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ALCALDiA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
Informe de Auditoría
,SECREITARA RABITAI
PROCESO: Ejecución de la política y de los instrumentos del hábitat
DUEÑO DEL PROCESO: Esperanza Cifuentes Arcila
FECHA DE LA AUDITORIA: Octubre 2 y 4 de 2012
EQUIPO AUDITORÍA: Marcela Andrea García, Adriana Guerrero, y Yenifer Rojas
OBJETIVO:
Realizar un examen sistemático, objetivo e independiente del proceso con el fin de
verificar, a partir de evidencias, el grado de cumplimiento del objetivo del proceso, sus
planes, los requisitos de las normas auditadas y los requisitos del Sistema de Gestión de la
Calidad establecidos por la entidad.
ALCANCE:
Ejecución de la política y de los instrumentos del hábitat
CRITERIOS:
a. Norma Técnica de Calidad para Gestión Pública NTCGP 1000:2009
b. Plan de Gestión.
c. Indicadores.
d. Caracterización de los Productos y/o Servicios.
e. Caracterización del Proceso
f. Plan de Mejoramiento.
g. Procedimientos.
HALLAZGOS:
No conformidades Menores
1. Requisito NTC GP1000:2009: Numeral 4.2.4 Control de registros "Los registros son un
tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad
con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de
gestión de la calidad deben controlarse."
No se evidencia que los registros generados en las actividades desarrolladas por la
Subdirección de Operaciones se encuentren almacenados de acuerdo a lo establecido en las
Tablas de Retención Documental. No se encontraron registros correspondientes a las series
documentales "Inventarios documentales", "Conceptos", y "Comisión intersectorial de
operaciones estratégicas y macroproyectos."
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU YERRAS
Certification
PE01-F053-V5
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DE BOGOTÁ Q.C.
Informe de Auditoría
1:,ECRETARIA De HABITAT
2. Requisito NTC GP1000:2009: Numeral 4.2.4 Control de registros "Los registros son un
tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad
con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de
gestión de la calidad deben controlarse."
En la subserie documental 4.1-63-1 "Formulación e implementación de propuestas", de las
Tablas de Retención Documental de la Subdirección de Apoyo a la Construcción, se
evidenció que cada uno de los tipos documentales de esta subserie corresponde a una
carpeta.
3. Requisito NTC GP1000:2009: Numeral 4.2.4 Control de registros "Los registros son un
tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad
con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de
gestión de la calidad deben controlarse."
El registro del listado de asistencia (PS03-F020) encontrado las carpetas de las subseries
documentales "Espacios locales" y "Comité Interinstitucional de participación", el registro
de la agenda del tutor (PM04F0153), y la programación atención desembolsos (PM04F0155) no corresponde con la versión actualizada en el Mapa Interactivo de la entidad.
DECLARACIÓN:
La Auditoría Interna se realiza con base en un muestreo, lo que significa que no todas las
no conformidades han sido detectadas, ni que aquellas partes no revisadas no presenten no
conformidades.
CONCLUSIONES EQUIPO AUDITOR
ASPECTOS RELEVANTES — FORTALEZAS:
El conocimiento que el personal del proceso tiene sobre la misión, visión de la entidad, y la
Política de Calidad.
ASPECTOS POR MEJORAR — DEBILIDADES:
•
•
•
Es necesario revisar cada uno de los procedimientos y documentos asociados al
proceso, con el fin de verificar que se estén aplicando de acuerdo a lo establecido,
generando oportunidades de mejora.
Cuando para la ejecución del levantamiento topográfico se requiera la utilización de un
equipo adicional al inicialmente establecido, se sugiere referenciarlo como fuente de
información en el informe de levantamiento topográfico, con el fin de proporcionar
evidencia de la conformidad de los equipos de seguimiento y medición utilizados en el
desarrollo del producto.
Es necesario revisar la herramienta establecida para realizar el seguimiento y la
medición del producto Subsidio Distrital de Vivienda, con el fin de conocer la
percepción del cliente respecto al cumplimiento de los requisitos.
PE01-F053-V5
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DE BOGOTÁ. D.C.
$1CRETARIA ^ HABITC
ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA:
El responsable del proceso debe elaborar un plan de mejoramiento que contenga las
acciones correctivas y preventivas para subsanar las observaciones y no conformidades. El
tiempo estimado para realizarlas será en un periodo no mayor a cinco (5) días hábiles
desde la fecha de radicación del informe. La entrega de este documento se deberá realizar
una vez se haya surtido el proceso de auditoría.
Auditor Líder
Marcela García Guerrero
Auditor Acompañante
Adriana Guerrero
(,/
Auditor Aco
Yenifer Rojas
Asesor de Control Interno
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certificetion
PEO1-F053-V5
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