1. Educación

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESARROLLO HUMANO
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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DESARROLLO
HUMANO
NOMBRE: ALVARO CAMARGO
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL
NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK
CARGO: DIRECTOR DESARROLLO HUMANO
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E)
FECHA: 15/10/2014
FECHA: 17/10/2014
FECHA: 17/10/2014
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
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1.
GENERALIDADES
1.1
INTRODUCCION
El documento que a continuación se presenta describe el origen, evolución y logros del Departamento de Desarrollo
Humano de la Universidad La Gran Colombia, así como sus objetivos, políticas, estructura organizacional, procesos,
estrategias y orientaciones institucionales. La información correspondiente al desarrollo normativo y fundamentación
epistemológica, así como la bibliografía se conservan en los documentos de base elaborados por la unidad y que sirvieron
de sustento para el presente documento.
1.2
OBJETIVO DEL MANUAL
Definir los mecanismos para la Universidad, con el fin desarrollar los procesos y procedimientos de selección, contratación
y promoción, formación y evaluación de competencias, pago de nómina y seguridad social, salud ocupacional y bienestar
social.
1.3
ALCANCE DEL MANUAL:
El presente manual de procesos y procedimientos aplica para La Universidad La Gran Colombia en la ciudad de Bogotá.
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2.
PROCEDIMIENTOS DESARROLLO HUMANO
2.1
SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL DOCENTE
Para la contratación del personal docente, se realiza según lo establecido en la ESTRUCTURA ORGÁNICA de la
Universidad La Gran Colombia, ACUERDO 04 de julio 4 de 2006 y en el ESTATUTO DEL DOCENTE acuerdo no. 002
del 17 de junio de 2008 de la Honorable Consiliatura.
2.1.1
ESTATUTO DOCENTE:
ARTÍCULO 42º. El período del contrato
Para poder ejercer las funciones como docente de la Universidad La Gran Colombia, se deberá suscribir previamente el
correspondiente contrato de trabajo. Para tal efecto, los Decanos entregarán al Rector la postulación de los candidatos a
docentes, en los términos señalados por los Estatutos y por el Manual de Funciones de la Universidad.
Los contratos de los docentes de tiempo completo o medio tiempo tendrán como término el período académico anual
respectivo, y los docentes de cátedra suscribirán un contrato cuyo término será de 18 semanas contadas a partir de la fecha
de iniciación de clases del respectivo período lectivo.
ARTÍCULO 43º. El contrato especial
Los docentes vinculados temporales, ocasionales, expertos o visitantes por su condición académica especial, asumirán
todos los riesgos para realizarlos con sus propios medios y con libertad y autonomía técnica y directiva; por lo tanto,
suscribirán un contrato especial cuya remuneración estará regida por los honorarios profesionales.
ARTÍCULO 44º. La renovación de contrato
El contrato de trabajo de los docentes de la Universidad no será prorrogado automáticamente; en consecuencia, requerirá
la postulación y la celebración de otro contrato, suscrito por el señor Rector, para el nuevo período académico.
2.1.2
PERSONAL DOCENTE:
Cada facultad de la Universidad La Gran Colombia, antes de iniciar cualquier proceso de postulación de docente; debe
verificar la planta de docentes y el presupuesto asignado para satisfacer dicho requerimiento con las necesidades que ello
implica.
2.1.3
HISTORIAL LABORAL:
Una vez se haya firmado el contrato laboral por cada una de las partes, (Universidad y docente) se procede a realizar el
archivo de la historia laboral según el siguiente orden:
CAPITULO 1. COMPETENCIAS: comprende la educación, formación, habilidades y experiencias
CAPITULO 2. CRONOLOGIA LABORAL: Ordenación atendiendo la secuencia propia de su producción
2.1.4
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE
1
Docente en potencia
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Presentación Hoja de vida
Tabla de concepto curricular:
Cada una de las facultades deberá conformar un banco de aspirantes que cumplan con los requisitos mínimos y su
hoja de vida deberá estar en el formato oficial de la Universidad en físico y medio magnético; mensualmente cada
facultad deberá enviar a la oficina de Control Interno y Académico los datos de los aspirantes a docentes
diligenciado, posteriormente dentro de los tres (3) siguientes días hábiles la oficina de Control Interno y Académico
deberá informar por escrito a las facultades si los aspirantes pueden ser o no postulados.
2
3
Facultades
Vicerrectoría
Académica
Para la vinculación de docentes nuevos se realizará comité de facultad, mediante el cual se analizará cada hoja de
vida de acuerdo a la necesidad curricular, al respecto se levantará acta en donde los asistentes al comité, emitirán un
concepto curricular sobre el postulado.
El cuadro de postulaciones debidamente firmado por la Decanatura respectiva, deben ser enviadas en medio físico y
magnético (CD) a la Vicerrectoría Académica para su visto bueno, deberán anexar memorando de envío, y cuadro
de postulaciones, incluyendo la intensidad horaria.
Verificación de postulaciones
La Vicerrectoría Académica, enviará las postulaciones en físico y medio magnético a la Oficina de Control Interno
y Académico para su respectivo estudio, anexando las hojas de vida y soportes correspondientes de los docentes
nuevos.
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DESARROLLO HUMANO
2.1.5
4
Control
Interno
5
Rector
6
Desarrollo
Humano
7
Desarrollo
Humano
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Verificación y aprobación de postulaciones:
Una vez estudiadas dichas postulaciones, la oficina de Control Interno y Académico, enviará las que llenen los
requisitos, para el visto bueno del Señor Rector, las que no cumplan con los requisitos se devolverán a la
Decanatura respectiva con copia a Vicerrectoría Académica..
Terminado este proceso, el señor Rector enviará al proceso de Desarrollo Humano las hojas de vida y cuadro de
postulación aprobado.
CONTRATACIÓN:
Se procede con el requerimiento de los documentos indispensables para realizar el contrato de trabajo, entregándole
la relación de los mismos. De acuerdo a la intensidad horaria y el tipo de contrato establecido en la postulación.
El contrato se elabora en el formato que este autorizado por el REGIMEN LABORAL COLOMBIANO y por las
políticas y estatutos establecidas por la Universidad.
ARCHIVO HISOTRIA LABORAL:
El archivo de la historia laboral se realiza de acuerdo a lo establecido en este manual.
DIAGRAMA DE FLUJO
FACULTAD
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
CONTROL INTERNO
RECTORÍA
DESARROLLO
HUMANO
INICIO
REVISIÓN POR
PARTE DEL
COMITÉ DE
EVALUACIÓN
DOCENTE
(INVESTIGACIÓN
– DOCENCIA)
NO
APROBACIÓN
CUADRO DE
POSTULACIÓN POR
PARTE DE LA
VICERRECTORÍA
ACADÉMICA
NO
SI
APROBACIÓN
CUADRO DE
POSTULACIÓN POR
PARTE DE LA
VICERRECTORÍA
ACADÉMICA
SI
FIRMA DEL
RECTOR
CONTRATACIÓN
PERSONAL
INGRESO DE
HISTORIA
LABORAL EN
ICEBERG
ARCHIVO DE
HISTORIA
LABORAL
FIN
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DESARROLLO HUMANO
2.1.6
2.2
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INTENSIDAD HORARIA DE DOCENTES
Para la elaboración de las postulaciones es necesario tener en cuenta los siguientes parámetros en la asignación de horas
semanales, según modo de vinculación:
SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO:
La selección de Personal es el proceso mediante el cual se determina la persona idónea para desempeñar un puesto de
trabajo, basado en las características y requerimientos del oficio; teniendo en cuenta los criterios de educación, formación,
habilidades y experiencia del aspirante.
El sistema de selección de personal satisface las necesidades de la Universidad con relación a los puestos de trabajo
vacantes. Permite predecir la eficiencia en el desempeño del trabajador en el puesto de trabajo y la óptima utilización de los
recursos tanto de la Universidad como de la persona con miras a lograr el mejor desempeño de la labor en sí y el desarrollo
integral del individuo.
Cuando la Universidad requiere de personal, el jefe de área notifica mediante oficio o vía e-mail a la Dirección de
Desarrollo Humano la necesidad de la consecución de personal indicando, si es para cubrir un reemplazo temporal o
definitivo, o si se requiere para ocupar un nuevo cargo en la Universidad; para los casos, en donde sea solicitud directa de la
Presidencia, Rectoría y las Vicerrectorías no se exige comunicación alguna. Definido este requerimiento se procede con el
inicio del proceso de selección, según sus diferentes fases mencionadas en el cuadro de procedimiento de selección de
personal.
Existen casos especiales, los cuales son avalados por el señor Presidente o el Rector en los cuales se inicia el proceso de
selección teniendo la hoja de vida avalada por ellos, si el postulado aprueba el proceso de entrevista y pruebas psicotécnicas
se procede con el proceso de contratación y si no aprueba se comenzará con las fases de selección.
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DESARROLLO HUMANO
2.2.1
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7
DESARROLLO DE ACTIVIDADES SELECCIÓN DE PERSONAL:
No
RESPONSABLE
1
DEPENDENCIAS
2
DESARROLLO
HUMANO
3
COORDINADOR DE
SELECCIÓN
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
REQUISICIÓN DE VACANTE:
Se genera una vacante por diferentes motivos:
- Retiro
- Pensión
- Licencia de maternidad
- Incapacidad
- Creación de un nuevo cargo
- Soporte y/o refuerzo a una labor
ESTABLECER EL PERFIL DE ACUERDO AL CARGO:
Para el cubrimiento de la vacante se establece un perfil del cargo de acuerdo al manual de funciones. Dado el caso en
que el perfil se encuentre desactualizado se procede a actualizarlo según los aportes generados por la dirección
involucrada antes de iniciar reclutamiento de personal.
Para los cargos que no se encuentran incluidos dentro del manual, Desarrollo Humano apoya la creación del respectivo
perfil del cargo junto con la dirección involucrada, finalmente se tramita su aprobación con las directivas pertinentes
(Desarrollo Humano, Vicerrectorías o Rectoría ).
APERTURA DE LA CONVOCATORIA:
CONVOCATORIA INTERNA
Divulgación de la vacante a través de correo institucional.
CONVOCATORIA EGRESADOS:
Este tipo de convocatoria se realiza para los casos en los cuales la vacante ofertada corresponde a los programas
académicos ofrecidos por la Universidad La Gran Colombia.
CONVOCATORIA EXTERNA
Divulgación a través de Bolsas de empleo, Universidades u organizaciones dependiendo del cargo.
4
5
COORDINADOR DE
SELECCIÓN
COORDINADOR DE
SELECCIÓN
6
JEFE INMEDIATO
7
COORDINADOR DE
SELECCIÓN
5
COORDINADOR DE
SELECCIÓN
6
COORDINADOR DE
SELECCIÓN
7
DESARROLLO
HUMANO
Nota: La recepción de hojas de vida se realiza por medio del correo institucional
([email protected]).
REVISION DE HOJAS DE VIDA:
El Coordinador De Selección analiza las hojas de vida y filtra aquellas que cumplen con los requerimientos
Establecidos en el perfil.
ENTREVISTA LABORAL:
Se cita a los candidatos preseleccionados a entrevista individual en la cual se profundiza acerca de factores personales y
exploración de habilidades y competencias blandas.
La entrevista debe ser realizada por el Coordinador de Selección y el jefe inmediato.
Se diligencia el registro R-07-62EPA entrevista personal administrativo.
PRUEBA DE CONOCIMIENTO:
Esta prueba es realizada por el jefe inmediato o por alguna persona designada por el mismo (opcional)
PRUEBA PSICOLÓGICA:
La batería de pruebas se aplica dependiendo del cargo y del perfil; estas pruebas miden competencias, personalidad y
valores. Y es potestad del Coordinador de Selección la aplicación de las pruebas.
ANÁLISIS DE RESULTADOS:
El Coordinación de Selección tabula y analiza los resultados, a partir de la entrevista y pruebas aplicadas emite un
concepto de aptitud para el cargo.
ACEPTACIÓN:
Si el candidato cumple con los requerimientos, habilidades y demás características del cargo.
NO ACEPTACIÓN:
Se emite el concepto, se sustenta la respuesta dentro del formato de entrevista o análisis de pruebas.
ENTREGA DE RESULTADOS:
El Coordinador de Selección remite a la dirección de desarrollo Humano la siguiente documentación:
 Hoja de Vida del Candidato que aprobó el proceso de selección
 Formato de hojas de respuestas original de las pruebas psicológicas aplicadas según sea el caso.
 Formato de entrevista diligenciado y firmado por el Coordinador y el Jefe Inmediato
 Formato final de análisis y resultados.
ENVIO PARA SOLICITUD DE VISTO BUENO A VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA:
Si el candidato cumple con todas las etapa, el departamento de Desarrollo Humano remite la hoja de vida, la evaluación
del Coordinador de Selección, junto con la solicitud por parte de Desarrollo Humano y el Jefe directo al Vicerrector
Administrativo para la realizar el estudio de caso y si es necesario una entrevista final con la persona seleccionada.
(necesario para Jefes y Directores)
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VERIFICACION RESULTADOS
El Vicerrector Administrativo realiza una revisión del perfil y los conceptos dando un visto bueno, si es necesario
realiza una entrevista individual (en el caso de jefes y Directores).
8
9
10
2.2.2
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
PRESIDENTE
RECTOR
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
DESARROLLO
HUMANO
ACEPTACIÓN:
Si el candidato cumple en esta etapa se remite a rectoría para el visto bueno final.
NO ACEPTACIÓN:
Al finalizar el proceso se le envía un correo de agradecimiento a la persona por su participación.
VISTO BUENO FINAL
El señor Presidente revisa con el Rector y Vicerrector Administrativo el perfil y proceso de selección, si se acepta al
candidato, se remite a Desarrollo Humano con los Vistos Buenos de los tres para su contratación.
CONTRATACION
Definido el aspirante para ocupar el cargo, se procede con el requerimiento de los documentos indispensables para
realizar el contrato de trabajo, entregándole la relación de los mismos.
El contrato se elabora en el formato que esté autorizado por el REGIMEN LABORAL COLOMBIANO y por las
políticas y estatutos establecidas por la Universidad. Además todo trabajador vinculado a la UNIVERSIDAD LA
GRAN COLOMBIA es afiliado de inmediato al Sistema de Seguridad Social existente junto con ARL, EPS, Fondos de
Pensión y cajas de compensación familiar.
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPENDENCIAS
DESARROLLO
HUMANO
INICIO
INICIO
REQUISICIÓN DE
VACANTE
REQUISICIÓN DE
VACANTE
COORDINADOR DE SELECCIÓN
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
PRESIDENTE
RECTOR
APERTURA DE LA
CONVOCATORIA
ESTABLECER EL
PERFIL DE
ACUERDO AL
CARGO
CONVOCATORIA
INTERNA
CONVOCATORIA
EXTERNA
CONVOCATORIA
EGRESADOS
RECLUTAMIENTO
DE HOJAS DE
VIDA
ENTREVISTA
LABORAL
ENTREVISTA
LABORAL
ANÁLISIS DE
RESULTADOS
SI
NO
COMUNICACIÓN DE
AGRADECIMIENTO
NO
ENTREGA DE
RESULTADOS
ENVIO PARA
SOLICITUD DE
VISTO BUENO A
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
FIN
VERIFICACION
RESULTADOS
CONTRATACIÓN
INICIO
SI
VISTO BUENO
FINAL
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DESARROLLO HUMANO
2.2.3
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No. REV
7
DIRECTRIZ DEL PRESIDENTE DE LA UNIVERSIDAD FRENTE A PROCESOS DE CONTRATACIÓN Y
TRASLADOS:
En cuanto al tema de traslados es potestad del Departamento de Desarrollo Humano remover o trasladar a los
trabajadores que conforman las diferentes dependencias de la Universidad.
NO
1
RESPONSABLE
PRESIDENCIA
2
COORDINADOR
DE SELECCIÓN
3
COORDINADOR
DE SELECCIÓN
4
PRESIDENCIA
5
DESARROLLO
HUMANO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FACULTADES DEL PRESIDENTE:
ESTATUTOS
RESOLUCIÓN N° 434 DE ENERO 23 DE 2013 DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
Artículo 27º. Funciones: Son funciones del Presidente o del Rector en defecto de aquel:
Artículo 2. Nombrar y remover al Rector y los Vicerrectores o, si fuere el Rector en ausencia de Presidente, los
Vicerrectores, y el personal administrativo de la Universidad, excepto el Revisor Fiscal y el Secretario del Honorable
Plenum;
Parágrafo 1º. Con excepción de la representación general de la Universidad y del nombramiento del personal administrativo
a su cargo, el Presidente o, en su defecto, el Rector podrán delegar las funciones.
APLICACIÓN PRUEBAS PSICOTECNICAS Y ENTREVISTA:
El psicólogo aplica las pruebas psicotécnicas las cuales se establecen de acuerdo al perfil del cargo mencionado en el
manual de funciones y su competencia respectiva.
Se diligencia el registro R-07-62EPA entrevista personal administrativo.
INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS:
El Psicólogo emite un concepto psicotécnico de las pruebas aplicadas a los candidatos, entrevista y revisión con el jefe
directo, en el cual se establece según el proceso de selección si la persona es apta o no.
VISTO BUENO FINAL:
El Presidente coloca su Visto Bueno de contratación para remitir al Departamento Desarrollo Humano
CONTRATACION:
Definido el aspirante para ocupar el cargo, se procede con el requerimiento de los documentos indispensables para realizar
el contrato de trabajo, entregándole la relación de los mismos.
El contrato se elabora en el formato que esté autorizado por el REGIMEN LABORAL COLOMBIANO y por las políticas y
estatutos establecidas por la Universidad. Además todo trabajador vinculado a la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
es afiliado de inmediato al Sistema de Seguridad Social existente junto con ARL, EPS, Fondos de Pensión y cajas de
compensación familiar.
DIAGRAMA DE FLUJO:
UNIVERSIDAD
LA GRAN
COLOMBIA
CONTRATACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
ESTABLECIMIENTO DE
NECESIDADES DE
PERSONAL
HOJAS DE VIDA EXTERNAS
Y DE PERSONAL
VINCULADO
PRESIDENCIA
NO
PERSONAL PREAPROBADO
APROBACIÓN PARA
CONTRATACIÓN
INICIO
PRUEBAS
PSICOTÉCNICAS Y
ENTREVISTA
DESARROLLO HUMANO
2.2.4
EMISION
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¿APROBADO?
SI
CONTRATACIÓN
INFORME DE SELECCIÓN
DE PERSONAL Y ANÁLISIS
DE PRUEBAS
HISTORIA
LABORAL
FIN
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2.2.5
SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL:
2.2.5.1 DOTACIÓN:
La Universidad cumple con lo estipulado por el régimen laboral colombiano, es responsabilidad de Desarrollo Humano la
entrega de la dotación al personal que corresponda y debe quedar soporte en la historial laboral de cada uno de los
trabajadores.
NO.
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
2
DESARROLLO
HUMANO
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
3
DESARROLLO
HUMANO
4
COMPRAS Y
SUMINISTROS
5
DESARROLLO
HUMANO
6
DESARROLLO
HUMANO
ENVÍO SOLICITUD DE DOTACIÓN GENERAL O INDUSTRIAL:
Envía los formatos respectivos a las dependencias para establecer las necesidades de dotación
DILIGENCIAMIENTO DE LA SOLICITUD DE DOTACIÓN GENERAL O INDUSTRIAL:
De acuerdo a las necesidades de cada dependencia, esta realiza el diligenciamiento de los formatos de solicitud de dotación.
APROBACIÓN DE DOTACIÓN:
El director de Desarrollo Humano aprueba la dotación de cada dependencia de acuerdo a las necesidades del cargo y lo
establecido por ley.
Envía igualmente el pedido de dotación con las especificaciones respectivas al departamento de compras y Suministros.
PROCESO DE COMPRAS:
El departamento de compras y suministros de acuerdo al procedimiento establecido realiza la compra, verificación y
entrega en coordinación de Desarrollo Humano.
ENTREGA DE DOTACIÓN A LOS FUNCIONARIOS:
Entrega de la dotación respectiva de acuerdo a las solicitudes de cada dependencia.
Igualmente para evidenciar la entrega de la dotación, cada trabajador debe firmar el recibido en el formato de entrega de
dotación general o industrial.
ARCHIVO EN LA HISTORIA LABORAL:
Una vez se haya entregado la dotación y se tenga los registros del caso, se procede a archivar los soportes en la historia
laboral de cada funcionario.
2.2.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO
DOTACIÓN
DESARROLLO HUMANO
INICIO
JUSTIFICACIÓN
NO
ENVIO DE FORMATO
PARA SOLICITUD DE
DOTACIÓN
¿APROBADO?
REGISTRO EN
HISTORIA LABORAL
FIN
COMPRAS Y
SUMINISTROS
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
ENTREGA DE LA
DOTACIÓN
SI
SOLICITUD DE
DOTACIÓN
PROCESO DE
COMPRAS
2.2.5.3 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO, DE HIGIENE Y SEGURIDAD:
Ver reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
2.2.5.4 INDUCCIÓN:
El departamento de Desarrollo Humano, es el responsable de brindar información de carácter institucional a los nuevos
trabajadores, en temas relacionados con:
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
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


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7
Los beneficios para los trabajadores de la Universidad.
La estructura orgánica.
Los reglamentos y principios fundamentales.
Gestión de Calidad.
Salud Ocupacional.
Todo ello tendiente a favorecer su vinculación como miembro de la familia Grancolombiana.
Como apoyo a la gestión se cuenta con la inducción virtual, donde los miembros de la Universidad podrán fortalecer el
conocimiento de nuestra institución. Esta actividad es debidamente certificada.
2.2.5.5 APERTURA HISTORIA LABORAL:
La Dirección de Desarrollo Humano es la responsable de realizar la apertura de Historia laboral, con los documentos
requeridos al momento de la firma del contrato de trabajo. La historial laboral se compone de los siguientes capítulos:
CAPITULO 1. COMPETENCIA
- Educación
- Formación
- Habilidades
- Experiencia
CAPITULO 2. CONTRATOS
- Hoja de vida establecida por la Universidad
- Documentos de ingreso
- Documentos de afiliación al sistema de seguridad social, ARL y caja de compensación.
2.2.5.6 ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES:
NO. RESPONSABLE
1
2
3
4
5
6
Asistente NominaSecretaria Desarrollo
Humano
Auxiliar Desarrollo
Humano
Auxiliar Desarrollo
Humano
Auxiliar Desarrollo
Humano
Auxiliar Desarrollo
Humano
Auxiliar Desarrollo
Humano
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Recepción de las historia laborales de acuerdo a las Postulaciones de cada Facultad y/o al proceso de selección realizado por el
Departamento de Desarrollo Humano
Revisar la documentación de la Historia Laboral
Alimentar la información del trabajador contratado con sus respectivos soportes en el módulo de persona TH del sistema Iceberg
Organizar y clasificación de la documentación en la carpeta según los parámetros establecidos por Desarrollo Humano y Archivo.
Rotular e Identificar la carpeta de la historia laboral.
Se almacena la historia laboral en el archivo rodante del Departamento de Desarrollo Humano.
Seguimiento e inclusión de nuevos documentos a las historias laborales.
2.2.5.7 FLUJOGRAMA:
ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES
DESARROLLO HUMANO
INICIO
RECEPCIÓN
REVISIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
INCLUSIÓN EN
ICEBERG
NO
ORGANIZACIÓN DE
CARPETA Y
ROTULACIÓN
VERIFICACIÓN
SI
INCLUSIÓN EN
ICEBERG
FIN
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2.2.5.8 CARNETIZACIÓN:
El departamento de Seguridad y Vigilancia de la Universidad la Gran Colombia, es el responsable de expedir, cambiar y
actualizar el carné a todos los funcionarios administrativos y docentes.
PERSONAL NUEVO:
El personal adscrito a la planta administrativa o docente de la Universidad, debe presentar el formato de Registro de
solicitud del carné al departamento de Seguridad y Vigilancia (Cra 6 No. 12b-66), debidamente diligenciado por la
Dirección de Desarrollo Humano, quien es el encargado de certificar la siguiente información:
- Nombres y apellidos
- Documento de identificación
- Cargo
- Dependencia y/o facultad
- Fecha de ingreso y fin de labores
- Tipo de contrato
REPOSICIÓN:
El funcionario que solicite reposición del carné debe acercarse a la Dirección de Desarrollo Humano, quien se encarga de
entregarle un recibo de consignación, el cual debe ser cancelado en la respectiva entidad financiera y entregado de nuevo a
esta unidad, quien le entrega el registro de solicitud de carné (personal nuevo), con la respectiva observación de
reposición.
ACTUALIZACIÓN:
La actualización del carné se actualiza por las siguientes razones sin costo para el funcionario.
- Deterioro de un 80% de la información contenida en el carné
- Cambio de cargo.
DESVINCULACIÓN:
Cuando un funcionario se desvincule de la universidad (despido, renuncia), debe hacer entrega del carné en el momento
en que firma su paz y salvo, y Desarrollo Humano se encarga de enviarlo al departamento de Seguridad y Vigilancia;
unidad encargada de su respectiva administración.
2.2.5.9 PERIODO DE PRUEBA DEL CONTRATO DE TRABAJO:
El período de prueba es la etapa inicial del contrato de trabajo que tiene por objeto, por parte del empleador, apreciar las
aptitudes del trabajador, y por parte de este, la conveniencia de las condiciones de trabajo.
En el periodo de prueba se hace seguimiento al trabajador con atención en el desempeño de sus funciones, calidad del
trabajo, adaptación y cumplimiento de normas disciplinarias y reglamentarias, integración al grupo de trabajo, todo ello
permite evaluar con objetividad la continuidad del trabajador en la Universidad.
2.2.5.10 DURACIÓN:
En general el período de prueba no puede exceder de dos meses. En los contratos de trabajo a término fijo inferior a un
año el periodo de prueba no puede exceder de la quinta parte del tiempo inicialmente pactado.
2.2.5.11 PRORROGA:
Para contrato a término fijo, se prorroga mediante una clausula adicional pactada entre la Universidad y el trabajador. En
el caso de no prorrogar este tipo de contrato, el aviso se da por escrito al trabajador con una antelación de (30) treinta días
o más a la fecha del vencimiento. El no aviso oportuno según la ley da por renovado automáticamente el contrato.
2.2.5.12 SALARIO Y FORMA DE PAGO:
La Universidad paga a sus trabajadores el salario respectivo por quincenas para los trabajadores del área administrativa.
Para el caso del personal docente, este se realiza de forma mensual. El salario se consigna en la cuenta personal de cada
trabajador en las entidades financieras que autorice la Universidad para este fin. La nomina se elabora en la Dirección de
Desarrollo Humano y se envía a Control Interno para su revisión y Vo.Bo., una vez Control Interno autorice el pago de la
nómina, pasa a la Dirección Financiera para su autorización y firma respectiva. Una vez se tenga estas dos firmas de
autorización, El Director de Desarrollo Humano procede a realizar la transferencia del pago con la respectiva entidad
Bancaria.
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2.2.5.13 AUXILIO DE TRANSPORTE:
Se entiende el auxilio de transporte como una suma de dinero que por disposición legal los trabajadorres reconocen a sus
trabajadores como pago del transporte del lugar de residencia hasta el sitio de trabajo. De acuerdo con lo establecido en el
régimen laboral colombiano se reconoce este auxilio a los trabajadores que devengue hasta (2) salarios mínimos legales
vigentes. El auxilio de transporte se paga por los días realmente laborados.
2.2.5.14 SUBSIDIO FAMILIAR:
El Subsidio familiar se paga con una suma de dinero o en pagos en especie o servicios los cuales se prestan o se pagan por
una caja de compensación familiar y son beneficiarios los trabajadores que devenguen hasta cuatro (4) salarios mínimos
legales vigentes.
2.2.5.15 FACULTADES DEL PRESIDENTE:
ESTATUTOS
RESOLUCIÓN N° 434 DE ENERO 23 DE 2013 DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
Artículo 27º. Funciones: Son funciones del Presidente o del Rector en defecto de aquel:
Artículo 2. Nombrar y remover al Rector y los Vicerrectores o, si fuere el Rector en ausencia de Presidente, los
Vicerrectores, y el personal administrativo de la Universidad, excepto el Revisor Fiscal y el Secretario del Honorable
Plenúm.
Parágrafo 1º. Con excepción de la representación general de la Universidad y del nombramiento del personal
administrativo a su cargo, el Presidente o, en su defecto, el Rector podrán delegar las funciones.
2.3
LIQUIDACION DE NOMINA DE DOCENTES:
2.3.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE
1
Secretaría de
Desarrollo Humano
2
Asistente de Nómina
3
Asistente de Nómina
4
Director Desarrollo
Humano
Asistente de Nómina
Director de Control
Interno y Académico
5
6
Asistente de Nómina
7
Director de Control
Interno y Académico
Dirección Financiera
Director Desarrollo
Humano
8
Asistente de Nómina
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCIÓN DE NOVEDADES DOCENTES:
Recibe novedades internas y externas de nómina e informaciones básicas de los docentes de tiempo completo,
medio tiempo, coordinadores y cátedra. Las novedades se reciben el quince (15) de cada mes.
CLASIFICACIÓN DE NOVEDADES:
Recibe novedades (aumento y/o disminución de horas, modificaciones de contrato, actualizaciones de estudio,
préstamos, embargos, afiliaciones extralegales, etc.).
La liquidación de nómina se realiza bajo el software Iceberg.
Se ingresan todas las novedades en el modula de nómina. Para los docentes este proceso se realiza mensualmente.
Las novedades que se reciben después del tiempo establecido, se ingresan en el mes subsiguiente.
PRELIQUIDACIÓN DE NÓMINA:
Pre-liquidación y verificación de la nómina docente.
AUTORIZACIÓN DE PRELIQUIDACIÓN:
Revisión y autorización de pre-liquidación.
Entrega de pre-liquidación de nómina a control interno.
APROBACIÓN DE PRELIQUIDACIÓN:
Verificación y Aprobación de pre-liquidación el pago de nómina.
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA:
Liquidación definitiva.
APROBACIÓN DE NÓMINA:
Aprobación de pago de nómina
PAGO DE NÓMINA:
Entrega de reportes de nómina a contabilidad.
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2.3.2
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7
FLUJOGRAMA
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE DOCENTES
INICIO
RECEPCIÓN DE
NOVEDADES
DESARROLLO HUMANO
CLASIFICACIÓN DE
NOVEDADES
PAGO DE NÓMINA
FIN
PRE-LIQUIDACIÓN
AUTORIZACIÓN DE
PRE-LIQUIDACIÓN
NO
APROBACIÓN
SI
LIQUIDACIÓN DE
NÓMINA
NO
CONTROL
INTERNO
SI
APROBACIÓN DE
PAGO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
NO
¿APROBADO?
SI
¿APROBADO?
2.4
LIQUIDACION DE NOMINA DE ADMINISTRATIVA:
2.4.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
Secretaría de
Desarrollo Humano
2
Asistente de Nómina
3
Asistente de Nómina
Director Desarrollo
Humano
Asistente de Nómina
Director de Control
Interno y Académico
Asistente de Nómina
Director de Control
Interno y Académico
Dirección Financiera
Director Desarrollo
Humano
4
5
6
7
8
Asistente de Nómina
Recibe novedades internas y externas de nómina (formato de novedades administrativas). Estas se reciben hasta los
días 10 y 20 de cada mes.
Recibe novedades (aumento y/o disminución de horas, modificaciones de contrato, actualizaciones de estudio,
préstamos, embargos, afiliaciones extralegales, etc.).
La liquidación de nómina se realiza bajo el software Iceberg.
Se ingresan todas las novedades en el módulo de nómina. Las novedades que se reciben después del tiempo
establecido, se ingresan en la nómina siguiente.
Pre-liquidación y verificación de la nómina administrativa.
Revisión y autorización de pre-liquidación.
Entrega de pre-liquidación de nómina a control interno.
Verificación y Aprobación de pre-liquidación para el pago de nómina.
Liquidación definitiva.
Aprobación de pago de nómina
Pago de nómina.
Entrega de reportes de nómina a contabilidad.
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DESARROLLO HUMANO
FLUJOGRAMA:
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA ADMINISTRATIVA
INICIO
RECEPCIÓN DE
NOVEDADES
( Secretario(a) )
DESARROLLO HUMANO
RECEPCIÓN DE
NOVEDADES
( Asistente(a) )
INGRESO DE
NOVEDADES EN
ICEBERG
PRE-LIQUIDACIÓN Y
VERIFICACIÓN
FIN
NO
REVISIÓN Y
AUTORIZACIÓN DE
PRE-LIQUIDACIÓN
ENTREGA DE
REPORTES A
CONTABILIDAD
APROBACIÓN
PAGO DE NÓMINA
LIQUIDACIÓN DE
NÓMINA
CONTROL INTERNO
SI
DIRECCIÓN
FINANCIERA
2.4.2
APROBACIÓN DE PRELIQUIDACIÓN
APROBACIÓN DE
PAGO
NO
SI
¿APROBADO?
SI
NO
¿APROBADO?
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DESARROLLO HUMANO
2.5
2.5.1
EMISION
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7
LIQUIDACION DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL
Una vez se haya cerrado la nómina de la segunda quincena mensual, se inicia el proceso de pago de seguridad social de
acuerdo a lo estipulado por la leyes laborales vigentes. Este proceso lo realiza el Asistente de Seguridad Social.
FLUJOGRAMA
DESARROLLO HUMANO
DIVISION
FINANCIERA
CONTROL INTERNO
REVISORIA FISCAL
INICIO
ASISTENTE DE NOMINA
CIERRE DE NOMINA
ASISTENTE DE SEGURIDAD
SOCIAL
DESDE ICEBERG
GENERAR ARCHIVO PLANO
DE NOVEDADES DE
NOMINA Y CREAR ARCHIVO
PLANO
ASISTENTE DE SEGURIDAD
SOCIAL
REALIZAR LA
HOMOLOGACION DEL
ARCHIVO PLANO CON MI
PLANILLA UNICA
NO
ASISTENTE DE SEGURIDAD
SOCIAL
VERIFICACION DE LA
HOMOLOGACION CON
SOPORTE DEL OPERADOR (mi
planilla única)
ASISTENTE DE SEGURIDAD
SOCIAL
VERIFICACION Y
AUTORIZACION
PAGO DE
APORTES DE
SEGURIDAD
SOCIAL
SI
GENERACION DE COPIAS CON
MARCAS DE AGUA Y NUMERO
DE RADICADO
ASISTENTE DE SEGURIDAD
SOCIAL
ARCHIVO DE PAGO CON
RADICADO
ENTREGA DE COPIAS
RECEPCION DE
COPIA DE PAGO
RECEPCION DE
COPIA DE PAGO
RECEPCION DE
COPIA DE PAGO
FIN
2.6
EVALUACION DE COMPETENCIAS PERSONAL ADMINISTRATIVO:
La evaluación de competencias del personal administrativo que labora en la Universidad se realiza a partir del formato de
Registro de Evaluación de competencias establecido para cargos Directivos, cargos medios, cargos operativos. El Director
de Desarrollo Humano en coordinación con cada uno de los jefes de área se reúne con los funcionarios a su cargo para
realizar la respectiva evaluación de acuerdo a la siguiente clasificación:
CARGOS DIRECTIVOS
HABILIDADES A EVALUAR INSTRUMENTO DE EVALUACION
Presidente
Rector
Vicerrector Administrativo
Vicerrector Académico
Decano de Facultad
Gerente de Proyectos
Secretario General
Director de Unidad
Organización
Planificación
Liderazgo
Iniciativa
Solución de Problemas
Relaciones Interpersonales
Toma de decisiones
Compromiso por la Universidad
Calidad del trabajo
Registro de Evaluación de competencias para cargos Directivos
CARGOS PROFESIONAL
HABILIDADES A EVALUAR
INSTRUMENTO DE EVALUACION
Jefes de Departamento
Coordinadores
Asistentes
Programadores
Webmaster
Secretarios Académicos
Analista de Inventarios
Organización
Iniciativa
Solución de Problemas
Relaciones Interpersonales
Compromiso por la Universidad
Calidad del trabajo
Trabajo en equipo
Registro de competencias para cargos profesionales
Nota: Al Presidente, Rector y Vicerrectores no se realiza
evaluación de competencias.
Personal escolta de la Universidad, no se realiza evaluación de
competencias.
Personal que depende de la Presidencia o de la Rectoría.
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2.6.1
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CARGOS TECNICOS
HABILIDADES A EVALUAR
INSTRUMENTO DE EVALUACION
Secretaria Ejecutiva
Secretaria Directiva
Secretaria de Departamento
Catalogador
Técnicos
Escolta
Organización
Relaciones Interpersonales
Compromiso por la Universidad
Calidad del trabajo
Trabajo en equipo
Servicio al Cliente
Responsabilidad
Registro de competencias para cargos técnicos
CARGOS OPERATIVOS
HABILIDADES A EVALUAR
INSTRUMENTO DE EVALUACION
Auxiliar de Correspondencia
Auxiliar de Servicios Generales
Auxiliar de Sistemas
Auxiliar de Cartera
Auxiliar de Medios Audiovisuales
Auxiliar de Oficina
Auxiliar de Admisión
Auxiliar de Mantenimiento
Auxiliar de Biblioteca
Auxiliar de Cartera
Auxiliar de Archivo General e Histórico
Conductor
Auxiliar de contabilidad
Vigilante
Organización
Compromiso por la Universidad
Calidad del trabajo
Responsabilidad
Registro de competencias para cargos operativos
COMPETENECIA
El Director de Desarrollo Humano con las evidencias recogidas Evaluación de Competencias y la verificación del folder
personal registra en el formato de evaluación de competencias, es decir:
EDUCACION: Se verifica el registro de educación con diploma, actas de grado, certificación de estudios que garantice el
nivel de escolaridad del trabajador, información que se encuentra en el folder de personal. El funcionario que no cumpla
con el requisito de educación exigido por el perfil del cargo, se validará con 3 veces el tiempo exigido de experiencia en
LA UNIVERSIDAD.
FORMACION: Se verifican los conocimientos mínimos requeridos por el cargo para su desempeño y se validará de
acuerdo a cualquiera de los siguientes registros:
Lista de asistencia a capacitación y evaluación si es necesario
Certificaciones otorgadas por la organización
Certificaciones otorgadas por organismos externos (Universidades, Empresas, institutos, etc.)
HABILIDADES: Se verifica a partir de los registros obtenidos por las evaluaciones de Competencias, de acuerdo a las
aptitudes, quedando el soporte físico de la evaluación en la historia laboral del funcionario.
EXPERIENCIA: Se verifica la experiencia a nivel interno con el contrato laboral en el momento de ingreso y/o
certificación expedida por la organización y a nivel externo por certificaciones laborales.
De acuerdo a los resultados de la evaluación se tomarán decisiones como:
Recomendar al funcionario que estudie para cumplir con el criterio de educación exigido para el cargo. Definir el
cronograma de formación de acuerdo a las debilidades que resulten de la evaluación del perfil del cargo
La evaluación de competencias sirve para determinar si los funcionarios cumplen con los criterios de educación,
formación, habilidades y experiencia que exige la institución para el perfil del cargo, además de definir si la formación ha
sido eficaz.
2.6.2
PLAN DE CAPACITACIÓN
2.6.2.1 JUSTIFICACION
La cualificación como proceso continuo y planificado busca la adquisición de conocimientos y el desarrollo de habilidades
y competencias para mejorar: Es así, que la determinación de necesidades de capacitación es indispensable para el
mejoramiento de cada unidad y de esta forma poder detectar las áreas de oportunidad y trabajar en estas, permitiendo que
el capital humano de la institución se convierta en el gestor de ventajas competitivas.
Al otorgarle al colaborador las herramientas necesarias para realizar adecuadamente su trabajo, generará en él mayor
motivación, al contar con los conocimientos que requiere para trabajar mejor y más eficiente.
Este Plan de capacitación consiste en un conjunto de cursos, talleres, seminarios, diplomados, estructurados y enfocados
según necesidades, niveles, áreas y grupos focales.
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OBJETIVO GENERAL
Cualificar permanentemente a los trabajadores de la Universidad, con el fin de proveerles herramientas que le permitan
hacer más eficaz su labor y le generé un mayor grado de motivación, compromiso y sentido de pertenencia hacia su área y
la Universidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
-
Mejorar los sistemas de comunicación internos.
Incrementar la productividad de las personas y por ende de la Universidad
Promover un ambiente de mayor estabilidad en el empleo, con actualización permanente y menor índice de
rotación.
Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias y procurar el mejoramiento de los resultados
mediante la aplicación de sistemas y procedimientos acordes al oficio.
Formar al personal de la Universidad a utilizar eficazmente sus elementos de labor y reducir los accidentes de
trabajo.
Reducir los costos operativos y aprovechar los recursos de la capacidad instalada.
Perfeccionar las labores que realiza el personal dentro del perfil que se solicita.
POLITICAS GENERALES
-
La capacitación se centrará en el mejoramiento de desempeño de la persona en su labor actual y en lo que se
necesita para su crecimiento y desarrollo.
La capacitación está directamente relacionada con el trabajo, los planes de desarrollo personal y los objetivos
misionales de la Universidad
La capacitación constituye una "asignación de trabajo". Los cursos, módulos o talleres serán programados, en su
mayoría, en tiempo laboral.
Desarrollo Humano hará seguimiento frente a la ejecución del plan de capacitación definido.
El plan de capacitación anual se hará con base en las debilidades encontradas en la evaluación de desempeño
previo estudio del plan de mejoramiento semestral de la Unidad.
Se entregará certificado únicamente a las personas que cumplan con el 85% de la asistencia
La capacitación es de carácter obligatorio cuando esta es programada por Desarrollo Humano.
Revisión todos los meses de acuerdo a las necesidades y/o para ajustes y modificaciones, que sean necesarias
realizar para el cumplimiento de necesidades de formación para el personal.
Todo funcionario administrativo debe recibir capacitación, al menos una vez año. (se justificaran las excepciones
que se presenten por escrito).
2.6.2.2 ESTRUCTURA PLAN DE CAPACITACION
La Universidad ha fundamentado su plan de capacitación en la búsqueda de contar con trabajadores integrales mediante el
desarrollo de dos tipos de capacitación: Una que le permitirá desempeñarse bien en su labor y otra frente a su crecimiento
personal.
1.
CAPACITACIÓN PARA EL DESEMPEÑO.
Es la capacitación que se da a los trabajadores para incrementar su capacidad en la labor que realizan en el cargo que
desempeña
CAPACITACIÓN: Es una actividad planeada y basada en necesidades reales de conocimientos orientadas a una
mejor comprensión, desempeño y actitud del ser humano en su puesto actual o futuro.
INDUCCIÓN: Es el proceso de enseñanza - aprendizaje orientado a dotar a una persona de conocimientos para
alcanzar los objetivos específicos de su puesto de trabajo.
ENTRENAMIENTO: Es el proceso mediante el cual los individuos aprenden conocimientos, desarrollan aptitudes
y fortalecen habilidades en función de determinados objetivos mediante la transmisión de conocimientos específicos
relativos al trabajo.
FORMACIÓN: Es la etapa inicial de desarrollo de un individuo o grupo de individuos que se caracteriza por una
programación curricular en determinada disciplina o ciencia y que permite a quien la obtiene, alcanzar niveles
educativos superiores.
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2.
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7
CAPACITACIÓN PARA EL DESARROLLO.
Es la capacitación para incrementar en los trabajadores su nivel de conocimiento general para ocupar nuevos cargos
dentro o fuera de la organización.
DESARROLLO | Corresponde a la Educación que recibe una persona para su crecimiento profesional a fin de
estimular la efectividad en el cargo que desempeña con objetivos a largo plazo, y ligadas a una posible promoción.
EDUCACIÓN | Es el aprendizaje que el ser humano recibe del ambiente social, sean estos conductas, valores y
patrones de comportamientos, a lo largo de toda su existencia, para adaptarse a las normas y los valores sociales
vigentes y aceptados en su integración a la sociedad.
2.6.2.3 DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Constituye la función inicial y estratégica, que consiste en el diagnóstico de las necesidades de capacitación de los
trabajadores, estableciendo un inventario de falencias de acuerdo a ciertos factores.
Como la innovación tecnológica, apropiación del trabajador en el oficio que desempeñan, actualización en procesos y
procedimientos de cada área, mejoramiento en las destrezas, habilidades y desempeño en los puestos de trabajo,
administración de nuevas herramientas de trabajo, manejo de software, conocimiento, compromiso y pertinencia con la
Universidad.
La determinación de las necesidades de capacitación, es una responsabilidad del área de Desarrollo Humano, quien
coordina con los Decanos, Directores y Jefes de Unidad la prioridad de estas necesidades.
NIVELES DE DETECCION DE NECESIDADES
Existen dos tipos de niveles para detectar las necesidades de capacitación de los trabajadores de la Universidad:
NIVEL ORGANIZACIONAL
Son aquellas necesidades que surgen por cambios sustanciales en la estructura orgánica y se caracteriza por afectar a
todos los trabajadores.
NIVEL INDIVIDUAL
Son aquellas necesidades que ayudan a las personas a apropiarse del cargo y a fortalecer las competencias necesarias
para la ejecución adecuada de sus responsabilidades.
2.6.2.4 LAS FUENTES UTILIZADAS PARA LA DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO:
Mediante la aplicación de la evaluación de desempeño se puede evidenciar la eficacia de las capacitaciones o las
brechas de formación de los trabajadores y determinar el plan a seguir para subsanar dicho resultado.
OBSERVACIÓN:
Permite apreciar los puntos débiles de los trabajadores, donde se evidencia falencias en el manejo de una herramienta
tecnológica o manual; en la aplicación de un proceso o procedimiento; en la actualización de una norma o ley que sea
imperiosa en su oficio.
REQUERIMIENTO DE CAPACITACION:
Solicitud del Decano, Director o Jefe de Unidad quien haya realizado un análisis de los puestos de trabajo a cargo y
necesite fortalecer un tema específico. La solicitud debe indicar objetivo, justificación del proyecto o función a
impactar, población y costo.
2.6.2.5 PROGRAMACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
Una vez hecho el diagnóstico de capacitación, sigue la elección de los medios adecuados que nos ayudaran a solventar las
necesidades previstas, procediendo a la programación, la cual está plasmada en el plan de capacitación institucional, que
se fundamenta de acuerdo con la prioridad y la pertinencia de la ejecución.
Los medios que utilizamos son internos o externos
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2.6.2.6 PLANEACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
Consiste en aplicar el Plan de Capacitación, teniendo en cuenta las políticas, estrategias, metodología, inversión y los
demás aspectos que se deben contemplar.
2.6.2.7 EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN
Es la etapa de la puesta en marcha del programa de capacitación, específicamente se coordina y prepara el desarrollo del
evento utilizando los medios para difundir la realización del mismo (correo electrónico). Se concretan los grupos focales
previamente identificados o solicitados por el jefe inmediato
La ejecución de capacitación puede darse de distintas modalidades, dependiendo de la programación establecida,
seminario, diplomado, capacitación cruzada, curso, taller etc.
2.6.2.8 EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y DEL CAPACITADOR
Se hará una retroalimentación con el grupo o el funcionario capacitado, con el fin de conocer los logros, deficiencias,
sugerencias y poderlos considerar en una cualificación posterior. (vía correo institucional).
2.6.2.9 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN
Es un proceso continuo que comienza con el desarrollo de los objetivos propuestos en la capacitación y que se verá
reflejado en el impacto del objetivo general planteado en la necesidad de la capacitación. Por tanto, se evaluará mediante
el formato de evaluación de eficacia de formación y en la evaluación de desempeño del período inmediatamente posterior,
siempre y cuando haya pasado un tiempo prudencial de mínimo seis meses.
Nota: par las capacitaciones de los software adquiridos por la Universidad, no se diligencia el formato de evaluación de
eficacia de la formación, ya que se valida con la puesta en marcha del mismo.
2.6.2.10 SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIÓN
Los resultados de la capacitación y la evaluación pueden medirse desde el punto de vista de la Universidad, en cuanto al
mejoramiento de la productividad, plasmados en el cumplimiento de los objetivos propuestos, en la necesidad y en el
ejercicio mismo de la capacitación. Toda vez, que a partir de este se puede medir el desempeño antes y después de la
capacitación.
Actualmente el control de idoneidad o no de la capacitación, está en función del impacto en el trabajo mejorando actitudes
cuantitativas o cualitativas, que redunden en costo beneficio para la Institución y que nos soporte la medición de los
indicadores de Desarrollo Humano o para el área específica.
2.6.3
EVALUACION DE COMPETENCIAS PERSONAL DOCENTE:
La responsabilidad de la evaluación de competencias del personal docente recae sobre el Dirección de Docencia de la
Universidad, quien es el que establece los criterios de medición y propone la formación de las competencias a los decanos.
La evaluación de las competencias se realiza dos (2) veces al año y la ejecuta el personal estudiantil de la universidad.
2.6.4
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE
1
ESTUDIANTE
2
PROCESO DE
INFORMATICA Y
SISTEMAS
3
DOCENCIA
4
DECANATURAS
5
DOCENCIA
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
EJECUTA EVALUACION:
Los estudiantes de la universidad realizan la respectiva evaluación de docente en el formato establecido en la página web de la
universidad.
Matriz de Información:
Genera archivo en la cual debe estar plasmada la calificación y las observaciones por docente y a que Decanatura pertenece.
Tabulación de Matriz:
El Dirección de docencia de la universidad realiza la respectiva tabulación de la información, luego procede a generar informe por
Decanatura sobre las calificaciones y observaciones que establecieron los estudiantes en el momento de efectuar la evaluación del
docente. Con este informe procede a realizar la respectiva difusión y socialización de los resultados con sus respectivas
recomendaciones de formación al docente.
Plan de acción
Cada Decanatura define los planes de acciones a ejecutar durante el semestre.
Cronograma de Formación:
Con los planes de acción de cada Decanatura, desarrolla y ejecuta el cronograma de formación.
Luego procede a realizar el respectivo seguimiento y verificación de la eficacia de la formación ejecutada en el cronograma de
formación.
Nota: Se debe enviar copia del registro de la formación del personal docente a Desarrollo Humano para ser archivada en la historia
laboral.
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FJULOGRAMA
ESTUDIANTE
SISTEMAS
DOCENCIA
DECANATURAS
INICIO
DESRROLLO DE
EVALUACION AL
DOCENTE
GENERA MATRIZ DE
INFORMACION CON
CALIFICACIONES Y
OBSERVACIONES
TABULACION DE
CALIFICACION Y
OBSERVACIONES
SOCIALIZACION DE
LOS RESULTADOS
ENTREGA INFORME
SOBRE LOS
RESULTADOS Y
PROPONE ACCIONES
DE FORMACION Y
MEJORA
DEFINE ACCIONES
DE FORMACION Y
DE MEJORA A
IMPLEMENTAR
EJECUTA PLAN DE
FORMACION A
DOCENTES
ESTABLECIDOS POR
DECANATURAS
REALIZA
SEGUIMIENTO A
LA FORMACION
NO
¿EFICACIA DE LA
FORMACION?
SI
FIN
2.7
DESVINCULACION PERSONAL ADMINISTRATIVO:
2.7.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Cuando un trabajador del área administrativa se retira de la universidad ya sea por retiro voluntario o por despido, la
universidad respetara el trámite legal vigente establecido por el Código Laboral Colombiano.
2.7.2
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
NO. RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
TRABAJADOR
PRESIDENCIA
RECTOR
2
PRESIDENCIA
RECTORÍA
3
TRABAJADOR
4
DESARROLLO
HUMANO
5
DESARROLLO
HUMANO
6
7
8
9
DESARROLLO
HUMANO
CONTROL INTERNO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DESARROLLO
HUMANO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
TRABAJADOR
COMUNICACIÓN DE RETIRO:
Renuncia Voluntaria:
Presentación de la carta de renuncia voluntaria en departamento Desarrollo Humano.
Carta de Retiro:
El señor Presidencia o Rector toma la decisión de retiro unilateral donde se le notifica al trabajador.
Nota: Para ambos casos se debe especificar la fecha de renuncia, cargo y la dependencia.
APROBACIÓN Y AUTORIZACIÓN:
Renuncia Voluntaria
El Director Desarrollo Humano informa al señor Presidencia o Rectoría la presentación de la renuncia donde se emite la aceptación
de la renuncia por parte de la Rectoría.
Carta de Retiro
La rectoría emite la carta de retiro para ser entregada al trabajador.
ENTREGA DEL CARGO:
Entrega del Cargo y responsabilidades.
NOTIFICACIÓN:
Se recibe la aceptación de la renuncia o carta de retiro que emite la Presidencia o Rectoría, la cual se entrega copia al trabajador con
el formato de paz y salvo.
RECEPCIÓN DE PAZ Y SALVO:
Recibe el formato de paz y salvo firmado por las dependencias establecidas en el registro de paz y salvo.
LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO:
Se procede a la realización de la liquidación de las prestaciones sociales donde el Director Desarrollo Humano realiza la revisión y
aprobación de la misma.
VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN PARA EL PAGO:
Verificación y autorización para el pago (transferencia o cheque) de la liquidación de prestaciones sociales
PAGO:
Transferencia del pago a la cuenta de nómina respectiva o generación de cheque en departamento de Contabilidad
RECEPCIÓN DE LA LIQUIDACIÓN:
Se entrega la liquidación de prestaciones sociales en el departamento Desarrollo Humano con sus respectivos soportes, firmas.
Nota: dado el caso de modificación o de reclamación se entra a revisar para los posibles ajustes a que haya lugar.
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2.7.3
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FLUJOGRAMA:
DESVINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO
TRABAJADOR
INICIO
¿RETIRO
VOLUNTARIO?
RECEPCIÓN DE LA
LIQUIDACIÓN
FIN
SI
DIRECCIÓN
FINANCIERA
CONTROL
INTERNO
PRESIDENCIA O RECTORIA
DESARROLLO HUMANO
COMUNICACIÓN DE
RETIRO VOLUNTARIO
2.8
NO
COMUNICACIÓN DE
ACEPTACIÓN DE
RENUNCIA
RECEPCIÓN DE
PAZ Y SALVO
EJECUCIÓN DEL
PAGO
LIQUIDACIÓN DE
CONTRATO
DECISIÓN DE RETIRO
UNILATERAL
(Presidencia)
APROBACIÓN Y
AUTORIZACIÓN
CARTA DE RETIRO
NOTIFICACIÓN AL
TRABAJADOR
APROBACIÓN Y
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
APROBACIÓN Y
AUTORIZACIÓN DE
PAGO
SALUD OCUPACIONAL:
Los conceptos relacionados con la salud ocupacional y seguridad de los trabajadores para crear un ambiente de trabajo
seguro y adecuado, se imparten en LA UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA. a través de tres factores claves que se
detallan a continuación:
2.8.1
PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO:
Tiene como objeto definir los factores de riesgo a los cuales están expuestos los trabajadores de LA UNIVERSIDAD LA
GRAN COLOMBIA. en cada una de las secciones donde laboran y que pudieran amenazar su integridad física y su salud,
con base en la priorización según su grado de peligrosidad y su grado de repercusión se programan las actividades
tendientes a minimizarlos o eliminarlos, lo cual queda escrito en el registro Panorama de Riesgo. El Coordinador de Salud
Ocupacional es responsable de actualizarlo y tomar las acciones correctivas que sean necesarias quedando constancia
escrita de ello.
2.8.2
INSPECCIÓN DE CONDICIONES SEGURAS:
Tiene como objetivo, realizar diferentes inspecciones planeadas o sorpresa para verificar las condiciones de seguridad
que ha ofrecido la organización a los trabajadores. Estas inspecciones son realizadas por el personal integrante del comité
paritario de salud ocupacional de la Universidad.
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DESARROLLO HUMANO
2.8.3
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ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL
El clima laboral es la percepción que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en medio laboral. Dicha
percepción depende en buena medida de las actividades, interaccione y otra serie de experiencias que cada trabajador
tenga con la institución. De ahí, que el clima organizacional refleje la interacción entre características personales y
organizacionales.
Para la valorización de clima organizacional, es necesario medir a los trabajadores su apreciación en aspectos de la
organización:




Las normas y la comunicación en diferentes niveles.
Reconocimiento en sus diversas formas
Sentido de seguridad en sus diversos significados.
Responsabilidad y credibilidad hacia sus líderes.
La evaluación del clima organizacional se realiza cada dos años, a los trabajadores vinculados en las unidades
administrativas y los resultados se presentan a la Vicerrectoría Administrativa para su correspondiente gestión de
mejoramiento.
2.9
DEFINICIONES:
- EL PERSONAL ACADÉMICO. En la Universidad La Gran Colombia, estará conformado por aquellos profesionales
que estuvieren vinculados a la docencia, la investigación o la proyección social o que desempeñaren las funciones de
dirección académico - administrativa en los diferentes programas de pregrado o postgrado que ofrece la Universidad.
-
EL ADMINISTRATIVO DOCENTE. El trabajador administrativo, con título profesional, podrá pertenecer al
personal académico, pero solo podrá orientar hasta diez (10) horas semanales de clase, según lo previsto en el artículo
16 de los Estatutos de la Universidad.
-
EL PERSONAL DOCENTE. Estará conformado por los profesionales vinculados a la Universidad para ejercer las
funciones de la docencia, la investigación y la proyección social. Los docentes son regulares, si se desempeñaren de
acuerdo con los períodos académicos permanentes y especiales, los vinculados para atender una actividad específica
en cualquier programa académico. En razón de la actividad que les corresponde atender, también forman parte del
personal docente de la Universidad los Decanos, los Directores de Estudios, los Jefes de Área, los Jefes de los Centros
de Investigación de las distintas Facultades y los Coordinadores Académicos.
-
EL SISTEMA DOCENTE. Es el conjunto de los componentes constituidos por los siguientes subsistemas: la
vinculación, la movilidad, la cualificación y el perfeccionamiento, los estímulos o incentivos a la excelencia
académica, la evaluación y el bienestar universitario. Cada uno de ellos contiene unas propiedades que interactúan
lógica y sistemáticamente para cumplir los propósitos de todo el sistema docente.
-
LA CARRERA ACADÉMICA. Es el proceso que sigue un profesional para la construcción permanente del quehacer
científico, humanístico y disciplinar, pedagógico y didáctico, para consolidar su proyecto de vida que como una
vocación docente profunda desarrollará durante el tiempo de su vinculación con la Universidad. La componen el
conjunto de las actividades de formación, la promoción, evaluación y cualificación en las que deberá participar para
garantizar la calidad y la excelencia de la docencia, la investigación y la proyección social. Esta carrera se manifiesta
en la producción intelectual y la contratación con sus pares como comunidad académica; en consecuencia, será la
base para el avance en el escalafón interno que se establece el presente Estatuto Docente.
-
EL DOCENTE DE CARRERA. Es aquel que se vincula a la Universidad mediante la postulación a la carrera docente
con una vinculación de tiempo completo, medio tiempo o cátedra en las categorías de movilidad del artículo 10 de
este estatuto y que, además, cumple con las funciones propias de la educación superior.
-
EL DOCENTE AUXILIAR. Es el profesional, con título universitario otorgado por la Universidad La Gran
Colombia, formado en su escuela de monitores en los términos del acuerdo 003 del 9 de noviembre de 2006 del
Consejo Académico, que, por su alto desempeño académico, proyección profesional y pertenencia, demuestra
capacidades suficientes en los campos de la docencia, la investigación o el servicio social.
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-
EL DOCENTE VINCULADO. Es un profesional, cuyo título universitario fue otorgado por una Universidad
reconocida por el Estado u homologado por éste, postulado y aceptado como docente en la Universidad La Gran
Colombia y que cuenta con una experiencia mínima de tres (3) años como docente universitario o cinco (5) como
profesional reconocido.
-
EL DOCENTE ASISTENTE. Es un profesional con título de especialización, preferentemente en el campo
profesional en que se desempeña, que acredite una experiencia docente mínima de seis (6) años en la Universidad La
Gran Colombia o en otra Universidad. Así mismo, deberá certificar la aprobación de los cursos de formación
DOCENTE al I y II, exigidos para esta categoría, realizar la labor de investigación durante el período en el que haya
laborado como DOCENTE vinculado y la producción académica e intelectual. Para ascender a la categoría de
DOCENTE asistente el docente deberá haber permanecido mínimo un año como DOCENTE vinculado.
-
EL DOCENTE ASOCIADO. Es un profesional con título de maestría y experiencia docente mínima de (8) ocho años
en la Universidad La Gran Colombia o en otra Universidad. Así mismo deberá certificar los cursos de formación
DOCENTE al III y IV, realizar la labor de investigación o de proyección social durante el período que funja como
DOCENTE asistente, acreditar la producción académica e intelectual, presentar un examen de suficiencia en el
idioma inglés, nivel B1, según los estándares internacionales del Marco Común Europeo y haber permanecido
mínimo (3) tres años en la categoría de DOCENTE asistente.
-
EL DOCENTE TITULAR. Es un profesional con título de doctorado y una experiencia docente mínima de quince
(15) años como docente en la Universidad La Gran Colombia o en otra Universidad. Así mismo, deberá certificar los
cursos de formación DOCENTE al V y VI, la labor de investigación y de proyección social como DOCENTE
asociado, acreditar su producción académica e intelectual, presentar un examen de suficiencia en el idioma inglés,
nivel B2, según los estándares internacionales del Marco Común Europeo y haber permanecido mínimo cinco (5)
años en la categoría de DOCENTE asociado,
-
EL DOCENTE DE TIEMPO COMPLETO. Es el DOCENTE que dispone de cuarenta (40) horas para las actividades
académicas, docencia, investigación y proyección social, con un mínimo de 20 horas semanales de orientación de
clases en sus respectivas áreas. Las restantes se distribuirán en consejerías, tutorías, investigación, asesorías o
coordinación. Si este docente se dedica solamente a la docencia, el veinticinco por ciento (25%) de ésta será para la
preparación de las clases, la evaluación de los estudiantes y la elaboración y revisión del material de apoyo
pedagógico, con un mínimo de treinta (30) horas de orientación de clases.
-
EL DOCENTE DE MEDIO TIEMPO. Es el DOCENTE que dispone de veinte (20) horas semanales en la
Universidad, con un mínimo de doce (12) horas de clase. Las restantes las deberá dedicar a consejerías, tutorías,
investigación, asesorías o coordinación.
-
EL DOCENTE DE HORA CÁTEDRA. Es el DOCENTE cuya disponibilidad de horas semanales, consignadas en el
contrato de trabajo, será hasta de diez (10) horas semanales. Su remuneración será fijada anualmente por la Honorable
Consiliatura.
-
EL DOCENTE INVESTIGADOR. Es el DOCENTE de tiempo completo o de medio tiempo que reúne las
condiciones que establece el presente Estatuto y se dedica en un ciento por ciento (100%) a la realización de
proyectos de investigación, bajo la dependencia del Decano o el Director de Investigaciones de la Universidad.
-
EL DOCENTE EMÉRITO. Es aquel DOCENTE que en su carrera docente se distingue con publicaciones en el área
de la investigación o la docencia o realiza aportes a la filosofía, la ciencia, la técnica o las artes.
-
EL DOCENTE TEMPORAL. Es el que se vincula a la Universidad en forma esporádica y con una finalidad y
período específicos. Dada sus características, no se rige por el escalafón.
-
EL DOCENTE OCASIONAL. Es el profesional universitario que, de acuerdo con los requerimientos de tipo
académico, artístico o técnico, está al servicio de la Universidad. Se distingue por ser altamente calificado en su área
disciplinar y no pertenece al escalafón docente. La relación contractual entre la Universidad y este tipo de DOCENTE
se determina a través de resolución, expedida por el Rector de la Universidad, y no se rige por el Estatuto Docente.
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-
EL DOCENTE EXPERTO. Es la persona con título profesional, técnico o tecnológico, que debido a su preparación
especial en un área del saber, el arte o la técnica, puede prestar servicios académicos a la Universidad. La relación
contractual entre la Universidad y este tipo de DOCENTE se determina a través de resolución expedida por el Rector
de la Universidad y no se rige por el Estatuto Docente.
-
EL DOCENTE VISITANTE. Es el profesional de otras universidades o instituciones de investigación o de educación
superior, nacionales o extranjeras, de reconocido prestigio, que por sus méritos académicos y su experiencia en
investigación en un determinado campo del saber es invitado por la Universidad para prestar temporalmente servicios
de asesoría académica, participación en los proyectos curriculares, de docencia, de investigación o de proyección
social, en procura del intercambio de los conocimientos y la renovación académica, en el marco de convenios
interinstitucionales. La relación contractual entre la Universidad y este tipo de DOCENTE se determina a través de
los convenios o de resolución, expedida por el Rector de la Universidad, y no se rige por el presente Estatuto Docente.
Es de observar que en los casos en los que se trate de personas de un alto reconocimiento a nivel nacional e
internacional, la Universidad podrá considerar su vinculación ocasional.”
-
EMBARGO: Por embargo de salario se entiende la retención o retenciones a que está sujeto un trabajador asalariado,
en razón de obligaciones fijadas en sentencia y por orden de un juez competente, o por acuerdo entre partes (pensión
alimentaría) y cuya aplicación es de cumplimiento obligatorio para el patrono o el funcionario de la empresa o
institución a cargo de realizar el proceso.
-
LIBRANZA: Es un producto destinado a satisfacer las necesidades de financiamiento para destino de consumo
personal o familiar de trabajadores de empresas seleccionadas que desarrollen convenio de deducción por Nómina
-
NÓMINA: Proceso mediante el cual se realiza la administración del pago a las personas vinculadas laboralmente con
la Universidad. Administra las diferentes novedades (devengados y deducidos) derivados de la actividad dinámica de
la Universidad, de acuerdo con las normas laborales legales vigentes. El pago de la nómina se efectúa en períodos
mensuales y se hace a través de transferencia bancaria.
-
NOVEDADES DE NÓMINA: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales,
descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la
nómina.
-
RETENCIÓN EN LA FUENTE: es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos que consiste en la obligación
del agente retenedor de retener, conservar, guardar una cantidad que la ley ha determinado se retenga en el mismo
momento de origen del ingreso; doctrinariamente se conoce como imposición en el origen.
-
SALARIO: El Código Sustantivo del Trabajo define el concepto de salario como la remuneración ordinaria, fija o
variable del trabajador, así como todo lo que éste recibe en dinero o en especie como contraprestación directa del
servicio, sea cualquiera la forma o denominación que adopte.
-
SUBSIDIO FAMILIAR: El Subsidio Familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie o servicios a los
trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de las personas a cargo, cuyo objetivo
fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representan el sostenimiento del núcleo básico de la
sociedad.
-
INDICE DE FRECUENCIA DE ACCIDENTES DE TRABAJO: este indicador muestra el impacto de la
accidentabilidad (número de accidentes), por cada 100 trabajadores, laborando durante 48 horas, semana, durante 50
semanas (240000).
-
INDICE DE SEVERIDAD DE ACCIDENTES DE TRABAJO: este indicador muestra el impacto de accidentes en
días de incapacidad de 100 trabajadores, laborando durante 48 horas semana, durante 50 semanas (240000).
-
ÍNDICES DE LESIONES INCAPACITANTES: corresponde entre la relación entre los índices de frecuencia y
severidad de accidentes de trabajo con incapacidad. Es un índice global del comportamiento de lesiones
incapacitantes que no tiene unidades. Su utilidad radica en el en la comparabilidad entre diferentes secciones de la
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misma universidad, con ella misma en diferentes períodos, con diferentes universidades o con el sector económico al
que pertenece.
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DOCUMENTOS RELACIONADOS:
CLASE
(*)
Número
FECHA
DE
EMISIÓN
NORMA
ESPECÍFICA
DESCRIPCIÓN DE LA NORMA
FECHA DE
ACTUALIZACION
CARÁCTER
Externo
ENTIDAD
DE ORIGEN
Interno
R
434
23/01/2013
Estatutos de la Universidad
Artículo 27, Parágrafo1° con
excepción de la representación
general de la Universidad y del
nombramiento del personal
administrativo a su cargo, el
Presidente o, en su defecto, el Rector
delegar las funciones.
A
004
04/07/2006
Estructura Orgánica
Capítulo I al III
04/07/2006
X
UGC
Proyecto Educativo Institucional
15. Gestión Académica y
Administrativa
02/09/2008
X
UGC
Proyecto 6.1 Cualificación del Talento
30/03/2005
X
UGC
P
S/N
feb-03
Institucional
de
23/01/2013
X
Ministerio
de Educación
A
001a
30/03/2005
Plan Estratégico
Desarrollo
A
002
17/06/2008
Estatuto Docente
Art. 1 a 44
17/06/2008
X
UGC
O
S/N
26/03/2014
Convención Colectiva
Art. 1 a 42
26/03/2014
X
SINTIES - UGC
R
12
08/05/2013
Que costos de desplazamiento de los
trabajadores de la Universidad a otro
lugar distante al sitio habitual de su
trabajo, debe valorarse razonablemente
Todo el Articulado
08/05/2013
X
UGC
R
34
27/06/2013
Que costos de desplazamiento de los
trabajadores de la Universidad a otro
país, Rector y Vicerrectores
Todo el Articulado
27/06/2013
X
UGC
R
35
27/06/2013
Que costos de desplazamiento de los
trabajadores de la Universidad a otro país
Todo el Articulado
27/06/2013
X
UGC
Código Sustantivo del Trabajo
Seguridad Social y Pensiones
Subsidio Familiar, Protección Social y
el Empleo
Derecho Colectivo
Suplemento
Organización Institucional
Pensiones
Salud
Riesgos Laborales
2013
X
El Congreso De La
Republica De Colombia
2013
X
El Congreso De La
Republica De Colombia
Todo el Articulado
23/12/1993
X
El Congreso De La
Republica De Colombia
Por la cual se dictan normas para apoyar
el empleo y ampliar la protección social y
se modifican algunos artículos del Código
Sustantivo de Trabajo.
Todo el Articulado
27/12/2002
X
El Congreso De La
Republica De Colombia
23/01/2006
Por medio de la cual se adoptan medidas
para prevenir, corregir y sancionar el
acoso laboral y otros hostigamientos en el
marco de las relaciones de trabajo
Todo el Articulado
23/01/2006
X
El Congreso De La
Republica De Colombia
1562
11/07/2012
Por la cual se modifica el sistema de
riesgos laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de salud
ocupacional
Todo el Articulado
11/07/2012
X
El Congreso De La
Republica De Colombia
L
1607
26/12/2013
Por la cual se expiden normas en materia
tributaria y se dictan otras disposiciones
Art 331 - 333 - 334 - 384 - 387
26/12/2013
X
Ministro De Hacienda
Y Crédito Público
D
4000
30/11/2004
Por el cual se dictan disposiciones sobre
la expedición de visas, control de
extranjeros
y
se
dictan
otras
disposiciones en materia de migración
Todo el Articulado
30/11/2004
X
Ministerio De Relaciones
Exteriores
R
5707
05/11/2008
Por el cual se dictan disposiciones sobre
la expedición de visas.
Todo el Articulado
05/11/2008
X
Ministerio De Relaciones
Exteriores
Rg
S/N
2013
Régimen Laboral Colombiano
Rg
S/N
2013
Régimen de Seguridad Social
L
100
23/12/1993
Por la cual se crea el sistema de
seguridad social integral y se dictan otras
disposiciones
L
789
27/12/2002
L
1010
L
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DESARROLLO HUMANO
L
R
962/2005
1567
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7
08/07/2005
Por la cual se dictan disposiciones sobre
racionalización
de
trámites
y
procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de
los particulares que ejercen funciones
públicas o prestan servicios públicos.
Art. 62
08/07/2005
X
Departamento
Administrativo de la
función pública
03/06/2004
Por la cual se definen el trámite y los
requisitos para la convalidación de títulos
otorgados por instituciones de educación
superior extranjeras y la homologación de
estudios parciales cursados en estas
mismas instituciones
Todo el Articulado
03/06/2004
X
Ministerio De Educación
Nacional
Todo el Articulado
01/12/2005
X
Ministerio De Educación
Nacional
R
5547
01/12/2005
Por la cual se define el trámite y los
requisitos para la convalidación de títulos
otorgados por instituciones de educación
superior extranjeras o por instituciones
legalmente reconocidas por la autoridad
competente en el respectivo país, para
expedir títulos de educación superior
R
2013
06/06/1986
Por la cual se reglamenta la organización
y funcionamiento de los Comités de
Medicina, Higiene y Seguridad Industrial
en los lugares de trabajo
Todo el Articulado
06/06/1986
X
Los Ministros de Trabajo
y Seguridad Social y de
Salud
21/03/2012
Por la cual se modifica la Resolución
número 1747 de 2008, modificada por la
Resolución número 2377 de 2008, que a
su vez fue modificada por las
Resoluciones números 3121, 4141 de
2008, 504 y 1622 de 2009 y por las
Resoluciones números 2249, 199, 990,
1184 de 2009, 1004 de 2010, 114, 661,
773, 2640, 2641, 3251, 475 y 476 de
2011 y se adopta el procedimiento
mediante el cual los operadores de
información
deberán
entregar
periódicamente la información resultante
del proceso de recaudo al administrador
fiduciario de los recursos del Fondo de
Solidaridad y Garantía – Fosyga
Todo el Articulado
21/03/2012
X
Ministerio de Salud y
Protección Social
Todo el Articulado
14/06/2013
X
Ministerio de Salud y
Protección Social
R
610
R
2087
14/06/2013
Por la cual se modifica la Resolución
1747 de 2008, modificada por las
Resoluciones 2377 de 2008, 990 y 2249
de 2009, 1004 de 2010, 475 y 476 de
2011 y 3214 de 2012 y se dictan otras
disposiciones.
D
19
10/01/2012
Por el cual se dictan normas para suprimir
o reformar regulaciones, procedimientos y
trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública
Todo el Articulado
10/01/2012
X
El presidente de la
república de Colombia
R
384
31/01/2014
Por la cual se establece el apoyo de
sostenimiento de aprendices en la fase
práctica para el año 2014
Todo el Articulado
31/01/2014
X
Ministerio del Trabajo
D
2943
17/12/2013
Por el cual se modifica el parágrafo 1°del
artículo 40 del Decreto 1406 de 1999.
Incapacidades.
Todo el Articulado
17/12/2013
X
Ministerio del Trabajo
R
5513
26/12/2013
Por lo cual se aprueba el presupuesto de
ingreso y gasto del fondo de solidaridad y
garantía - Fosyga, para vigencia fiscal
2014 y se dictan otras disposiciones
Todo el Articulado
26/12/2013
X
Ministerio de Salud y
Protección Social
D
2264
16/10/2013
Por el cual se reglamentan los artículos
400 del Código Sustantivo del Trabajo y
68 de la Ley de 1990,
Artículo 1, obligación c.
16/10/2013
X
Ministerio del Trabajo
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DESARROLLO HUMANO
4. REGISTROS:
-
Registro Control Selección de Personal.
Registro Evaluación Competencias Directivo.
Registro Evaluación Competencias Operativo.
Registro Evaluación Competencias Profesional.
Registro Evaluación Competencias Técnico.
Registro Inducción General.
Registro Paz y Salvo
Registro Entrega de Dotación
Registro Verificación Referencias.
Registro Entrega Dotación Industrial
Registro Solicitud Dotación Industrial
Registro Solicitud Dotación General
Registro solicitud de carné
Registro Entrevista Personal Administrativo
Registro Evaluación Eficacia de Formación
Registro Evaluación Periodo de Prueba
Registro Solicitud Prestamos
Formato Solicitud de Certificación
Registro Licencias y Permisos Laborales
Registro Autorización Descuento de Nómina
Registro Guía De Documentos De Ingreso
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5.
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7
CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
DESCRIPCION
01/07/2010
Emisión inicial
Inclusión de derechos y deberes que tiene el rector de la universidad para nombrar al personal de la
universidad según los estatutos de la universidad.
Inclusión de actividades del período de prueba, inclusión del procedimiento de dotación, inclusión de
actividades de evaluación de formación.
Literal 2.2.1 Desarrollo de Actividades para la selección y contratación del personal administrativo: se
establecieron pasos de tres etapas para la selección y contratación de personal administrativo; en la cual en la
primera etapa se establece una prueba de conocimiento y pruebas psicológicas, la segunda etapa comprende
una entrevista realizada por el Director de Desarrollo, Psicólogo y el Jefe inmediato. Cuando el cargo
requerido es un Jefe de Departamento y/o Director de área, el Vicerrector Administrativo realiza la última
entrevista. La tercera y final etapa es el proceso de contratación laboral.
1
18/07/2011
2
12/06/2012
Literal 2.9.2 la responsabilidad de realizar la inspección de condiciones seguras es responsabilidad del comité
paritario de salud ocupacional.
3
23/10/2012
Literal 2.9.3 Encuesta de clima organizacional: Tiene por objeto el ambiente laboral el cumplir con los
factores psicosociales mediante la cual se miden tres grandes ítems de satisfacción que son:
•
Escala de disposición personal.
•
Escala de satisfacción laboral.
•
Escala de reacciones laborales.
El primer ítem conllevo a evaluar autoestima, auto eficiencia generalizada y neurocismo; el segundo ítem
evalúa la exigencia del trabajo, liderazgo del jefe, adecuación del ambiente, retribución, vida social del
trabajo y satisfacción con la vida. Y por último evalúa ausentismo, quejas y tensiones por el trabajo. La
evaluación de clima organizacional se realiza cada dos años a los trabajadores vinculados en las áreas
administrativas y los resultados se presentan en un informe a la Vicerrectoría Administrativa.
Literal 2.2.1
3 - Se ingresó la condición del registro de hoja de vida para los aspirantes de vacantes de la universidad a
nivel administrativo.
7- Diligenciamiento del registro de entrevista por parte del Psicólogo.
Literal 2.2.2
Actualización del diagrama de flujo
Literal 2.2.3.9 Responsable de la entrevista
Se determinó que la primera entrevista la realiza el Psicólogo y la segunda entrevista la realiza el jefe
inmediato de donde se solicitó la vacante.
4
20/06/2013
Literal 2.3.1
Se eliminó desprendibles de pago de nómina
Literal 2.4.1
Se eliminó desprendibles de pago de nómina
Literal 2.7.2
Se estableció condiciones nuevas para la recepción carta de renuncia voluntaria y para la entrega de los
requisitos de la liquidación de contrato.
Literal 3
Actualización de documentos
Literal 4
Actualización de registros.
Literal: Se incluye nueva metodología:
5
21/09/2013
2.2 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Se incluyeron dos procedimientos. El primero para cuando el señor Rector da la orden de contratación. (de
acuerdo a los estatutos de la universidad).
En el segundo procedimiento se actualizo el proceso de selección y contratación.
2.6.2 PLAN DE CAPACITACIÓN
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DESARROLLO HUMANO
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7
JUSTIFICACION
La cualificación como proceso continuo y planificado busca la adquisición de conocimientos y el desarrollo
de habilidades y competencias para mejorar: Es así, que la determinación de necesidades de capacitación es
indispensable para el mejoramiento de cada unidad y de esta forma poder detectar las áreas de oportunidad y
trabajar en estas, permitiendo que el capital humano de la institución se convierta en el gestor de ventajas
competitivas.
Al otorgarle al colaborador las herramientas necesarias para realizar adecuadamente su trabajo, generará en
él mayor motivación, al contar con los conocimientos que requiere para trabajar mejor y más eficiente.
Este Plan de capacitación consiste en un conjunto de cursos, talleres, seminarios, diplomados, estructurados
y enfocados según necesidades, niveles, áreas y grupos focales.
OBJETIVO GENERAL
Cualificar permanentemente a los trabajadores de la Universidad, con el fin de proveerles herramientas que
le permitan hacer más eficaz su labor y le generé un mayor grado de motivación, compromiso y sentido de
pertenencia hacia su área y la Universidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Mejorar los sistemas de comunicación internos.
Incrementar la productividad de las personas y por ende de la Universidad
Promover un ambiente de mayor estabilidad en el empleo, con actualización
permanente y menor índice de rotación.
Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias y procurar el
mejoramiento de los resultados mediante la aplicación de sistemas y procedimientos
acordes al oficio.
Formar al personal de la Universidad a utilizar eficazmente sus elementos de labor y
reducir los accidentes de trabajo.
Reducir los costos operativos y aprovechar los recursos de la capacidad instalada.
Perfeccionar las labores que realiza el personal dentro del perfil que se solicita.
POLITICAS GENERALES
La capacitación se centrará en el mejoramiento de desempeño de la persona en su labor actual y en
lo que se necesita para su crecimiento y desarrollo.
La capacitación está directamente relacionada con el trabajo, los planes de desarrollo personal y
los objetivos misionales de la Universidad
La capacitación constituye una "asignación de trabajo". Los cursos, módulos o talleres serán
programados, en su mayoría, en tiempo laboral.
Desarrollo Humano hará seguimiento frente a la ejecución del plan de capacitación definido.
El plan de capacitación anual se hará con base en las debilidades encontradas en la evaluación de
desempeño previo estudio del plan de mejoramiento semestral de la Unidad.
Se entregará certificado únicamente a las personas que cumplan con el 85% de la asistencia
La capacitación es de carácter obligatorio cuando esta es programada por Desarrollo Humano.
Revisión todos los meses de acuerdo a las necesidades y/o para ajustes y modificaciones, que sean
necesarias realizar para el cumplimiento de necesidades de formación para el personal.
2.7.2 DESVINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO:
Se estableció nuevo procedimiento para la desvinculación personal administrativo.
3
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Se actualizó los documentos legales y estatuarios a nivel interno y externo.
2.2.1. FACULTADES DEL PRESIDENTE:
ESTATUTOS
RESOLUCIÓN N° 434 DE ENERO 23 DE 2013 DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
Artículo 27º. Funciones: Son funciones del Presidente o del Rector en defecto de aquel:
Artículo 2. Nombrar y remover al Rector y los Vicerrectores o, si fuere el Rector en ausencia de Presidente,
los Vicerrectores, y el personal administrativo de la Universidad, excepto el Revisor Fiscal y el Secretario del
Honorable Plenum;
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Parágrafo 1º. Con excepción de la representación general de la Universidad y del nombramiento del personal
administrativo a su cargo, el Presidente o, en su defecto, el Rector podrán delegar las funciones.
2.2.5.8 La oficina de Control si lo estima conveniente, valida la formación de la persona, el nivel de
educación básica, media o superior, formación empírica, formación adicional, habilidades físicas e
intelectuales.
2.2.7.3 El departamento de Desarrollo Humano, es el responsable de brindar información de carácter
institucional a los nuevos trabajadores, en temas relacionados con:
La planeación estratégica.
Los beneficios para los trabajadores de la Universidad.
EMISION
01/07/2010
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REVISION
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No. REV
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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
CODIGO: P-06-22DH
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DESARROLLO HUMANO
La estructura orgánica.
Los reglamentos y principios fundamentales.
Todo ello tendiente a favorecer su vinculación como miembro de la familia Grancolombiana.
Como apoyo a la gestión se cuenta con la inducción virtual, donde los miembros de la Universidad podrán
fortalecer el conocimiento de nuestra institución. Esta actividad es debidamente certificada.
2.8.3 El clima laboral es la percepción que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en
medio laboral. Dicha percepción depende en buena medida de las actividades, interaccione y otra serie de
experiencias que cada trabajador tenga con la institución. De ahí, que el clima organizacional refleje la
interacción entre características personales y organizacionales.
Para la valorización de clima organizacional, es necesario medir a los trabajadores su apreciación en aspectos
de la organización:
Las normas y la comunicación en diferentes niveles.
Reconocimiento en sus diversas formas
Sentido de seguridad en sus diversos significados.
Responsabilidad y credibilidad hacia sus líderes.
La evaluación del clima organizacional se realiza cada dos años, a los trabajadores vinculados en las unidades
administrativas y los resultados se presentan a la Vicerrectoría Administrativa para su correspondiente
gestión de mejoramiento.
Se actualizó el Diagrama de flujo de selección y contratación docente.
2.2.2 Directriz del presidente de la Universidad frente a procesos de contratación y traslados, en donde la
potestad de traslados es del Departamento de Desarrollo Humano de remover o trasladar a los trabajadores
que conforman las diferentes dependencias de la Universidad.
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Se eliminó desde el 2.2.5 hasta 2.2.5.9 (Vocabulario de selección).
2.6.2.1 Plan de Capacitación: Justificación en políticas generales “todo funcionario administrativo debe
capacitarse por lo menos una vez al año. Las excepciones que se presenten son estudiadas por el
departamento de Desarrollo Humano.