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En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”
se pública el presente:
AVISO DE CONVOCATORIA
PROCESO ANH-017-CM-2014
NOMBRE Y DIRECCIÓN DE LA
ENTIDAD
ATENCIÓN
A
LOS
INTERESADOS
EN
EL
PROCESO DE SELECCIÓN
OBJETO DEL PROCESO
(En caso de que se vaya a
adquirir cantidades incluirlas)
MODALIDAD DE SELECCIÓN
PLAZO
ESTIMADO
CONTRATO
PRESENTACIÓN
PROPUESTAS
DEL
DE
AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS
Avenida calle 26 N° 59-65 - piso 1 costado occidental
Los interesados en el proceso podrán enviar las observaciones o solicitudes relacionadas con el proceso a los
siguientes lugares:
Correspondencia ANH: Avenida Calle 26 N° 59-65 piso 1 costado occidental
Correo electrónico atención: miguel.olarte@anh.gov.co
Teléfono: PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718
Prestación de servicios profesionales especializados de apoyo a la gestión de la Vicepresidencia de Contratos
de Hidrocarburos en el seguimiento, control oportuno, proactivo y cualitativo de las obligaciones contractuales
en materia social, ambiental y del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de los
Contratos de E&P, Contratos de Evaluación Técnica, Convenios de E&P y Convenios de Explotación, de
conformidad con la normatividad aplicable y la política en materia de hidrocarburos del Gobierno Nacional, y en
el marco de las buenas prácticas sociales y ambientales del sector de hidrocarburos, así como apoyo en la
gestión social y ambiental de la ANH para viabilizar los contratos de hidrocarburos.
La modalidad de selección y el contrato a suscribir como resultado del mismo, estarán sometidos a la legislación
y jurisdicción colombiana y se rigen por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de
2012, Decreto 1510 de 2013, Manuales y Guías de Colombia Compra Eficiente, las demás normas que la
complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto de la
presente modalidad de selección.
Teniendo en cuenta que la naturaleza del objeto contractual se enmarca dentro de los conceptos señalados en
el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, se adelantará un proceso de selección a través de la
modalidad de Concurso de Méritos, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley
1150 de 2007 y el Capítulo III - Concurso de Méritos del Título I - Modalidades de Selección de las
DISPOSICIONES ESPECIALES del Decreto 1510 de 2013.
El plazo de ejecución del presente contrato será de veintidós (22) meses, previo registro presupuestal,
aprobación de la garantía única de cumplimiento que deberá constituir el contratista y la suscripción del acta de
inicio.
Fecha: 27 de noviembre de 2014
Hora: 3:00 p.m.am
Lugar: Avenida Calle 26 N° 59-65 piso 1 costado occidental
El valor estimado de la contratación es la suma de VEINTICINCO MIL SESENTA Y CINCO MILLONES
CUATRO MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y UN PESOS ($25.065.004.471), incluido IVA y demás tributos
que se causen por el hecho de su celebración, ejecución y liquidación.
Los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente manera:
PRESUPUESTO
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
Y
Vigencia 2014:
Vigencia 2015:
Vigencia 2016:
Total
$
$
$
:
569.659.193
13.671.820.620
10.823.524.658
$
25.065.004.471
Este monto corresponde a la asignación presupuestal para atender este requerimiento durante la presente
vigencia 2014 y a la asignación presupuestal de vigencias futuras de los años 2015 y 2016, de conformidad
con lo contenido en el Plan de Contratación de la entidad.
CDP 2014: $569.659.193
VIGENCIAS FUTURAS 2015: 13.671.820.620
VIGENCIAS FUTURAS 2016: 10.823.524.658
MANIFESTACIÓN DE SI LA
CONTRATACIÓN
SE
ENCUENTRA COBIJADA POR
Consultada la guía de la Agencia Estatal de Contratación se advierte que la ANH se encuentra cobijada dentro
de las entidades estatales que deben cumplir con las prerrogativas que se desprenden de los acuerdos
internacionales suscritos por Colombia frente a los países de Canadá, Chile, Estados Unidos, Liechtenstein,
Avenida Calle 26 No. 59-65 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia
|www.anh.gov.co | info@anh.gov.co|
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AVISO DE CONVOCATORIA
PROCESO ANH-017-CM-2014
UN ACUERDO COMERCIAL
Suiza, Unión Europea, El Salvador, Guatemala, Honduras y México.
Lo anterior de conformidad con la consulta efectuada al anexo 3 del Manual para el manejo de los Acuerdos
Comerciales en Procesos de Contratación, versión M-MACPC-03.
MANIFESTACIÓN DE SI LA
CONVOCATORIA PUEDE SER
LIMITADA A MYPIMES
De conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 152 del decreto 1510, la cuantía del presente
proceso es mayor a US$125.000, razón por la cual el presente proceso de selección NO es susceptible de ser
limitada a Mipyme.
La totalidad de las condiciones para participar en el presente proceso de selección, se encuentran incluidas en el
proyecto de pliego de condiciones.
CONDICIONES
PARTICIPAR
APLICACIÓN
PRECALIFICACIÓN
PARA
DE
De esta manera, a través del anexo se procede anunciar lo manifiesto en el pliego de condiciones en el numeral
7.
Para el presente proceso de selección no hay lugar a precalificación.
ACTIVIDAD
TIEMPO
FECHA
LUGAR
Aviso
de
convocatoria,
y publicación del proyecto de
pliegos de condiciones, estudios
previos y anexos técnicos
SECOP
Diez (10) días
hábiles
CRONOGRAMA DEL PROCESO
27 de octubre al
10 de noviembre
de 2014
Observaciones al proyecto de
pliegos de condiciones
27 de octubre al
10 de noviembre
de 2014
Publicación de acto de apertura
y
pliego
de
condiciones definitivos en la
página
Web
www.contratos.gov.co
11 de noviembre
de 2014
Audiencia de aclaración de
pliegos de condiciones
12 de noviembre
de 2014
www.contratos.gov.co
Correo electrónico
miguel.olarte@anh.gov.co
www.contratos.gov.co
Av. Calle 26 No. 59-65
piso primero costado
occidental
11:00 a.m.
Plazo
presentación
propuestas
de
doce (12) días
hábiles
11 al 27 de
noviembre de
2014
Av. Calle 26 No. 59-65
piso primero costado
occidental
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AVISO DE CONVOCATORIA
PROCESO ANH-017-CM-2014
Fecha
máxima
para
presentación de observaciones
24 de noviembre
de 2014
Fecha máxima para adenda
26 de noviembre
de 2014
Un (1) día hábil
27 de noviembre
de 2014
Cierre del proceso
3:00 p.m
Estudio de verificación de
requisitos
habilitantes
y
evaluación de las propuestas
Tres (3) días
hábiles
28 de noviembre
al 2 de diciembre
de 2014
Consolidación
de
las
evaluaciones y del orden de
elegibilidad y publicación en el
SECOP
Un (1) día hábil
3 de diciembre
de 2014
Traslado a los proponentes para
presentación de observaciones
y subsanar los requisitos
habilitantes.
miguel.olarte@anh.gov.co
Av. Calle 26 No. 5965 piso primero
costado occidental
ANH
SECOP
www.contratos.gov.co
Av. Calle 26 No. 59-65
Oficina Asesora Jurídica
Tres (3) días
hábiles
4 al 9 de
diciembre de
2014
Dos (2) día hábil
10 al 11 de
diciembre de
2014
SECOP
Dos (2) días hábiles
12 al 15 de
diciembre de
2014
ANH
Publicación en el SECOP del
Consolidado informe definitivo y
orden de elegibilidad
Un (1) día hábil
16 de diciembre
de 2014
ANH
Revisión de la oferta económica
en el rango de valor
Un (1) día hábil
17 de diciembre
de 2014
Comité Evaluador y
Control Interno de la ANH
Publicación en el SECOP de
observaciones y plazo para
presentar contra observaciones
Estudio a las observaciones
comité asesor
Verificación y negociación
propuesta primer orden de
elegibilidad
Horario de 7:00 am a
4:00pm
Av. Calle 26 No. 59-65
Un (1) día hábil
18 de diciembre
de 2014
Piso 2
11:00 a.m.
Acto
administrativo
de
Un (1) día hábil
19 de diciembre
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AVISO DE CONVOCATORIA
PROCESO ANH-017-CM-2014
Adjudicación o de declaratoria
de desierta
de 2014
Dos (2) días hábiles
22 al 23 de
diciembre de
2014
Un (1) día hábil
22 al 23 de
diciembre de
2014
Tres (3) días
hábiles
22 al 24 de
diciembre de
2014
Tres (3) días
hábiles
22 al 24
diciembre de
2014
Un (1) día hábiles
26 de diciembre
de 2014
Un (1) día hábil
26 de diciembre
de 2014
Suscripción del contrato *
Registro presupuestal por parte
de la ANH
Publicación del contrato en el
SECOP
Constitución de garantías por
parte del contratista
Designación de supervisor
Suscripción acta de inicio
Ejecución del contrato y forma
de pago
CONSULTA DE DOCUMENTOS
DEL PROCESO
Se realizará acorde con lo
establecido en el pliego
de condiciones y el
contrato.
Los Interesados podrán consultar los documentos relacionados con el presente proceso de selección en el
siguiente link www.contratos.gov.co, o www.colombiacompra.gov.co.
ANEXO
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FASE I: VERIFICACIÓN REQUISITOS MÍNIMOS
7
HABILITANTES PARA PRESENTAR OFERTA
Con el fin de verificar las condiciones de los proponentes, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con
sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, estarán inscritos, clasificados en el Registro Único de
Proponentes de la Cámara de Comercio.
Para efectos del proceso de selección, los proponentes presentarán el RUP conforme a lo establecido en el decreto 1510 de 2013.
RUP
La Agencia Nacional de Hidrocarburos, debe verificar los requisitos habilitantes de los Proponentes en el RUP. Si a la fecha de presentación de
la Oferta el RUP del Proponente no está en firme, el Proponente debe acreditar que solicitó su renovación oportunamente o que su
inscripción está en trámite, sin perjuicio de que para el momento de la adjudicación el RUP del Proponente debe estar en firme y este permita
acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes.
NOTA: De presentarse el caso antes señalado, los proponentes deberán aportar el RUP en firme, a más tardar el día hábil anterior a la
adjudicación de acuerdo con lo señalado en el cronograma del presente proceso.
CAPACIDAD JURIDICA
7.1
7.1.1
Podrán participar en el presente proceso las personas naturales, jurídicas, y aquellas que conformen Consorcios y Uniones temporales, así como
todas aquellas consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales Colombianas.
CARTA DE PRESENTACIÓN
La OFERTA debe estar acompañada de carta de presentación firmada por la persona natural PROPONENTE o por el Representante Legal de la
Sociedad, Consorcio o Unión Temporal PROPONENTE o el apoderado constituido para el efecto, la cual debe ser diligenciada según el formato del
presente pliego de condiciones. (Ver Formulario No. 1 del presente pliego de condiciones).
7.1.2
AUTORIZACIÓN PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD
Cuando el representante legal de la sociedad se halle limitado en sus facultades para contratar y comprometer a la sociedad, acreditará mediante
extracto o copia del acta aprobada de la junta de socios o asamblea respectiva, donde conste que ha sido facultado para presentar propuesta y
firmar el contrato hasta por el valor total del mismo, en caso de adjudicársele el contrato que resulte del proceso de selección, así como la
autorización necesaria para presentarse en Consorcio o Unión Temporal. En todo caso este documento cumplirá los requisitos señalados en el
artículo 189 del Código de Comercio.
7.1.3
PODER
Cuando el PROPONENTE actúe a través de un representante o apoderado debe acreditar mediante documento legalmente expedido, que su
representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la OFERTA y firmar el contrato respectivo.
Para los efectos se deberá contemplar lo señalado en el artículo 74 del Código General del Proceso.
Cuando la propuesta de una sociedad extranjera sea presentada mediante apoderado, el poder conferido para presentar la oferta, deberá venir
en traducido al español y apostillado ó legalizado según sea el caso junto con la propuesta. Lo anterior conforme a lo señalado en el artículo 74 de
Código general del proceso, que establece:
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“Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos
podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para
efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder
se presumen auténticas.
Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último
caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251.
Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas
de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se
procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona.
Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital.
Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio” (Negrilla fuera de texto)
7.1.4
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA – MONTO Y TÉRMINO:
El proponente acompañará a su propuesta una garantía de seriedad de la misma. La garantía será expedida y cumplirá los requisitos establecidos
el artículo 118 de decreto 1510 de 2013:
Cada proponente deberá constituir a favor de la AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS identificada con el Nit. 830.127.607-8, una
garantía de seriedad del ofrecimiento que podrá consistir en una póliza de seguro, patrimonio autónomo o una garantía bancaria. El objeto de la
garantía de seriedad debe indicar: Garantizar la seriedad de la oferta presentada en el concurso de méritos ANH– 017–CM -2014 cuyo objeto
consiste en: “Prestación de servicios profesionales especializados de apoyo a la gestión de la Vicepresidencia de Contratos de
Hidrocarburos en el seguimiento, control oportuno, proactivo y cualitativo de las obligaciones contractuales en materia social,
ambiental y del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de los Contratos de E&P, Contratos de Evaluación
Técnica, Convenios de E&P y Convenios de Explotación, de conformidad con la normatividad aplicable y la política en materia de
hidrocarburos del Gobierno Nacional, y en el marco de las buenas prácticas sociales y ambientales del sector de hidrocarburos, así
como apoyo en la gestión social y ambiental de la ANH para viabilizar los contratos de hidrocarburos”. La garantía de seriedad del
ofrecimiento debe ser allegada con la propuesta en la fecha establecida para el cierre.
Los costos que se generen para obtener cualquiera de los mecanismos mencionados para garantizar el ofrecimiento serán asumidos por el
proponente.
La garantía de seriedad a favor de Entidades Estatales, se constituirá por un valor igual al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial y
por un término 90 días calendario (plazo que comprende desde la presentación de la propuesta hasta la aprobación de la garantía que ampara los
riesgos propios de la etapa contractual), contados a partir de la fecha del cierre del presente proceso de selección.
La garantía de seriedad de la oferta deberá cubrir la sanción derivada del incumplimiento del ofrecimiento cuando:
-
-
La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.
La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad cuando el termino previsto en los pliegos para la adjudicación del
Contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando estas
prórrogas no excedan un término de tres meses.
La falta de otorgamiento del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el
incumplimiento de las obligaciones del contrato.
El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.
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La ANH, hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, como indemnización por perjuicios, sin menoscabo de las acciones legales
conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la misma.


En las propuestas presentadas por personas jurídicas: la póliza o garantía debe ser tomada a nombre de la razón social que figura en el
certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, sin utilizar sigla, a no ser que en dicho certificado se
establezca que la sociedad podrá identificarse con la sigla.
En las propuestas presentada en consorcio o unión temporal: la póliza deberá tomarse a nombre de la totalidad de los integrantes del
mismo(a).
Una vez firmado y legalizado el contrato, se devolverá la garantía de seriedad de las propuestas, a los proponentes que así lo soliciten.
La información presentada en desarrollo del presente numeral se entiende suministrada bajo la gravedad de juramento respecto de su fidelidad y
veracidad.
Nota: Las Condiciones generales de cada tipo de garantía de seriedad del ofrecimiento deben responder a las establecidas en el Decreto 1510 de
2013.
7.1.5
REPRESENTANCION LEGAL, DURACION Y OBJETO SOCIAL
El proponente aportará certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o autoridad competente, con fecha
no superior a un mes calendario anterior a la fecha de cierre del proceso de selección, deberá haberse constituido legalmente con antelación a la
fecha de apertura del proceso y que su duración no será inferior al término de ejecución del contrato y un (1) año más. Además el objeto social
deberá encontrarse relacionado con el objeto del presente proceso de selección.
Si la propuesta es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros persona natural o jurídica cumplirá con el lleno de los
requisitos antes mencionados y presentará de manera independiente la anterior documentación, y deberá encontrarse dentro del período de
validez establecido por el organismo que lo haya expedido, a la fecha diligencia de cierre del proceso de selección, en cada caso.
Si figuran limitaciones en los estatutos para el representante legal, adjuntará fotocopia de los mismos.
7.1.6
CONSTITUCIÓN DEL CONSORCIO O LA UNIÓN TEMPORAL
En caso de consorcio o unión temporal, los proponentes indicarán dicha calidad, los términos y extensión de la participación, la designación de la
persona que lo representará y señalarán las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, conforme el parágrafo 1º del artículo 7º
de la ley 80 de 1993.
Igualmente anexarán el respectivo documento de constitución de consorcio o unión temporal.
7.1.7
DOCUMENTO CONSTITUTIVO DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. (Si hay lugar a ello).
El proponente con la propuesta, anexará un documento suscrito por todos los integrantes de la forma asociativa escogida, y/o por sus
representantes debidamente facultados, en el que conste la constitución de la unión temporal o el consorcio, según corresponda, en el cual se
exprese lo siguiente:
a) Identificación de cada uno de sus integrantes: nombre o razón social, tipo y número del documento de identificación y domicilio.
b) Designación del representante: señalará expresamente su identificación, facultades, entre ellas, la de presentar la propuesta correspondiente al
presente proceso de selección y las de celebrar, modificar, transigir, conciliar y liquidar el contrato en caso de ser adjudicatario, así como la de
suscribir todos los documentos contractuales y post contractuales que sean necesarios, es decir que el representante legal tiene plenas facultades
para representar a la forma asociativa y adoptar todas las decisiones.
c) Indicación de los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato de cada uno de los integrantes de la
forma asociativa, así como las reglas básicas que regularán sus relaciones.
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d) Indicar la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa correspondiente.
e) En todo caso, la vigencia de la forma de asociación escogida, no podrá ser inferior al término de ejecución y liquidación del contrato y
tres (3) años más.
f) Se anexarán los documentos de constitución y representación legal de cada uno de sus integrantes, y de sus representantes legales, sus NIT,
cédulas de ciudadanía, certificado de cumplimiento del pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y
aportes parafiscales.
NOTA: El documento de constitución del consorcio o unión temporal en el cual conste la designación del representante y la capacidad que debe
tener el mismo para suscribir la propuesta, debe presentarse al momento del cierre.
De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 en ningún caso podrá haber cesión de la participación entre quienes
conforman el consorcio o la unión temporal.
7.1.8
CONDICIONES DE LOS INTEGRANTES DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL
Todos los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberán presentar, según sea el caso, los documentos que correspondan a su
naturaleza, y el documento de constitución en el cual debe constar por lo menos:
a)
Si la participación de los proponentes es a título de Consorcio o Unión Temporal, estos señalarán los términos y extensión de la
participación de cada uno de los integrantes en la propuesta y en la ejecución del contrato, términos que no podrán ser modificados sin el
consentimiento previo de la ANH.
b)
Para lo anterior, los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio entregarán una relación de los ítems del contrato frente a los cuales
señalarán la participación de los integrantes, en su ejecución.
c)
El objeto del Consorcio o de la Unión Temporal deberá ser el mismo del objeto a contratar.
d)
Designar un representante, quien por tal motivo se entenderá revestido de las facultades suficientes para actuar en nombre y
representación del Consorcio o Unión Temporal, según el caso.
e)
La duración del consorcio o unión temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución, del contrato su liquidación y tres (3)
años más.
f)
Las condiciones que establezcan los integrantes con respecto a las actividades, porcentajes, términos y/o extensión de la participación, no
podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de la ANH.
Para acreditar los requisitos anteriores los Consorcios o Uniones Temporales deberán anexar el original o copia autenticada del documento de su
constitución en el que consten los acuerdos que regulan las relaciones de sus integrantes y el término de duración del Consorcio o la Unión
Temporal.
De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 en ningún caso podrá haber cesión de la participación entre quienes
conforman el Consorcio o la Unión Temporal.
Nota: En caso de presentarse propuestas por consorcios o uniones temporales conformadas por una cooperativa y una empresa comercial con
capacidad para cumplir con el objeto de la presente contratación no operarán las prerrogativas de la cooperativa, de acuerdo con el artículo 6 de
la ley 79 de 1988.
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7.1.9
Documento de conformación de la promesa de sociedad futura
Se entenderá presentada una propuesta por una Promesa de Sociedad Futura, cuando de manera conjunta dos o más personas, nacionales y/o
extranjeras, presenten una sola propuesta al proceso bajo la figura de promesa de sociedad futura.
En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos dentro del presente proceso, el grupo conformado por la pluralidad de personas y
no las personas que lo conforman individualmente consideradas.
Cuando el proponente se presente como promesa de sociedad futura deberá cumplir con los siguientes requisitos y acreditarlos con la propuesta:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
7.1.10
Aportar un contrato de promesa de sociedad suscrito por todos los integrantes del grupo, con el lleno de los requisitos previstos en los
artículos 110° y 119° del Código de Comercio.
Acreditar la suscripción de la promesa de contrato de sociedad, con el lleno de los requisitos y contenido mínimo exigidos por el
artículo 119° del Código de Comercio para la validez de la promesa de sociedad, en la cual se prevea la constitución de una sociedad
mercantil que tenga como objeto la suscripción y ejecución del contrato de prestación de servicios ofrecido en la presente proceso; y
un término mínimo de duración para la sociedad futura igual al plazo de ejecución del contrato, su liquidación y un (1) año más,
contados a partir de la fecha de su constitución.
La subordinación de la suscripción del contrato de sociedad, sólo puede estar condicionada, a la adjudicación del presente contrato; la
promesa de sociedad futura deberá abstenerse de incorporar condicionamientos, plazos o modos adicionales a la mencionada
condición, directos o indirectos, de cualquier naturaleza. En caso de incorporar condicionamientos, estos se entenderán por no
escritos.
El contenido completo y específico establecido por el artículo 110° del Código de Comercio para el acto de constitución de las
sociedades mercantiles.
Acreditar el nombramiento de un apoderado único para todas las personas nacionales o extranjeras, que conformen la promesa de
sociedad futura, mediante el otorgamiento de un mandato irrevocable suscrito por todos los integrantes de la promesa de sociedad
futura, que le conceda al apoderado facultades suficientes para la representación sin limitaciones de los asociados en todos los
aspectos que se requieran para su participación bajo la promesa de sociedad futura, tales como presentar la propuesta bajo tal forma
de asociación, y comprometer a través de ella a las personas asociadas, recibir notificaciones, recibir y responder requerimientos en
nombre del grupo proponente.
Acreditar la existencia, representación legal y capacidad jurídica de cada una de las personas jurídicas asociadas y específicamente
la capacidad de sus representantes para:
La constitución de la promesa de sociedad futura para la suscripción y ejecución del contrato.
La presentación de la propuesta al presente proceso bajo la conformación de una sociedad futura con el objeto de ejecutar el
contrato.
La constitución de la sociedad prometida a fin de celebrar y ejecutar el contrato a través de la forma de asociación escogida.
Los requisitos relacionados con la existencia, representación y duración jurídica de cada una de las personas jurídicas nacionales o
extranjeras, que se comprometan a la constitución de la sociedad futura, deberán acreditarse conforme se indica en el presente
capítulo de este pliego de condiciones.
PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS
Las personas jurídicas de origen extranjero, tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales, se someterán en todo caso a la legislación
colombiana.
Las personas jurídicas con sucursal en Colombia, deben cumplir con lo señalado en el artículo 10 del decreto 1510 de 2013.
Para el caso de personas jurídicas sin sucursal en Colombia, estas deben cumplir con las siguientes condiciones:
a.
Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente
en el país de su domicilio, con un término no mayor a un (1) mes anterior a la fecha de cierre, en el que conste su existencia, objeto y
vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla
jurídicamente y sus facultades, y en el cual se señale expresamente que el representante no tiene limitaciones para presentar la propuesta,
suscribir el contrato y comprometer a la empresa a través de su propuesta.
b.
Acreditar la duración de la persona jurídica la cual debe extenderse por el plazo del contrato, su liquidación y un (1) año más, contado a
partir de la fecha de cierre del presente proceso.
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c.
Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le
permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del mismo, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las
diferentes obligaciones que adquiere.
Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el país un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente
facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del proceso de selección, suscribir
los documentos y declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos
necesarios de acuerdo con el Pliego de Condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente.
El poder otorgado a dicho apoderado deberá venir conforme lo señalado en el numeral 7.1.3 del presente pliego de condiciones.
7.1.11
En cuanto a la experiencia, las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, deben cumplir con la experiencia acreditada solicitada en
el presente pliego de condiciones.
CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES
El proponente adjuntará con su propuesta, una certificación en la cual acredite estar al día hasta la fecha en el pago de los aportes realizados
durante el término de vigencia de la empresa y por lo menos durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de
selección a los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales, Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con el artículo
50 de la ley 789 de 2002 y la ley 828 de 2003. Dicha certificación estará suscrita por el revisor fiscal de la sociedad si existe obligación legal de
tenerlo, o en su defecto por el representante legal de la sociedad proponente.
En caso de haber suscrito un acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas, el revisor
fiscal o en su defecto el representante legal manifestará en la certificación que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del
mismo.
En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes presentará en forma independiente dicha certificación expedida por
el representante legal o revisor fiscal respectivo según corresponda legalmente. (VER FORMULARIO NO. 3)
7.1.12
CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL EN DONDE CONSTE QUE AL PROPONENTE NO LE HAN HECHO
EFECTIVA LA GARANTIA DE SERIEDAD DE OFERTA O HA REALIZADO EL PAGO PARA EVITAR LA EJECUCIÓN DE LA MISMA EN LA
ETAPA PRECONTRACTUAL O HA SIDO SANCIONADO EN LA ETAPA CONTRACTUAL (MULTAS O PENAL PECUNIARIA) POR
ENTIDADES PÚBLICAS O PRIVADAS EN PROCESOS DE SELECCIÓN EN LOS ULTIMOS CUATRO (4) AÑOS.
El PROPONENTE debe adjuntar a su OFERTA una certificación expedida por el Representante Legal en donde manifieste bajo la gravedad del
juramento, que no le han hecho efectiva la garantía de seriedad de OFERTA u otra garantía, o ha realizado el pago para evitar la ejecución de la
misma en la etapa precontractual o ha sido sancionado en la etapa contractual (multas o penal pecuniaria) por entidades públicas o privadas en
los últimos cuatro (4) años.
En el evento que al PROPONENTE, le hayan hecho efectiva la garantía de seriedad de la OFERTA u otra garantía o haya pagado su valor
asegurado para evitar la ejecución de la misma por entidades públicas o privadas en los últimos cuatro (4) años en la etapa precontractual o le
hayan impuesto sanción contractual (multa o penal pecuniaria), deberá adjuntar a su OFERTA una certificación expedida por el representante
Legal en donde informe la ocurrencia del hecho y la entidad que la hizo efectiva o la impuso según el caso, con el fin de verificar su alcance. Los
cuatro (4) años deben ser anteriores a la fecha de apertura de la presente modalidad de selección.
En el evento que la efectividad de la(s) garantía de la OFERTA o la sanción sea impuesta por entidades privadas, esta debe ser producto de una
relación precontractual o contractual, debidamente suscrita y formalizada mediante los procedimientos legales correspondientes.
Si la OFERTA es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá presentar de manera independiente la
certificación solicitada en el presente numeral.
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Ver modelo Formulario No. 6 del presente pliego de condiciones, para aquellos proponentes que no tengan sanciones.
7.1.13
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Conforme el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y el parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, el proponente persona natural, o persona
jurídica, y/o cada uno de los integrantes del proponente plural (consorcio o unión temporal), no estarán relacionados en el Boletín de
Responsables Fiscales. La ANH acorde con la Ley 962 de 2005 y la Circular 005 del 25 de febrero de 2008, suscrita por el Contralor General de la
República, verificará en la página web de la Contraloría el respectivo Boletín.
En caso que un PROPONENTE se encuentre relacionado en dicho boletín, se le hará la advertencia que debe acreditar la cancelación de las
obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos con anterioridad a la adjudicación del contrato
7.1.14
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
El proponente y todos los integrantes del consorcio o unión temporal, no tendrán antecedentes disciplinarios que le inhabiliten o impidan presentar
la propuesta y celebrar el contrato. La ANH conforme la ley 1238 de 2008, consultará los antecedentes en la página web de la Procuraduría
General de la Nación.
7.1.15
DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR
Todos los documentos otorgados o expedidos en el exterior, deberán presentarse traducidos al idioma castellano, legalizados o apostillados en la
forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 58 y 251 del Código General del Proceso, artículo 480 del
Código de Comercio y en la Resolución 4300 de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
7.1.16
CONSULARIZACIÓN (DOCUMENTOS PRIVADOS)
De conformidad con lo previsto en el artículo 480 del Código de Comercio, “Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los
funcionarios competentes para ello en el respectivo país y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de este
por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes”.
Conforme lo establece el Artículo 58 del Código General del Proceso:
“La representación de las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia se regirá por las normas del Código de Comercio.
Las demás personas jurídicas de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que
establezcan negocios o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, constituirán apoderados con capacidad para representarlas
judicialmente. Para tal efecto protocolizarán en una notaría del respectivo circuito la prueba idónea de la existencia y representación de dichas
personas jurídicas y del poder correspondiente. Además, un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en la oficina pública
correspondiente.
Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia estarán representadas en los procesos por el apoderado
que constituyan con las formalidades previstas en este código. Mientras no lo constituyan, llevarán su representación quienes les administren sus
negocios en el país”
Se recuerda que los documentos que provengan del exterior, para que tengan validez en el país deberán sujetarse a lo señalado en el artículo 251
del Código General del Proceso que establece:
“Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con
su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez.
En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el
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contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad
con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho
instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la
República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el
funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país.”
Nota 1: De acuerdo con el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes, expedido por La Agencia Colombiana de Contratación
Estatal – Colombia Compra Eficiente:
Para la presentación de la propuesta, el proponente deberá presentar una traducción simple al castellano de los documentos otorgados en idioma
extranjero. Para la firma del contrato, el oferente que resulte adjudicatario, debe presentar los documentos otorgados en el extranjero legalizados
o apostillados, según sea el caso.
De igual manera la traducción oficial que presente el proponente adjudicatario, deberá corresponder al mismo texto presentado para acreditar los
requisitos habilitantes.
7.1.17
APOSTILLE (DOCUMENTOS PÚBLICOS)
Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se
requerirá del trámite de consularización señalado en este numeral, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de
La Haya del 5 de Octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso sólo será
exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y la calidad con que ha actuado la
persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen.
Si la apostille está dada en idioma distinto al idioma castellano, deberá presentarse acompañada de una traducción oficial a dicho idioma y la firma
del traductor legalizada de conformidad con las normas vigentes.
Nota 1: De acuerdo con el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes, expedido por La Agencia Colombiana de Contratación
Estatal – Colombia Compra Eficiente:
Para la presentación de la propuesta, el proponente deberá presentar una traducción simple al castellano de los documentos otorgados en idioma
extranjero. Para la firma del contrato, el oferente que resulte adjudicatario, debe presentar los documentos otorgados en el extranjero legalizados
o apostillados, según sea el caso.
De igual manera la traducción oficial que presente el proponente adjudicatario, deberá corresponder al mismo texto presentado para acreditar los
requisitos habilitantes.
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FASE I: VERIFICACIÓN REQUISITOS
7.
HABILITANTES PARA PRESENTAR OFERTA
7.2
CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL
De conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Artículo 6 la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221
del Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013, la capacidad jurídica y la solidez financiera serán objeto de verificación sin calificarse en
cuanto no son factores de comparación de las ofertas y por lo tanto, podrán complementarse en los términos que establezcan las citadas normas y la
ANH.
Personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia (inscritas en el RUP)
Los interesados en el presente proceso de contratación y que sean personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia,
deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP) con el fin de que la entidad realice la verificación de los requisitos habilitantes de
carácter financiero de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221
del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se renueve o actualice el RUP, la información que se modifica estará vigente hasta que la nueva información
quede en firme.
Para la habilitación financiera se requiere que el interesado presente:
Certificado del RUP expedido bajo los fundamentos del Decreto 1510 de 2013 para verificar la capacidad financiera y organizacional del interesado.
Interesados con menos de un año de constitución: Para aquellos casos en que el interesado tenga menos de un año de constitución y por esta razón
en el RUP no conste la información del año 2013, la verificación se realizará con base en la información registrada en el RUP a la fecha de inscripción.
Personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia
(no inscritas en el RUP)
Con el fin de verificar la capacidad financiera de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que no
tengan establecida sucursal en Colombia, deberán aportar el Balance General y el Estado de Resultados de acuerdo al cierre fiscal en cada país de
origen o al balance de apertura, si son sociedades nuevas avalados con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo de acuerdo con la
normatividad vigente del país de origen, certificación del contador público o revisor fiscal de la sociedad extranjera, o en su defecto por el revisor fiscal
de la sucursal de la sociedad extranjera en la que se indique la fecha del cierre fiscal en el país de origen de la sociedad (proponente).
Si pertenece a un grupo empresarial, los estados financieros que debe aportar son los de la casa matriz debidamente firmados por quien corresponda
y auditados con sus respectivas notas.
Deberán presentar el Balance General y Estado de Resultados, acompañados de traducción simple al idioma español, presentados de acuerdo con el
Plan Único de Cuentas para Colombia (PUC), Decreto 2650 de 1993, con los valores expresados en pesos colombianos, a la tasa representativa del
mercado (TRM) a la fecha de cierre de los mismos, indicando la tasa de conversión, avalados con la firma de un Contador(a) Público con Tarjeta
Profesional y certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores la cual no debe tener fecha de expedición
anterior a tres (3) meses a la fecha de presentación de la oferta expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia.
Adicionalmente, este mismo Contador(a) deberá expedir un certificado, en el cual conste de manera discriminada y detallada cada uno de los valores
de los indicadores solicitados, señalando las cuentas del PUC de los estados financieros de donde se toma esa información.
Indicadores Financieros
Los indicadores financieros que se presentan a continuación, se fijaron en acatamiento a lo establecido en el decreto 1510 de 2013.
Adicionalmente, la entidad consideró importante solicitar para este proceso los indicadores financieros “CAPITAL DE TRABAJO” y CAPITAL REAL
DEL PROPONENTE.
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Para el efecto, el interesado deberá expedir un certificado debidamente suscrito por el Contador(a) y/o Revisor(a) Fiscal, cuando este exista de
acuerdo con los requerimientos de ley, en el cual conste de manera discriminada y detallada cada uno de los valores del indicador capital real del
proponente solicitado, señalando las cuentas del PUC de los estados financieros de donde se toma esa información.
Cuando el indicador corresponda al de una sucursal, tener en cuenta que los valores a tomar para el indicador debe corresponder a los de los estados
financieros que se llevaron a la Cámara de Comercio (o sea, los de la matriz).
Para determinar los resultados exigidos se tuvo en cuenta, las condiciones en las cuales se realizaron estos procesos en el pasado, la situación
financiera de las empresas que interactúan en el sector objeto del proceso contractual tomando como fuente la base de datos del Sistema de
Información y Reporte Empresarial (SIREM) de la Superintendencia de Sociedades, así como el tipo de contratación y el monto del proceso.
INDICADOR
FORMULA
RESULTADO EXIGIDO
Capacidad Financiera
Liquidez
(Veces)
Activo Corriente / Pasivo Corriente
Mayor o Igual a
1,5
Nivel de Endeudamiento
(Porcentaje)
Pasivo Total / Activo Total
Menor o igual a
60%
Razón de Cobertura de Intereses
(veces)
Utilidad Operacional / Gastos de
Intereses
Mayor o Igual
4
Capital de trabajo
(valor absoluto)
Activo Corriente – Pasivo Corriente
Mayor o igual al 10% del presupuesto oficial para
este proceso
Capital social efectivamente pagado
+Reservas-Constituidas
+Utilidades retenidas
+ Utilidades del ejercicio
Mayor o igual al 8% del presupuesto oficial para
este proceso
Capital Real del proponente
(valor absoluto)
Capacidad Organizacional
Rentabilidad del Patrimonio
(Porcentaje)
Utilidad Operacional / Patrimonio
Mayor o Igual a
12%
Rentabilidad del Activo
(Porcentaje)
Utilidad Operacional / Activo Total
Mayor o Igual a
6%
Los Interesados cuyos gastos de intereses sean cero (0), no podrán calcular el indicador de razón de cobertura de intereses. En este caso, el oferente
cumple el indicador, salvo que su utilidad operacional sea negativa, caso en el cual no cumple con el indicador de razón de cobertura de intereses,
rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo.
El término utilidad operacional es utilizado para comerciantes, pero se entiende como resultado social operativo o excedentes operativos del ejercicio
u otro equivalente dependiendo del sector que desee participar en el proceso.
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Indicadores financieros de consorcios, uniones temporales y promesas de sociedad futura
Cada uno de los integrantes de los consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura, deberán presentar el RUP de manera separada si
es persona nacional o extranjera con domicilio en Colombia y para personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, los
documentos antes señalados.
Para calcular los indicadores de los consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura se multiplican las cifras de cada uno de los
proponentes por el porcentaje de participación en el consorcio, unión temporal o promesas de sociedad futura, del resultado de sumar los valores
obtenidos se calculan los indicadores solicitados.
Cuando en desarrollo de la verificación financiera se requiera información adicional del interesado, podrá solicitarse los documentos que se consideren
necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como Estados Financieros de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte.
Así mismo, requerir las aclaraciones que se consideren necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la
contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el interesado allegue a solicitud de la Agencia puedan modificar, adicionar o complementar la
propuesta.
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FASE I: VERIFICACIÓN REQUISITOS
7
7.3
7.3.1
HABILITANTES PARA PRESENTAR OFERTA
EXPERIENCIA PROPONENTE
EXPERIENCIA (FORMULARIO No. 11)
La AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS tendrá en cuenta dentro de los requisitos habilitantes de las ofertas, el cumplimiento por parte de
los proponentes de los aspectos jurídicos, técnicos, financieros y económicos, descritos en el pliego de condiciones.
El proponente deberá estar catalogado en cualquiera de las siguientes clasificaciones (Tercer nivel):
SEGMENTO
FAMILIA
CLASE
NOMBRE
71
11
Todos
Servicios de Minería, Petróleo y Gas
71
12
Todos
Servicios de Minería, Petróleo y Gas
71
13
Todos
Servicios de Minería, Petróleo y Gas
71
14
Todos
Servicios de Minería, Petróleo y Gas
71
15
Todos
Servicios Minería, Petróleo y Gas
71
16
Todos
Servicios de Minería, Petróleo y gas
80
10
16
Servicios de asesoría de gestión – Gerencia de proyectos
81
10
19
Servicios profesionales de ingeniería – Ingeniería de petróleo y Gas
81
15
01-14
Servicios profesionales de ingeniería – Ingeniería de pozos, geotécnica o sísmica
77
12
Todos
Servicios Medioambientales
77
13
Todos
Servicios Medioambientales
93
14
Todos
Servicios Políticos y de Asuntos Cívicos
De conformidad con lo establecido en la circular externa N° 12 del 5 de mayo de 2014, expedida por Colombia Compra Eficiente “La experiencia es
un requisito habilitante. Los proponentes deben inscribir en el RUP su experiencia usando los códigos del clasificador de Bienes y Servicios. Por su
parte, las Entidades Estatales al establecer el requisito habilitante de experiencia deben incluir los códigos específicos del objeto a contratar o el de
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bienes, obras o servicios afines al proceso de contratación respecto de los cuales los proponentes deben acreditar su experiencia”
La ANH se reserva el derecho, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección, de verificar la información presentada por el
proponente para la acreditación de la experiencia.
Adicionalmente el proponente debe presentar hasta diez (10) certificaciones de experiencia en contratos y/o proyectos, en donde se acredite o
demuestre la ejecución de proyectos en el sector de hidrocarburos en los cuales se hayan desarrollado alguna de las siguientes actividades:
•
Gerencia/dirección/coordinación de proyectos sociales y ambientales y/o en el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo
(SG-SST) (antes seguridad industrial y salud ocupacional-SISO) en el sector de hidrocarburos.
•
Auditorías y/o interventorías y/o consultorías y/o actividades de seguimiento y/o supervisión y/o gestión social y ambiental y/o en el
sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) (antes seguridad industrial y salud ocupacional-SISO) en el sector de
hidrocarburos.
Las certificaciones aportadas deben corresponder por una cuantía mínima que en sumatoria debe ser igual o superior al 40% del presupuesto del
presente proceso de selección (es decir, igual o mayor a $10.026.001.788 que equivalen a 16.276 SMLV) suscritos desde el 1° de Enero de 2004.
El proponente debe adjuntar con su propuesta el Formulario 11 – Experiencia Específica del Proponente - del presente pliego de condiciones.
Adicionalmente, deberá presentar las certificaciones correspondientes expedidas por las entidades contratantes en las que consten que el contrato
ya fue ejecutado y liquidado, y las fechas de suscripción, inicio y finalización del contrato.
Cuando el proponente sea una persona natural o jurídica extranjera que no tenga sucursal en Colombia, presentará la información que acredite su
experiencia específica, en iguales condiciones que los proponentes nacionales.
*NOTA 1: Se acepta como equivalente a la certificación de cumplimiento de los contratos ejecutados, copia de los mismos, siempre que se
acompañen con la respectiva acta de liquidación y de ellos sea posible extraer la información requerida.
Para el caso de consorcios y uniones temporales, la experiencia específica es la resultante de la sumatoria de la experiencia de sus integrantes, de
manera proporcional a su participación.
La ANH se reserva el derecho, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección, de verificar la información presentada por el
proponente para la acreditación de la experiencia específica.
NOTA 2: Se validará los contratos que se encuentren en ejecución, siempre y cuando cuenten con un porcentaje de ejecución presupuestal igual o
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superior al 80%, la certificación que se aporte deberá cumplir con los requisitos contemplados en el pliego de condiciones y además señalar el
porcentaje de ejecución del contrato, así como que el servicio prestado se ha recibido a entera satisfacción por parte del contratante.
*NOTA 3: Para aquellas certificaciones que no contengan de manera expresa, las siguientes expresiones “Gerencia/dirección/coordinación de
proyectos sociales y ambientales y/o en el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) (antes seguridad industrial y salud
ocupacional-SISO) en el sector de hidrocarburos o Auditorías y/o interventorías y/o consultorías y/o actividades de seguimiento y/o supervisión y/o
gestión social y ambiental y/o en el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) (antes seguridad industrial y salud ocupacionalSISO) en el sector de hidrocarburos”, adicional a la certificación antes mencionada, el proponente deberá acompañarlas de copia del contrato en el
cual se evidencie que las actividades solicitadas, se encuentran acordes con lo requerido en el presente proceso.
*NOTA 4: Se podrán presentar las certificaciones en SMLMV, siempre y cuando los salarios correspondan al porcentaje del presupuesto oficial
estimado requerido en el pliego de condiciones y la sumatoria de estas certificaciones corresponda al 40% del presupuesto asignado para el
presente proceso.
*NOTA 5: Para las certificaciones en las que el valor del contrato se encuentre en dólares de los EEUU, la conversión del dólar al peso, se realizará
teniendo en cuenta la tasa representativa del mercado vigente a la de suscripción del correspondiente contrato.
Para efecto de determinar el valor de las certificaciones, se tendrá en cuenta la presente tabla:
AÑO
SMLMV
2004
$358.000
2005
$381.500
2006
$408.000
2007
$433.700
2008
$461.500
2009
$496.900
2010
$515.000
2011
$535.600
2012
$566.700
2013
$589.500
2014
$ 616.000
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*Las notas 1, 2, 3, 4 y 5 serán válidas para la Experiencia técnica adicional del proponente (400 puntos).
EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO (FORMULARIO No. 8 y No. 9)
7.3.2
El proponente deberá acreditar que cumple el personal mínimo exigido para la ejecución del proyecto, relacionado en el anexo técnico. La
documentación soporte del equipo mínimo solo será entregada al momento de la suscripción del acta de inicio en caso de ser favorecido, para lo cual
la ANH se reserva el derecho de participar en las entrevistas a los candidatos propuestos y a emitir concepto favorable o no para la contratación.
Como criterio mínimo habilitante junto con la propuesta, el proponente deberá adjuntar solamente la hoja de vida y documentos soportes de los
siguientes profesionales que hacen parte del equipo mínimo:
CARGO
Director
grupo
CAN
de
Líder de campo
HSE
Líder de campo
Social
Líder
de
Seguimiento
HSE
Líder
de
Seguimiento
Social
PERFIL
1
Profesional en administración, derecho,
ingeniería, economía o ciencias sociales,
con estudios de postgrado en temas
ambientales o sociales
1
Profesional en Biología, Ecología,
Administración Ambiental, Ingeniería
Forestal, Ingeniería Sanitaria, Geología,
Ingeniería Industrial, Ingeniería Ambiental,
Ingeniería Ambiental y Sanitaria,
Ingeniería Civil, Ingeniería Química, con
postgrado en temas relacionados con
HSE
1
Profesional en Ciencias Sociales o
Humanas
con postgrado en temas
relacionados con áreas sociales
1
Profesional en Biología, Ecología,
Administración Ambiental, Ingeniería
Forestal, Ingeniería Sanitaria, Geología,
Ingeniería Industrial, Ingeniería Ambiental,
Ingeniería Ambiental y Sanitaria,
Ingeniería Civil, Ingeniería Química
Derecho,
con postgrado en temas
relacionados con HSE
1
Profesional en Ciencias Sociales o
Humanas
con postgrado en temas
relacionados con áreas sociales
DEDICACIÓN
%
EXPERIENCIA
100
Mínimo diez (10) años de experiencia en la
coordinación o interventoría o gestión de
proyectos HSE y/o sociales, de los cuales mínimo
seis (6) años en el sector de hidrocarburos
100
Mínimo siete (7) años de experiencia en
interventoría o coordinación o gestión HSE de
proyectos, de los cuales mínimo tres (3) años en
el sector de hidrocarburos
100
Mínimo siete (7) años de experiencia en
interventoría o coordinación o gestión social de
proyectos, de los cuales mínimo tres (3) años en
el sector de hidrocarburos
100
Mínimo siete (7) años de experiencia en auditoría
o interventoría o coordinación HSE de proyectos,
de los cuales mínimo tres (3) años en el sector de
hidrocarburos.
100
Mínimo siete (7) años de experiencia en auditoría
o interventoría o coordinación social de proyectos,
de los cuales mínimo tres (3) años en el sector de
hidrocarburos.
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Abogado Líder
de trámites
2
Abogado con especialización en derecho
ambiental o en temas HSE o en áreas
sociales o en derecho administrativo
100
Mínimo siete (7) años de experiencia en temas
legales relacionados con aspectos HSE y/o
sociales, de los cuales mínimo tres (3) años en el
sector de hidrocarburos
Nota 1: Para las ingenierías la experiencia profesional se cuenta a partir de la expedición de la tarjeta profesional.
Nota 2: El el proponente deberá adjuntar a su propuesta una carta de compromiso - Formulario 13 - suscrita por cada una de las personas que se
presenten como parte del equipo de trabajo como requisito técnico habilitante, señalado en el presente numeral.
7.3.3
DOCUMENTOS DEL PERSONAL REQUERIDO QUE DEBEN ADJUNTARSE A LA PROPUESTA.
Consideraciones Generales del Personal:
El personal empleado por el Contratista no adquiere vínculo laboral ni de otra índole con la ANH. El futuro Contratista deberá responder de manera
exclusiva por el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones laborales a que haya lugar, dando cumplimiento a los tiempos establecidos por la
legislación laboral colombiana. Así mismo, deberá tener afiliado al personal contratado al sistema de seguridad social integral de conformidad con lo
establecido en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios y al sistema de riesgos profesionales pertinente, teniendo en cuenta las visitas a
campo que se contratan; será responsable de entregar a todo su personal la dotación respectiva. En caso de suscribir contrato de prestación de
servicios, deberá exigir y verificar el cumplimiento de las normas de seguridad social, conforme a las exigencias de ley. Consecuencia de lo anterior,
el contratista será el único responsable por la vinculación del personal, que utilice durante la ejecución del contrato y por ningún motivo existirá
relación laboral entre la ANH y sus empleados.
Adicionalmente, para efectos de los pagos derivados del contrato, el Contratista deberá adjuntar la relación de los contratos y de los pagos al
personal contratado, el cual no podrá ser inferior a lo ofrecido en la propuesta económica presentada para este proceso, en caso contrario el
Contratista podría incurrir en causal de incumplimiento.
Los costos y gastos asociados a la vinculación, administración y desvinculación del personal que se emplee para la ejecución del eventual Contrato a
suscribir, incluidos salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales y al Sistema General de Seguridad Social, viáticos, seguros, indemnizaciones
de cualquier orden, honorarios, bonificaciones, y, en general, todo emolumento, compensación y concepto asociado, conforme al ordenamiento
superior y a los correspondientes contratos, así como eventuales variaciones en los mismos, durante todo el término de vigencia de aquel y hasta su
liquidación definitiva son de su cuenta, cargo y responsabilidad exclusivos del contratista.
El personal ofrecido por el Contratista y aceptado por la ANH deberá permanecer durante toda la ejecución del contrato. En caso de que el
contratista requiera cambiar alguno de los profesionales y demás personal ofrecido y/o presentado, este deberá tener un perfil igual o superior al
exigido, sin perjuicio de la regulación específica que sobre este aspecto se establece para el equipo de trabajo solicitado. En todo caso, el supervisor
deberá aprobar, previamente, el reemplazo.
A través de la supervisión del contrato se vigilará la ejecución del contrato para que se cumpla lo estipulado en el mismo, en el pliego definitivo de
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condiciones y en los estudios previos.
Para efectos de la evaluación, el proponente deberá presentar junto con su oferta, la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos
exigidos para el equipo de trabajo mínimo habilitante.
La valoración de la documentación aportada para efectos de demostrar las condiciones requeridas para el equipo de trabajo se sujetará a las
siguientes reglas especiales:
A)
DIPLOMA O ACTA DE GRADO
Los estudios de educación superior, se acreditarán mediante fotocopia de los diplomas respectivos, actas de grado o certificados de obtención del
título correspondiente.
El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior, deberá acreditar la convalidación y homologación de estos
títulos ante el Ministerio de Educación Nacional, para lo cual deberá iniciar con suficiente anticipación los trámites requeridos.
El requisito de convalidación y homologación de estos títulos ante el Ministerio de Educación Nacional, no se exigirá cuando se trate de profesionales
titulados y domiciliados en el exterior que pretendan ejercer temporalmente la profesión en Colombia.
El Ministerio de Educación Nacional homologa los estudios de pregrado (universitarios) por disciplina y/o licenciatura y los de postgrado en los
niveles de especialización, maestría y doctorado, en el caso de los títulos de postgrado la homologación en Colombia debe ser igual a la solicitada
en este pliego.
En el evento que el adjudicatario del contrato derivado del proceso de selección hubiere ofrecido Personal titulado y domiciliado en el exterior en los
términos señalados en el presente Pliego de Condiciones, deberá presentar la autorización para el ejercicio temporal de la profesión en Colombia
expedida por el Consejo Profesional correspondiente, según la profesión que ostente el personal ofrecido por el adjudicatario en su propuesta
Los permisos y licencias necesarios deberán presentarse y estar vigentes para el inicio de la adquisición sísmica.
B)
TARJETA PROFESIONAL
En caso que sea requerida por la profesión de acuerdo con la normatividad vigente, se deberá adjuntar junto con la propuesta, copia de la tarjeta
profesional de los miembros del equipo ofertado.
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Para el caso de profesionales de la Ingeniería se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Ley 842 de 2003 como parámetro para contabilizar la
experiencia, acorde a lo establecido en la Sentencia C-296 del 18 abril de 2012 de la Corte Constitucional se declaró exequible el Artículo 12 de la
Ley 842 de 2003, que establece que la experiencia profesional adquirida por el ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus
profesiones auxiliares, sólo se computará a partir de la expedición de la Matrícula Profesional –autorización estatal del respectivo
ejercicio.
Para el caso de los profesionales cuya tarjeta o matricula profesional no indique la fecha de su expedición, deberán aportar el documento
expedido por el ente correspondiente en donde se indique la fecha de expedición de la misma.
En caso que se haya ofrecido profesionales titulados y residentes en el extranjero, el contratista, deberá tramitar las licencias temporales para ejercer
la profesión en el país, ante el Consejo profesional correspondiente.
Los permisos y licencias necesarios deberán presentarse y estar vigentes para el inicio de la adquisición sísmica.
C)
CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DE LOS PROFESIONALES
No se aceptan declaraciones de experiencia profesional formalizadas a través de declaración juramentada ante notario o cualquier otro funcionario.
Se aceptan las certificaciones expedidas por las Universidades siempre y cuando correspondan a actividades de tipo comercial y que no
correspondan a labores o investigaciones de tipo académico.
La experiencia se acreditara mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por el funcionario competente de las respectivas
empresas.
Las certificaciones de experiencia deberán contener como mínimo los siguientes datos:





Nombre del contratante
Objeto del contrato
Valor
Fechas de inicio y terminación del proyecto
Firma de personal competente
Las certificaciones de experiencia deberán contener como mínimo los siguientes datos:
-
Nombre o razón social de la entidad o empresa.
-
Tiempo de servicio, indicando claramente la fecha de inicio y de terminación.
-
Relación de funciones, o descripción clara de la actividad desempeñada.
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En caso de que el profesional haya ejercido su profesión en el mismo periodo de tiempo en distintas empresas o entidades, el tiempo de experiencia
se contará por una sola vez.
Cuando se presente una certificación laboral que no especifique el día de inicio o terminación se aplicará la siguiente regla:
Para la fecha de inicio se contabilizará a partir del primer día del mes siguiente al reportado en el certificado.
Para la fecha de finalización, se contabilizará la experiencia a partir del último día al mes anterior a la experiencia certificada.
Como ejemplo se tiene una certificación laboral que indica las siguientes fechas:
Fecha de inicio del contrato: Marzo de 2010
Fecha de finalización del contrato: Junio de 2011
Para este contrato el tiempo de experiencia se contabilizará de la siguiente manera:
Fecha de inicio del contrato: Abril 1 de 2010
Fecha de finalización del contrato: Mayo 31 de 2011
Las certificaciones de experiencia en idioma diferente al castellano deberán acompañarse de la traducción oficial correspondiente.
Nota No. 1: Los requisitos anteriormente descritos serán igualmente exigibles para la acreditación de la experiencia al momento de la calificación de
las propuestas.
Los pregrados, especializaciones, maestrías o doctorados realizados en el exterior que se presenten como formación académica, solo serán
considerados válidos si cumplen con la convalidación del Ministerio de Educación.
Nota No. 2: El cambio de personal inicialmente propuesto deberá ser aprobado por la ANH, y el tiempo de reemplazo no será causal para el
aplazamiento o prórroga del contrato.
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NOTA No. 3: El proponente deberá indicar cuáles certificaciones serán tenidas en cuenta para efectos de habilitación y cuáles para efectos de
calificación. De no establecerse lo anterior por parte del proponente, la ANH revisará las certificaciones en el orden en que se encuentren aportadas
para efectos de habilitación, las demás serán tenidas en cuenta para efectos de calificación.
Nota No. 4: No se aceptan declaraciones de experiencia profesional formalizadas a través de declaración juramentada ante notario o cualquier otro
funcionario.
Nota No. 5: Se aceptan las certificaciones expedidas por las Universidades siempre y cuando correspondan a actividades de tipo comercial y que no
correspondan a labores o investigaciones de tipo académico.
HÁBEAS DATA
La ley 1581 de 17 de octubre de 2012, realizó algunos señalamientos frente a la protección de datos personales, entre los cuales se puede destacar
lo siguiente:
“Artículo 1° Objeto: La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan re-cogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la
misma.
(…)
Artículo 2°. Ámbito de aplicación
Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de
datos que los haga susceptibles de trata-miento por entidades de naturaleza pública o privada.
(…)
Artículo 3°. Definiciones.
Para los efectos de la presente ley, se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias per-sonas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de
datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación
o supresión.
Artículo 4°. Principios para el Tratamiento de datos personales.
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En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armó-nica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe
sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada
al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consenti-miento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del
Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concier-nan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de
las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autori-zadas por el Titular y/o
por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnica-mente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la
presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tra-tamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere
la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no au-torizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de
públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Artículo 8°. Derechos de los Titulares.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Trata-miento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se
podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
Tratamiento, de conformidad con lo pre-visto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o comple-menten;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Artículo 9°. Autorización del Titular.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser
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obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Artículo 12. Deber de informar al Titular.
El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá infor-marle de manera clara y expresa lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las
niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como Titular;
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento.
Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en
otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Trata-miento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de se-guridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cum-plimiento de la presente ley y en especial, para la
atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finali-zado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códi-gos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en
otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de há-beas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los térmi-nos de la presente ley;
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d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cum-plimiento de la presente ley y, en especial, para la
atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos
judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo blo-queo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será
exigible el cumplimiento de los debe-res previstos para cada uno.
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