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Oficina de Control Interno
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PIEDECUESTA
PIEDECUESTANA E.S.P.
ACTUALIZACIÓN MECI 2014
FASE II DIAGNOSTICO
DECRETO 934 DE 2014
Piedecuesta, 2014
Oficina de Control Interno
1. INTRODUCCION:
El Gobierno Nacional, en procura del mejoramiento continuo, consideró necesario
Actualizar el MECI, con el fin de Modernizar y adecuar la herramienta de control
de la Administración Pública, a las normas y estándares internacionales, teniendo
en cuenta en otros aspectos que el modelo COSO “Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission”(referente Internacional) tuvo
modificaciones COSO II - 2004 y COSO III -2006. Adoptando los lineamientos
internacionales frente a la revisión y actualización de las normas técnicas.
Es por ello que el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP,
expidió el Decreto 943 de mayo 21 de 2014, por medio del cual se actualiza el
modelo estándar de Control interno – MECI, así como el Manual Técnico del
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, con el
propósito que se inicien a la brevedad posible las actividades contempladas en las
fases previstas del mencionado Decreto.
Por lo anteriormente expuesto la gran importancia que tiene para la Empresa
Municipal de Servicios Públicos de Piedecuesta E.SP. Realizar la actualización del
Modelo Estándar de Control Interno, con el propósito estar a tono con las
exigencias y ordenamientos propios de una exitosa gestión que redunden en
prácticas de buen gobierno, que conlleven transparencia y rendición de cuentas
del erario público y una mejor prestación de los Servicios Públicos Domiciliarios.
2. OBJETIVO
Dar cumplimiento en lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos
Reglamentarios números 2145 de 1999, en su artículo 8., inciso séptimo, y 1537
de 2011, por una parte, y de otra el Decreto No 1599 de 2005 y decreto 943 de
2014; y demás normas legales concordantes, la Empresa Piedecuestana de
Servicios Públicos elabora el documento diagnóstico, planeación según
recomendaciones contenidas en el Manual Técnico del Modelo Estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014.
Consolidar el Modelo Estándar de Control Interno dentro de la PDS E.S.P como
una herramienta de control que sirva para facilitar la implementación y
fortalecimiento de sus sistemas de control interno, asegurando razonablemente el
cumplimiento de sus Objetivos institucionales.
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3. ALCANCE
La actualización del Modelo Estándar de Control Interno inmersos en todos los
procesos de la PDS E.S.P. se encuentra constituido por:
Tres (3) procesos de Estratégicos denominado Direccionamiento Estratégico,
Gestión de la Comunicación y Gerencia General en el que se encuentran los
lineamientos de la Alta Dirección para garantizar el cumplimiento de los Objetivos,
Políticas y Estrategias que conlleven al desarrollo de la Misión, Visión de la entidad y
el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad de la
PDS E.S.P. para garantizar el enfoque al cliente en todos los procesos de la
Administración.
Tres (3) Procesos Misionales que contribuyen al logro de la Misión, a la razón de ser
de la Institución, entre los cuales encontramos, Acueducto que es la captación,
tratamiento y distribución del Agua, Alcantarillado que es el mantenimiento de la redes
y Aseo que es el Barrido, recolección y transporte de los residuos sólidos y reciclaje
en el Municipio.
Cuatro (4) Procesos de Apoyo los cuales proporcionan el soporte y proveen los
recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de los todos los procesos,
los cuales son Gestión Administrativa y del Talento Humano, Gestión de Financiera,
Gestión Comercial, Gestión Jurídica.
Dos (2) Proceso de Control Interno de Gestión, Medición y Análisis denominado
Control interno de Gestión, Medición y análisis , el primero compuesto por la Oficina
de Control Interno y el Área de Calidad, encargados de realizar el cual es el proceso
que permite monitorear periódicamente el desempeño de los procesos y tomar
decisiones objetivas de acuerdo a los datos obtenidos.
Figura 1. Mapa de Procesos.
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RESPONSABLES DE LOS PROCESOS Y AREAS DE LA ENTIDAD
ITEM
MAPA PROCESOS
PROCESO
LIDER DE PROCESO
AREA DE LA ENTIDAD
1
PROCESOS
ESTRATEGICOS
DIRECCIÓN
ESTRATEGICA
JUNTA
DIRECTIVA/GERENTE
GENERAL
Dirección de Planeación
2
PROCESOS
ESTRATEGICOS
GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
JEFE OFICINA DE PRENSA
Y COMUNICACIONES
Oficina de Prensa y
Comunicaciones
3
PROCESOS
ESTRATEGICOS
4
PROCESOS
MISIONALES
5
PROCESOS
MISIONALES
6
PROCESOS
MISIONALES
ASEO
7
PROCESOS DE
APOYO
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Y DE TALENTO
HUMANO
8
PROCESOS DE
APOYO
GESTIÓN
FINANCIERA
9
10
11
12
PROCESOS DE
APOYO
JUNTA
DIRECTIVA/GERENTE
GENERAL
DIRECTOR DE
ACUEDUCTO
PLANEACIÓN Y DIRECTOR
DE OPERACIONES
DIRECTOR DE
ALCANTARILLADO
OPERACIONES
GERENCIA
GENERAL
GESTIÓN
COMERCIAL
DIRECTOR DE
OPERACIONES
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO,
FINANCIERO Y
COMERCIAL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO,
FINANCIERO Y
COMERCIAL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO,
FINANCIERO Y
COMERCIAL
PROCESOS DE
GESTIÓN JURIDICA
GERENTE GENERAL
APOYO
CONTROL INTERNO
CONTROL
JEFE DE CONTROL
DE GESTIÓN,
INTERNO DE
INTERNO O QUIEN HAGA
MEDICIÓN Y
GESTIÓN
SUS VECES
ANALISIS
CONTROL INTERNO
DE GESTIÓN,
MEDICIÓN Y
ASESOR CALIDAD
MEDICIÓN Y
ANALISIS
ANALISIS
Tabla 1. Responsable por Procesos
Gerente General
Dirección de Planeación y
Planta de Tratamiento
Oficina de Redes
Dirección de Operaciones,
Áreas Supervisoras de
Barrido, Recolección y
Transporte
Dirección Administrativa y de
Talento Humano, Sistemas,
Sui, Archivo, Almacén,
Contractual
Dirección Financiera,
Contabilidad, Presupuesto,
Tesorería, Cobro Coactivo
Dirección Comercia,
Coordinación Comercial,
Facturación, Coordinación
PQR, Matriculas, AntifraudeIANC
Oficina Jurídica
Oficina de Control Interno
Oficina de Calidad
Oficina de Control Interno
4. ANTECEDENTES
4.1 FUNDAMENTO LEGAL
Figura 2. Marco Conceptual Fundamento Legal
Ley 87 de 1993: por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se define el Control Interno como un
sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes,
métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información
y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u
objetivos previstos.
Decreto 2145 de 1999: Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de
Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden
Nacional y Territorial. Y se da la definición del Sistema Nacional de Control Interno
como el conjunto de instancias de articulación y participación, competencias y
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sistemas de control interno, adoptados en ejercicio de la función administrativa por
los organismos y entidades del Estado en todos sus órdenes, que de manera
armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, fortalecen el cumplimiento cabal y
oportuno de las funciones del Estado.
Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno
para el estado colombiano, indica que el establecimiento y desarrollo del Sistema de
Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el
artículo 5º de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la
entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las
entidades y organismos, así como de los demás uncionarios de la respectiva entidad.
Decreto 2913 de 2007, considera que el Modelo Estándar de Control Interno y el
Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como
propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones
públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la
responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por
lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario;
Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario unificar el término señalado
en el Decreto 2621 de 2006 para implementar el Modelo Estándar de Control Interno,
con el plazo dado en la Ley 872 de 2003 para el Sistema de Gestión de la Calidad;
Circular No. 1000-002-07 (22-enero-2007) del Departamento Administrativo de la
Función Pública, expresa que como la implementación del Modelo Estándar de
Control Interno MECI y la Norma Técnica de Calidad son procesos paralelos, es
recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se
responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos
y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional.
Resolución No 027 de 2002: En la cual se creó el Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno de la Entidad.
Resolución No 068 de 2007, adopta el Modelo Estándar de Control Interno.
Resolución No 032 de 2008 difunde a todos los niveles de la Entidad el
Sostenimiento y Desarrollo del control Interno.
Resolución No 067 de 2013: se modifica las resolución No 027 de 2002, 068 de
2007 y 032 de 2008 y crea y organiza el Modelo Estándar de control interno MECI
1000:2005, en la PDS E.S.P.
Decreto 943 de 2014: Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno
– MECI.
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4.2 ESTRUCTURA INICIAL Y ACTUAL DEL MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO – MECI
El propósito del Modelo Estándar de Control Interno MECI es proporcionar una serie
de pautas o directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y
seguimiento en las entidades de la administración pública, facilitando el desarrollo del
Sistema de Control Interno. Estructura, que permite ser adaptada de acuerdo con la
naturaleza de las mismas, organización, tamaño y particularidades, con el fin de
identificar claramente los roles y responsabilidades de quienes liderarán y participarán
activamente en el proceso.
Los siguientes gráficos que a continuación se muestran permiten observar los
cambios sufridos en la actualización de la nueva estructura del MECI frente al modelo
Inicial
Grafica 1 MECI Inicial y Actualizado
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Grafica 2 Cambios Estructura MECI
Se suprime la forma gráfica anterior (De los tres (3) Subsistemas, los nueve (9)
Componentes y los veintinueve (29) elementos) a un modelo más sensible a la
gestión institucional de dos (2) módulos de control (módulo de control de planeación y
gestión y módulo de Control de evaluación y seguimiento) seis (6) componentes y
trece (13) elementos. Por otra parte se crea dentro de esta nueva estructura un eje
transversal al modelo como es el de "información y comunicación".
Dos (2) módulos:
 Módulo de Control de Planeación y Gestión
 Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento
Seis (6) componentes:
 Talento Humano
 Direccionamiento Estratégico
 Administración del Riesgo
 Autoevaluación Institucional
 Auditoría Interna
 Planes de Mejoramiento
Trece (13) elementos:
 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos
 Desarrollo del Talento Humano
 Planes, Programas y Proyectos
 Modelo de Operación por Procesos
 Estructura Organizacional
 Indicadores de Gestión
 Políticas de Operación
 Políticas de Administración del Riesgo
 Identificación del Riesgo
 Análisis y Valoración del Riesgo
 Autoevaluación del Control y Gestión
 Auditoría Interna
 Plan de Mejoramiento
Un (1) eje transversal enfocado a la información y comunicación
Oficina de Control Interno
FASE I
CONOCIMIENTO
ACTUALIZACIÓN
MECI
FASE II DIAGNOSTICO
Las entidade3s deberan identificar los principales cambios surtidos
en el proces doe actualizacion, (Anexo 4) y realizar una
autoevaluacion con respecto al estado del Sistema en la Actualidad,
esto con el fin de establecrer lo que e ha adelantado en la
implementacion, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado
segun sea el caso. Para tal efecto, se propone el formato de
autoevaluacion anexo, en el que identifica los productos minimos
de cada uno de los elementos de control que resultan de la
actualizacion del Modelo, y se podra valorar el estado en que se
encuenta. Lasentidades podran adaptar el Formato a sus necesides y
a las particularidades de la organizacion. Esta actividad debera ser
ejecutada por el responsable del proceso invlucardo con cada uno
de los aspectos refernciados en el modelo. La evaluacion y revision
al cumplimiento de esta fase, le corresponde a las Oficinas de
Control Interno o quien haga sus veces.
en esta fase deberan realziar un listado de actividades, producto del
diagnostico realizado, para t al efecto se propone un formato de
plan de trabajo que se encuentra en el anexo 5, en el que se
incluyen las actividades minimas que deben realizarse, las
entidades pdoran desagregarlas segun los resultados obetnidos y
PLANEACION DE priorizar las accinoes segun el estado en que se encuentre el
FASE
LA
Modelo. Se debe etner en cuetna que la responsablidad de la
III
ACTUALIZACION ejcucucion de las activiades debe reacaer en los cargos y no en las
personas, esto con el fin de que se garantice la continuidd del
proceso de actualizacion, sin que incidan los cambios
organizaciones. Se podra utilizzr tableros de Control, cronogramas, o
similares para tener un mayor seguimiento al cumplimiento de esta
fase.
Se lelvara a cabo las acciones definidas en el plan de actulaizacion, y
se realizaran los seguimientos necesarios para tomar los correctivos
que permitan llevar a cabo la actualizacion. Estos seguimientos se
FASE EJECUCION Y
realizaran con la periodicidad que las entidades determinen segun
SEGUIMIENTO
IV
el resultado del diagnostico y la priorizacion de las acciones, de tal
manera que se tengan los controles necesarios para culminar el
proceso.
Se dara a conocer los resultados finales de la actualziacin, se
mostraran los productos realizados, y se realizara un nuevo balance
con el fin de efectuar una comparacion con el diagnostico inicial,
FASE V CIERRE
que permita evidenciar los cambios que se surtieron para la
actuaizaicon MECI. asi mismo, deberan realizarse jornadas de
actualizacion para garantizar que los servicores publicos conozcan
los cambios y comiencen su aplicacion.
6. DESARROLLO
6.1 Aplicación del Diagnostico
(Anexo No 04 recomendado por le DAFP en el MANUAL DE ACTUALIZACION MECI
2014 Fase 02 Matriz Diagnostico MECI. XLS).
En esta fase, se identificaron los principales cambios surtidos en el proceso de
actualización y se realizó una autoevaluación y/o Diagnostico con respecto al estado
JULIO 2015
JUNIO 2015
ABRIL 2015
Hacer la lectura, con el fin de comprender la dimension de los
cambios que se realizan y efectuar las sesibilizaciones necesarias al
inerior de la entidades, para que los servidores publicos conozcan
de manera general la actualizacion del Modelo.
MAYO 2015
MARZO 2015
FEBRERO 2015
DICIEMBRE
ENERO 2015
OCTUBRE
NOVIEMBRE
SEPTIEMBRE
JULIO
ACTIVIDADES A REALIZAR
AGOSTO
DESCRIPCION
DE LA FASE
JUNIO
No FASE
5. PLAN DE TRABAJO ACTUALIZACION MECI
Oficina de Control Interno
actual del Sistema en la Empresa PDS E.S.P, esto con el fin de establecer lo que se
ha adelantado en la implementación, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado
según sea el caso.
Para tal efecto, se aplicó el formato denominado en el Manual de Actualización de
MECI 2014, Anexo No 4. El cual se utilizó como herramienta de diagnóstico donde se
identifican los productos mínimos de cada uno de los elementos de control que
Resultan de la actualización del Modelo, y se podrá valorar el estado en que se
encuentra y así mismo se tener encuentra los concejos de practica recomendado en
dicho manual.
6.2 Análisis del Diagnostico
% Documentado
no
% En proceso
si
% No existente
Lo que se
encuentro
Documentad
o esta
Revisado
Actualizado
Documentado
Se encuentra en Proceso
No existen
Elemento control
Total Productos Mínimos
Requeridos
Basados en el diagnóstico y revisados cada uno de los productos mínimos que se
Solicitan en el anexo 4 del Manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno
para el estado colombiano MECI 2014 del DAFP, se puede verificar que de los 63
productos mínimos exigidos para cada uno de los 14 elementos de control, el estado
actual es:
Acuerdos
compromisos y
protocolos Éticos
3
0
1
2
2
0%
33%
7
0
1
1
88%
0%
Observación
33% está en proceso y el
67% documentado
El 67% de este
elemento se encuentra
revisado y/o
actualizado
88% no existe y el 13%
está documentado
100% de este elemento
debe ser construido,
revisado y/o
actualizado
67%
Desarrollo del Talento
Humano
8
Estado
13%
60% no existe, 20% está
en proceso y el 20% está
documentado
Planes, programas y
proyectos
5
3
1
1
1
60%
20%
20%
14% no existe, 71% está
en proceso y el 14% está
documentado
Modelo de operaciones
por procesos
7
1
5
1
1
14%
71%
14%
Estructura
organizacional
100% está documentado
1
0
0
1
1
0%
0%
100%
El 80% de este
elemento debe ser
construido, revisado
y/o actualizado, solo el
20% esta revisado y/o
actualizado
85% de este elemento
debe ser construido,
14% revisado y/o
actualizado, solo el
14% esta revisado y/o
actualizado
100% de este elemento
debe ser actualizado
y/o revisado
Oficina de Control Interno
Indicadores de Gestión
2
2
0
0
100%
0%
2
0
0
100%
0%
0
5
0
0%
100%
4
1
0
80%
20%
0
0
5
5
0%
0%
0
0
2
2
0%
0%
5
3
1
1
56%
33%
4
1
0
80%
20%
TOTAL
63
1
29
1
18
2
16
2
14
25%
2
46%
25%
29%
100% está documentado
100% de este elemento
esta revisado y/o
actualizado
100% está documentado
100% de este elemento
esta revisado y/o
actualizado
56% no existe, 33% está
en proceso y el 11% está
documentado
89% de este elemento
debe ser construido y
el 11% ya está revisado
y/o actualizado
80% no existe, 20% está
en proceso
80% de este elemento
debe ser construido y
el 20% actualizar
25% no existe, 25% está
en proceso y el 50% está
documentado
50% de este elemento
debe ser construido y
el 50% ya está revisado
y/o actualizado
EN GENERAL EL 46% De
elementos del MECI no
existen, 29 están en
proceso de construcción
y el 25% solo está
documentado
EN GENERAL EL 75%
de todos los
elementos del MECI
deben ser construido,
revisado y/o
actualizado, solo el
25% Está
documentado,
revisado y/o
actualizado
0%
Sistemas de
Información y
comunicación
4
80% de este elemento
debe ser construido y
el 20% actualizar
11%
Información y
Comunicación Interna
5
80% no existe, 20% está
en proceso
100%
Información y
Comunicación Externa
9
100% debe ser
revisado
100%
Planes de
Mejoramiento
2
el 100% esta proceso
0%
Auditoria Interna
5
100% de este elemento
debe ser construido
0%
Autoevaluación
Institucional
5
100% no existe
0%
Administración del
Riesgo
5
100% de este elemento
debe ser construido
0%
Políticas de Operación
2
100% no existe
50%
25%
6.3 Identificación de los Puntos Críticos
Una vez realizado el análisis al Modelo Estándar de Control Interno de la Empresa
Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta, se puedo evidenciar
que existen un alto porcentaje de elementos que se deben fortalecer los mecanismos
de evaluación y revisión, y otros que deben generarse los productos necesarios para
cumplir con los requisitos exigidos para la actualización del MECI, para lo cual la
Oficina de Control Interno
entidad está trabajando y se implementaran acorde a las actividades que deben
establecerse en la Fase No.3 de Planeación de la Actualización.
o Desarrollo del Talento Humano: este elemento es uno de los más
importantes de la entidad, ya que requiere de manera urgente se efectué la
actualización del Manual de Funciones y así mismo que la entidad realice un
proceso de Modernización de una planta de personal que le permite tener
continuidad en los procesos, ya que actualmente un 97% del personal que
labora en esta entidad, son contratistas y la oficina en la cual recae el recurso
humano, que es la Dirección Comercial Administrativa y Financiera en esa
área recaen tres procesos de vital importancia para la entidad.
o Planes, Programas y Proyectos: este elemento está ligado a la misión y
visión de la institución y al cumplimiento al Plan de Gestión, el cual evidencia
una alta debilidad, ya que no cuenta con procesos documentados, por lo que la
entidad no hace un debido seguimientos a la ejecución y seguimiento que se
realiza a cada uno de sus programas, metas e indicadores.
La entidad debe prestar vital importancia a estos dos elementos ya que son una base
fundamental, para el logro de los objetivos institucionales de la entidad, igualmente
dejar precedente que la mayoría de los elementos se encuentran en alto punto crítico,
las acciones a realizar serán evidenciadas en el Plan de Tareas y actividades a
realizar, según lo reportado por cada área.
6.4 Identificación de Victorias Tempranas
Una vez realizado el análisis al Modelo Estándar de Control Interno de la Empresa
Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta, se logra identificar que
existen unos elementos de control los cuales presentan fortalezas al estar
documentados y revisados recientemente, los cuales los podemos evidenciar así:
o Auditoria Interna: este elemento es uno de los más estructurados, debido a
que se documentó el procedimiento de Auditoria Interna y así mismo todo lo
concerniente a Plan de Auditorias.
o Planes de Mejoramiento: este elemento está revisado y actualizado, debido a
que se documentó y se elaboraron los formatos para el debido seguimiento a
los planes de mejoramiento de Auditoria Interna y Externa.
Oficina de Control Interno
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano
MECI 2014, Bogotá, D.C., Mayo de 2014.
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2003.
 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de
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de programas. Bogotá, D.C., 2003.
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 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía
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Metodológica para la elaboración de los Acuerdos de Gestión. Bogotá, D.C.,
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 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía
Modernización de entidades públicas. Bogotá, D.C., septiembre de 2002.
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
Readaptación laboral: lineamientos de política y guía de ejecución. Bogotá,
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Nacional de Formación y Capacitación: Actualización. Bogotá, D.C., 2003.
Oficina de Control Interno
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de la calidad en el sector público.
 NTC 5254, Gestión del Riesgo dentro del proceso de Auditoría Interna.