INFORME DE AUDITORÍA DA-15-10 24 de octubre de 2014 Departamento de Salud Dirección y Administración Central (Unidad 2235 - Auditoría 13844) Período auditado: 1 de enero de 2010 al 31 diciembre de 2013 DA-15-10 1 CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA............................................................................................................. 2 CONTENIDO DEL INFORME............................................................................................................... 2 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 3 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA............................................................................................. 5 OPINIÓN Y HALLAZGOS ..................................................................................................................... 6 1 - Falta de visitas de supervisión a las entidades receptoras de donativos legislativos, informes anuales no preparados o remitidos tardíamente a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos, y deficiencias relacionadas con los informes trimestrales remitidos por las entidades receptoras ...................................................................... 6 2 - Deficiencias relacionadas con el Centro para la Coordinación de Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer ............................................................... 13 3 - Falta de cláusulas importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos, falta de certificaciones requeridas por ley o entregadas con tardanzas, y falta de información en las facturas entregadas para pago....................................................... 15 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 20 AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................ 21 ANEJO 1 - INFORMES PUBLICADOS .............................................................................................. 22 ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ......................................................................... 23 2 DA-15-10 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 24 de octubre de 2014 Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Dirección y Administración Central del Departamento de Salud (Departamento), para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2013. En algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios y a empleados; inspecciones físicas; examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada, análisis de información suministrada por fuentes externas y pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Este es el segundo y último Informe, y contiene tres hallazgos sobre el resultado del examen que realizamos de las operaciones fiscales relacionadas con el otorgamiento y la fiscalización de los donativos legislativos, el Centro para la Coordinación de Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer, y los contratos de servicios profesionales y consultivos. En el ANEJO 1 presentamos información DA-15-10 3 sobre el primer informe emitido sobre los controles administrativos e internos del Departamento. Ambos informes están disponibles en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr. INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Departamento1 se creó en virtud de la Ley Núm. 81 del 14 de marzo de 1912, según enmendada, y elevado a rango constitucional por disposición del Artículo IV, Sección 6 de la Constitución. Es el organismo de carácter normativo en la prestación de servicios de salud en Puerto Rico. Su misión es propiciar y conservar la salud como condición indispensable para que cada ser humano disfrute del bienestar físico, emocional y social que le permita disfrutar de la vida y contribuir al esfuerzo positivo y creador de la sociedad. Su visión es proyectarse como un organismo gubernamental responsable del ofrecimiento de servicios de salud efectivos, rápidos y de la más alta calidad. El Departamento es el organismo gubernamental responsable de implantar mecanismos y servicios de salud, mediante los cuales el ser humano sea tratado de forma integral. De la misma manera, de establecer un sistema de salud justo, accesible y que le dé énfasis al cuidado primario y la prevención; así como un modelo integrado o que esté centrado en el paciente, que sea eficiente, efectivo, y que valorice a cada profesional de la salud. Las funciones medulares del Departamento son: mantener estándares de calidad en las instituciones que ofrecen servicios de salud públicos y privados, en la educación y el mantenimiento de la salud, en el entrenamiento y la educación a los profesionales de la salud, en la recolección y el análisis de datos estadísticos mediante un proceso de análisis (focalización y priorización), en la salud ambiental y la protección del medioambiente (agua, aire y salud ocupacional), en la investigación y el control de las enfermedades, en la regulación de las operaciones de los 1 El Departamento sirve de sombrilla en la administración y la organización de las administraciones de Servicios Médicos de Puerto Rico, de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción (ASSMCA) y de Seguros de Salud de Puerto Rico; del Cuerpo de Emergencias Médicas de Puerto Rico; de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe; y de la Oficina de Coordinación con la Organización Panamericana de la Salud (OPS); y de la Organización Mundial de la Salud (OMS) en Puerto Rico. 4 DA-15-10 laboratorios de salud pública, y en el ofrecimiento de otros programas relacionados con la salud. Las metas del Departamento son aumentar los años de vida saludable de la población, reducir las desigualdades de salud y lograr acceso a los servicios preventivos para toda la población de Puerto Rico. El Departamento es dirigido por un Secretario de Salud nombrado por el Gobernador con el consejo y el consentimiento del Senado de Puerto Rico. Mediante la Orden Administrativa 240 del 4 de septiembre de 2008, aprobada por la entonces Secretaria de Salud, se reorganizó la estructura organizacional de conformidad con la política pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y la misión y visión del Departamento. La Dirección y Administración Central del Departamento se compone de: las oficinas del Secretario y del Subsecretario, de Investigaciones, de Comunicaciones y Asuntos Públicos, de Asesores Legales, de Recursos Externos, de Asuntos Fiscales, de Informática y Avances Tecnológicos, y de Recursos Humanos y Relaciones Laborales; el Consejo General de Salud; la Secretaría Auxiliar de Planificación y Desarrollo; y la Secretaría Auxiliar de Administración. Además, el Departamento presta sus servicios mediante seis oficinas regionales localizadas en Arecibo, Bayamón, Caguas, Mayagüez, Ponce y San Juan (Metro-Fajardo). Estas son dirigidas por un Director Regional2 que le responde al Subsecretario del Departamento. El presupuesto asignado al Departamento proviene de resoluciones conjuntas del Fondo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. También recibe fondos de asignaciones federales, de asignaciones especiales de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico (Asamblea Legislativa) y por ingresos propios. Durante los años fiscales del 2009-10 al 2013-143, el Departamento recibió asignaciones presupuestarias, fondos 2 Los directores regionales tienen a su cargo la implantación de la política pública y la dirección del Departamento a nivel regional. Esta responsabilidad se asume con una continua relación y comunicación con los directores de los programas de Nivel Central del Departamento. Además, brindan apoyo a los programas de Salud Pública y coordinan las transacciones administrativas entre la Región y las oficinas centrales del Departamento. 3 Hasta el 31 de diciembre de 2013. DA-15-10 5 federales e ingresos propios por $7,562,443,740 y realizó desembolsos por $7,572,607,7004, para un sobregiro de $10,163,9605, según la información provista por la Directora de la División de Finanzas del Departamento. El ANEJO 2 contiene una relación de los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado. El Departamento cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: www.salud.gov.pr. Esta página provee información acerca de los servicios que presta dicha entidad. COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron remitidas a la Dra. Ana C. Ríus Armendáriz, Secretaria de Salud, mediante carta de nuestros auditores del 15 de mayo de 2014. En la referida carta se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas. El 5 de junio de 2014 la Secretaria de Salud contestó la comunicación de nuestros auditores. Sus comentarios fueron considerados al redactar el borrador de este Informe. El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió para comentarios a la Secretaria, y a los ex-secretarios de Salud, Dr. Francisco M. Joglar Pesquera y Dr. Lorenzo González Feliciano, por cartas del 28 de agosto de 2014. La Secretaria contestó el borrador de los hallazgos de este Informe mediante carta del 17 de septiembre de 2014. Sus comentarios fueron considerados en la redacción final de este Informe y en el Hallazgo 1 se incluyen algunos de estos. El Dr. Joglar Pesquera contestó el borrador de los hallazgos de este Informe por carta del 10 de septiembre de 2014. En su contestación, este indicó, entre otras cosas, lo siguiente: 4 Incluye desembolsos con cargo a fondos con balances disponibles de años fiscales anteriores. 5 El sobregiro obedece a los rembolsos de gastos pendientes de recibir del Gobierno Federal. 6 DA-15-10 […] durante mi gestión como Secretario, sostuve reuniones con personal de la Oficina del Contralor en torno al desarrollo de la auditoría. En las aludidas reuniones participó también personal administrativo del Departamento. Como consecuencia de estas reuniones, el personal administrativo del Departamento desarrolló un plan de trabajo para evaluar los hallazgos y atender las situaciones presentadas. El objetivo y énfasis principal del mencionado plan fue asegurar el fiel cumplimiento con toda la reglamentación y disposiciones vigentes conducente a una sana y transparente administración pública. [sic] No obstante los seguimientos que se hicieron mediante llamadas telefónicas y mediante cartas, del 8 y 26 de septiembre de 2014, el Dr. González Feliciano no contestó el borrador de los hallazgos que le fue remitido para comentarios. OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión favorable con excepciones Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las operaciones fiscales del Departamento, objeto de este Informe, se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por los hallazgos del 1 al 3, que se comentan a continuación. Hallazgo 1 - Falta de visitas de supervisión a las entidades receptoras de donativos legislativos, informes anuales no preparados o remitidos tardíamente a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos, y deficiencias relacionadas con los informes trimestrales remitidos por las entidades receptoras Situaciones a. Cada año la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos6 (Comisión) identifica una partida dentro del presupuesto anual para hacer donativos legislativos a entidades semipúblicas o 6 Creada y adscrita a la Asamblea Legislativa de Puerto Rico por disposición de la Ley 113-96, Ley de la Comisión Especial Conjunta Sobre Donativos Legislativos, según enmendada. DA-15-10 7 privadas sin fines pecuniarios7 relacionadas con la prevención y el bienestar de la salud. Estos donativos son otorgados mediante resoluciones conjuntas, y están bajo la responsabilidad administrativa del Departamento. Los donativos se rigen por las disposiciones de la Ley 258-1995, Ley de Donativos Legislativos, según enmendada, y del Reglamento 6119, Reglamento para la Administración de Donativos Legislativos, aprobado el 15 de diciembre de 1999 por la entonces Secretaria. La Sección de Donativos Legislativos (Sección) de la División de Finanzas del Departamento es responsable, entre otras cosas, de velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la reglamentación aplicable a los donativos legislativos. La misma está a cargo de una Contadora III8, que realiza las funciones de Agente Custodio de los fondos. Esta mantiene un expediente por año fiscal de cada entidad receptora de los fondos. En dicho expediente se conserva, entre otros, la copia del certificado de incorporación de la entidad, la propuesta remitida a la Asamblea Legislativa, los documentos entregados al solicitar el donativo y los informes trimestrales de los donativos legislativos, radicados por las entidades receptoras a la Sección9. Además, la Agente Custodio es responsable de la preparación y remisión a la Comisión de los siguientes informes anuales: Informe Anual de la Agencia Designada sobre Donativos Legislativos para la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos, Informe Anual para la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos (Donativos No Reclamados por las 7 Una institución semipública o privada se define como cualquier sociedad, asociación, corporación, fundación, institución, compañía, organización semipública o privada, empresa o grupo de personas, constituida y organizada de acuerdo con las leyes de Puerto Rico, que opere y funcione sin fines pecuniarios y que se dedique en forma sustancial o total a realizar una actividad o función pública desde su perspectiva de entidad privada. 8 El 1 de junio de 2012 la Directora de la División de Finanzas le asignó a esta funcionaria las tareas de la Sección, porque la Agente Custodio que trabajaba en esta se acogió a los beneficios de la Ley 70-2010, Ley del Programa Incentivado de Retiro y Readiestramiento. 9 Los informes contienen una lista de los cheques emitidos para pagar los gastos. Incluyen el número de cheque, la fecha, el importe, el concepto del gasto y el nombre del beneficiario. El propósito de los informes es identificar si los fondos se utilizan adecuadamente, y evidenciar el uso dado a los mismos. 8 DA-15-10 Entidades), y el Informe Anual de la Agencia Designada a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos sobre Entidades que devolvieron Dinero del Donativo No Utilizado. Esta le responde al Supervisor Interino de la Sección de Cuentas por Pagar, quien, a su vez, le responde a la Directora de la División de Finanzas10. Durante el período del 1 de julio de 2009 al 30 de junio de 2013, la Asamblea Legislativa aprobó ocho resoluciones conjuntas11 para asignar, bajo la supervisión del Departamento, fondos por $15,292,76112 a 102 entidades semipúblicas y a privadas sin fines de lucro. Nuestro examen de estas operaciones reveló lo siguiente: 1) Del 1 de julio de 2009 al 31 de diciembre de 2013, los agentes custodios a cargo de los donativos legislativos no realizaron visitas a las entidades receptoras para examinar las cuentas, los libros y los documentos justificantes13 que estas debían mantener, relacionados con los donativos recibidos. Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría DB-04-04 del 16 de septiembre de 2003. 2) En cuanto a la preparación y remisión a la Comisión de los informes anuales de las ocho resoluciones conjuntas aprobadas por la Asamblea Legislativa para otorgar donativos legislativos a través del Departamento, determinamos que: a) Los agentes custodios no prepararon los informes anuales para la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos (Donativos no Reclamados por las Entidades) correspondientes a la RC-57 del 1 de julio de 2009 por 10 A partir del 17 de febrero de 2013, esta funcionaria también realizaba las funciones de Directora de la Oficina de Asuntos Fiscales. 11 Las mismas se aprobaron del 1 de julio de 2009 al 14 de agosto de 2012. 12 Información suministrada por la Agente Custodio. 13 Cheques, facturas, órdenes de compra, pagos de nóminas, récords, actas, inventarios de equipo o cualquier otro documento relacionado con la adquisición de bienes y servicios por parte de la entidad receptora del donativo. DA-15-10 9 $154,800, a la RC-101 del 26 de julio de 2010 por $125,961, y a la RC-23 del 29 de febrero de 2012 por $25,000. Tampoco prepararon los informes anuales de la agencia designada sobre donativos legislativos correspondientes a la RC-57 y a la RC-23, ni los informes anuales de la agencia designada a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos sobre entidades que devolvieron dinero del donativo no utilizado correspondientes a la RC-101 y a la RC-23. Los mismos debían ser remitidos a la Comisión. b) Los agentes custodios remitieron a la Comisión 10 informes anuales con tardanzas que fluctuaron de 5 a 395 días, luego de la fecha reglamentaria, según se indica: (1) Cuatro de los informes anuales de la agencia designada sobre donativos legislativos para la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos fueron remitidos con tardanzas de 5 a 82 días. Estos correspondían a las resoluciones RC-101, RC-115 del 5 de agosto de 2010 por $3,667,000, RC-105 del 17 de agosto de 2011 por $3,636,000, RC-143 del 5 de noviembre de 2011 por $15,000 y RC-233 del 14 de agosto de 2012 por $3,707,00014. (2) Dos de los informes anuales para la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos (Donativos No Reclamados por las Entidades) fueron remitidos con tardanzas de 46 y 226 días. Estos correspondían a la RC-87 del 27 de julio de 2009 por $3,962,000 y a la RC-115. Para las mismas no se reclamaron donativos por $81,000. (3) Cuatro de los informes anuales de la agencia designada a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos 14 Aunque los donativos correspondían a cinco resoluciones conjuntas, sólo se remitieron a la Comisión cuatro informes anuales, ya que las resoluciones conjuntas RC-105 y RC-143 se incluyeron en un solo informe. 10 DA-15-10 Legislativos sobre entidades que devolvieron dinero del donativo no utilizado fueron remitidos con tardanzas de 30 a 395 días. Estos correspondían a las resoluciones RC-57 y RC-87 (se incluyeron en un solo informe por ser del mismo año fiscal), y a las RC-115, RC-105 y RC-233. Para las mismas se devolvieron donativos no utilizados por $62,291. b. Nuestros auditores visitaron 15 entidades que recibieron donativos legislativos por $1,116,000 y examinaron 60 informes trimestrales remitidos por estas. Además, verificaron los justificantes de los pagos realizados para determinar la corrección de la información incluida en los informes. Nuestro examen reveló lo siguiente: 1) En 6 informes trimestrales correspondientes a los períodos de octubre de 2011 a junio de 2012, 2 entidades incluyeron 6 cheques emitidos por $2,075, en lugar de los $772 que totalizaban los justificantes de estos pagos. Esto reflejó una diferencia de $1,303 entre lo informado y lo desembolsado. 2) En el informe trimestral de abril a junio de 2012, una entidad no incluyó dos cheques por $11,764, emitidos en mayo y junio de 2012, para el pago de servicios profesionales y para la adquisición de equipo de oficina. 3) Una entidad incluyó dos pagos por $820 en los informes trimestrales. Sin embargo, los desembolsos nunca se efectuaron y los fondos no fueron devueltos a la Comisión, según se indica: a) En el informe trimestral de enero a marzo de 2011 se incluyó un pago por $276, por rembolso de gastos de estacionamiento. El cheque se giró, por error, contra la cuenta de donativos legislativos. Posteriormente, el cheque fue anulado pero no se corrigió la información en el informe trimestral de abril a junio de 2011. b) El 30 de junio de 2011 la entidad emitió un cheque por $544 a una institución médica para el pago de servicios médicos a DA-15-10 11 una persona que había solicitado ayuda. El cheque fue incluido en el informe trimestral de abril a junio de 2011. En enero de 2012, el cheque le fue devuelto a la entidad porque a esa fecha la persona no había recibido los servicios médicos. 4) Dos entidades tuvieron sobrantes de $266 y $347 en el uso de los donativos legislativos asignados. Estos fondos no fueron devueltos a la Comisión. 5) Una entidad recibió un donativo de $120,000, para ser utilizado durante el año fiscal 2010-11. Del 22 de julio al 16 de agosto de 2011, la entidad emitió siete cheques por $8,571, para el pago de obligaciones incurridas en el año fiscal anterior. Los fondos no fueron incluidos como obligados en el informe trimestral de abril a junio de 2011. 6) Del 22 de diciembre de 2011 al 10 de mayo de 2012, una entidad receptora emitió 23 cheques por $9,449. Los cheques fueron emitidos con 1 sola firma autorizada, en lugar de las 2 requeridas. Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en el Artículo 12 de la Ley 258-1995. La situación comentada en el apartado a.1) es contraria a lo establecido en los artículos I y III(c) del Capítulo II del Reglamento 6119, que establece que toda entidad receptora interesada en que se le otorgue un donativo legislativo deberá radicar cada año fiscal una nueva solicitud y estará sujeta a todo el proceso de evaluación y consideración, incluidas las visitas a las mismas por funcionarios de la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos y del Departamento de Salud como si fuera la primera vez que presenta tal solicitud. El Departamento realizará, por lo menos, una visita durante el año a la entidad para supervisión y seguimiento. 12 DA-15-10 Las situaciones comentadas en el apartado b. son contrarias a lo establecido en los artículos II(3-d) y III(d) del Capítulo II del Reglamento 6119, que establece que se requerirá, por lo menos, dos firmas para girar cheques contra dicha cuenta. El Departamento revisará y analizará informes de ingresos y gastos en cuanto a exactitud, conformidad de los desembolsos efectuados con el plan anual y al presupuesto anual programado. Efectos Lo comentado en el apartado a.1) le impidió al Departamento determinar si las entidades receptoras utilizaron los fondos asignados para los propósitos para los cuales les otorgaron los donativos legislativos y tener disponible dicha información. Además, dió lugar a lo comentado en el apartado b. y puede propiciar la comisión de irregularidades con los fondos asignados y que las mismas no puedan ser detectadas a tiempo para fijar responsabilidades. Las situaciones indicadas en el apartado a.2) privaron de información esencial a los analistas de la Comisión al momento de evaluar las solicitudes de donativos legislativos y de reasignar con prontitud los fondos no reclamados o devueltos por las entidades. No haber detectado las situaciones que se comentan en el apartado b. pudo ocasionar que la Sección recomendara que se le otorgaran donativos, en el próximo año fiscal, a entidades que no cumplían con los requisitos para el uso y la disposición de los fondos. Además, lo comentado en el apartado b.3) y 4) le impidió a la Comisión reasignar $1,433 de fondos que no fueron utilizados por las entidades. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que la Sección no contaba con personal suficiente para cumplir con las visitas, preparar los informes a la Comisión y examinar los informes trimestrales remitidos por las entidades receptoras de donativos. Los secretarios en funciones no asignaron los recursos necesarios a la Sección, para que pudiera cumplir con las disposiciones establecidas en la Ley 258-1995 y en el Reglamento 6119. DA-15-10 13 Comentarios de la Gerencia En la carta de la Secretaria de Salud esta indicó, entre otras cosas, lo siguiente: […] desde el mes de julio de 2014 comenzó en la Sección de Cuentas a Pagar, de la Oficina de Finanzas, una nueva empleada la cual está siendo adiestrada en todo lo concerniente al proceso y reglamentación aplicable a los Donativos Legislativos. Este recurso ya inició la revisión de los expedientes de las entidades sin fines de lucro que reciben fondos de donativos legislativos así como la documentación presentada por éstos. [sic] Como parte de las funciones que esta empleada llevará a cabo, realizara visitas periódicas a las Instituciones con el fin de monitorear el uso adecuado de los fondos otorgados y desembolsados a estas entidades. [sic] Véanse las recomendaciones 1 y 2. Hallazgo 2 - Deficiencias relacionadas con el Centro para la Coordinación de Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer Situaciones a. La Ley 13-1998 estableció el Centro para la Coordinación de Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer en Puerto Rico (Centro) en el Departamento. El Centro es el organismo central responsable de coordinar un plan de asistencia a las personas afectadas con Alzheimer, que asegure un enfoque integral y sistemático de los servicios que se prestan al paciente y de la orientación que se le brinda a los familiares de este. El Centro es dirigido por un Coordinador, quien es supervisado por el Director de la División para el Control y la Prevención de Enfermedades Crónicas de la Secretaría Auxiliar para la Promoción de la Salud15. Este le responde a la Secretaria Auxiliar para la Promoción de la Salud, quien, a su vez, le responde a la Secretaria de Salud. 15 Del 1 de enero de 2010 al 31 de marzo de 2013, las funciones correspondientes a la Secretaría Auxiliar para la Promoción de la Salud se realizaban en la Oficina de Promoción de la Salud, que le respondía a la Secretaría Auxiliar de Salud Familiar y Servicios Integrados. 14 DA-15-10 De julio de 2009 a junio de 2014, en Puerto Rico se recibieron asignaciones de fondos por $3,590,90316 para la prevención, la capacitación y los servicios de apoyo a personas que padecen la enfermedad de Alzheimer. El examen de las operaciones del Centro reveló que, al 31 de diciembre de 2013: 1) No habían formulado las guías, los criterios y los procedimientos del Plan para la Coordinación de Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer. 2) No habían establecido ni implantado los mecanismos para garantizar la calidad de los servicios que prestan las entidades dedicadas a proveer servicios a personas con Alzheimer. Criterios Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 2) son contrarias a lo establecido en los artículos 2(b) y (d) de la Ley 13-1998. Efectos La situación que se comenta en el apartado a.1) le impidió a la comunidad médica, a los hospitales y a las entidades que trabajan con pacientes de Alzheimer, contar con un plan estructurado de servicios a estos. Esto pudo ocasionar que no se les ofreciera a los pacientes un plan de tratamiento adecuado, con implicaciones negativas para su salud. Lo comentado en el apartado a.2) le impidió al Centro contar con los mecanismos necesarios para asegurar la calidad de los servicios que reciben los pacientes de Alzheimer. Esto no permite que se corrijan, de haberlas, las fallas o deficiencias en la prestación de los servicios. 16 De los $3,590,903 recibidos, $3,292,380 son fondos federales y $298,523 corresponden a un pareo de fondos estatales. Los fondos son recibidos por la Oficina del Procurador de la Personas de Edad Avanzada, quien los distribuye a entidades sin fines de lucro y gubernamentales. El Departamento no recibe ni administra fondos asignados a los pacientes de Alzheimer. DA-15-10 15 Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que el Coordinador del Centro no cumplió con lo dispuesto en la Ley 13-1998. Además, el Director de la División para el Control y la Prevención de las Enfermedades Crónicas, los funcionarios que se desempeñaron como directores de la Oficina de Promoción de la Salud y los secretarios auxiliares de la Secretaría para la Promoción de la Salud se apartaron de lo establecido en la mencionada Ley al no supervisar adecuadamente dichas operaciones. Véase la Recomendación 3. Hallazgo 3 - Falta de cláusulas importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos, falta de certificaciones requeridas por ley o entregadas con tardanzas, y falta de información en las facturas entregadas para pago Situaciones a. La Ley Núm. 81 del 14 de marzo de 1912, según enmendada, faculta a la Secretaria, entre otras cosas, a intervenir en todos los asuntos que por ley le sean encomendados relacionados con la salud, sanidad y beneficencia pública, incluido el manejo administrativo del Departamento. Con el propósito de establecer las normas para el trámite y la formalización de los contratos de servicios no profesionales y profesionales en el Departamento y todos sus componentes, el 5 de marzo de 2012 el entonces Secretario de Salud aprobó la Orden Administrativa 28917. Para comenzar el proceso, la dependencia que interesa contratar debe entregar una solicitud de contrato con los documentos requeridos18 para la aprobación de la Secretaria. Luego de obtenerse la aprobación de la Secretaria, un Ayudante Ejecutivo envía los documentos a la Oficina de Contratos para el trámite correspondiente. La Oficina de Contratos procede a solicitarle al contratista las certificaciones y los documentos 17 La misma derogó la Orden Administrativa 285 del 16 de junio de 2011, que a su vez derogó las órdenes administrativas 281 del 8 de abril de 2011 y 271 del 9 de julio de 2010, las cuales contenían disposiciones similares. 18 Se requiere, entre otros: la carta de justificación, el tipo de contrato, la dirección física y postal del contratista, la cuantía máxima y el desglose del pago por los servicios, el seguro social, la cifra de cuenta de la que se pagará el contrato, las fechas de vigencia, el resumé del contratista, las certificaciones de fondos y el borrador del contrato. 16 DA-15-10 necesarios para la formalización del contrato y gestiona las firmas del mismo. La Oficina de Asesores Legales hace la revisión final del contrato y lo envía para la firma a la Secretaria o al funcionario designado por esta. Luego de finalizado el proceso, la Oficina de Contratos incluye el contrato en el Registro de Contratos del Departamento y remite a la Oficina del Contralor copia de este. La Directora de la Oficina de Contratos le responde a la Secretaria Auxiliar de Administración, quien, a su vez, le responde a la Secretaria del Departamento. Del 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2013, el Departamento formalizó 5,352 acuerdos contractuales (2,576 contratos y 2,776 enmiendas) por $508,914,968. Seleccionamos para examen 10 contratos y sus enmiendas19 por $7,091,473, otorgados del 15 de diciembre de 2004 al 23 de julio de 2012. El examen relacionado con el proceso de otorgamiento de los contratos reveló lo siguiente: 1) En los contratos no se incluyeron cláusulas importantes y necesarias para proteger los intereses del Departamento, según se indica: a) En 2 contratos (20%) por $58,947, formalizados el 3 de octubre de 2005 y el 14 de septiembre de 2010, no se incluyó una cláusula que estableciera que los contratistas conocían las normas éticas de su profesión y asumían responsabilidad por sus acciones. b) En 7 contratos (70%) por $3,708,820, otorgados del 15 de diciembre de 2004 al 23 de julio de 2012, no se incluyó una cláusula que especificara si los contratistas tenían contratos con otras entidades gubernamentales y que, a su vez, certificara que los mismos no confligían con el contrato a otorgarse. 19 Del 1 de octubre de 2006 al 6 de mayo de 2013, se formalizaron 16 enmiendas para aumentar el importe de dichos contratos, extender la vigencia o incluir trabajos adicionales. DA-15-10 17 c) En 8 contratos (80%) por $5,030,269, otorgados del 15 de diciembre de 2004 al 2 de julio de 2012, no se incluyó una cláusula que estableciera si los contratistas tenían derecho, o no, a rembolso por otros gastos. 2) La documentación requerida por la reglamentación interna y externa aplicable a la fecha de la formalización de los contratos estaba vencida o se entregó con tardanzas, según se indica: a) Para 2 contratos por $58,947, otorgados el 3 de octubre de 2005 y el 14 de septiembre de 2010, la Certificación Negativa de Caso de Pensión Alimentaria emitida por la Administración para el Sustento de Menores (ASUME), estaba vencida a la fecha de la formalización del contrato. b) Para 2 contratos por $403,400, otorgados el 18 de septiembre de 2006 y el 23 de julio de 2012, la Certificación de Estado de Cumplimiento emitida por ASUME fue entregada 3 y 102 días después del otorgamiento del contrato. b. Los contratistas que brindan servicios profesionales y consultivos en el Departamento presentan sus facturas para pago y los justificantes de estas, en las áreas o programas donde prestan sus servicios. Los directores de estas áreas o programas son los encargados de verificar dicha documentación, aprobar la misma y certificar que los servicios se recibieron conforme a lo pactado en los contratos. Posteriormente, los contadores de los programas preparan el Comprobante de Pago (Modelo SC-735) en el Sistema PeopleSoft20 del Departamento. Luego, envían el Modelo SC-735 y los justificantes a la Oficina de Intervenciones Fiscales de la División de Finanzas, donde un Oficial de Intervenciones Fiscales verifica que la información contenida en los mismos esté completa y correcta, y los aprueba21. La información 20 El Departamento utiliza la versión 8.4 de PeopleSoft para registrar sus transacciones financieras en sustitución del Puerto Rico Integrated Financial Accounting System (PRIFAS). 21 En algunos programas el Comprobante no se envía a la Oficina de Intervenciones Fiscales. El Comprobante es aprobado por el personal de contabilidad del programa. 18 DA-15-10 de los comprobantes se transfiere al Sistema PRIFAS del Departamento de Hacienda, en donde se emiten los cheques. Del 1 de febrero de 2005 al 6 de diciembre de 2013, los contratistas de 8 contratos de servicios profesionales y consultivos, y 12 enmiendas22, que se mencionan en el apartado a., presentaron 142 facturas por $4,021,555 para pago. El examen de dichas facturas y sus documentos justificantes reveló que en 104 de las facturas (73%) por $2,536,897 no se incluyó el número del contrato. Criterios La situación que se comenta en el apartado a.1)a) es contraria a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Ley 237-2004. Las situaciones comentadas en el apartado a.1)b) y c) son contrarias a lo establecido en el Artículo 2-e. de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, que dispone, como política pública, que exista el control previo de todas las operaciones del Gobierno y que dicho control previo se desarrolle dentro de cada dependencia o entidad corporativa para que sirva de arma efectiva al jefe de la dependencia o entidad corporativa en el desarrollo del programa o programas cuya dirección se le ha encomendado. Conforme a dicha disposición, y como norma de sana administración y de control interno, la gerencia del Departamento tiene que asegurarse de que en los contratos de servicios profesionales y consultivos que se formalicen se incluyan cláusulas que protejan adecuadamente los intereses del Gobierno, como las mencionadas. Además, la situación comentada en el apartado a.1)c) es contraria a lo establecido en el Artículo Segundo de la Orden Administrativa 289 que dispone que en los contratos debe constar expresamente el derecho a rembolso por el pago de dietas y millaje, o cualquier otro costo. 22 Se mencionan solo 8 contratos y 12 enmiendas porque en 2 de los casos examinados las contratistas cobraban mediante el Sistema RHUM del Departamento de Hacienda, por lo que no remitían facturas para recibir los pagos. DA-15-10 19 Las situaciones comentadas en el apartado a.2) son contrarias a lo dispuesto en la Carta Circular 1300-03-1123 del 17 de agosto de 2010, aprobada por el Secretario de Hacienda, que establece los documentos requeridos previo a la formalización de los contratos de servicios profesionales y consultivos. La situación comentada en el apartado b. es contraria a lo establecido en la Carta Circular 1300-13-01, emitida el 4 de diciembre de 2000 por el Secretario de Hacienda. Efectos Las situaciones comentadas pueden dar lugar a que: El Departamento no mantenga un control adecuado sobre la administración de los contratos ni cumpla con su responsabilidad de hacer constar en estos toda la información requerida y los acuerdos entre las partes, en forma clara y precisa, para proteger los mejores intereses del Gobierno. [Apartado a.1)a) y b)] Se realicen pagos por otros conceptos a los que el contratista no tiene derecho. [Apartado a.1)c)] Se formalicen contratos con personas naturales o jurídicas que no cumplan con su responsabilidad con la ASUME. [Apartado a.2)] Se cometan errores o irregularidades en el trámite de los pagos y que los mismos no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. [Apartado b.] Causas Atribuimos las situaciones comentadas a lo siguiente: La Oficina de Asesores Legales no revisó adecuadamente los contratos para asegurarse de que se incluyeran las cláusulas mencionadas. [Apartado a.1)] 23 Previamente se emitieron las cartas circulares 1300-01-06 del 20 de julio de 2005, 1300-21-06 del 28 de febrero de 2006 y 1300-26-08 del 11 de febrero de 2008, las cuales contenían disposiciones similares. 20 DA-15-10 La Directora de la Oficina de Contratos no se aseguró de que los contratistas entregaran todos los documentos requeridos antes de gestionar la firma de los contratos. [Apartado a.2)] Los directores de las áreas o programas donde se prestan los servicios no efectuaron una verificación adecuada de las facturas, previo a su envío a la Oficina de Finanzas. Además, a que los oficiales de Intervenciones Fiscales encargados de la preintervención no efectuaron una preintervención adecuada de las facturas. La Supervisora de Finanzas no realizó una supervisión efectiva de los oficiales de Intervenciones Fiscales. [Apartado b.] Véanse las recomendaciones de la 4 a la 6. RECOMENDACIONES A la Secretaria de Salud 1. Tomar las medidas necesarias para que la Sección de Donativos Legislativos cuente con los recursos que necesita para poder cumplir con las disposiciones establecidas en la Ley 258-1995 y en el Reglamento 6119, y pueda: a. Realizar las visitas a las entidades que reciben donativos de la Legislatura a través del Departamento para asegurarse, entre otras cosas, de que los informes trimestrales contienen la información correcta y los donativos se utilizaron adecuadamente. [Hallazgo 1-a.1) y b.] b. Preparar y remitir a tiempo los informes anuales relacionados con los donativos otorgados por la Comisión. [Hallazgo 1-a.2)] 2. Vea que la Directora de la División de Finanzas se asegure de que se realicen las gestiones necesarias para que las entidades receptoras devuelvan los $1,433 no utilizados de los donativos recibidos. [Hallazgo 1-b.3) y 4)] 3. Vea que la Secretaria Auxiliar para la Promoción de la Salud supervise efectivamente las funciones que realiza el Director de la División para el Control y la Prevención de las Enfermedades Crónicas, para asegurarse de que: DA- 15-10 21 a. Se preparen las guias, los criterios y los procedimientos de un Plan para Ia Coordinacion de Servicios a Personas Afectadas con Ia Enjermedad de Alzheimer. (Hallazgo 2-a.l)] b. Se establezcan e implanten los mecanismos para garantizar Ia cal idad de los servicios que prestan las entidades a los pacientes de Alzheimer. [Hallazgo 2-a.2)] 4. Yea que Ia Directora de Ia Oticina de Asesores Legales supervise adecuadamente a los asesores legales, para que estos se aseguren de que los contratos incluyan las clausulas requeridas para proteger los intereses del Gobierno. (Hallazgo 3-a.l)l 5. Yea que Ia Secretaria Auxiliar de Administracion supervise adecuadamente las funciones que realiza Ia Directora de Ia Oficina de Contratos, para que esta se asegure de que se requieran las certiticaciones vigentes de Ia ASUME antes de que se forma licen los contratos. I Hallazgo 3-a.2)] 6. lmpartir instrucciones a los secretarios auxiliares del Departamento, para que los directores de las areas o programas donde se prestan los servicios se aseguren de que en las facturas remitidas para pago por los contratistas se incluya el n(unero de contrato correspondiente, previo a su envio a Ia Oticina de Finanzas. Ademas, ver que Ia Directora de Ia Division de Finanzas ejerza una supervision efectiva de los oficia les de Intervenciones Fiscales, para que estos efect(ten una preintervenci6n adecuada de las facturas. [Hallazgo 3-b.] AGRADECIMIENTO A los funcionarios y a los empleados de Ia Direcci6n y Administraci6n Central del Departamento, les agradecemos Ia cooperacion que nos prestaron durante tlllestra auditoria. ~-~ad-~ Por ~Y>7~ 22 DA-15-10 ANEJO 1 DEPARTAMENTO DE SALUD DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CENTRAL INFORME PUBLICADO INFORME FECHA CONTENIDO DEL INFORME DA-14-29 25 ene. 14 Resultado sobre la evaluación de los controles administrativos e internos del Departamento DA-15-10 23 ANEJO 2 DEPARTAMENTO DE SALUD DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CENTRAL FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Hon. Ana C. Ríus Armendáriz Secretaria 14 sep. 13 31 dic. 13 Dr. Francisco Joglar Pesquera Secretario 1 ene. 13 13 sep. 13 1 ene. 10 31 dic. 12 Dr. Lorenzo González Feliciano ” Dr. Greduvel Durán Guzmán Subsecretario 16 sep. 13 31 dic. 13 Dra. Brenda Mirabal Rodríguez Subsecretaria 1 ene. 13 13 sep. 13 1 ene. 10 31 dic. 12 Dra. Concepción Quiñones de Longo ” Lcda. Mayra Maldonado Colón Directora de la Oficina de Asesores Legales24 28 ene. 13 31 dic. 13 Lcdo. Miguel A. Verdiales Morales Director de la Oficina de Asesores Legales 1 ene. 10 31 dic. 12 Lcda. Milagros Díaz Aristud Secretaria Auxiliar de Administración25 29 ene. 13 31 dic. 13 Sr. Emilio Negrón Delgado Secretario Auxiliar de Administración 1 ene. 10 31 dic. 12 Sr. Hermes Rivera Polanco Director de la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales 8 ene. 13 31 dic. 13 Sra. Daisy Bosch Cruz Directora de la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales 1 sep. 11 31 dic. 12 1 dic. 10 31 ago. 11 Sra. María M. Cáceres Cruz ” Sra. Luz E. Vázquez Correa Directora de la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales Interina 1 oct. 10 30 nov. 10 Sra. Lynnette Ramos Borges Directora de la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales 1 ene. 10 30 sep. 10 24 Puesto vacante del 1 al 27 de enero de 2013. 25 Puesto vacante del 1 al 28 de enero de 2013. 24 DA-15-10 Continuación ANEJO 2 NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Sra. Antonia De Jesús Santos Directora de la Oficina de Asuntos Fiscales Interina26 17 sep. 13 31 dic. 13 Sr. Emilio Negrón Delgado Director de la Oficina de Asuntos Fiscales 1 ene. 10 31 dic. 12 Lcdo. Ricardo Torres Muñoz Secretario Auxiliar de Salud Familiar y Servicios Integrados Interino 1 dic. 13 31 dic. 13 1 abr. 13 30 nov. 13 30 jun. 12 31 dic. 12 ”27 Dr. Raúl G. Castellanos Bran Sra. Maritza Espada Méndez Secretaria Auxiliar de Salud Familiar y Servicios Integrados Lcda. Margaret Wolfe Jenkins ” 12 jul. 10 29 jun. 12 Dra. Ada S. Martínez Cruz ” 1 ene. 10 30 jun. 10 Dra. Madeline Reyes García Secretaria Auxiliar para la Promoción de la Salud 1 abr. 13 31 dic. 13 Sra. Nydia Vidró González Directora de la Oficina de Promoción de la Salud Interina28 2 oct. 11 31 mar. 13 Sr. Antonio L. Cases Rosario Director de la Oficina de Promoción de la Salud Interino 29 may. 10 1 oct. 11 Dra. Olga Cruz Román Directora de la Oficina de Promoción de la Salud Interina 1 ene. 10 28 may. 10 Sra. Antonia De Jesús Santos Directora de la División de Finanzas 1 ene. 10 31 dic. 13 Lcdo. Leonardo Pérez Rivera Director de la División para el Control y Prevención de Enfermedades Crónicas 1 ene. 10 31 dic. 13 Sra. Mayra Colón Martínez Encargada de la Sección de Donativos Legislativos 1 jun. 12 31 dic. 13 1 ene. 10 31 may. 12 Sra. María M. Santiago Hernández ” Dr. William Torres Figueroa Coordinador del Centro para la Coordinación de Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer 1 ene. 10 31 dic. 13 Sra. Sonia M. Carrasquillo Cotto Directora de la Oficina de Contratos 1 ene. 10 31 dic. 13 26 Puesto vacante del 1 de enero al 16 de septiembre de 2013. 27 Puesto vacante del 1 de enero al 31 de marzo de 2013. 28 Véase la nota al calce 15. MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet. QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) 754-3030, extensión 1106, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico [email protected] o mediante la página en Internet de la Oficina. INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del informe. La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina. También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030, extensión 3400. INFORMACIÓN DE CONTACTO Dirección física: Internet: 105 Avenida Ponce de León http://www.ocpr.gov.pr Hato Rey, Puerto Rico Teléfono: (787) 754-3030 Fax: (787) 751-6768 Dirección postal: PO Box 366069 San Juan, Puerto Rico 00936-6069 Correo electrónico: [email protected]
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