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MANUAL PARA LA
COMPROBACIÓN DE LOS
RECURSOS DEL PROGRAMA
ESCUELAS DE TIEMPO
COMPLETO
- FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN
ESCOLAR. ($70,000.00)
- AMBIENTES ESCOLARES SEGUROS.
($20,000.00)
CONTENIDO
-
Presentación
-
Introducción:
- Rubro: Ambientes Escolares Seguros.
- Rubro: Fortalecimiento de la Autonomía de la Gestión Escolar.
-
Entrega de apoyos a las escuelas de Tiempo Completo
-
Ejercicio del gasto
-
Documentación comprobatoria:
I.
Factura
II. XML
III. Verificación de SAT
IV. Justificación
V. Evidencias fotográficas
VI. Formatos:
- Formato de Comprobación
- Formato de Relación de documentos que se presentan para
trámite.
-
Errores que deben evitarse al recibir la documentación.
-
Preguntas Frecuentes.
-
Razonar Facturas.
-
Comprobación Mediante la Plataforma.
-
Entrega de Documentación Comprobatoria.
PRESENTACIÓN
El Programa Escuelas de Tiempo Completo (PETC) es una iniciativa de la Secretaría
de Educación Pública que se orienta al fortalecimiento de la educación básica y se
enmarca en lo establecido en el Artículo 3º de la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos, en la Ley General de Educación en su Artículo 33, en la Meta 3
del Plan Nacional de Desarrollo 2013 – 2018 y en el Programa Sectorial de
Educación 2013 – 2018, objetivos 1 y 3.
El presente documento tiene el propósito de orientar a los Directores de las
escuelas beneficiadas que operan el Programa Escuelas de Tiempo Completo,
sobre los criterios de gastos permitidos para la implementación del Programa, de los
rubros: Fortalecimiento a la Autonomía de la Gestión Escolar y Ambientes Escolares
Seguros señalados en las Reglas de Operación 2015.
3
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
INTRODUCCIÓN
Del total de recurso ministrado a cada entidad federativa se entregan a cada escuela
$20,000.00 para el rubro de Ambientes Escolares Seguros y $70,000.00 para el
rubro de Fortalecimiento de la Autonomía de la Gestión Escolar.
Las escuelas ministrarán este recurso tomando en cuenta lo siguiente:
1.- Los recursos para el Fortalecimiento de la Autonomía de Gestión de las Escuelas
y la Convivencia Escolar, en ningún caso podrá utilizarse para el pago de estímulos
de carácter económico, compensaciones, sueldos o sobresueldos de los directivos,
docentes, personal de apoyo o cualquier otro.
2.- Los recursos asignados a las escuelas, deberán ser administrados por el
personal escolar, presididos por el director escolar y con apoyo del supervisor
escolar, con la finalidad de impulsar las competencias y la capacidad de autonomía
de gestión de la escuela.
3.- Los recursos se destinarán al desarrollo de las acciones establecidas en la Ruta
de Mejora. En este plan se buscará mejorar la calidad de los aprendizajes de los
alumnos y avanzar gradualmente en la implementación efectiva de la modalidad
Escuelas de Tiempo Completo, con base a los lineamientos que lo regulan.
4.- El director escolar tiene la responsabilidad, con el apoyo del colectivo docente y
la supervisión escolar, de rendir cuentas y transparentar el ejercicio de los recursos
ante sus autoridades educativas locales y la comunidad escolar sobre el uso de los
recursos, así como de presentar ante Autoridad Educativa Local la documentación
comprobatoria de ingresos y egresos, en estricto apego a la normatividad estatal
establecida en la materia.
I. RUBRO: AMBIENTES ESCOLARES SEGUROS ($20,000.00)
Los recursos se podrán utilizar en:
1. Materiales para la rehabilitación y acondicionamiento de espacios
escolares. (70%)
2. Material de señalización. (5%)
3. Materiales, accesorios y suministros médicos. (5%)
4. Artículos para la extinción de incendios. (8%)
5. Material y enseres de limpieza. (2%)
6. Otro equipo educacional y recreativo. (10%)
4
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
II.- RUBRO: FORTALECIMIENTO DE LA AUTONOMÍA DE LA GESTIÓN
ESCOLAR ($70,000.00).
Los recursos se podrán utilizar en:
1.- Material Didáctico. (35%)
2.- Materiales, Accesorios y Suministros de Laboratorio. (10%)
3.- Artículos Deportivos. (10%)
4.- Instrumental de Música. (5%)
5.- Mobiliario para uso de los Alumnos. (20%)
6.- Bienes informáticos y aparatos audiovisuales. (20%)
El proceso que contempla la implementación del recurso obtenido por el Programa
de Escuelas de Tiempo Completo para el Fortalecimiento de la Autonomía de la
Gestión Escolar y Ambientes Escolares Seguros, son exclusivos para cada rubro;
esto es, no podrán:





Mezclarse para obtener material que no corresponda al rubro.
Modificar los porcentajes de las categorías.
Utilizar el porcentaje de una categoría para complementar otra.
Deberá comprobarse en su totalidad evitando que falte del total asignado.
Las compras que se realicen con los apoyos de Fortalecimiento de la Gestión
Escolar y Ambientes Escolares Seguros, deberán ser con proveedores
autorizados y registrados en el CATÁLOGO DE TRANSPARENCIA que
proporciona el Estado de Puebla ubicado en el siguiente link:
http://www.transparenciafiscal.puebla.gob.mx/

Al NO realizar la compra con un proveedor registrado en el Catálogo de
Transparencia, será invalidada la compra y tendrá que reintegrar el monto.
Se deberán entregar como mínimo seis facturas por rubro, una factura por
cada porcentaje en el que fue dividido el apoyo.
Las facturas deben ser solo del Estado de Puebla.


ENTREGA DE APOYOS A LAS ESCUELAS DE TIEMPO COMPLETO
El apoyo de los Rubros Fortalecimiento de la Gestión Escolar y Ambientes Escolares
Seguros ($70,000.00 y $20,000.00) será entregado al Director de cada escuela a
través de una transferencia a una tarjeta de débito que proporcionará el programa.
Los datos para la asignación de la tarjeta se tomarán los datos que se ingresen a la
plataforma.
5
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
EJERCICIO DEL GASTO
Una vez entregado el apoyo, se designará un período de comprobación,
determinado por el Departamento Administrativo del Programa Escuelas de Tiempo
Completo.
La única manera de comprobar el recurso, es facturando lo adquirido de acuerdo
con el rubro correspondiente, basándose en el catálogo y porcentajes establecido
por el Programa Escuelas de Tiempo Completo. (VER ANEXO 1)
El apoyo otorgado por el Programa Escuelas de Tiempo Completo debe ser
gastado en su totalidad.
Para comprobar que se ha gastado en su totalidad el recurso, la suma de la(s)
factura(s) deberá ser el total del cheque entregado, es decir, que no sobre pero sea
igual al monto asignado por cada Rubro.
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
Todo gasto que realice la escuela, implicará su justificación por medio de la
documentación comprobatoria, conteniendo los documentos en el orden siguiente:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Factura
XML
Verificación SAT
Justificación
Evidencias fotográficas
Formatos
Todos los documentos deben tener la firma y sello del director, que no cubra la
información esencial de cada uno de los documentos.
I. FACTURA
Es importante verificar todos los datos de cada factura al momento de recibirla.
1.- REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UNA FACTURA
a) La factura debe tener todos los datos completos y ser emitida a favor de:
NOMBRE COMPLETO: GOBIERNO DEL ESTADO DE PUEBLA
DIRECCIÓN: AV. 11 ORIENTE 2224, COL. AZCARATE. PUEBLA, PUE.
C.P.: 72501
RFC: GEP 850101 1S6


6
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
b) La FACTURA debe ser expedida en el Estado de Puebla. Deben regirse por
los proveedores de transparencia que se encuentran en la siguiente liga
http://www.transparenciafiscal.puebla.gob.mx.
c) Es importante tener cuidado que en la factura, los 3 últimos dígitos del RFC
del Gobierno del Estado de Puebla, sean 1 (uno), S (letra “ese” mayúscula), 6
(seis).
d) Los datos fiscales del receptor (cliente) y emisor (proveedor) deberán estar
completos y sin abreviaturas.
2.- FECHA DE EXPEDICIÓN.- La fecha de la factura será del día en que se realice
la compra, no debe pasar los tiempos otorgados por el programa para la
comprobación,.
Al recibir la factura, el (la) Director (a) además de verificar los datos
correspondientes del Receptor (cliente), debe verificar que los datos del Emisor
(proveedor) vengan completos, por ello debe revisar lo siguiente:




Nombre completo
Dirección completa sin abreviaturas de la tienda o sucursal.
RFC completo.
Descripción del cada producto adquirido (cantidad, unidad de medida,
descripción, precio unitario, importe).
Ejemplo 1:
RFC
NOMBRE


DIRECCIÓN
La factura debe llevar sello y firma del Director en un lugar en blanco que no obstruya la
información de la factura.
Ejemplo 2:
7
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.

19/DIC/2015 13:45
3.- CANTIDAD, UNIDAD DE MEDIDA, DESCRIPCIÓN, PRECIO UNITARIO, IMPORTE
CANTIDAD: Debe indicar el total del material, equipo, herramienta o producto adquirido.
UNIDAD DE MEDIDA: Es una cantidad estandarizada para determinar un artículo o
producto.
DESCRIPCIÓN: Es información del producto adquirido.
PRECIO UNITARIO: Es el precio del producto a comprar.
IVA: Es un impuesto al consumo, es el Impuesto al Valor Agregado.
IMPORTE: Es el resultado de multiplicar la CANTIDAD comprada del producto por el
PRECIO UNITARIO.
Ejemplo:


ES CORRECTO EL CÁLCULO
DEL IVA
4.- TOTAL.- El total de la factura es representado de forma numérica con dos decimales del
punto a la derecha, el total con letra es la descripción del total y deben coincidir.
8
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.


II.- XML
Cada factura debe ser acompañada de un archivo XML, éste representa los datos de
la factura de diferente manera; es indispensable que cada factura cuente con este
archivo, en caso contrario, la factura será tomada como apócrifa.
Debe contener los siguientes datos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Folio de la factura.
Fecha.
Subtotal y Total.
Datos del emisor.
Datos del receptor.
Descripción de los productos.
IVA.
Sello digital del SAT.
A)
B)
C
D)
E)
F
G)
H)
9
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
Estos datos deben coincidir con los datos de la factura entregada por el receptor,
ejemplo:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Folio de la factura.
Fecha.
Subtotal y Total.
Datos del emisor.
Datos del receptor.
Descripción de los productos.
IVA.
Sello digital del SAT.
D
)
A
)
B
)
E)
F)
G
)
C
)
H
)
10
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
III.- VERIFICACIÓN S AT
Con este documento verificamos si el proveedor esta dado de alta y vigente en el SAT,
además permite ratificar nuestra compra. Es necesario revisar lo siguiente:
1.- Los datos Emisor y Receptor deben coincidir con los datos de la factura.
2.- El Folio Fiscal debe ser el que tiene la factura.
3.- El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) debe estar VIGENTE y no
CANCELADO.
4.- En caso de que la hoja de Verificación del SAT esté incorrecta, se puede ingresar a la
página oficial del SAT (https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/) para descargar el
documento correcto: se coloca el Folio Fiscal de la factura, así como el RFC del Emisor y
Receptor, por último las letras o números de la imagen de validación.
Ejemplo 1:
COLOCAR LOS DATOS DE
LA FACTURA




11
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
IV.- JUSTIFICACIÓN
La justificación es un documento que debe redactar el Director por cada factura que se
utilice para comprobar el recurso, en dicho documento debe describir de manera amplia y
clara la finalidad con la que fueron adquiridos sin perder de vista que los alumnos son los
únicos beneficiarios. El documento debe contar con ciertos datos que obtendremos de la
factura y que proporcionara el Programa de Escuelas de Tiempo Completo. El formato
puede descargarse de la plataforma.
1.- Folio: aquí debemos escribir el número de la factura. El número puede venir
acompañado con una serie identificado por una o un grupo de letras. En caso de no tener
número la factura se debe poner toda la serie de números y letras del Folio Fiscal.
2.- Nombre del Programa: (este valor NO ES MODIFICABLE).
3.- Rubro: (este valor NO ES MODIFICABLE).
4.- Criterio General de Gasto: (este valor NO ES MODIFICABLE).
5.- Bueno para efectos fiscales: se escribirá el total de la factura a utilizar, en caso de que
se necesite utilizar un porcentaje se tienen que razonar la factura, con el fin de que “cuadren
las cantidades” solo en caso de que se requiera.
6.- Clave Presupuestal: (este valor NO ES MODIFICABLE).
7.- Partida de Gasto: (este valor NO ES MODIFICABLE).
8.- Contenido: el Director debe hacer una descripción de la finalidad con la que se adquiere
el material apoyado de las siguientes preguntas: ¿que se adquirió?, ¿para qué?, ¿quiénes
son los beneficiarios? y el número de beneficiarios, ¿Cuándo?, ¿que recibí?, las preguntas
no deben aparecer en el documento final generado.
9.- Fecha.- se pondrá la fecha de expedición de la factura.
10.- Nombre, Firma y Sello.- serán puestos por el Director.

Justificación
X
12
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL PROGRAMA”.
V. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS
Es importante anexar fotografías impresas, con el fin de comprobar lo adquirido
con el recurso asignado
Las fotografías deben mostrar tres momentos:
I.
II.
III.
Adquisición de Material.
Aplicación del Material.
Producto Final.
Las fotografías se anexan en hojas independientes, no pueden combinarse con
la justificación. Deberán rotularse con los siguientes datos:
Evidencia 1: Adquisición de Material.
Nombre de la escuela: Josefa Ortiz de Domínguez.
CCT.: 21DPR4589K
N° de Factura: a la factura que corresponde.
Evidencia 2: Aplicación de Material.
Nombre de la escuela: Josefa Ortiz de Domínguez.
CCT.: 21DPR4589K
N° de Factura: a la factura que corresponde.
Evidencia 3: Producto Final.
Nombre de la escuela: Josefa Ortiz de Domínguez.
CCT.: 21DPR4589K
N° de Factura: a la factura que corresponde.
NO se permiten fotomontajes, ya que invalidará la compra.
Evidencia 1: Adquisición de Material.
Nombre de la escuela: Josefa Ortiz de Domínguez.
CCT.: 21DPR4589K
N° Factura: A230
Evidencia 2: Aplicación de Material.
Nombre de la escuela: Josefa Ortiz de Domínguez.
CCT.: 21DPR4589K
N° Factura: DXMC567
Evidencia 3: Producto Final.
Nombre de la escuela: Josefa Ortiz de Domínguez.
CCT.: 21DPR4589K
N° Factura: 30

ADALBERTO GUTIÉRREZ MÉNDEZ
Nombre y Firma del
Director

ADALBERTO GUTIÉRREZ MÉNDEZ
Sell
o
Nombre y Firma del
Director

ADALBERTO GUTIÉRREZ MÉNDEZ
Sell
o
Nombre y Firma del
Director
Sell
o
13
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
VI. FORMATOS
Se deben requisitar los formatos de Comprobación y de Relación de
Documentos. Estos formatos se elaboran para cada uno de los rubros y dichos
formatos se descargaran de la plataforma.
FORMATO DE COMPROBACIÓN. Es un resumen del apoyo recibido. El (la)
Director (a) debe capturar los siguientes datos:



Fecha.
Nombre y CCT.
Nombre, Firma y CCT del Director de la Escuela.
FECHA EN LA QUE SE REALIZA EL
DOCUMENTO, UNA VEZ OBTENIDO
TODO EL MONTO CON LA SUMA DE
LAS FACTURAS
NOMBRE DEL DIRECTOR
LA FECHA EN LA
QUE SE IMPRIMIÓ
EL CHEQUE
NUMERO DE CHEQUE
DATOS DEL PROGRAMA
MONTO DEL CHEQUE
NO SE PUEDE REINTEGRAR
DINERO
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
FORMATO RELACIÓN DE DOCUMENTOS.- se captura cada una de las
facturas que se obtuvo para comprobar el apoyo otorgado. El director debe
capturar los siguientes datos:






Fecha
Nombre de la Unidad Responsable
Nombre Fiscal del Proveedor.
Numero de Factura.
Importe Factura.
Importe a Comprobar.
FECHA EN LA QUE SE REALIZA
EL DOCUMENTO, UNA VEZ
OBTENIDO TODO EL MONTO
CON LA SUMA DE LAS
FACTURAS, DEBE COINCIDIR LA
FECHA CON LA FECHA DEL
FORMATO DE COMPROBACIÓN
NOMBRE Y CCT
DE LA ESCUELA
2015
AÑO DEL
EJERCICIO
SE ENLISTAN LAS FACTURAS QUE OBTUVIERON
PARA COMPROBAR EL RECURSO. SOLO DEBE
ANOTARSE NOMBRE DEL EMISOR (PROVEEDOR) Y
DEBAJO DEBE IR EL No DE FACTURA QUE ESTAMOS
ENLISTANDO.
EN ESTA
COLUMNA SE
ESCRIBE EL
TOTAL DE LAS
FACTURAS
EN ESTA
COLUMNA SE
ESCRIBE LA
CANTIDAD A
UTILIZAR DE
CADA UNA DE
LAS FACTURAS
15
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
VI.- REPORTE
La finalidad del reporte es para describir el impacto que ha tenido el apoyo de
Fortalecimiento de la Autonomía de la Gestión Escolar y Ambientes Escolares
Seguros en la ruta de mejora. El Director debe describir en el documento los
beneficios que se lograron en la ruta de mejora con relación al material
adquirido. El reporte debe contemplar los siguientes datos:
Encabezado



Nombre de la escuela.
CCT.
Rubro.
Cuerpo
Debe incluir en general los artículos adquiridos y la manera en cómo fueron
ejecutados para lograr los objetivos implementados en la ruta de mejora.
Este reporte solo se anexara en la entrega física de la documentación.
REPORTE
NOMBRE DE LA ESCUELA: NIÑOS HÉROES
CCT. 21DPR3000G
RUBRO: FORTALECIMIENTO A LA
AUTONOMÍA DE GESTIÓN ESCOLAR
Con el apoyo otorgado por parte del PETC, se obtuvieron 5 proyectores, 3 enciclopedias,
1 microscopio, balones, guitarras, tablones infantiles, 2 multifuncionales, que
permitieron desarrollar las diferentes actividades planteadas en la ruta de mejora. El
propósito de adquirir estos artículos es para poner en contacto permanente a los
alumnos en diversos textos, para desarrollar estrategias de comprensión con ayuda de
herramienta tecnológica. También se buscó proporcionar elementos que permitan a los
niños apreciar y respetar la cultura y desarrollar su sensibilidad a la música. En
actividades lúdicas los alumnos aprendieron a dar valor y a sentirse bien en su entorno
escolar.
ADALBERTO GUTIÉRREZ MÉNDEZ
NOMBRE Y FIRMA
SELLO
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
ERRORES QUE DEBEN EVITARSE AL RECIBIR LA DOCUMENTACIÓN
Es importante verificar los datos al recibir la Factura, XML y Verificación SAT debido a
que el proveedor comúnmente tiene errores, de ser detectados se le invitará al
Director a realizar el cambio de la documentación las veces que sea necesario.
Revisar si cuenta con los siguientes errores:
FACTURA.








Está incompleto algún dato.
Falta una letra en los datos del receptor o se sustituye por algún número.
No están impresos los datos del Emisor y/o Receptor en la Factura.
AV. es sustituido por Calle, ejemplo: CALLE 11 ORIENTE 224
Se omite la abreviación AV., ejemplo: 11 ORIENTE 2224.
Se abrevia el domicilio, ejemplo 11 OTE 2224.
Los datos fiscales del receptor y emisor deberán ser completos si abreviaturas.
Entre algunas otras omisiones.
Ejemplo 1:
DOMICILIO
INCOMPLETO FALTA EL
NÚMERO
X
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
Ejemplo 2:
FALTAN DATOS DEL
RECEPTOR Y
EMISOR
X
FECHA


La fecha excede el periodo de entrega determinado por el departamento
administrativo.
No cuenta con la fecha.
CANTIDAD, UNIDAD, PRECIO, DESCRIPCIÓN
Cuando los productos no generen IVA se debe solicitar al Proveedor un oficio en el
cual indique cuales productos de la lista de artículos adquiridos son los que no
generan este impuesto para efectos fiscales. Debido que al fiscalizar se hace la suma
de todos los productos y es cuando no cuadra con los totales.








Si no hay una descripción general del producto.
Que algún dato no sea legible o entendible (que sean símbolos).
Los precios no sean en Moneda Nacional.
LOS PRODUCTOS OBTENIDOS NO CORRESPONDAN AL RUBRO
REQUERIDO.
El proveedor facture productos que no están en su giro comercial.
Que el PRECIO UNITARIO sea el mismo en diferentes productos.
Que se facture algún servicio.
Que el cálculo del importe de cada uno de los artículos sea incorrecto.
18
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
Ejemplo 1:
X
DESCRIPCIÓN INCORRECTA, NO SE PUEDEN FACTURAR SERVICIOS
Ejemplo 2:
X
ES INCORRECTO EL
CÁLCULO DEL IVA
19
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
TOTAL






Si no cuenta con la denominación Moneda Nacional (MN)
Si no vienen especificados los centavos (00/100)
Es incorrecta la cantidad.
Esta mal escrita la cantidad.
Existe un mal cálculo de los productos obtenidos en la factura.
Existan más de dos centésimas del punto a la derecha.
Ejemplo 1:
NO SE MUESTRAN LAS CANTIDADES COMPLETAS
20
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
Ejemplo 2:
X
FALTA MN EL EN TOTAL CON LETRA
Ejemplo 3:
X
NOTA: En caso de que la factura cuente con las cuatro décimas después del punto a
la derecha, se le solicitara al proveedor que las cantidades aparezcan con decimales
redondeados (dos décimas después del punto) para efectos fiscales.
XML



No corresponde el número de Factura.
El Folio Fiscal no corresponde con el de la Factura.
El Sello SAT no corresponde con el de la Factura.
VERIFICACIÓN SAT
El documento esta CANCELADO
Los datos no corresponden con el Emisor o Receptor.
El Folio Fiscal no corresponde con la Factura.
21
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
NO PROCEDEN DOCUMENTOS CANCELADOS
JUSTIFICACIÓN
Cuando los siguientes datos se encuentren incorrectos, incompletos o no
correspondan al rubro:







Numero de Factura.
Rubro.
Criterio General del Gasto.
Importe Total del Documento (cantidad o cantidad con letra).
Importe Total del Documento (cantidad o cantidad con letra)
Clave Presupuestal.
Partida de Gasto.
22
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
EL NÚMERO DE LA FACTURA ES 626, EN CASO DE
NO TENER NÚMERO LA FACTURA, SE DEBERÁ
PONER EL FOLIO FISCAL COMPLETO.
LA CANTIDAD CON LETRA ES INCORRECTO, NO DEBE ESCRIBIRSE TODO CON
LETRA LA MANERA CORRECTA ES: DIECISÉIS MIL CIENTO NOVENTA Y OCHO
PESOS 20/100 MN
23
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
PREGUNTAS FRECUENTES.
1.- ¿Qué debo hacer si llego a cancelar una factura y sobrepasa el periodo de
entrega?
Debe anexar la factura nueva con la documentación correspondiente (XML, Hoja del
SAT, Justificación) de la factura nueva, más la factura CANCELADA.
En la factura nueva en la parte inferior de la descripción del producto, sin que obstruya
algún dato de la misma, debe llevar la leyenda de sustitución “Esta factura sustituye a
la factura No “____” por motivo de cancelación”.
En el Formato de Relación de Documentos se debe enlistar solo la factura que va a
sustituir a la cancelada. Se debe escribir nombre del emisor, número de factura y
número de factura debe llevar la leyenda de sustitución “Esta factura sustituye a la
factura No “____” por motivo de cancelación”.
2.- ¿Qué hago si el proveedor no puede proporcionarme un XML o Verificación
SAT?
No se podrá aceptar la factura que no cuenten con estos documentos, ya que nos dan
la veracidad de que el proveedor esta dado de alta en el SAT para efectos fiscales.
3.- ¿Qué sucede si me falta un documento por entregar, por firmar o sellar?
Tendrá que entregarlo en la fecha que lo solicite el departamento administrativo, no
importando que sea fuera del calendario escolar, siendo que se buscara solucionar a
la brevedad posible el incumplimiento por parte del Director.
4.- Si me paso de la fecha de entregar para comprobar el apoyo.
NO puede entregar fuera de la fecha establecida, ya que por ello se fija un periodo de
entrega, en caso contrario deberá entregar en el tiempo que se le solicite en caso de
no hacerlo se aplicarán las sanciones correspondientes.
5.- ¿Qué hago si me faltan $0.30, $0.05, $20.00, etc. para complementar los
$70,000.00 o $20,000.00?
Deberá generar una comprar de algún artículo que beneficie a la comunidad estudiantil
y solicitar la factura correspondiente del producto.
Si la compra genera un total de la factura por $4.00 pero solo le faltan $1.50 deberá
razonar la factura para obtener el total del apoyo otorgado.
6.- ¿Qué hago si al sumar las facturas me paso del apoyo otorgado?
Deberá razonar una Factura y hacer un ajuste en el Formato de Relación de
Documentos y la justificación.
7.- ¿En qué momento debo razonar una factura?
La factura solo se razona en caso de que se haya excedido del apoyo entregado.
24
“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
RAZONAR FACTURAS
Para que se razone una factura se debe tener en cuenta lo siguiente:
El monto obtenido por la suma de las facturas sobrepasa el total del apoyo
otorgado.
Si el apoyo es por $70,000.ºº y al sumar las facturas nos da un total de $70,010.ºº,
$70,087.19 o $70,000.01, en ese momento debemos razonar una sola factura.
Comúnmente la factura a razonar cuenta con la cantidad extra que sobrepasa el total,
de lo contrario se puede utilizar cualquier factura de ese rubro. Los pasos a seguir son
los siguientes:
Pasó 1.- Seleccionamos la factura a razonar.
Pasó 2.- Debemos corregir la justificación. En el concepto “Bueno para efectos
fiscales” registraremos la cantidad que utilizaremos de la factura para llegar al total
del apoyo, en “Importe Total del Documento” se registrara el total de la factura.
Ejemplo: si al sumar obtenemos el total de $70,087.19, seleccionamos la factura que
vamos a razonar. El total de la factura es de $15,493.00. Al restar el excedente de
$87.19, la justificación debe quedar de la siguiente manera.
Este es el total de la factura
En Bueno para efectos fiscales vamos a utilizar solo la cantidad que sumada con todas
las facturas nos dé, el monto a comprobar en este caso serán los $70,000.00
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
NOTA: es recomendable que al sumar el total de las facturas, el monto total sea igual
al importe de la transferencia, ya que en caso de exceder el monto asignado NO
HABRÁ complementos.
Paso 3.- Al razonar una factura también se debe hacer la modificación
correspondiente al Formato de Relación de Documentos. Indicar el monto total de la
factura y el monto a utilizar para ajustar el total al apoyo recibido. Tomando el caso
anterior que se utilizó en el formato de justificación.
Ejemplo: si al sumar obtenemos el total de $70,087.19, seleccionamos la factura que
vamos a razonar, el total de la factura es de $15,493.00. Al restar el excedente de
$87.19, el Formato de Relación de Documentos debe quedar de la siguiente manera.
Importe del Documento:
escribir el total de la factura
obtenida
Total por Objeto del Gasto:
escribir el monto a utilizar de
una factura razonada, para
que al sumar con las demás
facturas nos de él total del
apoyo recibido.
7.- El proveedor me cobra el IVA por hacer cambio de factura.
Es muy importante que al recibir la factura de cualquier compra en ese momento se
verifique los datos mencionados en este manual, para evitar cobros indebidos
8.- ¿Cómo descargo el catálogo de Proveedores de Transparencia?
Debe ingresar al siguiente link: http://www.transparenciafiscal.puebla.gob.mx/,
selecciona la opción de Costos Operativos después seleccionamos Padrón de
Proveedores y por último damos clic en la lista.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
COMPROBACIÓN MEDI ANTE LA PLAT AFORMA
En la plataforma podemos encontrar el apartado para la comprobación, una vez
registrando los datos generales se activan varios apartados incluyendo el de
comprobación. Este apartado se encontrara activo desde el momento en que
se entregue el recurso hasta la fecha final para obtener la documentación de la
comprobación. Lo recomendable es subir el paquete de facturas conforme se
vaya obteniendo siendo que, si dejamos hasta el final la subida de archivos
tardaríamos más. La forma de cómo debemos comprobar en la plataforma es la
siguiente:
1.- Ingresar a la Plataforma del PETC, con el Clave de Usuario y Contraseña
otorgado por la Coordinación del Programa.
INTRODUCIR CLAVES
2.- Capturar los datos generales de la escuela para habilitar el apartado de
Comprobación 70 y 20.
DAR CLIC PARA
REGISTRAR LA
ESCUELA
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
DAR CLIC EN
COMPROBACIÓN
70 Y 20
3.- Dar clic al botón de Comprobación para continuar a los siguientes
apartados de:


Descarga de Formatos
Sube Facturas y Evidencias
DESCARGA DE FORMATOS: para complementar las facturas obtenidas
debemos descargar el Formato de Comprobación, Formato de Relación de
Documentos y Justificación que encontraremos en este apartado, solo se
podrán descargar.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
SE DEBEN DESCARGAR LOS
FORMATOS CORRESPONDIENTES
ARA CADA APOYO OTORGADO
Los formatos para Fortalecimiento de la Gestión Escolar ($70,000.00) y
Ambientes Escolares Seguros ($20,000.00) son nombrados de la misma
manera, además son formatos iguales pero cambian los datos por lo que para
cada apoyo se debe descargar su formato correspondiente. No se puede
utilizar un formato para ambos apoyos, de lo contrario se pedirá que lo vuelva a
realizar y subirlo.
SUBE FACTURAS Y EVIDENCIAS: al obtener todas las Facturas, XML,
Verificación SAT, Justificación y Evidencias que permitirán comprobar el apoyo,
se deberá ingresar en este apartado para subir la documentación. Se debe
hacer de la siguiente forma:
1.- Ingresar a la Plataforma del PETC, con el C Usuario y otorgado por la
Coordinación del Programa.
2.- Capturar los datos generales de la escuela para habilitar el apartado de
Comprobación 70 y 20.
3.- Dar clic al botón de Comprobación para continuar a los siguientes
apartados de:


Descarga de Formatos
Sube Facturas y Evidencias
4.- Ingresamos al apartado de SUBE FACTURAS Y EVIDENCIAS.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
SE DEBE INGRESAR AL APARTADO
CORRESPONDIENTE PARA SUBIR
LOS DOCUMENTOS
Al subir la documentación en la plataforma seleccionamos el apartado
correspondiente al apoyo obtenido, no debemos combinar la documentación de
cada comprobación, ya que al momento de fiscalizar puede que no cuadre el
total de las facturas.
Cada apartado tiene subdivisiones que permitirán subir los documentos por
separado, esto permitirá que en lugares que no se tenga un internet estable se
puedan subir sin ningún inconveniente. Al ingresar para subir los archivos cada
apartado nos mostrara lo siguiente:
SUBIREMOS ARCHIVOS POR SEPARADO, PARA QUE SE
NO EXISTA DIFICULTAD EN SUBIRLOS
SUBIR FORMATOS
Al ingresar veremos dos botones que permitirán subir el Formato de
Comprobación y Formato de Relación de Documentos.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
Damos clic en el botón de “EXAMINAR”, nos aparecerá la ventana que nos
permitirá seleccionar el archivo a subir.
Solo podremos visualizar el archivo con la extensión permitida, esto es que
veremos solo archivos con extensión “PDF”, no está permitido subir otro tipo de
documento ya que mostrara un mensaje de error, por lo cual no podrá subir sus
archivos.
Extensión de archivo no valido para
“formato de comprobacion.xls”. Solo archivos “formato.pdf”
son permitidos
Al seleccionar el archivo adecuado daremos clic en el botón SUBIR para que
se guarden los archivos en la plataforma.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
De haberlo realizado de manera correcta aparecerá un mensaje, y al darle clic
en “ACEPTAR” visualizaremos el nombre del documento enviado.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
Requisitos para subir el documento:



Datos completos y correctos.
Debe tener firma y sello del Director.
Se debe escanear y subir en formato (PDF).
SUBIR FACTURAS
El apartado de Facturas es parecido al apartado de Formatos, aquí solo
podremos subir los archivos: Factura, XML y Justificación. Sera de la misma
forma en la que subimos los formatos, tendremos la opción de examinar para
buscar el archivo a anexar. Estos documentos deben subirse con los siguientes
requisitos:




Factura: archivo original que envía el proveedor a su correo.
XML: archivo original que envía el proveedor a su correo.
Verificación SAT: archivo original descargable de la página
https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/
Justificación: archivo escaneado con datos correctos, completos, firma
y sello del Director.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
SUBIR EVIDENCIAS
De la misma forma en la que subimos los formatos y facturas, tendremos la
opción de examinar para buscar el archivo a anexar. Estos documentos deben
subirse con los siguientes requisitos:




Archivo con extensión PDF.
Datos completos y correctos.
Firma y sello del Director.
Evidencias de los tres momentos por cada factura.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA
La documentación debe entregarse en la fecha establecida por el departamento
administrativo, una vez que ya se haya subido a la plataforma para su revisión y
haciendo las modificaciones correspondientes a los documentos incorrectos.
De no entregarse en tiempo y forma se retrasara él envió de la misma para la
fiscalización correspondiente al ciclo escolar, lo que conllevara a que solicitemos al
Director(a) el cambio de los documentos con observación, fuera de tiempo.
Se debe entregar la documentación de la siguiente manera:
1.- Las facturas selladas y firmadas por el Director(a) en un espacio en blanco que
no cubra la información.
2.- Los XML y SAT deben ser los correspondientes a la factura sin sellos ni firmas.
3.- La justificación debe venir con sello y firma del Director(a).
4.- Evidencias en hojas aparte, firmadas y selladas por el Director(a) no deben
cubrir las fotos.
5.- Formato de Comprobación y Relación de Documentos deben venir sellados y
firmados por el Director(a).
6.- Se deben entregar en un sobre manila tamaño carta ministro que debe rotularse
en la parte superior derecha con:
 Número de Escuela: lo obtiene de la plataforma.
 Monto del Apoyo: $70,000.00
En el sobre se ingresara el paquete de las facturas, deben llevar el orden conforme se
registraron en el Formato de Relación de Documentos.
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“ESTE PROGRAMA ES AJENO A CUALQUIER PARTIDO POLÍTICO. QUEDA PROHIBIDO EL USO PARA FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN EL
PROGRAMA”.