1. Bienes raíces

Ficha de Inscripción y Contrato No.________
• Información para Facturar:
Nombre o Razón Social: ________________________________________________________________________________
NIT: ________________________________ Teléfonos: _________________________________________________________
Dirección Fiscal: _________________________________________________________________________________
Representante Legal: __________________________________________________________________________________
Persona Responsable de Pagos: ________________________________________________________________________
Mail__________________________________________________________Telefono:_________________________________
•
Actividad de la Empresa:
Fabricante: ________ Importador: ________ Exportador: ________ Servicios: ________ Distribuidor: _____________
•
Detalle de espacios a contratar:
Números de los
stands:
Valor por Mt2:
Cantidad de stands:
Total en Q:
Total de Mts2:
Forma de pago:
Según las condiciones establecidas en el contrato, me comprometo a cumplir con el pago de __________
cuotas mensuales, condiciones que fueron aceptadas por la empresa a la cual represento.
• Datos para Directorio:
Nombre que desea aparezca en el directorio de expositores:
________________________________________________________________________________________________________
Dirección: _____________________________________________________________________________________________
Teléfonos: ______________________________________________ Persona Contacto: ____________________________
E-mail: ___________________________________________________ Web: ________________________________________
Productos: _____________________________________________________________________________________________
Fecha:
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CONTRATO REGLAMENTO PROMUEBLE 2015
1.
La exhibición se realizará del 16 al 18 de abril del 2015, en la ciudad de Guatemala, en el Expocenter de
Tikal Futura.
2.
El Comité Organizador se reserva el derecho de admisión, tanto de expositores, como a cualquier
persona o entidad.
3.
Cada empresa es libre de elegir el stand a su conveniencia y según sus necesidades.
4.
Ninguna petición de stand se considerará como confirmada, hasta que se haya recibido el depósito del
30% de anticipo. Adicionalmente deberá de llenar y adjuntar la ficha de inscripción debidamente
firmada y sellada.
5.
Las empresas que adquieran su stand a través de cuotas mensuales, deberán mantener al día sus pagos.
De haber dos cuotas atrasadas, el Comité Organizador tiene la facultad de liberar el stand, sin realizar
ningún reembolso por pagos ya realizados.
6.
Cualquier petición de cancelación se deberá realizar de forma escrita y dirigida al Comité Organizador,
exponiendo claramente las causas. En este sentido el Comité Organizador resolverá la aceptación de la
petición o la penalización de la misma, dependiendo de las causas. No se realizaran reembolsos por
pagos ya realizados.
7.
La empresa expositora asignará a un representante ante el Comité Organizador, quien será el que
podrá pedir y recibir información, para todo lo relacionado con el evento y el stand respectivo. Esto con
el objeto de evitar confusión y desvío de información.
8.
Cada stand o grupo de stands pertenecerá y podrá exponer únicamente los productos de la empresa
que lo haya rentado. De ninguna manera se permite que un stand sea subarrendado. De no cumplir
con esta norma la empresa que haya firmado el contrato por el alquiler de los stands, será multada con
Q8,000.00, los cuales deberán cancelar inmediatamente de lo contrario será retirada de la exhibición.
9.
El stand es entregado con panelería blanca y cenefa con nombre de la empresa. Queda totalmente
prohibido: perforar, pintar o dañar dicha estructura. Si se requiere de algún cambio o ajuste el expositor
deberá comunicarlo al staff del evento, para que sea la empresa encargada del montaje quien lo
realice.
10. Las empresas que deseen colocar cualquier tipo de paredes o paneles distintos a los que proporcionará
el evento lo puede hacer, tomando en cuenta que deberán estar bien acabados de ambos lados. Por
favor tome muy en cuenta las medidas de su stand para no invadir el espacio de su vecino. No se
permite la colocación de mantas y mobiliario que obstaculicen los pasillos y la visibilidad del vecino.
11. Los stands se entregarán con una extensión eléctrica, para tomar energía con capacidad máxima de
400W. Quien requiera de mayor carga o instalación especial para equipo o maquinaria, deberá
solicitarla por escrito a más tardar el miércoles 18 de marzo indicando el tipo de instalación, carga
requerida, ubicación del lugar de instalación, y será el personal de la empresa contratada para este fin
quien determinará la autorización, lugar de toma y supervisión de la misma. El costo de energía
adicional se cancelara directamente a la empresa prestadora del servicio.
12. Cada stand tendrá derecho a contar con tres gafetes para el personal que tendrá a su cargo la
atención del mismo. Dichas personas deberán portar SIEMPRE su gafete, tanto para ingresar al piso de
exhibición como para permanecer dentro del stand. No se harán reposiciones por gafetes extraviados u
olvidados.
13. Es requisito presentar un plano de la distribución y decoración del stand, el cual será evaluado y
aprobado por el Comité Organizador. Este deberá expresar con claridad la ubicación de los productos,
el tipo de estructura y las medidas respectivas. Le pedimos tome en cuenta las dimensiones del stand, la
delimitación de su vecino y los pasillos. Serán rechazadas las propuestas que no cumplan con estas
especificaciones. El plazo de presentación será a más tardar el miércoles 18 de marzo. Se aplicara una
multa de Q4,000.00 a la empresa que no cumpla con esta normativa.
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14. Queda totalmente prohibido hacer por parte del expositor: instalaciones, conexiones, tomar energía sin
autorización, y mucho menos dañar, romper o querer tomar las instalaciones existentes de energía para
su stand. Debiendo llevar ya listas todas sus conexiones, para conectar en los lugares autorizados.
Principalmente aquellas empresas que requieran energía especial. Se sugiere llevar a su técnico
electricista para que de acuerdo a la naturaleza de sus máquinas realice las instalaciones respectivas.
Por seguridad de todos le recomendamos tomar muy en cuenta estos aspectos para evitar accidentes
lamentables.
15. Los reflectores y la energía en los tomacorrientes serán conectadas hasta después de haber realizado la
Inspección física de todo lo realizado en los stands. Si posteriormente se hiciera algún tipo de conexión
sin autorización, UNICAMENTE LA EMPRESA EJECUTORA, SERA RESPONSABLE POR LOS DAÑOS
OCASIONADOS, Y DEBERA RESPONDER Y CANCELAR POR TODOS LOS DAÑOS PARCIALES O TOTALES
DERIVADOS DE ESTA ACCION.
16. El Comité Organizador deberá autorizar la utilización de sistemas electrónicos, bocinas, altoparlantes,
letreros luminosos y otros como: mimos, animales o distractores especiales, ya que NO podrán generar
embotellamiento, ni quitar la atención de otros stands.
17. El evento proveerá del servicio de vigilancia privada:
•
Tome en cuenta que durante el montaje y desmontaje PROMUEBLE 2015, NO se hace responsable
por pérdidas o daños ocasionados en los stands.
•
El salón será abierto media hora antes de que se abra al público, por lo que la persona responsable
de cada stand deberá tener un horario de 9:30 a.m. a 19:00 horas todos los días del evento, a
excepción del jueves 16 de abril, por ser la ceremonia y coctel inaugural, el horario de cierre será
hasta las 22:00 horas. La atención del stand durante la ceremonia inaugural es OBLIGATORIA, tanto
por imagen de cada expositor como del evento. Se aplicaran sanciones a las empresas que no
cumplan con este punto.
•
De 19:00 horas a 9:30 a.m. las instalaciones permanecerán cerradas.
•
Siempre que el salón esté abierto, la empresa expositora deberá contar con una persona
responsable en su stand. En el caso de artículos pequeños y de valor, deberán ser guardados en un
lugar seguro bajo llave, de cualquier manera el evento, NO se hace responsable por los mismos.
18. Cualquier daño causado a las instalaciones (piso, paredes, techo etc.) del Hotel Tikal Futura será
responsabilidad de la empresa que lo haya causado y responderá directamente al Hotel por los mismos.
19. Por seguridad de todas las empresas que hayan elegido su stand cerca de cualquier salida de
emergencia, por ningún motivo deberán bloquear el espacio para la utilización de la misma en caso de
alguna emergencia.
20. Para mantener la comunicación con los expositores, el Comité Organizador recomienda que cualquier
queja o recomendación que desee hacer con respecto a problemas intrínsecos a este evento, se haga
en forma escrita y firmada por la persona acreditada ante PROMUEBLE 2015. La respuesta se hará
efectiva a través de la misma forma. En ambos casos a través de la coordinadora del evento.
21. PROMUEBLE 2015 no se responsabiliza por cualquier pérdida, robo o daño que pueda ocurrir en la
propiedad del expositor, o por muerte o daño físico de los empleados, agentes, huéspedes, invitados y
demás personal. El expositor al firmar este contrato, exonera de toda responsabilidad al evento y a
AGEXPORT.
22. Es prohibido, invadir los espacios asignados para pasillos comunales, tomar fotografías a stands ajenos al
adquirido, realizar trabajos avanzados a productos y estructuras que sirvan como delimitación de su
stand o productos a exhibir.
23. Toda empresa participante para poder ingresar sus productos el día de montaje, deberá presentar su
estado de cuenta SOLVENTE, firmado y sellado por el Departamento de Contabilidad de AGEXPORT. La
empresa que no haya cancelado el 100% de su stand no podrá montar y NO se harán excepciones ni
reembolsos. La fecha límite de pago es el viernes 10 de abril.
24. Tomar en cuenta que el único día de montaje es el miércoles 15 de abril, de 7:00 a 19:00 horas, (horario
según ubicación). Por lo que las empresas que deseen realizar montajes especiales o muy complejos
deberán llevar terminadas sus estructuras, para que puedan montar respetando el tiempo establecido.
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25. El Comité Organizador tiene la facultad de reorganizar la ubicación de las empresas participantes, con
la finalidad de optimizar y agrupar los espacios del evento.
26. La participación en la reunión informativa de pre-montaje es de carácter obligatorio, para todas las
empresas participantes. Durante dicha reunión se entregará el manual de montaje, en donde se
especifican horarios de montaje y desmontaje, programa de actividades y detalles de la organización
del evento. Se enviara convocatoria previa, sin embargo la fecha tentativa es el viernes 13 de marzo.
27. Quejas y reclamos por incumplimiento y atrasos en la entrega de productos:
• El Comité Organizador tomara las acciones y sanciones que aplique a las empresas que resulten
involucradas en este tipo de casos.
• Toda empresa participante reconoce expresamente que PROMUEBLE 2015 es un espacio de
promoción comercial y en virtud de ello ni el evento ni AGEXPORT son responsables por cualquier
actividad que cause un daño o perjuicio a terceros.
28. Cualquier eventualidad, imprevisto o algún punto de este reglamento de exhibición que haya quedado
involuntariamente NO considerado, será informado oportunamente a los expositores, entiéndase
representante o personal de atención del stand.
29. AGEXPORT y PROMUEBLE 2015 no se hace responsable si por cualquier eventualidad o imprevisto no es
posible realizar el evento del 16 al 18 de abril del 2015, en el Expocenter de Tikal Futura, para lo cual
tratará de cambiar el lugar por otro semejante previo aviso a los expositores.
30. AGEXPORT y el Comité Organizador de PROMUEBLE 2015 a través de la participación en el evento de
cada empresa, asumen la plena aceptación de todas las normativas de montaje plasmadas en este
reglamento.
Nombre del Representante: _________________________________________________________________
Firma del representante: ___________________________________________________________________________
Sello de la Empresa: _______________________________________________________________________________
USO EXCLUSIVO PROMUEBLE 2015
Descuento Total en %:
Numero de Factura:
Descuento Total en Q:
Numero de Pedido:
Total a Facturar:
Fecha de Ingreso SAP:
Observaciones y especificaciones especiales para facturación:
___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
Ejecutiva de Ventas: _________________________ Vo. Bo. Promotora C. ________________________________
Ingrid Gaitán R.
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