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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
OFICINA PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL
GASA 0133. GERENCIA DE GESTIÓN AMBIENTAL, SOCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO
CÓDIGO
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DEPENDENCIA
SERIE
133
13
133
133
34
133
34
SUBSERIE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
CT
E
MT
S
COMUNICACIONES
13.1
Comunicaciones Internas Recibidas y Enviadas
No Aplica
No Aplica
2
3
x
Se debe conservar (2) años en el archivo de Gestión
por ser instrumento que soporta el cumplimiento del
acuerdo 060 de 2001. Se transfiere al archivo central
por (3) años, se digitalizara y se eliminara el soporte
papel
13.2
Comunicaciones Externas Recibidas y Enviadas
No Aplica
No Aplica
2
3
x
Se debe conservar (2) años en el archivo de Gestión
por ser instrumento que soporta el cumplimiento del
acuerdo 060 de 2001. Se transfiere al archivo central
por (3) años, se digitalizara y se eliminara el soporte
papel
No Aplica
No Aplica
2
8
x
No Aplica
No Aplica
2
8
X
No Aplica
No Aplica
2
8
X
INFORMES
34.25
Informes Internos de Gestión
Comunicaciones oficiales
Plan de accion, metas y acciones
Indicadores de gestion y avances
x
Se conserva totalmente el informe presentado a la
Dirección de la UAERMV, teniendo en cuenta que
refleja la gestión realizada por esta Gerencia Ambiental,
social y atención al usuario. Se digitalizan para la
preservación del original y consulta de la imagen.
Plan de mejoramiento, metas y acciones
Mapa de riesgos y oportunidades, metas y acciones
Informe de gestión
Documentación historica controlada SGC del proceso
soportes
133
52
133
52
PLANES
52.2
Planes de Acción Cuatrienal Ambiental - PACA
Plan
Certificado de recepción de información
133
52
52.8
Planes de Gestión Ambiental, Social y Atención al Usuario
Plan de Gestión Ambiental, Social y Atención al Usuario
Soportes
Página 1
Se conserva totalmente como evidencia de las
actividades misionales, especificamente con la
aplicación del PACA, con el fin e informar acerca de las
obras a cargo de la UAERMV.
Se conserva totalmente como evidencia de las
actividades misionales, especificamente lo relacionado
con la aplicación de mecanismos de medición de
satisfacción del usuario y de percepción social de las
actividades que desarrolla la UAERMV.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
OFICINA PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL
GASA 0133. GERENCIA DE GESTIÓN AMBIENTAL, SOCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO
CÓDIGO
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DEPENDENCIA
SERIE
SUBSERIE
133
52
52.14
Planes Institucionales de Gestión Ambiental – PIGA
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
CT
No Aplica
No Aplica
2
8
X
No Aplica
No Aplica
2
8
X
Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA
Relación de consumo de servicios públicos
Capacitaciones
Registro de consumo eficiente del Agua
Registro de consumo eficiente de la Energia
E
MT
S
Se conserva totalmente como evidencia de las
actividades misionales, especificamente con la
aplicación del PIGA para la mitigación del impacto
ambiental que generan las obras a cargo de la
UAERMV.Aunque este plan su custodia se realiza en
esta Gerencia, debe coordinarse su implementación y
sostenibilidad con las directrices impartidas desde la
oficina Asesora de Planeación
Registro de Consumo Gestión Integral de los Residuos
Registro de Consumo Sostenible
Registro de Consumo de buenas practicas sostenibles
Registro de Consumo de Aire (Ruido y Emisiones de gases)
Plan Huella de Carbono
Registro de Grano de Caucho Reciclado
Plan Integral de Residuos Peligrosos
Plan de Residuos de construcción y demolición
Informe Plan Institucional de Gestión Ambiental
Matriz Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales
133
57
133
57
PROGRAMAS
57.4
Programas de Implementación del Plan de Manejo Ambiental - PIPMA
Programa
Base de Datos Comunidad
Registro de Control Social y Ambiental GSA-A-FM-001
Registro de Señalización en Frentes de Trabajo GSA-A-FM-002
Registro de Control Elementos de Protección Personal Individual GSA-A-FM-003
Registro de sumideros presentes GSA-A-FM-004
Listado de Maquinaria y Equipos en frentes de trabajo GSA-A-FM-005
Registro de Compromiso Uso de zonas verdes GSA-A-FM-006
Registro de inspecciones de orden y limpieza en campamento y frente de trabajo GSA-A-FM007
Planilla de disposición de escombros GSA-A-FM-008
Registro Control y Evaluación Gestión SST - Seguridad y Salud en el trabajo GSA-A-FM-009
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Se conserva totalmente como evidencia de las
actividades misionales, especificamente con la
aplicación del PIPMA para el manejo ambiental, social y
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
OFICINA PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL
GASA 0133. GERENCIA DE GESTIÓN AMBIENTAL, SOCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO
CÓDIGO
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DEPENDENCIA
SERIE
SUBSERIE
PROCESO
Registro de capacitación y / o inducción en gestión social y ambiental GSA-A-FM-010
Registro de Analisis de trabajo seguro (ATS) GSA-A-FM-011
Registro de Preoperacional Maquinaria y Vehiculos GSA-A-FM-012
Bitacora de Seguridad y Salud en el trabajo (STT)Por frente de trabajo GSA-A-FM-013
Registro de notificación de factores de riesgos GSA-A-FM-014
Registro de lista de chequeo inspecciones generales GSA-A-FM-015
Registro verificación de seguridad y salud en el trabajo (SST) GSA-A-FM-016
Registro de inspección de herramientas manuales GSA-A-FM-017
Caracterización de accidentalidad en frentes de trabajo GSA-A-FM-018
Registro Inspección de Extintores GSA-A-FM-019
Registro Control Mensual de Accidentes en frentes de trabajo GSA- A-FM- 020
Registro Consolidado Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) GSA-A-FM-021
Registro de entrega de dotación y elementos de protección personal (EPP) GSA-A-FM-022
Entrega de Dotación y Elementos de Protección Personal (EPP) GSA -A-FM-022
Registro de Inspección de Vehiculos y Maquinaria GSA-A-FM-023
Registro de Recomendación técnica GSA-A-FM-024
Registro de Verificación y Seguimiento a Pagos al SGSSI (Sistema General de Seguridad
Social Integral) GSA-A-FM-025
Registro de Individuos Arbóreos GSA-A-FM-026
Registro de cierre ambiental de frente de trabajo GSA-A-FM-027
Registro Consolidado de Campo GSA-A-FM-028
Registro Manejo de Escombros - RCD (Residuos de Construcción y Demolición) GSA-A-FM029
Registro de Cierre Ambiental de la Intervención GSA-A-FM-030
Registro de Control y Evaluación de la Gestión Ambiental GSA-A-FM-031
Bitacora de Gestión Ambiental GSA-A-FM-032
Inventario de Sumideros e Individuos Arboreos GSA-A-FM-033
Registro de Personal de Mano de Obra no calificada GSA-A-FM-034
Página 3
PROCEDIMIENTO
RETENCIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
CT
E
MT
S
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ENTIDAD PRODUCTORA
OFICINA PRODUCTORA
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GASA 0133. GERENCIA DE GESTIÓN AMBIENTAL, SOCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO
CÓDIGO
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DEPENDENCIA
SERIE
SUBSERIE
PROCESO
Registro Personal Administrativo y Operativo en Frentes de Obra GSA-A-FM-035
Registro de datos en caso de emergencia : GSA-A-FM-036
Registro de Socialización y Documentos Gestores Sociales GSA-S-FM-001
Registro de Base de Datos Comunidad GSCA-S-FM-002
Acta de vecindad GSA-S-FM-003
Acta de compromiso GSA-S-FM-004
Acta Guardado de Herramientas, maquinaria y baños de la entidad GSA-S-FM-005
Canalización correcta de bajantes de agua lluvia GSA-S-FM-006
Acta de Prestamo de Baños Entidad GSCA-S-FM-007
Registro Fotográfico de Trazabilidad de frentes de Trabajo GSA-S-FM-008
Bitacora de gestión social GSA-S-FM-009
Encuesta de Satisfacción de usuarios/beneficiarios GSA-S-FM-010
Censo en frentes de trabajo GSA-S-FM-011
Petición, Queja,Reclamo, Sugerencia o Felicitaciones GSA-S-FM-012
Registro Consolidado Semanal de Gestión Social GSA-S-FM-013
Socialización Gestión Social GSA-S-FM-014
Diagnostico de Gestión Social GSA-S-FM-015
Registro de Gestión Social Adelantada GSA-S-FM-016
Registro de Encuesta de Satisfacción Ciencia y Tecnología GSA-S-FM-017
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PROCEDIMIENTO
RETENCIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
CT
E
MT
S
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
OFICINA PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACION Y MANTENIMIENTO VIAL
GASA 0133. GERENCIA DE GESTIÓN AMBIENTAL, SOCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO
CÓDIGO
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DEPENDENCIA
SERIE
SUBSERIE
PROCESO
PROCEDIMIENTO
RETENCIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
CT
E
Acta de Vecindad de Fachada GSA-S-FM-018
Registro de Control de Puntos de Satelites de Información GSA-S-FM-019
Seguimiento Semanal de Actividades de Gestión Social SGA-S-FM-020
Volantes
Informe de encuestas de satisfacción usuario
Permisos y licencias ambientales
Propuestas contratistas de obra
Seguimiento Petición, Queja, Reclamo,Sugerencia o Felicitación de Interventoria
Lista de chequeo gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo contratista
Lista de chequeo gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo para la interventoria
Lista de chequeo gestión social y atención al usuario contratista
Lista de chequeo gestión social y atención al usuario para la interventoria
CONVENCIONES
CT= Conservación Total
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: Dra. KAROL ALDANA CASTRO - GERENCIA DE GESTIÓN AMBIENTAL, SOCIAL Y ATENCIÓN AL USUARIO
FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA:
NOMBRE DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL: Dr. CARLOS ALBERTO SANABRIA ZAMBRANO - SECRETARIO GENERAL
FIRMA RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
E= Eliminación
FECHA: 03/11/2015
MT= Medio Tecnológico
S= Selección
Cra. 30 Nº 25 – 90 Piso 16
Tel. 7470909
www.umv.gov.co
Info: Línea 195
GDO-FM-018 V 1.0
Página 5
MT
S