1. Bienes raíces

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y
SUMINISTROS
NOMBRE: MARIA DEL PILAR GALAT
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.
NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK
CARGO: DIRECTOR DE COMPRAS Y
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E)
FECHA: 27/10/2014
FECHA: 27/10/2014
SUMINISTROS
FECHA: 27/10/2014
ELABORO
REVISO
APROBO
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1.
1.
GENERALIDADES
1.1
INTRODUCCION
El Departamento de Compras tiene como función principal, realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el
plan de necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad de manera, ágil, oportuna y eficaz, para
brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión
1.2
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de bienes
y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, por medio de un
proceso competitivo, justo e imparcial.
1.3
ALCANCE DEL MANUAL:
Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para la
ciudad de Bogotá.
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2.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
2.1
CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS:
La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente por la
consiliatura en el acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011 y en la resolución 434 de Enero 23 de 2013 así:
VALOR Y/O CUANTIA
Superior 30 SMLV
Hasta 200 SMLV
Superior a 200 SMLV
2.1.1
AUTORIZADOR
Director Financiero o Secretario General
Estudiadas por el Comité de Compras-concepto
Rector
Rector
Consiliatura
Hasta 10 SMLV
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $90.000 se tramitan a través de la secretaria del Departamento de Compras y
Suministros. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:
No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o documento
equivalente (Recibo caja menor)
Deben ser consultadas y autorizadas por el Director de Compras y Suministros.
No requerirá seguimiento de proveedores ni evaluación de gestión anual
2.1.1.1 FLUJOGRAMA:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
CAJA MENOR
2.1.2
INICIO
ENTREGA DE
FACTURA O
SOPORTE
RECEPCIÓN DE
DINERO
RECEPCIÓN
AUTORIZACIÓN
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
¿AUTORIZADO?
SI
ENTREGA DE
DINERO
RELACIÓN DE
SOPORTE EN LIBRO
DE CAJA MENOR
SOLICITUD DE
DESEMBOLSO
FIN
NO
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS :
Aplica para aquellos eventos ocasionales dentro de la universidad de las unidades académicas y administrativas, que
requieran refrigerios, almuerzos, arreglos florales, entre otros. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:
No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o documento
equivalente.(Recibo caja menor)
No requerirá seguimiento de proveedores ni evaluación de gestión anual
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2.1.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE
1
USUARIO
2
ASISTENTE DE
COMPRAS
3
PROVEEDOR
4
USUARIO
5
PROVEEDOR
6
ASISTENTE DE
COMPRAS
7
ASISTENTE DE
COMPRAS
2.1.2.2 FLUJOGRAMA
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE EVENTO:
1. Solicita evento en el formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS que debe
contener el Visto Bueno de la Oficina de Presupuesto, además de la firma del Jefe, Director o Decano, según
corresponda.
RECEPCION FORMATO
1. Solicita *anticipo para compras de eventos, con visto bueno del autorizador del gasto de acuerdo al literal 2.1.
2. Recibe de la Oficina de Presupuesto el Registro de eventos
3. Revisa que el formato contenga todas las especificaciones y el visto bueno de presupuesto
4. Cotiza o no, con los proveedores de acuerdo a las indicaciones impartidas por la Administración
5. Cuando el formato no cumpla los requisitos establecidos, de los vistos buenos: No tramita el evento.
*El anticipo puede solicitarse en general para eventos en determinado periodo de tiempo.
** Habrá eventos que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV
REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser considerados extraordinarios o de carácter especial***; pero
deberán contener la firma de autorización de la Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la
compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes (será opcional el diligenciamiento del registro)
*** Congresos, seminarios, cursos etc
COMPRA ELEMENTOS PARA EL EVENTO
1. Entrega lo solicitado en el área correspondiente.
RECEPCION DE ELEMENTOS
1. Recibe los elementos solicitados.
2. Firma recibido a satisfacción en el formato de recibido a satisfacción
RADICACION DE FACTURA O CUENTA DE COBRO
1.Entrega factura o cuenta de cobro, adjuntando el respectivo formato de recibido a satisfacción del usuario quien
solicito el evento
RECEPCION DE LA FACTURA O CUENTA DE COBRO
1. Recibe factura o cuenta de cobro, verificando el respectivo formato de recibido a satisfacción del usuario quien
solicito el evento
RENDICION DE ANTICIPO
1. Diligencia el formato de anticipo de empleados, de acuerdo a los documentos soportes.
2. Solicita nuevo anticipo, con los vistos buenos correspondientes.
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PRESUPUESTO
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS
SELLO PRESUPUESTAL
DOCUMENTO SOPORTE
(Recibido a satisfacción)
RECEPCIÓN DE
ELEMENTOS
FIN
APROBACIÓN POR
ORDENADOR DE
GASTO
RECEPCIÓN DE
SOLICITUD
SOLICITUD DE
ANTICIPO
2.2
2.2.1
RENDICIÓN DEL
ANTICIPO
TRAMITE CON EL
PROVEEDOR
RECEPCIÓN FACTURA
(Recibido a satisfacción)
INICIO
SI
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
NO
APROBACIÓN
PROVEEDOR
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
USUARIOS
SOLICITUD DE
EVENTO
COMPRA DE
ELEMENTOS PARA EL
EVENTO
ENTREGA DE
ELEMENTOS
FACTURACIÓN
GESTION DE COMPRAS:
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE COMPRAS EN GENERAL: Aquellas compras que no necesitan un
trámite previo para su gestión en el Portal de Compras: Ferretería, papelería, aseo y cafetería, entre otros.
2.2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
1
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, luego procede a radicarlo en el almacén (por correo electrónico** o físicamente) con la firma del Director,
Jefe o Decano. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar
cumplimiento a la circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013.
**[email protected]
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REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. (Ver presentación
actualización Dpto. de Compras intranet). Además que en el campo de observaciones contenga la justificación de la
compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y verifica que la firma de la solicitud de suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a
la del Director, Jefe o Decano, registrada en el listado de firmas.
4. Verifica las existencias del almacén.
Si todos los datos son correctos, procede a realizar alguno de los siguientes dos trámites, que van sujetos a si hay
existencias o no:
PERSONAL DEL
4.1) Si hay existencias entrega el producto físico y genera una salida de almacén:
ALMACEN
- Solicita el carnet al usuario y verifica que la persona que retira el bien o material esté autorizada por el Director,
Jefe o Decano.
- Si está autorizada: Entrega y genera la salida de almacén, para que sea firmada a satisfacción de quien recibe (de
acuerdo a la información registrada en el formulario de entregas almacén y de quien entrega de acuerdo a las
funciones establecidas en MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M-06-62MF.
- Si NO está autorizada: no entrega.
4.2) Si no hay existencias
- En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra y procede a registrar el
número en el formulario “Control de pedidos”.
5. Devuelve la solicitud cuando los datos NO están correctos.
COMUNICACIÓN DE REQUISICIÓN A LOS PROVEEDORES:
SECRETARIA DPTO 1. Consulta en el formulario “control de pedidos” las requisiciones pendientes.
DE COMPRAS
2. Envía por correo a los proveedores el número de la requisición o referencia que debe ser consultada a través del
portal de compras, así como la fecha límite para cotizar.
TRAMITE DE COTIZACIÓN:
1.Consulta la requisición en el portal de compras
PROVEEDOR
2. Realiza cotización de acuerdo a los parámetros establecidos, en el portal. (fecha, precio, tiempo de entrega, entre
otros)
CONFIRMACION DE COTIZACIONES
SECRETARIA DPTO
1. Confirma todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en el portal de proveedores de acuerdo a la
DE COMPRAS
fecha límite establecida.
GENERACION DE DOCUMENTO
ASISTENTE DE
1. Revisa el formulario “control de pedidos” y verifica que requisiciones están pendientes por adjudicar.
COMPRAS
2. Genera la orden de compra al proveedor de acuerdo al precio que selecciona el sistema. (El sistema enlista los
precios de menor a mayor) y deja el documento en estado generado.
CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
SECRETARIA DPTO 1. Descarga cuadro de adjudicación (generado por el sistema de información), con las órdenes de compra en estado
generado de acuerdo a los precios que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.
DE COMPRAS
*Las demás cotizaciones que no son seleccionadas por precio, quedan registradas y guardadas en la base de datos del sistema, para ser consultadas en caso
de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una re adjudicación.
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DIRECTOR DPTO
DE COMPRAS
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicación y consulta todas las cotizaciones a través de los reportes que genera
el sistema, finalmente coloca su firma o sello de revisado en el cuadro de adjudicación. Habrá excepciones para no
hacer cuadro de adjudicación cuando:
-Haya un solo producto para autorizar.
-Se genere una orden de compra directa** (los proveedores no cotizan por el portal).
2. Lleva todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1 y:
- Si aprueba, da la instrucción para que se cambie de estado la orden de compra. (Estado Aprobado)
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico al usuario.
**se generara una orden de compra directa cuando se soliciten elementos de carácter extraordinario y que no cumplan con todo el procedimiento
establecido, es decir, que no haya un suministro previo.
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
10
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
11
PROVEEDOR
12
PERSONAL DEL
ALMACEN
APROBACION ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba la orden de compra, que previamente estaba en estado GENERADO, y la pasa a estado APROBADO de
acuerdo al cuadro de adjudicación y/o el documento que soporte la autorización para realizar la adquisición.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto
COMUNICACIÓN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
Informa al proveedor a través del correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de
que la pueda consultar a través del portal de compras o se le envía el documento escaneado.
ENTREGA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN
Entrega los elementos en el almacén con (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro original y copia.
RECEPCIÓN DE ELEMENTOS:
1. Recibe los elementos confrontando físicamente la orden de compra, la factura o cuenta de cobro y/o remisión.
Si está conforme:
- Realiza el seguimiento de proveedores.
- Ingresa al sistema de información relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro, para
hacer la entrada al almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, entrada, orden de compra, cuadro de
adjudicación o documento soporte aprobado).
-Informa por correo electrónico o verbalmente al usuario que los productos ya está en disponibilidad para ser
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USUARIO
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retirados del almacén.
2. No recibe: .Si No cumple con lo establecido en la orden de compra.
ENTREGA Y SALIDA DE PRODUCTOS:
1) Entrega producto físico y genera salida de almacén
-Solicita el carnet al usuario y verifica que la persona que retira el bien o material esté autorizada por el Director,
Jefe o Decano.
- Si está autorizada: Entrega y genera la salida de almacén, para que sea firmada a satisfacción de quien recibe de
acuerdo a la información registrada en el formulario entregas almacén y de quien entrega de acuerdo a las
funciones establecidas en MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M-06-62MF.
- Si NO está autorizada: no entrega.
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados
2. Firma la salida de almacén
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no conforme
o garantía (según procedimiento).
2.2.1.2 FLUJOGRAMA
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ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL
USUARIO
INICIO
REGISTRO
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
NO
RECEPCIÓN DE
ELEMENTOS
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
REVISIÓN
(Director de compras)
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
SI
REQUISICIÓN DE
COMPRA
NO
¿EXISTENCIAS
DISPONIBLES?
APROBACIÓN DE
CUADRO
(Ordenador de Gasto)
SI
¿APROBADO?
COMUNICACIÓN A
PROVEEDOR
NO
INFORME A
USUARIO
NO
ANULACIÓN
ENTREGA DEL
PRODUCTO
SI
APROBACIÓN DE
ORDEN DE
COMPRA
SALIDA DE ALMACEN
¿APROBADO?
CONFIRMACIÓN DE
COTIZACIÓN
SALIDA DE
ALMACEN
SI
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
PROVEEDOR
GENERACIÓN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado generado)
COTIZACIÓN
ENTREGA DE
ELEMENTOS Y
FACTURACIÓN
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
ENTREGA DEL
PRODUCTO
SEGUMIENTO DE
PROVEEDORES
ENTRADA DE
ALMACEN
FIN
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ADQUISICIÓN DE COMPRAS POR ORDEN DE COMPRA DIRECTA
USUARIO
INICIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
RECEPCIÓN A
SATISFACCIÓN
REGISTRO
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
NO
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
SI
SEGUIMIENTO A
PROVEEDOR
ENTRADAS Y SALIDAS DE
ALMACEN
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS FINALES
ORDEN DE COMPRA
FIN
PROVEEDOR
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
ENTREGA DE ELEMENTOS
Y FACTURACIÓN
2.2.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO: Aquellos que
solicitan las áreas administrativas y académicas diferentes a las compras, tales como: fumigación; mantenimientos de equipo de
cómputo, lavado de tanques, tapetes y manteles, servicios de alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de extintores y balas de
oxígeno, adquisición y/o renovación de licenciamiento, entre otros.
2.2.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
1
2
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
PERSONAL DE
ALMACEN Y/O
COMPRAS
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, luego procede a radicarlo en el almacén o en el Dpto. de compras (por correo electrónico** o físicamente)
con la firma del Director, Jefe o Decano. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados
anteriormente, se debe dar cumplimiento a la circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013.
**[email protected]
*El usuario puede adjuntar la cotización.
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. (Ver presentación
actualización Dpto. De Compras intranet). Además que en el campo de observaciones contenga la justificación de la
compra y que el suministro este en estado confirmado.
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4
5
6
7
8
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3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Director, Jefe o Decano, sea la registrada en el listado de firmas.
Si todos los datos son correctos:
4.1 En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra y procede a registrar el
número en el formulario “Control de pedidos”.
4.2. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud.
SOLICITUD DE COTIZACION:
1. Consulta en el formulario “control de pedidos” las requisiciones pendientes
2.No solicita cotización porque la otorgada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad
-Entrega solicitud de suministro y cotización (sugerida por el usuario) al Director de compras para el trámite de
autorización.
SECRETARIA DPTO 3.Solicita al proveedor cotización por alguno de los siguientes casos:
DE COMPRAS
-Cuando el usuario no haya sugerido ni anexado ninguna cotización.
-Cuando la cotización que sugiere el usuario no cumpla con los criterios de calidad y precio.
-Cuando el proveedor no acepte las condiciones de contratación con la universidad (documentación requerida para el
registro como proveedor y forma de pago).
-Cuando se necesiten más cotizaciones del servicio o licenciamiento solicitado, con el fin de hacer una comparación
en precio y servicio.
TRAMITE DE COTIZACIÓN:
PROVEEDOR
1. Realiza cotización de acuerdo a la solicitud.
APROBACIÓN DE COTIZACION Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa y aprueba colocando su firma o sello de revisado.
DIRECTOR DE
2. Lleva todos los servicios y/o licencias para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal
COMPRAS
2.1. y
- Si aprueba, da la instrucción para que se genere la orden de servicio.
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico al usuario.
GENERACIÓN ORDEN DE SERVICIO:
ASISTENTE DE
1. Genera la orden de servicio de acuerdo a la cotización y/o el documento que soporte la autorización para realizar
COMPRAS
el servicio.
SECRETARIA DPTO COMUNICACIÓN ORDEN DE SERVICIO AL PROVEEDOR:
DE COMPRAS
1. Informa al proveedor a través del correo electrónico enviando escaneada la orden de servicio
ENTREGA DE SERVICIO
PROVEEDOR
1.Realiza el servicio al usuario
RECIBO DE SERVICIOS SOLICITADOS:
1. Recibe el servicio solicitado
2. Firma la factura o cuenta de cobro (únicamente el personal autorizado).
USUARIO
3. Realiza seguimiento a proveedores (servicios planta física)
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del servicio, se puede generar un servicio no conforme o
garantía (según procedimiento).
10
PROVEEDOR
RADICACION DE FACTURA O CUENTA DE COBRO
1. Verifica que el usuario coloque la firma y/o el sello en la factura, cuenta de cobro y/o remisión.
2. Radica en el almacén factura o cuenta de cobro en original y copia.
* Para los servicios de Planta Física, la factura es entregada al personal autorizado del Dpto. y posteriormente radicada en el almacén o en el Dpto. de
compras.
11
PERSONAL DEL
ALMACEN
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro con firma y/o sello.
- Verifica que la factura o cuenta de cobro contenga la firma de recibido, comparando que esta última corresponda a
la del Director, Jefe o Decano del listado de firmas; o al nombre de las personas registradas en el formulario de
entregas almacén, además verifica que el personal de Planta Física haya realizado el seguimiento de proveedores.
(servicios planta física)
Si está conforme:
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, orden de servicio, cotización o documento
soporte aprobado).
2. No recibe y devuelve la factura o cuenta de cobro al proveedor o al personal de Planta Física, para el trámite
correspondiente.
-Si la factura o cuenta de cobro no tiene la firma y/o sello del usuario autorizado en el listado de entregas almacén y
el seguimiento de proveedores (servicios planta física)
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2.2.2.2 FLUJOGRAMA
USUARIO
ADQUISICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
INICIO
REGISTRO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
SEGUMIENTO DE
PROVEEDORES
(Si aplica)
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
RECEPCIÓN DE
FACTURA FIRMADA Y/O
SELLADA POR USUARIO
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
REVISIÓN
(Director de compras)
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
NO
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
SI
REQUISICIÓN DE
COMPRA
COMUNICACIÓN A
PROVEEDOR
¿APROBADO?
SI
GENERACIÓN DE
ORDEN DE SERVICIO
COMUNICACIÓN A
PROVEEDOR
PROVEEDOR
FIN
APROBACIÓN DE
COTIZACIÓN
(Ordenador de Gasto)
COTIZACIÓN
EJECUCIÓN DEL
SERVICIO Y
FACTURACIÓN
NO
INFORME A
USUARIO
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2.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIBLIOTECA: Tales como:
libros, bases de datos y revistas, entre otros.
2.2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
1
PERSONAL DE
BIBLIOTECA
2
DIRECTOR DE
COMPRAS
3
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
4
5
6
7
8
9
10
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SELECCIÓN MATERIAL BIBLIOGRÁFICO:
Realiza la selección de acuerdo al manual de procesos y procedimientos de Biblioteca
*Aquellas cotizaciones que no fueron seleccionadas, se archivan en una carpeta virtual o física.
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
1 Lleva todas las compras de biblioteca para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal
2.1. y
- Si aprueba, se informa al usuario para que genere la solicitud de suministro
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico al usuario.
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
1. Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, y adicionalmente coloca los datos en el sistema de la cotización de cada proveedor.
2. Radica el documento en el almacén con la firma del Director. En caso de que se llegue a presentar ausencia del
mencionado anteriormente, se debe dar cumplimiento a la circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013. O
-Envía por correo electrónico, el número de los suministros, para el trámite de generación de orden de compra (se
realiza este procedimiento de esta manera, por el gran número de hojas que se imprimen en una solicitud de
Biblioteca, con el fin de minimizar el uso del papel, agilizar el proceso y ayudar al ambiente).
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. (ver presentación
PERSONAL DE
actualización Dpto. de compras intranet). Además que en el campo de observaciones contenga la justificación de la
ALMACEN Y/O
compra y que el suministro este en estado confirmado.
COMPRAS
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Director sea la registrada en el listado de firmas
4. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud.
ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA:
ASISTENTE DE
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el suministro soportado con el respectivo
COMPRAS
visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1.
SECRETARIA DPTO COMUNICACIÓN DE ORDENES DE COMPRA:
DE COMPRAS
1. Envía las órdenes de compra por correo a Biblioteca y al proveedor.
ENTREGA DE ELEMENTOS A USUARIO
PROVEEDOR
Entrega los elementos al personal de Biblioteca, el cual será responsable directo de la recepción total de lo
estipulado en la orden de compra.
RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO:
1.Reciben los productos confrontando físicamente la orden de compra, la factura o cuenta de cobro y/o remisión
PERSONAL
del proveedor; Si está conforme
BIBLIOTECA
-El personal de biblioteca procede a radicar la factura o cuenta de cobro con la firma y el sello de recibido (del
personal autorizado) a conformidad en el almacén para el respectivo trámite.
2. NO recibe: Si no cumple con lo estipulado en la orden de compra y devuelve factura o remisión al proveedor.
RECEPCIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO :
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando la firma y/o el sello de conformidad diligenciado por la persona
registrada en el formulario entregas almacén
- Ingresa al sistema de información, relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro,
PERSONAL DEL
para hacer la entrada al almacén.
ALMACÉN
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, entrada, orden de compra, documento de
aprobación y visto bueno).
2. No recibe.
Si la factura o cuenta de cobro NO tiene sello de conformidad diligenciado por la persona registrada en el listado de
autorizados.
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados, de acuerdo al numeral 8.1:
2. Firma la salida de almacén
USUARIO
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no
conforme o garantía (según procedimiento).
2.2.3.2 FLUJOGRAMA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS
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11
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIBLIOTECA
INICIO
REGISTRO
BIBLIOTECA
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
SELECCIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
SI
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
APROBACIÓN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
(Ordenador de gasto)
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
¿APROBADO?
RECEPCIÓN DE
FACTURA
(Recibida a conformidad)
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
ENTRADA Y SALIDA
DE ALMACEN
NO
COMUNICACIÓN
AL USUARIO
SI
NO
ORDEN DE COMPRA
FIN
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
PROVEEDOR
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR Y A BIBLIOTECA
2.2.4
ENTREGA DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO Y
FACTURACIÓN
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA OBRA CIVIL Y PROYECTOS MOBILIARIO: Tales como
adecuaciones de la planta física, oficinas abiertas, entre otros; solicitadas a través del Departamento de Planta física.
2.2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
2
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
3
PROVEEDOR
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo electrónico a [email protected], solicitando la citación de proveedores; especificando lugar,
fecha, hora, objetivo y quien atiende la visita.
CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación de proveedores.
REUNIÓN CON PROVEEDORES:
1. Firma el REGISTRO: PLANILLA ASISTENCIA DE PROVEEDORES CODIGO: R-07-11PAP
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SUMINISTROS
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2. Realiza el recorrido con el encargado asignado por el Dpto. de Planta Física.
4
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
5
PROVEEDOR
6
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES:
1. Da las instrucciones al proveedor para definir y consolidar el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del
proveedor.
2. Establece la fecha límite para que envíen los diseños y/o cotizaciones al Dpto. de Planta Física, ya sean físicos o
por correo electrónico.
ELABORACIÓN DE DISEÑOS:
1. Envía diseños y/o cotizaciones al Dpto. de Planta Física, ya sean físicos o por correo electrónico.
REVISIÓN Y SELECCIÓN DE DISEÑOS Y/O COTIZACIONES:
1. Revisa solo los diseños y/o cotizaciones recibidos de los proveedores que asistieron.
2. Selecciona el diseño y/o cotización que se ajuste a las necesidades de la Universidad.
3. *Envía el diseño seleccionado y la ficha técnica, solamente a los proveedores que anteriormente entregaron la
propuesta (diseño), con el fin que todos coticen bajo las mismas especificaciones.
* Aplica únicamente para mobiliario
7
PROVEEDOR
*ENTREGA DE DISEÑO APROBADO:
1. Recibe diseño seleccionado y ficha técnica por el personal del Dpto. de Planta Física.
2. Envía cotización al Dpto. de Planta Física de acuerdo al diseño enviado previamente.
* Aplica únicamente para mobiliario
8
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
9
PERSONAL DE
PRESUPUESTO
10
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
11
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
12
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES:
1. Realiza cuadro comparativo con las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones
2. Lleva el cuadro comparativo a la sección de presupuesto con el objetivo de conocer la partida presupuestal que
se tiene para llevar a cabo dicho proyecto.
VALIDACIÓN DE PRESUPUESTO:
1. Realiza trámite correspondiente.
2. Devuelve el respectivo cuadro al Departamento de Planta Física, con el sello donde se indica la partida
presupuestal.
ENTREGA DE VALIDACIÓN PRESUPUESTAL:
1. Entrega al Dpto. de Compras el cuadro comparativo con la correspondiente partida presupuestal y las
cotizaciones.
APROBACIÓN CUADRO COMPARATIVO
1. Revisa y aprueba colocando su firma o sello de revisado.
2. Lleva todos los proyectos de obra civil o mobiliario, para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de
acuerdo al literal 2.1. y
- Si aprueba: Da la instrucción de envió de copia del visto bueno al personal de Planta física, para el respectivo
trámite (generación de suministro)
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico o verbalmente al usuario.
REALIZACIÓN ORDEN DE TRABAJO:
1. Realiza *orden de trabajo (documento Planta física) para el proveedor.
2. Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, y adicionalmente coloca los datos en el sistema, de la cotización de cada proveedor.
3. Radica los documentos en el almacén o en la oficina de Compras, con la firma del Director de Planta Física. En
caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar cumplimiento a la
circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013.
*Se realizará orden de trabajo a aquellas adquisiciones que superen 2 salarios mínimos mensuales vigentes (2smmlv)o teniendo en cuenta el criterio del
Director de Planta Física.
13
PERSONAL DE
ALMACEN/
ASISTENTE DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
14
ASISTENTES DE
COMPRAS
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. (Ver
presentación actualización Dpto. de Compras intranet) Además que en el campo de observaciones contenga la
justificación de la compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Director registrada en el listado de firmas.
4. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud.
1.ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA:
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el suministro soportado con el respectivo
visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1.
2.RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGOS
-PARA ANTICIPO CON ORDEN DE TRABAJO: Memorando, Solicitud de suministro, orden de trabajo.
-PARA PAGO 100% CON ORDEN DE TRABAJO: Memorando, Solicitud de suministro, Orden de trabajo,
factura o cuenta de cobro y acta de entrega.
*Aquellas cotizaciones que no fueron seleccionadas, se archivan en una carpeta virtual o física
15
PROVEEDOR
16
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
EJECUCIÓN DE OBRA:
1. Realiza el trabajo de acuerdo a la orden de trabajo y/o cotización, bajo la interventoría del Director del Dpto. de
Planta Física.
RECEPCIÓN DE OBRA:
1. Recibe el trabajo o producto a satisfacción a través de un *acta final de entrega (documento Planta Física)
2. Firma y pone sello a la factura, cuenta de cobro y/o acta final de entrega como recibida a satisfacción.
3. Realiza seguimiento de proveedores
4. Envía al Dpto. de Compras para el respectivo trámite de pago
-Con orden de trabajo: memorando, Orden de trabajo, factura o cuenta de cobro y acta de entrega.
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SUMINISTROS
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-Sin orden de trabajo : únicamente se entrega factura o cuenta de cobro con el respectivo recibido a satisfacción
5. No está conforme: No recibe y devuelve factura o cuenta de cobro al proveedor.
* El acta final de entrega aplica para las adquisiciones a las cuales se les haya generado orden de trabajo
17
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
18
19
USUARIO
2.2.4.2 FLUJOGRAMA
RECEPCIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
ASISTENTE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
1. Recibe el documento verificando la firma y/o el sello de conformidad del Director de Planta Física o del
personal registrado en el formulario entregas almacén y el seguimiento de proveedores
2. No recibe. Si la Factura o cuenta de cobro no tiene la firma y/o el sello de conformidad, el seguimiento de
proveedores o que no haya acta final de entrega (si aplica).
PERSONAL DE ALMACEN
- Ingresa al sistema de información, relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro,
para hacer la entrada al almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, orden de compra, entrada, cuadro de
adjudicación o cotización aprobada).
SALIDA DE ALMACEN
1.Realiza salida de almacén al centro de costo correspondiente
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados, de acuerdo al numeral 16.1
2. Firma la salida de almacén
3. Usa el producto
*El Departamento de Planta Física, será quien determine cuando solicitar póliza de cumplimiento y garantía
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no
conforme o garantía (según procedimiento).
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SUMINISTROS
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA OBRA CIVIL Y PROYECTOS MOBILIARIO
PLANTA FÍSICA
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
REVISIÓN Y
SELECCIÓN DE
DISEÑOS
ENVIO DE PROPUESTA
SELECCIONADA A
PROVEEDORES
ELABORACIÓN DE
CUADRO
COMPARATIVO
RECEPCIÓN Y ENVIO
A COMPRAS
REALIZACIÓN DE
REVISIÓN
(Director de
compras)
RECEPCIÓN DE OBRA
O MOBILIARIO
ORDEN DE TRABAJO
SEGUIMIENTO A
PROVEEDOR
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
OFICINA DE
PRESUPUESTO
PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
SI
APROBACIÓN
CITACIÓN A
PROVEEDORES
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
(Ordenador de gasto)
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS FINALES
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
NO
SI
NO
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
ENTRADAS Y SALIDAS DE
ALMACEN
ORDEN DE COMPRA
COMUNICACIÓN
AL USUARIO
REUNIÓN CON
PROVEEDORES
ELABORACIÓN DE
DISEÑOS
COTIZACIÓN A
PARTIR DEL DISEÑO
SELECCIONADO
FIN
EJECUCIÓN DE OBRA Y
FACTURACIÓN
VALIDACIÓN DE
PRESUPUESTO
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SUMINISTROS
2.2.5
EMISION
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE PUBLICIDAD IMPRESA: Comprende elementos de publicidad tales
como volantes, afiches, pendones, carteles, botones, camisetas publicitarias, entre otros.
2.2.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
1
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, luego procede a radicarlo en el almacén (por correo electrónico** o físicamente) con la firma del
Director. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar
cumplimiento a la circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013.
**[email protected]
2
PERSONAL DE
ALMACEN
3
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
4
PROVEEDOR
5
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
6
ASISTENTE DE
COMPRAS
7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
8
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, destino, fondo y centro de costos sean los correctos.(ver presentación
actualización Dpto. de Compras intranet), además que en el campo de observaciones contenga la justificación de la
compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Director registrada en el listado de firmas.
Si los datos están correctos
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra y procede a registrar el
número en el formulario “Control de pedidos”.
5. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud, física o por correo electrónico.
COMUNICACIÓN DE REQUISICIÓN A LOS PROVEEDORES:
1. Consulta en el formulario “control de pedidos” las requisiciones pendientes
2. Envía por correo a los proveedores el número de la requisición o referencia que debe ser consultada a través del
portal de compras así como la fecha límite para cotizar.
TRAMITE DE COTIZACIÓN:
Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos a través del Portal de Compras.
CONFIRMACION DE COTIZACIONES
1. Confirma todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en el portal de proveedores, de acuerdo a la
fecha límite establecida
GENERACION DE DOCUMENTO
1. Revisa el formulario “control de pedidos” y verifica que requisiciones están pendientes por adjudicar.
2. Genera la orden de compra al proveedor de acuerdo al precio que selecciona el sistema. (El sistema enlista los
precios de menor a mayor) y deja el documento en estado generado
CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
1. Descarga el cuadro de adjudicación (generado por el sistema de información), con las órdenes de compra en
estado generado, de acuerdo a los precios que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.
*Las demás cotizaciones que no son seleccionadas por precio, quedan registradas y guardadas en la base de datos del sistema, para ser consultadas en
caso de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una re adjudicación.
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicación y consulta todas las cotizaciones a través de los reportes que
genera el sistema, finalmente coloca su firma o sello de revisado en el cuadro de adjudicación. Habrá excepciones
para no hacer cuadro de adjudicación cuando:
-Haya un solo producto para autorizar.
-Se genere una orden de compra directa** (los proveedores no cotizan por el portal).
2. Lleva todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1 y:
- Si aprueba, da la instrucción para que se cambie de estado la orden de compra. (Estado Aprobado)
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico al usuario.
**se generara una orden de compra directa cuando se soliciten elementos de carácter extraordinario y que no cumplan con todo el procedimiento
establecido, es decir, que no haya un suministro previo.
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
10
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
11
PROVEEDOR
12
13
COMUNICACIONES,
MERCADEO Y
PUBLICACIONES
PROVEEDOR
APROBACION ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba la orden de compra que previamente estaba en estado GENERADO, y la pasa a estado APROBADO
de acuerdo al cuadro de adjudicación y/o el documento que soporte la autorización para realizar la adquisición.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto
COMUNICACIÓN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor a través del correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de que
la pueda consultar a través del portal de compras.
2.Indica al proveedor que debe comunicarse con el Dpto. de comunicaciones, mercadeo y publicaciones para que les
entreguen el arte y así definir los criterios de impresión
ENTREGA DE MATERIAL:
1. Entrega los elementos en el Dpto. de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones con factura, cuenta de cobro o
remisión.
APROBACIÓN Y RECEPCION DE MATERIAL:
1. Recibe el producto, lo revisa, aprueba y realiza seguimiento de proveedores de publicidad impresa.
2. NO recibe: si NO es aprobado por el personal y se devuelve al proveedor.
RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
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No. REV
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1. Radica en el almacén (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro en original y copia.
VERIFICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
14
PERSONAL DEL
ALMACEN
1. Recibe los documentos verificando que la copia de la factura o cuenta de cobro al respaldo contenga el
seguimiento al proveedor.
- Ingresa al sistema de información, relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro,
para hacer la entrada al almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, orden de compra, entrada, cuadro de
adjudicación o cotización aprobada).
2. No recibe. Si la factura no está de acuerdo a la orden de compra y/o si la copia de la factura o cuenta de cobro
al respaldo NO contiene el seguimiento al proveedor.
SALIDA DE ALMACÉN:
-Realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costo.
15
PERSONAL DE
COMUNICACIONES,
MERCADEO Y
PUBLICACIONES
2.2.5.2 FLUJOGRAMA
ENTREGA DE PRODUCTOS SOLICITADOS
1. Entrega los productos solicitados al usuario final.
2. Firma la salida de almacén
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no
conforme o garantía (según procedimiento).
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE PUBLICIDAD IMPRESA
USUARIO
INICIO
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
RECEPCIÓN DE
FACTURA O
CTA DE COBRO
COMUNICACIÓNA
AL USUARIO
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
NO
REVISIÓN DE
CUADRO
(Director Compras)
ENTRADA Y SALIDA
DE ALMACEN
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
SI
APROBACIÓN DE
CUADRO
(Ordenador de gasto)
NO
REQUISICIÓN DE
COMPRA
COMUNICACIÓN A
PROVEEDOR
FIN
¿APROBADO?
SI
CONFIRMACIÓN DE
COTIZACIÓN
APROBACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
ANULACIÓN
GENERACIÓN DE
ODEN DE COMPRA
(Estado generado)
¿APROBADO?
NO
SI
PROVEEDOR
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
2.2.6
COTIZACIÓN
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIÓN
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIENESTAR
UNIVERSITARIO: Tales como dotación deportiva, dotación cultural, instrumentos musicales, elementos para gimnasio,
entre otros.
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No. REV
11
2.2.6.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
PERSONAL BIENESTAR
UNIVERSITARIO
2
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
3
PROVEEDOR
4
PERSONAL BIENESTAR
UNIVERSITARIO
5
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
6
PERSONAL DE
ALMACEN
7
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
8
PROVEEDOR
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
10
ASISTENTE DE
COMPRAS
11
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
1.Envía correo electrónico a [email protected], solicitando citación a proveedores ; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y
quien atiende la visita
CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
REUNIÓN CON PROVEEDORES:
1. Firma el REGISTRO: PLANILLA ASISTENCIA DE PROVEEDORES CODIGO: R-07-11PAP
2. Asiste a la reunión dirigida por el personal asignado de Bienestar Universitario
ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES:
1.Da las instrucciones al proveedor
2. Define y consolida el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor.
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, luego procede a radicarlo en el almacén (por correo electrónico** o físicamente) con la firma del
Director. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar
cumplimiento a la circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013.
**[email protected]
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, destino, fondo y centro de costos sean los correctos. (ver presentación
actualización Dpto. de Compras intranet), además que en el campo de observaciones contenga la justificación de la
compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Director registrada en el listado de firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra y procede a registrar el
número en el formulario “Control de pedidos”.
5. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud, física o por correo electrónico.
COMUNICACIÓN DE REQUISICIÓN:
1.Consulta formulario “control de pedidos”
2. Envía por correo a los proveedores el número de la requisición o referencia que debe ser consultada a través del
portal de compras así como la fecha límite para cotizar.
TRAMITE DE COTIZACIÓN:
1.Consulta la requisición
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos a través del Portal de Compras.
CONFIRMACION DE COTIZACIONES
1. Confirma todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en el portal de proveedores, de acuerdo a la
fecha límite establecida
GENERACION DOCUMENTO
1. Genera la orden de compra de acuerdo al precio que se selecciona por medio del sistema. (El sistema enlista
los precios de menor a mayor) y deja el documento en estado generado.
CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
1. Descarga el cuadro de adjudicación (generado por el sistema de información), con las órdenes de compra en
estado generado, de acuerdo a los precios que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.
*Las demás cotizaciones que no son seleccionadas por precio, quedan registradas y guardadas en la base de datos del sistema, para ser consultadas en
caso de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una re adjudicación.
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
12
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicación y consulta todas las cotizaciones a través de los reportes que
genera el sistema, finalmente coloca su firma o sello de revisado en el cuadro de adjudicación. Habrá excepciones
para no hacer cuadro de adjudicación cuando:
-Haya un solo producto para autorizar.
-Se genere una orden de compra directa (los proveedores no cotizan por el portal)
2. Lleva todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1. y
- Si aprueba, da la instrucción para que se cambie de estado la orden de compra. (Estado Aprobado)
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico al usuario.
**se generara una orden de compra directa cuando se soliciten elementos de carácter extraordinario y que no cumplan con todo el procedimiento
establecido, es decir, que no haya un suministro previo.
13
14
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
APROBACION ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba la orden de compra, que previamente estaba en estado GENERADO, y la pasa a estado APROBADO
de acuerdo al cuadro de adjudicación y/o el documento que soporte la autorización para realizar la adquisición.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto.
COMUNICACIÓN ORDEN DE COMPRA:
1. Informa al proveedor a través del correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada, a fin
de que la pueda consultar a través del portal de compras.
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15
PROVEEDOR
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ENTREGA DE ELEMENTOS:
1. Entrega los elementos en Bienestar o en el almacén y radica (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de
cobro original y copia
VALIDACIÓN Y RECEPCIÓN DE ELEMENTOS:
1. Recibe los elementos en compañía de *personal de Bienestar Universitario, confrontando físicamente la orden
de compra y la factura, cuenta de cobro y/o remisión.
* Depende de la disponibilidad de tiempo tanto del personal de Bienestar como del almacén.
VERIFICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
16
BIENESTAR
UNIVERSITARIO Y/O
PERSONAL DEL
ALMACEN
17
PERSONAL DE
ALMACEN
18
USUARIO
1. Recibe la factura, cuenta de cobro o remisión verificando la firma o el sello de conformidad, del Director o de
la persona registrada en el listado de autorizados.
- Realiza el seguimiento de proveedores.
- Ingresa al sistema de información, relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro,
para hacer la entrada al almacén.
-Informa por correo electrónico o verbalmente al usuario que los productos ya está en disponibilidad para ser
retirados del almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, entrada, orden de compra, cuadro de
adjudicación o documento soporte).
2. No recibe. Si No cumple con lo establecido en la orden de compra y con la firma o sello de recibido a
satisfacción.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Entrega el producto y realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costo.
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados de acuerdo a la actividad 16.
2. Firma la salida de almacén
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no
conforme o garantía (según procedimiento).
2.2.6.2 FLUJOGRAMA
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
CODIGO: P-07-04CS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS
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No. REV
11
BIENESTAR UNIVERSITARIO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIENESTAR UNIVERSITARIO
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
CITACIÓN A
PROVEEDORES
REVISIÓN DE
SOLICITUD
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
¿APROBADO?
NO
COMUNICACIÓNA
AL USUARIO
SI
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
NO
ORDEN DE
COMPRA
APROBADA
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
SI
REQUISICIÓN DE
COMPRA
COMUNICACIÓN A
PROVEEDOR
CONFIRMACIÓN DE
COTIZACIÓN
GENERACIÓN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado generado)
¿APROBADO?
SI
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
NO
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
(En coordinación con el
usuario)
ANULACIÓN
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
ENTRADA DE
ALMACEN
REVISIÓN DE
CUADRO
(Director Compras)
ENTREGA DE
ELEMENTOS
APROBACIÓN DE
CUADRO
(Ordenador de gasto)
SALIDA DE ALMACEN
GENERACIÓN DE
ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR
FIN
2.2.7
REUNIÓN CON
PROVEEDORES
COTIZACIÓN
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIÓN
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR SERVICIO MEDICO:
Aquellos elementos que por su naturaleza requiere un tratamiento especial para su adquisición.
2.2.7.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
2
PERSONAL DE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, luego procede a radicarlo en el almacén (por correo electrónico** o físicamente) con la firma del
Director. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar
cumplimiento a la circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013.
**[email protected]
REVISIÓN DE SOLICITUD:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS
ALMACEN
3
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
4
PROVEEDOR
5
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
6
ASISTENTE DE
COMPRAS
7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
EMISION
01/07/2010
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23 / 29
REVISION
27/10/2014
No. REV
11
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, destino, fondo y centro de costos sean los correctos (ver presentación
actualización dpto. De Compras intranet). Además que en el campo de observaciones contenga la justificación de
la compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Director registrada en el listado de firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra y procede a registrar el
número en el formulario “Control de pedidos”.
5. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud, física o por correo electrónico.
COMUNICACIÓN DE REQUISICIÓN:
1.Consulta formulario “control de pedidos”
2. Envía por correo a los proveedores el número de la requisición o referencia que debe ser consultada a través del
portal de compras así como la fecha límite para cotizar.
TRAMITE DE COTIZACIÓN:
1.Consulta la requisición
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos a través del Portal de Compras.
CONFIRMACION DE COTIZACIONES
1. Confirma todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en el portal de proveedores, de acuerdo a la
fecha límite establecida
GENERACION DOCUMENTO
1. Genera la orden de compra de acuerdo al precio que se selecciona por medio del sistema. (El sistema enlista
los precios de menor a mayor) y deja el documento en estado generado.
CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
1. Descarga cuadro de adjudicación (generado por el sistema de información), con las órdenes de compra en
estado generado de acuerdo a los precios que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.
*Las demás cotizaciones que no son seleccionadas por precio, quedan registradas y guardadas en la base de datos del sistema, para ser consultadas en
caso de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una re adjudicación.
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/O DOCUMENTO SOPORTE
8
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicación y consulta todas las cotizaciones a través de los reportes que
genera el sistema, finalmente coloca su firma o sello de revisado en el cuadro de adjudicación.
2. Lleva todas las compras, para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1. Habrá
excepciones para no hacer cuadro de adjudicación cuando:
-Haya un solo producto para autorizar.
-Se genere una orden de compra directa** (los proveedores no cotizan por el portal).
2. Lleva todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1 y:
- Si aprueba, da la instrucción para que se cambie de estado la orden de compra. (Estado Aprobado)
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico al usuario.
**se generara una orden de compra directa cuando se soliciten elementos de carácter extraordinario y que no cumplan con todo el procedimiento
establecido, es decir, que no haya un suministro previo.
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
10
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
11
PROVEEDOR
APROBACION ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba la orden de compra, que previamente estaba en estado GENERADO y la pasa a estado APROBADO
de acuerdo al cuadro de adjudicación y/o el documento que soporte la autorización para realizar la adquisición.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto
COMUNICACIÓN ORDEN DE COMPRA:
1. Informa al proveedor a través del correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada, a fin
de que la pueda consultar a través del portal de compras o envía el documento escaneado.
ENTREGA DE ELEMENTOS:
1. Entrega los elementos en el almacén, con (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro original y
copia y *hoja de vida de los elementos.
* Únicamente de los que por su naturaleza la tengan
VALIDACIÓN Y RECEPCIÓN DE ELEMENTOS:
12
SERVICIO MEDICO /
PERSONAL DEL
ALMACEN
13
PERSONAL DE
ALMACEN
1. Recibe los elementos en compañía de *personal de Servicio Médico, confrontando físicamente la orden de
compra y la factura, cuenta de cobro y/o remisión.
Si está conforme, de acuerdo al concepto del personal de servicio medico
-Solicita firma de recibido a conformidad el personal de servicio medico
- Realiza seguimiento de proveedores.
2. No recibe: Si No cumple con lo establecido en la orden de compra.
- Ingresa al sistema de información relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro,
para hacer la entrada al almacén.
-Informa por correo electrónico o verbalmente al usuario que los productos ya está en disponibilidad para ser
retirados del almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, entrada, orden de compra, cuadro de
adjudicación o documento soporte aprobado).
* Depende de la disponibilidad de tiempo del personal autorizado del servicio medico
14
USUARIO
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Entrega el producto y realiza la respectiva salida de almacén.
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados
2. Firma la salida de almacén
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no
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SUMINISTROS
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24 / 29
REVISION
27/10/2014
No. REV
11
conforme o garantía (según procedimiento).
2.2.7.2 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE ELEMENTOS SOLICITADOS POR SERVICIO MÉDICO
USUARIO
INICIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
NO
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
REGISTRO
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
COMUNICACIÓNA
AL USUARIO
REVISIÓN DE
CUADRO
(Director Compras)
SI
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
REQUISICIÓN DE
COMPRA
COMUNICACIÓN A
PROVEEDOR
APROBACIÓN DE
CUADRO
(Ordenador de gasto)
NO
¿APROBADO?
SI
CONFIRMACIÓN DE
COTIZACIÓN
APROBACIÓN DE
ORDEN DE
COMPRA
¿APROBADO?
GENERACIÓN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado generado)
SI
NO
ANULACIÓN
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
(En coordinación con el
usuario)
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
FIN
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
ENTRADA DE
ALMACEN
SALIDA DE ALMACEN
PROVEEDOR
ENTREGA DE
ELEMENTOS
2.2.8
COTIZACIÓN
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIÓN
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO
HUMANO: Tales como dotaciones para secretarias, auxiliares y servicios generales femenino y masculino, entre otros.
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SUMINISTROS
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No. REV
11
2.2.8.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
1
2
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PERSONAL
DESARROLLO
HUMANO
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
1.Envía correo electrónico a [email protected], solicitando citación a proveedores ; especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y quien atiende la visita
CITACIÓN A PROVEEDORES:
2. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
REUNIÓN CON PROVEEDORES:
1. Firma el REGISTRO: PLANILLA ASISTENCIA DE PROVEEDORES CODIGO: R-07-11PAP
2. Asiste a la reunión dirigida por el personal asignado de Desarrollo Humano.
ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES:
1. Da las instrucciones al proveedor.
2. Define y consolida el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor.
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere, luego procede a radicarlo en el almacén (por correo electrónico** o físicamente) con la firma del
Director. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar
cumplimiento a la circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013.
**[email protected]
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, destino, fondo y centro de costos sean los correctos (ver presentación
actualización Dpto. de Compras intranet). Además que en el campo de observaciones contenga la justificación de
la compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Director registrada en el listado de firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra y procede a registrar el
número en el formulario “Control de pedidos”.
5. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud, física o por correo electrónico.
COMUNICACIÓN DE REQUISICIÓN:
1.Consulta formulario “control de pedidos”
2. Envía por correo a los proveedores el número de la requisición o referencia que debe ser consultada a través del
portal de compras así como la fecha límite para cotizar.
TRAMITE DE COTIZACIÓN:
1. Consulta la requisición.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos a través del portal de compras.
CONFIRMACION DE COTIZACIONES
1. Confirma todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en el portal de proveedores, de acuerdo a la
fecha límite establecida
GENERACION DOCUMENTO
1. Genera la orden de compra de acuerdo al precio que se selecciona por medio del sistema. (El sistema enlista
los precios de menor a mayor) y deja el documento en estado generado.
CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
1. Realiza el cuadro de adjudicación, con las órdenes de compra en estado generado, de acuerdo a los precios
que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.
-Las demás cotizaciones que no son seleccionadas por precio, quedan registradas y guardadas en la base de datos
del sistema, para ser consultadas en caso de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una re
adjudicación.
3
PROVEEDOR
4
PERSONAL
DESARROLLO
HUMANO
5
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
6
PERSONAL DE
ALMACEN
7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
8
PROVEEDOR
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
10
ASISTENTE DE
COMPRAS
11
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN:
12
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
13
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
SUMINISTROS
14
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicación y consulta todas las cotizaciones a través de los reportes que
genera el sistema, finalmente coloca su firma o sello de revisado en el cuadro de adjudicación. Habrá excepciones
para no hacer cuadro de adjudicación cuando:
-. Haya un solo producto para autorizar.
-. Se genere una orden de compra directa (los proveedores no cotizan por el portal)
2. lleva todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1. y
- Si aprueba, da la instrucción para que se cambie de estado la orden de compra. (Estado Aprobado)
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico al usuario
APROBACION ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba la orden de compra, que previamente estaba en estado GENERADO, y la pasa a estado APROBADO
de acuerdo al cuadro de adjudicación y/o el documento que soporte la autorización para realizar la adquisición.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto
COMUNICACIÓN ORDEN DE COMPRA:
1. Informa al proveedor a través del correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada, a fin
de que la pueda consultar a través del portal de compras o se envía escaneada.
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SUMINISTROS
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PROVEEDOR
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No. REV
11
ENTREGA DE ELEMENTOS:
1. Entrega los elementos en el almacén, con (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro original y
copia
VALIDACIÓN Y RECEPCIÓN DE ELEMENTOS:
1. Recibe los elementos en compañía de personal de Desarrollo Humano, confrontando físicamente la orden de
compra y la factura o cuenta de cobro
Si está conforme:
-Entrega dotación a cada funcionario
*Para la dotación de secretarias, auxiliares y servicios generales femenino, la entrega se realizara en compañía del proveedor(uniforme)
16
PERSONAL
DESARROLLO
HUMANOY
PERSONAL DEL
ALMACEN
17
18
PERSONAL DE
ALMACEN
USUARIO FINAL
2. No recibe: Si No cumple con lo establecido en la orden de compra.
VERIFICACIÓN DE FACTURA Y DOCUMENTOS SOPORTE:
1. Recibe la factura
- Realiza seguimiento de proveedores
- Ingresa al sistema de información, relacionando la orden de compra y el número de factura, para hacer la entrada
al almacén.
-Informa por correo electrónico o verbalmente al usuario que los productos ya está en disponibilidad para ser
retirados del almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura, entrada, orden de compra, cuadro de adjudicación o
cotización aprobada).
2. No recibe. Si No cumple con lo establecido en la orden de compra.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Entrega el producto a cada funcionario con carta de autorización emitida por Desarrollo Humano. Además
hacer firmar el listado de entrega de dotación
2. Realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costo.
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados
2. Firma listado de entrega de dotación
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no
conforme o garantía (según procedimiento).
2.2.8.2 FLUJOGRAMA
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SUMINISTROS
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11
DESARROLLO HUMANO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO HUMANO
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
CITACIÓN A
PROVEEDORES
REVISIÓN DE
SOLICITUD
REGISTRO
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
¿APROBADO?
NO
COMUNICACIÓNA
AL USUARIO
SI
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
SI
NO
APROBACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
CONFIRMACIÓN DE
COTIZACIÓN
REQUISICIÓN DE
COMPRA
COMUNICACIÓN A
PROVEEDOR
GENERACIÓN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado grabado)
¿APROBADO?
ANULACIÓN
SI
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
REVISIÓN DE
CUADRO
(Director Compras)
REUNIÓN CON
PROVEEDORES
COTIZACIÓN
FIN
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
(En coordinación con el
usuario)
APROBACIÓN DE
CUADRO
(Ordenador de gasto)
PROVEEDOR
NO
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
ENTRADA Y SALIDA
DE ALMACEN
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIÓN
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SUMINISTROS
2.2.9
EMISION
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No. REV
11
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV: Aquellos que por
su naturaleza (proyectos) necesitan un procedimiento previo para su adquisición.
2.2.9.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
RESPONSABLE
CONFIRMACION DE COTIZACIONES
1. Confirma todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en el portal de proveedores, de
SECRETARIA DPTO
acuerdo a la fecha límite establecida.
DE COMPRAS
2. Realiza cuadro comparativo para ser llevado al autorizador del gasto de acuerdo al numeral 2.1 para la
respectiva aprobación
GENERACION DE ORDEN DE COMPRA
ASISTENTE DE
1 Genera la orden de compra de acuerdo al proveedor asignado por el comité de compra
COMPRAS
COMUNICACIÓN DE ORDEN DE COMPRA:
SECRETARIA DPTO
1. Envía por correo al proveedor seleccionado
DE COMPRAS
13
PROVEEDOR
14
DIRECTOR DE
CEMAV
15
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
PERSONAL DE
1. Envía correo electrónico a [email protected], solicitando la citación de proveedores; especificando lugar,
CEMAV
fecha, hora, objetivo y quien atiende la visita.
SECRETARIA DPTO CITACIÓN A PROVEEDORES:
DE COMPRAS
1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación de proveedores.
REUNIÓN CON PROVEEDORES:
PROVEEDOR
1. Firma el REGISTRO: PLANILLA ASISTENCIA DE PROVEEDORES CODIGO: R-07-11PAP
2. Realiza el recorrido con el encargado asignado por el Dpto. de CEMAV.
ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES:
1. Da las instrucciones al proveedor para definir y consolidar el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del
PERSONAL DE
proveedor.
CEMAV
2. Establece la fecha límite para que envíen los diseños (el diseño comprende, cantidad de materiales, marcas,
mano de obra, entre otros) al CEMAV, ya sean físicos o por correo electrónico.
ELABORACIÓN DE DISEÑOS:
PROVEEDOR
1. Envía diseños a CEMAV, ya sean físicos o por correo electrónico.
REVISIÓN, SELECCIÓN DE DISEÑOS Y ELABORACION DE SOLICITUD DE SUMINISTRO
1. Revisa solo los diseños recibidos de los proveedores que asistieron.
PERSONAL DE
2. Selecciona el diseño que se ajuste a las necesidades de la Universidad.
CEMAV
3Elabora por el sistema de información financiero (iceberg) el suministro con las especificaciones del diseño o
proyecto elegido
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. (Ver
presentación actualización Dpto. de Compras intranet) Además que en el campo de observaciones contenga la
PERSONAL DE
justificación de la compra y que el suministro este en estado confirmado.
ALMACEN
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Jefe registrada en el listado de firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra
-Registra en el formulario “Control de pedidos”, el número de la requisición.
5. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud.
COMUNICACIÓN DE REQUISICIÓN A LOS PROVEEDORES:
SECRETARIA DPTO 1. Consulta en el formulario “control de pedidos” las requisiciones pendientes
DE COMPRAS
2. Envía por correo a los proveedores que asistieron a la citación el número de la requisición o referencia que debe
ser consultada a través del portal de compras, así como la fecha límite para cotizar.
TRAMITE DE COTIZACIÓN:
1.Consulta la requisición en el portal de compras
PROVEEDOR
2. Realiza cotización de acuerdo a los parámetros establecidos, en el portal. (Fecha, Precio, Tiempo de entrega,
entre otros)
PERSONAL DE
ALMACEN
EJECUCIÓN DE PROYECTO:
1. Realiza el trabajo de acuerdo a la orden de compra, bajo la interventoría del Jefe de CEMAV.
RECEPCIÓN DE OBRA:
1. Recibe el trabajo o producto a satisfacción
2. Firma y pone sello a la factura, cuenta de cobro y/o documento soporte como recibida a satisfacción.
RECEPCIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Recibe el documento verificando la firma y/o el sello de conformidad del jefe de CEMAV
No recibe. Si la Factura o cuenta de cobro no tiene la firma y/o el sello de conformidad
2.Realiza seguimiento de proveedores
- Ingresa al sistema de información, relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro,
para hacer la entrada al almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, orden de compra, entrada, cuadro de
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SUMINISTROS
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No. REV
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adjudicación o cotización aprobada).
SALIDA DE ALMACEN
1.Realiza salida de almacén al centro de costo correspondiente
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados, de acuerdo a la actividad 9
2. Firma la salida de almacén
3. Usa el producto
16
17
USUARIO
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto, se puede generar un producto no
conforme o garantía (según procedimiento).
2.2.9.2 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV
REVISIÓN Y SELECCIÓN
CEMAV
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
RECEPCIÓN DE PROYECTO Y
FIRMA DE FACTURA
(Recibo a satisfacción)
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIÓN Y
VERIFICACIÓN
CITACIÓN A
PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
RECEPCIÓN DE FACTURA
O CTA DE COBRO
(Con recibo a satisfacción)
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
NO
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
SI
COMUNICACIÓN DE
REQUISICIÓN AL
PROVEEDOR
CONFIRMACIÓN DE
COTIZACIÓN
SEGUIMIENTO A
PROVEEDOR
ORDEN DE COMPRA O
DE SERVICIO
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
ENTRADAS Y SALIDAS DE
ALMACEN
PROVEEDORES
FIN
2.2.10
REUNIÓN CON
PROVEEDORES
ELABORACIÓN DE
DISEÑOS
TRAMITE DE COTIZACIÓN
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE ELEMENTOS PARA PROYECTOS DE LABORATORIOS:
Aquellos que por su naturaleza (proyectos) necesitan un procedimiento previo para su adquisición. (INGENIERIA
CIVIL)
2.2.10.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE
1
USUARIO
LABORATORIO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SELECCIÓN ELEMENTOS PARA LABORATORIOS
1. Realiza la selección de acuerdo a las cotizaciones y proveedores especialistas en laboratorios.
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SUMINISTROS
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27/10/2014
No. REV
11
*Aquellas cotizaciones que no fueron seleccionadas, se archivan en una carpeta virtual o física
2
DIRECTOR DE
COMPRAS
3
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN O COTIZACIÓN:
1 Lleva todas las compras de laboratorio para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1. y
- Si aprueba, se informa al usuario para que elabore el suministro
- No aprueba, da la instrucción para que se avise por correo electrónico o verbalmente al usuario.
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
1. Realiza la solicitud de suministro a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas, si ello lo
requiere.
2. Radica el documento en el almacén o en la Oficina de Compras, según corresponda, con la firma del Decano,
En caso de que se llegue a presentar ausencia del mencionado anteriormente, se debe dar cumplimiento a la
circular N° 003 del 13 de Agosto de 2013 o envía por correo electrónico** el número de los suministros, para el
trámite de generación de orden de compra (se realiza este procedimiento de esta manera por el gran número de
hojas que se imprimen en una solicitud de laboratorios, con el fin de minimizar el uso del papel, agilizar el proceso
y ayudar al ambiente).
**[email protected]
4
PERSONAL DE
ALMACEN Y/O
COMPRAS
5
ASISTENTE DE
COMPRAS
6
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
7
PROVEEDOR
8
USUARIO
LABORATORIO Y/O
PERSONAL DEL
ALMACÉN
9
PROVEEDOR
10
PERSONAL DEL
ALMACÉN
11
12
USUARIO
REVISIÓN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, destino, fondo y centro de costos sean los correctos (ver presentación
actualización Dpto. de Compras intranet). Además que en el campo de observaciones contenga la justificación de
la compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro (pedido) físico o el enviado al correo, corresponda a la
del Decano registrada en el listado de firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisición de compra y procede a registrar el
número en el formulario “Control de pedidos”.
5. Los datos NO están correctos: Devuelve la solicitud, física o por correo electrónico.
ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA O ORDEN SERVICIO
1. Elabora la orden de compra o servicio de acuerdo a la información reportada en el suministro soportado con el
respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1.
COMUNICACIÓN DE ORDENES DE COMPRA O SERVICIO
1. Envía por correo al proveedor el número de las órdenes de compra para que sean consultadas a través del portal
de compras o envía escaneada por correo la orden de servicio o de compra.
ENTREGA DE ELEMENTOS A USUARIO
1. Entrega los elementos en el almacén, o directamente en la Facultad
RECEPCIÓN DE MATERIAL:
1.Recibe los productos confrontando físicamente con la copia de la orden de compra y/o servicio, la factura o
cuenta de cobro y/o remisión del proveedor
Si está conforme:
- Coloca la firma y/ o sello de recibido a satisfacción
2. NO recibe: -No cumplió con el producto establecido en la orden de compra y /o servicio.
RADICACION DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1.Verifica que el usuario coloque la firma y/o el sello en la factura, cuenta de cobro y/o remisión
2. Radica factura o cuenta de cobro original y copia en el almacén, con la firma y/o el sello de recibido a
satisfacción
RECEPCIÓN DE FACTURA:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando la firma y/o el sello de conformidad, del Decano o del personal
registrado en el listado de autorizados
- Ingresa al sistema de información, relacionando la orden de compra y el número de factura o cuenta de cobro,
para hacer la entrada al almacén.
-Informa por correo electrónico o verbalmente al usuario que los productos ya está en disponibilidad para ser
retirados del almacén.
-Envía los documentos para el trámite de pago (factura o cuenta de cobro, entrada, orden de compra, cuadro de
adjudicación o documento soporte).
2. No recibe. Si No cumple con lo establecido en la orden de compra o con la firma y/ o sello de recibido a
satisfacción del Decano o del personal registrado en el listado de autorizados y devuelve factura o remisión al
proveedor.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costo.
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados de acuerdo a la actividad 8.1
2. Firma la salida de almacén
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situación generada, en el momento de recepción y/o después de la entrega del producto o servicio, se puede generar un producto
no conforme o garantía (según procedimiento).
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SUMINISTROS
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2.2.10.2 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE ELEMENTOS PARA PROYECTOS DE LABORATORIOS
LABORATORIO
INICIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
SELECCIÓN DE
ELEMENTOS PARA
LABORATORIO
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN
(Factura con recibido a
satisfacción del usuario)
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
SI
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
COMUNICACIÓN
AL USUARIO
¿INFORMACIÓN
CORRECTA?
APROBACIÓN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
(Ordenador de gasto)
RECEPCIÓN DE FACTURA O
CUENTA DE COBRO
(recibido a satisfacción del usuario)
ENTRADA Y SALIDA DE
ALMACEN
SI
GENERACIÓN DE
ORDEN DE
COMPRA
NO
FIN
¿APROBADO?
NO
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA AL
USUARIO
PROVEEDOR
REVISIÓN DE
SOLICITUD
REVISIÓN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN
(Director Compras)
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
ENTREGA DE
ELEMENTOS Y
FACTURACIÓN
2.2.11
VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del usuario que solicita el elemento, pues él es quien lo va
usar y conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para aquellas dependencias o facultades a las que por la
naturaleza de sus solicitudes se les asigne un procedimiento específico. Para las demás compras la verificación estará a
cargo del personal de almacén y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales.
2.2.12
PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO PRODUCTO NO CONFORME: Aquellos productos que no cumplan
los requerimientos del usuario, pueden ser detectados durante la recepción del producto o después de la entrega del
mismo al usuario. Es responsabilidad del usuario realizar el levantamiento del mismo. Para efectuar el respectivo trámite
el usuario deberá diligenciar el REGISTRO: PRODUCTO NO CONFORME CODIGO: R-08-03. Y se deberá enviar al correo
[email protected] con el asunto: producto no conforme dependencia y # de solicitud.
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SUMINISTROS
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2.2.12.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No
RESPONSABLE
1
USUARIO
2
PERSONAL DE
ALMACEN
3
USUARIO
4
PERSONAL DEL
ALMACEN
5
PERSONAL DE
ALMACEN
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DETECCION E IDENTIFICACION DEL PRODUCTO NO CONFORME
1. Identifica, informa a través del correo el producto no conforme detectado
El registro de producto no conforme código R-08-03 incluye:
-Dependencia
-Fecha.
- N° de solicitud
-Descripción del producto no conforme
-Motivo para generación de producto no conforme
-Naturaleza del producto no conforme
-Nombre del responsable de la dependencia o Facultad
-Tratamiento del producto no conforme
-Plan de acción
-Verificación del cierre
-Nombre del personal de almacén
REVISION DEL REGISTRO DE PRODUCTO NO CONFORME
1. Revisa a través de las respuestas del formulario que el registro este correcta y
totalmente diligenciado
2. Responde correo informando
- Debe traer el producto para confrontarlo y poder iniciar tramite o
- El formulario debe ser diligenciado correctamente o que el producto no es considerado
producto no conforme.
ENTREGA DE PRODUCTO EN EL ALMACEN
1. Verifica el correo donde se le informa que puede entregar el producto en el almacén
2. Entrega el producto para ser confrontado contra el registro de producto no conforme
CONFRONTACION DEL PRODUCTO CON EL REGISTRO DE PRODUCTO
NO CONFORME.
1. Revisa el producto y lo confronta con el registro de producto no conforme.
Si esta correcto:
-Ubica en el sitio provisional designado en el almacén para estos materiales.
-Informa al proveedor a través de correo electrónico sobre la solicitud de producto no
conforme.
No esta correcto:
Devuelve producto y da respuesta a la solicitud enviada por correo.
TRAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME
1.Correccion: Corregir o cambiar el producto:
-Se cumple con la solicitud del usuario.
2.Reasignacion: Reubicar a otra área académica o administrativa el producto:
-Asigna a otra unidad académica o administrativa, que lo use; y esta deberá generar un
suministro para retirarlo del almacén MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y SUMINISTROS
3.Reproceso: Gestionar nuevamente la adquisición del producto:
-Realiza el trámite de acuerdo al tipo de producto MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS.
6
PERSONAL
ALMACEN
7
USUARIO
4. Comité de Bajas: se envía en el listado de elementos de baja, previa aprobación de la
Directora de compras.
INFORMACION AL USUARIO
1. Se informa al usuario que debe presentarse al almacén con el fin de verificar el
producto que se le va a entregar como solución a la solicitud realizada.
RECEPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO
1. Se presenta al almacén y verifica el producto:
Si es correcto:
-Retira el producto y firma el recibido a satisfacción en el documento emitido por el
almacén.
No es correcto:
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SUMINISTROS
8
DIRECTOR
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
2.2.12.2 FLUJOGRAMA
EMISION
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No. REV
11
-Se informa por correo al proveedor sobre la no aceptación del producto por parte del
usuario.
VERIFICACION DEL CIERRE:
1.Verifica el plan de acción que se realizo
2. Firma el cierre del producto no conforme
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SUMINISTROS
EMISION
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No. REV
11
USUARIO
PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME
INICIO
DETECCIÓN E
IDENTIFICACIÓN DE
PRODUCTO NO
CONFORME
RECEPCIÓN A
SATISFACCIÓN
SI
COMUNICACIÓN AL USUARIO
PARA ENTREGA DE PRODUCTO NO
CONFORME AL ALMACEN
COMUNICACIÓN
AL USUARIO Y
SOLICITUD DE
MODIFICACIONES
REVISIÓN DEL
REGISTRO DE
PRODUCTO NO
CONFORME
SI
COMUNICACIÓN AL
USUARIO
CONFRONTACIÓN Y
VERIFICACIÓN ENTRE
PRODUCTO Y REGISTRO
¿CORRECTO?
CIERRE DE PRODUCTO
NO CONFORME
(Director de Compras)
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
NO
NO
¿CORRECTO?
¿CUMPLE?
SI
UBICACIÓN EN ALMACEN
(Sitio provisional) Y
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
COMUNICACIÓN AL
USUARIO
TRAMITE DE COMPRA DE
ACUERDO AL TIPO DE
PRODUCTO
SI
SI
NO
DETERMINACIÓN DE
TRATAMIENTO
¿CORRECCIÓN?
NO
PROVEEDOR
NO
RESPUESTA DEL
PROVEEDOR
¿REPROCESO?
SOLICITUD DE SUMINISTRO
DE LA UNIDAD QUE
REQUIERA EL PRODUCTO
NO CONFORME
¿REASIGNACIÓN?
ENVIO A COMITÉ DE BAJAS
NO
BAJA
FIN
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SUMINISTROS
2.2.13
EMISION
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No. REV
11
PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE DEVOLUCION DE PRODUCTOS: Es la devolución al almacén
de los bienes o materiales que no se requieren en una dependencia, para el objetivo para el cual fueron destinados.
Siempre y cuando cumpla con las siguientes características: 1) Este en mal estado. O 2) No lo necesiten en la
dependencia. Para efectuar el respectivo trámite el usuario deberá diligenciar el REGISTRO: DEVOLUCION DE PRODUCTOS
CODIGO: R-07-11DP y se deberá enviar al correo [email protected] con el asunto: devolución de productos,
dependencia y # de solicitud.
2.2.13.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No
RESPONSABLE
1
USUARIO
2
PERSONAL DE
ALMACEN
3
USUARIO
4
PERSONAL DE
ALMACEN
5
PERSONAL DE
ALMACEN
2.2.13.2 FLUJOGRAMA
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DETECCION E IDENTIFICACION DEL PRODUCTO DEVOLUTIVO
1. Identifica e informa a través del correo la devolución de productos.
En el registro de devolución de producto. código R-07-11DP, que incluye:
- Fecha.
-N. solicitud
-Nombre dependencia o facultad
-Descripción del producto devolutivo
-Motivo de devolución.
-Nombre del responsable (facultad o dependencia)
-Tratamiento del producto devolutivo
-Observaciones.
REVISION DEL REGISTRO DE DEVOLUCION DE PRODUCTOS
1. Revisa a través de las respuestas del formulario que el registro este correcta y
totalmente diligenciado
2. Responde correo informando
- Debe traer el producto para confrontarlo y poder iniciar tramite o
- El formulario debe ser diligenciado correctamente
ENTREGA DE PRODUCTO EN EL ALMACEN
1. Verifica el correo donde se le informa que puede entregar el producto en el almacén
2. Entrega el producto para ser confrontado contra el registro de devolución de productos.
CONFRONTACION DEL PRODUCTO CON EL REGISTRO DE PRODUCTO
DEVOLUCION DE PRODUCTO
1. Revisa el producto y lo confronta con el registro de devolución de producto.
Si esta correcto:
-Ubica en el sitio provisional designado en el almacén para estos materiales.
No esta correcto:
Devuelve producto y da respuesta a la solicitud enviada por correo.
TRATAMIENTO DEL PRODUCTO DEVOLUTIVO: se determina qué tipo de
tratamiento se va a efectuar y se consigna en el campo de observaciones.
-Reingreso: se determina ingresar de nuevo al sistema.
- se realiza el ingreso al sistema a través de la transacción ENTRADA POR
DEVOLUCION AL ALMACEN
-Reasignación: se entrega a otra unidad académica o administrativa para su uso
- Usuario firma retiro de elementos.
-Baja: se envía en el listado de elementos de baja, previa aprobación de la Directora de
compras.
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SUMINISTROS
EMISION
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No. REV
11
USUARIO
PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS
INICIO
DETECCIÓN E
IDENTIFICACIÓN DE
PRODUCTO
DEVOLUTIVO
COMUNICACIÓN
AL USUARIO Y
SOLICITUD DE
MODIFICACIONES
REVISIÓN DEL
REGISTRO DE
DEVOLUCIÓN DE
PRODUCTOS
ENTRADA POR DEVOLUCIÓN
AL ALMACEN
(Con previa autorización)
COMUNICACIÓN AL
USUARIO
FIN
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
SI
NO
¿CORRECTO?
NO
¿REINGRESO?
SI
¿CUMPLE?
COMUNICACIÓN AL USUARIO
PARA ENTREGA DE PRODUCTO NO
CONFORME AL ALMACEN
SI
UBICACIÓN EN ALMACEN
(Sitio provisional)
CONFRONTACIÓN Y
VERIFICACIÓN ENTRE
PRODUCTO Y REGISTRO
RECEPCIÓN DE UNIDAD
BENEFICIADA
CIERRE DE
DEVOLUCIÓN
ENTREGA A OTRA UNIDAD
ACADÉMICA O
ADMINISTRATIVA
ENVIO A COMITÉ DE BAJAS
NO
DETERMINACIÓN DE
TRATAMIENTO
SI
¿REASIGNACIÓN?
2.2.14
NO
BAJA
PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE GARANTIAS: es el procedimiento que se le aplica a aquellos
productos (activos fijos) que pueden necesitar reparación o cambio en caso de avería o desperfecto, de acuerdo al tiempo
establecido por el proveedor para validar la garantía. Para efectuar el respectivo trámite el usuario deberá diligenciar el
REGISTRO: GARANTIA CODIGO R-07-11GAR. Y se deberá enviar al correo [email protected] con el
asunto: garantía dependencia# de solicitud. Este registro será diligenciado únicamente por las áreas filtro.
2.2.14.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No
RESPONSABLE
1
USUARIO
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DETECCION E IDENTIFICACION DE LA GARANTIA
1. Identifica e informa a través del correo la solicitud de garantía. El registro de garantía.
código R-07-11GAR, incluye:
-Fecha.
-Solicitud N.
-Nombre Dependencia/facultad
-N. pedido
-Fecha Radicación Pedido
-Producto
-Cantidad
-Concepto de solicitud Garantía.
-Nombre Responsable de la dependencia Administrativa /Académica
-Tratamiento de garantía
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SUMINISTROS
EMISION
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-Tiempo solución
-elementos físicos entregados al proveedor
-N. documento recibido a satisfacción
-Nombre personal almacén
2
PERSONAL
ALMACEN
3
USUARIO
REVISION DEL REGISTRO DE GARANTIAS
1. Revisa a través de las respuestas del formulario que el registro este correcto y
totalmente diligenciado
2. Responde correo informando
- Debe traer el producto para confrontarlo y poder iniciar tramite o
- El registro debe ser diligenciado correctamente
ENTREGA DE PRODUCTO EN EL ALMACEN
1. Verifica el correo donde se le informa que puede entregar el producto en el almacén
2. *Entrega el producto para ser confrontado contra el registro de garantías
*La entrega del producto al almacén está sujeta al tipo de producto.
4
5
PERSONAL
ALMACEN
PERSONAL
ALMACEN
6
PERSONAL
ALMACEN
7
USUARIO
8
DIRECTOR
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
2.2.14.2 FLUJOGRAMA
CONFRONTACION DEL PRODUCTO CON EL REGISTRO DE GARANTIAS
1. Revisa el producto y lo confronta con el registro de garantías.
Si esta correcto:
-Ubica en el sitio provisional designado en el almacén para estos materiales.
-Informa al proveedor por correo sobre la solicitud de garantía
No esta correcto:
Devuelve producto y da respuesta a la solicitud enviada por correo.
TRATAMIENTO DE LA GARANTIA: se determina qué tipo de tratamiento se va a
efectuar y se consigna en el campo de observaciones.
-Cambio: se entrega al proveedor para el respectivo tramite
se cumple con la solicitud del usuario
-Traslado Mayorista: se entrega al proveedor para el respectivo tramite
se cumple con la solicitud del usuario
INFORMACION AL USUARIO
1. Se informa al usuario que debe presentarse al almacén con el fin de verificar el
producto que se le va a entregar como solución a la solicitud realizada
RECEPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO
1. Se presenta al almacén y verifica el producto:
Si es correcto:
-Retira el producto y firma el recibido a satisfacción en el documento emitido por el
almacén
No es correcto:
-Se informa por correo al proveedor sobre la no aceptación del producto por parte del
usuario.
VERIFICACION DEL CIERRE:
1.Verifica el plan de acción que se realizo
2. Firma el cierre de la garantía
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS
PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE GARANTIAS
USUARIO
¿SATISFACTORIO?
INICIO
DETECCIÓN E
IDENTIFICACIÓN DE
GARANTIA
RECIBO DE
PRODUCTO
COMUNICACIÓN
AL USUARIO Y SOLICITUD
DE MODIFICACIONES
COMUNICACIÓN AL USUARIO
PARA ENTREGA DE PRODUCTO AL
ALMACEN (Si aplica)
REVISIÓN DEL
REGISTRO DE
GARANTIA
COMUNICACIÓN AL
USUARIO
SI
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CONFRONTACIÓN Y
VERIFICACIÓN ENTRE
PRODUCTO Y REGISTRO
NO
SI
COMUNICACIÓN AL
PROVEEDOR
REGISTRO
¿CORRECTO?
NO
CIERRE DE GARANTIA
(Director de Compras)
¿CUMPLE?
SI
FIN
UBICACIÓN EN ALMACEN
(Sitio provisional) Y COMUNICACIÓN
AL PROVEEDOR
COMUNICACIÓN AL
USUARIO
NO
PROVEEDOR
DETERMINACIÓN DE
TRATAMIENTO
2.3
2.3.4
RESPUESTA DEL PROVEEDOR
NO
¿TRASLADO A
MAYORISTA?
SI
SI
GESTION DE CAMBIO DE
PRODUCTO
GESTION DE CAMBIO
(Requiere mayor tiempo)
ENCUESTA SATISFACCION
La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene de la gestión de compras y saber si fueron
alcanzadas las expectativas en relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la universidad
DESARROLLO DE ACTIVIDADES.
No
2.4
¿CAMBIO?
RESPONSABLE
1
Secretaría de Compras
2
Asistente de Almacén
3
Director Dpto. de
compras
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PREPARACION DE LA ENCUESTA
1. Semestralmente, envía el link a las áreas correspondientes. Este proceso es revisado y aprobado por el
Director del Dpto. De Compras.
ANALISIS DE DATOS
1. Realiza tabulación de la información
2. Analiza los datos
3. Actualiza el indicador.
4. Pasa reporte al Director de Compras.
RESULTADO
1.Analiza el resultado
2.Toma las decisiones del caso.
DEFINICIONES:
-
USUARIO AUTORIZADO CON CLAVE EN EL SISTEMA DE INFORMACION: es la persona autorizada por el
Director Jefe o Decano, para hacer suministros en el sistema (pedidos).
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS
-
3
4
Acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011
Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010.
Listado de firmas digitales en PDF
Resolución 434 de Enero 23 de 2013
REGISTROS:
-
PAGINA
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REVISION
27/10/2014
No. REV
11
ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancías al vendedor indicando
cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
ORDEN DE SERVICIO: es el documento que emite la universidad para solicitar servicios o licenciamiento.
ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio.
PROVEEDOR: personas naturales o jurídicas que habiendo cumplido los requisitos mínimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y
consultoría.
COTIZACION: Documento que emite el proveedor para hacer su propuesta económica
PRODUCTO NO CONFORME: Producto o servicio que no cumple con alguna característica requerida, por el
usuario.
COMPRAS OCASIONALES DE MENOR CUANTÍA: corresponden a aquellas que no se generan por el
procedimiento de compras y suministros por el sistema y que no requieren un Vo.Bo. del ordenador de gasto; por ser
rublos de caja menor.
SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento que se usa para solicitar un producto o servicio.
RECHAZO PRODUCTO NO CONFORME: el documento diligenciado por el usuario no cumple con los requisitos
de diligenciamiento establecidos o que a criterio del personal de compras, el producto cumple con las
especificaciones requeridas por el usuario, por lo que no lo acepta su reclamación.
CORRECION: cambio del producto
REUBICACION: entregar a otra área académica o administrativa el producto que por su naturaleza le puede servir
para el uso diario de sus actividades.
COMITÉ DE BAJA: entidad encargada de autorizar las bajas de productos y elementos físicos y de la información
financiera de la universidad.
AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las cuales se solicitan elementos específicos teniendo en cuenta que son
ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
-
EMISION
01/07/2010
Registro solicitud de eventos
Registro cotización de productos
Registro producto no conforme
Registro devolución de productos
Registro garantías
Registro encuesta satisfacción gestión de Compras
Registro planilla asistencia de proveedores
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SUMINISTROS
5
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REVISION
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11
CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
DESCRIPCION
01/07/2010
Emisión inicial
1. Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del departamento de compras y
suministros.
2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de
conocimiento de la compra.
Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Física, igualmente se disgregó
en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad.
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripción de proveedores y literal 2.7 por
inclusión de nuevas líneas de proveedores.
Actualizamos publicaciones
Cambios los criterios de la evaluación de proveedores
1
22/11/2010
2
01/09/2011
3
24/01/2012
4
01/03/2012

5
22/10/2012
Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se
diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros

Literal 2.2.1 Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos
proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que
se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara
de comercio y certificación bancaria.

Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6.
Literal 2.1
Se actualizó el nombre CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS
Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a través de la secretaria del departamento de
Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:
- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos.
- Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros.
Literal 2.1.3 – 2.1.4 se eliminaron porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección,
evaluación y certificación de proveedores.
6
17/06/2013
Literal 2.3
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisición de compras en general
Adquisición de servicios en general
Adquisición para biblioteca
Adquisición de obra civil e inmobiliario
Adquisición publicidad impresa
Adquisición elementos para bienestar universitario
Adquisición para centro de medios audiovisuales
Literal 2.6
Se eliminó la evaluación de proveedores porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección,
evaluación y certificación de proveedores.
7
21/09/2013
8
31/03/2014
9
01/06/2014
Literal 2.3
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisición de compras en general
Adquisición de servicios en general
Adquisición para biblioteca
Adquisición de obra civil e inmobiliario
Adquisición publicidad impresa
Adquisición elementos para bienestar universitario
Adquisición para centro de medios audiovisuales
Adquisición de material para eventos (nuevo)
Adquisición de material de laboratorios. (nuevo)
Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIÓN ELEMENTOS * realiza la evaluación de proveedores (Sello de evaluación), se
eliminan las palabras Sello de evaluación ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.
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10/07/2014
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REVISION
27/10/2014
No. REV
11
Se realiza cambio en todos los procedimientos
Se genera procedimiento para tratamiento de devolución de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantías. Se incluye el registro de garantías.
Actualización de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual.
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se añade Habrá eventos que no cumplan con el
procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE
EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero deberán contener la firma de autorización de la
Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes
(será opcional el diligenciamiento del registro)
En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO
HUMANO: se añade hacer firmar el listado de entrega de dotación
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV: se modifica
(ver documento adjunto)
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27/10/2014
Se añade VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del usuario que solicita el elemento,
pues él es quien lo va usar y conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para aquellas
dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un procedimiento
específico. Para las demás compras la verificación estará a cargo del personal de almacén y dependiendo del
producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales.
ENCUESTA SATISFACCION: se amplió la aplicación de la encuesta para todas las áreas de la universidad,
ya que solo se realizaba a las áreas filtro
La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene de la gestión de compras y saber
si fueron alcanzadas las expectativas en relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la
universidad
Se añaden la definición de AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las cuales se solicitan elementos
específicos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.