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Empresa Social del Estado
HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
“VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LA E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA Y
ARRENDAMIENTO DEL CIRCUITO CERRADO DE CAMARAS QUE ESTA CONFORMADO POR:
UN CCTV Y EL CABLEADO, 63 CAMARAS FILAS DE TELEVISION A COLOR CON UNA MESA
CONTROLADORA PARA DOMOS Y 4 DVR CON CAPACIDAD DE TRES DISCOS DUROS DE 2
THERA CADA UNO Y 4 MONITORES A COLOR DE 32 PULGADAS”
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 14 DE 2015
MARZO DE 2015
1
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CAPITULOI
REFERENCIAS GENERALES DE LA INVITACIÓN
1.1 OBJETO DE LA INVITACIÓN
“VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LA E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL
DE TUNJA Y ARRENDAMIENTO DEL CIRCUITO CERRADO DE CÁMARAS QUE
ESTA CONFORMADO POR: UN CCTV Y EL CABLEADO, 63 CÁMARAS FILAS DE
TELEVISIÓN A COLOR CON UNA MESA CONTROLADORA PARA DOMOS Y 4 DVR
CON CAPACIDAD DE TRES DISCOS DUROS DE 2 THERA CADA UNO Y 4
MONITORES A COLOR DE 32 PULGADAS”
1.2 CRONOGRAMA
ACTIVIDAD
Publicación
proyecto
términos
referencia
Visita a
Instalaciones
DESDE
del
11
de
Marzo
de
2015
HASTA
LUGAR Y HORA
de
de
13 de
Marzo de
2015
OBSERVACIONES
Y ACLARACIONES
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ov.co
13 de
Marzo de
2015
8: 00 a.m.,en punto en la
Subgerencia Administrativa y
Financiera a cargo de
Supervisora de Contratos
EMail:
contratacion@hospitalpitalsan
de rafaeltunja.gov.co hasta las
de 4:00 pm
y/o
oficina
subgerencia
administrativa y financiera del
HSRT.
de
www.hospitalsanrafaeltunja.g
de
ov.co
Los participantes deberán
acreditar cedula de ciudadanía y
poder de autorización de la
empresa que representan
otorgado debidamente por el
representante legal, además de
certificado de cámara.
Oferente que no se presente a
la hora estipulada no será
tenido en cuenta para la
certificación de visita
Únicamente se recibirán al EMail:
contratacion@hospitalsanrafaelt
unja.gov.co o radicadas en la
Subgerencia Administrativa y F.
hasta las 4:00 p.m.
Observaciones al
13
proyecto
de
marzo
términos
de
2015
referencia
de 13
de marzo
2015
16
Respuesta a las
marzo
observaciones
2015
17
Apertura de la
marzo
Invitación
2015
Publicación
17
términos
de marzo
referencia
2015
definitivos
de 16
Serán publicadas en la página
de marzo
de la institución.
2015
de 17
de
Se
hará
mediante
acto
de marzo de Gerencia
administrativo
2015
de 17
Pagina
web
de demarzo
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de 2015
ov.co
2
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19
Radicación
de
Marzo
propuestas y acta
2015
de cierre
de 19
de Marzo
2015
19
Evaluación de las
marzo
propuestas
2015
24
Publicación de la
marzo
evaluación
2015
de 24
de marzo
2015
de 24
de marzo
2015
25
a
marzo
2015
de 25
de marzo
2015
Respuesta a las 26
observaciones de marzo
la evaluación
2015
27
Adjudicación
marzo
2015
de 26
de marzo
2015
de 27
de marzo
2015
30
Firma del contrato
marzo
(*)
2015
de 31
de marzo
2015
Observaciones
la evaluación
de Subgerencias Administrativa y
de Financiera hasta las 3:00 pm
hora Superintendencia de
Industria y Comercio
de
Subgerencias Administrativa
de
y Financiera
Se procederá a levantar el acta
de cierre correspondiente en
presencia de los oferentes que
deseen participar.
Será realizada por el comité de
contratación
de Pagina
web
de www.hospitalsanrafaeltunja.g
ov.co
Únicamente se recibirán al Ede
Mail:
Desde las 8:00 am hasta las
de
contratacion@hospitalsanrafaelt
12 :00 m
unja.gov.co o radicadas en la
Subgerencia Administrativa y F.
de
Será realizada por el comité de
www.hospitalsanrafaeltunja.g
de
contratación y serán publicadas
ov.co
en la página de la institución.
de
Por acto administrativo y será
de Gerencia
notificada en los términos de
dicho acto.
Se requiere de presencia en el
Hospital de la persona natural o
de
representante legal o de la
de
persona facultada mediante
poder especial para suscribir el
contrato, acta de inicio y
presentación de garantías.
1.3 COMUNICACIONES
Las comunicaciones se radicaran en Hospital San Rafael de Tunja oficina de Contratación ubicada en
la carrera 11 No. 27-27.
1.4 PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial asignado para este proceso de selección es Hasta : CUATROCIENTOS VEINTE
MILLONES NOVECIENTOS SESENTA Y CINCO MIL NOVENTA Y SIETE PESOS
($420.965.097), valores que deberán incluir IVA y los demás impuestos, tasas y derechos
Nacionales, Departamentales y Municipales, y demás costos inherentes, distribuidos así
TRESCIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES CINCUENTA Y CINCO MIL NOVENTA Y SIETE
PESOS M/CTE($392.055.097) para vigilancia, según Certificado de disponibilidad No 272 de 2015
rubro presupuestal código 21020217 denominado vigilancia y VEINTIOCHO MILLONES
NOVECIENTOS DIEZ MIL PESOS M/CTE ($28.910.000) para arrendamiento de cámaras según
Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 273 de 2015, con cargo al Rubro ARRENDAMIENTO,
Código 21020221 para la vigencia fiscal año 2015.
El exceder el presupuesto de uno de los rubros mencionados anteriormente será causal de
rechazo de la propuesta
3
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1.6.1 VISITA A LAS INSTALACIONES: La visita a las instalaciones es obligatoria y se llevará a
cabo el día y hora señalada en el cronograma, se tendrá en cuenta la hora oficial de la página web de
la Superintendencia de Industria y Comercio, el lugar para iniciar la visita será la oficina de la
Subgerencia Administrativa y Financiera y se realizara con las personas que esten presentes en el
lugar a la hora y fecha prevista. Para participar en la visita, los oferentes deberán hacerlo a través de
del representante legal de la empresa interesada o presentarse con un delegado con poder
debidamente autenticado para tal efecto, además deberán mostrar certificado de cámara de comercio
vigente y comprobante de pago de la seguridad social donde acredite la vinculación con la empresa
de vigilancia.
Esta visita es de carácter obligatorio, se entiende que el proponente que no asista a la visita no puede
continuar en el desarrollo del presente proceso, pues la misma es obligatoria debido a la complejidad
de las labores que se desarrollaran en este tipo de edificaciones e instituciones.
No se aceptan oferentes que se presenten después de la hora y fecha señalada para la visita a las
instalaciones.
1.6
CONSULTAS, OBSERVACIONES Y ACLARACIONES
Dentro del plazo del proceso de selección, cualquier interesado puede solicitar aclaraciones adicionales
específicas del presente proceso de selección radicándolas en la página web del Hospital dentro del
término establecido en el cronograma.
Si no se presentan solicitudes de aclaración, se entenderá que el Proyecto de términos de referencia
se ha encontrado satisfactorio y que no existen dudas sobre los mismos.
4
Por consiguiente no se aceptarán posteriormente reclamos fundamentados en
discrepancias, errores, omisiones o dudas de los términos, salvo la solicitud de
aclaraciones adicionales.
1.7
MODIFICACIONES AL TÉRMINOS DE REFERENCIA
Si EL HOSPITAL considera necesario hacer modificaciones al presente proceso de selección, o si
decide aplazar alguna fecha de la misma, lo hará por medio de adenda que será publicado en la
página web.
1.8
REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar en el presente proceso de selección todas las personas jurídicas, con las referencias
de experiencia, capacidad administrativa, operacional. para la presente invitación no se aceptara la
participación de oferentes bajo la modalidad de consorcio o unión temporal
CAPACIDAD JURÍDICA: Los proponentes acreditaran su capacidad jurídica mediante la
presentación de la siguiente información:




Que el objeto social o la actividad mercantil debe corresponder con el objeto a contratar.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del Representante Legal.
Fotocopia del RUT (registro único Tributario) reciente
Certificado de Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación de la Empresa y del
representante legal
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












Certificado de Antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República de la Empresa y
del representante legal
Certificado de antecedentes judiciales del representante legal emitido por la policía nacional.
Autorización del órgano competente, al representante legal de la institución o Entidad
Oferente, para suscribir contratos hasta por la cuantía del mismo, si los estatutos así lo
requieren.
Certificación emitida por el representante legal donde se indique que el, gerentes o
Administradores de Agencia o Sucursal, no se encuentren incursos en ninguna de las causales
de inhabilidad o incompatibilidad, consagradas en la Constitución o la ley, al igual que no estar
reportado en el Boletín de Responsables fiscales.
Cuando se trate de personas jurídicas estar legalmente constituidas, lo que se acreditará con el
certificado de existencia y representación legal, el que deberá tener una fecha de expedición
no superior a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la
invitación y que acrediten que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año
más.
Deberán presentar con la propuesta la certificación expedida por el revisor fiscal y en caso que
por ley éste no exista, deberá expedirla el representante legal, acerca del cumplimiento del
pago de los aportes parafiscales y afiliaciones a salud, pensiones y riesgos profesionales donde
señala que se encuentra al día de este pago en los 6 meses anteriores al cierre de la presente
invitación.
RUP VIGENTE en el cual se evidencia la actividad, especialidad, grupo que corresponda a
vigilancia privada
Certificado de encontrarse inscrito en el registro de proveedores, emitido por el líder del
almacén y suministros de la ESE.
Carta de presentación y formulario de precios de la propuesta, firmada por el proponente o por
el representante legal de la persona jurídica, la cual debe ajustarse a lo establecido en la
Circular 435 de 2014, proferida por la Superintendencia de Vigilancia privada. (según formato
anexo) donde afirme de manera expresa el pleno conocimiento de la referencia y requisitos de
la Invitación.
Garantía de seriedad de la propuesta, a favor del HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA, el valor
de la garantía debe ser igual al 10% del valor del presupuesto oficial del presente proceso de
selección, su vigencia no podrá ser inferior a 120 días calendario, contados a partir de la fecha
de cierre del proceso de convocatoria pública.
Certificado de matrícula mercantil correspondiente al domicilio donde se encuentre la
jurisdicción del proponente.
Autorización expedida por el Ministerio de las TIC para el uso de medios de comunicación.
Autorización expedida por la Superintendencia de Vigilancia privada para el uso de los
uniformes e instintivos de la Empresa
EXPERIENCIA:
Las personas jurídicas deberán acreditar que están constituidas como mínimo con DIEZ (10) AÑOS de
antelación contados a partir de la fecha de cierre de presente proceso de selección.
Las personas naturales deberán estar inscritas en el registro mercantil con DIEZ (10) AÑOS de
antelación contado a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección.
El oferente deberá acreditar experiencia, mediante la certificación de mínimo 3 contratos cuyo objeto
fuere la prestación del servicio de vigilancia privada en el , dentro de los últimos 3 años. No se
aceptan certificación de contratos que se encuentran en ejecución.
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1.9
CAPACIDAD FINANCIERA
Toda la información se tomara del REGISTRO UNICO DE PROPONENTES y los criterios
son los siguientes:
A.
Índice de liquidez.
Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente.
El proponente deberá acreditar un Índice de Liquidez mayor ó igual a uno (1.0), calculado así:
B)
CAPITAL DE TRABAJO (Admisible/No Admisible)
Se calcula como la diferencia entre el Activo corriente menos el Pasivo corriente.
EL HOSPITAL, establece que el Proponente deberá tener un “Capital de trabajo” mínimo óptimo, lo
que permitirá eventualmente cumplir con obligaciones financieras propias de su organización y las que
deriven de la ejecución de la obras.
CAPITAL DE TRABAJO
Menor o igual a
Mayor o igual a
C)
$ 300.000.000,oo
$ 300.000.001,oo*
NO ADMISIBLE
ADMISIBLE
ENDEUDAMIENTO (Admisible/No Admisible)
6
Se obtiene de dividir el Pasivo Total en el Activo Total.
INDICE DE ENDEUDAMIENTO
Según certificado del RUP expedido por la autoridad competente no mayor al 60%.
1.10. CAPACIDAD TECNICA
Se debe presentar una propuesta técnica de conformidad con los requisitos establecidos en los
términos de referencia. La misma deberá referirse de manera expresa a todos y cada uno de los
puntos contenidas en el término de referencia y presentar toda la información requerida en el mismo.
Los proponentes deben informar en su oferta:







Organigrama de la empresa.
Personal directivo (Junta Directiva, representante legal principal y ejecutivos), indicando la
estructura de personal que se coloca específicamente para atender a la E.S.E. Hospital San Rafael
de Tunja, su forma de operación y el cargo del ejecutivo quien actuará de contacto directo con el
Hospital para la atención del contrato que se llegare a suscribir.
El proponente debe contar con una sucursal en la ciudad de Tunja, la cual se puede verificar en
la cámara comercio la cual deberá contar con una antigüedad mínima de 10 años
Infraestructura operativa de seguridad.
Organigrama del departamento de operaciones, describiendo en forma detallada todos los
equipos de comunicaciones, armamento y vehículos.
Registro fotográfico del uniforme y dotación de los vigilantes
Los sistemas de selección del personal.
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

Los sistemas de supervisión.
Programas de capacitación suministrada al personal que laborará en la institución.
El servicio de vigilancia que la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja está interesada en contratar,
corresponde a la modalidad de vigilancia fija y móvil (con y/o sin armas) y deberá contar con medio
de comunicación (radios de comunicación, teléfonos móviles celulares o Avantel).
Con la información sobre: uso y destinación de las diferentes áreas, la visita a las instalaciones y la
información de los puestos que hoy tenemos, los oferentes deben presentar una propuesta de
puestos de vigilancia, en forma tal que se garantice una eficiente y eficaz cobertura, según la realidad
de la entidad.
Para este propósito, el oferente debe elaborar un mapa de riesgos propio de las entidades hospitalarias
y en especial para la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja, con miras a presentar de manera sustentada: la
conformación del equipo de vigilantes; las ofertas de equipos de vigilancia y control; y el modelo de
supervisión y control para garantizar calidad y eficiencia en el servicio a contratar.
La propuesta en puestos de trabajo en principio no debe superar los puestos que hoy se tienen, pues
se incorpora tecnología en el servicio; de aumentarse debe ser debidamente fundamentada.
En la oferta técnica deben ser explícitos los siguientes aspectos:
a. Uniforme y dotación por puesto
En la propuesta y de acuerdo a las indicaciones ofrecidas en el recorrido a las instalaciones, previsto
en los términos como obligatorio, debe hacerse explicito que tipo de uniforme tendrá el personal y
que mecanismos de protección tendrá cuando el servicio se preste a la intemperie o condiciones
especiales.
b. Supervisión y control al servicio
El oferente debe soportar su propuesta de vigilancia con un mecanismo de supervisión y control de
ronda y/o en las instalaciones de tal forma que los aspectos de coordinación y evaluación de la
diligencia del personal en la instalación sea con inmediatez.
c. Armas de dotación
Las armas de dotación deben relacionarse y asociarse a cada puesto de servicio, especificando la clase
de arma y la razón por la cual se asigna. En los puestos en que se asigne arma, es necesario que el
oferente explique las razones de conveniencia y pertinencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS DEL SERVICIO
Los recursos materiales y el talento humano exigido como obligatorios para la prestación del servicio,
son los indicados en los apartes respectivos de los términos. La no presentación de cualquiera de
estos recursos en la oportunidad que para cada uno se señala o el incumplimiento de las condiciones
fijadas para cada uno, constituirán incumplimientos graves de las obligaciones del contrato, sujetos a
las sanciones respectivas. Las personas, bienes y documentos a los cuales se refieren estos apartados,
están sujetos al visto bueno del interventor y el contratista estará obligado a hacer las modificaciones
y sustituciones que aquél le indique.
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Armamento
El armamento propuesto debe estar acorde con las necesidades específicas de cada puesto de
vigilancia. Cada uno de los puestos de vigilancia deberá contar con su respectivo armamento, si el
esquema de seguridad y la realidad del puesto así lo ameritan. Todas las armas deben ser de
propiedad de la Empresa de vigilancia y deben tener salvoconducto vigente.
Quien resulte favorecido en el presente proceso de selección deberá presentar al Interventor del
contrato, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, una
relación del armamento que se destinará a la prestación del servicio, acompañada de fotocopia de los
salvoconductos vigentes de las mismas armas, expedidos por la autoridad competente, a nombre del
contratista, so pena de declarar el incumplimiento y hacer efectivas las pólizas respectivas.
Sistema para detección de metales
Los oferentes deben presentar en su oferta la distribución y mecanismos para la detección de metales
que más se ajusten a la realidad, los que deben instalarse y disponerse dentro de los primeros ocho
(8) días calendario de ejecución del mismo.
El contratista debe presentar las recomendaciones técnicas de los fabricantes en cuanto a
mantenimiento preventivo para los equipos que ofrezca al Hospital y describir el tiempo de respuesta
dentro del que se atenderá las necesidades de mantenimiento correctivo y la alternativa en caso de
no solucionar el problema en dicho período.
Linternas
El contratista deberá dotar a todos los vigilantes de una linterna de chorro, mantenerlas en perfectas
condiciones de funcionamiento y disponibilidad durante todo el tiempo de ejecución del contrato.
Equipos de Comunicación
El contratista debe disponer de una estación base. El Supervisor Operativo, los demás Supervisores,
los vehículos y cada puesto de vigilancia deben contar cada uno con un radioteléfono, cargador de
batería y batería de repuesto. Adicionalmente se debe instalar un radio base en el hospital y
suministrar un radioteléfono al Interventor del contrato por parte de la ESE, en calidad de
préstamo, durante la vigencia del contrato. Las patrullas móviles deberán contar con equipo de
comunicaciones. Todos los radioteléfonos serán presentados al Interventor el día de la iniciación del
contrato.
Este sistema de comunicación deberá contar con acceso directo a la Policía Nacional en caso de
requerir su presencia en las instalaciones del Hospital, adicionalmente, se solicita a la empresa que
aporte un sistema de comunicación alterno para la comunicación directa entre el interventor del
contrato y el supervisor del equipo de vigilancia del hospital (este miembro de la empresa de
seguridad)
Debe presentarse el programa de mantenimiento preventivo a todos los radios de comunicación y
presentar certificación escrita de las actividades adelantadas sobre tal aspecto. Igualmente deberá
garantizar la solución de problemas en cualquiera de los equipos de comunicación, en un término
inferior a 12 horas hábiles y en caso de no solucionar el problema en dicho período, deberá
suministrar un equipo de reposición de iguales o mejores características.
Patrulla para supervisión de puestos
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El vehículo para la supervisión de los puestos contratados no tiene costo adicional y su valor se
entenderá incluido en el valor total de la propuesta. No debe, por tanto cotizarse por separado. El
proponente debe acreditar que el vehículo o moto es de su propiedad, mediante carta de propiedad o
contrato de leasing a su nombre y/o contrato de arrendamiento por el periodo del contrato.
A quien se adjudique el servicio, deberá presentar al Interventor del contrato, a más tardar dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, el vehículo y/o moto que se utilizará
para la supervisión, con toda la documentación requerida.
Capacitación del personal de vigilancia
El contratista deberá cumplir las normas que regulan la materia. El Hospital se reserva el derecho de
constatar en cualquier momento de la ejecución del contrato, la información que le presente el
contratista, bien en las instalaciones donde realice la capacitación de su personal, o bien, con el
registro que de estas actividades aparezca en las entidades rectoras de esta actividad. Dentro de sus
programas de instrucción deberá incluir capacitación sobre Atención Al Usuario, Comunicación,
Derechos Humanos, Respeto Al Cliente Interno Y Externo.
A la iniciación del contrato y durante su duración, el contratista estará obligado a suministrar para
cada puesto de vigilancia, libros de control en los cuales se consignará la siguiente información:
Control y autorización de salida y entrada de elementos, autorizaciones de entrada y salida de
personal, control de visitantes, control ingreso y salida de equipos tecnológicos, minuta de cada
puesto, minuta para cambio de turno, control para cambio de ingreso y salida de vehículos.
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Será responsabilidad del Contratista el diseño e implementación del programa de Higiene y Seguridad
Industrial que aplicará durante la ejecución del contrato, de acuerdo con la legislación vigente.
El contratista deberá tomar las precauciones necesarias para la protección y seguridad del
personal a su cargo o servicio. Deberá además, preparar un programa completo de
seguridad y someterlo a la aprobación del supervisor, quien podrá ordenar cualquier otra
medida adicional que considere necesaria. El contratista deberá responsabilizar a una
persona de su organización para velar por el cumplimiento de dichas medidas.
Mensualmente deberá suministrar informes de todos los accidentes de trabajo que hayan ocurrido, las
causas de los mismos y las medidas correctivas para evitar que se repitan, con todos los datos que
exija el supervisor. Los servicios y medidas anteriores no tendrán pago por separado y su costo
deberá estar cubierto por los ítems de pago del contrato. El contratista será responsable de todos los
accidentes que pueda sufrir su personal, el personal de interventoría o del Hospital, pacientes,
visitantes autorizados o transeúntes, como resultado de su negligencia o descuido en tomar las
medidas de seguridad necesarias. Por consiguiente, todas las indemnizaciones serán cubiertas por
cuenta del contratista.
1.11. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta debe entregarse en la SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, Hospital San
Rafael de la ciudad de Tunja.
Se tendrá por fecha y hora de recibo, la fecha y hora de llegada a la Oficina de Contratación.
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La propuesta con toda la información necesaria debe presentarse foliada, en original y copia y en
sobre sellado.
La propuesta deberá presentarse firmada, encuadernada, índice paginado, s; así mismo la propuesta
técnica y económica deberá ser presentada en medio magnético.
Las fotocopias que se incluyan en las propuestas deberán ser legibles.
Así mismo, la propuesta debe presentarse sin borrones, tachaduras ni enmendaduras que puedan
afectar sus características, cantidades, valores unitarios o valores totales; so pena de ser in admitida.
En caso de efectuarse alguna aclaración se deberá colocar una nota explicativa de la misma,
debidamente rubricada por el proponente.
Por ningún motivo se admitirán propuestas presentadas después del día y hora señalados para el
cierre.
Después de recibidas las propuestas no se permite el retiro parcial de ninguna de ellas.
1.12. VALIDEZ DE LA OFERTA
Las ofertas deberán tener validez de ciento veinte (120) días calendario, contados a partir de la fecha
de cierre de la Invitación Pública. Esta vigencia debe indicarse expresamente en la propuesta. Se
aclara que la validez de la oferta se aplica hasta la formalización del contrato, los precios propuestos
serán vigentes durante todo el plazo de ejecución del contrato.
10
1.13 CIERRE DE LA INVITACIÓN
El cierre del proceso de selección se realizará el día y hora señalado en el cronograma, en la oficina
de Subgerencia Administrativa y Financiera, ubicada en la carrera 11 No. 27-27 Hospital San Rafael de
Tunja.
1.14. APERTURA DE LAS PROPUESTAS
La propuesta debe entregarse en la SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, Hospital San
Rafael de la ciudad de Tunja. Se tendrá por fecha y hora de recibo, la fecha y hora de llegada a la
Oficina designada. La propuesta con toda la información necesaria debe presentarse con índice
foliada, en original, impresa a doble cara y en sobre sellado. (OBLIGATORIO).
La propuesta deberá presentarse firmada, encuadernada, índice paginado y foliado a los cuales se
presente; así mismo la propuesta técnica y económica deberá ser presentada en medio magnética.
Las fotocopias que se incluyan en las propuestas deberán ser legibles.
Así mismo, la propuesta debe presentarse sin borrones, tachaduras ni enmendaduras que puedan
afectar sus características, cantidades, valores unitarios o valores totales; so pena de ser in admitida
1.15. DECLARACIÓN DE DESIERTA
La declaratoria de desierta de la presente Invitación procederá cuando no sea posible garantizar la
selección objetiva, cuando ninguna de las ofertas se ajuste al términos de referencia, cuando no se
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presente propuesta alguna o en general cuando falte voluntad de participación. Para este caso, se
procederá, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Interno de Contratación
1. No definir claramente las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios ofrecidos;
2. No contener reglas claras y completas que permitan la escogencia objetiva de los bienes y/o
servicios a contratar;
3. Cuando la oferta induzca a error y que no permita la formulación de escogencia clara y concretas
para la entidad.
4. Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste a los requerimientos de
la entidad, o cuando falte voluntad de participación.
5. Cuando las propuestas sobrepasen el valor del presupuesto oficial.
1.16. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
EL HOSPITAL, adjudicará la presente proceso de selección a la persona natural o jurídica o consorcios
y uniones temporales que cumpliendo con las especificaciones técnicas y económicas presente la
propuesta más favorable.
1.17 CRITERIOS DE DESEMPATE:
En el evento en el que se presente un empate se procederá a escoger la propuesta que se halla
radicado de primero
1.18 REGISTRO Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El valor del contrato se cancelará con cargo al presupuesto de la vigencia 2015.
1.19. MONEDA DE LA OFERTA
El proponente presentará su oferta en pesos colombianos ofrecer un cupo con los elementos del
anexo 1 los cuales serán descargados con ordenes de pedido autorizados por el hospital hasta llegar
al total del presupuesto
1.20. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta que prepare el proponente, la correspondencia y documentos relativos a ella que
intercambien el oferente y la entidad licitante deberán redactarse en idioma español.
CAPITULO II
CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS
1. CRITERIOS Y FACTORES DE CALIFICACIÓN
La evaluación de las propuestas tendrá un puntaje máximo de 100 puntos y se hará sobre los
siguientes factores:
CRITERIOS
Capacidad jurídica
Capacidad Financiera
PUNTAJE
Admitido o no admitido
Admitido o no admitido
11
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Propuesta Económica
Experiencia certificada
Capacidad técnica

10 puntos
50 puntos
40 Puntos
PROPUESTA ECONÓMICA: La propuesta económica más favorable para la Institución,
obtendrá el máximo puntaje de DIEZ (10) puntos y para las demás propuestas se
determinará de acuerdo con la siguiente equivalencia:
Puntaje:
Valor de la Menor Propuesta X 10 /
Valor propuesta evaluada
NOTA: se rechazarán las propuestas cuyo valor supere el presupuesto oficial o que se encuentre por
debajo de lo establecido en la Circular No 435 de 2014, emitida por la Superintendencia de Vigilancia,
mediante la cual se regula las tarifas para de 2015.

EXPERIENCIA CERTIFICADA: 50 PUNTOS
EL proponente que acredite experiencia en la Prestación DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA o de similares en el sector estatal o privado de Hospitales y/o clínicas de nivel
II y/o III de Complejidad, que haya prestado idénticos similares o iguales servicios al objeto de la
presente convocatoria. Ello se demostrará mediante la presentación de TRES (3) certificaciones en tal
sentido que sumados asciendan al 100% del valor del presente contrato. Los demás proponentes que
no alcancen el 100% del valor, se calificarán ponderadamente en orden descendente partiendo del
proponente que obtuvo el mayor puntaje.

12
CAPACIDAD TÉCNICA: 40 PUNTOS
Este ítem comprende las competencias laborales, capacidad tecnológica, técnica y administrativa,
como también la implementación de los procesos de selección del recurso humano o clasificación del
aporte laboral de los trabajadores y/o Asociados, con base en la experiencia en Contratos de
Prestación del Servicio de vigilancia y seguridad privada.
El proponente deberá incluir en su propuesta la forma como está organizado y manifestar los recursos
físicos, tecnológicos y humanos con que cuenta para la ejecución del contrato a celebrarse con el
Hospital.
El proponente deberá adjuntar las hojas de vida del personal de vigilantes con quienes desarrollará y
administrará el Contrato de Prestación de Servicios que eventualmente suscriba con el Hospital, con
especificación de su formación académica, profesión, experiencia, tiempo de vinculación con el
proponente. Igualmente, demostrar los métodos mediante los cuales realiza seguimiento al
desempeño de sus colaboradores, trabajadores o asociados durante la ejecución del objeto
contractual.
Personal con mayor experiencia, capacitado para
la prestación del servicio de vigilancia en
Hospitales
Capacidad administrativa de la Empresa
(recursos físicos, tecnológicos y humanos)
20 puntos
20 puntos
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Personal con mayor experiencia, capacitado para la prestación del servicio de vigilancia
en Hospitales

El proponente deberá adjuntar las hojas de vida del personal de vigilantes con quienes
desarrollará y administrará el Contrato de Prestación de Servicios que eventualmente suscriba
con el Hospital, con especificación de su formación académica, capacitaciones, profesión,
experiencia, tiempo de vinculación con el proponente.
Para la verificación de la capacitación se tendrán en cuenta las certificaciones expedidas por las
empresas de vigilancia en las cuales el personal haya prestado el servicio.
Capacidad administrativa de la empresa

Presentar el organigrama que refiera la capacidad administrativa instalada para la prestación
del servicio las hojas de vida de quien lo componen

Designar un coordinador de los proceso de Vigilancia y Seguridad Privada de la presente
contratación.

Anexar certificado de vinculación de los trabajadores al sistema de seguridad social salud,
pensión, Caja de Compensación y ARL

Presentar la relación de elementos tecnológicos a proveer para el servicio de vigilancia
privada.

Presentar los métodos mediante los cuales realiza seguimiento al desempeño de sus
colaboradores, trabajadores o asociados durante la ejecución del objeto contractual
El comité evaluador hará la respectiva comparación de las propuestas teniendo en cuenta los
criterios enunciados en el presente Términos de referencia.
El comité podrá con posterioridad al cierre de la convocatoria y antes de la adjudicación, solicitar a los
proponentes, las aclaraciones o informaciones que considere necesarias y que no violen o modifiquen
las bases de la convocatoria ni la igualdad de los proponentes. Las respuestas se deberán enviar por
escrito, se limitarán a los puntos solicitados, y en ningún caso la aclaración o información solicitada
podrá ser pretexto para alterar o modificar la oferta.
2. CRITERIOS DE DESEMPATE
Se entenderá que hay empate entre dos propuestas cuando presenten un número idéntico en el
puntaje obtenido, allí se aplicarán como criterios de desempate en primer lugar, el mayor puntaje en
experiencia de vigilancia en sector salud y si persiste el empate se realizara por medio de sorteo de
balotas procedimiento que se realizara en presencia del Comité y un tercero que sirva de testigo; de
lo actuado se dejará constancia en el Acta Evaluación.
CAPITULO III
DEL CONTRATO
1. LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
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La firma del contrato se debe realizar dentro de la fecha establecida en el cronograma de los términos
de referencia, so pena de adjudicarlo al segundo en orden de calificación, en razón al cumplimiento
oportuno de su objeto social.
2. PLAZO DEL CONTRATO
El plazo estimado para la prestación del servicio que se pretende cubrir con esta invitación es desde el
01 de abril al 31 de octubre de 2015.
3. GARANTÍAS DEL CONTRATO
El proponente favorecido deberá constituir una garantía única en favor del HOSPITAL expedida por
una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, amparando los
siguientes riesgos:
COBERTURA EXIGIBLE
SI
Cumplimiento general del contrato
X
Responsabilidad Civil extracontractual
X
Salarios y prestaciones
X
NO
CUANTÍA
treinta (30%) por ciento
del valor total del contrato
200 SMMLV.
Diez (10%) por ciento del
valor total del contrato
VIGENCIA
Duración del contrato y
cuatro (4) meses más
Duración del contrato.
Duración del contrato y
tres (3) años más
4. CESIÓN DE DERECHOS, LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y REGULACIÓN JURIDICA
El proponente favorecido no podrá ceder sus derechos u obligaciones, sin autorización expresa y por
escrito de EL HOSPITAL.
El contrato objeto de la presente Invitación se regirá por el acuerdo 019 de 2014, mediante el cual se
adopta el estatuto contractual de la ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA y por las normas de
derecho civil y comercial aplicables a las empresas sociales del estado.
5. CADUCIDAD
La declaratoria de caducidad deberá proferirse por EL HOSPITAL mediante resolución motivada, en la
cual expresará la causa o las causas que dieron lugar a ella y se ordenará hacer efectivas las multas,
si no se hubieren decretado antes.
Contra dicha providencia cabe el recurso de reposición en los términos establecidos legalmente.
6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
En desarrollo de la ejecución del contrato, el CONTRATISTA deberá cumplir las siguientes
obligaciones, además de las establecidas como especificaciones mínimas:
1. Prestar el servicio de vigilancia en las instalaciones del Hospital señaladas en las Especificaciones
Técnicas Mínimas.
2. Prestar el servicio con personal capacitado, debidamente uniformado, con excelente presentación
personal e identificado con el carné de la empresa, garantizando la asistencia de personal femenino
en la portería principal para realizar las requisas que sean necesarias.
3. Prestar el servicio de vigilancia y supervisión de puestos de conformidad con las instrucciones que
imparte el supervisor del contrato.
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4. Designar un supervisor debidamente capacitado, quien será el enlace permanente entre el
HOSPITAL y el CONTRATISTA.
5. Atender en debida forma los reclamos que presente la ESE y adoptar las medidas correctivas de
manera inmediata.
6. Suministrar todos los equipos necesarios para la prestación del servicio de vigilancia, cuyos costos
deberán contemplarse dentro de los precios ofrecidos en la propuesta.
7. Mantener en perfecto funcionamiento los radioteléfonos, armas y demás equipos y elementos
suministrados para cumplir el objeto del contrato. El Hospital, se reserva el derecho de solicitar,
cuando lo considere pertinente, los registros de mantenimiento.
8. Presentar al supervisor del contrato la copia de los salvoconductos de las armas que se empleen en
el desarrollo del contrato.
9. Hacer entrega al supervisor del contrato, dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del
contrato de las hojas de vida del personal que va a prestar el servicios en cada uno de los puestos,
acompañadas de las respectivas certificaciones de capacitación y las afiliaciones a los sistemas de
seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales) y Cajas de Compensación Familiar de
conformidad con la ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, así como fotocopia de los
certificados judiciales y libretas militares. Esta misma obligación serpa exigible de inmediato cuando se
presente cualquier cambio en el personal de vigilancia que atiende el servicio.
10. Reportar todo cambio de personal que se efectúe durante la ejecución del contrato.
11. Responder ante el Hospital, previa investigación o indicios serios de la responsabilidad directa del
contratista, cuando se produzca la pérdida, sustracción o daño de los bienes que se encuentren
dentro de las áreas sometidas a su control y vigilancia, incluidos los bienes muebles de los servidores
públicos de la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja que laboren o presten sus servicios en dichas áreas,
siempre y cuando estos bienes muebles hayan sido ingresados a las dependencias cumpliendo los
mecanismos de registro y control que la Entidad y la empresa de vigilancia acuerden el efecto a la
iniciación del contrato y/o durante su ejecución.
De igual forma responderán, por las fugas de pacientes y/o usuarios que no tengan el paz y salvo de
salida, reponiendo el valor total de lo dejado de cobrar por el Hospital, valor que será descontado de
la factura de cobro, a menos que demuestre la empresa la falta de culpa o dolo al momento del
hecho.
12. Permitir movimientos de inventarios sólo cuando medie autorización escrita por la administración
de la empresa.
13. Proponer un sistema de control de entrada y salida de personal a las instalaciones del Hospital, el
cual se implementará previa revisión y aprobación.
14. Reportar dentro de un lapso no mayor a 24 horas y en forma escrita y verbal al supervisor,
cualquier novedad que se presente en los puestos de vigilancia contratados.
15. Verificar que se encuentren con la debida seguridad las puertas, ventanas y cerraduras de la sede
del Hospital.
16. Coordinar y llevar en cada puesto o área de servicio la respectiva bitácora y reporte de
novedades. De los eventos especiales o fuera de lo común, debe presentarse reporte diario al
responsable de cada área y/o al supervisor del contrato.
17. Constatar permanentemente los elementos e inventario a la vista.
18. Mantener durante toda la ejecución del contrato, de acuerdo con lo estipulado en el mismo: la
póliza de responsabilidad civil extracontractual, las licencias de funcionamiento requeridas para la
prestación de los servicios ofrecidos y la licencia para operar las frecuencias radioeléctricas.
19. El contratista deberá tener afiliado al personal que destinará para la prestación del servicio al
sistema de seguridad social e igualmente estar al día en el pago de los anteriores aportes y en el pago
de sus obligaciones parafiscales (Caja de Compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y SENA), durante la vigencia del contrato.
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20. El contratista deberá garantizar para el inicio del contrato tener el montaje completo de equipos,
puestos de trabajo y demás mecanismos de seguridad que respondan al correcto inicio del servicio.
21. El contratista deberá presentar informes mensuales de ejecución del servicio, previa certificación
del servicio por parte de la interventoria.
22. La empresa se compromete a elaborar, socializar implementar y revisar mensualmente las guías o
protocolos de manejo de las primeras 10 causas de egreso hospitalario y 10 primeras causas de
consulta externa. La Empresa participara activamente en la supervisión de la adherencia a la
aplicación de las guías o protocolos de su respectivo servicio.
23. Atender las solicitudes del Hospital, para la gestión de los procesos procedimientos y actividades
asistenciales y administrativas generadas en todo lo relacionado con el sistema integral de gestión de
calidad: MECI, Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (habilitación, auditoria para el
mejoramiento de la calidad, sistema de información para la calidad y Acreditación) IAMI, Hospital
verde, proyecto de Atención segura y las políticas del HOSPITAL para lograr la obtención de cada uno
de los programas y proyectos en que se inscriba.
24. La Empresa aplicara las ideas centrales del humanismo, en las relaciones interpersonales, en el
trato medico paciente o atención al usuario tales como el concepto de igualdad de los seres humanos,
el reconocimiento de la diversidad personal y cultural, el rechazo a todo tipo de discriminación, la
libertad de ideas y creencias.
25. La Empresa actuara como representante legal y judicial ante las autoridades judiciales y
administrativas, por hechos derivados de la ejecución del objeto de este contrato. En ningún caso el
HOSPITAL será llamado en garantía o actuara solidariamente.
26. La Empresa responderá por los inventarios de los bienes o elementos dados en tenencia para el
desarrollo de su labor tanto durante el tiempo en el cual las ejecute como a su retiro, ya sea
reponiéndolo o cancelando su reparación, salvo el deterioro normal generado por el uso. Para tal
efecto deberá firmar las actas de recibo y entrega de inventarios al inicio y terminación del contrato.
27. La Empresa presentara las respectivas facturas con el lleno de los requisitos legales, debidamente
soportadas con el respectivo informe, aprobadas con la certificación expedida por el Interventor del
Contrato.
28. La Empresa se sujetara a la supervisión de quien sea designado por el HOSPITAL atendiendo
oportunamente los requerimientos de este.
29. Informar al HOSPITAL de manera escrita tan pronto como se haya ejecutado el 85 % del valor del
presente contrato.
30. Asistir y participar activamente a las convocatorias de los diferentes comités institucionales tales
como el de Infecciones, vigilancia Epidemiológica y farmacéutico, ajustando o adoptando las
actividades tendientes a fomentar la seguridad en la atención en salud, entre ellas: controlar las
infecciones intrahospitalarias y los eventos de interés en salud pública y notificación obligatoria,
correcta y oportuna prescripción, uso racional de antibióticos, uso de los elementos de bioseguridad y
correcto manejo de desechos.
31. La Empresa diseñara y desarrollara un programa de bienestar y capacitación entre sus cooperados
o asociados con que realiza la prestación del servicio o proceso contratado. Este programa deberá ser
articulado con el HOSPITAL.
32. La Empresa deberá entregar el plan básico legal compuesto por: política de salud ocupacional,
reglamento de higiene y seguridad industrial con formación y capacitación de los comités de salud
ocupacional, plan de brigadas y emergencia y el fomento de estilos de vida y trabajos saludables. Para
la ejecución de este plan y la articulación con los del HOSPITAL, la empresa debe designar un
coordinador con licencia vigente en salud ocupacional, de manera que garantice el cumplimiento de
las políticas de salud ocupacional en la ejecución del proceso contratado.
33. La Empresa se compromete a carnetizar al recurso con el cual prestara el servicio y a verificar que
el carnet sea portado durante el tiempo de permanencia en el HOSPITAL.
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34. La Empresa se compromete a ejecutar y atender las ACTIVIDADES ACADEMICAS establecidas por
el HOSPITAL coordinadas con la Subgerencia a cargo y de conformidad con las programaciones
establecidas por la Oficina de Educación Medica de la Institución.
35. Las demás que correspondan con la naturaleza del contrato y que garanticen la correcta ejecución
del proceso contratado.
36. Atender y cumplir con lo establecido en el código de Ética y buen Gobierno desarrollado por el
Hospital.
7. FORMA DE PAGO
Para todos los casos, la forma de pago será mensual una vez radicada la factura ante el supervisor del
contrato para el respectivo trámite administrativo, previa certificación del supervisor, adjuntando las
planillas de pago del sistema de seguridad social (salud, pensión y ARL) y pago de aportes de
parafiscales de acuerdo con la normatividad vigente.
8. IMPUESTOS
En virtud al artículo 46 de la ley 1607 de 2012, los impuestos que se relacionan a continuación, se
grabaran del valor de la administración
Para el pago del objeto contratado el Hospital realizará los siguientes descuentos:
Retención en la fuente: 1 %
Contribución al deporte: 3%
Contribución pro adulto mayor 3%
Retención en la fuente de ICA: 10 x 1.000
Estos descuentos se efectuaran sobre el valor facturado antes de IVA.
Retención en la fuente de IVA (para en caso de productos gravados): 15% del valor del IVA
(Aplica exclusivamente a aquellas empresas que pertenezcan al Régimen Común, de
conformidad con lo establecido en el Estatuto T ributario).
Estampilla 3% de la administración
Estampilla pro Adulto Mayor: 2% de la administración, el cual se deberá cancelar previa
legalización del contrato.
COMITE DE CONTRATACION
ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA
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ANEXO No. 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Señores
E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA
Ciudad
Yo, ________________________ identificado con C.C. Nº ______________ de _____________,
actuando en nombre propio y en representación de __________________, debidamente registrada en
la Cámara de Comercio de ___________ con numero mercantil ___________(o en nombre propio, o
en representación de una persona natural, según el caso) domiciliada en ___________ por medio de
la presente me permito presentar propuesta para el proceso de convocatoria pública Nº 13 de 2015,
cuyo objeto es _______________________________________________ de la E.S.E. Hospital San
Rafael de Tunja, de acuerdo con las condiciones establecidas en los términos de referencia y declaro:
1. Que la persona jurídica por mi representada no se halla incursa en ninguna de las caudales de
inhabilidad y o incompatibilidad establecidas en la Constitución y Ley sobre la materia y que tampoco
se encuentra incursa en ninguno de los eventos previstos como prohibiciones especiales para
contratar.
2. Que ninguna persona o entidad distinta de la aquí nombrada tiene intereses en estas propuesta, ni
en el contrato que como consecuencia de ella se llegare a celebrar y que por consiguiente sólo
compromete a la persona jurídica o natural por mi representada.
3. Que conozco los términos de referencia, los ANEXOS, especificaciones y demás documentos de la
invitación y que acepto todos los requisitos en él contenido.
4. Que en caso de que sea aceptada nuestra propuesta, nos comprometemos a suscribir el contrato
correspondiente, en el lapso de tiempo señalado en los términos de referencia
5. Que conozco la información general y específica y demás documentos del proceso de selección Nº
13 de 2015, y acepto los requisitos en ellos contenidos.
6. Que tengo en mi poder los documentos que integran los términos de referencia y sus ANEXOS.
7. Que realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del
contrato en el término señalado en los términos de referencia
8. A continuación relaciono la documentación exigida por la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja y que
incluyó en la propuesta Nº
9. Igualmente señaló como dirección donde se pueden remitir por correo documentos, notificaciones
o comunicaciones relacionadas con la presente invitación, la siguiente:
DIRECCION: ________________________
TELEFONO
E-MAIL: ____________________________
CIUDAD: ___________________________
Atentamente,
Representante Legal
(Nombre y firma)
18
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ANEXO 2 ESPECIFICACIONES O PUNTOS PARA EL SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA
PUNTOS
PARQUEADERO
PORTERIA PRINCIPAL
HORAS
24
16
DIAS
L-D
L-D
14
CONSULTA EXTERNA
URGENCIAS
ENTORNO
AUDITORIO
CENTRO MONITOREO
RONDAS GENERAL PISOS
REHABILITACION
12
24
12
10
24
24
HORARIO
L-V
ARMADO
ARMA
6AM A 22 PM
ARMA
6AM A 20 PM
NO
6A M A 6PM
NO
L-D
ARMA
L-D
6PM A 6 AM
ARMA
L-V
DIURNAS
NO
L-D
PERMANENTE
NO
L-D
PERMANENTE
NO
L-V
DIURNAS
NO
RAYOS X
8
8
L-V
DIURNAS
NO
PUESTO MOVIL
12
L-D
6AM A 6PM
NO
19