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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CONTABILIDAD
SI – FR - 20
C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
Página 1
de 6
Entidad Productora: Hospital Mental de Antioquia
Oficina Productora: Contabilidad
Código
D
S
211
01
SB
01.01
Series Subseries y
Tipos Documentales
ACTAS
Actas de Comité
Retención
Disposición Fi nal
AG
AC
CT
1
10
X
E
Comité de Sostenibilidad
del Sist ema Contable.



CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
Citación
Orden del día
Anexos
SB: Subseries
AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
D
Procedimientos Transferencias u
Observaciones
S
Las actas de comité se elaboran
en
la
dependencia
que
corresponda y son enviadas a la
Gerencia las del año vigente.
Cumplido
el
tiempo
de
conserva ción
en el Archivo de
Gestión y Central, transferir al
Archivo
Histórico
para
su
conservación permanente.
Se
constituyen
en
memoria
Institucional.
E: Eliminación
D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
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Código
D
S
211
13
SB
13.01
Series Subseries y
Tipos Documentales
COMPROBANTES
Comprobantes de
Contable




Retención
AG
AC
18
2
Disposición Fi nal
CT
E
Ajuste
Amortizaciones.
Causaciones.
Depreciaciones.
Provisiones.
D
Procedimientos Transferencias u
Observaciones
S
X
Cumplido el tiempo de retención en
el Archivo Central, realizar un
muestreo sistemát ico una carpeta
por trimestre
los demás se
eliminaran.
De
soportarse
la
inf ormación en medio magnét ico y
garantizarse
su
reproducción
exacta, conser var 10 añ os en el
Archivo Central
y proceder a
eliminar.
NOTA:
El
procedim iento
de
eliminación debe realizarse por
picado, posteriormente se reciclar á.
CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
SB: Subseries
AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
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Código
D
S
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16
SB
Series Subseries y
Tipos Documentales
COMUNIC ACIONES
OFICI ALES
16.10
Retención
AG
AC
2
3
Disposición Fi nal
CT
E
X
Comunicaciones
Internas
D
Procedimientos Transferencias u
Observaciones
S
Cumplido el tiempo de retención
en el Archivo de Gestión y
Central, proceder a eliminar, esta
documentación
se
puede
recuperar
en
otras
unidades
documentales
como el registro
de comunicaciones oficiales que
se conservan por un mayor plazo
en medio electrónico .
Nota:
El
procedimiento
de
eliminación debe realizarse por
picado,
posteriormente
se
reciclará
CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
SB: Subseries
AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
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Series Subseries y
Tipos Documentales
COMUNIC ACIONES
OFICI ALES
16.19
CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
Retención
AG
AC
2
18
Disposición Fi nal
CT
E
Solicitudes
 Solicitudes
 Respuestas
SB: Subseries
AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
D
Procedimientos Transferencias u
Observaciones
S
X
Cumplido el tiempo de retención
en el Archivo Central, realizar
muestreo por polos de interés
de las comunicaciones cuyo
contenido aporten información
para la ciencia, la cultura, la
historia
e
investigaciones
relacionadas con el Hospital.
Transferir estas muestras al
Archivo Histórico, las demás
unidades
documentales
proceder a eliminarlas.
E: Eliminación
D: Dig it al iz a ci ón
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D
S
211
34
SB
34.10
Series Subseries y Tipos
Documentales
INFORMES
Informes de los Estados
Financieros


CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
Retención
AG
AC
CT
2
18
X
E
Estados Financieros Básicos
(Balance General, Estado de
Resultados,
Estado
de
cambios en el Patrimonio,
Estado de cambios en la
posición Financiera, Estado
de Flujos de efectivo).
Notas
a
los
estados
financieros.
SB: Subseries
AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
Procedimientos Transferencias u
Observaciones
Final
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
D
S
Cumplido el tiempo de retenció n
en
el
Archivo
Central
se
transferirán al Archivo Histórico ,
por ser el principal medio para el
suministro
de
información
contable a quienes no tienen
acceso a los registros de un
ente económico.
E: Eliminación
D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
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S
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SB
Series Subseries y
Tipos Documentales
Retención
Disposición Fi nal
AG
AC
CT
LIBROS CONTABLES
Libro Mayor y Balance
2
18
X
46.01
LIBROS CONTABLES
Libros Auxiliares
2
18
X
46.04
CONVENCIONES
D: Dependencia
S: Serie
SB: Subseries
AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
E
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
D
Procedimientos Transferencias u
Observaciones
S
Cumplido el tiempo de retención
en
el
Archivo
Central
se
transferirán al Archivo Histórico
por ser soporte legal de la
contabilidad.
Cumplido el tiempo de retención
en
el
Archivo
Central
se
transferirán al Arc hivo Histórico
por ser soporte legal de la
contabilidad.
E: Eliminación
D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección