1. No category

Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
Manual de Organización,
Funciones y Cargos
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL
Enero 2015
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
1/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
Pág.
I NDICE
Introducción
Normativa Aplicable.
Objetivo. Alcance.
Definiciones
3
3
3
4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
Organigrama Estructural
Funciones Generales del Jefe de Departamento
5
6
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL
Departamento de Protocolo y Ceremonial
7
ANEXOS
9
Niveles de cargo
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
2/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
INTRODUCCIÓN
El Departamento de Protocolo y Ceremonial, es la encargada de coordinar y/o ejecutar todo tipo
de actividades relacionadas a la realización de eventos que sean organizados por la Defensora
General del Ministerio de la Defensa Pública.
Para cumplir con sus objetivos y con los nuevos desafíos de mejora continua de sus procesos, El
Departamento de Protocolo y Ceremonial necesita readecuar sus funciones a mejores prácticas de
gestión.
A tal efecto, se elabora el presente Manual de Organización, Funciones y Cargos conforme con lo
dispuesto en las leyes, decretos y resoluciones que regulan la materia administrativa y el accionar
del Ministerio de la Defensa Publica, utilizando como principal referente la Ley N° 4423/11.
NORMATIVA APLICABLE
En la ejecución del presente manual se ha aplicado la siguiente normativa:


Ley 4423/11 “ Orgánica del Ministerio de la Defensa Publica”
Resoluciones Reglamentarias del Ministerio de la Defensa Publica
OBJETIVO
El presente Manual de Organización, Funciones y Cargos tiene como objetivo general, promover el
ordenamiento y mejoramiento interno del Departamento de Protocolo y Ceremonial, identificando
las funciones inherentes a cada puesto y las exigencias o requisitos mínimos que debe tener el
talento humano capaz de asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de tal forma que
permita una efectiva prestación de nuestros servicios.
ALCANCE
El manual define las funciones de las dependencias del Departamento de Protocolo y Ceremonial,
por lo tanto, se aplica a las áreas componentes de la misma.
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
3/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
DEFINICIONES
NIVEL DEL CARGO
Definición de los niveles de cargo establecidos en el Decreto
Nº 196/2003
CARGO
Función o trabajo que debe desempeñar un funcionario.
FUNCIÓN ESPECÍFICA
Descripción específica del cargo.
DENOMINACION
Designación de la Dirección o Departamento.
OBJETIVO
Indica la finalidad de cada área y el propósito principal.
RESPONSABLE ANTE
AUTORIDAD DIRECTA
SOBRE
Indica gráficamente la ubicación de cada repartición o área
dentro de la estructura general de la Dirección.
ORGANIGRAMA
FUNCIONES DEL NIVEL
JERARQUICO
AUSENCIAS TEMPORALES
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Indica ante qué área o cargo debe presentar el resultado del
trabajo del área
Indica sobre qué área o cargos se tiene o se podría tener
autoridad de organización, control y supervisión.
Detalla las funciones que le compete a cada área por el nivel
jerárquico de autoridad y responsabilidad.
Establece el mecanismo para la designación del responsable
del cargo que debe suplir en caso de ausencia temporal
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
4/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
Estructura Organizacional y Funcional
DEFENSORIA GENERAL
Departamento de Protocolo
y Ceremonial
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
5/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
NIVEL:
C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES
CARGO:
JEFE DE DEPARTAMENTO
FUNCIONES GENERALES
1. Elaborar los requerimientos necesarios para el Plan Anual de Contrataciones.
2. Proponer y actualizar las políticas, normativas, manuales, procedimientos, controles, indicadores y
planes de riesgos del Departamento.
3. Tomar conocimiento de los documentos recibidos y expedirse sobre los mismos en la brevedad
posible, conforme a los tiempos establecidos para cada tema.
4. Disponer los controles correspondientes para la adecuada utilización, conservación y
mantenimiento de las instalaciones, muebles, máquinas, equipos y bienes en general a su cargo.
5. Cumplir y hacer cumplir las Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones, Normativas y
Procedimientos vigentes.
6. Informar los eventos, incidentes y problemas detectados.
7. Participar en cursos de capacitación técnicos, organizacionales y gerenciales que sean requeridos
para mejorar sus competencias y desempeño.
8. Preparar la memoria anual del Departamento.
9. Administrar los RRHH, bienes y materiales a su cargo.
10. Asignar de manera formal, por escrito y con acuse de recibido, las funciones, actividades y tareas a
los funcionarios a su cargo.
11. Responder por la organización interna eficaz y eficiente del Departamento a su cargo y comunicar al
superior correspondiente.
13. Proveer las informaciones actualizadas, solicitadas por la superioridad.
14. Otras actividades que le sean solicitadas para el logro de los objetivos del Departamento.
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
6/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
NIVEL
D- MANDOS MEDIOS ADMINISTRATIVOS Y TÉCNICOS
CARGO
TÉCNICO I
DENOMINACIÓN
JEFE DE DEPARTAMENTO
CEREMONIAL
DE
PROTOCOLO
Y
OBJETIVO: Coordinar y/o ejecutar todo tipo de actividades relacionadas a la realización de eventos
que sean organizados por la Dirección General de Infraestructura y Tics.
RESPONSABILIDAD ANTE
La Defensoría General (Autoridad Formal)
AUTORIDAD DIRECTA SOBRE
Funcionarios y técnicos a su cargo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Conocer las normas generales de la etiqueta, cortesía, tratamiento y procedencia a tener
en cuenta en los actos oficiales organizados por el Ministerio de la Defensa Pública.
2. Organizar las ceremonias, actos, reuniones, simposios, congresos o acontecimientos
internacionales o nacionales, a los cuales asista la Defensora General u otras Autoridades
de la institución, según requerimiento expreso.
3. Planificar y organizar los viajes y visitas oficiales de la Defensora General al interior del
país, así como atender lo relacionado a viajes al exterior, como ser: trámites de
aeropuerto, alojamiento, traslados, etc.
4. Brindar colaboración en la organización de los actos y reuniones de las Defensorías
Adjuntas y Direcciones de la Institución, coordinando funciones con los funcionarios de
cada repartición.
5. Actuar de enlace entre las Embajadas Extranjeras acreditadas ante el Gobierno Nacional y
los funcionarios del Ministerio de la Defensa Pública a los efectos de la organización de
ceremonias y actos protocolares.
6. Actuar de enlace entre las Embajadas Extranjeras acreditadas ante el Gobierno Nacional y
los funcionarios de la Institución a los efectos de la obtención de visas, pasaportes y
documentaciones necesarias para viajes al exterior por misiones oficiales, de la
Defensora General y de los funcionarios designados por la misma.
7. Preparar y expedir la correspondencia de cortesía de la Defensora General.
8. Confeccionar y mantener actualizada la lista Protocolar del Ministerio de la Defensa
Pública.
9. Controlar la colocación y el uso correcto de los símbolos nacionales e institucionales
dentro de las sedes de la Institución en toda la República, para las ceremonias y actos
protocolares.
10. Planificar y ejecutar las actividades protocolares o no, que sean organizadas por la
Defensoría General, DGIyTics u otras áreas, según necesidad y ante la solicitud expresa de
las Autoridades de la institución.
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
7/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
11. Solicitar y gestionar la obtención de todos los insumos que sean necesarios para el
desarrollo de las actividades encomendadas
AUSENCIAS TEMPORALES
La Defensora General o El Director General de Infraestructura y TIC´s designarán al responsable en
caso de ausencia temporal.
PERFIL DEL CARGO
Formación
- Estudiante de los últimos años en relaciones públicas, administración o carreas afines.
- Técnico en Secretaría Ejecutiva (Deseable).
Experiencia
- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 1 años o más.
- Experiencia en el sector público de 1 años y más.
Conocimientos y habilidades
-
Sentido de responsabilidad y dedicación al trabajo
Capacidad para resolver problemas.
Buen manejo de las relaciones públicas.
Manejo de protocolo.
Colaborativo y expeditivo.
Discreto/a y prudente del manejo de la información.
Buen manejo de las relaciones interpersonales.
Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo.
Otros
- Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, Correo Electrónico,
Internet.
Idiomas: Español – Guaraní
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
8/9
Res. Nº 01/15 – Anexo XII
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
Versión:
Enero de 2015
Vigencia
desde:
……/…… /……
ANEXOS
NIVELES DE CARGO
El Decreto Nº 196/2003 establece el sistema de clasificación de cargos administrativos y aprueba la
tabla de categorías, denominación de cargos y remuneraciones para organismos de la
Administración Central, Entidades Descentralizadas del Estado y del Poder Judicial.
Nivel
B
C
D
E
F
G
Denominación
Conducción Superior
Mandos Medios Superiores
Mandos Medios Administrativos y Técnicos
Mandos Medios Operativos
Personal de Apoyo Administrativo y Técnico
Personal de Servicios Auxiliares
Elaborado por:
Asesoría Téc., Juríd. y Admin.
Revisado por:
Departamento de Protocolo y Ceremonial
Aprobado por
Resol. MDP N°:
Fecha:
….. /…. / ….
Pág.
9/9