Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del Contralor

INFORME DE AUDITORÍA DA-15-08
17 de octubre de 2014
Comisión Conjunta sobre Informes
Especiales del Contralor
(Unidad 2001 - Auditoría 13873)
Período auditado: 1 de julio de 2010 al 30 de junio de 2013
DA-15-08
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CONTENIDO
Página
ALCANCE Y METODOLOGÍA............................................................................................................. 2
CONTENIDO DEL INFORME............................................................................................................... 3
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 3
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA............................................................................................. 4
OPINIÓN Y HALLAZGO ....................................................................................................................... 5
Uso indebido de los sistemas de información para propósitos ajenos a la gestión pública ................. 5
RECOMENDACIONES ........................................................................................................................... 7
AGRADECIMIENTO .............................................................................................................................. 8
ANEJO 1 - MIEMBROS PRINCIPALES DE LA COMISIÓN QUE ACTUARON DURANTE EL
PERÍODO AUDITADO ...................................................................................................... 9
ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA COMISIÓN QUE ACTUARON
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ......................................................................... 10
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DA-15-08
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
17 de octubre de 2014
Al Gobernador, y a los presidentes del Senado
y de la Cámara de Representantes
Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Comisión Conjunta sobre Informes Especiales del
Contralor (Comisión) para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la
Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según
enmendada.
ALCANCE Y
METODOLOGÍA
La auditoría cubrió del 1 de julio de 2010 al 30 de junio de 2013. En
algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores. El examen
lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de
Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del
desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos
necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales
como: entrevistas; y análisis de informes financieros, así como de
documentos y de otra información pertinente. Además, nuestra División de
Análisis de Datos, Forense Digital y Desarrollo Tecnológico 1 examinó los
respaldos de las computadoras de la Comisión.
1
La División de Análisis de Datos, Forense Digital y Desarrollo Tecnológico está encargada de ofrecer apoyo técnico
especializado al personal de las divisiones de auditorías. Entre sus funciones tiene la de asistir a los auditores en los
procedimientos analíticos, en la determinación de los riesgos de fraude y en el alineamiento de las pruebas de auditoría
mediante las técnicas de auditoría asistidas por la computadora. Asimismo, facilita que el auditor pueda realizar las
pruebas de auditoría mediante el uso de las herramientas tecnológicas.
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CONTENIDO DEL
INFORME
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Este Informe contiene un hallazgo sobre el resultado del examen que
realizamos de los controles administrativos e internos y del examen de
varias computadoras asignadas a empleados de la Comisión. El mismo está
disponible en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.
INFORMACIÓN SOBRE
LA UNIDAD AUDITADA
La Comisión se creó mediante la Ley Núm. 83 del 23 de junio de 1954.
Esta es una comisión permanente adscrita a la Asamblea Legislativa de
Puerto Rico. La Comisión está compuesta por 10 legisladores:
5 representantes nombrados por el Presidente de la Cámara de
Representantes, y 5 senadores nombrados por el Presidente del Senado. No
más de 3 miembros por cada cuerpo legislativo pueden pertenecer a un
mismo partido. El Presidente de la Comisión lo nomina el Presidente del
Cuerpo que tenga a su cargo la dirección de la Comisión durante el
cuatrienio 2. La Comisión ratifica, por mayoría de sus miembros, los cargos
de Presidente, Vicepresidente y Secretario. Estos puestos serán ocupados
por el resto del cuatrienio o hasta que renuncien o sean removidos por el
Presidente del cuerpo al cual pertenecen. El Presidente de la Comisión, a
su vez, designa un Director Ejecutivo y aquellos funcionarios o asesores
necesarios para llevar a cabo los trabajos de la Comisión.
La Comisión tiene la responsabilidad de efectuar un examen detenido de
los informes del Contralor y recomendar a la Asamblea Legislativa y a los
funcionarios ejecutivos las medidas correspondientes, con el propósito de
dar efectividad y complementar la función asignada al Contralor
de Puerto Rico en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución y en
la Ley Núm. 9.
El presupuesto asignado a la Comisión proviene de la partida de
Actividades Conjuntas de la Asamblea Legislativa. Según la información
2
Durante el cuatrienio del 2009 al 2012 la Comisión estuvo a cargo del Senado de Puerto Rico. Del 2013 al 2016 está
a cargo de la Cámara de Representantes.
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suministrada por la Comisión, durante los años fiscales del 2010-11
al 2012-13, esta recibió asignaciones presupuestarias por $2,073,000.
Además, durante dicho período incurrió en gastos por $2,016,722 para un
saldo de $56,278.
El ANEJO 1 contiene una relación de los miembros de la Comisión que
actuaron durante el período auditado. El ANEJO 2 contiene una relación
de los funcionarios principales de la Comisión que actuaron durante el
período.
La Comisión no cuenta con una página en Internet. Sin embargo, mediante
la página de la Cámara de Representantes, www.tucamarapr.org, se puede
acceder a información de la Comisión.
COMUNICACIÓN CON
LA GERENCIA
Mediante carta de nuestros auditores del 15 de mayo de 2014, le
notificamos al Sr. Pedro J. Ortiz Martínez, Director Ejecutivo de la
Comisión,
varias
situaciones
determinadas
durante
la
auditoría
relacionadas con los controles administrativos e internos de las áreas de
personal y de propiedad, y del examen realizado de varias computadoras
asignadas a empleados de la Comisión.
Mediante carta del 28 de mayo, el Director Ejecutivo contestó la carta de
nuestros auditores. Sus comentarios fueron considerados al redactar el
borrador de este Informe.
El borrador de dos hallazgos relacionados con el examen de varias
computadoras asignadas a los empleados de la Comisión, y con los
controles administrativos e internos de los contratos de servicios
profesionales y consultivos, se remitió al Hon. Nelson Torres Yordán,
Presidente de la Comisión (Presidente), al Director Ejecutivo, y
al Sr. Elliot Class Torres, ex Director Ejecutivo de la Comisión
mediante cartas del 12 de agosto de 2014.
El Presidente contestó el borrador de los hallazgos mediante un correo
electrónico del 5 de septiembre. En dicha comunicación nos indicó que
autorizaba al Director Ejecutivo a firmar la contestación del borrador de
los hallazgos.
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El Director Ejecutivo contestó el borrador de los hallazgos mediante carta
del 4 de septiembre. Luego de evaluar sus comentarios, determinamos que
la Comisión tomó las acciones pertinentes, excepto por el Hallazgo
incluido en este Informe.
El ex Director Ejecutivo contestó el borrador de los hallazgos mediante un
correo electrónico del 10 de septiembre. En dicha comunicación nos indicó
que se acogía a la contestación emitida por el Presidente de la Comisión.
OPINIÓN Y HALLAZGO
Opinión favorable con excepciones
Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones fiscales de la
Comisión objeto de este Informe se realizaron sustancialmente de acuerdo
con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por el Hallazgo que se
comenta a continuación.
Uso indebido de los sistemas de información para propósitos ajenos a
la gestión pública
Situaciones
a. Las operaciones relacionadas con los sistemas de información de la
Comisión son contratadas. Entre los servicios contratados están los
de instalación, y mantenimiento preventivo y correctivo de dichos
sistemas. Por otra parte, los empleados y los funcionarios de la
Comisión son responsables del uso adecuado de los sistemas de
información. La Comisión mantiene en un servidor una aplicación
que permite, entre otras cosas, el acceso a Internet a los usuarios
autorizados. Además, cuentan con acceso a los programas de
Microsoft Office, mediante los cuales los empleados y los
funcionarios de la Comisión realizan sus funciones.
El examen de varias computadoras asignadas a los empleados de la
Comisión reveló lo siguiente:
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1)
En marzo de 2014, nuestros auditores examinaron el respaldo
realizado a seis computadoras de la Comisión 3. Dicho examen
reveló que una computadora se utilizó indebidamente, según se
indica:
a)
Del 11 de febrero al 15 de diciembre de 2008, la
computadora se utilizó para acceder páginas en Internet de
contenido pornográfico.
b)
Del 18 de noviembre al 10 de diciembre de 2008, se
descargaron en el disco duro de la computadora 265
imágenes
de
personas
desnudas
y
de
contenido
pornográfico. Dichas fotografías fueron accedidas de
páginas en Internet.
c)
Se encontraron tres archivos con posible contenido
político-partidista 4.
Criterios
En la Sección 9 del Artículo VI de la Constitución se dispone que sólo se
dispondrá de las propiedades y de los fondos públicos para fines públicos
y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado y
en todo caso por autoridad de ley.
En la Sección V, Inciso G del Código de Ética de la Comisión Conjunta
Sobre Informes Especiales del Contralor, aprobado el 28 de marzo
de 2007 por el Presidente de la Comisión, se establece, entre otras cosas,
que todo funcionario o empleado de la Comisión tendrá el deber de
proteger, conservar y vigilar cualquier documento, equipo o propiedad de
la Comisión que le haya sido entregado para la realización de sus deberes.
De igual forma, utilizará el equipo o propiedad únicamente para fines
oficiales.
En la Sección VII del Reglamento para el Uso de Red-CCSIEC, aprobado
el 16 de mayo de 2007 por el Presidente de la Comisión, se establece, entre
3
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La información contenida en el respaldo se corroboró con el disco duro de las computadoras.
Estos archivos fueron modificados por última vez el 27 de febrero de 2006. De otra parte, pudimos determinar que
uno de los archivos fue accedido por última vez el 15 de junio de 2010.
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otras cosas, que la infraestructura de la Red-CCSIEC se utilizará
únicamente para uso laboral exclusivamente ligado con la función del
empleado en la Comisión.
Efectos
Las situaciones comentadas son contrarias al interés público y desvirtúan
los propósitos para los cuales fueron adquiridas las computadoras y las
cuentas para acceder a Internet. También expone a los equipos y a la
información sensitiva almacenada en los sistemas a riesgos innecesarios,
como la propagación de virus, que pudieran afectar la continuidad de las
operaciones de la Comisión sin que se puedan fijar responsabilidades.
Causa
Atribuimos las situaciones comentadas a que los empleados o funcionarios
de la Comisión que utilizaron indebidamente dicha computadora se
apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron los intereses de la
Comisión.
Comentarios de la Gerencia
En la carta del Director Ejecutivo, este indicó, entre otras cosas, que:
Se procederá con el proceso de investigación. [sic]
Véanse las recomendaciones 1 y 2.
RECOMENDACIONES
Al Presidente de la Comisión
1. Ver que el Director Ejecutivo de la Comisión cumpla con la
Recomendación 2.
Al Director Ejecutivo de la Comisión
2. Tomar las medidas necesarias para asegurarse de que los sistemas de
información y los equipos computadorizados se utilicen únicamente
para gestiones oficiales. Entre dichas medidas, se debe requerir que
los funcionarios concernientes supervisen eficazmente al personal que
tiene asignadas las computadoras, y que se cumpla con los controles
dispuestos para proteger la información y los documentos que se
procesan en estas. Además, ver que se oriente a los funcionarios y a
los empleados en cuanto a la reglamentación que rige el uso de las
computadoras para que no se repitan las situaciones comentadas.
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ANEJO 1
COMISIÓN CONJUNTA SOBRE
INFORMES ESPECIALES DEL CONTRALOR
MIEMBROS PRINCIPALES DE LA COMISIÓN QUE ACTUARON
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 5
NOMBRE
Hon. Nelson Torres Yordán
CARGO O PUESTO
Presidente
Sr. Carlos J. Torres Torres
Hon. Cirilo Tirado Rivera
”
Vicepresidente
Sra. Kimmey Raschke Martínez
Hon. César Hernández Alfonso
”
Secretario
Sr. Pedro I. Cintrón Rodríguez
5
Del 1 al 15 de enero de 2013, la Comisión no estuvo constituida.
”
PERÍODO
DESDE
HASTA
16 ene. 13
30 jun. 13
1 jul. 10
31 dic. 12
16 ene. 13
30 jun. 13
1 jul. 10
31 dic. 12
16 ene. 13
30 jun. 13
1 jul. 10
31 dic. 12
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ANEJO 2
COMISIÓN CONJUNTA SOBRE
INFORMES ESPECIALES DEL CONTRALOR
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA COMISIÓN QUE ACTUARON
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
NOMBRE
CARGO O PUESTO
PERÍODO
DESDE
HASTA
Sr. Elliot Class Torres
Director Ejecutivo 6
16 ene. 13
30 jun. 13
Sra. Elvia L. Torres Maldonado
Directora Ejecutiva
1 jul. 10
31 dic. 12
Sra. Limarys Rodríguez Rodríguez
Directora de Finanzas y
Presupuesto5
16 ene. 13
30 jun. 13
1 jul. 10
31 dic. 12
Sra. Elba D. Andino Rivera
6
Este puesto estuvo vacante del 1 al 15 de enero de 2013.
”
MISIÓN
Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo
con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del
Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
PRINCIPIOS PARA
LOGRAR UNA
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA DE
EXCELENCIA
La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios
que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se
incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008,
disponible en nuestra página en Internet.
QUERELLAS
Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono
al (787) 754-3030, extensión 1106, o al 1-877-771-3133 (sin cargo).
También
se
pueden
presentar
mediante
el
correo
electrónico Querellas@ocpr.gov.pr o mediante la página en Internet de la
Oficina.
INFORMACIÓN SOBRE
LOS INFORMES DE
AUDITORÍA
En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye
información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del
informe.
La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los
informes es mediante la página en Internet de la Oficina.
También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de
rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden
comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030,
extensión 3400.
INFORMACIÓN DE
CONTACTO
Dirección física:
105 Avenida Ponce de León
Hato Rey, Puerto Rico
Teléfono: (787) 754-3030
Fax: (787) 751-6768
Dirección postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069
Internet:
www.ocpr.gov.pr
Correo electrónico:
ocpr@ocpr.gov.pr