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GUIA PARA EL PROVEEDOR COPPEL
Compras Equipo de Transporte
Coppel S.A. de C.V.
COMPROMISOS DEL PROVEEDOR COPPEL
El proveedor Coppel debe asegurarse de cumplir con los siguientes temas, los cuales serán
solicitados por el Comprador o Contacto dentro de Coppel.
1.- DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE DE PROVEEDOR.
Dichos documentos e información deberá ser entregada al Comprador o Contacto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
CheckList de Visita a Proveedor. (Comprador o Auditor llenará y firmará dicho formato).
Nombre Comercial y Razón Social de la empresa.
Comprobante del domicilio fiscal. (Especificar si es propio o rentado)
Alta ante Hacienda.
Acta constitutiva (Persona Moral).
Nombre del representante Comercial, deberá confirmar que es empleado activo y está
facultado para realizar negociaciones.
7. Última declaración anual.
8. Alta ante el IMSS. Actualización de carta obrero patronal cada 12 meses.
9. Información financiera (últimos 3 meses o más).
10. Contrato (Formato Coppel) - Acuerdos comerciales.
11. Cotización de los productos o servicios que ofrece.
12. Carta de justificación de contratación; ¿Quién contrató?, ¿Por qué contrato (beneficios)?.
Esta carta la debe elaborar y firmar el Comprador Coppel.
13. Confirmar por escrito si tiene algún Familiar, Socio y/o Accionista que trabaje en alguna de las
empresas del Grupo Coppel.
14. Carta de no adeudo, la cual deberá hacerse de manera trimestral, confirmando que no se
tiene ningún adeudo con más de tres meses de antigüedad. Actualizar en Marzo, Junio,
Septiembre y Diciembre.
2.- ALTA EN PORTAL COPPEL.
Al concluir le entrega completa de los documentos para el expediente, recibirá confirmación del
Comprador, después de esto deberá darse de alta en el portal Coppel, en internet, para subir todas
las facturas que realice a Coppel, esto deberá hacerse antes de ser entregadas para cobro. Este
portal servirá para dar seguimiento a sus pagos, la guía para su uso se encuentra dentro de dicho
portal.
El contacto para el portal es el CAP (Centro de Atención a Proveedores), deben solicitar el usuario
a través de ellos. Los teléfonos para contacto son los siguientes:
667 759 43 48
o
667 759 43 00
Ext 408.
Pueden tener acceso al portal por medio del siguiente link:
http://proveedores.coppel.com/ o a través de la página de Coppel ( www.coppel.com ) en el
apartado “Proveedores”.
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3.- PROCESO DE COMPRA.
Después de cumplir lo anterior el proveedor cumple para realizar sus cotizaciones, de acuerdo a sus
propuestas principalmente de precios, atención, tiempo de entrega y calidad de sus productos,
estará participando en las compras donde sea la mejor opción. El proveedor deberá cotizar bajo los
siguientes criterios:
1.
2.
3.
4.
5.
Solo cotizar lo que fabrica o distribuye directamente, no re-vender.
Siempre acompañar la propuesta con precio, garantía, marca, modelo y tiempo de entrega.
Su propuesta de precio, siempre debe ser su mejor precio.
Proponer solo lo que puede cumplir, sin riesgos de incumplimiento.
Hacer recomendaciones técnicas de manera objetiva y buscar lo mejor para Coppel.
4.- ORDEN DE COMPRA.
La orden de compra (anexo 1), será enviada vía correo electrónico al contacto para venta y/o
entregas que el proveedor haya asignado, es importante que la persona encargada de realizar el
proceso de entrega de dicho pedido, conozca a detalle cada parte de la orden de compra, si no está
de acuerdo con alguno de los puntos descritos en la orden de compra, debe reportarlo
inmediatamente al comprador, de caso contrario se da por entendido que acepta las condiciones
descritas en el formato.
Deberá ser honesto al revisar los precios y en caso de encontrar diferencias contra el precio
asignado a Coppel, deberá reportarlo de inmediato al comprador.
Referencia, “Anexo 1”.
5.- AVISO DE ENTRADA.
El proveedor al momento de la entrega, deberá obtener del encargado de almacén Coppel, el
formato de Aviso de Entrada (anexo 2), el cual deberá estar sellado y firmado por el encargado de
almacén Coppel, este formato valida la entrega de la mercancía solicitada en la orden de compra.
El empleado del proveedor, que realiza la entrega, deberá revisar cada punto del Aviso de Entrada,
en caso de no estar de acuerdo con algún dato, deberá pedir al encargado de almacén Coppel, que
aclare o corrija el dato en cuestión. Deberá tener especial cuidado y ser honesto con las cantidades
descritas en el Aviso de Entrada, ya que el pago se realizará solo por las cantidades descritas en
dicho formato, el cual debe contener nombre y firma de quien recibe, completamente legible.
Referencia, “Anexo 2”.
6.- COBRO DE FACTURA.
Documentos de expediente para cobro:
1.
2.
3.
4.
Factura completa, PDF original.
Orden de compra completa, PDF original.
Copia del aviso de entrada correspondiente a la orden de compra.
Comprobante de registro en el portal Proveedor Coppel (al subir la factura, “anexo 3”).
Referencia, “Anexo 3”.
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Otros documentos:
5. Nota de crédito, PDF original, en caso de aplicar.
6. Facturas anteriores canceladas, PDF original, en caso de ser re-facturación.
El cobro siempre debe hacerse dentro del menor plazo posible, no más de una semana después de
hacer realizado la entrega y facturación.
Entrega en físico, documentos impresos.
Los proveedores que entregan de manera física los documentos para cobro, deberán cumplir
con los siguientes requisitos:
1.
2.
3.
4.
Entregar solo los días martes de 3:30 p.m. a 5:00 p.m., en la recepción de oficinas.
Los documentos impresos deben ser del PDF original
La copia del aviso de entrada debe estar legible, firmado y sellado por quien recibe.
No enviar más documentos de los necesarios, mencionados anteriormente como
“documentos de expediente para cobro”.
Entrega por correo electrónico.
Los proveedores que entregan de manera electrónica sus documentos para cobro, deberán
cumplir con los siguientes requisitos:
1. Enviar un correo por cada orden de compra, al correo electrónico del comprador quien les
hizo el pedido.
2. En el cuerpo del correo mencionar el folio del Portal Coppel, se genera al subir la factura.
3. En formato PDF cada documento por separado en el mismo correo.
4. No enviar más documentos de los necesarios, mencionados anteriormente como
“documentos de expediente para cobro”.
5. Enviar correos para cobro solo los martes de cada semana.
6. El asunto del correo debe iniciar con el número de factura, seguida de la razón social.
Requisitos para aprobar revisión de facturas.
Los documentos entregados para cobro deberán cumplir con las siguientes condiciones:
1. Los datos para facturación:
Coppel S.A. De C.V.
República 2855
Recursos Hidráulicos
Culiacán, Sinaloa
C.P. 80105
COP920428Q20
2. La fecha de la factura debe ser del año corriente, en caso de ser de otro año, tendrá que
facturarse nuevamente con fecha del año actual.
3. En el campo de “Método de pago”, debe especificar “Transferencia electrónica”.
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4. En el campo de “Cuenta de pago”, debe especificar “7171” o “9136”, su comprador deberá
especificar una de las dos, la cual deberá utilizar en sus facturas.
5. El aviso de entrada:
a) Debe estar firmado y sellado por personal de la bodega regional, quien recibió la
mercancía.
b) Las cantidades deben ser las mismas que en la factura.
c) Los artículos deben ser los mismos que en la orden de compra.
d) Debe estar a nombre del proveedor quien factura.
e) El número de factura descrito en el aviso de entrada, debe coincidir con el número de la
factura entregada para cobro.
6. Los precios de la factura deben coincidir exactamente con la orden de compra.
7. Los artículos en la factura deben tener el mismo orden que en la orden de compra.
8. El cobro solo debe solicitarse al tener todos los artículos de la orden de compra entregados,
para esto se puede soportar una misma factura con uno o más “avisos de entrada”, la
sumatoria de estos en cantidades por artículo debe coincidir con el total de artículos en la
orden de compra.
9. En el caso de re-facturación, deben anexar copias de las facturas anteriores que deberán
estar canceladas.
Aclaraciones sobre facturas entregadas a cobro.
Para solicitar la aclaración de cualquier factura o cobro, es necesario solicitar la información
necesaria directamente al comprador que atiende y quién realizó el pedido, se deberá especificar la
información que necesitan y agregar la siguiente información para identificar la factura en cuestión:
1.
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3.
4.
5.
6.
Numero de factura.
Número de Orden de Compra u OSTE.
Bodega donde se entregó el artículo o prestó el servicio.
Fecha de la factura.
Fecha de entrega.
Persona que recibió.
Con estos datos se podrá rastrear de manera más eficiente el estado de dicha factura.
Gracias.
* Para ver cualquier tema relacionado con
esta guía, favor de contactar al comprador o
contacto Coppel quien le atiende.
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ANEXO 1
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ANEXO 2
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ANEXO 3
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