1. Educación

Manual de Gestión Ambiental para
pequeñas y medianas empresas.
Centro Nacional de
Producción más Limpia
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas.
Centro Nacional de Producción más Limpia
1. MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL.
1.1 Definición.
En general un manual de gestión es una herramienta
administrativa que permite a una empresa normalizar las
operaciones, con el propósito de sistematizar las
funciones, generando como consecuencia la estabilidad y
solidez de la empresa. Para el caso de un sistema de
gestión ambiental, se pretende establecer los lineamientos
que ejecuta una empresa con el propósito de controlar su
gestión ambiental y demostrar a terceros el desempeño en
este campo de acción específico.
La documentación del Manual Ambiental, si bien no es un
requisito indispensable para una organización, no cabe
duda que será un beneficio importante cuando se trate de
demostrar a partes interesadas (Gobierno, vecinos,
inversionistas), el grado de responsabilidad y control que
mantiene en todas las actividades de la empresa, en
procura de reducir y mitigar el impacto ambiental que
pueda provocar. Esto genera confianza en todas las
partes interesadas y tranquilidad a la empresa para que
siga aplicando esfuerzos y recursos a la mejora de la
productividad, reduciendo las posibilidades de que ocurran
emergencias que pueden perjudicar su imagen y posibles
sanciones del Gobierno.
1.2 Propósito de este Manual.
Este documento pretende aportar a las empresas
medianas y pequeñas las directrices para establecer un
sistema de gestión ambiental con base en los requisitos
de la Normas ISO 14001, y establecer el Manual
Ambiental que documente los procesos que se ejecutan
para la prevención de la contaminación.
Las secciones siguientes, a partir de la número 2 y hasta
la 18, proporcionan información de cada uno de los
requisitos establecidos en la Norma Internacional. Incluye
comentarios para la interpretación de los requisitos en
cuestión y proporciona información para que un
empresario, que desee desarrollar e implementar un
sistema de gestión ambiental, pueda iniciar las prácticas
respectivas.
La sección 19 aporta el proceso para el desarrollo de
auditorías internas al sistema de gestión ambiental. Con
esta sección se pretende guiar al empresario en las
medidas que debe tomar para desarrollar auditorías
internas y sobre la documentación que debe generarse a
partir de ella.
documentación básica que debe levantarse con el
propósito de cumplir con los requisitos de la Norma ISO
14001. En el anexo 1 se muestran tres ejemplos de
Política Ambiental que servirán para establecer la
declaración de Política ambiental de la empresa; en el
anexo 2 presenta una muestra de un Manual Ambiental
que cumple con el requisito 4.4.4 de la Norma; en el
anexo 3 se incluyen ejemplos específicos de los
procedimientos mencionados anteriormente; y en el anexo
4, se brindan ejemplos generales de los formatos que se
mencionan en cada uno de los procedimientos.
1.3 ¿Cómo elaborar su propio Manual Ambiental?
En primer lugar es recomendable que haga un repaso de
la Norma ISO 14001 y de los requisitos que se establecen
en ella. Este Manual es un medio para profundizar en la
Norma. Posteriormente, es necesario realizar una
auditoría ambiental. La auditoría debe aportar información
sobre el estado de la empresa con respecto a:
cumplimiento de los requisitos solicitados en la Norma
internacional; cumplimiento de los requisitos legales que
aplican a sus actividades, productos y servicios; estado de
control del impacto ambiental; cantidad y ubicación de los
procesos de mayor impacto ambiental; grado de
identificación del personal con las prácticas ambientales y
el nivel de documentación de las prácticas ambientales.
La información anterior deja en claro cuál es la brecha de
partida de la situación de la empresa con respecto a las
prácticas ambientales establecidas por el Ministerio de
Salud, por lo que le permite visualizar el volumen de
trabajo que puede esperarle. La claridad que posee de su
situación puede asegurarle el desarrollo de su Manual de
gestión ambiental conforme avanza en el desarrollo e
implementación del sistema de gestión.
1.4 ¿Qué no es este Manual de Gestión?
Finalmente, queda mencionar que éste no es un texto que
pueda ser aplicado de manera puntual en todas las
empresas. La documentación presentada son muestras,
es necesario que se adapte a la realidad particular de
cada empresa y eso sólo lo puede hacer una persona que
esté inmersa en la organización y conozca su cultura.
Los recursos que puedan aplicarse, la estructura
organizacional, la cantidad de procesos productivos y de
servicio, el nivel académico del personal; serán elementos
que al final determinen cómo se establecerá el sistema de
gestión ambiental y su Manual.
Los anexos del 1 al 4 incluyen ejemplos concretos de la
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
(1)
2. MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL.
2.1 Documentación en un sistema de gestión
ambiental.
La empresa debe mantener un sistema de gestión
ambiental documentado para asegurar que todas las
actividades y servicios que desarrolla, cumplan los
requisitos especificados por la legislación y sean
realizados tomando en cuenta el factor ambiental.
Regularmente la documentación de un sistema de gestión
ambiental está dividida en cuatro niveles jerárquicos, que
son utilizados y mantenidos para satisfacer los
requerimientos de la norma. Podrían incluirse niveles
adicionales como la Política Ambiental como cabeza de la
documentación o bien la inclusión de otro tipo de
documentos como tablas, normas técnicas, entre otros.
Los niveles de documentación sugeridas son:
Nivel 1: Manual Ambiental.
El manual ambiental describe la política ambiental, la
estructura general de la compañía y los métodos para
mantener el sistema de gestión ambiental. Además hace
referencia a los procedimientos utilizados para cumplir con
la política definida.
Nivel 2: Procedimientos del sistema.
Son documentados donde se especifica la manera de
realizar las actividades, definiendo quién lo hace, cuándo
y qué documentación se utiliza para verificar que las
mismas se ejecutan conforme a la política ambiental.
Obsérvese que en esta sección de la Norma se intenta
integrar los elementos esenciales del sistema de gestión.
La Política y los objetivos determinan el camino que
tomará la organización. El alcance el límite en el cual se
aplicará el sistema.
El propósito de la documentación es proporcionar la
información necesaria para los empleados y otras partes
interesadas, cuando así lo requieran. Los documentos
pueden estar en cualquier medio (papel, electrónico, fotos,
carteles) que sea útil, legible, de fácil comprensión y
accesible a quienes necesitan la información.
Nivel 3: Instructivos de trabajo.
Al referirse a los “elementos principales del sistema de
gestión ambiental” puede hacerse referencia a los
procesos que ha establecido la empresa para su sistema;
por ejemplo, el proceso de identificación de aspectos
ambientales, o bien el proceso de identificación de
requisitos legales, entre otros.
Los instructivos de trabajo se establecen para indicar, en
forma detallada, cómo debe de realizarse una actividad
específica, especialmente en los casos donde la ausencia
de dichas instrucciones afecte adversamente la calidad
del ambiente.
Una empresa puede decidir no documentar alguno de los
procedimientos que se solicitan en la Norma, pero debe
demostrar que todas las personas que ejecutan ese
procedimiento conocen los objetivos del mismo y lo
ejecutan de manera apropiada.
Nivel 4: Registros y formatos.
.2.3 Manual de gestión ambiental.
En la empresa se utilizan registros con el fin de
proporcionar evidencia de que las actividades se realizan
en conformidad con lo especificado en los procedimientos,
instructivos y política ambiental.
En la Norma ISO 14001, debe entenderse como
procedimiento documentado, un procedimiento que,
además de estar escrito, ha sido validado por el personal
que lo utilizará, revisado y aprobado por personal
competente.
Toda esta información debe mantenerse documentada; sin
embargo, la Norma no especifica de qué manera hacerlo.
Una práctica común es el establecimiento de un Manual
de Gestión Ambiental.
2.2
Requisitos 4.4.4 de la Norma ISO 14001.
La Norma ISO 14001 es clara con respecto a la
documentación que debe mantenerse definida para el
sistema de gestión ambiental.
(2)
La documentación del sistema de gestión ambiental debe
incluir:
a)
la política, objetivos y metas ambientales;
b)
la descripción del alcance del sistema de gestión
ambiental;
c)
la descripción de los elementos principales del
sistema de gestión ambiental y su interacción, así como la
referencia a los documentos relacionados;
d)
los documentos, incluyendo los registros
requeridos por esta Norma Internacional; y
e)
los documentos, incluyendo los registros
determinados por la organización como necesarios para
asegurar la eficacia de la planificación, operación y control
de procesos relacionados con sus aspectos ambientales
significativos.
El Manual no necesita ser largo, basta con realizar una
pequeña descripción de los métodos aplicados por la
empresa para cumplir con un requisito de la norma, o bien
la metodología utilizada para medir y dar seguimiento a un
aspecto ambiental significativo.
Algunos ejemplos de documentación que puede colocarse
en este Manual (y no mencionada por el requisito) son: la
lista de aspectos ambientales significativos, la lista de
requisitos legales aplicables, el programa de auditorías
internas, la metodología para realizar las revisiones por la
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
dirección, la descripción de las responsabilidades y los
recursos para la implementación del sistema, los
indicadores para dar seguimiento al desempeño
ambiental, la lista de instrumentos de medición, la
descripción de otros requisitos a los que se someta la
empresa, las competencias ambientales identificadas, la
descripción de los controles operacionales establecidos.
En el anexo 2 se muestra un ejemplo de la estructura de
un Manual Ambiental y la forma en que puede hacerse la
descripción de los elementos claves del sistema.
En otras palabras se interpreta como la declaración de
compromiso, necesariamente dictada por la alta gerencia,
en relación con su gestión del desempeño ambiental. La
Política Ambiental, dado que proporciona la estructura de
partida para las acciones cotidianas que se ejecutan en
una empresa en favor del medio ambiente, además de ser
la base para la definición de los objetivos y las metas
ambientales, debe ser redactada en términos simples para
que sea comprendida por todos los miembros de la
organización.
El requisito 4.2 de la Norma establece que:
3. REQUISITOS GENERALES.
En la Norma se anota la necesidad de que una
organización inicie el proceso de desarrollo e
implementación de un sistema de gestión ambiental con la
definición del alcance del mismo (Requisito 4.1 Norma ISO
14001:2004).
Debe interpretarse el término alcance como los límites de
la empresa en los que se aplica el sistema de gestión
ambiental. Los límites reflejen el marco de influencia de la
empresa; es decir, que no se deje fuera de los límites
alguna actividad que, aunque no es necesariamente un
proceso principal de la empresa, podría generar un
impacto ambiental relevante. Por ejemplo, actividades
como mantenimiento de edificios o trabajos ocasionales
(ampliación de la planta de proceso, compra de equipos,
entre otros).
La definición del alcance se hace aún más relevante
cuando la empresa posee procesos productivos en
diferentes lugares geográficos.
La definición del alcance podría expresarse de la siguiente
manera:
“El sistema de gestión ambiental aplica a todas las
actividades, servicios y productos realizados por la
empresa ya sea para creación de valor del producto final o
bien de las que se realizan como apoyo a los procesos de
creación de valor”.
Otro ejemplo:
“El sistema de gestión ambiental aplica a todas las
actividades requeridas para la producción y
comercialización de los productos, en las instalaciones
ubicadas en <zona geográfica>.”
4. POLÍTICA AMBIENTAL.
4.1 Requisito de la Norma ISO 14001.
Tal como lo define la Norma ISO 14001:2004, la Política
Ambiental refleja las:
“Intenciones y dirección general de una organización
relacionada con su desempeño ambiental, como las ha
expresado formalmente la alta dirección”.
La alta dirección debe definir la política ambiental de la
organización y asegurarse de que, dentro del alcance
definido de su sistema de gestión ambiental, ésta:
a)
es apropiada a la naturaleza, magnitud e
impactos ambientales de sus actividades, productos y
servicios;
b)
incluye un compromiso de mejora continua y
prevención de la contaminación;
c)
incluye un compromiso de cumplir con los
requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la
organización suscriba relacionados con sus aspectos
ambientales;
d)
proporciona el marco de referencia para
establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales;
e)
se documenta, implanta y mantiene;
f)
se comunica a todas las personas que trabajan
para la organización o en nombre de ella; y
g)
está a disposición del público.
Debe entenderse alta dirección, como el miembro de
mayor jerarquía en la empresa, el cual podría ser el
Presidente, el Director, el Gerente General, la Junta
Directiva, entre otros.
Del texto se resalta la necesidad de ser explícito al incluir
ciertos compromisos en la redacción de la Política
Ambiental, como lo son: cumplimiento de requisitos
legales, prevenir la contaminación y promover la mejora
continua en el sistema de gestión ambiental. Aprecie que
el requisito también establece que la comunicación de
este compromiso debe ser no solamente a los
trabajadores ordinarios de la empresa, sino también para
contratistas o cualquier otra persona que pueda ejecutar
alguna actividad dentro de los límites del sistema de
gestión ambiental; por ejemplo transportistas o visitantes.
El primero de los requisitos (“es apropiada a la naturaleza,
magnitud e impactos ambientales”) está establecido para
dar a la Política Ambiental el enfoque particular de la
empresa. En muchas ocasiones pueden encontrarse
escritos tan generales que podrían aplicarse a cualquier
empresa, independientemente de la naturaleza de la
misma. Veamos el siguiente ejemplo de la redacción de
una Política Ambiental.
“En H y B somos concientes de la necesidad de mantener
una gestión que esté en armonía con el ambiente en
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
(3)
beneficio de sociedad actual y de las generaciones
futuras. Por esta razón nos comprometemos a actuar en
total cumplimiento de los requisitos legales, promoviendo
un proceso de mejora continua y una cultura empresarial
de prevención de la contaminación”.
Aunque de manera general este pequeño enunciado
incluye los criterios b y c del requisito de la norma, e
inclusive puede dar una ligera dirección para establecer
los objetivos y metas; no da mayor información sobre la
empresa “H y B”. Un lector externo no sabrá la
naturaleza de la empresa y como consecuencia la
magnitud y el impacto ambiental que podría generar.
4.2 Proceso para definir la Política Ambiental en la
empresa.
Establecer el compromiso de la empresa con respecto a
la gestión ambiental tiene como punto de partida un
análisis de la situación ambiental de la empresa. Es
preferible realizar una evaluación general de los impactos
ambientales que se generan en el momento inicial. Esta
evaluación puede comprender la identificación de los
aspectos ambientales más importantes así como los
requisitos legales aplicables a los mismos. Valorar el
grado de control que se mantiene sobre los aspectos
ambientales y las brechas para el cumplimiento de los
requisitos legales.
Una evaluación de este tipo puede causar una sorpresa
para una organización que quizá no conozca la realidad
del impacto ambiental que está generando. Pero
independiente a los resultados que se obtengan,
indudablemente dará a la alta dirección una base para
iniciar la declaración de su Política Ambiental.
Otro elemento que puede enriquecer el proceso es
acceder a la declaración de Política Ambiental de otras
empresas y hacer el ejercicio de evaluar el cumplimiento
de los diversos requisitos que establece la Norma ISO
14001. En el anexo 1 se incluye una muestra de tres
enunciados de Política Ambiental que pueden orientarle
para la redacción del compromiso en su empresa.
Tome en cuenta los siguientes asuntos:
! No debe pensarse que la definición final de este
compromiso pueda surgir en una sola sesión de trabajo.
Es recomendable hacer un borrador y releerlo unas
semanas después para confirmar que el enunciado
realmente incluye la filosofía de la empresa y es
congruente con sus valores.
! Procure no comprometerse con ideales que a la postre
no podrá cumplir. Por ejemplo, durante el inicio del
sistema es bastante comprometedor sugerir el
cumplimiento de requisitos legales que se dictan más allá
de las fronteras de su país; o bien, externar un deseo de
compromiso de prevención de la contaminación en todos
los miembros de la sociedad en la que se ubica la
empresa. Ir más allá de la capacidad de cumplimiento de
la empresa puede provocar que su Política Ambiental no
(4)
pase de ser un agradable documento que está adornando
una pared.
! Asegurar que la declaración hecha sea una base
concreta para el establecimiento de objetivos ambientales.
Cada idea establecida en la Política Ambiental debería
estar respaldada por objetivos que demuestren que el
compromiso adquirido se está llevando a cumplimiento.
5. ASPECTOS AMBIENTALES.
5.1 Requisito 4.3.1 de la Norma ISO 14001:2004.
La eficacia de un sistema de gestión ambiental radica en la
avaluación y seguimiento continuo de la interacción de una
empresa con el medio ambiente (Norma ISO 14004:2004).
La Norma ISO 14001 define aspecto ambiental como
“elemento de las actividades, productos o servicios de una
organización que puede interactuar con el medio
ambiente”. Por tanto, un aspecto ambiental es aquello que
una actividad, producto o servicio genera (en cuanto a
emisiones, vertidos, residuos, ruido, consumo de recursos,
entre otros) que tiene o puede tener incidencia sobre el
medio ambiente. Como ejemplos se puede tomar, vertido
de aguas residuales, las emisiones, el consumo o la
reutilización de un material, o la generación de ruido.
Un concepto que debe comprenderse paralelamente es el
de impacto ambiental, el cual es definido como “cualquier
cambio en el medio ambiente, sea éste adverso o
beneficioso, resultante en todo o en parte de las
actividades, productos o servicios de una organización”.
Como ejemplos de impactos adversos se incluyen la
contaminación de suelos y el agotamiento de los recursos
naturales. Ejemplo de impactos beneficiosos incluyen la
mejora en la calidad del agua o del suelo.
El requisito 4.3.1 de la Norma ISO 14001 establece que:
La organización debe establecer, implantar y mantener uno
o varios procedimientos para:
a)
identificar los aspectos ambientales de sus
actividades, productos y servicios que pueda controlar y
aquellos que pueda influir dentro del alcance del sistema
de gestión ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos
nuevos o planificados, o las actividades, productos y
servicios nuevos o modificados; y
b)
determinar aquellos aspectos que tienen o pueden
tener impactos significativos sobre el medio ambiente (es
decir, aspectos ambientales significativos).
La organización debe documentar esta información y
mantenerla actualizada.
La organización debe asegurarse que los aspectos
ambientales significativos se tengan en cuenta en el
establecimiento, implantación y mantenimiento de su
sistema de gestión ambiental.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
El primer punto a resaltar es el requerimiento de
establecer un procedimiento (revisado, aprobado e
implantado), que describa los pasos para identificar los
aspectos ambientales. El anexo 3 incluye una muestra de
un procedimiento general para realizar esta actividad.
Como lo especifica la Norma, el alcance que la empresa
establezca para su sistema de gestión ambiental a la vez
establece los límites en los cuales la empresa identificará
los aspectos ambientales. Agrega la Norma que debe
“identificar los aspectos ambientales… que pueda
controlar…”. Esto puede interpretarse como que no sólo
deban identificarse aspectos sobre los que se dispone de
total control o influencia, sino todo aquel sobre el que se
dispone de cierta capacidad de control que haga que se
puede actuar posteriormente sobre ellos; puede pensarse
en posibles derrames o fugas, posibilidad de influir sobre
terceros (proveedores, clientes, comunidad), por citar
algunos.
El alcance debe considerar “sus actividades, productos y
servicios”, lo cual incluye tanto aquellas que se desarrollen
dentro de las instalaciones de la organización, como las
que se desarrollen en algún lugar donde se da la
prestación de un servicio; sean estas actividades
productivas o auxiliares, y tanto sean realizadas por el
personal de la empresa como por el personal
subcontratado. Y con respecto al personal subcontratado
debe tomarse en cuenta tanto el personal que se
mantiene laborando continuamente con la empresa, como
el que hace trabajos de manera ocasional.
Por otro lado, la Norma agrega que al identificarse los
aspectos ambientales debe tenerse en cuenta “los
desarrollos nuevos o planificados, o las actividades,
productos y servicios nuevos o modificados”; lo cual
implica la actualización continua de los aspectos
ambientales.
Puesto que una organización puede tener muchos
aspectos ambientales e impactos asociados, el requisito
de la Norma también solicita “determinar aquellos
aspectos que tienen o pueden tener impactos
significativos sobre el medio ambiente”, lo que sugiere una
diferenciación necesaria entre los distintos aspectos
ambientales con el fin de establecer prioridades para la
organización. La Norma ISO 14001 aclara que un aspecto
ambiental significativo “es aquel que produce o puede
producir un impacto ambiental significativo”; se le atribuye
esta condición dado que el impacto tiene una importancia
superior al efecto causado por otros aspectos
ambientales.
5.2 Proceso de identificación de aspectos ambientales
5.2.1. Situaciones generadoras de aspectos
ambientales.
El hecho de considerar las actividades “planificadas” en el
proceso de identificación de los aspectos ambientales -
requisito de la Norma ISO 14001- da a entender que se
tomen en cuenta no solamente las condiciones de
operación normales, sino también las condiciones de
operación anormales como condiciones de arranque, de
parada por mantenimiento y, más allá de lo planificado, las
situaciones de emergencia y los accidentes.
Adicionalmente, debe tenerse presente la dimensión
temporal de su generación; es decir, no sólo considerar los
aspectos ambientales que ocurren en el presente, sino
también los que ya han ocurrido y los que podrían
provocarse por actividades que están planificadas (futuro).
Los aspectos ambientales pueden ser clasificados en dos
categorías:
A. Previstos: son aspectos ambientales que se conoce
con certeza su existencia. Se dividen a la vez en:
a. Condiciones normales (CN): son los habituales de
operación o de actividades (producción, prestación de
servicio).
b. Condiciones anormales (CA): son los habituales
relacionados con servicios auxiliares (arranques, paradas,
limpieza, mantenimiento) que, estando ligadas directa o
indirectamente a la actividad principal de la organización,
son planificadas, programadas y previsibles.
B. Potenciales: son aspectos ambientales que se conoce
la posibilidad de su existencia en condiciones particulares.
Se dividen a la vez en:
a.
Incidentes (I): son situaciones no previstas, en las
cuales se origina riesgo de daño al medio ambiente pero
cuyas consecuencias medioambientales en el caso de que
se originen, son de carácter menor (ligeras fugas,
derrames, escapes, manchas en el suelo, etc).
b.
Accidentes (A): igual que las anteriores pero de
carácter mayor. Los aspectos medioambientales son
emisiones, vertidos, residuos que aparecen como
consecuencia de diferentes escenarios de riesgo:
incendios, explosiones, inundaciones, vertidos
accidentales, terremotos, etc.
Adicionalmente, como ya se mencionó, debe tomarse en
cuenta la dimensión de tiempo.
C. Dimensión temporal:
a. Actividades pasadas: son aquellas que se realizaban
con anterioridad y ya cesaron. Estas actividades
evidentemente afectaron al medio ambiente aunque
normalmente sólo pueden apreciarse sus efectos en suelo
dado que las alteraciones de las condiciones de otros
medios (atmósfera, aguas, flora o fauna) no se aprecian
con facilidad. En la metodología de evaluación debe
considerarse los efectos que ocasionaron derrames,
manchas- como aspectos ambientales.
b. Actividades presentes: pueden identificarse aspectos
ambientales como resultado de un análisis de las
actividades, las instalaciones y los productos existentes en
el momento actual.
c. Actividades futuras: son las que previsiblemente se
adoptarán con motivo de nuevos proyectos o desarrollos
de ampliación de las instalaciones actuales y, como
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
(5)
consecuencia, generarán aspectos medioambientales.
Estos se determinan por experiencia.
5.2.2 Proceso de identificación de los aspectos
ambientales.
El proceso concreto para la identificación de los aspectos
ambientales varía considerablemente entre una
organización y otra. El enfoque puede considerar el
agrupamiento de los aspectos ambientales en las
siguientes categorías:
! Emisiones al aire,
! Vertidos al agua,
! Descargas al suelo,
! Uso de materias primas y recursos naturales (uso de
agua, uso de suelo),
! Asuntos ambientales de la comunidad,
! Uso de energía,
! Emisiones de energía (calor, radiación),
! Residuos y subproductos.
Un mecanismo útil para iniciar la selección de los
aspectos ambientales, es la recopilación de información
cuantitativa y cualitativa de las características de sus
actividades, productos y servicios; como por ejemplo
entradas y salidas de materiales o energía, procesos y
tecnología utilizados, características de los materiales,
métodos de transporte.
Además, es un asunto importante comprender el impacto
ambiental que provocan los aspectos ambientales
identificados. Hay gran diversidad de estrategias para
determinar este impacto; puede considerar diagramas de
causa - efecto; diagramas de flujo donde se incluyen las
entradas y salidas; resultados de balances de masa y
energía; evaluaciones de impacto ambiental o análisis de
ciclo de vida.
La Norma ISO 14004 indica que el enfoque que se vaya a
escoger debe tener la capacidad de reconocer:
a) Los impactos ambientales positivos (beneficiosos) y los
negativos (adversos),
b) Los impactos ambientales reales y potenciales,
c) La parte o partes del medio ambiente que pueden
verse afectadas aire, agua, suelo, flora, fauna, entre otros.
d) Las características del lugar que puede afectar al
impacto tipo de clima, tipo de suelo, altura sobre el nivel
del mar.
e)
La naturaleza de los cambios del medio ambiente
problemas globales frente a locales, duración del impacto,
acumulación potencial del impacto en el tiempo-.
5.3 Evaluación de los aspectos ambientales.
El objetivo de este apartado es determinar los aspectos
ambientales significativos. El carácter significativo es un
concepto relativo; no se puede definir en términos
absolutos. Lo que es importante para una organización
puede no serlo para otra. La evaluación del carácter
significativo implica aplicar a la vez técnicas de análisis y
el criterio de la organización.
(6)
La definición de criterios de evaluación suele ser la
estrategia más común para determinar qué aspectos
ambientales e impactos asociados pueden considerarse
significativos. Lo esencial es que tanto el establecimiento
como la aplicación de estos criterios deben aportar
coherencia y ser reproducibles en la evaluación de todos
los aspectos ambientales.
La Norma ISO 14004 aclara que cuando se establezcan
criterios para determinar la relevancia del aspecto
ambiental y su impacto, la organización debería considerar
lo siguiente:
a) Criterios ambientales (ejemplo: escala, severidad, y
duración del impacto, o tipo, tamaño y frecuencia de un
aspecto ambiental);
b) Requisitos legales aplicables (ejemplo: límites de
emisión y descarga definidos en las leyes y reglamentos);
c) Las inquietudes de las partes interesadas, internas y
externas (ejemplo: las relacionadas con valores de la
organización, imagen pública, ruido, olor o degradación
visual).
La definición de los criterios a utilizar para evaluar los
aspectos ambientales los debe definir la empresa. Lo
importante es asegurar que los criterios aportarán
información objetiva para establecer las prioridades para
actuar en el campo ambiental.
Si va a realizar la evaluación de aspectos ambientales por
primera vez podría aplicar alguna modalidad de la
estrategia de Trabajo de Grupos Nominales. Por dar un
ejemplo sencillo, puede considerar que un grupo de
miembros de la empresa con experiencia y criterio- se
reúnan para compartir opiniones sobre el impacto
ambiental que puede estar provocando la empresa, y a
partir de ahí generar una votación para decidir cuál de los
aspectos ambientales debe ser controlado de manera
prioritaria.
5.3.1 Criterios de evaluación.
A. Criterio: inquietud de partes interesadas.
Este criterio es recomendado en la Norma ISO 14004. El
mismo se puede evaluar de acuerdo a la existencia o no
de inquietudes de partes interesadas. En caso de existir
una manifestación externa o interna de partes interesadas
se le puede asignar una puntuación en proporción a la
inquietud presentada.
B. Criterio: requisitos legales aplicables
En una primera evaluación, el hecho de que exista un
requisito legal que aplique a alguno de los aspectos
ambientales, puede ser suficiente para calificarlo como
significativo. Sin embargo, si la empresa demuestra que
posee un desempeño ambiental apropiado en ese campo,
la existencia del requisito legal no representaría un factor
definitorio.
C. Criterios ambientales.
El procedimiento en el anexo 2 muestra una manera de
definir los criterios ambientales recomendados en la
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
Norma ISO 14004.
AENOR (Asociación Española de Normalización) (2002),
recomienda que se definan criterios con las siguientes
características:
! Técnicos,
! Cuantificables (objetivos) y
! Relacionados con el medio ambiente.
Conforme a las características mencionadas se pueden
escoger criterios como los siguientes:
! Acercamiento a límites,
! Magnitud del aspecto,
! Naturaleza del aspecto (peligrosidad, gravedad,
toxicidad),
! Sensibilidad del medio,
! Extensión del aspecto o del efecto,
! Frecuencia del aspecto,
! Probabilidad del aspecto,
! Reversibilidad del aspecto.
AENOR aporta las siguientes definiciones para los criterios
de evaluación mencionados.
En el caso del criterio de acercamiento a límites se
pretende evaluar la cercanía con respecto al alcance de
un límite especificado para la organización. Puede ser un
límite legal (emisiones, vertidos) o un límite establecido
por la organización (consumo de recursos, desechos,
productos químicos utilizados). Se le asigna más valor de
significancia cuanto más se acerca al límite establecido.
Debe tomarse en cuenta que si el límite es de carácter
legal, el criterio no debe contemplar la posibilidad de
superar tal límite, por lo que estaría incumpliendo con un
requisito básico de un sistema de gestión ambiental el cual
exige un cumplimiento de los requisitos legales.
Para el caso específico de vertido de aguas residuales, en
una empresa de productos lácteos, el límite de vertido
para el parámetro DBO es 250 mg/l, según lo establece el
reglamento para vertidos y rehúso de aguas residuales,
Decreto ejecutivo No. 26042-S-MINAE. El criterio de
evaluación podrían establecerse de la siguiente manera:
! Alto: Sobre el 85% del límite de vertido: Sobre 213 mg/l
y hasta 250 mg/l.
! Medio: Entre el 60% y el 85% del límite de vertido:
Entre 150 mg/l y 213 mg/l.
! Bajo: Inferior al 60% del límite de vertido: Inferior a 150
mg/l.
El criterio de magnitud pretende evaluar el cambio de un
aspecto ambiental con respecto a su valor inicial. Se le
dará mayor valor conforme este cambio aumente. Para el
caso específico debería considerarse no como un valor
absoluto sino como un indicador relacionado con la base
de cálculo de la empresa (unidad de producción, número
de servicios).
Con respecto al consumo de agua en el proceso
operativo, se puede establecer un indicador que
especifique el volumen de agua consumido por unidad de
producción. Este no es un parámetro controlado por la
legislación ambiental sino parte de un compromiso
establecido para mejora del desempeño ambiental de la
empresa. En un caso hipotético de una organización con
proceso continuo, se puede establecer consumo de agua
de 10,0 litros por kilogramo de producto terminado. Los
parámetros para la evaluación se estiman de la siguiente
manera:
! Alto: Superior al 5% del valor del periodo anterior:
superior a 10,5 l/kg de producto terminado.
! Medio: Inferior al 5% del valor del periodo anterior hasta
el dato del periodo anterior: Entre 10,0 l/kg y 10,5 l/kg de
producto terminado.
! Bajo: Inferior al valor obtenido en el periodo anterior.
Inferior a 10,0 l/kg de producto terminado.
El criterio de naturaleza del aspecto evalúa el efecto que
tiene el aspecto ambiental por virtud de su naturaleza, ya
sea ésta calificada de peligrosa, tóxica o grave. La
evaluación dará mayor grado de significancia a los
aspectos cuya naturaleza sea más dañina para el medio
ambiente.
Los desechos sólidos pueden ser clasificados de acuerdo
a la siguiente estructura de evaluación.
! Alto: residuo peligroso y tóxico.
! Medio: residuo tóxico o peligroso.
! Bajo: residuo inerte.
Criterios como extensión, acumulación y penetración,
habitualmente se aplican a situaciones pasadas y
pretenden evaluar el impacto que se ocasiona a pesar del
tiempo transcurrido. En este caso se da mayor valor al
aspecto cuanto más se ha dispersado en el medio.
El criterio de frecuencia se aplica a aspectos ambientales
que pueden darse no de manera permanente, sino
periódicamente. Evaluar la frecuencia o número de
repeticiones en un periodo de tiempo definido es un
indicador apropiado para la gestión ambiental. El
propósito de la metodología es dar mayor valor al aspecto
que ocurra con mayor frecuencia.
Probabilidad es un criterio que sugiere la posibilidad de
ocurrencia de un aspecto o impacto ambiental potencial,
de ahí que involucra los impactos ambientales futuros. Se
puede tomar como referencia la experiencia ocurrida en
otros proyectos o actividades similares. Se da mayor valor
de significancia a los aspectos más probables de
ocurrencia.
El criterio de reversibilidad valora si una vez en el medio
ambiente el aspecto ambiental lo afecta irreversiblemente.
Un aspecto ambiental que por sus características puede
ser considerado que provoca un efecto irreversible en el
ambiente, puede ser calificado como significativo por
siempre.
5.4 Determinación de los aspectos ambientales
significativos.
Si se ha realizado la evaluación objetiva de los aspectos
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
(7)
ambientales, se logró establecer una lista de cuáles son
los de mayor prioridad por el impacto ambiental que
pueden provocar. El valor a partir del cual se determina
que un aspecto ambiental es significativo es definido por la
empresa y éste depende de varios factores, sin embargo,
el principal de ellos es el económico. Algunos otros
factores son la presión de partes interesadas externas o
bien la imagen de la organización.
Con el propósito de no entorpecer el proceso de
implementación del sistema de gestión ambiental, de
manera que pueda darse un uso apropiado a la mayor
cantidad de recursos, es recomendable que se utilice al
menos el 20% de los aspectos ambientales que reciban la
mayor puntuación durante la evaluación.
6. REQUISITOS LEGALES Y OTROS
REQUISITOS.
6.1 Requisito 4.3.2 de la Norma ISO 14001:2004.
La Norma ISO 14001 hace hincapié en la necesidad de
cumplir con los requisitos legales y otros requisitos a los
que la organización se someta. Este requisito establece
que:
La organización debe establecer, implantar y mantener
uno o varios procedimientos para:
a)
identificar y tener acceso a los requisitos legales
aplicables y otros requisitos que la organización suscriba
relacionados con sus aspectos ambientales; y
b)
determinar cómo se aplican estos requisitos a sus
aspectos ambientales.
La organización debe asegurarse de que estos requisitos
legales aplicables y otros requisitos que la organización
suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento,
implantación y mantenimiento de su sistema de gestión
ambiental.
La organización debe establecer el mecanismo apropiado
que le permita identificar los requisitos legales ambientales
vigentes que le aplican y mantener dicha información
actualizada, con el propósito de permitir a la organización
el ser conciente de los diferentes requisitos y determinar
cómo se aplican a los aspectos ambientales; esto
garantiza el cumplimiento de los mismos y le da la
posibilidad de planificar sus esfuerzos e inversiones,
incluso anticipándose a la legislación de próxima
aplicación. Los requisitos legales pueden tener varias
formas, tales como:
! Legislación incluido Leyes y reglamentos,
! Decretos
! Permisos, licencias u otras formas de autorización,
! Órdenes emitidas por entidades públicas,
! Tratados, convenciones o protocolos.
La Norma también hace mención de “otros requisitos”,
concepto que debe interpretarse como requisitos legales a
(8)
los cuales la empresa se suscribe voluntariamente y que
son distintos a los requisitos legales. La Norma ISO 14004
incluye entre estos requisitos los siguientes:
! Acuerdos con autoridades públicas,
! Acuerdos con clientes,
! Directrices no reglamentarias,
! Códigos de buenas prácticas,
! Etiquetado voluntario.
6.2 Requisito 4.5.2 de la Norma ISO 14001:2004.
El requisito anterior involucra los requisitos de identificar y
acceder a los requisitos legales; la responsabilidad de
cumplir con tales requisitos legales, la Norma ISO 14001, lo
solicita en el requisito 4.5.2, en la sección de medición y
seguimiento a los procesos.
En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la
organización debe establecer, implementar y mantener uno
o varios procedimientos para evaluar periódicamente el
cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
La organización debe mantener los registros de los
resultados de las evaluaciones periódicas.
La organización debe evaluar el cumplimiento con otros
requisitos que suscriba. La organización puede combinar
esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal
mencionada en el párrafo anterior, o establecer uno o varios
procedimientos separados.
La organización debe mantener los registros de los
resultados de las evaluaciones periódicas.
Un mecanismo para asegurar el cumplimiento de requisitos
legales es la aplicación de los programas de gestión
ambiental (FOR 05), especialmente cuando se trata de un
requisito legal que aplica a un aspecto ambiental
significativo o el cumplimiento de otro requisito que pueda
afectar el desempeño ambiental de la empresa.
6.3 Identificación y acceso a requisitos legales.
El punto de partida para esta identificación de requisito
legales es el conocimiento de los aspectos ambientales,
éstos le darán una guía para determinar cuáles son los
requisitos legales que le aplican. De hecho el numeral b) en
el requisito de la Norma exige que se logre una correlación
entre los requisitos legales y los aspectos ambientales que
están asociados a ellos.
El método más sencillo para identificar los requisitos legales
es realizar una auditoría de cumplimiento legal con un
organismo competente (externo), el cual se pueda
comprometer a mantener actualizada a la empresa sobre
modificaciones que sufra la legislación en el tiempo.
En caso de que la empresa requiera realizar la identificación
de los requisitos legales por si misma debe hacer una
investigación exhaustiva dado que hay gran variedad de
requisitos legales. Puede contactarse con la Cámara
Industrial relacionada con su gremio o bien visitar los
distintos Entes emisores de legislación en el país. Para la
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
actualización de la legislación es recomendable que se
suscriba al Diario Oficial La Gaceta, y realizar una revisión
periódica de este medio.
¿Quién debe tener acceso a los requisitos legales? Es
recomendable que todas las personas cuya
responsabilidad en la organización está relacionada con
algún aspecto ambiental, que a su vez esté relacionado
con un requisito legal, conozca y tenga acceso a tal
requisito legal; esto reduce las posibilidades de que la
empresa pueda caer en un incumplimiento por omisión.
En el anexo 3 se presenta una muestra de un
procedimiento para la identificación, acceso y el
cumplimiento de requisitos legales.
7 Objetivos, metas y programas de gestión ambiental.
7.1 Requisito 4.3.3 de la Norma ISO 14001:2004.
La norma ISO 14001 define objetivo ambiental como “fin
ambiental de carácter general coherente con la política
ambiental que una organización establece”. Y define meta
ambiental como “requisito de desempeño detallado
aplicable a la organización o a partes de ella, que tiene su
origen en los objetivos ambientales y que es necesario
establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos”. Por
lo tanto, la Política, los objetivos y las metas conforman
una jerarquía como la que se observa en la figura 1.
POLÍTICA
AMBIENTAL
Objetivo
Ambiental A
Meta
Ambiental
A1… An
Objetivo
Ambiental B
Meta
Ambiental
B1… Bn
Objetivo
Ambiental C
Meta
Ambiental
C1… Cn
Figura 1. Estructura de jerarquía de la Política, objetivos y
metas.
Los objetivos y metas son esenciales para apoyar y llevar
a cumplimiento la Política Ambiental y demuestran el
compromiso organizacional hacia la mejora continua.
La norma ISO 14001 establece en el requisito 4.3.3 que:
La organización debe establecer, implantar y mantener
objetivos y metas ambientales documentados, en los
niveles y funciones pertinentes dentro de la misma.
Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea
factible, y deben ser coherentes con la política ambiental,
incluidos los compromisos de prevención de la
contaminación, cumplimiento con los requisitos legales
aplicables y otros requisitos que la organización suscriba,
y con la mejora continua.
Cuando una organización establece y revisa sus objetivos,
la organización debe tener en cuenta los requisitos legales
y de otros requisitos que la organización suscriba, y sus
aspectos ambientales significativos. Además, debe
considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos
financieros, operacionales y comerciales, así como las
opiniones de las partes interesadas.
La organización debe establecer, implantar y mantener
uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y
metas. Estos programas deben incluir:
a)
La asignación de responsabilidades para lograr
los objetivos y metas en las funciones y niveles
pertinentes de la organización; y
b)
Los medios y plazos para lograrlos.
En la Norma se declara que “deben establecerse…
objetivos y metas… en los niveles y funciones
pertinentes”. La referencia es a todos los niveles donde
pueda ocurrir un mal desempeño ambiental de la
empresa.
En el proceso de planificación de un sistema de gestión
ambiental, una empresa establece objetivos y metas para
cumplir los compromisos adquiridos en la Política
Ambiental y para lograr otros objetivos que se hayan
adquirido. El proceso de establecimiento y revisión de
objetivos y la implantación de programas para lograrlos
proporciona una base sistemática para que la
organización mejore su desempeño ambiental en algunas
áreas, mientras mantiene su nivel de desempeño
ambiental en otras.
7.2 Proceso para establecer objetivos y metas
ambientales.
Los objetivos deben establecerse en el nivel más alto de
la organización y debe contemplar todos los niveles y
funciones en donde se llevan a cabo actividades
importantes para cumplir los compromisos de la Política
Ambiental y las metas globales de la organización.
La Norma ISO 14004 menciona como elementos de
entrada para el establecimiento de objetivos y metas los
siguientes:
a) principios y compromisos en su política ambiental,
b) sus aspectos ambientales significativos,
c) requisitos legales y otros requisitos que la organización
suscriba,
d) el efecto de cambios previstos sobre sus actividades y
procesos,
e) opiniones de partes interesadas,
f) opciones tecnológicas y viabilidad,
g) consideraciones financieras, operacionales y de la
organización, que incluye información de los proveedores
y contratistas,
h) posibles efectos sobre la imagen pública de la
organización,
i) hallazgos de revisiones ambientales, y
j) otras metas de la organización.
Aunque es necesario la consideración de todos los
aspectos ambientales significativos en la definición de los
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
(9)
objetivos y metas, es aún más apropiado el
establecimiento de objetivos y metas relativos a la
minimización de residuos o a proyectos de eficiencia de
recursos con periodo de retorno de la inversión a corto o
mediano plazo.
Para facilitar la expresión de objetivos y metas, se sugiere
que se establezcan en función de “unidades de
producción”. Esto no sólo previene que la organización
quede atrapada por algún límite auto impuesto, sino que
también permite a las partes interesadas comparar y
comprender la posición de la organización. Otras dos
características de los objetivos es que deben ser
cuantificados y que estén definidos en el tiempo.
Otro requisito necesario para cumplir con la Norma ISO
14001 es que los objetivos estén disponibles al público,
por lo que deberían estar expresados en términos que
excluyan los tecnicismos. Los objetivos podrían publicarse
al igual que la política, en un informe anual o en un
informe ambiental separado.
Ejemplos de establecimiento de objetivos.
1. Una empresa utiliza un proceso de producción
alimentado por energía eléctrica. El resultado incluye un
alto volumen de vertido de contaminantes al agua. Es
posible un proceso alternativo, eliminando los vertidos y
usando un 60% menos de electricidad, pero representa
una importante inversión de capital. La compañía decide
instalar el nuevo equipo y tenerlo en operación para dentro
de tres años. Establece los siguientes objetivos
ambientales:
Objetivo A: Reducir el consumo de electricidad por unidad
de producción en un 60% en el transcurso de tres años.
Meta A1: Sustituir las bombas del pozo de agua, una por
semestre durante dos años.
Objetivo B: Eliminar los vertidos al agua industrial en un
periodo de tres años.
Meta B1: Hacer proceso de limpieza de equipo en seco y
aplicar desengrasote biodegradable en seis meses.
2. Una empresa comercializadora no puede reducir en
seguida sus requerimientos de transporte. Está
examinando el objetivo de reemplazar algunos vehículos
por otros más pequeños. En este sentido estima un
recorte en el uso de combustible y, por tanto, de las
emisiones de CO2 en un 5% en los próximos dos años.
Adicionalmente, ha realizado una evaluación en el uso de
combustibles para la calefacción de los edificios. Como
resultado, considera inversiones con un periodo de retorno
de 2 años o menos. Con esto se espera reducir el
consumo de combustible para calefacción y de emisiones
de CO2, en un 20%.
La compañía decide realizar los cambios e inversiones
necesarias y establece los siguientes objetivos y metas:
Objetivo A: Reducir la producción de CO2 por empleado,
en un 15% en los próximos dos años.
Meta A.1: recortar el consumo de combustible para
transporte por empleado en un 5% en los próximos dos
años.
( 10 )
Meta A.2: recortar el consumo de combustible para
calefacción por empleado en un 20% en los próximos dos
años.
3. Una empresa aplica, en la limpieza de las láminas de
acero, una solución alcalina y una solución ácida.
Después de cada unidad de limpieza cuenta con un
enjuague de la lámina para eliminar los residuos de cada
una de las soluciones de limpieza. Se procura reducir el
consumo de agua y el uso de productos químicos, por lo
que se establecen los siguientes objetivos y metas:
Objetivo A: Reducción del consumo de agua durante este
periodo fiscal.
Meta A1: Reutilización del agua de enjuague posterior a la
solución ácida, en el enjuague de ubicado posterior a la
limpieza alcalina.
Objetivo B: Reducción y sustitución de productos químicos
utilizas en la limpieza de la lámina de acero en un año.
Meta B1: Aplicación de vapor de agua para reducir el uso
de productos alcalinos en un 50%.
Meta B2: Sustitución del producto alcalino por otro que
contenga componentes biodegradables.
7.3 Elaboración de programas de gestión ambiental.
El medio para cumplir los objetivos y metas ambientales
es establecer un programa con acciones específicas que
aseguren su ejecución. El programa debe tener en cuenta
las funciones, las responsabilidades, los procesos, los
recursos, los plazos, las prioridades y las acciones
necesarias para lograr los objetivos y las metas
ambientales. Estas acciones pueden relacionarse con
procesos individuales, proyectos, productos, servicios,
sitios o instalaciones dentro de un sitio.
Los programas para lograr objetivos y metas ayudan a una
organización a mejorar su desempeño ambiental. Deben
ser dinámicos. Cuando ocurren cambios en los procesos,
actividades, servicios y productos dentro del alcance del
sistema de gestión ambiental, los objetivos, las metas y los
programas asociados deben actualizarse según sea
necesario.
En términos generales, la empresa debe establecer, para
cada objetivo definido, un programa correspondiente
mostrando:
! ¿Qué se va a hacer?
! ¿Cómo se va a hacer?
! ¿Cuándo se va a hacer?
! ¿Quién será responsable?
El grado de complejidad de los programas de gestión
ambiental varía considerablemente, al igual que lo hace el
número de personas implicadas en ellos.
En el anexo 4 se muestran ejemplos de formato para
programas de gestión ambiental (FOR 05).
8. RECURSOS, FUNCIONES,
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
8.2 ¿Cómo establecer recursos y definir las
responsabilidades, autoridad y funciones?
8.1 Requisito4.4.1 de la Norma ISO 14001.
El requisito 4.4.1 de la Norma ISO 14001, especifica los
tipos de recursos, así como funciones, responsabilidades y
autoridad para desarrollar y mantener el sistema de
gestión ambiental. La Norma describe que:
La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de
recursos esenciales para establecer, implantar, mantener y
mejorar el sistema de gestión ambiental. Estos incluyen
los recursos humanos y habilidades especializadas,
infraestructura de la organización y los recursos
financieros y tecnológicos.
Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se
deben definir, documentar y comunicar para facilitar una
gestión ambiental eficaz.
La alta dirección de la organización debe designar uno o
varios representantes de la dirección, quien,
independientemente de otras responsabilidades, debe
tener definidas sus funciones, responsabilidades y
autoridad para:
a) asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se
establece, implanta y mantiene de acuerdo con los
requisitos de esta Norma Internacional.
Informar a la alta dirección sobre el desempeño del
sistema de gestión ambiental para su revisión, incluyendo
las recomendaciones para la mejora.
Cuando se determinen los recursos para implementar y
mantener el sistema de gestión ambiental debe tomarse
en cuenta lo siguiente:
!
!
!
!
!
Infraestructura,
Sistemas de información,
Formación (personal competente),
Tecnología, y
Recursos financieros y otros, específicos para sus
operaciones.
Para una pequeña y mediana empresa la adjudicación de
recursos para la gestión ambiental puede generar
limitaciones o barreras al desarrollo del sistema y su
mantenimiento. Es prudente que la empresa inicie
acciones estratégicas para buscar ayuda en este campo.
Algunos ejemplos de acciones son:
! Ir hacia atrás o hacia delante en la cadena de
producción para compartir tecnología o conocimientos con
empresas en procura de tratamiento de aspectos
ambientales.
! Acudir a Universidades para promover el desarrollo de
proyectos con estudiantes.
! Buscar organizaciones no gubernamentales que
apoyen gestión ambiental y proporcionen recursos para el
desarrollo de proyectos en este campo.
Con respecto a la definición de responsabilidades,
funciones y autoridad, es común encontrarse, en una
pequeña o mediana empresa, que la responsabilidad de
la implementación y mantenimiento del sistema de gestión
ambiental, recae en el propio director general o la máxima
autoridad en la empresa, situación que puede ser buena
si esta persona realmente tiene el tiempo para dedicarlo a
la gestión ambiental.
Independiente a que se designe al director general como
representante de la dirección o no, debe tomar las
medidas para definir responsabilidades y funciones claras
en todos los niveles de la empresa. A continuación se
presenta un ejemplo que podría aplicar a la definición de
estas responsabilidades. Obsérvese los niveles incluidos.
Tome en consideración que la asignación de recursos es
un aspecto que debe revisarse continuamente durante el
proceso de revisión por la dirección.
Es recomendable establecer un mecanismo para dar
seguimiento a los beneficios y los costos de sus
actividades ambientales. Incluir en ellos aspectos como el
costo de control de la contaminación, residuos y su
disposición final. De esta manera se podrá dar evidencia
general de lo que representa, financieramente hablando, el
sistema de gestión ambiental de la empresa.
Por otro lado, la definición de responsabilidades y
autoridad tiene una relación muy fuerte con el éxito en la
implementación y mantenimiento del sistema de gestión
ambiental. La persona o personas designadas para las
funciones ambientales deben ser competentes y con
suficiente autoridad y conciencia ambiental. Estas
personas serán quienes midan el desempeño ambiental
de la empresa y lo comunicarán a la alta dirección.
Las responsabilidades, funciones y autoridad, así como la
definición de recursos se documentan en el Manual
Ambiental (anexo 2).
9. COMPETENCIAS, FORMACIÓN Y TOMA
DE CONCIENCIA.
9.1 Requisito 4.4.2 de la Norma ISO 14001.
El compromiso de cada persona, en el contexto de los
valores ambientales establecidos por la empresa, es el
que transforma un sistema de gestión ambiental que está
en el papel en un proceso eficaz.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
( 11 )
Este requisito está dividido en tres elementos claramente
diferenciados. La formación se refiere al conocimiento
especializado que debe tener un miembro de la empresa
para desempeñar un cargo; las competencias determinan
los rasgos o requisitos básicos para la eficaz ejecución de
actividades ambientales y la toma de conciencia incluye
un marco mental de deseo de hacer las cosas por
convencimiento propio.
los procedimientos que se definan para realizar tareas que
puedan provocar un impacto ambiental.
Un punto de partida para lograr esta toma de conciencia
es hacer del conocimiento de ellos cuáles son los
aspectos ambientales que estén relacionados con su área
de trabajo y, unido a esto, sobre el efecto que puede tener
sobre el ambiente (impacto ambiental) el no seguir con los
procedimientos definidos.
Literalmente el requisito especifica que:
La organización debe asegurarse de que cualquier
persona que realice tareas para ella o en su nombre, que
potencialmente pueda causar uno o varios impactos
ambientales significativos identificados por la organización,
sea competente tomando como base una educación,
formación o experiencia adecuadas, y debe mantener los
registros asociados.
La organización debe identificar las necesidades de
formación relacionadas con sus aspectos ambientales y su
sistema de gestión ambiental. Debe proporcionar
formación o emprender otras acciones para satisfacer
estas necesidades y debe mantener los registros
asociados.
La organización debe establecer y mantener uno o varios
procedimientos para que sus empleados o las personas
que trabajan en su nombre tomen conciencia de:
a) la importancia de la conformidad con la política
ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema de
gestión ambiental;
b) los aspectos ambientales significativos, los impactos
relacionados reales o potenciales asociados con su
trabajo y los beneficios ambientales de un mejor
desempeño personal;
c) sus funciones y responsabilidades en el logro de la
conformidad con los requisitos del sistema de gestión
ambiental; y
d) las consecuencias de potenciales de desviarse de los
procedimientos especificados.
Las competencias deben ser definidas desde tres
enfoques: educación (preparación profesional), formación
(conocimiento especializado) y experiencia. Este último
enfoque de competencia puede eventualmente sustituir a
los dos primeros.
La formación debe ser identificada en función de las
competencias identificadas y con el propósito de asegurar
que el personal que desempeña funciones que puede
provocar un impacto ambiental, lo realicen con el menor
riesgo de producir tal impacto ambiental.
La Norma hace énfasis en que las personas que realizan
una actividad en nombre de la empresa también deben
ser competentes para realizarla.
9.2 Proceso de identificación de las competencias
ambientales.
Para determinar las competencias ambientales del
personal de la empresa o de personas que trabajan en su
nombre, puede acudir a dos fuentes principales.
! Funciones que desempeña en el sistema de gestión
ambiental.
! Impacto ambiental generado por sus actividades.
Las primeras definidas en el apartado anterior (6.2) y las
segundas en el proceso de identificación de aspectos
ambientales. Por ejemplo, al referirse al Gestor Ambiental
puede pensarse en un profesional con formación
especializada en gestión ambiental o alguna carrera afín
(educación); con preparación en la interpretación de la
norma ISO 14001 y como auditor líder de gestión
ambiental (formación) y con experiencia en la
implementación de sistemas de gestión.
El operador de la planta de aguas residuales puede ser
una persona con formación secundaria completa
(educación); con conocimiento en la operación de
tratamiento de aguas y en los conceptos generales que se
incluyen en ella, como son DBO, DQO, pH (formación); y
con experiencia en el campo.
Una persona subcontratada para la recolección de
desechos sólidos puede requerir una formación
profesional mínima (educación); con conocimiento de
manipulación de desechos ordinarios y peligrosos
(formación) y con poca experiencia.
9.3 Programa de formación.
Puede apreciarse que una vez que se han identificado las
competencias, la definición de las necesidades de
formación se torna un poco más simple, ya que van a
estar dirigidas a satisfacer las competencias requeridas.
Estos requerimientos de formación pueden integrarse en
un registro con responsabilidades y fechas de ejecución,
para realizar un seguimiento más simple de su
cumplimiento.
Un programa de formación puede ser el siguiente:
Finalmente, se solicita que los empleados y las personas
que trabajan en nombre de la empresa tomen conciencia
de la necesidad de cumplir con la Política Ambiental y con
( 12 )
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
ambientales y otros. El propósito es que los miembros de
la empresa conozcan el desempeño ambiental.
Un factor relevante en este proceso es establecer los
medios para evaluar la efectividad de la formación
brindada. Regularmente es el desempeño global de la
empresa la que puede permitir demostrar que en realidad
fue efectiva; sin embargo, puede aplicarse ciertos
indicadores que permiten dar un seguimiento más
específico de la efectividad de formación. En el caso del
operario responsable del tratamiento de aguas residuales
puede valorarse estadísticamente la cantidad de veces
que se desestabilizan los resultados de las aguas vertidas;
o bien puede contabilizarse el número de hallazgos de
auditoría (no conformidades) para evaluar la eficacia del
gestor ambiental en la implementación del sistema de
gestión ambiental.
Es necesario mantener registros que evidencien la
formación brindada.
10. COMUNICACIÓN.
10.1 Requisitos 4.4.3 de la Norma ISO 14001
Este requisito pretende que la empresa defina los
mecanismos para comunicar a todas las partes
interesadas, todos los aspectos relevantes del sistema de
gestión ambiental. El enunciado de la Norma establece
que:
En relación con sus aspectos ambientales y su sistema de
gestión ambiental, la organización debe establecer,
implantar y mantener uno o varios procedimientos para:
a)
la comunicación interna entre los diversos niveles
y funciones de la organización;
b)
recibir, documentar y responder a las
comunicaciones pertinentes de las partes interesadas
externas.
La organización debe decidir si comunica o no
externamente información acerca de sus aspectos
ambientales significativos y debe documentar su decisión.
Si la decisión es comunicarla, la organización debe
establecer e implantar uno o varios métodos para realizar
esta comunicación externa.
Con respeto a otras partes interesadas, menciona la
necesidad de definir los mecanismos para recibir
documentar y responder a las comunicaciones externas.
Lo esencial es que la empresa pueda demostrar que las
partes externas reciben la comunicación apropiada a sus
necesidades o inquietudes. En el anexo 3 se muestra un
ejemplo de un procedimiento para comunicación.
10.2 Proceso de comunicación interna.
El propósito global de comunicar o mantener informado a
las partes interesadas de la gestión ambiental de la
empresa es demostrar el compromiso y los esfuerzos por
mejorar el desempeño ambiental; además de incrementar
la toma de conciencia de los que reciben la información.
Los mecanismos para comunicar a los empleados de la
empresa los elementos del sistema de gestión ambiental
son variados. Puede incluir el establecimiento de pizarras
informativas, actividades grupales, reuniones de
departamento, correo electrónico, murales, actividades
especiales de la empresa, boletines, entre otros.
Además, debe considerarse el establecer medios para que
los empleados también puedan transmitir sus inquietudes
en este campo hacia los niveles responsables de la
gestión. Un mecanismo utilizado es el de buzón de
sugerencias.
10.3 Proceso de comunicación externa.
Las partes interesadas, principalmente los vecinos o los
entes de gobierno, regularmente necesitan comunicarse
con la empresa para transmitir sus dudas o quejas por el
desempeño ambiental. La empresa debe incluir en su
procedimiento las responsabilidades y los medios para
recibir y dar respuesta con prontitud a todas estas
inquietudes. Regularmente esta tarea recae sobre el
gerente general o bien en el gestor ambiental.
La Norma da la opción para que la empresa decida si
desea o no comunicar a partes interesadas externas sobre
su desempeño ambiental. Ésta puede ser una práctica
proactiva, propio de un sistema de gestión ambiental con
enfoque preventivo; sin embargo, por consideración a los
costos que esto podría traer en papelería y demás, puede
optar por no comunicarlo. Si la decisión es no comunicar,
debe dejarlo evidenciado en el Manual Ambiental (Anexo
2).
11. CONTROL DE DOCUMENTOS.
La Norma menciona la necesidad de establecer un
procedimiento para la comunicación interna “en relación
con… su sistema de gestión ambiental”, esto debe traer a
la mente todos los elementos del sistema de gestión
ambiental: la Política, los objetivos y metas, los programas
de gestión, las responsabilidades, los aspectos
11.1 Requisito 4.4.5 de la Norma ISO 14001.
La empresa debe establecer el proceso para el control de
los documentos. El propósito es que se describa cuál es
el procedimiento para la aprobación y revisión continua de
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
( 13 )
los documentos; la manera en que se comunican a las
personas que los utilizan; la necesidad de validar los
procedimientos en la práctica antes de llevarlos a
aprobación; el requerimiento de eliminar los documentos
obsoletos de su lugar de uso para evitar que sean utilizan
por equivocación. En la Norma se declara:
Los documentos requeridos por el sistema de gestión
ambiental y por esta norma internacional se deben
controlar. Los registros son un tipo especial de documento
y se deben controlar de acuerdo con los requisitos
establecidos en el apartado 4.5.4.
La organización debe establecer, implantar y mantener uno
o varios procedimientos para:
a)
aprobar los documentos con relación a su
adecuación antes de su emisión;
b)
revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario, y aprobarlos nuevamente;
c)
asegurarse de que se identifican los cambios y el
estado de revisión actual de los documentos;
d)
asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fácilmente identificables;
e)
asegurarse de que se identifican los documentos
de origen externo que la organización ha determinado que
son necesarios par la planificación y operación del sistema
de gestión ambiental y se controla su distribución; y
f)
prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el
caso de que se mantengan por cualquier razón.
la ejecución de sus actividades.
En el anexo 3 se adjunta una muestra de un procedimiento
para el control de la documentación.
12. CONTROL OPERACIONAL.
12.1 Requisito 4.4.6 de la norma ISO 14001.
Este requisito establece que:
La organización debe identificar y planificar aquellas
operaciones que están asociadas con los aspectos
ambientales significativos identificados, de acuerdo con su
política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de
asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones
especificadas, mediante:
a)
el establecimiento, implantación y mantenimiento
de uno o varios procedimientos documentados para
controlar situaciones en las que su ausencia podría llevar
a desviaciones de la política, los objetivos y metas
ambiéntales;
b)
el establecimiento de criterios operacionales en los
procedimientos; y
el establecimiento, implantación y mantenimiento de
procedimientos relacionados con aspectos ambientales
significativos identificados de los bienes y servicios
utilizados por la organización, y la comunicación de los
procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores,
incluyendo contratistas.
11.2 Proceso de control de documentos.
Los documentos se pueden controlar eficazmente
mediante:
! El desarrollo de un formato de documento apropiado
que incluya títulos únicos, números, fechas, revisiones,
histórico de las actualizaciones o autoridad encargada de
la revisión;
! La asignación de la revisión y aprobación de
documentos a individuos con suficiente capacidad técnica
y autoridad en la organización; y
! El mantenimiento de un sistema de distribución de
documentos eficaz.
Cuando se vayan a redactar documentos para el sistema
de gestión ambiental, debe partirse de los requisitos
específicos de la Norma ya que en ella se solicita
continuamente el mantener procedimientos.
La documentación general de un sistema de gestión
ambiental se divide en cuatro niveles: el Manual Ambiental,
los procedimientos solicitados por la Norma Internacional,
los procedimientos que la organización requiere para el
efectivo mantenimiento del sistema y los registros.
Las partes o contenido de los procedimientos u otros,
queda a libertad de la empresa. La empresa decide la
complejidad de la documentación. La recomendación es
no generar documentos largos, porque pierden la
efectividad de su razón de ser: guiar a los trabajadores en
( 16 )
El enfoque que mantiene la Norma es que se realice el
control sobre los procesos relacionados con los aspectos
ambientales significativos. Ahora bien, agrega, que no en
todos los casos se deben establecer procedimientos
documentados, sino sólo en los casos donde se considere
que sea necesario.
¿Con base en qué criterios se puede afirmar que sea o no
necesario establecer un procedimiento documentado? El
primer factor es el grado de control que se mantiene para
el aspecto ambiental asociado, y el segundo, la
experiencia que tengan las personas que están ejecutando
dicha actividad.
Esto aplica a actividades que estén relacionadas con los
procesos productivos así como las que estén relacionadas
con bienes (instalaciones, maquinaria) y servicios
(distribución, almacenamiento); resaltando la necesidad de
que las personas que realizan actividades en nombre de la
empresa también cumplan con los procedimientos que
vayan a establecerse. Por ejemplo, informar (y controlar)
sobre la metodología para manipular desechos sólidos a
todos los proveedores y contratistas.
12.2 Documentar procedimientos de control
operacional.
El enfoque general para establecer controles
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
operacionales tiene la siguiente secuencia:
! Elegir un método de control (pueden ser procedimientos,
instrucciones de trabajo, controles físicos, uso de personal
con formación o la combinación de los casos anteriores);
! Seleccionar criterios de operación aceptables (cómo
realizar las prácticas para obtener los resultados
deseados);
! Establecer los procedimientos necesarios que definan
cómo se van a planificar, realizar y controlar las
operaciones identificadas (indicar cómo se realizan
mediciones y se da seguimiento para verificar
cumplimiento y efectividad de los criterios de operación); y
! Documentar los procedimientos (puede hacerse
mediante instrucciones, señales, formatos, videos, fotos).
Es apropiada que se consideren las siguientes actividades
cuando se vaya a establecer el control operacional:
! Contratación de personal y de servicios,
! Adquisición de propiedades o instalaciones,
! Servicio al cliente,
! Manipulación y almacenamiento de materias primas,
! Publicidad,
! Procesos de producción y mantenimiento,
! Compras,
! Procesos auxiliares (suministro de energía, reciclaje,
tratamiento de aguas residuales, etc).
13. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS.
13.1
Requisito 4.4.7 de la Norma ISO 14001.
Debe recordarse que esta norma internacional no tiene
relación con la gestión de seguridad y salud ocupacional,
por lo que en este requisito debe entenderse la
preparación y respuesta de emergencias que tienen
relación con un posible impacto en el ambiente. El objetivo
es identificar las situaciones de emergencia potenciales o
accidentes potenciales que puedan tener impacto
ambiental significativo o adverso, y realizar las acciones de
mitigación y repuesta apropiadas si estas situaciones
ocurren.
La organización debe establecer, implantar y mantener uno
o varios procedimientos para identificar situaciones
potenciales de emergencia y accidentes potenciales que
pueden tener impactos en el medio ambiente y cómo
responder ante ellos.
La organización debe responder ante situaciones de
emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los
impactos ambientales adversos asociados.
La organización debe revisar periódicamente y modificar
cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación
y respuesta ante emergencias, en particular después de
que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
El requisito concluye resaltando la necesidad de realizar
simulacros, cuando sea práctico, para asegurar que los
procedimientos que se han establecido sean eficaces. En
el anexo 3 se incluye el procedimiento para actuación ante
posibles situaciones de emergencia.
13.2
Posibles situaciones de emergencia.
En este apartado, la empresa debe considerar, cuando
aplique:
! Emisiones accidentales al aire,
! Vertidos al agua y descargas al suelo,
! Derrames,
! Disposición de desechos sólidos peligrosos,
! Incendios,
! Huracanes,
! Temblores.
En general puede hacerse una evaluación de las
consecuencias de las condiciones de operación anormales
(arranques, paradas de proceso, mantenimiento
preventivo). Para llegar a las posibles situaciones de
emergencia debe tomar en cuenta:
! Naturaleza de los peligros en el sitio (información sobre
los productos peligrosos), por ejemplo líquidos inflamables,
tanques de almacenamiento, gases comprimidos.
! Posible situación de emergencia o accidente en una
instalación cercana,
! Interno a la empresa debe tomar las siguientes medidas:
! Método para responder a una situación de emergencia
específica,
! La formación del personal para la respuesta a
emergencia,
! Organización y responsabilidades para enfrentar una
emergencia,
! Las rutas de evacuación y puntos de encuentro,
! Datos para contacto de instituciones de ayuda
(bomberos, servicios de limpieza de derrames),
! Procesos de evaluación posterior a la emergencia,
La empresa debe procurar que las medidas que tome
sean las necesarias para reducir el posible impacto
ambiental y para mitigar el impacto que ocurra. Por
ejemplo, debe proveerse de materiales para retención y
recolección de derrames; debe establecer medidas para
reducir la posibilidad de un incendio; debe considerar el
anclaje de estantes para evitar caídas de productos
peligrosos durante un temblor; debe procurar adecuar las
áreas de almacenamiento de productos peligrosos para
evitar que alcance el alcantarillado pluvial en caso de un
derrame; asegurar el almacenamiento de productos
químicos por compatibilidad, entre otros ejemplos.
En el anexo 5 se ha incluido una propuesta realizado por
IHOBE, sobre la estructura y contenido de un Plan de
emergencia Ambiental. El documento ha sido modificado
del original.
La organización también debe realizar pruebas periódicas
de tales procedimientos, cuando sea factible.
( 16 )
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
( 15 )
14. Seguimiento y medición
empresas.
14.1 Requisitos 4.5.1 de la Norma ISO 14001.
Los indicadores deben poseer al menos las siguientes
características:
! Medidos contra una base de producción (unidades de
producción).
! Tomados para un periodo de tiempo definido (mensual,
anual, semestral).
! Reproducibles (se repitan los resultados).
La verificación incluye un enfoque sistemático para la
medición, el seguimiento y la evaluación del desempeño
ambiental de la empresa. Para centrar los recursos sobre
las mediciones más importantes es apropiado hacer una
identificación, de lo que la Norma llama como, las
características fundamentales de sus operaciones. Estas
características usualmente están relacionadas con
actividades asociadas a aspectos ambientales
significativos. La Norma establece:
La organización debe establecer, implantar y mantener
uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y
medir de forma regular las características fundamentales
de sus operaciones que pueden tener un impacto
significativo en el medio ambiente. Los procedimientos
deben incluir la documentación de la información para
hacer el seguimiento del desempeño, de los controles
operacionales aplicables y de la conformidad con los
objetivos y metas ambientales de la organización.
La organización debe asegurarse de que los equipos de
seguimiento y medición se utilicen y mantengan
calibrados y se deben conservar los registros asociados.
El otro requisito detallado en la norma es la necesidad de
asegurar que lo equipos que sean utilizados para realizar
mediciones estén calibrados. La validez de la información
recopilada depende en gran proporción de la confianza
que den los instrumentos de medición, así como de la
competencia del personal que ejecuta las mediciones. Es
indispensable mantener registros de las calibraciones que
se efectúen.
Cuando sea oportuno, es valioso documentar los
procedimientos para medición y seguimiento de alguna de
las características claves identificadas. Se recomienda
documentar cuál es el proceso para el tratamiento de
aguas residuales, cuándo y cómo medir las variables
clave (pH, sólidos sedimentables, caudal, etc); también
puede documentarse sobre el manejo de desechos
sólidos peligrosos, cómo deben almacenarse, tratamiento
interno; etc.
14.2 Seguimiento del desempeño ambiental.
El método más utilizado en la práctica es definir
indicadores de gestión que permitan dar seguimiento a los
principales aspectos ambientales. La utilización de
indicadores permite a una empresa:
! Aumentar el conocimiento o entendimiento del sistema,
de los procesos y de la organización.
! Proveer información concisa acerca del estado y
tendencia en el desempeño de la organización que facilita
la toma de decisiones,
! Provee de una herramienta para medir el progreso
hacia el logro de los objetivos.
! Facilita la comparación del desempeño ambiental entre
( 14 )
La empresa debe revisar continuamente sus indicadores y
reafirmar su utilidad, la facilidad para la toma de datos, la
aplicación a la empresa, la confiabilidad de los datos.
La norma ISO 14031 establece ejemplos de indicadores,
los cuales ha dividido en indicadores de gestión (cantidad
de no conformidades, personal que cumple con las
competencias, estado de las acciones correctivas,
ejecución del programa de capacitación, etc) e indicadores
operacionales (consumo de agua por unidad de
producción, volumen de desechos sólidos por unidad de
producción, cantidad de CO2 emitido al año, etc).
La cantidad y tipo de indicadores depende de las
características de cada empresa. Se sugiere que al
menos se logre establecer uno por cada aspecto ambiental
significativo y que se mantenga un control periódico de los
mismos.
15. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN
CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA.
15.1 Requisito 4.5.3 de la Norma ISO 14001.
Una no conformidad es una desviación o incumplimiento
de los requisitos de la norma ISO 14001 o de los
procedimientos establecidos por la empresa para el control
de su desempeño ambiental. El acto de establecer
acciones correctivas o acciones preventivas obedece a dar
solución a una no conformidad real o a una no
conformidad potencial, respectivamente.
Este es un mecanismo para promover la mejora continua
del sistema de gestión ambiental. En el anexo 3 se incluye
un procedimiento general para la identificación de no
conformidades y el establecimiento de acciones
correctivas y acciones preventivas.
La Norma ISO 14001 establece que:
La organización debe establecer, implantar y mantener uno
o varios procedimientos para tratar las no conformidades
reales y potenciales y tomar acciones correctivas y
acciones preventivas. Los procedimientos deben definir
requisitos para:
a) la identificación y corrección de las no conformidades y
tomando las acciones para mitigar sus impactos
ambientales.
b) La investigación de las no conformidades,
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
determinando sus causas y tomando las acciones con el
fin de prevenir que vuelvan a ocurrir;
c) La evaluación de la necesidad de acciones para
prevenir las no conformidades y la implantación de las
acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia;
d) El registro de los resultados de las acciones
preventivas y acciones correctivas tomadas; y
e) La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y
acciones correctivas tomadas.
Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en
relación a la magnitud de los problemas e impactos
ambientales encontrados.
La organización debe asegurarse de que cualquier cambio
necesario se incorpore a la documentación del sistema de
gestión ambiental.
La Norma sugiere la definición de responsabilidades y
autoridad para el análisis y resolución de las no
conformidades determinadas.
15.2 Determinación de no conformidades.
Una no conformidad puede estar asociada a que una parte
del sistema de gestión no funcione de la manera prevista,
o bien que no se cumpla con los requisitos de desempeño
ambiental. Ejemplos de estas situaciones son los
siguientes:
empresa debe iniciar una evaluación de la misma,
haciendo un enfoque de las causas que llevaron a la
desviación de los requisitos del sistema. Cualquier plan
de acción que surja para corregir la no conformidad
determinada debe procurar eliminar la raíz del problema
para reducir considerablemente la posibilidad de que se
vaya a repetir.
De igual manera debe procederse si la acción a tomar es
de carácter preventivo. Estos hallazgos suelen ser
identificados por análisis de tendencias en el desempeño
ambiental o extrapolando una no conformidad real
determinada en un área de trabajo a otra área con las
mismas características. Un sistema de gestión ambiental
maduro se caracteriza porque las acciones que se
documentan son en su mayoría de carácter preventivo.
Debe recordarse que el hecho de establecer las acciones
correctivas y acciones preventivas se hace con el sentido
de mejorar el sistema de gestión ambiental; razón por la
cual es necesario establecer mecanismos para evaluar la
eficacia de la acción tomada. Este proceso de verificación
se sugiere que sea aplicado en la fecha propuesta para la
caducidad del plan de gestión establecido. Debe
verificarse que la implementación de las acciones logra
reducir la potencial ocurrencia de una no conformidad más
importante.
Desempeño del sistema:
! No se definan o comuniquen las responsabilidades
requeridas por el sistema de gestión ambiental,
16. CONTROL DE REGISTROS.
! No definición de objetivos ambientales,
! Inexistencia de un proceso formal de revisión por la
16.1 Requisito 4.5.4 de la Norma ISO 14001.
dirección,
! No hay evidencia de un proceso de evaluación de
cumplimiento con los requisitos legales.
! No hay evidencia de cumplimiento de la Política
Ambiental.
! Personal no competente para la ejecución de
actividades.
Desempeño ambiental:
! Incumplimiento de las metas ambientales,
! Incumplimiento de los criterios de operación
establecidos,
! Incumplimiento de un requisito legal,
! Desempeño ambiental adverso,
! No mitigación de impacto ambiental por accidentes.
Aunque un método para la determinación continua de las
no conformidades es el proceso de auditorías internas, no
puede pensarse que éste sea el único medio. Las
responsabilidades rutinarias de todos los empleados
deben incluir la identificación de no conformidades. El
hecho de que el personal está en contacto con las áreas
de trabajo, tiene mayor posibilidad de verificar la aplicación
de los procedimientos de manera apropiada.
15.3 Establecimiento de acciones correctivas y de
acciones preventivas.
Ante la determinación de una no conformidad real, la
Un registro representa la evidencia verificable de las
acciones ambientales que ejecuta la empresa. Muestran
información de la operación y los resultaos del sistema de
gestión ambiental. El propósito de este requisito es darle
un trato especial a los documentos denominados registros
debido a su importancia como evidencia objetiva de
cumplimiento de las operaciones establecidas por la
empresa.
La Norma establece que:
La organización debe establecer y mantener los registros
que sean necesarios para demostrar la conformidad con
los requisitos de su sistema de gestión ambiental y de
esta Norma Internacional, para demostrar los resultados
logrados.
La organización debe establecer, implantar y mantener
uno o varios procedimientos para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo
de retención y la disposición de los registros.
Los registros deben ser y permanecer legibles,
identificables y trazables.
En el anexo 3 se incluye un procedimiento para el control
de registros. El control implica el almacenamiento, la
protección, la recuperación, el tiempo de retención y la
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
( 17 )
disposición de los registros. En el anexo 4 se incluye una
muestra de los distintos formatos (referidos en los
procedimientos) que serán utilizados para recopilar la
información. Cabe aquí hacer la diferencia entre registro y
formato; siendo el primero un documento con información
recopilada en un formato.
16.2 Tipos de registros que deben mantenerse.
Cuando la Norma establece la necesidad de que los
registros sean legibles, identificables y trazables se refiere
a lo siguiente: es necesario poder tomar la información del
registro para el control del desempeño ambiental; se
requiere conocer el registro, a qué departamento aplica y si
está controlado por el sistema; y, finalmente, si la empresa
conoce el lugar de aplicación de los registros y bajo la
autoridad de qué persona se deben mantener.
Algunos registros que se pueden crear son:
! Información sobre el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables,
! Aspectos ambientales significativos,
! Detalles sobre no conformidades y acciones correctivas
y preventivas,
! Resultados de las auditorías internas y de las revisiones
por la dirección,
! Información sobre características ambientales de los
productos,
! Evidencia de cumplimiento de objetivos y metas,
! Información sobre participación en formación,
! Resultados de inspección y calibración,
! Resultados de controles operacionales.
El control eficaz de los registros es esencial para la
implementación exitosa del sistema de gestión ambiental.
17. AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTAL.
17.1 Requisito 4.5.5 de la Norma ISO 14001.
La ejecución de auditorías internas al sistema de gestión
ambiental promueve la mejora continua. Representa una
fuente de información valiosa que utilizará la dirección
general en el proceso de revisión por la dirección y
confirma si el sistema de gestión se ajusta a los requisitos
de la Norma y de las operaciones definidas por la empresa
para la efectiva gestión ambiental. De ahí la necesidad de
ser consistentes y sistemáticos en la aplicación de
auditorías internas. Este proceso de auditoría se ha
documentado en un procedimiento, del cual se presenta un
ejemplo en el anexo 3.
La Norma ISO 14001 establece que:
La organización debe asegurarse de que las auditorías
internas del sistema de gestión ambiental se realizan a
intervalos planificados para:
a) determinar si el sistema de gestión ambiental:
! es conforme con las disposiciones planificadas para la
gestión ambiental, incluidos los requisitos de esta Norma
( 16 )
Internacional; y
! se ha implantado adecuadamente y se mantiene; y
b) proporcionar información a la dirección sobre los
resultados de las auditorías.
La organización debe planificar, establecer, implantar y
mantener programas de auditoría, teniendo en cuenta la
importancia ambiental de las operaciones implicadas y los
resultados de las auditorías previas.
Se deben establecer, implantar y mantener uno o varios
procedimientos de auditoría que traten sobre:
a) las responsabilidades y los requisitos para planificar y
realizar las auditorías, informar sobre los resultados y
mantener los registros asociados;
b) la determinación de los criterios de auditoría, su
alcance, frecuencia y métodos.
La selección de los auditores y la realización de las
auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad
del proceso de auditoría.
Aspectos específicos del proceso para la ejecución de
auditorías de sistemas de gestión ambiental se presentan
en el apartado 19.
17.2 Programa de auditorías internas.
Los programas de auditoría interna son un mecanismo que
permite programar las auditorías que se realizarán en un
periodo de tiempo establecido. Las auditorias internas se
realizan en intervalos planificados para asegurar que las
personas (auditores y auditados) se preparen para la
auditoría. En general pretende dar un mejor
aprovechamiento de los recursos de la empresa.
Un programa de auditorías internas puede contener una o
más auditorías, ya sea que las realizan auditores internos
o externos. El programa se base en la naturaleza de las
operaciones y da mayor relevancia a aquellos procesos
que poseen más probabilidad de que provoquen un
impacto ambiental significativo.
El programa de auditoría debe evidenciar que se auditan
todos los procesos de la empresa y que se incluyen todos
los requisitos de la Norma ISO 14001. En cada auditoría
interna no se requiere que sean auditados todos los
procesos y requisitos de la norma. Pueden ser
especializadas para auditar un área o proceso específico.
Por ejemplo, pueden establecerse auditorías
documentales, auditorías de cumplimiento legal, auditorías
de desempeño ambiental, auditorías de sistemas de
gestión, entre otros. Lo que debe prestar atención es que
la suma de todas las auditorías internas abarque el
alcance del sistema de gestión ambiental y la totalidad de
la Norma ISO 14001.
18. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.
18.1 Requisito 4.6 de la norma ISO 14001.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
El requisito establecido por esta Norma Internacional tiene
plasmados dos sentidos muy bien definidos. El primero de
ellos es la necesidad de involucrar a la alta dirección en el
sistema de gestión ambiental, particularmente en un
proceso de revisión y el segundo, resultado del primero, es
el establecimiento de oportunidades para mejorar en el
desempeño ambiental y en el desempeño de gestión
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión
ambiental de la organización, a intervalos planificados,
para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar
cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo la
política ambiental, los objetivos y las metas ambientales.
Se deben conservar los registros de las revisiones por la
dirección.
Los elementos de entrada para las revisiones por la
dirección deben incluir:
a) los resultados de las auditorías internas y evaluaciones
de cumplimiento con los requisitos legales y otros
requisitos que la organización suscriba;
b) las comunicaciones de las partes interesadas externas,
incluyendo las quejas;
c) el desempeño ambiental de la organización;
d) el grado de cumplimiento de los objetivos y metas;
e) el estado de las acciones correctivas y preventivas;
f) el seguimiento de las acciones resultantes de las
revisiones previas llevadas a cabo por la dirección;
g) los cambios en las circunstancias, incluyendo la
evolución de los requisitos legales y otros requisitos
relacionados con sus aspectos ambientales; y
h) las recomendaciones para la mejora.
Los resultados de las revisiones por la dirección deben
incluir todas las decisiones y acciones tomadas
relacionadas con posibles cambios en la política ambiental,
objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión
ambiental, coherentes con el compromiso de mejora
continua..
Debe tomarse en cuenta que la intención de esta revisión
no implica, en un amplio contexto, revisar puntualmente
cada uno de los elementos del sistema de gestión
ambiental; para tal fin se establece el proceso de
auditorías internas. La revisión por la dirección debe
enfocarse a la adecuación de la política y los objetivos
para cubrir las necesidades del negocio.
Como consecuencia de la revisión por la dirección puede
ocurrir que sea necesario la variación de la política
ambiental - aunque eso ocurre esporádicamente ya que
ésta regularmente es escrita en términos generales o
globales-; o bien la actualización de los objetivos y las
metas - es más probable que estos se modifiquen- debido
a que los existentes ya han sido alcanzados o porque la
condición de la organización ha variado.
( 16 )
En el anexo 3 se presenta un procedimiento sobre el
proceso de revisión por la dirección, y en el anexo 4 se
muestra un formato para la documentación de este
proceso.
18.2 Proceso de mejora continua.
Para efectos de este texto se entiende mejora continua
como el “proceso recurrente de optimización del sistema
de gestión ambiental para lograr mejoras en el desempeño
ambiental global, de forma coherente con la política
ambiental de la organización”.
La mejora continua es una característica fundamental de
un sistema de gestión ambiental eficaz. Ésta se logra a
través del cumplimiento de los objetivos y metas
ambientales y la optimización del sistema de gestión
ambiental y cualquiera de sus componentes.
Algunos ejemplos que promueven la mejora continua,
misma que se pueden dar conforme el sistema va
madurando, son:
! Establecer un proceso para evaluar nuevos materiales,
con el fin de promover el uso de materiales menos
nocivos.
! Mejorar el proceso para identificar los requisitos legales
aplicables de forma que los nuevos requisitos que deben
cumplirse se identifiquen de manera oportuna.
! Mejorar la formación proporcionada a los empleados
sobre materiales y manipulación, con el fin de reducir la
generación de residuos.
! Introducir procesos de tratamiento individual a aguas
vertidas.
! Introducir a proveedores y clientes a lo largo de la
cadena de producción para evaluar su desempeño
ambiental.
! Introducirse en herramientas de evaluación de ciclo de
vida de productos.
Otro aspecto relevante es que los resultados de las
revisiones deben ser documentadas con el propósito de
proporcionar un registro de las conclusiones que se logren
en su desarrollo. Un motivo por el cual se hace necesaria
la documentación de esta actividad es porque puede
ayudar a evitar un trabajo duplicado, además de que
permite dar seguimiento a las decisiones tomadas durante
una junta en futuras sesiones.
Finalmente, debe considerarse la posibilidad de realizar las
revisiones de manera apropiada para el sistema; por lo
que se recomienda realizar varias revisiones distanciadas
en el tiempo y recordar que no todos los elementos deben
ser revisados en una misma sesión de trabajo.
19. AUDITORÍAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL.
La Norma ISO 19011, establece los lineamientos para al
ejecución de auditorías de sistemas de gestión de la
calidad y ambiente.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
( 19 )
19.1 Introducción.
Las auditorías a sistemas de gestión es una práctica que
se ha desarrollado como medio para verificar que las
disposiciones establecidas en los requisitos de la norma
ISO 14001 y los requisitos establecidos por las
organizaciones para la eficaz operación y control del
impacto ambiental, se ejecuten en conformidad.
Según quien la realice, las auditorías pueden clasificarse
en :
! Auditorías internas
conducidas por personal de la propia empresa, o bien, por
persona externa a la empresa que actúa con los
procedimientos y la sistemática de la propia empresa.
! Auditorías externas
conducidas por personal independiente a la compañía, o
bien, por persona externa a la empresa con sistemática de
actuación propia. Un ejemplo es la realizada por los
clientes a sus proveedores.
! Auditorías de entidades independientes
conducidas por organizaciones independientes con el
objetivo de certificar si su sistema cumple con lo
predispuesto en una norma específico.
El alcance de este manual se suscribe a las auditorías
internas, como mecanismo de evaluación y seguimiento al
sistema de gestión ambiental. Con respecto a las
auditorías internas debe considerarse que pueden
presentar ciertas ventajas en comparación con las
externas:
• Mayor conocimiento de los procesos auditados. El
personal conoce bien los procesos y puede profundizar en
ellos.
• Se tiene fácil acceso a información confidencial. La
confianza depositada en las personas designadas como
auditores internos permite que puedan tener el acceso a
información que no se brinda con tanta facilidad a
personas externas.
• Se puede hacer un seguimiento de las recomendaciones
que se dicten a partir de los resultados de auditoría. El
hecho de participar diariamente en las actividades de la
empresa le permite a los auditores internos verificar
fácilmente si se han dado los cambios debido a los
resultados de la auditoría.
• Se mejora la toma de conciencia ambiental del personal
y la identificación del mismo con la empresa. Al
involucrarse en la evaluación, el personal aprende mejor
sobre los impactos ambientales y promueve su control.
Sin embargo, de igual manera se pueden esperar ciertas
desventajas:
• Tienen un costo tanto en tiempo como en recursos
humanos, los cuales se distraen de sus labores cotidianas
para tomar parte en las auditorías. La auditoría interna de
un proceso puede involucrar a una persona durante un día
laboral o más, lo que puede reducir la productividad.
( 20 )
• Algunos auditores tienen menos libertad de expresarse
debido a compañerismo. Este asunto está relacionado con
la posibilidad de que generen conflictos internos cuando
haya personas que no se identifiquen apropiadamente con
el sistema de gestión ambiental o bien se siente
amenazados. Se requiere la participación activa del
departamento de recursos humanos para reducir la
ocurrencia de estas situaciones.
• Si no se tiene la experiencia necesaria puede no darse
la profundidad suficiente para conocer la realidad de la
empresa. La experiencia es sumamente importante para
determinar las inconsistencias con el cumplimiento de los
requisitos. Es necesario desarrollar un programa de
entrenamiento que involucre la interacción con personas
que puedan tener más experiencia en la ejecución de las
auditorías al sistema de gestión ambiental.
• Competencias del auditor. Además de las mencionadas
en el punto anterior, debemos referirnos a personas con
conducta ética, responsables, con facilidad de expresión,
con juicio y diligencia. Todas las competencias deben ser
desarrolladas o al menos verificar que las personas
seleccionadas como auditores las poseen.
Por otro lado, el proceso mismo de auditoría requiere que
se cumplan ciertos principios que unidos pueden aportar
confianza a los resultados obtenidos.
• Independencia: La base para la imparcialidad de la
auditoría y la objetividad de las conclusiones de la
auditoría. No puede ocurrir que una persona ejecute
auditorías de su propia área de trabajo.
• Sistemática: El método racional para alcanzar
conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un
proceso de auditoría sistemático. No se deja nada al azar.
El proceso debe ser repetible y que se alcancen los
mismos resultados independientemente de quien ejecute
la auditoría.
Si se mantienen los principios de auditoría se considera
que se ha establecido una herramienta eficaz y fiable y,
por consiguiente, se podrán lograr conclusiones de la
auditoría que sean pertinentes y suficientes; además de
que la alta dirección puede actuar con seguridad sobre
aspectos que le ayudarán a mejorar su desempeño.
La Norma ISO 14001, en el requisito 4.5.5, establece
cuáles son los objetivos de las auditorías internas:
a) determinar si el sistema de gestión ambiental:
! es conforme con las disposiciones planificadas para la
gestión ambiental, incluidos los requisitos de esta Norma
Internacional; y
! se ha implantado adecuadamente y se mantiene; y
b)
proporcionar información a la dirección sobre los
resultados de las auditorías.
Adicional a estos objetivos, la evaluación interna del
sistema tiene una razón de ser aún más relevante:
impulsar desde la dirección de la empresa un proceso de
mejora continua, orientado a todas las áreas de la
actividad. Los resultados de las auditorías internas son el
insumo más importante utilizado por la alta dirección para
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
proponer mejoras en el sistema de gestión.
Algunas definiciones que deben estar claras en este
proceso son:
Auditoría de sistema de gestión ambiental: “Proceso
sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensión en que se cumplen
los criterios de auditoría”. La definición inicia con los
principios básicos de la auditoría que ya se han
mencionado; además incluye dos conceptos que se
definirán a continuación.
Criterios de auditoría: “Conjunto de políticas,
procedimientos o requisitos utilizados para realizar
auditorías”. Ejemplos de criterios de auditoría son: Norma
ISO 14001, Manual ambiental, Política ambiental,
procedimientos del sistema de gestión ambiental; o
cualquier otro documento o informe que se utilice como
partida de evaluación.
Evidencias de auditoría: “Registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra información que son pertinentes
para los criterios de auditoría y que son verificables”.
Cualquier información (escrita, visual o verbal) que permita
verificar el cumplimiento o no del criterio de auditoría
utilizado en la evaluación.
Hallazgos de auditoría: “Resultados de la evaluación de la
evidencias de la auditoría recopilada frente a los criterios
de auditoría”. Al contrastar la evidencia de la auditoría con
los criterios de auditoría pueden darse dos situaciones: se
cumple o no con los criterios de auditoría. En caso de no
cumplirse estamos en presencia de un hallazgo de
auditoría que puede ser calificado como no conformidad.
Conclusiones de auditoría: “Resultado de una auditoría,
que proporciona el equipo auditor tras considerar los
objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la
auditoría”. Las conclusiones de auditoría están dirigidos a
verificar que se cumple o no con las disposiciones
establecidas en el sistema de gestión ambiental.
19.2 Proceso de auditoría interna.
El proceso de auditoría interna, tal como lo se describe en
la norma ISO 19011, se puede resumir en el siguiente
diagrama:‘
1. PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA.
Este paso incluye la definición de un programa de
auditorías (FOR 20, anexo 4), entendido como “conjunto
de una o más auditorías planificadas para un período de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito
específico”. Como se mencionó en la sección 17, este
programa debe incluir todos los procesos de la empresa y
todos los requisitos de la Norma ISO 14001.
Proporcionar recursos para la auditoría interna, lo cual
implica conocer la viabilidad de la auditoría, disponibilidad
de auditores y auditados, áreas de reunión y equipos para
auditores.
Debe mantenerse un grupo de auditores internos
competentes en la ejecución de auditorías internas. Los
auditores internos deben al menos recibir la siguiente
formación.
! Interpretación de los requisitos de la Norma ISO 14001.
! Técnicas de auditoría de sistemas de gestión ambiental.
! Proceso de auditoría de sistemas de gestión ambiental.
! Participación como observadores en al menos dos
auditorías internas.
Durante todo este proceso debe existir supervisión y
evaluación continua para verificar que el auditor puede
aplicar las distintas técnicas aprendidas.
2. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA.
El eje de este paso es generar un Plan de auditorías
internas (FOR 19, anexo 4). Según lo establece la Norma
ISO 19011, un plan de auditorías debe contener al menos
los siguientes elementos.
a) Los objetivos de la auditoría.
b) Los criterios de auditoría y los documentos de
referencia.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
( 21 )
c) El alcance de la auditoría, incluyendo la identificación
de las unidades de la organización y unidades funcionales
y los procesos que van a auditarse.
d) Miembros del grupo auditor.
e) Las fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de la auditoría in situ.
f) La hora y la duración estimadas de las actividades de la
auditoría in situ, incluyendo las reuniones con el auditado y
las reuniones del equipo auditor.
g) Aprobación.
El objetivo de auditoría será establecido con las
necesidades particulares: puede ser una auditoría de
cumplimiento de requisitos legales, una auditoría al
sistema total, una auditoría al desempeño ambiental de un
área específica, entre otras opciones.
El equipo auditor está constituido por un auditor líder o jefe
y uno o más auditores que le proporcionan ayuda en el
logro de los objetivos definidos. El auditor líder es el
encargado de orientar sobre las actividades de auditoría:
designación de responsabilidades dentro del equipo,
coordinación con el auditado, vocero del grupo; y la más
relevante, asegurar que se cumpla con el objetivo
establecido.
El grupo auditor debe ser competente en su conjunto, es
decir, debe asegurarse que los miembros del grupo
abarcan la competencia necesaria para cubrir el objetivo
pretendido durante la auditoría en ejecución.
Debe establecerse en el Plan de auditoría un cronograma
de las actividades que se realizarán en el periodo de
auditoría, estableciendo claramente la fecha, la hora, el
área a auditar, el auditado y el auditor.
3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA.
La ejecución de la auditoria puede dividirse en cuatro
etapas:
! Reunión de apertura: con la participación del equipo
auditor y el auditado. En ella se presenta el plan de
auditorías internas (objetivo, alcance, criterios de auditoría,
cronograma de actividades) y se discute si es necesario
realizar alguna modificación del mismo.
! Auditoría en sitio: se realiza una investigación para
verificar, con evidencia de auditoría, el cumplimiento de los
criterios de auditoría. Se recopila toda la evidencia
necesaria para cubrir el objetivo.
! Preparación del informe: levantamiento de los hallazgos
de auditoría y de las conclusiones de auditoría.
! Reunión final: se presenta el informe de auditoría
mediante una lectura y aprobación de los hallazgos y
conclusiones de auditoría.
Para la auditoría en sitio el equipo auditor debe prepararse
previamente en los criterios de auditoría que va a utilizar
(Norma ISO 14001, procedimientos específicos, etc). Una
práctica común es la elaboración de guías de verificación
que le orienten a llevar la auditoría. El anexo 6 presenta
( 22 )
una guía de verificación para evaluar cumplimiento de los
requisitos de la Norma ISO 14001.
Debe tenerse presente que la guía de verificación es una
ayuda y no puede convertirse en una restricción para
profundizar en un aspecto que se considere relevante,
durante la ejecución de la auditoría.
Deben tomarse en cuenta dos aspectos básicos en el
proceso de auditoría:
! Se está ejecutando la auditoría en un tiempo y espacio
definido, por lo que aquello que se pueda determinar
puede ser exclusivo de ese momento, de ahí la necesidad
de recopilar toda la información verificable que le facilite
llegar a las conclusiones de auditoría.
! No puede pretenderse abarcar el 100% de la
información disponible. Toda auditoría se basa en una
muestra, por lo que es la habilidad del auditor lo que le
permite determinar el tamaño de esa muestra.
Para la elaboración del informe de auditoría es necesario
recopilar la información identificada por los miembros del
equipo auditor. La reunión de la información debe aportar
las bases para redactar los hallazgos y las conclusiones
de auditoria.
Las diferencias entre el criterio y la evidencia de auditoría
definen el Hallazgo de auditoría. Los hallazgos pueden
ser clasificados según la dimensión del mismo de la
siguiente manera:
! No conformidades mayores: Ausencia o no aplicación
total de un procedimiento del sistema en la empresa o de
algún requisito de la Norma auditada.
! No conformidades menores: Incumplimiento puntual de
una sección de un procedimiento sin que se afecte la
buena operabilidad del sistema.
! Observaciones: Una situación no repetitiva que se
desvía ligeramente de un procedimiento del sistema sin
que se afecte el objetivo del mismo.
Durante el proceso de auditoría, en el momento de la
determinación de un hallazgo de auditoría, es necesaria su
verificación con el auditado, haciéndole entender la
evidencia con la cual respalda su hallazgo. De esta
manera será más sencilla la redacción del informe de
auditoría y la dinámica de la reunión de cierre.
4. INFORME DE AUDITORÍA:
El informe de auditoría (FOR 21, anexo 4) es preparado
con la supervisión del auditor líder. Éste debe contener al
menos los siguientes elementos.
! Objetivo.
! Alcance.
! Criterios de auditoría.
! Equipo auditor.
! Lista de hallazgos de auditoría debidamente
clasificados.
! Conclusiones de auditoría.
! Firmas de aprobación.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
El informe de auditoría se presenta en la reunión de cierre.
En caso de que sea necesario realizar cambios, producto
de la discusión en la reunión de cierre, el auditor líder
asume esa responsabilidad y una vez que lo tenga
preparado debe distribuirlo a las personas necesarias
(representante de la dirección, auditado, etc) o a quien la
organización decida para que luego sea evaluado por la
dirección general en el proceso de revisión por la
dirección.
5. SEGUIMIENTO A LAS CONCLUSIONES
DE AUDITORÍA.
Producto del informe de auditoría es probable que se de la
apertura de acciones correctivas que promuevan la
eliminación de las brechas determinadas durante la
auditoría. El cumplimiento de las acciones correctivas
pueden ser verificadas por el gestor ambiental al finalizar
la fecha de cumplimiento del plan establecido en ella, o
bien, por los auditores internos durante la próxima
auditoría interna.
El proceso de auditoría interna finaliza cuando hayan sido
cerradas las acciones correctivas originadas en el proceso
de auditoría.
Manual de Gestión Ambiental para pequeñas y medianas empresas
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