1. Bienes raíces

FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y
SUMINISTROS
Código: 3040-P-001
Versión: 07
Emisión: 10 - 06 - 2014
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AUTORIZACIONES
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Nombre: Equipo de trabajo
Nombre:
Christian Yamir Mora Bustos
Nombre: Heladio García Castellanos
Cargo:
Cargo:
Coordinador de Gestión de la
Calidad
Cargo:
Mesa de trabajo
Director del Departamento de
Adquisiciones y Suministros.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
03
04
05
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
Versión inicial.
Se ajustó la tabla de autorizaciones. Se eliminaron las casillas de objetivos de calidad relacionados con el proceso y sus controles.
Se ajustó el nombre del líder y el objetivo del proceso, el ciclo PHVA, se definieron los proveedores, la información de salida y al cliente que va
dirigida, se ajustaron los mecanismos de control y la información de la caracterización del proceso, se realizaron ajustes a los diagramas de flujo
de los procesos para que correspondan a las actividades que se llevan a cabo.
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Se ajusta el código del documento, de acuerdo a lo definido en el procedimiento de control de documentos y registros y la TRD.
Se cambia el escudo de la universidad por el definido en el manual de imagen de la institución.
Se incluye un texto en la primera hoja del documento respecto a la copia no controlada.
Se elimina el cuadro de registros, debido que esta información esta descrita en las TRD (Tablas de Retención Documental).
Se cambia el término de flujograma por el de diagrama de flujo.
Se ajusta el término fecha por el de emisión en el encabezado del documento.
Se actualiza la denominación del proceso de Compras y Suministros por el de Adquisiciones y Suministros.
Se actualiza la denominación del Director de la Oficina de Gestión de la Calidad por la de Director de la Oficina de Gestión Integral de la
Calidad de acuerdo a lo establecido en el manual de Funciones.
 Se actualiza la denominación de la Oficina de Gestión de la Calidad por la de Oficina de Gestión Integral de la Calidad.
 Se actualiza la denominación del Director del Departamento de Compras y Suministros por el de Director del Departamento de Adquisiciones
y Suministros, acuerdo a lo establecido en el manual de Funciones.
FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y
SUMINISTROS
Código: 3040-P-001
VERSIÓN
06
07
Versión: 07
Emisión: 10 - 06 - 2014
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ORIGEN DE LOS CAMBIOS
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Se actualiza la denominación de quien elabora, revisa y aprueba.
Se modifica la estructura de la ficha de caracterización cambiando el Ciclo PHVA por actividades y Cliente por Usuario.
Se revisa la información de proveedores, entradas, actividades, salidas y usuarios.
Se elimina el cuadro de caracterización del producto.
Se elimina el cuadro de documentos.
Se modifica el objetivo del proceso.
Se revisa la información de proveedores, entradas, actividades, salidas, usuarios, recursos y requisitos.
Se traslada los diagramas de flujo al procedimiento:
3040_PRO-007_PROCEDIMIENTO_ PARA_ ADQUISICIONES_Y_SUMINISTROS_05
 Se modifica el indicador del proceso.
Esta Ficha de Caracterización del Proceso no puede ser copiada ni dado a conocer a terceros, sin autorización expresa de la Universidad Santo Tomás.
Si este documento del Sistema de Gestión de la Calidad es impreso, es considerado COPIA NO CONTROLADA.
FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y
SUMINISTROS
Código: 3040-P-001
NOMBRE DEL SUBPROCESO:
Versión: 07
N. A.
Emisión: 10 - 06 - 2014
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RESPONSABLE: Director del Departamento de Adquisiciones y Suministros.
Garantizar la adquisición, almacenamiento y suministro de los materiales didácticos y bibliográficos, elementos de consumo, herramientas,
OBJETIVO: repuestos destinados al mantenimiento, papelería y útiles de oficina, elementos para la venta, materiales deportivos y culturales, activos fijos
a través de la gestión de proveedores para dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la USTA, en apoyo del servicio educativo.
PROVEEDORES
Int. - Ext.
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
USUARIOS
Int. - Ext.
Proceso Administrativo
y Financiero
Políticas y lineamientos
generales
Órdenes de compra
Proveedores externos
Consejo Administrativo
y Financiero
Aprobación de presupuesto
Orden de producción
Editorial
Comité Administrativo y
Financiero, Rector
General, Vicerrector
Administrativo
Financiero
Aprobación de solicitudes
de autorización de egreso,
aprobación de cotizaciones
y aprobación cartas de
solicitud
Activos fijos, Material
didáctico y bibliográfico,
A todos los procesos
elementos de consumo y
materiales diversos


De todos los
procesos


Proceso de Gestión
Legal
Oficina de Presupuesto
Proveedores externos
Ver procedimiento:
Solicitud de
autorización de egreso
(instructivo 030)
Solicitud pedido de
dependencia
Actas de inicio de
contrato.
3040_PRO-007_PROCEDIMIENTO_ PARA_
ADQUISICIONES_Y_SUMINISTROS_05
Devoluciones.
Evaluación y
reevaluación de
proveedores.
Registro contable
Contratos de compraventa
Certificado de
disponibilidad presupuestal
 Información legal.
 Portafolio de productos.
 Cotizaciones.
 Productos y/o servicios.
Proveedores
Proceso de Gestión
financiera.
Facturas o documento
equivalente y soportes.
FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y
SUMINISTROS
Código: 3040-P-001
Versión: 07
Emisión: 10 - 06 - 2014
RECURSOS
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REQUISITOS
 Recursos físicos (mobiliario, bodegas, oficinas)
 Software Administrativo - Financiero
 Hardware. (equipo de cómputo e impresión y comunicación)
 Personal competente (Director, profesionales y personal de apoyo)
 Financieros.
 Código de procedimiento civil.
 Código de comercio.
 Reglamento general de contabilidad.
 Manual de Contratación
 Estatuto tributario.
 NTC ISO 9001:2008.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR
FRECUENCIA
META
Tiempo de respuesta a pedidos de dependencia:
Mensual
5 días