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18/07/2016
DIRECCION DE GESTIÓN DE
COBERTURA EDUCATIVA
ELSA VICTORIA RIAÑO CASTRO
Directora
COBERTURA EDUCATIVA – ACCESO
COBERTURA EDUCATIVA – PERMANENCIA
Tel: 2611111 ext 1814
COBERTURA EDUCATIVA ACCESO
LILA MARIA CAMELO ROMERO – Profesional Especializada. (Líder de proceso)
[email protected]
-YEZID HUMBERTO CALLEJAS MENDOZA– Profesional Universitario (Jornada Única).
[email protected]
-JULIO IVAN MONTERO DIAZ- Técnico (Educación para adultos- apoyo SIMAT).
[email protected]
-EDWIN AUGUSTO MENESES SANCHEZ- Técnico (Apoyo SIMAT).
[email protected]
-CARMEN JIMENA RODRIGUEZ MUÑOZ –Apoyo Técnico.
-IVONNE ADRIANA BASTO VARÓN – Profesional Contratista (Auditorías y apoyo
SIMAT). [email protected]
-JAVIER ARMANDO RINCÓN LOZANO -Profesional Contratista (Auditorías y apoyo
SIMAT). [email protected]
COBERTURA EDUCATIVA PERMANENCIA
MARIA CRISTINA CARDONA ARIAS – Profesional Especializada. (Líder
de proceso) [email protected]
-
-ALICE ADRIANA SANTAMARIA – Profesional Universitario
(Transporte escolar) [email protected]
LILIANA PATRICIA SANCHEZ TELLO – Profesional Universitario
(Población vulnerable) [email protected]
-JENNY VILLAMIL FLOREZ – Técnico (Cupos SIMAT estrategias,
SIMPADE) [email protected]
-GYPCY REYES GARCIA – Profesional Contratista. (Alimentación
escolar) [email protected]
-PAULA TATIANA NARVAEZ GALLEGO – Profesional Contratista.
(Alimentación escolar) [email protected]
AGENDA
8.00. Saludo de bienvenida
8:30–9:30 Estrategias de Permanencia Escolar
9:30-10:30 Socialización Resolución No. 1929 del 25 de abril de 2016 “Por medio de la cual se
establece el proceso de gestión de la Cobertura Educativa en la Entidad Territorial Tolima
para el año 2017” y Socialización auditoría del Ministerio de Educación Nacional.
10:30 Receso
11:00-11:30 Presentación del operador del Programa de Alfabetización “Corporación
Educativa para el Desarrollo Integral – COREDI
11:30-12:00 Socialización del Decreto 501 del 30 de mayo de 2016 “Se reglamente la Jornada
Única en los establecimientos educativos oficiales y el Programa para la Implementación de la
Jornada Única y el Mejoramiento de la Calidad de la Educación Básica y Media…”
1:30-3:00 Proyección de Cupos y Capacitación etapas de Matrícula en el SIMAT.
3:00 Lanzamiento estrategia Transforma tu presente proyecta tu futuro.
Sedes educativas que ofrecen la modalidad de
internados
Socialización del Proceso de Gestión de la
Cobertura Educativa en la Entidad Territorial
Tolima para el año 2017”.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
• “Por medio de la cual se establece el proceso de
gestión de la cobertura educativa en la entidad
territorial Tolima para el año 2017”
Enviada al correo electrónico de los Rectores y publicada en el
portal de la Secretaria.
www.sedtolima.gov.co
• Normatividad
• Resoluciones
• 1929
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CONTIENE:
CAPITULO I. DISPOSICIONES PRELIMINARES: Objeto, Ámbito de
Aplicación y Definición.
CAPITULO II. RESPONSABLE Y COMPETENCIAS – Artículo 6º.
Competencias de los RECTORES.
CAPITULO III. ORGANIZACIÓN DEL PROECESO DE GESTIÓN DE
COBERTURA EDUCATIVA. Artículo 11. Directrices para la organización del
proceso de gestión de la cobertura educativa. Artículo 12. Orden de
Prioridad Para la asignación de cupos a estudiantes activos y para la
asignación de cupos a estudiantes Nuevos.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
• CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA
EDUCATIVA
• ARTICULO 15. Etapa de Planeación: Resultado: Acto Administrativo anualmente
donde se definen las directrices, criterios, procedimientos y cronograma, para la
organización y gestión de cobertura educativa.
• ARTÍCULO 16. Etapa de Capacidad institucional y proyección de cupos.
Objetivos:
1.
Determinar en cada establecimiento educativo estatal, la capacidad en infraestructura,
personal docente y administrativo, y de recursos pedagógicos, para la continuidad de los
estudiantes activos y propender la ampliación de cobertura educativa estatal.
2.
Proyectar el número de cupos disponibles en cada establecimiento educativo estatal,
garantizando la continuidad de estudiantes activos y la atención e inclusión de la población
por atender.
3.
Determinar las estrategias de ampliación de cobertura, mediante la distribución adecuada de
planta docente y administrativa; haciendo uso eficiente de los recursos existentes;
reorganizando los grupos de clase; optimizando, adecuando, ampliando o rotando los
espacios escolares.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
• CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION DE COBERTURA
• ARTÍCULO 18. Responsabilidades de los rectores de los establecimientos
educativos estatales en la etapa de capacidad institucional y proyección de cupos,
las siguientes:
1. Calcular los cupos y grupos para el siguiente año a través de los formatos
entregados por la Secretaría de Educación y Cultura e informar el déficit de
cupos.
2. Proponer a la Secretaría de Educación y Cultura las estrategias de ampliación de
cobertura educativa, que permitan garantizar la continuidad y acceso de los
alumnos al sistema educativo estatal.
3. Ejecutar de manera articulada con la Secretaria de Educación y Cultura, las
estrategias de ampliación de cobertura educativa y realizar acciones orientadas a
garantizar la continuidad de los estudiantes matriculados que reciben el servicio
educativo en los establecimientos educativos estatales.
RECTORES: Favor enviar al correo electrónico [email protected]
los formatos de proyección de cupos 2017, del 1 al 5 de agosto de 2016.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION DE COBERTURA
ARTÍCULO 19. Etapa de solicitud y asignación de cupos educativos. La etapa de
solicitud y asignación de solicitud de cupos educativos tiene como objetivos:
1. Establecer la demanda real de los alumnos activos para el siguiente año escolar,
que permita garantizar su continuidad en el sistema educativo estatal.
2. Asignar los cupos oficiales de estudiantes activos siguiendo el orden de prioridad
establecidos en el artículo 12 de la presente Resolución.
3. Establecer la demanda real de los alumnos nuevos que desean acceder al sistema
educativo estatal, conforme a la solicitud que realizan los padres de familia o
acudientes durante el periodo que defina la Secretaria de Educación y Cultura.
4. Asignar los cupos disponibles para estudiantes nuevos inscritos, siguiendo el
orden de prioridad establecido en el artículo 12 de la presente Resolución.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION DE COBERTURA
ARTÍCULO 21. Responsabilidades de los rectores de los establecimientos
educativos estatales en la etapa de solicitud y asignación de cupos educativos:
2. Reportar en el SIMAT, los estudiantes que no fueron promovidos al siguiente grado
(Reprobados)
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION DE COBERTURA
ARTÍCULO 23. Etapa de Matrícula.
objetivos:
La etapa de matrícula tiene como
1. Garantizar el goce efectivo del derecho a la educación en los niveles de
preescolar, básica y media.
2. Formalizar la renovación de matrícula de los alumnos activos.
3. Matricular a los alumnos nuevos inscritos.
4. Determinar la población matriculada.
Artículo 25. Responsabilidades de los rectores de los establecimientos
educativos estatales en la etapa de matrícula:
1. Renovar la matrícula de alumnos activos.
2. Realizar la matrícula de alumnos nuevos.
3. Registrar en el SIMAT cada matrícula.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION DE COBERTURA
ARTÍCULO 27. Novedades de retiro de estudiantes. La Secretaria de Educación y
Cultura y los rectores de los establecimientos educativos estatales registrarán en el
SIMAT, de forma permanente, las novedades de retiro de matrícula, las cuales
procederán cuando:
1. Exista una solicitud escrita de retiro por parte de uno de los padres y/o acudientes,
o del estudiante si es mayor de edad.
2. Exista el requerimiento de retiro por parte de la otra ETC en donde el estudiante
está cursando sus estudios, siempre y cuando exista una certificación de dicha
ETC y/o del establecimiento educativo estatal, que acredite que la persona se
encuentra matriculada en esta otra jurisdicción.
3. Los informes de auditoría y el seguimiento de matrícula que adelante la Secretaría
de Educación y Cultura o el MEN evidencien que algunos estudiantes no cursan
sus estudios en ese establecimiento educativo o que el estudiante desertó.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION DE COBERTURA
Parágrafo.
En caso de presentarse la novedad de retiro de
estudiantes, la Secretaría de Educación y Cultura o el establecimiento
educativo estatal, se encuentra obligado a retirar al estudiante del
SIMAT. La ETC o el establecimiento educativo estatal receptora del
alumno, le otorgará el cupo y lo registrará en el SIMAT sin exigir
constancia o certificación alguna de retiro.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CAPITULO IV: ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION DE COBERTURA
ARTÍCULO 28. Etapa de Auditoría de la Secretaría de Educación y Cultura. La etapa
de auditorías de la Secretaría de Educación y Cultura tiene como objetivos:
1. Evaluar la ejecución del proceso de gestión de la cobertura educativa en los
establecimientos educativos estatales que hayan sido focalizados.
2. Identificar las inconsistencias y proponer una ruta para el mejoramiento continuo.
3. Validar la veracidad de la información reportada en el SIMAT.
ARTÍCULO 30. Responsabilidades de los rectores de establecimientos educativos:
1. Proveer toda la información requerida por la Secretaría de Educación y Cultura para
la ejecución del proceso de auditoría.
2. Establecer con la Secretaría de Educación y Cultura y/o con quien realice la
auditoría el plan de mejoramiento que sea necesario.
3. Actualizar la información en el SIMAT, cuando sea necesario.
4. Ejecutar el plan de mejoramiento propuesto por la ETC, como resultado de la
auditoría.
RESOLUCIÓN No. 1929 del
25/04/2016
CAPITULO V: REPORTES DE INFORMACIÓN Y CRONOGRAMA DEL PROCESO
DE GESTION DE COBERTURA EDUCATIVA
ARTÍCULO 33. Responsabilidades de los Rectores de los establecimientos educativos estatales
con los reportes de información:
ACTIVIDADES
FECHA DE
INCIO
FECHA DE
FINALIZACION
•
Proyección de cupos
01/08/2016
05/08/2016
•
Inscripción de alumnos nuevos
01/09/2016
23/09/2016
•
Reprobación de estudiantes
15/11/2016
23/11/2016
•
Asignación de cupos para alumnos nuevos
21/11/2016
09/12/2016
•
Renovación matrícula alumnos activos y matricula de
alumnos nuevos
15/11/2016
27/01/2017
30 de noviembre: envío formato de seguimiento a estudiantes retirados o
desertores (C04.02.F02).
RESOLUCIÓN No. 3405 del
15 de julio de 2016.
ASUNTO:
ESTABLECE EL RANGO DE EDAD PARA EL
INGRESO AL SISTEMA EDUCATIVO NIVEL DE PREESCOLAR
GRADO TRANSICIÓN.
NIÑOS QUE HAYAN CUMPLIDO CINCO (5) AÑOS PREFERIBLEMENTE ANTES
DEL 1º. DE ABRIL DEL AÑO ACADEMICO CORRESPONDIENTE.
CIRCULAR No. 076 DEL
12/05/2016
ASUNTO: CALIDAD Y VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN
EL SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULA “SIMAT” Y CARACTERIZACIÓN
DE LA POBLACIÓN ATENDIDA.
• Revisar y actualizar en el SIMAT el Tipo y número de documento de
identidad, fechas de nacimiento, nombres y apellidos y dirección.
• Caracterizar la población: Victimas del conflicto, madres cabezas de
familia, indígenas, Discapacitados y capacidades excepcionales.
• Novedades permanentes de retiro.
CIRCULAR No. 119 del
13/07/2016
ASUNTO: VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL SIMAT,
QUE ESTA GENERANDO ALERTAS POR INTRA O EXTRAEDAD EN EL
SISTEMA
• Verificar fechas de nacimiento, grado, discapacidades, capacidades
excepcionales.
Según sea el caso, corregir en el SIMAT y en el cuadro de alertas en la
columna “ACCION EJECUTADA” registrar (Fecha Nac corregida en el
SIMAT, Grado corregido en el SIMAT, Discapacidad o Capacidad
Excepcional). Si los datos son correctos justificar la intra o extraedad.
Devolver el cuadro al correo [email protected] (12 de
agosto de 2016).
Sedes educativas que ofrecen la modalidad de
internados
2. Socialización Auditoria a la información
reportada en los sistemas de información del
MEN, para la vigencia 2016
AUDITORIA A LA INFORMACIÓN REPORTADA EN
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL MEN,
PARA LA VIGENCIA 2016.
OFICIO DEL MEN: 2016-EE-049295 DEL 28/04/2016
COMPONENTES QUE HARAN PARTE DE LA AUDITORIA:
INFORMACIÓN
SISTEMAS
DIRECTORIO UNICO DE ESTABLECIMIENTOS
DUE
POBLACIÓN ATENDIDA (MATRICULA OFICIAL Y CONTRATADA)
SIMAT
PLANTA DOCENTE, DIRECTIVOS Y ADMINISTRATIVOS (ANEXOS 3A1, 3A2,
ANEXO 31 – NOMINA)
HUMANO
PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR – PAE
LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO
HAMANO – IETDH
CORTE: JUNIO DE 2016
SIET
AUDITORIA A LA INFORMACIÓN REPORTADA EN
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL MEN,
PARA LA VIGENCIA 2016.
FECHA DE LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA:
PREVISTO PARA EL SEGUNDO
SEMESTRE DE LA PRESENTE VIGENCIA Y EL PRIMER BIMESTRE DE 2017.
ETAPAS
FECHAS
PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA
JULIO - AGOSTO
APERTURA DEL PROCESO Y VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN
LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN
AGOSTO NOVIEMBRE
DESARROLLO DEL OPERATIVO EN LAS SEDES DE LOS
ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
AGOSTO NOVIEMBRE
REPORTES FINALES DE LA OPERACIÓN
NOVIEMBRE
ANALISIS
DICIEMBRE 2016 –
ENERO 2017
CIERRES
ENERO – FEBRERO
2017
Se debe tener en cuenta las
siguientes consideraciones:
• Actualización de los registros con corte a junio de 2016.
• Archivo con los documentos actualizados, conforme a la Ley General de Archivo-594 de 2000 y la
Circular Ministerial 14 de 2012
• En los Establecimientos Educativos y sus sedes contar con los documentos de los estudiantes
que permitan corroborar los datos de identificación y ubicación por sede educativo grado y
curso, como también las actas de los estudiantes graduados 1 semestre.
• Para los docentes, directivos docentes y administrativos, se realizará biometrización que
permita corroborar los datos de identificación con los documentos de identificación válidos
por Registraduría y se validará la ubicación con base en las actas rectorales de distribución de
la planta en el establecimiento educativo.
• Proveer un espacio físico apto para que los auditores desarrollen sus actividades en condiciones
cómodas.
• Contar con un delegado por parte de la secretaria de educación para atender el proceso auditor
durante la ejecución.
• Generar frente a la comunidad educativa (personal administrativo, rectores, directores,
docentes, estudiantes, acudientes, asociaciones de padres y ciudadanía en general) conciencia y
apropiación del proceso de auditoria respecto de la información reportada en los sistemas de
información del Ministerio de Educación Nacional.
Oficio lo firma. ANA CECILIA TAMAYO OSORIO – Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas.
MATRICULA 2016.
MATRICULA OFICIAL, SEGÚN CORTES MENSUALES DE SIMAT 2016.
MATRICULA OFICIAL 2016
FECHAS CORTES DE MATRICULA
TOTAL MATRICULA
EN EL SIMAT
01 OCTUBRE DE 2015
31 ENERO DE 2016
1 MARZO DE 2016
31 MARZO DE 2016
30 ABRIL DE 2016
31 DE MAYO DE 2016
01 JULIO DE 2016
COMPORTAMIENTO
%
OFICIAL
MATRÍCULA
REGULAR
MATRÍCULA
CICLOS
164.589
149.336
160.766
162.395
162.424
162.091
161.594
-2.995
-1,8%
159.996
146.287
156.147
157.342
157.210
156.967
156.499
-3.497
-2,2%
4.593
3.049
4.619
5.053
5.214
5.124
5.095
502
10,9%
GRACIAS