1. No category

DIRECCIÓN NACIONAL DE BOMBEROS DE COLOMBIA
MINISTERIO DEL INTERIOR
MATRIZ DE RIESGOS
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
Proceso y/o
subproceso
Riesgo
Objetivos
Nombre del riesgo
Descripción
Recibir, orientar, analizar y gestionar los
procesos disciplinarios que deban
adelantarse contra los funcionarios de
Vencimiento de términos que
la DNBC que incurran en las faltas
Dilación de los procesos
prescriben las acciones
disciplinarias enunciadas taxativamente
en la ley 734 de 2012 o las normas que
la adicionen, modifiquen o sustituyan
Gestión
disciplinaria
Adelantar el proceso Control
Disciplinario Interno dentro de las
políticas de calidad que apunten a la
consolidación de un ambiente de
contenido ético institucional, de
formación de valores, de
responsabilidad y de vocación de
servicio. Realizar procesos de
capacitación sobre los Principios y los
Valores y promover y fortalecer las
medidas para prevenir y combatir con
eficiencia y eficacia la corrupción.
Implementar el seguimiento al reparto
realizado en el despacho de las
actuaciones disciplinarias y control de
los expedientes.
Investigar de manera integral para
absolver o sancionar en primera
instancia los servidores públicos del
Ministerio Interior, de acuerdo con las
normas y procedimientos vigentes en
materia disciplinaria, cuando incurran
en falta dentro o fuera de territorio
nacional.
Programacion y Planificar las vacaciones del personal
Disfrute de
de la DNBC y realizar el pago oportuno
Vacaciones de las mismas.
Liquidacion de
nomina
empleados
Correcta liquidacion de nomina y
publicos y
prestaciones sociales con las
Prestaciones
novedades a que hallan lugar .
Sociales en el
retiro de un
funcionario
Establecer, cumplir y hacer cumplir las
políticas, objetivos, normas y actividades
establecidas para Seguridad y Salud en
el Trabajo según lo establecido en la ley
1562/2012 y Decreto 1443/2014
Adelantar el Proceso Disciplinario
Trámite inadecuado de
interno contraviniendo las
los procesos
disposiciones vigentes o buscando
Disciplinarios
favorecer a un tercero.
Manipulación, perdida de
Manipulación, perdida documentación contenida en
de la información de los expedientes, la cual contiene la
expedientes
evidencia de todas las acciones
disciplinarios.
realizadas dentro de la actuación
disciplinaria.
Institucional
Liquidacion de
vacaciones errada
Liquidacion de nomina
errada
Ausencia del SG- SST
Demora por Deficiencia en la
oportuna respuesta de las
dependencias requeridas por el
grupo para consolidar la
información necesaria.
1.Ausencia de Programacion de
Vacaciones
2.Programacion de vacaciones sin
la de debida aprobacion por parte
del jefe inmediato
1. No incluir las novedades en la
respectiva nomina.
2.Fallas en el sistema de liquidacion
de nomina.
3. No
contar con los recursos necesarios
para el pago de prestaciones
sociales establecidas por la norma
ANALISIS EVALUACIÓN
Clases de Riesgo
1. Estratégico
2. Imagen
3. Operativo
4. Financiero
5.Cumplimiento
6.Tecnología
1. Estratégico.
5. Cumplimiento
1. Estratégico.
5. Cumplimiento
Agente
Generador
Servidores
públicos y
contratistas.
Servidores
públicos y
contratistas.
Causas
1.Información no aprobada o
corroborada. 2. Distracción
en el momento de consignar
la informacion
1.Actuaciones de mala fe
por parte de los funcionarios
de la Oficina de Control
Disciplinario Interno para
favorecer o perjudicar al
investigado y/o quejoso.
2.Incumplimiento de los
términos legales intentando
favorecer a un tercero.
3.Exceder las facultades
legales en los fallos y
decisiones.
4.Tráfico de influencias.
5.Temor reverencial.
1. Estratégico.
5. Cumplimiento
Servidores
públicos y
contratistas.
1.Filtración de la información
con carácter de reserva.
2.Daño intencional en el
sistema de información de la
Oficina de Control
Disciplinario Interno. 3.Falta
de seguridad en el acceso a
la Oficina de Control
Disciplinario Interno.
3. Operativo
Servidores
públicos y
contratistas.
1. Demora en las respuestas y
el envio de antecedentes
necesarios para conformar
una investigación
Servidores
públicos y
contratistas.
1. Por la ausencia del
sofware de nomina no se
agilicen los procesos de
liquidacion o se liquiden mal.
2. Por acumulacion de
trabajo no se liquide
oportunamente las
vacaciones
2. Imagen
5. Cumplimiento
6. Tecnologia
2. Imagen
5. Cumplimiento
4. Financiero
6.Tecnologia
Información no documentada de 1. Estratégico
actividades, disposición ausente de Imagen
recurso financiero
financiero
Cumplimiento
Servidores
públicos y
contratistas.
2. A.R.L,
4. entidades
5. designadas
1. Ausencia de sofware de
nomina
2. Al momento de pasarle la
liquidacion al dpto de
tesoreria no cuenten con esa
proyeccion de gasto dentro
del mes para el pago.
Información
actividades
beneficio
Probabilidad de
materialización (1 Impacto (1 al 5)
al 5)
1
3
1
4
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Calificación
antes de
controles
Administración del
riesgo (politica)
Tipo de control
Controles
Responsable de Ejecución
del Control
TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
Preventivo
Verificar la informacion de manera
adecuada
Kelly Martinez
Preventivo
Verificar el cumplimiento de términos
procesales, verificar los mecanismos
de controles sobre el estado de los
mismo, comunicación del
reglamento interno de trabajo.
Kelly Martinez
Kelly Martinez
Kelly Martinez
INTOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
1
4
INTOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
Preventivo
Acceso restingido a los expedientes
del proceso, control de préstamo de
los expedientes de los procesos
disciplinarios de la oficina de CDI,
realización de back-up períodico
con el fin de que no se pierda la
información contenida en los
equipos. informacion de manera
adecuada
1
3
TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
Preventivo
Trámite oportuno en la respuesta a
los procesos disciplinarios.
3
5
3
errónea,
carentes
de
5
INTOLERABLE
INTOLERABLE
5
5
REDUCIR EL
RIESGO
REDUCIR EL
RIESGO
EVITAR EL RIESGO
INTOLERABLE
Preventivo
1. Verificar compra de sofware
2. Enviar a los departamentos
comunicación informando sobre la
necesidad de programar
oportunamente las vacaciones de
los empleados publicos.
3. Verificar que las vacaciones
programadas cuenten con
aprobacion de jefes inmediatos
Adriana Caicedo
Preventivo
1. Verificar las novedades con sus
respectivos soportes y que
correspondan al personal activo de
la DNBC.
2. Comprobar que las liquidaciones
por todos los conceptos esten
correctamente.
3. Verificar que la elaboracion y el
pago de la liquidacion se efectue
dentro del tiempo permitido por ley.
4. Comprobar con base en la hoja
de vida del empleado publico, los
derechos adquiridos para la
liquidacion.
5. Verificar todos los actos
administrativos
Adriana Caicedo
Preventivo
Establecer el SG- SST con su
respectivo presupuesto, según lo
establecido en el Dec 1443/2014
Adriana Caicedo
Carencia en reporte de Información
no
documentada,
Reporter a la ARL los accidentes e
incidentes de trabajo y en unión con el accidentes e incidentes ausencia del personal investigador
laborales
en las reuniones
grupo investigador, investigalos en
forma adecuada con el fin de
establecer la causa y proponer medidas
correctivas que ayuden a disminuir la
causa
Realizar visitas periódicas a las diferentes
áreas de trabajo para supervisar los
métodos de trabajo y la aplicación de
las medidas recomendadas
Coordinar con la A.R.L las actividades
de Promoción de la salud y Prevención
de riesgos laborales, necesarias para el
cumplimiento de la Seguridad y Salud
en el Trabajo
Seguridad y
salud en el
trabajo
Asesorar a los comites de higiene y
seguridad industrial con el fin de
establecer conductas que permitan
trabajar en beneficio de los
trabajadores
Falta de supervisión
Carencia
actividades
promoción
prevención
Incumplimiento en los horarios
establecidos para la supervisión,
información deficiente por parte de
los trabajadores
1. Estratégico
Imagen
Financiero
Cumplimiento
2. A.R.L. grupo Ausentiso,
4. investigador inseguridad
5.
1. Estratégico
Imagen
Operativo
Cumplimiento
2. A.R.L, Comites Puestos de trabajo inseguro,
3. y auditores
accidentes, inseguridad
5.
A.R.L.
servidores
públicos
privados
a las 1.
Estratégico A.R.L.
deben 5. Cumplimiento
Falta de compromiso por
parte de la A.R.L., ausencia
de capacitación
2. A.R.L,
4, entidades
5. designadas
Accidentes
desconocimiento
actividades,
Vulneranilidad
en Situcaciones de emergencia con 1. Estratégico
situaciones de riesgo
mayor predispocisión a situaciones Imagen
lamentables
Operativo
Financiero
Cumplimiento
2. A.R.L,
3, entidades
4, designadas
5.
Situaciones
lamentables,
desubicación,
desinformación, pánico.
Ausencia de vigilancia Tendencia a sufrir enfermedades 1.
Estratégico A.R.L,
Realizar las actividades de vigilancia
epidemiológica
laborales
por
falta
de
investigación,
5.
Cumplimiento
entidades
epidemiológica asignadas de acuerdo
promoción y prevención pertinente
designadas
con los factores de riesgo identificados y
priorizados.
desconocimiento
de Contaminación
del
medio
Establecer actividades de saneamiento aternativas
de ambiente, mayor predispocisión a
básico que permitan alcanzar niveles
Saneamiento
básico sufrir alteraciones de salud
de salubridad ambiental con el fin de
ambiental
reducir los riesgos para la salud y el
medio ambiente
Demora en la entrega
de los elementos
Entrega de bienes no
solicitados
Satisfacer las necesidades de bienes de
las dependencias de la Dirección
Nacional de Bomberos de Colombia,
mediante el recibo de los elementos
solicitados al proveedor, teniendo en
cuenta las especificaciones del
contrato y el presupuesto asignado, el
almacenamiento de los mismos, la
actualización de inventarios, el
suministro de elementos y el
mantenimiento de bienes muebles e
inmuebles de la Dirección.
Gestión
administrativa
Falta de compromiso por
parte de la A.R.L. no
y cumplimiento de entidades
designadas
Déficit en actividades Predisposición a sufrir accidentes e 1. Estratégico
Planificar, organizar, mantener y evaluar de seguridad industrial incidentes en el lugar de trabajo
Imagen
los planes y programas de seguridad
Financiero
industrial que conlleve a proporcionar
Cumplimiento
un ambiente de trabajo acorde con la
normativa legal vigente
Reducir la causas y efectos de las
urgencias y participar en los
procedimientos para la prevención y
atención de emergencias de acuerdo
con las normas técnicas y legales
vigentes.
Gestionar de manera centralizada y
normalizada el servicio de recepción,
radicación, distribución de las
No existencia de
elementos, ni contrato
1. Estratégico
Imagen
Financiero
Cumplimiento
Que los proveedores no entreguen a
tiempo los elementos contratados. 5.Cumplimiento
Que los proveedores no entreguen
los bienes con las especificaciones
técnicas mínimas exigidas.
2. Servidores
4, públicos
5. privados
Incumplimiento del contrato
por parte de los proveedores,
al no entregar los bienes con
las especificaciones técnicas
señaladas.
Que los bienes no se
encuentren en
condiciones óptimas
para la prestación de
los servicios.
Deterioro y/o mal funcionamiento
2. Imagen
de los bienes que prestan servicios a 3. Operativo
la Dirección Nacional de Bomberos.
Servidores
públicos y
contratistas
No contar con el
presupuesto adecuado
para el mantenimiento
de bienes muebles e
inmuebles
Inexistencia de presupuesto para
realizar el mantenimientode los
bienes muebles e inmuebles de la
entidad.
Pérdida de los
documentos durante la
recepción y la
radicación
Vencimiento de
términos
EVITAR EL RIESGO
5
INTOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
Preventivo
5
5
INTOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
Preventivo
4
5
INTOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
Preventivo
4
5
INTOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
Preventivo
5
5
INTOLERABLE
Establecer el procedimiento, carpeta
de
investigación,
equipó
de
investigación e investigación ATEL,
según ,o establecido en la Res
1401/2007
Realizar inspecciones a los diferentes
puestos de trabajo asi como a las
instalaciones
en
general,
NTC
4114/1997
Establecer
programas
inducción
capacitación
y
entrenamiento,
encuentas de condiciones de salud ,
estilos de vida saludable, de pausas
activas
y
demás
actividades
contempladas en la Res 1016/1989 y
normativa SST
Conformar el COPASST y capacitarlo
y verificar el cumplimiento de las
actividades
Establecer la matriz de peligros,
analisis de tareas críticas, análisis de
puesto de trabajo, procedimento de
trabajo seguro, y demás programas
que contemple la normativa SST
No realizar la revisión de los
bienes antes para determinar
las reparaciones a que haya
lugar y después del
mantenimiento para
supervisar su ejecución.
Deficiente planificación
financiera y de contratación
para el mantenimiento de
bienes muebles e inmuebles.
No existir caja menor.
Pérdida de los documentos entre la 1. Estratégico
recepción por parte del personal de 3. Operativo
vigilancia y las personas encargadas
de recibir y radicar la
correspondencia
Personal de
vigilancia,
servidores
públicos y
contratistas
1. Inexistencia de la
Ventanilla única de
radicación, donde una sola
persona sea la encargada
de recepcionar y radicar los
documentos que ingresan a
la Dirección.
Documentos vencidos por no
dárseles el respectivo trámite
durante el término legal
establecido.
Servidores
públicos y
contratistas
1. No existir un seguimiento
de términos a los
documentos ingresados a la
Dirección.
Adriana Caicedo
Adriana Caicedo
Adriana Caicedo
Adriana Caicedo
Adriana Caicedo
Establecer el plan de emergencias y
contingencias
REDUCIR EL
RIESGO
Adriana Caicedo
Evitar el riesgo
Preventivo
Establecer el programa de vigilancia
epidemiológica
Evitar el riesgo
Preventivo
Establecer
el
programa
Saneamiento Básico Ambiental
INTOLERABLE
SST
de
INTOLERABLE
2
4
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Seguimiento a la ejecución del
contrato
Área administrativa y Oficina
de Contratación
2
4
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Seguimiento a la ejecución del
contrato
Área administrativa y
Almacen
Área administrativa,
Almacen y oficina de
contratación
Deficiente planificación en el
inventario de adquisiciones.
No existir caja menor.
Servidores
públicos y
contratistas
1. Estratégico
3. Operativo
5. Cumplimiento
6. Tecnología
3
Presencia de roedores, 3
y disposición inadecuada de
residuos,
tanques
con
microorganismos patógenos
Proveedores
Servidores
públicos y
contratistas
INTOLERABLE
Preventivo y Correctivo
Incumplimiento por parte de 3
los laboratorios designados,
Incumplimiento del contrato
por parte de los proveedores,
al no entregar los bienes en
el plazo de ejecución
señalado en el negocio
jurídico.
No contar con los elementos
1. Estratégico
necesarios para el normal desarrollo 4. Financiero
de las actividades de los
funcionarios y contratistas de la
Dirección, ni tampoco existir un
contrato por medio del cual se
puedan adquirir estos elementos.
5
laborales,
de
Proveedores,
servidores
públicos y
contratistas.
5.Cumplimiento
1. Estratégico
4. Financiero
Correctivo
4
en Predisposición a sufrir enfermedades 1.
Estratégico
de laborales
por
falta
de 5. Cumplimiento
y implementación y ejecución de
activifdades
de
promoción
y
prevención
Desinformación de los Confusion con respecto
integrantes
de
los actividades
que
comites
desempeñar los comites
accidentes,
3
4
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Planear los bienes a adquirir durante
la vigencia fiscal.
3
4
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
PREVENTIVO
Realizar seguimiento a los bienes que
constituyen la Dirección
Área administrativa y
Almacen
PREVENTIVO
Planear los gastos de mantenimiento
durante la vigencia fiscal.
Área administrativa,
Almacen y Oficina de
Contratación
Recepción y Secretarias
encargadas de recibir la
correspondencia
Personas encargadas de
responder PQR
2
4
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
CORRECTIVO
Creación de la Venta nilla Única de
correspondencia
CORRECTIVO
Establecer un seguimiento a los
documentos que ingresan a la
Dirección
3
4
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
3
4
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
Gestión
administrativa
Gestionar de manera centralizada y
normalizada el servicio de recepción,
radicación, distribución de las
comunicaciones internas o externas,
términos de respuestas y envío de las
mismas al destinatario final a través de
la respectiva empresa de
correspondencia.
Documentos sin radicar Recepcionar documentos y no
otorgarserles un radicado de
entrada por parte de la persona
responsable de esta función.
1. Estratégico
3. Operativo
5. Cumplimiento
6. Tecnología
Servidores
públicos y
contratistas
No utilizar radicados
consecutivos para los
documentos que
ingresan a la Dirección
Nacional de Bomberos
Asignarle a la documentación
recibida un radicado que no es
consecutivo con la demás
documentación.
1. Estratégico
3. Operativo
6. Tecnología
Servidores
públicos y
contratistas
Inadecuada utilización
de las guías de envío
de correspondencia
para enviar
comunicaciones
No llevar un control de las guías de 3. Operativo
envío de correspondencia, o enviar 5. Cumplimiento
documentación con asuntos
personales que no corresponden a
la Dirección Nacional de Bomberos.
Servidores
públicos y
contratistas
Que el archivo y las
dependencias no
apliquen la respectiva
tabla de retención
documental
El incumplimiento en la aplicación
de las tablas de retención
documental del archivo General de
la Nación.
Servidores
públicos y
contratistas
1. No elaboración de un
diagnóstico del archivo de la
Dirección.
2. La falta de personal
capacitado.
Manipular los documentos de forma 2. Imagen
inadecuada sin el seguimiento de 3. Operativo
las directrices establecidas por el
Archivo General de la Nación.
Servidores
públicos y
contratistas
1. No digitalización del
documento.
2. Archivar de manera
inadecuada los documentos.
3. No tener cajas de archivo
idóneas para guardar los
documentos
Hurto de los documentos prestados
por parte de archivo por falta de
control en la foliación de los
documentos.
Servidores
públicos y
contratistas
Disponer de la documentación que
produce y recibe la Dirección Nacional
Deterioro por mala
de Bomberos en cumplimiento de sus
manipulación
funciones de manera homogénea y
coherente.
Sustracción de los
documentos
1. Estratégico
2. Imagen
3. Operativo
4. Financiero
5. Cumplimiento
6. Tecnología
1. Estratégico
3. Operativo
5. Cumplimiento
Ofrecer el servicio de consulta y
préstamo de los documentos que
administra el archivo.
1. Inexistencia de la
Ventanilla única de
radicación, donde una sola
persona sea la encargada
de recepcionar y radicar los
documentos que ingresan a
la Dirección.
1. Inexistencia de la
Ventanilla única de
radicación, donde una sola
persona sea la encargada
de recepcionar y radicar los
documentos que ingresan a
la Dirección.
1. Inexistencia de un control
efectivo sobre las guías de
correspondencia y la no
asignación de un radicado
de salida para los
documentos que salen de la
entidad.
1. No existir un número de
radicado de entrada para
los documentos.
2. No existir un número de
radicado de salida para los
documentos.
3. No
foliar los documentos
encarpetados.
4. No tener cajas de archivo
idóneas para guardar los
documentos
2
3
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
CORRECTIVO
Creación ed la Venta nilla Única de
correspondencia
Administrativa y Secretarias
encargadas de radicar
3
3
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
CORRECTIVO
Creación de la Venta nilla Única de
correspondencia
Administrativa y Secretarias
encargadas de radicar
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
CORRECTIVO
Contratación de una Empresa de
mensajería con correo certificado
y/o un mensajero
Archivo
CORRECTIVO
Contratar con una empresa que
desarrolle e implementeel sistema de
gestión documental; contratar
personal capacitado en el tema de
archivo y/o gestión documental
Archivo
CORRECTIVO
Contratar con una empresa que
desarrolle e implementeel sistema de
gestión documental; contratar
personal capacitado en el tema de
archivo y/o gestión documental
Archivo
CORRECTIVO
Contratar con una empresa que
desarrolle e implementeel sistema de
gestión documental; contratar
personal capacitado en el tema de
archivo y/o gestión documental
Archivo
3
3
2
3
3
3
3
4
NO TOLERABLE
NO TOLERABLE
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
REDUCIR EL
RIESGO
REDUCIR EL
RIESGO
GUÍA PARA ELABORAR EL PLAN
ANUAL DE ADQUICISIONES DISEÑADA
POR COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE
ADQUSICIONES EN MESAS DE
TRABAJO CON LA ALTA DIRECCIÓN,
EL PROFESIONAL DE PLANEACIÓN,
ASESORES DE DESPACHO, Y
SUBDIRECTORES
ELABORACIÓN, APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN
ANUAL DE ADQUICIONES
NO ACTUALIZAR EL
PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
AL NO REALIZAR LAS
MODIFICACIONES Y SEGUIMIENTOS
Todas las
AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES,
áreas
NO SE LOGRARÍAN MEJORES
involucradas
CONDICIONES DE COMPETENCIA A RIESGO OPERATIVO
en la
TRAVÉS DE LA PARTICIPACIÓN DE UN
Y RIESGO DE
elbaoracion y
MAYOR NÚMERO DE OFERENTES Y
CUMPLIMIENTO
seguimeinto
NO SE CONTARÍA CON
al plan de
INFORMACIÓN UNIFORME QUE
adquisiciones
PERMITA REALIZAR COMPRAS
COORDINADAS
FALTA DE SEGUIMIENTO
1
5
ASUMIR EL RIESGO,
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
CORRECTIVO
REALIZAR LAS MODIFICACIONES
SEMESTRALMESTE ACORDE CON LOS Subdirector Administrativo y
Financiero con el
PROYECTOS APROBADOS EN JUNTA
acompañamiento de los
DIRECTIVA Y DE NUEVAS
profesionales de
NECESIDADES DE CONTRATACIÓN DE
contratación
y profesional
BIENES, OBRAS O SERVICIOS.
de Planeacion adscrito a
ésta Subdirección
SEGUIMIENTO TRIMESTRAL A LA
EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES CON EL FIN DE
VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO
VERIFICAR QUE LA PUBLICACIÓN EN
EL SECOP ESTÉ ACORDE CON LO
PLANEADO Y LO MODIFICADO.
Gestión
Contractual
Gestionar oportunamente la
Contratación de los bienes, obras y
servicios requeridos para el desarrollo y
cumplimiento de la misión y operación
de la entidad, a través de la
celebración de contratos y/o
convenios, acorde con el
procedimiento previsto en la Ley 80 de
1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos
reglamentarios
y de conformidad
con los lineamientos del manual de
contratación, y hacer el seguimiento a
SUSCRIPCIÓN DE
CONTRATOS Y/O
NO SEGUIR EL PROCEDIMIENTO PARA
CONVENIOS SIN EL
EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
LLENO DE LOS
CONTRACTUAL ACORDE CON LA
RIESGO OPERATIVO,
REQUISITOS DE LEY Y NO NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE Y
RIESGO DE
PUBLICACIÓN EN EL
LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN
CUMPLIMIENTO Y
SECOP / NO ACATAR EL EL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y
RIESGO DE IMÁGEN
PRINCIPIO DE
NO PUBLICAR EN EL SECOP LOS
TRANSPARENCIA,
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS DEL
SELECCIÓN OBJETIVA Y
PROCESO CONTRACTUAL
* Desconocimiento de la
normatividad aplicable a los
procesos contractuales por
parte de los profesionales
que colaboran con la
actividad contractual.
*Omisión de requisitos de ley
* No publicación en el SECOP
de los documentos
obligatorios del proceso
* No aplicación del principio
2
5
Reducir el Riesgo,
NO TOLERABLE Evitar, Comparar o
Transferir
CORRECTIVO
* Conocimiento y cumplimiento de la
normatividad aplicable a los
procesos contractuales por parte de
los profesionales colaboradores de la
actividad contractual
*
Publicación oportuna de toda la
actividad contractual de
conformidad con lo señalado en el
Decreto 1510 de 2013
*
Cuadro en excel de registro
Subdirector Administrativo y
consecutivo de los contratos y/o
Financiero con el
convenios suscritos por la entidad
acompañamiento de los
* Archivo físico de toda la actividad
profesionales de
contractual y de los procesos
contratación y Ordenador
adelantados y adjudicados con sus
del Gasto
respectivos contratos
*
Seguimiento y verificación de la
Contractual
Contratación de los bienes, obras y
SUSCRIPCIÓN DE
servicios requeridos para el desarrollo y
CONTRATOS Y/O
NO SEGUIR EL PROCEDIMIENTO PARA
cumplimiento de la misión y operación
CONVENIOS SIN EL
EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
de la entidad, a través de la
LLENO DE LOS
CONTRACTUAL ACORDE CON LA
celebración de contratos y/o
RIESGO OPERATIVO,
REQUISITOS DE LEY Y NO NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE Y
convenios, acorde con el
RIESGO DE
PUBLICACIÓN EN EL
LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN
procedimiento previsto en la Ley 80 de
CUMPLIMIENTO Y
SECOP / NO ACATAR EL EL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y
1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos
RIESGO DE IMÁGEN
PRINCIPIO DE
NO PUBLICAR EN EL SECOP LOS
reglamentarios
y de conformidad
TRANSPARENCIA,
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS DEL
con los lineamientos del manual de
SELECCIÓN OBJETIVA Y
PROCESO CONTRACTUAL
contratación, y hacer el seguimiento a
MORALIDAD PÚBLICA
la ejecución de la actividad contractual
en el SECOP.
FALTA DE
COMUNICACIÓN AL
SUPERVISOR POR EL
ÁREA DE
CONTRATACIÓN
OMISIÓN DE COMUNICACIÓN AL
SUPERVISOR DESIGNADO EN EL
CONTRATO Y/O CONVENIO
normatividad aplicable a los
procesos contractuales por
parte de los profesionales
que colaboran con la
actividad contractual.
*Omisión de requisitos de ley
* No publicación en el SECOP
de los documentos
obligatorios del proceso
* No aplicación del principio
de transparencia, selección
objetiva y moralidad pública
Olvido del profesional en
cargado de adelantar el
proceso de contratación
RIESGO OPERATIVO
*Desconocimiento del
supervisor de las funciones de
supervisión establecidas en el
estatuto anticurrupción
* FALTA DE IDONEIDAD DEL
SUPERVISOR * Omisión del
clausulado del contrato en el
seguimiento a la ejecución
Comunicación designación Supervisión
OMISIÓN DE LAS FUNCIONES DEL
RIESGO OPERATIVO
de contratos y/o convenios, seguimiento FALTA DE CONTROL EN
Y RIESGO DE
a la supervisión y revision liquidación de LA SUPERVISIÓN DE LOS SUPERVISOR EN EL SEGUIMIENTO A LA
CONTRATOS
EJECUCIÓN CONTRACTUAL
CUMPLIMIENTO
contratos proyectada por el supervisor.
NO LIQUIDAR LOS
CONTRATOS EN LOS
TÉRMINOS DE LEY
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y/O
CONVENIOS FUERA DE LOS
TÉRMINOS DE LEY
RIESGO OPERATIVO
Y RIESGO DE
CUMPLIMIENTO
5
Reducir el Riesgo,
NO TOLERABLE Evitar, Comparar o
Transferir
2
5
Reducir el Riesgo,
NO TOLERABLE Evitar, Comparar o
Transferir
CORRECTIVO
2
5
NO TOLERABLE
CORRECTIVO
2
Asumir el Riesgo
CORRECTIVO
actividad contractual de
conformidad con lo señalado en el
Decreto 1510 de 2013
*
Cuadro en excel de registro
Subdirector Administrativo y
consecutivo de los contratos y/o
Financiero con el
convenios suscritos por la entidad
acompañamiento de los
* Archivo físico de toda la actividad
profesionales de
contractual y de los procesos
contratación y Ordenador
adelantados y adjudicados con sus
del Gasto
respectivos contratos
*
Seguimiento y verificación de la
publicación en el Sistema Electrónico
de Contratación SECOP
*
Informe trimestral del SIRECI a la
Contraloría General de la República
de los contratos y/o convenios
suscritos en la DNBC y archivo del
reporte en el area de contratación
Revision por parte del profesional que
Subdirector Administrativo y
adelanta el proceso de la
Financiero y profesional que
designación del supervisor para la
adelanta el proceso
efectiva comunicación al supervisor
* Capacitación a los supervisores,
brindando asesoría en mesas de
Supervisores de contratos,
trabajo de manera mensual *
Subdirector Administrativo y
verificar el cumplimikento de los
Financiero y Ordenador del
términos de ley para evitar incurrir en
Gasto
sanciones disciplinarias
2
5
NO TOLERABLE
Reducir el Riesgo,
CORRECTIVO
* Desconocimiento de la
normatividad
Custodia del libro de control de
CDPs, solicitudes y CDPs expedidos
Custodia del libro de control de RPs,
solicitudes y RPs expedidos
Radicación de documentación y
anexos en el sistema de información
Documental.
PRESUPUESTO /
TESORERIA
PERDIDA DE
DOCUMENTOS
• Servir de instrumento para garantizar
que todas las operaciones financieras
realizadas al interior de los procesos
misionales y/o de apoyo de la Direccion
Nacional de Bomberos sean vinculados
al proceso contable.
• Aplicar los principios e implementar las
prácticas contables para reconocer y
AFECTACIÓN DE LA
revelar los activos, pasivos, ingresos y
INFORMACIÓN Y
gastos inherentes al proceso contable
RETRAZO EN LOS
de la DNBC
TRÁMITES DE LA
PRESUPUESTO / • Contribuir al ejercicio de la rendición CADENA PRESUPUESTAL,
COTABILIDAD / de cuentas, el cumplimiento de la
CONTABLE Y DE
TESORERIA
legalidad y el control admirativo, fiscal y
TESORERIA POR
disciplinario sobre la gestión eficiente, la INCONVENIENTES EN LA
destinación, uso, mantenimiento y
COMUNICACIÓN
salvaguarda de los recursos públicos
ELECTRONICA CON EL
con que cuenta la DNBC
MINISTERIO DE
TRANSFERENCIA
ELECTRONICA O
TESORERIA
CONSIGNACION
GENERAR
Y EMITIR
RIESGO OPERATIVO
PRESUPUESTO /
COTABILIDAD /
TESORERIA
CONTABILIDAD
2
3
Coordinador Administrativo y
Financiero, Profesionales de
Presupuesto - ContabilidadTesoreria y Secretaria de la
Instalación y adecuación de puerta
Subdirección
de seguridad y ventanilla de
atención al público.
ASUMIR EL RIESGO,
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
Radicación de documentación y
anexos en el sistema de información
Documental
PREVENTIVO
AFECTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y
RETRAZO EN LOS TRÁMITES DE LA
CADENA PRESUPUESTAL, CONTABLE Y
DE TESORERIA POR INCONVENIENTES
EN LA COMUNICACIÓN
ELECTRONICA CON EL MINISTERIO DE
HACIENDA (SIIF Nación)
RIESGO DE
TECNOLOGIA
TRANSFERENCIA ELECTRONICA O
RIESGO OPERATIVO
CONSIGNACION ERRADA
GENERAR Y EMITIR INFORMACIÓN
INFORMACIÓN ERRADA
ERRADA EN LA EJECUCIÓN
EN LA EJECUCIÓN
FINANCIERA, POR AFECTACIÓN
FINANCIERA DEL
RIESGO OPERATIVO
EQUIVOCADA DEL CODIGO
CREDITO EXTERNO, POR
CORRESPONDIENTE EN LA
AFECTACIÓN
ELABORACIÓN DE LA OBLIGACIONES
AFECTACIÓN O
AFECTACIÓN O PERDIDA DE
PERDIDA DE
INFORMACIÓN POR ACCESO NO
INFORMACIÓN POR
AUTORIZADO A LOS APLICATIVOS DE RIESGO OPERATIVO
ACCESO NO
INFORMATICA UTILIZADOS Y/O A
AUTORIZADO A LOS
LOS EQUIPOS DE COMPUTO
OMISION ERROR EN LA
OMISION O ERROR EN LA
APLICACIÓN DE LOS
APLICACIÓN DE LOS DESCUENTOS RIESGO OPERATIVO
DESCUENTOS
TRIBUTARIOS Y OTROS
TRIBUTARIOS, FISCALES Y
PRESUPUESTO /
COTABILIDAD /
TESORERIA
Gestión de lo
contencioso
PERDIDA DE DOCUMENTOS
Acceso de personal no
autorizado al archivo y
lugares de trabajo.
Custodia del libro de control de
cuentas y cuentas en trámite en la
cadena Presupuestal, Contable y
Tesorería.
Defender los intereses de la entidad en
asuntos contenciosos
Falta de motivación en
la respuesta
Responder las acciones sin el
fundamento legal que proteja los
intereses de la entidad
Direccionamiento estratégico y de
coordinación Bomberil
Generar estrategias y
políticas en contravía
de la misionalidad
Desconocer las líneas de
fortalecimiento e inversión
1. Estratégico
1
* Fallas en los servidores de la
Direccion Nacional de
Bomberos de Colombia y el
Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
*Actualizaciones del
aplicativo SIIF II
* El ancho de red no es
suficiente para el número de
transacciones que se
realizan.
3
Error en la digitación del
numero de la cuenta
1
5
2
2
Error al realizar el registro
contable, cargandose a otra
Subunidad
Falta de control en el manejo
de claves y bloqueos de
equipos de computo
Desconocimineto de la
norma,
Error
en la aplicación de la tasa.
Profesional
Encargado
de contestar
Desconocimiento de la ley.
Influencia de terceros
FUNCIONARI Desconocer las líneas de
O
fortalecimiento e inversión
3
5
NO TOLERABLE
2
PREVENTIVO
PREVENTIVO
3
NO TOLERABLE
Verificación por medio del portal
bancario al realizar el pago
Profesional de Tesorería
Llevar el control de los pagos que Profesionales de Presupuesto
deben realizarse por las Subunidades
- Contabilidad- Tesoreria
Asumir el Riesgo
NO TOLERABLE
1
Coordinador Administrativo y
Financiero, Profesionales de
Reporte de Novedades al grupo
Presupuesto - Contabilidadsoporte técnico y apoyo informatico
Tesoreria y Secretaria de la
Subdirección
Reducir el Riesgo,
NO TOLERABLE Evitar, Comparar o
Transferir
Reducir el Riesgo,
Evitar, Comparar o
NO TOLERABLE
Transferir
Diseño Instructivo para elaboración,
conformación, manejo y custodia de
los Boletines de Tesorería.
PREVENTIVO
Reducir el Riesgo,
Evitar, Comparar o
Transferir
PREVENTIVO
Asumir el Riesgo,
Reducir el Riesgo
Aplicar y actualizar las medidas de
seguridad definidas por Sistemas de
La DNBC y el Administrador SIIF
Nación.
Profesionales, asesores y
contratistas
Control Previo a los pagos
efectuados
Profesionales, asesores y
contratistas
PREVENTIVO
1
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
REVISION DE LAS CONTESTACIONES
DESPACHO DE LA
DIRECCION
3
3
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Dar a conocer las lineas de
fortalecimiento e inversion
Subdirector Estrategico y de
Coordinacion Bomberil
Contratación
No identificar claramente las
Estudios previos o de
necesidades de contratación que
factibilidad superficiales se requieren por parte de la
Subdirección
Contratación
Estudios previos o de
factibilidad
manipulados
Falta de control y comunicación
entre la Subdirección y los servidores
o dependencias que intervienen en
los procesos
Contratación
Asignar supervisores con
poco conocimiento
para desempeñar la
función
Desconocer el perfil y las
competencias de los servidores de
la Subdirección y que deben estar
dentro del manual de funciones
Información y documentación de
procesos
Concentración de la
información de
determinadas
actividades o procesos
en una persona
Falta de delegación de funciones
en los servidores de la entidad con
competencia para realizar la
actividad
Información y documentación e
procesos
Información susceptible No tener aplicaciones o elementos
a adulteración o
físicos que impidan el acceso no
manipulación
autorizado a información
SUBDIRECCION
Información y documentación de
DE
COORDINACIO procesos
N ESTRATÉGICA
Actividades de autorregulación
Actividades de autorregulación
Actividades de autorregulación
Tramites, servicios internos y externos
No contar con los medios necesarios
Ocultar a la ciudadanía para publicar la información o no
la información
capacitar a los servidores de la
considerada publica
entidad para la entrega de
información
Toma de decisiones
ajustadas a intereses
particulares
Falta o poco control en la
aplicación de los procesos
institucionales, de directrices y
políticas de la entidad
Tráfico de influencias
Situaciones subjetivas donde los
servidores intervengan en procesos
incumpliendo marcos legales y
éticos
Soborno
Situaciones subjetivas donde los
servidores intervengan en procesos
incumpliendo marcos legales y
éticos
Falta de control de los responsables
Cobro por la realización de los procesos sobre los mismos,
de tramites
desconocimiento de los servidores
de los procesos de la institución
Situaciones subjetivas donde los
servidores intervengan en procesos
incumpliendo marcos legales y
éticos
Tramites, servicios internos y externos
Tráfico de influencias
Tramites, servicios internos y externos
Falta de información
sobre los procesos y
Falta de canales de comunicación
tramites al interior de la con los usuarios
entidad
Formular, aprobar y divulgar el Plan
Estratégico Institucional de la Dirección
Planeación y
Inadecuado diseño del
Nacional de Bomberos en
seguimiento
Plan Estratégico
concordancia con el Plan Nacional de
estrategico y de
Institucional y de los
Desarrollo y las políticas y metas
la gestión
Planes de acción de
definidas por el Sector Administrativo del
cada dependencia
Interior, relacionadas con la Gestión del
Inconsistencias en la información
recopilada y plasmada en los
planes estratégicos de la entidad y
el plan de acción asociado a las
áreas
Formular proyectos de Inversión que
resuelvan problemas o necesidades de
Planeación y
la población usuaria de los servicios que
Incumplimiento de
seguimiento
presta la Dirección Nacional de
objetivos y metas de la
estrategico y de Bomberos para que puedan acceder a
DNBC
la gestión
recursos del Presupuesto General de la
Nación - PGN y de otras fuentes de
financiación y realizar su seguimiento.
Pérdida de imagen y credibilidad
institucional por
incumplimiento de las políti
cas, objetivos y metas
estratégicas, debido a la falta
conocimiento al rededor de la
importancia de la adaptación del
plan estratégico.
Programación y seguimiento
presupuestal
Programación, Apoyo solicitud de modificaciones
presupuestales
gestión y
seguimiento
presupuestal Autorización de vigencias futuras de la
DNB y conceptos de viabilidad para
vigencias futuras de la DNBC
Mala planificación de
recursos
Solicitud tardia de
modificaciones
presupuestales
No asignar los
recursos
necesarios
para el
cumplimiento
de
los objetivos
institucionales
No tramitar las figuras presupuestales
necesarias para la ejecución de
recursos a tiempo.
1, 2, 3, 4
No identificar claramente las
FUNCIONARI necesidades de contratación
O
que se requieren por parte
de la Subdirección
5
5
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
PREVENTIVO
Identificar las necesidades requeridas
Subdirector Estrategico y de
Coordinacion Bomberil
PREVENTIVO
Crear canales de comunicación
efectivosy eficientas entre
dependencias
Subdirector Estrategico y de
Coordinacion Bomberil
1, 2, 3, 4, 5
Falta de control y
comunicación entre la
FUNCIONARI
Subdirección y los servidores
O
o dependencias que
intervienen en los procesos
5
5
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
1, 2, 3, 4, 5
Desconocer el perfil y las
competencias de los
FUNCIONARI
servidores de la Subdirección
O
y que deben estar dentro del
manual de funciones
5
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Verificar y analizar las competencias Subdirector Estrategico y de
de los funcionarios
Coordinacion Bomberil
1, 3, 5
Falta de delegación de
FUNCIONARI funciones en los servidores de
O
la entidad con competencia
para realizar la actividad
5
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Verificar y analizar las competencias Subdirector Estrategico y de
de los funcionarios
Coordinacion Bomberil
1, 3, 5, 6
No tener aplicaciones o
FUNCIONARI elementos físicos que
O
impidan el acceso no
autorizado a información
5
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
1, 2, 3, 5
No contar con los medios
necesarios para publicar la
FUNCIONARI información o no capacitar a
O
los servidores de la entidad
para la entrega de
información
5
3
NO TOLERABLE
1, 2, 3, 4, 5
Falta o poco control en la
FUNCIONARI aplicación de los procesos
O
institucionales, de directrices
y políticas de la entidad
5
5
1, 2, 3, 4, 5
Situaciones subjetivas donde
FUNCIONARI los servidores intervengan en
O
procesos incumpliendo
marcos legales y éticos
5
1, 2, 3, 4, 5
Situaciones subjetivas donde
FUNCIONARI los servidores intervengan en
O
procesos incumpliendo
marcos legales y éticos
PREVENTIVO
Crear mecanismos de proteccion
que impidan el acceso a
informacion no autorizada
Subdirector Estrategico y de
Coordinacion Bomberil
REDUCIR EL
RIESGO
PREVENTIVO
Crear canales de comunicación
efectivosy eficientas entre
dependencias
Subdirector Estrategico y de
Coordinacion Bomberil
NO TOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
PREVENTIVO
Seguimiento al cumplimiento de los
procesos, politicas y directrices
institucionales
Subdirector Estrategico y de
Coordinacion Bomberil
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Verificar y analizar las competencias Subdirector Estrategico y de
de los funcionarios
Coordinacion Bomberil
5
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Verificar y analizar las competencias Subdirector Estrategico y de
de los funcionarios
Coordinacion Bomberil
1, 2, 3, 4, 5
Falta de control de los
responsables de los procesos
FUNCIONARI sobre los mismos,
O
desconocimiento de los
servidores de los procesos de
la institución
3
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Verificar y analizar las competencias Subdirector Estrategico y de
de los funcionarios
Coordinacion Bomberil
1, 2, 3, 4, 5
Situaciones subjetivas donde
FUNCIONARI los servidores intervengan en
O
procesos incumpliendo
marcos legales y éticos
5
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Verificar y analizar las competencias Subdirector Estrategico y de
de los funcionarios
Coordinacion Bomberil
Falta de canales de
FUNCIONARI
comunicación con los
O
usuarios
5
5
NO TOLERABLE
EVITAR EL RIESGO
PREVENTIVO
Crear mecanismos adecuados para
que fluya la informacion
Subdirector Estrategico y de
Coordinacion Bomberil
Correctivo/Preventivo
Realizar mesas de trabajo durante el
año para la revision y
replanteamiento del plan estratégico
Pilar Arguello
Correctivo/Preventivo
Socializar al menos 2 veces al año el
Plan Estratégico de la DNBC
Pilar Arguello
1, 2, 5
1. Estratégico. 2.
Operativo
Profesional a
cargo del
área de
planeación y
personal que
participa de
la creación
1. Estratégico. 2.
Operativo
Profesional a
cargo del
área de
No comprensión y ausencia
planeación y
de alineamiento del plan
personal que
estratégico institucional de la
participa de
entidad
la creación
de estos
planes
Erronea definición de los
objetivos, metas, lineas de
acción y estrategias de la
entidad
3. Operativo. 4.
Financiero
Profesional
área de
planeación.
Profesional
área
financiera.
1. Estratégico. 3.
Operativo. 4.
Financiero
Profesional a
cargo del
Planificación desalineada.
área de
Falta de comunicación para
planeación y
conocer las necesidades
personal que
entre las dependencias
participa de
la creación
Planificación desalineada.
Falta de comunicación para
conocer las necesidades
entre las dependencias
4
5
INTOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
4
5
INTOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
4
4
5
5
INTOLERABLE
INTOLERABLE
REDUCIR EL
RIESGO
EVITAR EL RIESGO
Correctivo/Preventivo
Preventivo
Revisión presupuestal mensual.
Estructuración cuidadosa del Plan
Anual de adquisiciones.
Pilar Arguello/Miguel Angel
Estructuración cuidadosa del
Fandiño
anteproyecto de presupuesto y del
plan de inversiones.
Realizar segumiento presupuestal
mensual. Realizar revisiones
integradas en los comites
interadministrativos de plaeación
institucional.
Pilar Arguello/Todas las
dependencias
seguimiento
presupuestal
Formulación, actualización y
seguimeinto de los proyectos de
inversión.
Proyectos mal
formulados o
desactualizados
No tramitar la actualización de los
1. Estratégico. 3.
proyectos de inversión en el BPIN.
Operativo. 4.
Formular erroneamente los
Financiero
proyectos de inversión de la DNBC
Profesional
del área de
planeación
Desalineación alrededor del
cumplimiento del plan
estrategico institucional.
Ausencia de coordinación
para efectuar los cambios
necesarios en el banco de
proyectos
3
5
INTOLERABLE
Preventivo
Realizar seguimiento mensual a los
Pilar Arguello/Gerente del
resultados consignados en el banco
proyecto
de proyectos