TdR GTM-40 -BA1- Administrativo

TERMINOS DE REFERENCIA
Asistente Administrativo de Agencias UNFPA/OIM para el proyecto B.A.1 de la ESCA
Prevención de la Violencia contra las Mujeres en Centroamérica
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1. Información sobre la posición
Posición:
Duración del Puesto
Duración del Contrato
Ubicación geográfica de el/la
Asistente Administrativo/a
Entidad contratante
Cierre de la aplicación
Fecha estimada de inicio:
Asistente Administrativo de Agencias UNFPA/OIM para el del
proyecto B.A.1 de la ESCA: Prevención de la Violencia contra
las Mujeres en Centroamérica
Al 31 de diciembre de 2015
10 meses con posibilidades de extensión
Oficinas de UNFPA en Guatemala
UNFPA
27 de febrero de 2015
15 de marzo de 2015
2. Antecedentes y contexto
Con el propósito de contribuir a crear un ambiente de mayor seguridad para las personas y sus
bienes, y propiciar el desarrollo humano sostenible, los Jefes de Estado y Gobierno del SICA
aprobaron, en su XXXI Reunión Ordinaria celebrada en Guatemala, el 12 de diciembre 2007, la
Estrategia de Seguridad de Centroamérica (ESCA). Posteriormente a dicha cumbre, en la
Reunión Intersectorial de Ministerios de Relaciones Exteriores, Ministros de Seguridad
Pública/Gobernación, Ministros de Defensa, Fiscales Generales y Jefes/as y Directores/as de
Policías, celebrada en Antigua Guatemala, el 3 de septiembre de 2010, se acordó revisar y
actualizar la misma, proceso que se concluye en 2011.
La Estrategia de Seguridad de Centroamérica se estructura a través de cuatro componentes: A.
Combate al delito, B. Prevención de la Violencia, C. Rehabilitación, Reinserción y Seguridad
Penitenciaria, D. Fortalecimiento Institucional. Establece 14 prioridades temáticas y define, a
partir de éstas, una cartera de 22 proyectos priorizados. El Componente B de la ESCA,
Prevención de la Violencia, busca contribuir a la atención de los factores de riesgo y de
protección de la violencia en la región, especialmente en lo relativo a la violencia que afecta a
la juventud, la violencia armada, la violencia de género contra las mujeres y el tráfico ilícito de
migrantes y trata de personas, consumo de drogas, cambio climático, tanto a nivel local,
nacional como regional.
En particular, el proyecto B.A.1 Prevención de la violencia contra las mujeres en Centroamérica
busca contribuir a la reducción de la violencia contra las mujeres, trata de mujeres y
femicidio/feminicidio, a través de intervenciones sobre los factores que la propician. De
manera específica, el proyecto apoyará el fortalecimiento de la capacidad de respuesta
institucional en la prevención y atención de la violencia contra las mujeres, trata y
femicidio/feminicidio en los ámbitos regional, nacional y local. El proyecto se implementará en
Belice, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá y se estructura a
través de 3 resultados operativos: 1) Mejorada la articulación regional y nacional para la
implementación de acciones de prevención y atención de la violencia contra las mujeres, trata
y femicidio; 2) Capacidades de las instituciones a nivel regional, nacional y local fortalecidas
para la prevención y atención de la violencia contra las mujeres, trata de mujeres y femicidio;
3) Planes locales y mecanismos de atención integral de la violencia contra las mujeres, trata y
femicidio, implementados en territorios seleccionados. 1
Para la ejecución del proyecto, se conformará a nivel regional la Unidad de Coordinación
Técnica (UCT) del proyecto. La UCT será la instancia encargada de la coordinación y gestión del
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proyecto a nivel regional. La Unidad estará conformada por un/a Coordinador/a y el personal
técnico necesario, incluyendo representantes de OIM y UNFPA. La coordinación de la UCT
estará a cargo de la Secretaría General del SICA (SG/SICA), misma donde se ubicará
físicamente. La Secretaría Técnica de la Mujer del Consejo de Ministras de la Mujer de
Centroamérica y República Dominicana del SICA (STM-COMMCA/SICA) participará en la UCT,
para brindar asesoría especializada en género. A nivel nacional, se conformará en cada país
una Comisión Nacional de Gerencia del Proyecto (CN), instancia que será responsable de la
coordinación y ejecución del proyecto, así como de la definición de las entidades ejecutoras, a
nivel nacional. Las Comisiones Nacionales estarán conformadas por representantes de las
entidades rectoras de las temáticas de Seguridad/Prevención y de Género/Mujer de los
diferentes países, de la representación nacional de la SG-SICA y representantes de UNFPA y
OIM.
Esas estructuras responderán a un Comité Directivo (CD) y un Comité de Asesoría, Seguimiento
y Coordinación, como instancia regional que dará seguimiento y asesoría técnica general a la
ejecución del proyecto tanto en el nivel regional como nacional, velando por el mantenimiento
de la visión regional del mismo.
Por ser parte de la cartera de proyectos surgidos de la ESCA, las decisiones máximas sobre el
proyecto B.A.1 están a cargo de la Comisión de Seguridad de Centroamérica (CSC), conformada
por los Viceministros de Relaciones Exteriores de la región. La SG-SICA funge como secretaría
técnica de dicha Comisión y tiene la responsabilidad de dar seguimiento a los proyectos. La SGSICA cuenta con la Dirección de Seguridad Democrática para el desarrollo de estas funciones,
la cual cuenta con una Coordinadora del Componente de Prevención de la Violencia.
Las instituciones nacionales que conforman la Comisión Nacional solicitaron en diciembre de
2014 al SICA y los distintos mecanismos del Proyecto B.A.1 que UNFPA facilitara la ejecución
de los recursos asignados a OIM, considerando los mecanismos y coordinaciones previamente
establecidos con SEGEPLAN. Esta solicitud fue aceptada y debido que esta facilitación
representa una carga de trabajo adicional, la Oficina Regional para América Latina y el Caribe
de UNFPA (LACRO) autorizó la contratación de un(a) asistente administrativo/a adicional que
bajo la supervisión del Enlace Técnico y en coordinación con el otro Asistente realicen y
apoyen la ejecución de las actividades de conformidad con el Plan Nacional del Proyecto y los
Planes de Trabajo de las tres instituciones nacionales ejecutoras para el 2015.
3. Responsabilidades específicas
El(la) asistente administrativo(a) estará ubicado(a) físicamente en la oficina de UNFPA. El(la)
asistente trabajará bajo la supervisión de el/la Enlace Técnico. El/la Asistente administrativo
será responsable de apoyar las siguientes labores administrativas del proyecto.
1
Para mayor información y acceso al documento de Proyecto completo, favor consultar:
http://www.sica.int/busqueda/busqueda_basica.aspx?IdCat=&IdMod=3
1. Facilitar la administración efectiva de los recursos asignados para el proyecto.
2. Apoyar en la gestión de planificación, implementación y seguimiento presupuestario del
proyecto, de acuerdo a los procedimientos y normativa del mismo, a fin de alcanzar los
resultados y metas financieras y técnicas propuestas.
3. Gestión de procesos administrativos para que asegurar la ejecución eficiente del
proyecto, en seguimiento de los procedimientos y normativa aplicable.
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4. Realizar informes de las acciones administrativas del Proyecto siempre que se le requiera,
en coordinación con el equipo del Proyecto.
5. Apoyar en el seguimiento del cumplimiento de los Planes Operativos Anuales y de
adquisiciones del Proyecto.
6. Apoyar en la preparación de la documentación para las auditorias en coordinación con el
equipo del Proyecto.
7. Mantener comunicación con el Asistente Administrativo Financiero del Proyecto en
UNFPA para coordinar efectivamente las acciones.
8. Velar y apoyar el cumplimiento de las políticas, reglas y procedimientos administrativos
del proyecto y de las agencias.
9. Apoyar, acompañar y/o capacitar a los socios implementadores para el desarrollo de sus
procesos administrativos y financieros (compras, contrataciones y otros).
10. Realizar los trámites en base a los procedimientos de las agencias para la entrega de los
bienes con los Socios Implementadores.
11. Apoyar en la preparación de especificaciones técnicas o términos de referencia, para las
adquisiciones de bienes o servicios según sea requerido, en coordinación con el equipo
del Proyecto, así como conducir y documentar los procesos realizados, con base en la
normativa aplicable.
12. Apoyar los preparativos logísticos y administrativos, y el desarrollo de actividades
relacionadas al proyecto cuando sea requerido tales como: eventos, talleres, foros, entre
otros.
13. Recibir, clasificar, archivar y dar seguimiento a las comunicaciones recibidas y/o
generadas por el proyecto.
14. Preparar cartas y comunicaciones oficiales, minutas de reuniones y resúmenes de
acciones a tomar; seguimiento de progreso en asuntos planificados.
15. Preparar borradores de notas, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos por el
proyecto.
16. Hacer arreglos de viajes y misiones del personal y consultores del proyecto,
incluyendo gestión de autorizaciones de viajes, anticipos, autorizaciones de seguridad,
etc.
17. Dar seguimiento a los trámites de pagos de proveedores en tiempo y forma de acuerdo
con las regulaciones que sean competentes.
18. Mantener un archivo completo de todas las operaciones del proyecto.
19. Cualquier otra que se le asigne en el marco de sus funciones.
4. Requerimientos

Educación: Título de Secretaria, Perito Contador, Bachiller o área afín. Estudios
universitarios en Administración, Finanzas, Contaduría Pública y Auditoria, o área afín.

Experiencia mínima de 3 años en cualquiera de las siguientes
Administración y Contaduría/Auditoria.
áreas: Finanzas,

Experiencia mínima de preferencia 2 años en asistencia administrativa y/o financiera
en Organizaciones de Sociedad Civil y/u Organismos Internacionales, preferiblemente
conocimiento de los procesos ejecutados por el UNFPA y/o el SNU.

Conocimiento preferiblemente en normas y procedimientos aplicables a instituciones
gubernamentales, organizaciones no gubernamentales y de organismos Page | 4
internacionales.
Idioma y habilidades de informática
 Manejo de paquetes de computación básicos y de análisis estadísticos
 Manejo intermedio del idioma inglés
 Disposición a desplazarse al interior y exterior del país
 Disponibilidad inmediata
5. Capacidades y competencias





Experiencia en la administración de proyectos de desarrollo
Capacidad de gestión administrativa
Conocimientos sobre género y sensibilidad al respecto
Excelentes relaciones interpersonales
Dinámico (a), y proactivo (a)
6. Información adicional






Se alienta especialmente a las aplicaciones de candidatas femeninas calificadas.
Preferiblemente de nacionalidad o residente en el país.
El contrato tendrá una vigencia de 10 meses a partir de la fecha de firma del contrato,
prorrogable al máximo de duración del proyecto, que actualmente es el 31 de diciembre
de 2015.
El honorario mensual corresponde a la tabla de clasificación de contratos de Naciones
Unidas.
Se aplicarán los beneficios y normativas de la entidad contratante.
El/la Asistente Administrativo tendrá como sede de trabajo las instalaciones nacionales de
UNFPA.
8. Presentación de las aplicaciones
Las aplicaciones deberán enviarse por correo electrónico, a más tardar el viernes 27 de febrero
2015 al correo de marroquin@unfpa.org.
Para consultas, favor utilizar la misma dirección de correo electrónico antes indicada.
Las ofertas deberán contener:
a) Nota con expresión de interés, que explique en detalle la información sobre: experiencia
profesional, formación académica, conocimientos y habilidades adquiridas relevantes para
el puesto (no mayor a una página Times New Roman 12).
b) P11 debidamente completado.
c) CV curriculum vitae
Nota: A las personas preseleccionadas, se les podrá solicitar lo siguiente: documentos que
comprueben la experiencia profesional y académica (por ejemplo: copia de títulos
universitarios, cartas de referencia, publicaciones relacionadas con el tema del proyecto u
otros).
Las ofertas que no se presenten completas no serán revisadas. Únicamente los/las
candidatos/as preseleccionados/as serán contactados.
Fecha y hora de cierre de la convocatoria: Viernes 27 de febrero de 2015 a las 11:00 a.m. (hora
local).
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