Circular 3 - Archivo Nacional de Costa Rica

Sr. /Sra
«NombreCompleto»
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Notario (a)
Estimado señor/ señora:
Reciba un cordial saludo del Archivo Nacional de Costa Rica. Nos complace entrar en contacto con usted por este medio. En esta
ocasión le escribimos con el fin de informarle algunos asuntos relevantes alrededor del tema de la presentación de índices y
atención al público en el Archivo Notarial.
Adjunto a esta nota encontrará el Reglamento para la presentación de Índices para su estudio y aplicación.
Link: http://www.archivonacional.go.cr/pdf/reglamento_presentacion%20_indices.pdf
Dado que la experiencia nos ha permitido determinar cuáles son los errores más frecuentes por los que no se acreditan los índices,
a continuación se los detallamos:
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Omisión de dación de fe o formulario informando lo
exigido por el artículo 97 del Código Notarial.
No pago del timbre de Archivo.
Omisión de la declaración jurada (artículo 8, inc b) del
Reglamento respectivo)
Omisión de la copia del testamento cuando
corresponde.

Presentación de adicionales fuera del plazo. (artículo 8,
inc b) del Reglamento respectivo)



Índice presentado anteriormente.
Índice presentado antes de que inicie el plazo de ley.
Notario suscrito a Index y lo presenta en formato
tradicional.
Cuando el índice es presentado in situ, la revisión se hace de inmediato y se adjunta una lista de chequeo en la que se señalan los
errores u omisiones detectadas.
Los índices enviados por correo postal certificado declarado, son revisados en el momento en que el documento ingresa al
Archivo Notarial y no se acreditan aquellos que incumplen con los requisitos exigidos en la legislación vigente. Con el fin de
facilitar la corrección de errores, adjunto encontrará un cuadro que les permitirá conocer la forma de corrección, según el medio
de presentación del índice.
Link: http://www.archivonacional.go.cr/pdf/tabla_correccion_errores_2014.xls
Además, le recordamos que además, el índice puede presentarse en forma electrónica a través del sistema Index. Este le evita al
usuario el traslado al Archivo Nacional y la respectiva fila. Mediante Index se pueden aprovechar las siguientes ventajas: el
documento se puede presentar remotamente desde cualquier parte del mundo donde haya conexión a Internet, incluyendo días
inhábiles, evita la comisión de errores al estar normalizado y se puede disfrutar de una atención personalizada a pesar de la
distancia.
La Junta Administrativa y la Dirección General del Archivo Nacional han tomado medidas para reducir los tiempos de espera en la
presentación de índices in situ, de tal manera que próximamente se instalará un buzón, en el cual podrá depositar el índice bajo
responsabilidad del notario. Las regulaciones para este nuevo medio de presentación se comunicarán oportunamente.
Archivo Nacional: memoria  transparencia  identidad
Tel: (506) 2283-1400 Fax: (506) 2234-7312 Apartado Postal 41-2020, Zapote, Costa Rica
Correo electrónico ancost@ice.co.cr / www.archivonacional.go.cr / www.mcjd.go.cr
Finalmente, es importante comentarles que la Institución ha realizado esfuerzos para que la Autoridad Presupuestaria autorice la
creación de plazas y con ello mejorar la prestación del servicio; no obstante las gestiones no han sido exitosas.
Atentamente
Archivo Nacional de Costa Rica
Por favor no responda este correo
Archivo Nacional: memoria  transparencia  identidad
Tel: (506) 2283-1400 Fax: (506) 2234-7312 Apartado Postal 41-2020, Zapote, Costa Rica
Correo electrónico ancost@ice.co.cr / www.archivonacional.go.cr / www.mcjd.go.cr
Archivo Nacional: memoria  transparencia  identidad
Tel: (506) 2283-1400 Fax: (506) 2234-7312 Apartado Postal 41-2020, Zapote, Costa Rica
Correo electrónico ancost@ice.co.cr / www.archivonacional.go.cr / www.mcjd.go.cr