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CÓDIGO:
MANUAL DE CONTRATACIÓN
M-BS-01
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MANUAL DE
CONTRATACIÓN
REVISÓ
SECRETARIO JURÍDICO
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
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CONTENIDO
CAPITULO 1: ASPECTOS GENERALES
6
1.1
ASPECTOS GENERALES:
6
1.2
VISIÓN:
6
1.3
POLÍTICA DE CALIDAD:
6
1.4
OBJETIVO DEL MANUAL:
6
CAPITULO 2
8
2.1.
ALCANCE:
8
2.2.
MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN:
8
2.3.
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL META
8
CAPITULO 3: COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE FUNCIONES
11
3.1. COMPETENCIA PARA DIRIGIR LOS PROCESOS CONTRACTUALES.
11
3.2 EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
META.
11
3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
11
3.4 FUNCIONES.
11
3.5 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA JURÍDICA – OFICINA DE ASUNTOS CONTRACTUALES.
12
3.6. DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS
13
CAPITULO 4 ETAPA DE PLANEACIÓN
4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
16
16
4.1.1. Elaboración
16
4.1.2 Análisis
17
4.1.3 Adopción
17
4.1.4 Evaluación y seguimiento
17
4.2 Planificación de la Supervisión e Interventoría de contratos
18
4.3 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO
19
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4.4 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES
20
4.5 EVALUACIÓN DEL RIESGO
21
4.6 CAPACIDAD RESIDUAL
21
4.7 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
21
4.7.1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de
Contratación:
22
4.7.2. La forma de satisfacer tal necesidad:
23
4.7.3. El objeto a contratar:
23
4.7.4. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos
jurídicos:
24
4.7.5. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo:
25
4.7.6. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable:
26
4.7.7. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo:
26
4.7.8. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación:
27
4.7.9. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial
27
4.7.10. ESTUDIOS PREVIOS SIMPLIFICADOS
27
4.8. DOCUMENTOS ADICIONALES A LOS ESTUDIOS PREVIOS:
27
4.8.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
28
4.8.2 Autorización para contratar
28
4.8.3 Estudios técnicos y diseños
28
4.8.4. Ficha técnica del bien o servicio:
29
CAPITULO 5 ETAPA DE SELECCIÓN
5.1 Licitación Pública
5.1.1 ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE LICITACIÓN
5.2 Selección Abreviada
30
31
31
35
5.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización:
36
5.2.2. Menor Cuantía.
37
5.3 Concurso de Méritos
38
5.4 Contratación Directa
41
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5.5 Mínima Cuantía
42
5.5.1 Mínima Cuantía común
43
5.5.2 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía.
44
5.6 Otros tipos de contratos no sometidos a procedimientos de convocatoria pública
44
5.6.1 Contratos de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de
1992
44
5.6.2. Convenios de asociación de conformidad con la Ley 489 de 1999.
5.6.
CONTRATOS POR ASOCIACIÓN PÚBLICO PRIVADA.
CAPITULO 6: ETAPA DE CONTRATACIÓN
44
46
47
6.1 El Contrato
47
6.2 PUBLICACIÓN EN EL SECOP.
48
6.3 Registro Presupuestal del Compromiso
49
6.4 Aprobación de la Garantía Única.
49
CAPITULO 7 ETAPA DE EJECUCIÓN
52
7.1 Designación de supervisor y/o interventor
52
7.2 Acta de inicio
52
7.3 Modificaciones al Contrato
53
7.4 PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES
55
7.4.1 LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR
55
7.4.2 PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE
INCUMPLIMIENTO
55
7.4.3 PARTICIPACIÓN DE GARANTES Y EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS.
57
7.4.4. DECISIÓN
58
7.4.5 EJECUTORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO
59
7.4.6 PUBLICIDAD E INFORMACIÓN
60
7.5 TERMINACIÓN.
60
7.5.1 Terminación y/o Finalización Normal:
60
7.5.2 Terminación Anormal
60
7.6 LIQUIDACIÓN
60
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7.6.1 Bilateral o de mutuo acuerdo.
61
7.6.2 Unilateral
62
7.6.3 Extensión del plazo para la liquidación de los contratos
62
7.6.4 Contenido mínimo del documento de liquidación
63
7.6.5 Pérdida De Competencia Para Liquidar
64
7.6.6. Obligaciones Posteriores A La Liquidación.
64
CAPITULO 8 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS
8.1. INTERVENTORÍA
65
66
8.1.1. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
66
8.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN:
66
8.1.3. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR
68
8.1.4. FUNCIONES DENTRO DE LAS ETAPAS DEL CONTRATO.
68
8.1.5. DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
69
8.1.6 A LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO.
69
8.1.7. PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES
70
CAPITULO 9: PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN
71
CAPITULO 10: MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
72
CAPITULO 11 ANEXOS
73
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CAPITULO 1: ASPECTOS GENERALES
1.1 ASPECTOS GENERALES:
El Departamento del Meta es una entidad pública, del nivel territorial, perteneciente a la
rama del Poder Ejecutivo, su misión constitucional es el ejercicio planificador, la
transparencia de sus procesos, el ejercicio pleno de los derechos ciudadanos, la
organización funcional, equitativa y cohesionada del territorio, sus autoridades y sus
comunidades; y una gestión orientada a resultados, buscando hacer realidad sueños
individuales y colectivos a partir de una redistribución social de la riqueza del Meta”.
1.2 VISIÓN:
Desde los postulados del Desarrollo Humano, en el 2015 el Departamento del Meta
será reconocido nacional e internacionalmente por haber consolidado un nuevo modelo
de desarrollo caracterizado por la inclusión social, la educación y el conocimiento, el
respeto a los DDHH y el DIH, el reconocimiento a la diferencia poblacional, de género,
étnica y territorial, al tiempo que avanza en la disminución de la pobreza, el
restablecimiento de los derechos de las víctimas del conflicto armado como
contribución a la construcción de paz territorial, seguridad humana, la protección del
ambiente, mitigación y adaptación a los efectos del cambio climático, el
restablecimiento de las y los campesinos como soporte de la seguridad alimentaria y el
crecimiento económico organizado territorialmente y con beneficio social.
También habrá consolidado su protagonismo como eje económico fundamental para el
país y tendrá implementados modelos productivos alternativos de alta competitividad
internacional, aprovechando su diversidad de suelos, culturas y climas y su posición
geoestratégica, en el marco de una visión de futuro posible y compartida por todas y
todos los metenses.
1.3 POLÍTICA DE CALIDAD:
El compromiso de la gobernación del Meta es construir y hacer realidad los sueños de
la comunidad a partir del respeto a los DDHH y el DIH, con equidad, transparencia,
eficacia, eficiencia, efectividad, asegurando designación de recursos y la mejora
continua del sistema de gestión, que garantice el crecimiento económico y desarrollo
social de nuestro departamento.
1.4 OBJETIVO DEL MANUAL:
Según los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación los
objetivos son:
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El Manual de Contratación es un documento que establece la forma como opera la
Gestión Contractual de las Entidades Estatales y da a conocer a los partícipes del
sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha Gestión
Contractual.
El Manual de Contratación es también un instrumento de Gestión Estratégica puesto
que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo
Misional de cada Entidad Estatal.
Los Manuales de Contratación deben estar orientados a que en los Procesos de
Contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública
incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de
cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia.
Para las Entidades Estatales que aplican regímenes especiales de contratación, el
Manual de Contratación también es el instrumento que define los Procedimientos para
seleccionar a los contratistas.
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CAPITULO 2
2.1.
ALCANCE:
El presente Manual de Contratación adoptado por el Departamento del Meta, deberá
ser observado y acatado por todos los servidores públicos de las distintas secretarias,
direcciones, oficinas, despachos y demás dependencias del nivel central de la
Gobernación en desarrollo de su actividad contractual. El Manual desarrolla los
procesos de selección objetiva previstos en el Estatuto de Contratación Estatal y las
normas que lo modifican y reglamentan, así como las actividades que deben llevarse a
cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados por el
Departamento del Meta.
2.2.
MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN:
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el
Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan,
constituyen el régimen jurídico de contratación aplicable.
También forman parte del marco legal de contratación de la Gobernación del Meta, la
Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción); la Ley 38 de 1989 (Estatuto Orgánico de
Presupuesto); Ley 489 de 1998; Ley 819 de 2003, Ley 1483 de 2011 y demás leyes y
decretos de presupuesto, así como las normas sobre austeridad del gasto y las
relacionadas con la ejecución del presupuesto.
Los procesos de contratación que sean financiados con recursos provenientes del
Sistema General de Regalías, se sujetarán a lo dispuesto en la Ley 1530 de 2012, los
decretos reglamentarios y acuerdos emanados por la comisión rectora, y demás
normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, al régimen de contratación pública
vigente y aplicable.
2.3.
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL
META
La gestión contractual del Departamento del Meta conforme a las leyes 80 de 1993 y
1150 de 2007 y al artículo 209 de la Carta Fundamental se rige por los siguientes
principios:
IGUALDAD: En todas las actuaciones contractuales adelantados por el Departamento,
todos los proponentes o participantes gozarán de igual tratamiento e idénticas
oportunidades y no habrá discriminación alguna.
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MORALIDAD: Todas las personas que intervienen en las actuaciones contractuales
del Departamento, están obligados a actuar con rectitud, lealtad, honestidad, y la ética
propia de la función administrativa.
EFICACIA: Para tal efecto removerán de oficio los obstáculos puramente formales que
llegaren a presentarse.
ECONOMÍA: Los procesos de contratación deberán aplicarse sin dilataciones ni
retardos por lo cual, toda actuación deberá adelantarse con austeridad y eficiencia,
optimizando el uso del tiempo y de los recursos destinados para la contratación.
CELERIDAD: El Departamento impulsará de oficio los procedimientos que considere
necesarios para que los trámites de la contratación se cumplan oportunamente dentro
de los términos establecidos, para lo cual podrán hacer uso de las tecnologías de la
información y las comunicaciones, a efectos que los procedimientos se adelanten con
diligencia y dentro de los términos establecidos.
IMPARCIALIDAD: En los procesos de contratación del Departamento, las ofertas
serán seleccionadas de conformidad con las características objetivas de las mismas,
previa verificación de las condiciones de los proponentes, garantizando condiciones
uniformes de evaluación para todos los proveedores.
PUBLICIDAD: El Departamento dará a conocer a los interesados y a la ciudadanía en
general, las actuaciones, decisiones y notificaciones de los procesos contractuales de
manera veraz y oportuna a través del SECOP, sin perjuicio de la confidencialidad, en
los casos expresamente señalados en la ley. Los actos precontractuales y
contractuales serán publicados en días y horas hábiles, dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a su expedición por el funcionario responsable de la oficina de
asuntos contractuales del Departamento.
EFICIENCIA: El Departamento en sus procesos contractuales buscará satisfacer las
necesidades para el desarrollo de los objetivos misionales, en condiciones de
oportunidad, calidad y racionalidad en el costo a través de una correcta asignación y
utilización de los recursos, para lo cual en el Plan Anual de Adquisiciones deberá ser
construido con una adecuada planeación y distribución del presupuesto asignado.
TRANSPARENCIA: El proceso de contratación debe realizarse con base en criterios
objetivos, claros y públicos con el fin que los interesados conozcan las diferentes
actuaciones y documentos de los mismos, con el fin de proteger el interés general y los
fines del Departamento.
BUENA FE: Los procesos de contratación deberán ceñirse a los postulados de la
buena fe, por lo cual la misma se presumirá en todas las gestiones y actividades que
adelante el Departamento así como de los participantes de los procesos.
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RESPONSABILIDAD: Todas las personas que intervengan en los procesos de
contratación en la planeación, trámite, celebración, ejecución, terminación y liquidación
de los contratos están obligados a proteger el interés general y el del Departamento, y
en razón de ello responderán por sus acciones, omisiones y extralimitaciones que se
causen con ocasión a las mismas en los términos de ley.
Los contratistas garantizarán y responderán por la calidad de los bienes, servicios u
obra contratada y responderán por el adecuado cumplimiento del objeto contratado.
PLANEACIÓN: Los procesos contractuales deberán adelantarse de conformidad con
el Plan de Desarrollo del Departamento del Meta, para lo cual deberán garantizar una
adecuada planeación acorde con su Plan Anual de Adquisiciones, efectuando los
estudios previos, compromisos presupuestales, pliegos de condiciones, contrato y su
adecuada ejecución; todo lo anterior, para el cumplimiento y desarrollo de los objetivos
misionales.
DEBIDO PROCESO: Las actuaciones que se adelanten en los diferentes procesos de
contratación del Departamento, deberán ser tramitadas de conformidad con las normas
de procedimiento y competencia establecida en la Constitución y la ley, con plena
garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.
SELECCIÓN OBJETIVA: La adjudicación de los contratos se hará exclusivamente de
conformidad con las exigencias, condiciones y criterios señalados en los pliegos o
términos de invitación a ofertar respectivos o las demás exigencias que correspondan,
con fundamento en las normas de contratación pública, sin tener en cuenta en ningún
caso, aspectos subjetivos o particulares y buscando siempre la propuesta más
favorable para los intereses.
SUBSANABILIDAD: El Departamento en los procesos de selección buscará siempre
que los oferentes, puedan subsanar aquellos asuntos que no sirvan para la
comparación, cotejo o evaluación de las propuestas, teniendo en cuenta, siempre, que
se hará primar lo sustancial sobre lo formal.
No será subsanable la falta de capacidad para presentar oferta, los documentos que
contengan elementos evaluables para la asignación de puntajes o que acrediten
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
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CAPITULO 3: COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE FUNCIONES
3.1. COMPETENCIA PARA DIRIGIR LOS PROCESOS CONTRACTUALES.
La competencia para dirigir los procesos de selección y celebrar contratos en el
Departamento del Meta radica en el Gobernador, quien, conforme a lo dispuesto en el
artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007,
podrá delegar total o parcialmente la competencia en funcionarios del nivel directivo o
ejecutivo, o en sus equivalentes en el nivel central del Departamento.
Delegación que implica deberes de dirección, orientación, instrucción y seguimiento a
los actos del delegatario.
3.2 EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE META.
Mediante Decreto 0233 de julio 29 de 2014, se creó el Comité de Seguimiento y
Evaluación de la Contratación cuya función es definir los lineamientos que regirán la
actividad precontractual, contractual y post-contractual de los procesos contractuales
que la entidad adelante.
3.3 INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
El Comité de Seguimiento y Evaluación de la Contratación está conformado de la
siguiente manera:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
El Secretario Privado, quien lo presidirá;
El Secretario de Hacienda
El Director del Departamento Administrativo de Planeación,
El Secretario Jurídico,
El Jefe de Oficina de Control Interno,
El Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales,
El Secretario de Despacho o gerente delegado responsable de la contratación.
El Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales, quien ejercerá la Secretaría Técnica
del Comité.
3.4 FUNCIONES.
Son funciones del Comité de Seguimiento y Evaluación de la Contratación:
1. Formular las políticas y establecer directrices generales para el desarrollo de la
actividad contractual que adelanten las diferentes secretarias y el departamento
administrativo de planeación, dentro del marco de estatuto de contratación y
atendiendo los organismos de control, los planes de mejoramiento, los informes
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de la Oficina de control interno, el Departamento Administrativo de Planeación y
del Sistema de Gestión de Calidad.
2. Realizar cada tres meses, seguimiento y evaluación al cumplimiento de las
directrices y políticas definidas por el comité, por parte de los ordenadores del
gasto.
3. Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior a
40 SMMLV, para lo cual la secretaria solicitante, debe aportar los estudios
previos y demás documentos de la etapa precontractual relevantes, para orientar
el proceso de selección que se debe seguir, con excepción de los contratos de
prestación de servicios con cargo a los recursos de funcionamiento.
4. Encausar al responsable del gasto sin consideración a la cuantía, sobre la
celebración de contratos interadministrativos y los convenios a que se refieren la
Ley 489 de 1998, el Decreto 777 de 1992 y el artículo 355 de la Constitución
Política
5. Guiar el proceso que se debe seguir para las adiciones, ampliaciones y demás
modificaciones que sean necesarias de todos los contratos o convenios que
haya conocido.
6. Orientar al ordenar del gasto sobre los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión a que se refiere el artículo 32 numeral 3 de
la Ley 80 de 1993, que se financian con recursos de inversión, sin consideración
de la cuantía.
7. Establecer unidad de criterio respecto a la aplicación de las normas de la
contratación administrativa cuando se presenten inconsistencias en la aplicación
del proceso contractual por parte de los funcionarios delegatarios de la
ordenación del gasto.
8. Conceptuar sobre las diferencias que se presenten entre las dependencias
ordenadoras del gasto, respecto de la competencia para suscribir contratos o
convenios y en general ejercer las funciones delegadas en materia contractual.
9. Rendir los informes trimestrales de la gestión contractual del departamento al
Gobernador del Departamento.
10. Elaborar su propio reglamento.
3.5 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA JURÍDICA – OFICINA DE ASUNTOS
CONTRACTUALES.
La Secretaría Jurídica – Oficina de Asuntos Contractuales cumplirá las siguientes
funciones, en relación con la contratación del nivel central del Departamento:
1. Adoptar las políticas jurídicas en materia contractual y administrativa que se
tracen desde el despacho del Secretario Jurídico.
2. Planear, realizar y controlar los procesos contractuales de la gobernación,
atendiendo la normatividad vigente, que en materia de contratación pública
exista en el país.
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3. Asesorar los procesos contractuales a cargo del Gobernador, jefe de
dependencias o funcionarios delegados, con sujeción a los requisitos de ley y
reglamentos internos de contratación del departamento.
4. Absolver las consultas que en temas contractuales, formulen las
dependencias del Sector central, las entidades descentralizadas y los
municipios.
5. Llevar el registro, archivo y hacer requerimiento a la supervisión de los
contratos que suscriba el gobernador.
6. Adelantar los procesos de selección de los contratistas en las diferentes
modalidades.
7. Coordinar con la gerencia de calidad, la definición y aplicación de indicadores
de gestión para los procesos de la dependencia y responder por las metas y los
indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos,
programas y proyectos de la dependencia.
3.6. DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS
El Gobernador del Meta mediante Decreto 0233 de julio 29 de 2014 delego algunas de
sus competencias en materia contractual, con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia
en las adquisiciones, brindando así mayor garantía de la correcta gestión administrativa
y equilibrio en los objetivos de cada una de las dependencias, toda vez que están
enfocadas en su responsabilidad y función.
La contratación y la ordenación del gasto, se delega sin consideración a la cuantía en
cada uno de los Secretarios de Despacho y Director de departamento Administrativo.
La competencia de los funcionarios delegados en contratación comprende realizar
todas las actividades y actuaciones inherentes al trámite de contratos y convenios, así
como el adelantamiento de todas las audiencias según el caso y la suscripción de
todos los documentos de fondo que se produzcan en desarrollo del mismo en las
etapas de planeación, selección, Contratación y ejecución incluidos los trámites
sancionatorios.
Igualmente, corresponde a los funcionarios delegados las acciones y expedir los actos
administrativos necesarios en las etapas del proceso de contratación en cumplimiento
de los trámites y requisitos establecidos en las normas y sus decretos reglamentarios.
La delegación de competencias se realiza en los siguientes términos:
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DELEGADO
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DESCRIPCIÓN DE LA DELEGACIÓN
Secretarios de Despacho, y Director de La facultad para ordenar gastos y suscribir los
Departamento Administrativo de Planeación.
actos administrativos relacionados con la
función precontractual, contractual y pos
contractual, incluyendo la facultad de la
celebración y firma de los contratos y toda
clase de convenios, las suspensiones,
prorrogas, adiciones y liquidaciones de los
contratos y convenios, imposición de multas,
declaratorias de caducidad e incumplimiento,
relacionados con asuntos, competencias y
funciones asignadas a cada uno de sus
despachos.
Secretaría Administrativa
Secretaría Jurídica
Secretaría de Hacienda
Secretaría de Educación
Secretaría de Salud
Los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión cuya
fuente de financiación sea inversión,
corresponde a cada secretario y/o gerente
donde nace la necesidad, de acuerdo al
Banco de programas y proyectos.
Los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión cuya
fuente de financiación sea funcionamiento y
no se haya delegado a otra dependencia.
Los contratos de prestación de servicios para
la asesoría legal y defensa legal y judicial del
Departamento del Meta.
La facultad para ordenar gastos y suscribir los
actos administrativos relacionados con la
función precontractual, contractual y pos
contractual, incluyendo la facultad de la
celebración y firma de los contratos y toda
clase de convenios, las suspensiones,
prorrogas, adiciones, liquidaciones de los
contratos y convenios, relacionados con
asuntos,
competencias
y
funciones
correspondientes
al
Despacho
del
Gobernador.
Los contratos de prestación de
profesionales y de apoyo a la
correspondientes a la Secretaria.
Los contratos de prestación de
profesionales y de apoyo a la
correspondientes a la Secretaria
servicios
gestión
servicios
gestión
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Nota 1: El Gobernador del Meta celebrará los contratos de empréstito y convenios de
cooperación con organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas
extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda
internacional, independientemente de la Secretaría que los gestione. El
acompañamiento logístico, técnico y jurídico que estos contratos requieran en todas
sus etapas será realizado por la dependencia responsable del plan, proyecto o
programa del Plan de Desarrollo y contarán con el acompañamiento técnico de la
Secretaría de Hacienda y un acompañamiento jurídico de la Secretaría Jurídica.
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CAPITULO 4 ETAPA DE PLANEACIÓN
4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones, es una herramienta que facilita al departamento
identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios;
Es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de
inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO
IV, del Decreto 1510 de 2013 y según los lineamientos que establezca Colombia
Compra Eficiente.
El Plan Anual de Adquisiciones para el Departamento del Meta, debe ser una
herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los
recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación,
elaboración, ejecución, control y evaluación, sin que la entidad se encuentre obligada a
efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de
Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al
plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos
instrumentos de planeación y control, debe publicarse en la página web del
Departamento del Meta y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada año.
La Oficina de Asuntos Contractuales es la encargada de administrar y compilar el Plan
Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual mediante circulares establecerá la
metodología y los formatos para su elaboración.
4.1.1. Elaboración
Los Ordenadores del Gasto de las Secretarías, y el Departamento Administrativo de
planeación, se deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los
planes específicos, dejando constancia de la aprobación de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo
Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente
vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia;
con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la entidad.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos:
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





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Necesidad
Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo
nivel posible de descripción de este clasificador
Valor y tipo de recursos
Modalidad de selección
Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.
Declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web,
Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para
posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas
y programas revistos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de
Adquisiciones y presupuesto anual-, información de contacto, valor total del Plan
Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de
contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de
Adquisiciones).
Para la elaboración del plan de adquisiciones se utilizará la matriz que para el efecto
diseñe la Oficina de Asuntos Contractuales.
4.1.2 Análisis
Después de la elaboración de los planes por Secretarías, Gerencias, Departamentos
Administrativos y la revisión por cada ordenador del gasto, se remite a la Oficina de
Asuntos Contractuales para su análisis y propuesta de ajustes.
4.1.3 Adopción
La Oficina de Asuntos Contractuales es la responsable de su consolidación y
publicación en el SECOP, en cumplimento a las normas establecidas.
La Secretaria de las Tics es la responsable de la publicación en la página web de la
gobernación.
4.1.4 Evaluación y seguimiento
Los Ordenadores del Gasto de todas las dependencias con delegación para contratar
deben hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los
términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los
ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia cuando se
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presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de
Adquisiciones.
Para el inicio del proceso contractual uno de los requisitos que debe anexarse a la
carpeta del proceso es el certificado del plan de adquisiciones, para lo cual la Oficina
de Asuntos contractuales diseño el formato F-BS-04, el cual se anexa al presente
manual.
4.2 Planificación de la Supervisión e Interventoría de contratos
El seguimiento y control a la ejecución de los contratos, es una labor necesaria para
dar cumplimiento a los deberes del Departamento del Meta, consagrados en el Artículo
4 de la Ley 80 de 1993. Así mismo es una actividad asignada de manera organizada,
planeada, coordinada y presupuestada como lo dispone la ley y la normativa vigente.
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Mediante esta planificación de la actividad de supervisión y/o Interventoría se
distribuyen las cargas de trabajo, se especializa la actividad de acuerdo con la
idoneidad, experiencia y capacidad de toma de decisiones. Así mismo permite incluir
en la formulación de los proyectos las partidas presupuestales necesarias, para cubrir
los costos de las interventorías o apoyos a las supervisiones.
Para la designación de un supervisor el Ordenador del Gasto delegado, deberá tener
en cuenta, la idoneidad o experiencia, capacidad de toma de decisiones, la formación
técnica especializada, la formación profesional, así mismo los elementos logísticos
necesarios para adelantar la labor encomendada.
Igualmente si se identifica la conveniencia y oportunidad se podrá incluir dentro del
contrato de Interventoría el seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico,
en una Interventoría integral.
Por regla general no son concurrentes en relación con un mismo contrato la supervisión
y la Interventoría. No obstante, podrán concurrir siempre y cuando se separe en forma
detallada las actividades técnicas de Interventoría y las demás se dejarán a cargo de la
Dependencia delegada en contratación, el cual ejercerá sus obligaciones mediante la
designación de la respectiva supervisión.
Los contratos de Interventoría serán supervisados directamente por la Dependencia
delegada en contratación mediante la asignación de la respectiva supervisión.
El Ordenador del Gasto deberá considerar la necesidad o no de contar con
conocimientos especializados en la materia objeto del contrato, la complejidad o la
extensión para hacer seguimiento al cumplimiento del mismo. En caso de considerar
alguno de estos deberá contratar una persona natural o jurídica para ejercer la
Interventoría eminentemente técnica, de lo cual dejará constancia en los Estudios
Previos. No obstante, cuando se encuentre justificado y acorde a la naturaleza del
contrato principal se podrá contratar de manera adicional las otras funciones
(administrativa, financiera, contable y jurídica).
4.3 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO
El Análisis del sector económico es el estudio detallado del sector relativo al objeto del
proceso de contratación, buscando conocer a profundidad el sector desde la
perspectiva Económica, Técnica, regulatoria, organizacional, técnica y de análisis de
riesgos, del cual se deberá dejar constancia en los documentos del proceso.
El punto de partida para la elaboración del análisis solicitado es el objeto del contrato y
por consiguiente, de éste depende el alcance del análisis.
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Con relación a lo anterior, el Análisis del sector se debe realizar independientemente de
la modalidad de selección.
Colombia Compra Eficiente publicó la guía para la elaboración de estudios del sector,
la cual es la base para su montaje.
Elaboración: Corresponde al Ordenador del Gasto delegado, la suscripción del
documento Análisis del Sector del Contrato a suscribir.
4.4 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES
La determinación de los requisitos habilitantes depende de:






El riesgo del proceso de contratación.
El valor del contrato objeto de contratación.
El análisis del sector económico respectivo.
El tipo de contrato.
El plazo del contrato.
El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva
comercial.
Los requisitos habilitantes serán entre otros los siguientes:
Experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad de organización; los
cuales serán certificados por las Cámaras de Comercio, con base en la información
que presentan los Interesados para su inscripción, renovación o actualización.
El Departamento del Meta puede incluir indicadores financieros adicionales a los
establecidos si el ordenador del gasto lo considera justificable, necesario, adecuado,
pertinente y proporcional.
De acuerdo a lo establecido en la normativa vigente la exigencia de estos requisitos
debe ser adecuada y proporcional al objeto y al valor del contrato a celebrar.
Es importante advertir que el Departamento del Meta no debe limitarse a la aplicación
mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.
Colombia Compra Eficiente publicó el manual para determinar y verificar los requisitos
habilitantes en los procesos de contratación, el cual es la base para su desarrollo.
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Elaboración: Corresponde al Ordenador del Gasto delegado, la determinación de los
requisitos habilitantes en los estudios previos.
4.5 EVALUACIÓN DEL RIESGO
Para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos
que se pueden presentar, se debe estructurar un sistema de administración de Riesgos
teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la
adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los
eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato;
(d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la gobernación pueda
satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación y
legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.
De acuerdo con los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente se
debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento
de las metas y objetivos del Departamento del Meta y de acuerdo a los lineamientos
dados por ellos.
Elaboración: Corresponde su elaboración al Ordenador del Gasto delegado, la
suscripción del documento Análisis del riesgo del Contrato a suscribir.
4.6 CAPACIDAD RESIDUAL
En los contratos de obra pública, la Gobernación del Meta debe exigir y los
proponentes acreditar su capacidad residual. De acuerdo con lo establecido en la
normativa vigente y la metodología definida por Colombia Compra Eficiente.
Elaboración: Corresponde su elaboración al Ordenador del Gasto delegado,
determinar la capacidad residual que debe acreditar el proponente.
4.7 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Los Estudios Previos son aquellos análisis, documentos y trámites que sirven de
soporte para dar inicio al proceso de contratación, tiene como objetivo fundamental
analizar todas las variables que pueden afectar el proceso de selección, el contrato y
su futura ejecución, suponiendo así el cumplimiento de un deber legal que se deriva de
los principios mencionados en el presente Manual de Contratación.
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Son el soporte para elaborar el Proyecto de Pliegos, los Pliegos de Condiciones, el
Contrato y la Invitación. Corresponde a la Dependencia delegada en contratación reunir
todos los antecedentes, documentos, autorizaciones y demás soportes requeridos que
servirán de base para elaborarlos.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que
haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones,
Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos
necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de
las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance
de lo requerido por el Departamento de Meta, así como la distribución de riesgos que
se propone.
Para la elaboración del estudio previo la Gobernación del Meta cuenta con el formato
F-BS-05, como un instrumento de apoyo a las diferentes secretarias, con el fin de que
todos los estudios cuentes con los requisitos exigidos en las normas legales.
Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de
contratación:
4.7.1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer
con el Proceso de Contratación:
Implica la expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué y para qué
de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la
entidad es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal
para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas
en el ordenamiento jurídico.
El estudio previo debe estar articulado con el proyecto radicado en el Banco de
Programas y proyectos de inversión que le sirven de soporte.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
-
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de
Adquisiciones o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del
cual se derivan sus recursos.
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4.7.2. La forma de satisfacer tal necesidad:
Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y
porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la
conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto,
la realización de un estudio, diseño o pre diseño o la contratación de un servicio).
4.7.3. El objeto a contratar:
Con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su
ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos
para el desarrollo del proyecto.
Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:
Objeto. Es la forma en que el departamento establece cuál es el bien, servicio u obra
pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de
manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a
celebrar.
Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar. La definición técnica de la
necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a
celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre
otros, los siguientes aspectos:




Se sugiere tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los
bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes
adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y
demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la
contratación.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los
proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como
requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de
evaluación de las ofertas.
Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas, así como el plazo de ejecución
total del contrato.
Servicios conexos: Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento
del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y
correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.
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Partes: Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una
relación jurídica conformada por dos voluntades, en el que uno de ellas es una entidad
estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. La otra
voluntad de la relación la constituye el contratista, que puede ser una persona natural o
jurídica –de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión
temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos
6 y 7 de la Ley 80 de 1993 y Decreto 1510 de 2013).
Plazo: Es el tiempo real y cierto convencionalmente establecido por las partes del
contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el
cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo
8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del
presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se
programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de
diciembre de cada anualidad.
Así mismo, los contratos financiados con el Sistema General de Regalías pueden tener
una vigencia hasta de 2 años, ya que de acuerdo a la Ley 1530 de 2012, el
presupuesto es bienal.
Lugar de ejecución el contrato: Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se
habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
Obligaciones de las partes: Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales
deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán
esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.
Identificación del contrato que se pretende celebrar.
4.7.4. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los
fundamentos jurídicos:
Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la
naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera
precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera
enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en
la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los
que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
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En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal
y reglamentario que justifican el contrato a celebrar, y precisarse, en los términos del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la
modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía,
determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.
4.7.5. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo:
Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Gobernación del
Meta debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en
la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas
para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del
contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad
Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y
mercado son los siguientes:
Cotizaciones: El estudio de costos puede efectuarse mediante la solicitud de
cotizaciones, verificación de precios o condiciones de mercado en Internet o
telefónicamente (dejando constancia escrita del proceso de las llamadas, personas,
empresas contactadas y resultados obtenidos), y en general cualquier mecanismo que
permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar.
Para proyectar el presupuesto oficial en caso de que se obtengan ofertas en una
moneda diferente y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la
moneda, siendo el pago posterior, habría que darle un margen para tales variaciones
ya que pueden surgir cambios que afecten dicha proyección.
Condiciones Comerciales: Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la
validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse
y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben
especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada
requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
Forma de Pago: Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado,
definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos
parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
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4.7.6. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable:
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios
que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera
precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más
favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios han de estar
justificados técnicamente pues no podrá determinarse al arbitrio o capricho de un
funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2
del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de
2011 y el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013.
4.7.7. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo:
Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la
tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la
contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la
contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y
ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio económico del mismo. El riesgo será
previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones
normales (Decreto 1510 de 2013).
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el
desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación
financiera y se señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la
ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se
recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las
entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido
asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a
las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del
proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las
entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en
la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren
riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
Para efectos de determinar los riesgos en los procesos de contratación se deberá tener
en cuenta lo previsto en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los
Procesos de Contratación elaborado por Colombia Compra Eficiente.
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4.7.8. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
Contratación:
El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con
ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los
riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la
responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u
omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los
términos de la ley, y del presente decreto.
4.7.9. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un
Acuerdo Comercial
4.7.10. ESTUDIOS PREVIOS SIMPLIFICADOS
Para los procesos de mínima cuantía los estudios previos deben contener:
1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador
de Bienes y Servicios.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato y su justificación.
5. El plazo de ejecución del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
Elaboración: Corresponde su elaboración al Ordenador del Gasto delegado, la
elaboración y suscripción de los estudios previos requeridos para la contratación.
4.8. DOCUMENTOS ADICIONALES A LOS ESTUDIOS PREVIOS:
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4.8.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al
inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades
presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado
en el estudio de costos. (Ley 80 de 1993 artículo 25).
Para el caso del Departamento del Meta, cuando el proceso entre para estudio y
recomendación del Comité de Contratación, se debe anexar el respectivo
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a través de la
Dirección de Presupuesto, mediante el formato F-BS-03.
4.8.2 Autorización para contratar
En los términos del artículo 11 de la Ley 80 de 1993, tiene competencia para
celebrar contratos a nombre de la Entidad el Gobernador de Departamento del
Meta. Así mismo, el Gobernador podrá delegar total o parcialmente la competencia
para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los
servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus
equivalentes.
4.8.3 Estudios técnicos y diseños
Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental,
socioeconómico, suelos, factibilidad o pre factibilidad, licencias urbanísticas,
adquisición de predios, entre otros.
Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto,
naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del
respectivo proceso contractual, a fin de evitar gastos inoficiosos o inadecuados,
encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las
normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser
analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
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4.8.4. Ficha técnica del bien o servicio:
Documento que contiene las características técnicas del bien o servicio que es
objeto de una subasta inversa, en la cual se incluirá sus especificaciones, en
términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad del
funcionario encargado del proceso. La ficha técnica del bien o servicio debe incluir:
a) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y
Servicios;
b) La identificación adicional requerida;
c) La unidad de medida;
d) La calidad mínima, y
e) Los patrones de desempeño mínimos.
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CAPITULO 5 ETAPA DE SELECCIÓN
Esta etapa del proceso de contratación es responsabilidad de la Oficina de Asuntos
Contractuales, inicia con la publicación del Pliego de Condiciones o Invitación hasta el
Acto Administrativo de Adjudicación o Carta de Aceptación de la oferta en la modalidad
de mínima cuantía.
La selección incluye la modificación de los pliegos de condiciones por medio de las
adendas antes del vencimiento del plazo para presentar la oferta a más tardar el día
hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para la
presentación. Excepto en la licitación pública, pues según la ley esta publicación debe
realizarse con tres (3) días de anticipación.
El Departamento del Meta debe establecer la oferta más favorable teniendo en cuenta
las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.
En esta etapa cada modalidad de selección tiene sus tiempos, responsables y
procedimientos de acuerdo a las reglas establecidos en la ley y en los regímenes
especiales, los cuales deben observarse estrictamente.
La Oficina de Asuntos Contractuales estableció el procedimiento P-BS-01, a través del
cual se verifican los criterios y lineamientos en materia de contratación a todos los
procesos en la etapa de planeación, selección, contratación y ejecución que requiera
cada secretaria de la Gobernación del Meta. Se anexa al presente documento.
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5.1 Licitación Pública
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE LICITACION PÚBLICA
Publicación de aviso dentro
de los 10 días calendarios
anteriores a la apertura de
la licitación. Hasta 3 avisos
con intervalos entre 2 a 5
días. SECOP Y PAGINA WEB
DE LA GOBERNACION DEL
META
Publicación del proyecto de
pliego de condiciones,
estudios previos y demás
documentos y actos
administrativos que
integran el proceso.
Aviso de Convocatoria.
Art. 21 D. 1510/13
Observaciones al
proyecto de pliegos
de condiciones.
Publicación de las
respuestas a las
observaciones.
Publicación del acto
de apertura, pliegos
definitivos.
Presentación de ofertas.
Se realiza una audiencia
de cierre del proceso y
apertura de propuestas.
Audiencia de
Asignación de riesgos.
Recepción de
observaciones al
informe de
evaluación.
Audiencia de
Adjudicación.
Diez (10) días hábiles.
Publicación del
informe de
evaluación.
Evaluación y
verificación de las
propuestas.
Recepción de
observaciones al
informe de
evaluación.
Publicación del
informe de
evaluación.
Traslado por el término de
cinco (5) días hábiles.
Cinco (5) días hábiles.
Se entiende por Licitación Pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal
formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los
interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La regla
general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato
a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de
las otras modalidades.
5.1.1 ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE LICITACIÓN
Avisos de Convocatoria: Dentro de los diez (10) días anteriores a la apertura de la
licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días
calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página web
de la Gobernación del Meta y el SECOP.
Los avisos contendrán la siguiente información:
1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.
2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá
a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico
en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso
de Contratación.
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3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato.
6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma
de presentación de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal
cuenta con la disponibilidad presupuestal.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso
de Contratación.
11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.
En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de
mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del
aviso de convocatoria en el SECOP.
Observaciones al Proyecto de Pliegos de Condiciones: Los interesados pueden
hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de
publicación de los mismos durante un término de diez (10) días hábiles
Modificación de los pliegos de condiciones: La Gobernación del Meta, puede
modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas hasta tres (3) días
antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los
procesos de licitación pública: De conformidad con lo previsto en el artículo 38 del
Decreto 1510 de 2013, se puede utilizar el mecanismo de subasta inversa para la
conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este caso, la Gobernación del
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Meta debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas
sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los
documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por la Gobernación del
Meta. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos
señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de
conformación dinámica.
La Gobernación del Meta dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones
verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales
si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de
selección.
La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los
oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.
En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables
dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada
con los lances hasta la conformación de la oferta definitiva.
Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente
lances en la subasta.
En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.
La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente
conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación
con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas
variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y
alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el
cálculo automático del menor costo evaluado.
De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las
constancias del caso.
Audiencias en la licitación: En la etapa de selección de la licitación son obligatorias
las audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de un
interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance
de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de
riesgos.
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Las audiencias serán presididas por el ordenador del gasto de los respectivos
procesos, asistidos por la oficina de asuntos contractuales.
En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis
de riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva.
La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora
establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas
establecidas para el efecto en los mismos y las siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas
por la entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de
evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la
oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere
análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a
adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la
verificación de los asuntos debatidos y la y la comprobación de lo alegado.
2. La entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al
oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la
evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente
designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad
estatal haya señalado con anterioridad.
4. La entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto
administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con
antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a
adoptar la decisión que corresponda.
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5.2 Selección Abreviada
Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que
por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la
cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de
selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007,
y en los artículos 40 al 65 del Decreto 1510 de 2013.
Las causales de selección abreviada de contratistas son:
a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización.
b) La contratación de menor cuantía.
c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
e) La enajenación de bienes del Estado.
f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales
y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de
Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada,
Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.
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i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
El Decreto 1510 de 2013 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada,
sin embargo para efectos de este Manual, se detallarán las causales más utilizadas al
interior del Departamento que de acuerdo con el reglamento tienen diferente
procedimiento:
5.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización:
Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del
artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 3 del Decreto 1510 de 2013,
se predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones
técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y
comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o
servicio que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica
necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del
bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento
fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o
su apariencia física.
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3)
procedimientos:
5.2.1.1. Subasta inversa
En la modalidad de presencial o electrónica. Por política institucional en la Entidad las
Subastas deberán realizarse por medios electrónicos y/o presenciales.
5.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios
Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los
artículos 46 al 49, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que
adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden
nacional, sin que sea obligatoria su aplicación para las entidades territoriales como el
Departamento del Meta, sin embargo están facultadas para hacerlo en los términos que
defina el reglamento.
El Departamento del Meta podrá adquirir los bienes y servicios de características
técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia
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Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, previo análisis que
permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros
procedimientos de selección.
5.2.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos
El Departamento adelantará este proceso teniendo en cuenta los artículos 50 al 58 del
Decreto 1510 de 2013.
La Gobernación del Meta debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la
bolsa de productos para la adquisición, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco
de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o
servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos
asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.
El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los
principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.
Se puede exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de
selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes
adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y
proporcionales al objeto a contratar y a su valor.
La Gobernación del Meta debe publicar el contrato suscrito con el comisionista
seleccionado y sus modificaciones en el SECOP.
Para celebrar el contrato de comisión, la Gobernación del Meta debe acreditar que
cuenta con la disponibilidad presupuestal para el contrato de comisión, para la
operación que por cuenta suya adelanta el comisionista en la bolsa de productos, para
las garantías y los demás pagos que deba hacer como consecuencia de la adquisición
en bolsa de productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la cual la entidad
estatal haga la negociación.
5.2.2. Menor Cuantía.
Se entenderá por menor cuantía los valores determinados en función de los
presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos
legales mensuales, de conformidad con el literal b) inciso 6º numeral 2º artículo 2º de la
Ley 1150 de 2007.
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5.2.2.1. Procedimiento de menor cuantía
El procedimiento para la selección abreviada de menor cuantía es el establecido en el
artículo 59 del decreto 1510 de 2013.
5.2.2.2. Sorteo de consolidación de oferentes.
Si la Gobernación del Meta recibe más de diez (10) manifestaciones de interés puede
continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados
con quienes continuará el Proceso de Contratación. La Entidad Estatal establecerá en
los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.
De todo lo anterior, la entidad deberá dejar constancia escrita en acta que será
publicada en el SECOP.
5.3 Concurso de Méritos
Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los servicios de
consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la ley 80 de 1993,
artículo 32, numeral 2. Los proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo
establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, reglamente,
adicione o complemente.
Procede Cuando la Gobernación del Meta requiera contratar servicios de consultoría o
proyectos de arquitectura. Clases Abierto y con precalificación.
Cuando lo considere pertinente de acuerdo con la complejidad de la consultoría, la
Gobernación del Meta puede hacer una precalificación de los oferentes. Lo cual deberá
estar motivado en la etapa de planeación.
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ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE CONCURSO DE MÉRITOS
Además de las reglas generales previstas en la ley y sus normas reglamentarias y en el
presente manual, las siguientes reglas son aplicables al concurso de méritos abierto o
con precalificación:
1. La Gobernación del Meta en los pliegos de condiciones indicará la forma como
calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del
equipo de trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas
del equipo de trabajo.
2. La Gobernación del Meta publicará durante tres (3) días hábiles el informe de
evaluación, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.
3. La Gobernación del Meta revisará la oferta económica y verificará que está en el
rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del
presupuesto asignado para el contrato.
4. La Gobernación del Meta revisará con el oferente calificado en el primer lugar de
elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la
entidad estatal y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y
iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de
contratación. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el
valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.
5. Si el Departamento y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan
a un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente
calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el
numeral anterior.
Si la Gobernación del Meta y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del
mismo y firmarán el contrato.
6. Si la Gobernación del Meta y el oferente calificado en el segundo lugar de
elegibilidad no llegan a un acuerdo, ésta declarará desierto el proceso de contratación.
- Precalificación para el concurso de méritos. En la etapa de planeación del concurso
de méritos, la Gobernación del Meta puede hacer una precalificación de los oferentes
cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.
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- Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos. Si la Oficina
de asuntos contractuales decide adelantar el concurso de méritos con precalificación
debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP que
tendrá la siguiente información:
1. La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.
2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y
acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la
capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.
3. Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de
precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.
4. El tipo de sorteo que la Gobernación del Meta adelantará para conformar la lista de
precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la
precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.
5 El cronograma de la precalificación.
- Informe de precalificación. Luego de recibir las manifestaciones de interés y los
documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación,
publicaciones y la capacidad de organización, el Ordenador del Gasto con apoyo de la
Oficina de Asuntos Contractuales debe adelantar la precalificación de acuerdo con lo
dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación. La entidad estatal debe
elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el SECOP por el término
establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados pueden
hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles
siguientes a la publicación del mismo.
- Audiencia de precalificación. La Gobernación del Meta efectuará una audiencia
pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el
proceso de contratación respectivo. En la audiencia contestará las observaciones al
informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo
establecido en la ley. Si la Gobernación del Meta establece un número máximo de
interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que
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cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la
audiencia de precalificación la entidad estatal debe hacer el sorteo para conformar la
lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.
Si la Gobernación del Meta no puede conformar la lista de precalificados, puede
continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos
abierto o sin precalificación.
5.4 Contratación Directa
Es la modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos
expresamente por la Ley, permite la escogencia del contratista directamente. Es un
mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se
puede extender por analogía ni interpretación.
Procede cuando la necesidad a satisfacer por la Gobernación del Meta, coincida con
las causales de contratación establecidas en la ley. Urgencia manifiesta, contratación
de empréstitos, convenios o contratos interadministrativos, para el desarrollo de
actividades científicas y tecnológicas, cuando no exista pluralidad de oferentes,
contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la
ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales, adquisición de bienes inmuebles, arrendamiento de bienes
inmuebles.
La Gobernación del Meta debe señalar en un acto administrativo de justificación de la
contratación directa, además de las establecidas en el artículo 73 del Decreto 1510 de
2013 las razones fácticas y de derecho que motivan contratar bajo esta modalidad.
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Este acto administrativo no es necesario cuando los contratos a celebrar son de
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y de contratación de
empréstitos.
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del
acto administrativo de justificación de la contratación directa y no requerirá de estudios
previos.
Los contratos de prestación de servicios para la ejecución de trabajos artísticos que
solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, requieren de la
elaboración del acto administrativo.
Para iniciar un proceso de contratación directa, se debe contar con los siguientes
requisitos:













El certificado de perfiles, obligaciones y de no existencia de personal, formato
F-BS-02.
Certificado del plan de adquisiciones, formato F-BS-04.
Presupuesto Oficial, formato F-BS-13.
Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal, formato F-BS-03.
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Estudios previos, formato F-BS-05.
Invitación a presentar propuesta, formato F-BS-06.
Ficha técnica datos proponente, formato F-BS-07.
Propuesta.
Certificado de idoneidad del proponente, formato F-BS-09.
Test de competencias nivel profesional, que tiene como finalidad evaluar las
habilidades y competencias que posee el entrevistado para el ingreso a la
Gobernación del Meta por contrato de prestación de servicios, F-BS-18.
Test de competencias nivel técnico, que tiene como finalidad evaluar las
habilidades y competencias que posee el entrevistado para el ingreso a la
Gobernación del Meta por contrato de prestación de servicios, F-BS-19.
Test de competencias nivel asistencial, que tiene como finalidad evaluar las
habilidades y competencias que posee el entrevistado para el ingreso a la
Gobernación del Meta por contrato de prestación de servicios, F-BS-20.
5.5 Mínima Cuantía
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5.5.1 Mínima Cuantía común
Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes,
servicios, consultoría y obra pública cuando el valor del contrato no excede el 10% de
la menor cuantía, equivalente a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100
SMLMV).
Procede cuando el valor de los bienes, servicios, consultoría y obra pública a adquirir
son iguales o inferiores al 10% de la menor cuantía, equivalente a cien salarios
mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).
Las reglas están determinadas en el Artículo 84, 85, 86 y 87 del Decreto 1510 de 2013,
el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor
enunciado y el Manual expedido por Colombia Compra Eficiente de la modalidad de la
selección de Mínima Cuantía.
Si se exige capacidad financiera, se debe indicar en la invitación como se hará la
verificación correspondiente y el documento idóneo para acreditarla.
La oferta y su aceptación constituyen el contrato. En la aceptación de la oferta se debe
informar al contratista el nombre del supervisor del contrato. El único factor de
ponderación es el precio. Hay libertad de exigir o no garantías. No se requiere la
inscripción en el RUP.
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5.5.2 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía.
Es la modalidad de selección objetiva prevista para la contratación de los bienes,
cuando el valor del contrato no excede el 10% de la menor cuantía, equivalente a cien
salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).
Procede cuando el valor de los bienes a adquirir son iguales o inferiores al 10% de la
menor cuantía, equivalente a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100
SMLMV).
La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos grandes superficies. Hay libertad
de exigir o no garantías. La oferta y su aceptación constituyen el contrato. No se
requiere la inscripción en el RUP.
5.6 Otros tipos de contratos no sometidos a procedimientos de convocatoria
pública
5.6.1 Contratos de conformidad con el Decreto 777 de 1992, modificado por el
Decreto 1403 de 1992
Mediante el Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, modificado por el Decreto 1403 de
1992 el Gobierno Nacional reglamentó la celebración de contratos a los que se hace
referencia en el inciso segundo del Artículo 355 de nuestra Carta Política, el cual es del
siguiente tenor:
“El gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, podrá con
recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con Entidades privadas
sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y
actividades de interés público acordes con el plan nacional y los planes seccionales de
desarrollo. El gobierno nacional reglamentará la materia”
Son convenios que celebran las entidades públicas con entidades sin ánimo de lucro y
de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de
interés público.
5.6.2. Convenios de asociación de conformidad con la Ley 489 de 1999.
Es la posibilidad que tiene la gobernación de asociarse únicamente con entidades
públicas (artículo 95) o entre entidades públicas y privadas (artículo 96), con el fin de
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cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente
servicios que se hallen a su cargo; igualmente cuando exista la necesidad de asociarse
con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de
asociación, para el desarrollo de actividades relacionadas con las funciones y
cometidos estatales encomendados a las diferentes entidades públicas.
En los convenios de asociación las personas jurídicas particulares tienen la obligación
de realizar un aporte para el cumplimiento del objeto del contrato, el valor del aporte
será el diez (10%) por ciento del valor del contrato.
Así mismo, se les exigirá los siguientes requisitos habilitantes a la entidad sin ánimo de
lucro son:
RECONOCIDA IDONEIDAD. Se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con
resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de las
entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato. El ordenador del gasto
deberá evaluar dicha calidad por escrito debidamente motivado.
EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. La entidad sin ánimo de lucro deberá
estar constituida con al menos seis meses de antelación a la celebración del convenio y
tener vigente el registro de su personalidad jurídica. El término de duración de la vida
jurídica de la entidad sin ánimo de lucro, no podrá ser inferior al término del convenio y
un año más; con el propósito de acreditar lo anterior deberá presentar certificación de
existencia y representación legal, el cual no podrá tener una expedición superior a un
mes.
CAPACIDAD FINANCIERA. Presentar estados financieros y declaración de renta
correspondientes a los tres últimos años gravables, en los que se evidencie tener
solvencia económica.
CERTIFICADO DE INSPECCIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA, donde conste que el
operador se encuentra activo y cumple con la presentación de informes administrativos,
contables y tributarios y no ha sido sancionada.
Los requisitos para la evaluación de requisitos habilitantes se acreditan con los
siguientes documentos:
1. Certificado de existencia y representación legal (renovado y con máximo 30 días
de expedición)
2. Hoja de vida del Representante Legal.
3. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal.
4. Portafolio de servicios.
5. Organigrama.
6. Fotocopia RUT de la entidad.
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7. Estatutos que orientan la entidad y que describen las facultades de contratación
o facultad del órgano competente para celebrarlos.
8. Certificación del aporte que realizara al convenio en efectivo y en bienes y
servicios, firmada por el representante legal.
9. Estados financieros de los últimos tres (3) años (Balance General y estado de
resultados), dictamen a los estados financieros emitido por el revisor fiscal
(cuando la entidad este obligada a reportar), en caso de que la entidad tenga
vigencia de constitución inferior a este periodo se aportaran los que
correspondan al término de su existencia legal, según lo dispuesto en el artículo
33 del Decreto 2649 de 1993 y los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
10. Declaración de renta o de ingreso y patrimonio de los últimos tres años. En dado
de que la entidad tenga vigencia de constitución inferior a este periodo se
aportaran copias de las declaraciones tributarias que haya presentado ante la
DIAN.
11. En el caso en que se presenten diferencias entre la declaración de renta y los
estados financieros, allegar la respectiva conciliación fiscal.
12. Copia de las notas a las estados financieros.
13. Acreditar experiencia en la ejecución de proyectos de orden social, que se hayan
ejecutado dentro de los últimos cinco (5) años a través de actas de liquidación
de contratos o convenios o de certificados legalmente expedidas.
5.6.
CONTRATOS POR ASOCIACIÓN PÚBLICO PRIVADA.
Las Asociaciones Público Privadas son un instrumento de vinculación de capital
privado, que se materializan en un contrato entre la Gobernación del Meta y una
persona natural o jurídica de derecho privado, para la provisión de bienes públicos y
de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgos
entre las partes y mecanismos de pago, relacionados con la disponibilidad y el nivel
de servicio de la infraestructura y/o servicio.
Permiten proveer y mantener a largo plazo infraestructura pública para ofrecer servicios
adecuados a los ciudadanos.
Está fundamentado en la Ley 1508 de 2012, y, reglamentada por el Decreto 1467 de
2012.
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CAPITULO 6: ETAPA DE CONTRATACIÓN
Esta etapa comprende desde la elaboración del contrato hasta el perfeccionamiento del
mismo. Consiste en celebrar, perfeccionar, legalizar y gestionar todos los documentos
necesarios para la contratación.
Toda carpeta de contrato que se adelante debe iniciar con el formato F-BS-08
CONTROL DE LEGALIDAD HASTA LA LIQUIDACIÓN, el cual es suscrito por el
abogado designado, quien verificará el lleno de los requisitos por parte de los
ordenadores del gasto delegados y/o secretarios de despacho delegados.
Los documentos deberán estar organizados de acuerdo en el orden que establece el
formato, en carpeta desacificada (Ley 594 de 2000) de dos tapas, libres de ácido
tamaño oficio con legajador plástico y los documentos no deben estar grapados con
cosedora, cada carpeta debe contener máximo 200 folios y deberá radicarse en el
archivo de la Oficina de Asuntos Contractuales.
6.1 El Contrato
Es un acto jurídico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es
celebrado por el Departamento de Meta. Los contratos que éste celebre deberán
constar por escrito.
Las estipulaciones de los contratos que celebre el Departamento de Meta serán las que
de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto
contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse
las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las
partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la
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Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes
vigentes aplicables y a los de la buena administración.
La minuta debe contener como mínimo las siguientes cláusulas:












Elementos esenciales del contrato: valor, plazo de ejecución, forma de pago y
las partes del contrato.
El bien, obra o servicio a contratar: objeto
El sitio de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, el lugar de
ejecución.
Obligaciones de las partes.
Especificaciones técnicas.
Supervisión y/o interventoría del contrato con las obligaciones.
Sanciones (multas, incumplimiento y caducidad cuando aplique).
Cláusula penal pecuniaria.
Indemnidad.
Clausulas excepcionales cuando aplique.
Garantías.
Certificado de disponibilidad presupuestal.
La Oficina de Asuntos Contractuales elaboró el formato F-BS-10 MINUTA DE
CONTRATO O CONVENIO, el cual debe ser utilizado en todo proceso de contratación.
El contrato se perfecciona con la firma de las partes, es importante señalar que el
mismo se debe elevar a escrito en medio físico y debe ser firmado por parte del
Ordenador del Gasto y por el Representante legal del contratista, o su apoderado si se
trata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona natural que
demuestra la capacidad para obligarse.
Para la contratación de mínima cuantía, la comunicación de aceptación de la oferta por
parte de la Gobernación del Meta, junto con la oferta presentada por el contratista
seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes, en
los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo
pertinente, por el numeral 4 del artículo 85 y numeral 4 del artículo 86 del Decreto 1510
de 2013.
6.2 PUBLICACIÓN EN EL SECOP.
La oficina de asuntos contractuales es la encargada de la publicación en el SECOP.
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6.3 Registro Presupuestal del Compromiso
El Registro Presupuestal del Compromiso es una operación requerida para la ejecución
de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación
expedida por el responsable del presupuesto con lo cual respalda el valor del contrato y
la totalidad de los compromisos de pago pactados en el mismo, de acuerdo a los
procedimientos presupuestales establecidos para el efecto.
La oficina de asuntos contractuales es la encargada de la publicación en el SECOP.
6.4 Aprobación de la Garantía Única.
Corresponderá al Técnico de la Oficina de Asuntos Contractuales, aprobar la garantía y
sus modificaciones cualquiera que sea su cuantía, mediante certificado de aprobación
de garantías, siempre que se ajusten a lo requerido por la Gobernación del Meta.
La aprobación de las pólizas la realiza la Oficina de Asuntos Contractuales en el
formato F-BS-11 ACTA DE APROBACIÓN DE PÓLIZAS.
Garantías en los Contratos:
Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la
Gobernación del Meta con ocasión de: a) La presentación de las ofertas. b) Los
contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad
derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las
actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículos
110 y siguientes del Decreto 1510 de 2013)
Clases de garantías:
En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar
únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes
garantías:
a. Contrato de seguro contenido en una póliza
b. Patrimonio autónomo
c. Garantía Bancaria
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración
derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas
sólo puede ser amparada con un contrato de seguro.
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Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías:
Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de
cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas
establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver Artículos 112 al 126 del Decreto
1510 de 2013).
Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales
deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio
previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado por el
Técnico de la Oficina de Asuntos Contractuales.
No obligatoriedad de garantías:
No serán obligatorias en:
a. Los contratos de empréstito
b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía
prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarán las reglas previstas para la
mínima cuantía.
e. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
f. Los contratos celebrados por contratación directa.
La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los
contratos anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la
conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.
Preservación de las garantías:
Para preservar la vigencia de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o
interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la
respectiva contratación de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s)
garantía(s).
El Supervisor informará al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del
Riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros: La copia de la aprobación de la garantía y
sus anexos, de las modificaciones u otrosí del contrato, las actas de suspensión y de
reanudación, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposición
de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.
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En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para
restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla,
ampliarla o adicionarla.
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CAPITULO 7 ETAPA DE EJECUCIÓN
Esta etapa inicia con la suscripción del Acta de inicio hasta dejar constancia del cierre
del expediente del proceso de contratación. Consiste en adelantar todas las actividades
para el pago de anticipos, pagos parciales o totales, modificaciones en caso de ser
necesarias, hacer efectivas las garantías e informar y acompañar el debido proceso
sancionatorio, cuando aplique.
7.1 Designación de supervisor y/o interventor
El ordenador del gasto designará el funcionario encargado de ejercer la supervisión o
realizará el trámite para realizar el proceso de contratación de Interventoría de acuerdo
a la complejidad del objeto del contrato.
7.2 Acta de inicio
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, el
supervisor y/o interventor elabora el Acta de Inicio para que empiece la ejecución. Así
mismo remite comunicación al contratista de manera física o electrónica.
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Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán
ponerse en contacto para suscribir el Acta de Inicio, la cual deberá formar parte del
expediente del proceso.
La suscripción del acta de inicio, se deberá elaborar únicamente en el formato F-BS-12
ACTA DE INICIO, el cual fue elaborado por la Oficina de Asuntos Contractuales.
Una vez suscrita el acta de inicio, y cuando el contrato contemple el pago de anticipo,
el supervisor o interventor y el ordenador del gasto suscribirán el formato F-BS-14
RECONOCIMIENTO Y PAGO PARA CONTRATOS O CONVENIOS (ANTICIPOS),
una vez verificado el plan de inversión del anticipo.
Cuando el contrato contemple pagos parciales y/o el pago final, el supervisor o
interventor y el ordenador del gasto suscribirán
el formato F-BS-15
RECONOCIMIENTO Y PAGO PARA CONTRATOS O CONVENIOS (PARCIAL O
FINAL), previo informe del contratista y del supervisor sobre el cumplimiento del
contrato.
Cuando se adelanten contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por
licitación pública, el artículo 91 de la Ley 1474 de 2012 establece la obligación de
constituir un contrato de fiducia mercantil para crear un patrimonio autónomo.
7.3 Modificaciones al Contrato
Durante la ejecución del contrato, se pueden presentar situaciones que lleven a su
modificación, es necesario establecer que las mismas, deben ser en lo posible
concertadas por las partes, salvo que deba hacerse uso de la modificación unilateral
establecida en la ley, como facultad excepcional.
Para que se lleve a cabo la modificación del contrato, esta debe ser solicitada por el
supervisor y/o interventor y/o el contratista en donde se indique de manera clara y
precisa las razones o fundamentos que dieron origen a la misma, así como la
justificación para realizarla.
Es necesario resaltar que el contrato debe encontrarse en ejecución y se debe verificar
que la modificación requerida no altere la esencia del objeto del contrato ni sea fruto de
un incumplimiento por parte del contratista.
Dentro de las modificaciones al contrato, se encuentran las siguientes:
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a) Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la
normativa vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente
pactado expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Igualmente la Ley 1508 de 2012 señala que las adiciones de los contratos para
proyectos de Asociación Público Privada de iniciativa pública no podrán superar el 20%
del valor del contrato originalmente pactado. Para la ejecución de proyectos de
asociación público privada de iniciativa privada que requieren desembolsos de
recursos, las solicitudes de adiciones no podrán superar el 20% de los desembolsos de
los recursos públicos originalmente pactados.
b) Prorroga o Ampliación: Es una prolongación del plazo de ejecución inicialmente
pactado en el contrato.
El ordenador del gasto al momento de autorizar las prórrogas debe tener en cuenta que
la ejecución del contrato no debe sobrepasar la vigencia fiscal del año en que se está
ejecutando el contrato, amén de que se cuente con vigencias futuras o se haya
tramitado una reserva excepcional.
En los contratos para la ejecución de proyectos de asociación público privada tanto de
iniciativa pública como privada, las prórrogas deberán ser valoradas por la Gobernación
del Meta.
c) Cesión: es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una
tercera persona para que ésta continúe con la ejecución del contrato en las mismas
condiciones. Es importante señalar que el cesionario, debe tener las mismas o mejores
calidades que el cedente y se debe contar con la autorización de la Gobernación del
Meta.
d) Suspensión: es la interrupción temporal de la ejecución del contrato por razones de
fuerza mayor, caso fortuito o alguna circunstancia ajena a responsabilidad del
contratista, conveniencia de las partes o interés público, velando porque en todo caso,
no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales y la efectividad de los derechos e
intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos
fines; para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes, el Ordenador
del Gasto, el contratista y el supervisor y/o interventor, donde se indique entre otras las
condiciones que llevaron a la imposición de la medida de suspensión y el momento en
el cual deberá reanudarse.
e) Reanudación: es la continuación de la ejecución del contrato una vez surtido el
plazo fijado en el acta que motiva la suspensión, para lo cual se levantará un acta
motivada suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, el contratista y el supervisor
y/o interventor.
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7.4 PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES
7.4.1 LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR
Sin perjuicio de las funciones que para los interventores y supervisores señala el
Estatuto de Contratación y las normas que regulan dicha materia, así como las que se
señalen en el objeto contractual del interventor, cuando en el cumplimiento de su deber
de supervisión, el Interventor y/o el Supervisor del contrato conozcan del eventual
incumplimiento por parte del Contratista de cualquiera de las obligaciones a su cargo
derivadas de la ejecución del contrato, éste deberá requerir por una sola vez y por
escrito enviado a la dirección de correspondencia informada por el contratista en el
contrato o a la que con posterioridad a la suscripción del contrato haya reportado por
escrito para tal fin, con copia al Garante, indicando los hechos y soportes en los que
basa su postura concediéndole un término de cinco (5) días hábiles contados a partir
del recibo de la comunicación para que por escrito presente un informe y allegue o
solicite las pruebas que pretenda hacer valer.
Una vez recibido el informe que presente el Contratista y practicadas las pruebas si a
ello hubiere lugar, el Interventor y/o el Supervisor del contrato deberán evaluar si las
explicaciones y/o justificaciones dadas por el contratista son válidas o si en el plazo
dado para presentarlas la situación de incumplimiento ha sido subsanada, en cuyo
caso mediante informe de Interventoría y/o supervisión se dejará constancia de lo
actuado remitiendo copia al ordenador del gasto, a la Carpeta del Contrato y a la
Aseguradora. Si el Contratista dentro del término otorgado no presenta el informe
solicitado y/o el Interventor y/o el Supervisor del contrato consideran que las
explicaciones que presente el Contratista no justifican plenamente el motivo de su
incumplimiento y éste persista, deberán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
informar al Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales y al Secretario de Despacho
que tenga relación directa con la contratación y ejecución del mismo aportando un
informe debidamente soportado y sustentado detallando los presuntos incumplimientos
para que se proceda a citar a audiencia al contratista a fin de debatir lo ocurrido.
7.4.2 PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y
DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO
El departamento tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el
contrato, con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones, pudiendo
declarar el incumplimiento, cuantificar los perjuicios del mismo, imponer las multas y
sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal, respetando en
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todo caso el derecho de audiencia del afectado, permitiéndole al contratista ejercer su
derecho de defensa de manera previa a la imposición de la sanción, dejando
constancia de todo ello en el acto administrativo sancionatorio sin que pueda
imponerse sanción alguna con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la
obligación pendiente o incumplida y sin que previamente se surta el siguiente
procedimiento:
A. Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista, una vez se haya generado el informe de Interventoría y/o supervisión
donde se deje constancia de un presunto incumplimiento, el Jefe de la Oficina
de Asuntos Contractuales, citará a audiencia al contratista para debatir lo
ocurrido.
En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan,
acompañando el informe de Interventoría o de supervisión en el que se sustente
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la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las
consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la
actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización
de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida
la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de
las obligaciones contractuales sin que exceda diez (10) días hábiles a partir de la
comunicación al Contratista. En el evento en que la garantía de cumplimiento
consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;
B. En desarrollo de la audiencia, la cual será presidida por el Jefe de la Oficina de
Asuntos Contractuales, el Secretario de Despacho ordenador del gasto y el
supervisor presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación,
enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias
que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto
seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista
o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en
desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y
controvertir las presentadas por la entidad;
C. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo
ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho
acto público, el Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales procederá a decidir
sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.
Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se
interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el
recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;
D. En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el Jefe de la Oficina de
Asuntos Contractuales, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a
petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar
pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra
razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo
de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará
fecha y hora para reanudar la audiencia. El Jefe de la Oficina de Asuntos
Contractuales podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento,
si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de
incumplimiento.
7.4.3 PARTICIPACIÓN DE GARANTES Y EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS.
En el procedimiento señalado en éste manual, las compañías aseguradoras o
entidades que brinden otros medios de cobertura frente al cumplimiento de las
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obligaciones contractuales, podrán hacerse parte y hacer valer sus derechos en el
procedimiento administrativo sancionatorio.
La notificación a dichos terceros se hará en los términos previstos para el efecto en la
Ley 1474 de 2011 en su artículo 86.
De conformidad con el Artículo 128 del Decreto 1510 de 2013, cuando se presente
alguno de los eventos de incumplimiento cubiertos por las garantías previstas en dicho
Decreto, el Departamento del Meta procederá a hacerlas efectivas de la siguiente
forma:
A. En caso de caducidad, una vez agotado el debido proceso y garantizados los
derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad
con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el Jefe de la Oficina de
Asuntos Contractuales proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual,
además de la declaratoria de caducidad, procederá a hacer efectiva la cláusula penal o
a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al
garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías
otorgadas mediante póliza de seguro.
B. En caso de aplicación de multas, una vez agotado el debido proceso y garantizados
los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad
con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el Jefe de la Oficina de
Asuntos Contractuales, proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual
impondrá la multa y ordenará su pago tanto al contratista como al garante. Para este
evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas
mediante póliza de seguro.
C. En los demás casos de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y
garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de
conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el Jefe de la
Oficina de Asuntos Contractuales, proferirá el acto administrativo correspondiente en el
cual declarará el incumplimiento, procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a
hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al
contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye la
reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.
7.4.4. DECISIÓN
Mediante acto administrativo se pondrá fin al procedimiento administrativo
sancionatorio y en caso de caducidad, una vez agotado el debido proceso y
garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante
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además de la declaratoria de caducidad se procederá a hacer efectiva la cláusula penal
y/o a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al
garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías
otorgadas mediante póliza de seguro.
En caso de aplicación de multas, una vez agotado el debido proceso y garantizados los
derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante se proferirá el acto
administrativo correspondiente en el cual se impondrá la multa y ordenará su pago
tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye
el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.
En los demás casos de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y
garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante se
proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual se declarará el
incumplimiento y se procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la
cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al contratista como al
garante. Para este evento el acto administrativo constituye la reclamación en las
garantías otorgadas mediante póliza de seguro.
7.4.5 EJECUTORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO
Una vez en firme el acto administrativo que imponga la sanción, de conformidad con el
Art. 17 de la Ley 1150 de 2007, la cláusula penal y las multas impuestas se harán
efectivas directamente por la Gobernación del Meta, pudiendo acudir para el efecto
entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista,
cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la
jurisdicción Coactiva.
Para los eventos de caducidad, aplicación de multas y en los demás casos de
incumplimiento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas
Mediante póliza de seguro.
Una vez en firme la sanción impuesta se procederá por parte del Ordenador del Gasto
y el supervisor a efectuar los descuentos en los pagos posteriores, si aún quedan
pendientes, o durante la liquidación. Si esto no fuere posible o los recursos no sean
suficientes, se remitirá el Acto Administrativo Sancionatorio a la Secretaria de Hacienda
Departamental para que efectúe las compensaciones o inicie el cobro coactivo
conforme a la normatividad vigente.
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7.4.6 PUBLICIDAD E INFORMACIÓN
La información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la
ejecución contractual o en el plazo de su liquidación, deben ser publicadas en el
SECOP.
Igualmente el Departamento del Meta, conforme a lo dispuesto en el numeral 6.2 del
artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 enviará mensualmente a la Cámara de Comercio la
información concerniente a las multas y sanciones relacionadas con los contratos e
informará igualmente a la Procuraduría General de la Nación para ser incluida en el
Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad “SIRI”.
7.5 TERMINACIÓN.
7.5.1 Terminación y/o Finalización Normal: en general, los contratos finalizan al
término del plazo pactado o al agotamiento del objeto contratado o de los recursos.
Para la suscripción del acta de finalización de contrato o convenio se debe diligenciar el
formato F-BS-17 ACTA DE FINALIZACIÓN.
7.5.2 Terminación Anormal: procede:



Cuando las partes, de común acuerdo, terminan la relación contractual antes del
Vencimiento del plazo de ejecución pactado en el contrato.
Como efecto de la declaratoria de caducidad por incumplimiento del contratista.
Por declaratoria unilateral de la administración en ejercicio de sus facultades
excepcionales.
Terminado el contrato se procede a la liquidación, cuando aplique. La terminación del
contrato, requerirá del diligenciamiento y suscripción del Acta de recibo y terminación,
entre el contratista y el supervisor y/o interventor.
7.6 LIQUIDACIÓN
Por regla general, la liquidación procederá en los contratos cuya ejecución sea de
tracto sucesivo, entendidos éstos como aquéllos cuya ejecución o cumplimiento se
prolongue en el tiempo y en los demás casos en que se requiera.
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Durante la etapa de liquidación de los contratos las partes podrán acordar los ajustes,
revisiones y reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un
contrato válidamente celebrado.
La etapa de liquidación del contrato se debe ceñir a los lineamientos establecidos en
el procedimiento P-BS-09 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS, que establece la
metodología para la liquidación de los contratos a partir de los parámetros establecidos
en la Ley, garantizando la correcta ejecución de los recursos contratados.
En el Acta de Liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a
paz y salvo.
Para la liquidación se exigirá al contratista, de ser necesario, la ampliación de la
vigencia de los amparos cubiertos por la garantía única de cumplimiento del contrato,
con el fin de ajustarla a lo pactado en el contrato y si es del caso, avalar las
obligaciones que deba garantizar con posterioridad a la terminación del mismo.
Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación que
no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen
la cesación definitiva de la relación contractual.
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de
la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio
suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios,
prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en
general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción
del contrato.
Las formas de llevar a cabo la liquidación de los contratos son:
7.6.1 Bilateral o de mutuo acuerdo.
Se realizará dentro del término indicado en el contrato o en el máximo permitido por la
normativa vigente, es decir hasta cuatro (4) meses de terminado el contrato.
En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo,
el Ordenador del Gasto igualmente procederá a la liquidación.
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7.6.2 Unilateral
Si el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le
haga el supervisor y/o interventor, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su
contenido, el Departamento del meta mediante acto administrativo, procederá a la
liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente,
es decir hasta dentro de los dos (2) meses siguientes al término del plazo de mutuo
acuerdo.
En todo caso, si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del
contrato, la misma podrá realizarse, de forma bilateral o unilateralmente, en cualquier
tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo de la liquidación
unilateral.
Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o
hace falta algún documento, se regresa al supervisor y/o interventor, a fin de que
aporte la información liquidación Judicial El interesado podrá solicitar la liquidación
judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y el
Departamento del Meta no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2)
meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o,
en su defecto, del término establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).
7.6.3 Extensión del plazo para la liquidación de los contratos
Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación del
contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años
siguientes al vencimiento del término a que se refieren los numerales anteriores, de
mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437
de 2011).
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de
la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio
suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios,
prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en
general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción
del contrato.
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7.6.4 Contenido mínimo del documento de liquidación
Conforme a lo descrito en el presente capitulo, a continuación se fijan los parámetros a
tener en cuenta en el trámite de liquidación de los contratos en el Departamento del
Meta, siendo importante para la liquidación tener presente lo siguiente:
















Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato.
Número del contrato objeto de liquidación.
Objeto del contrato.
Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante.
Valor inicial del contrato.
Duración inicial del contrato.
Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro
Presupuestal de Compromiso, ambos con sus fechas de expedición.
Fecha del certificado de aprobación de las pólizas.
Fecha del acta indicando la iniciación del contrato y su correspondiente
Finalización.
Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prórrogas y/o adiciones
al contrato.
Descripción detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del
objeto contractual.
Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidación
del contrato (acreditación de encontrarse a paz y salvo por concepto del pago de
aportes a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y
parafiscales, el contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto en
el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los
pagos realizados o pendientes por realizar.
Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías de
estabilidad de la obra, y las que sean del caso, como provisión de repuestos, de
prestaciones sociales, etc.
Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones
en relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias
presentadas y poder declararse a paz y salvo.
La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas y de
finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las
partes o de declararse a paz y salvo, según el caso, es decir el acto de liquidación debe
limitarse a la rendición de cuentas y a pagar los saldos económicos adeudados, pero el
término de la liquidación no puede utilizarse para el cumplimiento del objeto
contractual.
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7.6.5 Pérdida De Competencia Para Liquidar
La Gobernación del Meta no podrá liquidar los contratos, cuando ocurra cualquiera de
las siguientes circunstancias:
A. Si no se realiza la liquidación dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha
máxima prevista para la liquidación de mutuo acuerdo o en forma unilateral.
B. Si ha sido notificada admisión de demanda de liquidación judicial del contrato
por parte de la jurisdicción de lo contencioso administrativo.
En estos casos, el ordenador del gasto y el supervisor competente para liquidar deberá
expedir una certificación motivada en la que consten las razones por las cuales no se
efectuó el trámite liquidatario, y ordenará su archivo.
7.6.6. Obligaciones Posteriores A La Liquidación.
Entre los criterios tradicionales de responsabilidad está la necesidad de revisar las
relaciones contractuales y extracontractuales al vencimiento del plazo y hacer
seguimiento de las garantías exigidas con posterioridad al vencimiento del plazo.
De conformidad con el artículo 37 del decreto 1510 del 2013, Vencidos los términos de
las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición
final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar
constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación
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CAPITULO 8 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS
En el Departamento del Meta la supervisión y/o interventoría es fundamental para
hacer vigilancia y control permanente a los contratos suscritos.
La ley establece la obligación para los servidores públicos de buscar el cumplimiento
de los fines de la contratación, además incorpora un elemento nuevo en dicha
vigilancia y control de la ejecución contractual, que ésta sea de carácter permanente
por parte de la Entidad a través del Manual de Contratación del Departamento del
Meta.
La ley 1474 de 2011 diferencia la supervisión y la interventoría de la siguiente manera:
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable,
y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma
entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión,
la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de
prestación de servicios que sean requeridos.
La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del
contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad
Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la
materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante,
lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del
contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero,
contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato,
las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede
dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato
respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a
cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del
supervisor
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8.1. INTERVENTORÍA
8.1.1. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
Se entenderá por interventoría el servicio prestado a la entidad contratante por una
persona natural o jurídica, idónea o calificada para supervisar, asesorar, controlar,
solicitar, exigir, colaborar, conciliar, absolver, prevenir, verificar y aprobar, el
cumplimiento de los términos del contrato durante las etapas de ejecución, desarrollo y
liquidación del mismo.
En términos generales su objeto será supervisar, asesorar, controlar y aprobar el
desarrollo del objeto del contrato, de acuerdo con su alcance, tiempos, productos y
costos; haciendo cumplir en lo aplicable, las especificaciones técnicas y actividades
contractuales; al igual que el aseguramiento integral de la calidad y el cumplimiento de
las exigencias sobre el impacto social, ambiental y ecológico.
8.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN:
La Interventoría y/o supervisión debe ser consecuente en sus objetivos principales:
Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de
inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación del objeto del contrato o
convenio, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado en el mismo.
Solicitar: Esta facultad de materializa cuando el interventor y/o supervisor pide al
contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata, correcciones, que no
afecten la validez del contrato o convenio en la ejecución del mismo. Esta facultad la
ejerce cuando solicita la imposición de una sanción por motivos contractuales, o emite
su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prórroga, modificación o adición
contractual, entre otros temas.
Exigir: En la medida que la función de la interventoría y/o supervisor encuentre que en
el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las
cláusulas pactadas. Adquiere la obligación de exigir a la parte morosa la exacta
satisfacción de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de
voluntades y las garantías ofrecidas en el caso de los contratos para garantizar el
cumplimiento.
Colaborar: La interventoría y/o supervisor y el contratista conforman un grupo de
trabajo de profesionales idóneos en cuya labor de conjunto se presentan dificultades
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que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El interventor, en
consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a dicho equipo, sin que ello
signifique renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o la
pérdida de su autonomía e independencia frente al contratista.
Absolver: La interventoría en virtud del principio de inmediación, actúa como
instrumento de consulta, encargada de resolver las dudas que se presentan en el
desarrollo de los contratos o convenios, ya que en las relaciones contractuales es
fundamental la comunicación entre las partes, el contratista no puede ser totalmente
autónomo y el Departamento del Meta no puede desatender el desarrollo del servicio.
Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no
está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir errores,
impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o convenio del incumplimiento de las
obligaciones adquiridas. Para que la interventoría logre este objetivo se hace necesario
que extienda su labora a una evaluación previa a la ejecución del contrato en la fase de
recopilación y análisis de la información existente o en las fases anteriores.
Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados en el contrato o convenio deben
cumplir mediante el control de verificación de la ejecución del desarrollo del objeto del
contrato o convenio.
Representar: a la Gobernación del Meta frente al contratista, velando estrictamente
por el cumplimiento de las especificaciones técnicas, económicas, administrativas y
legales estipuladas en el contrato o convenio suscrito por el Departamento del Meta y
el Contratista, y coordinar las relaciones de la Interventoría entre si y aquellas con el
supervisor del contratista y de terceras personas o entidades.
Suscribir el acta de iniciación de los trabajos, en los casos en que sea necesario
siempre que se encuentre estipulado en el contrato.
Facilitar y administrar los recursos de personal, equipo, implementación y demás
servicios necesarios para el normal desarrollo de la interventoría; verificando la entrega
de los bienes contratados y suscribiendo el acta de entrega / recibo en unión con el
funcionario delegado de bienes.
Vigilar el cumplimiento de las normas que regulan las relaciones laborales en materia
salarial y seguridad social. Se debe revisar y exigir al contratista el cumplimiento del
artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, por lo cual, el incumplimiento de esta obligación
será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé cumplimiento,
previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad
administradora, y cuando durante la ejecución del contrato o a la fecha de su
liquidación se observe la persistencia del incumplimiento, por cuatro (4) meses, el
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Departamento del Meta dará aplicación a la cláusula excepcional de caducidad
administrativa. Por lo tanto, corresponde al interventor verificar el cumplimiento de
estas normas.
Avisar oportunamente por escrito al ordenador del gasto cualquier retraso,
incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten
durante la ejecución del contrato, para que se adopten oportunamente las medidas
pertinentes.
Recomendar que se hagan efectivas las sanciones previstas en el contrato cuando
exista mora o incumplimiento en la ejecución del mismo, para lo cual debe remitir al
ordenador del gasto, los documentos que soporten las eventualidades mencionadas.
8.1.3. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. Corresponde al ordenador del gasto,
designar al servidor público o al contratista que actuará como supervisor técnico y
financiero, quien tendrá experiencia y conocimientos relacionados con el objeto
pactado en el contrato o convenio respectivo. La designación se hará en cada contrato.
8.1.4. FUNCIONES DENTRO DE LAS ETAPAS DEL CONTRATO.
EN LA SUSCRIPCIÓN. Legalizado el contrato, el ordenador del gasto delegado
remitirá al interventor o supervisor, el oficio de comunicación de interventoría, con todos
los datos relevantes del contrato.
En ésta etapa el interventor o supervisor deberán:

Revisar y analizar el contenido del contrato, en especial las obligaciones
pactadas.

Revisar y aprobar, los planes o cronograma de actividades, presentados por el
Contratista cuando proceda y requerir su envío si fuere el caso.

Suscribir con el contratista el acta de inicio del contrato cuando proceda y remitir
el original del acta a la Oficina de archivo de la Oficina de Asuntos
Contractuales.

Verificar que existan las licencias y permisos necesarios, cuando proceda, y que
Estén vigentes para iniciar la ejecución del contrato.
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8.1.5. DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
En ésta etapa el interventor o supervisor, deberá:
Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y
demás documentos contractuales.
Informar al Ordenador del Gasto y Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales el
estado de avance o ejecución del contrato con base en su plazo.
Exigir al contratista que las obras, servicios, o bienes contratados, cumplan con las
condiciones y calidades pactadas y si es del caso, solicitar su corrección o reposición
cuando verifique que no cumplen con lo requerido.
Conceptuar y justificar la viabilidad de las adiciones, prórrogas o modificaciones al
contrato que procedan, así como elaborar y remitir la correspondiente solicitud al
ordenador del gasto y al Jefe de Asuntos Contractuales.
Suministrar al contratista toda la información y documentos necesarios para la correcta
ejecución del contrato.
En el evento de incumplimiento, requerir al contratista para que cumpla las obligaciones
pactadas en el contrato.
Certificar que los bienes y servicios ofrecidos y efectivamente entregados por el
contratista, cumplen con las condiciones exigidas y pactadas en el contrato.
Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la
ejecución del contrato, tales como: 1) Acta de inicio del contrato. 2) Acta de suspensión
del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el
mismo. 3) Actas de recibo parcial o final de obra. 4) Acta de terminación. Las demás
actas que se establezcan y se requieran para la ejecución del contrato.
8.1.6 A LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO.
El interventor o supervisor preparará el informe final sobre la ejecución del contrato,
para lo cual deberá: Certificar y calificar al contratista respecto del cumplimiento de las
obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento.

Revisar los documentos necesarios para liquidar el contrato.
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
Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de
estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión
de repuestos, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza
de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías requeridos para
avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la
terminación del contrato.
 Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista
frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y
aportes a las Cajas de Compensación Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje, cuando haya lugar a ello, estableciendo una correcta relación entre
el monto cancelado y la suma a cotizar.
 De conformidad con lo establecido en el numeral 4, artículo 4 de la Ley 80 de
1993, Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios
prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las
condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, e informaran al ordenador
del gasto y al Jefe de asuntos contractuales cuando dichas condiciones no se
cumplan.
Las revisiones periódicas deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada
seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.
8.1.7. PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES.
Ni los Interventores o Supervisores son parte en el contrato, cuya vigilancia y control se
les designa, por esta razón no tienen facultad para exonerar al contratista del
cumplimiento de sus obligaciones.
No podrán autorizar cambios en las especificaciones técnicas ni cantidades de obras o
de los bienes o servicios contratados, ni adicionar contratos ni prórrogas.
No podrán suspender el contrato, sin previo consentimiento del Ordenador del gasto delegado.
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CAPITULO 9: PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN
Como estrategias para prevenir la corrupción y controlar la efectividad de la Gestión
Contractual, el Departamento del Meta cuenta con las siguientes estrategias:
1) Se definió un modelo de contratación que responde a los principios de
transparencia, selección objetiva y planeación.
2) Dentro del Plan de Desarrollo, están enmarcadas las auditorías ciudadanas
como mecanismos de comunicación entre la sociedad civil y la entidad, para que
la comunidad sea veedora de los procesos de contratación y realicen vigilancia y
control al manejo de los recursos públicos del Departamento.
3) Se realizan acciones de verificación inmediata como mecanismos para ejercer
control y vigilancia.
4) Se tiene establecida una metodología para la rendición de cuentas donde se
pone a disposición de la comunidad lo que hacemos como entidad en el manejo
de los recursos públicos.
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CAPITULO 10: MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
En el marco de nuestro modelo contractual y como estrategias de control a la
contratación por parte de la comunidad, el Departamento del Meta ha definido los
siguientes mecanismos de participación ciudadana:
La Rendición de Cuentas, como mecanismo de participación que permite a la
ciudadanía interactuar desde sus intereses y solución de problemas planteados en el
Plan de Desarrollo 2012-2015.
Las veedurías Ciudadanas, como una herramienta que facilita la comunicación directa
entre la comunidad beneficiaria de un programa o proyecto y el Departamento del
Meta.
La Feria de La Transparencia como un mecanismo para que los metenses interactúen
con las diferentes dependencias para que conozcan los servicios que estos prestan.
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CAPITULO 11 ANEXOS
Hacen parte integral de este manual los procedimientos y formatos del proceso de apoyo de
Gestión de Bienes y Servicios
 P-BS-01 etapa precontractual y contractual
 P-BS-09 Liquidación de contratos
 F-BS-01 solicitud certificado del banco de programas y proyectos
 F-BS-02 perfiles, obligaciones y certificado de no existencia de personal
 F-BS-03 solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
 F-BS-04 solicitud y certificado del plan de compras
 F-BS-05 estudios previos
 F-BS-06 invitación a presentar propuesta
 F-BS-07 ficha técnica datos proponente
 F-BS-08 control de legalidad hasta liquidación
 F-BS-09 certificado idoneidad del proponente
 F-BS-10 minuta de contrato o convenio
 F-BS-11 acta aprobación de garantías
 F-BS-12 acta de inicio
 F-BS-13 presupuesto oficial
 F-BS-14 reconocimiento y pago anticipo
 F-BS-15 reconocimiento y pago parciales o final
 F-BS-16 certificado del supervisor autorizando pago
 F-BS-17 acta de finalización
 F-BS-18 test competencias profesional – cps
 F-BS-19 test competencias técnico – cps
 F-BS-20 test competencias asistencial – cps
 F-BS-22 Análisis financiero y organizacional
 F-BS-23 Informe de Supervisión
 F-BS-24 Informe de Interventoría para contratos diferentes a los de obra.
VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
1
25/07/2012
Versión inicial
2
30/07/2014
Actualización por Decreto 1510 de 2013
y demás normas vigentes
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.