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Promoción y Captación de Alumnos
Código: SEE-PG-15
Referencia de la Norma ISO
9001:2008
7.2.3
Subproceso:
02
Revisión:
08
‘
REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
No. de
Rev.
Fecha de
Modificación
Hoja
modificada
01
21/01/2010
Todas
02
26/07/2010
3,4,5
03
16/06/2011
Todas
04
02/10/2012
TODAS
05
10/06/2014
6,7,8,12
2
06
11/08/2014
9
07
15/01/2015
9
08
15/10/2015
TODAS
ELABORÓ:
OFICINA DE PRENSA Y DIFUSION
02 DE FEBRERO DE 2009
Descripción de la revisión o
actualización
Se adecua el procedimiento
referenciando la norma NMX-CC9001-IMNC-2008 en el encabezado
del documento.
Actualización Propósito, Alcance,
Definiciones y Política de Operación,
Diagrama de Flujo, Registros,
Descripción del procedimiento. A partir
de esta revisión se generan los
registros SGC-PG-15-01, SGC-PG15-02, SGC-PG-15-03 y SGC-PG-1504, con sus respectivos anexos.
Elaboró,
Nombre y Firma
Jorge Chena
Batres
Jorge Chena
Batres
Mario Alberto
Miranda
Hernández
Mario Alberto
Miranda
Hernández
Se modifica encabezado del
documento por cambio de imagen
Se adecua el procedimiento
referenciando al MEG:2003.
Se elimina el Formato SEE-PG-15-04,
Por Modificacion a la Ley de
Proteccion al Acceso de Protección de
Datos Personales.
Se modifica la dirección electrónica de
la Universidad por cambio de dominio.
Alfredo Landa
Becerra
Se cambia la imagen de la campaña
de promoción de la Universidad 2014
SGP-PG-15-01.
Se cambia la imagen de la campaña
de promoción de la Universidad 2015
SGP-PG-15-01.
Se modifican politíca de operación y
descripción del procedimiento.
Mario Alberto
Miranda
Hernández
Mario Alberto
Miranda
Hernández
Maricela Avila
Soto
REVISÓ:
DEPTO. DE CALIDAD
15 DE OCTUBRE DE 2015
Mario Alberto
Miranda
Hernández
AUTORIZÓ:
RECTOR
15 DE OCTUBRE DE 2015
HOJA
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Promoción y Captación de Alumnos
Referencia de la Norma ISO
9001:2008
7.2.3
Código: SEE-PG-15
Subproceso:
02
Revisión:
08
Este Procedimiento deberá ser actualizado conforme a los procesos de seguimiento, medición,
análisis y mejora, a partir de la fecha de emisión o última revisión; para aumentar la eficacia de
su cumplimiento.
La dirección electrónica en donde se encuentra ubicado este procedimiento es:
www.utgz.edu.mx para consulta general.
ELABORÓ:
OFICINA DE PRENSA Y DIFUSION
02 DE FEBRERO DE 2009
REVISÓ:
DEPTO. DE CALIDAD
15 DE OCTUBRE DE 2015
AUTORIZÓ:
RECTOR
15 DE OCTUBRE DE 2015
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Código: SEE-PG-15
Subproceso:
02
Revisión:
08
ÍNDICE
Contenido
Página
1. Propósito................................................................................................................... 4
2. Alcance. .................................................................................................................... 4
3. Referencias............................................................................................................... 4
4. Definiciones. ............................................................................................................. 4
5. Políticas de Operación. ............................................................................................. 5
6. Descripción del Procedimiento. ................................................................................ 6
7. Registros................................................................................................................... 7
8. Diagrama de Flujo .................................................................................................... 8
9. Anexos. ..................................................................................................................... 9
HOJA
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Promoción y Captación de Alumnos
Referencia de la Norma ISO
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Código: SEE-PG-15
Subproceso:
02
Revisión:
08
1. Propósito.
Señalar los lineamientos a que se sujetará la realización de actividades de promoción y captación
de alumnos y alumnas; entre las escuelas de nivel medio superior de la zona de influencia, con la
finalidad de señalar las actividades que se llevarán a cabo para incrementar la matrícula de la
Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora (UTGZ)
2. Alcance.
Este procedimiento tiene como alcance a las Direcciones de Vinculación, Académica, así como
Administración y Finanzas.
3. Referencias.
Campaña de promoción y captación de alumnos y alumnas de la Universidad Tecnológica de
Gutiérrez Zamora, Manual Institucional de Identidad.
4. Definiciones.
Campaña: Conjunto de estrategias con el objetivo de difundir y promocionar las diferentes
actividades realizadas por la UTGZ para captar alumnos y alumnas.
Captación de alumnos y alumnas: Proceso por el cual se incentiva a los alumnos y alumnas
egresados del nivel medio superior, para continuar sus estudios universitarios mediante la
inscripción a la UTGZ.
CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas.
DET: Dirección de Educación Tecnológica en el Estado.
Promoción: Toda actividad que se lleve a cabo para dar a conocer, informar y fortalecer la imagen
de la UTGZ y los servicios que ésta ofrece a la población en general o a un determinado público,
así como incentivar la decisión final de optar por los mismos en el caso de requerir de ellos.
Medios Masivos: Se les denomina a la radio, la televisión, el periódico, la revista, el espectacular,
el cartel o póster, redes sociales, medios electrónicos así como cualquier medio audiovisual o
impreso cuyo mensaje sea capaz de llegar de manera masiva a las personas, de un solo impacto.
Público: Se le denomina a las personas que reciben a través de los medios masivos antes
descritos, los mensajes derivados de la Campaña de Promoción y Captación de alumnos y
alumnas.
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Revisión:
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Del Público Objetivo: a las personas a las que está destinado el mensaje de manera exclusiva.
Para efectos de Captación de alumnos y alumnas, el público objetivo serán estudiantes de
Educación Media Superior próximos a egresar.
5. Políticas de Operación.
5.1. Frecuencia.
5.1.1. Este procedimiento es aplicable de manera permanente con mayor enfásis en
los meses de enero a agosto.
5.2. Disposiciones generales.
5.2.1. Las acciones a realizar de promoción y captación de alumnos y alumnas
deberán ser autorizadas por la Rectoría y contar la aprobación de la Dirección
de Vinculación, Académica así como de Administración y Finanzas.
5.2.2. La operación efectiva de las acciones planeadas dependerá de la
disponibilidad de recursos humanos, materiales y financieros de la UTGZ.
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Revisión:
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6. Descripción del Procedimiento.
Secuencia de
etapas
Actividad
1. Elabora la
1.1
Elabora la campaña de promoción y captación de alumnos
campaña de
y alumnas y la presenta a la Dirección de Vinculación, quien a su
promoción y
vez la remite a las distintas áreas para su visto bueno y a la
captación de
Rectoría para su autorización.
alumnos y
alumnas
2. Autoriza la
2.1
Autoriza la campaña de promoción y captación de alumnos
Campaña de
y alumnas.
promoción y
captación de
alumnos y
alumnas
3. Gestiona los
3.1
Gestiona ante la Dirección de Administración y Finanzas
recursos para la
el recurso necesario para llevar a cabo las acciones de la
campaña de
campaña.
promoción y
captación de
alumnos y
alumnas.
4. Ejecutan la
campaña de
promoción y
captación de
alumnos y
alumnas.
4.1
La oficina de prensa y difusión ejecuta la campaña de
promoción.
4.2
Elabora las respectivas rutas y calendarización para la
visita a las escuelas de nivel medio superior, en coordinación con
las distintas áreas para la designación del personal de apoyo.
SGC-PG-15-02.
4.3
El personal de apoyo recabará la información de las
escuelas visitadas (formato SGC-PG-15-03), así como de los
alumnos y alumnas del nivel medio superior susceptibles de
ingresar a la UTGZ.
4.4
El personal de apoyo entregará la información recabada a
la Dirección de Vinculación, en el formato y la manera que se
destine para ello.
5. Mide la
5.1
Emite un reporte semanal de la captación de aspirantes
efectividad de la
hasta el cierre de registro de alumnos y alumnas de nuevo
campaña a
ingreso en el sistema y el cual será enviado a la Rectoría y a las
través de la
Direcciónes de Área de la UTGZ.
captación de
5.2
Envía reporte a la CGUTyP y a la DET cuando éstas lo
alumnos y
requieren.
alumnas
6.1
Envía al concluir las inscripciones a la oficina de prensa y
difusión, una estadistíca básica de los alumnos por sexo,
6. Emite resultados
municipio, escuela de procedencia y carrera.
de la Campaña. 6.2
Emite un reporte de comparación con los ciclos escolares
para determinar las áreas de oportunidades y metas alcanzadas,
el cuál será enviado a Rectoría y Direcciónes de Área de la UTGZ.
Fin del Procedimiento
Responsable
Prensa y Difusión
Rectoría
Dirección de Vinculación
Todas las Áreas
Servicios Escolares
Servicios Escolares
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7. Registros.
Los registros que se utilizan son los siguientes:
Registros
Campaña de Promoción y
captación de alumnos(as).
Calendario de visitas y
rutas de Promoción
Registro de escuelas
visitadas
Tiempo de
retención
12 meses
12 meses
12 meses
Responsable de
conservarlo
Oficina de Prensa y
Difusión.
Oficina de Prensa y
Difusión.
Oficina de Prensa y
Difusión.
Código del Registro
SEE-PG-15-01
SEE-PG-15-02
SEE-PG-15-03
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8. Diagrama de Flujo
RECTORIA
DIRECCION DE VINCULACION
TODAS LAS ÁREAS
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
DIRECCIÓN ACADÉMICA
Inicio
1
Solicita elaboración
de campaña de
promoción y
captación de
alumnos y alumnas
2
3
Gestiona y asigna
recursos para la
campaña de promoción
y captación de
alumnos y alumnas
Elabora la campaña de
promoción y captación
de alumnos y alumnas
6
4
Ejecuta la campaña de
promoción y captación
de alumnos y alumnas
Mide la Efectividad de
la campaña a través de
la captación de
alumnos y alumnas
5
Emite resultados de
campaña
Fin
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Revisión:
08
9. Anexos.
9.1. Campaña de Promoción y Captación de Alumnos 2015.
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9.2 Calendario de visitas y rutas. SGC-PG-15-02
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9.3 Registro de Escuelas Visitas campaña de promoción SEE-PG-15-03.
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Revisión:
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Puntos a evaluar en el diseño de material de promoción institucional .
NÚMERO
DESCRIPCIÓN
1.
Respetar el manual de identidad de Gobierno del Estado de Veracruz.
2.
Utilizar logos logotipos institucionales, IQS Corporación, y utilizar los
colores institucionales.
3.
Destacar las carreras de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez
Zamora, ver.
4.
Destacar las ventajas de estudiar en la Universidad Tecnológica de
Gutiérrez Zamora, ver
5.
Destacar los datos generales de la universidad tecnológica de
Gutiérrez Zamora, Ver. (dirección, teléfonos, correo, sitio web,
contactos)
HOJA
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