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Informe de Auditoría
ALCALDIA MAYOR
DE BOGOTÁ Q.C
I;ECRETARIA
DE HAWAI
.
PROCESO: Control Disciplinario
DUEÑO DEL PROCESO: Directora de Gestión Corporativa y CID — Gina Chappe
Chappe
Auditados: Gina Chappe Chappe y Rodrigo González
FECHA DE LA AUDITORÍA: octubre 3 de 2012
EQUIPO AUDITORÍA: Yemilec Montenegro Velandia — Hernando Reyes Morea
OBJETIVO: Realizar un examen sistemático, objetivo e independiente del proceso con el
fin de verificar, a partir de evidencias, el grado de cumplimiento del objetivo del proceso,
sus planes, los requisitos de las normas auditadas y los requisitos del Sistema de Gestión de
la Calidad establecidos por la entidad.
ALCANCE: Proceso Control Disciplinario
Verificar la existencia o detección de evidencias de cumplimiento de cada requisito exigido
por la norma NTCGP 1000.
CRITERIOS:
Norma Técnica de Calidad para Gestión Pública NTCGP 1000:2009
Plan de Gestión.
Indicadores.
Caracterización de los Productos y/o Servicios.
Caracterización del Proceso
Plan de Mejoramiento.
Procedimientos.
HALLAZGOS:
No conformidades Menores
Al momento de realizar la pregunta relacionada con la política de calidad, uno de los
integrantes del proceso de Control Disciplinario, mostró desconocimiento y falta de
apropiación de la misma, incumpliendo el literal e) del numeral 5.3 de la Norma NTCGP
1000:2009 que al texto dice:
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
IIRZU.
V.
E.
RITAS
PE01-F053-V5
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ALCALDIA MAYOR
DE BOGOTA Q.C.
Informe de Auditoría
SCZ.,SETAWA ^ l4MITA1
"5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad..
e) se comunica a todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones
públicas dentro de la entidad, y es entendida por ellos, y (...)"
No Conformidad Mayor
Se evidenció que los procedimientos externos de este proceso a saber:
• Procedimiento "Control Disciplinario Verbal" se encuentra publicado en el mapa
interactivo con versión 5, está desactualizado frente al procedimiento oficial
publicado en la página de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ya
que está en versión 6.
• Procedimiento "Control Disciplinario Ordinario" se encuentra publicado en el mapa
interactivo con versión 5, está desactualizado frente al procedimiento oficial
publicado en la página de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ya
que está en versión 6.
• Procedimiento "Control Disciplinario Segunda instancia", se encuentra publicado
en el mapa interactivo con versión 2, está desactualizado frente al procedimiento
oficial publicado en la página de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, ya que está en versión 4.
Lo anterior incumple el numeral 4.2.3 literales b) y c) de la Norma NTCGP 1000:2009
que al texto dicen:
"4.2.3 Control de documentos
Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios
para: (...)
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente;
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los
documentos (...)"
DECLARACIÓN:
Las evidencias de la Auditoría Interna se realizan con base en un muestreo, lo que significa
que no todas las no conformidades han sido detectadas, ni que aquellas partes no revisadas
no presenten no conformidades.
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU YERRAS
Certification
PE01-F053-V5
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ALCALDIA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
SCCRE
IY1 1.1..ABITAT
CONCLUSIONES EQUIPO AUDITOR
ASPECTOS RELEVANTES — FORTALEZAS:
El responsable del proceso muestra gran conocimiento, interés y compromiso con el
Sistema de Gestión de Calidad.
ASPECTOS POR MEJORAR — DEBILIDADES:
Revisar la documentación relacionada (procedimientos, caracterización, planes de
mejoramiento) con el fin de garantizar que esté permanentemente actualizada.
Revisar el seguimiento, la medición, análisis y mejora del proceso a través de indicadores,
ya que no es clara la interpretación de los mismos.
ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA:
El responsable del proceso debe elaborar un plan de mejoramiento que contenga las
acciones correctivas y preventivas para subsanar las observaciones y no conformidades. El
tiempo estimado para formular el plan de mejoramiento será de un periodo no mayor a
cinco (5) días hábiles desde la fecha de radicación del informe. Este documento se deberá
entregar al área de Control Interno de la entidad en el plazo establecido.
Hernando Reyes Morea
Auditor Líder
Yemilec Montenegro Velandia
Atklitor Acompañante
Auditor Acompañante
Auditor Acompañante
J'Asesor de Control Interno
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Cutification
C01131126 N.GP1135
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