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SUPERINTENDENCIA
DE NOTARIADO
REGISTRO
PROSPERIDAD
I PARA TODOS
La guarda de la fe pública
MEMORANDO No.
015
FECHA:
17 de Febrero del 2015
DE:
Secretario General (E)
PARA:
Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control
Interno de Gestión, Oficina de las Tecnología de la Información.
ASUNTO:
Conformación de Grupo Interdisciplinario
Respetado (as) Doctor (as):
Para dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y aplicación del Decreto 2609 del
2012, Por el cual se reglamenta el Título V — Gestión de Documentos de la Ley 594 de 2000,
en el Articulo 6, literal e., se requiere la conformación del equipo interdisciplinario compuesto
por profesionales de diferentes disciplinas para lograr desarrollar las siguientes actividades
1. Política de Gestión documental ajustada a la nueva estructura de la Entidad.
2. Programa de Gestión documental normalizado se anexa cuadro 1 de las actividades a
desarrollar, aplicando la metodología señalada en el Decreto 2609 del 2012 - anexo del
Programa del PGD.
3. Reingeniería de procesos y flujos documentales.
Por lo anterior, se requiere la designación del profesional de las Oficinas relacionadas el día 24
de febrero, para trabajar de forma permanente y continua en el Grupo de Gestión documental
durante 6 meses a partir del mes de marzo.
Cordialmente,
OS JAHER PARRAOVIEDO
/
Proyecto: Luz Edith Florian Sanchez - Coordinadora GM0potGest on . urn- tal ja
Aprobó: Oscar Anibal Luna Olivera- director Administrativo y financie 9
Ad ,I,
Elaboró: Leyda Velasco - Grupo de Gestión documental.
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PROSPERIDAD
I PARA TODOS
la guarda de la fe pública
ESTRUCTURA DOCUMENTO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUCIONAL
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
1. Titulo
2. Nombre de la Entidad
3. Fecha A.robación
4. Fecha de vivencia
5. Instancia de a .robacion
6. Denominación de la autoridad archvistica institucional
7. Versión del documento
8. Res onsable de la Elaboración
CUERPO Y CONTENIDO
1. Introduccion
2. Alcance
3. Publico al cual esta dirigido.
1. Normativos
1. Aspectos Generales
2. Economices
4. Requerimientos para el PGD
3. Administrativos
4. Tecnologicos.
5. Gestión del cambio
1. Planeación
2. Producción
3. Gestión y Tramite
2. Lineamientos para el Proceso de
Gestion documental
4. Or:anización
5. Transferencia
6. Disposicion de documentos
7. Preservación a largo plazo
8. Valoración
1. Metas a corto
2. Mediano Plazo
Fase de el aboracion
3. Largo Plazo
1. Divulgacion
3. Implementación
Fase de ejecución
2. Estrategia de Gestion del cambio
3. Sensibilización y capacitación
1. Herramienta de validación de las metas y
Fase de Seguimiento
objetivos
Fase de mejora
1. Plan de me'ora
1. Programa de normalización de formas y formularios
2. Programa de documentos vitales o escenciales (asociados
plan de riesgo).
4. Programas Específicos
3. Programa de gestion de documentos electronicos
4. Programa de Archivos descentralizado.
5. Programa de reprografia (digitalización, microfilmación)
6. Programa de documentos especiales.
7. Plan institucional de Capacitación.
8. Plan de auditoria y control
1. Modelo Integrado de Planeación
Gestión
1. Plan Estrategio Institucional
5. Armonización con planes y
Sistemas de Gestión de la Entidad
2. Plan Anual de accion
3. plan Institucional de Archivo PINAR
4. Plan de Inversion
5. Otros sistemas de Gestión
Anexo cuadro 1
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