ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION OPTECOM S.A.S. utiliza diversos canales de información mediante los cuales se establece una relación de dialogo y retroalimentación con nuestros empleados y la ciudadanía, de manera que la entidad se acerca a los grupos de interés en la medida en que comunica permanentemente la gestión y sus resultados. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN A LA CIUDADANÍA Página Web: La página web de la entidad, www.optecom.com.co, ofrecen información sobre la gestión, ejecución y avances de lo requerido para los sujetos obligados en la ley 1712 de 2014. La estrategia de comunicación de la entidad tiene como objetivo el acercamiento con los empleados y ciudadanos, de tal forma que las publicaciones se realizan en un lenguaje claro y sencillo. CLASE DE INFORMACION Cuadro Clasificación Documental. Tabla Retención Documental. Inventario Documental. Misión de de DESCIRPCION Expresa el listado de todas las series y Subseries documentales con su correspondiente codificación. FORMA DE PUBLIC ACION Docume nto en Pdf. PERIODICIDAD DE LA PUBLICACION DIRIGIDO A: Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Listados de grupos de documentos que tienen características similares con sus respectivos tiempos de retención en cada una de las fases de archivo, de manera que se pueda establecer su disposición final. Docume nto en Pdf. Describe de manera exacta y precisa las series Subseries o asuntos de un fondo documental. Docume nto en Pdf. Documento que define el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de la empresa Docume nto en Pdf. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Trimestral Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Ciudadanía en general. Partes Interesadas. ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION Visión Política Calidad de Políticas de Prevención del Consumo de Alcohol, Drogas y Tabaquismo. Política de Salud Ocupacional Principios Corporativos Valores Corporativos Organigrama Documento que define el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y enmarca la orientación para la toma de decisiones estratégicas. Docume nto en Pdf. Documento que integra el manual de calidad y que resume y establece la misión y la visión de la empresa orientadas a las expectativas de sus clientes y al compromiso con sus objetivos de calidad. Docume nto en Pdf. Es la directriz de la empresa sobre el consumo de alcohol, drogas y tabaquismo. Docume nto en Pdf. Es la directriz general que permite orientar el curso de unos objetivos, para determinar las características y alcances del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Docume nto en Pdf. Define los principios corporativos de la empresa, por las cuales se rigen sus actuaciones. Docume nto en Pdf. Define los principios corporativos de la empresa, que se ven reflejados en sus acciones cotidianas y que deben ser adoptadas por cada trabajador. Docume nto en Pdf. Documento que define el esquema de organización de la empresa, con sus respectivos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. Docume nto en Pdf. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Cada vez que se modifique Partes Interesadas. Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Cada vez que se modifique Partes Interesadas. Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION Manual Funciones Dirección Horarios Atención de Docume nto en Pdf. Documento que describe las direcciones, teléfonos y horarios de atención de la sede principal y sucursales. Docume nto en Pdf. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Documento que describe las estrategias anticorrupción, anti tramites y de atención al ciudadano a implementar por la empresa en el periodo. Docume nto en Pdf. Mapa de Riesgos Documento que define los riesgos de corrupción identificados para cada uno de los procesos, valoración y determinación de controles. Docume nto en Pdf. Seguimiento a las estrategias del plan anticorrupción y de atención al ciudadano Documento que recopila el seguimiento a las acciones implementadas para cumplir con las estrategias establecidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Docume nto en Pdf. Normatividad Normatividad aplicable a la empresa. Docume nto en Pdf. Portafolio Servicios Directorio Telefónico y de Documento que describe las funciones del nivel directivo de la empresa. de Documento que recopila los servicios ofrecidos por la empresa a sus clientes. Documento que recopila los números telefónicos, correos electrónicos y dirección de contacto del personal directivo de la empresa. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Cada vez que se modifique Partes Interesadas. Ciudadanía en general. Anualmente Partes Interesadas. Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Cautrimestral Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Docume nto en Pdf. Docume nto en Pdf. Cada vez que se presenten nueva normatividad. Ciudadanía en general. Cada vez que se modifique Partes Interesadas. Ciudadanía en general. Cada vez que se modifique Partes Interesadas. Ciudadanía en general. Partes Interesadas. ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION Esquema Publicación de Procedimiento de peticiones Documento que recopila el esquems que usara la empresa para las publicaciones en la página WEB Corporativa, Docume nto en Pdf. Documento que recopila el procedimiento a través del cual la empresa da trámite para las peticiones, quejas o solicitud de información de los usuarios y partes interesadas. Docume nto en Pdf. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. Cada vez que se modifique Ciudadanía en general. Partes Interesadas. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN A EMPLEADOS Cartelera Institucional: Las carteleras institucionales ofrecen información sobre la gestión, ejecución y avances del programa de Salud ocupacional y lo requerido por las normas que rigen la empresa en materia de información a los trabajadores. La estrategia de comunicación de la entidad tiene como objetivo el acercamiento con los empleados y ciudadanos, de tal forma que las publicaciones se realizan en un lenguaje claro y sencillo. CLASE DE DESCIRPCION INFORMACION FORMA DE PERIODICIDAD DIRIGIDO PUBLICACION DE LA A: PUBLICACION Reglamento interno trabajo. Reglamento higiene seguridad industrial. Documento Word. de de y Política de prevención de consumo de alcohol, drogas y tabaquismo. Plasma los estatutos de trabajo. Expresa las disposiciones de higiene y seguridad que se deben cumplir en la ejecución de sus actividades. Evidencia los direccionamientos que fomenta la prevención de consumo de alcohol, drogas y tabaco por parte de nuestros empleados. en Cada vez que se modifique Los empleados. Documento en Pdf. Cada vez que se modifique Los empleados. Documento en Pdf. Cada vez que se modifique Los empleados. ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION Información actividades programa bienestar de del de Política de Salud Ocupacional Indicadores de accidentalidad y ausentismo. Comunica a los empleados las actividades concernientes al programa de bienestar Refleja los direccionamientos promovidos por la entidad en materia de salud ocupacional. Expone el comportamiento de la accidentalidad y el ausentismo en la entidad. Documento Word. en Mensualmente Los empleados. Documento en Pdf. Cada vez que se modifique Los empleados. Documento Power Point. Mensualmente Los empleados. en
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