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GESTIÓN EFICAZ DE TU TIEMPO
“¿AMAS LA VIDA? PUES SI AMAS LA VIDA
NO MALGASTES EL TIEMPO, POR QUE EL
TIEMPO ES EL BIEN DEL QUE ESTÁ HECHA
LA VIDA.”
- BENJAMÍN FRANKLIN (1706-1790)
Desde la Concejalía de Mujer hemos querido desarrollar unas pequeñas directrices para
poder gestionar de manera eficaz nuestro tiempo tanto en la vida familiar, como laboral,
como personal.
El tiempo es un recurso extremadamente valioso. Muchas veces no nos damos cuenta
que la forma de invertir nuestro tiempo no es la más adecuada, lo cual produce
interferencias que afectan a nuestra vida personal, laboral y familiar. Siempre estamos
buscando la mejora de nuestra calidad de vida, pero hay en ocasiones que la búsqueda
de esa situación hace que seamos poco eficaces pudiendo llegar a afectarnos a nuestra
salud física y psíquica.
Una de las frases mas utilizadas en nuestra sociedad es “No tengo tiempo”, pero todos
tenemos las mismas horas a lo largo del día, 24, y de lo que se trata es de gestionarlo
bien para vivir mejor. Y eso lo tiene que hacer cada persona con sus virtudes y con sus
limitaciones.
Esperamos que ésta Guía pueda servir de ayuda para la organización individual de cada
persona en su ámbito profesional, personal y laboral.
Noemí Galán Rico
Concejala de Mujer
ÍNDICE:
1.- Definición de tiempo
2.- Estrés: diferencia bueno (euestrés) y malo (distrés)
3.- Gestión del tiempo: cómo se consigue
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4.- Resumen
Leyes
Como tiene que ser los objetivos a realizar
Hábitos a modificar
1.- DEFINICIÓN DE TIEMPO:
El tiempo es uno de los bienes más importantes y escasos que no se puede comprar ni
almacenar y que nunca se repite. A lo largo de la vida debemos gestionar nuestro tiempo
modificando nuestros malos hábitos.
Es muy importante saber gestionar nuestro tiempo para así poder tener una buena
conciliación de nuestra vida personal, laboral y familiar, de esa forma, aumentaremos
nuestra motivación, satisfacción personal y disminuiremos el nuestro estrés.
2.- ESTRÉS: DIFERENCIA ENTRE EL DISTRES (MALO) Y EUESTRÉS (BUENOS)
a) El distrés: el estrés que nos hace sentir mal.
El distrés nos hace preocuparnos en exceso antes de que pase algo malo. La sensación
de estrés nos hace sentir encerrados, aislados y con mucha ansiedad. Todas esas
sensaciones se desencadenan y nos bloquean en muchos casos, haciendo que no
podamos hacer todas las cosas que queremos y debemos hacer. Al final, si ésta situación
no cambia, debemos acudir a un profesional que nos ayude controlar nuestro nivel de
Distrés y nos dé herramientas para poder manejarlo antes de que nos llegue a afectar a
la salud física. Éste es un problema que se da mucho en nuestra sociedad, en la que
vivimos continuamente agobiados por la falta de tiempo.
b) El eustrés: el estrés en su forma más positiva
Aunque nos sea difícil creerlo, existe un estrés bueno y necesario para la supervivencia,
el eustrés, que es el estado perfecto en el que nos tendríamos que encontrar para estar
en movimiento, motivado con un nivel de productividad adecuado y sobre todo con un
nivel de calidad de vida bueno.
No tener ningún tipo de estrés, ni siquiera el bueno, significa estar en un estado de
pasividad, sin energía, ni si quiera para poder retirarnos de peligros físicos.
Eso es precisamente lo que se logra cuando se tiene el eutrés. Sin estas sensaciones te
encontrarías sumida en un estadio en el que la falta de motivación podría conseguir que ni
el trabajo, ni las relaciones personales vayan a evolucionar de manera positiva.
c) El estrés en el nivel óptimo
Es precisamente aquel estado en la que no nos agobiamos estamos tranquilos y relajados
pudiendo organizar las tareas tanto de nuestra vida personal como laboral , pero tampoco
estamos tan relajados como para no tener ganas ni de movernos.
Las cosas en la vida no son blancas o negras, los matices de grises nos pueden ayudar a
entender la realidad.
3.- GESTIÓN DE TIEMPO. ¿CÓMO SE CONSIGUE?
- Leyes a tener en cuenta en la gestión del tiempo
Leyes que deberíamos utilizar en nuestra gestión del tiempo tanto personal como
profesional.
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Ley sobre la expansión de los gases (y su extensión al tiempo que
llevan las tareas)
Una tarea tiende a dilatarse tanto tiempo como se le permita sin llegar nunca
a finalizar.
Hay que establecerte unos plazos reales para poder finalizar el listado de
tareas que hemos elaborado.
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Ley de Pareto
Variante de la Ley de Pareto para la gestión de tareas. El 80% del tiempo
inicial proporciona el 20% de los resultados, mientras que el otro 80% de
resultados restantes se ejecuta en el 20% de tiempo que nos queda.
Si el 20% de las tareas puede proporcionar el 80% de los resultados,
significa que antes de comenzar cada proyecto deberías de crear una
primera tarea que consista en analizar el resto y así poder priorizarlas.
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Leyes de Acosta
1. El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la
reanudamos.
2. Cada vez que interrumpimos una tarea requerimos de cierto esfuerzo
para volver a retomarla.
3. Dedica tiempo a la gente que trabaja contigo y no tengas miedo a decir.
“Si puede esperar, dame un rato, que termino esto y luego te atiendo”.
4. Para una tarea corta siempre hay tiempo; para una larga siempre nos
falta tiempo.
5. Es fácil encontrar un minuto o dos para completar una tarea. Por lo
contrario, finalizar una tarea larga en el tiempo tiempo es complicado, por
eso, divide y vencerás.
6. Lo perfecto pocas veces es rentable: la cultura del perfeccionismo en la
que vivimos nos enseña a que si vas a hacer algo, hay que hacerlo bien
y si no mejor que no lo hagas, pero no siempre tenemos los recursos y
tiempo necesarios para conseguir hacer la tarea.
7. Establecer objetivos o expectativas razonables en el resultado ayuda
enormemente a que las tareas a realizar no se prolonguen de manera
indefinida en el tiempo.
8. Ser consciente de la limitación de recursos nos ayuda a invertirlos de
manera más eficiente, quizá el resultado final podría ser mejor pero.
¿Podría ser mejor con los recursos /tiempo disponibles?
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Leyes de Murphy
1. Nada es nunca tan sencillo como parece
2. En realidad, a la hora de estimar el esfuerzo que nos lleva completar tareas
es tan fácil subestimar como sobrevalorar.
3. Si algo puede salir mal, saldrá mal.
4. ¿Realmente hace falta que explique algo sobre esta ley? Pues si eres de
esos optimistas redomados, déjame que te presente la siguiente.
5. Si algo va mal, no te preocupes. Irá peor.
6. Y el quid de la cuestión está en el “no te preocupes”.
7. ¿Y hay algo que podamos hacer?
8. Afortunadamente sí (de otra forma mi trabajo como el de otros muchos sería
una auténtica pesadilla).
9. El control de las tareas es un ejercicio fundamental en muchas áreas,
también en la vida personal. Cuántas veces te has preguntado sobre un
amigo o conocido: ¿Cómo lo hace, de dónde saca el tiempo?
10. Inmediatamente solemos buscar razones, sobre todo centrándonos en
nuestro exceso de responsabilidad y, en consecuencia, el poco tiempo que
nos resta para hacer todo lo que queremos. Bien, pues tengo una buena
noticia:
11. Muchas veces nos equivocamos. Tenemos más tiempo del que creemos,
sólo que no sabemos aprovecharlo tan bien.
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Ley sobre la rentabilidad en la ejecución de las tareas
La rentabilidad es la capacidad de producir o generar un beneficio adicional sobre
la inversión de tiempo o esfuerzo realizado.
La cultura del perfeccionismo es una cultura muy implantada en la sociedad en que
vivimos. “Si vas a hacer algo, hazlo bien; si no mejor no lo hagas”
Este planteamiento es completamente válido cuando dispones de recursos o
tiempo ilimitados para ejecutar una tarea: no existe razón alguna para no hacer una
tarea perfectamente cuando tienes todo el tiempo o todos los recursos a tu
alcance.
- Cómo tiene que ser los objetivos a realizar
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Concretos y específicos
Pocos, pero importantes
Compatibles
Diferentes pero alcanzables
Medibles y con plazos
Escritos y consultables
Discutibles y modificables
- Hábitos a modificar
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Asertividad: aprender a decir no
Eficacia y eficiencia
Importante / urgente
Delegar y pedir ayuda
No posponer tareas
Aprovecha el tiempo:
- Establecer metas
- Fijar prioridades
- Desarrolla un plan de acción
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Evita ladrones del tiempo: ejemplos
- Desorganización personal
- Objetivos confusos
- Improvisación
- No tomar decisiones
- Falta de concentración.
- Mala comunicación
- Interrupciones
- Reuniones.
- Estados de emergencia
- Redes Sociales
- Perfeccionismo
- Fatiga
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Priorizar tareas
4.- RESUMEN
A la hora de organizar nuestro tiempo tenemos que tener en cuenta todo lo hablado
anteriormente. Para ello es muy importante elaborar unos planes diarios, semanales y
anuales aumentando el tiempo dedicado a tareas de alto rendimiento y reduciendo el
dedicado a tareas de menor importancia.
Tenemos que programar y planificar el tiempo de un modo realista y no debemos
ponernos objetivos inalcanzables, porque dará lugar a la frustración y a la consiguiente
paralización de la tarea.
Conocer nuestros principales “ladrones de tiempo” y conseguir controlarlos. Cada persona
y cada actividad tiene diferentes ladrones de tiempo. Tenemos que llegar a reconocerlos
para así poder controlarlos.
Aprender a aplicar diferentes técnicas de autocontrol para controlar el distrés y mejorar
nuestra calidad de vida.
Esta guía ha sido realizada en el marco del Convenio de colaboración entre la Comunidad
de Madrid, a través de la Consejería de Asuntos Sociales y el Ayuntamiento de Algete,
para la Promoción de la Igualdad de Oportunidades entre mujeres y hombres.
Cofinanciado por el Fondo Social Europeo (FSE) al 50% por el FSE y la Comunidad de
Madrid en el marco del Programa Operativo FSE 2014-2020, Eje 1 , Prioridad de Inversión
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