Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia Empresa Social del Estado HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA TÉRMINOS DE REFERENCIA “VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LA E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA Y ARRENDAMIENTO DEL CIRCUITO CERRADO DE CAMARAS QUE ESTA CONFORMADO POR: UN CCTV Y EL CABLEADO, 63 CAMARAS FILAS DE TELEVISION A COLOR CON UNA MESA CONTROLADORA PARA DOMOS Y 4 DVR CON CAPACIDAD DE TRES DISCOS DUROS DE 2 THERA CADA UNO Y 4 MONITORES A COLOR DE 32 PULGADAS” CONVOCATORIA PÚBLICA No. 14 DE 2015 MARZO DE 2015 1 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia CAPITULOI REFERENCIAS GENERALES DE LA INVITACIÓN 1.1 OBJETO DE LA INVITACIÓN “VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LA E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA Y ARRENDAMIENTO DEL CIRCUITO CERRADO DE CÁMARAS QUE ESTA CONFORMADO POR: UN CCTV Y EL CABLEADO, 63 CÁMARAS FILAS DE TELEVISIÓN A COLOR CON UNA MESA CONTROLADORA PARA DOMOS Y 4 DVR CON CAPACIDAD DE TRES DISCOS DUROS DE 2 THERA CADA UNO Y 4 MONITORES A COLOR DE 32 PULGADAS” 1.2 CRONOGRAMA ACTIVIDAD Publicación proyecto términos referencia Visita a Instalaciones DESDE del 11 de Marzo de 2015 HASTA LUGAR Y HORA de de 13 de Marzo de 2015 OBSERVACIONES Y ACLARACIONES www.hospitalsanrafaeltunja.g ov.co 13 de Marzo de 2015 8: 00 a.m.,en punto en la Subgerencia Administrativa y Financiera a cargo de Supervisora de Contratos EMail: contratacion@hospitalpitalsan de rafaeltunja.gov.co hasta las de 4:00 pm y/o oficina subgerencia administrativa y financiera del HSRT. de www.hospitalsanrafaeltunja.g de ov.co Los participantes deberán acreditar cedula de ciudadanía y poder de autorización de la empresa que representan otorgado debidamente por el representante legal, además de certificado de cámara. Oferente que no se presente a la hora estipulada no será tenido en cuenta para la certificación de visita Únicamente se recibirán al EMail: contratacion@hospitalsanrafaelt unja.gov.co o radicadas en la Subgerencia Administrativa y F. hasta las 4:00 p.m. Observaciones al 13 proyecto de marzo términos de 2015 referencia de 13 de marzo 2015 16 Respuesta a las marzo observaciones 2015 17 Apertura de la marzo Invitación 2015 Publicación 17 términos de marzo referencia 2015 definitivos de 16 Serán publicadas en la página de marzo de la institución. 2015 de 17 de Se hará mediante acto de marzo de Gerencia administrativo 2015 de 17 Pagina web de demarzo www.hospitalsanrafaeltunja.g de 2015 ov.co 2 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia 19 Radicación de Marzo propuestas y acta 2015 de cierre de 19 de Marzo 2015 19 Evaluación de las marzo propuestas 2015 24 Publicación de la marzo evaluación 2015 de 24 de marzo 2015 de 24 de marzo 2015 25 a marzo 2015 de 25 de marzo 2015 Respuesta a las 26 observaciones de marzo la evaluación 2015 27 Adjudicación marzo 2015 de 26 de marzo 2015 de 27 de marzo 2015 30 Firma del contrato marzo (*) 2015 de 31 de marzo 2015 Observaciones la evaluación de Subgerencias Administrativa y de Financiera hasta las 3:00 pm hora Superintendencia de Industria y Comercio de Subgerencias Administrativa de y Financiera Se procederá a levantar el acta de cierre correspondiente en presencia de los oferentes que deseen participar. Será realizada por el comité de contratación de Pagina web de www.hospitalsanrafaeltunja.g ov.co Únicamente se recibirán al Ede Mail: Desde las 8:00 am hasta las de contratacion@hospitalsanrafaelt 12 :00 m unja.gov.co o radicadas en la Subgerencia Administrativa y F. de Será realizada por el comité de www.hospitalsanrafaeltunja.g de contratación y serán publicadas ov.co en la página de la institución. de Por acto administrativo y será de Gerencia notificada en los términos de dicho acto. Se requiere de presencia en el Hospital de la persona natural o de representante legal o de la de persona facultada mediante poder especial para suscribir el contrato, acta de inicio y presentación de garantías. 1.3 COMUNICACIONES Las comunicaciones se radicaran en Hospital San Rafael de Tunja oficina de Contratación ubicada en la carrera 11 No. 27-27. 1.4 PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial asignado para este proceso de selección es Hasta : CUATROCIENTOS VEINTE MILLONES NOVECIENTOS SESENTA Y CINCO MIL NOVENTA Y SIETE PESOS ($420.965.097), valores que deberán incluir IVA y los demás impuestos, tasas y derechos Nacionales, Departamentales y Municipales, y demás costos inherentes, distribuidos así TRESCIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES CINCUENTA Y CINCO MIL NOVENTA Y SIETE PESOS M/CTE($392.055.097) para vigilancia, según Certificado de disponibilidad No 272 de 2015 rubro presupuestal código 21020217 denominado vigilancia y VEINTIOCHO MILLONES NOVECIENTOS DIEZ MIL PESOS M/CTE ($28.910.000) para arrendamiento de cámaras según Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 273 de 2015, con cargo al Rubro ARRENDAMIENTO, Código 21020221 para la vigencia fiscal año 2015. El exceder el presupuesto de uno de los rubros mencionados anteriormente será causal de rechazo de la propuesta 3 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia 1.6.1 VISITA A LAS INSTALACIONES: La visita a las instalaciones es obligatoria y se llevará a cabo el día y hora señalada en el cronograma, se tendrá en cuenta la hora oficial de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, el lugar para iniciar la visita será la oficina de la Subgerencia Administrativa y Financiera y se realizara con las personas que esten presentes en el lugar a la hora y fecha prevista. Para participar en la visita, los oferentes deberán hacerlo a través de del representante legal de la empresa interesada o presentarse con un delegado con poder debidamente autenticado para tal efecto, además deberán mostrar certificado de cámara de comercio vigente y comprobante de pago de la seguridad social donde acredite la vinculación con la empresa de vigilancia. Esta visita es de carácter obligatorio, se entiende que el proponente que no asista a la visita no puede continuar en el desarrollo del presente proceso, pues la misma es obligatoria debido a la complejidad de las labores que se desarrollaran en este tipo de edificaciones e instituciones. No se aceptan oferentes que se presenten después de la hora y fecha señalada para la visita a las instalaciones. 1.6 CONSULTAS, OBSERVACIONES Y ACLARACIONES Dentro del plazo del proceso de selección, cualquier interesado puede solicitar aclaraciones adicionales específicas del presente proceso de selección radicándolas en la página web del Hospital dentro del término establecido en el cronograma. Si no se presentan solicitudes de aclaración, se entenderá que el Proyecto de términos de referencia se ha encontrado satisfactorio y que no existen dudas sobre los mismos. 4 Por consiguiente no se aceptarán posteriormente reclamos fundamentados en discrepancias, errores, omisiones o dudas de los términos, salvo la solicitud de aclaraciones adicionales. 1.7 MODIFICACIONES AL TÉRMINOS DE REFERENCIA Si EL HOSPITAL considera necesario hacer modificaciones al presente proceso de selección, o si decide aplazar alguna fecha de la misma, lo hará por medio de adenda que será publicado en la página web. 1.8 REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán participar en el presente proceso de selección todas las personas jurídicas, con las referencias de experiencia, capacidad administrativa, operacional. para la presente invitación no se aceptara la participación de oferentes bajo la modalidad de consorcio o unión temporal CAPACIDAD JURÍDICA: Los proponentes acreditaran su capacidad jurídica mediante la presentación de la siguiente información: Que el objeto social o la actividad mercantil debe corresponder con el objeto a contratar. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del Representante Legal. Fotocopia del RUT (registro único Tributario) reciente Certificado de Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación de la Empresa y del representante legal Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia Certificado de Antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República de la Empresa y del representante legal Certificado de antecedentes judiciales del representante legal emitido por la policía nacional. Autorización del órgano competente, al representante legal de la institución o Entidad Oferente, para suscribir contratos hasta por la cuantía del mismo, si los estatutos así lo requieren. Certificación emitida por el representante legal donde se indique que el, gerentes o Administradores de Agencia o Sucursal, no se encuentren incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad, consagradas en la Constitución o la ley, al igual que no estar reportado en el Boletín de Responsables fiscales. Cuando se trate de personas jurídicas estar legalmente constituidas, lo que se acreditará con el certificado de existencia y representación legal, el que deberá tener una fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación y que acrediten que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Deberán presentar con la propuesta la certificación expedida por el revisor fiscal y en caso que por ley éste no exista, deberá expedirla el representante legal, acerca del cumplimiento del pago de los aportes parafiscales y afiliaciones a salud, pensiones y riesgos profesionales donde señala que se encuentra al día de este pago en los 6 meses anteriores al cierre de la presente invitación. RUP VIGENTE en el cual se evidencia la actividad, especialidad, grupo que corresponda a vigilancia privada Certificado de encontrarse inscrito en el registro de proveedores, emitido por el líder del almacén y suministros de la ESE. Carta de presentación y formulario de precios de la propuesta, firmada por el proponente o por el representante legal de la persona jurídica, la cual debe ajustarse a lo establecido en la Circular 435 de 2014, proferida por la Superintendencia de Vigilancia privada. (según formato anexo) donde afirme de manera expresa el pleno conocimiento de la referencia y requisitos de la Invitación. Garantía de seriedad de la propuesta, a favor del HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA, el valor de la garantía debe ser igual al 10% del valor del presupuesto oficial del presente proceso de selección, su vigencia no podrá ser inferior a 120 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de convocatoria pública. Certificado de matrícula mercantil correspondiente al domicilio donde se encuentre la jurisdicción del proponente. Autorización expedida por el Ministerio de las TIC para el uso de medios de comunicación. Autorización expedida por la Superintendencia de Vigilancia privada para el uso de los uniformes e instintivos de la Empresa EXPERIENCIA: Las personas jurídicas deberán acreditar que están constituidas como mínimo con DIEZ (10) AÑOS de antelación contados a partir de la fecha de cierre de presente proceso de selección. Las personas naturales deberán estar inscritas en el registro mercantil con DIEZ (10) AÑOS de antelación contado a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección. El oferente deberá acreditar experiencia, mediante la certificación de mínimo 3 contratos cuyo objeto fuere la prestación del servicio de vigilancia privada en el , dentro de los últimos 3 años. No se aceptan certificación de contratos que se encuentran en ejecución. 5 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia 1.9 CAPACIDAD FINANCIERA Toda la información se tomara del REGISTRO UNICO DE PROPONENTES y los criterios son los siguientes: A. Índice de liquidez. Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente. El proponente deberá acreditar un Índice de Liquidez mayor ó igual a uno (1.0), calculado así: B) CAPITAL DE TRABAJO (Admisible/No Admisible) Se calcula como la diferencia entre el Activo corriente menos el Pasivo corriente. EL HOSPITAL, establece que el Proponente deberá tener un “Capital de trabajo” mínimo óptimo, lo que permitirá eventualmente cumplir con obligaciones financieras propias de su organización y las que deriven de la ejecución de la obras. CAPITAL DE TRABAJO Menor o igual a Mayor o igual a C) $ 300.000.000,oo $ 300.000.001,oo* NO ADMISIBLE ADMISIBLE ENDEUDAMIENTO (Admisible/No Admisible) 6 Se obtiene de dividir el Pasivo Total en el Activo Total. INDICE DE ENDEUDAMIENTO Según certificado del RUP expedido por la autoridad competente no mayor al 60%. 1.10. CAPACIDAD TECNICA Se debe presentar una propuesta técnica de conformidad con los requisitos establecidos en los términos de referencia. La misma deberá referirse de manera expresa a todos y cada uno de los puntos contenidas en el término de referencia y presentar toda la información requerida en el mismo. Los proponentes deben informar en su oferta: Organigrama de la empresa. Personal directivo (Junta Directiva, representante legal principal y ejecutivos), indicando la estructura de personal que se coloca específicamente para atender a la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja, su forma de operación y el cargo del ejecutivo quien actuará de contacto directo con el Hospital para la atención del contrato que se llegare a suscribir. El proponente debe contar con una sucursal en la ciudad de Tunja, la cual se puede verificar en la cámara comercio la cual deberá contar con una antigüedad mínima de 10 años Infraestructura operativa de seguridad. Organigrama del departamento de operaciones, describiendo en forma detallada todos los equipos de comunicaciones, armamento y vehículos. Registro fotográfico del uniforme y dotación de los vigilantes Los sistemas de selección del personal. Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia Los sistemas de supervisión. Programas de capacitación suministrada al personal que laborará en la institución. El servicio de vigilancia que la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja está interesada en contratar, corresponde a la modalidad de vigilancia fija y móvil (con y/o sin armas) y deberá contar con medio de comunicación (radios de comunicación, teléfonos móviles celulares o Avantel). Con la información sobre: uso y destinación de las diferentes áreas, la visita a las instalaciones y la información de los puestos que hoy tenemos, los oferentes deben presentar una propuesta de puestos de vigilancia, en forma tal que se garantice una eficiente y eficaz cobertura, según la realidad de la entidad. Para este propósito, el oferente debe elaborar un mapa de riesgos propio de las entidades hospitalarias y en especial para la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja, con miras a presentar de manera sustentada: la conformación del equipo de vigilantes; las ofertas de equipos de vigilancia y control; y el modelo de supervisión y control para garantizar calidad y eficiencia en el servicio a contratar. La propuesta en puestos de trabajo en principio no debe superar los puestos que hoy se tienen, pues se incorpora tecnología en el servicio; de aumentarse debe ser debidamente fundamentada. En la oferta técnica deben ser explícitos los siguientes aspectos: a. Uniforme y dotación por puesto En la propuesta y de acuerdo a las indicaciones ofrecidas en el recorrido a las instalaciones, previsto en los términos como obligatorio, debe hacerse explicito que tipo de uniforme tendrá el personal y que mecanismos de protección tendrá cuando el servicio se preste a la intemperie o condiciones especiales. b. Supervisión y control al servicio El oferente debe soportar su propuesta de vigilancia con un mecanismo de supervisión y control de ronda y/o en las instalaciones de tal forma que los aspectos de coordinación y evaluación de la diligencia del personal en la instalación sea con inmediatez. c. Armas de dotación Las armas de dotación deben relacionarse y asociarse a cada puesto de servicio, especificando la clase de arma y la razón por la cual se asigna. En los puestos en que se asigne arma, es necesario que el oferente explique las razones de conveniencia y pertinencia. ESPECIFICACIONES MINIMAS DEL SERVICIO Los recursos materiales y el talento humano exigido como obligatorios para la prestación del servicio, son los indicados en los apartes respectivos de los términos. La no presentación de cualquiera de estos recursos en la oportunidad que para cada uno se señala o el incumplimiento de las condiciones fijadas para cada uno, constituirán incumplimientos graves de las obligaciones del contrato, sujetos a las sanciones respectivas. Las personas, bienes y documentos a los cuales se refieren estos apartados, están sujetos al visto bueno del interventor y el contratista estará obligado a hacer las modificaciones y sustituciones que aquél le indique. 7 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia Armamento El armamento propuesto debe estar acorde con las necesidades específicas de cada puesto de vigilancia. Cada uno de los puestos de vigilancia deberá contar con su respectivo armamento, si el esquema de seguridad y la realidad del puesto así lo ameritan. Todas las armas deben ser de propiedad de la Empresa de vigilancia y deben tener salvoconducto vigente. Quien resulte favorecido en el presente proceso de selección deberá presentar al Interventor del contrato, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, una relación del armamento que se destinará a la prestación del servicio, acompañada de fotocopia de los salvoconductos vigentes de las mismas armas, expedidos por la autoridad competente, a nombre del contratista, so pena de declarar el incumplimiento y hacer efectivas las pólizas respectivas. Sistema para detección de metales Los oferentes deben presentar en su oferta la distribución y mecanismos para la detección de metales que más se ajusten a la realidad, los que deben instalarse y disponerse dentro de los primeros ocho (8) días calendario de ejecución del mismo. El contratista debe presentar las recomendaciones técnicas de los fabricantes en cuanto a mantenimiento preventivo para los equipos que ofrezca al Hospital y describir el tiempo de respuesta dentro del que se atenderá las necesidades de mantenimiento correctivo y la alternativa en caso de no solucionar el problema en dicho período. Linternas El contratista deberá dotar a todos los vigilantes de una linterna de chorro, mantenerlas en perfectas condiciones de funcionamiento y disponibilidad durante todo el tiempo de ejecución del contrato. Equipos de Comunicación El contratista debe disponer de una estación base. El Supervisor Operativo, los demás Supervisores, los vehículos y cada puesto de vigilancia deben contar cada uno con un radioteléfono, cargador de batería y batería de repuesto. Adicionalmente se debe instalar un radio base en el hospital y suministrar un radioteléfono al Interventor del contrato por parte de la ESE, en calidad de préstamo, durante la vigencia del contrato. Las patrullas móviles deberán contar con equipo de comunicaciones. Todos los radioteléfonos serán presentados al Interventor el día de la iniciación del contrato. Este sistema de comunicación deberá contar con acceso directo a la Policía Nacional en caso de requerir su presencia en las instalaciones del Hospital, adicionalmente, se solicita a la empresa que aporte un sistema de comunicación alterno para la comunicación directa entre el interventor del contrato y el supervisor del equipo de vigilancia del hospital (este miembro de la empresa de seguridad) Debe presentarse el programa de mantenimiento preventivo a todos los radios de comunicación y presentar certificación escrita de las actividades adelantadas sobre tal aspecto. Igualmente deberá garantizar la solución de problemas en cualquiera de los equipos de comunicación, en un término inferior a 12 horas hábiles y en caso de no solucionar el problema en dicho período, deberá suministrar un equipo de reposición de iguales o mejores características. Patrulla para supervisión de puestos 8 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia El vehículo para la supervisión de los puestos contratados no tiene costo adicional y su valor se entenderá incluido en el valor total de la propuesta. No debe, por tanto cotizarse por separado. El proponente debe acreditar que el vehículo o moto es de su propiedad, mediante carta de propiedad o contrato de leasing a su nombre y/o contrato de arrendamiento por el periodo del contrato. A quien se adjudique el servicio, deberá presentar al Interventor del contrato, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, el vehículo y/o moto que se utilizará para la supervisión, con toda la documentación requerida. Capacitación del personal de vigilancia El contratista deberá cumplir las normas que regulan la materia. El Hospital se reserva el derecho de constatar en cualquier momento de la ejecución del contrato, la información que le presente el contratista, bien en las instalaciones donde realice la capacitación de su personal, o bien, con el registro que de estas actividades aparezca en las entidades rectoras de esta actividad. Dentro de sus programas de instrucción deberá incluir capacitación sobre Atención Al Usuario, Comunicación, Derechos Humanos, Respeto Al Cliente Interno Y Externo. A la iniciación del contrato y durante su duración, el contratista estará obligado a suministrar para cada puesto de vigilancia, libros de control en los cuales se consignará la siguiente información: Control y autorización de salida y entrada de elementos, autorizaciones de entrada y salida de personal, control de visitantes, control ingreso y salida de equipos tecnológicos, minuta de cada puesto, minuta para cambio de turno, control para cambio de ingreso y salida de vehículos. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Será responsabilidad del Contratista el diseño e implementación del programa de Higiene y Seguridad Industrial que aplicará durante la ejecución del contrato, de acuerdo con la legislación vigente. El contratista deberá tomar las precauciones necesarias para la protección y seguridad del personal a su cargo o servicio. Deberá además, preparar un programa completo de seguridad y someterlo a la aprobación del supervisor, quien podrá ordenar cualquier otra medida adicional que considere necesaria. El contratista deberá responsabilizar a una persona de su organización para velar por el cumplimiento de dichas medidas. Mensualmente deberá suministrar informes de todos los accidentes de trabajo que hayan ocurrido, las causas de los mismos y las medidas correctivas para evitar que se repitan, con todos los datos que exija el supervisor. Los servicios y medidas anteriores no tendrán pago por separado y su costo deberá estar cubierto por los ítems de pago del contrato. El contratista será responsable de todos los accidentes que pueda sufrir su personal, el personal de interventoría o del Hospital, pacientes, visitantes autorizados o transeúntes, como resultado de su negligencia o descuido en tomar las medidas de seguridad necesarias. Por consiguiente, todas las indemnizaciones serán cubiertas por cuenta del contratista. 1.11. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta debe entregarse en la SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, Hospital San Rafael de la ciudad de Tunja. Se tendrá por fecha y hora de recibo, la fecha y hora de llegada a la Oficina de Contratación. 9 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia La propuesta con toda la información necesaria debe presentarse foliada, en original y copia y en sobre sellado. La propuesta deberá presentarse firmada, encuadernada, índice paginado, s; así mismo la propuesta técnica y económica deberá ser presentada en medio magnético. Las fotocopias que se incluyan en las propuestas deberán ser legibles. Así mismo, la propuesta debe presentarse sin borrones, tachaduras ni enmendaduras que puedan afectar sus características, cantidades, valores unitarios o valores totales; so pena de ser in admitida. En caso de efectuarse alguna aclaración se deberá colocar una nota explicativa de la misma, debidamente rubricada por el proponente. Por ningún motivo se admitirán propuestas presentadas después del día y hora señalados para el cierre. Después de recibidas las propuestas no se permite el retiro parcial de ninguna de ellas. 1.12. VALIDEZ DE LA OFERTA Las ofertas deberán tener validez de ciento veinte (120) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Pública. Esta vigencia debe indicarse expresamente en la propuesta. Se aclara que la validez de la oferta se aplica hasta la formalización del contrato, los precios propuestos serán vigentes durante todo el plazo de ejecución del contrato. 10 1.13 CIERRE DE LA INVITACIÓN El cierre del proceso de selección se realizará el día y hora señalado en el cronograma, en la oficina de Subgerencia Administrativa y Financiera, ubicada en la carrera 11 No. 27-27 Hospital San Rafael de Tunja. 1.14. APERTURA DE LAS PROPUESTAS La propuesta debe entregarse en la SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, Hospital San Rafael de la ciudad de Tunja. Se tendrá por fecha y hora de recibo, la fecha y hora de llegada a la Oficina designada. La propuesta con toda la información necesaria debe presentarse con índice foliada, en original, impresa a doble cara y en sobre sellado. (OBLIGATORIO). La propuesta deberá presentarse firmada, encuadernada, índice paginado y foliado a los cuales se presente; así mismo la propuesta técnica y económica deberá ser presentada en medio magnética. Las fotocopias que se incluyan en las propuestas deberán ser legibles. Así mismo, la propuesta debe presentarse sin borrones, tachaduras ni enmendaduras que puedan afectar sus características, cantidades, valores unitarios o valores totales; so pena de ser in admitida 1.15. DECLARACIÓN DE DESIERTA La declaratoria de desierta de la presente Invitación procederá cuando no sea posible garantizar la selección objetiva, cuando ninguna de las ofertas se ajuste al términos de referencia, cuando no se Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia presente propuesta alguna o en general cuando falte voluntad de participación. Para este caso, se procederá, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Interno de Contratación 1. No definir claramente las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios ofrecidos; 2. No contener reglas claras y completas que permitan la escogencia objetiva de los bienes y/o servicios a contratar; 3. Cuando la oferta induzca a error y que no permita la formulación de escogencia clara y concretas para la entidad. 4. Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste a los requerimientos de la entidad, o cuando falte voluntad de participación. 5. Cuando las propuestas sobrepasen el valor del presupuesto oficial. 1.16. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO EL HOSPITAL, adjudicará la presente proceso de selección a la persona natural o jurídica o consorcios y uniones temporales que cumpliendo con las especificaciones técnicas y económicas presente la propuesta más favorable. 1.17 CRITERIOS DE DESEMPATE: En el evento en el que se presente un empate se procederá a escoger la propuesta que se halla radicado de primero 1.18 REGISTRO Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL El valor del contrato se cancelará con cargo al presupuesto de la vigencia 2015. 1.19. MONEDA DE LA OFERTA El proponente presentará su oferta en pesos colombianos ofrecer un cupo con los elementos del anexo 1 los cuales serán descargados con ordenes de pedido autorizados por el hospital hasta llegar al total del presupuesto 1.20. IDIOMA DE LA OFERTA La oferta que prepare el proponente, la correspondencia y documentos relativos a ella que intercambien el oferente y la entidad licitante deberán redactarse en idioma español. CAPITULO II CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS 1. CRITERIOS Y FACTORES DE CALIFICACIÓN La evaluación de las propuestas tendrá un puntaje máximo de 100 puntos y se hará sobre los siguientes factores: CRITERIOS Capacidad jurídica Capacidad Financiera PUNTAJE Admitido o no admitido Admitido o no admitido 11 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia Propuesta Económica Experiencia certificada Capacidad técnica 10 puntos 50 puntos 40 Puntos PROPUESTA ECONÓMICA: La propuesta económica más favorable para la Institución, obtendrá el máximo puntaje de DIEZ (10) puntos y para las demás propuestas se determinará de acuerdo con la siguiente equivalencia: Puntaje: Valor de la Menor Propuesta X 10 / Valor propuesta evaluada NOTA: se rechazarán las propuestas cuyo valor supere el presupuesto oficial o que se encuentre por debajo de lo establecido en la Circular No 435 de 2014, emitida por la Superintendencia de Vigilancia, mediante la cual se regula las tarifas para de 2015. EXPERIENCIA CERTIFICADA: 50 PUNTOS EL proponente que acredite experiencia en la Prestación DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA o de similares en el sector estatal o privado de Hospitales y/o clínicas de nivel II y/o III de Complejidad, que haya prestado idénticos similares o iguales servicios al objeto de la presente convocatoria. Ello se demostrará mediante la presentación de TRES (3) certificaciones en tal sentido que sumados asciendan al 100% del valor del presente contrato. Los demás proponentes que no alcancen el 100% del valor, se calificarán ponderadamente en orden descendente partiendo del proponente que obtuvo el mayor puntaje. 12 CAPACIDAD TÉCNICA: 40 PUNTOS Este ítem comprende las competencias laborales, capacidad tecnológica, técnica y administrativa, como también la implementación de los procesos de selección del recurso humano o clasificación del aporte laboral de los trabajadores y/o Asociados, con base en la experiencia en Contratos de Prestación del Servicio de vigilancia y seguridad privada. El proponente deberá incluir en su propuesta la forma como está organizado y manifestar los recursos físicos, tecnológicos y humanos con que cuenta para la ejecución del contrato a celebrarse con el Hospital. El proponente deberá adjuntar las hojas de vida del personal de vigilantes con quienes desarrollará y administrará el Contrato de Prestación de Servicios que eventualmente suscriba con el Hospital, con especificación de su formación académica, profesión, experiencia, tiempo de vinculación con el proponente. Igualmente, demostrar los métodos mediante los cuales realiza seguimiento al desempeño de sus colaboradores, trabajadores o asociados durante la ejecución del objeto contractual. Personal con mayor experiencia, capacitado para la prestación del servicio de vigilancia en Hospitales Capacidad administrativa de la Empresa (recursos físicos, tecnológicos y humanos) 20 puntos 20 puntos Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia Personal con mayor experiencia, capacitado para la prestación del servicio de vigilancia en Hospitales El proponente deberá adjuntar las hojas de vida del personal de vigilantes con quienes desarrollará y administrará el Contrato de Prestación de Servicios que eventualmente suscriba con el Hospital, con especificación de su formación académica, capacitaciones, profesión, experiencia, tiempo de vinculación con el proponente. Para la verificación de la capacitación se tendrán en cuenta las certificaciones expedidas por las empresas de vigilancia en las cuales el personal haya prestado el servicio. Capacidad administrativa de la empresa Presentar el organigrama que refiera la capacidad administrativa instalada para la prestación del servicio las hojas de vida de quien lo componen Designar un coordinador de los proceso de Vigilancia y Seguridad Privada de la presente contratación. Anexar certificado de vinculación de los trabajadores al sistema de seguridad social salud, pensión, Caja de Compensación y ARL Presentar la relación de elementos tecnológicos a proveer para el servicio de vigilancia privada. Presentar los métodos mediante los cuales realiza seguimiento al desempeño de sus colaboradores, trabajadores o asociados durante la ejecución del objeto contractual El comité evaluador hará la respectiva comparación de las propuestas teniendo en cuenta los criterios enunciados en el presente Términos de referencia. El comité podrá con posterioridad al cierre de la convocatoria y antes de la adjudicación, solicitar a los proponentes, las aclaraciones o informaciones que considere necesarias y que no violen o modifiquen las bases de la convocatoria ni la igualdad de los proponentes. Las respuestas se deberán enviar por escrito, se limitarán a los puntos solicitados, y en ningún caso la aclaración o información solicitada podrá ser pretexto para alterar o modificar la oferta. 2. CRITERIOS DE DESEMPATE Se entenderá que hay empate entre dos propuestas cuando presenten un número idéntico en el puntaje obtenido, allí se aplicarán como criterios de desempate en primer lugar, el mayor puntaje en experiencia de vigilancia en sector salud y si persiste el empate se realizara por medio de sorteo de balotas procedimiento que se realizara en presencia del Comité y un tercero que sirva de testigo; de lo actuado se dejará constancia en el Acta Evaluación. CAPITULO III DEL CONTRATO 1. LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO 13 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia La firma del contrato se debe realizar dentro de la fecha establecida en el cronograma de los términos de referencia, so pena de adjudicarlo al segundo en orden de calificación, en razón al cumplimiento oportuno de su objeto social. 2. PLAZO DEL CONTRATO El plazo estimado para la prestación del servicio que se pretende cubrir con esta invitación es desde el 01 de abril al 31 de octubre de 2015. 3. GARANTÍAS DEL CONTRATO El proponente favorecido deberá constituir una garantía única en favor del HOSPITAL expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, amparando los siguientes riesgos: COBERTURA EXIGIBLE SI Cumplimiento general del contrato X Responsabilidad Civil extracontractual X Salarios y prestaciones X NO CUANTÍA treinta (30%) por ciento del valor total del contrato 200 SMMLV. Diez (10%) por ciento del valor total del contrato VIGENCIA Duración del contrato y cuatro (4) meses más Duración del contrato. Duración del contrato y tres (3) años más 4. CESIÓN DE DERECHOS, LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y REGULACIÓN JURIDICA El proponente favorecido no podrá ceder sus derechos u obligaciones, sin autorización expresa y por escrito de EL HOSPITAL. El contrato objeto de la presente Invitación se regirá por el acuerdo 019 de 2014, mediante el cual se adopta el estatuto contractual de la ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA y por las normas de derecho civil y comercial aplicables a las empresas sociales del estado. 5. CADUCIDAD La declaratoria de caducidad deberá proferirse por EL HOSPITAL mediante resolución motivada, en la cual expresará la causa o las causas que dieron lugar a ella y se ordenará hacer efectivas las multas, si no se hubieren decretado antes. Contra dicha providencia cabe el recurso de reposición en los términos establecidos legalmente. 6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo de la ejecución del contrato, el CONTRATISTA deberá cumplir las siguientes obligaciones, además de las establecidas como especificaciones mínimas: 1. Prestar el servicio de vigilancia en las instalaciones del Hospital señaladas en las Especificaciones Técnicas Mínimas. 2. Prestar el servicio con personal capacitado, debidamente uniformado, con excelente presentación personal e identificado con el carné de la empresa, garantizando la asistencia de personal femenino en la portería principal para realizar las requisas que sean necesarias. 3. Prestar el servicio de vigilancia y supervisión de puestos de conformidad con las instrucciones que imparte el supervisor del contrato. 14 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia 4. Designar un supervisor debidamente capacitado, quien será el enlace permanente entre el HOSPITAL y el CONTRATISTA. 5. Atender en debida forma los reclamos que presente la ESE y adoptar las medidas correctivas de manera inmediata. 6. Suministrar todos los equipos necesarios para la prestación del servicio de vigilancia, cuyos costos deberán contemplarse dentro de los precios ofrecidos en la propuesta. 7. Mantener en perfecto funcionamiento los radioteléfonos, armas y demás equipos y elementos suministrados para cumplir el objeto del contrato. El Hospital, se reserva el derecho de solicitar, cuando lo considere pertinente, los registros de mantenimiento. 8. Presentar al supervisor del contrato la copia de los salvoconductos de las armas que se empleen en el desarrollo del contrato. 9. Hacer entrega al supervisor del contrato, dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato de las hojas de vida del personal que va a prestar el servicios en cada uno de los puestos, acompañadas de las respectivas certificaciones de capacitación y las afiliaciones a los sistemas de seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales) y Cajas de Compensación Familiar de conformidad con la ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, así como fotocopia de los certificados judiciales y libretas militares. Esta misma obligación serpa exigible de inmediato cuando se presente cualquier cambio en el personal de vigilancia que atiende el servicio. 10. Reportar todo cambio de personal que se efectúe durante la ejecución del contrato. 11. Responder ante el Hospital, previa investigación o indicios serios de la responsabilidad directa del contratista, cuando se produzca la pérdida, sustracción o daño de los bienes que se encuentren dentro de las áreas sometidas a su control y vigilancia, incluidos los bienes muebles de los servidores públicos de la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja que laboren o presten sus servicios en dichas áreas, siempre y cuando estos bienes muebles hayan sido ingresados a las dependencias cumpliendo los mecanismos de registro y control que la Entidad y la empresa de vigilancia acuerden el efecto a la iniciación del contrato y/o durante su ejecución. De igual forma responderán, por las fugas de pacientes y/o usuarios que no tengan el paz y salvo de salida, reponiendo el valor total de lo dejado de cobrar por el Hospital, valor que será descontado de la factura de cobro, a menos que demuestre la empresa la falta de culpa o dolo al momento del hecho. 12. Permitir movimientos de inventarios sólo cuando medie autorización escrita por la administración de la empresa. 13. Proponer un sistema de control de entrada y salida de personal a las instalaciones del Hospital, el cual se implementará previa revisión y aprobación. 14. Reportar dentro de un lapso no mayor a 24 horas y en forma escrita y verbal al supervisor, cualquier novedad que se presente en los puestos de vigilancia contratados. 15. Verificar que se encuentren con la debida seguridad las puertas, ventanas y cerraduras de la sede del Hospital. 16. Coordinar y llevar en cada puesto o área de servicio la respectiva bitácora y reporte de novedades. De los eventos especiales o fuera de lo común, debe presentarse reporte diario al responsable de cada área y/o al supervisor del contrato. 17. Constatar permanentemente los elementos e inventario a la vista. 18. Mantener durante toda la ejecución del contrato, de acuerdo con lo estipulado en el mismo: la póliza de responsabilidad civil extracontractual, las licencias de funcionamiento requeridas para la prestación de los servicios ofrecidos y la licencia para operar las frecuencias radioeléctricas. 19. El contratista deberá tener afiliado al personal que destinará para la prestación del servicio al sistema de seguridad social e igualmente estar al día en el pago de los anteriores aportes y en el pago de sus obligaciones parafiscales (Caja de Compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y SENA), durante la vigencia del contrato. 15 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia 20. El contratista deberá garantizar para el inicio del contrato tener el montaje completo de equipos, puestos de trabajo y demás mecanismos de seguridad que respondan al correcto inicio del servicio. 21. El contratista deberá presentar informes mensuales de ejecución del servicio, previa certificación del servicio por parte de la interventoria. 22. La empresa se compromete a elaborar, socializar implementar y revisar mensualmente las guías o protocolos de manejo de las primeras 10 causas de egreso hospitalario y 10 primeras causas de consulta externa. La Empresa participara activamente en la supervisión de la adherencia a la aplicación de las guías o protocolos de su respectivo servicio. 23. Atender las solicitudes del Hospital, para la gestión de los procesos procedimientos y actividades asistenciales y administrativas generadas en todo lo relacionado con el sistema integral de gestión de calidad: MECI, Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (habilitación, auditoria para el mejoramiento de la calidad, sistema de información para la calidad y Acreditación) IAMI, Hospital verde, proyecto de Atención segura y las políticas del HOSPITAL para lograr la obtención de cada uno de los programas y proyectos en que se inscriba. 24. La Empresa aplicara las ideas centrales del humanismo, en las relaciones interpersonales, en el trato medico paciente o atención al usuario tales como el concepto de igualdad de los seres humanos, el reconocimiento de la diversidad personal y cultural, el rechazo a todo tipo de discriminación, la libertad de ideas y creencias. 25. La Empresa actuara como representante legal y judicial ante las autoridades judiciales y administrativas, por hechos derivados de la ejecución del objeto de este contrato. En ningún caso el HOSPITAL será llamado en garantía o actuara solidariamente. 26. La Empresa responderá por los inventarios de los bienes o elementos dados en tenencia para el desarrollo de su labor tanto durante el tiempo en el cual las ejecute como a su retiro, ya sea reponiéndolo o cancelando su reparación, salvo el deterioro normal generado por el uso. Para tal efecto deberá firmar las actas de recibo y entrega de inventarios al inicio y terminación del contrato. 27. La Empresa presentara las respectivas facturas con el lleno de los requisitos legales, debidamente soportadas con el respectivo informe, aprobadas con la certificación expedida por el Interventor del Contrato. 28. La Empresa se sujetara a la supervisión de quien sea designado por el HOSPITAL atendiendo oportunamente los requerimientos de este. 29. Informar al HOSPITAL de manera escrita tan pronto como se haya ejecutado el 85 % del valor del presente contrato. 30. Asistir y participar activamente a las convocatorias de los diferentes comités institucionales tales como el de Infecciones, vigilancia Epidemiológica y farmacéutico, ajustando o adoptando las actividades tendientes a fomentar la seguridad en la atención en salud, entre ellas: controlar las infecciones intrahospitalarias y los eventos de interés en salud pública y notificación obligatoria, correcta y oportuna prescripción, uso racional de antibióticos, uso de los elementos de bioseguridad y correcto manejo de desechos. 31. La Empresa diseñara y desarrollara un programa de bienestar y capacitación entre sus cooperados o asociados con que realiza la prestación del servicio o proceso contratado. Este programa deberá ser articulado con el HOSPITAL. 32. La Empresa deberá entregar el plan básico legal compuesto por: política de salud ocupacional, reglamento de higiene y seguridad industrial con formación y capacitación de los comités de salud ocupacional, plan de brigadas y emergencia y el fomento de estilos de vida y trabajos saludables. Para la ejecución de este plan y la articulación con los del HOSPITAL, la empresa debe designar un coordinador con licencia vigente en salud ocupacional, de manera que garantice el cumplimiento de las políticas de salud ocupacional en la ejecución del proceso contratado. 33. La Empresa se compromete a carnetizar al recurso con el cual prestara el servicio y a verificar que el carnet sea portado durante el tiempo de permanencia en el HOSPITAL. 16 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia 34. La Empresa se compromete a ejecutar y atender las ACTIVIDADES ACADEMICAS establecidas por el HOSPITAL coordinadas con la Subgerencia a cargo y de conformidad con las programaciones establecidas por la Oficina de Educación Medica de la Institución. 35. Las demás que correspondan con la naturaleza del contrato y que garanticen la correcta ejecución del proceso contratado. 36. Atender y cumplir con lo establecido en el código de Ética y buen Gobierno desarrollado por el Hospital. 7. FORMA DE PAGO Para todos los casos, la forma de pago será mensual una vez radicada la factura ante el supervisor del contrato para el respectivo trámite administrativo, previa certificación del supervisor, adjuntando las planillas de pago del sistema de seguridad social (salud, pensión y ARL) y pago de aportes de parafiscales de acuerdo con la normatividad vigente. 8. IMPUESTOS En virtud al artículo 46 de la ley 1607 de 2012, los impuestos que se relacionan a continuación, se grabaran del valor de la administración Para el pago del objeto contratado el Hospital realizará los siguientes descuentos: Retención en la fuente: 1 % Contribución al deporte: 3% Contribución pro adulto mayor 3% Retención en la fuente de ICA: 10 x 1.000 Estos descuentos se efectuaran sobre el valor facturado antes de IVA. Retención en la fuente de IVA (para en caso de productos gravados): 15% del valor del IVA (Aplica exclusivamente a aquellas empresas que pertenezcan al Régimen Común, de conformidad con lo establecido en el Estatuto T ributario). Estampilla 3% de la administración Estampilla pro Adulto Mayor: 2% de la administración, el cual se deberá cancelar previa legalización del contrato. COMITE DE CONTRATACION ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA 17 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Señores E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA Ciudad Yo, ________________________ identificado con C.C. Nº ______________ de _____________, actuando en nombre propio y en representación de __________________, debidamente registrada en la Cámara de Comercio de ___________ con numero mercantil ___________(o en nombre propio, o en representación de una persona natural, según el caso) domiciliada en ___________ por medio de la presente me permito presentar propuesta para el proceso de convocatoria pública Nº 13 de 2015, cuyo objeto es _______________________________________________ de la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja, de acuerdo con las condiciones establecidas en los términos de referencia y declaro: 1. Que la persona jurídica por mi representada no se halla incursa en ninguna de las caudales de inhabilidad y o incompatibilidad establecidas en la Constitución y Ley sobre la materia y que tampoco se encuentra incursa en ninguno de los eventos previstos como prohibiciones especiales para contratar. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de la aquí nombrada tiene intereses en estas propuesta, ni en el contrato que como consecuencia de ella se llegare a celebrar y que por consiguiente sólo compromete a la persona jurídica o natural por mi representada. 3. Que conozco los términos de referencia, los ANEXOS, especificaciones y demás documentos de la invitación y que acepto todos los requisitos en él contenido. 4. Que en caso de que sea aceptada nuestra propuesta, nos comprometemos a suscribir el contrato correspondiente, en el lapso de tiempo señalado en los términos de referencia 5. Que conozco la información general y específica y demás documentos del proceso de selección Nº 13 de 2015, y acepto los requisitos en ellos contenidos. 6. Que tengo en mi poder los documentos que integran los términos de referencia y sus ANEXOS. 7. Que realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato en el término señalado en los términos de referencia 8. A continuación relaciono la documentación exigida por la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja y que incluyó en la propuesta Nº 9. Igualmente señaló como dirección donde se pueden remitir por correo documentos, notificaciones o comunicaciones relacionadas con la presente invitación, la siguiente: DIRECCION: ________________________ TELEFONO E-MAIL: ____________________________ CIUDAD: ___________________________ Atentamente, Representante Legal (Nombre y firma) 18 Carrera 11 No. 27 – 27 / 8-7405030 www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co e-mail. [email protected] Tunja – Boyacá - Colombia ANEXO 2 ESPECIFICACIONES O PUNTOS PARA EL SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA PUNTOS PARQUEADERO PORTERIA PRINCIPAL HORAS 24 16 DIAS L-D L-D 14 CONSULTA EXTERNA URGENCIAS ENTORNO AUDITORIO CENTRO MONITOREO RONDAS GENERAL PISOS REHABILITACION 12 24 12 10 24 24 HORARIO L-V ARMADO ARMA 6AM A 22 PM ARMA 6AM A 20 PM NO 6A M A 6PM NO L-D ARMA L-D 6PM A 6 AM ARMA L-V DIURNAS NO L-D PERMANENTE NO L-D PERMANENTE NO L-V DIURNAS NO RAYOS X 8 8 L-V DIURNAS NO PUESTO MOVIL 12 L-D 6AM A 6PM NO 19
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