr respuestas positivas dentro de enfoques interdisciplinarios. Ejercer liderazgo. Trabajar en forma proactiva. Debe tener: 279 Lealtad hacia la institución. Compromiso con el trabajo con calidad. Conocimiento y empatía con las acciones Municipalidad y el nuevo rol asignado a éste. Sentido crítico, evaluativo y objetivo. Compromiso con el aprendizaje continuo. Capacidad de convocatoria. Compromiso con el cambio. innovadoras de la MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 306 de 331 PUESTO: JEFE (A) SECCIÓN OPERATIVA / FINANCIERA AUDITORÍA INTERNA NATURALEZA DEL PUESTO Planeación, dirección, coordinación, supervisión, control y seguimiento de actividades complejas y de responsabilidad de carácter técnico administrativo en la Auditoría Interna a nivel de sección. FUNCIONES: - Planear, coordinar, dirigir, supervisar y controlar la ejecución de programas y actividades propias de la sección a su cargo. - Participar en la definición de políticas, estrategias y planes de la sección que dirige. 280 - Distribuir el trabajo entre sus subalternos y velar por su adecuada ejecución. - Establecer los procedimientos por seguir en el cumplimiento de las tareas y supervisar su correcta aplicación. - Asesorar a las diferentes unidades de la organización, en la materia de su competencia. - Participar en el diseño de sistemas de información para la buena marcha de la Municipalidad, en el área de su especialidad organizacional. - Asignar las funciones a ejecutar e instruir, dirigir y supervisar el personal a su cargo. - Elaborar el Plan Anual de trabajo de su área de acuerdo con en el Plan de Auditoría basado en riesgos y proponerlo al Sub auditor Interno como a la Jefatura de Departamento. - Realizar la ejecución y el control respectivo del Plan Anual de Trabajo de su área. - Llevar el control y adecuado uso de los recursos asignados a su área. - Generar reportes periódicos de ejecución a sus superiores. - Monitorear el nivel de riesgo de las áreas bajo su cargo. - Emitir informes sobre el monitoreo de riesgo a la jefatura correspondiente. - Establecer la estrategia de cobertura del Plan Anual de Trabajo. - Llevar a cabo la revisión de informes con el personal ejecutor y con el área auditada - Asegurar la calidad en los trabajos, informes y documentos que se producen en su área de trabajo. - Generar información que sirva de insumo para los procesos de valoración de riesgos, Plan de Auditoría y Planes Anuales de Trabajo. - Participar en reuniones de inicio y validación de resultados con el auditado. - Asistir a reuniones periódicas con sus superiores y jefaturas de otras unidades de la Municipalidad a fin de lograr el aporte técnico y administrativo requerido para el óptimo cumplimiento de sus tareas. - Establecer los procedimientos por seguir en el cumplimiento de las tareas y supervisar su correcta aplicación. - Asesorar a las diferentes unidades de la organización, en la materia de su competencia. - - Preparar informes técnicos periódicos, generales específicos de la actividad asignada. Participar en el diseño de sistemas de información para la buena marcha de la Municipalidad, en el área de su especialidad organizacional. - Llevar el control de labores y asistencia del personal a su cargo. - Realizar las tareas administrativas que se derivan de su función. 281 - Ejecutar otras tareas atinentes al puesto y área de actividad de la sección que dirige. DEBERES El o la Jefe de Sección en el ejercicio de su cargo según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tienen los siguientes deberes: a) Cumplir las competencias asignadas por ley. b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas d) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. e) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. f) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República g) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información h) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, el o la Jefe de Sección en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. b) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las 282 transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. c) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. d) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. e) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES. El o la Jefe de Sección en el ejercicio de su cargo según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tienen las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d) Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES 283 Supervisión Recibida Trabaja con independencia y responde ante el Auditor y Sub Auditor. Realiza sus labores la mayoría del tiempo en coordinación con otras jefaturas y su jefe inmediato. Su labor es evaluada a través de los resultados de los programas y proyectos asignados, y la eficiencia y eficacia con se realizan las funciones ordinarias del departamento, así como por la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión constante sobre los procesos de trabajo que dirigen las jefaturas de sección y/o áreas de trabajo a su cargo, evalúa mediante la presentación de los informes y resultados obtenidos. Supervisa el uso de los equipos y recursos asignados a su departamento. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia, eficacia con que aplica los principios y técnicas de la profesión, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Realiza sus funciones con independencia funcional y de criterio. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Responsabilidad por manejo de información confidencial 284 Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por la atención del servicio al cliente Brinda servicios al cliente interno y externo de la entidad mediante la asesoría profesional. Atiende consultas profesionales, resuelve o canaliza la solución de los problemas de los clientes para lograr su satisfacción. Complejidad El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. CONDICIONES DE TRABAJO Por lo general desarrolla sus actividades en oficinas acondicionadas para tal propósito, correspondiéndole en ocasiones trasladarse a otros ambientes distintos. CONSECUENCIAS DEL ERROR Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. REQUISITOS 285 - Licenciatura en Contaduría Pública y/o Administración de Negocios o Ingeniería de Sistemas. Mínimo 2 años de experiencia en la dirección y ejecución de programas, proyectos o estudios de auditoría Considerable experiencia en supervisión de personal, preferiblemente en entidades similares. Compresión escrita del idioma inglés Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS auditoría.doc perfil profesiográfico jefe sección Razonamiento matemático. Capacidad de mando. Inteligencia general. Rapidez en la decisión. Persona ordenada. Hacer varias al mismo tiempo Capacidad de trabajar en un ritmo constante. Resistencia al estrés. Responsabilidad. Memoria visual inmediata. Memoria auditiva inmediata. Memoria auditiva remota. Expresar claramente ideas verbales. Comprensión verbal. Capacidad para recordar detalles. Capacidad para recordar datos. Honradez. Dominio de sí mismo. Madurez de juicio. Aceptación de críticas constructivas. Emitir criterios. 286 MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 Versión: 1.2 Página 312 de 331 PUESTO: JEFE (A) SECCIÓN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN AUDITORÍA INTERNA NATURALEZA DEL PUESTO Planeación, dirección, coordinación, supervisión, control y seguimiento de actividades complejas y de responsabilidad de carácter técnico administrativo en la Auditoría Interna a nivel de sección. FUNCIONES: - Planear, coordinar, dirigir, supervisar y controlar la ejecución de programas y actividades propias de la sección a su cargo.0 - Participar en la definición de políticas, estrategias y planes de la sección que dirige. - Distribuir el trabajo entre sus subalternos y velar por su adecuada ejecución. - Establecer los procedimientos por seguir en el cumplimiento de las tareas y supervisar su correcta aplicación. - Asesorar a las diferentes unidades de la organización, en la materia de su competencia. - Asignar las funciones a ejecutar e instruir, dirigir y supervisar el personal a su cargo. - Elaborar el Plan Anual de trabajo de su área de acuerdo con en el Plan de Auditoría basado en riesgos y proponerlo al Sub auditor Interno como a la Jefatura de Departamento. - Realizar la ejecución y el control respectivo del Plan Anual de Trabajo de su área. - Llevar el control y adecuado uso de los recursos asignados a su área. - Generar reportes periódicos de ejecución a sus superiores. - Elaborar de los programas de auditoría de sistemas y en otros que requieran la evaluación de procesos computarizados, aportando sus conocimientos profesionales en materia informática, a fin de garantizar la efectividad de esos programas para evaluar los sistemas de información y los controles de procesos informáticos. - Evaluar los controles de los sistemas informáticos de la Auditoría y la Municipalidad, así como la seguridad física y lógica de los datos, programas de cómputo y equipos informáticos de la institución, 287 - - - - - - - - aplicando los procedimientos y normas establecidos, para cumplir con los objetivos de los estudios de auditoría. Realizar las auditorias de desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos, evaluando la metodología aplicada, el cumplimiento de la normativa y la efectividad de los controles incorporados en esos sistemas, a fin de brindar la asesoría profesional oportuna para mantener una seguridad razonable, así como para asegurar la confiabilidad de esos sistemas, la suficiencia y la validez de sus controles y el cumplimiento de sus objetivos. Participar en los estudios de auditoría, dando el apoyo técnico de acuerdo con los requerimientos definidos por su superior inmediato, empleando las herramientas computadorizadas que considere convenientes y oportunas, asesorando sobre criterios técnicos al profesional auditor encargado y emitiendo informes técnicos sobre los aspectos que revisa, para evaluar el uso racional y eficiente de los recursos informáticos. Participar junto con el equipo de auditores en la comunicación oral de resultados de estudios de auditoría de sistemas y otros, en que por la índole de los aspectos evaluados se requiera su participación, a fin de dar el respaldo y el criterio técnico en la materia. Organizar la documentación y la información recabada o preparada durante el estudio, siguiendo los procedimientos establecidos, para garantizar la conservación de los expedientes de respaldo de los estudios y la actualización del archivo permanente de la Auditoría Interna. Colaborar con el Auditor en la administración de los recursos informáticos de la Auditoría Interna, ejerciendo los controles necesarios, definiendo e implantando procedimientos de seguridad para los sistemas de información y dándole a esos recursos el mantenimiento periódico, para garantizar su correcto uso, manejo y aprovechamiento. Elaborar estudios técnicos, de acuerdo con los lineamientos de la dirección, aplicando su criterio profesional, para determinar las necesidades de recursos informáticos de la unidad en el cumplimiento adecuado de sus objetivos y proyectar el uso de la tecnología en el desarrollo de las funciones de Auditoría Interna. Desarrollar y mantener la estructura lógica y física de sistemas de información o aplicación y de las bases de datos para la Auditoría Interna, aplicando los procedimientos y la normativa sobre la materia, para el efectivo desarrollo de las funciones de la Auditoría Interna con el uso de tecnología informática. Capacitar al personal de la Auditoría Interna en el uso de la tecnología aplicada, dando charlas y desarrollando manuales para garantizar el adecuado uso y manejo de los instrumentos y los recursos informáticos. Controlar el desarrollo de los estudios y actividades a su cargo, por medio de cronogramas y el seguimiento de la labor diaria, para 288 - - - garantizar el cumplimiento de sus objetivos y de los tiempos programados. Rendir informes a su superior inmediato de acuerdo la programación y la periodicidad definida o cuando las circunstancias lo hagan necesario, para efectos de retroalimentación, evaluación y toma de decisiones. Atender y resolver las consultas técnicas de su especialidad, brindando información oral y escrita de índole variada, relativa a su campo de acción, a fin de dar asesoría y brindar servicio al usuario interno y externo. Monitorear el nivel de riesgo de las áreas bajo su cargo. Emitir informes sobre el monitoreo de riesgo a la jefatura correspondiente. Establecer la estrategia de cobertura del Plan Anual de Trabajo. Llevar a cabo la revisión de informes con el personal ejecutor y con el área auditada Asegurar la calidad en los trabajos, informes y documentos que se producen en su área de trabajo. Generar información que sirva de insumo para los procesos de valoración de riesgos, Plan de Auditoría y Planes Anuales de Trabajo. Participar en reuniones de inicio y validación de resultados con el auditado. Asistir a reuniones periódicas con sus superiores y jefaturas de otras unidades de la Municipalidad a fin de lograr el aporte técnico y administrativo requerido para el óptimo cumplimiento de sus tareas. Establecer los procedimientos por seguir en el cumplimiento de las tareas y supervisar su correcta aplicación. Participar, colaborar y asesorar a los usuarios en el desarrollo de sistemas automatizados. Asesorar a las diferentes unidades de la organización, en la materia de su competencia. Preparar informes técnicos periódicos, generales específicos de la actividad asignada. Participar en el diseño de sistemas de información para la buena marcha de la Municipalidad, en el área de su especialidad organizacional. - Llevar el control de labores y asistencia del personal a su cargo. - Realizar las tareas administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas atinentes al puesto y área de actividad de la sección que dirige. DEBERES El o la Jefe de Sección en el ejercicio de su cargo según el artículo 32 de dicha Ley de Control Interno, tienen los siguientes deberes: i) Cumplir las competencias asignadas por ley. 289 j) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. k) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas l) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales. m) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. n) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República o) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información p) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. POTESTADES De conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, el o la Jefe de Sección en el ejercicio de su cargo tendrá las siguientes potestades: f) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. g) Acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. h) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los 290 informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. i) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. j) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. PROHIBICIONES. El o la Jefe de Sección en el ejercicio de su cargo según el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tienen las siguientes prohibiciones: f) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. g) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. h) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. i) Participar en actividades político- electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. j) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES Supervisión Recibida Trabaja con independencia y responde ante el Auditor y Sub Auditor. Realiza sus labores la mayoría del tiempo en coordinación con otras jefaturas y su jefe inmediato. Su labor es evaluada a través de los resultados de los programas y proyectos asignados, y la eficiencia y eficacia con se realizan las funciones ordinarias del departamento, así como por la calidad de su ejecución y la apreciación de los resultados obtenidos. 291 Supervisión Ejercida Ejerce supervisión constante sobre los procesos de trabajo que dirigen las jefaturas de sección y/o áreas de trabajo a su cargo, evalúa mediante la presentación de los informes y resultados obtenidos. Supervisa el uso de los equipos y recursos asignados a su departamento. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia, eficacia con que aplica los principios y técnicas de la profesión, en la atención y resolución adecuada de problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, como responsable directo de programas y proyectos específicos. Realiza sus funciones con independencia funcional y de criterio. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas o empresas privadas y público en general. Responsabilidad por Equipo y Materiales de Trabajo. Responde por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades, así como por la confidencialidad en el uso de documentación e información pertinentes. Responsabilidad por manejo de información confidencial Responde por el correcto uso y manejo de documentos valiosos altamente confidenciales y de gran importancia para esclarecer anomalías y establecer las responsabilidades del caso. Responsabilidad por manejo de recursos económicos Es responsable por administrar en forma óptima y racional los recursos financieros asignados al área de trabajo que dirige. Responsabilidad por la atención del servicio al cliente 292 Brinda servicios al cliente interno y externo de la entidad mediante la asesoría profesional. Atiende consultas profesionales, resuelve o canaliza la solución de los problemas de los clientes para lograr su satisfacción. Complejidad El trabajo supone enfrentarse a situaciones diferentes que requieren de la aplicación e interpretación de políticas, principios, normas, procedimientos, así como de la persuasión y negociación para resolver los problemas que se presentan y cumplir los objetivos propuestos. Iniciativa Recurre a su iniciativa ante situaciones que requieren atención inmediata, orientado por el estilo administrativo y la legislación vigentes. CONDICIONES DE TRABAJO Por lo general desarrolla sus actividades en oficinas acondicionadas para tal propósito, correspondiéndole en ocasiones trasladarse a otros ambientes distintos. CONSECUENCIAS DEL ERROR Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar atrasos, confusiones, trastornos y pérdidas de alguna consideración, en virtud de su vinculación directa en la ejecución de las actividades en razón de lo cual debe actuar de manera cuidadosa y asegurarse antes de emitir sus criterios. REQUISITOS - Licenciatura en Ingeniería de Sistemas. Mínimo 2 años de experiencia en la dirección y ejecución de programas, proyectos o estudios de auditoría Considerable experiencia en supervisión de personal, preferiblemente en entidades similares. Compresión escrita del idioma inglés Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. 293 HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS auditoría.doc perfil profesiográfico jefe sección Razonamiento matemático. Capacidad de mando. Inteligencia general. Rapidez en la decisión. Persona ordenada. Hacer varias al mismo tiempo Capacidad de trabajar en un ritmo constante. Resistencia al estrés. Responsabilidad. Memoria visual inmediata. Memoria auditiva inmediata. Memoria auditiva remota. Expresar claramente ideas verbales. Comprensión verbal. Capacidad para recordar detalles. Capacidad para recordar datos. Honradez. Dominio de sí mismo. Madurez de juicio. Aceptación de críticas constructivas. Emitir criterios. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 PUESTO: Versión: 1.2 Página 319 de 331 JEFE DE OPERACIONES 3703 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores asistenciales de planeación, dirección y control de operaciones en un área sustantiva de la Municipalidad de San José. TAREAS TÍPICAS 294 - Planear, dirigir, organizar y controlar las actividades operativas realizadas en la Policía Municipal en áreas de Vigilancia Urbana y Área de Seguridad Urbana. - Mantener un enlace operativo entre la Policía Municipal y el resto de áreas administrativas del Departamento de Seguridad Ciudadana y Policía Municipal. - Asistir a la Jefatura en labores operativas del área de trabajo. - Asistir a reuniones con Jefatura, supervisores y compañeros en general. - Brindar y aplicar recomendaciones en el campo de su actividad. - Brindar informes a su Jefatura sobre las labores asignadas. - Atender consultas que le presentan su Jefatura, Supervisores de Área, compañeros y público en general. - Realizar las labores derivadas de su función. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja con independencia, siguiendo instrucciones generales. Su labor es supervisada y evaluada por medio de los análisis de los informes que presenta, la apreciación del trabajo realizado y los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Le corresponde la Supervisión de personal de menor nivel destacado en el área de actividad. Responsabilidad por funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que atiende las actividades de planeación, dirección, control, supervisión y calidad. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que atiende las relaciones constantes con superiores, subalternos y compañeros de trabajo. Responsabilidad por Equipo y Materiales 295 Responde por el adecuado empleo del equipo, útiles, materiales y documentos que usa en su trabajo. Condiciones de Trabajo Desarrolla naturaleza desarrollar tiempo y a su labor en condiciones propias de una oficina, pero por la de las mismas, en algún momento le puede corresponder sus funciones en el campo, expuesto a las inclemencias del situaciones de peligro a su integridad física y a la comodidad. Consecuencia del Error Trabaja expuesto a cometer errores que pueden causar pérdidas materiales y humanas, por lo que las tareas deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. Iniciativa Recurre a la iniciativa para tomar decisiones en tareas y procesos delimitados. REQUISITOS - Bachiller universitario en Criminología, Administración de Recursos Humanos y/o Ingeniería Industrial. Experiencia en labores de supervisión, dirección, control y planeación de operaciones policiales. Cursos de capacitación atinentes al desarrollo del puesto. Licencia para vehículo correspondiente Permiso para la portación de armas. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Tacto y habilidad social para relacionarse. Habilidad para manejar armas de fuego. Capacidad de liderazgo. Buena condición física. REQUISITO LEGAL 296 Incorporado al Colegio Profesional respectivo MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 PUESTO: Versión: 1.2 Página 322 de 331 ENCARGADO (A) PROCESOS -1 NATURALEZA DEL TRABAJO 3801 Planeación, coordinación, dirección, supervisión y control del desarrollo de tareas especializadas de carácter técnico o administrativo de alguna dificultad en un área específica de la actividad sustantiva o de apoyo. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES - Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los programas técnico-administrativo de menor complejidad, de área a su cargo. - Diseñar, planificar, organizar y ejecutar investigaciones, estudios descriptivos, análisis y diagnósticos, proyectos y otros trabajos profesionales de su área de conocimiento, con el fin de lograr la mayor eficiencia y eficacia posible en las actividades sustantivas, de apoyo técnico y administrativo de la Institución. - Preparar y publicar artículos, folletos y otros trabajos técnicos y bibliográficos que contengan temas afines a la actividad profesional de que se le responsabiliza. - Brindar asistencia técnica y profesional a funcionarios de igual o mayor nivel profesional y jerárquico en el desarrollo de proyectos de investigación, estudios y otros que están a cargo de éstos. 297 - - Participar o colaborar en la ejecución de los proyectos de mayor complejidad a cargo de profesionales de igual o mayor nivel y de los jefes de las unidades responsables respectivas. Planear, organizar, coordinar y ejecutar experimentos, ensayos, sondeos, análisis y exámenes de variada índole aplicables a las áreas productiva, laboral y administrativa de la Institución y médico preventivo de los servidores. Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades, así como representar a la Institución ante organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros. - Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presentan sus superiores, compañeros y funcionarios de otras Instituciones y público en general. - Brindar asesoría en la materia de su especialidad tanto a sus superiores como a funcionarios de otras instituciones que así lo demanden. - Coordinar y participar en equipos de mejora continua. - Ejecutar o participar en la elaboración y desarrollo de programas actividades propias de su campo de actividad. y - Gestionar ante las instancias organizacionales internas, los recursos necesarios para la eficaz gestión. - Controlar y evaluar la aplicación de normas y procedimientos en la Unidad a su cargo. - Velar por el correcto control y aplicación de los trámites en los procesos a su cargo. - Administrar los recursos a su cargo, de acuerdo a las políticas y planes predeterminados. - Preparar informes técnicos variados de control rutinario o a solicitud de sus superiores sobre detalles o aspectos de las actividades a su cargo. - Asistir a reuniones con superiores o subalternos con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, planear y modificar programas, analizar y resolver problemas que se presenten 298 en el desarrollo de las tareas, actualizar conocimientos y otros temas inherentes. - Realizar cualquier otra tarea afín con su puesto. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja acatando instrucciones de carácter general, métodos y procedimientos establecidos, las normas administrativas internas, la legislación y reglamentación aplicable a su área de actividad. Su valor se evalúa mediante el análisis de los informes que presenta y la apreciación de los resultados obtenidos. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión sobre un grupo de subalternos de niveles operativos y administrativos, a los cuales orienta en la aplicación de procedimientos de trabajo. Revisa y aprueba su ejecución y evalúa sus resultados. Responsabilidad por Funciones Responde por el grado de eficiencia y eficacia con que son atendidas las actividades asignadas a la unidad a su cargo. Responsabilidad por Relaciones de Trabajo Responde por el grado de tacto y discreción con que son atendidas las frecuentes relaciones con subalternos, compañeros, superiores y funcionarios de otras instituciones públicas o privadas. Responsabilidad por Equipo y Materiales Responde por el correcto uso y aprovechamiento de los recursos asignados, así como por la documentación e información derivada de su accionar. Condiciones de Trabajo Desarrolla sus actividades en los locales acondicionados para el propósito propio de su especialidad, no obstante le puede corresponder trasladarse a otros ambientes donde se desarrollen tales actividades. Consecuencia de Error 299 Trabaja expuesto a cometer errores que pueden traer consigo trastornos, confusiones, atrasos y pérdidas de consideración para la Municipalidad. No obstante no son imprevistos sino que pueden ser detectados a tiempo y corregidos. Iniciativa Recurre a su iniciativa para resolver situaciones imprevistas de alguna dificultad, dentro de las normas establecidas vigentes. REQUISITOS - Bachiller en una carrera afín con el puesto. Experiencia en la ejecución de actividades relacionadas con del puesto. Experiencia en administración de recursos administrativos. Conocimientos básicos en Informática. el área Requisito Legal - Incorporado(a) al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y OTRAS EXIGENCIAS - Habilidad para las relaciones humanas. Habilidad analítica. Actualizar sus conocimientos. - Habilidad para supervisar personal - Capacidad de discreción - Buena presentación Personal HABILIDADES Y APTITUDES Debe tener capacidad para: Trabajar con autocontrol. Transmitir conocimientos e información. Comunicarse bien en forma oral, persuadir e influir en otras personas. Dar soluciones novedosas y creativas a los trabajos y problemas que se presenten. Comunicarse bien en forma oral, persuadir e influir en otras personas. Dar respuestas rápidas, oportunas y atinadas a los asuntos que le formulen. Relacionarse con otras personas y lograr una atención adecuada. Trabajar en equipo. 300 Lograr respuestas positivas de las personas que deben brindarle información o prestarle colaboración. Mantener ecuanimidad ante cualquier situación que se presente en el desempeño del cargo. Debe tener: Disposición para el aprendizaje continuo Espíritu crítico. Capacidad de convocatoria. Actitud para servir al cliente. Dinamismo. Compromiso con el cambio. Equidad y objetividad. Agilidad mental. Compromiso con la visión de la planificación estratégica en desarrollo local. Habilidad para, concertar y articular. Habilidad para aplicar el análisis de coyuntura y para manejar situaciones de conflicto. MANUAL DE PUESTOS MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ Fecha: 16/03/2015 PUESTO: Versión: 1.2 Página 327 de 331 ENCARGADO (A) PROCESOS -2 NATURALEZA DEL TRABAJO 3802 Ejecución de tareas difíciles en complejidad y responsabilidad y coordinación de procesos de carácter técnico o administrativo, en un área sustantiva o de apoyo, a nivel Profesional. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 301 - Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los programas técnico-profesional de mediana complejidad, de áreas o procesos a su cargo. - Gestionar ante las instancias organizacionales internas, los recursos necesarios para la eficaz gestión. - Controlar y evaluar la aplicación de normas y procedimientos en los procesos a su cargo. - Dirigir, coordinar y supervisar la ejecución de programas a nivel de procesos, dentro de la organización. - Administrar los recursos a su cargo, de acuerdo a las políticas y planes predeterminados. - Preparar informes técnicos variados de control rutinario o a solicitud de sus superiores sobre detalles o aspectos de las actividades a su cargo. - Asistir a reuniones con superiores o subalternos con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, planear y modificar programas, analizar y resolver problemas que se presenten en el desarrollo de las tareas, actualizar conocimientos y otros temas inherentes. Diseñar, planificar, organizar y ejecutar investigaciones, estudios descriptivos, análisis y diagnósticos, proyectos y otros trabajos profesionales de su área de conocimiento, con el fin de lograr la mayor eficiencia y eficacia posible en las actividades sustantivas, de apoyo técnico y administrativo de la Institución. - - Preparar y publicar artículos, folletos y otros trabajos técnicos y bibliográficos que contengan temas afines a la actividad profesional de que se le responsabiliza. - Asesorar de manera técnica y profesional a funcionarios/as de igual o mayor nivel profesional y jerárquico en el desarrollo de proyectos de investigación, estudios y otros que están a su cargo. - Participar o colaborar en la ejecución de los proyectos de mayor complejidad a cargo de profesionales de igual o mayor nivel y de los jefes de las unidades responsables respectivas. - Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades, así como representar a la Institución ante organismos públicos y privados, nacionales y extranjeros. 302 - Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presentan sus superiores, compañeros y funcionarios de otras Instituciones y público en general. - Brindar asesoría en la materia de su especialidad tanto a sus superiores como a funcionarios de otras instituciones que así lo demanden. - Coordinar y participar en equipos de mejora continua. - Ejecutar o participar en la elaboración y desarrollo de programas actividades propias de su campo de actividad. - - y Programar y participar en la programación de actividades de capacitación y adiestramiento del personal, dictar cursos de capacitación e impartir charlas y conferencias en materias relacionadas con su profesión. Redactar, corregir y firmar documentos variados que se originan en el desarrollo de las actividades que realiza y velar por su ágil y correcto trámite. - Ejecutar o participar en la evaluación del avance y resultados de investigaciones, estudios y actividades realizadas; sugerir y poner en práctica cambios en los métodos, procedimientos, programas y otros factores de carácter técnico y profesional, con el propósito de mejorarlo. - Coordinar sus actividades con otros funcionarios y oficinas de la Municipalidad, instituciones publicas o privadas, de acuerdo a lo que sea pertinente. - Preparar y presentar informes de labores realizadas y exponer en ellos los problemas encontrados, soluciones dadas, tipo y cantidad de actividades realizadas y otros aspectos de interés para la evaluación de su trabajo. - Efectuar giras de inspección y coordinación de las actividades de los proyectos, estudios y otros que se le encomienden. - Mantener al día un banco de información o datos para respaldar o facilitar su labor y la de otros funcionarios de la Institución. - Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. - Ejecutar otras tareas afines a la profesión y nivel del puesto. 303 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CLASE Supervisión Recibida Trabaja en estrecha coordinación con su superior inmediato en la toma de decisiones, aunque siempre responsable de los procesos y funciones asignadas. Trabaja constantemente en equipo y en coordinación con otros encargados. Su labor es evaluada por el logro de objetivos de proyectos y programas asignados, así como por la eficiencia y eficacia de las funciones que diariamente ejecuta. Supervisión Ejercida Ejerce supervisión constante sobre los empleados bajo su coordinación, mayoritariamente personal técnico y operativo. Controla constantemente el avance y ejecución de las labores de su área. REQUISITOS - - Profesional a nivel de licenciatura incorporado en una carrera afín al puesto Mínimo 3 años de experiencia en el ejercicio de su profesión, y deseablemente en la coordinación de programas y proyectos; experiencia deseable en la supervisión de personal, preferiblemente en entidades similares. Compresión escrita del idioma inglés Requisito Legal - Incorporado al Colegio Profesional respectivo. HABILIDADES Y APTITUDES Debe tener capacidad para: Trabajar con autocontrol. Transmitir conocimientos e información. Comunicarse bien en forma oral, persuadir e influir en otras personas. Dar soluciones novedosas y creativas a los trabajos y problemas que se presenten. Comunicarse bien en forma oral, persuadir e influir en otras personas. 304 Dar respuestas rápidas, oportunas y atinadas a los asuntos que le formulen. Relacionarse con otras personas y lograr una atención adecuada. Trabajar en equipo. Lograr respuestas positivas de las personas que deben brindarle información o prestarle colaboración. Mantener ecuanimidad ante cualquier situación que se presente en el desempeño del cargo. Debe tener: Disposición para el aprendizaje continuo Espíritu crítico. Capacidad de convocatoria. Actitud para servir al cliente. Dinamismo. Compromiso con el cambio. Equidad y objetividad. Agilidad mental. Compromiso con la visión de la planificación estratégica en desarrollo local. Habilidad para, concertar y articular. Habilidad para aplicar el análisis de coyuntura y para manejar situaciones de conflicto. 305
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