Universidad de Costa Rica - Universidad para la Cooperación
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI) NOMBRE DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO PARA EL ACOMPAÑAMIENTO DE PEQUEÑOS AGRICULTORES EN EL PROCESO DE DESARROLLO DE SISTEMAS SOSTENIBLES DE SEMILLAS DE GRANOS BÁSICOS EN LAS REGIONES BRUNCA Y HUETAR NORTE EN COSTA RICA NOMBRE DEL ESTUDIANTE KAROLINA MARTÍNEZ UMAÑA PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS San José, Costa Rica Julio, 2014 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos __________________________ Peggy Chaves PROFESOR TUTOR _________________________ Pedro José Avendaño Soto LECTOR No.1 __________________________ Ramiro Fonseca Macrini LECTOR No.2 ________________________ Karolina Martínez Umaña SUSTENTANTE ii iii DEDICATORIA A mi madre Flor, fuente de mis valores y perseverancia, quien con su ejemplo, apoyo incondicional y consejos me ha ayudado a ser quien soy y a alcanzar la meta propuesta. A Giannina por su amistad, compañía, apoyo y consejos a lo largo de todo este proceso y en adelante. A Rodrigo, por ayudarme y estar conmigo antes, durante y aún después de todo este proceso. iv AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer al Ing. Agr. Rodolfo Araya, por su ayuda y aportes en la propuesta para el desarrollo de este proyecto y el documento. En la Universidad para la Cooperación Internacional a la tutora Peggy Chaves, por su asesoría y apoyo para la elaboración de este documento. También a Giannina, Juan Camilo, Fernando y Juan Caballero, que juntos como compañeros hicimos un grandioso equipo a pesar de la distancia y horarios de trabajo. A mi mamá, familiares y amigos por sus consejos y apoyo incondicional, y finalmente al personal docente de la maestría en Administración de Proyectos, quienes me guiaron en mi formación profesional. Para todas aquellas personas que de una u otra forma me brindaron su apoyo. v INDICE DEDICATORIA .................................................................................................................... iv AGRADECIMIENTOS .......................................................................................................... v INDICE .................................................................................................................................. vi ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................................... ix ÍNDICE DE CUADROS ........................................................................................................ x INDICE DE ABREVIACIONES .......................................................................................... xi RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................... xii INTRODUCCION ................................................................................................................ 14 1.1 Antecedentes ......................................................................................................... 14 1.2 Problemática. ........................................................................................................ 16 1.3 Justificación del problema .................................................................................... 16 1.4 Objetivo general ................................................................................................... 17 1.5 Objetivos específicos. ........................................................................................... 17 MARCO TEORICO ............................................................................................................. 19 2.1 Marco institucional ............................................................................................... 19 2.1.1 Antecedentes de la Institución .......................................................................... 19 2.1.2 Misión y visión ................................................................................................. 19 2.1.3 Estructura organizativa ..................................................................................... 20 2.1.4 Programas que ofrece ....................................................................................... 20 2.2 Teoría de Administración de Proyectos ............................................................... 22 2.2.1 Proyecto ............................................................................................................ 22 2.2.2 Dirección de Proyectos ..................................................................................... 23 2.2.3 Ciclo de vida de un proyecto ............................................................................ 23 2.2.4 Fases del proyecto ............................................................................................ 24 2.2.5 Procesos en la administración de proyectos ..................................................... 24 2.2.6 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ........................... 26 MARCO METODOLÓGICO .............................................................................................. 32 3.1 Fuentes de información ........................................................................................ 32 3.1.1 Fuentes Primarias ............................................................................................. 32 3.1.2 Fuentes Secundarias ......................................................................................... 33 3.2 Métodos de Investigación ..................................................................................... 34 3.2.1 Descripción del método analítico-sintético ...................................................... 35 3.3 Herramientas ......................................................................................................... 36 3.4 Descripción de las herramientas ........................................................................... 37 3.5 Supuestos y Restricciones .................................................................................... 38 3.6 Entregables ........................................................................................................... 40 DESARROLLO .................................................................................................................... 41 4.1. Plan de gestión del alcance ........................................................................................ 41 4.1.1 Acta de constitución del proyecto .................................................................... 41 4.1.2 Recopilación de los requisitos de los interesados ............................................. 44 4.1.3 Plan de gestión de requisitos ............................................................................ 46 4.1.4 Identificación y documentación de requisitos .................................................. 47 4.1.5 Trazabilidad de requisitos................................................................................. 50 4.1.6 Definición del alcance del proyecto ................................................................. 54 4.1.7 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) ........................................................ 55 vi 4.1.8 Diccionario de la EDT ...................................................................................... 56 4.1.9 Validar el alcance ............................................................................................. 57 4.1.10 Control del alcance ....................................................................................... 58 4.2 Plan de gestión del tiempo .................................................................................... 60 4.2.1 Definición de las actividades ............................................................................ 60 4.2.2 Secuencia de las actividades ............................................................................. 63 4.2.3 Diagrama de Red .............................................................................................. 63 4.2.4 Estimación de los recursos de las actividades .................................................. 65 4.2.4 Estimación de la duración de las actividades. .................................................. 71 4.2.5 Cronograma ...................................................................................................... 71 4.2.7 Mecanismos de control del cronograma ........................................................... 73 4.3 Plan de gestión de los costos ................................................................................ 77 4.3.1 Estimar los costos ............................................................................................. 77 4.3.2 Determinar el presupuesto ................................................................................ 79 4.3.2 Controlar los costos .......................................................................................... 79 4.4 Plan de gestión de los recursos humanos.............................................................. 83 4.4.1 Roles y responsabilidades................................................................................. 83 4.4.2 Adquirir el equipo ............................................................................................. 87 4.4.3 Gestionar el equipo ........................................................................................... 88 4.5 Plan de gestión de las comunicaciones ................................................................. 88 4.5.1 Identificación de los involucrados .................................................................... 88 4.5.2 Análisis de los involucrados ............................................................................. 89 4.5.3 Planificar las comunicaciones .......................................................................... 91 4.5.4 Distribuir la información .................................................................................. 94 4.5.5 Informar el desempeño (Minuta de reunión). ................................................... 94 4.5.6 Información generada y requerida .................................................................... 96 4.6 Plan de gestión de riesgos..................................................................................... 97 4.6.1 Identificación de los riesgos ............................................................................. 97 4.6.2 Análisis cualitativo y cuantitativo .................................................................... 97 4.6.3 Matriz Probabilidad Impacto ............................................................................ 99 4.6.4 Plan de respuesta ............................................................................................ 100 4.6.5 Contingencias y respaldos .............................................................................. 101 4.6.6 Control de riesgos ........................................................................................... 101 CONCLUSIONES .............................................................................................................. 103 RECOMENDACIONES .................................................................................................... 105 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................ 106 ANEXOS ............................................................................................................................ 107 Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN ................................ 107 Anexo 2: EDT DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN ................................... 111 Anexo 3: CRONOGRAMA ........................................................................................... 112 Anexo 4: CUESTIONARIO BASE PARA LA RECOLECCION DE INSUMOS ....... 113 Anexo 5: DICCIONARIO DE LA EDT......................................................................... 114 Anexo 6: DIAGRAMA DE RED ................................................................................... 119 Anexo 7: TABLA DE REFERENCIA PARA LAS CONTRATACIONES DE CONSULTORES NACIONALES ................................................................................. 122 Anexo 8: TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL CONSULTOR NACIONAL PRINCIPAL (DIRECTOR DE PROYECTO) ............................................................... 123 vii Anexo 9: TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL CONSULTOR NACIONAL - UN ASISTENTE TÉCNICO EN AGRONEGOCIOS .......................................................... 125 Anexo 10: TÉRMINOS DE REFERENCIA DE CONTRATO-CONSULTORÍA – DIFUSIÓN Y COMERCIALIZACIÓN ......................................................................... 127 viii ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.Estructura Organizativa Representación de la FAO en Costa Rica .......... 20 Figura 2. Ciclo de vida del proyecto. .............................................................................. 24 Figura 3. Procesos en la administración de proyectos y su interacción ................... 25 Figura 4. Las diez áreas del conocimiento en la Administración de proyectos ....... 30 Figura 5. Primeros niveles de la EDT del proyecto ...................................................... 55 Figura 6. Diagrama de Red .............................................................................................. 64 Figura 7. Cronograma del Proyecto ................................................................................ 72 Figura 8. Organigrama establecido para el proyecto ................................................... 87 ix ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1. Áreas de conocimiento aplicadas ................................................................. 31 Cuadro 2. Fuentes de información utilizada .................................................................. 33 Cuadro 3. Método de investigación utilizado................................................................. 36 Cuadro 4. Herramientas utilizadas .................................................................................. 38 Cuadro 5. Supuestos y restricciones .............................................................................. 39 Cuadro 6. Entregables ...................................................................................................... 40 Cuadro 7. Acta del proyecto............................................................................................. 42 Cuadro 8. Matriz de involucrados, requisitos, problemas percibidos, recursos y mandatos............................................................................................................................. 45 Cuadro 9. Análisis de requisitos ...................................................................................... 46 Cuadro 10. Documentación de requisitos ...................................................................... 48 Cuadro 11. Matriz de trazabilidad de requisitos ........................................................... 50 Cuadro 12. Diccionario de la EDT ................................................................................... 56 Cuadro 13. Plantilla para validar y aprobar el alcance ................................................ 57 Cuadro 14. Plantilla de seguimiento para el control de cambios ............................... 58 Cuadro 15. Lista de actividades ...................................................................................... 62 Cuadro 16. Secuencia de las actividades ...................................................................... 63 Cuadro 17. Matriz de estimación de los recursos ........................................................ 66 Cuadro 18. Estimación de duración de las actividades ............................................... 71 Cuadro 19. Control del cronograma ............................................................................... 74 Cuadro 20. Solicitud de modificaciones al cronograma .............................................. 76 Cuadro 21. Costos totales del Recurso Humano del proyecto .................................. 77 Cuadro 22. Otros costos ................................................................................................... 78 Cuadro 23. Presupuesto total del proyecto ................................................................... 79 Cuadro 24. Plantilla de seguimiento de los costos del proyecto ................................ 80 Cuadro 25. Matriz de asignación de Responsabilidades, Autoridad, Roles y Competencias..................................................................................................................... 84 Cuadro 26. Identificación de los involucrados............................................................... 88 Cuadro 27. Matriz de análisis de los involucrados ....................................................... 89 Cuadro 28. Matriz de priorización de los involucrados ................................................ 90 Cuadro 29. Valores para la priorización de involucrados ............................................ 90 Cuadro 30. Necesidades de comunicación y herramientas ....................................... 92 Cuadro 31. Matriz de comunicación ............................................................................... 92 Cuadro 32. Distribución de la información ..................................................................... 94 Cuadro 33. Plantilla registro de seguimiento................................................................. 95 Cuadro 34. Información generada y requerida del proyecto ...................................... 96 Cuadro 35. Lista de riesgos ............................................................................................. 97 Cuadro 36. Riesgos, escala de probabilidad e impacto .............................................. 98 Cuadro 37. Marcadores de riesgo................................................................................... 99 Cuadro 38. Riesgos categorías ....................................................................................... 99 Cuadro 39. Matriz probabilidad impacto ........................................................................ 99 Cuadro 40. Riesgos estrategias y acciones preventivas ........................................... 100 Cuadro 41. Riesgos contingencias y respaldos .......................................................... 101 Cuadro 42. Boleta de seguimiento y control de riesgos ............................................ 102 x INDICE DE ABREVIACIONES AMEXID Agencia Mexicana de Cooperación Internacional para el Desarrollo. CAC Consejo Agrícola Centroamericano. CGR Contraloría General de la República. CNP Consejo Nacional de Producción. EDT Estructura de desglose del trabajo. FAO Por sus siglas en Ingles: Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura. GCP Por sus siglas en inglés Programa de Cooperación Gubernamental. INTA Instituto de Innovación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria. MAG Ministerio de Agricultura y Ganadería. MAP Magister en Administración de Proyectos. ODM Objetivos de Desarrollo del Milenio. PITTA Frijol Programa de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria en frijol. PFG Proyecto Final de Graduación. PMI Por sus siglas en inglés Project Management Institute. PNUD Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. RRHH Recursos Humanos. SAN Seguridad Alimentaria Nacional. SEPSA Secretaria Ejecutiva de Planificación Sectorial Agropecuaria. SIM Servicio de Información de Mercados. TFD Por sus siglas en inglés TeleFood. TCP Por sus siglas en inglés Programa de Cooperación Técnica. TCPF Por sus siglas en inglés Programa de Cooperación Técnica Facility. TORs Por sus siglas en ingles Términos de Referencia. UTF Por sus siglas en inglés Fondos Fiduciarios Unilaterales. xi RESUMEN EJECUTIVO La erradicación del hambre y la disminución de la pobreza son compromisos de los países para el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM). En esta lucha, una estrategia integral basada en un plan, programas y proyectos efectivos para la Seguridad Alimentaria y Nutricional (SAN), que proteja primordialmente a los más vulnerables, es un instrumento fundamental. Considerando un enfoque de agrocadena, la provisión de insumos en cantidad, calidad, y económicamente viables para el productor de granos, entre ellos la semilla, es uno de factores determinantes de éxito para una producción con un rendimiento y calidad adecuada. El proyecto FAO Reforzamiento de las políticas de producción de semillas de granos básicos en apoyo a la agricultura campesina para la seguridad alimentaria en países miembros del Consejo Agrícola Centroamericano (CAC) (GCP/RLA/182/SPA), con el apoyo técnico del PITTA Frijol inició el fortalecimiento de las capacidades técnicas y de acondicionado en cuatro organizaciones de productores para aumentar el acceso a semilla de calidad entre los agricultores de bajos recursos. Para esto se estableció la producción local de semilla organizando a los pequeños agricultores mediante grupos con conocimientos especializados llamados comités técnicos dentro de las organizaciones. El objetivo principal de este proyecto final de graduación es el de elaborar un plan de gestión de proyecto de acompañamiento a pequeños agricultores con base en el enfoque de la dirección de proyectos del PMI, de manera que la planificación de su alcance, tiempo, costos, recursos humanos, comunicaciones y riesgos, permitan el desarrollo de los procesos necesarios, tomando en cuenta los requerimientos de los interesados. Los objetivos específicos del proyecto de graduación son: 1. Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. 2. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. 3. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. 4. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. xii 5. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto 6. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. Para poder desarrollar este proyecto se tomaron en cuenta las necesidades de apoyo de cuatro organizaciones de productores que demandan acompañamiento a nivel de producción, control de calidad, planes de negocios y estrategias de comercialización con el propósito de lograr su autosuficiencia en empresas. Además se tomaron las buenas prácticas de la administración de proyectos y los principios del Project Management Institute PMI. Para el desarrollo de este Proyecto Final de Graduación, fue necesario utilizar fuentes de información primaria y secundaria, se utilizó la metodología analíticosintética para combinar la investigación de campo y la investigación documental con el objetivo de detectar y obtener una visión que identificara las principales necesidades de acompañamiento de los pequeños agricultores tales como el juicio de expertos, conversaciones personales y cuestionarios con los involucrados. En este trabajo se aplicó la teoría de administración de proyectos, suministrada por la Guía de PMBOK quinta versión, la cual permitió elaborar una planificación estructurada en función de los objetivos del proyecto abarcando los estándares de práctica de cinco áreas del conocimiento (Gestión del alcance, Gestión del tiempo, Gestión de Recursos Humanos y Gestión de Riesgos), para obtener un conjunto de planes de gestión, diseñados de acuerdo a los requerimientos del proyecto, los cuales se espera sean utilizados en un futuro para el desarrollo de este u otros proyectos similares. También se dan algunas recomendaciones como la necesidad de realizar ajustes al cronograma en caso de retrasos en la aprobación e inicio de actividades y la importancia de las comunicaciones como un eje transversal y longitudinal en los proyectos. xiii INTRODUCCION 1.1 Antecedentes El informe Estado de la Nación, indica, que Costa Rica no logra disminuir la proporción de personas pobres, que en el 2011 afectó al 21,6% de los hogares costarricenses. Si bien el porcentaje es regular, debido al crecimiento de la población 1.140.435 personas son pobres, cifra máxima en la historia del país. De ellos, 336.305 viven en condiciones de pobreza extrema lo que representa un 29%. Pero el aspecto más alarmante, es que casi la mitad de los pobres, el 45%, son niños y adolescentes (Estado de la Nación, 2012). La información preliminar de la Secretaria Ejecutiva de Planificación Sectorial Agropecuaria (SEPSA) publicados en el Boletín Estadístico Agropecuario #21, indican que en el año 2010 existían un total de 253.793 hectáreas dedicadas a la producción agrícola, de las cuales 98.864 pertenecen a granos básicos lo que representa un 38,95% del total que se distribuye en 67.18% arroz, 23.11% frijoles, 9.71% maíz. El Servicio de Información de Mercados (SIM) indica que para el año 2008 existían 7.806 productores de frijol, 4.384 productores de maíz. Según este sistema, la demanda de frijol en el 2008 fue de 45.600 t (70% frijol negro, 30% frijol rojo), otro estudio realizado por la Escuela de Nutrición de la Universidad de Costa Rica en el 2008, indica que el consumo per cápita diario de frijol era de aproximadamente de 37,5 gramos diarios, lo que equivalía a un consumo nacional de 63.845 t de frijoles anuales, aunque según este estudio el consumo variaba de acuerdo a la zona en la que habita (rural o urbana), ocupación y escolaridad de la persona que consume los alimentos. Para maíz el SIM indica que la demanda nacional de maíz blanco en el 2008 fue de 55.200 t, aunque hay que considerar que la demanda industrial es mayor ya que mucho maíz blanco es importado y luego re-exportado. 14 Datos aportados por el Consejo Nacional de la Producción (CNP) muestran que en Costa Rica se consumen 4.100 toneladas de frijol por mes y solamente se producen 16.000 toneladas anualmente en todo el país, lo que representa el 30% del total demandado. Los datos anteriores, son evidencia de la importancia que tienen estos alimentos en la dieta del costarricense, a afectos de asegurar la disponibilidad física y económica en cantidades y en calidades adecuadas, con el fin de llevar una vida activa y sana, además, representan la principal actividad y por ende el principal ingreso de los pequeños productores de estas zonas. Bajo estas circunstancias, aunque el país solo cuenta con la capacidad parcial productiva para suplir estas necesidades del consumidor costarricense, es necesario contar con un proyecto que se enfoque en fortalecer a los productores agrícolas para mejorar la producción de frijol y maíz, la calidad de vida de familias campesinas, además de garantizar la seguridad alimentaria de la población en general. En cuatro comunidades el proyecto de la FAO, Semillas para el Desarrollo (GCP/RLA/182/SPA), capacitó en producción de semilla y gestión administrativa para el establecimiento de la actividad de producción de semilla en cada una de las organizaciones de pequeños productores de dichas comunidades. Además invirtió en el mejoramiento de la línea de acondicionado, el laboratorio de control de calidad y de las oficinas administrativas, a través de la compra e instalación de equipos adecuados, lo que dio origen a una nueva idea de negocio dentro de las organizaciones. Lo anterior implicó un cambio en los agricultores, al tener que asumir además de las labores agrícolas, las funciones de empresario, lo que conlleva una gran responsabilidad, debido a que tienen que dividir su tiempo entre ambas labores. Por este motivo se hace necesario realizar un proyecto enfocado principalmente en el acompañamiento (asesoramiento y seguimiento), para lograr la consolidación y sostenibilidad de la actividad semillera dentro de las organizaciones. 15 1.2 Problemática. El limitado acceso de los pequeños agricultores a la semilla de calidad incide en el establecimiento del cultivo especialmente bajo condiciones climáticas adversas y conduce a un mayor uso de agroquímicos, debido a una mayor incidencia de plagas y patógenos. Esto, incrementa la contaminación al medio ambiente, aumentan los costos de producción y se disminuyen los rendimientos del cultivo. Por otra parte, la variabilidad climática ha hecho aún más vulnerable la producción de granos básicos, las inundaciones y sequías son mucho más problemáticas cuando no existe cobertura en el suelo ni semilla de buena calidad adaptada a sus condiciones socioeconómicas y edafoclimáticas. Dentro de las organizaciones además de la actividad semillera recientemente establecida es necesario un acompañamiento orientado a lograr un mejor manejo en campo, poscosecha y administrativo, aspectos que serán indispensables para mejorar la capacidad de producción nacional, obtener acceso a financiamiento para la organización, crédito a los socios, disponibilidad de semillas de variedades mejoradas y criollas a un precio competitivo entre otras. Para sobrellevar esta problemática se plantea este plan de de gestión de proyecto que sustente este trabajo en él se incluyen todos los planes necesarios para desarrollar el mismo, de tal manera que cuando este inicie, se tengan identificados los pasos a seguir. 1.3 Justificación del problema Los pequeños agricultores han sido capacitados en el manejo poscosecha y la gestión administrativa, sin embargo aún requieren fortalecer sus capacidades debido a que se encuentran en un mercado muy competitivo y bajo la presión de grandes empresas dedicadas a la importación, comercialización y distribución de frijol y maíz a precios menores que los costos de producción. A pesar de que los agricultores realizan 16 adecuadas actividades agrícolas aún requieren fortalecer sus capacidades en el manejo de la siembra como en el proceso de poscosecha, haciendo énfasis en la comercialización. Por esta razón es necesario diseñar un plan de acompañamiento para el fortalecimiento integral de las capacidades técnicas y administrativas de los pequeños agricultores con el objetivo de que se vuelvan cada vez más competitivos y con las capacidades desarrolladas para lograr la mejora del proceso de producción y comercialización. Asegurando el acceso físico y económico de los agricultores en atención al déficit de producción que tiene el país, el mejoramiento de las condiciones de vida de las familias y la disminución del impacto de la agricultura en el medio ambiente de las comunidades involucradas. 1.4 Objetivo general Elaborar un plan de gestión de proyecto de acompanamiento a pequeños agricultores con base en el enfoque de la dirección de proyectos del PMI, de manera que la planificación de su alcance, tiempo, costos, recursos humanos, comunicaciones y riesgos, permitan el desarrollo de los procesos necesarios, tomando en cuenta los requerimientos de los interesados. 1.5 Objetivos específicos. 1. Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. 2. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. 17 3. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. 4. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. 5. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto 6. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. 18 MARCO TEORICO 2.1 Marco institucional 2.1.1 Antecedentes de la Institución La Representación de FAO en Costa Rica se estableció en 1980. Desde entonces y de acuerdo con su mandato y especialización, intensificó el apoyo técnico y financiero a Costa Rica, producto de la articulación y coordinación permanente con el país, logrando convertir prioridades nacionales en propuestas de desarrollo agrícola y rural (FAO, 2014). 2.1.2 Misión y visión Misión La misión de la FAO es contribuir a construir para las generaciones presentes y futuras un mundo en el que impere la seguridad alimentaria. La FAO está comprometida durante los próximos 15 años con sus miembros a: reducir la inseguridad alimentaria y la pobreza rural; garantizar un marco normativo y reglamentario favorable para la alimentación y la agricultura, la pesca y la actividad forestal; garantizar incrementos sostenibles del suministro y la disponibilidad de alimentos; conservar y fortalecer la base de recursos naturales; y generar conocimientos sobre la alimentación y la agricultura, la pesca y la actividad forestal (FAO, 2014). Visión La visión de lo que constituye el éxito de la organización radica en responder siempre a los ideales y necesidades de los miembros y en ser reconocida por su función de dirección y por su cooperación para ayudar a construir un mundo en el que impere la seguridad alimentaria (FAO, 2014). 19 2.1.3 Estructura organizativa La estructura organizativa de la FAO está compuesta por un representante en el país, un asistente administrativo y un oficial de programas y representante asistente el cual es el encargado de proponer y dar seguimiento a los proyectos que se orientan en tres grandes áreas: el desarrollo rural, los recursos naturales y el comercio agrícola, tal como se muestra en la Figura 1. Representante Costa Rica Oficial de programas (proyectos) y representante asistente Asistente administrativo Proyectos de Recursos Naturales Proyectos de Desarrollo rural y agrícola Proyectos de Comercio Agrícola Figura 1.Estructura Organizativa Representación de la FAO en Costa Rica Fuente: FAO, 2014. Actualmente la FAO tiene 16 proyectos en ejecución dentro de estas tres grandes áreas. Este proyecto se incluirá dentro del área de desarrollo rural y de comercio agrícola. 2.1.4 Programas que ofrece La organización ofrece distintos programas y proyectos orientados hacia las prioridades relacionadas con los Objetivos del Desarrollo del Milenio (ODM), dirigidos principalmente a erradicar la pobreza extrema, para lo cual establece acuerdos con los 20 diversos países, a través de proyectos específicos en las diferentes áreas temáticas dentro de su ámbito de responsabilidad. Los principales tipos de proyectos que implementa la FAO son: 1.- Programa de Cooperación Técnica (TCP por sus siglas en inglés). Se ejecuta con recursos del presupuesto ordinario de la Organización. Su objetivo es proporcionar servicios a corto plazo de expertos y consultores, desarrollar actividades de capacitación de corta duración y de orientación práctica, y facilitar la adquisición de equipos y suministros considerados esenciales. Los proyectos TCP se caracterizan por la atención de urgencias, flexibilidad en la respuesta a los problemas de carácter técnico, rapidez en la aprobación, clara orientación respecto de su finalidad, duración no mayor de 24 meses y costo inferior a 500 mil USD. A partir de 2005, dentro del Programa TCP existe una modalidad específica, TCP Facility (TCPF), para apoyos urgentes o de emergencia al programa local y para fortalecer los procesos de desarrollo del Programa de Campo. 2.- Programa de Cooperación Gubernamental (GCP por sus siglas en inglés). Es el programa de cooperación más grande. Implica un acuerdo tripartito entre un país donante que financia el proyecto, la FAO y el país beneficiario (o un grupo de países beneficiarios). El gobierno del país donante pone recursos a disposición de la FAO para la realización de actividades de cooperación técnica en otro país (o en otros países). 3.- Fondos Fiduciarios Unilaterales (UTF por sus siglas en inglés). Los fondos para la ejecución del proyecto son aportados por el propio país beneficiario, sea de su propio presupuesto o bien de préstamos o donaciones de instituciones financieras internacionales. Estos proyectos permiten llevar al país capacidades técnicas específicas en muy diversos temas, en arreglos institucionales flexibles que facilitan contar con expertos nacionales o internacionales de alto nivel. 21 4.- TeleFood (TFD por sus siglas en inglés). Fundada en 1997, TeleFood es una campaña mundial ideada para crear conciencia sobre el hambre en el mundo. Los donativos realizados a la campaña sirven para financiar proyectos de no más de 10,000 USD que permitan a familias o pequeños grupos de personas producir alimentos, generar ingresos monetarios e incrementar su seguridad alimentaria. La totalidad de los donativos se destina a la compra de insumos; no se utilizan para cubrir gastos administrativos. (FAO, 2013). 2.2 Teoría de Administración de Proyectos Según los objetivos planteados, se desarrollaron cinco planes que servirán como guía para gestionar el proyecto. Estos planes están basados en la teoría de la administración de proyectos elaborada por el PMI (PMI, 2013). Para enfocar el siguiente trabajo es indispensable dar respuesta a dos preguntas sobre los conceptos básicos como son: ¿qué es un proyecto? y ¿en qué consiste la dirección de proyectos? 2.2.1 Proyecto El Project Management Institute PMI en la Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos Guía del PMBOK (PMI, 2013) define proyecto como: “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Todo proyecto consta de un inicio y un final previamente establecidos además se concluye un proyecto cuando este cumple el objetivo para el cual fue creado, ya no cumple los objetivos o no es posible cumplirlos. Otra definición es: Un proyecto es, ni más ni menos, que la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre tantos, una necesidad humana. Cualquiera que sea la idea que se pretende implementar, la inversión, la 22 metodología o la tecnología por aplicar, ella conlleva necesariamente la búsqueda de proposiciones coherentes destinadas a resolver las necesidades de la persona humana. (Sapag y Sapag, 2007). Las definiciones anteriores llevan a la necesidad de definir los aspectos de predeterminación de recursos, tecnologías, especificaciones de productos y servicios y un factor importante la temporalidad de las necesidades. Lo cual determina que los proyectos son vigentes en el tiempo en la medida que satisfagan las necesidades vigentes. 2.2.2 Dirección de Proyectos Según el PMBOK (PMI, 2013), ¨La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco grupos de Procesos. Estos cinco Grupos de Procesos son: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre¨. Al dirigir un proyecto es necesario identificar requisitos, abordar necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en la planificación y la ejecución del proyecto, establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados, gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo. 2.2.3 Ciclo de vida de un proyecto El ciclo de vida de un proyecto está constituido por una serie de etapas o fases que generalmente son consecuentes una de otra y en algunos casos se desarrollan paralelamente, dependiendo de las necesidades u objetivos del proyecto. 23 Según el PMBOK (PMI, 2013), ¨El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado¨. Además, generalmente cuentan con un inicio, organización y preparación, ejecución del trabajo y cierre como se muestra en la figura 2. Inicio Organización y preparación Cierre Ejecución del trabajo Figura 2. Ciclo de vida del proyecto. Fuente: Elaboración propia, 2014. 2.2.4 Fases del proyecto “Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables. Las fases del proyecto se utilizan cuando la naturaleza del trabajo a realizar en la parte del proyecto es única y suelen estar vinculadas al desarrollo de un entregable especifico importante.” (PMI, 2013). 2.2.5 Procesos en la administración de proyectos El PMBOK describe cinco grupos de procesos de la administración de proyectos que son necesarios en todo proyecto ¨Los grupos de procesos de la dirección de proyectos 24 no son fases y estos incluyen los procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre¨ como se muestra en la figura 3. (PMI, 2013). Proceso de iniciación: aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase. Proceso de planificación: aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto. Proceso de ejecución: aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacerlas especificaciones del mismo. Proceso de monitoreo y control: aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el proceso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Proceso de cierre: aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Proceso de iniciación Proceso de Planificación Proceso de seguimiento y control Proceso de Ejecución Proceso de cierre Figura 3. Procesos en la administración de proyectos y su interacción Fuente: Elaboración propia, 2014 25 2.2.6 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos Para cualquier tipo de proyecto existen diez áreas las cuales son completamente adaptables según requiera el proyecto, las cuales son: 1. Gestión de la integración: La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación, así como las acciones integradoras que son cruciales para la terminación del proyecto, la gestión exitosa de las expectativas de los involucrados y el cumplimiento de los requisitos. La gestión de la integración del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos. Los procesos de gestión de la integración que se destacan son: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. Realizar el Control Integrado de Cambios. Cerrar Proyecto o Fase. 2. Gestión del alcance: incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. Entre los procesos se destacan: Recopilación de los requisitos. Definir el alcance. Crear la estructura de desglose de trabajo (EDT). 26 Validar la EDT. Controlar la EDT. 3. Gestión del tiempo: incluye los procesos requeridos para gestionar la finalización del proyecto a tiempo. Entre los procesos se destacan: Definición de las actividades. Secuenciar las actividades. Estimar los recursos de las actividades. Estimar la duración de las actividades. Desarrollo el cronograma. Controlar el cronograma. Modificar el cronograma. 4. Gestión de los costos: incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Entre los procesos se destacan: Estimar los costos. Determinar el presupuesto. Controlar el presupuesto. 5. Gestión de la calidad: incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido. Entre los procesos se destacan: Planificar la calidad. Aseguramiento de la calidad. Control de la calidad. 6. Gestión de los recursos humanos: incluye los procesos que organizan, 27 gestionan y conducen el equipo del proyecto. Entre los procesos se destacan: Desarrollar el plan de recursos humanos. Adquirir el equipo del proyecto. Desarrollar el equipo del proyecto. Dirigir el equipo del proyecto. 7. Gestión de las comunicaciones: incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Entre los procesos se destacan: Identificar a los involucrados. Planificar las comunicaciones. Distribuir la información. Gestionar las expectativas de los interesados. Informar sobre el desempeño. 8. Gestión de los riegos del proyecto. La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. Los principales procesos de gestión de los riesgos del proyecto son: Planificar la Gestión de Riesgos. Identificar los Riesgos. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos. Planificar la Respuesta a los Riesgos. Monitorear y Controlar los Riesgos. 28 9. Gestión de las adquisiciones de proyecto: La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), así como la administración de las obligaciones contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato. Los principales procesos de gestión de las adquisiciones del proyecto: Planificar las Adquisiciones. Efectuar las Adquisiciones. Administrar las Adquisiciones. Cerrar las Adquisiciones. 10. Gestión de los Interesados del proyecto La gestión de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto. La gestión de los interesados también se centra en la comunicación continua con los interesados para comprender sus necesidades y expectativas, abordando los incidentes en el momento en que ocurren, gestionando conflictos de intereses y fomentando una adecuada participación de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto (PMBOK, 2013). Los principales procesos de gestión de las adquisiciones del proyecto son: 29 Identificar a los Interesados. Planificar la Gestión de los Interesados. Gestionar la Participación de los Interesados. Controlar la Planificación de los Interesados. En la figura 4 se muestran las diez áreas utilizadas para la administración o dirección de proyectos. Gestión Calidad Gestión Interesados del proyecto Gestión Integración del proyecto Gestión Adquisiciones Gestión Alcance Administración de proyectos Gestión de Riesgos Gestión Recursos Comunicación Gestión Tiempo Gestión de Recursos Humanos Gestión de Costos Figura 4. Las diez áreas del conocimiento en la Administración de proyectos Fuente: Elaboración propia, 2014 En el Proyecto Final de Graduación (PFG), se desarrollara principalmente en seis áreas del conocimiento (Alcance, Tiempo, Costos, Recursos Humanos, Comunicaciones y Riesgos), en función de las necesidades del proyecto como se detalla en el cuadro 1. 30 Cuadro 1. Áreas de conocimiento aplicadas Área del conocimiento Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de los Costos Gestión de los RRHH Gestión de las comunicaciones Gestión del Riesgo Definición Caracterización Define, valida y controla alcance del proyecto el Planifica, desarrolla, gestiona, ejecuta y controla el cronograma del proyecto. Planifica, gestiona, ejecuta el gasto y controla los costos del proyecto. Identifica y documenta los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como crear un plan para la gestión de personal. Desarrolla un enfoque y un plan adecuado para las comunicaciones. Implementa, da seguimiento, monitorea, identifica y evalúa los riesgos del proyecto. Aplica al grupo de proceso de planificación y monitoreo y control al momento de la ejecución. Aplica al grupo de proceso de planificación y monitoreo y control al momento de la ejecución. Aplica al grupo de proceso de planificación y monitoreo y control al momento de la ejecución. Aplica al grupo de proceso de planificación y al momento de la ejecución. Aplica al grupo de proceso de planificación y monitoreo y control al momento de la ejecución. Aplica al grupo de proceso de planificación y monitoreo y control al momento de la ejecución. Fuente: Elaboración propia, 2014 31 MARCO METODOLÓGICO La siguiente sección permite visualizar los procedimientos utilizados para recolectar, organizar y procesar la información obtenida mediante la investigación. Este capítulo indica los componentes de: fuentes de información, tipos de información, tipos de estudio, técnicas y herramientas utilizados para el desarrollo de este proyecto final de graduación. Finalmente se presenta la metodología en el desarrollo del plan de gestión de proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores, con el objetivo de consolidar y dar sostenibilidad al proceso de producción de semilla. 3.1 Fuentes de información Las fuentes son hechos o documentos a los que acude el investigador y que le permiten obtener información o datos requeridos que después puede constituir información fundamental para la investigación. Son todos aquellos datos, antecedentes y actores que se requieren consultar para llegar al objeto de estudio (Eyssautier, 2002). Para la recolección de los datos requeridos en el desarrollo del proyecto de planificación se utilizaron tanto fuentes de tipo primaria como secundaria, con el fin de tener una visión amplia y completa del tema de estudio. A continuación, se detallan las fuentes de información utilizadas y los métodos y técnicas utilizados. 3.1.1 Fuentes Primarias Como fuentes primarias para la propuesta de la planificación, se realizaron consultas dirigidas al oficial de proyectos de la FAO, extensionistas agrícolas del MAG e investigadores del INTA que han participado en proyectos similares, también a consultores involucrados en proyectos ya realizados por la organización. Se presentó un cuestionario preliminar (abierto al cambio a través del juicio de expertos para momento de implementar el proyecto) el cual se muestra en el Anexo 4 con el objetivo de obtener insumos para los planes de gestión del alcance, tiempo, recursos humanos, 32 comunicaciones y riesgos de este proyecto final de graduación, se revisó documentos provenientes de investigaciones anteriores y similares, además se recurrió al juicio de expertos con el fin de concretar las necesidades, para la planificación del acompañamiento de los agricultores en las organizaciones de productores. 3.1.2 Fuentes Secundarias Las principales fuentes secundarias que se utilizaron para el desarrollo del PFG corresponden a la investigación en documentos tomados de la FAO, así como registros de lecciones aprendidas, información de otros proyectos e internet relacionados con el tema de trabajo y la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK), del Project Management Institute (PMI, 2013), y páginas web con información actualizada referente al tema. Lo mencionado, junto al juicio de expertos, es la base fundamental para determinar la información que permitió construir el proyecto. En resumen, las fuentes de información que se utilizaron en este proyecto se presentan en el cuadro 2. Cuadro 2. Fuentes de información utilizada Objetivo Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para Primarias Secundarias Aplicación de cuestionario a agentes de extención del MAG y equipo técnico de las instituciones involucradas. PMBOK Lecciones aprendidas y antecedentes de otros proyectos anteriores. Aplicación de cuestionario agentes de extención del MAG, equipo técnico de las instituciones involucradas y los agricultres. PMBOK Cronogramas de otros proyectos Consulta tabla de rangos salariales (PNUD). Juicio de expertos PMBOK Presupuestos de otros proyectos Tabla de viajes internos de la 33 definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. Contraloria General de la República (CGR) Aplicación de cuestionario agentes de extención del MAG y equipo técnico de las instituciones involucradas. PMBOK Juicio de expertos PMBOK Administración de proyectos de Lledó. Consuta a extensionistas e investigadores. (Juicio de expertos) PMBOK PMI Practice Standard for Project Risk Management Información de otros proyectos Fuente: Elaboración propia, 2014. 3.2 Métodos de Investigación El método de investigación es la ruta que se sigue para alcanzar un fin propuesto; y la metodología es el cuerpo de conocimientos que describe y analiza los métodos para el desarrollo de una investigación (Eyssautier 2002). Constituye el conjunto de procesos que el hombre debe de emprender en la investigación y demostración de la verdad, así, este permite organizar el procedimiento lógico general para buscar el conocimiento y llegar a la observación, descripción y explicación de la realidad. El objeto de estudio que ocupa la economía, la administración y las ciencias contables puede percibirse por la experiencia, de allí que se pueda hablar de método experimental, el cual se caracteriza por las diversas etapas o procesos que el investigador debe tener en cuenta en la búsqueda de respuestas a sus problemas de investigación (Méndez, 1997). Para el proyecto, se utilizó la técnica de investigación analítico sintético, la cual tomó en cuenta la investigación documental y la investigación de campo, utilizando la Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2013), documentos y 34 cuestionarios. 3.2.1 Descripción del método analítico-sintético La síntesis es la meta y el resultado final del análisis. El método sintético no es un método de investigación, sino una operación fundamental por medio de la cual se logra la comprensión de la esencia de lo que se ha conocido a partir del análisis. Este proceso relaciona los hechos aparentemente aislados y formula una teoría que unifica diversos elementos (Jurado, 2002). El análisis y la síntesis son procesos que permiten al investigador conocer la realidad. El análisis inicia su proceso de conocimiento por la identificación de cada una de las partes que caracterizan una realidad de este modo podrá establecer las relaciones causa efecto entre los elementos que componen su objeto de investigación. La síntesis implica que a partir de la interrelación de los elementos que identifican su objeto, cada uno de ellos pueda relacionarse con el conjunto en la función que desempeñan con referencia al problema de investigación (Méndez, 2001). A continuación se presenta la relación entre los objetivos y el método de investigación que se utilizó en este proyecto (Cuadro 3). 35 Cuadro 3. Método de investigación utilizado Objetivo Métodos de investigación Analítico-sintético Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. Con base en el analisis de las áreas de conocimiento del PMI 2013, se generaron los planes de gestión según corresponde, los cuales facilitaron la identificación de las necesidades y habilidades para gestionar y definir el alcance del proyecto. Descomposición de tareas y subtareas para definición de lista de actividades. Composición de tareas y subtareas en un cronograma. Elaboración del presupuesto. Descomposición de tareas asignadas, responsabilidades, habilidades requeridas de puestos para crear la descripción de roles. Elaboración de lista de necesidades de comunicación. Identificación de riesgos. Fuente: Elaboración propia, 2014. 3.3 Herramientas Las diferentes salidas que se generan de cada una de las áreas de conocimiento de acuerdo a los lineamientos de PMI (PMI, 2013) son consideradas como las 36 herramientas debido a que las salidas de un área pueden ser la entrada de otra área de conocimiento. 3.4 Descripción de las herramientas Las herramientas son necesarias para realizar los trabajos, en la administración de proyectos se manejan gran cantidad de herramientas para precisar el conocimiento y la utilización de las mismas. Para efectos de este proyecto se describen las menos conocidas y las menos utilizadas a continuación: Matrices: Pueden ser de una o de varias entradas, útiles, para hacer análisis comparativos, importantes. Permiten hacer diagnósticos de relaciones cruzadas. La de involucrados es necesaria para lograr la aceptación, focalización y cierre de los intereses del proyecto. Juicio de experto: Es un conjunto de opiniones que pueden brindar profesionales expertos en una industria o disciplina, relacionadas al proyecto que se está ejecutando. Esta información se puede obtener por medios internos o externos a la organización, en asociaciones de profesionales, cámaras de comercio, instituciones gubernamentales, universidades y centros de investigación. Análisis de los involucrados o stakeholders: este análisis permite recopilar y analizar de manera sistemática la información acerca de los intereses particulares de estos durante el ciclo de vida de un proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia que los involucrados puedan ejercer. Ayuda también a identificar las relaciones que pueden aprovecharse mediante alianzas y acuerdos, con el fin de lograr el objetivo del proyecto. El cuadro 4 presenta las herramientas que se utilizaron para alcanzar cada uno de los objetivos específicos propuestos. 37 Cuadro 4. Herramientas utilizadas Objetivo Herramientas Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. Se utilizó la Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2013). Fuentes documentales de libros que contengan las áreas de conocimiento. Matriz de involucrados. Reuniones. Se generó la WBS Chart Pro (EDT). Diccionario de la EDT. Juicio de expertos. Se utilizó el juicio experto y análisis de las actividades del proyecto. Herramienta Microsoft Office Project 2010, para crear el cronograma y el diagrama de Red. Fuentes documentales. Se utilizó la Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2013). Juicio de expertos. Fuentes documentales de proyectos anteriores (lecciones aprendidas). Se utilizó el juicio experto. Organigrama y descripción de puestos. Análisis y perfiles de puestos. TORs La Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2013). Se utilizó el juicio experto. Análisis de los interesados. Analisis de requerimientos de información. La Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2013). Instrumentos, sitios y alternativas de comunicación visual. Se utilizó el juicio experto. Investigación documental o bibliográfica. Matriz de probabilidad e impacto. La Guía de los fundamentos de la Dirección de proyectos PMBOK (PMI, 2013). Fuente: Elaboración propia, 2014 3.5 Supuestos y Restricciones Un supuesto es una idea o juicio o teoría que se supone verdadera, aunque no se haya demostrado o confirmado, y a partir de la cual se extrae una consecuencia o una 38 conclusión. Una restricción es una limitación, disminución o reducción a límites menores de una cosa. Los Supuestos y Restricciones y su relación con los objetivos del proyecto final de graduación se detallan a continuación en el cuadro 5. Cuadro 5. Supuestos y restricciones Objetivo Supuesto Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. Restricción Existe acceso a los encargados de los departamentos de interés e información de las instancias gubernamentales para realizar la investigación. Existe apoyo por parte de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) para desarrollar el proyecto. Existe interés por parte del Departamento de extensión Agrícola del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), para implementar acciones. Fuente: Elaboración propia, 2014. 39 Se obtiene la información en el tiempo requerido. No se incluye en este proyecto actividades de implementación ni de evaluación de resultados. 3.6 Entregables Los entregables son cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar el proyecto o parte del mismo. Si el proyecto fuese una fábrica los entregables serían los productos que se fabrican. Los entregables ayudan a definir el alcance del proyecto y el avance del trabajo realizado, debe ser medido y monitoreando el avance de los entregables. Los entregables y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el cuadro 6. Cuadro 6. Entregables Objetivo Entregable Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. Plan de Gestión del Alcance. Plan de Gestión del Tiempo Plan de Gestión de los Costos Plan de Gestión de los Recursos Humanos Plan de Gestión de las Comunicaciones Plan de Gestión de Riesgos Fuente: Elaboración propia, 2014. 40 DESARROLLO Con base en el proyecto FAO Reforzamiento de las políticas de producción de semillas de granos básicos en apoyo a la agricultura campesina para la seguridad alimentaria en países miembros del CAC. (GCP/RLA/182/SPA) desarrollado en el periodo 2010 2013, se desprende la situación actual y se determinó que los pequeños agricultores necesitan de acompañamiento para establecerse como empresas semilleras y fortalecer sus capacidades técnicas y administrativas a través de metodologías participativas que promueven la asociatividad y el desarrollo de capital humano, social, físico y económico. Para lograr esto y con base en el enfoque de la dirección de proyectos del PMI, se desarrolla a continuación la planificación del alcance, tiempo, costos, recursos humanos, comunicaciones, y riesgos, que permitirán el cumplimiento de los entregables propuestos. 4.1. Plan de gestión del alcance La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir, validar y controlar el alcance del proyecto qué no se incluye en el proyecto. (PMI, 2013). Queda claro entonces que el alcance del proyecto contiene el trabajo que debe de realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones específicas. 4.1.1 Acta de constitución del proyecto A continuación se detalla el acta del proyecto (Cuadro 7). 41 Cuadro 7. Acta del proyecto Acta del proyecto Nombre del Proyecto: Duración: 3.9 años Plan de acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Información General del Proyecto Grupo de procesos: Patrocinador del Proyecto: Fecha: 02 de octubre de 2014 Iniciación y Planificación Áreas del conocimiento: Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de los Costos Gestión los Recursos humanos Gestión las Comunicaciones Gestión los Riesgos Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) Localización: Director del Proyecto: Región Brunca y Huetar Norte, Costa Rica. Karolina Martínez Enfoque del Proyecto Descripción del Proyecto: Este proyecto, tiene como propósito fundamental ser un instrumento clave para fortalecer las empresas de semillas mediante el acompanamiento a los pequeños agricultores. Este contribuirá al fortalecimiento de sistemas nacionales sostenibles que aseguren disponibilidad y acceso a semilla de buena calidad de granos básicos en cuatro comunidades ubicadas en áreas marginales (Región Brunca y Huetar Norte) y de difícil acceso. Las principales áreas que se veran fortalecidas son: el desarrollo de negocios, control de calidad, desarrollo de mercado, planes estratégicos, capacitación y el establecimiento a un sistema financiero auto gestionable local. Objetivo del proyecto : Planificar el acompañamiento para fortalecer las capacidades, consolidar y dar sostenibilidad a las empresas de pequeños agricultores de semilla de frijol y maíz, ubicadas en regiones marginales y de pobreza en Costa Rica. Objetivos Específicos del Proyecto: 1. Planificar acciones que apoyen el fortalecimiento de las capacidades de los pequeños productores en el control de calidad de semilla en campo y en pos cosecha, y para la gestión y producción de semillas de buena calidad de frijol y maíz. 2. Planificar acciones que permitan el fortalecimiento de las capacidades de los pequeños productores en el área administrativa de las empresas de semillas. 42 3. Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en divulgación para la comercialización de semillas de buena calidad de frijol y maíz. Abordaje del Proyecto Declaración del Alcance del Proyecto: Entregable Final: Plan de acompañamiento pequeños agricultores. Criterio de Aceptación: para Plan de acompañamiento para pequeños productores aprobado con base en el enfoque de la direccion de proyectos del PMI. Criterio de Aceptación: a. Plan de fortalecimiento en el control de calidad de semilla en campo y en poscosecha. Plan de fortalecimiento en el control de calidad de semilla en campo y en poscosecha implementado en las organizaciones involucradas en el proyecto. Criterio de Aceptación: Entregable 1: Entregable 2: b. Plan de fortalecimiento en gestión empresarial Entregable 3: c. Plan de fortalecimiento en divulgación para la comercialización Plan de fortalecimiento en gestión empresarial integrado con los sistemas utilizados en cada organización involucrada en el proyecto. Criterio de Aceptación: Plan de fortalecimiento en divulgación para la comercialización diseñado acorde al público meta (pequeños agricultores) e interesados implementado en las organizaciones involucradas en el proyecto. Exclusiones: Modificaciones a los sistemas utilizados en cada organización (software). Compra de insumos Compra de mobiliario y equipo Restricciones / Limitantes / Factores Críticos de Éxito: a. Agricultores con suficiente nivel educativo para apropiarse de la información y se encuentran motivados a participar en las actividades. b. Disponibilidad y disposición de los productores para recibir capacitación y asesoría en campo. c. Disponibilidad y disposición de involucramiento institucional. d. El proyecto debe de ajustarse a un presupuesto y a recursos humanos limitados. e. Se contará con la participación de representantes de los agricultores de cada organización. 43 Supuestos: a. Todos los agricultores, e instituciones involucradas aceptan el proyecto. b. Se espera que no se presenten eventos hidrometeorológicos y de otra índole que puedan interrumpir o alterar el acompañamiento en campo según lo establecido. c. Los recursos y el cronograma se ejecutan de acuerdo a lo planteado. d. El equipo de proyecto fue contratado en el tiempo adecuado e. Las organizaciones cuentan con los equipos, recursos materiales y económicos para iniciar el acompañamiento. Riesgos: a. Inestabilidad climática, disminución de rendimiento y aumento de pérdidas en los cultivos. Aumento de la incidencia de plagas y patógenos en los cultivos. b. Aspectos institucionales, reducción del servicio de asistencia técnica estatal vinculada a la producción agrícola en las regiones. c. Factores económicos, Incremento de precios de los insumos, aumento de las importaciones de frijol y la crisis económica. Involucrados: Involucrados directos: Pequeños agricultores Organizaciones de productores FAO MAG Equipo del proyecto Involucrados indirectos: Entidades gubernamentales (INTA, CNP y Universidades) PITTA Frijol Autoriza: Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) Patrocinador del Proyecto: Agencia Mexicana de Cooperación Internacional Director del Proyecto para el Desarrollo (AMEXID). Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.1.2 Recopilación de los requisitos de los interesados Los principales involucrados identificados para el proyecto se detallan a continuación: Pequeños agricultores Organizaciones de productores FAO MAG Equipo del proyecto 44 Entidades gubernamentales (INTA, CNP y Universidades) PITTA Frijol Para alcanzar el objetivo propuesto para el proyecto es indispensable definir y documentar los requisitos de estos, por lo tanto mediante conversaciones directas un cuestionario se logró obtener esta información. Este proceso de recopilación de los requisitos tiene como fin determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los involucrados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto. (PMI, 2013). Con base en lo anterior se presenta en el cuadro 8, los involucrados del proyecto, sus requisitos, problemas percibidos, recursos y mandatos. Cuadro 8. Matriz de involucrados, requisitos, problemas percibidos, recursos y mandatos Involucrados MAG FAO Pequeños agricultores Organizaciones productores de Requisitos Problemas percibidos Recursos y mandatos Necesidad de mejorar la productividad y competitividad de las organizaciones Mejorar los suministros de bienes y servicios procedentes de la agricultura. Necesidad de fortalecer sus capacidades. Inestabilidad de políticas que se orienten hacia la productividad. Crear espacios de participación proactiva y articulada de los actores del sector. Inseguridad en la gestión administrativa, desorden financiero y temor a la negociación. Se requiere asesoramiento en las actividades diarias. Desarrollo y seguimiento a las actividades agrícolas. Necesidad consolidarse empresas. Falta de capacidad de gestión administrativa, financiera y de negociación. Apoyo a las organizaciones de productores en la gestión de las organizaciones. de como 45 Reducir la pobreza rural Planificación y seguimiento de actividades. Entidades gubernamentales Fortalecer las capacidades, consolidar y dar sostenibilidad al proceso de producción de semilla en las empresas de pequeños productores Equipo del proyecto Garantizar la sostenibilidad de las empresas semilleras, mediante el acompañamiento a través de capacitación, utilizando la tecnología de proyectos (PMI) Promover y organizar el proceso de producción de semilla. Programa de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria (PITTA Frijol). Necesidad de apoyo logístico y técnico para el ejercicio de la gestión cultural. Se requiere fortalecer el sector agroalimentario y empoderamiento de los agricultores. Escaso presupuesto para subsidios por lo que se brinda acompañamiento a través de las instituciones. Tiempo limitado para el desarrollo del proyecto. Poco personal contratado. Organizar y ejecutar procesos para que los agricultores dispongan de tecnología apropiada. Fomentar la agricultura y minimizar la migración del campo a la ciudad. Apoyar a los pequeños productores de zonas marginales. Puede ser un replicable en organizaciones. proyecto otras Puede ser un replicable en organizaciones. proyecto otras Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.1.3 Plan de gestión de requisitos Se realizó un análisis de priorización de los requisitos de los interesados en el cual se logró identificar que la necesidad de consolidarse como empresas, es el requisito más importante del proyecto seguido del logro de la sostenibilidad. Los demás entregables son medios para lograr esto y continuarlo (Cuadro 9). Cuadro 9. Análisis de requisitos Priorización de requisitos Necesidad de consolidarse como empresas. 57.55% Garantizar la sostenibilidad de las empresas semilleras, mediante el acompañamiento a través de capacitación, utilizando la tecnología de proyectos (PMI) 38.92% Necesidad de mejorar la productividad y competitividad de las organizaciones 29.95% 46 % Necesidad de fortalecer sus capacidades. Mejorar los suministros de bienes y servicios procedentes de la agricultura. Fortalecer las capacidades, consolidar y dar sostenibilidad al proceso de producción de semilla en las empresas de pequeños productores Puede ser un proyecto replicable en otras organizaciones. 23.72% 16.95% 12.50% 7.92% Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.1.4 Identificación y documentación de requisitos A continuación se identifican los requisitos y una descripción del modo en cómo cada uno cumplen con los objetivos del proyecto. Además con el fin de obtener garantía de cumplimiento y de reducir alguna forma de no cumplimiento en el desarrollo del proyecto (Cuadro 10). 47 Cuadro 10. Documentación de requisitos Documentación de requisitos Nombre del Proyecto: Fecha: ID Requisitos Necesidad de consolidarse como 001 empresas. Garantizar la sostenibilidad de las empresas semilleras, mediante el acompañamiento a través de capacitación, utilizando la tecnología 002 de proyectos (PMI) Necesidad de mejorar la productividad y competitividad de las 003 organizaciones Necesidad de fortalecer 004 sus capacidades. Mejorar los suministros de bienes y servicios procedentes de la 005 agricultura. Fortalecer las capacidades, consolidar y dar sostenibilidad al proceso de producción 006 de semilla en las Planificación un proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Involucrados Categoría Organizaciones de productores Funcional nivel 1 Cuestionario de aprobación ˃ 60% respuestas positivas Desempeño nivel 2 Informe de avance semestral Informe aprobado Calidad nivel 3 Informe evaluatorio Informe aprobado Desempeño nivel 4 Informe evaluatorio Informe aprobado Seguridad nivel 5 Informe de actividades Informe aprobado Desempeño nivel 6 Informe de gestión administrativa Informe aprobado Equipo del proyecto MAG Pequeños agricultores FAO Entidades gubernamentale s 48 Prioridad Criterio de aceptación Método de validación empresas de pequeños productores Puede ser un proyecto replicable en otras 007 organizaciones. Programa de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria (PITTA Frijol). Funcional nivel 7 Lecciones aprendidas Fuente: Elaboración propia, 2014. 49 Informe aprobado 4.1.5 Trazabilidad de requisitos A continuación se desglosa una matriz de trazabilidad de requisitos en la cual se vinculan los requisitos desde su origen hasta los entregables que satisfacen (Cuadro 11). Cuadro 11. Matriz de trazabilidad de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Planificación un proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Nombre del Proyecto: Fecha: Información de requisitos ID Requisitos Categoría Necesidad de consolidarse como empresas. Funcional Recurso Cuestiona rio y Juicio de Expertos 001 002 Garantizar la sostenibilidad de las empresas semilleras, mediante el acompañamiento a través de capacitación, utilizando la Desempeño Cuestiona rio y Juicio de Expertos Objetivo Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en la gestión empresarial de semillas de buena calidad de frijol y maíz. Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en la gestión empresarial de semillas de buena 50 Relación de trazabilidad EDT Métrica Validación Cuestionario de aprobación ˃ 60% respuestas positivas 2 Informe de avance semestral 2 Informe aprobado tecnología de proyectos (PMI) Necesidad de mejorar la productividad y competitividad de las organizaciones calidad de frijol y maíz. Calidad Cuestiona rio y Juicio de Expertos 003 Necesidad de fortalecer sus capacidades. 004 Desempeño Cuestiona rio y Juicio de Expertos Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en la gestión empresarial de semillas de buena calidad de frijol y maíz. Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en el control de calidad de semilla en campo y en pos cosecha, y para la gestión y producción de semillas de buena calidad de frijol y maíz. 51 Informe evaluatorio Informe aprobado Informe evaluatorio Informe aprobado 2 1 Seguridad 005 Mejorar los suministros de bienes y servicios procedentes de la agricultura. Fortalecer las capacidades, consolidar y dar sostenibilidad al proceso de producción de semilla en las empresas de pequeños productores Desempeño Cuestiona rio y Juicio de Expertos Cuestiona rio y Juicio de Expertos 006 Puede ser un proyecto replicable en otras organizaciones. 007 Funcional Cuestiona rio y Juicio de Expertos Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en el control de calidad de semilla en campo y en pos cosecha, y para la gestión y producción de semillas de buena calidad de frijol y maíz. Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en el control de calidad de semilla en campo y en pos cosecha, y para la gestión y producción de semillas de buena calidad de frijol y maíz. Planificar el fortalecimiento de las capacidades con base en la formación de capital humano en divulgación para la 52 Informe de actividades Informe aprobado Informe de gestión administrativa Informe aprobado Lecciones aprendidas Informe aprobado 1 1 3 comercialización de semillas de buena calidad de frijol y maíz. Fuente: Elaboración propia, 2014. 53 4.1.6 Definición del alcance del proyecto Definir el alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estén completos; según sea necesario, se irán agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones. A menudo se utiliza el juicio de expertos para analizar la información necesaria para la elaboración del acta de constitución del proyecto. Dicho juicio y experiencia se aplican a cualquier detalle técnico. Esta experiencia es proporcionada por cualquier grupo o individuo con conocimientos o capacitación especializados. Como alcance del proyecto se definió: Plan de acompañamiento para pequeños agricultores. 54 4.1.7 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) Para conocer el mapa de las actividades del proyecto, pertenecientes a cada plan de gestión, el PMBOK recomienda realizar un desglose de las actividades denominado EDT. Esta resume los entregables del proyecto y su desarrollo permite validar el alcance y materializar los entregables, además es la base para la gestión del tiempo y los costos (Figura 5). Figura 5. Primeros niveles de la EDT del proyecto Fuente: Elaboración propia, 2014. 55 4.1.8 Diccionario de la EDT El diccionario de trabajo provee una descripción detallada de los componentes incluidos en la EDT. La siguiente plantilla se deberá utilizar para crear el diccionario de la EDT, se incluyó la información correspondiente al primer paquete de trabajo para hacer más claro el propósito de la plantilla como se muestra en el cuadro 12. El desarrollo de los demás paquetes de trabajo se detalla en el anexo 5. Cuadro 12. Diccionario de la EDT Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 1.1.1 EDT#: 1 Nombre del paquete de trabajo: Medidas de Control de Origen Trabajo: Descripción: Medidas de control de origen de la semilla utilizada por los agricultores, para conocer el estado de la semilla utilizada en cada lote de siembra. Entradas: Definición del alcance del proyecto, acta de proyecto. Salidas: Documento boleta de medidas de control de origen Puntos de control: Revisiones para trazabilidad Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Restricciones: Inestabilidad climática Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: 30-dic Fuente: Elaboración propia, 2014. 56 4.1.9 Validar el alcance Validar el alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan entregado. A continuación se establece la plantilla validar alcance conforme avanza el proyecto, el objetivo de esta validación es asegurar que cada entregable se esté realizando de forma adecuada (Cuadro 13), En este proceso se formaliza la aceptación del alcance y de los entregables conforme se van completando. Cuadro 13. Plantilla para validar y aprobar el alcance Fecha: Nombre del Planificación un proyecto para el acompañamiento de proyecto: pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Organización: Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO Administrador del Karolina Martínez proyecto: EDT: Actividad: ID: Nombre de la Fecha de revisión: actividad: Tareas revisadas: Tareas que deben modificarse: Responsable: Responsable: Responsable de Firma la revisión: de aprueba: Observaciones: Fuente: Elaboración propia, 2014. 57 responsable que 4.1.10 Control del alcance A continuación se muestra la plantilla que será utilizada cuando se requiera solicitar un cambio al proyecto. Esta debe de contener información detallada para que el administrador del proyecto pueda estimar la manera en cómo se verá afectado el alcance, tiempo o costos (Cuadro 14). Cuadro 14. Plantilla de seguimiento para el control de cambios Información general Informe de actividad: ID: EDT: Responsable: Planificación un proyecto Nombre para el acompañamiento de del pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas proyecto: sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Organización: Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO Número de cambio: [Número o consecutivo, asignado por el administrador de proyectos] Fecha de solicitud: [Fecha en que se realiza la solicitud de cambio] Número y nombre de la actividad [Número y nombre de la actividad a 58 modificar, según la EDT] Justificación: [Explicar detalladamente las razones por las cuales se solicita el cambio] Impacto: [Describir el impacto en tiempo, costos y alcance] Fecha de inicio: Fecha de cierre: Solicitado por: [Nombre de la persona que realiza la Fecha: solicitud del cambio] Firma: Aprobado por: [Nombre de la persona que aprueba la Fecha: solicitud del cambio] Firma: Revisado por: Fecha revisión: Firma: Fuente: Elaboración propia, 2014 59 de 4.2 Plan de gestión del tiempo Para lograr los entregables del proyecto y que este se desarrolle sin ningún contratiempo, es necesario ejecutar las actividades en el tiempo establecido. A continuación se describe el Plan de Gestión del Tiempo el cual incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo. 4.2.1 Definición de las actividades El proceso de definición de las actividades identifica las acciones que debe seguir la fundación, en el mismo se producen los entregables del proyecto. Revisión de certificado de la semilla: Por medio de esta actividad los encargados en cada una de las organizaciones bajo el acompañamiento de los técnicos revisan la autenticidad de la semilla que se utiliza en cada etapa de siembra. Realizar los muestreos de suelo: Por medio de esta actividad los encargados de verificar la producción en campo, realiza muestras aleatorias de los campos de producción bajo la supervisión de los técnicos. Envió de muestras al laboratorio: En esta actividad los encargados envían las muestras de suelo a los laboratorios respectivos con el fin de detectar incidencia de patógenos y otros aspectos como deficiencias para la fertilización de los cultivos de ser necesario. Análisis de resultados de pruebas de laboratorio: Una vez obtenidos los resultados los encargados realizan el análisis de las muestras. Descartar y aprobar lotes: Con base en los resultados de los laboratorios se podrá proceder a descartar o aprobar lotes de producción de semilla. Revisión de protocolos de mantenimiento y limpieza de equipos: El personal de planta será el encargado de la realización de las revisiones periódicas de los protocolos de mantenimiento y la limpieza de los equipos. Revisión de cumplimiento de compromisos: en esta actividad el personal administrativo de cada organización realiza una revisión detallada de los compromisos adquiridos de con casas comerciales, comercializadores y 60 agricultores. Búsqueda de nuevos aliados comerciales: en esta actividad el personal administrativo de cada organización en acompañamiento de los técnicos buscan opciones de comercialización de los productos para la época de producción. Revisión de cumplimiento de normas de control: Los encargados de la parte de planta en cada organización realizan una revisión de que se cumpla con las normas establecidas para el acondicionamiento del producto. Revisión de cumplimiento de normas de salud ocupacional: En esta actividad los encargados de planta revisan que en esta área se cumplan con las normas mínimas establecidas para la salud ocupacional de los empleados. Verificación de herramienta administrativa: El personal administrativo de las organizaciones verifica que el la herramienta administrativa (programa de Excel, Access, programa de contabilidad) utilizada es adecuada para el tipo de actividad. Diseño de afiches, brochures promocionales y páginas web: El personal administrativo de cada organización en colaboración y acompañamiento del experto comunicador realizaran el diseño de los materiales necesarios para promocionar el producto así como para informar a los socios y a la comunidad a cerca de las actividades y acuerdos que la organización toma. Estrategia de divulgación a través de medios locales: el personal administrativo en acompañamiento del experto en comunicación realiza la actividad de búsqueda de alianzas con medios locales como radio y televisión, para realizar comunicados a nivel local. Seguimiento y control de la trazabilidad: En esta actividad el personal administrativo así como el de planta bajo el acompañamiento de los técnicos en el tema realizan el seguimiento y control de la trazabilidad de sus productos. A continuación de listan las actividades descritas anteriormente (Cuadro 15). 61 Cuadro 15. Lista de actividades Entregable 1. Plan de fortalecimiento en el control de calidad de semilla en campo y en poscosecha 2. Plan de fortalecimiento en gestión empresarial 3. Plan de fortalecimiento en divulgación para la comercialización ID 1.1.1.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.3.1.1 1.3.1.2 2.1.1.1 2.1.1.2 2.2.1.1 2.2.1.2 2.3.1.1 3.2.1.1 3.2.1.2 Actividad Revisión de certificado de la semilla Realizar los muestreos de suelo Envío de muestras al laboratorio Análisis de resultados de laboratorio Descartar y aprobar lotes Revisión de certificados de equipos calibrados Revisión de protocolos de mantenimiento y limpieza de equipos Revisión de cumplimiento de compromisos Búsqueda de nuevos aliados comerciales (empresas comercializadoras y procesadoras) Revisión de cumplimiento de normas de control (ISO) Revisión de cumplimiento de normas de salud ocupacional Verificación de herramienta administrativa Diseño de afiches, brochures promocionales y páginas web Estrategia de divulgación a través de medios locales (radio y televisión) Seguimiento y control de la trazabilidad 3.4.1.1 Fuente: Elaboración propia, 2014. 62 4.2.2 Secuencia de las actividades Se presenta la priorización de actividades con respecto al tiempo y la dependencia entre ellas. La secuencia implica identificar las relaciones lógicas entre las actividades establecidas en el proyecto, al igual que en la definición de las actividades necesarias para realizar el programa de planificación. Lo anterior es fundamental para las secuencias de las actividades, las cuales deben establecerse siguiendo un proceso lógico. A continuación se elabora una secuenciación de las actividades al ser un proyecto para el acompañamiento las actividades avanzaran de forma paralela a lo largo de dos años, la secuenciación puede observarse en (Cuadro 16). Cuadro 16. Secuencia de las actividades ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 16 Actividad Revisión de certificado de la semilla Realizar los muestreos de suelo Envió de muestras al laboratorio Análisis de resultados de laboratorio Descartar y aprobar lotes Revisión de certificados de equipos calibrados Revisión de protocolos de mantenimiento y limpieza de equipos Revisión de cumplimiento de compromisos Búsqueda de nuevos aliados comerciales (empresas comercializadoras y procesadoras) Revisión de cumplimiento de normas de control (ISO) Revisión de cumplimiento de normas de salud ocupacional Verificación de herramienta administrativa Diseño de afiches, brochures promocionales y páginas web Estrategia de divulgación a través de medios locales (radio y televisión) Seguimiento y control de la trazabilidad Actividad predecesora 1 2 3 4 6 * 8 10 11 * 13 5 Nota: * Estas actividades se realizan durante toda la ejecución del proyecto motivo por el que no son predecesoras de otra. Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.2.3 Diagrama de Red Una vez realizado el cronograma, se procedió a obtener la representación gráfica de las relaciones lógicas que existen entre las actividades del cronograma del proyecto como se puede observar en la figura 6 y anexo 6. 63 Figura 6. Diagrama de Red Fuente: Elaboración propia, 2014. 64 4.2.4 Estimación de los recursos de las actividades La estimación de los recursos para las actividades del proyecto, dependerán directamente del apoyo institucional, por ello una vez que se apruebe la ejecución del mismo, el tipo y la cantidad de materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para la ejecución de cada una de las actividades se realizará en coordinación de cada una de las instituciones. Se plantea la siguiente matriz de estimación de recursos (Cuadro 17). 65 Cuadro 17. Matriz de estimación de los recursos Recursos Humanos Activid ad Recursos Necesarios Capacidade s técnicas Experiencia con agricultores Ing. Al menos 2 Título Revisión 1 de Profesional Agrónomo años es certificació certifica do de la n semilla Recursos Materiales * Comprobación de experiencia Facilidad de transferir conocimiento Hoja de vida en universitario de semilla Realizar 1 los Profesional Agrónomo Ing. muestre os Al menos 2 Título años Hoja de vida en universitario certificació de n suelo de semilla Envío 1 de Profesional Agrónomo Ing. muestra s Al menos 2 Título años laborato n rio semilla Análisis 1 de Profesional Agrónomo os de en universitario certificació al resultad Hoja de vida Ing. de Al menos 2 Título años Hoja de vida en universitario certificació 66 Cantidad Equipo solicitado Descripción técnica laborato n rio semilla Descart 1 ar Profesional Agrónomo y Ing. de Al menos 2 Título aprobar años Hoja de vida en universitario certificació lotes n de semilla Revisión 1 de Profesional Agrícola o años certifica dos Ing. Al menos 2 Título Industrial de Hoja de vida en universitario certificació equipos n calibrad semilla de os Revisión 1 de Profesional Agrícola o años protocol os Ing. Al menos 2 Título Industrial de Hoja de vida en universitario certificació manteni n miento y semilla de limpieza de equipos Revisión 1 Administra de Administra dor Al menos 2 Título de años Hoja de vida en universitario 67 cumplim dor iento de compro misos empresas certificació o n economist semilla de a agrícola Búsque 1 Administra da Administra dor dor empresas certificació comerci o n ales economist semilla (empres a agrícola de nuevos aliados Al menos 2 Título de años Hoja de vida en universitario de as comerci alizador as y procesa doras) Revisión 1 de Profesional Agrícola o años cumplim Ing. Industrial iento de Al menos 2 Título en universitario y certificació normas n de semilla Hoja de vida credencial de de normas ISO control (ISO) Revisión 1 Ing. Al menos 2 Título Hoja de vida 68 de Profesional Seguridad cumplim laboral años en universitario certificació iento de n normas de semilla de salud ocupaci onal Verificac 1 Administra ión Administra dor dor empresas de herrami enta Al menos 2 Título de años en universitario certificació administ n rativa semilla de Diseño 1 Graduado Al menos 2 Título de Comunica en años dor Ciencias certificació afiches, brochur es de promoci comunicaci semilla onales y ón páginas énfasis en web Hoja de vida la n Hoja de vida en universitario de con comunicaci ón para el desarrollo Estrateg ia 1 Graduado Al menos 2 Título Hoja de vida de 69 divulgac Comunica en años ión dor Ciencias certificació a través de de la n medios comunicaci semilla locales ón (radio y énfasis en televisió comunicaci n) en universitario de con ón para el desarrollo Seguimi 1 ento Profesional Agrícola o años y control de la Ing. Industrial Al menos 2 Título en universitario y certificació trazabili n dad semilla Hoja de vida credencial de de normas ISO *Por tratarse de un proyecto de acompañamiento los recursos materiales ya fueron adquiridos en la fase de implementación del proyecto mencionado anteriormente (GCP/RLA/182/SPA), por lo tanto no aplica esta columna. Fuente: Elaboración propia, 2014. 70 4.2.4 Estimación de la duración de las actividades. A continuación se detalla el tiempo estimado requerido para la ejecución de cada actividad (cuadro 18). Cuadro 18. Estimación de duración de las actividades ID Actividad Duración 1.1.1.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.3.1.1 Revisión de certificado de la semilla Realizar los muestreos de suelo Envió de muestras al laboratorio Análisis de resultados de laboratorio Descartar y aprobar lotes Revisión de certificados de equipos calibrados Revisión de protocolos de mantenimiento y limpieza de equipos Revisión de cumplimiento de compromisos Búsqueda de nuevos aliados comerciales (empresas comercializadoras y procesadoras) Revisión de cumplimiento de normas de control (ISO) Revisión de cumplimiento de normas de salud ocupacional Verificación de herramienta administrativa Diseño de afiches, brochures promocionales y páginas web Estrategia de divulgación a través de medios locales (radio y televisión) Seguimiento y control de la trazabilidad 60 días 30 días 10 días 30 días 5 días 45 días 1.3.1.2 2.1.1.1 2.1.1.2 2.2.1.1 2.2.1.2 2.3.1.1 3.2.1.1 3.2.1.2 3.4.1.1 10 días 60 días 340 días 30 días 60 días 90 días 30 días 90 días 480 días Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.2.5 Cronograma Definidas las actividades, las secuencias de las mismas y duración estimada de tiempo en cada actividad, se procedió a realizar la programación del proyecto en estudio. Dicho resultado se muestra en la Figura No. 7 Cronograma del proyecto, el mismo se ha elaborado utilizando el programa Microsoft Project 2010. 71 Figura 7. Cronograma del Proyecto Fuente: Elaboración propia, 2014. 72 4.2.7 Mecanismos de control del cronograma Para el adecuado desarrollo del cronograma es necesario llevar un riguroso control de tiempo, asignar los responsables de cada actividad, los cuales deben informar mensualmente del avance al director de Proyecto, para conjuntamente realizar ajustes de ser necesarios. Si es necesario realizar ajustes al cronograma el responsable debe de exponer los motivos si el director considera razonable y justificable, procederá a realizar los cambios. De igual manera el director deberá de dar informes mensuales al oficial de programas para presentar su informe de gestión. A continuación se presentan una plantilla para el control de las actividades en el cronograma (Cuadro 19) y una para la solicitud de modificaciones al cronograma (Cuadro 20) en caso de que sea necesaria su utilización al momento de implementarse el proyecto. 73 Cuadro 19. Control del cronograma ID 1 1.1.1.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.3.1.1 1.3.1.2 2 Control del cronograma Planificación un proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las Nombre del proyecto: regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Organización: Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO Técnico/ especialista [Área] Fecha [Fecha en que se materializa la solicitud] Responsable [Nombre de la persona responsable] Fecha de término (real y estimada): Fecha de inicio Actividad Real Estimada Real Estimada Duración Plan de fortalecimiento en el control de calidad de semilla en campo y en jue 02/10/14 mie 01/04/15 131 días poscosecha Revisión de certificado de la semilla jue 02/10/14 lun 01/12/14 44 días Realizar los muestreos de suelo mar 02/12/14 vie 02/01/15 24 días Envío de muestras al laboratorio lun 03/10/16 jue 03/11/16 24 días Análisis de resultados de laboratorio vie 04/11/16 jue 08/12/16 25 días Descartar y aprobar lotes vie 09/12/16 jue 15/12/16 5 días Revisión de certificados de equipos lun 17/02/14 lun 07/07/14 101 días calibrados Revisión de protocolos de mantenimiento y mar 08/07/14 lun 21/07/14 10 días limpieza de equipos Plan de fortalecimiento en gestión lun 03/11/14 vie 18/11/16 535 días empresarial Revisión de cumplimiento de compromisos 2.1.1.1 2.1.1.2 2.2.1.1 2.2.1.2 2.3.1.1 3 Búsqueda de nuevos aliados comerciales (empresas comercializadoras y procesadoras) Revisión de cumplimiento de normas de control (ISO) Revisión de cumplimiento de normas de salud ocupacional Verificación de herramienta administrativa Plan de fortalecimiento en divulgación para la comercialización sáb 01/11/14 jue 01/01/15 45 días vie 02/01/15 mar 20/09/16 448 días mie 21/09/16 jue 03/11/16 32 días sáb 01/11/14 jue 08/01/15 50 días vie 09/01/15 jue 14/05/15 90 días sáb 01/11/14 lun 01/08/16 457 días 74 3.2.1.1 3.2.1.2 3.4.1.1 Aprobado por Firma Fecha Diseño de afiches, brochures promocionales y páginas web Estrategia de divulgación a través de medios locales (radio y televisión) Seguimiento y control de la trazabilidad sáb 01/11/14 jue 27/11/14 20 días jue 15/01/15 mie 22/04/15 70 días vie 04/11/16 jue 06/09/18 480 días Fuente: Elaboración propia, 2014. 75 Cuadro 20. Solicitud de modificaciones al cronograma Nombre del proyecto: Organización: Técnico/ especialista Fecha Responsable Justificación Solicitud de modificaciones al cronograma Planificación un proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO [Área] [Fecha en que se materializa la solicitud] [Nombre de la persona responsable] [Detallar el motivo por el cual se realiza la solicitud] Cambio propuesto [Detallar las acciones de contingencia realizadas para mitigar el impacto del cambio] Impacto en el costo [Detallar en qué medida impactará el presupuesto del proyecto] Impacto en el tiempo [Detallar en qué medida impactará el cronograma del proyecto] Acciones adicionales requeridas [Explicar con detalle que otras acciones están pendientes por realizar para mitigar el impacto] Resolución Rechazado Firma Fecha Aceptado Firma Fecha Fuente: Elaboración propia, 2014. 76 4.3 Plan de gestión de los costos Para desarrollar el plan de gestión de costos del proyecto se elaboran los procedimientos de planificación, control y ejecución de éstos con base en el juicio de expertos, asignando un valor monetario en USD $ para cada una de las actividades, que permita llevar el control de los costos del proyecto. 4.3.1 Estimar los costos La estimación de los costos del proyecto se basa en la contratación de los especialistas que formaran el equipo del proyecto para lo cual se utiliza como referencia los rangos salariales establecidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD (Anexo 7), el cual se detalla a continuación (Cuadro 21). Cuadro 21. Costos totales del Recurso Humano del proyecto Meses ID 5013 Recurso Humano Costo mensual USD $ Consultorías Director de proyecto 46 3.500,00 161.000 Comunicador 46 3.000,00 138.000 Asistente técnico administrativo 46 2.500,00 115.000 Total 414.000 Fuente: http://www.pnud.or.cr/images/stories/Categorias_salariales_SC.pdf , 2014. Otros costos de los servicios de apoyo técnico se calcularon con base en la duración de las actividades de cada entregable como se detalla a continuación (Cuadro 22). 77 Cuadro 22. Otros costos Cuenta ID Actividad Cantidad Costo 5014 Servicios de apoyo técnico 1.Plan de fortalecimiento en el control de calidad de semilla en campo y en poscosecha 1.1.1.1 Revisión de certificado de la semilla 60 80,00 1.2.1.1 Realizar los muestreos de suelo 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.3.1.1 Envió de muestras al laboratorio Análisis de resultados de laboratorio Descartar y aprobar lotes Revisión de certificados de equipos calibrados Revisión de protocolos de mantenimiento y limpieza de 1.3.1.2 equipos 2. Plan de fortalecimiento en gestión empresarial 2.1.1.1 Revisión de cumplimiento de compromisos Búsqueda de nuevos aliados comerciales (empresas 2.1.1.2 comercializadoras y procesadoras) 2.2.1.1 Revisión de cumplimiento de normas de control (ISO) 2.2.1.2 Revisión de cumplimiento de normas de salud ocupacional 2.3.1.1 Verificación de herramienta administrativa 3. Plan de fortalecimiento en divulgación para la comercialización 3.2.1.1 Diseño de afiches, brochures promocionales y páginas web Estrategia de divulgación a través de medios locales (radio 3.2.1.2 y televisión) 3.4.1.1 Seguimiento y control de la trazabilidad Fuente: Elaboración propia, 2014. 78 Subtotal USD $ 73.600,00 15.200,00 4.800,00 30 80,00 2.400,00 10 30 5 45 80,00 80,00 80,00 80,00 800,00 2.400,00 400,00 3.600,00 10 80,00 800,00 60 80,00 4.800,00 340 80,00 27.200,00 30 60 90 80,00 80,00 80,00 2.400,00 4.800,00 7.200,00 46.400,00 12.000,00 30 80,00 2.400,00 90 80,00 7.200,00 30 80,00 2.400,00 4.3.2 Determinar el presupuesto Para establecer el presupuesto del proyecto se realizó la sumatoria de los costos estimados para el recurso humano, las actividades requeridas para cada entregable y los costos operativos requeridos para la administración de los recursos por parte de la FAO (Overhead) (Cuadro 23). Cuadro 23. Presupuesto total del proyecto Cuenta 5013 5014 5029 Actividad Consultorías Servicios de apoyo técnico-viáticos Subtotal USD $ 414.000,00 73.600,00 487.600,00 Costo operativo (Overhead 7%) 34.132,00 Total General Fuente: Elaboración propia, 2014. 521.732,00 4.3.2 Controlar los costos Cada vez que se realice algún cambio en el alcance del proyecto, será necesario actualizar los datos del presupuesto. Para controlar los costos se plantea la plantilla (Cuadro 24). Esta información será utilizada para documentar y fiscalizar el cumplimiento del presupuesto acuerdo a lo planteado. 79 Cuadro 24. Plantilla de seguimiento de los costos del proyecto Nombre del proyecto: Organización: Plan de acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO Karolina Martínez Administrador del proyecto: Fecha de preparación: ID 1.1.1.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 EDT Revisión de certificado de la semilla Realizar los muestreos de suelo Envió de muestras al laboratorio Análisis de resultados de Días estimados Días ejecutados 60 30 10 30 80 Monto USD $ Sub total Viáticos Total Observaciones 1.2.1.4 1.3.1.1 1.3.1.2 2.1.1.1 2.1.1.2 2.2.1.1 2.2.1.2 2.3.1.1 laboratorio Descartar y aprobar lotes Revisión de certificados de equipos calibrados Revisión de protocolos de mantenimiento y limpieza de equipos Revisión de cumplimiento de compromisos Búsqueda de nuevos aliados comerciales (empresas comercializadoras y procesadoras) Revisión de cumplimiento de normas de control (ISO) Revisión de cumplimiento de normas de salud ocupacional Diseño de software 5 45 10 60 340 30 60 90 81 Diseño de afiches, brochures promocionales y 3.2.1.1 paginas web Estrategia de divulgación a través de medios locales (radio y 3.2.1.2 televisión) Seguimiento y control de la 3.4.1.1 trazabilidad 30 90 30 Fuente: Elaboración propia, 2014. 82 4.4 Plan de gestión de los recursos humanos El plan de recursos humanos es el proceso en el cual se identifican y documentan los roles y responsabilidades del recurso humano y se establece el organigrama, el plan para la dirección del personal, las necesidades de capacitación y las estrategias para mantener un espíritu de trabajo proactivo y en equipo. 4.4.1 Roles y responsabilidades Con el objetivo de cumplir los objetivos del proyecto, se establecen los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, basados en los siguientes conceptos: Rol: describe la parte del proyecto asignada a una persona. Autoridad: destaca el derecho a la toma de decisiones, aprobaciones o a la asignación de recursos. Responsabilidad: compromiso con el trabajo esperado de cada miembro del equipo. Competencia: habilidad y capacidad requeridas para completar las actividades. A continuación se resumen las competencias necesarias para cumplir cada rol. También se especifica cual es el nivel de responsabilidades y autoridad en el proyecto en estudio (Cuadro 25). 83 Cuadro 25. Matriz de asignación de Responsabilidades, Autoridad, Roles y Competencias Involucrado/Rol MAG nacional) (Contraparte FAO (Oficial de proyectos) Director de proyecto Responsabilidades Institución responsable de definir el alcance, de aprobar y dar seguimiento al proyecto Organismo responsable de autorizar el alcance, además de financiar el proyecto. Coordinar y supervisar las actividades del proyecto a nivel nacional. Trabajar con contrapartes nacionales y las unidades correspondientes de la FAO para desarrollar un marco estratégico y las directrices operativas y procedimientos, para la ejecución del proyecto a nivel nacional. Mantener enlaces con los consultores y con el Punto Focal Nacional, el representante de la FAO y los actores claves de sector semillas para la planificación, ejecución, y control de las actividades del proyecto. Visitar regularmente los sitios de campo del proyecto y vigilar las actividades del proyecto con arreglo a los indicadores del marco lógico del proyecto. Preparar, en colaboración con consultor asistente técnico en Agronegocios revisiones presupuestarias según se requieran. Coordinar con las 84 Competencias Ente gubernamental encargado de la agricultura del país Organismo vinculado a la agronomía y seguridad alimentaria del país Ingeniero Agrónomo, con experiencia comprobada en producción de semillas de al menos 10 años con conocimiento en las áreas de planificación, organización y gestión institucional así como en la utilización de metodologías y herramientas de enfoque participativo para la formulación de estrategias planes y programas. Con sólidos conocimientos de la problemática rural especialmente de los sistemas productivos de granos básicos. Capacidad para la conducción de equipos multidisciplinarios de trabajo. Conocimiento de temas de organización. Autoridad Lidera el proyecto Lidera el personal técnico del proyecto Dirige el equipo del proyecto instituciones involucradas en el proyecto, el acompañamiento, asesoramiento y seguimiento de los pequeños agricultores, para la consolidación de las empresas productoras de semilla. Asistente proyecto técnico Comunicador del Brinda apoyo técnico y administrativo al director de proyecto para el cumplimiento de alcance, tiempo y costos de acuerdo a los requerimientos del proyecto. Colaborar bajo la dirección del Coordinador Nacional del proyecto, en la supervisión y logística de las actividades programadas. Colaborar bajo la dirección del Coordinador Nacional, con las instituciones involucradas en el proyecto, el acompañamiento, asesoramiento y seguimiento de los pequeños agricultores, para la consolidación de las empresas de producción de semilla. Apoyar técnicamente el monitoreo y seguimiento a las empresas semilleras sobre la administración y registros de la información. Diseño de la propuesta metodológica de intervención, en base a los términos de referencia provistos. Análisis de Involucrados y temas claves 85 Ingeniero Agrónomo, Economista Agrícola o similar, con conocimientos amplios en finanzas y administración, con experiencia comprobada de al menos tres años en administración de proyectos, conocimientos de temas de organización. Asiste Directos proyecto Grado universitario de maestría con experiencia en comunicación Institucional y Comunicación para el Desarrollo. Apoya las comunicaciones del proyecto, capacita y asesora Experto en al de Diseño estratégico (incluye involucrados, objetivos y resultados, productos y actividades de comunicación, idea y creatividad) comunicación para la innovación y gestión de contenidos digitales y tecnologías para la comunicación y la información Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Apoyo institucional (INTA, CNP, MAG) Participación activa del personal de las diferentes instituciones Acompañamiento en campo, poscosecha, administración y gestión empresarial. Apoya la gestión en campo, poscosecha y de gestión administrativa Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.4.1.1 Organigrama del equipo En la Figura No. 8 se puede observar el organigrama del proyecto. Por ser un proyecto de cooperación internacional es el gobierno en este caso quien lo solicita a través de un organismo internacional quien es el administrador de los recursos, contrata el director de proyectos y al asistente técnico y un experto en comunicación para el desarrollo, quienes trabajan a través de una amplia comunicación y coordinación con las otras instituciones que apoyan (INTA, CNP y la academia o universidades), con recursos humanos (Equipo multidisciplinario conformado con ingenieros agrónomos, administradores, ingenieros industriales, ingenieros agrícolas, y demás expertos), equipo y materiales con el fin de asegurar el éxito del proyecto. 86 Figura 8. Organigrama establecido para el proyecto Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.4.2 Adquirir el equipo Para adquirir el equipo del proyecto, será fundamental que los candidatos, tengan conocimiento, la experiencia con grupos de pequeños agricultores y habilidad probada en su campo profesional, en los Anexos 8, 9 y 10 se detallan los Términos de Referencia (TORs) para la contratación o adquirir el personal básico para el proyecto. Esta adquisición se realizará una vez aprobada la ejecución del proyecto y de ser necesario se contratará algún especialista diferente a los ya definidos. 87 4.4.3 Gestionar el equipo Para cumplir con el objetivo del proyecto se gestionara el equipo de acuerdo a la disponibilidad de los RRHH y a la colaboración de las instituciones involucradas como se detalla en la Figura 8. 4.5 Plan de gestión de las comunicaciones El plan de Gestión de las Comunicaciones para este proyecto, tiene como finalidad facilitar el intercambio efectivo de la información necesaria para la ejecución de las actividades previstas y asegurar que las partes tengan acceso a la información requerida de manera oportuna y de forma permanente. Se incluyen los procesos para lograr una efectiva comunicación entre los involucrados con el proyecto y la organización. 4.5.1 Identificación de los involucrados La estrategia de gestión de los involucrados define el enfoque para aumentar el apoyo a estos, es importante tener claros los requerimientos de comunicación de los involucrados, es decir las personas o actores tanto internos como externos que requieren de la información, a continuación se desglosan los principales involucrados del proyecto, los cuales tendrán acceso a la información del proyecto (Cuadro 26). Cuadro 26. Identificación de los involucrados Involucrados MAG y equipo de apoyo institucional FAO Inquietudes del involucrados Que las actividades que se plantearon sean apoyadas por dicha entidad. Erradicar la pobreza extrema, mediante programas que fortalezcan las capacidades de los 88 Estrategias potenciales Que apoye la gestión del acompañamiento a los pequeños agricultores y las organizaciones, bajo una directriz. Apoyo con equipo para la ejecución del proyecto. Temas y fuentes de información Retroalimentación de los resultados del proyecto Lecciones aprendidas Lecciones aprendidas Director de Proyecto pequeños agricultores. Concluir el proyecto en alcance, tiempo, RRHH, costos. Asistente Técnico Concluir el proyecto Comunicador La apropiación de la comunicación en los agricultores como una estrategia transversal en sus organizaciones. Herramientas necesarias para la administración, coordinación y ejecución del proyecto. Herramientas necesarias para la administración, coordinación y ejecución del proyecto. Prácticas y acompañamiento aprender haciendo Lecciones aprendidas para la administración de proyectos Lecciones aprendidas para la administración de proyectos Estrategias de comunicación y divulgación para el desarrollo. Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.5.2 Análisis de los involucrados Con el fin de identificar como los involucrados del proyecto pueden reaccionar y responder en diferentes situaciones y con el objetivo de planificar como influir sobre estos para optimizar su apoyo y hacer frente o mitigar posibles impactos que puedan ocurrir se realizó un análisis de interés, poder, influencia e impacto el cual se resume a continuación (Cuadro 27) y la priorización de estos en el proyecto indicando a los pequeños productores como los principales involucrados del proyecto (Cuadro 28), utilizando los valores de priorización que se detallan en el cuadro 29. Cuadro 27. Matriz de análisis de los involucrados Involucrados MAG FAO Pequeños agricultores Organizaciones de productores Equipo del proyecto Entidades gubernamentales (CNP, INTA) Programa de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria (PITTA Frijol). Impacto Alto Intermedio Intermedio Alto Intermedio Interés Alto Alto Intermedio Alto Intermedio Poder Alto Intermedio Bajo Intermedio Bajo Influencia Alto Intermedio Bajo Alto Intermedio Intermedio Intermedio Intermedio Intermedio Intermedio Intermedio Intermedio Intermedio Fuente: Elaboración propia, 2014. 89 Cuadro 28. Matriz de priorización de los involucrados MAG FAO Pequeños agricultor es Organizacion es de productores 0,1 0,1 0,1 0,5 5 Equipo del proyect o Entidades gubernamentale s (CNP, INTA) Programa de Investigación y Transferenci a de Tecnología Agropecuaria (PITTA Frijol). Total por fila 1 0,5 10 5 5 0,1 0,5 10 5 1 2,4 3,1 50 30,5 22 2% 2% 36% 22% 16% 0,5 7,6 6% 21,6 137, 2 16% 100 % Priorización de involucrados MAG FAO Pequeños agricultores Organizaciones de productores Equipo del proyecto Entidades gubernamentales (CNP, INTA) Programa de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria (PITTA Frijol). 1 0,1 0,5 5 5 1 10 10 10 10 5 5 0,5 0,5 0,5 1 5 0,1 0,5 0,5 10 5 0,1 0,5 1 5 Gran Total Fuente: Elaboración propia, 2014. Cuadro 29. Valores para la priorización de involucrados Mucho más importante Más importante Igual de importante Menos importante Mucho menos Importante 10 5 1 5/10 1/10 Fuente: Elaboración propia, 2014. 90 % 4.5.3 Planificar las comunicaciones La planificación de las Comunicaciones desarrolla y planifica estas con base a los requerimientos del proyecto y los requisitos de información por parte de los involucrados, determina cuáles son las necesidades de información y comunicación correcta para que el proyecto sea exitoso, la eficiencia de la comunicación, se basa en proporcionar solamente la información necesaria. El proceso Planificar las Comunicaciones debe responder las necesidades de información y comunicación de los involucrados: ¿quién necesita qué información? ¿cuándo la necesitará? ¿cómo le será proporcionada? ¿por quién? El sistema de las comunicaciones que se genere en la ejecución del proyecto, deberá informar a todos los involucrados, sobre los aciertos y errores, las posibles desviaciones, ajustes y cambios realizados a medida que avance el desarrollo del proyecto. Toda la información generada registrarse y documentarse y ser comunicada de manera transversal y longitudinal en el organigrama. A continuación se presenta un cuadro con las necesidades de comunicación según en el proceso que se esté y herramientas sugeridas para el proyecto (Cuadro 30). 91 Cuadro 30. Necesidades de comunicación y herramientas Proceso Herramienta Acta inicial del proyecto Estado de avance Informe de estado de proyecto mensual Informe de estado de proyecto trimestral Reuniones mensuales establecidas Coordinación de actividades mensual Reuniones, comunicación externa y extraoficial Minutas de reuniones Reuniones de solicitud de cambio Ordenes de cambio Fuente: Elaboración propia, 2014. A continuación se propone una matriz de comunicación la cual define el proceso y el formato para transmitir la información generada durante el proyecto (Cuadro 31). Cuadro 31. Matriz de comunicación Involucrados Informe estado proyecto mensual MAG de de Informe de estado de proyecto trimestral Coordinación de actividades mensual Minutas de reuniones Ordenes de cambio FAO ABC/@ ABC ABC Pequeños agricultores @ @ i i i @ ABC i i i i/@ ABC/@ ABC/@ ABC ABC i/@ ABC/@ ABC/@ ABC ABC Organizaciones de productores Equipo proyecto del Entidades gubernamentales (CNP, INTA) Programa de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria (PITTA Frijol). Valoraciones No aplica Documento escrito ABC 92 Correo electrónico Genera información @ i Fuente: Elaboración propia, 2014. Esta matriz será valorada por el Director de Proyecto y el equipo en su reunión inicial el objetivo es que quede documentada la información que se genere, tomará nota y verificará que se cumplan los acuerdos generados en cada reunión del proyecto Para lograr una buena comunicación que garantice el correcto funcionamiento del proyecto se propone el siguiente esquema de reuniones: Reunión arranque: a esta reunión debe participar Director del Proyecto junto con el equipo del proyecto y técnicos de las instituciones gubernamentales. Para esta reunión se presentara el cronograma, el alcance y se coordinaran las acciones a seguir. Coordinación de actividades mensual: El Director del proyecto dirigirá la reunión con el equipo de proyecto, para identificar las actividades mensuales y verificar el avance con relación al plan de gestión programado. Se valorarán las medidas correctivas o acciones que sean necesarias y se elaborará un informe. Informe de estado de proyecto trimestral: El Director del proyecto realizará un informe de los avances del proyecto e información solicitada por el oficial de programas de manera trimestral. Minutas de reuniones: Se realizara una minuta de reunión cada vez que se convoque a las mismas con el fin de llevar un registro. 93 La FAO cuenta con una plataforma en la cual se lleva un registro de avance mensual de los proyectos, este instrumento resume en un documento toda la información ingresada al sistema. También realiza reuniones extraordinarias, donde se presenta e informa los avances y situación actual de los proyectos. 4.5.4 Distribuir la información Para el éxito del proyecto la correcta comunicación es esencial, en ese sentido, la distribución de la información a todos los involucrados según el medio correspondiente en tiempo y forma, como se detalla en el cuadro 32. Cuadro 32. Distribución de la información Recurso/Canal de comunicación Equipo de cómputo, con herramientas para diseño de presentaciones multimedia Objetivo Condiciones Presentaciones Multimedia Se cuenta con los programas necesarios para realizar el material. Diseño de plantilla para Power Point de acuerdo a la imagen del proyecto. Conceptualización y redacción de contenidos y creación o adaptación de imágenes. Montaje de presentación de hasta 10 pantallas. Diseño de Brochure Conceptualización, diseño y arte final de brochure, tamaño carta (8,5x11 pulgadas), tiro y retiro, a color. Incluye la redacción de textos. Conceptualización, diseño y arte final de afiche explicativo, tamaño 11x17 pulgadas. Incluye la redacción de textos, el uso de ilustraciones y/o fotografías. El mensaje será de máximo 500 palabras y de 1 página. Contendrá la estrategia del mensaje y los puntos claves. Versión tipo resumen para ser difundida de medios locales (radio y televisión). El cliente aporta tema, preguntas orientadoras y contenidos base para la redacción de textos, así como algunas imágenes. Diseño de afiche Reuniones seguimiento Asambleas de Mensaje comunitario, Redacción de mensajes comunitario para ser difundido en instituciones locales. Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.5.5 Informar el desempeño (Minuta de reunión). Para informar acerca del desempeño del proyecto se establecerán reuniones, semanales, mensuales o trimestrales en las cuales se realizara una minuta en la 94 cual se levantara nota de lo tratado en la reunión. A continuación se detalla la plantilla que se utilizará para registrar los acuerdos tomados en las reuniones, así como temas tratados y acciones pendientes durante la implementación del proyecto (Cuadro 33). Cuadro 33. Plantilla registro de seguimiento Organización: Fecha de inicio: Minuta de reunión Planificación un proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO Fecha de término: Participantes: [Detallar nombre, apellido y cargo] Nombre del proyecto: Desarrollo de la reunión: [Detallar lista de convocados, ausentes, temas tratados] Resolución: [Detallar acuerdos, fechas de compromisos, responsables.] Elaborado por: Firma Observaciones y aclaración de cada tema en caso de ser necesario Fecha Fuente: Elaboración propia, 2014. 95 4.5.6 Información generada y requerida En el cuadro 34 se resume el tipo de información necesaria, quien es el encargado de generarla y de qué forma será generada esta para que llegue a todos los involucrados del proyecto. Cuadro 34. Información generada y requerida del proyecto Tipo de información Plan de gestión del proyecto Encargado de generarla En la etapa de planificación, se generara el plan de gestión del proyecto, el cual incluye los planes de alcance, tiempo, RRHH, comunicaciones y riesgos. Cada vez que se presente un cambio estos deben ser actualizados e informados a las partes. El cronograma debe de estar actualizado y publicado con el avance de las actividades del proyecto, cuya actualización debe de ser diaria. Los informes son mensuales, y deben de abarcar el avance. Al concluir reuniones se debe de realizar la ayuda de memoria o minuta con el listado de participantes, fecha, lugar, asuntos tratados y acuerdos tomados. Los debe de realizar el director del proyecto mensualmente. Debe de generarse un documento cada vez que se solicite o genere un cambio en el alcance o tiempo y su acta de aprobación. Debe de generarse un documento cada vez que se solicite o genere un cambio en el alcance o tiempo y su acta de aprobación. Equipo del proyecto Director de proyecto Cronograma de actividades Informes de avance de proyecto Director de proyecto Equipo de proyecto Minutas de reuniones Informes de rendimiento de personal Mecanismo de generación Director de proyecto Director de proyecto Controles de cambio. Equipo de proyecto Documentación del proyecto Fuente: Elaboración propia, 2014. 96 4.6 Plan de gestión de riesgos El riesgo es inherente a cualquier proyecto, por lo tanto la evacuación del riesgo es una actividad que busca valorar ese riesgo para prever o establecer medidas que permitan mitigarlo, para ello se estableció el plan de riesgos que se detalla a continuación para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el desarrollo del proyecto y realizar un plan de manejo. 4.6.1 Identificación de los riesgos Algunos de los riesgos identificados para el presente proyecto se detallan en el cuadro 35. Es una lista representativa para mostrar en el PFG cómo se debe de realizar el plan de gestión de riesgo. Una vez iniciado el proyecto se debe de revisar esta lista y hacer las modificaciones necesarias. Para cada riesgo se determinó una causa y a cual actividad de la EDT está asociada. Cuadro 35. Lista de riesgos ID Causa R001 R002 R003 Inestabilidad climática Inestabilidad climática Inestabilidad climática Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo R004 R005 R006 R007 R008 R009 R010 Riesgo Escasez de personal técnico de apoyo Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Estrategia de comunicación EDT Perdida de semilla en campo Aumento de lluvias Sequía 1.1 1.2 1.2 Uso de semilla no certificada Reducción del servicio de asistencia técnica estatal Problemas de cumplimiento de compromisos 1.1 Falla de planificación de las siembras 2.1 Falta de mantenimiento a los equipos 1.3 Mala distribución de las instalaciones Comunicación ineficaz 2.2.1 3.2.1 1 2.1 Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.6.2 Análisis cualitativo y cuantitativo El análisis cualitativo de riesgos es el proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. El beneficio clave de este proceso es que permite a los 97 directores de proyecto reducir el nivel de incertidumbre y concentrarse en los riesgos de alta prioridad (PMBOK, 2013). Por otra parte, el análisis cuantitativo de riesgos es el proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que genera información cuantitativa sobre los riesgos para apoyar la toma de decisiones a fin de reducir la incertidumbre del proyecto (PMBOK, 2013). Para obtener el mayor beneficio de la utilización de recursos destinados a la gestión del riesgo, se deberá priorizar la lista de riesgos identificada. Para este fin, se utilizara una matriz de probabilidad e impacto. El cuadro 36 muestra las escalas relativas a la probabilidad de que un riesgo suceda y el valor del puntaje del impacto asociado. Se utilizan las siguientes escalas para cuantificar el riesgo: Cuadro 36. Riesgos, escala de probabilidad e impacto Escala de Probabilidad Muy alto Alto Medio Baja Muy bajo Puntaje de probabilidad 0.1 0.3 0.5 0.7 0.8 Puntaje de Impacto 0,8 0,4 0,2 0,1 0,05 Fuente: Elaboración propia, 2014. Producto de la combinación de los puntajes de probabilidad e impacto se obtienen los marcadores de riesgo, cuyo resultado se detalla en el cuadro 37. 98 Cuadro 37. Marcadores de riesgo Impacto Probabilidad 0,1 0,3 0,5 0,7 0,8 0,05 0,005 0,015 0,025 0,035 0,04 0,1 0,01 0,03 0,05 0,07 0,08 0,2 0,02 0,06 0,1 0,14 0,16 0,4 0,04 0,12 0,2 0,28 0,32 0,8 0,08 0,24 0,4 0,56 0,64 Fuente: Elaboración propia, 2014. Del cual se podrán identificar los riesgos de acuerdo a las siguientes categorías (Cuadro 38). Cuadro 38. Riesgos categorías Riesgo bajo <=0,05 Riesgo medio >0,06,<0,4 Riesgo alto >=0,40 Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.6.3 Matriz Probabilidad Impacto Para analizar el impacto de los riesgos en el proyecto se realizó el análisis de categorización de los riesgos. En el cuadro 39 se asigna el puntaje correspondiente la probabilidad de que el riesgo ocurra y el impacto que este generaría en el proyecto. En color rojo se señala el riesgo más alto y en verde el más bajo, los riesgos en color amarillo son de un nivel moderado, no por ello menos importantes. Cuadro 39. Matriz probabilidad impacto Riesgo Problemas de cumplimiento de compromisos Reducción del servicio de asistencia técnica estatal Mala distribución de las instalaciones Falla de planificación de las siembras Comunicación ineficaz Falta de mantenimiento a los equipos Sequía Aumento de lluvias Uso de semilla no certificada Perdida de semilla en campo Probabilidad 0,5 0,8 0,8 0,8 0,8 0,7 0,5 0,5 0,8 0,5 Fuente: Elaboración propia, 2014. 99 Impacto 0,8 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,2 0,05 Rango 0,4 0,32 0,32 0,32 0,32 0,28 0,2 0,2 0,16 0,025 4.6.4 Plan de respuesta En el cuadro 40, se detallan las estrategias preventivas como plan de respuesta para reducir la probabilidad de que los riesgos ocurran durante la ejecución del proyecto. Cuadro 40. Riesgos estrategias y acciones preventivas ID R001 R002 Causa Riesgo Inestabilidad climática Inestabilidad climática Estrategia preventiva Perdida de semilla en campo Realizar la preparación de suelo y siembra de acuerdo a pronósticos climáticos Aumento de lluvias Coordinación con el Instituto Meteorológico Nacional, solicitud de pronósticos de clima de la zona R003 Inestabilidad climática Sequía Coordinación con el Instituto Meteorológico Nacional, solicitud de pronósticos de clima de la zona R004 Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Uso de semilla no certificada Realizar días de campo demostrativos, con parcelas sembradas con semilla certificada R005 Escasez de personal técnico de apoyo Reducción del servicio de asistencia técnica estatal Solicitar formalmente el apoyo de técnicos y especialistas a través del apoyo institucional Problemas de cumplimiento de compromisos Incluir una cláusula de cancelación de contratos por incumplimiento Falla de planificación de las siembras Coordinar con los equipos de apoyo para la planificación Falta de mantenimiento a los equipos Coordinar con los técnicos para revisión de protocolos Mala distribución de las instalaciones Solicitar inspección de técnicos especializados en mantenimiento industrial Comunicación ineficaz Coordinación con las juntas directivas de las organizaciones, para el desarrollo de la estrategia de comunicación R006 R007 R008 R009 R010 Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Entrenamiento no adecuado del equipo de trabajo Estrategia de comunicación Fuente: Elaboración propia, 2014. 100 4.6.5 Contingencias y respaldos Se determinaron las acciones de contingencia y respaldo a seguir si los riesgos se materializan (Cuadro 41). Cuadro 41. Riesgos contingencias y respaldos Riesgo Causa Perdida de semilla en campo Aumento de lluvias Sequía Uso de semilla no certificada Reducción del servicio de asistencia técnica estatal Problemas de cumplimiento de compromisos Falla de planificación de las siembras Falta de mantenimiento a los equipos Mala distribución de las instalaciones Comunicación ineficaz Contingencias y respaldo El Director de Proyecto y el equipo del proyecto pueden solicitar información al Inestabilidad climática Instituto Meteorológico Nacional para obtener una proyección del estado del clima Comunicado de solicitud de semilla en tiempos para Entrenamiento no adecuado ayudar con la coordinación del equipo de trabajo de la compra Solicitud de personal técnico Escasez de personal técnico con tiempo, y mediante de apoyo directriz del superior. Entrenamiento no adecuado del Asignar tiempo para asesoramiento extra equipo de trabajo Entrenamiento no adecuado Revisión de los planes de del equipo de trabajo siembra Solicitud de manuales de Entrenamiento no adecuado mantenimiento y listas de del equipo de trabajo verificación Solicitud de manuales de Entrenamiento no adecuado mantenimiento y listas de del equipo de trabajo verificación Asignar tiempo para Estrategia de comunicación asesoramiento extra Fuente: Elaboración propia, 2014. 4.6.6 Control de riesgos Para dar un adecuado control y seguimiento a los riesgos en el desarrollo del proyecto es necesario utilizar la siguiente plantilla (Cuadro 42). 101 Cuadro 42. Boleta de seguimiento y control de riesgos Boleta de seguimiento y control de riesgos Planificación un proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Nombre del proyecto: Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación FAO Organización: Riesgo [Código y causa del riesgo] [Fecha en que se materializa el riesgo] Fecha Responsable [Nombre de la persona responsable] Acciones de contingencia realizadas [Detallar las acciones de contingencia realizadas para mitigar el impacto del riesgo] Impacto en el costo [Detallar en qué medida este riesgo impactó el presupuesto del proyecto] Impacto en el tiempo [Detallar en qué medida este riesgo impactó el cronograma del proyecto] Acciones adicionales requeridas [Explicar con detalle que otras acciones están pendientes por realizar para mitigar el impacto] 102 CONCLUSIONES El desarrollo de este proyecto demuestra que la metodología de Administración de proyectos permite elaborar una planificación estructurada en función de los objetivos del proyecto, en este caso para el desarrollo de un plan de acompañamiento para pequeños agricultores. El plan de gestión del alcance permitió administrar, controlar y consolidar adecuadamente la planificación del proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica. Para llevar a cabo la gestión del tiempo, se establecieron las principales actividades para cada entregable, así como la secuencia entre las mismas cuando lo requieren y la precedencia para cada una, lo que permitió definir la duración de las mismas de manera que se coordina la presentación de los entregables y se puede controlar y ajustar las fechas en caso necesario. El plan de gestión de los costos permite estimar los recursos monetarios necesarios para la implementación y ejecución del proyecto. Además dan un valor estimado del proyecto. El plan de gestión de los recursos humanos permitió direccionar las acciones en el personal necesario para la ejecución del proyecto, estableciendo los roles y responsabilidades hasta determinar las capacidades necesarias para cada uno. El plan de gestión de las comunicaciones, permitió establecer los principales medios con los que se cuentan para realizar divulgación de actividades, los mecanismos para obtener la información y los canales para divulgarla, lo implica aprovechar al máximo estos recursos. 103 El plan de gestión de riesgos, mediante este plan se realizó un análisis de los principales riesgos que pueden surgir para el desarrollo del proyecto, se realiza una evaluación mediante una matriz de probabilidad impacto en la que se determina que existen un riesgo alto de no cumplimiento de compromisos que puede afectar el proyecto, la mayoría son riesgos medios y bajos para los cuales se tomaran acciones de seguimiento y control durante la ejecución del proyecto. Los planes de gestión descritos utilizan la metodología de Administración de proyectos para asegurar que se tome en cuenta los aspectos principales de cada una de las áreas del conocimiento, además de diferentes herramientas de control para dar seguimiento a lo planificado y efectuar acciones de corrección sin son necesarias en el tiempo oportuno. Sin duda uno de los retos más desafiantes es el de dirigir un proyecto, el cual se debe de coordinar con todos los involucrados y tener un apoyo que asegure la obtención de los recursos humanos y económicos según lo establecido inicialmente. Se ha cumplido con los objetivos del PFG, desarrollando las áreas del conocimiento seleccionadas. Como tal el PFG se delimito en el alcance y se desarrolló basado en las herramientas sugeridas del PMBOK, por supuesto las que mejor se adaptan a los procedimientos del proyecto desarrollado dentro de la FAO. 104 RECOMENDACIONES Una de las fortalezas del proyecto es que se desarrolló de tal forma, que cuenta con las herramientas suficientes para ser aplicado en otros proyectos similares, así como en otras organizaciones que trabajan a través de cooperación internacional. En caso de que la decisión de ejecución del proyecto se vea atrasada, se deben de realizar los ajustes al cronograma en cada una de las áreas del conocimiento seleccionadas, de acuerdo a las buenas prácticas del PMI. Desarrollar los planes de alcance, tiempo recursos humanos, comunicaciones y riesgos al momento de implementar este proyecto de acompañamiento, generara una guía de trabajo útil y de fácil seguimiento para la sistematización final y la documentación del proyecto. La comunicación debe establecerse en los proyectos como un el eje transversal y longitudinal hacia todos los involucrados del proyecto. El acompañamiento como objetivo principal del proyecto permite orientar y fortalecer competencias empresariales como el liderazgo, trabajo en equipo, toma de decisiones, negociación, solución de conflictos, mejorar las relaciones personales y la comunicación de los pequeños agricultores en las organizaciones. Uno de los aspectos más importantes a considerar para aplicar el proyecto en el corto plazo se refiere a los impactos positivos que este generara en los agricultores si se realiza el proyecto, tales como independencia en las prácticas agrícolas, de poscosecha y administrativas. 105 BIBLIOGRAFIA Eyssautier. M (2002). Metodología de Investigación. Desarrollo de la Inteligencia. (Cuarta Edición). México: Internacional Thompson Editores. Jurado, Y. (2002). Técnicas de investigación documental. Manual para la elaboración de tesis, monografías, ensayos e informes académicos. Internacional Thompson Editores. México Lerma. H (2003). Metodología de la Investigación: Propuesta, Anteproyecto y Proyecto. (Segunda Edición). Colombia: ECOE Ediciones. Lledó, P. (2013). Administración de proyectos: El ABC para un Director de proyectos exitoso. 3ra ed. Canadá: Victoria, BC. Méndez, C (2001). Metodología, Diseño y desarrollo del proceso de investigación. (Tercera Edición). Colombia: McGraw Hill Interamericana, S.A. Programa Estado de la Nación. (2012). Decimoctavo Informe Estado de la Nación en Desarrollo Humano Sostenible. San José: Programa Estado de la Nación. Costa Rica. Project Management Institute (2013). Guía de los fundamentos de la dirección de Proyectos. (5ª.Ed.). Pennsylvania, USA: PMI Inc. Medios electrónicos en internet Concejo Nacional de Producción, producción de frijol en Costa Rica. 2014. Extraído el 04 de Agosto, 2014 del sitio web de CNP: http://www.simacr.go.cr/index.php/produccion-de-frijol-2 Handbook on Planning, monitoring and evaluating for development results. (UNDP), 2009. Extraído el 27 de enero,2014 del sitio web de UNDP:http://www.undg.org/docs/11653/UNDP-PME-Handbook-(2009).pdf Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) Antecedentes de la FAO. Extraído el 27 de enero, 2014 del sitio Web de la FAO: http://coin.fao.org/cms/world/costarica/LaFAOEnCostaRica.html Reynaga.J. (2011). El Método Estadístico. Extraído el 28 de enero, 2014 del sitio web FACMED: http://www.facmed.unam.mx/deptos/salud/censenanza/spii/antologia/04REYNA GA1Y2.pdf 106 ANEXOS Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN 107 El ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto 10 de febrero de 2014 Areas de conocimiento / procesos: Planificación de un proyecto para el acompañamiento de pequeños agricultores en el proceso de desarrollo de sistemas sostenibles de semillas de granos básicos en las regiones Brunca y Huetar Norte en Costa Rica Area de aplicación (Sector / Actividad): Procesos: Iniciación, Planificación Áreas: Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de los Costos Gestión los Recursos humanos Gestión las Comunicaciones Gestión los Riesgos Fecha de inicio del proyecto 10 de febrero de 2014 Área: Agricultura familiar/ Gestión empresarial Fecha tentativa de finalización del proyecto 09 de julio de 2014 Objetivos del proyecto (general y específicos) Objetivo general 1. Elaborar un plan de gestión de proyecto de acompanamiento a pequeños agricultores con base en el enfoque de la dirección de proyectos del PMI, de manera que la planificación de su alcance, tiempo, costos, recursos humanos, comunicaciones y riesgos, permitan el desarrollo de los procesos necesarios, tomando en cuenta los requerimientos de los interesados. Objetivos específicos 1. Elaborar el plan de gestión del alcance, que permita administrar los requerimientos del proyecto, asegurando el trabajo necesario para que el mismo se finalice con éxito. 2. Elaborar el plan de gestión del tiempo, donde se define la programación de las actividades a realizar con el respectivo cronograma, para tener control del avance del proyecto y concluir en el tiempo establecido. 3. Elaborar el plan de gestión de los costos, donde se asigne un valor monetario a cada una de las actividades del proyecto para definir una línea base de éstos, que permita llevar el control del presupuesto del proyecto. 4. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos para definir responsabilidades y roles de estos recursos del proyecto, que permita identificar el equipo de trabajo y garantice el cumplimiento de las metas. 5. Elaborar un plan de gestión de la comunicación que permita generar, administrar, almacenar, analizar y transmitir de forma correcta la información relevante del proyecto. 6. Elaborar el plan de gestión de riesgos para determinar los eventos esperados e inesperados que puedan afectar el proyecto y realizar un plan de respuesta para su mitigación. Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados). Los pequeños agricultores se encuentran en un mercado muy competitivo y bajo la presión de la competencia a través de la importación de productos a precios menores que los costos de producirlos en el país. A pesar de que los pequeños productores de frijol y maíz, realizan adecuadas actividades agrícolas aún requieren fortalecer sus 108 capacidades con base en el acompañamiento en sus labores diarias. Por esta razón es necesario mejorar estas, para complementar sus capacidades técnicas, de producción y así volverse cada vez más competitivos y generar mejores ingresos a sus familias. El principal propósito de este proyecto es elaborar un plan de gestión para el acompañamiento de pequeños agricultores, cuyo producto final es la consolidación y sostenibilidad de las empresas deproducción de frijol y maíz. El mismo es importante para la mejora del proceso de producción de semilla, asegurando el acceso físico y económico de los agricultores en atención al déficit de producción que tiene el país, el mejoramiento de las condiciones de vida de las familias y la disminución del impacto de la agricultura en el medio ambiente de las comunidades involucradas. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto Plan de gestión de proyecto de acompanamiento a pequeños agricultores con base en el enfoque de la dirección de proyectos del PMI, para fortalecer las capacidades, consolidar y dar sostenibilidad al proceso de producción de semilla en las empresas de pequeños productores de frijol y maíz. Realizar los planes de: Plan de gestión de alcance Plan de gestión tiempo Plan de gestión costos Plan de gestión recursos humanos Plan de gestión comunicaciones Plan de gestión riesgos del proyecto Supuestos Existe acceso a los encargados de los departamentos de interés e información de las instancias gubernamentales para realizar la investigación. Existe apoyo por parte de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura FAO para desarrollar el proyecto. Existe interés por parte del Departamento de extensión Agrícola del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), para implementar acciones. El estado del clima no impacta negativamente sobre el proyecto. La FAO aprueba la propuesta para desarrollar el proyecto. Restricciones 1. 2. 3. 4. El PFG se enfocará unicamente en las oranizaciones donde fue ejecutado el proyecto (CGP/RLA/182/SPA). Se obtiene la información en el tiempo requerido. Por limitación en el tiempo para plantear este proyecto, se desarrollan los planes de alcance, tiempo, costos, resursos humanos, comunicaciones y riesgos. No se incluye en este proyecto actividades de implementación ni de evaluación de resultados. Información histórica relevante Se han desarrollado otros proyectos en la zona de interés pero pocos con enfoque de acompañamiento en el que los pequeños agricultores desarrollen sus capacidades en campo, como empresarios y puedan realizar negociaciones, y que asegure la sostenibilidad de sus empresas en el mercado. Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Involucrados directo(s): Karolina Martínez Umaña Universidad para la Cooperacion Internacional (UCI) 109 Representación de la Las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) en Costa Rica. Involucrados indirecto(s): Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG). Realizado por: Firma: Karolina Martínez Umaña Aprobado por: Firma: Peggy Chaves 110 Anexo 2: EDT DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN 111 Anexo 3: CRONOGRAMA 112 Anexo 4: CUESTIONARIO BASE PARA LA RECOLECCION DE INSUMOS Nombre ____________________________ Fecha______________ Edad_________ Género: 1. ( ) Masculino 2.( ) Femenino Organización______________________ 1. ¿Cuál es la principal necesidad de acompañamiento en las labores de campo? Y ¿cuál es el tiempo necesario para este proceso? _________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ____________________ 2. ¿Cuál es la principal necesidad de acompañamiento en las labores postcosecha? Y ¿cuál es el tiempo necesario para este proceso? _________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ____________________ 3. ¿Cuál es la principal necesidad de acompañamiento en las labores de gestión administrativa? Y ¿cuál es el tiempo necesario para este proceso? _________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ____________________ 5. ¿Está dispuesto a recibir acompañamiento por parte de técnicos y personas especializadas? Si ( ) No ( ) ¡Gracias por su colaboración! 113 Anexo 5: DICCIONARIO DE LA EDT Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 1.1.1 EDT#: 1 Nombre del paquete de trabajo: Medidas de Control de Origen Descripción: Entradas: Medidas de control de origen de la semilla utilizada por los agricultores, para conocer el estado de la semilla utilizada en cada lote de siembra. Definición del alcance del proyecto, acta de proyecto. Salidas: Documento boleta de medidas de control de origen Puntos de control: Revisiones para trazabilidad Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Restricciones: Inestabilidad climática Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: 30-dic Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 1.2.1 EDT#: 1 Nombre del paquete de trabajo: Control de acidez y minerales Descripción: Entradas: Salidas: Informe de resultados de analisis de laborio otorgados por laboratorio certificado, para controlar la acidez y los minerales en los lotes de producción. Definición del alcance del proyecto, acta de proyecto. Documento boleta de control de acidez y 114 minerales Puntos de control: Revisiones para trazabilidad Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Restricciones: Laboratorios certificados. Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes 30Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: dic Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 1.3.1 EDT#: 1 Nombre del paquete de trabajo: Equipo certificado para granos Descripción: Certificaciones de equipo otorgadas por el fabricante. Entradas: Definición del alcance del proyecto, acta de proyecto. Salidas: Documento de certificado para granos Puntos de control: Revisiones para trazabilidad Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Empresas no certificadas para procesar Restricciones: granos Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: 30-dic 115 Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 2.1.1 EDT#: 2 Nombre del paquete de trabajo: Compromisos adquiridos Descripción: Contratos firmadospor todas las partes Entradas: Acta de proyecto. Salidas: Contratos firmados Puntos de control: Contratos firmados Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Restricciones: Rescindir o anulación de contratos. Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: 30dic Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 2.2.1 EDT#: 2 Nombre del paquete de trabajo: Instalaciones certificadas Descripción: Certificaciones de equipo otorgadas por especialista en salud ocupacional Entradas: Acta de proyecto. Salidas: Certificacion de instalaciones Puntos de control: Certificaciones de instalaciones Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable 116 por el encargado del comité técnico. No requiere No requiere Participación de especialista No participación de especialistas en salud ocupacional Estimaciones del paquete de trabajo Recursos materiales: Sub-contrataciones: Supuesto: Restricciones: Trabajo: Duración: Fecha de inicio: 1 mes 01-dic Costo final: Fecha de término: 30-dic Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 3.2.1 EDT#: 3 Nombre del paquete de trabajo: Estrategias aplicables para mercado meta Trabajo: Descripción: Entradas: Definición del alcance del proyecto, acta de proyecto. Salidas: Documento boleta de medidas de control de origen Puntos de control: Revisiones para trazabilidad Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Restricciones: Inestabilidad climática Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: 30-dic Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 3.3.1 EDT#: 3 Nombre del paquete de trabajo: Compromisos adquiridos Trabajo: Descripción: 117 Entradas: Definición del alcance del proyecto, acta de proyecto. Salidas: Documento boleta de medidas de control de origen Puntos de control: Revisiones para trazabilidad Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Restricciones: Inestabilidad climática Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: 30-dic Diccionario de cada paquete de trabajo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Información General del Paquete de trabajo Id: 3.4.1 EDT#: 3 Nombre del paquete de trabajo: Validez del certificado Trabajo: Descripción: Entradas: Definición del alcance del proyecto, acta de proyecto. Salidas: Documento boleta de medidas de control de origen Puntos de control: Revisiones para trazabilidad Responsable (s): Cada requerimiento definido debe ser verificable por el encargado del comité técnico. Recursos materiales: No requiere Sub-contrataciones: No requiere Supuesto: Participación de ingenieros Restricciones: Inestabilidad climática Estimaciones del paquete de trabajo Trabajo: Duración: Costo final: 1 mes Fecha de inicio: 01-dic Fecha de término: 30-dic 118 Anexo 6: DIAGRAMA DE RED 119 120 121 Anexo 7: TABLA DE REFERENCIA PARA LAS CONTRATACIONES DE CONSULTORES NACIONALES 122 Anexo 8: TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL CONSULTOR NACIONAL PRINCIPAL (DIRECTOR DE PROYECTO) Bajo la directa supervisión del Representante de la FAO en Costa Rica, y en estrecha coordinación con el Director del Proyecto, el Consultor Técnico Principal será responsable de la planificación, coordinación y gestión del proyecto a nivel nacional y en particular deberá: 1. Coordinar y supervisar las actividades del proyecto a nivel nacional. 2. Trabajar con contrapartes nacionales y las unidades correspondientes de la FAO para desarrollar un marco estratégico y las directrices operativas y procedimientos, para la ejecución del proyecto a nivel nacional. 3. Coordinar la preparación de los planes operativos anuales a nivel nacional y supervisar su ejecución y supervisar el trabajo del consultor técnico en Agronegocios del proyecto. 4. Mantener enlaces con los consultores y con el Punto Focal Nacional, el representante de la FAO y los actores claves de sector semillas para la planificación, ejecución, y actividades del proyecto. 5. Visitar regularmente los sitios de campo del proyecto y vigilar las actividades del proyecto con arreglo a los indicadores del marco lógico del proyecto. 6. Identificar consultores y áreas técnicas que requieran apoyo, desarrollar los términos de referencia y asesorara en cuanto a su oportunidad y su selección. 7. Asegurar que se cumplan todos los requisitos formales en materia de informes. 8. Coordinar con el Programa de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria en frijol (PITTA Frijol) y el Programa Regional de Mejora Genética Participativa (FPMA), el acompañamiento de los Comités Técnicos encargados de la producción de semilla en las organizaciones involucradas en el proyecto. 9. Preparar, en colaboración con consultor asistente técnico en Agronegocios revisiones presupuestarias según se requieran. 10. Coordinar con las instituciones involucradas en el proyecto, el acompañamiento, asesoramiento y seguimiento a los comités de semilla, para la consolidación de las empresas productoras de semilla de buena calidad. 123 Calificaciones y requisitos: Ingeniero Agrónomo, con experiencia comprobada en producción de semillas de al menos 10 años con conocimiento en las áreas de planificación, organización y gestión institucional así como en la utilización de metodologías y herramientas de enfoque participativo para la formulación de estrategias planes y programas. Con sólidos conocimientos de la problemática rural especialmente de los sistemas productivos de granos básicos. Capacidad para la conducción de equipos multidisciplinarios de trabajo. Conocimiento de temas de organización. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Licencia de conducir y pasaporte. Disponibilidad de trasladarse fuera y dentro del país. Duración: 24 meses. Lugar: San José, Costa Rica. 124 Anexo 9: TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL CONSULTOR NACIONAL - UN ASISTENTE TÉCNICO EN AGRONEGOCIOS Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Costa Rica y la supervisión directa del Consultor Nacional Principal CTP, el asistente técnico en agronegocios será responsable de brindar las capacitaciones en agronegocios. Además tendrá responsabilidades y tareas en el ámbito operativo y administrativo como las que se detallan a continuación: 1. Realizar un diagnóstico de las deficiencias en la elaboración y ejecución de los planes de negocios de los comités de semilla. 2. Diseñar la capacitación en agronegocios para los comités de semilla. 3. Brindar capacitación a los comités técnicos y técnicos en lo que se refiere a planes estratégicos, administración de recursos. 4. Gestionar y dar seguimiento directo a temas administrativos en la compra insumos y suministros su correcto uso de acuerdo a las normas FAO y salvaguardar todos los insumos del mismo. 5. Preparar un informe final del trabajo desarrollado en su consultoría indicando de manera precisa los objetivos, alcances, actividades realizadas, limitaciones encontradas, lecciones aprendidas, conclusiones y recomendaciones; asimismo, deberá complementarse con documentos de trabajo correspondientes. 6. Colaborar bajo la dirección del Coordinador Nacional del proyecto, en la supervisión y logística de las actividades de capacitación y talleres programados. 7. Colaborar bajo la dirección del Coordinador Nacional, con las instituciones involucradas en el proyecto, el acompañamiento, asesoramiento y seguimiento a los comités de semilla, para la consolidación de las empresas de producción local de semilla de buena calidad. 8. Apoyar técnicamente el monitoreo y seguimiento a las empresas semilleras sobre la administración y registros de la información. 9. Manejo de programas de Windows office, en especial Excel, Power Point, skype, plataformas FAO. Calificaciones y requisitos: Ingeniero Agrónomo, Economista Agrícola o similar, con conocimientos amplios en finanzas y administración, con experiencia comprobada de al menos tres años en administración de proyectos, conocimientos de temas de organización. 125 Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Licencia de conducir y pasaporte. Disponibilidad de trasladarse fuera y dentro del país. Duración: 24 meses. Lugar: San José, Costa Rica. 126 Anexo 10: TÉRMINOS DE REFERENCIA DE CONTRATO-CONSULTORÍA – DIFUSIÓN Y COMERCIALIZACIÓN Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Costa Rica y la supervisión directa del Consultor Nacional Principal CTP, el consultor en difusión y comercialización será responsable de brindar asistencia comunicacional para la estrategia de mensajes claves, (en base a la identificación de buenas prácticas susceptibles de difusión en las cadenas de valor) comunicación científica que incluye adaptación de la audiencia, sinergia de objetivos de comunicación. Además tendrá responsabilidades y tareas en el ámbito operativo y administrativo como las que se detallan a continuación: 1. Diseño de la propuesta metodológica de intervención, en base a los términos de referencia provistos por la consultoría 2. Análisis de actores y temas claves 3. Diseño estratégico (incluye público objetivo, objetivos y resultados, productos y actividades de comunicación, idea y creatividad) 4. Plan de implementación 5. Cronograma, indicadores y presupuesto detallado 6. Informe de resultados y sistematización de experiencias Calificaciones y requisitos: Grado universitario de maestría con experiencia en comunicación Institucional y Comunicación para el Desarrollo. Experto en comunicación para la innovación y gestión de contenidos digitales y tecnologías para la comunicación y la información Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Licencia de conducir y pasaporte. Disponibilidad de trasladarse fuera y dentro del país. Duración: 24 meses. Lugar: San José, Costa Rica. 127
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