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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
CÓDIGO DE BUEN
GOBIERNO
CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
Oficina Asesora de Planeación
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
CODIGO
BUEN GOBIERNO
FECHA DE APROBACIÓN:
05/mayo/2015
VERSIÓN:
006
CÓDIGO:
GE-NA-CO-001
CONTENIDO
PRESENTACIÓN ......................................................................................................................... 5
OBJETIVO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ................................................................ 5
OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................... 5
ÁMBITO DE APLICACIÓN ..................................................................................................... 6
CAPÍTULO I ................................................................................................................................ 7
PRESENTACIÓN DE LA CAJA PROMOTRA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA.......... 7
1.1
NATURALEZA Y OBJETO SOCIAL ............................................................................. 7
1.2. FUNCIONES DE LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA ......... 8
1.3
PROPÓSITO SUPERIOR DEL GSED ................................................................................. 9
1.4
PROPÓSITO SUPERIOR DE LA UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIO ...................... 9
1.5
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO CAJA HONOR ............................................. 9
1.5.1 Mega .................................................................................................................................. 10
1.6 PRINCIPIOS ÉTICOS............................................................................................................ 10
1.6.1 Intereses institucionales ................................................................................................. 10
1.6.2 Calidad ............................................................................................................................... 11
1.6.3 Cumplimiento de la Ley................................................................................................... 11
1.6.4 Fiscalización ....................................................................................................................... 11
1.6.5 Eficiencia ........................................................................................................................... 11
1.6.6 Economía ........................................................................................................................... 11
1.6.7 Imparcialidad .................................................................................................................... 11
1.7
VALORES CORPORATIVOS ...................................................................................... 11
1.8 PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ......................................................................... 12
1.9 GRUPOS DE INTERES ...................................................................................................... 13
CAPÍTULO II ............................................................................................................................. 16
POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO DE ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD .................... 16
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2.1 POLÍTICAS DE DIRECCIÓN ............................................................................................ 16
2.1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................................... 16
2.1.2 CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA ................................................................ 17
2.2
COMITES QUE APOYAN LA GESTIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA ..................... 22
2.2.1 COMITÉ DE AUDITORÍA ................................................................................................... 22
2.2.2 COMITÉ DE RIESGOS ...................................................................................................... 22
2.2.3 COMITÉ FINANCIERO...................................................................................................... 22
2.3
2.4
REPRESENTANTE LEGAL ......................................................................................... 23
NOMBRAMIENTO DEL GERENTE GENERAL ................................................................. 23
2.4.1 FUNCIONES DEL GERENTE GENERAL .......................................................................... 23
2.5 RÉGIMEN LEGAL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA CAJA PROMOTORA DE
VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA ................................................................................... 25
2.6 RÉGIMEN SALARIAL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA CAJA PROMOTORA DE
VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA ................................................................................... 26
2.7 MECANISMOS DE CONTROL INTERNO ........................................................................ 26
2.7.1 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO........................................... 26
2.7.2 AUTOCONTROL ................................................................................................................ 26
2.7.3 AUTORREGULACIÓN ....................................................................................................... 26
2.7.4 AUTOGESTIÓN ................................................................................................................. 27
2.7.5 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN CAJA HONOR ..................................... 27
2.7.6 EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO ............................................................................ 27
2.7.7 POLÍTICA DE CONTROL INTERNO ................................................................................ 27
2.7.8 COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ..................... 28
CAPITULO III ........................................................................................................................... 29
POLÍTICA DE GESTIÓN EN LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE
POLICÍA .................................................................................................................................... 29
COMPROMISO CON LA GESTIÓN Y LOS FINES DEL ESTADO ......................................... 29
3.1 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS ..................................................................................... 30
3.1.1 ARRAIGO EN LA CADENA DE VALOR .................................................................... 30
3.2
POLÍTICA DE ÉTICA Y COMPROMISOS CON LA INSTITUCIÓN ........................ 30
3.3
POLÍTICA DE GESTIÓN HUMANA .......................................................................... 30
3.4
POLÍTICAS DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN ................................................. 31
3.4.1 REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA, DE CONTROL INTERNO Y OTRA
INFORMACIÓN RELEVANTE ....................................................................................................... 31
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3.4.2 CONFIDENCIALIDAD (HABEAS DATA) ........................................................................ 31
3.4.3 PROCEDIMIENTOS A SEGUIR CUANDO SE ENCUENTRE EVIDENCIA DE
ALTERACIÓN O MANIPULACIÓN DE EQUIPOS O DE INFORMACIÓN ................................. 32
3.4.3 PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN
MANEJADA Y SU DESTRUCCIÓN POR PARTE DEL TERCERO UNA VEZ FINALIZADO EL
SERVICIO ..................................................................................................................................... 33
3.5
POLÍTICA DE LA CALIDAD ...................................................................................... 33
3.6
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO .................................................... 34
3.7
PROVEEDORES.......................................................................................................... 35
3.8
MANEJO DE INDICADORES DE GESTIÓN............................................................. 35
3.9
CONFLICTO DE INTERESES .................................................................................... 35
3.10
POLÍTICAS DE LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
CON SUS GRUPOS DE INTERÉS. .......................................................................................... 36
3.10.1
DIRECTIVOS....................................................................................................... 36
3.10.2
RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES ........................... 36
3.10.3
AFILIADOS.......................................................................................................... 36
3.10.4
DEFENSOR DEL CONSUMIDOR FINANCIERO ............................................... 37
3.10.5
EMPLEADOS ....................................................................................................... 38
3.10.6
COMUNIDAD EN GENERAL .............................................................................. 39
3.11
POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL - RSE ..................... 39
3.12 ........................................................................................................................................... 40
POLÍTICA DEL MEDIO AMBIENTE ........................................................................................ 40
3.13
POLÍTICA DE PLANEACIÓN..................................................................................... 40
3.14
POLÍTICA DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS ........................................................... 41
3.15
POLÍTICAS DE CARÁCTER GENERAL..................................................................... 41
3.16
POLÍTICAS RELATIVAS A PROYECTOS INFORMATICOS.................................... 42
3.17
POLÍTICAS RELATIVAS A SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN .......................... 43
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................ 44
POLÍTICAS FINANCIERAS ...................................................................................................... 44
4.1 PRESUPUESTO.................................................................................................................. 44
4.2 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE CUENTAS INDIVIDUALES ............................ 44
4.3 POLÍTICA CONTABLE ...................................................................................................... 45
4.4 ADMINISTRACIÓN DE LAS OBLIGACIONES HIPOTECARIAS .................................... 45
CAPÍTULO V ............................................................................................................................. 46
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RÉGIMEN DE CONTROL ......................................................................................................... 46
5.1 CONTROL FISCAL ............................................................................................................ 46
5.2 CONTROL FINANCIERO .................................................................................................. 46
5.3 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................................................................................. 46
5.4 REVISORÍA FISCAL .......................................................................................................... 47
5.5 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ......................................................................................... 48
5.6 CONTROL ADMINISTRATIVO ......................................................................................... 48
CAPÍTULO VI ............................................................................................................................ 49
CUMPLIMIENTO Y DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO .......................... 49
6.1 CUMPLIMIENTO ............................................................................................................... 49
6.3 COMPROMISOS DE ACTUALIZACIÓN ........................................................................... 49
G L O S A R I O ....................................................................................................................... 50
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
PRESENTACIÓN
El Código de Buen Gobierno de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, describe
sus valores políticas, mecanismos e instrumentos, procesos y mejores prácticas mediante las
cuales se dirige y se desempeña, bajo un sistema de control que asegura su transparencia su
eficacia, eficiencia y efectividad y en especial, busca la confianza de sus partes interesadas.
OBJETIVO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Establecer normas, principios y políticas que orientan el funcionamiento de la CAJA
PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA - CAJA HONOR, para el cumplimiento de
su misión en interés de sus afiliados.
El presente Código aplica a las actuaciones de quienes integran CAJA PROMOTORA DE
VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA - CAJA HONOR en todos sus niveles, así como a quienes
se encuentren vinculados a ella directa o indirectamente en razón de los servicios que presta,
con el propósito de fortalecer el mejoramiento permanente y planeado para una buena
gestión, el uso adecuado de los recursos disponibles y disminuir la existencia de conflictos
entre las partes interesadas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Orientar el cumplimiento de las normas de orden legal, Ley 973 de 2005, Ley 1305 de
2009, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que reglamentan el
funcionamiento y competencia de la Entidad para brindar transparencia y confianza en su
información como base primordial para la toma de decisiones.

Presentar a sus afiliados y a la comunidad en general los lineamientos, principios y
normas de conducta buscando siempre que la gestión en la Entidad sea transparente y
participativa.

Definir los instrumentos de comunicación y revelación de información.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente Código aplica a las actuaciones de quienes integran La CAJA PROMOTORA DE
VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA – CAJA HONOR, en todos sus niveles, así como a quienes
se encuentren vinculados a ella directa o indirectamente en razón de los servicios que presta.
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CAPÍTULO I
PRESENTACIÓN DE LA CAJA PROMOTRA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
1.1
NATURALEZA Y OBJETO SOCIAL
Con la ley 87 de 1947 se creó La Caja de Vivienda Militar con la finalidad de proveer vivienda
a los oficiales, suboficiales y empleados civiles de las Fuerzas Militares. Fue reglamentada con
el Decreto 1140 de 1948, que estableció su domicilio, objeto, campo de acción, finalidades,
capital, recursos, prima de construcción, operaciones y servicios. En 1955 el Decreto
Legislativo 219, estableció el ingresó como afiliados forzosos al personal de la Policía
Nacional.
Desde su creación se definió como una Entidad autónoma, con personería jurídica para
contratar y con patrimonio independiente1.
Con la expedición del Decreto Ley 353 de 1994, se modificó la naturaleza jurídica de
Establecimiento Público a Empresa Industrial y Comercial del Estado vinculada al
Ministerio de Defensa Nacional y su denominación de Caja de Vivienda Militar por Caja
Promotora de Vivienda Militar, fijándole como misión facilitar la adquisición de vivienda
propia a sus afiliados.
Con la ley 973 del 21 de julio de 2005, se transformó en Entidad de carácter, financiero del
orden nacional, organizada como establecimiento de crédito, de naturaleza
especial, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente,
vinculada al Ministerio de Defensa Nacional y vigilada por la Superintendencia
Financiera de Colombia.
1
Decretos 3073 de 1968, 2351 de 1971, 2182 de 1984, y 2162 de 1992.
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1.2. FUNCIONES DE LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
1.2.1 Colaborar con el Ministerio de Defensa Nacional en la formulación de la política y
planes generales en materia de vivienda propia para sus afiliados.
1.2.2 Administrar directa o indirectamente los bienes muebles o inmuebles y los recursos de
capital que constituyen el patrimonio de la Entidad.
1.2.3 Fomentar el ahorro voluntario de sus afiliados.
1.2.4 Organizar sistemas especiales de administración de los recursos de los afiliados, a
través de Entidades fiduciarias, bancos u otras Entidades del sector financiero
vigiladas por la Superintendencia Bancaria.
1.2.5 Celebrar contratos de mandato, encargos de gestión, administración fiduciaria y
fiducia pública en las diferentes modalidades, conforme a las normas de la Ley 80 de
1993, o las que la adicionen, modifiquen o sustituyan.
1.2.6 Recibir y administrar los aportes de sus afiliados.
1.2.7 Llevar el registro de los aportes de sus afiliados a través de cuentas individuales.
1.2.8 Pagar a los afiliados el ahorro que por concepto de cesantías sea trasladado a la CAJA
PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, por el Ministerio de Defensa
Nacional y la Policía Nacional.
1.2.9 Conceder crédito hipotecario para sus afiliados, con destino a la consecución de
vivienda y organizar para el efecto sistemas y procedimientos especiales, conforme a
lo dispuesto en el artículo primero de la Ley 546 de 1999, cuando cumplan el tiempo
requerido para acceder a la solución de vivienda.
1.2.10 Identificar las necesidades de vivienda de sus afiliados, por categoría relativamente
homogénea, con el fin de que puedan participar colectivamente en proyectos
específicos.
1.2.11 Identificar en el mercado proyectos habitacionales de vivienda nueva o usada, para
facilitar a los afiliados la adquisición de vivienda a través de los sistemas disponibles.
1.2.12 Propiciar a solicitud de los afiliados, la ejecución de programas de vivienda, asesorar
su vinculación a estos y velar por el cumplimiento de las condiciones técnicas y
financieras pactadas.
1.2.13 Ejercer a nombre de los afiliados, la asesoría técnica del desarrollo de los programas
de vivienda a los que se vincule los afiliados.
1.2.14 Gestionar la consecución de subsidios y apoyos de carácter técnico y financiero que
contribuyan a mejorar el acceso a la vivienda de los afiliados.
1.2.15 Las demás que correspondiendo a su objeto, sea necesario adelantar para el
cumplimiento adecuado de los mismos.
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1.3
PROPÓSITO SUPERIOR DEL GSED
Contribuir al desarrollo de la paz en Colombia a través de la producción de bienes y servicios
que apoyen a las Fuerzas Militares y Policía Nacional a garantizar la defensa nacional y la
seguridad.
1.4
PROPÓSITO SUPERIOR DE LA UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIO
La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, hace parte de las 19 entidades del Grupo
Social y Empresarial de la Defensa – GSED, de las cuales 14 son inscritas y vinculadas al
Ministerio y se agrupan por objeto social en tres grandes áreas:
-
Apoyo logístico para la Fuerza Pública.
Bienestar para los hombres y mujeres de las Fuerzas Armadas.
Apoyo a la seguridad por parte de la ciudadanía.
CAJA HONOR Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, hace parte del clúster de
Bienestar, el cual tiene como foco estratégico el “Prestar de manera adecuada y oportuna los
servicios de bienestar a las Fuerzas Militares y de Policía en actividad y en retiro, en las áreas
de salud, educación, vivienda, recreación y seguridad social”, en donde se define su Mega a
partir de la Ley 1305 de 2009 que amplía los beneficios y la cobertura a su personal afiliado.
1.5
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO CAJA HONOR
Como parte del proceso de Planeación Estratégica, la Caja Promotora de Vivienda Militar y
de Policía, a la luz de los factores internos y externos bajo los cuales desarrolla sus
actividades, revisa y verifica en cada vigencia el direccionamiento estratégico, el cual ha
sido el eje para el cumplimiento del objeto que le ha sido asignado para facilitar a sus
afiliados la adquisición de vivienda propia, acorde con sus condiciones económicas,
necesidades y preferencias, a fin de brindarles bienestar a ellos y a sus familias,
estableciendo como guía para su proyección a largo plazo, la visión que refleja el
compromiso de la Alta Gerencia y la participación de todos sus funcionarios, aspecto
fundamental para el cumplimiento de los objetivos propuestos, demostrado principalmente
en el adecuado manejo de sus aportes y el número de soluciones de vivienda otorgadas, los
que le han permitido destacarse y tener el reconocimiento y la satisfacción de sus afiliados.
Es importante destacar que en la formulación del direccionamiento estratégico, se tiene en
cuenta los criterios establecidos por el Gobierno en el Plan Nacional de Desarrollo, referente
a la entrega de soluciones de vivienda, en donde CAJA HONOR aporta al cumplimiento de
las metas presidenciales – SIGOB (Sistema de gestión y seguimiento a las metas de
Gobierno).
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Producto de lo anterior, se formula la MEGA, misión visión
La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, tiene definidas su Misión y
Visión, las cuales son revisadas y adaptadas de acuerdo con las normas, políticas y objetivos
del Plan Nacional de Desarrollo, planes y programas del Sistema de Desarrollo Administrativo
y directrices generales del Gobierno Nacional.
1.5.1 Mega
Promover y desarrollar efectivamente los modelos de atención para que al 2018 se entregue
más de 60.000 soluciones de vivienda a los miembros de la Fuerza Pública y sus
beneficiarios, afiliados a la Caja Promotora de Vivienda y de Policía.
1.5.2 Misión
La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía contribuye al bienestar de sus afiliados,
mediante la promoción y consecución de vivienda, administrando las cesantías y ahorros, con
seguridad financiera, apoyado en personal comprometido en prestar un servicio oportuno e
innovador para satisfacción plena de nuestros usuarios.
1.5.3 Visión
La caja promotora de vivienda militar y de policía, elevará el nivel de satisfacción de sus
afiliados a través de la modernización e innovación de sus procesos, con servicios y canales
virtuales, talento humano competente y sostenibilidad financiera.
1.6 PRINCIPIOS ÉTICOS
Constituyen los fundamentos filosóficos y culturales de la Entidad, expresados en su Misión,
Visión, planes, estrategias y valores corporativos, en los cuales, sus funcionarios encuentran
el soporte y orientación que guíe su comportamiento.
La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, destaca los siguientes principios básicos,
con el propósito de que estos, aunados a las reglas de conducta individual, sirvan de
orientación al comportamiento de sus servidores públicos.
1.6.1 Intereses institucionales
Para La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, en todo caso y en todo tiempo, no
hay lugar a los conflictos de intereses. Siempre priman la equidad, los intereses colectivos
por encima de los individuales, respetando los de los afiliados.
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1.6.2 Calidad
La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, dentro de su presupuesto, incluirá
programas de desarrollo personal que permitan contar, en cada servidor público, con un
multiplicador facilitador para el aseguramiento de la calidad institucional.
1.6.3 Cumplimiento de la Ley
Cada actividad u operación realizada por la Entidad se ciñe a los mandatos constitucionales,
legales, estatutarios y reglamentarios, en aras de proteger la confiabilidad, seguridad y
confidencialidad de la información financiera y administrativa de la Entidad .Con el objeto de
dar cumplimiento a este principio, la Entidad se mantiene actualizada, brinda a sus
funcionarios la capacitación específica, adecua sus operaciones a cada nueva regulación y
responde por los actos ejecutados.
1.6.4 Fiscalización
La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, vela porque sus funcionarios establezcan
mecanismos de control, que les permita vigilar el estricto cumplimiento de los deberes
morales y legales que les corresponde cumplir a todos en la Entidad.
1.6.5 Eficiencia
Desempeñar las funciones asignadas, buscando la mejora continua de los servicios, con
profesionalismo, oportunidad, calidad, y uso óptimo de los recursos.
1.6.6 Economía
En virtud de la cual se desarrollan las actividades administrativas, optimizando la utilización
de los recursos, de tal manera que se logre el máximo de los objetivos con los mínimos
requerimientos.
1.6.7 Imparcialidad
Para asegurar y garantizar los derechos de todas las personas, sin ninguna clase de
discriminación; se dará igualdad de trato, respetando el orden en que actúen ante la
administración.
1.7
VALORES CORPORATIVOS
La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, ha institucionalizado los valores
corporativos a través del Código de Ética y Conducta los cuales se encuentran alineados con
los del GSED y que rigen las actuaciones de cada uno de sus funcionarios, generando un
clima de sana convivencia, de respeto mutuo, en la relación con sus grupos de interés.
1.7.1 Honestidad
Actuar con sinceridad, rectitud, transparencia y demás principios éticos y morales.
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1.7.2 Compromiso
Es la obligación que asumimos de servir adecuada y puntualmente a los afiliados y de
cumplir a cabalidad con los objetivos de la Entidad
1.7.3 Excelencia
A través del aprendizaje y el mejoramiento continuo, volver un hábito de vida el hacer las
cosas con alta calidad.
1.7.4 Lealtad
Cualidad para trabajar en equipo y en beneficio de los afiliados de CAJA HONOR, siendo
siempre fieles a los valores y principios personales e institucionales.
1.7.5 Disciplina
Capacidad de actuar ordenada y perseverantemente para conseguir un propósito.
1.7.6 Ética
Exigencia personal para llevar a cabo cualquier tipo de trabajo, actuando bajo principios,
valores y comportamiento ético superior.
1.7.7 Respeto
Valor que permite reconocer, aceptar, apreciar y valorar las cualidades del prójimo y sus
derechos.
1.7.8 Transparencia
Actuar de forma recta, intachable y de acuerdo con la Ley.
1.8 PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
CAJA HONOR elabora su Plan Estratégico para el Cuatrienio, alineado con las políticas
establecidas por el Gobierno Nacional, contemplando los objetivos o programas que se
desarrollarán durante el período, e incluye todas aquellas actividades que permitan el
adecuado servicio y la satisfacción de sus afiliados.
Dentro del proceso de planeación estratégica se revisa y ajusta el direccionamiento
estratégico, la mega, misión, visión y objetivos estratégicos, teniendo en cuenta lo previsto
en la Ley 973 de 2005 y Ley 1305 de 2009, que modificó el marco legal ampliando la
cobertura de beneficios brindados a sus afiliados, concordante con el Sistema Integrado de
Gestión que agrupa su Sistema de Gestión de Calidad, basado en las normas certificadas ISO
9001:2008 y NTCGP 1000:2009, las que se encuentran alineadas con el Modelo Estándar de
Control Interno y el Sistema de Administración del Riesgo.
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1.9 GRUPOS DE INTERES
Los grupos de interés de la Entidad corresponden a los colectivos de personas y
organizaciones con los cuales CAJA HONOR interactúa en el ejercicio de su función, en forma
general estos son:
PARTE
INTERESADA
DESCRIPCIÓN
COMPROMISO DE CAJA HONOR
CON LA PARTE INTERESADA
La SFC tiene por objetivo
supervisar el sistema financiero
colombiano con el fin de
preservar
su
estabilidad,
Superintendencia
seguridad y confianza, así como,
Financiera
de
promover,
organizar
y
Colombia - SFC
desarrollar el mercado de valores
colombiano y la protección de los
inversionistas, ahorradores y
asegurados.
Como ente regulador financiero, la
Caja Promotora de Vivienda Militar y
de
Policía
debe
cumplir
la
reglamentación
y
normatividad
pertinente, atendiendo en forma
diligente los informes y reportes
determinados por la SFC.
Corresponde al control que
según competencia ejercen la
Contraloría
General
de
la
Entes de control
República, Procuraduría General
externo
de la Nación, Contaduría General
de la Nación, La Revisoría Fiscal
de la Entidad, entre otros.
Acatar e implementar lo establecido
por los entes de control en pro del
mejoramiento
de
la
gestión,
atendiendo
oportunamente
los
requerimientos efectuados por los
entes de control.
En cuanto a vivienda el Gobierno
Nacional garantiza el apoyo de
recursos
públicos
para
el
otorgamiento de subsidios, para
la adquisición de vivienda,
mejorando la calidad de vida de
los ciudadanos, política ejercida
a través del Ministerio de
Ambiente Vivienda y Desarrollo
Territorial.
A través de los subsidios de vivienda
otorgados a los afiliados de la Caja
Promotora de Vivienda Militar y de
Policía, la entidad se hace participe en
las
locomotora
vivienda
como
combustible impulsor de los ejes
económicos del nuevo programa de
gobierno "Plan Integral de Defensa y
Seguridad para la Prosperidad".
Gobierno Nacional
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
PARTE
INTERESADA
DESCRIPCIÓN
COMPROMISO DE CAJA HONOR
CON LA PARTE INTERESADA
El GSED, como ente consolidador
de las 18 empresas adscrita y
Grupo Social y
vinculadas al Ministerio de
Empresarial de la
Defensa,
orienta
el
Defensa -GSED
direccionamiento estratégico con
megas ambiciosas y retadoras
La Caja Promotora de Vivienda Militar
y de Policía, es una Entidad que hace
parte del clúster de Bienestar del
GSED, el cual es un instrumento del
Gobierno Nacional, y da cumplimiento
a la Mega formulada en el
otorgamiento de soluciones de
vivienda.
En ejercicio de la tutela
administrativa, corresponde al
MINDEFENSA la orientación,
Ministerio
de coordinación y control de la Caja
Defensa Nacional - y
en
los
aspectos
de
MINDEFENSA
organización,
personal
y
actividades que debe desarrollar
de acuerdo con la Política
General del Gobierno.
Colaborar con el MINDEFENSA en la
formulación de políticas y planes en
materia de vivienda propia para sus
afiliados, dando cumplimiento a las
directrices impartidas.
Afiliados
Son afiliados los oficiales,
suboficiales, soldados, agentes y
personal civil tanto de las
Fuerzas Militares como de la
Policía Nacional y
demás,
conforme a lo establecido en el
Art. 1 de la Ley 1305 de 2009.
Facilitar a los afiliados la adquisición
de vivienda propia, mediante la
realización o promoción de todas las
operaciones del mercado inmobiliario,
incluidas las de intermediación,
captación y administración del ahorro
y cesantías de sus afiliados.
Proveedores
Personas jurídicas o naturales,
que suministra productos o
servicios,
como
apoyo
al
cumplimiento de los objetivos
institucionales.
La participación y realización de
contratación con proveedores de
bienes y de servicios, que le permiten
a la Caja Promotora de Vivienda
Militar y de Policía apoyar el
desempeño de sus procesos.
A través del modelo de gestión por
competencias
se
establece
el
desarrollo personal y profesional de
Son los funcionarios que laboran los funcionarios, los cuales deben
Servidores Públicos para la Entidad, su principal estar comprometidos con la misión,
recurso.
visión y valores de la Entidad,
fomentando un clima organizacional
para el óptimo ejercicio de las
actividades institucionales.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
PARTE
INTERESADA
Departamento
Administrativo de
la Función Pública
- DAFP
Departamento
Nacional
de
Planeación - DNP
Instituto
Colombiano
de
Normas Técnicas ICONTEC
DESCRIPCIÓN
El DAFP, Formula y promueve las
políticas e instrumentos en
empleo público, organización
administrativa, control Interno y
racionalización de trámites y
evalúa el impacto que las
mismas
tienen
en
la
Administración
Pública.
Es
además
fuente
jurídica
y
doctrinaria en los temas de
empleo público, organización y
funcionamiento
de
la
administración pública.
El
DNP
orienta,
formula,
monitorea,
evalúa y
hace
seguimiento a las políticas,
planes, programas y proyectos
para el desarrollo económico,
social y ambiental del país, a
través
de
un
trabajo
interinstitucional coordinado con
las entidades del orden nacional
y territorial, con sentido de
responsabilidad frente a la
ciudadanía.
El Instituto Colombiano de
Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC) es un organismo,
que promueve, desarrolla y guía
la aplicación de Normas Técnicas
Colombianas (NTC) y otros
documentos normativos, con el
fin de alcanzar una economía
óptima
de
conjunto,
el
mejoramiento de la calidad y
facilita las relaciones clienteproveedor,
en
el
ámbito
empresarial
nacional
o
internacional.
COMPROMISO DE CAJA HONOR
CON LA PARTE INTERESADA
Como entidad pública, la Caja
Promotora de Vivienda Militar y de
Policía debe cumplir con todos los
preceptos y directrices establecidos
por el DAFP, implementando y
adoptando
los
mecanismos
necesarios.
La Entidad, reporta el cumplimiento
de las metas presidenciales SIGOB
referente a los subsidios otorgados
clasificados en vivienda nueva y
usada.
En atención a los informes de las
auditorías de seguimiento o de
recertificación, en cumplimiento a los
numerales de las normas ISO 90012008 y NTCGP 1000-2009, la Entidad
debe levantar las acciones pertinentes
para el mejoramiento continuo del
Sistema Integrado de Gestión de la
Entidad.
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CAPÍTULO II
POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO DE ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD
2.1
POLÍTICAS DE DIRECCIÓN
Las políticas de dirección de la Entidad tienen su origen en las decisiones de la Junta
Directiva; a su vez es el Gerente General con su Grupo Directivo el responsable de acatar
dichas políticas y adelantar las acciones que le permitan a la Caja Promotora de Vivienda
Militar y de Policía cumplir su Misión y alcanzar la Visión conforme al Direccionamiento
Estratégico.
2.1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Entidad tiene una estructura organizacional que facilita el desarrollo de su misión así:
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Estructura interna de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía
La Gerencia apoya su gestión en las oficinas asesoras.
El Gerente podrá conformar los Grupos Internos de Trabajo que sean necesarios para el
cumplimiento eficiente y eficaz de las Funciones de la Entidad, igualmente podrá conformar
los Comités que apoyen y asesoren la gestión de la Dirección de acuerdo con las
disposiciones legales y normas propias de la Entidad.
2.1.2 CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA
La Junta Directiva estará integrada por los siguientes miembros:









El Ministro de Defensa Nacional o su delegado quien la presidirá.
El Ministro de Hacienda y Crédito Público o su delegado.
El Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial o su delegado.
El Director del Departamento Nacional de Planeación o su delegado.
El Comandante General de las Fuerzas Militares o su delegado.
El Director General de la Policía Nacional o su delegado.
Un Representante de los Afiliados Uniformados de la Fuerzas Militares.
Un Representante de los Afiliados Uniformados de la Policía Nacional.
Un Representante de los Afiliados Civiles o no uniformados vinculados al Ministerio de
Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
2.1.3 REQUISITOS DE LOS MIEMBROS
El Ministerio de Defensa Nacional, establecerá el perfil profesional, sin considerar los grados
de jerarquía castrense, de los representantes de los afiliados y determinará el procedimiento
para su elección por parte del personal que representan, para un período de dos (2) años. El
representante del personal civil del Ministerio de Defensa o las Fuerzas Militares o no
uniformados de la Policía Nacional, que será elegido por parte del personal que representan
de manera rotativa de acuerdo con los períodos de elección de sus integrantes de tal forma
que alternativamente por cada período corresponda uno del Ministerio de Defensa Nacional y
las Fuerzas Militares y en el siguiente uno de la Policía Nacional.
2.1.4 FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
2.1.4.1 Formular la política general de la Entidad.
2.1.4.2 Aprobar los planes de desarrollo a corto, mediano y largo plazo, sometidos a su
consideración por el Gerente General de la Entidad.
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2.1.4.3 Establecer los planes, programas, proyectos y procedimientos que faciliten a los
afiliados la adquisición de Vivienda.
2.1.4.4 Verificar el funcionamiento general de la organización y su conformidad con la política
adoptada.
2.1.4.5 Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura orgánica y planta de
personal que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la Entidad y
cualquier reforma que a ellos se introduzca.
2.1.4.6 Aprobar el proyecto de presupuesto anual de ingresos y gastos.
2.1.4.7 Aprobar los Estados Financieros consolidados de cada vigencia Fiscal.
2.1.4.8 Autorizar los proyectos del presupuesto de inversión que presente la Gerencia.
2.1.4.9 Autorizar la gestión y contratación de empréstitos internos o externos, de acuerdo
con las disposiciones legales vigentes.
2.1.4.10
Reglamentar sistemas especiales para recibir y administrar los aportes de los
afiliados.
2.1.4.11 Autorizar la participación de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE
POLICÍA, en sociedades que se organicen para cumplir más adecuadamente su objeto
social de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
2.1.4.12 Delegar cuando lo considere conveniente alguna o algunas de sus funciones en el
Gerente General, conforme a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
2.1.4.13 Controlar la Gestión del Gerente General, de acuerdo con la metodología que
apruebe la Junta Directiva.
2.1.4.14 Crear Comités de apoyo, tales como de auditoría, comité financiero, comité de
riesgos, entre otros, de conformidad con las disposiciones legales y las emanadas de
la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.1.4.15 Velar porque los servidores públicos de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA
MILITAR Y DE POLICÍA, sean escogidos de acuerdo con criterios objetivos, que
incluyan el perfil del cargo, la competencia y la idoneidad profesional, según el Manual
Específico de Funciones y requisitos de la Entidad y demás normas concordantes.
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2.1.4.16 Hacer seguimiento periódico de la ejecución presupuestal de la Entidad y verificar
el cumplimiento de lo proyectado.
2.1.4.17 Velar porque la empresa garantice la continuidad de su objeto o negocio.
2.1.4.18 Evaluar los informes del área de Control Interno, con el apoyo del comité de
auditoría.
2.1.4.19 Examinar los informes del revisor Fiscal en orden a tomar las decisiones necesarias
para que la Entidad cumpla su objeto y demás fines.
2.1.4.20 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones consignadas en las leyes, en los estatutos
y las demás que se dicten para el funcionamiento de la empresa.
2.1.4.21 Aprobar el reglamento de Crédito, de Cesantías, de Ahorro Voluntario y de
Inversiones de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA.
2.1.4.22 Adoptar el Código de Conducta y aprobar el manual de procedimientos que deberá
observarse para prevenir el lavado de activos, así como designar el Oficial de
Cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en el Estatuto Orgánico del sistema
Financiero y demás disposiciones pertinentes.
2.1.4.23 Adelantar el auto evaluación de su gestión con base en los indicadores establecidos
para el efecto, con el fin de emprender las acciones de mejoramiento del control
requeridas.
2.1.4.24 Dictar su propio reglamento.
2.1.4.25 Cumplir y hacer cumplir las políticas que adopten el Gobierno Nacional y las suyas
propias.
2.1.4.26 Las demás que le señale la ley, las disposiciones relativas a las juntas Directivas de
los establecimientos de crédito y las que fije la Superintendencia Financiera de
Colombia.
2.1.4.27 La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cuenta con una matriz de
funciones proveniente de las normas legales, la cual se encuentra en el listado
maestro de documentos.
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2.1.5 REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA
La Junta Directiva sesiona ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando las
necesidades del servicio así lo exijan, por convocatoria que haga su Presidente, el Revisor
Fiscal, el Gerente General, o por acuerdo de la mayoría de sus miembros. Las reuniones
ordinarias y/o extraordinarias2 deberán ser citadas mínimo con cinco días calendario de
antelación y se informará el orden del día, así como el lugar, fecha y hora previstos para la
respectiva reunión. En caso de no poder asistir a las reuniones, se debe enviar con la debida
anticipación, la respectiva justificación la cual podrá ser por escrito o por correo electrónico.
La información a tratar en cada junta será entregada a sus miembros con por lo menos cinco
días hábiles anteriores a la reunión.
A las reuniones podrán asistir funcionarios de la Entidad u otras personas invitadas, cuando
así lo determine la Junta Directiva o el Gerente General.
2.1.6 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
El Secretario de la Junta Directiva es el encargado de elaborar las actas, las cuales deberán
ser sometidas para aprobación al inicio de la siguiente reunión.
Así mismo, se deberá velar por la adecuada salvaguarda de sus actas de reuniones y su
correspondiente firma.
Las decisiones de la Junta Directiva se adoptarán mediante acuerdos y/o actas, que
llevarán la firma del Presidente y del Secretario de la misma.
2.1.7 CONVOCATORIAS DE JUNTA DIRECTIVA
Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin del ejercicio, la
convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás
casos, bastará una antelación de cinco días comunes. La convocatoria3 deberá contener por
lo menos la siguiente información:
Nombre de la Entidad, Título que indique que se trata de una convocatoria a reunión de
Asamblea General, fecha, hora, ciudad, dirección específica donde se llevará a cabo la
reunión, nombre del salón y orden del día si es del caso.
2
Sin embargo para las reuniones extraordinarias no será necesario que la convocatoria se efectué con la antelación
mencionada, no obstante deberá efectuarse por comunicación escrita, verbal o electrónica, con indicación del orden del día, así
como del lugar, fecha u hora fijada para la correspondiente reunión.
3
La cual podrá hacerse por comunicación escrita o electrónica o mediante aviso.
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2.1.8 REUNIONES NO PRESENCIALES
Siempre que ello se pueda probar, podrá haber reunión de la Junta Directiva o de asamblea
general cuando por cualquier medio todos los miembros puedan deliberar y decidir por
comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones
deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.
2.1.9 HONORARIOS DE LOS MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA
De conformidad con el numeral 14 del artículo 6 del Decreto 1133 de 1999, los honorarios de
Juntas o Consejos Directivos de los establecimientos públicos, Empresas Industriales y
Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta asimiladas a éstas o en aquellas en
las cuales la Nación tenga participación mayoritaria, serán fijadas por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.4
2.1.10 EVALUACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA
La Junta Directiva será evaluada anualmente mediante una autoevaluación individual y una
colectiva, a fin de establecer los niveles de eficiencia y efectividad en el cumplimiento de los
deberes y funciones, el logro de los objetivos de dicho órgano, la observancia por parte de
los miembros de los principios y responsabilidades señalados para ellos en este reglamento,
así como para identificar medidas de mejoramiento.
Mediante la aplicación de dicha metodología se examinará la asistencia a las reuniones de la
Junta y de sus comités, la participación individual de cada miembro de la Junta Directiva, el
desempeño de la Junta Directiva en su conjunto y la pertenencia, profundidad y frecuencia
con que deben ser tratados los diferentes temas de la Junta Directiva.
El Presidente de la Junta Directiva presentará un informe anual con las recomendaciones que
sean del caso, respecto al análisis de las autoevaluaciones de la gestión de la Junta Directiva,
en la sesión que tiene carácter de Asamblea.
Los resultados de la autoevaluación de la Junta Directiva serán incluidos en el Informe de
Gerencia anual de la Entidad.
4
Según Decreto 1486 de 1999 los honorarios de los miembros de las Juntas Directivas se fijarán por resolución, en salarios
mínimos legales mensuales vigentes por sesión. Las reuniones de Juntas no presénciales se pagarán la mitad de los honorarios
establecidos. Los funcionarios públicos no podrán recibir remuneración por más de dos Juntas
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2.2
COMITES QUE APOYAN LA GESTIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA
2.2.1 COMITÉ DE AUDITORÍA5
EL Comité de Auditoría que depende de la Junta Directiva, es el órgano social encargado de
la evaluación del Control Interno de la Entidad, así como de su mejoramiento continuo y
tendrá como tarea principal facilitar y apoyar el desarrollo de la labor de la Junta Directiva en
lo que concierne a las políticas y ordenación del diseño de los procedimientos de Control
Interno y en la supervisión e implementación de la operación de dicho sistema.
2.2.2 COMITÉ DE RIESGOS6
El Comité para el manejo del riesgo tendrá como objeto primordial apoyar a la Junta Directiva
y a la Gerencia General, en el proceso de la implementación del Sistema de Administración
del Riesgo en la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, y en la definición,
seguimiento y control de las políticas y procedimientos requeridas por la Entidad para la
identificación, diagnóstico, manejo y control de los riesgos que implican las distintas
actividades en desarrollo de su objeto social, entre otros, riesgo en las operaciones de
tesorería, riesgo crediticio, operativo, de mercado, de liquidez, lavado de activos, riesgo legal,
y lo relacionado con los lineamientos de Gobierno Corporativo.
7
2.2.3 COMITÉ FINANCIERO
El objeto del Comité Financiero de la Entidad es analizar, evaluar y recomendar la realización
de las operaciones de tesorería relativas a la gestión de los activos bajo su administración;
esto es, los portafolios de inversión conformados por los recursos y aportes de sus afiliados.
Así mismo, deberá apoyar a la Junta Directiva y a la Gerencia General en la definición,
seguimiento y control de las políticas generales de la gestión de activos y pasivos, y de
asunción de riesgos de liquidez. Esta gestión requiere de una permanente medición y
evaluación de la composición y maduración de los activos y pasivos, y las posiciones fuera de
balance, de manera que permita una gestión integral de la estructura de sus activos y
pasivos, a fin de controlar el grado de exposición a los principales riesgos de mercado y de
liquidez, con el objeto de protegerse de eventuales pérdidas.
5
Acuerdo No.02 de 2011 “Por el cual se establece el Reglamento del Comité de Auditoría de la Caja Promotora de Vivienda
Militar y de Policía”.
6
Acuerdo No. 04 de 2012 “Por el cual se reglamenta el funcionamiento del Comité de Riesgos de la Caja Promotora de
Vivienda Militar y de Policía”.
7
Acuerdo No. 09 de 2008 "Por el cual se integra, organiza y reglamenta el Comité Financiero de la Caja Promotora de Vivienda
Militar y de Policía".
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
2.3
REPRESENTANTE LEGAL
La administración de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, su
representación legal y la gestión de sus negocios estarán a cargo del Gerente General, quien
tiene facultades para celebrar todas las operaciones comprendidas dentro del objeto social de
la Entidad. De acuerdo con las normas y disposiciones legales vigentes.
Otros empleados podrán tener, por delegación del Gerente General, la representación de la
Empresa en los asuntos expresamente señalados por un acto administrativo que así lo
disponga.
2.4
NOMBRAMIENTO DEL GERENTE GENERAL
El Gerente General será de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República y
debe posesionarse ante la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con las
disposiciones legales y normativas vigentes8.
2.4.1 FUNCIONES DEL GERENTE GENERAL
De acuerdo con la ley 973 de 2005, artículo 10, son funciones del Gerente General:
2.4.1.1 Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las
actividades de la Entidad, en cumplimiento de las políticas adoptadas por la Junta.
2.4.1.2 Presentar, a la Junta Directiva los planes que se requieran para desarrollar los
programas de la Entidad en cumplimiento de las políticas adoptadas.
2.4.1.3 Someter a la aprobación de la Junta Directiva, el proyecto de presupuesto de ingresos
y gastos de cada vigencia fiscal, así como los estados financieros periódicos de la
Entidad, en las fechas señaladas en los reglamentos.
2.4.1.4 Presentar a la Junta Directiva para su aprobación, los planes de desarrollo a corto,
mediano y largo plazo.
2.4.1.5 Someter a la Aprobación de la Junta Directiva los proyectos del presupuesto de
inversión y las operaciones comprendidas dentro de su objeto social, que así lo
requieran.
8
Manual de Funciones y Requisitos para Empleados Públicos adoptado en la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y
DE POLICÍA.
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2.4.1.6 Preparar y presentar para aprobación de la Junta Directiva el Estatuto Interno de la
Entidad y sus modificaciones.
2.4.1.7 Celebrar todas las operaciones comprendidas en el objeto social de la Entidad.
2.4.1.8 Constituir mandatos para representar a la Entidad en negocios judiciales y
extrajudiciales y ejercer las acciones a que haya lugar, en defensa de los intereses
institucionales.
2.4.1.9 Nombrar, dar posesión y remover a los empleados públicos de la empresa y celebrar
los contratos con los trabajadores oficiales.
2.4.1.10 Representar a la Empresa como persona jurídica y autorizar con su firma los actos y
contratos en que ella tenga que intervenir.
2.4.1.11 Velar por la correcta recaudación e inversión de los recursos de la Entidad y de los
afiliados.
2.4.1.12 Representar las acciones o derechos que la Entidad posea en otros organismos.
2.4.1.13 Adoptar los reglamentos, manuales de funciones y dictar normas y procedimientos
necesarios para el cumplimiento de las actividades de la Entidad.
2.4.1.14 Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la empresa.
2.4.1.15 Aprobar de conformidad con el reglamento establecido el ingreso a la Entidad de los
afiliados voluntarios.
2.4.1.16 Delegar las funciones que considere necesarias de conformidad con las normas
vigentes sobre la materia.
2.4.1.17 Distribuir la planta global del personal y crear los grupos internos de trabajo que
considere necesarios, para el cumplimiento de las funciones propias de la Entidad.
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2.4.1.18 Exigir las garantías y contratar las pólizas de seguros necesarias para la protección
de los bienes e intereses patrimoniales de la empresa y otros riesgos cuyo amparo
se estime social y económicamente provechoso para los afiliados y la CAJA
PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA.
2.4.1.19 Presentar a la Junta Directiva informes de gestión anual.
2.4.1.20 Presentar a la Junta Directiva o cuando esta lo requiera informe sobre el manejo del
portafolio de inversiones.
2.4.1.21 Cumplir todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y
funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad.
2.4.1.22 Ejercer las demás funciones que le señale o delegue la Junta Directiva, las normas
legales y aquellas que por su naturaleza le correspondan como Funcionario
Directivo.
2.4.1.23 La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cuenta con una matriz de
funciones proveniente de las normas legales, la cual se encuentra en el listado
maestro de documentos.
2.5
RÉGIMEN LEGAL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA CAJA PROMOTORA DE
VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
El artículo 27 de la ley 973 de 2005 estableció que las personas que presten sus servicios a la
CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, tendrán carácter de Trabajadores
Oficiales. No obstante lo anterior, tienen calidad de Empleados Públicos el Gerente, los
Subgerentes, los Jefes de Oficina, los responsables del registro y control de las operaciones
de Tesorería o Back Office, de la administración de la mesa de dinero o Front Office, de la
Gestión Logística, del almacén y de la tesorería, quienes ejercen actividades de manejo y
confianza.
La relación de los Trabajadores Oficiales con la administración se rige según lo pactado en el
Contrato de Trabajo, en el Reglamento Interno de Trabajo, Manual de Funciones para
empleados públicos y en el Pacto Colectivo. Los Empleados Públicos se rigen por las normas
aplicables a esta clase de servidores.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
2.6
RÉGIMEN SALARIAL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA CAJA PROMOTORA DE
VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
Los empleados públicos de la Entidad para efectos de remuneración, primas, bonificaciones,
viáticos, horas extras y subsidios, se regirán por las normas generales vigentes para esta
clase de servidores.
De conformidad con las normas legales vigentes – Decreto 2127 de 1945, 3135 de 1968 y
con las políticas de la Junta Directiva, se determinará el régimen salarial de remuneraciones,
primas, bonificaciones, viáticos, horas extras y subsidios, para los Trabajadores Oficiales.
2.7
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
2.7.1 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Los principios del Sistema de Control Interno constituyen los fundamentos y condiciones
imprescindibles y básicas que garantizan su efectividad de acuerdo con la naturaleza de las
operaciones autorizadas, funciones y características propias.
La aplicación de los principios del Sistema de Control Interno, a saber, el autocontrol, la
autorregulación y la autogestión contribuyen al adecuado cumplimiento de responsabilidades
y funciones.
2.7.2 AUTOCONTROL
Es la capacidad CAJA HONOR para desarrollar en su interior y aplicar métodos, normas y
procedimientos que permiten el desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema de
Control Interno, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables y en un ambiente de
integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
2.7.3 AUTORREGULACIÓN
Es la capacidad de todos y cada uno de los servidores públicos de CAJA HONOR,
independientemente de su nivel jerárquico para evaluar y controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como
para mejorar sus tareas y responsabilidades, propendiendo por que la ejecución de los
procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en
los principios establecidos en la Constitución Política
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
2.7.4 AUTOGESTIÓN
Es la capacidad de la Entidad para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera
efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento conforme a lo consignado en la constitución, la
ley y sus reglamentos.
2.7.5 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN CAJA HONOR
La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, cuenta con un Sistema de Control Interno
formalmente establecido, bajo los parámetros del MECI, el cual tiene como propósito
fundamental lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de su misión, visión,
objetivos estratégicos y funciones, en el marco de la Ley 353 de 1994, 973 de 2005 Y 1305
de 2009.
El Sistema de Control Interno abarca todas las áreas de la organización, aplicando los
objetivos, principios, elementos y actividades de control, información y comunicación entre
otros. En el ejercicio del cumplimiento del Control Interno, se cumplen los lineamientos
establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia9 acorde a las normas expedidas
para tal fin.
2.7.6 EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO
Para el ejercicio del Control Interno, la Caja Promotora de Vivienda Miitar y de Policía dentro
de su estructura organizacional cuenta con la Oficina de Control Interno que es de nivel
Directivo y depende directamente de la Gerencia General, corresponde al Proceso de
Evaluación y las funciones se encuentran enmarcadas en la Ley 87 de 1993 y las que están
dadas en el Decreto 1900 de 2013 y demás funciones que le asigne el Gobierno Nacional a
través de las diferentes normas establecidas sobre la materia. Su principal objetivo es de
evaluar y asesorar independiente y objetivamente, con el fin de generar la mejora continua
de los proceso de la Entidad, para el cumplimiento de los objetivos y misión Institucional.
2.7.7 POLÍTICA DE CONTROL INTERNO
LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICIA, verificará que los servidores
públicos y contratistas que apoyan la gestión de la Entidad, se desempeñen teniendo en
9
Las entidades supervisadas que pertenezcan al sector público y estén obligadas a la adopción del Modelo Estándar de Control
Interno – MECI, según lo establecido en el Decreto 1599 y sus reglamentos, deberán complementar dicho modelo con los
aspectos incluidos en las Circulares Externas 014 – 038 del 2009 de la SFC, con los aspectos no incluidos en dicho modelo.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
cuenta los principios de autorregulación, autogestión, autocontrol y de mejoramiento
continuo, mediante la aplicación de estrategias que en su conjunto se encaminen a lograr
una administración efectiva, eficiente, eficaz, imparcial, integra y transparente.
2.7.8 COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO10
El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órgano de coordinación y
asesoría es el responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento
del sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y
características de la Entidad.
10
La conformación y funciones del Comité de Coordinación de Control Interno están dadas bajo la Resolución 159 del 25 de
abril de 2013.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
CAPITULO III
POLÍTICA DE GESTIÓN EN LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE
POLICÍA
COMPROMISO CON LA GESTIÓN Y LOS FINES DEL ESTADO
Los directivos de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, se
comprometen a destacarse por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad,
actuando con objetividad y profesionalismo en el ejercicio de su cargo, guiando las acciones
de la Entidad hacia el cumplimiento de la misión en el contexto de los fines sociales del
Estado.
Así mismo, orientan sus capacidades personales y profesionales hacia el cumplimiento
efectivo de los fines misionales de la Entidad, acatando la normatividad vigente, y guardando
confidencialidad en la información que lo requiera.
La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA y sus directivos, en su calidad
de delegatarios de una función y servicio público, de conformidad con la ley garantizarán la
prestación del servicio a fin otorgar soluciones de vivienda a los miembros de las Fuerzas
Militares y de Policía y personal civil adscrito al Ministerio de Defensa Nacional y Caja
Promotora de Vivienda Militar y de Policía.
Los directivos de la Entidad ejercerán sus funciones administrativas bajo preceptos de
integridad y transparencia, gestionando en forma adecuada y cuidadosa los recursos a su
cargo, rindiendo las cuentas e informes requeridos por las autoridades de vigilancia y control.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
3.1
POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS
3.1.1 ARRAIGO EN LA CADENA DE VALOR
La cadena de valor permite identificar las necesidades y expectativas de los afiliados y suplir
sus requerimientos mediante el flujo de información para la prestación del servicio, la Caja
Promotora de Vivienda Militar y de Policía, para lo cual se interioriza el direccionamiento
estratégico formulado, con base en una filosofía empresarial fundamentado en procesos
interrelacionados que facilitan a la Entidad su aplicación; permitiendo mantener el Sistema
Integrado de Gestión articulado con las directrices establecidas, por el Gobierno Nacional.
El cambio cultural que implica los nuevos conceptos empresariales, ha estado acompañado
de la capacitación puntual, aplicabilidad, concientización y beneficio, desarrollando nuevas
competencias y habilidades en cada uno de los funcionarios que laboran en la Caja
Promotora de Vivienda Militar y de Policía, aplicables a nivel institucional como personal.
3.2
POLÍTICA DE ÉTICA Y COMPROMISOS CON LA INSTITUCIÓN
El Código de Ética y Conducta establece en los numerales séptimo y octavo los lineamientos
de comportamiento y compromisos con la institución que deben seguir los servidores al
servicio de la Entidad.

NORMAS DE CONDUCTA
El Código de Ética y Conducta establece en el numeral once y doce las normas de
conducta aplicables en las relaciones con los afiliados, con los servidores públicos de
la Entidad, las relaciones con los proveedores y las aplicables en la prevención y
control del lavado de activos y financiación del terrorismo.

SANCIONES
Toda violación a los procedimientos y normas contenidas en el presente Código, así
como en el Código de Ética y Conducta de la Entidad, acarreará las sanciones que
correspondan en cada caso, de conformidad con la normatividad vigente, sin perjuicio
de las acciones de responsabilidad de carácter civil o penal a que haya lugar, las
cuales serán adelantadas por los representantes de la Entidad cuando ésta sea la
afectada. Numeral dieciocho Código de Ética y Conducta.
3.3
POLÍTICA DE GESTIÓN HUMANA
La política de gestión humana tiene por objetivo contar con talento humano comprometido
con la misión, visión y valores de la Entidad, que tengan conocimientos adecuados y acordes
al equipo de trabajo que pertenecen, que asuman el reto de calidad y sentido de pertenencia,
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
funcionarios con deseo de superación personal y profesional. La entidad adopta el modelo de
gestión por competencias referido tanto en el sistema de calidad como en el modelo de
Estándar de Control Interno MECI.
3.4
POLÍTICAS DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN
3.4.1 REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA, DE CONTROL INTERNO Y
OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE
La Entidad preparará y presentará la información sobre su situación financiera según las
prescripciones legales y con las normas de contabilidad aplicables.
La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, publica sus Estados Financieros
de fin de ejercicio11 una vez los mismos son aprobados por la Asamblea. De forma previa a la
Asamblea, los Estados Financieros son revisados por la Superintendencia Financiera de
Colombia, quien autoriza su publicación.
La Entidad cumple con la Rendición de la Cuenta Fiscal ante la Contraloría General de la
República y ante la Cámara de Representantes.
Anualmente la gerencia elabora y distribuye entre el personal al servicio de la Entidad el
Informe Anual de Gestión el cual contiene información sobre la gestión estratégica y
financiera de la vigencia. Dicha información es publicada en la WEB para conocimiento de las
partes interesadas.
3.4.2 CONFIDENCIALIDAD (HABEAS DATA)
De conformidad con lo establecido por el Código de Ética de la Entidad, dentro de los
compromisos de los miembros de la Junta Directiva, empleados y colaboradores de la misma,
se establece que estos deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo
y la información confidencial de los afiliados que esté a su cuidado. Por lo tanto, deberán
controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias de la Entidad se haga
uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan
autorización para ello o no laboren en la respectiva área. En este sentido, la Entidad cuenta
con un Acuerdo de Confidencialidad el cual deberá ser suscrito por cada uno de los
servidores públicos vinculados a la Entidad.
11
Los cuales son dictaminados por el revisor fiscal.
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Así mismo, no revelarán, ni transferirán a otros empleados o a terceras personas información
confidencial que pertenezca a la Entidad, clientes o proveedores, a la que haya tenido acceso
con ocasión de su cargo.
3.4.3 PROCEDIMIENTOS A SEGUIR CUANDO SE ENCUENTRE EVIDENCIA DE
ALTERACIÓN O MANIPULACIÓN DE EQUIPOS O DE INFORMACIÓN
En caso de evidenciar alteración o manipulación de los equipos o de la información de
propiedad de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICIA, se deberá
proceder de la siguiente forma:
Si se tiene la evidencia de la comisión de un ilícito, se deben realizar las siguientes
actividades:

Presentar la queja ante el jefe inmediato.

Hacer la cadena de custodia del elemento o elementos que se presume ha sido
manipulado, sea el computador, disco duro, archivo.

Realizar un respaldo de la información tal y como se encuentra en el momento en que
se conoce del hecho.

Presentar la situación por parte del Jefe de la Dependencia, ante el superior
inmediato, quien lo tramitara ante la Gerencia General.

La Gerencia General solicitará a la Oficina de Informática y Sistemas el backup
(respaldo) de la información de fecha antecedente a la ocurrencia del posible ilícito.

De acuerdo a lo evidenciado en el cotejo de la información o equipos en cadena de
custodia y la información antecedente al posible ilícito, la Oficina de Informática y
Sistemas generará un informe de la situación evidenciada, a la Gerencia General.

La Oficina de Control Interno a solicitud de la Gerencia General, si así lo considera,
realizará una auditoria específica con base en el informe de la Oficina de Sistemas, de
acuerdo a los hallazgos.

Del informe de auditoría de la Oficina de Control Interno, se realizarán las remisiones
respectivas a la Oficina Jurídica y a la Unidad de Control Disciplinario, para los efectos
correspondientes.

El jefe de la Oficina Jurídica coordina la parte judicial de la Entidad, presentará la
denuncia a la autoridad competente del posible ilícito.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Con el fin de allegar pruebas a la autoridad competente que asumió la investigación, se
recomienda solicitar al DAS y/o al Grupo Investigativo Delitos informáticos de la Dirección de
Investigación Criminal (DIJIN) de la Policía Nacional, la realización de peritazgos.
3.4.3 PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN
MANEJADA Y SU DESTRUCCIÓN POR PARTE DEL TERCERO UNA VEZ
FINALIZADO EL SERVICIO 12
La Entidad ha definido a través del “Acuerdo de Confidencialidad” el procedimiento a seguir
por parte del tercero del manejo de la información una vez terminada la relación contractual.
Dicho acuerdo deberá ser suscrito por la Entidad y el servidor Público.
3.5
POLÍTICA DE LA CALIDAD
La Política de calidad de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA,
conforme con el marco legal aplicable y en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo,
el Plan Estratégico de la Entidad, los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Control
Interno, es:
Contribuir con el bienestar de los afiliados, facilitando su acceso oportuno a
soluciones de vivienda a través de los modelos de atención, para lo cual efectúa
una administración óptima de los recursos financieros, con talento humano que
busca la excelencia en el servicio, mejorando continuamente la eficacia, eficiencia
y efectividad del Sistema Integrado de Gestión soportada en la innovación y
desarrollo tecnológico e implementando mejores prácticas ambientales y de
responsabilidad social Empresarial.
La Entidad actualmente cuenta con certificación en ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 se
compromete a implementar los sistemas que por ley se determinen o aquellos sistemas que
permitan mejorar la operación de la Entidad a fin ofrecer un servicio eficiente y eficaz a los
afiliados y asegurar la sostenibilidad financiera de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA
MILITAR Y DE POLICÍA, a largo plazo.
12
Artículos 40 y 41 del presente Código fueron desarrollados en cumplimiento a la CE052 de 2007 de la Superintendencia
Financiera de Colombia.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
3.6
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La Entidad tiene definida la siguiente política de administración del riesgo de acuerdo con los
Manuales aprobados por la Junta Directiva, así:
El sistema integral de administración de riesgo de la Caja Promotora de Vivienda
Militar y de Policía propende por identificar, medir, controlar, mitigar y monitorear
los riesgos en todos los procesos y su entorno, con el propósito de reducir el nivel
de incertidumbre que pueda afectar las operaciones de la Entidad y asegurar el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Manuales:
Manual de Administración de Riesgo Operativo SARO. La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA
MILITAR Y DE POLICÍA, controla y gestiona los riesgos asociados a los procesos que se
desarrollan en su interior.
Manual de Administración de Riesgo de Crédito SARC. La Entidad establece políticas para
controlar el nivel de riesgo de crédito.
Manual de Administración de Riesgo para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
SARLAFT.
La Entidad establece las políticas para la detección, prevención y represión del movimiento de
capitales ilícitos.
Manual de Administración de Riesgo de Mercado SARM. La Entidad establece políticas para
controlar y administrar las operaciones de tesorería y establecer variables que puedan afectar
el desempeño del portafolio de inversiones.
Las matrices de riesgos se encuentran en la Unidad de Riesgos, archivadas en orden
consecutivo y cronológico.
La documentación soporte de riesgos se encuentra bajo la custodia de la Unidad de Riesgo a
cargo del Oficial de Cumplimiento, tanto en medio físico como en magnético.
Mediante Acuerdo 05 de 2007 modificado por el Acuerdo 04 de 2012 se reglamentó el
Funcionamiento del Comité de Riesgos cuyo objetivo primordial consiste en apoyar a la Junta
Directiva y a la Gerencia General, en el proceso de implementación del Sistema de
Administración del Riesgo en la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, y
en la definición, seguimiento y control de las políticas y procedimientos requeridas por la
Entidad para la identificación, diagnóstico, manejo y control de los riesgos que implican las
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
distintas actividades en desarrollo de su objeto social, entre otros, riesgo en las operaciones
de tesorería, riesgo crediticio, operativo, de mercado, de liquidez, lavado de activos, riesgo
legal y lo relacionado con los lineamientos de Gobierno Corporativo.
3.7
PROVEEDORES
La Entidad reconoce la importancia de los diferentes proveedores de bienes y servicios en el
desarrollo de sus actividades, tanto en su funcionamiento interno, como en el desarrollo de
los proyectos estratégicos.
El proceso de selección de proveedores se hará según el Manual de Contratación adoptado
en la Entidad el cual consulta los principios de Igualdad, Transparencia, Economía,
Responsabilidad, Celeridad, Eficacia, Calidad y Selección Objetiva. La Entidad aplica los
requisitos del Sistema de Gestión de Calidad para la selección de sus proveedores.
3.8
MANEJO DE INDICADORES DE GESTIÓN
CAJA HONOR establecerá indicadores que permitan medir la eficiencia, eficacia y efectividad,
de su Sistema integrado de Gestión como impacto a su desempeño y gestión institucional,
como forma concreta para ilustrar sobre hechos y datos a sus diferentes grupos de interés.
La finalidad es contar con índices que midan el resultado del desempeño de los procesos.
La Entidad desarrollará indicadores para la medición de su gestión y desempeño, tales como:


3.9
Índice de satisfacción del afiliado.
Indicadores operativos, a partir de los cuales se evaluará los procesos de calidad y la
gestión de planeación estratégica.
CONFLICTO DE INTERESES
El Código de Ética y Conducta establece en el numeral catorce las políticas, principios,
actuaciones y procedimientos aplicables en caso de presentarse conflicto de intereses.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
3.10 POLÍTICAS DE LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
CON SUS GRUPOS DE INTERÉS.
3.10.1 DIRECTIVOS
El nivel Directivo mantendrá canales de comunicación hacia la organización con el fin de
socializar valores, políticas, metas, compromisos, avances y resultados que conforman su
planeación estratégica motivando el mejoramiento continuo. A través de reuniones, comités,
boletines informativos y página WEB, entre otros. Los servidores públicos y la comunidad en
general conocerán del cumplimiento de la Misión y la Visión a cargo de La CAJA PROMOTORA
DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA.
3.10.2 RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
A los servidores públicos y contratistas que participen en los procesos contractuales que
desarrolle la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICIA, les será aplicable el
régimen de inhabilidades e incompatibilidades dispuesto en el estatuto general de la
contratación estatal.
3.10.3 AFILIADOS
El bienestar de los afiliados constituye la razón de ser de la Entidad, facilitándole el acceso
oportuno a su solución de vivienda, administrando eficientemente sus aportes, cesantías y
subsidios. En este sentido, la Entidad tiene una disposición al cambio a través del
seguimiento y diagnóstico de las necesidades, preferencias, características económicas,
sociales y culturales de los afiliados con el fin de lograr el mejoramiento continuo y ofrecer un
servicio con criterios de calidad.
Para lo anterior desarrolla:
3.10.3.1
Atención personalizada al afiliado y por correo, en estricto orden de llegada
resolviendo las inconsistencias o inquietudes de manera integral evitando más de
una visita para el mismo tema objeto de consulta.
3.10.3.2
Revisión y adecuación de los procesos y procedimientos internos y externos
orientados a una atención efectiva.
3.10.3.3
Establecimiento de dependencias de enlace para cada una de las Fuerzas Militares
y de Policía Nacional para apoyar, facilitar y orientar a los afiliados sobre los
diferentes procesos para la solución de vivienda. Estas dependencias igualmente
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
apoyan la divulgación de los diferentes programas y beneficios de La CAJA
PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, a nivel Nacional.
3.10.3.4
Desconcentración del servicio en ciudades de mayor influencia.
3.10.3.5
Seguimiento a las quejas y reclamos interpuestos por los afiliados con el fin de
constatar la solución final y el establecimiento de acciones permanentes de
mejora.13
3.10.3.6
Medición de la calidad del servicio a fin de determinar si el afiliado conoce, usa y
cuál es su percepción de los servicios que ofrece la Entidad, evaluar los niveles de
satisfacción de afiliado e identificar sus expectativas, con el ánimo de establecer
una mejora continua a los sistemas de calidad.
3.10.3.7
Racionalización y divulgación de los trámites los cuales están publicados en la
página web y no tienen costo alguno.
3.10.3.8
Establecimiento del Defensor del Cliente.14
3.10.3.9
Prestación permanente del Servicio de atención a través de Call Center.
3.10.3.10 Publicación y actualización en la página WEB de los servicios ofrecidos por la
Entidad.
3.10.3.11 Realización de estudios del mercado inmobiliario con el fin de ofrecer a los
afiliados una oferta comercial variada y con óptimos niveles de seguridad.
3.10.3.12 Formulación de nuevas políticas para ampliar y divulgar la promoción de vivienda.
3.10.3.13 Implementación de una plataforma tecnológica con características de seguridad.
Estructura plana y funcional acorde con las competencias asignadas por las disposiciones
legales vigentes.
3.10.4 DEFENSOR DEL CONSUMIDOR FINANCIERO
Como Entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, implanta la figura del
Defensor del consumidor financiero quien actúa como vocero de los usuarios ante la Entidad
para conocer y resolver en forma gratuita y objetiva las quejas individuales dentro de los
13
14
La Entidad tiene organizada el Área Sistema de atención al consumidor Financiero - SAC
Creado por ley 795 de 2003 y reglamentado por Decreto 690 del mismo año.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
términos establecidos relativas a un posible incumplimiento de la Entidad en las normas
legales o internas que rigen el desarrollo o ejecución de los servicios y a la calidad de los
mismos. El procedimiento para la resolución de las quejas será el definido en el artículo 7 del
decreto 690 de 2003.
Las decisiones favorables al cliente o usuario y que hayan sido expresamente aceptadas por
este, serán de obligatorio cumplimiento para la Entidad. En todo caso, en la medida en que
sus decisiones sean aceptadas expresamente por las partes, tendrán carácter vinculante para
ellas.15
La Entidad aprobará anualmente el presupuesto que corresponda, con el fin de garantizar el
funcionamiento del Defensor del Cliente. Así mismo, velará porque el cliente o usuario tenga
conocimiento de su existencia, funciones, derechos que le asisten, forma de contactarlo,
dirección física y correo electrónico y procedimiento para interponer y resolver sus quejas.
La Entidad informará al Defensor del Cliente las decisiones que hayan sido expresamente
aceptadas por las partes, con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento
de las obligaciones pactadas.
3.10.5 EMPLEADOS
Con el fin de contar con un Talento Humano competente y comprometido con el logro de los
objetivos institucionales, la Entidad impulsa el desarrollo integral de sus empleados de
acuerdo con sus competencias profesionales procurando el crecimiento personal con
estrategias de capacitación y bienestar laboral.
La vinculación de los funcionarios se hará de acuerdo con las normas aplicables según su
naturaleza. Los Empleados Públicos se vincularán cumpliendo con los requisitos establecidos
en el Manual de Funciones el cual se adopta mediante resolución suscrita por el Gerente
General16. Los Trabajadores Oficiales, se regirán por lo establecido en el Reglamento Interno
de Trabajo, Pacto Colectivo y normatividad vigente.17
El proceso de selección cumple con los parámetros exigidos en la norma técnica del Sistema
de Selección de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Los empleados participan activamente en la implementación y desarrollo de los procesos de
planeación y seguimiento del Plan Estratégico Institucional de la Entidad; así como en la
definición y divulgación de los principios y valores organizacionales.
15
Artículo 10 del Decreto 690 de 2003.
La Resolución por la cual se adopta el Manual de Funciones de los Empleados Públicos de la CAJA PROMOTORA DE
VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA requiere concepto previo del Ministro de Defensa Nacional.
17
Decreto 2127 de 1945 y decreto 3135 de 1968.
16
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
3.10.6 COMUNIDAD EN GENERAL
La Entidad presentará Rendición Pública de Cuentas18 de manera anual de acuerdo con
la normatividad reglamentaria. En dicha rendición de cuentas se presenta el informe de
gestión de las dependencias y la gestión al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional de
la vigencia correspondiente. La convocatoria se hará a través medios de comunicación de
amplia difusión tales como revistas institucionales, página WEB y un periódico de amplia
circulación.
Así mismo, La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, mantiene
informados a sus interesados la gestión que desarrolla la Entidad a través de la Página WEB.
Es deber de la Entidad mantener al día la información que sea divulgada de acuerdo con los
procedimientos internos establecidos.
3.11 POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL - RSE
CAJA HONOR se compromete a hacer de su actividad, un factor que propenda por la mejora
en las condiciones de vida de los afiliados, realizando una contribución a la sociedad,
mediante el desarrollo de iniciativas sociales, económicas, y ambientales, así: “CAJA HONOR
se compromete a hacer de su actividad, un factor que propenda por la mejora en las
condiciones de vida de los afiliados, realizando una contribución a la sociedad,
mediante el desarrollo de iniciativas sociales, económicas, y ambientales”
El Fondo de Solidaridad, es un modelo o mecanismo creado para proteger y brindar una
solución de vivienda en condiciones dignas y en forma subsidiada a nuestros afiliados o
beneficiarios, héroes de la patria, que por situaciones del conflicto interno han sufrido
discapacidad o fallezcan en actos del servicio defendiendo nuestra patria.
La Entidad, se compromete a respetar el medio ambiente en general. Para tal fin, de manera
anual y con los lineamientos del Gobierno Nacional, se formula el plan de gestión ambiental,
el cual contiene entre otras, estrategias de educación sobre, manejo de desechos y uso de
los recursos hídricos y energéticos.
18
Hace parte de la Rendición pública de cuentas los Consejos Comunales en los cuales la Entidad ha presentado informe de su
gestión de manera directa con la comunidad.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Así mismo, la Entidad mantiene y promueve la política de reducción del consumo de papel,
optando preferiblemente por la comunicación por vía electrónica, intranet y el uso de otras
características tecnológicas.
3.12 POLÍTICA DEL MEDIO AMBIENTE
Como parte del Grupo Social y Empresarial de la Defensa GSED, la Junta Directiva,
funcionarios y personal de la Entidad deberán obrar en sus relaciones entre sí y para con sus
afiliados, proveedores y público en general, de acuerdo con los principios de compromiso con
la Fuerza Pública, unidad de gestión, diligencia, rendición de cuentas, innovación, cultura del
buen trato, integridad y transparencia, para lo anterior la Entidad ha adoptado la siguiente
política ambiental:
“Contribuir con la protección del medio ambiente bajo los principios de prevención,
ecoeficiencia y responsabilidad social mediante la implementación, gestión, divulgación y
control de buenas prácticas ambientales aportando al mejoramiento continuo de los procesos
de la entidad”
3.13 POLÍTICA DE PLANEACIÓN
Como Entidad integrante del Grupo Social y Empresarial de la Defensa GSED, la CAJA
PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, contribuye de manera eficaz a consolidar
la seguridad y la paz en Colombia a través del bienestar de sus afiliados.
La misión y visión se logra a través del cumplimiento de su planeación estratégica, los cuales
están soportados por objetivos, estrategias, metas, actividades, responsables e indicadores
que permiten medir el nivel de cumplimiento
El Plan Estratégico y el plan de acción institucional se articulan mediante:







La Política del Gobierno Nacional
Los planes y programas del Plan Nacional de Desarrollo.
El Sistema de Desarrollo Administrativo, SISTEDA
El Modelo Estándar de Control Interno, MECI
El Sistema Integrado de Gestión, SIG;
Los planes de mejoramiento suscritos con los Entes de Control y la Superintendencia
Financiera de Colombia.
Las metas presidenciales.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Se realiza un seguimiento trimestral a los planes de acción a fin de monitorear su efectivo
cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y realizar las acciones pertinentes para llevar
a cabo su meta.
La Planeación estratégica está concebida como una herramienta orientadora que articula las
acciones de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, de manera
concertada y participativa.
La Entidad ha hecho de la calidad un propósito común para todas sus dependencias.
3.14 POLÍTICA DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS
Las políticas para el desarrollo de la informática definen pautas generales que determinan el
marco de actuación dentro de los lineamientos establecidos en el Plan Estratégico de
Tecnología e Información. (PETI).
El objetivo de las mismas es lograr la racionalización y mejor uso de la tecnología aplicada a
cada una de las áreas de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA.
Las políticas se interpretan en su papel de marco referencial para la coordinación e
integración de los esfuerzos requeridos para alcanzar los objetivos propuestos en el Plan.
Estas políticas se clasifican en:
 Políticas de carácter general.
 Políticas relativas a proyectos informáticos.
 Políticas relativas a seguridad de la información
3.15
POLÍTICAS DE CARÁCTER GENERAL
3.15.1 Mantener como guía de administración la ingeniería y los fundamentos de una
Dirección de Proyectos.
3.15.2 Ser un área administrada por niveles de servicios hacia el cliente interno (Diferentes
áreas y procesos de la Entidad), cliente externo y proveedores de la ENTIDAD.
3.15.3 Utilizar tecnología orientada a maximizar la autonomía en todos los niveles operativos
de la organización.
3.15.4 Localizar, inventariar y administrar los recursos informáticos en los puntos donde se
concentra la generación y utilización de la información.
3.15.5 Definir periódicamente estándares en hardware, software y comunicaciones, a ser
seguidos por la ENTIDAD.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
3.15.6 Utilizar tecnologías adecuadas al medio colombiano para facilitar la comunicación
entre las diferentes áreas de la ENTIDAD y Entidades externas de carácter nacional.
3.15.7 Utilizar procesos de administración del cambio para minimizar los problemas de
implantación de nuevos sistemas y tecnologías.
3.15.8 Impulsar arquitecturas abiertas de software, hardware y comunicaciones.
3.15.9 Propender por la adquisición de recursos informáticos con elevado grado de
penetración en el mercado y adecuado soporte técnico local por parte del proveedor.
3.15.10 Propender por el conocimiento de nuevos productos y de nuevas tecnologías y
determinar, antes de su adopción, sus beneficios, riesgos y costos.
3.16 POLÍTICAS RELATIVAS A PROYECTOS INFORMATICOS
Todo proyecto informático o de tecnología deberá estar enmarcado en una metodología
definida para su desarrollo. Si se desarrolla al interior de la ENTIDAD, esta metodología
deberá ser documentada y divulgada. Si el proyecto es contratado a un proveedor externo,
como parte contractual, debe cumplirse con la metodología acordada o con la del proveedor
(similar o superior), que cumpla con los requerimientos para la realización del proyecto.
Los usuarios líderes de proyectos deberán ser capacitados a la iniciación de su proyecto en la
metodología establecida para el desarrollo de sistemas o instalación de infraestructura
informática.
Si el proyecto se desarrolla al interior debe tenerse en cuenta que es realizado por personas,
restringido por recursos limitados, planificados, ejecutados y controlados. Todo proyecto de
tecnología debe manejar las áreas de conocimiento de una Dirección de Proyectos, tales
como: gestión de alcance de proyecto, gestión de tiempos, gestión de costos, aseguramiento
de calidad, gestión de comunicaciones, gestión de riesgos, gestión de adquisiciones y
contratos.
Es prerrequisito para la iniciación de todo proyecto informático la definición de
requerimientos, procedimientos, organización y racionalización del sistema que se pretende
automatizar. Todo proyecto debe tener un diseño previamente analizado y aprobado por los
líderes de cada área y el gerente de proyecto para iniciar su implantación.
En todo proyecto que surja en cualquier área de la ENTIDAD y que no se considere por
definición proyecto informático, deberá indicar, si lo hay, el componente informático que
incluye.
Todo proyecto informático que implique modificaciones al Plan Estratégico de Tecnología e
Información, debe ser aprobado por el Comité Informático y de Sistemas de la ENTIDAD y
definido su orden de prioridad.
Todo proyecto que apruebe el Comité Informático y de Sistemas de la ENTIDAD se incluirá
dentro del Plan Estratégico de Tecnología e Información con identidad propia, objetivo,
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
alcance, duración, responsables, recursos asignados y orden de prioridad. Deberán ser de
conocimiento de la Gerencia General de la ENTIDAD, los cambios que sufran los proyectos o
actividades en el Plan Estratégico de Tecnología e Información.
Solamente cuando se cumplan todos los estándares de calidad vigentes, se haga entrega de
documentación de soporte y se formalice la aceptación del usuario de acuerdo con los
requerimientos iníciales y de Control Interno, podrá considerarse finalizado un proyecto
informático. Este aspecto deberá tenerse en cuenta al contratar los desarrollos de software,
compra de paquetes informáticos e infraestructura de IT.
Adoptar como plataforma tecnológica la descrita en el Plan Estratégico de Tecnología e
Información, previa revisión y aprobación del Comité Informático y de Sistemas. La
adquisición de equipos de cómputo, aplicaciones informáticas o consultorías de tecnología
debe tramitarse administrativamente a través del área competente de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
Los nuevos proyectos deberán cumplir y poder aplicar las políticas de Seguridad de la
Información de la ENTIDAD. Los nuevos proyectos deberán actualizar el plan de
contingencias de la ENTIDAD.
3.17 POLÍTICAS RELATIVAS A SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Estas políticas establecen las directrices necesarias para el correcto funcionamiento para la
seguridad de la información, enmarcando su aplicabilidad en un proceso de desarrollo
continuo y actualizable, apegado a los estándares internacionales desarrollados para tal fin.
Adicionalmente constituyen un nivel de seguridad, altamente aceptable, mediante el empleo
y correcto funcionamiento de la normativa y políticas de seguridad de la información, a través
de la utilización de técnicas y herramientas que contribuyen a optimizar la administración de
los recursos informáticos de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.
Estas políticas comprenden los siguientes ítems:
-Políticas de Seguridad Organizacional
-Políticas de Seguridad Lógica
-Políticas de Seguridad Física
-Políticas de Seguridad Legal
Las anteriores políticas fueron adoptadas mediante resolución interna No. 458 de 2009,
ajustada al cumplimiento de lo establecido en las Circulares Externas Nos 052 de 2007 y 038
de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia, Normas ISO 9001:2008, ISO 27001
y Técnica de Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y las normas que las modifiquen,
complementen o sustituyan.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
CAPÍTULO IV
POLÍTICAS FINANCIERAS
4.1
PRESUPUESTO
Por su naturaleza jurídica y la actividad que realiza la Entidad no hace parte del Presupuesto
General de la Nación y su régimen jurídico para efectos presupuestales es el señalado en la
resolución 2416 de 1997 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En tal sentido aplica el
acuerdo No. 6 de 2005 que contiene el estatuto Presupuestal de la Entidad.
4.2
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE CUENTAS INDIVIDUALES
Los recursos transferidos por las Fuerzas Militares y de Policía por concepto de ahorros y
cesantías se manejan como un patrimonio autónomo y se registran en la Cuenta Individual
de cada afiliado. Dichos recursos se administran bajo políticas de seguridad y bajo riesgo de
inversión. Se reconocen intereses que compensen la pérdida del poder adquisitivo de sus
aportes los cuales no podrán ser inferiores a la variación del Índice de Precios al Consumidor
IPC certificado por el DANE para el periodo de causación. La Junta Directiva reglamentará las
condiciones para su reconocimiento con criterios que garanticen la sostenibilidad financiera
de la Entidad.
La Junta Directiva de la Entidad tiene la facultad de distribuir los excedentes financieros a
favor del afiliado y de la Entidad con destino al cumplimiento del objeto social, su operación y
funcionamiento, con cargo a los excedentes financieros. Igualmente, la Junta Directiva podrá
autorizar la constitución de provisiones que garanticen el cumplimiento de su objeto, o para
que los afiliados que cumplan o hayan cumplido los requisitos puedan acceder al subsidio de
vivienda.
Los recursos con que cuenta la Entidad se invertirán en condiciones de transparencia,
rentabilidad, solidez, seguridad y de mercado en títulos de emisores calificados como triple A.
Las inversiones en títulos de tesorería de la República de Colombia se realizan mediante
operaciones convenidas de mercado primario con la Dirección General de Crédito Público y
del Tesoro Nacional.
La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, tiene definidos los
procedimientos para todos los actos y contratos que en relación con excedentes, impliquen el
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
depósito, disposición, manejo, custodia, administración de dinero, de títulos y en general de
valores, por parte de la Entidad.19
El Comité Evaluador de Inversiones Financieras de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA
MILITAR Y DE POLICÍA establecido mediante acuerdo 06 de 2007 tiene como función
analizar, evaluar y recomendar la inversión de los excedentes de liquidez y en general la
realización de las operaciones de tesorería que conforman el portafolio de Inversiones de la
CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, en las Entidades autorizadas por
las normas vigentes.
4.3
POLÍTICA CONTABLE
La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, por ser una Entidad de carácter
financiero y organizada como establecimiento de crédito de naturaleza especial, cumple con
lo establecido en el artículo 1 de la resolución 1101 de junio 30 de 2006 emitida por la
Superintendencia Financiera de Colombia, mediante la cual se incluye a la Entidad como
usuaria del Plan Único de Cuentas para el registro contable y presentación de Estados
Financieros.
El citado plan de cuentas contiene la estructura contable que utilizará la CAJA PROMOTORA
DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, para registrar las operaciones relativas al desarrollo de
su objeto social.
La contabilidad adoptada para el registro de sus operaciones está diseñada atendiendo lo
dispuesto en la Circular Básica Contable y Financiera – Circular Externa No. 100 de 1995, a
partir del reporte de los Estados Financieros intermedios a 31 de julio de 2006.
4.4
ADMINISTRACIÓN DE LAS OBLIGACIONES HIPOTECARIAS
La Entidad administra la Cartera Hipotecaria vigente cumpliendo con lo establecido por la
Superintendencia Financiera de Colombia en lo concerniente a riesgo crediticio y efectúa las
respectivas provisiones acorde con la calificación y clasificación de las obligaciones
hipotecarias.
El recaudo de las obligaciones hipotecarias vigentes se realiza mediante descuento por
nómina a los afiliados activos, pensionados y retirados, miembros del Ministerio de Defensa
Nacional y la Policía Nacional, por intermedio de las Unidades Ejecutoras y abonos directos de
los deudores en las cuentas bancarias de la Entidad.
19
Acuerdo 007 del 1 de agosto de 2001.
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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
CAPÍTULO V
RÉGIMEN DE CONTROL
5.1
CONTROL FISCAL
El Control fiscal será ejercido por la Contraloría General de la República, en los términos de la
Constitución y la ley.
5.2
CONTROL FINANCIERO
La CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA, de acuerdo a la Ley 973 del
2005, es una Entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
5.3
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA , el sistema de control interno
es aplicado de acuerdo con la Ley 87/93, lo dispuesto por la Superintendencia Financiera de
Colombia y el Departamento Administrativo de la Función Pública y se entiende como:
El sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
la Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las
normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y
en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del control interno, está orientado a proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de los siguientes objetivos:
5.3.1 Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de la Caja Promotora de Vivienda
Militar y de Policía. Para el efecto se entiende por eficacia la capacidad de alcanzar las
metas y/o resultados propuestos; y por eficiencia la capacidad de producir el máximo
de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.
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5.3.2 Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, originados tanto al interior como al
exterior de la Entidad.
5.3.3 Realizar una gestión adecuada de los riesgos.
5.3.4 Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la información generada por la Entidad.
5.3.5 Dar un adecuado cumplimiento de la normatividad y regulaciones aplicables a la
Entidad
Así mismo, el control interno debe desarrollarse en el marco de los principios de autocontrol,
autogestión y autorregulación definidos en el numeral séptimo del Código de Ética y
Conducta de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA.
5.4
REVISORÍA FISCAL
5.4.1 El Revisor Fiscal, tiene el derecho y el deber de inspección sobre todos los actos
administrativos de la Entidad y debe proveer lo conveniente para que se cumplan
estrictamente las leyes, estatutos, reglamentos y disposiciones de la Junta Directiva y
de la Superintendencia Financiera de Colombia.
5.4.2 Funciones del Revisor Fiscal de acuerdo con el artículo 207 del Código de Comercio.
5.4.3 Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la
entidad se ajustan a las prescripciones de los estatutos y a las decisiones de la Junta
Directiva;
5.4.4 Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Junta Directiva o al gerente, según los casos,
de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la entidad y en el
desarrollo de sus negocios;
5.4.5 Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de
la entidad, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados;
5.4.6 Velar por que se lleve la contabilidad de la Entidad y las actas de las reuniones de la
Junta Directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la entidad
y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales
fines;
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5.4.7 Inspeccionar asiduamente los bienes de la entidad y procurar que se tomen
oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que
ella tenga en custodia a cualquier otro título;
5.4.8 Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean
necesarios para establecer un control permanente;
5.4.9 Autorizar con su firma el balance con su dictamen o informe correspondiente;
5.4.10 Convocar a Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
5.4.11 Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que,
siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva.
5.5
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Acorde con la normatividad de la Superintendencia Financiera de Colombia según el artículo
102, numeral 3 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y el capítulo 11 de la Circular
Básica Jurídica 07 de 1996, se seleccionó al Oficial de Cumplimiento quien tiene la obligación
de cumplir los requisitos y funciones establecidos en la Circular 022 del 19 de abril de 2007
emanada de la Superintendencia Financiera de Colombia.
5.6
CONTROL ADMINISTRATIVO
La tutela administrativa de la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA,
corresponde al Ministerio de Defensa Nacional. El Gerente General tomará las medidas
necesarias, con el fin de que se suministre la información y documentación que se requieran
para la eficacia de dicha tutela.
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CAPÍTULO VI
CUMPLIMIENTO Y DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
6.1 CUMPLIMIENTO
Las políticas establecidas en el presente código serán de obligatorio cumplimiento para los
funcionarios de la Entidad, su divulgación estará a cargo de la Alta Dirección.
La Entidad adoptará los mecanismos necesarios para dar a conocer a la comunidad en
general la existencia y contenido de este Código. El Código podrá ser consultado en la página
Web de la Entidad www.cajahonor.gov.co.
Las disposiciones de este Código entraran en vigencia previa aprobación por parte de la Junta
Directiva de la Entidad.
6.2 SUPERVISION DEL GOBIERNO CORPORATIVO
La supervisión de lo dispuesto en el presente código de Buen Gobierno, será responsabilidad
del jefe del Área de Asuntos Gerenciales y Comunicación Estratégicas y para tal fin, como
mínimo de manera anual, deberá emitir un informe a la Gerencia General en donde se refleje
el estado de cumplimiento de las políticas y disposiciones contenidas en el presente
documento.
6.3 COMPROMISOS DE ACTUALIZACIÓN
La entidad podrá actualizar periódicamente el contenido de este Código de acuerdo con las
nuevas políticas que se establezcan y con los cambios en la normatividad legal y
reglamentarias que le sean aplicables. Será responsabilidad del Área de Asuntos Gerenciales
y Comunicación Estratégica en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación realizar la
respectiva revisión y actualización del Código de Buen Gobierno.
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GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del Código de Buen Gobierno a continuación se registra el
significado de palabras y expresiones utilizadas en su contenido.
Administración del Riesgo: Definición de estrategias que a partir de los recursos (físicos,
humanos y financieros) busca, en el corto plazo minimizar las pérdidas ocasionadas por la
ocurrencia de dichos riesgos y, en el largo plazo, cumplir con la misión y visión asignada
Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre la Entidad y las personas que
aquí laboran. Dirigir la institución para obtener, ordenar, disponer y organizar la utilización
adecuada de su Talento humano y los recursos físicos, financieros, tecnológicos y legales
requeridos y disponibles.
Alta Dirección: Es el nivel conformado por la Junta Directiva, el Gerente General y los
Subgerentes, que garantizan la importancia del afiliado y el cumplimiento de sus requisitos,
por medio de la divulgación de la política de calidad y el mejoramiento continuo del SIG, y
asegura la existencia de recursos adecuados disponibles que posibiliten ofrecer un servicio
con calidad.
Autocontrol: Es la capacidad de todos y cada uno de los servidores públicos de la Caja
Promotora de Vivienda Militar y de Policía, independientemente de su nivel jerárquico para
evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio
y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades,
propendiendo por que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su
responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la
Constitución Política.
Autogestión: Es la capacidad de la Entidad para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de
manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento conforme a lo consignado en la
constitución, la ley y sus reglamentos.
Autorregulación: Es la capacidad de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía para
desarrollar en su interior y aplicar métodos, normas y procedimientos que permiten el
desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno, dentro del marco
de las disposiciones legales aplicables y en un ambiente de integridad, eficiencia y
transparencia en la actuación pública.
Back Office: Es el área encargada de realizar los aspectos operativos de la tesorería. Por
ejemplo, el cierre y registro de las operaciones, es decir, es el área encargada de la
complementación y del cumplimiento de las operaciones.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos
del cliente.
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Certificación: Es el acto por el cual el director de una oficina pública de fa sobre la existencia
o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido, serán expedidas a
quien las solicite por los funcionarios competentes.
Código de Buen Gobierno: Comprende de las disposiciones voluntarias de autorregulación de
los órganos de dirección y administración de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de
Policía, mediante las cuales se comprometen a garantizar una gestión efectiva, integral y
transparente; el Código recoge las normas de conducta y los mecanismos e instrumentos que
se deben adoptar y con los cuales se busca generar confianza en los clientes internos y
externos hacia la Entidad. Su contenido responde al análisis y consenso de la Alta Dirección.
Código de Ética: Es el referente que guía el comportamiento del día adía de los funcionarios
de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. Está conformado por los principios
Éticos, Valores Corporativos y Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno,
se deben observar para el desempeño laboral. Éste es construido con la amplia participación
de todos los funcionarios.
Conflicto de intereses: Es toda situación o evento en que los intereses personales directos o
indirectos de los servidores públicos se encuentren en oposición con los de la Entidad,
interfieran con los deberes que le competan o los lleven actuar en su desempeño por
motivaciones diferentes al proceder correcto o al cumplimiento de sus responsabilidades.
Desarrollo Administrativo: Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y
mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los
recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la Entidad, orientados a
fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la
reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.
Direccionamiento Estratégico: Conjunto de acciones que orientan la Entidad hacia el futuro, a
través del cual se enfocan esfuerzos hacia propósitos comunes para la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los clientes y el gobierno nacional.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Factores De Riesgo: Se entiende por factores de riesgo las fuentes internas o externas
generadoras de riesgos en la entidad que pueden o no generar pérdidas que afectan directa
o indirectamente los procesos de la Entidad. Son factores de riesgo los clientes, los productos
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o servicios, el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, canales de
distribución y los acontecimientos externos.
Front Office: Es el área encargada de la negociación, de las relaciones con los clientes y/o de
los aspectos comerciales de la tesorería.
Gestionar: Hacer diligencias planeadas, consistentes y coherentes, conducentes al logro
efectivo de objetivos, mediante la aplicación sistemática de planear, ejecutar, verificar y
actuar con oportunidad, como soporte para la toma de decisiones con base en hechos
concretos.
Gobernabilidad: Conjunto de condiciones que hacen factible a los órganos de dirección y
administración de la entidad, el ejercicio real del poder que formalmente se les ha entregado
para el cumplimiento de los objetivos y funciones como parte de responsabilidad de sus
cargos.
Gobierno corporativo: Forma como la entidad es dirigida, buscando mejorar su
funcionamiento interno y externo, con eficiencia, transparencia e integridad, para responder
adecuadamente ante sus grupos de interés, asegurando un comportamiento ético
organizacional.
Grupos de interés: Personas, grupos
o entidades sobre las cuales CAJA HONOR tiene
influencia, o es influenciada por ellas, es sinónimo de clientes internos y externos o partes
interesadas.
Identificación de Riesgos Operativos: Etapa a través de la cual se realiza la identificación y
clasificación de los eventos de pérdida que generan un riesgo operativo en la ejecución de su
objeto social.
Lavado de Activos: Consiste en dar apariencia de legalidad a bienes distintos del dinero
proveniente de actividades ilícitas.
Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que especifica el sistema integrado de
gestión de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía e incluye los documentación del
modelo de calidad y el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005. Está constituido
por los numerales del sistema de gestión de la calidad establecidos en la normas ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009.
Middle Office: Es el área encargada de la medición y análisis de riesgos, de la revisión y
evaluación periódica de las metodologías de valoración de instrumentos financieros y de la
verificación del cumplimiento de las políticas y límites establecidos por la normatividad
aplicable y por los administradores de la entidad vigilada.
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Misión: Definición del quehacer o de la razón de ser de la Caja Promotora de Vivienda Militar
y de Policía.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno, establecido por el Estado para sus Entidades
mediante el Decreto No. 1599 de 2005, actualizado con el Decreto 943 de 2014.
NTCGP: Norma Técnica Colombiana de Gestión Pública.
Políticas: Son directrices con las cuales el grupo directivo define el marco de actuación de la
Entidad.
Principio Éticos: Normas de conducta y creencias básicas que orientan las actuaciones de los
servidores públicos de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía en sus relaciones
internas y el entorno inherente a la gestión de la Entidad.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC GP
1000:2009 numeral 3.38 e ISO 9000:2008. También un procedimiento puede describir el
desarrollo de una o varias actividades de un mismo proceso
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados, las entradas de un
proceso generalmente son las salidas de otro proceso (NTC GP 1000:2009 numeral 3.39 e
ISO 9000:2008). Los procesos se pueden dividir en subprocesos y estos a su vez en macro
actividades y/o actividades, según el nivel de complejidad de un proceso. Los procesos, son
generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas. Cada entidad
define los tipos de procesos y típicamente pueden existir procesos estratégicos, misionales,
de apoyo y de evaluación.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. (NTC GP
1000:2009 numeral 3.41 e ISO 9001:2008). Este puede ser interno y/o externo o prestador
de un servicio y puede denominarse contratista
Riesgos: Posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que pueden
afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales de la Entidad.
Riesgo de Lavado de Activos y de la financiación del Terrorismo: Se entiende por riesgo de
LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad por su propensión a ser
utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de
activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas. El riesgo
de LA/FT se materializa a través de los Riesgos Asociados, estos son: legal, reputacional,
operativo y de contagio, a los que se expone la Entidad, con el consecuente efecto
económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es
utilizada para tales actividades.
Servicio: Medio para entregar valor a los clientes, facilitando los productos o salidas que el
cliente necesita.
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Sistema de Administración de Riesgo de Crédito (SARC): Es el conjunto de políticas y
procedimientos claros y precisos que definen los criterios y la forma mediante la cual la Caja
Promotora de Vivienda Militar y de Policía evalúa, asume, califica, controla y cubre su riesgo
de crédito.
Sistema de Administración de Riesgo de Mercado (SARM): Es el conjunto de políticas y
procedimientos claros y precisos que definen los criterios y la forma mediante la cual la Caja
Promotora de Vivienda Militar y de Policía Identifica, mide, cuantifica monitorea y controla su
riesgo de mercado.
Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO): Conjunto de elementos tales como
políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional, registro de eventos de
riesgo operativo, órganos de control, plataforma tecnológica, divulgación de información y
capacitación, mediante los cuales las entidades identifican, miden, controlan y monitorean el
riesgo operativo.
Tipología del Lavado de Activos: Conjunto de técnicas, procedimientos, operaciones utilizadas
por la delincuencia para lavar activos y financiar el terrorismo.
Valor Corporativo: Atributos o cualidades que regulan la forma de pensar, ser y actuar de los
funcionarios en el desarrollo de sus labores en la Entidad.
Visión: Establece el deber ser de las Entidad en un horizonte de tiempo.
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