1. Educación

CÓMO RECIBIR UNA AUDITORÍA
CONSULTZAR
Los Antecedentes
A estas alturas de nuestro SGC, debemos evitar:
DEBEMOS BUSCAR:
“LA ESQUISOFRENIA”
“SOLUCIONES”
“EL SIPERISMO”
¡¡¡¡Ahí viene el auditor !!!!
Los Secretos del Auditor
¿Qué busca un Auditor cuando audita una organización contra la
norma?:
La respuesta es muy sencilla: "CUMPLIMIENTO"
El diccionario Webster define cumplimiento como: "adhesión a los requisitos
oficiales"
Evidencia de conformidad en:
1. Documentación,
2. Implementación,
3. Cumplimiento,
4. Eficacia,
5. Eficiencia,
6. Maduración y mejora,
Y lo hace buscando la respuesta
de las preguntas siguientes :
1 - ¿Se planificó y documentó adecuadamente el SGC?
2 - ¿Se implementó plenamente?
3 - ¿Las actividades y prácticas cumplen con el Sistema?
4 - ¿Es eficaz y eficiente el SGC que se implementó?
5 - ¿El Sistema se encuentra en maduración y mejora?
6 - ¿Existe suficiente evidencia objetiva de los puntos anteriores?
1.- ¿El SGC fue planificado y documentado
de manera adecuada?
Los sistemas de calidad deben planificarse y documentarse, ser formales (no
burocráticos) y operativos como proceso. Deben ser consistentes para que el
control y la mejora sea factible.
¿De qué tipo de documentación se habla?
De los cinco niveles documentales:
1.- Política y Objetivos de Calidad.
2.- El Manual de Calidad.
3.- Los 6 procedimientos del sistema de calidad.
4.- Los documentos operativos para la adecuada planificación
Operación y control de los procesos.
5.- Los registros.
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
2.- ¿Se implementó en su totalidad el SGC?
El Auditor esperará que la implementación sea del mismo SGC, o uno
idéntico al que se describe en la documentación del sistema, es decir
“Hacemos lo que documentamos”.
Una implementación apropiada significará que todos los elementos de la
Norma (según se definen en el Manual de la Calidad como dentro del
alcance del sistema) están activos: con pleno funcionamiento en toda la
operación.
La implementación debe ser consistente.
A la larga, la inconsistencia dará como resultado pérdida de control.
No se deben implementar los cambios sin haberlos planeado, esto pondría
en riesgo la integridad del Sistema de Gestión de Calidad.
El Auditor buscará respuesta a las siguientes preguntas:
 ¿ Está documentado el proceso ?
 ¿ Se ha capacitado al personal que participa en el proceso ?
 ¿ Existen los registros del proceso ?
3.- ¿Todas las actividades y prácticas del SGC
están dentro de cumplimiento?
El Auditor requerirá que el SGC demuestre una evidencia objetiva del
cumplimiento como requisito previo a la certificación.
8.2.2 Auditorías Internas de la Calidad, para verificar si el SGC es:
a) Conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos
de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la
calidad establecidos por la organización, y
b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. cumplimiento con los
arreglos planeados:
 Procedimientos del sistema
Soportado en :
 Instrucciones de trabajo
 Planes de control/calidad
 REGISTROS
El Auditor tomará muy en cuenta las siguientes acciones
para sus conclusiones:
Evaluará el cumplimiento por medio de la interacción y la observación del
personal.
No se preocuparán por personalidad, apariencia, o desempeño del
personal de la organización.
Sin embargo el sistema de calidad es eso, un sistema y, como tal, debe
implementarse por medio de personas.
Obtendrán la información por medio de sus sentidos naturales.
Los mejores auditores tienen un sexto sentido o el dedo del auditor.
Los auditores buscarán determinar si:
 Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e
instrucciones de trabajo.
 El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados.
 Las personas saben lo que deberían hacer.
 Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se autorizan
y documentan.
 Las descripciones y explicaciones de los entrevistados concuerdan
con las definiciones escritas.
 Las condiciones observadas concuerdan con los procedimientos e
instrucciones.
4.- ¿El sistema de calidad que se implementó es eficaz?
Aún los sistemas mejor diseñados, implementados por las personas más
conscientes, hábiles y dedicadas, rendirán resultados de eficacia inferior al total
deseado.
Una perfección del 100% es rara, en especial en las organizaciones nacionales.
Las auditorías internas de calidad son un método para detectar fallas en el sistema.
Las acciones correctivas y preventivas son un medio para remediar la ineficacia,
hacer el sistema mas robusto, improvisar y hacerlo mas eficaz.
El Auditor buscará ver si las actividades y prácticas satisfacen la intención del
procedimiento y las instrucciones de trabajo rectores, y si cumplen o no con el
espíritu de la norma.
La evidencia más tangible y objetiva de que el sistema opera con eficacia son los
registros de calidad (demuestran conformidad y operación eficaz).
5.- ¿Es eficiente el sistema de calidad que se implementó?
 Eficiencia es el logro de resultados conforme a lo planificado (recursos y tiempos).
 El Auditor determinará si el personal que afecta la calidad, está capacitado de manera
adecuada para satisfacer los requerimientos mínimos de su posición.
 Buscará ver la cantidad, tipo o niveles de tecnología, equipo, materiales y personal
apropiados que se utilizan en los procesos.
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA SÓLO ES UNA MUESTRA, EL
AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO
EL PERSONAL.
NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE
LE CORRESPONDA.
Pero nuestro SGC, si está bien implementado, debe poder ser demostrado por
cualquier persona que participe en el.
6.- ¿El sistema de calidad madura y mejora?
 El Auditor buscará que, con el paso del tiempo, el sistema de calidad no sólo
madure, sino que también mejore.
 El Auditor buscará que las Revisiones por la Dirección se realicen con
regularidad, identifiquen necesidades y oportunidades de cambio para el
SGC, insistan en la corrección de los problemas, promuevan la prevención y
la solidez del sistema y asignen recursos.
 Buscará que se mejoren los niveles de eficiencia y productividad.
 Buscará que se reduzcan los indicadores de fuera de calidad: desperdicios,
retrabajos, reparaciones, solicitudes de desviación o concesión al cliente,
quejas, entregas atrasadas, fallas en el equipo, no conformidades, productos
no conformes, etc.
¿ Qué hacer ante las No Conformidades?
1. Evaluar el incumplimiento.
2. Llevar a cabo acciones inmediatas de acuerdo a los
procedimientos de producto no conforme y acciones
correctivas y preventivas.
3. De ser posible, presentar al Auditor las acciones
llevadas a cabo antes de la reunión de cierre.
4. Estar pendiente de reaccionar rápidamente si es que se
presentan No Conformidades en el área.
5. Si la No Conformidad requiere de tiempo para su
atención, presentar el plan de acciones a seguir, que
contenga las partes afectadas de la No Conformidad.
Recomendaciones para la Auditoría
Mantén en orden y disponibles: al personal, los registros de calidad de acuerdo
al Manual de Calidad y procedimientos aplicables a tu función.
Trata de mantener tu lugar de trabajo limpio y ordenado.
Tomate tu tiempo para contestar.
Contesta sólo lo que te preguntan.
Muestra sólo la documentación que te solicitan.
No trates de contestar de memoria, consulta tus documentos.
Muestra un buen manejo de la documentación, esto resalta el involucramiento
y compromiso con el SGC.
Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y en dónde está
documentado.
En caso de tener No Conformidades, entiende cuál es el motivo de la misma.
Si hay No Conformidades, no te preocupes, mejor ocúpate en tratar de
cerrarlas antes de la reunión de cierre.
Tener apertura al momento de la auditoría.
Mostrar seguridad.
Si no entiendes la pregunta del Auditor, coméntaselo para que la vuelva a
plantear.
No mostrar nerviosismo ante el Auditor.
Responde únicamente a lo que te pregunte el Auditor, no des as explicaciones a
menos que te lo solicite.
Mantén la confianza en que el trabajo que realizas es conforme con las
actividades planificadas y desarrolladas.
GRACIAS Y EXITOS