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MANUAL DE APOYO DEL PLAN DE CUENTAS
2015
MANUAL DE APOYO DEL PLAN DE CUENTAS
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Contenido
Introducción ....................................................................................................................... 3
Objetivos............................................................................................................................ 3
Guía de uso ....................................................................................................................... 3
Previos:.............................................................................................................................. 4
Módulo catálogos ............................................................................................................... 5
Plan de cuentas ................................................................................................................. 6
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MANUAL DE APOYO DEL PLAN DE CUENTAS
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Introducción
Debido a la creciente demanda del Sistema Automatizado de Contabilidad
Gubernamental (SACG) por la nueva Ley de Contabilidad Gubernamental, se
pensó en crear un documento que constituye una herramienta de soporte y ayuda
para los usuarios y en general para cualquier persona interesada sobre el manejo
del Sistema Automatizado de Contabilidad Gubernamental.
El presente documento consta de una serie de capítulos que explican el manejo y
funcionamiento del SACG respetando la configuración definida por el Municipio.
Esperando que el manual cumpla con las expectativas del lector y se convierta en
una herramienta para el conocimiento del Sistema Automatizado de Contabilidad
Gubernamental, así como los procesos y funciones que tiene el mismo.
Objetivos
Brindar al lector una concepción del funcionamiento del Sistema Automatizado de
Contabilidad Gubernamental.
Guía de uso
A continuación se explicará el manejo del Sistema Automatizado de Contabilidad
Gubernamental (SACG).
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Previos:
1. Contar con el sistema instalado en el equipo.
2.-Una vez que se tiene instalado el sistema, ejecutarlo dando clic en el acceso
directo colocado en el escritorio de la computadora, en caso de no existir dirigirse
a la siguiente ruta: Inicio ► Todos los programas ►SACG y ejecutarlo.
Donde se mostrará una pantalla como la siguiente:
Ilustración 1 Página Principal
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Módulo catálogos
El presente documento permite al usuario agregar y configurar una serie de
formatos que son indispensables para que el sistema funcione correctamente.
Para ello este módulo permite realizar las siguientes funcionalidades.
Ilustración 2 Menú de Catálogos
Donde Aquí se explicará el primer punto correspondiente al plan de cuentas como
se es mostrado a continuación:
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Plan de cuentas
El plan de cuentas es un apartado de mayor importancia para que el sistema
funcione, es decir, aquí se registran dan de altas, baja y cambios al catálogo de
cuentas que manejará el Ente mismas cuentas que contienen los saldos
correspondientes para sus movimientos, es decir, se da mantenimiento a las
cuentas del catálogo. Por otro lado proporciona los elementos necesarios para que
permita contabilizar sus operaciones, proveer información útil en tiempo y forma,
para la toma de decisiones, así como visualizar las cuentas presupuestales y
patrimoniales que se tienen registradas.
Al seleccionar esta opción del catálogo de cuentas se mostrará una ventana como
la siguiente:
Ilustración 3 Plan de cuentas
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Descripción de las columnas:
Cuenta.-En la columna de “Cuenta” va el número o clave de la cuenta seguida de
la partida y el tipo de gasto, estos dos últimos solo se mostrarán si fueron
asignados. La estructura jerárquica de las cuentas, así como los niveles que se
tengan, está determinada en el acuerdo que establece el plan de cuentas que
deben de aplicar los entes públicos en el estado emitido por el Consejo Nacional
de Armonización Contable (CONAC) y dependiendo de las configuraciones que
tenga determinadas el Ente.
Nombre de la cuenta: Es el nombre que se asigna a la cuenta para identificar a
que clasificador pertenece así como la partida que le corresponde, esto para tener
un registro de las diversas cuentas que se encuentran almacenadas en la base de
datos y poder identificar sin problemas a que movimiento pertenece.
Naturaleza.- Muestra la naturaleza a la que pertenece la cuenta ya sea de tipo:
Deudora o Acreedora colocando así una D o A según corresponda.
Clasificador.- Muestra la clasificación de la cuenta a la que fue asignada, donde
pueden ser de: Balance, Resultados, Puente ó Orden dependiendo de lo requerido
por el Ente.
Registro.- Indica si una cuenta es de registro o no. Cabe recordar que las cuentas
de registro son aquellas que almacenan la información contable total del
movimiento por otro lado las cuentas que no son de registro son aquellas cuentas
acumulativas es decir dependiendo de la desagregación que tenga es como se
sumaran las cantidades para al final mostrar en una cuenta de registro todos los
datos correspondientes al movimiento. Por lo tanto la forma de representar si son
de registro o no es de la siguiente manera: Registro (R) o acumulativas (N).
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Saldo.- Muestra el saldo real que tiene actualmente la cuenta, este campo está en
constante cambio debido a los movimientos que se estén realizando a lo largo del
proceso, tomando en cuenta el tipo de registro, ya sea cuenta de registro o cuenta
de acumulación, depende de esto para saber qué movimiento se realiza o como
se comportarán los saldos.
Fecha.- Muestra la fecha de operación que corresponde al movimiento contable
que afecta los saldo de las cuentas.
Saldo Inicial.- Muestra el saldo inicial de la cuenta, este es el saldo con el que
comenzó el año ya sea por el cierre del ejercicio anterior o por la apertura de un
ejercicio nuevo, mismo que será tomado de la póliza de diario “D00001” que
corresponde a la póliza de saldos iniciales de cualquier ejercicio.
Descripción del Menú
1. Agregar. Esta opción permite crear cuentas contables o bien presupuestales,
donde pide una serie de datos básicos como número de Cuenta, Nombre que
se le asignará a la cuenta, El tipo de registro indicar si será una cuenta de
registro o acumulativa, La naturaleza de la Cuenta que puede ser Deudora o
Acreedora y por último la Clasificación de la cuenta permitiendo elegir de
Balance, Resultados, Puente y Orden según lo requerido. Todo esto con la
finalidad de tener un mejor control de la información y registro de las cuentas
que se pueden utilizar para los diferentes movimientos de contabilidad
manejados en el Ente.
Entre los criterios que utiliza el sistema para adicionar nuevas cuentas a la base
de datos se encuentran las siguientes:
Todas las cuentas de mayor deberán tener cuatro dígitos, ejemplo 1102
BANCOS.
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La composición de la cuenta es numérica principalmente pero de igual
manera permite colocar números.
Los niveles de las cuentas se establecen a través de la separación del guion
“-“. Ejemplo 1102-001
La longitud de este campo es de 22 caracteres, considerando los guiones.
Después de definir una cuenta de registro, el sistema no permitirá agregar
subcuentas a una cuenta de registro. Solo se podrá realizar cuando esta sea
una cuenta acumulativa.
Nota: Se debe advertir que solo se pueden desagregar cuentas del capítulo
1000, 2000, 3000, 4000 y 7000. Los capítulos 5000, 6000, 8000 y 9000 son los
manejados a partir de las matrices de conversión de forma automática al
momento de generar cuentas presupuestales de ingresos, egresos y al ejecutar
el cierre anual mismas que no se pueden desagregar, cabe mencionar que en
los capítulos 1000 y 2000 hay algunas que se encuentran en la matriz de
conversión y por lo tanto no se pueden desagregar para ello es importante tener
el conocimiento de las cuentas que se encuentran en la matriz de conversión de
la contabilidad gubernamental.
Por lo tanto para agregar una nueva cuenta se mostrará una ventana como la
siguiente:
Ilustración 4 Captura Nueva Cuenta
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Ventana que permite capturar el número de la cuenta, el nombre que se le
asignará a dicha cuenta, indicar si será una cuenta de registro o No, el tipo de
naturaleza ya sea acreedora o deudora así como la clasificación de la cuenta.
Una vez capturados todos los campos, se habilita la opción “ACEPTAR” y se da
clic en ella, para así finalizar el registro y que se almacenen los datos
correctamente en el sistema.
Nota1: Siempre que se desagreguen cuentas en el plan de cuentas se deben
de generar nuevamente las cuentas presupuestales para que nos refleje los
cambios. Solo se generarán de nuevo las cuentas presupuestales a las
unidades administrativas que afecte los capítulos que se modifiquen esto para
tener siempre la información correcta.
Nota2: Solo se pueden desagregar cuentas a partir del cuarto nivel, excepto las
cuentas que ya emitió el Consejo de armonización Contable (CONAC) ya
desagregadas a quinto nivel
2. Borrar: Permite al usuario eliminar las cuentas que ya se tienen capturadas
hasta el momento para ello el sistema arroja un mensaje de confirmación de
los datos donde pregunta que si está seguro de querer borrarla en caso de
decir "SI" los datos se actualizarán en caso de poner "NO" solo se cerrará la
ventana.
Al presionar este comando el sistema borrará la cuenta que se encuentre
sombreada, es decir aquella que se tiene seleccionada.
El sistema no permite borrar una cuenta que tenga subcuentas, para lograr
esto será necesario eliminar cada una de sus subcuentas. Otra forma de ver
esto, sería que el sistema siempre eliminará las cuentas desde su nivel más
bajo hasta el más alto.
• Si una cuenta de registro tiene al menos un movimiento contable en alguna
póliza el sistema no permitirá que se borre debido a que se está utilizando o
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que de alguna manera ya tiene movimientos registrados en el sistema. Por lo
tanto el mensaje que muestra al intentar eliminar se muestra de la siguiente
manera:
Ilustración 5 Borrar Cuenta
3. Reporte: Al seleccionar esta opción se Muestra un reporte con la
información contenida en la hoja que se muestra como resultado del filtro
que se indicó o bien la información contenida en el catálogo de cuentas.
Por lo tanto el apartado de reporte presenta tres opciones correspondientes
a las siguientes:
Ilustración 6 Menú Reportes
Mismas que se explican a continuación:
1. Normal:
Es un reporte el cual muestra la información de las cuentas de balance que se
encuentran registradas en el sistema, en el reporte se están cargando los datos de
número de cuenta, Nombre de la cuenta, la naturaleza que tiene, tipo de cuenta a
la que pertenece y si es de registro o no. Por lo que se muestra un reporte como
el siguiente:
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Ilustración 7 Reporte Plan de Cuentas
2. Saldo: Al igual que el reporte normal muestra todas las cuentas de balance
donde a parte de los datos antes mencionados se muestra el campo
correspondiente al saldo que tiene la cuentas así como fecha en que se en
realizó en ingreso de la misma. Por lo tanto el reporte que se muestra es el
siguiente:
Ilustración 8 Reporte Plan de Cuentas Saldo
3. Exportar plan de cuentas a Excel: Con esta opción podrá exportar o el
catálogo en un archivo de Excel. Para realizar dicho proceso presionar clic
sobre la opción de Exportar plan de cuentas a Excel el cual mostrará una
ventana como la siguiente.
En dicha ventana pregunta Si está seguro de exportar el plan de cuentas.
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Ilustración 9 Exportar plan de cuentas
Una vez que se presiona el botón de "Sí" se mostrará una ventana como la
siguiente:
Ilustración 10 Confirmación
Dicha ventana indica que se exportaron los datos correctamente así como indicar
la ruta donde fue almacenado el archivo correspondiente a la exportación.
4. Filtro: En el apartado de filtros permite realizar las búsquedas de las cuentas
de manera más rápida debido a que tiene varias opciones de filtros como se
muestra a continuación.
Ilustración 11 Filtros
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Todas las cuentas: En este apartado se mostrarán todas las cuentas que
están dadas de alta en el sistema independientemente al tipo de naturaleza a
la que pertenezcan o bien la clasificación que tiene.
Cuentas de balance: Al seleccionar este filtro solo se mostrarán las cuentas
donde su clasificación sea de Balance mostrándose de la siguiente manera:
Ilustración 12 Plan de Cuentas
Donde las cuentas de balance son las correspondientes a las "1000, 2000 y 3000"
todas las que se relacionen a estos capítulos. Son las que se verán reflejadas en
dichos movimientos
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Cuentas de resultados: Se mostrarán todas aquellas cuentas donde su
clasificación sean de tipo resultados como se puede ver en la imagen se
mostrarán todas aquellas cuentas relacionadas a los capítulos de las 4000 y
las 5000 que corresponden a Ingresos y Gastos siempre y cuando estas estén
marcadas dentro de su clasificación como cuentas de resultados
Ilustración 13 Cuentas de Resultados
Cuentas de orden contable: Al seleccionar el filtro de cuantas de orden
contable se mostraran todas aquellas cuentas donde su clasificación sea de
orden contable que corresponde a las cuentas que inician en 7000 por lo cual
se mostrarán de la siguiente manera:
Nota: Cabe mencionar que se mostrarán todas aquellas cuentas donde su
clasificación sea de tipo orden.
Ilustración 14 Cuentas con orden contable
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Cuentas presupuestales del gasto: Apartado que muestra todas aquellas
cuentas presupuestales del gasto que corresponden a las cuentas que
comienzan en 82... y que a su vez la clasificación que tienen es de orden
independientemente de la naturaleza que tengan así como el tipo de registro
que tiene.
Ilustración 15 Cuentas Presupuestales del egreso
Cuentas presupuestales del ingreso: Al seleccionar este filtro se
mostrarán todas aquellas cuentas presupuestales de los ingresos que son
aquellas cuentas que comienzan en 81 y que a su vez su clasificación es
de Orden independientemente de la naturaleza y el tipo de registro que
tengan.
Ilustración 16 Cuentas presupuestales de la ley de ingreso
Personalizar filtro
La finalidad de este filtro es apoyar al usuario en la búsqueda de las cuentas de
manera más rápida y eficiente, Mostrando los datos correspondientes a los filtros
capturados.
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A continuación se dan algunas explicaciones sobre la funcionalidad que tiene cada
uno de los componentes que lo comprenden.
 Se puede buscar por el número de la cuenta, por ejemplo, *1111* la cual
mostrará todas las cuentas que tengan 1111 dentro de su número sin
importar su lugar de ubicación, dependiendo de cómo se acomode el filtro
serán la información que se muestre. Por ejemplo 1112* se mostrarán todas
aquellas cuentas que comiencen en 1112.
 Permite buscar por el nombre de la cuenta, sin importar su descripción
correcta, es decir, necesito buscar cuales cuentas tienen el nombre de
*FONDO* y el sistema mostrará todas las cuentas donde en su nombre
contenga la palabra FONDO. Sin importar la ubicación en cambio sí se
coloca fondo* se mostrarán todas aquellas cuentas que comienzan con la
palabra fondo.
 También permite buscar las cuentas donde su saldo actual sea igual,
mayor, menor, menor que o mayor que, a una cantidad en particular. Para
ello se tendrá que utilizar un operador antes de realizar el movimiento por
ejemplo <5, >1000 =5000, >=3000, <=1000, entre otros.
 También permite mostrar la información de un rango en particular a partir
de los números de cuentas.
 Para el caso anterior se puede solicitar la información que presente
ordenado en función al número de cuenta o respecto al monto del saldo que
se tenga de mayor a menor.
 De igual manera se incorpora al sistema la facilidad de mostrar el reporte
en función a lo seleccionado así como apoyar al usuario en la obtención de
reportes con datos específicos.
Por lo tanto la interfaz para realizar este filtro de la información es la siguiente:
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Ilustración 17 Filtro por cuenta
En caso de que se active la opción de Rango de cuentas se mostrara la
ventana de la siguiente manera:
Ilustración 18 Filtro por cuenta y con rango de cuenta
Misma que permite elegir un rango para que solo se muestren las cuentas que
se encuentran dentro del mismo, esto ayuda cuando se quiere visualizar una o
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más cuentas en particular independientemente de los datos a los que
pertenezca apoyando así al usuario a obtener más información de las cuentas.
Dentro de los criterios de búsqueda se encuentran los siguientes:
Cuenta: permite indicar el número de la cuenta que desea buscar dentro de
algunas opciones para realizar la búsqueda se encuentran XXXX*, *XXXX*
donde las x son el número de la cuenta y los * es un carácter utilizado para
indicar que dentro de esto o bien que inicie con ese valor se muestren los
datos indicados. Un ejemplo de esto es *1112* por lo que se mostrarán todas
aquellas cuentas que contengan dicha composición de valores.
Nombre de la Cuenta: Permite indicar un filtro en el nombre de la cuenta de
tal manera que al colocar una palabra encuentre todas las coincidencias que
tienen independientemente del tipo de cuenta a la que pertenezca, un ejemplo
de esto es el siguiente: *Factura* mostrará todas aquellas cuentas en las que
dentro de su concepto contenga la palabra factura.
Saldo: Al elegir esta opción se presentan algunas opciones para realizar los
filtros y obtener la información correcta dentro de ellas se encuentran las
siguientes: <x, >x, <=x, >=x, =x donde la x corresponde a la cantidad del cual
se quiere obtener los registros.
Ninguno: Al seleccionar esta opción y presionar el botón de ejecutar se
mostrarán todos los datos de las cuentas que se encuentran dadas de alta.
Por otro lado al seleccionar la opción de "Ordenado por Cuenta" al momento
en que se muestre el reporte aparecerán todos los registros de manera
ordenada por medio de la cuenta la otra opción contenida en el mismo se
muestra "Ordenado por Saldo" mismo
que acomodara los registros
dependiendo del filtro seleccionado y así mostrarlos al usuario según lo
indicado.
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En la ventana se cuenta con dos botones uno que corresponde a "Ejecutar"
que permite realizar las acciones correspondientes para mostrar la información
que se muestra conforme a los filtros seleccionados.
También cuenta con un botón llamado "Quitar Filtro" que tiene la función de
cerrar la ventana correspondiente al filtro y así mostrar toda la información que
se encuentra capturada en el sistema.
5. Desplazamiento. En este Aparado existen dos tipos de desplazamiento
entre los registros que es inicio y final permitiendo moverse a lo largo de los
datos capturados en el sistema colocándose al inicio o al final de los
registros independientemente de donde se encuentre ubicado.
<Inicio
Al seleccionar la opción el sistema permite ubicarse en el primer registro de la
lista de cuentas independientemente del lugar en que este posicionado
actualmente ya sea en medio o hasta el final de la fila
>Final
Al presionar esta opción el sistema permite posicionarse en el último registro
capturado en el sistema independientemente del lugar donde se encuentre
ubicado ya sea en medio o al final de los registros.
6. Calculadora: Esta opción apoya a los usuarios en la verificación de sus
resultados o en el cálculo de los mismos. La ventana que permite realizar
dicha acción es la siguiente:
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Ilustración 19 Calculadora
7. Generar Saldo: Permite actualizar los saldos de las cuentas que se
encuentran dadas de alta en el plan de cuentas. Esto con la finalidad de
contar con los datos más actuales que se encuentran en el sistema.
Dentro del proceso que se realiza internamente en el sistema es:
Primero busca el saldo de las cuentas de registro, adicionándole la última fecha de
operación así como su saldo original.
Recomendamos al usuario, generar esta rutina al menos una vez al mes o cada
vez que se vea que la información no está actualizada o que tiene la inseguridad
de que no está correcta, por alguna razón no prevista en el sistema.
Además, esta rutina es proporcionalmente tardada en función al número de
registros que se tengan en el catálogo de cuentas así como de captura de pólizas.
Por lo que el tiempo dependerá de la información capturada y desde luego la
velocidad que tenga la computadora.
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Modificar: Esta opción permite realizar cambio en el registro que se encuentra
capturados. Los pasos a seguir para lograr la modificación exitosa es la
siguiente:
Paso 1. Seleccionar el registro a modificar como se muestra en la ilustración:
Ilustración 20 Plan de cuentas Todas
Paso 2. Presionar la opción de Modificar el cual presenta tres opciones como son
mostradas en la siguiente ilustración:
Ilustración 21 Menú modificar
Donde:
Cambio de Naturaleza: Permite modificar la naturaleza de una cuenta una
vez que esta se encuentre almacenada en el sistema esta puede ser
Acreedora o Deudora.
Cambio de registro: Permite modificar e indicar si la cuenta es de registro
o no. Dándose las siguientes especificaciones:
R.- Si es cuenta de registro.
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N.- Si es cuenta acumulativa.
Para cambiar la letra basta colocar la letra correspondiente en el cuadro amarillo
como se muestra:
Ilustración 22 Cambiar cuenta de registro
Una vez que se han capturado los datos y se quieren registrar los nuevos
cambios, presionar el botón de “ACEPTAR”
Ilustración 23 Almacenar datos de la cuenta de registro
De esta manera la información queda almacenada en el sistema para hacer uso
de ella cuando sea requerido.
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Cambio de nombre: Permite modificar el nombre de la cuenta
seleccionada para ello seleccionar la cuenta y elegir la opción de modificar
nombre donde se mostrará una ventana como la siguiente en la que
muestra en amarillo todos aquellos campos que se pueden editar sin
problemas.
Ilustración 24 Cambiar Nombre de la cuenta
Al cambiar el nombre se activara el botón de "Aceptar" el cual permite almacenar
los cambios dentro del sistema del registro seleccionado.
Depurar Cuenta: Esta función se encarga de quitar todas aquellas cuentas
pertenecientes al capítulo 82 y que no tienen movimientos registrados o bien
que no son indispensables para su funcionamiento.
Salir: Permite salir de la ventana del plan de cuentas.
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