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GESTIÓN ENERGÉTICA S.A. ESP.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
SPO-0005-GENSA-15
PLIEGO DE CONDICIONES
1. OBJETO.
GESTIÓN ENERGÉTICA S.A. ESP está interesada en recibir ofertas de
distribuidores mayoristas autorizados por el Ministerio de Minas y Energía para
contratar el suministro de electrocombustible líquido tipo biodiesel ò ACPM, el cual
debe ser entregado en los tanques de almacenamiento localizados en la Central de
Generación Diesel de Inírida (Guainía), según la normatividad vigente.
2. ALCANCE.
El oferente en desarrollo del objeto contractual deberá suministrar y ubicar en los
tanques de almacenamiento de la Central de Generación de Inírida (Guainía), el
electrocombustible líquido, para la generación de energía en ZNI, en las
condiciones adelante descritas. El contratista deberá garantizar las entregas en las
fechas programadas por GENSA S.A. ESP, de forma tal que se garantice un stock
de 20 mil galones de ACPM y evitar así la suspensión del servicio por
desabastecimiento de combustible Diésel.
2.1.
VOLÚMENES DE COMBUSTIBLE
GENSA S.A. ESP requiere adquirir los siguientes volúmenes
electrocombustible, biodiesel o ACPM para la mencionada central.
de
Tabla 1. Relación Estimada de Compra de Combustible para el periodo
comprendido entre el mes de abril de 2015 a julio de 2018 en Galones:
AÑO
2015
2016
2017
2018
PROMEDIO
MES
88.800
89.177
96.949
133.134
CANTIDAD
MESES
8
12
12
7
2
Las cantidades a proveer, podrán variar de acuerdo con los requerimientos de
consumo de la central y según la capacidad de almacenamiento de la central de
generación de Inírida (Guainía).
2.2.
CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO
El Electrocombustible (Biodiesel o ACPM), que se suministre deberá cumplir con
todas las características técnicas y normatividad vigente aplicada en cada zona de
abastecimiento en la cual el proveedor haga entrega del producto.
2.3.
SITIO DE ENTREGA
El sitio de entrega de este combustible será en los tanques de almacenamiento de
la Central de generación de Inírida, departamento del Guainía.
De acuerdo con lo anterior, el proponente deberá realizar una oferta económica
presentando por separado el valor del combustible por galón y el valor del
transporte desde sus instalaciones del proponente hasta los tanques de
almacenamiento de la Central.
El contratista será el responsable de cualquier accidente, imprevisto, faltantes de
producto o daño que pueda ocurrir durante el transporte y entrega en el lugar
indicado.
2.4.
RECIBO DEL PRODUCTO
Los combustibles suministrados para la central de Inírida (Guainía), se recibirán
conforme las lecturas de los medidores de combustible localizados en la planta de
generación diesel de dicha localidad, los cuales están debidamente calibrados y
son propiedad del Ministerio de Minas y Energía, administrados por GENSA S.A.
ESP, de acuerdo con lo dispuesto en el Contrato Especial GGC-101-2015.
2.5 TRANSPORTE DEL COMBUSTIBLE
Para todos los casos, el contratista deberá disponer el combustible en carrotanques
y transporte aéreo o fluvial debidamente autorizados por las autoridades
competentes y que cumplan con la normatividad vigente para el transporte de
combustibles hasta su entrega final en los tanques de almacenamiento de la central
de generación diésel de Inírida.
3. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar
escritos en idioma español, a menos que GENSA S.A. ESP autorice otro idioma.
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4. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir
de la fecha de cierre de la solicitud pública de ofertas. Si el cierre se llegare a
prorrogar, la vigencia de la oferta se contará a partir de la nueva fecha de cierre y el
favorecido se obliga a reajustar dicha vigencia.
5. VALOR ESTIMADO
PRESUPUESTAL.
DE
LA
CONTRATACIÓN
Y
DISPONIBILIDAD
El contrato resultante de la presente invitación, será financiado con recursos del
presupuesto según Contrato Especial GGC-101-2015 suscrito entre la Nación Ministerio de Minas y Energía y GENSA.
Amparado por el CDP respectivo expedido por la unidad de presupuesto de
GENSA para la vigencia 2015 y las correspondientes vigencias futuras para los
períodos de 2016 a 2018.
6. LEGISLACIÓN
El marco legal de la presente Solicitud Pública de Oferta y del contrato que se
derive de ésta, será el derecho privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y
143 de 1994. Además se aplicará lo dispuesto por la Ley 689 de 2001. El contrato a
celebrar es de suministro y por tanto de naturaleza comercial.
El oferente debe conocer y aceptar, al momento de la presentación de la
propuesta, el Reglamento de Contratación, el documento D-032, CONTROLES
OPERATIVOS EN SI&SO PARA CONTRATISTAS y la Política Ambiental de
GENSA S.A. ESP, documentos que se encuentran publicados en la página Web
www.gensa.com.co.
7. NATURALEZA JURÍDICA DE LA CONTRATACIÓN
GESTION ENERGETICA S.A. ESP es una empresa de servicios públicos mixta,
regida por las disposiciones de la Ley 142 de 1994, cuyos actos y contratos están
sometidos a las disposiciones del derecho privado, conforme lo dispone el artículo
32 de la citada Ley.
Por lo anterior, La Junta Directiva de la Sociedad dispuso que en materia de
contratación de bienes y servicios, la Sociedad debe sujetarse a unas normas
mínimas que se encuentran consagradas en el Reglamento Interno de
Contratación.
De conformidad con las orientaciones contenidas en el Reglamento Interno de
Contratación y en coherencia con las normas del derecho privado, el presente
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pliego de condiciones, constituye una invitación a negociar que hace GENSA S.A.
ESP a todos aquellos que cumplan con los requisitos para participar y que opten
por presentar propuestas.
En consecuencia y por tratarse de una invitación a negociar, al presente proceso
de solicitud pública de ofertas, no les son aplicables las disposiciones contenidas
en el Código de Comercio, en sus artículos 845 a 859 y de conformidad con lo
dispuesto por el artículo 864 del mismo Código, la relación contractual respectiva,
únicamente se entenderá celebrada cuando GENSA S.A. ESP envíe mediante
comunicación escrita, la aceptación de la propuesta presentada.
Así las cosas y teniendo en cuenta que la presente solicitud pública de ofertas,
constituye una invitación a negociar, el invitado deberá tener en cuenta que ésta y
los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la
realización de un compromiso contractual por parte de GENSA S.A. ESP, ni la
obligación de suscribir contrato.
7.1 NATURALEZA JURIDICA DEL CONTRATO A SUSCRIBIR
GENSA S. A ESP de conformidad con lo establecido en el objeto de la solicitud,
manifiesta que el contrato a celebrar es de suministro de combustible y por tanto de
naturaleza comercial. Conforme a este tipo de contrato, el suministrador tiene la
obligación de entregar el combustible requerido en los tanques de almacenamiento
localizados en la Central de Generación Diesel de Inírida (Guainía), por lo tanto los
riesgos inherentes al transporte del mismo, son de cuenta exclusiva del contratista.
Todo oferente con la presentación de la oferta, garantiza a GENSA que cuenta con
la infraestructura necesaria para la correcta ejecución del objeto del contrato y
específicamente para el transporte y puesta en sitio del combustible por cualquiera
de los medios aéreo o fluvial, así mismo garantiza que dará cumplimiento a las
obligaciones que en materia ambiental se deriva del transporte de combustible.
Como consecuencia de lo anterior, el contratista se obliga a mantener indemne a
GENSA S. A ESP por cualquier reclamación originada con la puesta en sitio del
combustible a suministrar.
8. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTA
La solicitud de oferta quedará abierta desde el día 27 de marzo de 2015.
9. SOLUCIÓN A CONSULTAS
Cualquier inquietud técnica con respecto a la presente solicitud de oferta, deberá
ser dirigida hasta los dos (2) días hábiles anteriores al cierre de la solicitud pública
de oferta, a la Presidencia de GENSA S.A E.S.P, por escrito en el fax (6) 875 61
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51 y/o al(los) correo(s) electrónico
[email protected]
(s):
[email protected]
y
Ni las consultas ni las respuestas a éstas producirán efectos suspensivos en la
presentación de las mismas.
10. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES ADICIONALES
GENSA S.A. ESP, podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere
necesarias hasta el día antes de la fecha de cierre de la solicitud de oferta.
Toda modificación se hará mediante ADENDAS numeradas, las cuales serán
publicadas en la página web de GENSA S.A. ESP. y formarán parte integral de la
solicitud pública de oferta.
11. CORRESPONDENCIA
Toda la correspondencia que se dirija a GESTIÓN ENERGÉTICA S.A. ESP, con
motivo de la presente solicitud de oferta deberá ser enviada a:
GESTIÓN ENERGÉTICA S.A. ESP - GENSA S.A. ESP
Unidad de Compras y Contratación
Carrera 23 No. 64B-33. Edificio Centro de Negocios Siglo XXI Torre GENSA Piso 8
Manizales - Caldas
Teléfono (6) 875 6262 Fax. (6) 8756151
12. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTA Y APERTURA DE PROPUESTAS
El cierre de la solicitud pública de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas
tendrá lugar en la oficina de la Unidad de Compras y contratación de GENSA S.A.
ESP, ubicada en la carrera 23 No. 64B-33 Edificio Centro de Negocios Siglo XXI
piso 8 Torre GENSA S.A. ESP Manizales, teléfono (6) 8756262, Manizales
(Caldas), el 10 de abril de 2015 a las 3:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia;
en la apertura podrán estar presentes el oferente o sus delegados.
Las ofertas deberán depositarse en la urna de la Unidad de compras y
contratación, antes de la fecha y hora fijadas como cierre, en original y una (1)
copia, la cual deberá ser entregada con la oferta original. Cada sobre estará
claramente marcado: "Original", “Copia 1". Cada uno en un sobre sellado que
además llevará en su parte exterior el nombre completo del oferente y su dirección
y la solicitud de ofertas. En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus
delegados. Teniendo en cuenta que, es responsabilidad de los oferentes depositar
las ofertas en la urna mencionada, se recomienda entregar las mismas con la
debida anticipación, teniendo en cuenta las condiciones meteorológicas del eje
cafetero.
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Todos los documentos deben estar debidamente foliados, en caso de que al
momento de la apertura no se encuentren así, serán foliados en dicho acto por el
oferente, en presencia de un funcionario de GENSA y de los demás oferentes.
No se aceptarán ofertas enviadas por fax o correo electrónico, o que no se
depositen en la urna antes mencionada.
Una vez se cierre el período de recepción de las ofertas, se procederá a la apertura
de las ofertas, en dicha apertura, Serán leídos los siguientes datos de cada oferta:
·
·
·
·
Póliza de seriedad de la oferta.
Verificación del número de folios.
Valor total de la oferta.
Presentación de copias.
La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida y
firmada por los presentes en la sesión de apertura.
13. MONEDA Y PRECIOS
La propuesta deberá presentarse en pesos colombianos y en ésta moneda se
efectuarán los pagos correspondientes del contrato.
14. COSTO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
Estarán a cargo del Oferente todos los costos asociados a la preparación,
elaboración y presentación de su propuesta.
Se entenderá que todos los impuestos y deducciones generales del contrato,
corren por cuenta del contratista; excepto el impuesto del valor agregado (IVA), el
cual deberá ser considerado por aparte y especificarse en la respectiva propuesta.
15. DOCUMENTOS Y DATOS QUE DEBE CONTENER LA OFERTA
El Oferente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en este
pliego de condiciones, anexando la documentación exigida; solamente será
admisible la propuesta si reúne y corresponde en forma inequívoca a los
requerimientos de GENSA S.A. ESP, que se incluyen en el presente Pliego de
Condiciones.
Se recomienda al Oferente presentar su propuesta sujetándose al orden
establecido y al lleno de los requisitos establecidos por GENSA S.A. ESP., con el
fin de facilitar su estudio.
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Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del oferente, su
estudio y evaluación por GENSA S.A. ESP, el Proponente deberá anexar los
siguientes documentos, relacionados a través de un índice así:
A) DOCUMENTOS JURÍDICOS
15.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA (Anexo 1):
Deberá ser firmada por el oferente o Representante Legal de la compañía o por
quien acredite estar legalmente autorizado para ello, de acuerdo con lo establecido
en el Anexo No. 01. (Subsanable en cuanto a falencias en el contenido).
15.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL.
Emitido por la Cámara de Comercio del domicilio social, con fecha no mayor a un
(1) mes anterior a la fecha de cierre de esta solicitud pública de ofertas.
(Subsanable en cuanto a la fecha de expedición).
El certificado de existencia y representación legal, debe contener como objeto
social o actividad comercial del oferente: Distribución mayorista o comercio al por
mayor de combustibles sólidos, líquidos, gaseosos y productos conexos.
Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para
contraer obligaciones a nombre de la misma, deberá adjuntar documento de
autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está
facultado para presentar la oferta y para firmar el contrato hasta por el valor de la
Oferta. (No subsanable)
En dicho Certificado se deberá poder establecer que la duración de la persona
jurídica que presente la oferta, sea igual o mayor a la duración del contrato más el
tiempo que dure su liquidación más un (1) año adicional. (No subsanable)
15.3. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente deberá constituir a favor de GESTIÓN ENERGÉTICA S.A. ESP en
formato entre Entidades Particulares, una garantía de seriedad de la oferta
expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia,
debidamente vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual debe
ser presentada en original junto con la oferta.
Igualmente, EL CONTRATISTA, podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES
BENEFICIARIOS-GENSA-SEGUROS DEL ESTADO la cual puede ser solicitada a
través de la Agencia GILBERTO ROBLEDO QUINTERO Y CIA LTDA. en la ciudad
de Manizales, a la señora LIDA EUGENIA TOBÓN Q, en el teléfono (6) 887 5100,
Fax (6) 887 5060, celular 3127770285; siendo posible ser tramitada por medio de
cualquier otro intermediario. .
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La garantía de seriedad se constituirá por un valor igual al diez por ciento (10%) del
valor dela oferta, por el término de noventa (90) días contados a partir del día fijado
para el cierre de la solicitud pública de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, el
oferente se obliga a reajustar la vigencia de la garantía de seriedad.
Se deberá anexar el correspondiente recibo de pago de la garantía.
Con la constitución y presentación de la póliza de seriedad de la oferta, el oferente
se obliga a:
1. Mantener su oferta hasta tanto se adjudique y suscriba el contrato.
2. A suscribir el contrato en los términos y condiciones que dieron lugar a la
adjudicación.
3. A presentar las garantías exigidas para la ejecución del contrato suscrito.
(Subsanable siempre y cuando sea presentada).
15.4. CERTIFICADO DEL REPRESENTANTE LEGAL O REVISOR FISCAL:
Donde conste que a la fecha de presentación de la oferta la sociedad o la persona
natural se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y
seguridad social. Si la sociedad tiene Revisor Fiscal dicho documento debe ser
firmado por éste. Para la Persona Natural debe presentar la planilla de pago de
aportes parafiscales y seguridad social en donde conste que se encuentra a paz y
salvo. (Subsanable)
15.5. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA:
De conformidad con lo consagrado en el Artículo 60 de la Ley 610 de 2000, todo
Oferente, deberá presentar Certificado de Antecedentes Fiscales vigente a la fecha
de cierre del presente proceso de selección, emitido por la Contraloría General de
la República, en el que conste que no se encuentra reportado en el último boletín
de responsables fiscales. (Subsanable).
En caso que el Oferente aparezca reportado en el boletín de responsables fiscales
de la Contraloría, su propuesta será rechazada.
15.6 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN:
DISCIPLINARIOS
DE
LA
Todo oferente, deberá presentar Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente
a la fecha de cierre de este proceso contractual, emitido por la Procuraduría
General de la Nación. (Subsanable).
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En caso de que en el Certificado de Antecedentes Disciplinarios conste que el
oferente presenta antecedentes disciplinarios vigentes que impliquen inhabilidad
para contratar con GENSA S.A. ESP, su propuesta será rechazada
B) DOCUMENTOS TÉCNICOS Y ECONÓMICOS
15.7 FOTOCOPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (R.U.T.) VIGENTE y
actualizado con las ultimas disposiciones. (Subsanable)
En el R.U.T. debe constar la actividad económica que acredite al oferente como
Distribuidor Mayorista de combustible según los términos de los Decretos 4299 de
2005 y 1333 de 2007.
15.8. CERTIFICADO DE CARENCIA DE INFORMES POR TRAFICO DE
ESTUPERFACIENTES expedido por la Dirección Nacional de Estupefacientes. En
caso de contar con el certificado vigente, este deberá ser presentado. En caso de
no contar con el respectivo certificado, se deberá presentar la evidencia que dicho
documento fue solicitado ante la autoridad competente, con una antelación de
mínimo tres (3) meses a la fecha de apertura de este proceso. (Subsanable).
15.09. AUTORIZACIÒN VIGENTE donde se da permiso por parte del Ministerio de
Minas y Energía para distribuir combustibles líquidos, según lo establecido en los
Decretos 4299 de 2005 y 1333 de 2007 (No Subsanable).
15.10 PERMISOS PARA EL TRANSPORTE DE COMBUSTIBLE. El oferente y la o
las compañías de transporte que garanticen la seguridad de la operación y la
entrega oportuna del combustible, deberán presentar conjuntamente con la oferta
todos los documentos que acrediten que cuenta con todos los permisos necesarios
otorgados por las autoridades competentes para utilizar los medios y rutas de
transporte en los que se basará para disponer el combustible directamente en el
sitio de entrega. Estos permisos corresponden a los descritos por el oferente en el
primer párrafo del numeral (No Subsanable)
15.11. CALIDADES ESPECÍFICAS DEL OFERENTE (Anexo 2).
Se debe diligenciar en el Anexo No. 2 (Subsanable siempre y cuando sea
presentada), los valores para los siguientes aspectos.


Tiempo de suministro después de realizado el pedido por parte del funcionario
a cargo de GENSA (Día calendario): debe considerarse que se dispone de
poco tiempo para el suministro y de la entrega oportuna depende el servicio de
generación en la central, como máximo podrá aceptarse tres (3) días para la
entrega del combustible programado para cada periodo.
Descuento por pronto pago (% sobre el margen mayorista): Podrá el
proponente ofrecer descuento o abstenerse de hacerlo y dependiendo de su
oferta estará en ventaja o desventaja frente a la competencia. En caso de
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no ofertarse descuento por pronto pago, GENSA cancelará los dineros
adeudados a sus proveedores de bienes y/o servicios, a un plazo de 30 días
contados a partir de la fecha de recibo de la factura en las instalaciones de
GENSA.
15.12. OFERTA ECONÓMICA (Anexo 3) (No subsanable).
El proponente deberá diligenciar el Anexo No. 03 de acuerdo con lo siguiente:


El costo de combustible para consumos dentro de cupos IPSE
considerando como sitio de entrega los tanques de almacenamiento de la
central de generación de Inírida (Guainía)
El costo de combustible fuera del cupo IPSE (ACPM ó Biodiesel )
Es preciso anotar que el Valor Ofertado corresponderá al precio del mes anterior al
primer mes de suministro y toda la estructura de costos del combustible se
indexará según variaciones autorizadas por el Ministerio de Minas y Energía salvo
la componente de flete, la cual se indexará en un factor igual al valor más alto
encontrado al comparar i) la variación de IPC del mes de suministro con relación al
mes inmediatamente anterior y ii) la variación porcentual del precio del ACPM del
mes de suministro con relación al mes anterior. Esto último según los valores
publicados por el Ministerio de Minas y Energía.”
15.13. ESTRUCTURA DE COSTOS DE LA OFERTA ECONÓMICA (No
Subsanable).
Acompañando la oferta económica el Proponente deberá entregar la
desagregación de costos de la misma sobre el que estructuró su oferta. En cada
mes se permitirá actualizar el precio por galón suministrado únicamente con las
variaciones autorizadas por el Ministerio de Minas y Energía. El contratista deberá
adjuntar, mes a mes, a la cotización del combustible la estructura de costos
correspondiente al mes cotizado.
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que
GENSA S.A. ESP le señale al Oferente, so pena de rechazo de la oferta.
15.14. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL (No
Subsanable)
El Oferente deberá presentar con la oferta copia de la póliza de seguro de
responsabilidad civil extracontractual, de la cual trata el capítulo XI del Decreto
4299 de 2005 en la cual se tenga como beneficiarios a terceros por daños
causados en sus bienes o personas con ocasión de las actividades desarrolladas,
asociadas al transporte, almacenamiento, manejo, y distribución de combustibles
líquidos derivados del petróleo, expedida por una compañía de seguros establecida
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legalmente en el país, de acuerdo con los reglamentos y normas de la
Superintendencia Bancaria.”.
15.15. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE NORMATIVAS AMBIENTALES
El Oferente deberá presentar con la oferta una certificación suscrita por el
representante legal de la sociedad oferente, mediante la cual garantiza el
cumplimiento de las obligaciones que en materia ambiental impone el transporte de
combustibles líquido, certificando que cuenta con el respectivo plan de contingencia
aprobado por la autoridad ambiental de acuerdo con lo establecido en el artículo 35
del decreto 3930 modificado por el decreto 4728 de 2010 y en este mismo sentido
garantiza mantener indemne a GENSA por cualquier situación que se pueda
suscitar por afectaciones ambientales ocasionadas por el transporte del
combustible.” (No subsanable).
15.16. OFERTA TÉCNICA (No subsanable).
El Oferente deberá presentar con la propuesta una oferta técnica que permita a
GENSA conocer la infraestructura con que cuenta el Distribuidor Mayorista o su
transportador y la cual le permitirá cumplir con los tiempos máximos de suministro
de combustible. Las variables básicas a considerar por parte del Oferente o la
compañía o compañías de transporte con las que contratará serán:




Descripción de los permisos con que cuenta para la operación de las rutas
de transporte fluviales o aéreas en las que se basará para realizar su oferta
económica.
Descripción de los vehículos que utilizará para el transporte del combustible
en las rutas fluviales, terrestres o aéreas en las que se basará para realizar
su oferta económica. Esta descripción deberá considerar la capacidad de
transporte de cada vehículo (en galones de combustible), elementos de
protección con que se cuenta en cada vehículo, cantidad de vehículos con
que cuenta para realizar la operación de transporte y en general toda la
información que permita a GENSA dimensionar la capacidad técnica para la
actividad de transporte de combustible.
Relación de experiencia de la compañía o compañías de transporte con que
el Oferente contratará la actividad de transporte.
Descripción detallada (paso a paso) de la logística que el Oferente
implementará para garantizar a GENSA los tiempos máximos de entrega de
combustible.
16. COMITÉ EVALUADOR
GENSA S.A. ESP. realizará la evaluación de las ofertas mediante un Comité
Evaluador designado por la Presidencia de GENSA S.A. ESP para tal fin.
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17. EVALUACIÓN DE LA OFERTA
17.1 TÉRMINO PARA EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y PARA
ACLARACIÓN DE LAS MISMAS.
Los estudios jurídicos, técnicos y económicos necesarios para la evaluación de las
ofertas, se realizan dentro de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta.
Las solicitudes de GENSA S.A. ESP. a los oferentes para que expliquen sus
ofertas, se harán dentro de este plazo. So pretexto de estas aclaraciones o
explicaciones los oferentes no podrán modificar sus ofertas.
GENSA S.A. ESP antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si
las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en el documento de
condiciones básicas.
17.1.1 EVALUACIÓN
a) PRESELECCIÓN: Se trata de efectuar un análisis sobre el cumplimento de los
requisitos jurídicos de la firma que presenta la oferta, sin que para ello exista una
asignación de puntaje.
b) SELECCCIÓN DEL ORDEN DE ELEGIBILIDAD: Se realiza teniendo la
preselección de las ofertas y se evalúan los aspectos técnico-económicos de las
mismas, que resulten ser habilitadas. Se realizará asignación de puntaje de
acuerdo los numerales 17.2 Y 17.3.
La adjudicación se hará a la firma que ocupe el primer lugar en el orden de
elegibilidad, previos los análisis y estudios comparativos de las ofertas técnicas y
económicas, y que haya firmado la respectiva Acta de Ajuste Técnico Económico,
si a ésta hubiera lugar.
17.1.2 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
Las propuestas serán evaluadas de acuerdo con los siguientes factores y puntajes:
FACTORES DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
FACTORES
1
ASPECTOS JURIDICOS
2
ASPECTOS ECONÓMICOS – COMERCIALES
2.1
TIEMPO DE ENTREGA
2.2
DESCUENTO POR PRONTO PAGO
2.3
PRECIO POR GALON
PUNTAJE MÁXIMO
Habilita ó Rechaza
400 Puntos
100 Puntos
100 Puntos
200 Puntos
13
La propuesta adjudicataria será aquella que resulte acreedora al mayor puntaje
17.1.3 EVALUACIÓN JURÍDICA
La evaluación jurídica la efectuará GENSA S.A. ESP y la misma no tendrá
ponderación alguna, ya que se trata del estudio documental, para determinar si las
ofertas se ajustan a los requerimientos señalados en el pliego de Condiciones. El
resultado de esta evaluación será un PASA / NO PASA y por ello solo en el evento
en que la propuesta sea acreditada con PASA, se realizará el análisis técnico y
económico, con base en los factores de evaluación ya establecidos en el presente
documento. Este análisis constituye un requisito previo para pasar al análisis
siguiente.
17.2. ASPECTOS ECONOMICOS - COMERCIALES (400 PUNTOS)
17.2.1 TIEMPO DE ENTREGA (100 Puntos)
GENSA requiere que el tiempo de entrega ofertado no sea mayor al mostrado en la
siguiente tabla.
CONCEPTO
Tiempo de Entrega
ENTREGADO EN TANQUES
DE LA CENTRAL DE INÍRIDA
(GUAINÍA)
(días calendario)
Tiempo de Entrega <=3 días
GENSA asignará cien (100) puntos al proponente que oferte el menor tiempo
entrega del galón de ACPM suministrado en los tanques de almacenamiento de la
Central de Generación en Inírida (Guainía), cincuenta (50) puntos al segundo
veinticinco (25) puntos al tercer menor valor y cero (0) puntos al(los) demás
oferente(s)
17.2.3 DESCUENTO FINANCIERO POR PRONTO PAGO (100 puntos)
GENSA S.A ESP. Establece un porcentaje de Descuento Financiero sobre el
margen mayorista que otorgará en el evento en que ésta decida realizar el pago del
combustible suministrado en un tiempo menor al Tiempo de Crédito, el cual deberá
ser presentado en la tabla mostrada en el Anexo 2. Este valor deberá ser ofertado
en porcentaje de acuerdo a los siguientes rangos (N° Días):
1.
2.
3.
Pago entre el día cero (0) y el día ocho (8).
Pago entre el día nueve (9) y el día quince (15).
Pago entre el día dieciséis (16) y el día veinticinco (25).
14
La determinación del mayor descuento se realizará mediante el promedio
ponderado calculado de la siguiente manera:
Mayor Descuento= D1*N° días1+ D2*N° días2+ D3*N° días3
N°Días1+ N°Días2+ N°Días3
Donde:
D1, D2. D3 corresponden a los descuentos ofertados
N° Días corresponde a los rangos de días establecidos.
GENSA asignará cien (100) puntos al proponente que como resultado de la
aplicación del promedio ponderado obtenga el mayor valor, cincuenta (50) puntos
al segundo, veinticinco (25) puntos al tercer mayor valor y cero (0) puntos al(los)
demás oferente(s)
17.2.4 PRECIO POR GALÓN DE COMBUSTIBLE (200 puntos)
GENSA asignará doscientos (200) puntos al proponente que oferte el menor precio
del galón de ACPM suministrado en los tanques de almacenamiento de la Central
de Generación en Inírida (Guainía), cien (100) puntos al segundo, cincuenta (50)
puntos al tercer menor valor y cero (0) puntos al(los) demás oferente(s).
17.3. EVALUACIÓN DE OFERTA ECONÓMICA
GENSA verificará que la oferta económica presentada se ajuste a la estructura
establecida por el Ministerio de Minas y Energía y para ello se fundamentará en la
estructura de precios publicada por ECOPETROL en su página web.
La propuesta que alcance el mayor puntaje en los aspectos calificables será la que
ocupe el primer lugar en el orden de elegibilidad.
17.3.1. CRITERIOS DE DESEMPATE
Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más ofertas con igual puntaje total
ganador, se tendrá en cuenta, para efectos de elegir alguna, a aquella que
presente el menor costo por galón ofertado, posteriormente se comparará el menor
tiempo de entrega del combustible y de persistir la igualdad en el resultado de las
comparaciones se tendrá como elemento decisorio un sorteo mediante balota que
se realizaría en fecha posteriormente definida y dada a conocer a los proponentes
en las instalaciones de la Secretaría General de GENSA S.A. ESP.
17.3.2 INFORME DE EVALUACIÓN
El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron
propuestas, una vez GENSA S.A. ESP disponga de los resultados del orden de
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elegibilidad de la Solicitud Pública de Ofertas, por un término de un (1) día hábil
para que, dentro de este término, presenten observaciones sobre las mismas.
El informe estará disponible para tales efectos en la página web de GENSA S.A.
ESP vínculo de convocatorias/convocatorias públicas, y en la Unidad de compras y
contratación de GENSA S.A. ESP en la ciudad de Manizales carrera 23 No. 64B-33
piso 8, Edificio Centro de Negocios Siglo XXI torre GENSA S.A. ESP en ningún
caso se entregarán a los oferentes fotocopias de documentos, ni éstos podrán
tomar registros fotográficos o con scanner; así mismo, en ejercicio de esta facultad,
los oferentes no podrán completar, adicionar, mejorar o modificar las ofertas.
GENSA S.A. ESP, resolverá las observaciones planteadas por los oferentes antes
de vencido el plazo para aceptar o declarar desierta la Solicitud Pública de Ofertas.
En el caso de que al informe preliminar se le realicen observaciones, dentro del
plazo anteriormente mencionado, GENSA S.A. ESP realizará las modificaciones
pertinentes al informe preliminar en el evento de que como resultado de tales
observaciones esto sea necesario.
Por el hecho de presentación de las propuestas, los oferentes autorizan a GENSA
S.A. ESP, para que sus propuestas puedan ser consultadas por los demás
proponentes.
El informe producto del estudio se presentará a la Presidencia de GENSA S.A.
ESP, indicando claramente el procedimiento seguido para la evaluación, ciñéndose
a los requerimientos de La Empresa, a los criterios establecidos en el Pliego de
Condiciones y a los lineamientos establecidos en el convenio interadministrativo
suscrito con el Ministerio de Minas y Energía.
En este informe se establecerá el orden de elegibilidad de las ofertas.
17.4. PLAZO PARA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA O DECLARATORIA DE
DESIERTA.
GESTIÓN ENERGÉTICA S.A. ESP procederá a aceptar la oferta o declarará
desierta la presente solicitud pública de Ofertas, durante la vigencia de la garantía
de seriedad de la oferta. Toda decisión que se tome, será notificada por escrito al
oferente.
GENSA S.A. ESP podrá ampliar este plazo.
17.5. AJUSTE TÉCNICO ECONÓMICO
Una vez realizados análisis jurídico, técnico y económico, los empleados
competentes para adelantar el proceso contractual, podrán agotar según sea el
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caso, una etapa de ajuste y negociación de la oferta con el oferente que ocupó el
primer lugar del orden de elegibilidad.
En caso de no alcanzar un ajuste técnico-económico satisfactorio con el oferente,
GENSA S.A. ESP podrá llamar a ajuste al siguiente oferente del orden de
elegibilidad.
El ajuste deberá conducir a un completo acuerdo en todos los pliegos del objeto y
alcances del contrato a suscribir.
El ajuste deberá conducir a un completo acuerdo que cumpla con el objeto y
alcances establecidos en estos documentos de condiciones básicos. .
17.6. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
La propuesta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté
ajustada al documento de condiciones básicas. Se considera ajustada al pliego de
condiciones, cuando cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos y
no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
 Cuando quien presente la propuesta se halle incurso en causal de inhabilidad o
incompatibilidad establecidas en la Ley, el Reglamento Interno de Contratación.
 Cuando la carta de presentación de la propuesta, no se suscriba por el
Representante Legal en las condiciones establecidas en el presente pliego de
condiciones o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar
la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.
 Cuando la propuesta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos
solicitados en el pliego de condiciones, o cuando contengan defectos
insubsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del
término señalado por GENSA S.A. ESP.
 Cuando se compruebe inexactitud en los documentos presentados por el
proponente o en la información suministrada por el proponente o en la contenida en
los documentos certificados anexos a la propuesta y que sean objeto de
evaluación.
 Cuando la propuesta no cumpla con el objeto y los alcances de la presente
solicitud de oferta.
 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influenciar o informarse
indebidamente sobre el análisis de las oferta.
 Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para
obligarse o sin las calidades exigidas.
 Cuando al proponente se le solicite que anexe o aclare alguna información (que
no sea factor de comparación objetiva) y éste no responda oportunamente,
incumpliendo el plazo ó cuando su respuesta no sea satisfactoria.
 Cuando el valor de la oferta supere el valor estimado por GENSA S.A. ESP. para
realizar la contratación.
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17.7. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA SOLICITUD PÚBLICA DE
OFERTAS
La declaratoria de desierta de la solicitud de oferta únicamente procederá por
motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se informará mediante carta
en la que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido
a esa decisión.
GENSA S.A. ESP. podrá declarar desierta la solicitud pública de ofertas cuando:





Ninguna de las propuestas se ajuste a las condiciones requeridas para la
realización del contrato, es decir, ninguna propuesta obtuvo asignación de
puntaje en la evaluación de la calidad técnica de las propuestas.
Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de la oferta
más favorable para la entidad.
En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura de las
propuestas no se presente ninguna propuesta.
Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ciña a los intereses de la
Empresa.
Se hubiere violado la reserva de las propuestas en forma ostensible antes
del cierre de la solicitud de ofertas.
Al declarar desierta la solicitud de oferta, previa solicitud escrita del oferente,
GENSA S.A. ESP. devolverá la garantía de seriedad de la propuesta. GENSA S.A.
ESP no reconocerá ningún tipo de reclamación sobre gastos ocasionados por el
proponente en la presentación de su oferta
17.8 CLÁUSULA DE RESERVA
En virtud de que GENSA S.A. ESP. es una empresa de servicios públicos mixta y
que por expresa disposición del artículo 32 de la Ley 142 de 1994, los actos y
contratos que celebren las empresas de servicios públicos, se rigen por las normas
del derecho privado, GENSA S.A. ESP. en ejercicio del principio de la autonomía de
la voluntad, se reserva el derecho de aceptar o no la oferta, o de aceptarla total o
parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el
presente proceso de solicitud de oferta, sin que por ello se genere ningún tipo de
responsabilidad o indemnización a favor del oferente.
Además, si se presentare la única oferta, GENSA S.A. ESP podrá aceptarla,
siempre y cuando reúna todos y cada uno de los requisitos establecidos en esta
Solicitud pública de Ofertas y se ajuste a los intereses de la empresa.
GENSA S.A. ESP también podrá abstenerse de continuar o de adjudicar la presente
Solicitud pública de Ofertas, cuando el Contrato especial GGC-101-2015 se dé por
terminado anticipadamente ó se suspenda temporalmente.
18
18. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
18.1. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato será desde la firma del acta de iniciación del
mismo hasta el 31 de julio de 2018. Previo cumplimiento de los requisitos para el
inicio del contrato.
18.2. VALOR DEL CONTRATO.
Para los efectos a que haya lugar, el valor estimado del contrato será la sumatoria
del valor del combustible de cada mes el cual se calcula multiplicando el número de
galones estimado para cada mes por el valor unitario ofertado de combustible
El valor final de dicho contrato será el producto de las cantidades realmente
recibidas por GENSA S.A. ESP liquidadas al precio contratado para el primer mes
de suministro y los precios actualizados de acuerdo con la estructura autorizada
por Ministerio de Minas y Energía para los siguientes meses.
18.3. FORMA DE PAGO
El pago de los suministros realizados de combustible como resultado del presente
proceso se realizará cancelando la facturación establecida durante la vigencia del
tiempo de crédito ofertado por el Proponente adjudicatario.
18.4. GARANTÍAS DEL CONTRATO
Las garantías deben ser expedidas por una Compañía de Seguros de reconocido
prestigio, legalmente establecida en Colombia, debidamente vigilada por la
Superintendencia Financiera.
A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento
de las obligaciones asumidas por EL CONTRATISTA, en razón de la celebración,
ejecución y liquidación del contrato a celebrar. EL CONTRATISTA, podrá presentar
la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS-GENSA-SEGUROS DEL ESTADO
la
cual
puede
ser
solicitada
a
través
de
la
Agencia GILBERTO ROBLEDO QUINTERO Y CIA LTDA. en la ciudad de
Manizales, a la señora LIDA EUGENIA TOBÓN Q, en el teléfono (6) 887 5100, Fax
(6) 887 5060, celular 3127770285; siendo posible ser tramitada por medio de
cualquier otro intermediario. EL CONTRATISTA, debe presentar el correspondiente
recibo de pago de la prima.
A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento
de las obligaciones asumidas por EL CONTRATISTA, en razón de la celebración,
ejecución y liquidación del contrato a celebrar.
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Estas garantías se deberán constituir de la siguiente manera:
EL CONTRATISTA presentará la siguiente garantía entre entidades particulares
que tenga como beneficiario a GESTIÓN ENERGÉTICA S.A. ESP así:
De cumplimiento: Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor anual
del contrato y su vigencia será desde la suscripción del contrato, por el término del
mismo y cuatro (4) meses más.
18.5. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN
EL CONTRATISTA no podrá ceder el contrato en todo o en parte ni subcontratar,
sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de GENSA
S.A. ESP. Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del
cesionario y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de
que no se acepte.
18.6. CLÁUSULA PENAL
En caso de configurarse retardo en el cumplimiento de las obligaciones del
Contratista, o de ocurrir cualquier incumplimiento contractual imputable al mismo,
GENSA S.A. ESP hará efectiva una Cláusula Penal equivalente al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato, que se considerará como pago parcial de los
perjuicios causados a GENSA S.A. ESP., suma que será deducida de cualquier
pago que ésta adeude al Contratista de éste u otros contratos. La ejecución de la
presente cláusula penal por parte de GENSA S.A. ESP no extingue la obligación
principal a cargo del Contratista. El Contratista renuncia expresamente a la
constitución en mora.
18.7. COMPENSACIÓN
Con la suscripción del Contrato, el Contratista autoriza a GENSA S.A. ESP para
que compense cualquier valor que adeude en virtud de la ejecución del contrato o
en cualquier otro contrato, con las sumas de dinero que existan a favor del
Contratista por cualquier concepto, entre los cuales se encuentra, la cláusula penal,
así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal, todo lo cual no
obsta para que GENSA S.A. ESP. pueda reclamar los valores que el Contratista
quede adeudando una vez realizada la compensación.
18.8. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El Contrato se liquidará mediante acta suscrita por las partes, en la cual se
declarará el informe general de la ejecución del contrato, liquidando los valores
correspondientes y su respectivo reembolso a GENSA S.A. ESP., en caso de
quedar remanentes.
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18.9. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO
El contrato podrá darse por terminado anticipadamente en cualquiera de los
siguientes casos:



Por mutuo acuerdo entre las partes.
Por terminación del Contrato Especial GGC-101-2015, suscrito con el
Ministerio de Minas y Energía.
Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del
contratista, certificado por EL ADMINISTRADOR del contrato.
18.10. INDEMNIDAD
ELCONTRATISTA mantendrá indemne a GENSAS.A.ESP de cualquier
reclamación, demanda o acción legal, que surjan con ocasión de daños o
perjuicios resultantes, de la ejecución de suministro objeto del contrato que
eventualmente se suscribirá, o por la terminación del mismo y cualquier evento.
Cordial saludo,
(ORIGINAL FIRMADO)
ORLANDO MICOLTA GONZALEZ
Presidente GENSA S.A. ESP
Vo. Bo. Líder Unidad de Compras y Contratación
Mauricio A. Franco Acevedo
Vo. Bo. Profesional Contratación
Paula Andrea Aristizábal Álzate
Preparó y Revisó electrónicamente:
Ing. William Sepulveda
Líder División Zonas no Interconectadas
Jorge Eliecer Ramírez Murillo
Gerente de Generación
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ANEXO No.1 CARTA DE PRESENTACION
Ciudad y fecha
Señores
GESTION ENERGETICA S.A. ESP.
ASUNTO:
El (los) suscrito(s), obrando en su propio nombre y/ó en representación legal de:
_______Presenta su oferta de _______ en la cual ofrece(n), para: _______ de acuerdo con
el contenido de los documentos de condiciones básicas respectivos.
EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE:
1. Tiene la facultad legar para firmar la oferta.
2. Bajo la gravedad del juramento manifiesto que, ni el proponente, ni los socios o
accionistas de la persona jurídica o sus representantes legales, de ser el caso, nos
encontramos incursos dentro de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar
contempladas en las normas legales vigentes.
3. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la oferta,
compromete totalmente a la firma que legalmente representa.
4. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de oferta, incluidos sus
adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asume la responsabilidad por
ignorancia o errónea interpretación de los mismos.
5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u
omisión.
6. Conozco las condiciones generales, información general de la solicitud publica de
oferta del contrato, el cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y
particulares y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.
7. Que conozco y acepto el Reglamento Interno de Contratación, el documento D-032,
CONTROLES OPERATIVOS EN SI&SO PARA CONTRATISTAS y la Política Ambiental de
GENSA S.A. ESP., documentos publicados en la página Web de esta Empresa.
8. Se dispondrá el combustible en carrotanques debidamente autorizados por las
autoridades competentes, que cumplan con la normatividad vigente para el transporte de
combustibles hasta su entrega final en los tanques de almacenamiento de la central de
generación diesel de Inírida, el cual debe tener una capacidad como mínimo de 1.500
galones; y debe encontrarse amparado por una póliza de seguro contra todo riesgo,
adicionalmente contará con los elementos necesarios para el control de derrames de
combustible
Atentamente,
NOMBRE DEL OFERENTE
C.C.
El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la
siguiente: __________________
Nombre del representante legal si es persona jurídica: _____________
NIT: _____ Dirección: ______ Teléfono: _____ Fax:______
Correo Electrónico: __________ Ciudad:_______
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ANEXO No.2. CALIDADES ESPECÍFICAS DEL OFERENTE
CALIDAD ESPECÍFICA
UNIDAD
Tiempo de suministro después de
realizado el pedido para la central de
Inírida (Guainía).
Descuento Financiero Por Pronto Pago
Central de Inírida (Guainía) entre el día
cero (0) y el día ocho (8)
Descuento Financiero Por Pronto Pago
Central de Inírida (Guainía) entre el día
nueve (9) y el día quince (15)
Descuento Financiero Por Pronto Pago
Central de Inírida (Guainía) entre el día
dieciséis (16) y el día veinticinco (25)
VALOR
OFERTADO
día calendario
%
sobre
el
margen mayorista
%
sobre
el
margen mayorista
%
sobre
el
margen mayorista
PROPONENTE:
_________________________________
NIT:
_________________________________
REPRESENTANTE LEGAL:
_________________________________
CÉDULA DE CIUDADANÍA:
_________________________________
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ANEXO 3. OFERTA ECONÓMICA
PRECIO DE COMBUSTIBLE OFERTADO PARA LA CENTRAL DE INÍRIDA
(GUAINÍA)
MES
ELECTROCOMBUSTIBLE
ACPM
PUESTO EN LA CENTRAL DE GENERACIÓN DE
INÍRIDA (GUAINÍA) ($/gal)