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CO-PCS-001
PROCESO GESTION COMPRAS Y CONTRATACION
VERSIÓN: 02
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PROCESO:
Gestion Compras y contratacion
LÍDER DE PROCESO: Director administrativo
OBJETIVO:
Adquirir bienes y servicios para la Cámara de Comercio de Girardot cumpliendo con las especificaciones requeridas en el momento oportuno, en las cantidades requeridas, en el lugar indicado y con precios favorables.
ALCANCE:
Parte de los requerimientos de bienes y servicios de los diferentes procesos hasta la evaluacion del proveedor.
ACTIVIDADES DE TRANSFORMACIÓN (Planear - Hacer)
PROVEEDORES
DEL PROCESO
ENTRADAS DEL
PROCESO
Todos los procesos
Requerimiento de
insumos y/o servicios
Elaborar el presupuesto
gastos e inversion
Personal competente y
ambiente de trabajo
adecuado
Calendario de
vacaciones
Definir los criterios de selección,
evaluación, y reevaluación de
proveedores.
Definir
Los
productos
y/o
servicios críticos.
Gestión calidad
Documentos y registros
controlados
Realizar evaluación e incluir los
proveedores aptos en el Listado
Maestro de Proveedores.
Gestión sistemas e
información
Redes y equipos en alto
rendimiento
Proceso gestión
talento humano
Gestión talento
humano
Gestión Mantto y
Serv. Grales,
sistgemas e
información
Gestión control
interno
Cronograma
mantenimiento de equipos
Cronograma de
mantenimiento preventivo
Informes de auditoria,
informes de seguimiento
y evaluación
Direccionamiento
Estrategico
Gestion Gerencial
Asignación de recursos
Gestión contable y
financiera
Proveedores de
bienes y servicios
Entes
gubernamentales
Información contable y
financiera actualizada
Presupuesto y ejecución
presupuestal
Registro de proveedores
Normatividad vigente
Asesor juricdico
externo
Conceptos juridicos
Gestión
mantenimiento y
serc. Grales.
Infraestructura física
adecuada
ACTIVIDAD
P.H.V.A
RESPONSABLE
P
Lideres de Procesos
P
Director administrativo,
Lideres de procesos
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
P
Director administrativo,
Lideres de procesos
H
Director administrativo,
Lideres de procesos
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
"Formato de inscripción de proveedores" CO-FRT001
H
Lideres de Proceso
H
Analizar cotizaciones y elaborar
actas de selección (cuando
aplique).
Gestionar aprobación por parte
de la Presidencia Ejecutiva
de
Elaborar requisición (Diligenciar
formato).
Solicitar cotizaciones a los
proveedores del Listado Maestro
de Proveedores y de acuerdo al
Manual de Contratación.
Elaborar contrato o compromiso
de compra
Verificar
cumplimiento
de
requisitos para la contratacion
por parte del proveedor
Realizar
la
compra
o
Perfeccionamiento y Legalización
del contrato.
Verificar ell producto o servicio
suministrado por el proveedor
cumple con los requisitos
previamente establecidos
Designar responsabilidad del
elemento de propiedad, planta y
equipo
Una vez se solicite Salida de
Materiales, diligenciar el formato
correspondiente.
DOCUMENTOS
Elaboración del presupuesto
SALIDAS DEL
PROCESO
Bienes y servicios
comprados o
contratados
CLIENTES DEL
PROCESO
Todos los procesos
Solicitudes de
elaboración,
Gestión Calidad
modificación y /o control
de documentos
Cuenta de cobro o
facturas con los
soportes
Gestion Contable y
financiera
"Requisición" CO-FRT-002
compromisos programa gestion contable y
segapress
financiera
Director administrativo y
líderes de proceso
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
Asignación de
Colaboradores
responsables de activos
camara
fijos
H
Director administrativo
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
Solicitud de soporte
tecnico, de red o
matenimiento
H
Director administrativo,
Presidencia Ejecutiva
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
H
Director administrativo,
Lideres de procesos
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
V
Director administrativo
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
H
Director administrativo,
Lideres de procesos
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
V
Director administrativo,
Lideres de procesos
"Procedimiento de compras y contratacion" COFRT-001
H
Director administrativo
No aplica
H
Aux. II archivo
administrativo
Salida de almacen general (Documento generado
por el sistema contable)
Gesstión sistemas e
información, mtto y
serv grales
"Acciones correctivas y
Gestión gerencial,
preventivas" GC-FRTgestión de calidad
011
Producto o servicio no
Gestión calidad.
conforme
Requerimientos
vinculación,
desvinculación y
competencia del
personal
Gestión talento
humano
Novedades de personal
(permisos,
incapacidades,
vacaciones)
Informes de gestión
Gestión Gerencial.
Tablero Indicadores de
calidad. GC-OTR-005
Gestión calidad.
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CO-PCS-002
PROCESO GESTION COMPRAS Y CONTRATACION
VERSIÓN: 02
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RECURSOS NECESARIOS PARA LA TRANSFORMACIÓN
RECURSOS
Humanos: Director administrativo, Asesor Juridico,
Tesorera, Contador, Asistente de Contabilidad, Auxiliar II
de archivo administrativo.
QUÍEN LOS SUMINISTRA
Gestión talento humano y gestión compras y contratación
Físicos infraestructura física addecuada.
Gestión compras y contratación, gestión mantenimiento y ss
grales.
Técnicos y Tecnológicos: Ofimáticos, Hardware,
software, Internet, red LAN.
Gestión compras y contratación, gestión sistemas e
información.
REQUISITOS DE LA NORMA
REQUISITOS DE LA EMPRESA
Reglamento interno de trabajo, estatutos, reglamento de
higiene y seguridad industrial, manuales de procedimientos,
manual de funciones y descripción de cargos.
ACTUAR
VERIFICAR
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
RESPONSABLE
DOC./REG. SOPORTE
Evaluacion y
reevaluacion de
proveedores
Director administrativo,
Lideres de proceso
Indicadores de gestión y
calidad; registro de
evaluacion y
reevaluacion de
proveedores
REQUISITOS LEGALES
ISO 9001: 4.1. - 4.2.3. - 4.2.4. - 5.3. - 5.4. - 5.4.1. - 5.6.2. 7.4.1. - 7.4.2. - 7.4.3. - 8.2.2. - 8.2.3. - 8.3. - 8.4. - 8.5.1. 8.5.2. - 8.5.3.
• Implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora derivada del seguimiento y la medición del proceso
Constitución política de Colombia, Código de
Comercio, Circular X SIC, Ley 23 de 1982.