1. Bienes raíces

INVITACIÓN A PROPONENTES
TERMINOS DE REFERENCIA
“CONCESIÓN DE AREA DESTINADA EXCLUSIVAMENTE PARA LA
COMERCIALIZACIÓN DE EQUIPOS, IMPLEMENTOS Y SERVICIOS PARA LA
PRÁCTICA DEL TENIS”
ENERO
2015
INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES
1. INVITACIÓN A PROPONENTES:
La Corporación Country Club de Barranquilla, en adelante EL CLUB, está interesada en
recibir propuestas con el fin de seleccionar al contratista al cual le sería entregada en concesión
el área denominada “Proshop de Tenis” ubicado en la sede principal del club, y destinada
exclusivamente para la comercialización de equipos, implementos y prestación de servicios
para la práctica del tenis, de conformidad con lo dispuesto en los términos de referencia
definidos en el presente documento.
2. OBJETO
En desarrollo de lo señalado en el numeral anterior, la Corporación Country Club de
Barranquilla, identificada con el NIT 890.106.280-1, se permite invitar a participar en el
proceso de selección de contratista mediante la modalidad de invitación a proponentes con el
objeto de seleccionar la persona jurídica que presente la propuesta más favorable y así
entregarle en concesión, mediante contrato y a cambio de una remuneración económica a
favor de EL CLUB, el área denominada Proshop de Tenis destinado para la comercialización
de equipos e implementos para la práctica del Tenis, con el objetivo de satisfacer las
necesidades, expectativas, gustos y requisitos de los socios del Club y sus familiares.
Los servicios y/o actividades de comercialización se efectuarán a favor de los socios del
Country Club y/o familiares cumpliendo siempre con las normas y reglamentos del club y las
normas y leyes fiscales que reglamentan la actividad de comercialización al por mayor y detal
cualquier tipo de mercancía vigentes en Colombia.
La entrega del área objeto de concesión no implica contrato de arrendamiento y/o comodato,
sino la modalidad de concesión, entendida como la posibilidad de explotar económicamente
un espacio físico determinado, reconociendo dominio y posesión por parte de EL CLUB. El
proponente renuncia desde ahora a cualquier requerimiento judicial y/o extrajudicial para
constituirlo en mora.
El incumplimiento de cualquier obligación derivada del contrato, a cargo del proponente, dará
derecho a EL CLUB para dar por terminado el contrato, solicitando la restitución del área
objeto del contrato, obligándose el proponente a entregar el área dentro de los cinco (5) días
siguientes a la comunicación de EL CLUB.
En general podrá EL CLUB dar por terminado el contrato con por lo menos un (1) mes de
anticipación, sin justa causa, y sin lugar a indemnización.
3. RECURSOS OBJETO DE CONCESIÓN
La Corporación Country Club de Barranquilla entregará al proponente seleccionado y
contratado un espacio ubicado en la entrada del Estado de Tenis en la sede principal con un
área de 15.84 M2 al momento de formalizarse el respectivo contrato. Será responsabilidad del
proponente seleccionado el cuidado y manejo del área entregada, la cual deberá restituir al club
al momento de la terminación del contrato, en iguales condiciones que las recibidas.
El proponente contratado deberá colocar los equipos, muebles y accesorios que hicieran falta
para la eficiente prestación del servicio y/o comercialización de los productos. Todo ingreso
de elementos necesarios para el normal funcionamiento de la actividad contratada deberá ser
registrado mediante acta de recibo o de retiro y debe estar firmada por ambas partes. Los
elementos ingresados deberán ser retirados de las instalaciones del club al momento de la
terminación del contrato.
CONDICIONES GENERALES
El proponente seleccionado y contratado deberá asumir las siguientes obligaciones generales:




Toda mercancía que ingrese para su comercialización debe estar amparada con su
respectiva factura de compra o manifiesto de importación y cumpliendo con todos los
requisitos exigidos en la normatividad fiscal vigente en Colombia.
Suministrar a sus empleados la dotación de uniformes de acuerdo con lo establecido en las
leyes laborales. En todo caso, el diseño y calidad de los uniformes del personal deberá ser
aprobado en común acuerdo con el Club. No se permitirá el uso de prendas de vestir con
publicidad, logo o cualquier otro emblema diferente al nombre del proponente
seleccionado.
El Club asume el pago de los servicios públicos domiciliarios requeridos para la prestación
eficiente de los servicios materia de esta propuesta (energía eléctrica y teléfono para
llamadas locales a través del conmutador telefónico del club). Sin embargo, el proponente
deberá mantener, en caso de ser elegido, un programa de ahorro y control de consumo
para estos servicios.
Serán de su cargo y cuenta exclusiva los salarios, y prestaciones sociales legales y
extralegales, indemnizaciones y/o cualquier otra obligación laboral que tenga o llegaré a
tener con el personal utilizado por ésta para la ejecución de los servicios ofrecidos.
DEFINICIONES
Los siguientes términos empleados en el presente documento, tienen el significado que se
expresa a continuación:

EL CLUB: Entidad sin ánimo de lucro cuyo objeto social es ofrecerles a sus socios los
medios para realizar sus actividades recreativas, sociales, deportivas, culturales y de
esparcimiento en los términos establecidos en el artículo quinto de los estatutos.

PROSHOP DE TENIS: Espacio situado dentro de las instalaciones del Club en su sede
principal de quince punto ochenta y cuatro metros cuadrados (15.84 M2). El proponente
escogido podrá identificarse con su propia marca dentro del espacio asignado.

SOCIOS DEL CLUB: Son las personas definidas como tales por los artículos 8 al 14 de
los Estatutos del Club, cuyos derechos se hacen extensivos a los miembros de sus familias
en los términos de dichos Estatutos.

SUPERVISIÓN: Control que ejercerá el Club por medio de su personal y/o intermediario,
con el objeto de vigilar el desarrollo del contrato en sus aspectos técnicos, administrativos
y operativos y practicar auditoria en cualquier momento sobre estados financieros y
fiscales.
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN
ACTIVIDAD
Publicación de los términos
de referencia
FECHA Y HORA
13 de enero de 2015
LUGAR O MEDIO
Página web del Country Club
www.country.com.co
Carteleras
Envío de invitaciones a
potenciales proponentes.
16 de enero de 2015
Domicilio
de
proponente potencial.
cada
Aclaraciones al pliego de
condiciones.
19 de enero de 2015
Correo electrónico:
[email protected]
Entrega de propuestas
22 de enero de 2015 hasta
las 5:00 PM
Oficina de Auditoría
Country Club
Evaluación de propuestas
26 de enero de 2015
Gerencia Country Club
Adjudicación contrato
28 de enero de 2015
Gerencia Country Club
del
Formalización del contrato
30 de enero de 2015
Gerencia Country Club
Inicio de operaciones
02 de Febrero de 2015
Country Club
CONTRATISTA INDEPENDIENTE
El proponente seleccionado se compromete a asumir todos los riesgos inherentes al servicio
que ofrece y a ejecutar los servicios materia de esta propuesta, con sus propios medios y
absoluta autonomía técnica, financiera y directiva. Por tanto, serán de su cargo y cuenta
exclusiva los salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, indemnizaciones y/o cualquier
otra obligación laboral que tenga o llegare a tener con el personal utilizado por ésta para la
ejecución de los servicios ofrecidos. Igualmente, serán a su cargo las demás obligaciones legales
de tipo fiscal, las cuales deben cumplir de manera oportuna, así como cualquier otra erogación
que demande la ejecución del objeto contractual, de cualquier naturaleza
DURACIÓN.
La duración inicial del contrato será de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de
suscripción del acta de inicio
El contrato a celebrar entre el Country Club y el proponente escogido, se considerará intuito
personae, es decir que el proponente ha sido seleccionado en razón de su experiencia, prestigio y
competencias, debidamente soportadas en el documento de la propuesta presentada al club.
Por tal razón, el proponente seleccionado, una vez perfeccionado el contrato, no podrá ceder
ni subcontratar los servicios contratados, sin previa autorización escrita por parte del Country
Club.
1.1.
CONFIDENCIALIDAD.
El Club garantiza que las propuestas presentadas, así como el desarrollo del proceso de
evaluación y comparación de las mismas, solo serán conocidas por el Comité Evaluador
designado para tal fin, la Gerencia General y la Junta Directiva.
Por tanto, se considera que cualquier intento, insinuación, presión o influencia ejercida por
alguno de los proponentes para enterarse de la información presentada por otro u otros
proponentes o para conocer el avance del proceso de evaluación de las propuestas, será causa
suficiente para el rechazo de la propuesta del proponente implicado.
2. PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA
2.1.








2.2.
ASPECTOS GENERALES
La propuesta deberá ser presentada por escrito y entregada en sobre cerrado en la Oficina
de Auditoría del Country Club, acompañada de una carta de remisión que deberá ser
radicada en la Sección de Archivo del Club, en el plazo establecido, junto con todos los
documentos que la acompañen.
La relación de los productos a vender y demás documentos que se incluyan en la propuesta
como información adicional, deberán referirse al objeto de la licitación y estar en idioma
español.
El proponente asume la responsabilidad de la entrega total de los documentos indicados en
el numeral 2.2. de este capítulo, los cuales se deberán incluir con el fin de evaluar
objetivamente las propuestas.
No se admiten enmendaduras ni tachaduras en la propuesta o en los documentos que la
acompañan. En caso de presentarse, la propuesta no se tendrá en cuenta y será rechazada.
No se aceptan propuestas enviadas por correo electrónico, ni por correo certificado.
Las propuestas que lleguen después del plazo fijado para la entrega serán rechazadas por
extemporaneidad y devueltas a los proponentes en las mismas condiciones en que fueron
recibidas (sin abrir).
Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito
puesto sobre la carta remisoria por el encargado de la Sección de Archivo del Club, en el
momento de su entrega en esta dependencia.
No se aceptarán propuestas que sean entregadas en una oficina diferente a la indicada
anteriormente, así sea recepcionada dentro del plazo señalado para la entrega de
propuestas.
DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA.
Todos los documentos que se relacionan a continuación y aquellos con los que se pretenda
demostrar algún o algunos de los factores para la evaluación de la propuesta deben ser
presentados en original o fotocopia según el caso y en el siguiente orden:
(1) Documentos jurídicos:
 Carta de presentación de la oferta firmada por el representante legal, quien debe estar
debidamente facultado para ello, indicando el nombre, cargo y documento de
identidad.





Certificado del pago de parafiscales y aportes a la seguridad social de los empleados.
Deberá certificarse que está a paz y salvo en el pago de los aportes, a los sistemas de
salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar,
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de
conformidad con lo establecido en la Ley y expedida por el Revisor Fiscal de la persona
jurídica, o por el Representante Legal, cuando de conformidad con la Ley no se
requiera Revisor Fiscal. La certificación requerida deberá tener una expedición no
superior a un (1) mes. Para el caso de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma
asociativa que se presente, cada uno de sus integrantes deberá aportar la respectiva
certificación.
Certificado o constancia de pago del IVA, Rete fuente, Impuesto de renta y
complementarios, causados a la fecha de presentación de la propuesta
Certificado de existencia y representación legal: Se debe aportar el certificado de
existencia y representación legal, el cual no podrá tener una anterioridad superior a un
(1) mes, contado a partir de la fecha de entrega de los documentos.. El objeto social de
la persona jurídica deberá ser acorde y/o similar a lo requerido por el Country Club.
Registro Único Tributario – RUT: Fotocopia del Registro Único Tributario -RUT-,
expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-.
En caso de ser una sociedad en trámite de constitución tendrá a partir de la
adjudicación del contrato treinta (30) días calendario para legalizar su formación,
cumpliendo con todos los requisitos exigidos por el código de comercio y dando
cumplimiento a las disposiciones fiscales existentes a la fecha, sin perjuicio de la
solidaridad que asumirían los socios de manera personal.
(2) Documentos de contenido técnico:

Especificaciones detalladas de los productos ofrecidos que cubran las condiciones de
este Pliego de Condiciones. (Incluye nombre del producto, marca, precio de venta).
3. REQUERIMIENTOS Y FORMALIDADES
3.1
HORARIO DE SERVICIO
El horario de servicio del almacén de Tenis es el siguiente:
Lunes a Jueves – 7:00 a.m. a 12:00 p.m. y 3:00 p.m. a 7:00 p.m.
Viernes, sábado y domingo – 7:00 a.m. a 12:00 p.m. y 3:00 p.m. a 6:00 p.m.
Este horario se presenta como guía para que el proponente pueda determinar los
requerimientos técnicos y económicos necesarios para la prestación de los servicios y/o
comercialización de los productos. Sin embargo, el proponente podrá presentar las variaciones
que considere convenientes para la mayor satisfacción de los usuarios y el mejor volumen de
ventas. En temporadas de vacaciones y para torneos deportivos se podrá requerir la
ampliación del horario de servicio.
El proponente deberá establecer de manera clara y explícita en su propuesta los días y
horarios en los que prestará servicio en cada una de las áreas mencionadas.
3.2
SERVICIOS A SUMINISTRAR.
Venta de equipos e implementos para la práctica del Tenis.
3.3
PRECIOS DE LOS PRODUCTOS
Los precios de los productos ofrecidos a los socios deberán ser previamente aprobados por el
Club, siendo causal de terminación unilateral del contrato el cobro de tarifas que sean
superiores a las autorizadas por el Club.
El proponente deberá presentar la lista de productos que pretende ofrecer junto con los
precios de estos.
3.4
FORMAS DE PAGO POR PARTE DE LOS USUARIOS.
El proponente seleccionado se obliga a facturar sus ventas directamente a los socios,
familiares, invitados y demás usuarios, para lo cual estos podrán utilizar como medio de pago,
además del dinero en efectivo, el cargo a su tarjeta de crédito marca privada Diners - Banco
Davivienda o mediante cualquier otra tarjeta de crédito o débito aceptada en Colombia.
4. CAPACIDAD FINANCIERA
Con el fin de demostrar su capacidad financiera, el proponente deberá presentar la siguiente
información institucional:

Estructura organizacional y operativa.

Software de inventario, contabilidad, nomina, costos y otros sistemas computarizados a
utilizar en la operación en la sede Principal
Balances Generales y Estados de Resultados de los últimos dos (2) años..
Fotocopia de la tarjeta profesional del contador que firma los estados financieros.






Una (1) referencia bancaria con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha
de presentación de la propuesta, informando para cada caso, el cupo de crédito otorgado,
el plazo otorgado para el pago, el comportamiento de pago del cliente, y la antigüedad del
crédito.
Dos (2) referencias comerciales con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días a la
fecha de presentación de la propuesta, informando para cada caso, el cupo de crédito
otorgado, el plazo otorgado para el pago, el comportamiento de pago del cliente, y la
antigüedad del crédito.
Certificado de pago de impuestos parafiscales y seguridad social de los empleados.
Certificado o constancia de pago del IVA, Rete fuente, Impuesto de renta y
complementarios.
5. PROPUESTA ECONÓMICA
Actuando con plena libertad, de acuerdo con su experiencia y capacidad técnica, administrativa
y financiera; luego de calcular los costos y gastos fijos y variables en que incurrirá para la
prestación de los servicios ofrecidos y/o comercialización de los productos, el proponente
deberá presentar su oferta económica, consistente en la remuneración ofrecida como
contraprestación al Country Club por la cesión de los derechos de explotación de un espacio
ubicado dentro su instalaciones.
En todo caso, se establece como punto de partida que la remuneración mínima esperada por el
Country Club de Barranquilla, será el equivalente al Quince (15%) por ciento de las ventas
brutas del área concesionada, la cual deberá ser cancelada máximo a los cinco (5) días
siguientes de presentación de la factura por parte del Club.
6. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS, ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN
DEL CONTRATO
Cumplidas la fecha y hora límite para la presentación de las propuestas, el Club dispondrá de
un plazo máximo de veinte (20) días para la evaluación de las mismas y la escogencia del
proponente que prestará los servicios. En todo caso, las propuestas presentadas tendrán una
validez de cuarenta y cinco (45) días contados a partir de la fecha y hora límites para la
presentación de las propuestas.
Para tal fin, el Club hará los estudios que considere necesarios y comparará las diferentes
propuestas presentadas, y adjudicará el contrato al proponente cuya oferta sea considerada la
más favorable para el Club.
Se hace la salvedad que dicha evaluación será hecha en forma integral para cada propuesta,
considerando los aspectos técnicos, administrativos, financieros y legales presentados por cada
proponente, y en ningún caso, se tendrá como único factor de calificación los precios de los
productos y servicios ofrecidos o la remuneración económica ofrecida al club ya que estos solo
constituyen uno más de los aspectos a evaluar.
El Club se reserva el derecho de rechazar las propuestas que no cumplan con TODOS los
requisitos establecidos en este documento, o que presenten errores, tachaduras, enmendaduras
o cualquier otra irregularidad.
Así mismo, el Club se reserva el derecho de verificar TODA información, referencias,
certificaciones y demás documentos presentados por el proponente como respaldo de la
propuesta hecha.
Todas las propuestas se evaluarán de manera integral sobre la base de una calificación máxima
de CIEN (100) puntos, distribuidos de la siguiente manera y ponderación:
FACTOR
Presentación de la propuesta
Requerimientos y Formalidades
Capacidad financiera
Propuesta económica
PONDERACIÓN
10%
10%
50%
30%
Totales
100%
PUNTAJE MÁXIMO
Diez (10) puntos
Diez (10) puntos
Cincuenta (50) puntos
Treinta (30%) puntos
Cien (100) puntos
El proponente asume los riesgos derivados de cualquier fluctuación en la tasa de cambio de
monedas extranjeras y/o en general de cualquier modificación en los precios de adquisición de
los productos que comercializaría en el área objeto del contrato.