PLAN DE ACCION 2014 Sena, más Trabajo
PLAN DE ACCION 2014 Sena, más Trabajo Lineamientos Operativos Direccion de Planeacion y Direccionamiento Corporativo Octubre de 2013 Resumen: El presente documento reúne los lineamientos a través de los cuales se busca generar una adecuada articulación entre la estrategia y operación que permita posicionar al SENA como entidad de formación para el trabajo, orientada por los criterios de calidad y pertinencia de la formación, que busca el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando formación profesional integral para su incorporación en actividades productivas. 1 SENA, más trabajo © 2013 SENA – Dirección General Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Grupo de Planeación Operativa Calle 57 8-69 Torre Central Piso 5 Bogotá, Colombia +57 (1) 546 1500 ext. 12237 Mail: [email protected] twitter@SENAcomunica:#SENAplanea Facebook SENA comunica Título: Plan de Acción 2014 “Sena, más trabajo” File: Plan de Acción 2014 “Sena, más trabajo” 2 EQUIPO DIRECTIVO Gina Parody D´Echeona Directora General Ingrid Carolina Silva Secretaria General Natalia Ariza Ramirez Dirección de Formación Profesional María Magdalena Forero Moreno Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo Germán Alberto Chaves Correal Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento Diana Paola Basto Castro Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas Arturo Fernando Rojas Rojas Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Francisco Javier Cardona Acosta Dirección Administrativa y Financiera María Sofía Arango Arango Dirección Jurídica Raul Eduardo Gonzalez Garzón Oficina de Control Interno Iliana Andrea Sánchez Gil Oficina Control Interno Disciplinario Diego Fernando Suárez Manzur Oficina de Comunicaciones Jose Guillermo Salgado Oficina de Sistemas 3 Tabla de Contenido 1 INTRODUCCION ................................................................................................................................... 10 2 MARCO GENERAL PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN .................................................. 12 2.1 2.2 3 ESTRUCTURACIÓN ............................................................................................................................. 12 SEGUIMIENTO Y AJUSTES ................................................................................................................... 13 PRINCIPALES ORIENTACIONES ............................................................................................................. 15 3.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................................................................ 15 3.1.1 Lineamientos preparación Formulación Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 .....15 3.1.2 Implementación y seguimiento Políticas Conpes Estratégicos 2014 - 2018 ..................15 3.1.3 Evaluación Programas Institucionales .............................................................................16 3.1.4 Operaciones Estadísticas .................................................................................................16 3.1.5 Gestión de la Información y Evaluación de Resultados ...................................................17 3.1.6 Sistema Integrado de Gestión –SIG- ................................................................................17 3.2 TALENTO HUMANO................................................................................................................................. 21 3.2.1 Relaciones Laborales .......................................................................................................21 3.2.2 Administración de Salarios ..............................................................................................22 3.2.3 Bienestar e Incentivos .....................................................................................................24 3.2.4 Capacitación ....................................................................................................................24 3.2.5 Certificación Servidores Públicos y Contratistas SENA ....................................................29 3.2.6 Servicio Médico Asistencial .............................................................................................30 3.2.7 Seguridad y Salud en el Trabajo ......................................................................................31 3.2.8 Vivienda ...........................................................................................................................33 3.2.9 Pensiones .........................................................................................................................34 3.3 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ................................................................................................. 35 3.3.1 Adquisición de elementos TIC .........................................................................................35 3.3.2 Hardware, software y servicios TIC .................................................................................36 3.3.3 Donaciones ......................................................................................................................37 3.3.4 Orientaciones generales para el uso de los equipos, software y servicios .....................38 3.3.5 Gestión de seguridad de la información..........................................................................39 3.3.6 Servicios TIC .....................................................................................................................40 4 3.4 RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTIÓN DEL CLIENTE ............................................................. 42 3.4.1 Estrategia Servicio al Cliente ...........................................................................................42 3.4.2 Servicio al Empresario .....................................................................................................48 3.4.3 Eventos ............................................................................................................................54 3.4.4 Relaciones Internacionales ..............................................................................................55 3.5 FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL ......................................................................................................... 57 3.5.1 Planeación de la Formación Profesional en Centros .......................................................57 3.5.2 Metas de Formación .......................................................................................................59 3.5.3 Elementos considerados para el costeo de la ejecución de la formación profesional en los centros. ..................................................................................................................................65 3.5.4 Diseño Curricular .............................................................................................................72 3.5.5 Registro calificado............................................................................................................73 3.5.6 Publicación de la Oferta y Selección de Aprendices ......................................................73 3.5.7 Ejecución de la Formación Profesional Integral ..............................................................73 3.5.8 Programa Articulación con la Educación Media ..............................................................74 3.5.9 Programa de Ampliación de Cobertura ...........................................................................75 3.5.10 Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación – SENNOVA .............75 3.5.11 Política de Fomento al Bienestar y Liderazgo del Aprendices .....................................76 3.5.12 Apoyos de Sostenimiento ............................................................................................78 3.5.13 Producción de Centros ................................................................................................79 3.6 EMPLEO, ORIENTACIÓN OCUPACIONAL Y EMPLEABILIDAD .............................................................................. 79 3.6.1 Gestión de Empleo, Orientación ocupacional y empleabilidad.......................................79 3.6.2 Orientación Ocupacional .................................................................................................80 3.6.3 Observatorio Laboral y Ocupacional ...............................................................................85 3.6.4 Atención de las Poblaciones Vulnerables – Servicios a la empleabilidad .......................87 3.7 EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO ......................................................................................................... 93 3.7.1 Estrategias para la articulación con la formación, el programa Jóvenes Rurales Emprendedores, Empleabilidad y Tecnoparque .........................................................................94 3.7.2 Resultados de la estrategia de articulación .....................................................................96 3.7.3 Modernización del Fondo Emprender ..........................................................................97 3.7.4 Jóvenes Rurales Emprendedores ....................................................................................97 3.8 INNOVACIÓN Y COMPETITIVIDAD ............................................................................................................. 101 5 3.8.1 3.9 Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación ...................................101 COMPETENCIAS PARA LAS CUALIFICACIONES .............................................................................................. 104 3.9.1 Gestionar Mesas Sectoriales .........................................................................................104 3.9.2 Estandarización de Competencias Laborales Específicas .............................................105 3.9.3 Evaluación y Certificación de Competencias Laborales.................................................107 3.9.4 Gestión del Talento Humano por Competencias ..........................................................108 3.9.5 Lineamientos Generales ................................................................................................109 3.10 CONTRATACIÓN Y CONVENIOS ................................................................................................................ 111 3.10.1 Convenios y contratos derivados ..............................................................................111 3.10.2 Contratación ..............................................................................................................111 3.11 INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA ............................................................................................................... 112 3.11.1 Infraestructura Física .................................................................................................112 3.11.2 Logística .....................................................................................................................117 3.12 GESTIÓN JURÍDICA ............................................................................................................................... 119 3.12.1 Actualización y confiabilidad de la información ........................................................119 3.12.2 Defensa Judicial del SENA ..........................................................................................119 3.12.3 Conceptos Jurídicos y Producción Normativa ...........................................................120 3.12.4 Tramite de peticiones y recursos...............................................................................121 3.12.5 Gestión de Cobro coactivo ........................................................................................122 3.13 GESTIÓN, PRESUPUESTAL, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA ........................................................................... 123 3.13.1 Recaudo y cartera ......................................................................................................123 3.13.2 Ejecución Presupuestal ..............................................................................................126 3.13.3 Contabilidad...............................................................................................................128 3.13.4 TESORERÍA .................................................................................................................129 3.13.5 Costos ........................................................................................................................132 3.13.6 Gestión Documental ..................................................................................................133 3.14 COMUNICACIONES ................................................................................................................................ 134 3.14.1 Estrategia de Comunicaciones...................................................................................134 3.14.2 Comunicación Interna ...............................................................................................137 3.14.3 Sistema de medición..................................................................................................137 3.14.4 Monitoreo de Medios ................................................................................................138 3.14.5 Lineamientos para contratación de personal ............................................................139 6 3.14.6 Lineamientos para la ejecución del gasto .................................................................139 3.14.7 Sistema Nacional de Videoconferencia Educativa (SIVE) ..........................................140 3.15 EVALUACIÓN Y CONTROL ....................................................................................................................... 141 7 Índice de Ilustraciones ILUSTRACIÓN 1. MEGA 2020 ................................................................................................................................... 11 ILUSTRACIÓN 2: MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y DE GESTIÓN ................................................................................ 12 ILUSTRACIÓN 3: POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y SUS COMPONENTES ............................................................ 13 ILUSTRACIÓN 4: COMPONENTES ESCUELA NACIONAL DE INSTRUCTORES ............................................................................ 27 ILUSTRACIÓN 5: OBJETIVOS POLÍTICA DE SERVICIO AL CLIENTE ........................................................................................ 42 ILUSTRACIÓN 6: INICIATIVAS – ESTRATEGIA SERVICIO AL CLIENTE ..................................................................................... 42 ILUSTRACIÓN 7 MODELO CICLO DE SERVICIO AL CLIENTE ................................................................................................ 43 ILUSTRACIÓN 8: CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL CRM DEFINIDO POR FASES Y MÓDULOS ........................................... 44 ILUSTRACIÓN 9: LIDERES DE CRM............................................................................................................................... 44 ILUSTRACIÓN 10: ESTRATEGIA PQRS .......................................................................................................................... 45 ILUSTRACIÓN 11: PROCESO PQRS 2014 ..................................................................................................................... 45 ILUSTRACIÓN 12: LÍNEA EMPRESARIAL EN LAS REGIONALES VIGENCIA 2.013....................................................................... 46 ILUSTRACIÓN 13: PROCEDIMIENTO “LÍNEA EMPRESARIAL” ............................................................................................... 46 ILUSTRACIÓN 14. EJES ESTRATÉGICOS ACCIONES INTERNACIONALIZACIÓN............................................................................ 55 ILUSTRACIÓN 18: RUTA DE ATENCIÓN CON ENFOQUE DIFERENCIAL POBLACIÓN VULNERABLE ................................................... 88 ILUSTRACIÓN 19: ECOSISTEMA EMPRENDIMIENTO SENA................................................................................................. 93 ILUSTRACIÓN 20: PROGRAMAS EMPRENDIMIENTO SENA ................................................................................................. 93 ILUSTRACIÓN 21: ESTRATEGIA ARTICULACIÓN GRUPOS DETE ......................................................................................... 95 ILUSTRACIÓN 22: CADENA DE VALOR DE EMPRENDIMIENTO PJRE ..................................................................................... 98 ILUSTRACIÓN 23 INICIATIVAS ESTRATÉGICAS JRE .......................................................................................................... 99 8 Índice de Tablas TABLA 1 DISTRIBUCIÓN Y ASIGNACIÓN TÉCNICOS CRM - LÍDERES REGIONALES ................................................... 47 TABLA 2 TÉCNICOS DE PQRS – LÍDERES REGIONALES .......................................................................................... 47 TABLA 3 TÉCNICOS PQRS. CRM - LÍDERES REGIONALES ...................................................................................... 48 TABLA 4 TABLA DE CONTRATACION EJECUTIVOS DE CUENTA .............................................................................. 49 TABLA 5 TABLA DE CONTRATACION APOYOS PYMES ........................................................................................... 50 TABLA 6 CONTRATACIÓN POR REGIONAL TÉCNICOS DE CONTRATO .................................................................. 53 TABLA 7 CONTRATACIÓN POR REGIONAL LÍDERES DE CENTRO .......................................................................... 53 TABLA 8 CONTRATACIÓN NORMALIZACIÓN Y EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 110 TABLA 9 HONORARIOS MÁXIMOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE METODÓLOGO DE NORMALIZACIÓN O LÍDER DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES .......................................... 111 TABLA 10 CRITERIOS PARA MANTENIMIENTOS Y ADECUACIONES ..................................................................... 115 TABLA 11 DISTRIBUCION CONTRATACION GRUPO NORMALIZACION DE CARTERA FISCALIZACION ................... 124 TABLA 12 ABOGADOS DE VIA GUBERNATIVA ...................................................................................................... 125 TABLA 13 TECNICOS DE CARTERA ....................................................................................................................... 125 9 1 INTRODUCCION Este documento presenta el Plan de Acción 2014: SENA, más trabajo, en el cual se relacionan las premisas básicas a través de las cuales se busca posicionar al SENA como entidad de formación para el trabajo, orientada por los criterios de calidad y pertinencia de la formación, que busca el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando formación profesional integral para su incorporación en actividades productivas. El SENA con el fin de cumplir su misión de impartir formación profesional integral a nuevo talento humano, alumnos de la educación media técnica, empleados, desempleados y poblaciones especiales, orientada al desarrollo de conocimientos y habilidades técnicas y tecnológicas, a la apropiación de valores y actitudes para la convivencia social con sus aprendices para llevarlos en la ruta de la construcción del futuro de Colombia, viene implementando algunas estrategias – retos que sustentan la premisa SENA, más trabajo, para 2014 que son: Alianzas para el Trabajo: consiste en fortalecer nuestra capacidad de relacionamiento con el sector empresarial y con los entes de orden regional y local, para que en una suma de esfuerzos y bajo una disciplinada lectura de las necesidades de capital humano de las regiones, se puedan generar soluciones concretas de empleo para los colombianos más necesitados, con lo que se busca que el SENA no sólo sea la primera puerta de las oportunidades de los jóvenes, sino que se convierta en una poderosa herramienta contra el desempleo, específicamente, contra el desempleo juvenil. Cualificación del Recurso Humano: mediante la normalización, evaluación y certificación de las competencias laborales, mejorando la cobertura, calidad y pertinencia de la oferta educativa para facilitar la movilidad laboral (Empleo y Fondo Emprender). Al interior de la entidad, a través de la Escuela Nacional de Instructores - Rodolfo Martínez Tono se busca la cualificación de nuestros instructores buscando siempre garantizar: más cobertura, más calidad, más pertinencia e internacionalización, así como el desarrollo de competencias socioemocionales que permita a los aprendices crecer en el ámbito personal. SENNOVA: busca fomentar y promover actividades de ciencia, tecnología e innovación, y otras actividades conexas, los cuales cuentan con procesos y procedimientos que permiten la generación de habilidades y destrezas en los aprendices, la cultura innovadora, la generación de nuevas tecnologías para la formación y para los diferentes sectores productivos, así como la apropiación y gestión del conocimiento y tecnologías generadas, contribuyendo al desarrollo sostenible del país. Bilingüismo: orientado a fortalecer los procesos de enseñanza/aprendizaje de un segundo idioma, en especial el inglés en el sistema formación para el trabajo sobre la base de tres componentes: formación por resultados, estándares y evaluación. Tener la competencia en un segundo idioma es una característica que hoy se demanda dentro del sector productivo, por las alianzas y relaciones que Colombia ha desarrollado y que requieren de talento humano competente que responda a estas necesidades. 10 Fortalecimiento de la infraestructura física y tecnológica: como complemento para brindar formación profesional de calidad y pertinente en condiciones óptimas para nuestros aprendices en el camino a la certificación de Alta Calidad. La empleabilidad de los egresados la premisa fundamental para el accionar de la entidad; la formación por sí sola no genera empleo y por consiguiente debemos trabajar de forma conjunta entre la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación para mejorar en todas nuestras actividades que lleven al diseño de un perfil correcto de egreso que responda a la demanda del mercado. En atención a la integración entre la estrategia y la operación, las actividades del 2014 le apuntarán a consolidar nuestra MEGA 2020, así: Ilustración 1. MEGA 2020 MEGA 2020 PRESUPUESTO Formación Para el Trabajo Innovación y Desarrollo Tecnológico Servicios Empresarios METAS E INDICADORES RECURSO HUMANO Los relevantes aportes a la productividad de las empresas. La contribución a la efectiva generación de empleo y la superación de la pobreza. El aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y regiones. La integralidad de sus egresados y su vocación de servicio. La calidad y los estándares internacionales de su formación profesional integral. La incorporación de las últimas tecnologías en las empresas y en la formación profesional integral. Su estrecha relación con el sector educativo (media y superior) La excelencia en la gestión de sus recursos (humanos, físicos, tecnológicos, financieros). “100 mil Oportunidades” El Presupuesto del 2014 del SENA estará enfocado en una gestión por resultados; tendrá como horizonte a nuestros aprendices, la Formación para el Trabajo – Innovación y Desarrollo Tecnológico – Servicios a Empresarios, estableciendo prioridades, fijando metas encaminadas a elevar la calidad y pertinencia de la formación con un enfoque integral a toda la población y al sector productivo, a través del buen gobierno y la eficiencia administrativa. 11 2 MARCO GENERAL PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN 2.1 ESTRUCTURACIÓN El proceso de planeación de las entidades públicas se sustenta en la Ley 152 de 1994, en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública y en la Ley 474 de 2011. Por consiguiente, el ejercicio de planificación aquí propuesto se constituye en el mecanismo de articulación entre el Plan Nacional de Desarrollo, el Estratégico Sectorial, Estratégico Institucional y el de Acción Anual. Ilustración 2: Modelo Integrado de Planeación y de Gestión PLAN NACIONAL DE DESARROLLO (Metas de Gobierno) PRESUPUESTO Front - Office Back - Office COMPETENCIAS LEGALES Políticas de Desarrollo Administrativo INSUMOS GESTIÓN RESULTADOS Gestión Misional y de Gobierno Ejecución Plan Estratégico Sectorial Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano Gestión del Talento Humano Ejecución Plan Estratégico Institucional Eficiencia Administrativa Ejecución Plan de Acción Gestión Financiera Ejecución Presupuestal Gobierno en Línea MECI - SISMEG Formato Único de Reporte MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y DE GESTIÓN Para su elaboración se deben tener en cuenta los principios generales de autonomía, ordenación de competencias, coordinación, consistencia, prioridad del gasto público social y de funcionamiento, continuidad, participación, sustentabilidad ambiental, desarrollo armónico entre las dependencias, proceso de planeación, eficiencia, viabilidad y coherencia, así como las disposiciones legales pertinentes. El presente documento se sustenta en las cinco políticas de desarrollo administrativo establecidas por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y de apoyo de la entidad, tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas y el marco fiscal del SENA, al igual que los resultados de la evaluación del ejercicio de planeación del período anterior. La formulación del Plan de Acción en la Entidad debe responder en forma directa o indirecta al cumplimiento de la misión, objetivos corporativos, estrategias y línea base del 12 Plan Estratégico vigente. Entre los insumos básicos para la formulación del Plan de Acción anual se tiene en cuenta: La Visión y Misión de la entidad Plan Nacional de Desarrollo Plan Sectorial Plan Estratégico Institucional Modelo Integrado de Planeación y Gestión Plan de Mejoramiento Institucional Mapa de Riesgos de la Entidad Ilustración 3: Políticas de Desarrollo Administrativo y sus Componentes POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Gestión Misional y de Gobierno Orientada al logro de las metas establecidas por el Sector y por la entidad, para el cumplimiento de su misión y de las prioridades que el Gobierno define. Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano Orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública. Permite la participación activa de la ciudadanía en la toma de decisiones y su acceso a la información, a los trámites y servicios, para una atención oportuna y efectiva Gestión del Talento Humano Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos buscando la observancia del principio de mérito para la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, vocación del servicio, la aplicación de estímulos y una gerencia pública enfocada a la consecución de resultados Eficiencia Administrativa Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Gestión Financiera Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad. Integra las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, la gestión de proyectos de inversión y la programación y ejecución del presupuesto Una vez se cuente con los Planes de Acción de todas las dependencias del SENA a nivel nacional, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo presentará al CDN el consolidado en el Plan de Acción Institucional 2014 para su revisión, aprobación y publicación. Será responsabilidad de cada Director de Área, Jefe de Oficina, Director Regional y Subdirector de Centro socializar el Plan de Acción a todos los servidores públicos de su dependencia. 2.2 SEGUIMIENTO Y AJUSTES En la herramienta del Plan de Acción 2014 se establecen las metas y recursos para ejecutar los programas y proyectos que desarrolla la Entidad en el cumplimiento de su misión. 13 Las metas reflejan de forma cuantitativa los objetivos trazados por la Entidad en todos sus niveles organizacionales y definidos para un tiempo establecido. Al compararse la meta establecida con la ejecución, a un corte determinado, se puede medir los porcentajes de avance y cumplimiento así como los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad que va alcanzado la Entidad en su conjunto y de forma individual por cada una de las Direcciones, Oficinas, Regionales y Centro de Formación. Tendremos dos seguimientos: El que realice la Dirección General a través del Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión (FURAG)”, en el cual se reportan los avances de la gestión, dos veces al año. El que se realice a través del Aplicativo Plan de Acción 2014 a cada una de las actividades, metas y presupuesto asumidas por cada dependencia, así: El seguimiento los Planes de Acción de los Centros de Formación será responsabilidad de cada Dirección Regional, con base en lo establecido en el numeral 4 del artículo 24 del Decreto 249, para lo cual tendrá acompañamiento de la Dirección de Planeación y de los responsables de los programas y proyectos al interior de la entidad. El seguimiento de los Planes de Acción de las Direcciones Regionales estará liderado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y tendrá corresponsabilidad por parte de cada Dirección de Área según corresponda. Para las Regionales en que el Director Regional es Subdirector de Centro, el seguimiento se realizará por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. El seguimiento los Planes de Acción de las Direcciones de Área y Oficinas de la Dirección General estará a cargo de la Dirección de Planeación. Este segundo esquema de seguimiento debe contemplar los siguientes aspectos: Verificar el cumplimiento de las actividades y metas, así como la ejecución oportuna y pertinente los recursos asignados. Analizar la información registrada por cada dependencia con el fin de encontrar los aspectos a mejorar en el caso que no se estén logrando las metas asignadas. Realizar las observaciones y/o recomendaciones con el fin de que cada responsable ejecute las correcciones o acciones de mejora que permitan alcanzar las metas fijadas. La Dirección de Planeación a través del Grupo de Planeación Operativa realizará visitas a las regionales para hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de Acción y verificar el avance su cumplimiento. Como resultado de los seguimientos programados, el responsable del Plan de Acción de cada dependencia podrá solicitar ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo la solicitud de modificación debidamente justificada al Plan de Acción. Dicha solicitud será evaluada técnicamente por parte de la Dirección de Planeación, quien procederá a comunicar la aprobación o la no aprobación a la solicitud de modificación. 14 3 PRINCIPALES ORIENTACIONES 3.1 Direccionamiento Estratégico 3.1.1 Lineamientos preparación Formulación Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo se prepara para la formulación del próximo Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 y para esto adelanta diferentes actividades: Acompañamiento de expertos en la materia que garanticen el diseño de una estrategia institucional para el mediano plazo, que intérprete el complejo entorno en el que se desenvuelve el SENA, que garantice la alineación con las Direcciones Regionales y Centros de Formación y la ejecución efectiva de la estrategia institucional. En la conformación de la Red de Planeación del SENA se ha solicitado a cada una de las Regionales informar sobre el equipo de trabajo que actualmente tiene disponible para adelantar el tema. Revisión del proceso de planificación, instancias y roles dentro de la entidad y levantamiento de un mapa de las funciones de planeación asignadas en el Decreto 249 de 2004 a cada una de las dependencias del SENA, con miras a realizar un planteamiento para la adecuación de estas funciones a nivel normativo. A partir del diagnóstico del proceso de planeación del SENA en los últimos años y del levantamiento del estado del arte en procesos planificación en entidades homólogas al SENA a nivel internacional, se planteará una propuesta de un modelo de alineación estratégica institucional. El SENA busca consolidar el espacio que ha ganado en el diseño de políticas públicas, particularmente en las áreas en las que presta sus servicios; de tal forma que aspiramos integrar el equipo de trabajo que defina el gobierno en la preparación de las Bases del próximo Plan Nacional de Desarrollo y así aportar elementos clave para el desarrollo de la educación terciaria no universitaria del país. Seguimiento y evaluación: desde el inicio se trabajará para garantizar que estén alineadas la estrategia - la presupuestación y la operación, para lo cual se definirá un instrumento de seguimiento y evaluación del Plan estratégico que permita tener información disponible para la adecuada toma de decisiones. El SENA y la Universidad Nacional de Colombia unirán esfuerzos para avanzar en el diseño de los lineamientos institucionales para la determinación de la infraestructura fisca de la Entidad en los siguientes años, los cuales se constituyen en la primera fase y componente de lo que podría denominarse un Plan Maestro de Construcciones. 3.1.2 Implementación y seguimiento Políticas Conpes Estratégicos 2014 - 2018 El SENA viene gestionando ante el Gobierno Nacional varias iniciativas que buscan garantizar transformaciones institucionales necesarias para aumentar la efectividad de su quehacer, así que se avanza en el proceso de aprobación de tres documentos Conpes de carácter Estratégico: 15 La Consolidación de las TIC en el SENA e Integración de sus Sistemas de Información: busca estabilizar e integrar las tecnologías y las comunicaciones de la Entidad, acompañados por procesos de alienación con la misión institucional, de tal forma que podamos cumplir con las expectativas de la comunidad y de los agentes del desarrollo productivo en materia de cobertura, calidad y pertinencia. El Programa de mejoramiento estructural de la infraestructura física: destinado al reforzamiento de los Centro de Formación, acompañado de un proceso estratégico en la determinación de los lineamientos de política institucional para la creación, integración o cambio de sede de Centros de Formación que permitan proyectar la capacidad futura de los espacios de aprendizaje que va a requerir el SENA. Cien Mil Oportunidades para los Jóvenes: busca aumentar el acceso de los jóvenes al nivel tecnológico de los programas de formación titulada del SENA y en áreas de importante demanda en el mercado de trabajo y emprendimiento, las cuales se constituyen en mejoras para la empleabilidad de un grupo de la población vulnerable frente al desempleo y pobreza. 3.1.3 Evaluación Programas Institucionales Como parte del desarrollo de la estrategia de fortalecimiento institucional, el SENA ha venido consolidando los procesos de evaluación de los Programas Institucionales; de allí la amplia agenda de evaluaciones dispuesta para este año, la cual está conformada por los siguientes programas: Fondo Emprender - FE Mesas Sectoriales - MS Innovación y Desarrollo Tecnológico – I&DT Formación Continua Especializada – FCE El reto para el próximo año está en conocer los resultados e impactos de los mismos, de tal forma que permitan fortalecer la toma de decisiones sobre estas intervenciones y garantizar los recursos para la agenda de evaluaciones. 3.1.4 Operaciones Estadísticas A comienzos de 2013 el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE le otorgó a la Entidad dos certificaciones de Calidad, una sobre Tendencias Ocupacionales a nivel Nacional y Regional y otra en Registro de la Formación Profesional. El mayor grado de excelencia lo logró la primera certificación que alcanzó una calificación tipo A, con vigencia de tres años; mientras que la segunda obtuvo la calificación tipo B, con vigencia de 2 años. Operaciones Estadísticas, Encuesta a Empresarios y Seguimiento a Egresados Sena: se avanza conjuntamente con el Observatorio Laboral y Ocupacional de la Dirección de Empleo y Trabajo en la planeación y preparación de dos operaciones estadísticas que cumplan con estándares de calidad y pertinencia, destinadas a indagar sobre las necesidades de recursos humano de los empresarios y del mercado laboral y la determinación de las condiciones de empleabilidad de los Egresados del SENA, que permita a los tomadores de decisiones tener información periódica, confiable y útil para el Direccionamiento Estratégico de la Formación que ofrece la institución. El plan para el próximo año es el desarrollo e implementación de las dos operaciones conjuntamente con las regionales. 16 3.1.4.1 Seguimiento a Egresados Avanzamos en la planeación, preparación y posterior desarrollo e implementación de dos operaciones estadísticas que cumplan con estándares de calidad y pertinencia, esta vez relacionadas con los perfiles ocupacionales y las necesidades de recursos humano de los empresarios y del mercado laboral y la determinación de las condiciones de empleabilidad de los Egresados del SENA. 3.1.5 Gestión de la Información y Evaluación de Resultados A partir de las metas definidas para cada Centro de Formación y Regionales y del avance mensual presentado por cada Centro y/o Regional, la Dirección de Planeación elabora en forma mensual, el “informe estadístico” de la entidad, informe éste que es enviado a las diferentes dependencias del SENA, en el cual se presenta el avance en el cumplimiento de las metas institucionales, las cuales se miden a través de los indicadores establecidos para tal fin. La información para realizar el mencionado informe se obtiene a partir de la información consignada en el aplicativo Sofía Plus y la información que remiten en forma mensual a la Dirección de Planeación las Áreas de la Dirección General de la entidad. Por lo anterior, es importante que los Centros de Formación capturen la totalidad de la información en el mencionado aplicativo, con el fin de que la omisión en el registro de los datos (información incompleta), no afecte el cumplimiento de las metas institucionales. Ejemplo: las fichas de caracterización de los cursos a las cuales no se les asigna horas instructor. En consecuencia, los Centros de Formación deben verificar y garantizar la calidad y consistencia de la información registrada en el aplicativo, de tal manera que la entidad cuente con información de calidad, la cual redunda en el mejoramiento de las estadísticas institucionales. Por lo anteriormente expuesto, el informe estadístico se convierte en uno de los insumos que deben tener en cuenta los Centros de Formación y las Regionales para evaluar su gestión y establecer los correctivos necesarios, con el fin de lograr el cumplimiento del 100% de sus metas, garantizando de esta manera el cumplimiento de las metas registrada en el Plan de Acción, que su vez atienden las metas señaladas en el Plan Estratégico Institucional y por ende de los compromisos adquiridos por la entidad frente al Plan Nacional de Desarrollo. Como resultado del proceso de medición y evaluación realizado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo al cumplimiento de las metas por parte de los Centros de Formación, junto a la evaluación del desempeño de las metas a través de los Convenios de Ampliación de Cobertura, se obtiene el valor de los diferentes indicadores institucionales relacionados con aprendices, los cuales junto con los indicadores de las metas regionales son incluidos en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno, SISMEG y en el SPI, herramientas a partir de las cuales tanto la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda realizan el seguimiento de la gestión de la entidad y correcta y oportuna ejecución de los recursos de inversión pública. 3.1.6 Sistema Integrado de Gestión –SIG- En cumplimiento del Decreto 2482 de 2012, la Entidad implementa acciones que permitan el desarrollo de la política de Eficiencia Administrativa que plantea el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Dicha política está orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, 17 procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Uno de los componentes que permite el desarrollo de esta política es la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestion de la Calidad, que para el caso del SENA, hace parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG), el cual en el marco del Plan Estratégico Institucional es uno de los ejes estratégicos que soporta el logro los objetivos institucionales. Para cumplir con lo anterior, se hace necesario que dentro del Plan de Acción 2014 se establezcan acciones que en cumplimiento de los requisitos del Cliente, de la Entidad, los legales y los de las normas técnicas en implementación, redunden en una gestión eficiente, eficaz y efectiva, en la que todos los colaboradores de la Entidad participen activamente. Por tanto para consolidar la implementación, mantenimiento, evaluación y mejora del Sistema Integrado de Gestión, las Direcciones de Área, Oficinas de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación, deberán: Designar y formalizar ante el Grupo de Mejora Continua Institucional a la persona que en la Regional desempeñe el rol y las funciones de Gestor SIG y para cada Centro de Formación, a quien desempeñe el rol de Líder SIG, según lo establecido en la Resolución 1471 de 2013. Si se trata de una persona de planta que no cumple con el perfil definido para el rol, se definirán las acciones de formación requeridas para que durante el 2014 pueda evidenciar el cumplimiento del perfil. En caso que se requiera la contratación de servicios personales profesionales, se tendrá en cuenta el objeto contractual y perfil que a continuación se relacionan y, con base en la tabla definida por la Secretaría General se establecerá el valor de dicha contratación. Perfil para el Gestor SIG: Objeto contractual: “Prestar los servicio profesionales de carácter temporal para apoyar la implementación estandarizada, divulgación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión en la Regional xxxxx y en los Centros de Formación adscritos a la misma”. Capacidad: Manejo con suficiencia de los conceptos y requisitos de las normas técnicas NTC GP 1000 y NTC ISO 9001; manejo con suficiencia de los conceptos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, manejo de Herramientas estadísticas y de control, procesos de mejora continua – kaizen, manejo de aplicativos para la administración de sistemas integrados de gestión, conocimiento amplios sobre administración de riesgos, trabajo en equipo, liderazgo, comunicación asertiva, análisis de datos y toma de decisiones por consenso. Formación: Título Profesional en Ingeniería Industrial, Administrador de Empresas, Economía o afines con especialización relacionada con la implementación de sistemas de gestión y formación como auditor líder, por lo menos para el sistema de Gestión de la Calidad. Experiencia: Mínimo cuarenta y ocho (48) meses de experiencia en áreas relacionadas con la implementación y mantenimiento de sistemas de gestión de calidad, ejecución de auditorías en NTCGP 1000, identificación, valoración y seguimiento de riesgos y demás temas afines. NOTA: en las Regionales que no dispongan de este perfil deberán realizar la consulta al Grupo de Mejora Continua de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo con el fin de establecer el procedimiento a seguir. 18 Perfil para el Líder SIG: Objeto contractual: “Prestar los servicios profesionales de carácter temporal para apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión en el Centro de Formación xxxxx” Capacidad: Manejo con suficiencia de los conceptos y requisitos de las normas técnicas NTC GP 1000 y NTC ISO 9001; manejo de los conceptos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, conocimientos básicos sobre administración de riesgos, trabajo en equipo, comunicación asertiva y análisis de datos. Formación: Título Profesional en Ingeniería Industrial, Administrador de Empresas, Economía o afines y formación como auditor por lo menos para el sistema de Gestión de la Calidad. Experiencia: Mínimo treinta y seis (36) meses de experiencia en áreas relacionadas con la implementación y mantenimiento de sistemas de gestión de calidad, ejecución de auditorías en NTCGP 1000, identificación, valoración y seguimiento de riesgos y demás temas afines. Prever los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y evaluación del SIG, esto incluye: infraestructura, equipos, elementos que se requieran para la operación normal de las actividades, así como recursos para la ejecución de programas de sensibilización, inducción, comunicación y divulgación del sistema y para el cumplimiento normativo relacionado con la gestión ambiental y la seguridad y salud ocupacional. Implementar el software para la administración del SIG: Utilizar los módulos y funcionalidades de la herramienta tecnológica que la Entidad adquirió para la administración, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema, alimentar la información que evidencie el cumplimiento de los requisitos de las normas técnicas, los requisitos legales, los de nuestros usuarios y partes interesadas y los de la Entidad y generar los informes y evidencias de la gestión de cada proceso. Realizar actividades de capacitación que permitan fortalecer los conocimientos y manejo de las normas NTCGP1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, e ISO 27001 y en temas de gestión de la calidad aplicables a cada uno de los subsistemas y temas afines a cada uno; tanto para los colaboradores que desempeñan roles en la estructura organizacional del SIG, como para todos los colaboradores, según el diagnóstico de necesidades de capacitación. Generar estrategias que fortalezcan la cultura de calidad y la interiorización los elementos estructurales del SIG, enfatizando en la filosofía, propósitos, importancia, ventajas y mejoras que se obtienen de la gestión por procesos y de aplicar los principios del sistema de gestión de la calidad. Implementar el Plan de comunicaciones 2014. La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo a través del Grupo de Mejora Continua Institucional propondrá el Plan de Comunicaciones 2014 para el SIG Nacional, el cual debe ser desarrollado desde los Centros de Formación, las Regionales y en la Dirección General. Este Plan de Comunicaciones se realimentará y buscará homologar las mejores prácticas de la Entidad, ponerlas en común entre quienes las deben aplicar y recibir de ellos las propuestas de mejoramiento. El Plan de comunicaciones debe utilizarse también como una herramienta para que el Sistema se mejore con la participación activa de todos los funcionarios y colaboradores de la Entidad, para que la dirección pueda hacer manifiesto su compromiso con la calidad y con el SIG y como plataforma permanente de comunicación interna que contribuya al mantenimiento y mejoramiento de la gestión de la Entidad. 19 Generar planes de mejoramiento que atiendan de manera integral los resultados de las auditorías internas y externas, la valoración de los riesgos de proceso y de corrupción, el análisis del informe de PQRSD, valoración de la matriz de servicio no conforme, entre otros. Esto implica el fortalecimiento de la cultura de autocontrol: promover el análisis, seguimiento y evaluación permanente de la gestión. En la comprobación de que el resultado obtenido no está conforme con los requisitos definidos, se especificarán y gestionarán las acciones que permitan solucionar la No conformidad y se establecerán controles activos necesarios para evitar su posterior ocurrencia. Los planes de mejoramiento se registrarán en la herramienta tecnológica del SIG y serán verificados por las instancias de evaluación y control. Cumplir con los programas y planes establecidos por la Secretaria General que están encaminados a dar cumplimiento a la normatividad legal relacionada con seguridad y salud en el trabajo así como la para la implementación de la norma técnica OHSAS 18001 y las actividades que se definan desde la Oficina de Sistemas para dar inicio a la implementación de los requisitos de la norma técnica NTC ISO 27001. Presentar trimestralmente informes de gestión ambiental con las metas y compromisos mediante el reporte de indicadores, elemento que permitirá evaluar el avance de los Planes de Gestión Ambiental. A continuación se mencionan los tipos de gastos asociados a la gestión ambiental del SENA, estos deberán asociarse a los conceptos que aparecen en la “Guía de descripción de los rubros presupuestales SENA”: Manejo de residuos: construcción, adecuación de sitios de disposición temporal de residuos, Adecuaciones Ambientales: área de residuos (ordinarios, peligrosos, hospitalarios), áreas para plantas de tratamiento, adecuación de áreas para instalación de sistemas de control de contaminantes, adecuación de plataformas de muestreo de emisiones sistema de contingencias, señalización, traslado de equipos Mantenimiento (inspección, limpieza, lubricación, comprobación, calibración, remplazo de partes) de sistemas de control de vertimientos, plantas de tratamiento de agua potable y residual, emisiones, ruido o residuos Pago de multas y sanciones relacionadas con aspectos de gestión ambiental Pago de tramites ambientales Contratos de almacenamiento, transporte, disposición, recuperación, destrucción de residuos peligrosos y escombros Labores de difusión de la Gestión Ambiental Capacitación, sensibilización o entrenamiento Folletos, impresos, publicaciones relacionados con aspectos de gestión ambiental Compra de sistemas de control de contaminantes ambientales, compra de sistemas de extracción de gases, compra de equipos de tratamiento, compra de sistemas de control, conducción, almacenamiento o distribución de agua (siempre que corresponda a un programa de ahorro y uso eficiente, no al servicio básico) Contratos de prestación de servicios personales relacionados directamente con aspectos relacionados con la gestión ambiental Contratación de asesorías y servicios profesionales externos especializados en temas ambientales, tales como: realización de caracterizaciones o análisis de agua, vertimientos, emisiones, residuos, ruido, suelos. Realización de estudios: evaluación de impacto ambiental, plan de gestión de riesgo 20 Compra de insumos y accesorios de sistemas de control de contaminantes Compra de materiales que contribuyan a la conservación del medio ambiente Implementación de procesos de producción más limpios: Tecnificación de equipos, sistemas ahorradores de energía, agua Insumos para señalización de áreas Gastos necesarios para cubrir los desplazamientos de funcionarios y contratista que realizaran actividades inherentes con la conservación del medio ambiente, tales como auditorias, asesorías y evaluaciones. Atender mantenimiento de instalaciones físicas tales como control de fugas y derrames, remediación, recuperación y reforestación Adicionalmente en las Regionales durante el 2014 deberán: Realizar 6 reuniones de Comité Regional y reuniones mensuales de Centro con Líderes del SIG, para hacer seguimiento al Sistema. Participar en la revisión de los elementos estructurales del Sistema: Red, objetivos, política y en la revisión de los documentos de los procesos para generar una nueva versión mejorada, ajustada y estandarizada. Realizar una reunión de Revisión por la Dirección Participar en los Ciclo de Auditorías Internas que programe la OCI Participar en dos Encuentros Nacionales y realizar tres Encuentros Regionales del SIG durante el 2014. 3.2 Talento Humano 3.2.1 Relaciones Laborales Dando cumplimiento a las políticas de desarrollo administrativo para la Gestión del Talento Humano del Decreto 2482 del DAFP el Plan Estratégico de Recursos Humanos está establecido en el Plan Estratégico de la Entidad en la perspectiva de desarrollo organizacional, establecido en el objetivo D1 “Fortalecer y mejorar la gestión del talento humano” con las siguientes iniciativas estratégicas: • • • • Inducción, capacitación, evaluación y desarrollo del personal Relaciones laborales armónicas Bienestar integral para los trabajadores Clima y cultura organizacional Para desarrollar el Plan Anual de Vacantes, el Grupo de Relaciones Laborales continuará con la provisión de los cargos reportados ante la CNSC para su provisión mediantes concurso de méritos y atento a las instrucciones que se emitan respecto de las nuevas vacantes; respecto a la provisión temporal de empleos se continuará con la aplicación de la Circular 3-2012-00050. Adicionalmente, las Regionales deben realizar los procesos relacionados con relaciones laborales dentro de los plazos señalados por los respectivos cronogramas de trabajo, en los siguientes temas: 21 SSEMI: Resolución No. 0093 de 2009 Evaluación del desempeño de los empleados de carrera administrativa: Ley 909 de 2004, evaluación definitiva del período 2013- 2014 (finaliza el 31 de enero de 2014), fijación de compromisos laborales y comportamentales (del 1 de febrero de 2014 al 31 de enero de 2015) y evaluación semestral el 31 de julio de 2014. Entrega ropa de trabajo y dotación: Resolución 001182 de 2006, entrega primer semestre. Ascenso de trabajadores oficiales: Convención Colectiva Vigente. Para tal efecto deberán garantizar los recursos humanos, administrativos y presupuestales necesarios para el oportuno cumplimiento de las directrices normativas e institucionales. Si la compra de la dotación se hace de forma centralizada en las Direcciones Regionales informar al asesor de la Dirección de Planeación antes del 30 de noviembre con el fin de dejar estos recursos desde apertura en el Despacho de la regional para evitar reproceso que demoren su ejecución oportunamente. 3.2.2 Administración de Salarios La tabla de tarifas para la contratación del año 2014 será a través de circular emitida por la Secretaría General, la cual se proyecta un incremento del 3% con respecto a 2013. De otro lado, la Secretaria General suministrará a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo los insumos necesarios para la proyección de la nómina 2014 a nivel nacional, diferenciando presupuesto de funcionamiento e inversión y tomando como base los niveles de escala salarial aprobados mediante Decreto 1011 del 21 de mayo de 2013. Aquí se incluyen todos los servicios personales asociados a la nómina y las contribuciones inherentes a la Nómina. La información que la Secretaría General enviará a la Dirección de Planeación es la siguiente: Alfabéticos a nivel nacional con corte a 31 de octubre de 2013. Listado de funcionarios que tienen asignada la prima coordinación, prima técnica factor salario, prima técnica no factor salario y reconocimiento de coordinación con corte a 31 de octubre 2013. Planta de personal con corte a 31 de octubre de 2013. Así mismo, se proyecta realizar un incremento en los costos de nómina al nivel ocupacional de instructor por efectos de la evaluación SSEMI y a los Trabajadores Oficiales por el Plan de Ascenso por Méritos contemplado en el artículo 108 de la Convención Colectiva de Trabajo Vigente. Es necesario que los Centros y Regionales reporten oportunamente antes del 22 de noviembre del 2013 todas las novedades de personal a la Secretaría General, para que a partir de la información suministrada se efectué la asignación del presupuesto, con base en las siguientes premisas: La estimación de los gastos asociados a la nómina se realizara con la planta total asignada a la Entidad. Se preverá un incremento de un grado por el SSEMI para todos los instructores. La estimación del valor de las vacantes de instructor se proyectará con grado 09. Se estimará un incremento de un grado en el caso de los cargos de Trabajador Oficial. Las asignaciones básicas de todos los cargos se calcularán teniendo en cuenta 337 días laborales para el cálculo de la nómina de inversión 22 Las asignaciones básicas de todos los cargos se calcularán teniendo en cuenta 342 días laborales para el cálculo de la nómina de funcionamiento El cálculo del sueldo por vacaciones de todos los cargos se proyectará con 23 días de vacaciones. Los salarios y prestaciones sociales serán estimados con base en las fórmulas de la normatividad vigente. La estimación de viáticos y horas extra (no hacen parte de la liquidación de la nómina pero constituyen factor salarial) se hará con base en los pagos realizados por nómina y la ejecución presupuestal 2013. Para la aprobación del Reconocimiento de Primas de Coordinación y las Primas Técnicas Factor Salario y no Factor Salario en los Centros de Formación deberán contar previamente con recursos presupuestales. En las Direcciones Regionales deben contar con la aprobación de la Dirección General previa certificación de disponibilidad presupuestal. Al rubro indemnización por vacaciones solo podrá asignársele recursos cuando se trate de funcionarios que se desvinculen de la entidad bien sea por retiro o pensión, de lo contrario solo podrán pagarse previa autorización del Director Regional (esto solo para Centros de Formación). En el caso de las áreas de funcionamiento, deberá solicitarse a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo de la Dirección General la asignación de los recursos, previa aprobación por parte de la Secretaria General. Es importante que las Regionales tengan presente las siguientes recomendaciones frente al manejo del presupuesto de nómina teniendo en cuenta que los recursos se centralizan en la Secretaria General: En la Dirección General se expedirá un CDP para el pago de la nómina a nivel nacional. Teniendo en cuenta que cada Regional realiza la liquidación de la nómina, cada una de las Regionales deberá estar pendiente del seguimiento a la ejecución del presupuesto por gastos asociados a la nómina, con el fin de evitar inconvenientes con los pagos de la nómina que se realizan en la Dirección General. Ninguna Regional puede afectar el presupuesto de inversión para pagos de funcionamiento, ni viceversa, especialmente en los conceptos de Horas Extras y Apoyos de Sostenimiento – Aprendices; la asignación del presupuesto y los correspondientes pagos se realizan y se afectan directamente por las dependencias de acuerdo con la asignación de recursos realizada por la Dirección de Planeación. Para realizar el pago del trabajo suplementario, primero debe existir una solicitud de autorización donde se especifiquen las actividades que se desarrollarán dentro de ese tiempo y posteriormente se debe diligenciar el correspondiente formato de cobro. Para la autorización de horas extras se debe dar estricto cumplimiento a los lineamientos descritos en la circular 115 del 7 de febrero de 2005, y hasta tanto la misma no se modifique, no podrán modificarse los topes máximos de horas extras diurnas y nocturnas a autorizar mensualmente. Las horas extras deberán programarse con el criterio de austeridad y que sean estrictamente necesarias. En anexo en la Resolución de Apertura se informará a cada dependencia los recursos autorizados por Horas Extras y Aprendices. La Secretaria General solicitará la expedición de un CDP para el pago del Auxilio Funerario a nivel nacional, las regionales afectaran dicho CDP con los auxilios que soliciten en la Regional, enviando para su pago los documentos soporte directamente a la Dirección Administrativa y financiera de la Dirección General. La Secretaria solicitara la expedición de un CDP para el pago de las prestaciones sociales definitivas de los exfuncionarios a nivel nacional, las regionales afectaran dicho CDP con las resoluciones que expidan por liquidación de dichas prestaciones en la Regional, enviando para su pago los documentos soporte directamente a la Dirección Administrativa y financiera de la Dirección General. 23 3.2.3 Bienestar e Incentivos Es un proceso permanente, orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los servidores públicos, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia. A través del formulario establecido para registrar el Plan de Bienestar e Incentivos de los funcionarios, el cual se encuentra en el aplicativo Plan de Acción 2014, las Regionales y Centros registrarán los siguientes programas: Auxilio Educativo para los hijos de empleados públicos. Apoyos económicos para adelantar estudios de educación formal en el marco del Sistema General de Estímulos para empleados de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción. Actividades deportivas, recreativas y culturales. Juegos Deportivos Zonales. Encuentro Nacional Cultural. Préstamos de Calamidad Doméstica. Préstamos educativos para trabajadores oficiales. Aguinaldo Infantil. Programa de preparación de los pre-pensionados para su retiro del servicio El presupuesto destinado a acciones de bienestar asignado para la vigencia 2014 estará centralizado en los Despachos de las Direcciones Regionales. En cada una las regionales, de conformidad con la Resolución 00221 de 2013, existe un Comité de Bienestar Social Regional el cual tiene entre sus funciones: velar porque en cada vigencia se designe el presupuesto y el recurso humano para adelantar las actividades de bienestar; verificar se implementen las políticas de bienestar para la entidad a través de un plan anual; proponer y evaluar las actividades de bienestar que periódicamente se deban desarrollar en la entidad; informar y orientar a los servidores públicos sobre la planeación y el desarrollo de las actividades deportivas, recreativas, culturales y sociales que integran el plan. En la Dirección General, la Secretaría General, a través del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano, realizará el seguimiento al desarrollo de las políticas institucionales de Bienestar y a la ejecución presupuestal de los recursos que determina para cada vigencia. 3.2.4 3.2.4.1 Capacitación Capacitación del Talento Humano Para alcanzar la excelencia del Talento Humano al servicio del SENA, la Secretaria General a través del Grupo de Fortalecimiento y Desarrollo del Talento Humano identificará, diseñará e impartirá capacitación a sus servidores públicos buscando siempre garantizar: más cobertura, más calidad, más pertinencia e internacionalización, así como el crecimiento humano. Así mismo y para que los servidores del SENA cuenten con las competencias requeridas en el desempeño de sus funciones, se aplicarán las siguientes orientaciones estratégicas: 24 Cobertura: El Diseño curricular y desarrollo metodológico de la capacitación se realizará a través de la red de Centros de Formación Profesional Integral del SENA - CFPI, especialmente con los CFPI que lideran cada red de conocimiento. La capacitación a los servidores públicos del SENA se impartirá prioritariamente a través de la red de CFPI del SENA. Se fortalecerá la formación virtual y a distancia. Calidad y Pertinencia: Componente Técnico: Se alcanzará mayor pertinencia enfocando la capacitación de los instructores en los sectores de las locomotoras definidos en el Plan Nacional de Desarrollo, los sectores de clase mundial y los sectores productivos que jalonen el desarrollo regional. Los ejes temáticos para los instructores serán determinados por las competencias a desarrollar en sus aprendices. La capacitación técnica que reciban los instructores será exclusivamente la requerida para alcanzar la certificación de las competencias de las normas técnicas relacionadas con la formación a su cargo, así como la identificada en los planes de mejora individual producto de la evaluación de la gestión. Se contratarán expertos nacionales e internacionales, naturales o jurídicos que diseñen y orienten el desarrollo de competencias de la formación técnica de los instructores en cada una de las redes y nodos tecnológicos de las mismas. Componente Transversal: Se diseñarán e impartirán capacitaciones dirigidas a fortalecer, estandarizar, evaluar y certificar las competencias establecidas en el proceso metodológico y pedagógico institucional. Se continuará el proceso de formación de formadores como estrategia de gestión del conocimiento. Se diseñarán en conjunto con las diferentes direcciones de la entidad, los procesos de inducción, re inducción, relacionados con los instructores para apalancar el desarrollo de la estrategia corporativa del proceso de formación profesional integral. Se trabajará en el diagnóstico y desarrollo de procesos de capacitación y crecimiento integral del ser humano, basado en los valores y del código de ética institucionales. Para garantizar el carácter internacional de la formación que se imparte a los servidores del SENA la Entidad focalizará esfuerzos en: Alianzas internacionales que fortalezcan el desarrollo de trasferencia tecnológica, pasantías, diseño de currículos, capacitación, evaluación y certificación de la competencia laboral. Se priorizaran los espacios de video conferencia para conectarnos líderes internacionales que transfieren sus técnicas y tecnologías. El Sistema de Gestión del Conocimiento del SENA apoyará la investigación e identificación de las competencias laborales requeridas por cada uno de los perfiles de los servidores del SENA. 25 Para el desarrollo de pasantías y certificación de competencia laboral de los servidores del SENA, se trabajará con la Dirección de Formación Profesional y Dirección de Relaciones Corporativas, fortaleciendo las alianzas internacionales que apoyan estos procesos. Para la ejecución de los recursos de capacitación se tiene previsto su traslado a cada uno de los despachos regionales de acuerdo con el número de funcionarios a su cargo, sus perfiles y solicitudes de capacitación registradas y ejecutadas en el los Planes Institucionales de Capacitación del 2012 y 2013. Los recursos se trasladarán anualmente desde la Dirección General de acuerdo con el Plan Institucional de Capacitación – PIC y para su ejecución requieren la autorización previa de la Secretaría General. Para el 2014 se prevé que en la capacitación para los trabajadores oficiales y funcionarios administrativos cada Regional ejecutará las acciones de capacitación, entrenamiento en el puesto de trabajo, inducción, y reinducción contemplados en el PIC, previa autorización de la Secretaría General a través del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano. La ejecución de estas acciones deberán coincidir con las ciudades donde el trabajador se desempeñe, o en su defecto utilizar tecnologías de comunicación e información virtual. Para tal efecto, los Despachos Regionales se apoyarán prioritariamente en los convenios regionales, la red de Centros de Formación del SENA adscritos a su área de influencia y red de entidades de capacitación de la Región. No obstante, la Secretaría General podrá programar y desarrollar acciones de capacitación masiva a este grupo poblacional cuando lo considere pertinente. En cuanto a la capacitación técnica de instructores, gerentes públicos y funcionarios de la Dirección General, ésta será desarrollada en forma centralizada desde la Secretaría General a través del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano, salvo aquella que forma parte del proceso de transferencia que se imparte a través del Banco de Talentos del SENA. 3.2.4.2 Escuela de Instructores – Rodolfo Martínez Tono El SENA, cumpliendo su objetivo de aseguramiento de la calidad en todos los niveles de formación ha decidido diseñar e implementar la Escuela Nacional de Instructores – Rodolfo Martínez Tono; con esta escuela la entidad espera contar con un equipo de instructores de excelencia formados en las competencias básicas, pedagógicas y técnicas necesarias para garantizar un adecuado proceso de aprendizaje, acompañamiento a los aprendices y de transferencia de conocimientos. La Escuela Nacional de Instructores permitirá a los instructores la interacción directa con el sector productivo a través de pasantías y prácticas que les permitan actualizar sus conocimientos y brindar una formación que responda a las necesidades reales de las empresas. Adicionalmente, contará con instrumentos que permitirán monitorear el mejoramiento de la calidad de los instructores que hagan parte del SENA, para garantizar un equipo de formadores de excelencia. Objetivo general: Brindar a los aprendices del SENA formación con instructores de excelencia, formados en las competencias básicas, pedagógicas y técnicas necesarias para garantizar un adecuado proceso de aprendizaje, acompañamiento a los aprendices y transferencia de conocimientos. Componentes La Escuela cuenta con dos estructuras principales: componente de formación y componente transversal. 26 Componente de formación: está compuesto por un proceso de inducción, los componentes de formación en competencias básicas, pedagógicas, didácticas y tecnológicas, y procesos de práctica que complementan la formación de los instructores. Componente transversal: está compuesto por actividades de evaluación, certificación y registro. Ilustración 4: Componentes Escuela Nacional de Instructores Operación Fase 1: Apertura - Ciclo de formación virtual en pedagogía El SENA enfrenta la necesidad de mejorar hoy la calidad de la formación que brinda a sus aprendices. Esto implica iniciar en el corto plazo la formación y/o actualización de sus instructores; es reconocido que aún la más alta formación en competencias básicas o específicas no garantiza las competencias pedagógicas del instructor (ej. una persona con doctorado puede ser un mal docente). Por estas razones, la primera fase en la creación de la Escuela consiste en un ciclo corto de formación en competencias pedagógicas que inició su ejecución en el segundo semestre de 2013. El ciclo cumple con las siguientes características: Se abrirá a todos los colombianos. Es decir, estará abierto tanto para los instructores actuales del SENA – de planta y por contrato- como para cualquier persona interesada en recibir formación en pedagogía. Dado este requisito, el ciclo utilizará cursos virtuales existentes que estarán disponibles para cualquier persona con acceso a una conexión a internet. A través de una campaña en medios masivos se invitará a los colombianos a participar en el ciclo de formación. La campaña estará orientada a invitar a todas aquellas personas interesadas en formarse en pedagogía o en ser instructores del SENA, a presentar sus capacidades a la entidad y hacer parte de su ciclo de formación. El registro de participantes en estos cursos se hará a través de SofiaPlus. Fase 2: Diseño de componentes de formación (inducción, competencias básicas, pedagógicas y específicas) El proceso de diseño incluirá, entre otras, las siguientes actividades: 27 Definición del perfil del instructor y las competencias asociadas a éste; Definición de la estructura de la formación a instructores (módulos, cursos trimestrales o semestrales, duración); Evaluación de la oferta existente, en el SENA y otras instituciones nacionales e internacionales, a la luz del perfil y competencias identificadas. Sesiones de información y retroalimentación con los grupos que han trabajado en formación de formadores en la entidad, y otros proyectos de formación como el piloto de competencias básicas. Diseño curricular o ajuste al diseño de los cursos que se decida ofertar, de acuerdo con resultados de la evaluación. Desarrollo de guías y actividades de aprendizaje para cada curso. Diseño de los medios (virtuales o impresos) necesarios para la ejecución de cada curso. Suscripción de convenios con instituciones nacionales e internacionales para complementar oferta del SENA. Fase 3: Diseño de componentes transversales (evaluación, certificación y registro) El diseño de los componentes transversales comprende las siguientes actividades: Evaluación: Creación de equipo de expertos y funcionarios del SENA y el ICFES para identificar estado del arte en la evaluación de instructores. Desarrollo de sesiones de equipo de expertos para definir lineamientos del esquema de evaluación a instructores. Diseño de los instrumentos de evaluación. Piloto de los instrumentos de evaluación. Ajuste de los instrumentos de evaluación. Certificación Registro: Identificación de sistemas de información del SENA o del estado colombiano que cumplen las funcionalidades mencionadas anteriormente. Diseñar y desarrollar los mecanismos (ej. nuevo sistema, interfaz de comunicación entre sistemas) para el registro de la información necesaria. Fase 4: Implementación La ejecución de los componentes de formación de la escuela iniciará en enero de 2014 con el proceso de inducción a instructores. La formación en competencias básicas, pedagógicas y específicas empezará en Abril de 2014. En cuanto a la Programación de la formación de instructores deberá tener en cuenta que la programación de las necesidades de formación de instructores en las tres áreas: competencias básicas, pedagógicas y específicas, deberá realizarse por cada uno de los Centros de formación, a través de las Redes de Conocimiento y de los integradores en cada Centro, y deberá ser comunicada al proyecto Escuela Nacional de 28 Instructores de la Dirección de Formación Profesional en los formatos establecidos para tal fin. Para esta programación deberán tenerse en cuenta los siguientes elementos: Número de instructores que se requieren para la oferta de formación planeada en 2014 Identificación del nivel de formación en competencias básicas, pedagógicas y técnicas en el que se encuentran los instructores. Para esta identificación, la Escuela facilitará herramientas de diagnóstico. Los instructores deberán tomar todos los cursos en competencias pedagógicas y básicas. Los cursos en competencias técnicas se programarán según las necesidades que arroje el diagnóstico. Identificación de todas las competencias y las nuevas tecnologías requeridas para la formación y por tanto, las competencias que deben ser actualizadas por parte de los instructores. Esta información debe remitirse a las Redes del Conocimiento para su aprobación 3.2.5 Certificación Servidores Públicos y Contratistas SENA La estandarización del Proceso de Certificación de competencias laborales compromete a los Subdirectores de los Centros de Formación, a que a través de sus Planes de Acción – PA incorporen acciones y metas para el desarrollo de la evaluación y certificación de las competencias laborales de los Servidores y Contratistas SENA. Se propone en la próxima vigencia continuar con todos los niveles ocupacionales de la entidad para que inicien y certifiquen su competencia laboral. El proceso se desarrollará en la vigencia 2014 para los siguientes niveles: Directivo, asesor, profesional, técnico, instructor, asistencial y trabajador oficial. Los Subdirectores de Centro de Formación coordinarán con los líderes de certificación de competencias laborales el desarrollo de procesos integrales que involucren el personal de la Direcciones Regionales y Centros de Formación para la Evaluación y Certificación en todos los niveles ocupacionales con que cuenta la Entidad. La Evaluación y Certificación de instructores de planta y de contrato continuará desarrollándose en normas técnicas asociadas a la especialidad que orientan actualmente en el proceso de formación hasta completar la titulación y se adelantará con Evaluadores mediante las siguientes alternativas: Evaluadores contratados, con Evaluadores Inter Centro de Formación de una misma Regional o de Centro de Formación de otras Regionales o en alianza con empresas de la región que cuenten con Evaluadores formados por el SENA; adicional al cumplimiento de metas en normas técnicas, se avanzará en la certificación de los instructores en las normas obligatorias de la titulación de docencia. Para el nivel Directivo de Regionales en normas de la titulación de Dirección Educativa; para los niveles Directivo, Asesor y Profesional de la Dirección General la certificación se hará en normas transversales y para los niveles Técnico, Asistencial y Trabajadores Oficiales en normas técnicas en las cuales se desempeñan en la Entidad. 29 La meta para Evaluación y Certificación de Servidores y Contratistas SENA se asignará por Centro de Formación. La asignación de recursos financieros se hará de acuerdo a la meta, teniendo en cuenta la propuesta de cada Centro de Formación; para el desarrollo del proyecto y los rubros a utilizar serán: servicios personales indirectos si se decide contratar a los evaluadores (la meta mensual para estos contratistas es de 30 certificaciones), viáticos y gastos de viaje si decide desarrollarlo con evaluadores Inter Centros y para el desplazamiento de auditores, y materiales de formación para compra de los materiales que se requieren en el proceso. El Subdirector debe enviar a la Secretaría General a más tardar el 30 de noviembre de 2013 la modalidad a través de la cual desarrollará el proceso; dicha información deberá remitirse a Jair Ospina Pacheco, correo electrónico [email protected], IP 12401. La ejecución de la Evaluación y Certificación de los Servidores y Contratistas SENA se hará de conformidad con el Procedimiento para Certificar Competencias establecido por la Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo. Entre los beneficios que el proceso de certificación de competencias laborales para servidores y contratistas SENA le han generado a la entidad, están el contar con un recurso humano altamente cualificado y en permanente actualización de sus competencias; proponer y promover programas de capacitación que atienden las verdaderas necesidades y que están sustentados en evaluaciones de conocimiento, desempeño y producto; jalonar la certificación de todos los niveles ocupacionales de la entidad; identificar, aceptar y disponer de estándares que hacen eficiente el proceso de vinculación y contratación de personal y en general a orientar la gestión de su talento humano. 3.2.6 Servicio Médico Asistencial La Secretaría General del SENA realiza la Proyección del Servicio Médico–Nivel Nacional PA 2014 basándose en su ejecución histórica. En el caso del Servicio Médico se ha tenido en cuenta como base el número total de beneficiarios por Regional y como parámetros normativos: Se relacionan a continuación los lineamientos para la prestación del Servicio Médico en la próxima vigencia: Los recursos para su financiamiento, serán asignados a cada Dirección Regional en su totalidad con la Resolución de Apertura remitida por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. Cada Dirección Regional será la directa responsable de la distribución de recursos y contratación de Instituciones y Profesionales para la prestación de servicios de salud siguiendo los procedimientos y principios establecidos en materia de contratación por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, demás normas en materia contractual y lineamientos de contratación señalados por la Dirección Jurídica y de acuerdo a las tarifas vigentes establecidas por la Directora General del SENA. Los procesos de contratación de prestadores de servicios de salud externos que se adelanten en cada Regional deberán ser realizados durante el primer trimestre del año 2014, previa verificación de la Regional de la certificación de cumplimiento de los estándares en el Sistema Único de Habilitación en Salud de cada prestador a contratar y será responsabilidad de cada Dirección Regional garantizar la continuidad de prestación de servicios a los beneficiarios. La contratación de personal de apoyo para la atención médica y odontológica a los beneficiarios del Servicio Médico Asistencial y demás procesos dentro de las instalaciones SENA serán autorizados por la Secretaría General, de acuerdo a la necesidad del servicio en cada Regional, teniendo en cuenta el 30 número de beneficiarios de cada Regional, sin exceder el número de personal 2013 y con el aumento establecido por la entidad para la próxima vigencia. Con el fin de garantizar la continuidad en el proceso de habilitación de consultorios médicos y odontológicos del Servicio Médico Asistencial que funcionen en cada Regional, los Directores Regionales serán los encargados de realizar un diagnóstico y velar por el cumplimiento de las normas vigentes en materia de Habilitación de Servicios de Salud, con el fin de garantizar la prestación de los servicios con estándares de calidad. Es responsabilidad de cada Dirección Regional la implementación de las instrucciones y formatos establecidos en el Instructivo de Prestación del Servicio Médico Asistencial 2013 ya publicado en los procesos y procedimientos vigentes del SIG y socializado en todas las Regionales, el cual es de cumplimiento obligatorio para los encargados y personal que apoya el Servicio Médico Asistencial, unificando procedimientos operativos para la atención de beneficiarios, desde su afiliación y atención hasta el trámite de pago de servicios, en las sedes actuales de Regionales y Centros donde funciona este servicio. 3.2.7 Seguridad y Salud en el Trabajo Se relacionan a continuación los lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo para el año 2014: EL SENA adelantará las acciones necesarias para la implementación integral del Sistema de Riesgos Laborales con el fin de disminuir la tasa de accidentalidad en el trabajo, enfermedad laboral y mejorar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo de la Entidad, de conformidad con la Ley 1562 de 2012 “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”. El Presupuesto 2014 será asignado en un 100% con la Resolución de Apertura. El presupuesto se destinará para la contratación de servicios personales a nivel nacional como médicos y enfermeros con especialización en salud ocupacional, psicólogos en salud ocupacional, ingenieros y abogados en salud ocupacional, tecnólogos en salud ocupacional y técnicos en salud ocupacional. Igualmente se destinará a la compra de elementos y servicios necesarios para el desarrollo del subprograma de medicina preventiva y del trabajo, subprograma de higiene y seguridad industrial y subprograma de riesgo psicosocial. Se excluyen la compra de elementos como sillas, escritorios, equipos de sistemas, señalización, compra de ropa de trabajo, dotación y EPP para servidores públicos, compra y recarga de extintores y adecuaciones locativas. La Secretaria General y las Direcciones Regionales serán los responsables de la distribución de recursos, contratación de prestadores de servicios, prestación de servicios personales y profesionales siguiendo la normatividad, procedimientos y principios establecidos en materia de contratación y los lineamientos de contratación señalados por la Dirección Jurídica. Las Regionales podrán unirse para adelantar procesos unificados de contratación con el fin de buscar economías de escala, simplificación y agilización de la contratación, para este fin también la Dirección General podrá unirse con Regionales. La Secretaria General con el apoyo del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo podrá realizar procesos de compra de servicios y elementos para apoyar a las Regionales Vichada, Vaupés, Guainía, Amazonas, 31 Guaviare, Putumayo y San Andrés, en la ejecución de los programas de medicina preventiva y del trabajo, riesgo psicosocial e higiene y seguridad industrial. Para tal efecto las Regionales trasladarán a la Secretaria General el monto de la respectiva contratación. La Secretaria General y las Direcciones Regionales serán los responsables de adelantar la contratación de técnicos, tecnólogos, profesionales con experiencia y licencia en salud ocupacional todo el personal necesario para la ejecución de los programas de Seguridad y Salud en el Trabajo. La Secretaria General y las Direcciones Regionales deberán garantizar el cumplimiento de la normatividad en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y fomentarán en las actividades la participación de todos los niveles jerárquicos de la Entidad, para generar un compromiso individual y colectivo de autocuidado y protección. La Secretaria General y las Direcciones Regionales deberán impulsar el diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, que incluya la elaboración de los Panoramas de Riesgo (Matriz de Peligros), Plan de Emergencias, conformación de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional (COPASOS), Comités de Convivencia Laboral y Brigadas de Emergencias, los cuales deben contener los requisitos establecidos en las normas que regulan el Sistema General de Riesgos Laborales. La Secretaria General y las Direcciones Regionales deberán realizar el diagnóstico de la salud de los funcionarios de la entidad y la implementación de los sistemas de vigilancia epidemiológica (SVE) cardiovascular, osteomuscular y psicosocial. Se implementará el sistema de información Digitalware, para lo cual todas las Regionales utilizarán el aplicativo de conformidad con las instrucciones que imparta la Secretaría General. La Oficina de Sistemas ya tiene las especificaciones del aplicativo para el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo y este grupo deberá garantiza que quede registrado en el formulario TIC del aplicativo Plan de Acción los costos correspondientes a su mantenimiento. La Secretaria General y las Direcciones Regionales deberán garantizar por intermedio de la ARL el cumplimiento de los programas, campañas y acciones de educación y prevención de riesgos, del nivel básico del plan anual de Seguridad y Salud en el Trabajo; capacitación básica para el montaje de la brigada de emergencias, primeros auxilios y el sistema de calidad en Seguridad y Salud en el Trabajo (Salud Ocupacional); capacitación a los miembros del comité paritario de salud ocupacional, fomento de estilos de trabajo y de vida saludables, de acuerdo con los perfiles epidemiológicos de la Entidad; investigación de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales; programas regulares de prevención y control de riesgos laborales y de rehabilitación integral; el diseño y la asesoría en la implementación de las áreas físicas, puestos de trabajo, maquinarias, equipos y herramientas para los procesos de reinserción laboral, con el objeto de intervenir y evitar los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales y la realización de estudios evaluativos de higiene ocupacional o industrial. La Secretaria General y las Direcciones Regionales deberán garantizar la implementación de los sistemas de vigilancia epidemiológica para servidores públicos y contratistas de prestación de servicios personales y monitorear permanente las condiciones de riesgo en el trabajo y la salud de los trabajadores. La Secretaria General, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional deberán implementar el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, bajo la norma OHSAS 18001, para 32 lo cual diseñaran y ejecutarán el plan de mejoramiento conforme a los resultados del proceso de Auditoría Interna SENA 2012-2013. EL SENA adelantará con la ARL el estudio de reclasificación de los riesgos laborales de los servidores públicos y trabajadores independientes y pagará la cotización al sistema de riesgos laborales de los servidores públicos y los trabajadores independientes riesgo IV y V de conformidad con el nivel de riesgo establecido en el Decreto 1607 de 2002. Para tal efecto los Directores Regionales y Subdirectores de Centros de Formación Profesional diligenciaran la planilla tipo Y mensualmente y la remitirán máximo el día 26 de cada mes al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo para realizar el pago a la ARL de manera anticipada. Los trabajadores independientes de riesgo I, II y III pagarán sus cotizaciones a la ARL a la cual se encuentren afiliados. Con el fin de dar cumplimiento a lo mencionado en el numeral 2° del Artículo 3, capítulo II de la resolución 1409 de 2012, que determina como obligación del empleador incluir en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), se conformará un equipo nacional liderado por un Coordinador Nacional de Protección contra Caídas, el cual se apoyará en las Regionales con técnicos o tecnólogos en salud ocupacional con formación en nivel avanzado en trabajo seguro en alturas, los cuales se denominarán administradores. Esta contratación es nueva para el 2014. 3.2.8 Vivienda A partir de la vigencia 2013 con la creación de la sub-unidad del Fondo Nacional de Vivienda se hizo necesario centralizar los pagos de los Conceptos de Gestión de Vivienda (Cesantías, Devolución de Ahorros, Préstamos sobre Ahorros y Préstamos de Vivienda) en la Dirección General. En consecuencia, la Dirección General emitirá un CDP para cada uno de los Conceptos de Gestión, el cual será remitido a las Regionales para atender en forma ágil y oportuna la liquidación y pago de las cesantías de los Servidores Públicos del SENA, así como la devolución de ahorros a los servidores públicos ahorradores del Fondo, el desembolso de los préstamos sobre ahorros y los Préstamos de Vivienda para afiliados al Fondo Nacional de Vivienda SENA. Las Regionales al igual que en la vigencia 2013, solicitarán el desembolso por cada uno de los conceptos de gestión mencionados anteriormente, con los soportes correspondientes al Grupo de Presupuesto de la Dirección General. La Secretaría General, a través del Grupo de Vivienda y con el apoyo de la Dirección Administrativa y Financiera, remitirá trimestralmente a las Regionales la información de los desembolsos efectuados por el Grupo de Tesorería para su control, siempre que esta información sea remitida a tiempo por dicho Grupo. La Secretaría General, los Directores Regionales y los Administradores del Fondo Nacional de Vivienda de la Dirección General y de las Direcciones Regionales deberán garantizar el cumplimiento de la normatividad que expida tanto el Consejo Directivo de la entidad como su Directora General y divulgarán los lineamientos necesarios que contribuyan a la adecuada administración del citado Fondo. Con el fin de optimizar el funcionamiento del Fondo Nacional de Vivienda la Dirección General con el apoyo de la Oficina de Sistemas, implementará el módulo de vivienda de KACTUS y los costos de su mantenimiento se registrarán el Grupo de Vivienda de la Dirección General en el formulario TIC del aplicativo Plan de Acción, con 33 el cual optimice el manejo de información de los créditos y la cartera que genere el Fondo, así como su seguimiento y con el propósito de evitar cualquier riesgo que conlleve la administración del enunciado Fondo, para lo cual todas la Regionales deberán utilizarán el aplicativo de conformidad con las instrucciones que se impartan desde la Dirección General. Previa implementación del sistema, los servidores públicos encargados de los respectivos procesos en la Dirección General y en las Regionales deberán continuar con la consolidación manual de las carteras y es de su responsabilidad el respectivo seguimiento de los descuentos mensuales por nómina, como también el seguimiento a los pagos realizados por los pensionados y exfuncionarios por los conceptos de vivienda, adelantando las gestiones pertinentes, lo cual permitirá la salvaguarda del Fondo Nacional de Vivienda SENA. También serán responsables de efectuar el respectivo seguimiento a los desembolsos que se requieran por los conceptos de cesantías, préstamos de vivienda, préstamos sobre ahorros y devolución de ahorros solicitados por los servidores públicos. La Coordinación del Grupo de Vivienda y los Administradores del Fondo de Vivienda en las Regionales deberán realizar campañas y acciones que conlleven a informar a los afiliados sobre los programas del Fondo de Vivienda a sus afiliados. El presupuesto correspondiente a los créditos de vivienda y préstamos sobre ahorros será distribuido conforme la aprobación que otorgue el Comité Nacional de Vivienda, según la normatividad vigente del Fondo Nacional de Vivienda del SENA, lo cual se deberá efectuar al iniciar la respectiva vigencia. En la Dirección General, la Secretaría General, a través del Grupo de Vivienda, realizará el seguimiento a los procedimientos del Fondo de Vivienda y a la ejecución presupuestal de los recursos que determina para cada vigencia. 3.2.9 Pensiones El Grupo de pensiones de SENA para la vigencia 2014 tiene como objetivo desarrollar de manera eficiente y eficaz sus actividades concernientes al pago de mesadas a los pensionados SENA, las Cuotas Partes, el pago de Bonos pensionales, Normalización Ajuste a la Pensión en salud (Art 143 de Ley 100 de 1993), en cumplimiento de sentencias judiciales, compartibilidad pensional y resolver los diferentes tramites de competencia del Grupo. Pago de la mesada pensional a los jubilados actuales: Garantizar el pago oportuno de las mesadas pensionales conforme con lo legalmente establecido. Pago aportes a pensión por Jubilación a COLPENSIONES: garantizar a través del pago de aportes a la administradora hasta el cumplimiento de requisitos para pensión de vejez, para efectos de garantizar la compartibilidad en el pago de las mesadas pensionales. Pago de las cuotas partes pensionales: Para el pago de las cuotas partes se asigna el presupuesto teniendo en cuenta el número de personas por los que le pueden cobrar cuotas partes al SENA, esta base de personas la administra el Grupo de Recaudo y Cartera. Reconocimiento y pago de bonos pensionales: Para el reconocimiento y pago de bonos pensionales, en especial los Bonos Tipo T, se realiza el cálculo actuarial, donde se identifican las personas y el año y lo que le costaría al SENA su pago. 34 Resolver los requerimientos judiciales y brindar asesoría personalizada a nuestros prepensionados y pensionados en cuanto a las formalidades de los documentos y del lleno de los requisitos para que se realice de manera satisfactoria la radicación, los cuales son atendidos dentro de los términos de ley establecidos. 3.3 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) se encarga de cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la Formación Profesional Integral gratuita, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país. La aspiración del SENA es ser una organización de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologías de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país. Es por esto, que recurriendo a los recursos tecnológicos de interactividad, instantaneidad, interconexión, digitalización, diversidad y penetración en todos los sectores productivos del país, el SENA contribuirá con una formación competitiva y eficaz. Para gestionar integralmente los servicios de tecnologías de la información, en el marco de la eficiencia administrativa, la Oficina de Sistemas se encuentra revisando y estableciendo políticas, planes, programas y proyectos orientados al fortalecimiento estratégico, en correspondencia a las responsabilidades asignadas a la Oficina de Sistemas en el Decreto 249 de 2004, así como, a las políticas de Gobierno en Línea, la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y a las políticas de gobierno TIC pertinentes para la Oficina de Sistemas. 3.3.1 Adquisición de elementos TIC A continuación se indica el respectivo trámite que deben cumplir todas las personas y dependencias de la Entidad a nivel nacional para la adquisición de elementos TIC: Las necesidades que tengan componentes TIC (hardware, software, servicios) de todas las dependencias deberán registrarse en el formulario respectivo del aplicativo Plan de Acción 2014. Así mismo, los proyectos que tengan componentes TIC de las dependencias de las Dirección General deberán ser registrados en el formulario establecido en el Plan de Acción. No se recibirán solicitudes adicionales para trámite por fuera de lo señalado en el aplicativo. Ello implica que todas las dependencias deberán hacer una planeación oportuna y surtir los trámites respectivos, especialmente aquellos relacionados con Recursos Ley 344. El objetivo de estos plazos es garantizar que los trámites se surtan de forma pertinente permitiendo una ejecución correcta de los recursos y previendo plazos considerables para desarrollar los procesos contractuales. En igual forma, los sistemas de apoyo a la misión institucional previo aval de las Redes de Conocimiento, donde se sustenten su pertinencia y conformidad. 35 Estos proyectos o necesidades registradas deberán tener una descripción concisa de sus objetivos, alcance e integración con otros sistemas, vigentes y futuros, justificados por su pertinencia y conformidad con el Plan Estratégico de la Entidad y acompañados por un estudio preliminar de mercado. Respecto a la adquisición de nuevas tecnologías de la información y comunicaciones, entendidas como aquellas que promueven un cambio en aspectos de gestión y especialmente en temas misionales, la Oficina de Sistemas de la Dirección General abogará por aquellas que le permitan al SENA alcanzar y mantenerse a la vanguardia de las instituciones que hacen uso de las TIC como parte de los procesos de innovación y formación para el trabajo. En consecuencia, aprobará los proyectos que soporten los objetivos estratégicos institucionales, que tengan un nivel de madurez comprobable mediante estudios o benchmarking de organizaciones de reconocimiento internacional, y que cuente con la aprobación de la gestión del cambio de arquitectura empresarial que analiza el impacto, conveniencia, viabilidad y riesgos de incorporar en el SENA estas tecnologías. 3.3.2 Hardware, software y servicios TIC Las Regionales, Direcciones de Área, Centros de Formación y/o dependencias de la Dirección General deberán tener en cuenta en toda necesidad TIC: Estimar y prever todos los factores asociados a la adquisición de equipos de cómputo, considerando las implicaciones en infraestructura física para realizar las adecuaciones en los ambientes donde se prevé instalar los nuevos equipos, y aspectos como los que se relacionan a continuación: - Instalación de nuevos puntos de red (Red LAN) Instalación de nuevos Acces Point (Red WLAN) Ampliar la capacidad de la Mesa de Servicios para la instalación, configuración, mantenimientos preventivos y correctivos y soporte en general para los equipos Ampliación del Ancho de Banda Capacidad del servicio de Energía Regulada, representado en nuevas UPS y Reguladores de energía. Instalación de puntos adicionales de energía regulada Los equipos de cómputo que cumplan con alguno de los siguientes criterios, se estima que han entrado en una fase de obsolescencia tecnológica, por tanto se procederá a darlos de baja y en el evento de requerirse: - Cinco (5) o más años de antigüedad o de uso Cuando el costo de reparación sea superior al 70% del valor comercial del equipo. Cuando no se puede actualizar tecnológicamente el elemento o ante la imposibilidad de encontrar repuestos. Tecnologías de hardware que no satisfacen requerimientos mínimos de las aplicaciones de software requeridas (tecnologías sustitutivas). Cuando la evaluación de la relación Costo/Beneficio para la actualización o recuperación del equipo no se justifica. El fabricante de las partes ha desaparecido del mercado, o no hay quien homologue la tecnología y permita la actualización de los equipos. Daño irreparable/mal estado en general/condición física. Siniestro 36 Los equipos que estén bajo las anteriores condiciones deben ser reemplazos (el reemplazo de estos equipos se hará previa solicitud de las Direcciones de Área, Regionales, Centros y Subsedes a la Oficina de Sistemas con los equipos descritos en el numeral 3.2 Terminales de Acceso. El destino de los equipos obsoletos será definido por la Oficina de Sistemas de la Dirección General Todo programa o proyecto de software solicitado para adopción y uso por la Entidad, bien sea para ser desarrollado u obtenido por cualquiera de los modos de licenciamiento aceptados, estará sujeto a aprobación y autorización de uso, los cuales serán definidos siguiendo el principio de mayor beneficio en extensión y eficiencia de utilización por la entidad teniendo en cuenta su misión, visión, principios y plan de desarrollo institucional. Toda solicitud de soluciones basadas en TIC deberá describir los objetivos que debe alcanzar, análisis de las necesidades, así como utilidad y beneficios que la solución aporta al desarrollo tecnológico o mejoramiento de procesos en la Institución. Cualquier solicitud que no cumpla con los lineamientos, será retornada al área solicitante para su respectivo ajuste, debido a que el cumplimiento de las disposiciones es de carácter obligatorio. 3.3.3 Donaciones Las donaciones que tengan componentes TIC (hardware, software, servicios), deberán contar con la aprobación de la Oficina de Sistemas, previo aval de las Redes de Conocimiento donde se sustente la pertinencia y conformidad con el Plan Estratégico de la Entidad. Si este tipo de donaciones no tiene la aprobación de la Oficina de Sistemas no deben ser recibidas por el SENA. El proceso para recibir estos bienes es el siguiente: La gestión se adelanta ante la Dirección de Formación Profesional - DFP, que tiene la delegación de recibir bienes donados. Los bienes que se reciban en donación deben estar destinados a apoyar la formación profesional integral Como se trata de recibir equipos o software, debe haber concepto técnico de la Oficina de Sistemas para verificar si el bien donado cubre necesidades propias para modelos de formación (pertinencia), sus características, compatibilidad con la tecnología de la Entidad, etc. Envío de los documentos expuestos anteriormente, para el aval de la Oficina de Sistemas Para recibir los bienes se debe solicitar por escrito a la Dirección de Formación Profesional, que se pronuncie sobre si los bienes sirven a la formación profesional, acompañar información sobre el ofrecimiento, anexar los documentos legales que acreditan a la persona que va a hacer la donación, y acompañar el concepto técnico de la Oficina de Sistemas, solicitado previamente. Los documentos exigidos a los donantes son: PERSONA JURÍDICA: Carta de intención de entrega en donación del bien Certificado reciente de la Cámara de Comercio y documento de identificación de su Representante Legal. Documentos que acrediten que los bienes donados son de propiedad del donante. Minuta del contrato de donación. 37 Cuando el valor del bien dado en donación supera los 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo a lo establecido en los artículos 1443 y 1458 del Código Civil, se deberá realizar el trámite notarial de la insinuación, el cual puede ir incluido en la escritura pública de donación y luego de firmado, protocolizarlo ante la oficina de notariado y registro correspondiente cuando haya lugar a ello. Una vez suscrito el contrato, se debe expedir la nota de entrada al almacén, la certificación indicando el uso y destinación de los bienes y el certificado de contabilidad, con estos documentos se expide el certificado para efectos tributarios. NOTA: La aprobación para la recepción de la donación comenzará con la revisión de la justificación, viabilidad técnica de los proyectos conforme con los estándares, normas, políticas de la Oficina de Sistemas y los principios y modelos de la Arquitectura Empresarial del SENA y al análisis de costo total de propiedad (TCO – Total Cost Owner). Se hará una evaluación en conjunto de los proyectos para verificar su integralidad y conveniencia. Si cumple todo lo anterior y dependiendo del tamaño o impacto de la donación, será remitido al Comité de las TIC del SENA, para su autorización y se consolidará en el portafolio de proyectos. Si no cumple, o no se autoriza por el Comité de las TIC, se declinará ante el donante la recepción de la donación con las explicaciones del porqué de la decisión. 3.3.4 Orientaciones generales para el uso de los equipos, software y servicios Compra de Partes para proyectos o actividades con componentes TIC y para recuperar bienes en uso se solicita seguir lo indicado en al Circular 3-2011-000364 del 2 de noviembre de 2011. Ambientes de Formación en TIC: Las Redes de Conocimiento deben acordar con las Direcciones Regionales, Subdirecciones, la Dirección de Formación Profesional y la Oficina de Sistemas, la creación de Laboratorios o ambientes de formación independientes dedicados a la configuración de sistemas operativos, redes, software base, especializado o libre con el objetivo de mantener un estándar en los ambientes de formación normales. Los equipos en los ambientes de formación: En redes de Computadores y Mantenimiento de Hardware se debe programar el uso, instalación y configuración libre, pero controlada por parte de los instructores y aprendices. Estos equipos no deben ser objeto de atención por parte de la Mesa de Servicios o Soporte en Sitio ya que por su misma finalidad deben poder ser formateados, reinstalados y reconfigurados por los aprendices. En desarrollo de software se debe permitir la instalación y uso de las aplicaciones que desarrollen los aprendices como parte de sus procesos de formación. La configuración en el modelo cliente servidor debe ser estratégicamente programada para asegurar su gestión desde dominios dedicados exclusivamente a formación que no compitan en recursos con la red administrativa. Por otro lado, se debe determinar si se destinan equipos que actúen como servidores en cada ambiente de formación o uno por Centro. Dichos equipos, igualmente deben programarse para el uso, instalación y configuración libre, pero controlada por parte de los instructores y aprendices. Los equipos dedicados a servicios audiovisuales y de comunicaciones deben igualmente tener en cuenta los lineamientos anteriormente mencionados. 38 En aras de garantizar la disponibilidad de información consistente, actualizada y confiable, necesaria para el cumplimiento de la misión institucional y permitir que los usuarios SENA tengan acceso a la información y a los servicios, facilitando su apropiación y aprendizaje y garantizando el respeto a los derechos de autor, todos los aplicativos y sistemas de información desarrollados en y/o para la Entidad tanto para los procesos misionales como de apoyo deben considerar las orientaciones dadas en las siguientes comunicaciones: Circular 3-2011-000098 de 4/29/2011 11:35:23 AM N.I.S.: 2011-03-000298 Manual de imagen institucional del SENA art. 1,2,5 y 7 del art. 7 del decreto 249/04 Circular No. 3-2011-000162 de 6/15/2011 3:54:32 PM N.I.S.: 2011-03-000438 Calidad de la información registrada en los aplicativos de la entidad art. 269 de la C.P. Circular No. 3-2011-000212 de 01/08/2011 09:57:20 a.m. N.I.S.: 2011-03-000560 Concepto técnico y orientaciones instalación y uso de software Radicado: 8-2011-025969 - de Fecha: 9/7/2011 8:48:42 AM - NIS: 2011-02-152165 Concepto Dirección Jurídica sobre las disposiciones legales que rigen el uso del software en Colombia. Resolución de bajas de software expedida por la Dirección Administrativa y Financiera Software desarrollado por funcionarios, contratistas, instructores o aprendices: Para recibir los derechos de autor sobre aplicativos desarrollados por funcionarios de planta o contratistas o aprendices, le informamos que en la página del Ministerio del Interior se encuentran los formatos que se deben diligenciar y radicar en la Dirección Nacional de Derechos de Autor, para que estos sean oponibles ante terceros, de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 23 de 1982 y 1450 de 2011. Ver: http://www.derechodeautor.gov.co/htm/registro/tutorial_os/marco_registro_fisico.htm Adicionalmente, se debe atender lo dispuesto en el comunicado 005 emitido por la Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio del Interior y de Justicia sobre los cambios en el régimen de los contratos de trasferencia de los derechos patrimoniales de autor y conexos. 3.3.5 Gestión de seguridad de la información Para definir un sistema de gestión de la seguridad de la información de forma pertinente, efectivo y eficiente es necesario establecer primero una arquitectura de seguridad de Información que nos brinde un mapa, unos lineamientos y un derrotero para implementar los sistemas de gestión de información. Esta arquitectura de seguridad de información describirá la estructura y el comportamiento, actuales y futuros, para los procesos de seguridad de la organización, sistemas de seguridad de la información, personal y unidades organizacionales, de manera que se alineen con los objetivos de la organización y la dirección estratégica. Atendiendo a lo señalado en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, la definición de la arquitectura de seguridad de Información del SENA comenzó en el 2013 y para el 2014 se desarrollarán los entregables definidos en las guías y técnicas del framework TOGAF versión 9.1, capítulo 21, para los dominios de negocio, sistemas de información y tecnología, así como los descritos en el framework SABSA para estos mismos dominios. NOTA: TOGAF® and SABSA® Integration, producto del Open Group, establece una metodología de arquitectura holística, totalmente articulada con el ciclo ADM de TOGAF. 39 TOGAF (The Open Group Architecture Framework) es un marco de trabajo de Arquitectura Empresarial que proporciona un enfoque para el diseño, planificación, implementación y gobierno de una arquitectura empresarial de información. Esta arquitectura está modelada, por lo general, en cuatro niveles o dimensiones: Negocios, Tecnología (TI), Datos y Aplicaciones. Cuenta con un conjunto de arquitecturas base que buscan facilitarle al equipo de arquitectos cómo definir el estado actual y futuro de la arquitectura. SABSA es un marco probado y una metodología para la Arquitectura de Seguridad Empresarial y Gestión de Servicios, que incluye Gestión de Riesgos, Seguridad de la Información, y Gobierno y gestión de la Continuidad. SABSA es una metodología abierta, no un producto comercial, que está a disposición del público, a condición de que el crédito apropiado aparezca y las marcas se reproduzcan. 3.3.6 3.3.6.1 Servicios TIC Contrato de servicios TIC para el SENA El Plan Nacional de Desarrollo en su definición de la Política de Reducción de la Pobreza y Promoción del Empleo y la Equidad, establece metas a largo plazo para el SENA y otras entidades de los sectores Educación y Protección Social, orientadas a construir una infraestructura para el desarrollo mediante proyectos de inclusión digital, que permitan: El diseño de alternativas para potenciar la conectividad a internet en instituciones educativas de regiones apartadas del país donde la oferta del servicio es insuficiente. Reducción de la brecha de apropiación de las TIC y su aprovechamiento en el desarrollo, la productividad y la reducción de la pobreza en las regiones, mediante la definición de competencias en TIC requeridas en la comunidad académica y su inclusión en la oferta educativa y la construcción de contenidos y aplicaciones para el uso de las TIC en la generación de conocimiento de acuerdo con las necesidades de las regiones del país. El SENA, para el periodo comprendido del 2011 al 2014, suscribió el contrato No. 646 de 2011 con la UNIÓN TEMPORA (ASSENDA S.A.S, TELMEX COLOMBIA S.A. Y COMCEL S.A), constituyéndose en el contrato más importante y complejo de tecnologías del SENA, cuyo objeto es: “El CONTRATISTA se obliga a prestar los servicios de tecnologías de información y comunicaciones, para la Dirección General, Regionales, Centros de Formación Profesional, Tecnoparques, Tecnoacademias, Oficinas del Servicio Nacional de Empleo y Aulas Móviles del SENA, de acuerdo con las necesidades de la Entidad, en los términos y condiciones señalados en el pliego de condiciones de la Licitación Pública DG–04 de 2011, sus anexos, adendas, y la oferta presentada por el oferente”. El proveedor presta los siguientes 10 dominios de servicios: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Energía WAN - WIDE AREA NETWORK (Red de Área Extendida) LAN - LOCAL AREA NETWORK (Red de Área Local) INTERNET Conectividad para Aulas Móviles Móviles Videoconferencia Telefonía Centro de Datos (DATA CENTER) Gestión global y Mesa de Servicios 40 El Contrato No. 646 de 2011 al igual que el contrato de Interventoría No. 648 de 2011 finalizan el 14 de Agosto de 2014, por tanto se viene planeando la nueva contratación de servicios TIC del 2014 el siguiente cronograma, sujeto a cambios debido a los trámites que se deben surtir en cuanto a la planeación, transición y entrada en operación del nuevo proveedor de servicios TIC: CRONOGRAMA AÑO 2014 ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE LICITACIÓN DEL ETAPA PRE CONTRACTUAL NUEVO CONTRATO TIC SELECCIÓN DEL PROVEEDOR ADJUDICACIÓN ETAPA TRANSICIÓN CONTRACTUAL OPERACIÓN DEL NUEVO CONTRATO TIC Durante los 6 (seis) meses previos a la finalización del contrato No. 646 de 2011, el proveedor de los servicios, estará en una etapa de cierre administrativo, financiero, jurídico y técnico. Durante este tiempo la operación de los servicios continuará prestándose normalmente para todos los usuarios del SENA, Direcciones, Regionales, Centros de Formación y Subsedes. 3.3.6.2 Terminales de acceso Los servicios contratados con la empresa QUINTEC COLOMBIA S.A. bajo el Contrato No. 649 de 2011, cuyo objeto es: “El contratista se obliga a prestar el servicio de terminales de acceso y dispositivos periféricos, incluyendo la dotación (en modalidad de arriendo), distribución, soporte, mantenimiento preventivo y correctivo, para los siguientes equipos: 1) Computadores de escritorio (gama única). 2) Computadores portátiles (gama básica y avanzada). 3) Computadores Mac. 4) Impresoras blanco y negro. 5) Multifuncionales. 6) Escáneres, así como la provisión de repuestos, consumibles y fungibles, de acuerdo a las características señaladas en el ANEXO 02 ESPECIFICACIONES TECNICAS de los pliegos de condiciones y a la propuesta del CONTRATISTA”, buscan garantizar el cubrimiento de aquellos equipos que han cumplido una obsolescencia mayor a 5 años; el término de duración del Contrato No. 649 de 2011 es hasta diciembre de 2014. La Oficina de Sistemas a través de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A inició en 2013 el proceso de “Adquisición de equipos de tecnología y software para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Dirección General, Regionales y Centros de Formación a nivel nacional, de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa para el mercado de compras públicas”, con esta negociación, se contempla cubrir la totalidad de equipos correspondientes a los proyectos de Bolsa Concursable SENA y el Plan 100 mil oportunidades para los jóvenes. 41 3.4 RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTIÓN DEL CLIENTE 3.4.1 Estrategia Servicio al Cliente La estrategia de Servicio al Cliente inició su implementación en la vigencia 2013 y continuará su ejecución en el 2014. Enmarcado en el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano –PNSC-, su objetivo principal es mejorar la calidad y accesibilidad de los servicios al ciudadano mediante la adopción de un modelo de Gestión de Servicio, atendiendo a los lineamientos planteados por el gobierno nacional. Basados en esta política del PNSC se definieron los siguientes objetivos que enmarcarán la estrategia planteada: Ilustración 5: Objetivos Política de Servicio al Cliente En 2013 se comenzaron a trabajar las siguientes iniciativas que permitirán la implementación de la estrategia de servicio al cliente, dichas iniciativas seguirán desarrollándose en el 2014: Ilustración 6: Iniciativas – Estrategia Servicio al Cliente Para soportar la estrategia se diseñó un modelo de Ciclo de Servicio que tiene como objetivos: Mejorar la capacidad institucional para dar respuesta adecuada y oportuna a las solicitudes de los diferentes públicos que atiende el SENA Garantizar su monitoreo permanente mediante la base de un diagnóstico a los actuales procesos vinculados a los servicios de atención del público 42 Identificar los obstáculos que tiene la institución para prestar un adecuado servicio con calidad y oportunidad, implicando diseñar evaluaciones de diagnóstico pertinentes a todos los niveles de la institución en todas Regionales; estas evaluaciones contribuirán a introducir ajustes a los modelos de operación que permitan mejorar la eficacia con relación a los objetivos previstos. Ilustración 7 Modelo Ciclo de Servicio al Cliente Para el cumplimiento de este Ciclo de Servicio esperado se está trabajando en cuatro estrategias que soportan la estrategia de Servicio al cliente así: 3.4.1.1 Estrategia CRM El SENA viene adelantando el proceso de análisis y dimensionamiento del proyecto de CRM desde el año 2010, a través de diversas estrategias de diagnóstico, levantamiento de requerimientos y evaluaciones costo / beneficio para la Entidad y los ciudadanos. En el año 2012 se contrató un CRM que tiene por objeto “Contratar el diseño, parametrización, implementación y puesta en marcha de una herramienta tecnológica de gestión comercial CRM (Customer Relationship Management) integral basado en productos Microsoft, según los requerimientos del SENA.” El CRM es una estrategia implementada con el objetivo de tener conocimiento de nuestros clientes, detectando sus necesidades, aumentando su grado de satisfacción, incrementando su fidelidad y la rentabilidad o beneficios del cliente a nuestra organización, mediante el análisis de las informaciones extraídas por los clientes desde los diferentes canales o medios de comunicación. Los beneficios que se esperan del CRM en la organización son: Construcción de una visión única e integral del cliente que le permite al SENA ofrecer sus servicios basados en el conocimiento del mismo. Realización de análisis estratégicos de forma permanente que involucran el registro, administración y gestión de la información relacionada con los clientes del SENA logrando un mejor entendimiento del mismo. Aumento de la pertinencia de la oferta de servicios que brinda el SENA a las necesidades presentes y futuras del Sector Productivo, mediante la mejora de los servicios actuales y potenciales de su portafolio, resultado del análisis de la información suministrada a través del CRM. 43 Contacto permanente con los clientes SENA para ofrecer una respuesta oportuna y efectiva a los requerimientos realizados por el mismo. Medición de la satisfacción del cliente una vez hace uso de los servicios SENA. Mejora del servicio brindado a los clientes SENA a través del relacionamiento integral de los procesos directamente relacionados con el cliente. Integración de diferentes sistemas de información Se definió una estrategia de implementación de CRM por medio de un enfoque metodológico que permite conocer la situación actual del SENA para determinar, a partir de esta un plan de implementación y mejora que le facilite a la entidad, una herramienta que permita de forma permanente realizar análisis estratégicos que involucren la captura, administración y gestión del total de la información relacionada con los Grupos de Interés; con dicha herramienta el SENA estará en capacidad de administrar de una manera más eficaz y efectiva las relaciones con los mencionados Grupos. Para este proyecto se contará con cuatro fases distribuidas por módulos de la siguiente forma: Ilustración 8: Cronograma de implementación del CRM definido por fases y módulos Ilustración 9: Lideres de CRM 3.4.1.2 Estrategia PQRS 44 El Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación, establece dentro de sus lineamientos generales que las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias – PQRS- se consideren como insumos gerenciales para la toma de decisiones acertadas en temas de mejoramiento del Servicio. Por ello, las acciones del SENA buscan fortalecer mediante procedimientos, definición de canales, control y seguimiento a la respuesta generada a los grupos de interés, y medición de la satisfacción que permitan generar mayor conocimiento y participación de los Ciudadanos en el canal virtual de atención, propiciando la oportunidad en la respuesta y la efectividad de la misma. Ilustración 10: Estrategia PQRS Para el 2014 se espera con el apoyo de los líderes de PQRS seguir trabajando en el cumplimiento de los indicadores actuales y adicionales a ello, seguir fortaleciendo la entidad en la atención al Ciudadano e implementando medidas que garanticen los lineamientos del PNSC y el estatuto anticorrupción. La estrategia será soportada por líderes de PQRS en las regionales que contribuirán Con la estrategia CRM fortaleciendo el proceso de PQRS se tendrán indicadores mensuales y oportunos frente a la gestión que realiza cada dependencia en la entidad, así como trazabilidad y seguimiento a las PQRS que interponen los diferentes grupos de interés de la entidad y entidades de control y vigilancia. A continuación se muestra el proceso de PQRS una vez se implemente la estrategia. Adicional a este recurso, en el 2014 para 10 regionales se tendrá un líder de CRM – PQRS el cual debido al tamaño de las mismas fortalecerán la estrategia planteada mediante la fusión de las funciones del Técnico CRM y de PQRS logrando así cobertura nacional Ilustración 11: Proceso PQRS 2014 CANALES DE COMUNICACIÓN PROCESO RADICACIÓN Seguimiento MEJORAMIENTO CONTINUO Reportes e Indicadores Virtual Tipificación Acciones Correctivas Enrutamiento/ Escalamiento Presencial Número Radicado Análisis de Caso Escrito Ciudadano Cliente Generación Respuesta Central Telefónica Acciones Preventivas Acciones de Mejora Encuesta de Satisfacción Notificación Repositorio Documental Expediente Ciudadano Cliente 45 3.4.1.3 Estrategia Contac Center En el marco de la política mejoramiento continuo de los procesos de relacionamiento de nuestra Entidad con sus clientes externos y en especial con sus aliados empresariales, se desarrolló el proyecto “Línea de Atención Empresarial” que tiene por objetivo ser el medio de comunicación y resolución de solicitudes de la comunidad empresarial, en un tiempo no mayor a 48 horas. A través de las líneas 4-04-94-94 para Bogotá y 01-8000-910682 para el resto del país, se colocó a disposición de los empresarios un equipo humano capacitado, capaz de dar respuesta oportuna a temas relevantes como: Contrato de Aprendizaje, Agencia Pública de Empleo, Certificación de Competencias, Formación Profesional, Pagos en Línea y toda solicitud puntual que el Empresario quiera registrar. Este equipo compuesto por un grupo inicial de 12 agentes exclusivos de la “Línea Empresarial” estará soportado igualmente por 24 líderes PQRS y 22 CRM distribuidos en todo el país para la vigencia 2.013. En consecuencia, la participación territorial es definitiva para el logro de los objetivos establecidos para este nuevo canal de comunicación. Ilustración 12: Línea Empresarial en las Regionales Vigencia 2.013 1 2 3 4 Lider PQRS 5 24 6 7 8 Lider CRM 9 22 10 11 12 Ilustración 13: Procedimiento “Línea Empresarial” 46 3.4.1.4 Estrategia Manual de Servicio al cliente Mediante la implementación de un Sistema Integrado de Gestión centrado en las personas, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA a través del mejoramiento continuo de sus servicios de formación profesional integral, de generación de ingresos y empleabilidad para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas, se compromete con sus ciudadanos - clientes y grupos de interés a generar una cultura de la Calidad con Calidez. En el marco del desarrollo de esta política orientada hacia la excelencia, la Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento lidera la implementación de procesos que dinamicen la prestación de servicios a nuestros ciudadanos - clientes con oportunidad y pertinencia, a través del uso de herramientas tecnológicas de primer nivel y la implementación de una nueva cultura de servicio al ciudadano. El Manual de Servicio al Cliente del SENA recoge los lineamientos a tener en cuenta por parte de funcionarios y contratistas SENA para lograr el mejor resultado de la experiencia de interacción del ciudadano cliente con la entidad y de esta forma se consolide una como una estrategia de vida institucional. El recurso humano que soporta la estrategia de Servicio al Cliente en el Enfoque de PQRS y CRM a nivel nacional estará compuesto así en las Regionales: Tabla 1 DISTRIBUCIÓN Y ASIGNACIÓN TÉCNICOS CRM - LÍDERES REGIONALES REGIONAL ANTIOQUIA ATLÁNTICO DISTRITO CAPITAL BOLÍVAR BOYACÁ # DE CONTRATOS 1 1 1 1 1 VALOR MENSUAL $ $ $ $ $ 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 DURACIÓN (MESES) 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 TOTAL ANUAL $ $ $ $ $ 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 CALDAS 1 $ 1.697.440 11,5 $ 19.520.560 CAUCA 1 $ 1.697.440 11,5 $ 19.520.560 CESAR 1 $ 1.697.440 11,5 $ 19.520.560 CUNDINAMARCA HUILA MAGDALENA META NARIÑO N/ SANTANDER QUINDÍO RISARALDA SANTANDER SUCRE TOLIMA VALLE SAN ANDRÉS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL 22 $ 56.015.520 379,5 $ 429.452.320 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 39.041.120 19.520.560 TABLA 2 TÉCNICOS DE PQRS – LÍDERES REGIONALES REGIONAL ANTIOQUIA ATLÁNTICO DISTRITO CAPITAL BOLÍVAR BOYACÁ CALDAS CAUCA % DE CONTRATOS 1 1 2 1 1 1 1 VALOR MENSUAL $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 DURACIÓN (MESES) 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 TOTAL ANUAL $ $ $ $ $ $ $ 19.520.560 19.520.560 39.041.120 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 47 REGIONAL % DE CONTRATOS DURACIÓN 1 1 1 1 1 1 1 1 VALOR MENSUAL $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 CESAR CUNDINAMARCA HUILA MAGDALENA META NARIÑO NORTE SANTANDER QUINDÍO 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 $ $ $ $ $ $ $ $ RISARALDA 1 $ 1.697.440 11,5 $ 19.520.560 SANTANDER SUCRE TOLIMA VALLE SAN ANDRÉS 1 1 1 1 1 $ $ $ $ $ 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 $ $ $ $ $ 22 $ 56.015.520 379,5 $ 429.452.320 TOTAL REGIONAL 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 TABLA 3 TÉCNICOS PQRS. CRM - LÍDERES REGIONALES REGIONAL 3.4.2 # DE CONTRATOS VALOR MENSUAL DURACIÓN MESES TOTAL ANUAL CAQUETÁ CÓRDOBA CHOCÓ LA GUAJIRA ARAUCA CASANARE 1 1 1 1 1 1 $ $ $ $ $ $ 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 $ $ $ $ $ $ 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 19.520.560 PUTUMAYO 1 $ 1.697.440 11,5 $ 19.520.560 AMAZONAS GUAINÍA GUAVIARE 1 1 1 $ $ $ 1.697.440 1.697.440 1.697.440 11,5 11,5 11,5 $ 19.520.560 $ 19.520.560 $ 19.520.560 TOTAL 10 $ 56.015.520 379,5 $ 195.205.600 Servicio al Empresario En concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo, el SENA orientará su trabajo a promover el desarrollo regional atendiendo a los requerimientos de los sectores productivos, a los lineamientos de los programas de gobiernos locales y departamentales, a la generación de empleo y a la necesidad de inclusión social y lucha contra la pobreza. En el año 2012 se inició una estrategia de relacionamiento con las empresas mediante la suscripción de convenios de cooperación, alineados a los planes estratégicos de las empresas y sectores con la oferta de valor del SENA. En el año 2013 se replantea la estrategia y se hace énfasis en: pertinencia de la formación profesional, generación de empleo, empleabilidad e impulso al emprendimiento, todo lo anterior consolidado en las Alianzas para el Trabajo entre el SENA y el sector productivo. En el año 2014 el Grupo de Servicio a la Empresa dará continuación a las Alianzas para el Trabajo y coadyuvará al desarrollo de la Promesa de Valor del SENA en lo concerniente a: “Prestación de servicios con calidad, oportunidad, pertinencia, innovación, estándares internacionales e inclusión social, que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país. Para lograr este propósito el SENA trabaja actualmente en los siguientes frentes: Pertinencia regional: Las Regionales y Centros de Formación deberán garantizar que la oferta de servicios misionales del SENA (Formación Profesional Integral, y Empleo, Trabajo y Emprendimiento) responda a las necesidades de los sectores productivos y a las políticas de inclusión social. La pertinencia debe ser una de las notas características de los Planes Estratégicos de las Regionales SENA, en desarrollo y 48 concordancia con el Plan Estratégico SENA 2014. Esto implica identificar y superar brechas tecnológicas del SENA en las Regiones, consultar de manera permanente y sistemática las demandas de la Región, y establecer alianzas para el Trabajo y relacionamientos con diferentes tipos de actores locales con el objeto de aunar esfuerzos para garantizar mayor eficacia y pertinencia de la oferta de servicios de la entidad en los contextos regionales y locales. En este sentido es el grupo de Servicio a la Empresa es el único responsable de garantizar la creación y aprobación de la oferta cerrada en los niveles titulada, complementaria y virtual. Fortalecimiento institucional: Con el fin garantizar un mayor impacto del SENA en las regiones del país, se realizara evaluación y seguimiento a los procesos de relacionamiento con las empresas, agendas empresariales, alianzas para el trabajo y convenios de cooperación de impacto nacional y regional, con mecanismos de rendición de cuentas de los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro de Formación, entre otros aspectos. 3.4.2.1 Relacionamiento empresarial estratégico El objetivo es establecer las actividades para promover y consolidar en coordinación con el área correspondiente y el sector productivo, alianzas para el trabajo, alianzas estratégicas, convenios u otros, que contribuyan a la prestación oportuna, pertinente y de calidad de los servicios ofrecidos por el SENA. La responsabilidad es del Director de Empleo y Trabajo y del Coordinador del Grupo de Servicio a la Empresa. El canal de comunicación con la empresa es el ejecutivo de cuenta estratégico. En las regionales se distribuirá de la siguiente manera: Tabla 4 TABLA DE CONTRATACION EJECUTIVOS DE CUENTA REGIONAL ANTIOQUIA ATLANTICO DISTRITO CAPITAL BOLÍVAR BOYACÁ CALDAS CAQUETÁ CAUCA CESAR CÓRDOBA CUNDINAMARCA CHOCÓ HUILA LA GUAJIRA # DE CONTRATOS EJECUTIVOS DE CUENTA 5 3 12 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 VALOR MENSUAL VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS DURACION 3.831.600 3.831.600 3.831.600 3.296.000 3.296.000 3.296.000 2.739.800 3.296.000 3.296.000 3.296.000 3.831.600 2.739.800 3.296.000 3.296.000 19.158.000 11.494.800 45.979.200 3.296.000 3.296.000 3.296.000 2.739.800 3.296.000 3.296.000 3.296.000 7.663.200 2.739.800 3.296.000 3.296.000 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL ANUAL 210.738.000 126.442.800 505.771.200 36.256.000 36.256.000 36.256.000 30.137.800 36.256.000 36.256.000 36.256.000 84.295.200 30.137.800 36.256.000 36.256.000 MAGDALENA 1 3.296.000 3.296.000 11 $ 36.256.000 META NARIÑO N/SANTANDER QUINDÍO RISARALDA SANTANDER SUCRE TOLIMA 1 1 1 1 1 2 1 2 3.296.000 3.296.000 3.831.600 3.296.000 3.296.000 3.831.600 3.296.000 3.296.000 3.296.000 3.296.000 3.831.600 3.296.000 3.296.000 7.663.200 3.296.000 6.592.000 11 11 11 11 11 11 11 11 $ $ $ $ $ $ $ $ 36.256.000 36.256.000 42.147.600 36.256.000 36.256.000 84.295.200 36.256.000 72.512.000 VALLE 4 3.831.600 15.326.400 11 $ 168.590.400 ARAUCA CASANARE PUTUMAYO 1 1 1 3.296.000 3.296.000 2.739.800 3.296.000 3.296.000 2.739.800 11 11 11 $ $ $ 36.256.000 36.256.000 30.137.800 SAN ANDRÉS 1 3.296.000 3.296.000 11 $ 36.256.000 AMAZONAS 1 2.739.800 2.739.800 11 $ 30.137.800 52 97.108.400 363 $ 2.031.695.600 TOTAL 49 Tabla 5 TABLA DE CONTRATACION APOYOS PYMES 3.4.2.2 VALOR MENSUAL VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS $ 3.394.880 $ 3.394.880 $ 10.184.640 $ 1.697.440 $ 1.697.440 REGIONAL # DE CONTRATOS ANTIOQUIA ATLANTICO DISTRITO CAPITAL BOLÍVAR BOYACÁ 2 2 6 1 1 $ $ $ $ $ 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 CALDAS 1 $ 1.697.440 $ CAUCA CESAR CUNDINAMARCA HUILA LA GUAJIRA MAGDALENA META NARIÑO NORTE SANTANDER QUINDÍO RISARALDA SANTANDER SUCRE TOLIMA VALLE TOTAL 1 1 2 1 1 1 1 2 2 1 1 2 1 1 3 34 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 1.697.440 $ 35.646.240 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ DURACION TOTAL ANUAL 11 11 11 11 11 $ $ $ $ $ 37.343.680 37.343.680 112.031.040 18.671.840 18.671.840 1.697.440 11 $ 18.671.840 1.697.440 1.697.440 3.394.880 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 3.394.880 3.394.880 1.697.440 1.697.440 3.394.880 1.697.440 1.697.440 5.092.320 $ 57.712.960 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 380 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 18.671.840 18.671.840 37.343.680 18.671.840 18.671.840 18.671.840 18.671.840 37.343.680 37.343.680 18.671.840 18.671.840 37.343.680 18.671.840 18.671.840 56.015.520 $ 634.842.560 Relacionamiento Empresarial El objetivo es establecer las actividades para promover y consolidar en coordinación con el área correspondiente acuerdos que contribuyan a la prestación oportuna y eficaz de los servicios ofrecidos por el SENA. El canal de comunicación con la empresa es el ejecutivo de cuenta empresarial. La responsabilidad del relacionamiento empresarial corresponde a los Directores Regionales y a los Coordinadores de Relaciones Corporativas. 3.4.2.3 Atención a Pymes El objetivo es establecer las actividades para gestionar la prestación de los servicios solicitados por las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y garantizar una respuesta adecuada de la Entidad a las mismas. El responsable es el Coordinador Regional de Relaciones Corporativas. 3.4.2.4. Segmentación En el siguiente cuadro se muestra la segmentación por empresas. Las Regionales ya cuentan con la estructura requerida para la implementación de la estrategia a nivel Nacional. Cuadro 1: Segmentación por empresa 50 Segmentación Objetivo o Alcance del Relacionamiento 1. Grandes y Gremios Nacionales Alianza para el Trabajo y convenios Plurianual y Derivados Anuales Agenda empresarial Estratégica Medianas y Gremios Regionales PYMES Alianza para el Trabajo y atención por demanda Canales de Comunicación Temas que se debe incluir en el relacionamiento 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. Formación Integral pertinente y enfocada a la generación de empleo y empleabilidad. Contrato de aprendizaje (Promoción de contratos obligados y voluntarios) Certificación de Competencias Empleo (APE) Emprendimiento y Fortalecimiento (Comunidad) Ambientes de Aprendizaje Inclusión Social Formación Integral pertinente y enfocada a la generación de empleo y empleabilidad. Contrato de aprendizaje (Promoción de contratos obligados y voluntarios) Certificación de Competencias Empleo (APE) Agenda empresarial Regional 3. 4. Por solicitud o Demanda Línea Empresarial El que solicite la empresa puntualmente Ejecutivos de Cuenta Estratégicos en Regionales y Dirección Nacional Ejecutivos de cuenta Regionales por demanda Apoyo a pymes (46 Técnicos a Nivel Nacional) Año 2014 Nueva Línea Empresarial y CRM El modelo de atención y relacionamiento con las empresas se diseñó partiendo de la segmentación de las empresas del Observatorio laboral del SENA a nivel nacional segmentándolas en grandes, medias, pequeñas y microempresas así: Cuadro 2: Segmentación de empresas por tamaño TAMAÑO ACTIVOS TOTALES SMMLV NÚMERO DE EMPLEADOS NÚMERO DE EMPRESAS MICROEMPRESA MENOS DE 500 MENOS DE 50 87.543 PEQUEÑA ENTRE 500 Y 5.000 ENTRE 50 Y 200 21.643 MEDIANA ENTRE 5.000 Y 30.000 ENTRE 200 Y 500 7.945 GRANDE SUPERIOR A 30.000 MÁS DE 500 360 117.491 TOTAL SMMLV PARA EL AÑO 2013 $589.500 El objetivo de dicho modelo es establecer relaciones a largo plazo con la empresa y de esta forma fidelizar las relaciones de la entidad con el sector productivo, fortaleciendo alianzas estratégicas para el trabajo y para contribuir al incremento de su productividad, competitividad y generación de empleo. El encargado de garantizar el relacionamiento empresarial en las regionales es el Director Regional quien deberá propiciar la interacción de los equipos de trabajo en sus comités ampliados de Dirección. 3.4.2.4 Contrato de Aprendizaje En relación al aumento de contratos de aprendizaje y al desarrollo de Alianzas para el Trabajo y/o de convenios, se ha empezado a evidenciar un mayor número de contratos de aprendizaje por parte de las empresas obligadas y voluntarias. El gran aliado del incremento de estos contratos de aprendizaje y su continuidad para la vigencia 2014 será la formación cerrada o a la medida que se ha concertado entre el sector productivo y los ejecutivos de cuenta con el fin de garantizar la inclusión laboral de estos aprendices una vez culminan su formación. El contrato de aprendizaje es una pieza fundamental en el modelo formativo del SENA, por tal motivo el lineamiento es lograr más contratos de aprendizaje para que los aprendices de formación titulada sean patrocinados por las empresas. Para ello se han implementado acciones 51 para aumentar la base de datos de empresas con cuota regulada y por tal razón, la labor de acompañamiento, asesoría y normalización de la cuota deberá intensificarse para garantizar la disminución del presunto incumplimiento de las empresas hoy obligadas al cumplimiento de la cuota regulada Las estrategias implementadas que actualmente desarrolla la Dirección de Empleo y Trabajo se continuarán ejecutando para la vigencia 2014 para aumentar el número de cuotas reguladas y de contratos obligatorios y voluntarios se pueden resumir en: Fortalecimiento de la nueva versión del Sistema Gestión Virtual de Aprendices. Aumento en el número de empresas de cuota regulada con la base de datos de la UGPP. Atención prioritaria a las empresas con mayores cuotas reguladas para lograr ofertas cerradas e inserción laboral posterior. Atención oportuna a las solicitudes de modificación de cuota de aprendices en los términos establecidos. Disminución de la monetización a través de cesiones de práctica. Las 33 Regionales en las que se divide el territorio nacional cuentan con una Coordinación de Relaciones Corporativas e Internacionales o en su defecto ésta se encuentra en cabeza de los coordinadores misionales quienes deben ejecutar: Solicitudes de planta de personal a empresas que presuntamente deben cumplir con la cuota regulada, realizando los actos administrativos correspondientes. Garantizar el adecuado agotamiento de la vía gubernativa y entregar las herramientas y mecanismos necesarios para el cumplimiento de la cuota regulada de aprendices y dando atención oportuna a las solicitudes y requerimientos. Entregar información oportuna y eficiente a los empresarios obligados al cumplimiento de la cuota regulada de aprendices, promoviendo la contratación de aprendices voluntarios en empresas obligadas y no obligadas en el Marco del Decreto 1779 de 2009 Los 116 Centros de formación cuentan con una oficina de Relaciones Corporativas o en su defecto esta se encuentra en cabeza de los coordinadores misionales quienes deben ejecutar los procedimientos de: Garantizar la migración del 100% de los aprendices susceptibles de contrato de aprendizaje desde la Plataforma SOFIA al SGVA Ejecutar el mayor número de contratos de aprendizaje en las especialidades pertinentes al Centro de Formación, en las empresas obligadas y voluntarias a la cuota regulada de aprendices. Garantizar el canal de comunicación entre empresarios y aprendices ejecutando el mayor número de contratos de aprendizaje. Fomentar los contratos de aprendizaje en las empresas que están monetizando la cuota de aprendices. Dar respuesta oportuna a las solicitudes de empresas reguladas, voluntarias y a los aprendices en relación a las solicitudes, quejas, reclamos y peticiones sobre la normatividad y operatividad del Contrato de Aprendizaje. Actualmente esta dirección cuenta con una estructura que se debe garantizar con la contratación de servicios a nivel Nacional y con recursos puestos desde la Dirección General a partir de la apertura. Retos para el 2014 En relación al Contrato de aprendizaje como apoyo a la gestión de promoción de nuestro producto bandera, el reto para el 2014 es fortalecer el equipo de Líderes de Centro ubicados en los Centros de Formación que garantizarán la atención oportuna y personalizada para la ejecución de contratos de aprendizaje obligatorios y 52 voluntarios; lo anterior acompañado de una oferta educativa acorde a las necesidades del sector empresarial. Esta estrategia entonces dará como resultado más contratos de aprendizaje; mayor número de empresas con cuota regulada y voluntaria, y mayor participación de aprendices SENA sobre el total de contratos de aprendizaje. TABLA 6 CONTRATACIÓN POR REGIONAL TÉCNICOS DE CONTRATO REGIONAL # DE CONTRATOS ANTIOQUIA 4 $ 1.697.440 $ 6.789.760 11 $ ATLANTICO 2 $ 1.697.440 $ 3.394.880 11 $ 37.343.680 DISTRITO CAPITAL 9 $ 1.697.440 $ 15.276.960 11 $ 168.046.560 BOLÍVAR 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 BOYACÁ 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 CALDAS 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 CAQUETÁ 0 $ 1.697.440 $ - 11 $ - CAUCA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 CESAR 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 VALOR MENSUAL VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS DURACION (MESES) TOTAL ANUAL 74.687.360 CÓRDOBA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 CUNDINAMARCA 3 $ 1.697.440 $ 5.092.320 11 $ 56.015.520 CHOCÓ 0 $ 1.697.440 $ - 11 $ - HUILA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 LA GUAJIRA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 MAGDALENA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 META 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 NARIÑO 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 NORTE SANTANDER 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 QUINDÍO 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 RISARALDA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 SANTANDER 2 $ 1.697.440 $ 3.394.880 11 $ 37.343.680 SUCRE 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 TOLIMA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 VALLE DEL CAUCA 3 $ 1.697.440 $ 5.092.320 11 $ 56.015.520 ARAUCA 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 CASANARE 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 PUTUMAYO 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 SAN ANDRÉS 1 $ 1.697.440 $ 1.697.440 11 $ 18.671.840 TOTAL REGIONALES 43 $ 56.015.520 363 $ 802.889.120 TABLA 7 CONTRATACIÓN POR REGIONAL LÍDERES DE CENTRO # DE CONTRATOS VALOR MENSUAL VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS DURACION MESES VALOR ANUAL ANTIOQUIA 20 $ 2.015.710 $ 40.314.200 11 $ 443.456.200 ATLANTICO 6 $ 2.015.710 $ 12.094.260 11 $ 133.036.860 DISTRITO CAPITAL 31 $ 2.015.710 $ 62.487.010 11 $ 687.357.110 BOLÍVAR 4 $ 2.015.710 $ 8.062.840 11 $ 88.691.240 BOYACÁ CALDAS 4 5 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 8.062.840 $ 10.078.550 11 11 $ 88.691.240 $ 110.864.050 CAQUETÁ 1 $ 2.015.710 $ 2.015.710 11 $ 22.172.810 REGIONAL 53 CAUCA CESAR CÓRDOBA 3 3 2 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 6.047.130 $ 6.047.130 $ 4.031.420 11 11 11 $ 66.518.430 $ 66.518.430 $ 44.345.620 CUNDINAMARCA 10 $ 2.015.710 $ 20.157.100 11 $ 221.728.100 CHOCÓ HUILA LA GUAJIRA 1 5 2 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 10.078.550 $ 4.031.420 11 11 11 $ 22.172.810 $ 110.864.050 $ 44.345.620 MAGDALENA 2 $ 2.015.710 $ 4.031.420 11 $ 44.345.620 META NARIÑO NORTE SANTANDER QUINDÍO 2 3 2 3 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 4.031.420 $ 6.047.130 $ 4.031.420 $ 6.047.130 11 11 11 11 $ 44.345.620 $ 66.518.430 $ 44.345.620 $ 66.518.430 RISARALDA 3 $ 2.015.710 $ 6.047.130 11 $ 66.518.430 SANTANDER SUCRE TOLIMA $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 221.728.100 $ 22.172.810 $ 66.518.430 DURACION MESES VALOR ANUAL $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 20.157.100 $ 2.015.710 $ 6.047.130 VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS $ 26.204.230 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 11 11 11 VALLE ARAUCA CASANARE PUTUMAYO SAN ANDRÉS 10 1 3 # DE CONTRATOS 13 1 1 1 1 11 11 11 11 11 $ 288.246.530 $ 22.172.810 $ 22.172.810 $ 22.172.810 $ 22.172.810 AMAZONAS 1 $ 2.015.710 $ 2.015.710 11 $ 22.172.810 GUAINIA GUAVIARE VAUPÉS VICHADA 1 1 1 1 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 $ 2.015.710 11 11 11 11 $ 22.172.810 $ 22.172.810 $ 22.172.810 $ 22.172.810 148 $ 66.518.430 $ 298.325.080 363 $ 3.281.575.880 REGIONAL TOTAL 3.4.3 VALOR MENSUAL Eventos En la vigencia 2013 el SENA apoyó al sector productivo, gobierno y comunidades de carácter regional, nacional e internacional, destinando recursos para participar en eventos con las siguientes políticas para su escogencia. Se ha participado en eventos de impacto nacional que garantizan transferencia tecnológica a las redes de Conocimiento de la entidad resaltando los siguientes objetivos: Posicionamiento de la Marca SENA Gestión con Empresas, Gremios y pares institucionales a Nivel Nacional e Internacional. Apoyo a las Redes de Conocimiento Atención a un público específico Esta orientación seguirá vigente para 2014, buscando el posicionamiento de la Entidad, de acuerdo a los recursos asignados para el desarrollo de las actividades anteriores, dando prioridad a las Agendas Empresariales y Alianzas para el Trabajo. Características de participación en un Evento: Público que asiste al evento y su perfil Canales de comunicación y contacto con el público durante el evento Posibilidad de recibir datos de contacto de la población asistente, para su claridad posterior de Perfil, Contacto y Seguimiento.(Base de Datos) Características de Relación Costo – Beneficio Recibido por la participación (Inversión) en el evento Stand Promocional Cupos para aprendices, instructores y personal de apoyo Presencia de imagen corporativa (Vallas, Pendones y otro tipo de material POP) Promoción Publicitaria, Pauta y Plan de Medios para conocimiento y divulgación del evento. Trascendencia y/o Relevancia del Evento. 54 3.4.4 Relaciones Internacionales La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas actúa brindando un apoyo transversal a las actividades que conducen las diferentes áreas del SENA. Busca a través de sus acciones mejorar la calidad de la oferta del SENA, mantener actualizados su oferta de formación, infraestructura y tecnología, apoyándose en aliados estratégicos líderes en sus campos de acción. Los proyectos con organizaciones internacionales se dan principalmente a través de convenios de cooperación, que cobijan un diverso rango de acciones que difieren de proyecto a proyecto; la cooperación consiste principalmente en transferencia de conocimientos y tecnología. Como resultado de estas actividades de cooperación se busca el incremento de la productividad de las empresas y regiones, a través del fortalecimiento de los diferentes servicios que son responsabilidad del SENA y equipan a los aprendices para responder asertivamente a los retos que el mercado laboral plantea actualmente. En el marco de estas actividades de internacionalización, se han identificado cuatro ejes claves, que brindan soporte a los ámbitos tecnológicos, académicos y de transferencia de conocimientos, así como los proyectos de cooperación al desarrollo en el marco de la política exterior de Colombia. Ilustración 14. Ejes estratégicos acciones internacionalización Los proyectos de internacionalización ofrecen una oportunidad muy valiosa para que el SENA pueda fortalecer su oferta de formación y cumplir a cabalidad con su misión establecida. Dentro de las actividades realizadas en años anteriores, se puede hacer una distinción de los proyectos de internacionalización en tres grandes grupos: Transferencia de tecnología y conocimiento: Los proyectos de cooperación internacional realizados bajo esta línea buscan actualizar al SENA tanto en aspectos curriculares, tecnológicos, en mejores prácticas y metodologías, a través de procesos de transferencia de conocimiento y tecnológica, reconociendo el valor que pueden aportar aliados reconocidos a nivel mundial en áreas muy alineadas con los intereses del SENA. Esta línea constituye la mayor parte de los proyectos de internacionalización y se hace operativa a través de herramientas como: capacitación de instructores y aprendices; certificación internacional de personas, programas de formación y Centros de Formación; instalación de equipos y nuevas tecnologías para ambientes de Formación; donación de licencias de software y otras herramientas de aprendizaje; y, visitas técnicas a institutos de investigación, universidades y empresas. 55 Estas actividades se desarrollan en un marco de doble vía, en el cual el personal del SENA puede viajar al exterior y el personal de las organizaciones aliadas puede venir a Colombia con el fin de asegurar que el conocimiento sea transmitido al mayor número de personas con el impacto deseado. Fortalecimiento de apoyo a la población vulnerable: El trabajo con aliados internacionales es crucial para que el SENA adquiera capacidades de apoyo a la población vulnerable. Por lo tanto, es fundamental seguir trabajando con organizaciones orientadas al apoyo a las personas con discapacidad, bien sea para la implementación de herramientas, tales como software y equipos, y metodologías que faciliten su acceso a los servicios de la entidad a través de aliados internacionales. Esta línea está asociada con la cooperación con organismos multilaterales que se menciona a continuación. Cooperación con Organismos Multilaterales: Para el SENA es crucial el apoyo que pueden brindar organismos multilaterales cuya fortaleza no se encuentra en la tecnología que han desarrollado sino el apoyo humanitario que pueden ofrecer, resultado de décadas de trabajo por las poblaciones menos privilegiadas. Pilares de la cooperación con estos aliados lo conforman, entre otros, el apoyo a programas de emprendimiento rural, de agricultura sostenible, y de formalización del trabajo, principalmente bajo la transferencia de metodologías y coordinación de programas específicos para tal fin. El 2014 ha sido identificado por el Grupo de Relaciones Internacionales como un periodo decisivo de cambio y renovación. El área afirma su compromiso con las actividades anteriormente planteadas, y asimismo busca fortalecer los siguientes componentes en su gestión: Investigación aplicada e innovación: Se busca aumentar el componente de investigación, desarrollo e innovación (I+D+i) en los proyectos de internacionalización. Esto se busca, entre otros, al incorporar pasantías de aprendices e instructores en los cuales se desarrollen proyectos de investigación, y que se den los mecanismos para adquirir metodologías empleadas por los aliados para el diseño de nuevos productos e investigación aplicada. Se desarrollarán mecanismos para que los proyectos de investigación aplicada e innovación respondan a necesidades del país u oportunidades identificadas, que se puedan potenciar con el apoyo internacional, pero que estén soportados en las actividades de I+D+i de los Centros de Formación, las Tecnoacademias, y los Tecnoparques, así como mediante una articulación más fluida con universidades y centros de investigación. Articulación con redes de conocimiento: Mediante una mayor articulación con la Dirección de Formación Profesional, se busca que los proyectos de internacionalización estén enmarcados dentro de las necesidades y fortalezas de las redes de conocimiento del SENA, convirtiéndose esto en un proceso de doble vía en el cual tanto la Dirección de Formación Profesional como el Grupo de Relaciones Internacionales busquen activamente aliados y nuevas oportunidades a nivel internacional, de las cuales sólo se ejecuten aquellas que brinden mayor valor al SENA. Articulación de redes de conocimiento y regiones geográficas: El área comprende que el éxito de sus proyectos depende de trabajar con los mejores en su campo, y esto tiende a concentrarse en ciertas regiones. En este sentido se busca enfatizar en proyectos a realizar con países líderes en sus campos, como Alemania en automatización, así como Corea y Japón en Electrónica y TIC’s. Esto incluye, como es de esperar, un ejercicio de estudio profundo de las fortalezas de cada país e identificación de los aliados más relevantes con los cuales desarrollar proyectos. 56 Como mecanismo de facilitación de estas líneas de acción la Dirección cuenta, dentro del Sistema Integrado de Gestión, con el proceso de Relacionamiento Empresarial y Gestión del Cliente liderando tres procedimientos: 1. Alianzas Internacionales. 2. Gestión de Comisiones al Exterior. 3. Gestión de Desplazamientos al Exterior. Estos procedimientos se encuentran documentados en el siguiente link; http://www.sena.edu.co/acerca-delsena/quienes-somos/Paginas/Sistema-Integrado-de-Gestion.aspx Para el 2014 la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas busca, junto con la Dirección de Formación Profesional, consolidarán un rol más proactivo en la elección y ejecución de proyectos de internacionalización, que permitan obtener al máximo provecho del conocimiento, tecnología y capacidad de gestión alcanzado por organizaciones de otros países que han mantenido un esfuerzo constante por permanecer competitivos en un mundo global. Por último, en el 2014 la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas busca sentar las bases para realizar evaluaciones de impacto de las actividades de internacionalización. Esto con el fin de asegurar que las transferencias de conocimiento y tecnología sean de utilidad para el SENA, y que cumplan con su misión de actualizar el conocimiento que resguarda la organización, mejorar su oferta de formación y proveer soluciones más acertadas para el sector productivo. 3.5 Formación Profesional Integral 3.5.1 Planeación de la Formación Profesional en Centros A partir del procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión –SIG- para identificar la oferta de programas de formación titulada, el Subdirector de Centro deberá establecer la oferta 2014, la cual deberá responder a la priorización de atención de las necesidades de capacitación según la caracterización de la demanda en formación profesional identificada por el sector productivo local, regional y nacional; las necesidades deben ser atendidas de acuerdo con los niveles de las ocupaciones y según las áreas ocupacionales, respondiendo a una asignación de programas de formación titulada presencial por los niveles de formación: Tecnólogo, Especialización Tecnológica, Técnico Laboral, Profundización Técnica, Auxiliar y Operario. La cobertura de los programas que el Centro de Formación ofertará en el 2014 tendrá como referentes: la ubicación geográfica del Centro de Formación con respecto a otros Centros de Formación del SENA, las áreas ocupacionales que atiende (CNO), las líneas tecnológicas y tecnologías de las cuales el Centro es referente a nivel nacional y el potencial identificado por el centro en la demanda de las empresas en formación profesional. La Oferta de Programas de Formación Profesional en los diferentes niveles de formación debe aplicar los estándares de Calidad, por consiguiente en el 2014 se fortalecerá la calidad en los niveles de técnico, operario 57 y auxiliar, y se continuará con los procedimientos y trámites de calidad exigidos por el M.E.N a los niveles de tecnólogo y especializaciones tecnológicas. Las Regionales y Centros de Formación en la planeación, costeo y programación de las acciones de formación, la planeación de la oferta y la ejecución de la formación deberán aplicar los procedimientos establecidos en el SIG del SENA, que se encuentran el página institucional y que resumimos para el análisis y aplicación en el Plan de Acción 2014: Procedimiento Diseño Curricular: orientar la elaboración o actualización de los programas de Formación Profesional Integral para desarrollar en el talento humano competencias que den respuesta a la demanda actual y prospectiva del sector social y productivo del país. Procedimiento: Registro Calificado: Establecer las actividades requeridas para solicitar ante el Ministerio de Educación Nacional el registro calificado de programas de formación de Educación superior, así como su ampliación, modificación y/o renovación Procedimiento Planeación y Publicación de la Oferta Educativa: Establecer los lineamientos para realizar el alistamiento, publicación y divulgación de la oferta educativa del SENA, de acuerdo con las políticas y directrices institucionales establecidas, con el fin de divulgar las opciones de formación que ofrece la entidad Procedimiento Gestión de Pruebas: Dar los lineamientos para construir y mantener actualizado el Banco de instrumentos de evaluación asegurando la disponibilidad permanente de pruebas y talleres para la selección de los aspirantes a la formación profesional integral que ofrece el SENA Procedimiento Ingreso: Establecer las actividades para garantizar los medios y recursos para el registro e inscripción de los aspirantes en los programas de formación profesional, para que a través de la utilización de instrumentos de evaluación se seleccionen aquellos aspirantes que cumplen con las competencias mínimas requeridas y formalizar su ingreso mediante la matrícula Procedimiento Ejecución de la formación profesional integral: Orientar la ejecución de la Formación Profesional Integral para el desarrollo de las competencias de los aprendices, definidas en el programa de formación y orientadas a su desempeño en los contextos productivos y sociales de acuerdo con los lineamientos instituciones vigentes Procedimiento creación y adecuación de programas de formación con modalidad virtual y a distancia: Establecer los lineamientos para crear y adecuar pedagógica ,metodológica ,didáctica y multimedialmente los materiales de formación y actividades de aprendizaje de programas con modalidad virtual y a distancia de forma eficiente, proporcionando una alta calidad técnica/ funcional en la Formación Profesional Integral Procedimiento certificación académica: Establecer las actividades para expedir Documentos Académicos (Certificados de formación profesional, Títulos, Actas de Grado, Certificados de aprobación y/o participación, duplicados de los mismos y constancias) de los aprendices que concluyeron satisfactoriamente su formación en la Entidad, así como constancias de estudios y/o de notas de aprendices en formación; y aquellos que no concluyeron o aplazaron la formación Procedimiento fomento del bienestar y liderazgo del aprendiz: Establecer las actividades para la identificación y formulación de los programas que permitan atender las necesidades de tipo 58 psicológico, físico, espiritual y social, a través de la ejecución, seguimiento y evaluación del Plan Nacional de Fomento al Bienestar y liderazgo del Aprendiz. Procedimiento apoyos de sostenimiento: Establecer las actividades para la planeación, divulgación, inscripción, calificación, adjudicación, seguimiento y pago de los Apoyos de Sostenimiento otorgados a los aprendices en formación titulada SENA Procedimiento: alistamiento programa articulación del SENA con la educación media: Establecer las actividades para establecer las actividades para ejecutar el alistamiento del programa de articulación del SENA con la Educación Media 3.5.2 Metas de Formación En el marco del Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Estratégico Institucional y los diferentes documentos CONPES, la entidad establece las metas de sus principales programas y proyectos a nivel nacional. Para el proceso de formulación del Plan de Acción 2014 la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo diseñó un aplicativo para realizar la primera etapa del proceso de formulación y discusión del Plan con cada una de las Regionales. El proceso en general contará con tres etapas básicas a considerar: Etapa de inicial de identificación de la capacidad. Etapa de concertación de la Metas. Etapa de Definición de compromisos y asignación de presupuesto. Con el fin de iniciar la formulación se propone realizar un ejercicio para la identificación de la oferta regional, de acuerdo a la capacidad y pertinencia de cada uno de nuestros Centros de Formación y la existencia de los programas con su debido diseño curricular. Es así como en esta primera etapa cada Regional realizó una propuesta de las metas de formación para la vigencia 2014, en concertación con cada Centro de Formación, debidamente desagregadas por Centro y por cada uno de los principales indicadores institucionales, tanto en cupos como en aprendices, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Pertinencia de la formación que se impartirá en la zona de influencia de la Regional y sus Centros de Formación. Para ello se deberán revisar las Agendas Internas de Productividad y Competitividad, Planes de Desarrollo Locales, megaproyectos en curso en las zonas de influencia de la Regional, estudios y diagnósticos sectoriales, sectores estratégicos o de mayor proyección, etc. Identificación de las necesidades del sector productivo. Proyectos especiales que se vayan a desarrollar por parte de la Regional y/o Centros de Formación. Convenios y/o Alianzas con el sector productivo, Alcaldías y Gobernaciones. Empleabilidad de los egresados. Comportamiento de la oferta durante los años 2012 y 2013. Capacidad instalada e infraestructura de los Centros. Número de Programas con Registro Calificado con que cuentan actualmente, los que se encuentran en trámite y la proyección de los que solicitarán en la vigencia 2014. La planeación de cada Centro de Formación deberá corresponder estrictamente con esta variable, ya que el proceso de Aseguramiento de 59 la Calidad marca el inicio del proceso de planeación de la oferta de formación a nivel de educación superior. Planta de Instructores. Costos de las metas a establecer. Adicionalmente se deberán analizar los lineamientos establecidos por la Dirección de Formación Profesional. Dentro de los principales indicadores institucionales que se consideran inicialmente en este ejercicio se encuentran: Metas a nivel de Centros de Formación: Educación Superior: se requiere la definición de las metas regulares por cada uno de los niveles de Especializaciones Tecnológicas y Tecnólogos. En la definición de estas metas no se deben incluir los Tecnólogos pertenecientes al programa “100 Mil Oportunidades para los Jóvenes”, debido a que éstas ya fueron concertadas con los Centros de Formación y no son modificables. Técnica Laboral y Otros: se deben definir las metas para los niveles de Profundización Técnica, Técnico Laboral sin Integración y Otros (Auxiliares, Ocupaciones y Oficios). Técnicos Laborales del Programa de Integración con la Media: los estudiantes de los grados 10° y 11 de los colegios, se forman simultáneamente en un programa técnico en el SENA. Formación Complementaria: este tipo de formación comprende el establecimiento de las metas para los programas especiales de: Programa Jóvenes Rurales Emprendedores incluyendo la atención a la estrategia Red Unidos. Formación Virtual sin incluir las metas del Programa de Bilingüismo. Programa de Bilingüismo (Virtual). Poblaciones Vulnerables sin incluir las metas de Desplazados por la Violencia. Desplazados por la Violencia. Resto de Formación complementaria, es decir la formación que va orientada a atender los requerimientos de las empresas, de la población vinculada a una actividad económica y a la calificación y recalificación de los desempleados. Metas a nivel de Regionales: Adicionalmente a las metas mencionadas, en las cifras Regionales se incluyen las metas establecidas por los Convenios de Ampliación de Cobertura para Técnicos Laborales y Formación Complementaria, las cuales fueron definidas por la Dirección de Formación Profesional y no son modificables. Es necesario aclarar que estas metas son diferentes a las establecidas para el programa “100 Mil Oportunidades para los Jóvenes”, las cuales hacen corresponden al nivel de Tecnólogos y no hacen parte de las metas regulares de la Regional. Las metas de las Regionales estarán compuestas por las metas de los Centros de Formación y las metas establecidas por Convenios de Ampliación de Cobertura. En el proceso de concertación y definición de las metas para la vigencia 2014, las Regionales y los Centros de formación deberán tener en cuenta: 60 Formación Titulada: Número de cupos y aprendices que continúan su proceso de formación durante la vigencia 2014 y sucesivas. La continuidad del proceso de formación para estos cupos y aprendices debe ser garantizada y hacen parte de las metas de formación para el siguiente año. La asignación de recursos dependerá de la calidad de información que se registre en SOFIA, por ejemplo asignación de horas, asignación de los juicios evaluativos correspondientes a los eventos de resultados de aprendizaje, horas de etapa productiva, asegurar registro de rutas de aprendizaje, verificar que las fichas de 2013 se encuentren en los estados de ejecución, terminadas, terminadas por fecha o canceladas, novedades de aprendices, etc. La ejecución EN CUPOS se puede revisar en el P04 en TOTAL APRENDICES, sin ampliación de cobertura, alta gerencia, alta especialización del talento humano. La ejecución EN APRENDICES NO SALE DEL P04, por tanto la proyección de la ejecución a la fecha la pueden hacer teniendo en cuenta lo siguiente: Aprendices de 2013 que pasan a 2014: corresponden a las cedulas únicas y que estén activos (es decir, que no esté como aplazado, cancelado, trasladado, retiro, etc.). Aprendices nuevos 2014: cedulas únicas matriculadas, acumulado anual. Oferta de los Centros para el primer trimestre de la vigencia 2014: dentro del proceso de planeación del ingreso, los Centros de Formación deben planear su oferta educativa, cifras estas que hacen parte de la meta para el 2014 (cupos y aprendices). Estimativo del número de cupos y aprendices que iniciarán formación durante el período comprendido entre el segundo y cuarto trimestre del 2014. Metas y ejecución para la vigencia 2013. Se deben contemplar en la meta a proponer todas las metas que devenguen de convenios tales como ECOPETROL, Primera Infancia, Inpec, MINTIC, DIAN, CGR; DAFP; etc., ya que no se asignará presupuesto adicional para su ejecución. Tamaños de grupo según históricos: el parámetro general es de 35 aprendices por grupo de formación. Duración de la formación según nivel: los programas a los cuales no se les ha actualizado el diseño curricular tiene las siguientes duraciones: Auxiliares y operarios: 880 horas – (6 meses) Técnicos: 1760 horas – (1 año) Profundizaciones técnicas: 440 horas Tecnólogos: 3520 horas – (24 meses) Especializaciones tecnológicas: (880 horas) Duración de la formación según nivel: los programas con nuevo diseño curricular tiene las siguientes duraciones: 61 Auxiliares y operarios: 1026 horas Técnicos: 2200 horas – (15 meses) Profundizaciones técnicas: 440 horas (3 meses) Tecnólogos: 3960 horas – (27 meses) Especializaciones tecnológicas: 880 horas (6 meses) Para el año 2014 la Dirección de Formación Profesional desarrollará una prueba piloto de nuevos diseños curriculares para los cuales es necesario tener en cuenta que: 1) estos diseños extienden el tiempo de formación, tal como se establece en el ítem anterior; 2) se requiere para estos nuevos diseños contar con instructores técnicos e instructores en las áreas transversales: competencias básicas y socioemocionales. La Dirección de Formación Profesional enviará a más tardar el día 22 de noviembre el listado de Centros y programas que pondrán en ejecución este piloto con los nuevos diseños curriculares. El cumplimiento de las metas de formación en el nivel de Educación Superior (tecnólogos y especializaciones tecnológicas) exige un análisis del comportamiento de la demanda, la capacidad con que cuenta el Centro de Formación correspondiente al número de registros calificados; los registros calificados que proyecta tramitar, los grupos de formación de programas sin registro calificado que terminaron o terminan la formación durante el año 2013, los grupos de formación de los programas que pasan al 2014 y que no cuentan con registro calificado, la capacidad instalada con ambientes mínimos para cada programa, del centro y la pertinencia de la formación. Los Centros que ofrecen formación a nivel de Educación Superior requieren por tanto contar con registros calificados para cada uno de los programas ofertados, bien sean por ampliación, notificación de cambios o para nuevos programas; para ello deben enviar a la Dirección de Formación Profesional, Grupo de Redes de Conocimiento; la matriz debidamente diligenciada, según el documento Registro de necesidades y compromiso de documentación registro calificado de programas 2014, ubicado en el ftp, carpeta Dirección de Formación Profesional, Plan de Acción 2014 FTP /Carpeta Dirección de Formación Profesional/Plan de Acción 2014. La información se debe enviar antes del 22 de noviembre de 2013, de la misma manera la documentación para los registros, deben estar elaborada antes del 15 de diciembre el 2013. Las metas que cada una de las Regionales y Centros elaboren en el proceso de planeación 2014 de formación titulada recibirán un aval de la Dirección de Formación Profesional, a través del Grupo de Redes de Conocimiento o el designado para tal fin por la Dirección. La DFP realizará un seguimiento mensual al cumplimiento de las metas a través de los informes generados con el formato P04 del Sistema Sofia Plus. Formación Complementaria Estimativo de cupos y aprendices a formar durante el año 2014 desagregada por cada uno de los programas definidos anteriormente. La ejecución total EN CUPOS se revisa en el P04 en Total Aprendices, descontando ampliación de cobertura, alta gerencia y alta especialización del talento humano. La ejecución total en APRENDICES son cedulas únicas matriculadas y acumulado anual, por tanto no sale de P04. Tamaños de Grupo Complementaria Presencial: 40 Tamaños de Grupo Complementaria Virtual: 80 62 Entiéndase por población vulnerable: Desplazados por la Violencia (*Víctimas del Conflicto Armado) Desplazados por Fenómenos Naturales Población con Discapacidad Adolescente Desvinculado de Grupos Armados Adolescente en conflicto con la Ley Penal Adolescente Trabajador Grupos Étnicos: o Negritudes – Afrocolombianos – Raizales – Palenqueros o Pueblo ROM o Población Indígena INPEC Adolescentes y Jóvenes Vulnerables Mujer Cabeza de Hogar Participantes del Programa de Reintegración - Reintegrados Población Víctima de Minas Antipersonal Adulto Mayor. NOTA: entiéndase por resto de complementaria la formación que se oferta para población que no es vulnerable y responde a demanda poblacional o empresas. Las metas que cada una de las Regionales y Centros elaboren en el proceso de planeación 2014 de formación complementaria recibirán un aval de la Dirección de Formación Profesional, a través de los Grupos de Redes de Conocimiento para la formación complementaria presencial y del Grupo de Innovación Tecnológica para la Formación para la formación complementaria virtual o los designados para tal fin por la Dirección. La DFP realizará un seguimiento mensual al cumplimiento de las metas a través de los informes generados con el formato P04 del Sistema Sofia Plus. Formación bilingüismo: Teniendo en cuenta que para el 2014 el SENA implementará cuatro esquemas diferentes para la formación en competencias comunicativas en un segundo idioma, los Centros deberán costear los recursos necesarios según lo que se describe a continuación: Formación titulada: donde se incluyen las competencias para el desarrollo de la formación en un segundo idioma con el objetivo de alcanzar el nivel B2 del idioma inglés según el Marco Común Europeo de Referencia-MCER. Para el desarrollo de estos programas de formación es necesario programar 9 horas semanales de formación presencial directa por el período de duración de la etapa lectiva del respectivo programa, por tanto se debe costear este requerimiento dentro del total de horas de formación en la contratación de instructores de bilingüismo. Los siguientes programas de formación aplicarán la programación antes descrita según la oferta de cada uno de los centros asociados a las redes que se enuncian. 63 Nº NIVEL DE DOMINO REQUERIDO B2 NOMBRE PROGRAMAS DE FORMACIÓN TÉCNICO 1 GESTIÓN COMERCIAL Y TELEMERCADEO EN CONTACT CENTER 2 MESA Y BAR 3 PROGRAMACIÓN DE SOFTWARE TÉCNICO PROFESIONAL 1 PROGRAMACIÓN DE SOFTWARE TECNÓLOGO 1 ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION 2 CONTABILIDAD Y FINANZAS 3 GESTIÓN HOTELERA 4 GESTIÓN LOGISTICA 5 GUIANZA TURISTICA Formación complementaria presencial donde se incluyen las competencias de comunicación en un segundo idioma y que serán focalizados en programas donde se establezca el objetivo de alcanzar el nivel de dominio del idioma B1 del idioma inglés según el Marco Común Europeo de ReferenciaMCER. Para el desarrollo de estos programas de formación es necesario programar 5 horas semanales de formación presencial directa por el período de duración de la etapa lectiva del respectivo programa, por tanto se debe costear este requerimiento dentro del total de horas de formación en la contratación de instructores de bilingüismo. Programas de Formación: Nº 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 NIVEL DE DOMINO REQUERIDO B1 NOMBRE PROGRAMAS DE FORMACIÓN TÉCNICO ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL ASESORÿA COMERCIAL Y OPERACIONES DE ENTIDADES FINANCIERAS COMERCIO INTERNACIONAL DISEÑO E INTEGRACION DE MULTIMEDIA FINANZAS Y ASESORIA COMERCIAL EN ENTIDADES FINANCIERAS. INFORMADOR TURISTICO LOCAL LOGÿSTICA EMPRESARIAL TECNÓLOGO ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN HOTELERA ANIMACION 3D COMUNICACIÓN COMERCIAL DISEÑO DE MODAS DISEÑO INDUSTRIAL GASTRONOMÿA GESTIÓN BANCARIA Y DE ENTIDADES FINANCIERAS GESTIÓN COMERCIAL DE SERVICIOS GESTIÓN DE NEGOCIOS GESTIÓN DE NEGOCIOS FIDUCIARIOS GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO EN SEGUROS NEGOCIACIÓN INTERNACIONAL OPERACIÓN DE PLANTAS PETROQUÿMICAS ORGANIZACIÓN DE EVENTOS TELECOMUNICACIONES 64 Formación complementaria virtual/presencial: donde se incluyen las competencias de comunicación en un segundo idioma y que serán focalizados en programas donde se establezca el objetivo de alcanzar el nivel de dominio del idioma A2 del idioma inglés según el Marco Común Europeo de Referencia-MCER. Para el desarrollo de estos programas de formación es necesario programar 3 horas semanales de formación presencial directa y 180 horas de formación virtual por curso, por tanto se debe costear este requerimiento dentro del total de horas de formación contratadas de instructores de bilingüismo. Al respecto favor remitirse al archivo de Programas de Formación- Nivel de Dominio Requerido B2, en ftp: Carpeta Dirección de Formación Profesional- Plan de Acción 2014- Bilingüismo. Formación complementaria virtual para demanda social inscrita a través de la oferta educativa complementaria SENA. Esta formación consta de un programa estructurado en 9 cursos de modalidad virtual que abarca desde un nivel de dominio del idioma desde el A1 hasta el B1 de acuerdo con el Marco Común Europeo de Referencia- MCER cada uno de 60 horas, por tanto se debe costear este requerimiento dentro del total de horas de formación de acuerdo con la meta concertada por cada Centro con la Dirección de Planeación. La Dirección de Formación Profesional enviará a los Centros a más tardar el 20 de noviembre el listado de los Centros de Formación que ofertarán los programas de formación en el piloto de la nueva Política de Idiomas del SENA. Con este listado los Centros incluidos podrán hacer su respectiva planeación de recursos físicos y financieros, además de la programación de la oferta. 3.5.3 Elementos considerados para el costeo de la ejecución de la formación profesional en los centros. En el siguiente cuadro se registran los principales criterios: ÍTEMS TITULADA PRESENCIAL Número de aprendices por Grupo Se estima un tamaño de grupo por el histórico de cada programa en el centro de Formación; Duración promedio de programas (Horas) Seguimiento Etapa Productiva (Horas) De acuerdo con la Programación de Acciones de Formación titulada Indicativa Anual Programar un instructor tiempo completo, para seguimiento individual a 2 grupos de 30 aprendices, semestralmente (con programación 160 horas/mes) Acompañamiento técnico y pedagógico a docentes de instituciones educativas (Horas) Número de grupos a orientar simultáneament e por instructor Observaciones 1 Los tamaños pueden variar dependiendo de: el programa de formación, la infraestructura existente, la población objeto (Ej., Discapacidad) entre otros. Se proyecta la contratación por períodos fijos. El histórico responde a naturaleza del sector productivo; ejemplo aviación; salud; soldadura; capacidad de los ambientes de aprendizaje; normatividad específica para sectores, etc. 65 ARTICULACIÓN CON LA MEDIA INSTITUCIONES EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICA PÚBLICAS El costeo se hace con un promedio de 30 aprendices por grupo 200 44 24 6 ARTICULACIÓN CON LA MEDIA INSTITUCIONES EDUCACIÓN MEDIA ACADÉMICA PÚBLICAS El costeo se hace con un promedio de 30 aprendices por grupo 440 44 0 4 0 0 44 1 ARTICULACIÓN CON LA MEDIA INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN MEDIA PRIVADAS TITULADA VIRTUAL TITULADA A DISTANCIA 50 De acuerdo con la Programación de Acciones de Formación titulada Indicativa Anual 50 De acuerdo con la Programación de Acciones de Formación titulada Indicativa Anual COMPLEMENTARI A PRESENCIAL 30 40 EVENTOS 100 8 COMPLEMENTARI A VIRTUAL 80 60 Programar un instructor tiempo completo, para seguimiento individual a 2 grupos de 30 aprendices, semestralmente (con programación 160 horas/mes) Programar un instructor tiempo completo, para seguimiento individual a 2 grupos de 30 aprendices, semestralmente (con programación 160 horas/mes) Se proyecta la contratación por períodos fijos, con una programación de 160 horas mensuales; los de planta programarlos según la Jornada Laboral de Instructores, Resolución No. 642 de 2004 , En promedio un instructor contratista puede atender 5 grupos al año. Se proyecta la contratación por períodos fijos, con una programación de 160 horas mensuales; los de planta programarlos según la Jornada Laboral de Instructores, Resolución No. 642 de 2004 , En promedio un instructor contratista puede tender 4 grupos al año. Se programa cuando el centro tiene el programa de articulación con instituciones de educación Media Técnica Pública. 1 1 4 4 Se proyecta la contratación por períodos fijos, con programación de 160 horas mensuales y programar 4 grupos /mes/ instructor, (sin Jóvenes rurales ni desplazados). No podrá superar el 10% de la meta de formación complementaria presencial (sin Jóvenes rurales ni desplazados). Incluye Bilingüismo; Se proyecta la contratación de instructores por períodos fijos, con una programación de 160 horas al mes Adicionalmente, una vez las regionales hayan registrado en el aplicativo la meta concertada por Centro, estos deberán registrar los porcentajes de cómo ejecutará la formación. Esta distribución deberá obedecer al comportamiento de la demanda regional, programación, capacidad instalada, obedeciendo a los ciclos de la escolaridad en Colombia. Teniendo en cuenta lo anterior, durante el primer trimestre se permitirá programar máximo hasta el 30% de los cupos totales y en el segundo trimestre se deberá completar el 60% para el primer semestre. El tercer trimestre deberá completar 90% de las metas del año y el 10% para el cuarto trimestre. No se podrá exceder el tope determinado para el primer trimestre, pero sí acumular espacio de cupos de un trimestre al otro. Por ejemplo, si para el primer trimestre solo asigna un 25% de los cupos, podrán programar para el segundo trimestre 35% sumando un total del 60% para el primer semestre. 66 3.5.3.1 Identificación de necesidades para ejecución de los programas de formación profesional en los centros de formación Para establecer las necesidades de capacitación, los centros deben partir de los documentos base y de la información establecida en procedimiento, organizando una carpeta para su almacenamiento y disponible para consulta y registro de evidencia de la planeación y evaluación de la programación y ejecución de la formación que se imparte en el centro de formación. Una vez establecidas las necesidades de formación los Subdirectores de Centro deben identificar, establecer y costear las necesidades mínimas que se requieren para impartir los programas de formación correspondiente a la oferta previamente caracterizada, definiendo la programación trimestralmente, para la vigencia 2014. Los factores básicos a considerar son: instructores titulada presencial, instructores titulada virtual, instructores complementaria presencial, instructores complementaria virtual, materiales de formación, herramientas y equipos, ambientes de formación, nuevos ambientes de formación, nuevos equipos de cómputo, software especializado; visitas técnicas, alianzas y convenios, duración de programas y tarifas de instructores para la vigencia 2014; para ello solicitamos se consulte el anexo: información básica para la identificación y estimación y costeo de la oferta programas de formación 2014. Esta Anexo se podrá encontrar en el FTP /Carpeta Dirección de Formación Profesional/Plan 2014. 3.5.3.2 Programación Indicativa de la oferta de formación titulada presencial Los Centros de Formación deberán registrar en el instrumento disponible los programas por oferta abierta y cerrada que se propone programar en la vigencia 2014, estableciendo la cantidad de fichas (cursos), el mes en que inicia y que termina la etapa lectiva ( ver FTP /Carpeta Dirección de Formación Profesional/Plan de Acción 2014) Adicionalmente, para efectos de la programación de acciones de formación 2014 se considerarán las fichas (cursos) que pasan a la vigencia 2014 con base en la información registrada en SOFIA al 30 de noviembre de 2013. Por lo anterior, los Centros de Formación y los Directores Regionales deberán garantizar que la información este totalmente registrada en el aplicativo SOFIA Plus antes de esta fecha. Para efectos de la identificación y estimación de la oferta de programas de formación, es determinante que el Centro de Formación tenga presente que para ofertar programas del nivel de educación superior debe cumplir con las siguientes orientaciones básicas, adicionalmente a lo establecido y ampliado en acuerdos, resoluciones, circulares y orientaciones que sobre el particular existan: Centros de formación con programas de formación presencial que tienen registro calificado deben ofertar dichos programas; se entiende que si el centro realizó el trámite del registro calificado, es porque tiene una demanda identificada y cuenta con la capacidad y aprobación para ofertar dichos programas. Los Centros que requieran tramitar la obtención del Registro Calificado deben aplicar el procedimiento “REGISTRO CALIFICADO” el cual se encuentra documentado en el SIGC (ver procedimiento registro calificado V04 20130904 – lo ubica en la página web). En la vigencia 2014 se implementará el Modelo de Autoevaluación Institucional, el cual es de carácter obligatorio para la renovación de registros calificados y para la acreditación de alta calidad de programas e institucional. La implementación se realizará en 77 centros de formación, para 137 programas de nivel de 67 tecnólogo en 212 lugares que se ofertan. (Ver en ftp: Carpeta Dirección de Formación Profesional archivo: Programas de formación a Autoevaluar en vigencia 2014); las orientaciones y lineamientos para la implementación de este modelo se deben consultar en Anexo: 1.- Manual de implementación del proceso de autoevaluación de programas de formación SENA.; en FTP- Dirección de Formación Profesional Carpeta Documentos PLAN ACCION 2014. Para atender estas actividades la Dirección de Formación Profesional, ha establecido una base de cálculo, que se encuentra en el numeral anterior: “Elementos considerados para el costeo de la ejecución de la formación profesional en los centros”. Aplicación Pruebas SABER PRO: La Resolución 1016 de 2013 establece las pruebas de estado SABER PRO como requisito adicional y obligatorio para la titulación de los aprendices de nivel Tecnólogo en el SENA y aplica para todos los aprendices que están en séptimo y octavo trimestre de su proceso de formación o que hayan alcanzado el 75% del total de su formación. Para la identificación y estimación de la Oferta de programas de formación en la vigencia 2014 los Subdirectores de Centro con su equipo primario deben identificar entre otras las siguientes situaciones por nivel de formación: Programas ofertados sin inscritos (Comportamiento 2011- 2013): No se ofertan Programas ofertados con inscritos y sin matriculados en 100% de los cupos ( 2011 -2013) No se ofertan Programas ofertados con inscritos, matriculados y con alta deserción. No se ofertan Programas en general con alta deserción. Evaluar Programas con alta demanda y poca oferta Programas con demanda y oferta apropiada. Demandas de formación sin oferta de programas. Programas de formación que pasan a la nueva vigencia: Evaluando: Fichas con Número de aprendices inferior al promedio (35 Aprendices), Fichas que han modificado ampliando la fecha de finalización, cumplimiento de requisitos mínimos en las fichas sin terminar. La Dirección de Formación Profesional presenta a los Centros de Formación los siguientes insumos, compilados en el documento Información básica para la identificación de la oferta programas de formación 2014 en Google Drive y en FTP / Dirección de Formación Profesional Carpeta Documentos PLAN ACCION 2014. Listado de programas de formación titulada presencial diseñados, por nivel de formación Listado de ambientes de aprendizaje disponibles en todas las modalidades: en el centro, arrendados y/o en convenio. Listado de programas del nivel tecnológico: con registro, con solicitud de registro, pendiente de solicitud de registro 2014 (fecha estimada para solicitar registro) Listado oferta 2013 que se pasa a 2014. Listado oferta histórica 2011, 2012 y 2013. El Subdirector del centro de formación elaborará los documentos específicos que reflejen la planeación de la oferta. La programación final que se planeé deberá contar con el aval de la Dirección de Formación Profesional, con responsabilidad en los funcionarios delegados para tal fin. La DFP realizará un seguimiento mensual al cumplimiento de las metas a través de los informes generados con el formato P04 del Sistema Sofia Plus. 68 3.5.3.3 Programación instructores de planta y Plan de Contratación de instructores El Subdirector de Centro debe programar a los instructores de planta de acuerdo con los parámetros definidos en el Decreto 249 de 2004 y la Resolución 0642 de 2004, atendiendo a los perfiles exigidos en los diseños curriculares; esta programación es de carácter obligatorio y aplica únicamente al grupo ocupacional instructor, por consiguiente, no se puede programar para impartir formación profesional a funcionarios de planta, nombrados originalmente en cargos diferentes al de instructor. (Ver informes de auditoría de la CGR años: 2010, 2011 y 2012 y sus respectivos planes de mejoramiento). Una vez establecida la programación de los instructores de planta, prioritariamente en formación titulada en modalidad virtual, presencial y a distancia, se identificarán las necesidades de contratación de instructores según las fichas que continúan y las nuevas que se programen de formación titulada y complementaria en todas las modalidades, con base en lo establecido en los diseños curriculares de cada programa como perfiles de instructor, así como de las competencias a desarrollar. Para esta actividad se debe consultar el registro de cada programa de formación en el aplicativo SOFIA PLUS. Adicionalmente, se establecen los siguientes parámetros como insumo para asignación de presupuesto: Las Regionales y Centros de Formación deben aplicar la normatividad vigente para la contratación de servicios personales y el Manual de Contratación de Instructores. Las tarifas de contratación para la vigencia 2014 serán las siguientes: TARIFAS MÁXIMA VIGENCIA 2014 (Hasta) ÍTEM PERFIL EXIGIDO Acreditar certificaciones expedidas por Entidades Reguladoras Nacionales e Internacionales y que el perfil del programa lo requiera y Profesiones que por reconocimiento salarial en el mercado, exijan tarifas superiores a los A establecidos en los Ítems B, C y D de esta tabla, Con experiencia laboral mínima de 5 años relacionada con el área de formación motivo de la contratación Profesional universitario con postgrado o certificación de industria en el área del programa de B formación a contratar Con experiencia laboral relacionada con el área de formación motivo de la contratación Profesional universitario titulado, Tecnólogo con especialización en el área del programa de C formación a contratar o Tecnólogo con experiencia laboral de 12 meses. Con experiencia laboral relacionada con el área de formación motivo de la contratación Perfil académico inferior a los perfiles de los ITEM A, B y C, en el área del programa de formación D a contratar Con experiencia laboral relacionada con el área de formación motivo de la contratación PORCENTAJE DE 1 2 3 4 PRESUPUESTO POR POR PERIODOS POR PERIODOS POR HORAS POR HORAS ITEM FIJOS (meses) FIJOS (meses) $ 5,835,000 $ 63.700,00 $ 6,683,700 $ 73.200,00 Excepcional $ 3,288,800 $ 28.100,00 $ 3,782,100 $ 32.700,00 20% $ 3,174,200 $ 27.300,00 $ 3,655,500 $ 31.500,00 60% $ 2,471,900 $ 20.600,00 $ 2,709,000 $ 23.700,00 20% Las tarifas de las columnas identificadas con los números 3 y 4 solamente aplican para las Regionales Chocó, San Andres, Sucre, Arauca, Casanare, Guaviare, Vichada, Vaupés, Amazonas, Guainía, Caquetá y Putumayo, donde se presentan dificultades en la consecución de personal idóneo y con los perfiles requeridos. Para la contratación de los instructores de las tarifas de la Fila A, correspondientes a la prestación de servicios como Instructores Expertos, se deberá tener el Visto Bueno previo de la Dirección de Formación Profesional. Para la contratación de los Instructores de las tarifas de la Fila B, se entienden por Certificación de Industria: el reconocimiento de conocimientos tecnológicos y bases sólidas en una disciplina que aplican al desempeño laboral, la cual es expedida por una Entidad con reconocimiento mundial, por tener un riguroso programa de certificación profesional de la más alta calidad y que aplican al desarrollo de las 69 competencias técnicas del programa de formación que va a orientar. Son ejemplos de certificación de industria: Certificación Internacional del IIW –E; AWS-CWI; PMP-PMI; JAVA PROGRAMMER; etc. En la columna denominada “Porcentaje de Presupuesto por ITEM” se indica la distribución estimada del presupuesto realizadas por las Direcciones de Formación Profesional y de Planeación y Direccionamiento Corporativo, para cada uno de los cuatros Ítems de tarifas, como un criterio para que el Subdirector de Centro administre los recursos que le sean asignados para la contratación de instructores de 2014, considerando las metas establecidas para el 2014. Para efectos del cálculo presupuestal se proyecta toda la contratación por períodos fijos (160 horas mensuales en promedio) de acuerdo con la duración prevista para la ejecución del programa en la anualidad, para lo cual se garantizarán desde la resolución de apertura los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas asignadas a cada Centro, por lo que no existirán asignaciones adicionales en este sentido. En la contratación de instructores que apoyen la formación en ambientes virtuales de aprendizaje deben tener en cuenta lo indicado en la circular que enviará la Dirección de Formación el 20 de noviembre de 2013 y estará disponible en el FTP. Carpeta Dirección de Formación Profesional –Plan de Acción 2014Formación Virtual sobre programación instructores en ambientes virtuales de aprendizaje. El Plan de contratación de instructores hace parte del plan de adquisiciones del Centro de Formación y se debe elaborar y enviar a la Regional y a la Dirección General, según las orientaciones de la Dirección de Administrativa y Financiera y la Secretaría General. 3.5.3.4 Plan de adquisición de Materiales de formación El referente para estimar el presupuesto de este rubro será la lista maestra mínima de los materiales por programa de formación titulada y la ejecución 2013. Con base en estas listas, que serán dispuestas por las Redes de Conocimiento, y teniendo en cuenta la programación indicativa que cuenta con fechas estimadas de inicio de los cursos que iniciarán en el 2014 y la información de las fichas que pasan de la vigencia 2013, la Dirección de Planeación asignará el presupuesto de materiales de formación. En caso de que se consideren nuevos programas la red suministrará la lista maestra. Se recomienda que se establezcan contratos de suministro de materiales con entregas parciales que respondan a las capacidades de almacenamiento de las bodegas del centro o complejo, así como la adquisición de la totalidad de los elementos. Con la programación indicativa y los cursos que pasan de la vigencia 2013, el Centro de Formación deberá establecer el plan de adquisiciones anual, lo cual le permitirá lograr oportunidad, capacidad de negociación y racionalización de recursos; en este ejercicio se deben contemplar las diversas fuentes de financiamiento, como convenios con empresas públicas y privadas, presupuestos de programas específicos institucionales casos jóvenes en acción y rurales. La Dirección de Formación Profesional- Grupo de Redes de Conocimiento, enviará antes del 22 de noviembre de 2013, las listas maestras correspondientes a cada programa de formación, validadas por las Redes. Otros aspectos a considerar en la planeación de la formación son: Herramientas y equipos: Una vez definida la oferta se realizará el análisis de la capacidad actual, los nuevos programas que se impartirán, los requerimientos de ambientes mínimos definidos por la red de 70 conocimiento, obteniendo la relación de herramientas y equipos a adquirir por reposición y para la nueva oferta de formación. Es necesario revisar las características técnicas exigidas en normas de seguridad industrial, higiene y salud ocupacional, en el ámbito de la certificación de programas de formación. Nuevos ambientes de formación: La concepción de nuevos ambientes de formación tiene relación directa con la caracterización de la demanda especialmente si está orientada a la atención de vocación productiva de la región o a demanda flotante relacionada con proyectos productivos transitorios; para este último caso se debe acudir a la utilización de aulas móviles, alianzas con centros de la red de conocimiento o utilización de espacios en las empresas. Para su definición se debe consultar el documento ambientes mínimos definido por la red de conocimiento respectiva, realizar un balance tecnológico que resulta de confrontar los requerimiento del diseño curricular, la tecnología disponible en el Centro de Formación y en el mercado. Es importante en aras de la racionalización de recursos explorar las tecnologías existentes en la red de conocimiento correspondiente, con el fin de establecer requerimientos de movilidad de equipos. El diseño de nuevos ambientes de formación debe concordar con la capacidad instalada resultante del requerimiento de los diseños curriculares, cantidad de equipos según nivel de formación, demanda regional de formación, de servicios tecnológicos y producción de centros, desarrollo progresivo de la oferta de formación, tecnologías, orientado al desarrollo de la cadena de formación. Los ambientes de formación nuevos que el centro de formación tenga planeado implementar en 2014, deben responder a lo descrito en el diseño curricular de los programas de formación que se vayan a orientar en dichos ambientes en el apartado de ambientes mínimos requeridos. Es importante que el Centro de Formación considere como base lo descrito en los ambientes mínimos requeridos (ver diseños curriculares) y adicionalmente aspectos relacionados con: salud ocupacional, seguridad física, accesibilidad, protección personal, ergonomía, áreas, señalización, evacuación. Debe garantizarse la disponibilidad de los espacios físicos y sus adecuaciones arquitectónicas, servicios (gas, eléctricos, agua, hidráulicos, neumáticos, mecánicos), de conectividad, de manera que cuando las dotaciones de mobiliarios y equipos ingresen al Centro, ya se disponga del espacio acondicionado para su instalación y puesta en operación. La información que debe como mínimo considerarse a la hora de definir un nuevo ambiente es la siguiente: o Ambientes de formación o Sede o Programas de formación o Redes o Área ( m2) o Mobiliario o Seguridad física y controles de acceso o Gabinetes o Ergonomía o Accesibilidad o Salud y seguridad ocupacional o Elementos de protección o Señalización, evaluación, control de incendios. Nuevos equipos de cómputo para la formación: Para determinar las necesidades de equipos de cómputo a registrar en el formulario TIC del aplicativo Plan de Acción, el Centro de Formación deberá tener en cuenta: Oferta 2014, ambientes mínimos, inventario de equipos de cómputo e inventario de ambientes por sede. Si al combinar estas variables, el centro identifica que puede ofrecer un mayor número de programas o fichas o nuevos programas de formación que impliquen una mayor dotación de 71 equipos de cómputo. La relación entre los programas, los ambientes mínimos requeridos y el número de ambientes deberá determinar el número de equipos de cómputo nuevos que pueda requerir para 2014. Igualmente deberá considerar: Obsolescencia tecnológica Si es solo para la formación Equipos que respondan en cantidades y características a lo que exige el programa de formación La fecha estimada en 2014 en la que el Centro requiere que sean suministrados los nuevos equipos Software especializado: Al igual que en los materiales de formación, el software especializado (sin contar con el sistema operativo y de ofimática) se identifica en los diseños curriculares de cada programa y deberá contemplarse en el formulario TIC del aplicativo Plan de Acción 2014. La gestión de los recursos tecnológicos (específicamente a nivel de software), será liderada por la Oficina de Sistemas, por lo que los datos que se requieren desde la planeación se relacionan a continuación y deben ser relacionados de acuerdo con la oferta y los ambientes de que dispone el centro. 3.5.4 Diseño Curricular La Dirección de Formación Profesional durante el año 2013 se encargó de liderar el proceso de rediseño curricular de 29 programas de formación que constituyen el piloto de competencias básicas; dichos programas se enviarán a los centros de formación, mediante Circular de la Dirección de Formación Profesional el 22 de noviembre de 2013, y estarán disponibles en el ftp: Carpeta Dirección de Formación Profesional: Nuevos Diseños Curriculares. Igualmente se diseñaron 51 especializaciones tecnológicas que se presentarán al Ministerio de Educación Nacional para la aprobación del Registro Calificado en el mes de enero de 2014, para ser ofertadas en el segundo trimestre de 2014. En febrero de 2014 se diseñarán 29 Profundizaciones para aplicar al nivel técnico y ser ofertadas en el segundo trimestre de 2014. El proceso de rediseño curricular continuará durante el año 2014, priorizando 10 redes de conocimiento. La Dirección de Formación Profesional enviará a las Regionales y centros de formación el plan de diseño curricular 2014 el 30 de noviembre de 2013. Con este insumo los centros de formación identificarán la forma como estarán participando y presupuestarán las necesidades de contratación de instructores, que reemplazarán a los instructores de planta convocados, como expertos técnicos y metodológicos, para las actividades de capacitación de instructores en diseño curricular, en el diseño de nuevos programas o en actualización curricular. Para esta contratación se asignarán recursos del presupuesto regular de los centros. En los casos que se requiera expertos técnicos para el diseño y actualización de currículos, y el centro de formación profesional no cuente con instructores de planta, los expertos serán contratados, como apoyos a la formación, por el rubro de servicios personales indirectos y no por el rubro de contratación de instructores, por el tiempo requerido para el diseño. Para la contratación de los expertos se asignarán recursos del presupuesto centralizado del Programa Diseño Curricular. 72 Para las actividades de Diseño Curricular se aplicará lo establecido en el procedimiento de diseño curricular publicado en el Sistema Integrado de Gestión. 3.5.5 Registro calificado Los subdirectores de centro, una vez aprobado por parte de la Red y de la Dirección de Formación Profesional, los programas que se presentarán, para la aprobación de los registros calificados por el MEN, tal como se señaló en la etapa de planeación de la formación en el nivel de la educación superior; se deben ajustar y cumplir con el cronograma, para documentar y subir la información, haciendo el seguimiento a los trámites que se deben surtir para alcanzar en el tiempo previsto, la resolución de aprobación. 3.5.6 Publicación de la Oferta y Selección de Aprendices El proceso de publicación de la oferta abierta deberá ser planeado siguiendo los pasos aquí descritos, pero además identificando la capacidad técnica y administrativa del centro para realizar los procesos de selección, matricula e inducción. La oferta se publicará trimestralmente en los Centros que tengan la capacidad y requieran desarrollar el proceso con ese cronograma. Los Centros deberán estimar la necesidad de recurso humano que le permita realizar un proceso de selección en el que se pueda hacer al menos una prueba escrita a los aspirantes que queden seleccionados con el proceso en la página web. Así mismo deberá estimar los recursos que requiere para hacer los procesos de selección de la oferta cerrada y especial. La estimación de estos recursos deberá estimarse con base en el comportamiento histórico de las convocatorias y de la estructura de pruebas que se requieran para la selección. En el caso de Jóvenes en Acción y la oferta para la población vulnerable, tendrán acceso preferente para cualquier tipo de oferta, solo que en el 2014 no se realizará reserva de cupos. Toda la oferta se pondrá a disposición de los grupos de población vulnerable para que ocupen los cupos requeridos, pero en el caso de no existir suficiente población de estos grupos para cubrir la totalidad de los cupos, estos serán otorgados a las personas que no pertenecen a este grupo de personas. 3.5.7 Ejecución de la Formación Profesional Integral Visitas técnicas: Esta alternativa se presenta cuando la red identifica que un Centro no cuenta con la tecnología y ambientes para desarrollar todos los resultados de aprendizaje de un programa que es pertinente, y se hace necesario desplazar a los aprendices a otro Centro o Sede. Se verificará a través del aplicativo Sofia Plus cuales son los centros líderes de la tecnología y la disponibilidad de ambientes y tiempo para concertar el desplazamiento de los aprendices. Para cubrir las necesidades de recursos presupuestales que financien la movilidad de los aprendices de los programas de formación titulada para fortalecer sus competencias, se requiere enviar a la Dirección de Formación Profesional un plan detallado en el formato que estará disponible en ftp: carpeta Dirección de Formación Profesional_ Visitas técnicas, donde se identifiquen los objetivos, las competencias a fortalecer, las actividades a desarrollar y las personas de contacto en el Centro donde se 73 desarrollarán las mencionadas competencias. Estas visitas deben ser planeadas y concertadas previamente con el Centro que recibe los aprendices para su complementación. 3.5.8 Programa Articulación con la Educación Media El programa de articulación del SENA con la educación media debe ser ejecutado en alianza con las Secretarías de Educación e instituciones educativas, atendiendo a criterios de calidad, según procedimiento denominado “Alistamiento del Programa de Articulación del SENA con la educación Media”, y los lineamientos descritos en la circular No 3 -2011-000424 de 2011. Aspectos a tener en cuenta para el año 2014: La meta de articulación con la educación media no puede superar la ejecución del 2013. Los programas a articular con la educación media son los programas de la oferta educativa SENA del nivel técnico, establecidos en las resoluciones vigentes de aprobación de programas y en estado de “ejecución” en el aplicativo SOFIA PLUS. Tanto la programación de las horas instructor, como los materiales de formación, deben seguir los lineamientos establecidos en la circular No 3 -2011-000424 de 2011. Las competencias técnicas que orienten directamente los instructores SENA, se debe hacer en jornadas contrarias a la jornada escolar de la institución educativa. Los Centros de Formación deben garantizar el correcto diligenciamiento de las fichas. Los aprendices de articulación se matriculan una sola vez, cuando inician el grado décimo. A los aprendices que pasan a grado once se les asigna ruta de aprendizaje, instructor(es) y ambiente(s) de aprendizaje. La etapa productiva de los programas articulados con la educación media se ejecuta con base en los lineamientos y opciones establecidas. Con base en la meta de Centros 2014, la Dirección de Planeación asigna el presupuesto requerido para la contratación de materiales de formación, instructores, y líderes del programa de articulación en los Centros de Formación. Los Centros de Formación deben matricular a los aprendices de articulación con la educación media antes del 15 de abril de 2014, para las instituciones de calendario A; y máximo dos meses después de iniciado el calendario académico, para las instituciones de calendario B. Es necesario tomar las medidas necesarias a fin de evitar matrículas extemporáneas. Los egresados de programas articulados con la educación media pueden acceder, por una sola vez, a otro programa de nivel técnico. Los Centros de formación deben propiciar la movilidad educativa de los egresados de programas articulados con la educación media. Se espera su continuidad en programas de tecnólogos de la misma área de desempeño o red de conocimiento, reconociendo los aprendizajes ya adquiridos, previa concertación de las Direcciones Regionales y los Centros de Formación con las Secretarías de Educación y las instituciones educativas. Todos los programas del nivel tecnológico que ofrezcan las regionales para ejecutar cadena de formación con los egresados del programa de articulación, deben contar con registro calificado y cumplir con los lineamientos vigentes para el trámite de este registro. Esta es una opción para que los egresados de estos programas puedan continuar su formación, avanzando al nivel de tecnólogos. Las metas de estos tecnólogos corresponden a la formación regular. Los programas de articulación con la Educación media tienen como propósito formar técnicamente a los jóvenes de los grados 10 y 11. 74 3.5.9 Programa de Ampliación de Cobertura Convocatoria formación de técnicos y formación complementaria: la convocatoria de instituciones de formación para el trabajo con las que se realizaran los convenios de ampliación de cobertura en 2014 fue realizada durante el año 2013. Los parámetros de las convocatorias serán los mismos ya establecidos en la resolución 1535 de 2013. Por esta razón, las metas de ampliación serán las mismas del año 2013 y de esta manera serán distribuidos los recursos disponibles. Convocatoria “100 mil oportunidades” – formación tecnológica: los cupos asignados durante 2013, serán los mismos a ejecutar durante el año 2014. De esta manera los recursos se distribuirán de acuerdo a los resultados finales de asignación de cupos y bajo los mismos parámetros que sustentaron la distribución realizada en la presente vigencia. 3.5.10 Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación – SENNOVA 3.5.10.1 Lineamientos generales Investigación: Los Centros de Formación, deben desarrollar proyectos de investigación aplicada cuyos resultados puedan ser escalados al desarrollo tecnológico, a través de nuevas patentes, modelos de utilidad, buenas prácticas, prototipos, a través de Tecnoparque o en la infraestructura de laboratorios y/o ambientes de formación simulados que tienen hoy los Centros. En un nivel avanzado estos proyectos se pueden desarrollar a través de alianzas con el sector productivo reorientando así, la línea programática de Fomento a la Innovación y al Desarrollo Tecnológico Productivo. La Red Tecnoparque debe promover que la investigación aplicada se enfoque al desarrollo de soluciones a problemáticas de la sociedad que puedan generar actualización permanente de la formación profesional, es así como la línea de Investigación para la formación profesional, deberá hacer monitoreo de los resultados de las investigaciones desarrolladas en los Centros de Formación Profesional y en Tecnoparques para su incorporación al diseño curricular correspondiente, por parte de los equipos de diseño. Actualmente los nodos de Tecnoparque desarrollan macroproyectos con el sector productivo, lo cual servirá como experiencia para el cumplimiento de este numeral. Desarrollo Tecnológico: Red Tecnoparque Colombia, se constituye en el principal programa de desarrollo tecnológico del SENA, articulando los resultados de la investigación aplicada en los Centros de Formación, acelerando el desarrollo de dichos proyectos de investigación aplicada y generando transferencia de tecnologías al sector productivo y a los programas de formación profesional. Estos proyectos se podrán desarrollar directamente o a través de alianzas. 75 Innovación, que se debe definir como la puesta en el mercado de un bien o servicio nuevo, mejorado o un nuevo método, etc., también se desarrolla a través de Tecnoparque, laboratorios y/o ambientes de formación en Centros, y de la transferencia de los resultados al sector productivo y a los Programas de Formación Profesional, generando utilidad de la Investigación y el Desarrollo. 3.5.10.2 Actividades a programar por las Regionales y Centros de Formación en el marco de la Estrategia SENNOVA Cultura I+D+I: los centros deberán programar actividades que permitan desarrollar capacidades en gestión del conocimiento y las competencias necesarias para que los aprendices y los trabajadores colombianos, así como quienes buscan un empleo o alternativa de trabajo, generen capacidades que le permitan desarrollar la I+D+I, por lo cual aquí se deben unificar las actividades de cultura de la innovación, divulgación, y programas de formación específicos que cualifiquen en este tema. Fomento a la investigación aplicada: Fortalecimiento de capacidades para la I+D+I: esto incluye la fase inicial de los grupos de investigación aplicada de los Centros de Formación, que son los semilleros de investigación. Fase 2 del Fortalecimiento de capacidades de la I+D+I: esto incluye inscripción, aval, registro y control permanente, así como el fortalecimiento con capacitación de los Grupos de Investigación Aplicada (desde el punto de vista administrativo e institucional). Divulgación y publicaciones: como parte de la Apropiación de la CTI y la Cultura y la política editorial de la Institución Propiedad Intelectual: como transversal de todo el Sistema, lo cual es una necesidad identificada y que cuenta con desarrollo desde nuestro Grupo a la fecha. Aplicación de los conocimientos adquiridos, a través del desarrollo de proyectos, que den respuesta a necesidades del sector productivo, academia y estado. 3.5.10.3 Plan de acción de las Regionales y Centros de Formación en el marco de la Estrategia SENNOVA Los Centros de Formación presentarán a la Dirección de Formación Profesional su respectivo plan de acción donde se incorporen las dos acciones arriba mencionadas y este será evaluado y aprobado por esta dirección. Este plan deberá enviarse a la DFP hasta el 22 de noviembre del año 2013. 3.5.11 Política de Fomento al Bienestar y Liderazgo del Aprendices Las acciones de fomento del bienestar y liderazgo del aprendiz además de referirse al crecimiento personal, debe concebirse como un aporte al proceso de ejecución a la formación profesional integral, 76 mediante acciones intencionalmente trasversales a la formación que potencien las diferentes dimensiones (cultural, social, psicoactiva y física) de los aprendices con el fin fortalecer el perfil del aprendiz integro para la sociedad y el sector productivo. 3.5.11.1 Lineamientos para la programación de acciones de fomento al bienestar y liderazgo del aprendiz. Los esfuerzos de la entidad frente al bienestar de los aprendices en cada Centro de Formación deben tener en cuenta la diversidad de condiciones del aprendiz, así como sus intereses, aficiones y habilidades para focalizar en una oferta de acciones de bienestar amplia, diversa y atractiva para obtener mayor número de oportunidades y alternativas. La distribución del presupuesto asignado debe considerar los criterios de uso racional de los recursos como contratación de servicios personales de los equipos de profesionales de bienestar y de las actividades. Para la planificación de la ejecución del “rubro gastos de bienestar al alumnado” deberán delimitarse los campos ocupacionales del equipo de bienestar al aprendiz para efectos contractuales de profesionales idóneos que potencien las diferentes dimensiones de los aprendices (cultural, social, psicoafectiva y física) y priorizar la programación de actividades de bienestar con base en servicios directos en las dimensiones psicoafectiva y actividades que faciliten a los aprendices mejorar el conocimiento de sí mismo y de los demás miembros de la comunidad educativa, fomentar la capacidad de relacionarse y comunicarse, desarrollar sentido de pertenencia y compromiso institucional para fortalecer las relaciones humanas. A nivel institucional es necesario priorizar el liderazgo, a través del Sistema Nacional de Liderazgo, como también acciones culturales, recreativas y ecológicas trasversales a la formación. El rubro “gastos de bienestar al alumnado” y “monitorias” corresponde a una destinación específica, por consiguiente no podrán ser utilizados para otros fines e implica realizar el control y seguimiento que permita hacer los ajustes e implementar los correctivos para garantizar los principios de la gestión fiscal: economía, eficacia y equidad, así como el impacto que tienen las actividades de bienestar al aprendiz en la formación profesional integral. Los Centros de Formación presentarán a la Dirección de Formación a través del Grupo de Fomento del Bienestar y Liderazgo del Aprendiz, informes trimestrales de evaluación de gestión y ejecución de las acciones de fomento al bienestar y liderazgo del aprendiz. La contratación de servicios personales de apoyo a bienestar al aprendiz se deberá registrar con cargo al 2042188 - GASTOS BIENESTAR ALUMNOS - SERVICIOS PERSONALES Para la asignación del recurso a los Centros de Formación se tendrán en cuenta el histórico de ejecución presupuestal, el análisis de gestión de los equipos de bienestar, alcance de las acciones de bienestar, la permanencia de los aprendices en la formación, la dinamización de proyectos nacionales que incluyen el Sistema Nacional de Liderazgo. Los recursos se asignarán para dos componentes: Actividades de Bienestar y Contratación de Servicios Personales, como apoyo a los Grupos de Bienestar en cada centro de formación, para ello se establecerán los topes, por centro, y para ello los centros registrarán en el aplicativo, los valores correspondientes. La Dirección de Formación Profesional, asignarán los topes de acuerdo con: metas de formación titulada de cada centro; funcionarios de planta asignados al grupo de Bienestar; comportamiento histórico de la ejecución de los recursos asignados, entre otras variables. 77 3.5.12 Apoyos de Sostenimiento Se tiene proyectado un valor de $17.181.000.000 en el proyecto Ley de “Administración de capitales para apoyos de sostenimiento para alumnos en formación”, que requiere una gestión eficiente por parte de los Subdirectores de Centro que permita aplicar este beneficio con la necesaria cobertura a los aprendices que más lo necesiten en cada centro de formación, según la normatividad que para este efecto se expedirá. A partir de 2104 los apoyos de sostenimiento serán asignados y desembolsados directamente por los Subdirectores de Centro, por tanto los recursos se asignarán en la Resolución de Apertura de la vigencia y para ello el Subdirector de Centro debe proyectar la meta de cupos en apoyos de sostenimiento a registrar, y enviar antes del 30 de noviembre de 2013 a la Dirección de Formación Profesional en el formato adjunto que estará disponible en el ftp: Carpeta Dirección de Formación Profesional – Apoyos de sostenimiento y Apoyos FIC 2014 (Anexo 4:- Propuesta Centro de formación en Metas en Cupos de Apoyos de Sostenimiento Y Apoyos FIC 2014), para que los aprendices que pasan sean cubiertos a partir del mes de enero de 2014 y por los meses que resten de su programa de formación. Para los aprendices que pasan y estaban recibiendo normalmente el apoyo de sostenimiento el Subdirector de Centro debe expedir la correspondiente resolución de adjudicación, sin tener que hacer convocatoria. Adicionalmente debe abrir una convocatoria en la tercera semana de enero de 2014 para los aprendices que se matriculen como producto de la última convocatoria 2013 y que inician la formación en el mes de enero de 2014, asignando los apoyos a partir del mes de febrero de 2014. Los saldos que quedan deben ser asignados mediante una convocatoria que se realizará en la segunda semana de julio de 2014, cobijando a los aprendices que ingresan en el segundo y tercer trimestre de esa vigencia y para los que ingresen en el último trimestre 2014, se tendrán en cuenta en la convocatoria de enero de 2015. La Dirección General adelanta en 2013 un plan de mejora que contempla la automatización del procedimiento de asignación y gestión del pago de los apoyos de sostenimiento, a través de SOFIA PLUS, que será administrado directamente por los centros y supervisado por la Dirección General como control posterior. Así mismo, la gestión y pago de los apoyos provenientes de FIC serán responsabilidad del Subdirector de Centro; el trámite será igual al de apoyos de sostenimiento generales, aplicando la normatividad específica que se expedirá al respecto. Los Subdirectores de Centro que imparten programas de la Industria de la Construcción deberán proyectar la meta de cupos en apoyos de sostenimiento a registrar, y enviar antes del 30 de noviembre de 2013 a la Dirección de Formación Profesional en el formato que estará disponible en el FTP Carpeta Dirección de Formación Profesional – Apoyos de sostenimiento y Apoyos FIC 2014 adjunto ( Anexo 4:Propuesta Centro de formación en Metas en Cupos de Apoyos de Sostenimiento Y Apoyos FIC 2014), y considerar lo orientado en el caso de los apoyos de sostenimiento generales, para proyectar las metas y la ejecución de los recursos, aclarando que estos apoyos tienen una normatividad especifica que se debe observar en la asignación y pago; igualmente se gestionará de manera automatizada por los centros desde SOFIA PLUS, con el control posterior de la Dirección General. 78 3.5.13 Producción de Centros Los Centros de Formación desarrollarán los proyectos de producción de acuerdo con lo establecido en el Instructivo de Producción de Centros, el cual se encuentra documentado en el SIG (Sistema Integrado de Gestión); estos lineamientos dan las orientaciones para la producción, comercialización y recaudo de ingresos por la venta del producto de la transformación de bienes y servicios a través de las acciones de formación, incluidos los servicios tecnológicos. La producción de Centro de Formación en ningún caso puede considerarse como un proyecto destinado a modificar la misión institucional. Para la vigencia de 2014 el presupuesto se distribuirá en los rubros de materiales de formación, mantenimiento de maquinaria y equipos e insumos para explotaciones agropecuarias, conforme a lo establecido en el Decreto 249 de 2004. El techo presupuestal por Centro de Formación corresponderá al 100% del recaudo efectivo de ingresos que logró el Centro en la vigencia 2013, por concepto de la venta de productos y servicios, producto de la transformación lograda a través de las acciones de formación, incluidos los servicios tecnológicos. La distribución por los rubros mencionados anteriormente se efectuará con base en los proyectos que relacionen los Centros en el formulario que se disponga en el aplicativo del Plan de Acción 2014. Nuevamente se reitera lo establecido en el artículo 5º parágrafo 3º de la Resolución 02486 de 2004, relacionada con la ejecución de los recursos presupuestales que se asignen por este Programa, el cual deberá hacerse en función de la formación profesional, de tal manera que el recaudo de ingresos por estos conceptos sea igual o superior a los gastos 3.6 Empleo, Orientación Ocupacional y Empleabilidad 3.6.1 Gestión de Empleo, Orientación ocupacional y empleabilidad A partir del Decreto 722 del 15 de Abril de 2013 expedido por el Ministerio del Trabajo, nuestra denominación oficial es Agencia Pública de Empleo – APE- y como tal tenemos a cargo la función de promoción y ejecución de la gestión y colocación pública y gratuita de empleo, nuestro rol continua en el marco de los principios y estrategias SENA, conformando así mismo, la Red de Prestadores del Servicio Público de Empleo del Ministerio de Trabajo. Para continuar con nuestros servicios hemos elaborado el reglamento de la Agencia Pública de Empleo – APE-, el cual se publicará durante este mes en la página web institucional en el link de la Agencia Pública de Empleo – APE, en intranet y además en ftp://ftp.sena.edu.co/APE_DETE. Es importante aclarar que nuestros procesos, procedimientos y servicios que veníamos prestando no sufren ninguna modificación; seguiremos operando con metodologías propias existentes, excepto en la suscripción de alianzas y 79 convenios para la implementación de oficinas satélites donde, en adelante, debemos tramitar una autorización con el Ministerio de Trabajo. 3.6.1.1 Alianzas para el Trabajo Alineados con el direccionamiento estratégico de la DETE hacia la oportunidad y la pertinencia, con el objetivo de generar más empleos, más cualificación y contratos de aprendizaje, basados en la realidad laboral y la dinámica económica de cada región, desde la Agencia Pública de Empleo –APE- se hará una vinculación activa en la estrategia de Alianzas para el Trabajo, la cual incluye profesionales para la gestión con empresarios y entes gubernamentales de nuevos empleos, articulación con las áreas internas Sena, seguimiento e inscripción de estas vacantes en el aplicativo de la Agencia Pública de Empleo –APE- y cierre de las mismas. 3.6.2 Orientación Ocupacional El interés de la Agencia Pública de Empleo - APE- es optimizar el proceso de búsqueda de empleo de acuerdo a las capacidades de cada usuario y acorde con las necesidades del país, se propone una Orientación Ocupacional personalizada, la cual tiene como objetivo principal mejorar las posibilidades de inserción, movilización o reactivación de los usuarios de la Agencia Pública de Empleo - APE- en el mercado laboral para optimizar su desarrollo personal, ocupacional y social, mediante una atención y acompañamiento personalizado, oportuno y eficiente, teniendo en cuenta las necesidades particulares, los servicios ofrecidos por la institución y la dinámica ocupacional regional. Para adelantar este proceso se tendrán en cuenta las siguientes estrategias: 3.6.2.1 Entrevista inicial semiestructurada para establecer un diagnóstico ocupacional y un plan de trabajo. Atención telefónica Atención virtual Modalidad grupal, Inscripción a formación ocupacional, con el fin de articular las acciones del Servicio Público de Empleo de los Centros de Formación, con las Regionales para garantizar la pertinencia de las acciones de formación y empleabilidad de egresados. Gestionar la articulación con las diferentes áreas del SENA para la oportuna y efectiva atención de empresarios, buscadores de empleo y aprendices que contribuyan a la misión de la entidad, a través de protocolos y de la integración necesaria entre los sistemas de información de Sofía Plus, SGVA y CRM Puesta en marcha Aplicativo Agencia Pública de Empleo Durante el año de 2012 - 2013 realizamos el proyecto de mejoramiento, adecuaciones y desarrollos de nuevas funcionalidades para el aplicativo de la Agencia Pública de Empleo –APE- (anterior SPE), en consecuencia para el año 2014 tendremos los siguientes resultados y beneficios: Las mejoras del aplicativo garantizarán para los usuarios (buscadores de empleo – empresarios – funcionarios) una herramienta que facilitará de una manera más efectiva la intermediación laboral, la navegación y uso del aplicativo. Todos los servicios del aplicativo serán de forma más atractiva, amigable, dinámica, precisa, amable y administrable. 80 Se implementará en el aplicativo un módulo de mensajería de texto (SMS), que permitirá contactar a los colombianos inscritos en la página, a través del teléfono celular con la información de las vacantes que cumplan con su perfil. Esto garantizará más oportunidades para los ciudadanos. El aplicativo tendrá un módulo de reportes creado con las necesidades de cada regional, que permitirá generar las estadísticas e indicadores requeridos para la gestión de la APE, para reportar a los organismos gubernamentales y entes de control, garantizando información veraz. Se implementará un módulo de intermediación laboral para aprendices SENA, en donde se realizará seguimiento en todas las etapas de formación hasta su titulación y se prestara la orientación ocupacional encaminada a la vinculación laboral de acuerdo a su perfil. Se realizará la integración con varias entidades, con el objetivo de garantizar que la información registrada en el aplicativo por parte de los usuarios empresarios y buscadores de empleo, tenga un alto grado de veracidad, y permitirá tener actualizada la información de la base de datos. Esto mismo permitirá ahorros en trámites a los usuarios ya que desde el sistema mismo se realizará la verificación de algunos documentos y soportes. Con el fin de promover y ejecutar la gestión y colocación pública, gratuita e indiscriminada a través de la Agencia Pública de Empleo –APE- y lograr un posicionamiento efectivo hacia Buscadores de empleo, Empresarios, Gobiernos regionales y locales, Gremios, Universidades, Medios de Comunicación, Aprendices Sena y Comunidad Sena, se implementarán las siguientes acciones: 3.6.2.2 Divulgación y promoción Plan de medios y comunicación: El desarrollo e implementación del plan de medios y comunicación estará a cargo de la Dirección General con el apoyo y construcción de las Regionales, así: Presentación del plan de medios internos y externo para difusión de los servicios de la Agencia Pública de Empleo –APE. Diseño de brochure de la APE. Generación de opinión pública a través de medios de comunicación convencionales y alternativos. (radio, prensa, TV, internet) Publicación de indicadores de gestión en medios especializados. Gira de medios a nivel nacional. Realización de Talleres - Vocería de Medios a funcionarios SENA. Pauta promocional en los principales medios. En radio (caracol, RCN, emisoras del Ejército, Armada y Fuerza Aérea). En televisión (promoción en la franja de la noche en caracol, RCN). Alianzas con periódicos nacionales y locales para publicación de ofertas de empleo. Anuncios en medios impresos, virtuales, redes sociales, mobiliarios urbanos, entre otros. Video APE Estrategia Redes Sociales (Facebook, Youtube, Twitter, Google +) Mailing (Mails masivos con ofertas y promoción de la APE) Servicio personalizado para la APE a través de la línea empresarial. Cuñas radiales in- house sobre la APE para regionales. 81 Uso del programa + trabajo para publicación de eventos y casos de éxito. Ambient Marketing (toma de espacios que le son cotidianos como parques, universidades, empresas, centros comerciales para llegarle a las personas con un mensaje de la APE). Promoción y posicionamiento: La Agencia Pública de Empleo APE, a nivel regional y nacional, articulará integralmente con las coordinaciones de Jóvenes Rurales, Empleabilidad y Emprendimiento la organización y participación de las Ferias de Empleo, Trabajo y Emprendimiento. Los recursos asignados para esta actividad se trasladarán a las Regionales de acuerdo a las propuestas presupuestales que se presenten según la necesidad requerida en cada regional y al cumplimiento del cronograma que se establezca para su ejecución. Nota: Los recursos procederán de los proyectos de inversión de Empleo, Emprendimiento y Jóvenes Rurales Emprendedores. Realización de eventos de promoción y divulgación de la Agencia Pública de Empleo –APE- con empresarios, universidades, gremios y entes gubernamentales encaminados a la vinculación de nuevos empleos, con prioridad en sectores económicos de la región. Liderados principalmente por las regionales con lineamientos indicados desde la Dirección de Empleo y Trabajo, a través de ftp://ftp.sena.edu.co/APE_DETE/lineamientos y lo pertinentes desde la Oficina de Comunicaciones en cada regional. Establecer alianzas estratégicas con entidades locales, departamentales, asociaciones y demás entes privados que utilicen nuestros servicios y los ejecuten a los nichos donde no tenemos cobertura. Se gestionará ante la DAF la inclusión en el proyecto de inversión de Construcciones los recursos pertinentes que atiendan la necesidad en los centros del SENA en donde se encuentran ubicadas las oficinas de la Agencia Pública de Empleo para mejorar los espacios de infraestructura física y funcional que garanticen brindar un servicio de calidad, eficiente y moderno a todos los buscadores de empleo, empresarios y público en general. Fortalecer la estrategia de los desayunos empresariales solicitando a las regionales una caracterización de los sectores y realizar los encuentros con empresarios por sectores para conocer sus necesidades y generar un portafolio de servicios que responda más a las necesidades de los empresarios. El valor agregado que le podemos ofrecer a los empresarios es la exclusividad por sector y el hecho de que el SENA forma con pertinencia para el empresario. En síntesis se trata de que la atención a empresarios se realice desde la demanda de servicios y no de desde la oferta institucional. Ofrecer al empresario la estrategia de las alianzas para el trabajo donde ellos puedan saber que a través de estos desayunos con la APE, se conocerán sus necesidades de talento humano y el compromiso del SENA para proveérselo. Envío en forma virtual a empresarios, buscadores de empleo y aprendices campañas de fidelización del servicio de la APE. Diseño y envío de tarjetas a empresarios en fechas especiales (virtual). Diseño y envío de tarjetas a buscadores de empleo en fechas especiales (virtual) Envío mensual de producto para buscadores de empleo que contemple temas de interés como elaborar un buen perfil, cómo presentar una entrevista laboral, como mantenerse motivado en la búsqueda de empleo, entre otros. Fortalecer los servicios de la APE con alianzas con universidades. Material P.O.P. Actualización constante del home con temas de interés para buscadores de empleo. Elaboración de cuñas radiales para que los líderes suministren a los medios de la región. Articulación con programas de cooperación internacional. 82 Sobre la operatividad de las oficinas móviles y puntos informativos para prestar la ampliación de cobertura de nuestros servicios como Agencia Pública de Empleo –APE de intermediación laboral y orientación ocupacional se encuentran los siguientes lineamientos: Las 4 Oficinas Móviles después de inauguradas deberán tener por parte de las regionales las siguientes acciones definidas: 1) Coordinar entre el Líder de la APE y el Director Regional para incluir dentro del plan de acción 2014 el sostenimiento de la Oficina Móvil (conductor, orientadores, combustible, rodamiento y mantenimiento), así como el material POP para esta. 2) En el último trimestre de 2013, los Líderes Regionales de la APE con apoyo del Director Regional o a quien corresponda, deben disponer de un conductor que se encargue de realizar los recorridos programados (preferiblemente 1 solo conductor) para garantizar el buen funcionamiento, seguridad y garantía del vehículo. 3) Las regionales solicitantes deben asumir los costos de desplazamiento del conductor, orientadores, combustible, peajes, y demás gastos en que incurra para el desplazamiento de la regional de origen a esta. 4) Las regionales que requieran la oficina móvil para realizar eventos, deberán solicitarla a la regional Antioquia, Valle y Huila teniendo en cuenta la cercanía, con un mes de anticipación y programarla mínimo durante 15 días hasta 2 meses máximo. Esto con el fin de realizar el trámite de traspaso con el grupo de almacén e inventario a la regional solicitante. 5) La oficina móvil Distrito Capital se excluye de préstamo a otras regionales en atención que su uso será exclusivamente para el departamento de Cundinamarca, Distrito y el Despacho de Dirección General. 6) Realizar un cronograma de ruta de la Oficina Móvil donde incluya mínimo los siguientes campos: Nombre, regional, municipio a visitar, dirección exacta, entidad u organización solicitante y/o beneficiaria, permanencia (en términos de días, meses), responsables, requerimientos especiales, observaciones. 7) La Programación de la Oficina Móvil es autonomía de la regional a cargo, sin embargo deben tener en cuenta: a) En ningún momento debe servir o apoyar movimientos u organizaciones para realizar acciones de tipo político, campañas y similares. b) Ninguna participación irá a beneficio de una organización o institución en forma exclusiva. c) Tendrán prioridad eventos de tipo local y departamental que sean públicos, gratuitos e indiscriminados. d) En ningún momento participar de eventos que impliquen costo alguno para los usuarios del servicio. e) Deberá articularse a estrategias del Sena, específicamente del Despacho de la Dirección General, a los programas de la Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento y apoyo a la dirección de formación profesional y de la Dirección de Formación para el Trabajo. f) Deberán entregar cronograma a la Coordinación de la Agencia Pública de empleo y los cambios generados en éste deben ser informados en forma oportuna a la misma, a las siguientes e-mails. Este cronograma debe enviarse los viernes antes de las 12:00 m a los siguientes correos: [email protected] y [email protected] 8) Para la comisión de los orientadores se apoyaran en el presupuesto entregado por la DG a cada regional por este concepto en la vigencia 2013. 83 9) Con el fin de garantizar la seguridad, el buen funcionamiento y la calidad de la Oficina Móvil, el personal asignado para el servicio por parte de la regional encargada será quien reciba la inducción (Antioquia, Distrito, Valle y Huila) y entrene a los colaboradores de la regional solicitante. 10) Toda acción de la Oficina Móvil que involucre eventos masivos, apuestas a la responsabilidad social, inclusión social y beneficio a gran escala en zonas urbanas y rurales deben ser informada con anticipación a la coordinación APE a los correos [email protected], [email protected], [email protected] y [email protected] y tener cobertura de medios de la regional el día del evento. 11) Teniendo en cuenta el cronograma el líder debe gestionar los permisos, autorizaciones, espacios y seguridad pertinente, entre otros, necesarios para una oportuna prestación del servicio con la oficina móvil. 12) Cada acción generada en la Oficina Móvil debe ser evidenciable para efectos de control y seguimiento a las mismas. 13) Los puntos informáticos que se distribuyen en los centros que los requieran funcionaran únicamente con acceso a internet y solo visualizaran la herramienta de la Agencia Pública de Empleo. 3.6.2.3 Conformación equipos de trabajo Con el fin de consolidar los procesos y procedimientos de la gestión de la Agencia Pública de Empleo en las regionales, fue aprobado el Reglamento para Agencia Pública de Empleo mediante Resolución No.2661 del 31 de julio de 2013 del Ministerio del Trabajo y se dará cumplimiento interno de lo ordenado mediante Resolución No.1660 del 4 de octubre de 2013 del SENA por el cual se define las funciones y actividades de la Agencia Pública de Empleo y se dictan otras disposiciones, la cual se publicará durante este mes en la página web institucional en el link de la Agencia Pública de Empleo – APE, en intranet y además en ftp://ftp.sena.edu.co/APE_DETE. Esto es conformar el equipo humano suficiente para garantizar la gestión asignada, entre otras, para la operación y gestión de la orientación ocupacional y la intermediación a través de las oficinas de la Agencia Pública de Empleo. Los orientadores ocupacionales destinados a la prestación de servicios en las oficinas regionales de la APE, tendrán el siguiente perfil: Formación: Profesionales en Psicología, Trabajado Social, Sociología o Psicopedagogía. Los candidatos deben adjuntar soportes que certifiquen la formación y la experiencia. Experiencia: Doce (13) meses en experiencia relacionada al objeto. Objeto: Prestar los servicios profesionales de carácter temporal con el fin de garantizar la orientación ocupacional y profesional de los buscadores de empleo y empresarios usuarios del Servicio Público de Empleo, mediante el desarrollo y seguimiento de las acciones y/o talleres de orientación a nivel individual y grupal y el apoyo a las acciones de intermediación laboral. Para la vigencia 2014 del proyecto ley 310-704-180 de Administración de Empleo se incluye la asignación de recursos para contratar una persona en cinco (5) regionales: Bolívar, Cundinamarca, Risaralda, Santander y Valle que cumpla esta orientación dentro del grupo de población vulnerable con el siguiente perfil profesional para fortalecer la intermediación laboral: Formación: Profesionales en Psicología, Terapia Ocupacional, Trabajado Social, Pedagogía Especial. Los candidatos deben adjuntar soportes que certifiquen la formación y la experiencia. Experiencia: Entre 12 y 24 meses en experiencia relacionada al objeto. 84 Objeto: Prestar los servicios profesionales de carácter temporal para apoyar las acciones de orientación profesional que se realizan a través del plan de acción integral a la población en situación vulnerable, principalmente la población con Discapacidad, como apoyo a la gestión de la Agencia Pública de Empleo a nivel regional. 3.6.2.4 Seguimiento Indicadores de Gestión La Agencia Pública de Empleo a través de ftp.sena.edu.co/APE_DETE/lineamientos, comunicará la aplicabilidad de seguimiento a los indicadores de gestión asignados al proyecto Administración e Intermediación de Empleo. Cada regional tendrá a su cargo la ejecución de una estrategia de seguimiento y auditoria a los indicadores de gestión de la Agencia Pública de Empleo -APE-. La estrategia como principales herramientas hará uso de la línea de atención empresarial, bases de datos, profesionales de apoyo de la DG, rotación entre regionales para la verificación, entre otros, que se deberán plasmar en un cronograma, avances e informes trimestrales que den cuenta de la misma. Así mismo, la línea de atención empresarial será una herramienta fundamental para adelantar la estrategia de seguimiento, donde cada líder de la Agencia Pública de Empleo – APE- será el encargado de diseñar, coordinar y ejecutar la misma. 3.6.3 3.6.3.1 Observatorio Laboral y Ocupacional Análisis del Mercado Laboral Con el objetivo de tener criterios que contribuyan a las diferentes regionales del SENA en los análisis del mercado laboral y pertinencia; se pretende que los analistas del Observatorio Laboral y Ocupacional y los equipos directivos en las regiones en donde existe, apoyen en la realización de las siguientes estrategias en el año 2014: Análisis regional del mercado laboral: Los analistas del observatorio laboral y ocupacional, coordinados por los líderes de la Agencia Pública de Empleo y los Directores Regionales, contribuirán a la generación de los diferentes estudios de caracterización del mercado laboral regional, para lo cual el Observatorio entregara la metodología, con el propósito de ofrecer a las regionales del SENA un insumo para la toma de decisiones en la programación de la oferta de formación titulada del SENA. La estructura de la caracterización regional será la siguiente: 1. DATOS GENERALES 2. Población 3. Distribución de la población por nivel educativo 3.1. Oferta Educativa en la Región 3.2. Composición geográfica 4. PRODUCTIVIDAD 5. MERCADO LABORAL 5.1. Indicadores laborales 5.2. Composición empresarial 85 6. FUENTES FUTURAS DE EMPLEO Y FORMACIÓN 6.1. Proyectos de inversión nuevos y en expansión a desarrollarse en los próximos años 6.2. Tendencia de las ocupaciones. Análisis Sectoriales ocupacionales: Con el propósito de caracterizar el mercado de trabajo por sectores, enfatizando en la caracterización ocupacional para el 2014 se pretenden realizar 6 estudios sectoriales nacionales y regionales que contribuyan al SENA en temas de normalización de competencias y pertinencia de formación. La metodología será entregada por el Observatorio y estará estructurada sobre un análisis de demanda y oferta del sector y sobre la capacidad de respuesta institucional del SENA, empleando recursos que se manejan mediante el concepto de servicios personales indirectos, que son asignados para realizar la actividad de ficha BPIN de “contratar personal profesional y de apoyo para el desarrollo del proyecto en la Dirección de Empleo”. 3.6.3.2 Producción de información Para los análisis del Mercado Laboral el Observatorio suministrará la siguiente información: Clasificación Nacional de Ocupaciones C.N.O.: Las regionales entrarán a participar mediante la búsqueda e identificación de ocupaciones nuevas, emergentes y en transformación, así como los cambios al interior de cada ocupación. La actualización permanente de la CNO será liderada por el grupo observatorio laboral junto con las regionales, los empresarios y demás instituciones de formación que se interesen en dicha actualización. Matriz de pertinencia: El objetivo principal es ofrecer elementos cuantitativos que sirvan como uno de los insumos para la toma de decisiones en la programación de la oferta de formación titulada, con criterios de pertinencia. Cada uno de los programas se analiza de acuerdo con su dinámica ocupacional obtenida de la Agencia Pública de Empleo, la demanda de contrato de aprendizaje por parte del sector productivo, la vinculación laboral de egresados, y finalmente la demanda socia del programa de formación titulada. Seguimiento a Egresados: Análisis de la empleabilidad formal y continuidad en la capacitación de los egresados SENA en formación titulada 2010 - 2012. Con el fin de brindar información a las regionales y centros de formación que permita tener una aproximación a la pertinencia de los programas que imparten. Tendencia de las ocupaciones: Medición del comportamiento de las ocupaciones a nivel nacional y departamental, con base en la información de inscritos, vacantes y colocados registrados a través de la Agencia Pública de Empleo – APE SENA, con el fin de orientar las acciones de formación relacionadas con la calificación, recalificación y certificación de competencias del recurso humano así como las acciones de orientación profesional y las políticas para la reducción del desempleo friccional. Proporciona información a nivel nacional y departamental, de manera trimestral, semestral y anual. Encuesta a Empresarios para la detección de Necesidades Ocupacionales y de Recurso Humano: como parte del proceso de aplicación de las recomendaciones derivadas del proceso de certificación de la Operación Estadística “Tendencia de las Ocupaciones – TDO” se continuará con la implementación de la encuesta para identificar la demanda de ocupaciones de las empresas, por nivel de cualificación y área ocupacional, que se encuentran disponibles en el mercado laboral colombiano, y conocer la percepción de los empresarios sobre las ocupaciones que se demandan con el fin de brindar información para que el SENA pueda anticipar la respuesta que debe dar en temas de empleo y formación. 86 Red de Conocimiento Institucional de Empleo: Generación de conocimiento del comportamiento del mercado laboral mediante el trabajo en red con instituciones públicas y privadas, para identificación de necesidades de formación para el trabajo, orientación ocupacional e intermediación laboral. Los Directores Regionales junto con los Subdirectores de Centro de Formación y los líderes misionales y de empleo coordinarán con las instituciones necesarias la consolidación de las Redes de Conocimiento mediante convenios o alianzas según los lineamientos del manual operativo que será divulgado en su momento. Monitoreo de proyectos de inversión nuevos o en expansión: Mediante la búsqueda virtual en los diferentes medios de comunicación, el grupo del Observatorio Laboral y Ocupacional de la Dirección General, semanalmente detecta proyectos nuevos o en expansión que se desarrollaran a corto y mediano plazo y se estructuran en alertas que se remiten semanalmente a las regionales a fin de que se realice contacto con los empresarios para seleccionar y capacitar el talento humano requerido y de esta forma anticiparse en la respuesta institucional. 3.6.4 Atención de las Poblaciones Vulnerables – Servicios a la empleabilidad Las acciones brindadas a las Poblaciones Vulnerables se implementarán a través de la gestión que adelantan los Centros donde operan las Agencias Públicas de Empleo, los Centros de Formación Profesional Integral y las Unidades de Emprendimiento, quienes fortalecerán su gestión mediante la articulación de las diferentes estrategias de gobierno, programas especiales, convenios interadministrativos y de cooperación así como Alianzas para el Trabajo, con el fin de aumentar las oportunidades de este grupo poblacional a la empleabilidad y el emprendimiento. La Ruta de Atención para la Empleabilidad de la Población Vulnerable inicia con las acciones de Orientación Ocupacional de la Agencia Pública de Empleo, con el fin de direccionarlos de manera pertinente a la oferta institucional, para lo cual desde todos los servicios e instancias institucionales se desplegarán acciones para garantizar que se realice un correcto registro y caracterización de las PV y de los convenios de atención a estas poblaciones en los diferentes aplicativos: Agencia Pública de Empleo, Sofía Plus, y el Aplicativo de Emprendimiento 87 Ilustración 15: Ruta de atención con enfoque diferencial población vulnerable RUTA DE ATENCIÓN CON ENFOQUE DIFERENCIAL A LA POBLACIÓN VÍCTIMA DE LA VIOLENCIA MECANISMOS DE FOCALIZACIÓN DE LA POBLACIÓN Unidades de Atención y Orientación UAO. Usuarios individuales del APE. Instituciones/Programas y Estrategias de Gobierno. Demanda Social Centros de Formación. Fundaciones, Organizaciones de Atención a Población Vulnerable. ORIENTACIÓN OCUPACIONAL (individual/grupal) •Caracterización sociodemográfica/Inscripción Aplicativo SPE •Determinación del perfil ocupacional/laboral/emprendedor •Oferta institucional /interinstitucional PROCESOS FORMACION PARA EL TRABAJO COMPONENTES PRODUCTOS POR PROCESO PRODUCTO FINAL ORIENTACION LABORAL EMPRENDIMIENTO DIAGNOSTICO ASESORÍA PARA IDENTIFICACIÓN DE IDEAS Y FORMULACIÓN DE PLANES DE NEGOCIOS FORMACION TITULADA CERTIFICACION DE COMPETENCIAS SENSIBILIZACIÓN AL USUARIO Y AL EMPRESARIO CALIFICACIÓN/ RECALIFICACIÓN DEL PERFIL INSERCIÓN AL MERCADO LABORAL FORTALECIMIENTO IDENTIFICACION DE FUENTES DE FINANCIACION •EMPRENDEDORES IDENTIFICADOS •PLANES FORMULADOS •UNIDADES PRODUCTIVAS MONITOREO y SEGUIMIENTO FORMACION COMPLEMENTARIA INTERMEDIACION LABORAL MAS INCLUSIÓN SOCIAL Todas las dependencias e instancias de la Entidad velarán por la programación de acciones y cumplimiento de los compromisos y recomendaciones relacionados con los procesos de atención a las Poblaciones Vulnerables en el marco de los tratados internacionales y las normas de índole constitucional, así como el cumplimiento de mandatos y compromisos específicos registrados en el Plan Nacional de Desarrollo, Ley de Víctimas y Restitución de Tierras 1448, su Decreto Complementario 4800 de 2011, Decreto con fuerza de Ley 4633 de 2011, Documentos CONPES, Ley 1450 de 2011, Ley 361 de 1997 Mecanismo de Integración de las Personas con Discapacidad, Ley Estatutaria 1618/2013 para personas con discapacidad, Ley de Formalización y Primer Empleo, programas de Gobierno como Red Unidos y atención a la primera infancia de Cero a Siempre, Política Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana, Plan Nacional de Consolidación Territorial, Sentencia T-025 de 2004 y Autos de seguimiento diferenciales, emitidos por la Honorable Corte Constitucional, Convenios Interadministrativos, Comités Regionales de Política Social, en beneficio de las Poblaciones vulnerables. Desde la Dirección de Empleo y Trabajo y el Grupo de Servicios de Empleabilidad se desplegarán acciones de sensibilización e información al talento humano del SENA en todas sus instancias y dependencias acerca de la normatividad, compromisos y estrategias de atención a estas poblaciones, programas y políticas, fortaleciendo los procesos de inclusión social en la Entidad. 3.6.4.1 Atención Población Víctima del Desplazamiento por la Violencia El SENA, para la atención de la Población Víctima del Desplazamiento por la Violencia cuenta con recursos específicos para apoyar su atención a través del Proyecto Ley “Capacitación para Población en Situación de Desplazamiento para Mejorar sus Niveles de Empleabilidad a Nivel Nacional” los cuales se destinan para: Apoyo a la Formación: (contratación de instructores, compra de materiales de formación, gastos de desplazamiento) Apoyo a la gestión del proyecto (Contratación de Asesores de Víctimas Dirección General, líderes de Población Víctima, Orientadores Ocupacionales y Gestores de Emprendimiento, viáticos y gastos de 88 Desplazamiento.) Perfil Equipo de Trabajo Orientadores Ocupacionales Objeto del Contrato: Prestar los servicios personales de carácter temporal para apoyar la gestión de la Regional en el cumplimiento de los indicadores de medición y gestión para la atención de la población víctima del desplazamiento por la violencia, especialmente las de orientación ocupacional que garanticen el cumplimiento de las metas asignadas. Formación: Profesionales en Psicología, Trabajador Social, Sociología, Psicopedagogía y/o carreras afines, facilidad de relacionamiento público, alto enfoque a resultados y liderazgo. Experiencia: Mínimo Dos (2) años de experiencia en trabajo con población vulnerable especialmente población víctima del desplazamiento por la violencia, capacidad de resolución de conflictos, excelente relaciones interpersonales y buena actitud hacia el cambio. Gestores de Emprendimiento de Población Desplazada Objeto del Contrato: Prestar los servicios temporales de carácter profesional para apoyar la gestión de la Regional en el desarrollo del emprendimiento, la formulación de planes de negocios e implementación de unidades productivas de la población vulnerable, especialmente la población víctima del desplazamiento por la violencia. Asimismo apoyar la gestión adelantada en las unidades de emprendimiento. Formación: Profesional en ciencias económicas, administrativas, financieras, sociales, y/o sociales en disciplinas relacionadas con el enfoque social; con formación y/o experiencia en formulación de proyectos, creación de empresas o procesos de Emprendimiento. Experiencia: Dos (2) años de experiencia en atención a la población vulnerable especialmente víctima del desplazamiento por la violencia y/o temas relacionados con formulación, puesta en marcha, creación de empresas, asesoría en fortalecimiento y apoyo a los procesos de formación. Aptitudes y/o conocimientos: Competencias en gestión empresarial, formulación y desarrollo de proyectos productivos, con capacidad de gestión de recursos, proactivo para inducir al grupo hacia la sostenibilidad de las unidades productivas. Perfil del Líder de Población Desplazada Objeto: Prestar los servicios temporales de carácter profesional para articular la oferta institucional con las ofertas del Estado y demás estrategias del Gobierno Nacional, para brindar a las poblaciones vulnerables especialmente a la población víctima del desplazamiento por la violencia una oferta Integral que incida positivamente en sus niveles de empleabilidad e inclusión social. Igualmente responder por los indicadores de medición. Formación: Profesional en ciencias económicas administrativas y/o sociales con experiencia en el manejo de la población vulnerable, especialmente población desplazada por la violencia y conocimiento de la normatividad vigente para la atención diferencial, preferencial e integral de dichas poblaciones. 89 3.6.4.2 Experiencia: Mínimo Veinticinco meses de experiencia en temas relacionados con la ejecución de programas y/o estrategias para la atención de la población vulnerable, especialmente la población víctima. Otras poblaciones vulnerables Las poblaciones vulnerables con sus correspondientes acciones son: Primera Infancia “De Cero A Siempre”: orientada a desplegar acciones de concertación a nivel regional para atención a las metas estipuladas en el Plan Nacional de Desarrollo - PND - ( 2010 -2014), las cuales se encuentran inmersas en las metas de formación titulada y complementaria regulares de los Centros de Formación, para cualificación y formación del talento humano (madres comunitarias y agentes educativos primera infancia) según focalización y organización de grupos de aprendices realizada por ICBF y atendiendo los lineamentos que para tal fin se surtan y actualicen desde las Direcciones de Empleo y Trabajo y de Formación Profesional. Política Nacional de Reintegración: orientada a cumplir con los términos generales y específicos del convenio SENA – ACR 2013-2018 aplicable a todas las líneas de atención y servicios del SENA, fortaleciendo especialmente la aplicación de los lineamientos de la circular 159/2008 para acceso hasta el 20% de la oferta titulada SENA, las acciones de formación y generación de ingresos en el sector rural (JRE) y entornos urbanos. Los Directores Regionales promoverán con apoyo de la ACR, los espacios de sensibilización y concertación para el abordaje e inclusión de esta población con el talento humano de cada regional SENA, tantas veces como se requiera. Política Nacional de Prevención del Reclutamiento de Niños, Niñas y Adolescentes: Garantizar la cobertura de la oferta institucional (Articulación con la media, formación profesional, orientación ocupacional, generación de ingresos) en los 537 municipios priorizados por la Comisión Intersectorial, dirigida la oferta específicamente a la población adolescente (14 a 17 años de edad). Política Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana: Cumplimiento y documentación de los acuerdos suscritos con los 24 municipios priorizados en 2013 (Medellín, Barranquilla, Soledad, Bogotá, Cartagena, Manizales, Popayán, Valledupar, Soacha, Neiva, Santa Martha, Villavicencio, Cúcuta, Pereira, Bucaramanga, Ibagué, Cali, Buenaventura, Palmira, Tuluá, Tunja, Montería, Pasto y Armenia) y los demás que se vinculen a la estrategia, procurando que en el marco del ingreso de nuevos equipos en los gabinetes municipales, los acuerdos estratégicos se mantengan y fortalezcan los futuros planes de desarrollo del nivel local. Nacional de Acción Integral Contra Minas Antipersonal: En las regionales priorizadas y afectadas por presencia de MAP y MUSE, los centros de formación dispondrán de los recursos logísticos y personal idóneo, para el desarrollo de los eventos de divulgación tecnológicas y formación complementaria en Educación en Riesgo de Minas y Atención Pre Hospitalaria, en el marco de la estrategia Aulas Móviles y el Convenio SENA - DAPRE/PAICMA. Igualmente en el marco del programa Sena incluyente se brindará atención a las víctimas de MAP y MUSE. 90 Población con Discapacidad: Los Centros de Formación Profesional deben incluir en el Plan de Acción la prestación del servicio de intérpretes de lengua de señas, para la atención de la población con discapacidad auditiva, los cuales se contrataran por el rubro de servicios personales indirectos de acuerdo con la tarifa del mercado la cual oscila sin incluir el 4xmil entre $1.340.000 por medio tiempo y $2.060.000 tiempo completo; igualmente buscar los medios que faciliten el acceso de las personas con discapacidad física a los ambientes de aprendizaje del SENA (propiciar estrategias de adecuación de los Centros con el apoyo de los aprendices del SENA) y promover convenios de ampliación de cobertura con aliados que cuenten con facilidades de accesibilidad arquitectónica y tecnológica para esta población; Para facilitar la atención a toda la población con discapacidad es necesario que los Centros de formación dispongan de elementos adecuados que respondan a sus necesidades y faciliten su acceso a la oferta institucional (ayudas técnicas, pedagógicas, didácticas y tecnológicas, señalización adecuada, eliminación de barreras arquitectónicas, etc.).Las personas del Auto 006 y Victimas de minas Antipersonal son beneficiarias de la Circular N. 3-2012-000138 del 29/03/2012. Grupos Étnicos: Con el fin de avanzar en el cumplimiento de los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo (Capitulo IV: Igualdad de Oportunidades para la Prosperidad Social), Autos diferenciales y Decretos con fuerza de Ley 4633 y 4634 de 2011, con las comunidades Indígenas y Pueblo Rom, se adelantarán acciones de formación de manera concertada, flexibilizando la oferta teniendo en cuenta sus características culturales (Inclusión del enfoque diferencial). Adolescentes y Jóvenes Vulnerables: Fortalecer desde las Direcciones Regionales la concertación, programación, cobertura y ejecución de acciones de formación, empleo y generación de ingresos para los adolescentes y jóvenes vinculados a: Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes SRPA: Privados o no de su libertad, Programas de atención del ICBF (Proyecto de Vida, jóvenes en programas de prevención, protección y restablecimiento de derechos, jóvenes con discapacidad, Generaciones con Bienestar), Alianza SENA – POLICÍA “Jóvenes a lo Bien!”, programas de prevención y atención a adolescentes y jóvenes vulnerables desarrollados por los entes territoriales incluidas las Mesas Temáticas de Sensibilización a Gobernantes implementadas para dar cumplimiento al CONPES 147/2012 “Lineamientos para el desarrollo de una estrategia para la prevención del embarazo en la adolescencia y la promoción de proyectos de vida para los niños, niñas, adolescentes y jóvenes en edades entre 6 y 19 años”, Comités de prevención y erradicación del trabajo infantil, comités de prevención del reclutamiento, entre otros. Mujer Cabeza de Hogar: Concertar, programar e implementar acciones de formación que den respuesta a los compromisos adquiridos en el CONPES 161 de 2013 - Política Pública Nacional de Equidad de Género para las Mujeres (Autonomía Económica y prevención de las violencias). Persona Mayor: Brindar acceso en el marco de la ruta de atención a las PV observando especialmente el desarrollo de competencias para garantizar su autonomía económica y su seguridad alimentaria. Convenio Marco ICBF – SENA 2013 – 2018: Desplegar acciones desde nivel regional y local para promover el acceso preferencial de los adolescentes y jóvenes de los programas ICBF a la oferta del SENA Titulada y Complementaria, partiendo de la consolidación y verificación de las bases de datos de los aspirantes. Concertar acciones de atención para todas las poblaciones y en todos los servicios del SENA verificando el correcto registro de acciones en los aplicativos del SENA (Sofía Plus, Emprendimiento, Empleo). Convenio SENA – INPEC: Los Programas de Formación concertados en el POA a nivel regional para este colectivo poblacional, deben implementarse según los tiempos proyectados dando respuesta a los 91 requerimientos de los Establecimientos de Reclusión. Estos planes operativos resultado del proceso de concertación debe ser remitido una copia a la Dirección de Empleo y Trabajo. Las acciones de formación que se implementen en respuesta a este Convenio, deben asociarse al Código 1420. Empresa Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC. NIT 800215546-5. Red Unidos: El SENA continuará en el fortalecimiento de la inclusión social de a través de iniciativas estratégicas como es la Alianza con la Red Unidos, para ello se establecen las siguientes pautas: Las Regionales y los Centros de Formación deberán desarrollar los planes de acción territorial Unidos articuladamente con los asesores territoriales de oferta ANSPE, con el fin de garantizar el acceso de la población a orientación, formación y emprendimiento de acuerdo a las metas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014. Facilitar el acceso a los programas del SENA a las familias Red Unidos ubicadas en los municipios con mayor déficit de oferta de generación de Ingresos (categoría 5 y 6), con el fin continuar impactando positivamente el sector rural Así mismo, se debe articular las acciones que realiza la Entidad para la Población de Unidos con los entes territoriales para fortalecimiento y apalancamiento económico de proyectos productivos resultado de la formación. Las Unidades de Emprendimiento de las Regionales deben promover la presentación de planes de negocios a las convocatorias de Fondo Emprender dirigidas a este grupo poblacional. 3.6.4.3 Alianzas Para el Trabajo - Poblaciones vulnerables En aras de contribuir a la inclusión social de personas y comunidades en situación de pobreza extrema, Víctimas, el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA, el Departamento para la Prosperidad Social –DPS, la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema –ANSPE y la Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, fortalecen las acciones de articulación en materia de nuevos empleos y empleabilidad, las cuales se encuentran alineadas con la política de la Dirección General, de tal forma que la población en condiciones de fragilidad social mejoren sus condiciones de vida accediendo a empleos más dignos, por lo anterior se establecen las siguientes pautas: El DPS con sus asesores territoriales – ICE, el Coordinador Misional de las Regionales SENA su equipo de Líder de la APE y Relaciones Corporativas concertarán con el Sector Productivo el número de empleos, perfiles requeridos y tiempos de vinculación laboral. El SENA, estudiará la viabilidad de realizar la formación a la medida que se requiera para la inserción laboral en el marco de las alianzas ICE y de más estrategias de Alianzas Público- Privada, así como la disponibilidad de los ambientes de aprendizaje, que sean propios de su haber, para dar una respuesta oportuna sobre el inicio de la formación. Una vez concertado los tiempos de respuestas el SENA firmará con el DPS y el Empresario la Alianza para el Trabajo, indicando los compromisos adquiridos en materia de formación – SENA, entrega del incentivo - DPS y vinculación laboral el Empresario. ftp://172.16.2.69/DIRECCION%20DE%20EMPLEO/MODELO%20ALIANZA%20PARA%20EL%20TRA BAJO%20ENTRE%20SENA%20Y%20DPS/ El seguimiento a los compromisos establecidos en las alianzas se realizará en forma conjunta entre el SENA y DPS: La Regional (Coordinador Misional con el equipo de apoyo) diligenciará la “Matriz de Seguimiento a los Compromisos de las Alianzas”, donde se indica la relación de los 92 aprendices en formación, fechas de inicio y terminación entre otros aspectos. El SENA mensualmente entregará al profesional de Generación de Ingresos del DPS la certificación de la asistencia de los participantes a los procesos formativos. Antes de finalizar el proceso formativo el participante deberá actualizar la hoja de vida en el Aplicativo del APE. El DPS se encargará del seguimiento y control a la vinculación laboral ofrecido por los empresarios. El DPS remite al SENA la Matriz de Vinculación Laboral con los Contratos Firmados de la población. 3.7 Emprendimiento y Empresarismo El SENA al igual que otras entidades a nivel Gobierno, han concebido el Ecosistema del emprendimiento en Colombia, como un sistema dinámico, diverso en actores y en necesidades, en el cual interactúan emprendedores, universidades, Incubadoras, entidades del Gobierno, soporte financiero privado y público, y soporte para el fortalecimiento de empresas. Ilustración 16: Ecosistema Emprendimiento SENA El papel del SENA como aporte a la estrategia nacional le apuesta a brindar soporte a la generación de emprendimiento a través de tres programas, Emprendimiento, empresarismo y Fondo emprender cuyo enfoque es específico en emprendimiento, creación de empresas y generación de empleo. Ilustración 17: Programas Emprendimiento SENA 93 Nuestros clientes son: Aprendices Tecnoparque Aprendices con apoyos de sostenimiento Jóvenes Rurales Población Desplazada Y el ecosistema 3.7.1 Estrategias para la articulación con la formación, el programa Jóvenes Rurales Emprendedores, Empleabilidad y Tecnoparque Articulación con la formación: se busca la sensibilización y el fomento del emprendimiento desde la etapa de inicio del aprendiz por toda la experiencia SENA. En la inducción En los ambientes de formación – etapa lectiva En la etapa productiva Apoyo a la construcción del plan de empresa para aprendices con cupo asignado para apoyos de sostenimiento Para la generación de ecosistemas en los centros de formación Fomento a la cultura de emprendimiento en instructores Coordinar actividades académicas con las acciones de emprendimiento Las unidades de emprendimiento deben volver a los centros ecosistemas. Articulación con programa JRE: Se busca complementar las acciones de este programa desde el inicio de la etapa formativa del aprendiz y en la articulación con los instructores técnicos de comercialización y los gestores de mercadeo del Programa Jóvenes Rurales Emprendedores, a través de los cuales se obtendrá mejor calidad de los perfiles emprendedores de los beneficiarios y unidades productivas con mayor estructura empresarial. Para el logro de esta estrategia se implementan los comités regionales primarios a través del cual se establecerán estrategias conjuntas entre los programas JRE, empleabilidad y emprendimiento y las áreas misionales de la entidad. 94 Ilustración 18: Estrategia Articulación Grupos DETE DIRECCION DE EMPLEO, TRABAJO Y EMPRENDIMIENTO COMITÉ NACIONAL DE EMPRENDIMIENTO - GENERACIÓN DE INGRESOS POBLACIÓN RURAL Y VULNERABLE COORDINACIÓN GRUPO GENERACIÓN DE INGRESOS PARA POBLACIÓN RURAL Y VULNERALBE “PROGRAMA JÓVENES RURALES EMPRENDEDORES” COORDINACIÓN EMPRENDIMIENTO, EMPRESARISMO Y FONDO EMPRENDER. Líderes Nacionales Emprendimiento y Mypes Líderes Nacionales Jóvenes Rurales Emprendedores COORDINACIÓN GRUPO DE SERVICIOS DE EMPLEABILIDAD Líderes Nacionales Fondo Emprender Líderes Nacionales Empleabilidad Profesionales de apoyo Transversal: Asesores Comercialización, Diseño, Puesta en Marcha, Convenios, Jurídico, SIGC COMITE REGIONAL DE EMPRENDIMIENTO - GENERACION DE INGRESOS POBLACIÓN RURAL Y VULNERABLE LÍDER REGIONAL DE JÓVENES RURALES EMPRENDEDORES Líderes JRE Zonal INSTRUCTORES JRE •Formación •Instructor Técnico: Formulación PN •Instructor Comercialización: Formulación PN •Vigilancia tecnológica y comercial. • Sofía Plus LÍDER REGIONAL DE EMPRENDIMIENTO DIRECTOR REGIONAL COORDINADOR MISIONAL REGIONAL GESTOR DESARROLLO EMPRESARIAL (MYPES) Subdirector de Centro GRUPO STAFF EJECUCIÓN EN CENTROS DE FORMACIÓN GESTOR DE MERCADEO JRE •Vigilancia estratégica •Inteligencia mercados GESTOR POBLACION DESPLAZADA GESTOR DE EMPRENDIMIENTO • Perfil proyecto •Planes negocio • Materiales •Asociatividad •Aceleración •Esquemas de negociación • Sofia Plus •Formalización •Sensibilización •Acuerdos comerciales •Calidad y Trazabilidad •Sensibilización • 2ª Financiación •Sensibilización •Sistemas Información •Gestión recursos financiación • Sensibilización •Capital semilla •Financiación inicial •Ahorro y capitalización EVIDENCIAS LIDER REGIONAL EMPLEABILIDAD •Fortalecimiento Coordinador FP y Académica y •Convocatoria EVIDENCIAS EVIDENCIAS EVIDENCIAS Análisis sectorial - Sensibilización en Emprendimiento –Mentoring Plan de Negocios a equipos de instructores Fortalecimiento técnico-empresarial Aceleración-recursos U. Emprendimiento y Fondo Emprender El fortalecimiento de unidades productivas estará a cargo del programa JRE para aquellas unidades productivas gestadas en el programa Fondo Emprender y de otras fuentes de financiación que culminaron la etapa de acompañamiento por parte de los gestores de emprendimiento, tal como está descrito en el instructivo de entrega de empresas que pasarán a fortalecimiento empresarial a cargo del programa mipes. Articulación con el Grupo de Servicios a la Empleabilidad: a través del trabajo articulado con los gestores de emprendimiento de población desplazada y los gestores de emprendimiento, quienes conjuntamente apoyan la gestión del número de unidades productivas creadas y número de planes de negocio formulados, se espera la creación de más empresas y más empleos, al igual que acceso a las diferentes fuentes de financiación. Articulación con Tecnoparque: Para la integración del Emprendimiento con la red Tecnoparque Colombia en el 2014 se tendrá en cuenta: Articulación a las acciones de las unidades de emprendimiento a las actividades de los Tecnoparques para el desarrollo de proyectos productivos de I+D+i, que apunten a mejorar la competitividad de los sectores de clase mundial. Los proyectos desarrollados en la Red TecnoParque se caracterizan por ser Proyectos de Investigación Aplicada, Desarrollo Tecnológico o Ingeniería, con alto Potencial Innovador y Tecnológico. Por lo anterior, las unidades de emprendimiento orientaran el acompañamiento: En propiedad intelectual y patentes, Cultura hacia la Innovación, Startup (Producto Mínimo Viable), Desarrollar estrategias y actividades para captura y retención de potenciales talentos 95 (emprendedores), apoyo a los emprendedores, para transformar talento emergente en prototipos conectados con clientes reales que faciliten creación de nuevos negocios, fortalecimiento de equipos de trabajo y validación del mercado, orientación hacia las diferentes fuentes de financiación, al igual que soporte a la puesta en marcha de las empresas 3.7.2 Resultados de la estrategia de articulación Emprendimientos concretos, diferenciados y focalizados: Hace referencia a la aplicación de metodologías diferenciadas según el tipo de emprendimiento, la fuente de financiación , así como los emprendimientos por necesidad y por oportunidad, la aplicación de modelos de negocio relacionados a las micro franquicias y aquellos emprendimientos de alto componente innovador y/o tecnológico. En cuanto a la focalización de los emprendimientos, continuando con el lineamiento del 2013, se mantiene la orientación de proyectos según potencialidades productivas de la región (proyectos pertinentes y generadores de valor agregado), la especialización de las unidades de emprendimiento según la línea tecnológica de cada centro de formación y el fomento de la asociatividad como estrategia de sostenibilidad en el mercado. Hace parte importante de esta estrategia el sistema de gestión de calidad, los estándares de servicio, la mejora continua y la gestión documental como soporte verificable de los resultados. Estrategia para el Desarrollo de proveedores: Enfocado a generar nuevos emprendimientos a partir de la identificación de oportunidades empresariales generadas por grandes superficies, cadenas de compradores, clúster y demás focos en los que se presentan necesidades productivas. Con esta acción se espera obtener el conocimiento de medianas y grandes empresas que requieran de tercerización de proveedores a través de las cuales se pueda articular las Mipes apoyadas por el SENA, al igual que fomentar en ellas políticas de responsabilidad social dirigidas a aportar soluciones al desarrollo local mediante la implementación de pequeños productores a la cadena de abastecimiento de estas grandes empresas. Este objetivo se podrá cumplir mediante la identificación del espectro empresarial regional, estrategia a desarrollar con Relaciones Corporativas y la Agencia Pública de Empleo. Posicionamiento de las Salas EmprendeT como centros de desarrollo empresarial y clubes de emprendimiento: Las salas EmpréndeT, son espacios de encuentro que ofrece el SENA para facilitar el fomento de la cultura del emprendimiento al interior de los centros de formación a través de las acciones del Club de emprendimiento, así como también facilitar encuentro entre emprendedores y empresarios a favor del intercambio de experiencias que permitan el fortalecimiento del perfil de los aprendices del SENA, poblaciones vulnerables y demás población que concurre a las salas. Para buen disfrute de estos espacios se identifican dos tipos de usos: Actividades de fomento de la cultura del emprendimiento. Actividades de soporte de la prestación del servicio del grupo regional de emprendimiento, empresarismo y Fondo emprender. Para facilitar la programación de los eventos a realizar en las Salas EmprendeT se institucionalizan a nivel nacional cuatro eventos en los que se programaran actividades y eventos según las temáticas de la siguiente manera: Primer jueves de cada mes: Día del emprendedor innovador. Segundo jueves de cada mes: Día del empresario. Tercer jueves de cada mes: Día del emprendedor rural. 96 Cuarto jueves de cada mes: Club del emprendimiento. Club del emprendimiento SENA: Día en el que se invita al ecosistema del emprendimiento en general a participar y disfrutar de su membrecía al Club, con el objetivo de recibir información privilegiada, aportar ideas y reflexionar sobre las diferentes temáticas del emprendimiento: Fomentar la creación de una red de emprendedores, empresarios y de mentores de emprendimiento regional registrados según su perfil profesional, técnico y conocimientos. Compartir experiencias Abordar problemáticas sociales que puedan tener solución desde el emprendimiento Proponer iniciativas para emprender de manera individual y colectiva Ser parte de nueva cultura emprendedora 2.5.2.5. Ferias: Ver numeral 3.6.2.2 de la Agencia Pública de Empleo 3.7.3 Modernización del Fondo Emprender Para el 2014 se plantea la revisión del alcance y operatividad del Fondo Emprender, lo cual generara hacia las regionales y unidades de emprendimiento la actualización de conceptos de ideación, formulación, evaluación y seguimiento de los proyecto presentables, con el fin de aumentar la cantidad y mejorar la calidad de los planes de negocio que se apoyan a través del Fondo Emprender. En relación a esta estrategia se ejecutarán dos acciones importantes relacionadas con la evaluación de impacto del Fondo y la modernización del Fondo en cuanto a reglamentos, montos de cofinanciación, enfoque misional, perfil de los beneficiarios, procesos de evaluación, acciones complementarias que pueden brindar mayor soporte y/o fortalecimiento del resultado, así como las necesidades del país en cuanto a tener un instrumento integral al servicio del emprendimiento. 3.7.4 Jóvenes Rurales Emprendedores Con fundamento en los objetivos trazados por el SENA en el Plan Estratégico 2011-2014 con visión 2020, la Dirección de Empleo Trabajo y Emprendimiento en el año 2014 se enfocará en la Estrategia en la Generación de emprendimientos concretos. Para tal fin se ha estructurado un plan de trabajo conjunto JÓVENES RURALES EMPRENDEDORES – UNIDADES DE EMPRENDIMIENTO- FONDO EMPRENDER que permita determinar acciones que apunten al Direccionamiento Estratégico de la Dirección de Empleo Trabajo y Emprendimiento, optimizando recursos y generando mayor impacto en las regiones, a través de actividades de difusión e identificación de mercados y fomentando la innovación. Objetivo del Programa JRE 2014: Creación de unidades productivas rurales sostenibles y emprendimientos culturales, bajo esquemas asociativos, agro negocios, economías de escala y redes de proveeduría, mediante la ejecución de proyectos formativos con una duración no inferior a seis meses y el posterior acompañamiento para el fortalecimiento y asesoría de las UPRS creadas en la misma vigencia. 97 Cobertura y Operación Regional: En aras de propiciar la articulación de la formación para la ejecución y operación del programa, se redefinirán desde la Dirección General los centros de formación a través de los cuales se ejecutaran las acciones del Programa JRE, priorizando aquellos centros que tienen mayor incidencia en la población rural así como en el sector agropecuario y agroindustrial (a excepción de los centros de las áreas metropolitanas que desarrollan el Programa LASO), así como las zonas fijas de atención asignadas para cada Centro. Regionalmente se definirán en la instancia denominada Comité Regional de Emprendimiento y Generación de ingresos: los campos de acción, sectores productivos y proyectos formativos a ejecutar. Por lo anterior para el año 2014 la operación del Programa se realizará en 79 centros de formación. El Comité Regional de Emprendimiento lo conforman el Director Regional, Subdirectores Centro, Coordinador Misional Regional, Líder Regional del Programa JRE, Líder Regional de Emprendimiento, Represéntate del Grupo de empleabilidad, los cuales a su vez darán alcance a la circular 3-2013-000074 de Julio 25 de 2013 “Alianzas para la conformación de redes organizacionales”. A continuación se presenta la estructura del proceso misional Gestión del Emprendimiento y Empresarismo, que articula los diferentes grupos de la Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento a saber: Grupo Generación de Ingresos para Población Rural y Vulnerable, Grupo Emprendimiento, Empresarismo y Fondo Emprender. La cadena de valor del emprendimiento se ha fortalecido con la inclusión de la generación de ingresos, en dos nuevas fases: Prospectiva y Vigilancia Tecnológica y la Etapa del Proyecto Productivo (propia de JRE). Ilustración 19: Cadena de valor de Emprendimiento PJRE CADENA DE VALOR DEL EMPRENDIMIENTO Y LA GENERACIÓN DE INGRESOS PARA LA POBLACIÓN RURAL Y VULNERABLE EN EL SENA Para la generación de nuevos emprendimientos concretos se desarrollarán acciones a través del Programa Jóvenes Rurales Emprendedores, con la creación de Unidades Productivas Rurales Sostenibles (UPRS), y de emprendimientos culturales del proyecto LASO, bajo esquemas asociativos, como estrategia para la superación del desempleo estructural en el campo. Para lograr este objetivo continuaremos y consolidaremos las acciones de: 98 Prospectiva y Vigilancia estratégica (tecnología, mercados) para definir la pertinencia de los proyectos productivos a desarrollar. Desarrollo de competencias blandas, técnicas y empresariales en la población rural y vulnerable. Gestión de alianzas público-privadas como herramienta para el desarrollo de acciones coordinadas de mutuo beneficio, generando condiciones de confianza que tengan alto impacto en la sociedad. Fortalecimiento técnico y empresarial a unidades productivas rurales y emprendimientos culturales sostenibles, que conduzcan a la formalización de las mismas, posicionándose el programa JRE como incubadora de emprendimiento rural. Para lograr la sostenibilidad de las UPRS y de los emprendimientos culturales se han definido las siguientes iniciativas estratégicas: Ilustración 20 iniciativas Estratégicas JRE Gestión de la Innovación: Desarrollando proyectos de base tecnológica e innovación como resultado de los programas de formación, en articulación y apoyo con los Tecno parques, Tecno academias y demás servicios tecnológicos del SENA, mediante la iniciativa “Innova en tu Campo”; así mismo la implementación de paquetes tecnológicos actualizados, como estrategia de mejoramiento de los eslabones de la cadena productiva que contribuyan a la productividad y competitividad. Adicionalmente se propenderá por la vinculación con proyectos de innovación social que puedan aplicarse. Desarrollo de redes de proveeduría: Vinculando las unidades productivas y microempresas con los flujos comerciales, financieros, locales y nacionales; generando redes de proveeduría dinámicas que fortalezcan la oferta de productos con clientes actuales y lograr la consecución de nuevos clientes y mercados, vinculando las mejores prácticas de negocio y la participación de empresas ancla, para el desarrollo de los proyectos productivos y de las UPRS. Gestión de fuentes de financiación: Implementación de herramientas y metodologías para promover la cultura del ahorro y autogestión de recursos, la formalización, fomentando significativamente la inclusión financiera. Preparación para la participación en múltiples convocatorias de fuentes de financiación, y la aproximación y acceso al sistema financiero. Acciones de Internacionalización y Visibilización del Programa Jóvenes Rurales Emprendedores: 99 Territorios de aprendizaje/Rutas de aprendizaje: para el impulso del desarrollo de capacidades que promuevan el escalonamiento de innovaciones a partir de la gestión del conocimiento local, evidenciando buenas prácticas acumuladas por talentos locales, comunidades y organizaciones rurales, que contribuyan a la innovación territorial, generando a través de la sistematización y organización pedagógica sus experiencias exitosas. Encuentros Internacionales: para generar espacios de dialogo e intercambio de experiencias entre los jóvenes rurales emprendedores y los actores de los sectores público, privado y la academia. Red de Cooperación: basada en la gestión del conocimiento para promover la investigación, la transferencia y el monitoreo en temas de juventud rural en el marco de la estrategia de cooperación del Gobierno Colombiano. Sistema de Información Georeferenciado de las Unidades Productivas Rurales Sostenibles: que permitan la trazabilidad, localización y el acceso a redes de proveeduría con el manejo de información en tiempo real. Ferias: Ver numeral 3.6.2.2 Agencia Pública de Empleo Ruedas de negocios, encuentros empresariales y concursos. Plan de medios y estrategia de comunicaciones: medios convencionales, radio (interna SENA al aire, emisoras comunitarias, de interés público, comunitarias, independientes), prensa, televisión, publicaciones y medios impresos internos SENA y externos; medios alternativos: internet, redes sociales. Parámetros presupuestales: a través del proyecto capacitación para el trabajo a jóvenes rurales y poblaciones vulnerables en el territorio Nacional Contratación de Instructores: Por este rubro se registran los recursos destinados a la contratación de personal calificado destinado al cumplimiento de las metas de formación del programa JRE, garantizando que el proyecto productivo y su correspondiente unidad productiva sean atendidos por instructores técnicos y de comercialización, de acuerdo a los perfiles definidos dentro de los diseños curriculares. La contratación obedecerá a la modalidad de periodos fijos de acuerdo a las necesidades del esquema de ejecución de los proyectos del programa, en duración y en sus fases (formación y fortalecimiento de las unidades productivas). La duración de cada proyecto formativo en promedio será de 330 horas a ejecutarse en no menos de seis meses con lo cual se asegura la calidad del proyecto y su posterior acompañamiento. Es necesario priorizar la contratación de instructores de la zona. Los honorarios de los instructores se pagaran de acuerdo al instructivo dado por la Dirección de Formación Profesional teniendo como referente la tabla de tarifas máximas para honorarios de instructores vigencia 2014. Materiales para Formación Profesional: Corresponde al 25% del valor total del proyecto de formación y con destino a la adquisición de materiales así: 10% valor para materiales para la formación y 15% para iniciar el establecimiento de la unidad productiva resultante del proyecto formativo lo que se constituye en materiales capital semilla, los que deben estar previstos dentro del Plan de Compras de cada Centro de Formación. Cabe aclarar que por cada proyecto formativo se generará una unidad productiva rural sostenible a la cual se le entregarán los materiales de formación contemplados como material semilla, previa evaluación del comité de viabilidad ideas de negocio. Se debe priorizar la compra de materiales de larga duración y de difícil consecución en la zona evitando la compra de aquellos que pueden ser suplidos por recursos locales auto gestionados: aserrín, abonos orgánicos, leche fresca etc. 100 Viáticos y Gastos de Viaje: Por este concepto se reconocerán viáticos a funcionarios y gastos de viaje a líderes, gestores y demás contratistas que por necesidades del servicio deban desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados y específicamente del Programa Jóvenes Rurales Emprendedores. Los Viáticos y Gastos de viaje se liquidaran de acuerdo con las tablas vigentes y teniendo en cuenta lo estipulado en la normatividad vigente. Gastos Bienestar Alumnos: Recursos para la realización de actividades que fomenten el desarrollo intelectual y empresarial, las cuales deben estar aunadas a los resultados de aprendizaje del programa de formación así como las salidas educativas de los estudiantes de la Entidad y actividades como muestras, exhibiciones, exposiciones de las unidades productivas generadas de los programas de formación (independientemente de cómo las quieran organizar si se proyecta la exhibición de las mismas ej. una feria). Lo anterior con fundamento en la Resolución 655 de 2005 expedida por la Dirección General que estableció las políticas del Plan Nacional Integral de Bienestar de Alumnos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, específicamente los artículos 8 y 10 y la Circular 3-2013000076 Julio de 2013. Servicios Personales Indirectos: Recursos destinados a atender la contratación de personas naturales para que presten servicios calificados o profesionales, cuando no puedan ser desarrollados por personal de planta: Lideres, Gestores, profesionales de apoyo. La contratación de este personal debe ceñirse a los perfiles y tiempos definidos por la Coordinación del Grupo Generación de Ingresos para la Población Rural y Vulnerable de la Dirección de Empleo y Trabajo y que se encuentren vigentes en la matriz de perfiles estandarizados para la Contratación de servicios personales. Divulgación de actividades de gestión institucional: Recursos destinados para apoyar las actividades logísticas requeridas para el desarrollo de muestras, exhibiciones, exposiciones de las unidades productivas generadas a través del programa Jóvenes Rurales Emprendedores 3.8 Innovación y Competitividad 3.8.1 Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación El Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación del SENA - SENNOVA, se define como el conjunto de programas que fomentan actividades de ciencia, tecnología e innovación, y otras actividades conexas, los cuales cuentan con procesos y procedimientos que permiten la generación de habilidades y destrezas en los aprendices, la cultura innovadora, la generación de nuevas tecnologías para la formación y para los diferentes sectores productivos, así como la apropiación y gestión del conocimiento y tecnologías generadas, contribuyendo al desarrollo sostenible del país. Este Sistema considera las siguientes actividades: Promoción del desarrollo de nuevas técnicas de investigación aplicada y desarrollo tecnológico en los Centros de Formación y realizar investigaciones y/o acciones en pro de la pertinencia y calidad de la formación profesional 101 Durante la vigencia 2013, el Grupo de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación construyó un marco lógico de base para la formulación del documento de Política de Investigación para la Formación Profesional del SENA, el cual contempla la Investigación en temas pertinentes a la Formación y la Investigación aplicada sectorial como parte de la metodología de formación en los Centros de Formación Profesional. Este documento será divulgado a los Centros de Formación Profesional a través del blog del Sistema Integrado de Gestión de Calidad http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Sistema-Integrado-deGestion.aspx, con el propósito de fomentar la conformación y consolidación de nuevos grupos de investigación, además de facilitar el trabajo de los grupos que ya se encuentran registrados en los distintos Centros de Formación Profesional que alimentan cada una de las Regionales de la entidad. Así mismo, a través de los semilleros de investigación los aprendices participarán en la gestión de proyectos formativos de investigación de diferente índole. En estos grupos los aprendices adquieren herramientas para el desarrollo de investigaciones, en ambientes de aprendizaje donde se aplica conocimiento tecnológico, talleres y laboratorios, aplicando metodologías donde se aprende a aprender y se descubre nuevo conocimiento y métodos de aprendizaje. Los Directores Regionales y Subdirectores de Centro deberán promover la conformación de Grupos y Semilleros de Investigación entre aprendices e instructores SENA, así como la formulación de proyectos tendientes al fortalecimiento del proceso de investigación aplicada. Desarrollo y asesoría de proyectos en Tecnoparques y Tecnoacademias La Red Tecnoparque del SENA es el enlace entre la investigación aplicada y la innovación, a través de los procesos de desarrollo tecnológico, con el doble propósito de actualizar tecnologías que impacten en la pertinencia de la Formación Profesional y la de cualificar a los aprendices del SENA a través del desarrollo de proyectos. En este sentido, la Red Tecnoparque prestará los servicios de Cultura de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, en un nivel avanzado, el adelanto de proyectos de desarrollo tecnológico, emprendimientos de base tecnológica, asesoría a los Centros de Formación Profesional para el desarrollo de proyectos con el sector productivo, actualización de programas de formación, proyectos formativos y nuevas tendencias tecnologías, vigilancia tecnológica, alianzas nacionales e internacionales para el desarrollo de proyectos, emprendimiento de base tecnológica para aprendices SENA. Por otro lado, con las Tecnoacademias se generará cultura en ciencia, tecnología e innovación en los jóvenes de educación secundara del país, a través de formación complementaria pertinente que les incentive competencias generales, y mejore sus habilidades en Ciencia, Tecnología e Innovación. Los Directores Regionales y Subdirectores de Centro deberán promover entre los empresarios, estudiantes de servicios complementarios y aprendices SENA, su participación en el desarrollo de este tipo de proyectos, a través de eventos de divulgación. Apoyo al desarrollo de actividades de transferencia de tecnología y extensionismo tecnológico en el Sector Productivo Durante 2013 se llevó a cabo la primera fase del piloto del programa Extensionismo Tecnológico mediante el convenio 378 de 2012 suscrito entre el SENA y el Centro Nacional de Productividad, cuyo objeto fue “Aunar esfuerzos para desarrollar la metodología de la Línea Programática de Extensionismo Tecnológico del Programa de Innovación, Desarrollo Tecnológico e Innovación, a partir del modelo de medición de Productividad, Innovación y Competitividad del Centro Nacional de Productividad, con el fin de generar y transferir la metodología al SENA y realizar el diagnóstico en las empresas beneficiarias de la convocatoria 102 piloto”; también se contó con el acompañamiento del Departamento Nacional de Planeación y el Banco Mundial. Para esta fase fueron seleccionadas entre 150 y 180 empresas del sector autopartes en las regiones Valle, Bogotá-Cundinamarca, Antioquia, Eje Cafetero, a las cuales se realizó el diagnóstico y plan de mejora, sin incluir la implementación los mismos. Para la segunda fase del piloto, en 2014 se llevará a cabo la implementación de los planes de mejora a un grupo de las empresas de la primera fase, y se llevará a cabo la evaluación de impacto a partir de la intervención a beneficiarias y grupo de control en empresas no beneficiarias, lo cual permitirá diseñar el escalamiento del programa a política nacional. Los Directores Regionales y Subdirectores de Centro deberán promover la participación de instructores y funcionarios SENA en la transferencia de conocimientos y tecnología a realizar en el marco de la segunda fase del piloto de extensionismo tecnológico. Cofinanciación de proyectos de Innovación y Desarrollo Tecnológico a través de los Centros de Formación y alianzas con el Sector Productivo. Los Centros de Formación deberán desarrollar proyectos de investigación aplicada cuyos resultados puedan ser escalados al desarrollo tecnológico, a través de nuevas patentes, modelos de utilidad, buenas prácticas; dichos proyectos se pueden desarrollar a través de alianzas con el Sector Productivo. A través de la línea de Fomento a la Innovación y Desarrollo Tecnológico Productivo, se desarrollarán convocatorias con los siguientes componentes: Los proyectos deberán contar con el aval del plan de transferencia al SENA desde su formulación y presentación en el Sistema Integral de Gestión de Proyectos SIGP. Para ello los Directores Regionales y Subdirectores de Centro deberán asumir la responsabilidad de definir la pertinencia del proyecto para el desarrollo regional y para la actualización de los programas de formación de la Red de Conocimiento correspondiente. Los planes de transferencia deberán apuntarle a tres objetivos: a) Vinculación aprendices (e instructores) del SENA al proyecto a través del Contrato de Aprendizaje, b) Identificación de una oportunidad de identificación de actualización y mejoramiento de programas de formación del SENA. C) Contribución a la competitividad del sector productivo- empresarial. La duración de los proyectos se hará en dos vigencias, haciendo uso de las Vigencias Futuras que deberán tramitarse. Esto por cuanto la dinámica de operación y de ejecución de los proyectos hace imposible su terminación antes de diciembre de 2014. El proceso de evaluación y selección de proyectos fomentará la participación de pares evaluadores, para garantizar el componente de contribución a la formación profesional, así como a la competitividad del Sector Productivo. Generación de capacidades de gestión de la innovación empresarial y el desarrollo tecnológico en el sector productivo y en personal SENA para la apropiación social de ciencia y tecnología y fomento de la cultura de la innovación Los Directores Regionales y Subdirectores de Centro deberán fomentar la participación de instructores y aprendices en la implementación de estrategias de transformación cultural, educación, participación y transferencia de conocimientos, para la creación de capacidades de gestión a nivel local y regional en los Centros del SENA desde las necesidades, potencialidades y oportunidades de desarrollo de las diferentes regiones del país, contribuyendo así a la Apropiación Social de la Ciencia y la Tecnología. 103 Realización de competiciones y concursos nacionales e internacionales para fortalecer la calidad de la formación profesional Se desarrollarán concursos que pretenden estimular el trabajo interdisciplinario, la capacidad de innovación, la solución de problemas, la generación de alianzas, el desarrollo de competencias para la vida, entre otros, con el fin de incentivar a los aprendices a desarrollar sus proyectos en materias que obedezcan a las necesidades del sector industrial y a las expectativas del aprendiz, incentivar la competencia sana de alto nivel, generar una cultura de trabajo en equipo, de asumir retos y de generación de soluciones. En este proceso, los aprendices SENA, además de tener la oportunidad de demostrar sus destrezas y conocimientos técnicos y tecnológicos, interactúan con participantes de otras especialidades, e incluso de otras nacionalidades. En este sentido, los Directores Regionales y Subdirectores de Centro deberán fomentar la participación de los aprendices en estas competiciones y concursos nacionales e internacionales. Gestión del fortalecimiento de la oferta de servicios tecnológicos para las empresas. Se fortalecerá la oferta de servicios tecnológicos a través de los Centros de Formación Profesional del SENA y sus ambientes de aprendizaje (talleres y laboratorios), en función de la Formación Profesional Integral y que estén orientadas a colaborar con el desarrollo tecnológico de las empresas, a través de servicios de información técnica y vigilancia tecnológica, de laboratorio, de asesoría y consultoría, de asistencia técnica, de fabricación especial. Para lo anterior, los Subdirectores de Centro deberán divulgar la oferta de servicios tecnológicos entre las empresas de la Región. Las Regionales de la Entidad deberán designar responsables de los temas de Innovación y Competitividad para apoyar la promoción y divulgación de los programas, así como las demás acciones que se requieran para la ejecución de los mismos. 3.9 Competencias para las Cualificaciones El objetivo es estructurar las cualificaciones requeridas por el Sector Productivo a través de la identificación y estandarización de las competencias laborales como base para el desarrollo de la evaluación y certificación de las mismas, la elaboración de programas de formación, así como para la gestión del talento humano en las organizaciones. Este proceso considera las siguientes actividades: 3.9.1 Gestionar Mesas Sectoriales Esta actividad busca definir acciones que permitan dinamizar y fortalecer las Mesas Sectoriales para que cumplan con su papel respecto a la concertación con los sectores productivo, gubernamental y académico, obteniendo información que facilite la toma de decisiones respecto a la oferta de formación, las cualificaciones del talento humano, las Normas de Competencia Laboral, la certificación de competencias laborales y la gestión de talento humano por competencias. En desarrollo de esta actividad los Directores Regionales y Subdirectores de los Centros de Formación deberán: 104 Revisar las Mesas Sectoriales con relación a la vocación regional y fortalezas de los Centros de Formación, con miras a definir posibles creación, integración o especialización de Mesas o traslados de secretarías técnicas. Estas acciones se podrán realizar a través de los siguientes Nodos Regionales organizados por la Dirección del Sistema Nacional de Formación para el trabajo, así: Norte: Atlántico, Bolívar, Cesar, Córdoba, Guajira, Magdalena, San Andrés, Sucre. Nor-occidente: Antioquia, Chocó Nor-oriente: Arauca, Boyacá, Casanare, Norte de Santander, Santander Sur occidente: Cauca, Putumayo, Nariño, Valle Eje Cafetero: Caldas, Quindío, Risaralda Centro-Occidente: Caquetá, Huila, Tolima Centro: Bogotá, Cundinamarca, Meta Oriente: Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés, Vichada Desarrollar acciones para fortalecer las Mesas Sectoriales fomentando la vinculación de representantes del Gobierno nacional, regional y local, la academia - centros de investigación, el sector productivo empresas y organizaciones de trabajadores a nivel regional y nacional con el apoyo de Centros de Formación asociados (quienes no ejercen Secretaría Técnica, pero que tienen interés en fomentar la participación del sector que atiende la Mesa Sectorial). Para este propósito se apoyarán en los Coordinadores Misionales, de Relaciones Corporativas y el Área de Comunicaciones de la Regional y de los Centros de Formación. Coordinar la participación en eventos o actividades programadas u organizadas por otras entidades (empresas, gremios, entidades de formación, entre otros) con el fin de divulgar la estrategia de concertación (Mesas Sectoriales), los resultados obtenidos en la estandarización, evaluación y certificación de competencias laborales y promover la implementación de las competencias laborales en la gestión de talento humano. De igual forma, promover la publicación de artículos sobre la temática en revistas especializadas. Enviar al Grupo de Gestión de Competencias Laborales, a más tardar el 15 de diciembre de 2013, al correo [email protected], los planes operativos que se aprueben en las diferente Mesas Sectoriales relacionados con actividades de divulgación y promoción, cronograma de reuniones de los Consejos Ejecutivo y General de la Mesa Sectorial. Elaborar informe trimestral sobre la gestión del Consejo Ejecutivo y Secretario Técnico de las Mesas Sectoriales y remitirlo al correo electrónico [email protected] para el desarrollo de la evaluación interna de la gestión de las Mesas Sectoriales. El Subdirector de Centro que ejerce la Secretaría Técnica de la Mesa Sectorial es el responsable de establecer contacto con los miembros de los Consejos General y Ejecutivo a través de las diferentes herramientas de comunicación (correo electrónico de la Mesa, blogs, entre otros) y debe velar por el desarrollo de los planes de normalización y certificación de competencias laborales de acuerdo con los procedimientos establecidos y responder por la información que soporta la gestión de la Mesa Sectorial y desarrollo de los procedimientos. Los Subdirectores de Centro que ejercen Secretarías Técnicas de Mesas Sectoriales trabajarán con los Consejos Ejecutivos de las Mesas con el fin de definir los esquemas de certificación de acuerdo con las orientaciones que se establezcan en el procedimiento y guía para la evaluación y certificación de competencias laborales. 3.9.2 Estandarización de Competencias Laborales Específicas 105 Esta actividad tiene como propósito facilitar la elaboración de estudios de caracterización, análisis funcional, perfiles ocupacionales y Normas de Competencia Laboral Específicas como insumo para los programas de formación, la evaluación y certificación de competencias laborales, así como la gestión del talento humano. Se debe tener en cuenta lo siguiente: Para la elaboración o actualización de los productos de la estandarización de competencias laborales específicas debe aplicarse la “Guía para la Estandarización de Competencias Laborales Específicas”, vigente desde el 26 de Junio de 2013, la cual se encuentra para consulta en el blog del Sistema Integrado de Gestión, en el link:http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Sistema-Integradode-Gestion.aspx Los Subdirectores de Centro deben remitir al Grupo de Gestión de Competencias Laborales, a más tardar el 15 de diciembre de 2013, al correo [email protected] o a través de la herramienta informática que suministre el Grupo de Gestión de Competencias Laborales, el Plan Operativo de Estandarización de Competencias Laborales Específicas, el cual debe ser avalado por el Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial y soportado en la correspondiente acta de reunión. Los Subdirectores de Centro que ejercen Secretarías Técnicas de las Mesas Sectoriales deben asegurar que los productos de la estandarización estén vigentes, sean aprobados por el Consejo Directivo Nacional del SENA y publicados en los sistemas informáticos disponibles en la entidad. El Plan Operativo de Estandarización de Competencias Laborales Específicas debe contemplar lo siguiente: Propuesta para elaborar o actualizar estudio de caracterización Elaboración o actualización de Mapa Funcional Elaboración de Normas de Competencia Laboral específicas identificadas en el Mapa Funcional y que son requeridas por el sector productivo o alguno de los clientes de la actividad (diseño curricular, certificación de competencias, gestión del talento humano) Actualización de Normas de competencia laboral cuyo vencimiento sea inferior a marzo de 2015, contemplando la nueva estructura metodológica. Actualización de Titulaciones que contienen las Normas de Competencia Laboral cuyo vencimiento sea inferior a marzo de 2015, contemplando la nueva estructura metodológica para los Perfiles Ocupacionales. Nota: el Grupo de Gestión de Competencias Laborales enviará antes del 15 de diciembre de 2013 informe de Mapas Funcionales, Titulaciones y Normas de Competencia Laboral con fecha de vencimiento inferior a marzo de 2015. No obstante, esta información podrá ser consultada en cualquier momento en el link http://certificados.sena.edu.co/claborales. Quien ejerce el rol de Metodólogo debe revisar estándares internacionales en materia de competencias laborales con el propósito de adoptarlos o adaptarlos de acuerdo con las necesidades de los sectores productivos, identificando aquellas trabajadas con el modelo funcionalista. Identificar funciones que no corresponden al propósito clave de la Mesa Sectorial o que no han sido utilizadas con el propósito de depurar la base de Normas de Competencia Laboral que administra el Grupo de Gestión de Competencias Laborales de la Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo (DSNFT). Para lo cual, quienes realicen funciones de Metodólogo deben tener en cuenta lo establecido en la Guía para Estandarizar Competencias Laborales Específicas. El presupuesto para los Centros de Formación que son Secretaría Técnica de Mesas Sectoriales, se asignará de acuerdo con las metas establecidas a través del Proyecto Ley Normalización y certificación de 106 competencias laborales, reconocimiento y articulación de los programas y redes de entidades de formación, para consolidar el S.N.F.T. en Colombia, Rubros: i) Gastos de viaje y viáticos: para los desplazamientos de los Metodólogos con el fin de realizar verificaciones técnicas de mapas funcionales, perfiles y normas de competencia laboral específicas. 3.9.3 Evaluación y Certificación de Competencias Laborales A través de esta actividad se busca evaluar y certificar formalmente las competencias laborales de las personas, a partir de las Normas de Competencia Laboral, independiente de dónde y cómo haya sido adquirida la competencia laboral. Para esta actividad: El procedimiento para evaluar y certificar competencias laborales se desarrollará de acuerdo con lo establecido en la “Guía para Evaluar y Certificar Competencias Laborales”, la cual puede ser consultada en el blog del Sistema Integrado de Gestión, en el link: http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienessomos/Paginas/Sistema-Integrado-de-Gestion.aspx Los Centros de Formación deben contar como mínimo con el siguiente personal: Un Líder de Evaluación y Certificación Evaluadores de acuerdo con los proyectos específicos Un Auditor, quien preferiblemente debe ser de planta. Los Centros de Formación que realicen certificación de competencias laborales deben garantizar que la auditoría sea realizada por un funcionario de otro Centro, asignado como par por la Coordinación Misional Regional o por el Grupo de Certificación de Competencias Laborales de la Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo. Una persona responsable de la orientación en la elaboración de instrumentos, especialmente en las Regionales con más de dos Centros de Formación. Un responsable del registro de información en el aplicativo de Gestión Académica de Centros o quien en los Centros realice las funciones de administración educativa o manejo del aplicativo SOFIA PLUS. Los Subdirectores de Centro junto con su equipo asesor, el Líder de Certificación y el Comité de Certificación deben analizar y seleccionar las áreas de atención de acuerdo con las fortalezas del Centro, proyectos nacionales, regionales o locales que requieren personal certificado en su competencia laboral, áreas o sectores regulados. Con esta información, el Líder de Evaluación elaborará el Plan de Certificación 2014 y lo registrará en el aplicativo dispuesto por el Grupo de Certificación de Competencias Laborales, a más tardar el 18 de diciembre de 2013. Con base en el Plan de Certificación 2014 el Líder de Certificación deberá formular los proyectos de certificación específicos con el fin de identificar requerimientos respectos a: Normas de Competencia Laboral a utilizar, evaluadores, ambientes de evaluación, acciones de formación de evaluadores e instrumentos de evaluación. No obstante, los proyectos de certificación que involucren cinco o más Centros serán formulados y coordinados por los funcionarios del Grupo de Certificación de Competencias Laborales de la DSNFT. A partir del 2014, los Centros de Formación ofertarán cada dos meses el servicio de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales, con base en la programación anual elaborada por el Centro de Formación. Las metas de certificación de competencias laborales del Centro de Formación deben ser establecidas con la participación de los colaboradores que intervienen en la ejecución y logro de las mismas. 107 La atención en certificación del personal vinculado laboralmente en las empresas se realizará a través de proyectos. En este caso el sector productivo deberá asumir el costo de evaluadores, materiales, ambientes de evaluación y documentación. El SENA asume la metodología, la formación de evaluadores, la auditoría de la evaluación y la expedición del certificado. Para ofertar el servicio de certificación de competencias laborales, el Líder de Evaluación y Certificación deberá asegurar que las Normas de Competencia Laboral están vigentes en un periodo superior a seis (6) meses y cuentan con instrumentos de evaluación. Asegurar la independencia de roles entre la Evaluación y Certificación de Competencias Laborales y la Formación Profesional. Por lo tanto, quienes orienten procesos de formación no podrán evaluar competencias laborales a quienes hayan formado. Tampoco no podrán asumir funciones de normalizadores. Los Evaluadores de competencias laborales contratados deben cumplir mínimo con los siguientes requisitos: Tener certificado como Evaluador de Competencias Laborales de acuerdo con la versión del procedimiento vigente. Contar con experiencia igual o superior a tres años en el área técnica a evaluar. Los Evaluadores de competencias laborales pueden ser contratados para evaluar y/o elaborar instrumentos de evaluación. Para la evaluación de competencias laborales se tendrá en cuenta el número de juicios de competencia laboral emitidos (mínimo 30 al mes). Los únicos instrumentos válidos para la certificación de competencias laborales son los enviados a través del correo del Banco Nacional de Instrumentos. El presupuesto para la Evaluación y Certificación de Competencias Laborales se asignará desde apertura de acuerdo con las metas de certificación establecidas, a través del Proyecto Ley Normalización y certificación de competencias laborales, reconocimiento y articulación de los programas y redes de entidades de formación, para consolidar el S.N.F.T. en Colombia, Rubros: i) Servicios Personales Indirectos: para contratar Evaluadores de Competencias Laborales, ii) Gastos de viaje y viáticos: para los desplazamientos de los Líderes de certificación, Evaluadores y Auditores. Los Subdirectores de Centro deben implementar las auditorías internas al procedimiento de tal forma que permita verificar la confiabilidad y transparencia del mismo y facilitar el desarrollo de la Auditoría desarrollada por el Centro de Formación par para la certificación. Los Subdirectores de Centro deben contribuir con la Dirección General en el alistamiento de los requisitos para la acreditación del SENA como Organismo de Evaluación de la Conformidad (OEC) ante el Organismo Nacional de Acreditación – ONAC. Los Centros de Formación que participen en las actividades de certificación de competencias laborales establecidas en el Convenio Derivado 01 del Convenio Marco 0396 de 2013 suscrito entre el SENA, ECOPETROL y la ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS deben reservar los recursos necesarios para la contratación de los evaluadores requeridos del presupuesto que sea asignado por la Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo para la certificación de competencias laborales, en ese sentido, esas certificación se deberán contemplar dentro de la meta de certificaciones asignadas y no se realizarán asignaciones adicionales para ello. 3.9.4 Gestión del Talento Humano por Competencias Con esta actividad se busca impulsar la implementación de sistemas de gestión de talento humano con base en competencias laborales. En desarrollo de esta actividad: 108 Los Subdirectores de Centro deben procurar que quienes estén a cargo de la implementación de la metodología de Gestión Talento Humano por Competencias (Metodólogo de Normalización, Líder de Evaluación y Certificación o Instructor de Talento Humano) se encuentren formados en la misma. Para ello, podrán participar en los programas de formación diseñado por la Red de Conocimiento Administrativa y Financiera, que divulgará oportunamente el Grupo de Normalización, Certificación y Gestión de Talento Humano. Los Subdirectores de Centro deben promover la identificación de Empresas interesadas en desarrollar este tipo de enfoque, a través de encuestas o convocatorias en las que se ofrezca asesoría para su implementación. Quienes en el Centro de Formación desarrollen la asesoría para implementar la metodología de Gestión Talento Humano por Competencias deben tener en cuenta el procedimiento establecido en la “Guía metodológica de Gestión de Talento Humano por Competencias” disponible en el blog del Sistema Integrado de Gestión, en el link: http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/SistemaIntegrado-de-Gestion.aspx. Los Subdirectores de Centro deben enviar trimestralmente informe sobre las acciones realizadas en la atención a empresas para la implementación de la estrategia de acuerdo con el formato suministrado por el Grupo de Normalización, Certificación y Gestión del Talento Humano o en el sistema de información correspondiente. 3.9.5 Lineamientos Generales Aplicar los principios y cumplir los requisitos de las normas que rigen el Sistema Integrado de Gestión: NTCGP 1000:2009, OSHAS 18001:2007, ISO 14001:2004 e ISO 27001:2005. Para lo cual, todos los colaboradores que intervienen en el proceso de Gestión por Competencias para las Cualificaciones deben contribuir con su desarrollo, aplicando los procedimientos y guías correspondientes. Así mismo promover su mejora continua con base en el seguimiento, medición y análisis del proceso. Adicionalmente, deben optimizar el uso de recursos monetarios, físicos y humanos requeridos para el desarrollo del proceso de Gestión por Competencias para las Cualificaciones y fomentar la racionalización de trámites derivados de su ejecución. Garantizar la prestación oportuna y de calidad de las actividades de Normalización y Certificación de Competencias Laborales y atender las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias derivadas de las mismas. El Coordinador Misional del Centro deberá garantizar el registro en el aplicativo del Plan de Acción administrado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la información de los funcionarios de carrera administrativa que serán asignados a las actividades de Gestión Humana, Normalización (Metodólogo) y Certificación de Competencias Laborales (Líder, Evaluadores, Auditores, registro de información), indicando el número de horas que dedicarán a estas actividades. Lo anterior con el propósito de que la Dirección de Planeación asigne los recursos correspondientes para contratar los instructores que los reemplacen. Mantener actualizada la información de quienes están vinculados a las actividades de Normalización, Certificación de Competencias Laborales y asesoría para la implementación de la gestión de talento humano por competencias. Para esto, el Subdirector deberá informar a través de correo electrónico cualquier novedad a la Coordinación de los Grupos de Gestión de Competencias Laborales o Certificación de Competencias Laborales, según el caso. Asegurar que quienes estén a cargo de la Normalización y Certificación de Competencias Laborales se encuentren formados y actualizados en los procedimientos. Para ello, podrán continuar participando en los programas de actualización o formación que ofrecen los Grupos de Gestión de Competencias Laborales o Certificación de Competencias Laborales, según el caso. 109 Realizar la contratación del personal encargado de la Normalización y Certificación de competencias laborales teniendo en cuenta la tabla de remuneración elaborada por Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo. (Ver Tabla) Garantizar la participación de los funcionarios y/o colaboradores de los Centros de Formación en los correspondientes Encuentros de Mesas Sectoriales, Metodólogos, Líderes de Certificación y Auditores que se realicen durante el año 2014. Garantizar que los procesos de selección para la contratación de metodólogos, líderes, evaluadores y auditores cumplan con los perfiles establecidos y se realicen bajo los principios de igualdad, transparencia, economía, eficiencia, eficacia, publicidad y selección objetiva. La contratación del personal de Normalización y Certificación de Competencias Laborales se regirá a partir de la siguiente tabla: Tabla 8 CONTRATACIÓN NORMALIZACIÓN Y EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN EL ÁREA A EVALUAR (tiempo) Mayor a 10 años Superior a 5 años e inferior a 10 años Superior a 3 años e inferior a 5 años Superior a 1 año e inferior a 3 años 1 año PUNTAJE 35 25 20 15 10 EXPERIENCIA COMO EVALUADOR DE COMPETENCIAS LABORALES (tiempo) Superior a 5 años Superior a 3 años inferior a 5 años Superior a 2 años e inferior a 3 años Superior a 1 año e inferior a 2 años Inferior a 1 año PUNTAJE CERTIFICACIONES DE COMPETENCIA LABORAL PERTINENTES AL ÁREA TÉCNICA A EVALUAR (Número de certificaciones) Más de 5 De 3 a 5 2 1 PUNTAJE TOTAL OBTENIDO EN ANÁLISIS DE HOJA DE VIDA 35 25 20 15 10 PUNTAJE 30 20 15 10 ASIGNACIÓN MENSUAL Entre 20 y 40 puntos $ 3.000.000 Entre 41 y 65 puntos $ 3.100.000 Entre 66 y 100 puntos $ 3.200.000 Nota: En casos excepcionales que requieran requisitos diferentes a los establecidos en la tabla, el Subdirector de Centro analizará y aprobará la asignación mensual, la cual no podrá ser inferior a $2.700.000. 110 Tabla 9 HONORARIOS MÁXIMOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE METODÓLOGO DE NORMALIZACIÓN O LÍDER DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES TABLA DE NIVEL ACADÉMICO PROFESIONAL ASIGNACIÓN MENSUAL $ 3.300.000 Nota: quienes vayan a desarrollar funciones como Metodólogo de Normalización, deben tener como mínimo formación en la metodología para estandarizar competencias laborales específicas. Igualmente, las personas que ejerzan funciones de Líderes de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales deben estar formadas en la metodología vigente para Evaluar y Certificar Competencias Laborales. 3.10 Contratación y Convenios 3.10.1 Convenios y contratos derivados La información sobre los Convenios que ha suscrito y que suscriba la Dirección General, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación, así como de sus avances y novedades hasta la liquidación, debe ser reportada en la base de datos correspondiente con el fin de contar con información en línea, actualizada, veraz y oportuna. Los Directores de Área de la Dirección General deben remitir al Grupo de Convenios y Contratos Derivados los documentos necesarios para el trámite de los Convenios a suscribir, completos y con mínimo 3 días hábiles de antelación a la fecha prevista para la suscripción del mismo, teniendo en cuenta la lista de chequeo remitida por el Grupo de Convenios y Contratos Derivados de la Dirección Jurídica. 3.10.2 Contratación Continuando con la línea impartida en el 2013 y con el fin de cumplir con las diferentes normas que rigen el tema de contratación, las regionales y sus centros de formación deben tener en cuenta: Toda convocatoria o invitación para contratación que realice el SENA, sin importar el tipo de proceso de selección y/o la cuantía, deberá hacerse pública y abierta, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, http://www.colombiacompra.gov.co/ Todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación deben ser publicados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública- SECOP. En la página WEB del SENA únicamente se publicarán los estudios de mercado, aviso de convocatoria de los procesos contractuales (Modalidades de selección en las que se requiera) y contratación directa (Resolución de justificación de contratación y estudios previos). Las Regionales que aún no realizan la publicación directamente de los procesos adelantados a través de las modalidades de contratación: Mínima cuantía junto con su estudio de mercado y contratación directa, tanto en el portal del SECOP como en la página WEB de la Entidad, deberán capacitarse para que puedan adelantar esta actividad. Las Regionales y Centros deben remitir para las publicaciones, los documentos originales escaneados (archivos en pdf). Tratándose de actos administrativos, la copia escaneada debe venir firmada por el funcionario competente y con el número que le fue asignado. Solamente se recibirán en Excel las fichas técnicas o formatos que los proponentes deban diligenciar en los procesos de contratación y el Formato del Estado Celebrado completamente diligenciado. 111 En la solicitud de publicación que se realice de cada nuevo proceso, se debe indicar en el correo el nombre exacto del proceso, tal y como aparece en los documentos enviados. (Ejemplo: Asunto correo: Publicación proceso: DG-00XX-2013, este mismo nombre es el que debe aparecer en los documentos que se adjunten). La solicitud de publicación debe efectuarse únicamente por la persona autorizada, indicando el número exacto del proceso y el nombre del documento con el que se va a publicar. (Ejemplo: ACTA DE CIERRE DG-00XX-2013) Con posterioridad a la adjudicación y a la celebración del contrato, el supervisor por conducto de las personas autorizadas deben remitir para la respectiva publicación en el SECOP los siguientes documentos cuando a ello haya lugar: Adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones, las sanciones y las actas de liquidación o informe final (cuando no se requiera liquidación) de cada uno de los contratos suscritos. Si se requiere el remplazo de un documento ya publicado en SENA y SECOP, la solicitud de cambio debe ser remitida únicamente por el ordenador del gasto quien deberá justificar dicha situación. Los supervisores de los contratos deben remitir al Grupo de Administración de Documentos, inmediatamente se suscriban o tengan en su poder: las adiciones, prórrogas, informes de los contratistas, informes de supervisión, modificaciones, liquidaciones, o cualquier documento que haga parte del contrato. En cumplimiento del principio de anualidad presupuestal, no deberán existir reservas presupuestales de la vigencia 2013. Para las el trámite de Autorizaciones ante la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de llevar la trazabilidad de las solicitudes de las autorizaciones y evitar la duplicidad de la información, sólo se recibirán aquellas que sean notificadas mediante Onbase. Dar cumplimiento a la circular 3-2013-000135 de Ley de Garantías. 3.11 Infraestructura y Logística La Dirección Administrativa y Financiera desde los grupos de Construcciones, Almacén e inventarios y Servicios Generales y Adquisiciones, y en cumplimiento de la Política de Eficiencia Administrativa establecida en las políticas de Desarrollo Administrativo del SENA, imparte las directrices orientadas a identificar, racionalizar y optimizar el uso de los diferentes recursos de la entidad con el propósito de contar con un SENA más Moderno, innovador y con la capacidad de responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad. 3.11.1 Infraestructura Física 3.11.1.1 Administración de Inmuebles Inmuebles Propios y en Comodato: los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, deben actualizar y verificar la información de la totalidad de los inmuebles, (propios y comodato), de forma semestral, además garantizar los siguientes aspectos: 112 Registro Contable para balance de fin de año. Aseguramiento del Bien Inmueble. Actualización de Titulación, (escrituras, estados de tenencia, registro de documentos, entre otros). Vigencias de Comodatos. Semestralmente (el 15 de marzo y el 15 de septiembre) los Directores Regionales deberán enviar a la Dirección Administrativa y Financiera la información de los predios debidamente actualizada y dentro de los FORMATOS TECNICOS No. 1 Y 2 (Anexo 1) De igual forma deberán atender lo establecido en la Circular Jurídica No. 005 de 2013, (3-2013-000022) y Directriz de la Dirección Administrativa y Financiera No. 000040 de 2013, (3-2013-000040). Inmuebles en arriendo: La Dirección Administrativa y Financiera establece para el cumplimiento obligatorio por parte de las Regionales y Centros de Formación, los siguientes lineamientos técnicos, administrativos y financieros, mínimos, para suscribir contratos de arrendamiento: Solicitud de estudio, concepto técnico, aceptación y viabilidad del inmueble proyectado a recibir en arrendamiento: la solicitud la debe efectuar el Director Regional y/o Subdirector del Centro de Formación, mediante comunicación dirigida y radicada al Director Administrativo y Financiero, anexando el estudio de conveniencia, oportunidad y justificación de la necesidad de planta física suscrito por el Subdirector del Centro de Formación al cual quedará adscrito el inmueble objeto de arriendo. Para los contratos que se proyectan para inicios del 2014 deberán ser enviadas las solicitudes ** de **** de 201* Formato técnico del inmueble: El Subdirector del Centro de Formación o Director Regional deberá diligenciar y firmar el FORMATO TÉCNICO No.3 (Anexo 1) con la totalidad de la información correspondiente al predio y anexarla a la solicitud. En el mencionado formato se registra la información general y catastral del inmueble, la normatividad urbana y constructiva, de disponibilidad de servicios públicos y la capacidad conectada, de tipo técnico y constructivo de la edificación, de información de costos y tipo financiero, de los valores de operación y/o mantenimiento de la edificación y de una evaluación o calificación general en donde se determina la viabilidad. Adicionalmente deberán anexar al formato técnico el certificado de tradición y libertad del inmueble, a tomar en arrendamiento, no mayor a tres meses de expedido, con el fin de verificar que el contrato se suscriba con quien sea el propietario del mismo. Será responsabilidad de los Subdirectores de Centro y Directores Regionales la verificación y estudio de títulos del inmueble que será arrendado. Semestralmente los Directores Regionales deberán enviar a la Dirección Administrativa y Financiera la información de los predios debidamente actualizada y dentro del FORMATO TECNICO No.4. ( Anexo 1) De igual forma deberán atender lo establecido en la Directriz de la Dirección Administrativa y Financiera No. 000089 de 2013, (3-2013-000089). Las solicitudes deberán ser enviadas el 5 de enero de 2014 para garantizar los conceptos oportunamente. 3.11.1.2 Plan de Mantenimiento y Adecuación de Edificios Plan de Mantenimiento de Edificios: entiéndase el conjunto de actividades periódicas que deben programarse y ejecutarse en las sedes o Centros de Formación o Direcciones Regionales del SENA, para 113 asegurar el óptimo uso, conservación y mantenimiento de las edificaciones. Mantener en general significa conservar y también mejorar las prestaciones originales de un elemento, máquina, instalación o edificio a lo largo del tiempo. El mantenimiento preventivo y predictivo tiene la posibilidad de ser programado en el tiempo y por tanto, evaluado económicamente. Está destinado, como su nombre indica, a la prevención, teniendo como objetivo el control a priori de las deficiencias y problemas que se puedan plantear en el edificio debido al uso natural del mismo. Las dependencias de la entidad deberán elaborar el plan de mantenimiento de acuerdo con el los lineamientos establecidos en la Circular de la Dirección Administrativa y Financiera No. 3-2013-000132 del 4 de Octubre de 2013. Es importante aclarar que se realizará un seguimiento a la ejecución oportuna de dicho recursos que permitirá realizar su redistribución con el fin de garantizar una ejecución pertinente y oportuna. Para elaborar el Plan, tenga en cuenta las siguientes clases de Mantenimiento: Mantenimiento recurrente: Hace referencia a todos los procesos o trabajos rutinarios de limpieza y aseo que deben ser revisados periódicamente y a intervalos de tiempo regulares en: pisos, muros, baños, vidrios y carpintería metálica de todas las áreas de la planta física. Este mantenimiento se encuentra a cargo de los Subdirectores de Centro y Directores Regionales. Mantenimiento preventivo: Tiene que ver con los procesos de conservación de las edificaciones, sus espacios exteriores y el mobiliario. Se realiza mediante un programa sistemático de inspección, reparación menor y verificación del estado de la planta física en cuanto a: - Instalaciones eléctricas Mantenimiento de cubiertas Filtraciones Enchapes Vidrios Zonas verdes - Instalaciones hidro-sanitarias - Impermeabilizaciones - Canales y bajantes - Pinturas - Lámparas y bombillos - Áreas exteriores Este tipo de mantenimiento se encuentra a cargo de los Subdirectores de Centro y Directores de las Regionales: Mantenimiento correctivo: Hace referencia a las reparaciones ocasionadas por deficiencias en las especificaciones de los materiales o en los sistemas constructivos. Este mantenimiento se ha contemplado en el “Banco de Proyectos” en las propuestas de “obras de mejoramiento”, por lo que se evalúa técnica y presupuestalmente. Mantenimiento predictivo: Corresponde a todos los procesos que se realizan mediante inspecciones periódicas con remplazo de partes y elementos antes que presenten deterioro o fallen. Requiere de un alto control y se aplica a los siguientes equipos y máquinas especialmente: - Bombas de presión y eyección Antenas Pararrayos - Tanques de reserva - Instalaciones especiales - Extintores 114 NOTA: las dependencias deberán tener en cuenta en sus planes de mantenimiento lo correspondiente a jardinería y fumigaciones ya que dichas labores se excluyen del contrato de aseo y cafetería. Plan de Adecuación de Edificios: entiéndase el conjunto de actividades requeridas para acomodar u ordenar en una construcción, los elementos arquitectónicos, tales como cielos rasos, muros, pisos y demás elementos funcionales, con el propósito de realizar en ella una actividad determinada. Tenga en cuenta en su elaboración como: adecuación para atender riesgos por fallas en la edificación e instalaciones o posible colapso que impidan la ejecución de la formación; adecuación para atender cumplimiento normatividad ambiental obligatoria; adecuación para atender riesgos de Salud Ocupacional, seguridad industrial o clima laboral; adecuación y/o Mantenimiento por seguridad: cerramientos, controles de acceso, circuito cerrado, etc.; adecuación para atender acciones legales de cumplimiento obligatorio por fallos, sentencias u otras acciones con plazos límite para su ejecución: adecuación de Ambientes de formación por equipos adquiridos, (almacenados) o compromisos institucionales; adecuaciones para optimización del uso de los servicios públicos y recursos naturales; adecuación para Modernización de Ambientes de Formación y diferentes áreas. Las dependencias de la entidad deberán elaborar el plan de mantenimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Circular de la Dirección Administrativa y Financiera No. 3-2013-000132 del 4 de Octubre de 2013. Es importante aclarar que se realizará un seguimiento a la ejecución oportuna de dicho recursos que permitirá realizar su redistribución con el fin de garantizar una ejecución pertinente y oportuna. Con base en lo anterior, las regionales y centros de formación deberán establecer el nivel de prioridad del mantenimiento o adecuación, acorde con los criterios establecidos en la siguiente tabla: Tabla 10 CRITERIOS PARA MANTENIMIENTOS Y ADECUACIONES CRITERIO 1 CRITERIO 2 ATENDER FALLAS EN LA EDIFICACION 1.1 1.2 ATENDER FALLAS EN LA EDIFICACIÓN E INSTALACIONES DEL MISMO PARA GARANTIZAR PRIORIDAD LA CONTINUIDAD EN LA 1 PRESTACION DEL SERVICIO, 1.3 POR FUNCIONAMIENTO, OPERACIÓN Y EXIGENCIA AMBIENTAL O JURÍDICA 1.4 1.5 1.6 2.1 PRIORIDAD 2 CONSERVAR LA CORRECTA PRESENTACION, IMAGEN Y ACTUALIZACION DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA 2.2 Adecuación para atender riesgos por fallas en la edificación e instalaciones o posible colapso, que impidan la ejecución de la formación MANTENIMIENTO PERIODICO O PREVENTIVO DE EQUIPOS QUE HACEN PARTE DE LA EDIFICACION Mantenimiento periódico de las instalaciones de la edificación, (Equipos hidroneumáticos, bombas eyectoras, plantas de tratamiento de agua potable y residuales, pozos de agua y septicos, tanques de almacenamiento de agua, fumigación, recarga de extintores, plantas eléctricas, subestaciones, ascensores, aires acondicionados, etc.) ATENDER EXIGENCIAS AMBIENTALES Y NORMAS SANITARIAS Adecuación para atender cumplimiento normatividad ambiental obligatoria. ATENDER REQUERIMIENTOS DE SALUD OCUPACIONAL O SEGURIDAD INDUSTRIAL Adecuación para atender riesgos de Salud Ocupacional, seguridad industrial o clima laboral ATENDER RIESGOS DE SEGURIDAD DE ACTIVOS Adecuación y/o Mantenimiento por seguridad: cerramientos, controles de acceso, circuito cerrado, etc. ATENDER REQUERIMIENTOS JUDICIALES Adecuación para atender acciones legales de cumplimiento obligatorio por fallos, sentencias u otras acciones con plazos límite para su ejecución. ATENDER ADECUACION DE ESPACIOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE EQUIPOS YA ADQUIRIDOS (CRITERIO SOLO PARA ADECUACIONES) Adecuación y/o Construcción de Ambientes de formación por equipos adquiridos, (almacenados) o compromisos institucionales OPTIMIZACION DE INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS, (ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, ENERGIA, GAS) Adecuaciones para optimización del uso de los servicios públicos y recursos naturales MANTENIMIENTO DE ACABADOS 2.3 Mantenimiento de los acabados y enlucimiento de las edificaciones tales como pinturas, estucos, sellos de pisos. MODERNIZACION DE AMBIENTES Y AREAS 2.4 Adecuación para Modernización de Ambientes de Formación y diferentes áreas 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 CRITERIO 3 SITUACION DE OCUPACION CUBIERTA DRENAJES MUROS APARATOS Y GRIFERIAS CRITERIO 4 NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 1.2.1 FUMIGACION NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 1.2.2 AIRE ACONDICIONADO 1.2.3 MOTOBOMBAS, SUBESTACIONES, PLANTAS 1.2.4 ASCENSOR NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 1.2.5 EXTINTORES NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 1.3.1 VALOR (de menor a mayor) NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 1.4.1 VALOR (de menor a mayor) NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 1.5.1 VALOR (de menor a mayor) NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 1.6.1 VALOR (de menor a mayor) NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 2.1.1 VALOR (de menor a mayor) NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 2.2.1 INSTALACIONES HIDRAULICAS Y SANITARIAS NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 2.2.2 INSTALACIONES ELECTRICAS NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 2.2.3 ILUMINACION NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 2.3.1 VALOR NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 2.4.1 CRITERIO SOLO PARA ADECUACIONES NÚMERO DE CENTROS DE FORMACIÓN REGIONAL/COBERTURA 115 Conceptos Técnicos y Financieros: acorde con los artículos 17 y 25 del Decreto 249 de 2004, corresponde a la Dirección Administrativa y Financiera emitir conceptos técnicos y financieros para los proyectos de construcciones, adecuaciones y mantenimientos locativos del SENA a nivel nacional. Para lo anterior se tendrán en cuenta las siguientes pautas: El Director Regional o Subdirector de Centro de Formación remitirá al Director Administrativo y Financiero las solicitudes de concepto técnico y financiero, a través del aplicativo OnBase, acompañada de los siguientes documentos: a. Estudios previos para la contratación: los cuales deberán incluir todas las consideraciones referentes a requerimientos ambientales, disponibilidad de servicios públicos, cumplimiento de normas técnicas, licencias y permisos especiales necesarios para la oportuna y correcta ejecución de la obra. b. Presupuesto de la contratación: el cual debe incluir descripción detallada y completa de cada ítem, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. Se debe tener en cuenta que incluya el AlU y el IVA. El presupuesto asignado debe garantizar que la obra se ejecute en su totalidad, sin adiciones. c. El resultado del presupuesto debe estar soportado de acuerdo con el método de estudio de mercado empleado. d. Certificado de disponibilidad presupuestal por cada contratación que se solicite. e. Los siguientes soportes técnicos: Licencias de construcción y permisos requeridos. Planos o esquemas básicos donde se dimensione el proyecto a realizar. Registro fotográfico no mayor a cinco (5) imágenes. Especificaciones técnicas. Área en metros cuadrados a intervenir Nombre de la persona que realizó el dimensionamiento de la adecuación o mantenimiento y datos de contacto. Cuando de la verificación de documentos, se deriven observaciones, la respectiva solicitud de concepto técnico y financiero será devuelta a través de correo electrónico, para que se realicen los ajustes pertinentes y sea nuevamente enviada a la Dirección Administrativa y Financiera- Grupo de Construcciones, en un tiempo máximo de dos días hábiles. Se debe garantizar la solicitud de Concepto al Director Administrativo y Financiero, (ON BASE) de forma oportuna por parte de las Regionales y Centros de Formación, con el fin de garantizar la realización del proceso contractual y la ejecución y liquidación del contrato en la presente vigencia. Finalmente, se deberá tener en cuenta: Administración de los edificios del SENA: Las Regionales deberán disponer o contratar un Arquitecto y un Ingeniero Civil, quienes deberán brindar apoyo respecto a las actividades de mantenimiento y adecuación de los edificios a cargo de los centros de Formación y la Dirección Regional, apoyar la administración de las sedes y coordinar la ejecución de actividades y proyectos relacionados con la infraestructura física de los Centros de la Regional. Se propone como mínimo la siguiente estructura: Dos arquitectos y un ingeniero civil para las regionales de Antioquia, Distrito Capital y Valle. 116 Un arquitecto y Un ingeniero civil para las siguientes regionales agrupadas: Grupo 1: Atlántico, Bolívar Magdalena Quindío. Grupo 2: Caldas Risaralda Grupo 3: Tolima Huila Grupo 4: Cesar Guajira Grupo 5: Sucre Córdoba Grupo 6: Santander N/ Santander Un profesional arquitecto o ingeniero para las siguientes regionales: Cundinamarca, Boyacá, Meta Las siguientes Regionales podrán atenderse desde la Dirección General: Vichada, Vaupés, Guaviare, Caquetá, Putumayo, Amazonas, San Andrés, Arauca, Guainía, Casanare, Chocó. Las tarifas se regirán por circular de tarifas que de contratación expedida por la Secretaria General. 3.11.2 Logística 3.11.2.1 Servicios generales y adquisiciones Para el 2014 se continuará con la centralización de los grandes servicios ASEO Y CAFETERÌA: Se realizará un único proceso de contratación a nivel nacional. Del proceso se excluirá lo correspondiente al servicio de jardinería y fumigación, el cual deberá ser contemplado en los planes de mantenimiento por cada Regional y Centro a partir del 1 de abril; no obstante lo anterior, se advierte que la contratación de estos servicios se deberá hacer una vez culmine el contrato suscrito con Casa Limpia, lo anterior debido a la amplia diversidad de espacios y ambientes con que cuenta el SENA. VIGILANCIA: Se realizará un único proceso de contratación a nivel nacional, dividiendo el proceso en 5 zonas de acuerdo a la ubicación geográfica y de acuerdo a la distribución de presupuesto por zona. El SUMINISTRO DE PAPELERÍA, ÚTILES DE OFICINA E INSUMOS DE IMPRESIÓN Y ARCHIVO: Se realizará un único proceso de contratación a nivel nacional. SEGUROS: Se realizará un único proceso de contratación a nivel nacional. TIQUETES AÉREOS: Se contratarán a nivel Regional y los recursos serán asignados desde apertura teniendo como insumo la estadística de participación en el consumo de tiquetes de la vigencia 2013 de cada Regional. Por lo anterior cada Regional deberá adelantar el proceso de contratación de la agencia de viajes (se podrán realizar procesos entre regionales); se advierte que el inicio del contrato de estos servicios se deberá hacer una vez culmine el contrato suscrito con SUBATOURS el 31 de Marzo del 2014, para este fin el modelo de pliego de condiciones será suministrado por la Dirección Administrativa y Financiera. 117 PARQUE AUTOMOTOR: Se proyecta adelantar la reposición del parque automotor de algunas Regionales por parte de la Dirección Administrativa y Financiera. De igual forma, se proyecta adelantar un proceso piloto de “Renting” de vehículos en algunas Regionales. ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR: Se implementará el software de gestión de vehículos para la administración, control y seguridad de los vehículos. PLAN DE COMPRAS Y SIRECI: Con el apoyo del aplicativo de gestión contractual, se podrá optimizar la calidad de la información reportada a la Contraloría General en lo que se refiere al SIRECI. 3.11.2.2 Almacén e inventarios SEGUIMIENTO A LA GESTION: Para la próxima vigencia se propone un Plan de Acompañamiento, Seguimiento y Control a cada Regional y Centro de Formación toda vez que se han detectado graves deficiencias en las labores del día a día tanto de los almacenes como en los inventarios, lo que está generando una mala gestión y posibles pérdidas de bienes de la Entidad. De igual forma esta mala gestión se está viendo reflejada en problemas con los registros contables, conciliación de cifras y confiabilidad de los Estados Financieros. DEPURACION ALMACENES Y BODEGAS: No se puede abandonar la política de depuración de los Almacenes y Bodegas con que cuenta cada Centro de Formación y Despacho Regional. Se deben implementar políticas permanentes de limpieza, de baja de bienes y de compras por medio de contratos de suministro lo que permitirá no tener en almacenamiento tantos bienes. REDUCCIÓN DEL ALMACÉN DE CONSUMO: En atención a las nuevas políticas de Compras de Bienes e insumos implementadas en el SENA a partir de vigencias anteriores, es necesario reducir al mínimo las existencias de los bienes de consumo, depurando estos elementos bien sea dando de baja aquellos insumos que ya no se necesitan u ofreciéndolos a otros centros. PROCESOS DE BAJA: Este tipo de prácticas se deben institucionalizar para depurar los inventarios de la Entidad dejando en el servicio los bienes que realmente se estén utilizando, por lo tanto hay que incentivar campañas de limpieza de las instalaciones del SENA. Los bienes que se encuentren obsoletos tecnológicamente, que ya no se requieran se puede optar por la venta. CONTRATOS ESPECIALES: Contrato 646 de 2011 (Unión Temporal): Conciliación equipos unión temporal: durante el 2013 y 2014 se continuará con el proceso de verificación, actualización y conciliación de la entrega y recibo de los equipos de la unión temporal, por ejecución del contrato 646 de 2011 de TIC´s. Contrato 649 de 2011 (Quintec): Conciliación equipos entregados en arrendamiento por la empresa Quintec durante el 2013 y 2014 se continuará con el proceso de verificación, actualización y conciliación de la entrega y recibo de estos equipos, por ejecución del contrato 649 de 2011. TOMA FISICA DE LOS INVENTARIOS: Se recuerda que por norma se debe proceder a realizar como mínimo UN INVENTARIO FISICO ANUAL de los inventarios a nivel regional o de cada Centro de Formación, para verificar, actualizar, hacer seguimiento y controlar la custodia y buen manejo de los bienes entregados a los cuentadantes (funcionarios públicos, trabajadores oficiales y/o contratistas). Es necesario implementar y mantener actualizada la información de los bienes paqueteándolos con códigos de barras. CAMBIO DE ALMACENISTAS: Cumplir con el protocolo establecido para los eventos de cambio de almacenistas de los centros de formación, el cual es de obligatorio cumplimiento. 118 CAPACITACION Y/O ACTUALIZACION PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS: Continuar con las sesiones de capacitación y/o actualización de los nuevos procesos de almacén e inventarios, para los funcionarios que se desempeñan en estas áreas y así garantizar que los procesos y procedimientos se sigan al pie de la letra, generando CALIDAD en el trabajo. 3.12 Gestión Jurídica 3.12.1 Actualización y confiabilidad de la información Es indispensable para la entidad contar con información oportuna, actualizada y veraz de los procesos, procedimientos y actividades descentralizadas o desconcentradas que tienen relación con la Dirección Jurídica. Por tanto, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional deberán consolidar y enviar oportunamente los siguientes informes, dentro de los términos y con los formatos establecidos para cada caso de acuerdo a los lineamientos de las circulares 7, 8 y 9 de 2013: Defensa Judicial (Procesos Judiciales) Tutelas Derechos de petición Gestión de cobro coactivo Adicionalmente, es necesario que las Direcciones Regionales y Centros de Formación mantengan actualizada la base de datos contentiva de la información de cada uno de los convenios, registrando todos los convenios suscritos, los que suscriban y las novedades que vayan surgiendo hasta la liquidación de los mismos, de forma que podamos contar con información en línea, oportuna, veraz y actualizada. Lo anterior teniendo en cuenta que el aplicativo de Convenios se encuentra en construcción con el apoyo de la Oficina de Sistemas. 3.12.2 Defensa Judicial del SENA En el año 2014 las Direcciones Regionales deberán garantizar la adecuada defensa de la entidad en los procesos judiciales que se adelanten en su contra o que el SENA promueva, para lo cual cada Director Regional debe implementar medidas de seguimiento y control a los procesos judiciales y designar de manera oportuna el abogado externo de defensa judicial competente que llevará cada proceso, adoptando los correctivos a que haya lugar. En el 2014 el presupuesto para la contratación de abogados y para gastos judiciales será asignado a las Direcciones Regionales desde el inicio de la vigencia con la resolución de apertura del presupuesto; cada regional será responsable de la contratación de las personas naturales o jurídicas para la atención de procesos judiciales, siguiendo los procedimientos legales e internos en materia de contratación estatal, así como las tarifas de honorarios que señale la Dirección General para los contratos de prestación de servicios. Los perfiles para la contratación de los abogados externos serán definidos por la Dirección General 119 a través de la Dirección Jurídica, los cuales se podrán revisar en los respectivos estudios previos, que serán enviados a finales del mes de noviembre a la Secretaría General para lo pertinente. La vigencia de estos contratos podrá ser hasta el 31 de diciembre de 2014, según las necesidades. Para la vigilancia y seguimiento de los procesos judiciales se continuará contratando los servicios de una empresa especializada que prestará el correspondiente soporte a nivel nacional, con énfasis en la vigilancia de aquellos procesos judiciales que revistan impacto patrimonial, relevancia temática o dificultad teórica, en armonía con las disposiciones y directrices que para el efecto emita la Agencia Nacional Jurídica del Estado. Las Direcciones Regionales tendrán los recursos necesarios para garantizar el pago de los gastos de defensa judicial (peritos, publicaciones, embargos, secuestres, etc.). Para tal efecto, la Dirección Jurídica los ha presupuestado tomando como base el promedio de gastos de la vigencia 2013, recursos que serán asignados igualmente en la apertura de presupuesto. 3.12.2.1 Vigilancia Judicial Se desarrollarán los lineamientos que se emitan por parte de la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para incorporar los procesos judiciales de la entidad dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la actividad litigiosa y asegurar el acceso de la información y reportes que exija las entidades responsables de la administración del aplicativo. Se dará continuidad a la contratación del servicio del control y seguimiento de actuaciones judiciales a nivel nacional, con informe de alertas sobre términos judiciales. 3.12.2.2 Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación Para el cumplimiento de las funciones establecidas legalmente para este Comité, como instancia administrativa de estudio y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional deberán sustanciar y documentar en debida forma todos los casos que vayan a presentarse a consideración de dicho comité, para dar aplicación a los mecanismos alternativos de solución de conflictos y/o para el estudio y análisis de la procedencia de la acción de repetición (Ley 678 de 2001) En todos los casos de fallo condenatorio de primera instancia para la entidad se deberá garantizar la presentación de los soportes del fallo de manera oportuna a este Comité, para determinar la procedencia del recurso de apelación, conforme a lo señalado en el artículo 70 de la Ley 1395 de 2010. Para el cumplimiento de las funciones establecidas para este Comité, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional deberán reportar los informes de defensa judicial mensualmente dentro de los cinco (5) primeros días, adjuntando el respectivo soporte documental. 3.12.3 Conceptos Jurídicos y Producción Normativa En el Plan de Acción de la Dirección Jurídica para la vigencia 2014 se continuará fortaleciendo la unidad doctrinaria de la entidad a través de la emisión de conceptos jurídicos, directrices y circulares jurídicas que permitan mantener actualizadas a las dependencias de la Dirección General, Regionales y Centros, acerca de las modificaciones normativas y pronunciamientos jurisprudenciales que afecten o modifiquen los procedimientos propios de su gestión y también como prevención del daño antijurídico. Para tal fin se fortalecerá el sistema de interconsulta de conceptos jurídicos y de normas a través de la intranet del SENA, dicho sistema debe ser útil para los funcionarios del SENA, los administrados, 120 organismos de control y para el público en general, esto se fortalecerá con la actualización permanente del normograma institucional, lo cual permitirá mantener actualizados a los funcionarios de la entidad y a los ciudadanos sobre temas institucionales. Está actividad, permitirá que se dé cumplimiento a la obligación consagrada en el artículo 8º de la Ley 1437 de 2011 sobre el deber de información al público de la normativa. Para que la entidad cumpla con la reglamentación sobre modelo de control interno, especialmente la contemplada en el numeral 6.4. del Decreto 1599 de 2005, se dará continuidad a la identificación organización de las normas del ordenamiento jurídico, de acuerdo a su rango y aplicación, con el fin de desarrollar y actualizar el normograma de tal manera que la entidad minimice la vulnerabilidad a interpretaciones jurídicas erróneas, garantice la igualdad en la aplicación del derecho, y sea consistente en sus decisiones y las armonice con las de las altas cortes. Este trabajo además dará cumplimiento continuo a la obligación consagrada en el artículo 8º de la Ley 1437 de 2011 sobre el deber de información al público de la normativa. Así mismo, del mapa del normograma saldrán enlaces a conceptos que versan sobre la aplicación de normas, con la interpretación sistemática, herramienta que podrá reducir el número de radicaciones en temas reiterados, lo cual optimiza la eficiencia administrativa. A través de circulares o directrices jurídicas se informarán las novedades legislativas, reglamentarias, normativas o jurisprudenciales que afecten o influyan en la gestión de la entidad. En los casos en que se presenten inquietudes frecuentes sobre temas recurrentes, se emitirá la directriz correspondiente, que unifique el criterio en particular. Las dependencias de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, remitirán a la Dirección Jurídica las propuestas de modificación o emisión de normas internas con la debida justificación técnica para su revisión y puesta en consideración del Director General o del Consejo Directivo Nacional. 3.12.4 Tramite de peticiones y recursos El derecho de petición está garantizado constitucional y legamente; es un derecho fundamental y su vulneración tiene implicaciones disciplinarias. Como mecanismo de prevención del daño antijurídico, todas las dependencias de la Dirección General, las Regionales y los Centros de Formación Profesional, deberán hacer seguimiento a la atención oportuna (dentro del término legal) de las peticiones que se le presenten por cualquier medio y darán aplicación a las disposiciones internas que sobre el tema se han proferido, entre ellas la Resolución No. 1961 de 2004. La respuesta que se le dé a la petición debe responder de fondo a cada uno de los ítems, temas o aspectos pedidos. Las dependencias de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional deberán enviar dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, un informe sobre los derechos de petición que se tramitan en cada dependencia, con el fin de dar cumplimiento a las funciones de control (selectivo) y seguimiento, asignadas al Grupo de Recursos y Peticiones de la Dirección Jurídica. Las Direcciones Regionales deberán tramitar y resolver dentro del término legal los recursos de reposición que se presenten contra los actos administrativos que expidan (cuota de aprendizaje, multas, SSEMI, etc.), cumpliendo los lineamientos emitidos por la Dirección Jurídica en la Circular Jurídica 10 del 23 de mayo de 2012, en la cual se indican las normas que rigen la materia. Las Direcciones Regionales implementarán medidas y harán el seguimiento correspondiente para que los recursos de apelación que deben ser resueltos por la Directora General, sean remitidos oportunamente con todos los antecedentes, para atenderlos dentro del término legal. La Oficina de Control Interno Disciplinario remitirá de manera oportuna los expedientes disciplinarios para sustanciación de la segunda instancia. 121 3.12.5 Gestión de Cobro coactivo En desarrollo del programa de normalización de cartera las Direcciones Regionales deben optimizar la gestión de las obligaciones que se cobran en los despachos de cobro coactivo de la entidad. La Dirección Jurídica consolida con el reporte que las Direcciones Regionales deben enviar dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, un informe sobre los procesos de cobro coactivo que se tramitan en cada dependencia con el fin de dar cumplimiento a las funciones de control (selectivo) y seguimiento, asignadas al Grupo de Cobro coactivo de la Dirección Jurídica. Con el objetivo de establecer prioridades en la gestión y evitar que las obligaciones en favor de la entidad prescriban, la dirección jurídica y cada una de las Direcciones Regionales, deben actualizar periódicamente la clasificación de su cartera por cuantías, edad (antigüedad), condiciones particulares del deudor, naturaleza de la obligación y naturaleza jurídica del deudor, de acuerdo a los criterios señalados en el artículo 60 de la Resolución 210 de 2007. La Dirección Jurídica y cada una de las Direcciones Regionales implementarán mecanismos efectivos de depuración de cartera y dará aplicación a la remisibilidad, con el fin de sincerar las obligaciones. En el 2014 continuará funcionando el Comité Nacional de Sostenibilidad del Sistema Contable y los Subcomités Regionales de Sostenibilidad Contable; el Comité Nacional de Normalización de Cartera y Comités Regionales de Normalización de Cartera; cada Director Regional debe adoptar las medidas y hacer el seguimiento correspondiente para el oportuno y adecuado funcionamiento de estos Comités. La proyección de contratación tiene como base el número de procesos a cargo de cada Regional. Por tanto se asignará desde apertura la contratación para cubrir las necesidades de cada uno de los despachos de cobro coactivo, en gastos judiciales para lo cual se tendrá previsto en el presupuesto para publicaciones, pagos de secuestres y demás costas procesales. El 100% del presupuesto para la gestión de cobro coactivo será asignado desde el inicio de la vigencia, con la resolución de apertura de presupuesto; cada Regional será responsable de la contratación de personas jurídicas o naturales para apoyar la gestión de la cartera y de los procesos coactivos. Los perfiles para contratación de los abogados de cobro coactivo serán definidos por la Dirección Jurídica y se podrán consultar en los respectivos estudios previos que serán enviados a finales del mes de noviembre de 2013 la Secretaría General para lo pertinente, sus honorarios se sujetarán a la tabla que expida la Dirección General. La vigencia de estos contratos podrá ser hasta el 31 de diciembre de 2014. El Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica continuará haciendo el direccionamiento, seguimiento y control de la gestión de cobro a cargo de las Direcciones Regionales. Finalmente, con el fin de fortalecer la cultura jurídica en la entidad y evitar el daño antijurídico en las actuaciones de los servidores públicos, la Dirección Jurídica coordinará con la Secretaría General la programación y ejecución de acciones de formación en temas como los siguientes: Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Normas de Contratación Pública. Derecho de Petición. Temas que más le generan conflictos a la entidad, de acuerdo a la concurrencia de demandas y solicitudes de conciliación. Determinación de pasivo por sentencias judiciales, conforme a los lineamientos señalados por la Agencia Nacional Jurídica del estado. Alistamiento, ejecución y liquidación de convenios y contratos derivados Cobro de cartera, prescripción de la acción de cobro y remisibilidad. Herramientas Microsoft 122 3.13 Gestión, Presupuestal, Financiera y Administrativa En cumplimiento de la Política de Desarrollo Administrativo y sus componentes la Dirección Administrativa y Financiera establece las diferentes pautas orientadas a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo a los recursos de la entidad. Adicionalmente realiza con sus grupos el seguimiento a la ejecución presupuestal en todas sus etapas a nivel nacional, siempre con el fin de integrar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, la gestión de proyectos de inversión y la programación y ejecución del presupuesto. 3.13.1 Recaudo y cartera Administración de la base de datos del recaudo por todo concepto: actualmente ya todos los ingresos se hacen de forma electrónica o por medio de código de barras incluido producción de centros. Esto ha permitido reducir las cuentas de ingreso y mejorar la oportunidad del registro y conciliación de las cuentas bancarias. Por lo anterior se debe realizar una nueva socialización con las regionales del SENA para disminuir los niveles de error por parte del usuario al momento de utilizar el sistema. Igualmente al interior de la Entidad es necesario continuar haciendo sistema de integración de información complementarios al sistema de recaudos electrónicos que permita eliminar trámites para el usuario certiaportes lo cual disminuirá sustancialmente las solicitudes de certificados. Igualmente se revisarán los procedimientos internos para mejorar los tiempos de aplicación de los pagos y actualización del saldo individual conjuntamente con las regionales cuando el usuario cometa errores en la identificación del concepto de pago o la regional. Con la entrada en vigencia del sistema de SIIF II es necesario actualizar y regular el proceso de devoluciones por todo concepto e incluir el proceso de compensación. En cuanto a la aplicación de los ingresos generales en SIIF II, sigue siendo responsabilidad de la Dirección General. En cuanto a Cartera las regionales deberán adelantar las acciones que le corresponda para el desarrollo e implementación del sistema de recaudo, cartera y cobro. La estrategia de mejoramiento en la eficiencia del recaudo de cartera inició su implementación en la vigencia 2012 y continuará su ejecución en el 2014. Las regionales son las responsables del ingreso por aportes parafiscales, multas en el Ministerio de Trabajo, FIC y Contrato de aprendizaje; en ese sentido se diseñaron e implementaron nuevos procesos de fiscalización y vía gubernativa. La administración del sistema de cartera misional seguirá en cabeza de las respectivas regionales, por lo cual deberán estar al día y adelantar todas las acciones de depuración, para que la migración al aplicativo de recaudo y cartera definitivo no genere mayores traumatismos; Las conciliaciones serán conjuntas entre el Grupo de Contabilidad y Recaudo de las regionales. 123 Se deberán adelantar todas las acciones para efectuar la depuración de la cartera misional por la causal de remisibilidad cuando corresponda. En cuanto a Fiscalización las 33 Regionales en las que se divide el territorio nacional, cuentan con una coordinación de grupo mixto de apoyo administrativo quienes deben ejecutar los procedimientos de: Fiscalización de Aportes Parafiscales, FIC, Contrato de Aprendizaje y las Multas del Ministerio de Trabajo. Realizar mediante acto administrativo la recuperación de estos rubros cuando las empresas no aportan al SENA lo correspondiente de acuerdo a la Ley. Realizar las respectivas acciones de cobro persuasivo garantizando el derecho a la defensa de los empresarios de acuerdo a lo definido en la Ley, y a las orientaciones remitidas por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal – UGPP. Garantizar el adecuado agotamiento de la vía gubernativa en cada uno de los cobros de Aportes Parafiscales y FIC. Garantizar el adecuado agotamiento de la vía gubernativa a través de proceso sancionatorio para el debido recaudo de multas de contrato de aprendizaje. Garantizar la adecuada recepción Multas del Ministerio de Trabajo, realizar dos cobros persuasivos; de no lograrse su pago, finalmente hacer entrega a Cobro Coactivo. Entregar información oportuna y eficiente a los empresarios en su comportamiento de pago de sus obligaciones de cartera misional y multas del Ministerio. Garantizar el adecuado seguimiento, control y verificación de los estados de cumplimiento de fiscalización de los aportes parafiscales, contrato de aprendizaje y FIC. Contestar oportunamente las solicitudes, quejas, peticiones y reclamos de los empresarios en relación al tema de Aportes parafiscales, FIC y Multas del Ministerio de Trabajo Nota: Para hacer efectiva la fiscalización se requiere de viáticos para los fiscalizadores a nivel intermunicipal, lo cual debe quedar establecido en el presupuesto. Tabla 11 DISTRIBUCION CONTRATACION GRUPO NORMALIZACION DE CARTERA FISCALIZACION REGIONAL #DE CONTRATOS GESTORES EMPRESARIALES VALOR MENSUAL GESTORES EMPRESARIALES VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS DURACION ( MESES) ANTIOQUIA ATLANTICO DISTRITO CAPITAL BOLÍVAR BOYACÁ CALDAS CAQUETÁ CAUCA CESAR CÓRDOBA CUNDINAMARCA CHOCÓ HUILA LA GUAJIRA MAGDALENA META NARIÑO 9 4 14 2 2 2 1 1 1 1 3 1 2 1 2 2 2 3.831.600 3.831.600 3.831.600 3.296.000 3.296.000 3.296.000 2.739.800 3.296.000 3.296.000 3.296.000 3.831.600 2.739.800 3.296.000 3.296.000 3.296.000 3.296.000 3.296.000 34.484.400 15.326.400 53.642.400 6.592.000 6.592.000 6.592.000 2.739.800 3.296.000 3.296.000 3.296.000 11.494.800 2.739.800 6.592.000 3.296.000 6.592.000 6.592.000 6.592.000 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 TOTAL ANUAL GESTORES EMPRESARIALES $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 396.570.600 176.253.600 616.887.600 75.808.000 75.808.000 75.808.000 31.507.700 37.904.000 37.904.000 37.904.000 132.190.200 31.507.700 75.808.000 37.904.000 75.808.000 75.808.000 75.808.000 124 N/ SANTANDER 2 3.831.600 7.663.200 11,5 $ 88.126.800 QUINDÍO 2 3.296.000 6.592.000 11,5 $ 75.808.000 RISARALDA 2 3.296.000 6.592.000 11,5 $ 75.808.000 SANTANDER 3 3.831.600 11.494.800 11,5 $ 132.190.200 SUCRE TOLIMA VALLE ARAUCA CASANARE PUTUMAYO SAN ANDRÉS 1 2 4 1 1 1 1 3.296.000 3.296.000 3.831.600 3.296.000 3.296.000 2.739.800 3.296.000 3.296.000 6.592.000 15.326.400 3.296.000 3.296.000 2.739.800 3.296.000 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 11,5 $ $ $ $ $ $ $ 37.904.000 75.808.000 176.253.600 37.904.000 37.904.000 31.507.700 37.904.000 AMAZONAS 1 2.739.800 2.739.800 11,5 $ 31.507.700 GUAINIA GUAVIARE VICHADA 1 1 1 2.739.800 2.739.800 2.739.800 2.739.800 2.739.800 2.739.800 11,5 11,5 11,5 $ $ $ 31.507.700 31.507.700 31.507.700 TOTAL 74 108.067.600 379,5 $ 3.000.338.500 Tabla 12 ABOGADOS DE VIA GUBERNATIVA REGIONAL # DE CONTRATOS ABOGADOS ANTIOQUIA 2 VALOR MENSUAL GESTORES EMPRESARIALES 3.294.146 ATLANTICO DISTRITO CAPITAL BOLÍVAR BOYACÁ CALDAS CAUCA 2 3 1 1 1 1 3.294.146 3.294.146 2.734.650 2.734.650 2.734.650 2.734.650 CESAR CÓRDOBA CUNDINAMARCA HUILA LA GUAJIRA MAGDALENA META N/SANTANDER QUINDÍO RISARALDA SANTANDER SUCRE VALLE ARAUCA SAN ANDRÉS TOTAL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 27 2.734.650 2.734.650 3.294.146 2.734.650 2.734.650 2.734.650 2.734.650 3.294.146 2.734.650 2.734.650 3.294.146 2.734.650 3.294.146 2.734.650 2.734.650 90.575.522 VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS DURACION ( MESES) TOTAL ANUAL GESTORES EMPRESARIALES 6.588.292 11 $ 72.471.212 6.588.292 9.882.438 2.734.650 2.734.650 2.734.650 2.734.650 11 11 11 11 11 11 $ $ $ $ $ $ 72.471.212 108.706.818 30.081.150 30.081.150 30.081.150 30.081.150 2.734.650 2.734.650 3.294.146 2.734.650 2.734.650 2.734.650 2.734.650 3.294.146 2.734.650 2.734.650 3.294.146 2.734.650 6.588.292 2.734.650 2.734.650 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 30.081.150 30.081.150 36.235.606 30.081.150 30.081.150 30.081.150 30.081.150 36.235.606 30.081.150 30.081.150 36.235.606 30.081.150 72.471.212 30.081.150 30.081.150 886.044.522 Tabla 13 TECNICOS DE CARTERA REGIONAL NUMERO DE CONTRATOS VALOR MENSUAL VALOR MENSUAL TOTAL CONTRATOS DURACION ANTIOQUIA ATLANTICO DISTRITO CAPITAL CUNDINAMARCA LA GUAJIRA META SANTANDER CASANARE 2 1 3 1 1 1 1 1 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 3.394.880 1.697.440 5.092.320 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 1.697.440 11 11 11 11 11 11 11 11 $ $ $ $ $ $ $ $ 37.343.680 18.671.840 56.015.520 18.671.840 18.671.840 18.671.840 18.671.840 18.671.840 TOTAL 11 56.015.520 363 $ 205.390.240 TOTAL ANUAL 125 3.13.2 Ejecución Presupuestal Para la vigencia 2014 el presupuesto se asignará de forma anual y el cargue de información de la Apertura Presupuestal de Egresos y la Apertura Presupuestal de Ingresos para todas las dependencias de la Entidad, se realizará a través del Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF II Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual estará adecuado de acuerdo con el plan de cuentas presentado para la vigencia 2014. Esta información debe ser consultada y analizada por cada uno de los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación, con el fin de verificar las asignaciones correspondientes a cada proyecto y rubro, y lo que se debe financiar con base en el Plan de Acción formulado para la vigencia 2014. A partir de esta asignación inicial es tarea primordial de Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación, administrar y ejecutar con criterios de austeridad, eficiencia y responsabilidad los recursos institucionales para lograr puntualizar las estrategias que soportan el Plan Estratégico. Es responsabilidad de los Ordenadores del Gasto garantizar con los recursos asignados para la vigencia 2014 el cubrimiento de los gastos de obligatorio cumplimiento que sean indispensables para el normal desempeño de la gestión institucional. Cualquier modificación o traslados presupuestales de recursos debe tramitarse por intermedio de la Dirección General, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: TRASLADOS PRESUPUESTALES INTERNOS Dentro de la misma Área – Rubro presupuestal Ley ( Movimientos dentro del mismo BPIN) Del mismo proyecto de inversión Entre áreas de la Dirección General y entre la misma Regional, o entre ésta y sus Centros. Este tipo de traslados se tramitarán semanalmente, enviado comunicación a las áreas responsables de los proyectos de inversión; estas áreas consolidarán y solicitarán a la DAF realizar el traslado en el SIIF. Para estos casos no se requiere resolución. Entre la Dirección General, entre Regionales y entre Centros Se requiere que las áreas remitan las solicitudes de traslado mediante comunicación radicada a más tardar el 10 de cada mes a las áreas responsables del control y manejo de los PROYECTOS en la Dirección General. Las áreas de la DG consolidarán y enviarán a la Dirección Administrativa el día 20 de cada mes para el trámite y expedición de la resolución correspondiente. Es importante tener en cuenta que debido a que el aplicativo SIIF NACION II es una herramienta que permite controlar el monto total asignado, cualquier traslado presupuestal o modificación del presupuesto está definida para que se registre desde la Unidad Ejecutara (Servicio Nacional de Aprendizaje -Sena). Adiciones y/o Modificaciones presupuestales: El Grupo de Presupuesto: con base en instrucciones de las áreas de la Dirección General emitirá resoluciones de adiciones o disminuciones en el momento que la Dirección lo considere pertinente, las cuales se darán a conocer una vez estén registradas en el sistema. 126 Los traslados presupuestales del presupuesto regular ( 310-704-207) deberán ser remitidos , teniendo en cuenta las siguientes pautas: Rubros / Proyectos - Traslados de otros rubros hacia Servicios Personales Indirectos. - Traslados a otros rubros provenientes de Contratación de instructores y Materiales de Formación asociados a metas de formación regular Cód. 10. (Articulación con la media, FIC y Programa 100 Mil Oportunidades para los Jóvenes, serán autorizados y gestionados directamente por la Dirección de Formación Profesional). *Traslados hacia contratación de instructores. * Toda asignación o traslado para compra de maquinaria, equipos, etc. deberá remitirse una vez obtenido el aval del Área respectiva de la DG, para lo cual en la justificación se deberá colocar la fecha de la comunicación en al cual se obtuvo el consentimiento del traslado. Remitir solicitud a Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, con copia a Coordinadora del Grupo de Planeacion Operativa y a los respectivos asesores de esta Dirección asignados para cada regional *Bienestar Aprendices * Traslados articulación con la Media, FIC y Programa 100 Mil Oportunidades para los Jóvenes, producción de centros. Dirección de Formación Profesional * Traslados para la operación normal de centros de Formación y Regionales (servicios públicos, dotación, impuestos, etc.). Incluye presupuesto de funcionamiento. Dirección Administrativa y Financiera * SMA. * Salud Ocupacional. *Servicios de bienestar social-actividades culturales recreativas y deportivas. * Estímulos Secretario General con copia respectiva a los Coordinadores Las solicitudes de modificación presupuestal de proyectos especiales (Desplazados, Rurales, FIC, Normalización, Certificación, Tecnoparque, Empleo, Desarrollo Empresarial, etc.) se remitirán directamente a los Directores de área para su viabilidad y trámite directo ante la DAF, así: CODIGO SIIF C-111-704-1 C-310-704-2 C-310-704-3 C-310-704-4 C-310-704-5 C-310-704-121 C-310-704-157 C-310-704-158 C-310-704-180 C-310-704-181 C-310-704-206 PROYECTO CONSTRUCCION Y ADECUACION DE EDIFICIOS PARA LA CAPACITACION LABORAL. ASISTENCIA AL DESARROLLO EMPRESARIAL, EL EMPRENDIMIENTO Y EL EMPRESARISMO ADMINISTRACION EDUCATIVA Y SERVICIOS DE APOYO A LA FORMACION PROFESIONAL. CAPACITACION SECTOR INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCION. CAPACITACION Y ACTUALIZACION DE DOCENTES, ASESORES Y PERSONAL DE APOYO. ASISTENCIA TECNICA PARA LA PROMOCION DE LOS SERVICIOS DEL SENA Y LA EFECTIVIDAD EN EL RECAUDO DE APORTES EXPLOTACION DE LOS RECURSOS DE LOS CENTROS, AREAS ADMINISTRATIVAS Y DE APOYO A LA FORMACION PARA LA PRODUCCION Y VENTA DE BIENES Y SERVICIOS ACTUALIZACION Y/O ELABORACION DE DISENOS CURRICULARES ADMINISTRACION E INTERMEDIACION DE EMPLEO Y DESARROLLO DE PROGRAMASDE FORMACION OCUPACIONAL PARA DESEMPLEADOS NORMALIZACION Y CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES, RECONOCIMIENTO Y ARTICULACION DE LOS PROGRAMAS Y REDES DE ENTIDADES DE FORMACION, PARA CONSOLIDAR EL S.N.F.T. EN COLOMBIA. CAPACITACION PARA PERSONAS EN SITUACION DE DESPLAZAMIENTO PARA MEJORAR SUS NIVELES DE EMPLEABILIDAD Y LA CESACION DE SU CONDICION DE DESPLAZADO A NIVEL NACIONAL DIRECCION RESPONSABLE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EMPLEO Y TRABAJO PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO FORMACION PROFESIONAL SECRETARIA GENERAL EMPLEO Y TRABAJO FORMACION PROFESIONAL FORMACION PROFESIONAL EMPLEO Y TRABAJO SNFT EMPLEO Y TRABAJO CAPACITACION PARA EL TRABAJO A JOVENES RURALES Y POBLACIONES VULNERABLES EN EL C-310-704-218 EMPLEO Y TRABAJO TERRITORIO NACIONAL AMPLIACION DE COBERTURA EN FORMACION PROFESIONAL PARA MEJORAR LAS POSIBILIDADES DE C-310-704-222 FORMACION PROFESIONAL EMPLEABILIDAD DE LOS JOVENES EN DIFERENTES CIUDADES A NIVEL NACIONAL MEJORAMIENTO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL Y DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS Y 310-704-228 DIRECCION DE PLANEACION TECNOLÓGICAS DE LOS SERVICIOS DEL SENA A NIVEL NACIONAL. C-410-704-4 IMPLANTACION DE PROGRAMAS PARA LA INNOVACION Y EL DESARROLLO TECNOLOGICO / TECNOPARQUE Y TECNOACADEMIAS ADMINISTRACION DE CAPITALES PARA APOYOS DE SOSTENIMIENTO PARA ALUMNOS EN C-620-1300-2 FORMACION. FORMACION PROFESIONAL FORMACION PROFESIONAL Todas las dependencias deberán garantizar tener los recursos disponibles para adelantar los movimientos realizados, especialmente revisando que no estén en cdp´s los recursos. 127 Los Centros de Formación deben garantizar los gastos de obligatorio cumplimiento; los ordenadores del gasto con fundamento en el análisis permanente del comportamiento de la ejecución presupuestal podrán solicitar modificaciones presupuestales para utilizar sobrantes en algunos rubros y cubrir faltante en otros, en todo caso garantizando el cumplimiento de las metas propuestas, siempre dentro de las fechas establecidas para modificación. El presupuesto de contratación de instructores y materiales de formación se asignará con base en las metas de formación. El compromiso para la vigencia 2014 es garantizar la pertinencia y calidad de la formación profesional que el SENA lidera; la política institucional deberá conducir al desarrollo de las estrategias, programas y proyectos conducentes al logro de los objetivos establecidos para la vigencia entrante, con una ejecución oportuna y eficiente de los recursos. En este sentido los ordenadores del gasto deberán garantizar la programación de la formación y demás servicios de cada dependencia necesarios para cumplir la misión institucional. Los Directores Regionales son los responsables del seguimiento a la ejecución presupuestal de su Regional y Subdirectores de Centro son los responsables de la ejecución presupuestal de su centro. 3.13.3 Contabilidad Para el año 2014 el objetivo general es implementar un proceso que permita mejorar el tiempo, evitar reproceso, así como mejorar la seguridad de los documentos para tal fin se va a realizar el siguiente esquema de trabajo: PAGO OBLIGACIONES: Todas las Obligaciones que ejecuta el SENA serán realizadas en cada una de las Regionales y Centros del país a excepción de Nómina, Prestaciones Sociales, Seguridad Social y Fondo de Vivienda y las Obligaciones de contratos centralizados. CARTERA MISIONAL Y NO MISIONAL: Los registros contables de la cartera misional y no misional con base en los documentos fuente internos como externos y de ajustes manuales producto de la depuración contable y revisiones normales del proceso estarán a cargo de las Regionales. El análisis, el control, directrices y conciliación estarán a cargo de la Dirección General en coordinación con cada una de las Regionales. INMUEBLES: Este proceso de registro se mantendrá en las regionales y o centros, y se continuará con el proceso de depuración al 100%, el cual será realizado por la Dirección General en coordinación con las regionales. CONVENIOS: El registro contable estará a cargo de las Regionales y o Centros, tal cual como se ha venido realizando. El análisis, conciliación, control, seguimiento y depuración estará a cargo de la Dirección General en coordinación con las Regionales. LEGALIZACION DE VIATICOS: El registro contable de este proceso (pagos y legalizaciones) estará a cargo de la regionales y o centros tal cual como se ha venido realizando. El análisis, seguimiento, control, y depuración al 100% estará a cargo de la Dirección General en coordinación con las Regionales. PROCESOS CENTRALIZADOS: 128 CONCILIACIONES BANCARIAS: La elaboración, seguimiento a las partidas conciliatorias y depuración de la cuenta centralizadora estará a Cargo de la Dirección General en coordinación con la Regionales y o Centros. Con respecto a las cuentas pagadoras y recaudadoras de las regionales, la elaboración estará a cargo de la Regionales y o Centros, el seguimiento, control y depuración lo realizara la Dirección General en coordinación con las regionales y o Centros. ALMACEN E INVENTARIO: Este proceso se mantendrá centralizado teniendo en cuenta que las Regionales y Centros de Formación realizan los registros a través del sistema Orion´s (entradas, salidas, traspasos, bajas), lo cual es consultado en Dirección General, generando los reportes que sirven de base para la elaboración de comprobantes contables en el sistema SIIF. NOMINA: Este proceso se mantendrá centralizado en razón a que no sería prudente realizar el mismo proceso en cada una de las Regionales, conduciendo a que la información sea unificada a través del sistema SIIF. FONDO DE VIVIENDA Y FONDO EMPRENDER: Este proceso se mantendrá centralizado a raíz de que se crearon las Subunidades de los Fondos de Vivienda y Emprender; la información se concentra en la Dirección General siendo de su responsabilidad. CUENTAS DEL ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO Y CUENTAS DE ORDEN RELACIONADAS: Este proceso se mantendrá Centralizado y consiste en efectuar el análisis, control y depuración de las partidas contables, permitiendo presentar de una manera razonable los estados financieros de la entidad con apoyo de las Regionales. CUENTAS DEL INGRESO Y GASTOS: este proceso se mantendrá Centralizado y consiste en efectuar el análisis y depuración de la información contable, permitiendo presentar de una manera razonable los estados financieros de la entidad con apoyo de las Regionales. 3.13.4 TESORERÍA Con el fin de informar de manera clara y práctica las políticas, procesos, directrices y guías de tesorerías a nivel nacional, en lo relacionado con los Reintegros de Viáticos, control de embargos, sentencias judiciales, los pagos con recursos Nación y Propios y el análisis a las conciliaciones bancarias, dentro del marco general del SIIF NACION II es importante recalcar las siguientes generalidades: El SENA cuenta con tres (3) convenios de recaudo y pagos con las siguientes entidades financieras: Bancolombia, Banco de Occidente y Helm Bank. Cada Regional y los Centros de Formación cuentan con 1 cuenta recaudadora nacional y una cuenta pagadora por cada Tesorería en Bancolombia. Los recursos se encuentran centralizados, manteniendo las cuentas de recaudo en ceros. Los Centros y Regionales no están autorizados para abrir cuentas bancarias, estas se manejan a través de convenios, realizados desde la Dirección General, previa conveniencia nacional, en cuanto a servicio, cobertura, canales de conexión y reciprocidad. Ninguna Regional ni Centro de Formación puede abrir cuentas a nombre del SENA para el manejo de recursos derivados de convenios con empresas, en los cuales se convenga entregarle los recursos al SENA. Las claves y token tanto de la banca como del SIIF son personales e intransferibles. 129 Diariamente los tesoreros de las Regionales y Centros de Formación deben conservar los soportes de los pagos en forma cronológica y estos entregarlos a Contabilidad cada mes como soporte de los movimientos diarios de pagos. Los cambios de usuarios y activaciones de la banca virtual son solicitados por los Directores Regionales o Subdirectores de Centro, según sea el caso, mediante correo electrónico al tesorero de la Dirección General y con el apoyo del Tesorero de cada Regional o Centro de Formación mediante una llamada al Coordinador de Tesorería de la Dirección General, se atienden las activaciones solicitadas. INGRESOS Uno de los componente de los ingresos del SENA corresponde a los parafiscales que ingresan por el sistema PILA y corresponden únicamente a lo pactado en la Ley 1607 2012 y sus decretos reglamentarios e ingresan directamente a una cuenta especial de cada uno de los bancos y se registran desde la Dirección General. Para el 2014 el SENA contara con el componente de ingresos que se recibe por concepto de CREE determinada en la Ley 1607 2012. El 15% de los ingresos corresponde a 40 conceptos de ingreso, los cuales ingresan mediante el botón de pagos en línea y código de barras, ingresando a la página del SENA www.sena.edu.co, link PAGOS EN LINEA. Estos ingresos llegan a las cuentas recaudadoras de las Regionales. El 5% corresponden a los ingresos por Producción de Centros, los cuales son consignados en una cuenta única nacional, cuyos recaudos se hacen por el botón de pagos. No es permitido informar o certificar números de cuentas bancarias recaudadoras para que un tercero consigne dineros a favor del SENA; para este fin se cuenta con el Botón de Pagos anclado a la página web del SENA. REGISTRO DE INGRESOS El cargue de extractos y causación de los ingresos se hacen con el apoyo de Recaudo y Cartera de la Dirección General en el SIIF NACION, afectando todas las Regionales y Centros de Formación que hayan recibido ingresos. Las Tesorerías de los Centros de Formación, mediante la información que recaudo y cartera envían, controla los ingresos por concepto de Producción de Centros. PAGOS Teniendo en cuenta la descentralización de registros de órdenes de pagos de obligaciones de contratistas, es necesario que todas las Tesorerías utilicen la Guía del cargue masivo de órdenes de pago, entregadas mediante capacitación; de no hacerlo deberán optar por los registros manuales; este sistema también se puede utilizar en casos como viáticos. Pese a que estemos manejando solicitudes de recursos nación al Ministerio de Hacienda, los pagos se siguen haciendo diariamente, esto quiere decir que el pago de contratistas se hace en la medida y orden de llegada y no es buena práctica esperar a que todas las planillas estén listas. Las Ordenes Bancarias se hacen todos los días de 4:15 pm a 5:30pm, por tal motivo se recalca en no hacer lanzamientos de órdenes de pago durante este lapso de tiempo. Se insiste en hacer un buen control a las cuentas bancarias de terceros con el fin de seguir con la política de pagos a beneficiario final. Los pagos deben hacerse a beneficiario final, es decir con abono a una cuenta corriente o de ahorros a nombre del quien realizó el contrato o convenio. 130 Son admitidos como pagos con traspaso a pagaduría los siguientes: deducciones a favor de Banco Agrario, sentencias judiciales, servicios públicos, apoyos FIC cuando dé a lugar. Cualquier otro caso que amerite una excepción deberá ser concertada previamente. Para estos casos se autoriza el uso de cheque de gerencia y es obligatorio el registro de la orden de pago no presupuestal para terminar el proceso contable. Desde la Tesorería de la Dirección General se hará seguimiento, control y análisis de obligaciones en estado generadas, deducciones no pagadas, órdenes de pago liquido cero, pago de impuestos distritales y departamentales, legalización de viáticos basados en órdenes de pago en estado generadas, pagos con traspaso a pagaduría, pagos no exitosos, reintegros de viáticos, pagos derivados de nómina. Es necesario que cada uno de los Grupos, supervisores de contratos y áreas que manejan contratos y convenios, remitan los documentos para pago al área financiera con la debida anticipación y con el lleno de requisitos para realizar el proceso de pago en forma oportuna. El último día hábil de cada mes no se realizan pagos, para hacer el registro del Gravamen a Movimientos Financieros en SIIF de acuerdo con la guía enviada. La respuesta oportuna y veraz a todos los contratistas sobre el estado de los pagos es responsabilidad de cada Tesorería, aunque el abono en cuenta se haga desde la Dirección General. Antes de hacer el cierre de fin de año de finanzas 2000, se deben registrar para pago todas las Obligaciones en estado Generadas en el SIIF, así mismo todas las deducciones y orden de pago con líquido cero. Se unifica la administración y seguimiento a usuarios de banca virtual en cabeza de un profesional del grupo, esto con el fin de mejorar el servicio y tener un mayor control a nivel nacional. Se unifica el control y seguimiento de pagos de la Dirección General en una sola persona, con el fin de lograr pagos oportunos, respuestas agiles, evitando al máximo los pagos no exitosos, evitar anexos innecesarios para el pago ahorrando con este papel y tiempo en las revisiones. Se unifica el control y seguimiento de pagos de Viáticos la Dirección General en una sola persona, con el fin de lograr pagos oportunos, respuestas agiles, legalizaciones oportunas, informes precisos debido al alto volumen de comisiones. CONCILIACIONES BANCARIAS El tesorero hace el seguimiento y análisis a las conciliaciones de todas las cuentas bancarias a su cargo para determinar las partidas sin registro, con errores, con diferencias etc. e informar a contabilidad para realizar los ajustes pertinentes, previa verificación, gestión y soportes de cada caso. Es urgente el seguimiento de los cheques devueltos, atendiendo las directrices impartidas por esta Tesorería. 131 3.13.5 Costos Mediante la Resolución 1239 del 12 de agosto de 2013 se conformó el grupo de trabajo permanente Gestión de Costos, adscrito a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo de la Dirección General del SENA, el cual tiene como uno de sus principales objetivos diseñar, estructura e implementar el Sistema de Información Nacional de Costos del SENA, para de esta forma, dar respuesta a las necesidades institucionales que se vienen presentando respecto a la medición de los costos de los diferentes programas y servicios que presta la entidad. La información de costos generada por el sistema servirá como herramienta de gestión para el control y toma de decisiones en cuanto a la racionalidad y eficiencia en la asignación y ejecución del presupuesto en cada una de las dependencias de la Entidad. El diseño del Sistema de Información Nacional de Costos del SENA contempla cuatro centros de costos principales: Formación Profesional Integral; Empleo, Trabajo y Emprendimiento; Sistema Nacional de Formación para el Trabajo y Promoción y Relaciones Corporativas, entendidos como aquellos que acumulan los costos del quehacer institucional y a través de los cuales el SENA presta diferentes servicios de impacto externo. Con el propósito de definir los principales servicios de impacto institucional en cada centro de costos, se concertó con las Direcciones de Área responsables de los procesos, de conformidad con las caracterizaciones realizadas por el Sistema integrado de Gestión. Para construir las bases de datos del Sistema de Información Nacional de Costos del SENA, se solicitará la información de los integrantes que constituyen los grupos funcionales en las áreas de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación, para que posteriormente, los delegados de cada grupo ingresen a la web de costos 10.0.0.41/CostosWeb/login.aspx, donde diligenciarán los consolidados de su respectivo grupo en los formatos de distribución ocupacional que se han diseñado para el registro y acumulación de los costos del talento humano. De igual forma se debe mantener permanentemente actualizada la base de datos con la información de los integrantes que conforman los grupos de trabajo. En el Anexo N°2 se presenta la estructura de los grupos de trabajo definidos en las Direcciones Regionales y Centros de Formación con la relación de los formatos a diligenciar, igualmente se relaciona la estructura de cada formato. El sistema de costos procesará información base que permitirá la acumulación y distribución de costos, la cual será extraída principalmente de los aplicativos institucionales de la entidad, y del SIIF NACION II, por lo que se requiere garantizar la consistencia, calidad y oportunidad de la información registrada en los aplicativos como SOFIA Plus, Kactus, Orions, Web Gestión de costos, SIIF NACION II, entre otros, ya que son la principal fuente de identificación, acumulación y distribución de los costos. Esta estructura permitirá cumplir lo establecido en el numeral 2.5.5. “Metodología para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión”, en lo relacionado con el uso de esquemas de computación por demanda o uso de centros de datos centralizados que generen ahorros de consumo de energía. La conservación y preservación de la información sistematizada, será concertada con la Oficina de Sistemas del SENA. De igual manera, oportunamente se darán a conocer otras necesidades y requerimientos específicos relacionados con el sistema de costos, para su diligenciamiento en cada dependencia e implementación en el 132 Sistema de Información Nacional de Costos del SENA, así como las actualizaciones y ajustes al diseño que sean pertinentes. 3.13.6 Gestión Documental La meta es fortalecer el proyecto de Oficina Sin Papel a través de la gestión electrónica de documentos y cumplir las políticas para la organización de archivos de gestión y centrales. Las Unidades de Correspondencia y Proceso Comunicaciones Oficiales deberán: El contrato de correspondencia estará centralizado en la Direccion General. Cumplir la política de elaborar comunicaciones internas a través de las funcionalidades electrónicas del aplicativo OnBase. Solicitar en el formulario tic del aplicativo plan de acción los equipos necesarios para la gestión documental: equipo de cómputo, escáner, impresora de impacto para la radicación e impresora láser para la impresión de reportes y de copias de documentos digitalizados, cuando se requiera. Cumplir la Resolución 2340 de 2010 en relación con la entrega de las comunicaciones que se reciben, para evitar que documentos en soporte físico estén a cargo de las dependencias, cuando la serie documental no se encuentre a cargo de la dependencia. Radicar y organizar en las Unidades de Correspondencia el consecutivo de Resoluciones tanto en soporte físico (originales) como virtual, en el aplicativo OnBase. 3.13.6.1 Organización Expedientes Virtuales de Contratos (OnBase) Todas las Regionales y Centros de Formación Profesional deberán dar cumplimiento a la Resolución 442 de 2005 y 2340 de 2010, en relación con las funciones de los Grupos de Apoyo Administrativo y la organización de expedientes únicos de contratación, para que los expedientes de contratación estén a cargo de los Grupos de Apoyo Administrativo Mixto y registrarlos en el aplicativo OnBase. Para este proceso deberán garantizar un responsable de acuerdo con la cantidad de Centros que agrupe el Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, para la organización, archivo y digitalización de los expedientes de contratos. De igual forma deben contar como mínimo con un equipo de cómputo y un escáner. 3.13.6.2 Organización de Archivos de Gestión y Central Todas las Regionales deberán designar una persona del nivel técnico como responsable del archivo central de la Regional. Deberán prever personal con el fin de organizar los fondos acumulados que se encuentren en los depósitos de archivo central, inventariarlos y decidir su disposición final (conservación permanente o eliminación), o la aplicación de tecnologías de microfilmación o digitalización, según se haya establecido en las Tablas de Retención Documental. Los Centros de Formación Profesional deberán asignar recursos para la organización de sus archivos de gestión y de sus depósitos intermedios de archivo, con el fin de clasificar e inventariar la documentación 133 que allí reposa y de acuerdo con las Tablas de Retención Documental transferir las series documentales que corresponda, al archivo central de la Regional. 3.14 Comunicaciones Para atender adecuadamente los lineamientos de la Dirección General en materia de información y divulgación de temas estratégicos y misionales como: pertinencia y calidad de la formación, ampliación de la cobertura, cumplimiento de las metas estratégicas, eficiencia en la articulación con los empresarios para la satisfacción de la oferta y la demanda laboral de nuestro país, entre otros, es necesario adelantar un proceso de gestión de las comunicaciones internas y externas acorde con las necesidades de la Entidad. En este contexto, es necesario que de manera efectiva y masiva se divulguen las acciones encaminadas hacer del SENA una entidad visible ante la opinión pública y eficiente en la difusión de la información de interés general para la comunidad, con el objetivo de posicionarla como una institución que ofrece formación técnica y tecnológica de calidad y pertinente para el trabajo, que contribuye con la reducción del desempleo en el país. 3.14.1 Estrategia de Comunicaciones En el 2013 la Oficina de Comunicaciones diseñó una estrategia de comunicaciones aplicable a nivel nacional, que busca el fortalecimiento de la imagen institucional a través de una adecuada gestión de recursos comunicacionales. Esta estrategia tiene cuatro componentes de trabajo fundamentales: 1. Producción Audiovisual, 2. Producción Editorial, 3. Producción Web y Diseño y 4. Comunicación Interna. Para la vigencia 2014 la estrategia tendrá un proceso evolutivo que implica la integración de cinco (5) componentes que incluyen: 1. Producción Audiovisual, 2. Producción Editorial, 3. Administración Herramientas Digitales. 4. Agencia Gráfica., y 5. Comunicación Interna, los cuales se muestran a continuación: 3.14.1.1 Producción Audiovisual Centro de Producción Audiovisual – CPA: En materia de productos audiovisuales se está reorientando la capacidad de la Entidad para realizar la preproducción, producción y postproducción de este tipo de elementos. Desde la Dirección General se está trabajando en la adecuación física y operativa del Centro de Producción Audiovisual - CPA, que posibilitará a la entidad realizar productos de radio y televisión tanto de comunicación interna como externa. El CPA del SENA facilitará no sólo materiales de comunicación interna, sino también piezas promocionales y de difusión masiva para diferentes medios (Televisión-WebEventos). La implementación de un espacio renovado y la asignación de roles necesarios en la producción audiovisual, serán claves en la dinamización de los procesos. La nueva estructura permitirá al SENA la 134 realización de productos a la medida, que atiendan ágilmente las necesidades y expectativas en esta materia. El Centro de Producción Audiovisual de la entidad, puede ser un ambiente de formación para sus aprendices, que se ajusta a la realidad operativa del medio y que incentiva la creatividad y destreza que los aprendices deben mostrar en el mercado laboral del país. Nodos de Producción: Con el ánimo de optimizar y potencializar los recursos disponibles en las regionales, se realizó un balance de la capacidad instalada en cada regional en términos de recursos humanos, técnicos y tecnológicos para realizar pre, pro y post producción audiovisual (televisión y radio), y se procedió a agrupar geográficamente las regionales en Nodos de Producción. En este sentido, los nodos regionales de producción tienen como propósito apoyar con equipo humano y técnico, la realización de informes de radio y televisión en las regionales vecinas. Esta labor es fundamental para garantizar la pertinencia y calidad de los productos audiovisuales. En el 2013 se implementaron dos (2) Nodos de Producción, mientras que para 2014 se prevé llegar a cinco (5), es decir, se proyecta la implementación de tres nodos de producción adicionales que efectivizarán las actividades de producción audiovisual en las regionales, posibilitando mejorar la calidad de los informes de radio y televisión, y desde luego, todo el proceso comunicacional que se deriva de la utilización de estos productos a nivel regional. 3.14.1.2 Producción Editorial El componente de producción editorial involucra, entre otros aspectos, la coordinación y articulación de los productos periodísticos a nivel nacional, el manejo de la relación con los medios de comunicación, la interrelación con las diferentes áreas funcionales de la Entidad y su involucramiento en los procesos comunicacionales como fuentes generadoras de noticias, entre otros. Bolsa Informativa: Con el ánimo de buscar unidad conceptual, de criterio y de línea editorial, la Oficina de Comunicaciones diseñó un mecanismo que ha denominado Bolsa Informativa; éste permite optimizar el uso de las herramientas disponibles en la Entidad (Sistema Nacional de Video Conferencia Educativa – SIVE) para generar un espacio periódico de comunicación simultánea que enlaza a los comunicadores de Centros de Formación, Regionales y la Dirección General, en el cual se trabajan los lineamientos de los productos editoriales que se generan en todo el país. Así, la Bolsa Informativa se convierte en la principal fuente de noticias que permite reflejar la diversidad y la trascendencia de la Entidad en el desarrollo social, productivo y competitivo de las regiones, que se evidencia a través de los productos de comunicación presentados, en congruencia con los temas de coyuntura nacional y/o regional. Para ello, el equipo que hace parte de la Oficina de Comunicaciones debe trabajar bajo los preceptos periodísticos y los elementos constitutivos de la noticia: oportunidad, impacto, pertinencia, actualidad, coyuntura, equilibrio, proximidad y novedad. Estos factores son determinantes para el logro de los objetivos propuestos. Para 2014 se proyecta la continuidad y mejora de la Bolsa Informativa, posicionándola como el generador natural de insumos de comunicación para las demás herramientas que hacen parte de la estrategia de comunicación de la Entidad. 135 Free Press: En el marco de la Estrategia de Comunicación, el relacionamiento con los medios de comunicación resulta fundamental para procurar el buen posicionamiento de la imagen institucional. En este sentido, se busca generar contacto y empatía con los periodistas que cubren noticias del SENA y los Directores de Medios de Comunicación, propendiendo por la entrega permanente de información del quehacer de la Entidad, que impacte positivamente en su imagen. De igual forma, ante eventuales situaciones que lesionen o afecten negativamente al SENA, se debe emplear este relacionamiento para generar canales de información expeditos, que posibiliten la entrega de información a la opinión pública que tienda a mitigar o aclarar tales situaciones. Para el 2014 se prevé la actualización de los contactos con periodistas y medios de comunicación, y el sostenimiento de un relacionamiento positivo con ellos. Cubrimiento de Fuentes: Así como la Bolsa Informativa es la herramienta a través de la cual se genera información sobre las acciones que se adelantan en las Regionales y que estratégicamente se muestra a la opinión pública para contribuir con el posicionamiento de la imagen institucional, la estrategia de comunicación prevé que el equipo de periodistas de la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General realice el cubrimiento de las diferentes áreas de la Dirección General, de tal forma que se puedan realizar documentos periodísticos que resalten las acciones que desde el nivel central se realizan en beneficio de la comunidad y/o del SENA. En este sentido, para el 2014 se pretende fortalecer esta actividad generando una relación más cercana con las demás áreas funcionales de la Entidad y la visibilización interna de la herramienta como un elemento de exteriorización de las buenas prácticas institucionales. 3.14.1.3 Administración de herramientas digitales Producción Web: Este componente de la estrategia se encarga, entre otros aspectos, de propender por la correcta administración de las herramientas Web que la Entidad ha dispuesto para la entrega de información institucional a la ciudadanía en general, así como la vigencia y pertinencia de la información publicada en los sitios oficiales en redes sociales y la página electrónica del SENA. De igual forma, se encarga del análisis del tráfico que se genera sobre cada una de estas herramientas, proveyendo información relevante para la toma de decisiones sobre la conveniencia de su utilización en situaciones específicas que requiera la Entidad. Para 2014 se trabajará en el fortalecimiento y potencialización de las herramientas digitales como elemento fundamental del proceso comunicativo con la ciudadanía en general, trabajando hacia una mayor interactividad y orientación hacia el servicio Gobierno en Línea: La entidad ha venido trabajando en la adopción e implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea – GEL, de acuerdo con los lineamientos definidos para las entidades del orden nacional. Actualmente estamos cumpliendo con los criterios establecidos para la etapa del 2013, es decir: se cuenta con información institucional en línea (80%), Interacción en línea (80%), Transacción en línea (70%), Transformación (70%), Democracia en línea (80%) y Transversales (75%). Es preciso destacar que actualmente nos encontramos calificados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones como una entidad AAA para el sector estatal, la más alta en este sector. La Entidad tiene previsto llegar a un 100% de la implementación de la estrategia para el año 2015. 136 3.14.1.4 Agencia Grafica La Agencia de Diseño Gráfico ´In House´, adscrita a la Oficina de Comunicaciones, atenderá los requerimientos gráficos de los diferentes programas e iniciativas de la Entidad y velará por la adecuada implementación de los lineamientos establecidos en el Manual de Imagen Corporativa, garantizando unidad e identidad en los diferentes elementos que se diseñan. Será responsable, entre otros, de la actualización del citado manual y del diseño de piezas de comunicación. Para el 2014 se proyecta el direccionamiento y liderazgo respecto de la actualización de los diferentes elementos que conforman la imagen institucional, para ello se priorizará la unificación de la imagen corporativa plasmada en los diferentes elementos comunicacionales empleados en la Entidad, de tal forma que se consolide una imagen de fuerte recordación a nivel nacional e internacional. 3.14.2 Comunicación Interna El componente de Comunicación Interna de la estrategia de Comunicaciones es el más naciente de los cuatro; nació debido a la necesidad de generar procesos efectivos de información al interior del SENA que atendieran las necesidades en esta materia para los diferentes públicos objetivos internos. La Institución no contaba con actividades definidas, los esfuerzos comunicativos internos se realizaban a través de productos dispersos, de bajo impacto, poca lecturabilidad, usabilidad e interactividad. Ante este panorama en el 2013, desde la Oficina de Comunicaciones se inició un trabajo arduo, que en principio se orientó a la identificación y potencialización de los medios existentes (carteleras, correo electrónico, entre otros). Con la estructuración del componente en el marco de la estrategia, éste se ha fortalecido a través de diferentes productos, dirigidos a los públicos internos de la Entidad, atendiendo principalmente cuatro líneas temáticas: bienestar, calidad, infraestructura y presupuesto. En esta misma línea de pensamiento se implementó un proyecto denominado Líderes Comunicadores que consiste en que los aprendices apoyen labores informativas de lo que ocurre en sus Centros de Formación. Esta iniciativa se acerca a los aprendices y genera espacios de comunicación, entre ellos y las demás personas que hacen parte de la comunidad SENA. Para el 2014 se proyecta seguir fortaleciendo este componente y para el efecto se viene trabajando en la estructuración e implementación de dos importantes proyectos, en primera instancia, la habilitación de una intranet robusta, que permita la comunicación de doble vía y la participación de las personas que conforman la Comunidad SENA. De otra parte, la implementación de un proyecto de carteleras virtuales basado en el uso de pantallas que permitirán la unificación de información a nivel nacional y posibilitarán el monitoreo de información regional. En consecuencia se contará con una herramienta de fácil y ágil actualización que entregará información veraz y oportuna que tendrá contenidos de interés general y local. 3.14.3 Sistema de medición Con el fin de unificar los parámetros para evaluar la gestión de las comunicaciones a nivel nacional y local, se realizó una clasificación de las regionales en grupos, de acuerdo con los recursos comunicacionales y el nivel de gestión propia de cada regional, de la siguiente forma: 137 Grupo Regional A Antioquia, Atlántico, Santander, Valle Del Cauca, Caldas, y Boyacá. Magdalena, Nariño, Meta, Quindío, Huila, Cundinamarca, Bolívar, Tolima, Risaralda, Norte De Santander y Distrito Capital Guaviare, Chocó, Córdoba, Casanare, Guajira, San Andrés, Putumayo, Guainía, Cesar, Amazonas, Arauca, Caquetá, Cauca, Vaupés, Vichada Y Sucre. B C Con base en la clasificación anterior, durante 2013 se evaluaron aspectos comunicacionales relacionados principalmente la producción editorial; para 2014, adicionalmente se proyecta realizar una medición del aporte de las Regionales a los otros tres componentes de la estrategia (Producción Audiovisual, ProducciónWeb y Diseño y Comunicación Interna. 3.14.4 Monitoreo de Medios Esta técnica de medición busca evaluar los impactos de las noticias que se registran a través de los diferentes medios de comunicación y que afectan positiva o negativamente la imagen institucional. La percepción generada a través de esta medición permite contar con criterios técnicos para direccionar los diferentes componentes de la estrategia de comunicación hacia el cumplimiento de su objetivo. Metodología de monitoreo: Actualmente se cuenta con dos mecanismos para la consolidación del indicador de ¨Publicaciones en Medios Externos¨ así: Monitoreo externo (empresa externa): La inteligencia de medios para el SENA es un análisis del cubrimiento sobre los temas estratégicos para la organización publicada en un panel de medios nacionales. Identificamos tendencias de los principales lineamientos de la institución y analizamos el tono de las publicaciones. Analizamos 47 periódicos, 39 revistas de circulación nacional, 37 revistas insertas en periódicos, 11 canales de televisión con 70 franjas horarias, 12 emisoras con 34 franjas horarias. Así mismo, medimos el lenguaje claro de las fuentes institucionales, los periodistas que están publicando y el riesgo de reputación que tiene el SENA. Construimos un índice de impacto para medir la combinación de variables de audiencia de los medios, tono y tipo de nota, de esta manera podemos generar comparaciones en el tiempo sobre el impacto en prime time de los artículos que hablan sobre la institución. Monitoreo interno (funcionario y/o contratista SENA Dirección General y Regionales): Proceso semanal de captura de las publicaciones de la Entidad ante los medios de comunicación local y regional, alimentado de la información suministrada por los homólogos de comunicaciones en cada una de las regionales. Estas dos herramientas se establecieron ya que en el mercado nacional no se cuenta con una empresa externa con el cubrimiento del universo total de los medios de comunicación, de esta manera los dos mecanismos son complementarios para la consolidación la medición de la percepción a través de los medios de comunicación. Para 2014 se pretende mantener esta metodología que posibilita la medición permanente de la opinión pública, obteniendo criterios objetivos para evaluar y ajustar la estrategia de comunicaciones de la Entidad, de tal manera que se puedan alcanzar los objetivos establecidos. 138 3.14.5 Lineamientos para contratación de personal Considerando la estructura institucional con que cuenta la Entidad tanto en la Dirección General como en las Regionales y por supuesto, las necesidades y responsabilidades de comunicación que se tienen en ambos ámbitos, se hace necesario adelantar la contratación de servicios personales de personas que puedan realizar eficientemente las tareas requeridas. La Oficina de Comunicaciones ha venido trabajando en la parametrización de lineamientos encaminados a lograr la idoneidad y homogeneidad de los perfiles profesionales de las personas que coadyuven en estas actividades en calidad de contratistas, es así como se han fijado, entre otros los siguientes parámetros: Los recursos se asignarán desde apertura para adelantar las correspondientes contrataciones. Los profesionales deberán acreditar como mínimo título universitario en Comunicación Social y/o Periodismo. Experiencia mínima de 36 meses, en medios de comunicación regional, nacional o internacional. Remuneración: Se deberá aplicar la Tabla de Honorarios Máximos Mensuales Para Contratos de Prestación de Servicios Personales Diferentes de Instructor que la Entidad fije para 2014, considerando el nivel educativo y experiencias exigidos. Las funciones de los comunicadores asignados para cada regional y/o Centros de Formación, estará enmarcadas en las funciones propias de la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General en el marco del cubrimiento periodístico e informativo de cada una de las regionales. Se recomienda que todas las regionales cuenten con un líder de comunicaciones; de esta forma, los comunicadores de los Centros de Formación podrán trabajar de manera articulada con los Líderes Comunicadores de las Regionales, que a su vez se coordinarán con la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General, y de esta manera se tendrá información clara, oportuna y precisa en los niveles local, regional y nacional. Estos equipos estarán alineados con el Plan Estratégico de Comunicaciones de la Entidad. Teniendo en cuenta que los equipos de producción de la Dirección General y de los diferentes Nodos, deben suplir las necesidades de personal especializado y equipos para los diferentes productos audiovisuales de las regionales y/o centros de formación que no cuenten con capacidad de producción, cada subdirector de centro y/o director regional deberá proyectar presupuesto de viáticos, para dar cumplimento a los cubrimientos especiales de producción audiovisual. Estas Visitas serán proyectadas y entregadas con anticipación a la regional de destino con el fin de planear la ejecución del gasto. Adicionalmente, tener en cuenta todas aquellas circulares, directivas o normas que se encuentren vigentes al día de la contratación. 3.14.6 Lineamientos para la ejecución del gasto Los rubros destinados a la comunicación de las actividades de gestión institucional y el posicionamiento de la imagen institucional son: “divulgación de actividades de gestión institucional¨ y ¨otros gastos por impresos y publicaciones¨. Estos rubros serán ejecutados bajo las directrices generales de contratación emanadas de la Dirección General y con las particulares definidas por la Oficina de Comunicaciones en temas como unidad de imagen corporativa (implementación de vallas y señalética interna y externa, para los cuales cada regional cuenta con modelos de implementación y ejecución en el Manual de Identidad Corporativa de la Entidad), idoneidad y homogeneidad del personal (servicios personales de Comunicadores Sociales y/o Periodistas). Para adelantar la contratación de bienes o servicios sobre los cuales la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General haya generado lineamientos de unidad, las Regionales y Centros de 139 Formación deberán contar con el aval técnico suscrito por el Jefe de Oficina de Comunicaciones de la Dirección General. Los requerimientos especiales relacionados con planes de medios y/o pauta publicitaria (tradicional, alternativa, interna y externa), avisos de ley y material promocional serán solicitados por medio del aplicativo ON BASE según necesidades puntuales, en donde se adjuntarán los formatos establecidos en el blog institucional de la Oficina de Comunicaciones; la facultad para solicitar dichos productos (servicios y/o recursos) está a la cabeza de los despachos regionales y sus respectivas oficinas de comunicaciones. Para dar cumplimiento a lo anterior, la Oficina de Comunicaciones en la Dirección General cuenta con la infraestructura humana y técnica, para desarrollar todas las piezas y productos que estas actividades demanden para cada una de las regionales. Respecto del rubro Compra de Equipo de Comunicaciones: las Regionales deberán contemplar recursos para la compra de grabadoras de periodista, pilas alcalinas, computadores con capacidad para edición, cámaras fotográficas, cassettes, baterías, cable, cinta y todos aquellos elementos de oficina necesarios para el correcto desempeño de la actividades propias de los comunicadores. Para las regionales que tienen equipos de producción y postproducción audiovisual, se deben contemplar los recursos para la actualización de software y mantenimiento de equipos, al igual que compra de accesorios, en al marco del alistamiento operativo 2014. En el caso de adquirir equipos nuevos, éstos deben ser validados técnicamente por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General con el fin de que cumplan con las características exigidas para la producción audiovisual. Dichas compras podrán ejecutarse desde los despachos regionales, con el visto bueno técnico de la Dirección General. El inventario de cada Regional y/o Centro de formación podrá ser constatado con el respectivo líder de comunicación o en la Oficia de Comunicaciones de la Dirección General. 3.14.7 Sistema Nacional de Videoconferencia Educativa (SIVE) Actualmente la Entidad cuenta con 73 puntos nacionales en las diferentes sedes de las Direcciones Regionales y/o Centros de Formación que pueden ser enlazados nacionalmente en su totalidad o de manera parcial, de acuerdo al requerimiento de conexión, que también pueden ser articulados con otros sistemas de video presencia. El SIVE funciona de manera prioritaria para atender procesos de formación de la comunidad académica SENA, adicionalmente como mecanismo de conectividad entre la planta administrativa y las regiones. Este servicio puede ser facilitado de manera gratuita a entidades públicas, que con tiempo de antelación y cumpliendo con los requisitos estipulados para tal fin. Tal cual como lo estipula el Decreto 249, la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General tiene a su cargo la administración de este servicio, que está disponible para la comunidad SENA y públicos externos. El procedimiento para registrar este servicio está descrito en http://sive.sena.edu.co/videoconferencia/, y tiene a cargo un responsable en la Dirección General en la Oficina de Comunicaciones. Para el 2014 se proyecta realizar ajustes y mejoras al sistema que permitan contar con más y mejores servicios a la comunidad. 140 3.15 Evaluación y Control Para el año 2014 cada Dependencia debe identificar frente a cada uno de los temas que se detallan a continuación, si se presentan necesidades específicas de presupuesto para incluir en su Plan de Acción; con el fin de contar con los recursos que le permitan superar un hallazgo efectivo o potencial. LINEAMIENTO Evaluación a la administración y mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 para cada uno de sus subsistemas, componentes y elementos. Administración de riesgos Fortalecimiento del Control Interno Contable Formulación, elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento institucionales, por procesos e individuales. Fomentar la cultura de autocontrol, autorregulación y autogestión. Garantizar la confiabilidad, integralidad y oportunidad de la información. TIC´s ESTRATEGIA PARA OPERATIVIZAR EL LINEAMIENTO Los Gerentes Públicos (Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación, Directores de área, Secretario General y Jefes de Oficina) deberán aplicar los instrumentos diseñados para la evaluación del SCI (Sistema de Control Interno), suministrados previamente por la Oficina de Control Interno para verificar que el mantenimiento y administración del SCI en regional, Centro de Formación, área u oficina, este acorde con la estructura del MECI 1000:2005. Los Gerentes Públicos deberán desarrollar las técnicas y metodologías que sobre la materia imparta la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, en concordancia con la Guía de Administración de Riesgos DAFP Noviembre 2011. También deberán hacer seguimiento a la evolución de los riesgos de su dependencia y verificaran el cumplimiento de las acciones propuestas y enviarán informes de actualización de los mapas de riesgo a la Oficina de Control Interno, dentro de los primeros 5 días de Febrero de cada año, para su respectiva consolidación y evaluación de los controles. La Dirección Administrativa y Financiera deberá elaborar, socializar y divulgar el Manual detallado de procedimientos contables de la Entidad y velar por la permanente compilación y actualización de las normas contables en la página WEB. Los Gerentes Públicos, formularán y efectuarán seguimiento a los planes de mejoramiento sobre las observaciones presentadas por la Contraloría General de la República y Oficina de Control Interno y planes de mejoramiento individual para los servidores públicos a su cargo, cuando ello lo amerite. El seguimiento para los planes de mejoramiento con la CGR y la OCI será trimestral y los de mejoramiento individual semestral. Con el fin de contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de Plan Estratégico 20112014, se requiere la participación y liderazgo de los Gerentes Públicos, para fomentar la cultura de autocontrol, autorregulación y autogestión de las campañas que se organicen desde el nivel central, durante el transcurso del año. Los Gerentes Públicos garantizarán un adecuado mantenimiento del Sistema de Control Interno, para lo cual se requiere que: • Que las operaciones, acciones y decisiones de la dependencia sean realizadas eficientemente y logren los resultados esperados. • Que la información financiera, contable y operativa sea integra y confiable. • Que los activos estén protegidos. Además deben establecer controles y cruces de información entre los diferentes sistemas de información institucionales para identificar posibles errores en el registro de la información Las Regionales y Centro de Formación de manera permanente deberán actualizar los registros de inventarios de tal manera que siempre se cuente con información actualizada de los recursos TIC disponibles en cada regional y/o Centro de Formación. 141 ANEXO N° 1 FORMATOS CONSTRUCCIONES FORMATO TECNICO No. 1 ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 INMUEBLES PROPIOS CODIGO REGIONAL REGIONAL CIUDAD/MUNICIPIO DIRECCION PLACA INVENTARIO CODIGO DEL CENTRO NOMBRE DEL CENTRO TIPO DE INMUEBLE NOMBRE DEL COMPLEJO SEDE PRINCIPAL SUBSEDE POSICION CATALOGO INSTITUCIONAL CONTABLE: ESTADO DE TENENCIA-SITUACION DE OCUPACION TIPO DE DOCUMENTO DE PROPIEDAD NUMERO DEL DOCUMENTO FECHA DEL DOCUMENTO OFICINA QUE EXPIDIO EL DOCUMENTO FECHA DEL REGISTRO DE LA ADQUISICION MODO DE ADQUISICION NUMERO DE MATRICULAS EN EL EDIFICIO MATRICULA INMOBILIARIA No. CEDULA CATASTRAL AREA DEL TERRENO AREA DE CONTRUCCION AÑO DE CONSTRUCCION COSTO HISTORICO TERRENO COSTO HISTORICO EDIFICACIONES VALOR DEL TERRENO 2012 VALOR DE LAS CONSTRUCCIONES 2012 ASEGURADO S/N DETALLE DE LA INFORMACION 142 FORMATO TECNICO No. 2 ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 INMUEBLES COMODATO CODIGO REGIONAL REGIONAL CIUDAD/MUNICIPIO DIRECCION PLACA INVENTARIO CODIGO DEL CENTRO NOMBRE DEL CENTRO TIPO DE INMUEBLE NOMBRE DEL COMPLEJO SEDE PRINCIPAL SUBSEDE POSICION CATALOGO INSTITUCIONAL CONTABLE: ESTADO DE TENENCIA-SITUACION DE OCUPACION COMODANTE NIT DEL COMODANTE NUMERO DEL CONTRATO DE COMODATO FECHA DEL COMODATO PLAZO DEL COMDATO- VIGENCIA FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION NUMERO DE MATRICULAS EN EL EDIFICIO MATRICULA INMOBILIARIA No. CEDULA CATASTRAL AREA DEL TERRENO AREA DE CONTRUCCION AÑO DE CONSTRUCCION COSTO HISTORICO TERRENO COSTO HISTORICO EDIFICACIONES VALOR DEL TERRENO 2012 VALOR DE LAS CONSTRUCCIONES 2012 ASEGURADO S/N DETALLE DE LA INFORMACION 143 FORMATO TECNICO No. 3 144 FORMATO TECNICO No. 4 VALOR FECHA DE PLAZO DE VALOR AREA DE AREA USO CENTRO DE OBJETO DEL MENSUAL NOMENCLATUR OBLIGACIONES REGIONAL CONTRATISTA SUSCRIPCIÓ ARRENDAMIENT TOTAL DEL MUNICIPIO TERREN CONSTRUID ACTUAL DEL FORMACION CONTRATO DEL A URBANA CONTRACTUALES N O CONTRATO O EN M2 A CUBIERTA INMUEBLE CONTRATO 145 ANEXO N° 2 – SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE COSTOS DEL SENA GRUPOS DE TRABAJO EN DIRECCIONES REGIONALES Y RELACIÓN DE FORMATOS A DILIGENCIAR NOMBRE DEL GRUPO DE TRABAJO FORMATO A DILIGENCIAR DESPACHO REGIONAL GRUPO DE FORMACION PROFESIONAL REGIONAL GRUPO DE PROMOCION Y RELACIONES CORPORATIVAS REGIONAL GRUPO ADMINISTRATIVO MIXTO Formato 2 Formato 2 y 3 Formato 2 Formato 2 EMPRENDIMIENTO Y FONDO EMPRENDER Formato 1 JOVENES RURALES EMPRENDEDORES Formato 1 SERVICIO PUBLICO DE EMPLEO Formato 1 EMPLEABILIDAD-Orientadores Formato 1 EMPLEABILIDAD-Gestores Formato 1 GRUPOS DE TRABAJO EN CENTROS DE FORMACIÓN Y RELACIÓN DE FORMATOS A DILIGENCIAR SUBDIRECCION DE CENTRO FORMATO A DILIGENCIAR FORMATO 2 COORDINACION ACADEMICA FORMATO 2 y 3 COORDINACION DE FORMACION PROFESIONAL FORMATO 2 y 3 NOMBRE DEL GRUPO DE TRABAJO COORDINACION DE ADMINISTRACION EDUCATIVA COORDINACION GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO NORMALIZACION, CERTIFICACION Y GESTION DEL TALENTO HUMANO FORMATO 2 FORMATO 2 FORMATO 1 ESTRUCTURA GENERAL DEL FORMATO 1: está diseñado para que sea diligenciado por aquellos grupos directamente relacionados en su quehacer institucional a uno, o varios procesos caracterizados en el Sistema Integrado de Gestión -S.I.G., y que por lo tanto realizan actividades específicas a dichos procesos 146 SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE COSTOS DEL SENA FORMATO 1 CENTRO DE COSTO: REGIONAL: DEPENDENCIA NOMBRE GRUPO DE TRABAJO: NOMBRE RESPONSABLE INTEGRANTES GRUPO DE TRABAJO NO. CÉDULA VINCULACIÓN NO. CÉDULA VINCULACIÓN Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3 Integrante n TOTAL INTEGRANTES NOMBRE DEL PROCESO: ACTIVIDADES DEL PROCESO SALIDAS (PRODUCTO/SERVICIO) DEL PROCESO Duración Total Actividad Mes (Horas totales mes) DISTRIBUCIÓN HORAS A PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DEL ÁREA Servicio 1 Servicio 2 Servicio 3 Servicio n Descripción del servicio Descripción del servicio Descripción del servicio Descripción del servicio PLANEAR Actividad 1 Actividad 2 Actividad i HACER Actividad 1 Actividad 2 Actividad j VERIFICAR Actividad 1 Actividad 2 Actividad k ACTUAR Actividad 1 Actividad m TOTAL HORAS MES DEL GRUPO DISTRIBUIDAS A LOS SERVICIOS ESTRUCTURA GENERAL DEL FORMATO 2: está diseñado para los grupos administrativos y de apoyo, cuyas actividades son transversales a todo el quehacer institucional y por lo tanto no asociados a procesos específicos. 147 SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE COSTOS DEL SENA FORMATO 2 ÁREAS ADMINISTRATIVAS O DE APOYO CENTRO DE COSTO: REGIONAL: DEPENDENCIA: NOMBRE GRUPO DE TRABAJO: NOMBRE RESPONSABLE INTEGRANTES GRUPO DE TRABAJO No. CÉDULA VINCULACIÓN No. CÉDULA VINCULACIÓN Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3 Integrante n TOTAL INTEGRANTES % DE DISTRIBUCIÓN A LOS CENTROS DE COSTOS FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL TRABAJO Y EMPLEO SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO Orientación e Intermediación Diseñar, administrar y orientar, la laboral. Investigación, desarrollo Formación Profesional Integral: Impartir Emprendimiento y Fortalecimiento tecnológico e innovación. Formación Profesional Integral, Diseño Empresarial. Formación Continua Especializada. Curricular, Ampliación de Cobertura, Observatorio Laboral. Normalización, Certificación y Producción de Centros, etc. Programas de JRE y población en Gestión del Talento Humano. situación de desplazamiento. %i %j %k PROMOCIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS Gestión de Convenios de cooperación internacional. Contrato de Aprendizaje. PQRS Fiscalización Aportes. %m Total distribución porcentual 100,00% ESTRUCTURA GENERAL DEL FORMATO 3: está diseñado para aquellos grupos con impacto directo en los programas de Formación Profesional Integral, y cuya medición se requiere para distribuir su ocupación a los servicios propios del área –el diligenciamiento del Formato 3, necesariamente implica el diligenciamiento previo del Formato 2-. 148 SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE COSTOS DEL SENA FORMATO 3 ÁREAS ADMINISTRATIVAS O DE APOYO CENTRO DE COSTO: REGIONAL: DEPENDENCIA: NOMBRE GRUPO DE TRABAJO: NOMBRE RESPONSABLE INTEGRANTES GRUPO DE TRABAJO No. CÉDULA VINCULACIÓN No. CÉDULA VINCULACIÓN Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3 Integrante n TOTAL INTEGRANTES % DE DISTRIBUCIÓN A LOS PRINCIPALES SERVICIOS DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROGRAMAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL DISEÑO CURRICULAR BIENESTAR APRENDICES Impartir y/o apoyar acciones de formación a nivel nacional accesible e incluyente, para dar respuesta a las necesidades actuales y futuras de formación del sector productivo y social, a través del desarrollo de competencias que le permitan a las personas desempeñarse profesionalmente, y a las empresas el mejoramiento de su gestión y competitividad. Incluye el total de poblaciones atendidas por el SENA. Actividad que se realiza para organizar las estructuras curriculares con las cuales se dará respuesta a las demandas y necesidades de formación presentadas por el sector productivo, el mundo laboral y la organización social. Estructura Curricular: Conjunto organizado de Módulos de Formación, clasificados como Básicos y de Política Institucional, Transversales y Especificos que dan lugar a la certificación académica de una o más opciones de formación profesional, para dar respuesta a las necesidades demandadas por los sectores productivo y social. Conjunto de condiciones y posibilidades que les permiten potenciar y maximizar los conocimientos, las competencias que se desarrollan en el proceso de aprendizaje y en su participación, como miembro de la comunidad educativa del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Así mismo, es el marco referencial y la construcción de saberes y quehaceres en las dimensiones psíquica, física y social además, de actitudes y aptitudes, que apunten al desarrollo humano, a la formación integral de los alumnos y al mejoramiento de su calidad de vida como individuos y como grupo institucional. %i %j %k AMPLIACIÓN DE COBERTURA Alianzas celebradas entre el SENA e Instituciones de Formación para el Trabajo y el Desarrollo Humano y Fundaciones u Organizaciones con o sin ánimo de lucro, que incluyen dentro de su objeto la formación para el trabajo, que se Total suscriben como respuesta distribución estratégica para atender a un porcentual mayor número de colombianos fortaleciendo con calidad la formación para el trabajo en el país, permitiendo equidad en el acceso y la eficiencia en el uso de los recursos destinados al aprendizaje, mediante: La utilización de la capacidad instalada con que cuentan las instituciones anteriormente descritas. %m 100,00% 149
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