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AVISO AL VIAJERO
MEDIDAS DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS EN CARLSON WAGONLIT
TRAVEL
Carlson Wagonlit Travel (CWT) es una compañía de gestión de viajes especializada en viajes de negocios que
diseña, pone en práctica y desarrolla programas de gestión de viajes de empresa para sus clientes. CWT ha
recibido una solicitud de prestación de servicios de viajes de negocios y otros servicios relacionados con viajes
de su empresa, de la que usted es empleado, contratista o pasajero acompañante. Actuando como tal, CWT
recopila, procesa y protege los datos personales que usted o su empresa facilite, así como otros datos
relacionados
con
viajes.
Estos
datos
incluyen
información
utilizada
para
efectuar
sus reservas, emitir documentos de viaje, enviar facturas y elaborar informes.
Datos recopilados
Los datos recopilados sobre usted incluyen nombre, dirección, correo electrónico, destinos de viaje, planes de
viaje y perfil de viaje (incluyendo datos de preferencias de asiento, datos de contacto en caso de emergencia,
nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo, números de identificación de empleado, datos de tarjetas de crédito
e información sobre pasaportes y visados). Los datos de viaje podrán incluir también "información sensible"
facilitada por usted a CWT, como información médica, preferencias de comida, etc. CWT trata sus datos de
viaje según lo requiera su destino de viaje.
Almacenamiento, tratamiento y acceso a los datos
Principalmente usted facilita sus datos a CWT rellenando su perfil de viaje en CWT Portrait, una herramienta
exclusiva de CWT, o su empresa facilita los datos a CWT a partir de fuentes de datos que podrían requerir
información adicional por su parte. CWT también puede obtener los datos de su perfil a través del proveedor
de la herramienta de reserva online, en cuyo caso CWT duplica su perfil en CWT Portrait para prestar los
servicios de viaje solicitados. Si usted facilita "información sensible", CWT necesitará su consentimiento
expreso para poder tratarla. Si CWT necesita obtener dicho consentimiento, podrá pedirle que se conecte a
CWT Portrait para que dé su consentimiento o lo preste por otros medios.
Usted podrá autorizar a otra persona para que acceda a su perfil, en cuyo caso dicha persona podría acceder a
la información de su perfil y editarla, incluida cualquier información sensible. Sus datos (entre ellos, sus
preferencias de comida y sus requisitos médicos a la hora de viajar) se tratan durante todo el proceso de
reserva del viaje y figuran en varios documentos: al efectuarse una reserva, se crea un registro de la reserva
(conocido como Registro de Nombre de Pasajero o PNR, por sus siglas en inglés), se emite un itinerario y
pueden facilitarse otros documentos de viaje. CWT almacena sus datos en CWT Portrait y en los PNR, así como
en otras herramientas CWT seleccionadas por su empresa. Asimismo, los datos se almacenan en sistemas
administrativos internos de contabilidad y generación de informes a efectos de conciliación, notificaciones y
mensajería.
Transferencia de datos
Como parte de la gestión de sus reservas de viaje o la prestación de servicios de viaje a su empresa, CWT
podrá transferir datos:
a todo CWT y sus filiales, empresas conjuntas y socios internacionales fuera o dentro de su país (incluso
fuera de la UE) para poder prestar servicios de viaje como reservas online de última hora, emisión de billetes
de avión y solicitudes de asistencia técnica, así como a efectos de detección para dar cumplimiento a lo
establecido en la ley;
a diversos proveedores de servicios de viaje, como aerolíneas, hoteles, compañías de alquiler de coches,
compañías de herramientas de reserva online y proveedores de control de seguridad y protección, así como a
sistemas de reserva por ordenador;
a gobiernos y organismos públicos encargados de velar por el cumplimiento de la ley cuando sea necesario
con respecto a vuelos u otros servicios de viaje;
a su empresa, previa solicitud, como parte de la elaboración de informes de gestión;
a terceros, dentro o fuera de su país (incluso fuera de la UE), para crear y enviar itinerarios de viaje a través
del registro en CWT o en un tercero, para consolidar y conciliar los gastos de viaje, realizar cobros, prestar
servicios de emergencia y auditar servicios de CWT (previa solicitud de la empresa);
a y desde bases de datos de CWT situadas en varios países, bases de datos de proveedores de servicios
externos que prestan servicios a CWT (como plataformas administrativas, informáticas y tecnológicas para las
herramientas, las telecomunicaciones y los servicios de pago de CWT) en conexión con los servicios de gestión
de viajes.
Para viajar, sus datos serán facilitados a proveedores de viajes externos, tales como hoteles, aerolíneas y
operadores ferroviarios. CWT no se hará responsable de los actos o prácticas de dicho proveedor de viajes
externo al que se faciliten los datos para que le preste los servicios de viaje que solicita. En determinadas
circunstancias, es posible que su legislación de protección de datos local no le permita solicitar compensación
si el proveedor de viajes se encuentra fuera de su país.
CWT asume que los viajeros y sus empresas facilitan información correcta y actualizarán sus perfiles de viaje
cuando sea necesario. Puede consultar y actualizar en cualquier momento su propio perfil de viaje en CWT
Portrait. Tenga en cuenta que si no permite a CWT almacenar y tratar sus datos, CWT no podrá prestar los
servicios de viaje a su empresa y a usted. Si utiliza los servicios de CWT para efectuar una reserva en nombre
de un acompañante, p. ej., su cónyuge, CWT asume que ha obtenido el consentimiento del acompañante.
De forma periódica, CWT podrá contactar directamente por correo electrónico con empresas o viajeros con el
objeto de facilitarles datos esenciales para prestar sus servicios o proporcionarles información actualizada
sobre diferentes ofertas de productos. Usted tendrá la opción de darse de baja para no recibir correos
promocionales en cualquier momento (siguiendo las instrucciones del correo promocional).
Para obtener información adicional sobre protección de datos, consulte la Política de confidencialidad y
protección de datos de CWT, disponible en el sitio web de CWT: www.carlsonwagonlit.com/en/dataprotection.
CWT Global B.V. es la entidad encargada de la protección de datos. Si tuviera cualquier pregunta sobre el
tratamiento, almacenamiento, transferencia o uso de sus datos personales o sobre cómo oponerse al
tratamiento de sus datos personales (incluidos el acceso, la rectificación, la cancelación o la oposición), puede
contactar con CWT Global B.V. en [email protected]. CWT Global B.V. atenderá y responderá a
cualquier consulta a la mayor brevedad posible.
CWT Global B.V.
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