1. Healthcare

1 of 7
Kommissorium:
Udvikling og planlægning af pleje - og ældreboliger i Rønde
Baggrund
Sektorplanen for Ældreområdet i Syddjurs Kommune skaber grundlag for organisering, prioritering og udvikling af
fremtidens ældre – og sundhedsområde i Syddjurs kommune. Byrådet vedtog i 2011 et principprogram (bilag 1) for
den samlede udvikling af området, herunder plan for udbygning af ældre – og plejeboliger.
Af principprogrammet fremgår det, at planen for udbygning af kommunes plejeboliger skal tage afsæt i nedenstående
udviklingsmål:
1.
2.
3.
4.
5.
Fremtidigt plejeboligbyggeri tager afsæt i kommunes overodnede værdigrundlag.
Plejeboligkapacitetne udvides, således at borgere med behov for plejebolig sikres tryghed om et kvalificeret
tilbud inden for maximalt få måneders ventetid.
At plejeboligerne samles i større enheder med henblik på at optimere driftsøkonomien.
At borgere med svær demens og eventuelle medfølgende forstyrrelser i adfærd sikres et målrettet botilbud,
både hvad angår permanente boliger, pladser til midlertidiget ophold samt dagtilbud.
At tilrettelæggelsen af tilbud til borgere med svære demenslidelser, samles i én enhed med henblik på at
sikre borgeren en kvalificeret omsorg og pleje, der baserer sig på den nyeste viden inden for
demensområdet.
Udbygningsplanens plejeboliger er yderligere beskrevet i en Plejebolighandlingsplan (bilag 2) , sidst opdateret og
godkendt på udvalgsmøde i juni 2013. Planen definerer behov, rækkefølge samt anlægsbudgettering for gradvis
udbygning af 5 større plejecentre i kommunen. I første fase er plejecentret i Søhusparken udvidet til 110 boliger med
samtidige nedlæggelse af 16 plejeboliger på Vesterled i Tirstrup.
Dette kommissorium omfatter udbygningsplanen for ældre – og plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter i Rønde.
Jf. Plejebolighandlingsplanen skal der opføres 10 ældreboliger og 110 plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter.
Samtidig udtages 35 plejeboliger af drift. ( de 2 demensafsnit og Lindebo i Mørke)
Ved godkendelse af kommisoriet godkendes sektorplanen, principprogrammet, og plejebolighandlingsplanen som
grundlag for den videre initiering af projektet.
Planer og visioner knyttet til projektet
Vision for pleje og ældrebolig projektet som en integreret del af Rønde by
Boligerne til de ældre og de tilhørende faciliteter ønskes at fremstå som en integreret del af det samlede bymiljø
Rønde i overenstemmelse med det plan og udviklingsgrundlag som Kommuneplan 2013 beskriver. (Bilag 3)
http://syddjurs.odeum.com/dk/kommuneplan/kommuneplan.htm
Vision for plejeboligbyggeriet i henhold til kommunens værdigrundlag
1
2 of 7
Åbenhed: I forbindelse med planlægningen af plejeboliger har pårørendeorganisationer været inddraget i
sektorplanens fase 1-2-3. Endvidere skal borgerinddragelse og medarbejderinddragelse sikres i forarbejdet til
plejebolighandleplanen.
Kvalitet: Plejeboliger skal bygges, således de udgør en hensigtsmæssig ramme for plejeindsatsen. Der reflekteres i
planlægningsfasen og videndeles med andre kommuner, der har etableret nye plejeboligcentre.
Udvikling: Nytænkning og innovation tænkes med i byggeriet. Nytænkning i form af nye teknologier, men også
nytænkning i opgavevaretagelsen. Fokuspunkter fra projektet Trivsel Innovation Tilfredshed og Handling 1 bør indgå i
det fremadrettede arbejde.
Respekt: Plejeboliger skal etableres med respekt for det enkelte menneske. Plejeboligen er borgerens private hjem,
hvilket boligerne skal bære præg af. Samtidigt er boligerne en arbejdsplads og rammerne skal etableres også med
henblik på medarbejdernes trivsel.
Projektformål


At realisere plejebolighandlingsplanen
At udvikle og integrere et fremtidssikret og velfungerende byggeri i Rønde by
Projektets produkter



Analyser
Lokalplan
Byggeprojekt
Projektets faser






Projektgrundlag (nærværende dokument incl bilag)
Projektforberedelse
Arkitektkonkurrence
Lokalplan
Projektering og udbud
Byggefase
I nedenstående afsnit uddybes indholdet i projektets faser.
2
3 of 7
Fase: Projektforberedelse
1. Projektets organisering
Politisk beslutningsprocedure under hele projektet:
Direktion, Udvalget for Sundhed og Ældre (SÆ), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR)
Behandling af forslag til lokalplan:
Udvalget for Plan, udvikling og kultur (PUK), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR)
Styregruppe for projektet:
Chefen for Sundhed og Ældre er ansvarlig for projektets fremdrift og den politisk sagsbehandling i
udvalget for Sundhed og Ældre. Chefen for Sundhed og Ældre er styregruppen formand.
Chefen for Plan, Udvikling og Kultur er ansvarlig for lokalplanens fremdrift og den politiske
sagsbehandling i udvalget for Plan, udvikling og kultur.
Chefen for Veje og Ejendomme er ansvarlig for arkitektkonkurrence, efterfølgende byggeprojekt samt
projektledelse.
Projektleder:
Projektlederen er ansvarlig for projektets fremdrift. Projektlederne er tilknyttet Team Ejendomme
som intern eller ekstern ressource. Projektlederen refererer til styregruppen særligt
styregruppeformanden og varetager via sin rolle i projektorganisationen opgaverne: kommunikation*,
tidsplanstyring, ændringsstyring, risikostyring, økonomistyring. Til projektlederen knyttes diverse
ressourcepersoner.
Projektgruppe:
Medarbejdere fra sundhed og ældre, ejendommeadministrationen, Team Ejendomme, økonomi,
direktionssekretariat og planafdelingen. Projektgruppens medlemmer er individuelt ansvarlige for at
konkrete opgaver løses i de respektive afdelinger. Projektlederen uddelegerer og koordinerer opgaver
og er ansvarlig for projektets produkter leveres indenfor de fastsatte tidsfrister.
Ekstern konsulent bistand:
Indhentes ad hoc
*Der udarbejdes særskilt kommunikationsplan for den borgerrettede kommunikation, som har fokus på såvel
information, som inddragelse i udviklingsprocessen omkring boligerne og områdets indretning. Ansvaret for
kommunikationspIanen ligger hos projektledelsen.
2. Vidensindsamling
Der udarbejdes 3 analyser A1, A2 og A3 forud for planlægnings og byggeprojektet:
3
4 of 7
A1: En analyse, hvor øvrige tilstedeværende institutioners behov kortlægges. Formålet med analysen er at danne
grundlag for udarbejdelse af konkurrenceprogram og lokalplan. Analysen omfatter andre tilstedeværende kommunale
institutioner inden for området bestående af matr.nr. 1o,1k og 1m (2el, 2ik)/ adresserne: Vestre Fasanvej 31,
Vagtelvej 3, Vagtelvej 1a-f, Hovedgaden 73 og Hovedgaden 77 – 79. (Bilag 4)
A1 omfatter også analyse af behov for erstatningsbyggeri til øvrige aktiviteter. Denne del af analysen kan resultere i
udarbrejdelse af særskilt sag til direktion om nødvendigt budget og evt. politisk behandling**
**flg. afdelingschefer og afdelingledere inddrages: Hanne Beyer, Jan Saabye, Kenneth Enrico Petersen, Christina K.
Simonsen og (Brian Sloth).
A2: En analyse af fremtidens behov i pleje- og ældreboliger. Formålet med analysen er validering af demografiske
data.
A3: En analyse af finasieringsmuligheder for byggeprojektet (OPP, boligforening, kommunen bygger selv). Analysen
skal medtage eventuelle økonomiske bindinger på allerede eksisterende byggeri på arealet. Analysen skal beskrive tid
og procedureni forhold til støttet byggeri. Formålet med analysen er valg af mest egnede finansieringsmodel.
3. Udarbejdelse af konkurrenceprogram:
På baggrund af de 3 analyser udarbejdes et program til en arkitektkonkurrence.
I forbindelse med udarbejdelse af konkurrenceprogrammet gennemføres en proces med offentlighedinddragelse.
Omfang af offentlighedsinddragelse beluttes politisk.
Fase: Arkitektkonkurrence:
Grundet projektets og dermed også rådgiverhonorarets størrelse afvikles konkurrencen som et EU-udbud iht til
udbudsdirektivet.
Arkitektkonkurrencen har særligt fokus på den overordnede disponering af bebyggelsen, landskabsbearbejdning, parealer, bebyggelsesprocenter og indretning af de enkelte boliger. Detailindretning vil som en del af den efterfølgende
projektering skulle indarbejdes i projektet med udgangspunkt i den nyeste forskning på ældre og plejebolig området.
Dog vil der i konkurrenceprogrammet skulle opsættes overordnede mål for velfærdsteknologi, disponering ect.
Ligeledes skal overordnede mål og visioner fra ovenstående planer og analyser indarbejdes.
Fase: Lokalplan:
Området udgør incl. alle matrikler incl. 12.169 m2.
Der skal udarbejdes ny lokalplan for området, der giver mulighed for opførelsen af bl.a. pleje- og ældreboliger.
Områdets mulige bebyggelse:
En del af den eksisterende bebyggelse er allerede i dag i to etager. Øvrige områder i Rønde Midtby er planlagt til
bebyggelse i 5 etager. Ny bebyggelse vil mod nord, øst og vest være omgivet af privat boligbebyggelse i én etage. Det
vil inden for lovgivningen være muligt at arbejde med en bebyggelsesprocent for området på mellem 100-120%*
Nuværende gennemsnitlige bebyggelsesprocent på grunden er 70% jvf BBR.
I henhold til lovgivningen vedr. kommuneplanlægning skal lokalplanforslaget fremlægges i 8 ugers høring. Det
forventes, at der i forbindelse med høringen afholdes borgermøde, hvor lokalplanforslaget præsenteres for
fremmødte borgere.
*Vil kunne rumme plejebolighandlingsplanens karv om ældre og plejeboliger med tilhørende servicearealer +
hjemmepleje, sygepleje, center for aktivitet og træning og eksisterende køkken.
4
5 of 7
Fase: Projektering og udbud:
Det anbefales at det vindende arkitektfirma står for projektering og udbud af projektet, da erfaring viser at
overdragelse af projekter mellem konkurrence/skitsefasen og projekteringsfasen medfører tab at fremdrift/tid og
penge. Et firma der overtager et andet firmas projekt vil være tilbøjeligt til enten at ønske en række ændringer til
projektet eller fraskrive sig ansvar for beslutninger taget af det tidligere firma.
Fase: Byggeprojekt:
I henhold til Syddjurs Kommunes anlægsprogram for 2014 og overslagsårene skal byggeriet opføres i 2016.
Byggeprojektet følger derfor nedenstående overordnede tidsplan:
Jan 2016
Jan - Feb 2016
Marts 2016
2016
Marts 2017
Permanent og midlertidig genhusning af nuværende
beboere iværksættes.
Udbud
Rydning af grund
Opførelse af byggeri
Indflytning
Tidsplan
Aktivitet
Indhold
Deadline
Behandlet
Ansvar
Kommisorium
Udarbejdelse og
vedtagelse
februar 2014
marts 2014
Projektorganisation
Dannelse af
projektorganisation
(PO) med minimum en
styregruppeformand
(SF)og en projektleder
(PL)
En analyse, hvor øvrige
tilstedeværende
institutioners behov
kortlægges
(Interviews) *
Samle data om behov
for erstatningsbyggeri
til øvrige aktiviteter.
Evt. forberede sag til
Direktion om
nødvendigt budget og
evt. politisk
behandling*
Analyse af fremtidens
krav til ældre/plejeboligbyggeri
En analyse af
finasieringsmuligheder
for byggeprojektet
april 2014
maj 2014
Team ejendomme
(TE) + Chef for
Ældre og Sundhed
Chef for Ældre og
Sundhed (SF)
april 2014
maj 2014
PO
april 2014
maj 2014
PO
april 2014
maj 2014
PO
A1
A2
A3
5
6 of 7
Konkurrence
program
Arkitektkonkurrence
Lokalplan igangsætning
Lokalplanforslag
Lokalplanforslag
offentlig høring
Lokalplanforslag
Lokalplan, endelig
Lokalplan
Projektering
Byggetilladelse
Projektering og
Udbud
Genhusning
Nedbrydning
Byggeri
Udarbejdelse af
konkurrenceprogram
incl offentlighedsfase
Afholdelse af
arkitektkonkurrence
EU-Udbud
På baggrund af valgt
projekt udarbejdes
igangsætningssag
Udarbejde
lokalplanforslag incl.
sag
Høring
maj 2014
august 2014
PO
september
2014
februar 2015
TE**
februar 2015
februar 2015
Plan**
februar 2015
april 2015
Plan**
maj 2015
juni 2015
Plan**
Bearbejde høringssvar
Lokalplan til endelig
vedtagelse
Offentliggørelse
august 2015
september
2015
oktober 2015
august 2015
oktober 2015
Plan**
Plan**
Plan**
Det vindende
arkitektfirma
projekterer byggeriet
Byggesagsbehandling
maj 2015
november
2015
november
2015
december
2015
januar 2016
december
2015
februar 2016
Byggeri**
januar 2016
marts 2017
Sundhed & Ældre**
februar 2016
marts 2016
TE**
marts 2016
marts 2017
TE**
Færdigprojektering og
udbud
Permanent og
midlertidig genhusning
Nedrivning og
klargøring af grund
Opførelse
TE**
TE**
*flg. afdelingschefer og afdelingledere inddrages: Hanne Beyer, Jan Saabye, Kenneth Enrico Petersen, Christine
Kousholt og (Brian Sloth).
**TE, Byggeri, Plan samt Sundhed & Ældre refererer under hele forløbet til PO der står for en overordnede
koordinering og fremdrift af projektet.
Tidsplan - Politisk behandling og høring
Aktivitet
Indhold
Aflevering
frist
Behandlet
Ansvar
Dir, SÆ, ØK, BR
Behandling af
kommissorium
Marts / april
2014
Chef for
Sundhed og
Ældre
Dir, SÆ, ØK, BR
Evt. behandling af kortlagte
behov, hvis de ikke er en
del af det aktuelle budget.
Beslutning om omfang af
byggeriet.
Dir: 12.03 /
18.03
SÆ: 24.03 /
02.04
ØK: 10.04
Byråd: 26.04
Dir: 21.05 /
27.05
SÆ: 26.05 /
04.06
ØK: 12.06
Maj /juni
2014
PO
6
7 of 7
Byråd: 25.06
DI, SÆ, ØK, BR
Godkende
konkurrenceprogram og
dommerkomite til
arkitektkonkurrence
DI, SÆ, ØK, BR
Dir: 19.08
SÆ: 26.08
/03.09
ØK: 11.09
Byråd: 17.09
August/
september
2014
PO
Februar
2015
PO
PUK
Orientering om valg af
vinderprojekt og
igangsætning af EU-udbud
Igangsætning af lokalplan
februar 2015
PO
PUK, ØK & BR
Forslag til lokalplan
august 2015
PO
PUK, ØU & BR
Plan endelig behandling
PO
SÆ, BR
SÆ, BR
1. spadestik
Indvielse
oktober
2015
Marts 2016
Marts 2017
PO
PO
Økonomi
Rammebevilling for støttetbyggeri, kommunens anlægsbudget 2014-2017 (kvalitetsfondsmidler), grundkapital i form
af byggegrunde.
Bilag
Bilag 1: Principprogram for udvikling af ældreområdet
Bilag 2: Plejebolighandlingsplan – del 3
Bilag 3: Byskitse Rønde
Bilag 4: Matrikelkort
Ref: lerii
27.02.2014
7