1. Educación

POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS
Boletín del egresado No. 128 - Diciembre 2014
Programa de
Gestión Documental
Intendente Jefe Camilo Alejandro Pistala Bolaños
Patrullera Yudi Liliana Ahumada Duarte
Grupo de Gestión Documental DINAE
Editorial
Importancia de los documentos
La gestión documental hace parte fundamental en las actividades
administrativas que desarrolla nuestra institución, por ende todo
documento físico o virtual, se convierte a futuro en un elemento valioso
que ayuda a la toma de decisiones y a ser parte de nuestra historia
institucional.
Valorar los documentos en una sociedad demuestra el alto grado de
civilización y cultura, su conservación debe estar a cargo del Estado, quien
tiene la responsabilidad de salvaguardar todos sus soportes producto de
las actuaciones, como ejemplo de la
transparencia de sus hechos y decisiones
tomadas; igualmente el Estado tiene la
responsabilidad de ejercer control de las
entidades privadas que ejerzan funciones
públicas.
Brigadier General MIREYA CORDON LOPEZ
Directora Nacional de Escuelas
¿Para qué sirven los documentos?
Soportan la toma de decisiones.
La información debe llegar a la persona adecuada, en el momento
oportuno.
Proveen soportes para posibles reclamaciones.
Permiten documentar derechos y deberes de las personas, para la
comunidad y el Estado.
Son centros activos y dinámicos de información.
Facilitan el manejo inteligente y competitivo de la información Menos tiempo más eficiencia.
Para la investigación, son fuentes primarias de las diferentes áreas
del conocimiento.
¿Porque son importantes los documentos?
Los documentos que conforman los archivos son importantes para la
administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se
convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del
patrimonio cultural y de la identidad nacional . (Acuerdo 07 de 1994 del
Archivo General de la Nación Reglamento General de Archivos ,
Artículo 1.)
Diseño:
Los archivos son el arsenal de la administración y el granero
de la historia (Charles Braiban).
La Policía Nacional adoptó el programa de Gestión Documental,
integrando nuevos mecanismos para sustituir los flujos documentales en
papel, por soportes y medios electrónicos, lo que conlleva a un cambio en
el manejo de los documentos, archivo, conservación y destino final, siendo
muy atractivos por ser mecanismos agiles de ubicar la información y su
almacenamiento no ocupa espacio físico que los documentos impresos.
Jerarquía documental
Consiste en establecer los niveles de importancia de cada uno de los
documentos definidos en el Sistema de Gestión Integral de la Policía
Nacional, según su impacto. Los documentos que se encuentran en la base
de la pirámide, impactan de manera específica en las actividades.
Régimen disciplinario
La implementación de un programa de Gestión Documental conlleva a
valorar los documentos y establecer unos lineamientos para su
conservación, con unos archivos que salvaguardan el patrimonio
documental y garantizan oportunamente la accesibilidad a la información.
Para ello se precisa, que en la administración de la información todos deben
estar involucrados, aunque la gestión y el orden se realicen por un
profesional especializado, quien lidera y facilita el tratamiento de los
documentos.
El desorden documental en la administración del Estado, conlleva al
desgaste administrativo o a la perdida de la información.
Igualmente, es necesario que los funcionarios tengan conocimiento básico
sobre la conservación, utilización de series y subseries documentales,
valor documental y bioseguridad en el tratamiento de los documentos, ya
que ello implica un riesgo en la salud de los funcionarios que realizan esta
actividad.
Los documentos tanto físicos como virtuales, hacen parte del entorno
laboral, profesional y personal, por lo cual, la conservación y organización
de los mismos se convierte en una necesidad, aunado al valor que la
información adquiere con el tiempo, toda vez que se constituye como
antecedentes de relevancia, sobre todo en el ámbito público.
Imagen obtenida de la Guía de Gestión Documental para la Policía Nacional
Régimen disciplinario
La Ley 1015 de 2006 Por medio de la cual se expide el Régimen
Disciplinario para la Policía Nacional en su artículo 34 y 35 contempla las
siguientes faltas:
UN COMPROMISO
DE CORAZÓN
Artículo 34. Faltas Gravísimas, numerales 6 y 14
Violar la reserva profesional en asuntos que conozca por razón del
cargo o función; divulgar o facilitar, por cualquier medio, información
confidencial o documentos clasificados, sin la debida autorización.
Apropiarse, ocultar, desaparecer o destruir bienes, elementos,
documentos o pertenencias de la Institución, de los superiores,
subalternos, compañeros o particulares, con intención de causar daño
u obtener beneficio propio o de un tercero.
Artículo 35. Faltas Graves.
Dirección
Brigadier General
MIREYA CORDON LOPEZ
Directora Nacional de Escuelas
Consejo de Redacción
Subdirección Nacional de Escuelas
Observatorio Educativo para el Servicio de Policía
[email protected]
Teléfono 315 94 44
Diseño
Oficina de Comunicaciones Estratégicas DINAE
[email protected]
a. Permitir el acceso o exhibir expedientes, documentos, archivos o
información que tenga la calidad de clasificada, a personas no
autorizadas;
c. Abstenerse de registrar los hechos y circunstancias a que se esté
obligado por razón del servicio, cargo o función o registrarlos de
manera imprecisa o contraria.
Dirección Nacional de Escuelas
Transversal 33 No. 47a-35sur
Teléfonos: 315 94 44
[email protected]
www.policia.gov.co/dinae
Diseño:
b. Dar motivo con culpa a la pérdida de expediente judicial o
administrativo, puesto bajo su responsabilidad, así como a
documentos o diligencias que hagan parte del mismo;