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REINGENIERIA DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
STOP S.A.S/YOYO S.A.S
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
STOP S.A.S/YOYO S.A.S
ENERO – 2015
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
STOP cuenta con una serie de unidades de negocio o aliados que le permiten cumplir con
la finalidad del negocio que es llevar moda al universo jeanswear de clase media a través
de sus dos marcas STOP y YOYO.
Se cuenta con tiendas y una infraestructura administrativa que permite llevar el control de
los procesos principales de la organización que son: ADMINISTRACION, VENTAS,
PRODUCCION, MERCADEO, pero existen socios estratégicos como Lavatecsa y Printco
que se encuentran en la cadena de producción y que aportan un valor alto al producto
final, es por esto que se hace necesario integrar procesos de tal forma que estos socios
hagan parte de la estructura funcional de STOP y lograr medir el nivel de productividad en
el cual el mas beneficiado sera nuestro cliente.
Desde la Dirección General se viene planteando una integración de las diferentes
unidades de negocio que permita llevar el control y necesidades desde el comienzo del
ciclo hasta su terminación.
Actualmente cada unidad de negocio tiene su propia
estructura organizacional y cuenta con sistemas adaptados a cada necesidad de cada
unidad.
Geográficamente algunas unidades están cerca, otras conviven dentro de la organización
y no se cuenta con un sistema integrado entre ellas que permita generar filtros para las
necesidades que plantea la Dirección General.
OBJETIVO GENERAL
Reingenieria del Departamento de Sistemas en todos sus procesos para atender las
unidades de negocio de STOP.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Integrar las diferentes aplicaciones de las unidades de negocio.

Desarrollar aplicativos de información control para las diferentes unidades de
negocio.

Crear procedimientos de mantenimiento correctivo y preventivo para las diferentes
unidades de negocio.

Llevar el control de licenciamiento en Hardware y Software de las diferentes
unidades de negocio.

Crear y adquirir herramientas de seguridad que permitan que el sistema de
información este protegido.

Generar reportes que permitan a las direcciones tomar decisiones sobre diferentes
aspectos como inventario, cartera y ventas de las diferentes unidades de negocio.
JUSTIFICACION
Tomando una directriz de la Dirección General en donde se plantea hacer reingenieria a
los procesos y procedimientos buscando optimizar las herramientas tecnológicas que
permitan generar productividad en los departamentos de las diferentes unidades de
negocio asociadas a STOP, el Departamento de Sistemas plantea como objetivo para el
año 2015 hacer una reingenieria del Departamento en donde se involucra análisis,
desarrollos, planes de contingencia, reestructuración de procesos y procedimientos que
permitan lograr el objetivo principal de la organización que es la productividad y a su vez
que apunte al objetivo para este año que es la mejora en los canales de comunicación
SITUACION ACTUAL DEL DEPARTAMENTO
Actualmente el Departamento de Sistemas funciona bajo la siguiente estructura
organizacional que le permite atender a los diferentes clientes internos y externos a
través de visitas y herramientas de conectividad.
Coordinación
Asistente Coordinación
Auxiliar Soporte
Auxiliar Mantenimiento
Programador
Aprendiz
STOP cuenta actualmente con 184 tiendas abiertas al público y 26 Tiendas cerradas a las
cuales se les lleva control de cartera, estas tiendas componen el área de VENTAS,
distribuidas en 9 zonas a lo largo y ancho del país, con equipos conectados a Internet
que nos permite interactuar a través de herramientas de conexión en tiempo real en
donde se puede hacer seguimiento, mantenimiento de software y control a las diferentes
aplicaciones instaladas.
Nuestros asesores atienden los casos registrados en nuestro
sistema de novedades, las llamadas a teléfono fijo y celular solicitando alguna asesoría o
consulta y casos enviados por correo electrónico.
Nuestros técnicos realizan visitas en las cuales se hace mantenimiento preventivo a los
diferentes equipos de computo que se encuentran distribuidos en las tiendas a nivel
nacional, al igual que los equipos de computo de líderes de zona y auditores de zona.
Estas visitas se hacen en promedio 2 veces en el año, debido a la cantidad, las
distancias, las diferentes estrategias comerciales y procesos de auditoria que deben ser
coordinados previamente para no crear colapsos y el normal funcionamiento de otros
procesos que afectarían el objetivo principal de la tienda que es la venta.
En la ciudad de Medellín contamos actualmente con dos edificios los cuales están
distribuidos por departamentos y procesos. Los dos edificios están conectados por un
canal(INTRANET) el cual nos permite tener el control de las maquinas, usuarios y
diferentes aplicaciones.
En el edificio Administrativo se encuentran todos los departamentos que tienen que ver
con el área de ADMINISTRACION tales como: Dirección Administrativa y Financiera,
Nomina, Tesorería, Gestión Humana, Sistemas, Ingeniería, CEDI,
Arquitectura y
Mantenimiento, Contabilidad, Auditoria, Contraloria, CAD, Seguridad, Servicios Generales.
También esta el área de MERCADEO en donde se encuentran departamentos como:
Dirección Comercial, Mercadeo, Logística, Publicidad, Comunicaciones.
Todos estos usuarios son atendidos por nuestros asesores en diferentes témas y
necesidades que se presentan en el día a día en cada área.
En el edificio industrial se encuentra el área de PRODUCCION la cual la integran
diferentes departamentos tales como: Diseño, Corte, Insumos, Materias Primas, Calidad y
Recuperación.
En este edificio contamos con personal preparado y capacitado para
atender los usuarios en sus diferentes necesidades que se presentan.
Existen otras unidades de negocio que se integran a los procesos de la organización
como es el caso de FEMAS y RINCCO y que son atendidos por nuestros asesores en
soporte de aplicaciones, equipos y temas específicos de tecnología.
PRINCIPIOS PROPUESTOS PARA REINGENIERIA DEL DEPARTAMENTO

Las actividades deben estructurarse alrededor de resultados y no de tareas.

Debe procurarse evitar excesos en la división de las tareas; buscando que una sola
persona esté a cargo de todo el proceso.

En lo posible, el responsable de ejecutar el procesamiento, debe ser quien hace el
uso del resultado del proceso.

Se deben combinar las actividades de procesamiento de la información, junto con
las actividades que la generan.

Tratar los recursos geográficamente dispersos como si fueran centralizados. Las
distancias ya no significan una barrera para las comunicaciones. Las antiguas
discusiones sobre la convivencia de la centralización o descentralización, con
Internet han perdido valor. La tendencia es que las cosas se hagan donde se
necesita.

Vincular actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados.

Ubicar la capacidad de decisión, donde el trabajo se realiza e incluya controles
dentro del proceso.

Capturar la información una sola vez en la fuente. De esta manera se economiza
tiempo y esfuerzo y se evitan los eventuales errores que pueden surgir de tomar
varias veces un mismo dato.
PROPUESTA DE ESTRUCTURA FUNCIONAL
Se encargarán del soporte
de aplicativos de las unidades de negocio
Lidera todos los procesos
del Departamento
Coordinación
Asistente
Asesor soporte
Desarrolladores
Asesor mantenimiento
Se encargarán de analizar, desarrollar
e implementar las soluciones que permitan
integrar los aplicativos en el sistema
de información de las unidadesde negocio.
Se encargarán del mantenimiento
preventivo y correctivo en las unidades
de negocio,
incluidas las tiendas.
Capacitarán usuarios finales
Apoyo en temas de seguridad.
Ayuda en los procesos de la Coordinación.
Da soporte a la seguridad
informática e infraestructura de red
de las unidades de negocio
Aprendiz Mantenimiento
Se encargarán del mantenimiento
preventivo y correctivo en las unidades
de negocio, seran guiados y asesorados
por el asesor de mantenimiento
Cuando hablamos de estructura funcional no pretendemos cambiar el organigrama sino
reasignar, crear, modificar procesos apoyados en herramientas tecnológicas y mejores
prácticas que nos permita mejorar y abarcar las demás unidades de negocio de tal forma
que nuestro servicio como Departamento de apoyo no se vea afectado.
La estructura funcional también nos permite visualizar en una matriz DOFA y poder tomar
correctivos en caso de que se presente alguna novedad en nuestro funcionamiento y que
esto no afecte nuestros clientes internos y externos.
ARQUITECTURA PROPUESTA FUNCIONAL DE APLICACIONES
Reportes Directivos
Intranet
Minería de datos
DATAWAREHOUSE
CENTRAL
Yoyo
Rincco
Stop
Printco
Femas
Lavatecsa
Se diseñara un DataWarehouse central(Almacen de datos) el cual nos permitirá conectar
los servidores de las diferentes unidades de negocio y hacer una minería de datos en
diferentes aplicaciones como la Intranet, Access y Excel.
Después de la minería de datos se generaran reportes que permitan que los usuarios
visualicen la información de acuerdo a su perfil y que los directivos puedan hacer
seguimiento a los diferentes indicadores en cada una de las unidades de negocio.
PROPUESTA PROCESO FUNCIONAL DE MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD
Rincco
Printco
TIENDAS
Lavatecsa
Departamento Sistemas
Femas
Edificio industrial
Edificio Administrativo
Auditores
Lideres zona
Auxiliares Zona
El Departamento de sistemas realizará el mantenimiento preventivo en tiendas y edificios
de la organización, incluyendo las unidades de negocio.
En este mantenimiento se tendrán en cuenta las siguientes tareas:

Actualización sistema operativo.

Revisión seguridad equipos(antivirus, accesos).

Limpieza de discos.

Limpieza de memorias.

Limpieza equipos y periféricos.

Conexiones de red y cableado.

Revisión correo.

Depuración software.

Revisión acceso y manejo Internet.
PROPUESTA FUNCIONAL DE SOPORTE A USUARIOS
Herramientas Comunicación
Herramientas Comunicación
Rincco
Printco
Tiendas
Lavatecsa
Departamento Sistemas
Femas
Edificio Industrial
Edificio Administrativo
Auditores
Lideres de zona
Auxiliares de zona
Desde el Departamento de Sistemas prestaremos el servicio de soporte a las tiendas a
nivel nacional, los edificios de la organización incluyendo las unidades de negocio.
El servicio se prestará por diferentes canales:

Team Viewer(conexión remota a equipos)

Celular

Teléfono fijo

Correo electrónico

Un asesor visitará el usuario en su lugar de trabajo.