1. Educación

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ
Centro de Extensión y Servicios a la Comunidad
CRITERIOS PARA LA REVISION DE LA VIABILIDAD PARA LA PRESENTACIÓN
DE PROPUESTAS 1
“Acerca de la Extensión se ha ido consolidando un enfoque que reconoce su
naturaleza como dimensión y su sentido estructural, concibiéndola como una de las
tres dimensiones de la función social de las instituciones de educación superior que,
independientemente que genere o no recursos, tiene como propósito el desarrollo
de procesos de interacción con los agentes sociales y comunitarios e
integración de las dimensiones académicas sustantivas. Dicha concepción
busca superar la convencional distinción entre Extensión remunerada y Extensión
solidaria, que obedeciendo a criterios estrictamente administrativos oculta las
dinámicas de la Extensión e invisibiliza sus resultados académicos y sociales. La
Extensión como dimensión dentro de una práctica social orientada y regulada por
valores y motivaciones para mantener presente el propósito universitario de
contribuir con las transformaciones sociales, constituye el vínculo con su contexto y,
por lo tanto, muestra que las Instituciones de educación superior son sistemas
complejos en continua interacción con el medio social.” 2
La Extensión se lleva a cabo a través de procesos académicos propios de la
educación superior, desarrollados por iniciativa propia o por solicitudes externas.
Estas maneras de poner a validar y a circular el conocimiento pueden ser desde
diversos temas, con distintos grados de complejidad y pueden variar dependiendo
del carácter de las instituciones, de sus postulados estratégicos, de sus capitales y
fortalezas académicas y sus grados de desarrollo. Sin embargo, en términos
generales se reconocen las siguientes modalidades de extensión 3:
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Educación Continua(da).
Servicios académicos de Extensión.
Servicios docente – asistenciales.
Gestión social.
Gestión tecnológica.
Programas interdisciplinarios de Extensión que integran formación e
investigación.
Prácticas universitarias en Extensión.
Gestión de procesos culturales.
Programas y proyectos de comunicación pública y de difusión educativa y
cultural.
Gestión de las relaciones con los egresados.
Intervenciones de docentes en eventos externos.
En varias de estas modalidades la Institución se encuentra frente a la necesidad de
analizar condiciones de viabilidad y elaborar propuestas para su desarrollo. Por tal
razón, el análisis y revisión acerca de la viabilidad en la presentación de propuestas
y/o participación de convocatorias realizadas por instituciones públicas o privadas, se
1
Documento elaborado y ajustado por Ana Lucía Puerta Rendón, Gestora de Proyectos del Centro de Extensión y
Servicios a la Comunidad de la Fundación Universitaria Luis Amigó. 2010.
2
Asociación Colombiana de Universidades, Red Nacional de Extensión Universitaria. Documento de trabajo sobre
políticas de extensión. Octubre de 2007. Revisado y corregido por la Universidad de Antioquia, Vicerrectoría de Extensión.
P. 10.
3
Idem, P. 14
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 2
constituye en un momento previo y determinante para el desarrollo de acciones de
proyección social desde la Fundación Universitaria Luis Amigó.
Determinar las posibilidades, límites y oportunidades en el desarrollo de una
propuesta, proyecto o en la participación de una convocatoria, sugiere considerar
aspectos de orden financiero, temático, técnico y administrativo, que permitan
acceder a estos espacios en condiciones altamente competitivas, logrando:
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•
El desarrollo de una acción social de extensión-proyección social basada en el
cumplimiento de la misión institucional.
La transferencia, producción y cualificación de conocimientos y aprendizajes
generados desde el saber de los programas académicos de la universidad.
La realización de iniciativas que contribuyan a la comprensión y solución de
problemáticas de la ciudad y el país.
La generación de procesos continuos de integración e interacción con los
agentes sociales y comunitarios.
Este análisis para determinar la viabilidad de un proyecto o iniciativa de extensiónproyección social, ofrece a los entes decisorios elementos para la toma de
decisiones basada en el reconocimiento del clima y ambiente en el cual el proyecto
se desarrollará, e implica la revisión de distintos aspectos de orden temático,
financiero, administrativo y técnico, desde los cuales se debe valorar la pertinencia y
probabilidad de éxito, impacto y beneficio de la iniciativa a desarrollar. A continuación
se amplía cada uno de estos aspectos con mayor detalle.
1. Análisis temático
Independientemente del tipo de convocatoria o solicitud de participación, de su
carácter publico o privado, se debe contar con un marco de referencia que plantee el
enfoque del programa o proyecto, los temas a abordar, la filosofía y alcance de la
intervención prevista por el contratante y el objetivo o el propósito del proyecto o
iniciativa a desarrollar.
En los procesos de convocatoria pública, el tema, marco referencial o enfoque del
proyecto se encuentran en casi todas las ocasiones, especificados en los términos
de referencia. En las solicitudes directas, normalmente se define un nombre, objetivo
o tema central que orienta el propósito de la intervención solicitada. En cualquier
caso, se trata de analizar si el tema central va en concordancia con la misión
institucional, las fortalezas institucionales y los saberes específicos que la
universidad ha venido construyendo, posicionando y proyectando a través de sus
programas académicos.
A este nivel, se plantean preguntas a responder como:
•
•
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•
¿Cuenta la universidad con fortalezas y respaldo académico para la realización
del proyecto o iniciativa de extensión-proyección social?
¿Cuenta la universidad con programas académicos que respalden la propuesta
de extensión-proyección social?
¿Los objetivos son afines a la misión institucional y a las políticas de extensión?
¿El proyecto o iniciativa contribuye a la solución de problemáticas de la niñez, la
juventud y la familia, al mejoramiento de la calidad de vida de la población y por
ende al desarrollo institucional?
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 3
•
¿El desarrollo de la propuesta o proyecto se puede derivar en iniciativas de
cualificación para el desarrollo de la academia y la investigación?
2. Análisis de viabilidad económica
Se trata de analizar si el proyecto o iniciativa será capaz o no de asumir sus costos,
es decir, si será rentable bajo las condiciones propuestas.
Para ello se debe consultar inicialmente el presupuesto o costos detallados, en caso
de que la entidad contratante o solicitante lo haya especificado, o en su defecto, se
parte de reconocer el valor del recurso financiero destinado para la ejecución, con
relación a las actividades previstas y el tiempo para su implementación.
Por lo tanto, este análisis parte de la identificación de actividades, el consecuente
listado detallado de recursos requeridos para su realización, el tiempo con que se
cuenta para ello y los productos y resultados esperados. Esta valoración es entonces
simultánea al análisis de la viabilidad técnica, pues implica la revisión del proceso
operativo.
Este análisis de viabilidad económica implica el desglose de los siguientes recursos,
según actividad y tiempo:
•
Recursos humanos requeridos: número de profesionales o personal necesario,
tipos de contratación, cargo, salario, duración de la contratación.
En la identificación de los tiempos de contratación es importante tener en cuenta
los tiempos adicionales, tanto los momentos previos (para desarrollar actividades
preparatorias), como los posteriores (para la elaboración de informes y entrega
de productos o informes finales) al desarrollo de la propuesta y/o proyecto, pues
en muchas ocasiones, estos momentos implican la participación de un recurso
humano especifico que cumpla con responsabilidades especificas no
contempladas o implícitas dentro de las actividades planteadas.
•
Desglose de recursos varios que incluye:
o Transporte requerido para los desplazamientos
o Equipos, materiales y suministros
o Útiles, papelería, fotocopias
o Infraestructura, bienes muebles e inmuebles y enseres.
o Apoyo técnico y tecnológico
o Otros recursos necesarios según las actividades solicitadas
•
•
Impuestos y gastos legales.
Gastos de administración o AIU (cuando la propuesta lo permita).
El análisis de la viabilidad económica se constituye en un elemento relevante en la
toma de decisiones frente al desarrollo de una propuesta o proyecto, por lo tanto
deberán considerarse los siguientes criterios:
•
•
En algunos proyectos, los gastos de administración o AIU, deberán ser mayores
o iguales a la inversión en talento humano.
Los gastos de administración o AIU estarán supeditados a lo establecido por la
entidad o institución contratante – solicitante y el cálculo de su porcentaje se
efectúa con base en el valor total del proyecto, a excepción de los impuestos. En
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 4
•
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•
•
•
algunos casos, para alcanzar este porcentaje se tiene en cuenta el valor
representado por la vinculación de personal de la institución. Cuando la entidad lo
tenga estipulado, se contemplará como gastos de administración o AIU el
máximo permitido.
En ningún caso el presupuesto deberá ser inferior al valor total de los gastos que
implique el desarrollo mismo de la propuesta o proyecto, a excepción de los
asignados directamente por la Rectoría u otra instancia decisoria a nivel
institucional.
Los aportes de contrapartida que se efectúan en los proyectos deberán estar
representados en lo posible en recursos instalados de la FUNLAM.
Para el desarrollo de las propuestas o proyectos y cuando las condiciones
institucionales lo permitan, podría considerarse la vinculación de algun/s
profesional/s o personal de la planta de cargos de la institución. Este personal
deberá por lo tanto cumplir con los requisitos exigidos por la entidad o institución
contratante – solicitante, al tiempo que apoya el desarrollo del proyecto o
propuesta y se garantiza un medio de retorno y capitalización académica de la
experiencia de extensión.
Los proyectos desarrollados bajo la figura de convenios de cooperación u otros
que impliquen aportes a nivel económico, deberán ser sometidos a consideración
por parte de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, el Departamento de
Costos y Presupuesto y la Dirección del Centro de Extensión y Servicios a la
Comunidad, desde donde se estudiará la pertinencia, el costo - beneficio, las
oportunidades que otorga el proyecto y sus posibles obstáculos.
En algunos casos y teniendo en cuenta la especificidad del tema, se hace
necesario el estudio sobre la posibilidad de contratar otros apoyos profesionales,
que permitan asegurar el éxito en el diseño y desarrollo de la propuesta.
3. Análisis administrativo
En este aspecto se hace necesaria la revisión de documentos y requisitos legales
exigidos, como son:
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•
•
Registro de proponentes (para contrataciones estatales).
Inscripción o manifestación de interés.
Acreditación de pago de aportes a empleados y parafiscales.
Registro en el SICE (para contrataciones estatales).
Resumen de estados financieros.
Balance general.
Certificados de experiencias afines y/o certificados de finalización y cumplimiento.
Carta de presentación de las propuestas.
Certificado de existencia y representación legal.
Certificación de calidad.
Pólizas de garantía, etc.
En esta revisión es importante tener en cuenta si se tiene el tiempo suficiente para
realizar los trámites o actualizaciones necesarias y para entregar los documentos
solicitados, según los tiempos señalados por los pliegos de condiciones (para el caso
de convocatorias públicas) o el que haga sus veces.
Igualmente y dentro del análisis de viabilidad administrativa es fundamental realizar
las evaluaciones acerca de las demandas institucionales que la ejecución del
proyecto acarrea. Aquí conviene incluso efectuar acercamientos a las instancias
decisorias de la universidad, con el fin de plantear requerimientos en términos de
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 5
apoyos administrativos que el proyecto sugiere, para determinar y formalizar el
interés y motivación institucional por participar. Para ello es importante contar con el
análisis de viabilidad económica que permita efectuar los cruces y estudiar el costo y
beneficio de la participación institucional en la iniciativa.
En este sentido la pregunta a plantear es:
•
¿Cuenta la universidad con el interés y la posibilidad de disponer los apoyos y
recursos administrativos necesarios para viabilizar la ejecución del proyecto, en
los tiempos estipulados para ello?
Además de lo anterior y con el propósito de garantizar mecanismos de retorno
académico, es fundamental considerar la disposición de recursos institucionales,
para el desarrollo de procesos de sistematización que se deriven en aportes y
propuestas de cualificación académicas e investigativas.
4. Análisis de viabilidad técnica
Se refiere al entorno concreto en el que se va a realizar el proyecto o la propuesta,
donde se va desarrollar, como se lleva a cabo y con quien se va a relacionar. Para
este análisis se debe obtener información con respecto a:
•
Características de la entidad contratante o la institución solicitante.
•
Secretaría, entidades o dependencias encargadas de la supervisión e
interventoría.
•
Marco legal que lo orienta.
•
Población beneficiaria del proyecto (características y condiciones particulares con
relación al tipo de servicios que se deben ofrecer a esta población para estudiar
los tiempos y posibilidades reales de efectuar la intervención o realizar las
actividades previstas).
•
Actividades: esta revisión permitirá evidenciar las posibilidades reales de llevar a
cabo el proyecto o propuesta, teniendo en cuenta las competencias y fortalezas
con que cuenta la institución, vislumbrar la coherencia, las oportunidades, las
amenazas y las limitaciones con que se puede encontrar en su realización. Para
ello se tiene en cuenta:
o
o
o
o
o
Tipo de actividad.
Frecuencia de las actividades.
Tiempos para su realización.
Límites, alcances y objetivos de las mismas.
Implicaciones de su realización.
•
Contexto social de las zonas en las que se desarrolla la iniciativa o proyecto.
•
Recursos disponibles y previstos para su realización, detectando claramente si
con ellos si se hace posible el cumplimiento de objetivos, metas, resultados
previstos y su sistematización.
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 6
•
Especificaciones en formación y experiencia de los recursos humanos requeridos
y recursos humanos disponibles en la institución, definiendo la disponibilidad de
participar en caso de que califique.
En este análisis, de ser posible, conviene identificar las características de la
competencia. Es decir, se trata de saber quienes son las instituciones con las que se
va a concursar y detectar preliminarmente cual ha sido su trayectoria y tendencia en
el desarrollo de iniciativas similares, detectar sus puntos débiles, sus fortalezas,
estabilidad, recursos y capacidad instalada, reconocer su estrategia de trabajo, la
imagen que tienen en el medio, los servicios que ofrecen, su escenario de actuación,
u otros aspectos que puedan incidir en su participación en el proceso de
convocatoria y que aporten a la definición de elementos que favorezcan el concurso
en condiciones competitivas por parte de la FUNLAM.
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 7
MATRIZ PARA VALORACIÓN DE VIABILIDAD DE PROPUESTAS
VIABILIDAD TEMÁTICA
Criterio de valoración
No
Favorable
favorable
¿Cuenta la universidad con fortalezas y
respaldo académico para la realización del
proyecto o iniciativa de extensiónproyección social?
¿Cuenta la universidad con programas
académicos que respalden la propuesta de
extensión-proyección social?
¿Los objetivos son afines a la misión
institucional y a las políticas de proyección
extensión?
¿El proyecto contribuye a la solución de
problemáticas de la niñez, la juventud y la
familia y/o al mejoramiento de la calidad de
vida de la población y por ende al
desarrollo institucional?
¿El desarrollo de la propuesta o proyecto
se puede derivar en iniciativas de
cualificación para el desarrollo de la
academia y la investigación?
Aspecto a evaluar
Aspecto a evaluar
VIABILIDAD ECONÓMICA
Criterio de valoración
Favorable
¿El presupuesto permite la realización de las
actividades?
¿El presupuesto permite dejar un monto
específico de administración o AIU?
¿El presupuesto es igual o superior al valor
total de los gastos que implique su
desarrollo?
¿La propuesta permite plantear aportes de
contrapartida representados en recursos
instalados de la FUNLAM?
¿La propuesta permite la vinculación de
algún/os profesionales o personal de la
planta de cargos de la institución?
¿La Funlam cuenta con personal para
vincular al desarrollo del proyecto que
cumpla con los requisitos requeridos?
¿El proyecto o propuesta implica aportes a
nivel económico?
¿El proyecto o propuesta cuenta con el aval
por parte de la Vicerrectoría Administrativa y
Financiera, el Departamento de Costos y
Presupuesto y la Dirección del Centro de
Extensión y Servicios a la Comunidad?
No favorable
Observación
Observación
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 8
VIABILIDAD ADMINISTRATIVA
Aspecto a evaluar
Criterio de valoración
No
Favorable
favorable
¿Se cuenta con el tiempo necesario para
realizar los trámites o actualizaciones
necesarias para la entrega de documentos
legales?
¿Se cuenta a nivel institucional con el apoyo
y disponibilidad de recursos desde las
diferentes dependencias al momento de ser
adjudicada la propuesta?
¿Se cuenta con los recursos institucionales
para desarrollar procesos de sistematización
que se deriven en aportes y propuestas de
cualificación académicas e investigativas?
Aspecto a evaluar
VIABILIDAD TÉCNICA
Criterio de valoración
Favorable
¿Las características y condiciones de la
población
beneficiaria
permiten
el
cumplimiento de metas y objetivos del
mismo?
¿Hay pertinencia, claridad y coherencia en
las actividades sugeridas?
¿Cuenta la FUNLAM y el personal
contemplado, con competencias claras para
la realización de las actividades sugeridas?
¿Los tiempos contemplados permiten la
realización óptima de las actividades?
¿Se cuenta con opciones para la superación
de amenazas y obstáculos previstos en el
desarrollo del proyecto o propuesta?
¿El contexto y condiciones son favorables
para el desarrollo del proyecto o propuesta?
¿Los recursos previstos permiten el
cumplimiento de objetivos, metas y
resultados previstos?
¿Cuenta la FUNLAM con fortalezas
competitivas para presentarse a concursar?
No favorable
Observación
Observación
Criterios para la revisión de viabilidad para la presentación de propuestas 9
VIABILIDAD
TEMÁTICA
ECONÓMICA
ADMINISTRATIVA
TÉCNICA
DEFINITIVA
CONCEPTO