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Regional Cundinamarca
Centro de Biotecnología Agropecuaria
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD PARA CURSOS DE COMPLEMENTARIA PRESENCIAL
1.
Ingresar al aplicativo con usuario y contraseña:


Usuario: el correo electrónico personal de cada instructor.
Contraseña: el documentos de identidad del usuario. (No olvide cambiar su contraseña,
con frecuencia)
Enlace: www.complementariacba.com.co

Correo registrado
Número de doc
2.
DILIGENCIAR FORMULARIO:
Clic
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Regional Cundinamarca, Centro de Biotecnología Agropecuaria
Kilometro 7 Vía Mosquera, Cundinamarca - PBX (57 1) 5462323
www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270 GD-F-011 V02 Pag 1
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 Debe diligenciar la información del curso:
*Nombre: el nombre exacto que esta registrado en Sofia Plus.
*Código del programa: el número exacto que está registrado en Sofia Plus.
 Para el caso de cursos cortos, el código de programa debe estar en Ejecución.
 Para el caso de los EDT’S, código de programada debe estar Activo.
Se debe diligenciar la información solicitada, escoger al coordinador, desplegando las opciones;
de igual manera selecciona al apoyo de supervisión.
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Debe tener en cuenta, que el aplicativo no deja realizar una solicitud inferior a (5) cinco días para
fecha de inicio de los cursos, por favor tener presente que los sábados y domingos NO son días
hábiles.
Los programas de oferta cerrada van dirigido a empresas, por tal motivo deben escoger alianzas
estratégicas. Los programas de jóvenes rurales, son cursos de formación que superen las 200
horas.
Los únicos convenios habilitados hasta el momento son: ICBF, Fuerzas Militares e INPEC.
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El horario del curso debe estar en horario militar (00:00 a 23:59), se deben diligenciar todos los
días en los que se va a impartir información, en caso de que el curso requiera programación
específica, se debe relacionar los días y las horas en el campo de novedades. Tener en cuenta que
la programación de los EDT´S, debe manejar una misma franja horaria en los días a programar,
Para su respectiva aprobación se debe adjuntar el formato de inscripción de los aspirantes, dentro
del mismo formulario.
Los aprendices deben estar registrados antes de enviar la información inicial para la creación de la
ficha, de lo contrario quedarán por fuera de la inscripción a la formación.
Es responsabilidad del usuario y del instructor el registro y la inscripción del mismo, la cual debe
ser realizada antes de la finalización del evento de inscripción de la ficha, sin el listado
correspondiente la solicitud no será aprobada.
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Una vez envíe los datos del curso, no olvide diligenciar la información correspondiente a la
empresa, es requisito obligatorio en caso de haber realizado una solicitud de oferta cerrada.
3.
RECEPCIÓN DE NOTIFICACIÓN: el aplicativo enviará la notificación de su solicitud al
correo electrónico registrado en el formulario. (GENERA UN NÚMERO DE RADICADO PARA SU
SEGUIMIENTO)
Se recibirán solicitudes para la creación del curso en el mes vigente, hasta el día 20 de cada mes,
si es día laboral; de lo contrario se tendrá en cuenta el día hábil anterior a la fecha establecida.
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4.
APROBACIÓN DEL CURSO: el apoyo de supervisión de cada coordinación académica,
revisará las solicitudes gestionadas por el instructor y los archivos correspondientes para su
respectiva aprobación o cancelación según sea el caso.
Clic
5.
ASIGNACIÓN AL GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA: El coordinador del
Administración Educativa revisa las solicitudes aprobadas por los apoyos a supervisión y designa
al responsable de dar trámite a la solicitud.
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6.
ELABORACIÓN DE FICHA DE CARACTERIZACIÓN: una vez creada la ficha, se indicará en el
aplicativo de solicitud de cursos complementarios presenciales, el NÚMERO DE FICHA, CÓDIGO DE
SOLICITUD (para oferta cerrada) y PERÍODO DE INSCRIPCIÓN.
El grupo de Administración Educativa realizará la inscripción de los aspirantes y remitirá el listado
dentro de la misma solicitud enviada por el instructor, para su revisión.
El instructor debe revisar el resultado de inscripción, la novedad que presenten los aspirantes que
están resaltados en rojo, debe ser tramitada por el instructor dentro de las fechas de inscripción
designadas.
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En caso de presentarse alguna anomalía (programación errónea, número horas que no
coinciden, códigos de programas incorrectos, sin listados, cruce de horarios o información
incompleta) la solicitud será rechazada por el grupo de Administración Educativa y debe realizar
una nueva solicitud, dando cumplimiento a los puntos establecidos.
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7.
MATRÍCULA: Administración Educativa realizará la matrícula directamente al terminar el
período de inscripción (en caso de Oferta Cerrada) o enviará el reporte de inscritos al instructor
para su aprobación y autorización de la matrícula (en caso de Oferta Abierta), para que en el
mismo, el instructor indique a qué aprendices se les debe hacer el proceso de matrícula. En caso
de no recibir confirmación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, el Grupo de
Administración Educativa realizará la matricular de los aspirantes que se encuentran en estado
seleccionado.
Administración Educativa publicará el listado de aprendices matriculados en el aplicativo de
solicitudes de cursos complementarios presenciales, para el uso académico por parte del
instructor en el desarrollo de la formación, seguimiento y certificación de la ficha (en este archivo
las únicas casillas que deben ser modificar son: correo electrónico, teléfono y estado).
8.
EVALUACIÓN: Una vez finalizada la formación complementaria, cada instructor debe
evaluar a todos los aprendices como APROBADO o NO APROBADO. Esta evaluación debe ser
realizada aprendiz por aprendiz y competencia por competencia, ya que el aplicativo no toma los
Juicios por la opción de Evaluación Masiva.
Listados
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Para evaluar EDT´S (Eventos de Divulgación Tecnológica) se debe Gestionar asistencia el mismo
día de la finalización del Evento una vez finalice la programación del EDT.
El instructor es el responsable en el momento de ingresar el juicio evaluativo a los aprendices,
debido a que el aplicativo Sofia Plus, no permite realizar reversiones ni modificaciones a estos.
9.
CERTIFICACIÓN: Utilizando el listado de aprendices matriculados (enviado por el Grupo de
Administración Educativa “punto 7”) los instructores solicitarán la firma frente a cada aprendiz
para el respectivo control, este formato deberá contener las siguientes casillas:
Aprobado, No Aprobado, firma del aprendiz (en las columnas después de los nombres), nombres y
firma del Coordinador Académico y/o apoyo a la supervisor e Instructor (en la parte inferior del
formato); estas planillas deben ser entregadas con una copia en Administración Educativa; al
respaldo debe adjuntar las fotocopias de los documentos de identidad legibles, según el orden de
relación de los aprendices en el formato a entregar (si no están legibles los documentos o falta
alguna fotocopia, no se recibirá la documentación), deben estar debidamente firmadas por las
personas mencionadas anteriormente. Sin estos datos no se recibirá ninguna planilla para
certificar.
Tener en cuenta: No se reciben listas a diligenciadas a mano, no deben tener tachones ni
enmendaduras, únicamente se recibirán los listados enviados (punto 7).
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