1. Educación

H. Ayuntamiento Municipal de Totolapan Morelos
2013 - 2015
COMUNICACIÓN SOCIAL
Totolapan, Mor, 30 de octubre de 2013
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
COMUNICACIÓN SOCIAL
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CONTENIDO
Página
I
Autorización
3
II
Introducción
4
III
Políticas
Operación
IV
Simbología
6
V
Procedimientos
8
VI
Diagrama de Flujo
9
VII
Directorio
16
VIII
Hoja
Participación
de
de
5
17
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COMUNICACIÓN SOCIAL
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I. AUTORIZACIÓN
AUTORIZÓ
Con fundamento en el Art. 60 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, se expide
el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección de Comunicación Social, el
cual contiene información referente a sus Políticas, Procedimientos y tiene como objetivo,
servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.
_________________________________
Ing. Jesús Alfaro Ramírez
Presidente Municipal
REVISÓ
_________________________________
Adolfo Israel Gutiérrez Ibarra
Comunicación Social
APROBÓ
Art. 60 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, publicado en el Periódico Oficial
"Tierra y Libertad" No. 4272 del 18 de Agosto del 2003.
_________________________________
Profa. Lorena Nolasco Pérez
Oficial Mayor
Fecha de
Autorización
Vo. Bo.
Secretario del Ayuntamiento
No. de
Páginas
30 de octubre de
2013
Arq. Fernando Peralta
Avilés
17
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II. INTRODUCCIÓN
La Administración Publica Municipal tiene la obligación de convertir los planes y programas en
acciones y resultados concretos que beneficien a la Ciudadanía, por lo tanto se debe de
contar con instrumentos que permitan realizar el trabajo de cada Área Administrativa de la
mejor manera posible y ofreciendo la información completa para realizar los tramites
correspondientes.
El personal encargado de cada Área así como la Ciudadanía en general deben de conocer los
procedimientos, los requisitos y los pasos a seguir para obtener un servicio o un producto. De
tal manera que este documento aporta en la difusión de la información necesaria en cuanto a
procedimientos se refiere.
El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y
especifica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de las
Áreas Administrativas del Municipio de Totolapan Morelos, describiendo paso a paso las
operaciones que se ofrecen en cada Área.
La información aquí plasmada debe de ser conocida por los servidores públicos como
encargados de la atención y por la ciudadanía como principal usuario de los servicios
ofrecidos, de tal manera que este documento es una importante herramienta para ofrecer un
mejor servicio y conocer las actividades desarrolladas en la Administración.
Es importante mencionar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que
se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad
establecida, en la estructura orgánica de la Administración o bien en algún otro aspecto que
influya en la operatividad de la misma, con el fin de cuidar su vigencia operativa.
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III. POLITICAS DE OPERACIÓN
PROCEDIMIENTO: Resumen diario de titulares de prensa escrita
1. análisis de los diarios de mayor circulación de la región.
2. análisis de noticias donde se vincule o hable directamente del Municipio de Totolapan o de
sus funcionarios.
PROCEDIMIENTO: Agenda semanal de actividades/ eventos del Ayuntamiento
1. Informar a las Áreas administrativas acerca de las actividades agendadas.
2. La información será enviada a Presidencia, Oficialía Mayor y Comunicación Social para su
distribución.
3. Los formatos a utilizar son: calendarización de eventos, Programación de eventos y Ficha
informativa.
4. En el formato de calendarización de eventos se plasman las actividades semanales, se
entregara el viernes anterior a la semana a programar.
5. El formato de Programación de eventos, consiste en especificar los recursos a emplearse
para la realización del evento.
6. La ficha informativa es un resumen acerca de las actividades que se realizaran y los
participantes que acudirán.
PROCEDIMIENTO: Cobertura de Eventos
1. Cubrir los eventos que generen las diferentes áreas del Ayuntamiento.
2. Invitación a medios regionales (televisión, escrita)
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IV. SIMBOLOGÍA
Símbolo
Nombre
Inicio o Término.
Actividad.
Decisión.
Conector.
Conector de
Página.
T
Archivo Temporal.
D
Descripción
Señala donde
procedimiento.
inicia
o
termina
un
Representa la ejecución de una o más
tareas de un procedimiento.
Indica las opciones que se pueden seguir,
en caso de que sea necesario tomar
caminos alternativos.
Mediante el símbolo se puede unir, dentro
de la misma hoja dos o más actividades
separadas físicamente en el Diagrama de
Flujo, utilizando para su conexión números
arábigos, indicando la actividad con la que
se debe continuar
Similar al significado del símbolo anterior,
solo que este se emplea cuando las
actividades
quedan
separadas
en
diferentes páginas. Dentro del símbolo se
utilizará un número arábigo que indicará la
actividad a la cual continua el diagrama.
Indica
que
se
guarda
documento/producto/insumo durante
período determinado.
un
un
Archivo Definitivo.
Indica que se guarda un documento,
producto o insumo de forma permanente.
Documento.
Representa un documento, formato o
cualquier, que se recibe, elabora o envía.
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Símbolo
Nombre
Descripción
Líneas de Dirección.
Representa la ejecución opcional de una
tarea dentro de la secuencia del
procedimiento.
Nota.
Se utiliza para indicar comentarios o
aclaraciones adicionales a una actividad y
se puede conectar a cualquier símbolo del
Diagrama de Flujo en el lugar donde la
anotación sea significativa.
Dentro de este símbolo se puede informar:
 Tiempo necesario para realizar cierta
(s)
por
una
instancia
que
esporádicamente intervenga en el
procedimiento.
Actividad Opcional.
Representa la ejecución opcional de una
tarea dentro de la secuencia del
procedimiento.
Documento Opcional.
Representa un documento que dentro del
procedimiento
puede
elaborarse,
requerirse o utilizarse.
Documento Destruido.
Indica la destrucción o eliminación de un
documento, por no ser necesario.
Proceso.
Indica el procesamiento de información.
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V. PROCEDIMIENTOS
No.
Procedimiento
1
Nombre
Clave
Total de
Páginas
Resumen diario de titulares de
prensa escrita
MT/DCS/P01
2
2
Agenda semanal de actividades/
eventos del Ayuntamiento
MT/DCS/P02
2
3
Cobertura de Eventos
MT/DCS/P03
3
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VI.
DIAGRAMA DE FLUJO
Procedimiento 1: Resumen diario de titulares de prensa escrita
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Descripción de Actividades
Procedimiento 1: Resumen diario de titulares de prensa escrita
Paso
Responsable
Actividad
1
Comunicación
Social
Comunicación
Social
Analiza diariamente los diarios de mayor
circulación en la región.
Selecciona las noticias más importantes
que
estén
vinculadas
o
hablen
directamente del Municipio de Totolapan
o de las acciones de sus funcionarios.
Elabora resumen de las noticias
seleccionadas.
Envía resumen a los integrantes del
Ayuntamiento de manera impresa y
electrónica.
Archiva información (diario y resumen)
2
3
4
5
Comunicación
Social
Comunicación
Social
Comunicación
Social
Documento de Trabajo
(No. de Control)
Diarios
Resumen
Resumen y Diarios
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Procedimiento 2: Agenda semanal de actividades/ eventos del Ayuntamiento
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Descripción de Actividades
Procedimiento 2: Agenda semanal de actividades/ eventos del Ayuntamiento
Paso
Responsable
Actividad
1
Comunicación
Social
2
Áreas
Administrativas
Envía a las diferentes áreas los formatos
de
calendarización
de
eventos,
programación de eventos y ficha
informativa.
Llenan los formatos, los envían a
Presidencia,
Oficialía
Mayor
y
Comunicación Social para organización,
distribución y conocimiento.
Definen comisiones para organización de
eventos.
3
4
5
Presidencia,
Oficialía Mayor,
Comunicación
Social
Área Administrativa Realiza su evento con el apoyo de las
áreas comisionadas.
Comunicación
Cubre el evento para su difusión en los
Social
principales medios impresos.
Documento de Trabajo
(No. de Control)
Formatos
Resumen de Evento
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Procedimiento 3: Cobertura de Eventos
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Descripción de Actividades
Procedimiento 3: Cobertura de Eventos
Paso
Responsable
1
Áreas
Administrativas
2
3
4
5
6
7
8
Actividad
Calendarizan sus eventos e informan a
Comunicación Social acerca del lugar y
hora. (llenado de los formatos)
Comunicación
Difunde calendarización de eventos a los
Social
principales medios impresos y televisivos.
Comunicación
Revisa que la ficha informativa este
Social
correctamente integrada.
Área Administrativa Realiza evento
Comunicación
Cubre el evento mediante toma de fotos,
Social
realiza resumen breve y descriptivo del
evento.
Comunicación
Anexa resumen a la integración de la
Social
gaceta mensual.
Comunicación
Publica información en la página
Social
electrónica del municipio.
Comunicación
Difunde información a los principales
Social
medios impresos de la región.
Documento de Trabajo
(No. de Control)
Formatos
Listado de eventos
semanales
Ficha informativa
Resumen
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XII. DIRECTORIO
Nombre y Puesto
Adolfo Israel Gutiérrez Ibarra
Director de Comunicación Social
Teléfonos
Oficiales
Domicilio
Oficial
(735) 357 9722 ext. 215 Plaza de la
Constitución 1, Col.
Centro, C.P. 62830
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XIII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
Fecha de Inicio
9 de octubre de 2013
Fecha de Terminación
16 de octubre de 2013
Participantes
Adolfo Israel Gutiérrez Ibarra
Puesto
Dirección de Comunicación Social
Lic. Alfonso Echaniz Alarcón
Asesor Designado