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ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN
¿En crisis?,
¿cómo llegar a las causas?
Yair Gaspar Jiménez Gaistardo
La administración ofrece herramientas
que ayudan a buscar las causas
de los efectos que producen
problemas en el negocio y
a identificar las posibles
acciones para mejorar la
situación.
Efectivamente,existeunasoluciónparalos
retosque,hoycomoayer,ocurrenennuestro alrededor: El calentamiento global, la
inseguridad, las marchas y plantones, los
excesivos trámites y los impuestos, todos
ellosconocidoscomo“factoresexternos”
enlosquenopodemosincidirdemanera
personal; y, por otro lado, los “factores
internos”querepercutendirectamenteen
lavidadelnegocio,porejemplo,quenuestrasventasesténbajando,quelosclientes
no estén comprando, que los flujos de
efectivo no sean suficientes para cumplir
con los compromisos... en estas variables
sípodemosintervenir.Ambostiposdefac-
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organización y dirección
tores(externoscomointernos)tienenunacausa,ydescubrirla puede permitirnos tomar mejores decisiones para
enfrentarlosretos.
mientrasquelacompetenciaseveconlamismaafluenciadeclientes.
Talesproblemasllevanunacargaemocionaldeincertidumbre. Más que la razón, están involucrados los sentimientos;porello,loquevaaencontrareldiagramade
pescado,conbaseenrazonamientos,sonlasdimensiones
delproblema.“Laespinacentralconstituyeelcaminoque
llevaalacabezadelpescado,queeselproblemaasolucionar(veacuadro1),defectoosituaciónquequeremos
analizar,ylasespinasoflechasquelarodeanindicanlas
causas, subcausas que contribuyen al problemaosituaciónsujetaaestudio”.1
Sinembargo,aunconociendoelproblemacaemosen
conformismos,enviviraldíaenelnegocio…ysindarnos
cuenta,nuestroentornosiguecambiandoyhastaquenos
vemos amenazados realmente por la conjunción de los
factoresexternoseinternos–queenocasionesnosllevan
asufrirunmalestarfísico–sóloentoncesnosdamosala
tareadetomardecisiones,nosólosobrenuestrosnegocios, sino también en la forma en que administramos
bajoelmalestarfísico.Sinembargo,estasdecisionesmuchasvecessetomandemaneraempírica,
sintenerclaroelobjetivo–adóndevamosoqué
esloquequeremos–;enestascondiciones,es
muyfácilquelasdecisionesnolleguenaconvertirseenacciones.
Para lo cual debemos realizar lo
siguiente:
Ladisciplinadelaadministraciónnosofrece
herramientas como el diagrama “espinas
de pescado” y la matriz FODA (fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas).
Ambasherramientasnosayudanabuscarlascausasdelosefectosqueproducenlosproblemasenelnegocioy
a identificar las posibles acciones
que se pueden tomar para mejorarlasituación.Siustedconsidera
que en este momento necesita
tomar una decisión, y más aún
realizaraccionesparacontrolar
la distorsión de su negocio,
ejemplifico cómo funciona
y aprovecho para presentar
alternativasparaelproblema
de estos días: ¿cómo administrarelefectivo?
Las “espinas del pescado”
1. Seleccionar el problema, y aunque no esté plenamentedefinido,sídebedescribirselomásclaraysencillamenteposible.
Estarconscientedelproblemaeselprimerpaso,aunque
nonecesariamenteestédefinidodeltodo,yaqueprecisamenteesteseráeltrabajodeldiagramadeespinasde
pescado.Porejemplo,podemostenertansóloestaidea
delproblema:
2. Trazar la espina central (flecha gruesa dirigida hacia
la derecha y escribir el problema), como se ve en el
ejemplo.
Actualmente, mis ventas están disminuyendo, lo que
me impide pagarle a tiempo a mis proveedores y, no
sé por qué, mis clientes están dejando de comprar…
1
Lasbasesdeldiagramadepescadosetomaronde:ValdezRivera,
SalvadoryOfeliaAmaroMartínez,Ofelia,(1998).Diagnóstico Empresarial,México:Trillas,pp.64y65.
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3. Anotar los factores o causas principales que pueden
estar ocasionando el problema, defecto o situación
(no menos de dos ni más de seis), con flechas dirigidas
hacia la principal.
b. que la causa raíz sea un factor interno o controlable;
4. Anotar entre cada causa principal las subcausas o
causas secundarias (las necesarias) que, a su vez, suelen ser igualmente importantes e, incluso, en ellas se
encuentran las posibles soluciones.
6. Verificar que todos los motivos del problema se
encuentren incluidos.
c. que si se elimina la causa, el efecto o el problema
tenderá a solucionarse.
7. Este mismo diagrama puede servir para darle solución
a los problemas o limitantes que le genere la solución
propuesta.
5. Es vital asegurar que desde las causas raíces hasta
el problema principal, se cuente con las condiciones
siguientes:
Como puede observarse, al principio sólo se ve el
efecto o problema principal y algunas de sus causas; sin
embargo, en el diagrama se observan las variables que lo
causan. Ahora se requiere encontrar la combinación de
las soluciones posibles, para lo cual nos apoyaremos en la
matriz estratégica.
a. que sea posible trazar la ruta causal que une el
efecto con la causa raíz;
Cuadro 1
“Espina de pescado”, diagrama de causa-efecto o diagrama de Ishikawa
Las ventas parecen disminuir
Causa principal
Subcausa
Los inventarios se están
quedando
Causa menor
Algunos artículos están
fuera de moda
Los clientes no están
pagando a tiempo
Se ocasiona rotación de personal
Ocasiona gastos no previstos
Los flujos de efectivo
no están ingresando
o egresando
como deberían
No se hizo un estudio
profundo de crédito
El banco está cobrando
comisiones que antes no realizaba
Es una de las causas que
argumentan los proveedores
No se paga a tiempo la nómina
A los proveedores no se les
paga a tiempo
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organización y dirección
La matriz estratégica foda (cuadro 2)
•
Es un dispositivo para determinar los factores que pueden
favorecer las fortalezas y oportunidades y/o obstaculizar
debilidades y amenazas. Sus elementos son:2
•
•
Fortalezas: Son aquellas características propias de la
empresa que le facilitan o favorecen el logro de objetivos organizacionales.
Oportunidades: Son aquellas situaciones que se presentan en el entorno de la empresa (no controlables) y
que pueden favorecer el logro de los objetivos del
negocio.
Debilidades: Son aquellas características propias de la
empresa que constituyen obstáculos internos al logro
de los objetivos organizacionales.
Amenazas: Son aquellas situaciones que se presentan
en el entorno de la empresa (no controlables) y que
podrán afectar negativamente las posibilidades de
logro del negocio.
la estrategia DO: Pretende minimizar las debilidades y
maximizar las oportunidades ( a veces lo no controlable también se puede aprovechar);
la estrategia FA: Intenta maximizar las fuerzas de la
empresa para afrontar las amenazas del ambiente;
la estrategia FO: Representa la posición más deseable; se da cuando la empresa puede usar medios para
aprovechar las oportunidades que se le presenten.
En realidad el objetivo es moverse desde las posiciones desventajosas (DA, DO, FA), hasta alcanzar la situación
FO. Si se enfrentan, las amenazas pueden convertirse en
fortalezas y oportunidades.
Para entender el proceso formal de la matriz estratégica, es necesario tener claros los problemas que se manifestaron en la “espina de pescado” y dos elementos más:
reconocer la posición actual del negocio y estar consciente de los recursos (humanos, materiales, económicos
y técnicos y/o tecnológicos) con que contamos.
Posteriormente se realiza en forma lineal el proceso
FODA, es decir, se escriben en cada celda las características –las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas– según corresponda (como se ve en el cuadro 3)
para analizarlas y plantear las posiciones o la combinación
de ellas en la matriz; se ubica entonces la estrategia (DA,
DO, FA, FO); por último, se plantean los objetivos a corto
y largo plazo que se desean alcanzar para solucionar el
problema. Para llevar a cabo este proceso, se recomienda
establecer un sistema de información que permita controlar, comparar y ajustar las acciones.
Podemos quejarnos y enojarnos
por lo que pasa a nuestro
alrededor, pero también
podemos tomar el control.
El análisis FODA permite determinar las posibilidades
reales que tiene la empresa para lograr los objetivos iniciales: también permite que el empresario adquiera conciencia sobre los obstáculos que deberá afrontar y, del mismo
modo, explotar eficazmente los factores positivos y neutralizar o eliminar los efectos de los factores negativos.
Como puede ver, ya se identificaron las causas a través
de la “espina de pescado”; ya se planteó y se dio cuenta
de las oportunidades, las fortalezas, las debilidades y las
amenazas; ahora corresponde dar posibles soluciones, las
cuales –para el problema de los flujos de efectivo– pueden ser:
Existen cuatro alternativas:
•
1. Organizar el ciclo financiero3
a. Aplazar las cuentas por pagar y aprovechar hasta el
último día del crédito, sin dejar de pagar puntualmente.
la estrategia DA: Está orientada a minimizar tanto
debilidades como amenazas;
2
La metodología foda fue tomada de las guías del programa de
capacitación y modernización empresarial, publicadas por el ITESM y
la Secretaría de Economía a través del “Programa de modernización y
desarrollo para la Pyme ( promode)” www.economia.gob.mx.
3
Se refiere a la velocidad en veces y/o tiempo en el periodo de un
año, en que transcurre el proceso de ventas: desde la adquisición del
inventario, hasta su cobranza.
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Cuadro 2
Matriz estratégica FODA
Factores internos
Factores externos
Fortalezas internas (F)
Variables controlables y
recursos disponibles
Debilidades internas (D)
Variables controlables y recursos
disponibles
Oportunidades externas (O)
Variables no controlables de oportunidad (esencialmente)
Estrategia FO
MaxMax
Potencialmentelaestrategia
demáséxito
Estrategia DO
MiniMax
Estrategiasdedesarrolloqueayudana
superarlasdebilidades,conelfindeaprovecharlasoportunidades
Amenazas externas (A)
Variables no controlables globales
(esencialmente)
Estrategia FA
MaxiMini
Lasdebilidadessonaprovechadasparaevitaramenazas
ycolapsos
Estrategia DA
MiniMini
Estrategiadesalvamento,nogeneracrecimiento;sondeinversiónyderiesgomayor
Cuadro 3
Análisis FODA
Factores
internos
_____________
_____________
_____________
_____________
_____________
____________________
____________________
____________________
____________________
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_______________
Estrategia
MaxMax
Potencialmente
laestrategiade
máséxito
Estrategia DO
MiniMax
Estrategiasdedesarrollo
queayudanasuperarlas
debilidades,conelfinde
aprovecharlasoportunidades
_______________
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_______________
Estrategia FA
MaxiMini
Lasdebilidades
sonaprovechadasparaevitar
amenazasy
colapsos
Factores
externos
Ahoraqueyaenfoquéelproblema,debosaber
cuálessonlascaracterísticasdeminegocio.
AnotandomiFODAenlosespaciosenblanco
segúncorresponda,vislumbrarélaestrategiaa
seguir.
Estrategia DA
MiniMini
Estrategiadesalvamento,nocreacrecimiento;sondeinversión
yderiesgomayor
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organización y dirección
2. Confiarypreguntaralpersonal,ellossabendóndese
danlasmermaseinclusodóndesepuedemejorar.
3. Mantenerregistrosdetodoloquerealizaparamejorar.
4. Organizar las estrategias de cómo se lograrán los
objetivos mediante las preguntas ¿qué?, ¿quién?,
¿cuándo? y ¿por qué? Mantenga una actitud de serviciopositiva.Estoesmuyimportanteporquedeello
dependeráquelasaccionestomadasseanllevadasa
cabo con éxito, delegando y delimitando responsabilidades,estableciendoplazosylugares,implementandoy,sobretodo,poniendoenacciónsucerebro.
Estassonsolucionesgeneralesquehandeadaptarse
deacuerdoalosanálisisdela“espinadepescado”yla
matriz estratégica FODA descritas anteriormente, y que
en este ejemplo permiten vislumbrar ideas que pueden
traducirseenaccionesparamejorarlaadministracióndel
efectivo.Podemosquejarnosyenojarnosporloquepasa
a nuestro alrededor, pero también podemos tomar el
controldeesossentimientos,dimensionarelproblemay
recordarquesinpreguntanohayrespuesta,porloquees
necesarioplantearnos,cadavez,mejorespreguntas.
Es fundamental adoptar una
actitud mental positiva ante los
problemas externos e internos, y
hacer las preguntas correctas.
Es fundamental adoptar una actitud mental positiva
ante los problemas externos y los problemas internos, y
hacer las preguntas correctas. En el caso de la caída en
ventas, debemos preguntarnos: ¿Qué puedo hacer para
eliminarladistorsióndemisflujosdeefectivo?Ynosólo
¿porquélevamalaminegocio?Esdecir,nocuestionar
sóloporcuestionar,sinohacerlapreguntaquenosplantee
unretoenlugardeunmalestarfísicoporsólolamentarse
de los hechos. Charlie Munger,4 un reconocido inversionista,señalóalrespecto:“Yolleguéalapsicologíadetrás
deloserroresdejuiciocasicontramivoluntad,larechacé
hasta que me di cuenta de que esta actitud me estaba
costandounmontóndedinero”.5
b. Aprovecharincentivosodescuentosporpagoadelantado.
c. Cobrar lo más pronto posible las cuentas y conseguirprepagos.
d. Analizar cuántos días tarda en rotar el inventario y
buscar la manera de reducirlos, sin dejar de llenar
siempreelanaquel.
e. Revisar la estructura de fijación de precios, analizando la rentabilidad de los principales clientes e
investigarsiexisten“costosocultos”.
f. Apoyarse en la creatividad de la mercadotecnia,
analizandosusmediosdedistribución.Inclusoestudiar la posibilidad de distribuir productos con sus
mismosproveedores–¡atrévase!–medianteconsignaciónomedianteunsistemadecooperación.
g. Versielbancoactualmenterespetalasmismaspolíticas por las cuales se contrató. En caso contrario,
analiceotrasformas.
h. Establecersuflujodecaja.Y,aligualqueasustrabajadores,fíjeseunsueldo.
4
Inversionista estadounidense, conocido como Señor Mercado,
quiensostienelatesissobrelairracionalidadenelmercadoycómola
psicologíaafectaalosinversionistas.
5
Hamstrong,RobertG.(2005).Warren Buffet,2ªed.,España:Gestión
2000,p.237.
Mtro.YairGasparJiménezGaistardo
Maestría en Finanzas
Facultad de Contaduría y Administración
Universidad Nacional Autónoma de México
México, D.F., C.P. 04510
[email protected]
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