GESTIÓN DE COSTES Cómo rentabilizar la gestión de facturas: enfoque práctico ➜ LA EMPRESA TELIA MANEJA ANUALMENTE 300.000 FACTURAS. PARA AGILIZAR SU PROCESO DE GESTIÓN OPTÓ POR INSTALAR UN SISTEMA DE MANIPULACIÓN DE FACTURAS AUTOMATIZADO. CON ELLO HA CONSEGUIDO REDUCIR COSTES EN UN 40%. JULIA KLINGSPOR Marketing Manager de ReadSoft Ficha técnica E n este artículo describiremos cómo se realiza la gestión de facturas de proveedores en muchos entornos empresariales, y explicaremos los costes asociados al proceso de gestionar una factura de proveedor. Además, mostraremos cuáles son las opciones disponibles en el mercado para hacer este trabajo más eficaz y así ahorrar los costes importantes que suponen. Finalmente, comentamos como el ebusiness ha hecho progresar estas herramientas y que evolución se puede esperar en los próximos años. Queremos ilustrar uno de esos problemas ocultos que muchos departamentos financieros se ven obligados a aceptar por desconocimiento de posibles soluciones. Comentaremos qué posibilidades existen hoy en día para racionalizar la tarea de procesar una factura desde la recepción hasta su pago. También ➜ Autor: Klingspor, Julia Título: Cómo rentabilizar la gestión de facturas: enfoque práctico Fuente: Estrategia Financiera nº 180. Enero 2002 Localización: 2 / 2002 Resumen: Los costes asociados a la gestión de facturas de los proveedores son muy elevados. Actualmente existen herramientas que permiten no sólo reducir su gasto de gestión, sino también el proceso y el personal necesario. Este artículo muestra cómo es el proceso habitual de manejo, cómo puede mejorarse con los actuales sistemas de procesamiento y los resultado que se obtienen. Descriptores: Gestión de costes, reducción de costes, administración, caso práctico, gestión de facturas, relación con proveedores. • 12 mostraremos los beneficios que se obtienen con un mejor funcionamiento del departamento financiero y la reducción de trabajo resultante de una automatización de la introducción de datos. GESTIÓN DE FACTURAS Las facturas reflejan el flujo de mercancías y servicios en una organización. Todos los días el departamento financiero de su empresa recibe facturas de proveedores, las cuáles tienen que seguir una serie de pasos hasta que pueden ser pagadas y archivadas. El hecho de que la mayoría sean recibidas por correo en formato papel genera mucho trabajo para las empresas que tienen que dedicar un gran número de recursos en el proceso de clasificación, copiado, búsqueda de documentos relacionados y archivo de las facturas. La trayectoria de una factura es larga y tediosa. Desde su recepción tiene que pasar por varias manos. Primero ha de ser clasificada y pre-registrada manualmente. Después, se comprueba si coincide con el pedido o con los albaranes. Entonces comienza el viaje de la factura o sus fotocopias por varios departamentos para dar el visto bueno, hasta que la factura finalmente es aprobada y puede ser contabilizada. En el departamento financiero tienen que introducir los datos en el sistema contable. Si todo está en orden el responsable dará la orden de pago. El último paso en este proceso, es el archivo de la factura, almacenándose hasta el día en que alguien necesita realizar una consulta accediendo nuevamente al documento físico para realizar una verificación o control. Antes de conocer qué posibilidades existen en el mercado para automatizar este proceso, vamos a analizar los costes implicados, para su- Nº 180 • Enero de 2002 brayar la importancia de una eficaz gestión de facturas de proveedores. ¿CUÁL ES EL COSTE REAL DEL PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA? “Mucho tiempo, dinero y trabajo”, diría cualquiera que trabaja en un entorno financiero o de contabilidad. La gestión de facturas es un trabajo tedioso y costoso y el departamento financiero de cualquier gran empresa podría fácilmente obtener datos que lo demuestran. Además, existen una serie de factores escondidos que a veces se olvidan y que también suponen un coste importante para las empresas, como el tiempo de trabajo que implica la gestión de incidencias de todo tipo, búsqueda de una factura duplicada, un error humano, etcétera. Analicemos los siguientes ejemplos: Tiempo de proceso El tiempo de proceso de una factura (recepción, control, aprobación, contabilización y archivo de la misma) se puede estimar en 15-20 minutos (hay facturas que se despachan en un minuto y otras que pueden llevar varios días)1. Si una empresa recibe un promedio de 100 facturas al día tardará aproximadamente unos 1.700 minutos en gestionarlas, que representan 23 horas, por lo que necesitará unas 5 personas para hacer el trabajo durante una jornada de trabajo. Si incluimos los errores humanos que pueden ocurrir, podemos añadir más retraso y un aumento de los costes. Coste de proceso Según la asociación finlandesa The Nordic eINVOICE Consortium, el coste para procesar una sola factura B2B alcanza aproximadamente los 30 euros, incluyendo tanto el coste para el proveedor que suministra la factura como para la empresa que la recibe. El coste de procesar la factura recibida representa, según ellos, un 80% de esta cifra. Otro estudio de 1997 elaborado por el instituto estadounidense IOMA (Institute of Managment and Administration) concluyó que “el coste promedio para el pago de una factura alcanza los 16,54 dólares. Esta cifra puede parecer muy alta pero un 7% de las empresas estudiadas calcularon un coste de procesamiento y chequeo por cada factura de Se estima que el tiempo normal para procesar una factura es de 15 a 20 minutos y el costo para procesar una factura B2B asciende a 30 euros 50 dólares. Al suprimir estas empresas del estudio llegaron a un promedio de 10.55 dólares por factura. En España se estima que el coste del procesamiento de una factura está entre 12 y 18 euros. En resumen, los costes de proceso de una factura de proveedor son muy elevados y las empresas en general desconocen este coste y cómo pueden disminuirlos. A continuación, vamos a resumir las principales soluciones disponibles actualmente en el mercado para solucionar este problema SISTEMAS DIGITALES DE GESTIÓN DE FACTURAS El uso de facturas electrónicas puede reducir el coste de proceso, comparado con el de facturar con papel impreso. Por no mencionar el efecto positivo que tienen las facturas elec- Compañías facturando sobre la Web 35 30 25 20 15 10 5 0 2000 2002 2004 Fuente: Gartner Group 1 El tiempo de proceso depende mucho si la factura cuadra o no cuadra. (La estimación está basada en experiencias del departamento de Consultoría de ReadSoft). Nº 180 • Enero de 2002 13 • GESTIÓN DE COSTES trónicas y un sistema sin papeles en el medio ambiente. Actualmente, la mayoría de las facturas siguen siendo enviadas por correo ya que a los proveedores les supone un coste elevado enviarlas electrónicamente (equipos informáticos, sistemas de seguridad, comunicaciones, personal cualificado, etcétera). Un interesante estudio realizado por la compañía IDC sobre los mercados escandinavos (que son los países que más rápido avanzan en el mundo con la implantación de Internet en los negocios) puede ilustrar la evolución en el resto de Europa. El análisis realizado hace poco tiempo muestra que sólo un pequeño porcentaje del total de las facturas emitidas en los países fueron enviadas electrónicamente. En Suecia, por ejemplo, el año pasado se enviaron alrededor de 950 millones de facturas, de las que sólo un 1,2 % fueron electrónicas. Suecia lleva un año de retraso respecto a Finlandia, líder mundial en envíos de facturas electrónicas entre empresas (B2B). Todavía no existe ninguna posibilidad de integrar las facturas electrónicas directamente con el sistema financiero/ERP lo que, según IDC, es el reto más grande para los próximos años. En España, la obligatoriedad de archivar la factura original en papel causa una mínima gestión de papel e introducción de datos al departamento financiero, lo que no soluciona realmente el problema. Intercambio electrónico de datos El intercambio electrónico de datos (EDI) transfiere datos comerciales imprescindibles entre empresas y minimiza los errores, el tiempo de transmisión y la cantidad de personal que se requieren para procesar dichas transacciones. La mayoría de ellas usa redes de valor añadido (VANs) para transmitir las transacciones EDI, aunque Internet está cambiando rápidamente el mercado del EDI. Internet ofrece una El intercambio electrónico de datos (EDI) minimiza los errores, el tiempo de transmisión y el personal que se requieren • 14 red de transporte de datos de bajo coste, aunque todavía no ofrece siempre el suficiente ancho de banda para que las empresas puedan confiar en mover todo su tráfico EDI a través de la web. En España son las grandes empresas y, sobre todo, las que operan dentro del sector de la banca y la distribución, las que realizan transacciones EDI. No es muy probable que el mercado de EDI se extienda entre las pequeñas y medianas empresas, ya que los sistemas son todavía demasiado complejos y caros. El elevado coste impide a la mayoría de las pymes hacer frente a la inversión de este tipo de sistema. Además de que históricamente ha sido una plataforma tecnológica que no ha alcanzado las previsiones iniciales de utilización. Sistemas para captura automática de datos Los sistemas para procesamiento de facturas son quizás los menos conocidos entre las aplicaciones presentadas en este artículo y, sin embargo, son los más fáciles de integrar con un sistema ERP. Automatizar el proceso, mediante un escáner que digitaliza la factura y un software OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que lee la información para almacenarla en un fichero plano que fácilmente puede ser importado desde un sistema financiero, empieza a ser una seria alternativa contra la manera tradicional de gestionar facturas de proveedores. Los sistemas de software OCR han sufrido una gran evolución durante los últimos tiempos. Desde hace un par de años los fabricantes cuentan con tecnologías más sofisticadas que las tradicionales OCR para reconocimiento óptico de caracteres manuscritos e impresos. La nueva generación de estas aplicaciones va más allá de la mera interpretación y se habla de “captura inteligente de información” y de “análisis de documentos semi estructurados” (documentos tipo facturas). Tienen la capacidad de indexar y clasificar las facturas, extraer información sin programación previa y reconocer diferencias semánticas y divisas. Incluso existen soluciones con características de autoaprendizaje que, sin programación previa, aprenden a reconocer una factura por su logotipo o por otros valores fijos como el número de CIF o ambos a la vez. La información una vez capturada puede ser importada al sistema financiero. Las imágenes de las facturas, y no el papel, son distribuidas Nº 180 • Enero de 2002 GESTIÓN DE COSTES El sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) lee la factura para almacenarla en un fichero plano que puede ser interpretado desde un sistema financiero electrónicamente por la empresa (dentro del sistema workflow), a la persona correcta para su contabilización y aprobación. Al final del proceso la factura digital es archivada, habilitando una posterior búsqueda online y visualización en pantalla, en cuestión de segundos. Las empresas españolas están obligadas por ley a archivar un original en papel de sus facturas pero están acostumbrándose a distribuir las facturas electrónicamente con su sistema de correo electrónico o fax. FUTURO DEL MERCADO Tras la implementación de un sistema ERP el siguiente paso lógico para cualquier dirección La expansión de la captura de documentos y facturas empresarial con ganas de mejorar la eficacia dentro de su organización debe ser analizar su gestión de facturas de proveedores y los pasos que conlleva. En esta línea, empresas como SAP y Oracle están dedicando gran parte de su atención al desarrollo de aplicaciones adicionales que actualmente demandan los usuarios (archivos documentales, gestión documental, content managment, integración de captura automática de datos). La conclusión queda clara: ampliar y extender el sistema ERP básico se está convirtiendo en una prioridad para las empresas. La consultora CB Consulting ha publicado un informe sobre ERPs en España y Portugal en el que afirma que las ventas de éstos productos superaron los 50.000 millones de pesetas durante 1999, con un crecimiento respecto al año anterior de más del 39%. Por otro lado, tanto Gartner Group como IDC observan que los grandes crecimientos que registraba éste mercado no se volverán a producir, ya que se está comprobando una cierta ralentización en su evolución. Asimismo, Forrester Research afirma que, aunque éstos sistemas han dado lugar a ahorros de costes, en términos de reducciones de personal, ciclos de pago más cortos y rotaciones de inventario más rápidas, están llegando al límite de su valor competitivo. Esto hace suponer que podemos esperar un aumento de aplicaciones complementarias durante los próximos años. 250 1999 2000 2001 Pronóstico 2002 Pronóstico 2003 Pronóstico 200 150 $m 100 50 0 Captura de Captura Facturas Formularios sin estructurar en papel OCR/ICR (ODR) Captura de Captura de Formularios Documentos web E-forms con estructura y contenido (IDR) Año Evolución de las tecnologías OCR/ICR Las tecnologías para captura de documentos semi estructurados están todavía en sus inicios y sólo existen un par de fabricantes en el mundo con un producto estable y listo para integrar con los sistemas ERP de sus clientes. La compañía sueca ReadSoft fue la primera del mercado en sacar un nuevo producto inteligente para facturas de proveedores seguida por una compañía alemana. En España es la única que ofrece un sistema para procesamiento de facturas. Desde su lanzamiento en el mercado español ha iniciado proyectos con grandes empresas, como por ejemplo, Mercedes Benz, Carrefour, IKEA y General Electric. A nivel mundial varias empresas tienen ya su producto integrado con SAP, JD Edwards, Oracle, Lotus, etcétera. El siguiente gráfico muestra la evolución que ha visto el mercado de captura de datos en Europa durante los últimos años y el crecimiento previsto para 2002. Fuente: Strategy Partners • 16 Nº 180 • Enero de 2002 BENEFICIOS PARA LA EMPRESA Los ahorros económicos que se pueden conseguir con la implementación de un sistema automático para el procesamiento de facturas no se miden únicamente en términos de ahorro de dinero. La distribución de facturas electrónicas es segura y eficiente: • Un sistema para captura de datos elimina la introducción manual de datos. Los empleados que antes realizaban este trabajo pueden realizar tareas de mayor valor añadido. Además la calidad de la información mejora considerablemente ya que el sistema puede comparar los datos con la base de datos de proveedores o compras antes de ser importados al sistema financiero. • Archivar las facturas electrónicamente permite una rápida búsqueda on-line. La seguridad de los datos se aumenta considerablemente y además se evitan los errores humanos que también suponen un coste elevado. • Una factura registrada en el archivo electrónico no puede desaparecer o colocarse en un sitio erróneo. La reducción de tiempo de proceso de la factura sirve para negociar mejores precios o formas de pago con los proveedores. Implantación de una aplicación: Sugerencias Una empresa con más de 15.000 facturas de proveedores al año y varios empleados involucrados en el proceso, debería analizar sus costes actuales contra un sistema de gestión automático de facturas.2 Los objetivos principales son los siguientes: • Reducir recursos internos implicados en procesamiento de papel. • Aumentar la eficacia del servicio de acceso inmediato de la información. A la hora de invertir en un sistema electrónico es importante realizar un estudio de viabilidad para analizar cuidadosamente: • El proceso que se sigue en la actualidad: personas implicadas, tiempos, etcétera. • Las mejoras que supondrían distintos grados de automatización. • Realizar pruebas con facturas reales de proveedores para conocer el grado de Una empresa con más de 15.000 facturas/año debería analizar sus costes actuales contra un sistema de gestión automático interpretación de los datos que figuran en las mismas, la identificación de distintos proveedores y dificultades de escaneo por formatos, calidades de papel, etcétera. • Finalmente, analizar la integración con los sistemas informáticos y financieros. Todo ello, junto con la elección de un sistema escalable, es decir, que permita ampliaciones futuras y que disponga de un adecuado soporte técnico, serán los elementos que han de inclinarnos a la adopción de dicho sistema. También hay que ser realistas a la hora de la implantación, no queriendo abarcar un “mega-proyecto” desde un principio que precisaría la implicación de toda la empresa en un cambio de forma de trabajar (Sistemas work flow con firmas electrónicas, etcétera). Es decir, en algunos casos, el objetivo puede limitarse a suprimir la captura manual de los datos y algunas validaciones de forma automática, obteniendo un fichero de salida con un formato sencillo de integrar con su sistema informático o financiero, pero dejando la puerta abierta a posteriores integraciones, sistemas de archivo documental, etcétera. CASO PRÁCTICO Telia es la compañía de comunicaciones líder en Escandinavia que ofrece servicios e infraestructura para telefonía fija, móvil, transmisión de datos, Internet y TV-cable y también opera dentro de las áreas de servicios de información, financieros, equipamiento al cliente e instalación. Tiene aproximadamente 29.800 empleados Por otro lado, su filial Telia Ekonomiservice proporciona servicio financiero a otras compañías o sucursales del grupo. De las 45 2 ReadSoft estima que una empresa con más de 15.000 facturas al año y más de 300 proveedores puede ver la inversión amortizada en menos de un año. Nº 180 • Enero de 2002 17 • GESTIÓN DE COSTES Archivar las facturas electrónicamente permite una rápida búsqueda on-line y aumenta la seguridad de los datos personas que emplea, el equipo de cuentas a pagar es el que se ocupa de la mayoría de las facturas de proveedores de Telia. Esta empresa maneja unas 300.000 facturas anualmente y proporciona servicio a 14 compañías. Su principal objetivo es incrementar su eficacia y reducir los costes implicados en el proceso de las facturas; por tanto comprendió los potenciales ahorros que podrían realizarse usando un sistema de manejo de factura automatizado. Después de comparar los diferentes sistemas en el mercado optó por la solución Eyes & Hands INVOICES de ReadSoft. Este sistema ofrece una solución software para procesamiento de información, mediante la denominada captura automática de datos (escaneo, interpretación e identifcación, verificación y transferencia al sistema financiero de la empesa) , que realiza un tratamiento de las facturas de proveedores integrándose en la mayoría de los sistemas financieros de la empresa. El tiempo medio de procesamiento se reduce hasta en un 75%. Poco a poco, esta compañía está dejando de manejar facturas en papel para capturarlas y transferirlas electrónicamente vía e-mail o Internet. Con esta solución, Telia ha conseguido en conjunto bajar los costes de manejo de facturas en un 40%, principalmente disminuyendo los costes de personal. CONCLUSIÓN El proceso de una factura recibida (de proveedor) es largo y costoso (se calcula entre 1520 minutos por factura procesada, y produce un coste a la empresa de entre 12-18 euros por factura) pero existe solución para este problema. Las opciones que se ha mencionado en este artículo son las siguientes: • Mandar las facturas electrónicamente. • Enviar los datos de la factura a través de un sistema EDI. • 18 • Leer la información con un sistema de captura automática de datos. El uso de facturas electrónicas representa un porcentaje mínimo del total de las facturas emitidas. Esta cifra se incrementará en los próximos años, pero esto no soluciona el problema del proceso de una factura (introducción de datos, fotocopias, la seguridad y protección de los datos, errores humanos, etcétera), ya que todavía no existe la posibilidad de integrar la información con un sistema financiero/ ERP. Mientras exista una ley que obligue a las empresas a archivar un original en papel, lo más seguro es que se seguirán enviando una gran cantidad de facturas en papel. Un sistema EDI sirve únicamente para una empresa con una gran cantidad de facturas y con pocos proveedores, lo que probablemente ha perjudicado su expansión en el mercado. La ventaja que tienen los sistemas ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres) /JDR (Reconocimiento Inteligente de Documentos) es su capacidad de reconocer una factura de un proveedor por su logotipo, lo que permite procesar un ilimitado número de proveedores. Las tecnologías de OCR ha avanzado drásticamente durante los últimos años y ofrecen aplicaciones potentes y estables. La tendencia se dirige hacia el reconocimiento de documentos sin estructura o semi estructurados (tipo facturas) que no requieren mucha programación previa. Estas aplicaciones se pueden integrar fácilmente con un sistema de correo electrónico y fax para dirigir todas las facturas entrantes, independientemente del formato, al mismo sistema financiero. Los fabricantes han detectado una demanda del mercado y las previsiones indican que la expansión del mercado será grande durante los próximos años. Los beneficios son múltiples y las grandes empresas ya tienen esta tecnología instalada (sobre todo en el norte de Europa). Una empresa con más de 15.000 facturas al año debería analizar su proceso de facturas de proveedores. Es importante realizar un preestudio antes de iniciar un proyecto de automatización de proceso de facturas, todo con el fin de reducir al máximo los gastos implicados con el trabajo manual y aumentar el acceso de la información. ■ Nº 180 • Enero de 2002
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