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Solicitud de Viaje
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Solicitud de Viaje | 1
Tabla de Contenido
Solicitud de Viaje .................................................................................................................................. 3
Elementos del proceso .................................................................................................................. 6
Registrar Solicitud de Viaje ................................................................................................. 6
Aprobar Solicitud de Viaje ................................................................................................. 7
¿Solicitud Aprobada? ............................................................................................................ 8
Enviar Notificación de Rechazo ......................................................................................... 9
Gestionar el Anticipo de Viaje ........................................................................................... 9
Notificar al Empleado ........................................................................................................... 11
Desembolsar Anticipo de Viaje ........................................................................................ 11
Registrar reservas ...................................................................................................................12
Notificar Reservaciones ...................................................................................................... 14
Comprar Tiquetes ................................................................................................................. 14
Notificar al Empleado ...........................................................................................................15
Reportar Gastos ......................................................................................................................16
Reporte de Gastos ..............................................................................................................................17
Elementos del proceso .................................................................................................................17
Registrar Reporte de Gastos..............................................................................................17
Aprobar Reporte de Gastos .............................................................................................. 20
¿Aprobado? ..............................................................................................................................21
Revisar Políticas ......................................................................................................................21
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Solicitud de Viaje | 2
¿Políticas Ok? .......................................................................................................................... 23
Registrar Gastos..................................................................................................................... 23
Participantes ......................................................................................................................................... 25
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Solicitud de Viaje | 3
Solicitud de Viaje
Descripción
Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la
compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si
son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que
posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud.
El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos así
como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada
requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de
Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que
incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho
reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si
los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen,
deberá finalmente, registrar los gastos.
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Solicitud de Viaje | 4
Forma Global
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Solicitud de Viaje | 5
Modelo de datos
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Solicitud de Viaje | 6
Elementos del proceso
Registrar Solicitud de Viaje
Descripción
En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje
ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y
anticipos si son requeridos.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
4 Horas
Acciones ejecutadas al entrar
Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basándose en la
ubicación del solicitante.
Acciones ejecutadas al salir
Regla para establecer el total del anticipo requerido
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Solicitud de Viaje | 7
Forma
Aprobar Solicitud de Viaje
Descripción
El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o
solicitar cambios si lo considera necesario.
Ejecutantes
Jefe
Duración
4 Horas
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Solicitud de Viaje | 8
Forma
¿Solicitud Aprobada?
Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el
Jefe del solicitante
Condiciones de la compuerta

Si: La solicitud fue aprobada

No: La solicitud fue rechazada

Cambios Requeridos: Es necesario realizar cambios a la solicitud.
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Solicitud de Viaje | 9
Enviar Notificación de Rechazo
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud
Script
Estimado
<TravelRequest.Applicant.fullName>,
Su
Jefe
<TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje
desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>.
Saludos
Cordiales,
Equipo
Administrativo
Estimado
<TravelRequest.Applicant.fullName>,Su
Jefe
<TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje
con
ciudad
de
partida
<TravelRequest.DepartingFrom>
en
la
fecha
<TravelRequest.LeavingDate>.
Gestionar el Anticipo de Viaje
Descripción
En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de
acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados
por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total
del anticipo a desembolsar.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
Acciones ejecutadas al entrar
-Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañía basados
en el país destino.
-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos
solicitados.
Acciones ejecutadas al guardar
-Regla para establecer el anticipo total aprobado
Acciones ejecutadas al salir
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Solicitud de Viaje | 10
-Regla para establecer el anticipo total aprobado
Forma
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Notificar al Empleado
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos
aprobados.
Script
Su
información
de
anticipo
solicitadoEstimado
<TravelRequest.Applicant.fullName>,Los siguientes montos han sido aprobados
para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>:Anticipo de Alimentación
<TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedMealsAdvance>Anticipo
Transporte
de
<TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedTransportationAd>Otros
Gastos <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedAdvanceOthers>Total del Anticipo
<TravelRequest.TravelAdvance.TotalAdvanceApproved>Moneda
<TravelRequest.Country.PolicyCurrency.Currency>Por
favor
dirijase
al
Departamento Administrativo para recibir el anticipo.Saludos Cordiales,Equipo
Administrativo
Desembolsar Anticipo de Viaje
Descripción
Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de
desembolsos
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
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Solicitud de Viaje | 12
Forma
Registrar reservas
Descripción
El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para
vuelos y hoteles si es requerido.
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Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
Forma
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Notificar Reservaciones
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la
información de la reserva.
Script
1.
Su Reservación de Vuelo Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,
Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el
número de caso <RadNumber>. Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes
vuelos:
Origen:
(departing
grid)
Destino:
(Arriving
grid)
<TravelRequest.FlightReservation>Por favor contáctenos si usted tiene algún
comentario con respecto a la reservación. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo
2.
Su reservación de Hotel Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,
Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso
<RadNumber>: Hotel
<TravelRequest.Hotel.HotelName>
Dirección<TravelRequest.Hotel.Address>
Teléfono
<TravelRequest.Hotel.Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel.City.City>
País
<TravelRequest.Hotel.City.State.Country.Country>
<TravelRequest.LeavingDate>
Fecha
Fecha
de
de
Ingreso
Salida
<TravelRequest.ReturningDate>
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Comprar Tiquetes
Descripción
En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez
se confirma la reservación del vuelo.
Ejecutantes
Asistente Administrativo
Duración
1 Día
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Solicitud de Viaje | 15
Forma
Notificar al Empleado
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.
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Solicitud de Viaje | 16
Script
Asunto: Su tiquete de VueloEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,
Adjunto se encuentra el tiquete electronico para su viaje asociado al número de
caso: <RadNumber>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>
Reportar Gastos
Descripción
El subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado al final del proceso de
solicitud de viajes para que el empleado registre los gastos en los que incurrió
durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una
vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos
reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá
finalmente, registrar los gastos.
Proceso
Reporte de Gastos - Reportar Gastos
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Solicitud de Viaje | 17
Reporte de Gastos
Versión: 1.0
Autor: Bizagi
Elementos del proceso
Registrar Reporte de Gastos
Descripción
En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos
efectuados durante el viaje.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
Basado en la fecha de llegada
Acciones ejecutadas al entrar
Regla para establecer la duración de la tarea
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Solicitud de Viaje | 18
Acciones ejecutadas al guardar
Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito
Acciones ejecutadas al salir
Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito.
Forma
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Solicitud de Viaje | 19
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Solicitud de Viaje | 20
Aprobar Reporte de Gastos
Descripción
En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de
gastos hecho por el solicitante.
Ejecutantes
Jefe
Duración
1 Día
Forma
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Solicitud de Viaje | 21
¿Aprobado?
Condiciones de la compuerta

Si: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente
actividad.

No: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar
Gastos para realizar los cambios pertinentes.
Revisar Políticas
Descripción
El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo
en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la
compañía.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
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Solicitud de Viaje | 22
Forma
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Solicitud de Viaje | 23
¿Políticas Ok?
Descripción
Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las
políticas de la compañía.
Condicions de la compuerta

Si: Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el
proceso continúa.

No: Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el
proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.
Registrar Gastos
Descripción
En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para
evidenciar que se efectuó el registro de los mismos.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 Día
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Solicitud de Viaje | 24
Forma
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Solicitud de Viaje | 25
Participantes

Solicitante (Role)

Jefe (Role)

Asistente Administrativo (Role)
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