1. Educación

Artículo de la Semana: Asset Management - Semana 14/08/2012
¿CÓMO OPTIMIZAR LOS COSTOS DEL MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FÍSICOS?
La Estrategia debe ser a través de la eficiente Gestión de los Proyectos de Paradas de
Plantas, y La Gestión Optimizada de Mantenimiento de Activos Físicos Alineado a la PAS 55
¿CÓMO LOGRAR QUE LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS
FÍSICOS SEA AL MENOR COSTO POSIBLE?
Amendola, Luis., Ph.D
Certificado Nivel B-IPMA® Senior Project Manager
PMM Institute for Learning
Universidad Politécnica de Valencia, España
Departamento de Proyectos de Ingeniería e Innovación
e-mail: [email protected]
¿Cómo
optimizar la
gestión del
mantenimiento
de nuestros
activos?
¿Estamos
haciendo un
seguimiento
adecuado de
los proyectos
de paradas de
plantas?
Presupuesto
Mantenimiento:
¿Conocemos
cuántos nos
estamos gastando
realmente en el
mantenimiento?
¿Es adecuado?
¿Cómo
identificar las
desviaciones
a tiempo en
las paradas?
¿Dónde
están las
perdidas?
¿Cómo puede
ayudar la PAS
55 a la
optimización?
¿?
Los Proyectos de
paradas de
plantas:
¿Culminan a tiempo?
¿Cumplen con el
presupuesto?
¿Generamos sobre
costes?
¿Se definen bien los
alcances, o luego
tenemos sorpresas?
Próxima programación relacionada:
Semana de la Gestión de Activos en Lima-Perú
AGOSTO 2012
 27 y 28 Buenas prácticas para la optimización de Paradas de
Plantas.
 29 y 30 Gestión integral de activos físicos PAS 55 “Certificación en
Gestión de Activos Físicos IAM Course”.
 31 y 1 Septiembre Planificación integral del mantenimiento de
activos. EAM Enterprise Asset Management.
+ Información aquí
Semana de la Gestión de Activos en México
OCTUBRE 2012
 1 y 2 Buenas prácticas para la optimización de Paradas de
Plantas.
 3 y 4 Gestión integral de activos físicos PAS 55 “Certificación en
Gestión de Activos Físicos IAM Course”.
 5 Análisis de costo de ciclo de vida “Life cicle cost” “Gestión
Integral de Activos Físicos”.
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¿CÓMO OPTIMIZAR LOS COSTOS DEL MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FÍSICOS?
La Estrategia debe ser a través de la eficiente Gestión de los Proyectos de Paradas de
Plantas, y La Gestión Optimizada de Mantenimiento de Activos Físicos Alineado a la PAS 55
RESUMEN
La Mantenimiento de Activos Físicos, o en idioma inglés, “Asset Management” se
corresponde con la planificación y programación sistemática e integrada de los
recursos físicos a lo largo de su ciclo de vida útil. Esto puede incluir la
especificación, diseño y construcción del activo, sus operaciones y su modificación
durante el uso, así como su retirada en el momento oportuno.
Ello implica el desarrollo de proyectos de paradas de plantas, overhauls y la
gestión de todas las estrategias relacionadas con lograr que los activos sean
confiables (mantenimiento preventivos, predictivos, correctivos, estrategias
proactivas RCM/ACR, ingeniería de confiabilidad, gestión de los materiales y
repuestos, etc.).
En este sentido las organización presentan problemas en cuanto a lograr de que la
gestión del mantenimiento de los activos sea óptimo; es decir, al menor coste
posible sin poner en riesgo la seguridad de las personas, el medio ambiente y la
integridad de los equipos y las instalaciones. Para lograr esto las organizaciones,
deben primero examinarse para identificar que es aquello que deben mejorar con
respecto a sus proyectos de inversión (proyectos de paradas de plantas) y su
actual gestión del mantenimiento de activos físicos.
Por fortuna contamos con la Norma PAS 55, la cual se muestra como una guía que
plasma en 28 requerimientos las prácticas que deben llevarse a cabo para lograr la
Gestión Optimizada de los Activos Físicos. Con el mundo competitivo actual, ya no
sólo basta que los equipos sean confiables sino que además esto sea realizado
haciendo uso óptimo de los recursos de la empresa (capital y recursos humanos).
En este marco, es que se aprecia que el mantenimiento no es un gasto, es un
negocio y por ello no sólo debe quedarse en aspectos técnicos sino que además
debe velar por que su función apoye a la estrategia de negocio.
En este mismo sentido, los proyectos de paradas de plantas son estratégicos y su
tendencia debe ser la de lograr, que las mismas se extiendan en el tiempo y duren
lo menos posible (cumpliendo con los alcances), para asegurar la continuidad del
negocio y cumplimiento con los clientes con una tasa de servicio superior.
¿Cómo lograr que la gestión del mantenimiento de los
activos físicos sea al menor costo posible?
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La Estrategia debe ser a través de la eficiente Gestión de los Proyectos de Paradas de
Plantas, y La Gestión Optimizada de Mantenimiento de Activos Físicos Alineado a la PAS 55
1. ¿Cuáles son los problemas más comunes en la Gestión de Activos
Físicos y los Proyectos de Paradas de Plantas?
1.1 Proyectos de Paradas de Plantas
En las organizaciones o empresas suele ocurrir que generalmente tienen
dificultades en la ejecución de sus proyectos de paradas y al cumplimiento de los
objetivos relativos a costo, plazo, resultados y gestión de los riesgos. Ello puede
ser atribuido a que por ejemplo:






Durante la fase de ejecución suelen surgir “sorpresas”, es decir trabajos
adicionales que no se habían considerado antes. Por ejemplo, al abrir uno
de los equipos, los daños son más profundos que lo que se había estimado,
lo cual llevará más tiempo o emplear más recursos.
Durante la fase de ejecución no se puede determinar a tiempo con facilidad
cuánto es la deviación en costos y plazos.
Determinar cuáles son aquellos recursos humanos que no están siendo
empleados a su máximo rendimiento.
Surgimiento de problemas o imprevistos debido a que no ha sido posible la
gestión efectiva de los riesgos impactando bien sea en los resultados
definidos del proyecto de parada, la calidad, el alcance, los plazos y los
costos.
No se emplea apropiadamente una herramienta para la gestión de
proyectos. Por ejemplo suele emplearse MS Project, pero sólo se realiza un
Gantt, en el que se realiza el secuenciamiento de las tareas, pero no se
imputan recursos humanos y materiales, y los costos asociados, lo cual no
es planificar.
Conflictos de asignación del personal, es decir el personal es
sobreasignado a actividades en la parada, lo que ocasiona que los trabajos
no puedan ser realizados a tiempo o se realicen en condiciones riesgosas.
Todo lo anterior tiene como causa raíz una pobre planificación en las etapas
tempranas del proyecto. En este sentido, la planificación abarca la identificación de
los riesgos asociados al proyecto y la definición de acciones de mitigación y
acciones correctivas en caso de que el evento ocurra, aclarando que los riesgos no
sólo van asociados a riesgos relativos a la seguridad, si no a eventos que pueden
tener efectos negativos en los objetivos de costo, plazo y resultados del proyecto
de parada (por ejemplo: que un equipo sea retenido en la aduana por falta de
seguimiento, que surjan trabajos extraordinarios o no identificados debido a que no
se ha realizado la definición exhaustiva y completa del alcance de la parada y su
pertinente planificación a detalle, que los costos suban debido a que se estima con
una moneda débil o por que no se ha considerado el factor de inflación en las
estimaciones).
Aunado a lo anterior, las organizaciones presentan dificultades a nivel de la
confiabilidad de sus datos generados en el proceso de gestión de activos físicos.
Ello hace referencia a los históricos de los equipos, la gestión de los indicadores
de mantenimiento, informes técnicos del estado de los equipos, poca robustez en
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cuanto al uso de estrategias predictivas para el análisis más acertado de la
condición de los equipos.
Otro aspecto a resaltar, es que por lo general las organizaciones no cuentan con
un modelo o proceso formal para la gestión de proyectos de paradas de plantas o
bien si existe uno éste no es empleado a cabalidad o es sólo teórico.
Otras empresas no cuentan con un equipo u organización de proyectos de paradas
con el fin de que dediquen tiempo a la planificación y coordinación de la misma.
1.2 Gestión Optimizada del Mantenimiento de Activos Físicos
Actualmente existen muchas herramientas, enfoques, modelos y teorías en lo que
se refiere a la Gestión Integral de Activos Físicos. Sin embargo a nivel mundial y
local no se han alcanzado los niveles de rentabilidad apropiados y todavía se sigue
enfocando el mantenimiento como un gasto y no como una inversión, o bien se
enfoca a la Gestión Integral de Activos Físicos como la implementación de un
programa de software (un EAM – Enterprise Asset Management como por ejemplo
MAXIMO, SAP, IFS entre otros) o el desarrollo de estrategias proactivas como
RCM (Reliability Centered Maintenance) o como la implementación de estrategias
Lean o TPM entre otras o como grandes inversiones en software especializado en
confiabilidad.
En este sentido es un acierto pensar que todas las herramientas y estrategias
anteriormente planteadas son correctas; sin embargo son necesarias pero no
suficientes, ellas por si solas no lograrían que la organización alcance el
rendimiento óptimo de sus activos o que logre una Gestión Optimizada de Activos
Físicos (Asset Management).
Desde hace mucho tiempo la industria ha invertido esfuerzo y dinero en softwars
especializados de gestión y confiabilidad, y consultoría asociada a RCM
(Reliability, Centered, Maintenance) o ACR (Análisis Causa Raíz) o TPM (Total
Productive Maintenance), la industria ha invertido en la ejecución de proyectos
enfocados a mejorar su actual gestión bien sea sometiéndose a un diagnóstico o
desarrollando acciones relativas a la planificación y organización del
mantenimiento. Sin embargo, las acciones no han logrado en ocasiones la
sostenibilidad de esas iniciativas (por ejemplo se implementa un software de
gestión del mantenimiento de activos y sin embargo no se usa en todo su
potencial, no se cuenta con datos suficientes o confiables para el desarrollo de
estrategias).
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2. ¿Cómo mejorar esta situación? ¿Cuál debe ser la estrategia?
La organización debe iniciar un proceso para identificar
aquéllas áreas en la que se estén enfocando las pérdidas
ocultas e identificando la planta oculta, denominando
“pérdidas ocultas” como aquéllas perdidas que no son
cuantificadas pero que representan gran parte de los
gastos de la organización de mantenimiento lo que
supone la pérdida del margen de ganancia de la empresa
o bien la perdida de oportunidades para invertir en
mejoras de la organización.
En este sentido, la gestión integral de activos se visualiza
como un sistema de control en que todo debe controlarse
y optimizarse cuidadosamente (no sólo tiene como alcance la implementación de
una herramienta o la aplicación de una estrategia). La gestión integral de activos
tiene un enfoque hacia “un planteamiento integrado para operar, mantener,
mejorar y adaptar las plantas e infraestructuras de una organización con el fin de
crear un entorno que soporte firmemente los objetivos primarios de la empresa.
Así la correcta aplicación de las técnicas de gerencia de activos permitirá a las
empresas proporcionar el adecuado entorno para dirigir su núcleo de negocio
sobre la base de una eficacia de costes y una buena relación calidad-precio. La
gestión del mantenimiento de activos tiene un impacto directo en la ejecución de
las estrategias técnicas y financieras.
Los objetivos de la gestión integral de activos en una organización, es equivalente
a un faro que guía la navegación en el mar, pues obligan a la dirección a mantener
siempre una actitud de alerta. Es por ello que en la gestión integral de activos los
objetivos deben plantearse como algo medible y cuantificable, tal que exprese
claramente la intención de la declaración.
En cuanto a los proyectos de paradas de plantas, para mejorar los resultados
obtenidos hasta ahora la organización debe identificar el “GAP” (brechas) entre la
actual gestión y resultados de sus proyectos de paradas de plantas y definir
acciones asociadas para el cierre de este GAP. Todo lo anterior puede
desarrollarse de forma real si es posible evaluar cuáles son los aspectos más
débiles con lo que cuenta actualmente la organización con respecto al desempeño
de sus paradas de plantas. Sería muy útil realizar un diagnóstico y valorar las
fortalezas y las debilidades basadas en datos del desempeño de proyectos de
paradas anteriores. De esta forma se podrían cerrar las brechas o el GAP
detallando los procedimientos y aspectos necesarios en el manual.
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3. Buenas prácticas
Investigaciones realizadas por organizaciones internacionales y experiencia propia
en la dirección y gestión de proyectos de paradas de plantas han demostrado que
hay una gran brecha relacionada con la planificación, programación y ejecución de
los proyectos de parada de planta. Así propongo el desarrollo e implantación de
una metodología de dirección y gestión de proyectos de paradas de planta
tomando previamente un mínimo de actividades y estándares que son las
reconocidas como las áreas claves:
“Buenas prácticas reconocidas a nivel mundial”
que han demostrado ser excelentes. Lo más importante es que el equipo de
dirección y los integrantes de la organización intenten planificar y gestionar la
parada de planta estableciendo metas y objetivos alcanzables. Ello debe ser
plasmado a través de una metodología o modelo que conozca la organización y
que guie los pasos (ver figura 1). Documentar los pasos ayudará a que los pasos
sean controlables y entendidos por todos (sin dejar grado a la interpretación).
Figura 1. Metodología de gestión de paradas de planta
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Las metas y objetivos deben ser consistentes con las metas del negocio de la
compañía y deben ser realistas, alcanzables y medibles. El equipo de trabajo de la
ejecución de la parada de planta también debe especificar los objetivos de
actuación; es importante lo referido al coste, seguridad, calidad, plazo, trabajo
extraordinario e impacto ambiental.
En cuanto a la gestión integral de los activos físicos, la misma debe ser guiada a
generar valor en la organización, ya no sólo basta con lograr una buena
confiabilidad en los activos para poder operar, sino que además lograr esa
confiabilidad debe ser con estrategias óptimas y al menor coste posible sin poner
en riesgo la seguridad de las personas, del medio ambiente y la integridad de los
activos físicos.
Muchas veces miramos la gestión integral de activos físicos como una operación
que tiene por finalidad orientar los esfuerzos a evitar fallos en los equipos de
operaciones, sin embargo no vemos que esta actividad es realmente
estratégica. En la actualidad la industria en general han ido migrando de lo
manual a lo automatizado buscando la optimización y la eficiencia, en donde la
capacidad productiva debe maximizarse. El mantenimiento de activos físicos debe
ser función directa de la confiabilidad de operación de las líneas de producción, y
debe buscar que éstas operen no sólo con una elevada confiabilidad sino también
dentro de sus parámetros de diseño, con el fin de disponer de procesos
productivos óptimos.
La pregunta que se recomienda responder es:
¿Cómo hacer para que el diseño de una estrategia integral de activos
físicos sea visto como un proceso clave y como parte determinante de la
cadena de valor de una empresa?.
La metodología que se describe en la Figura 2., es una propuesta que muestra un
enfoque estructurado que permite mirar la gestión de integral de activos desde una
óptica organizada y centrada en la creación de valor.
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En esta nueva forma de ver la gestión del mantenimiento de activos físicos, es
importante observar de cerca y comentar varios procesos que, en conjunto, hacen
de la actividad de mantenimiento, un proceso estratégico, táctico y operativo e
influyente en la rentabilidad de los negocios; visto de otra manera, este enfoque
ayudará a estructurar un sistema de mantenimiento que esté alineado con la
estrategia de la compañía y del negocio.
La figura 2. Metodología de Implementación del Asset Management Metodología (Amendola. L,
1996 actualizado 2007, © Copyright PMM)
Próximas programaciones relacionadas:
Semana de la Gestión de Activos en Lima-Perú
AGOSTO 2012
 27 y 28 Buenas prácticas para la optimización de Paradas de
Plantas.
 29 y 30 Gestión integral de activos físicos PAS 55 “Certificación en
Gestión de Activos Físicos IAM Course”.
 31 y 1 Septiembre Planificación integral del mantenimiento de
activos. EAM Enterprise Asset Management.
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OCTUBRE 2012
 1 y 2 Buenas prácticas para la optimización de Paradas de
Plantas.
 3 y 4 Gestión integral de activos físicos PAS 55 “Certificación en
Gestión de Activos Físicos IAM Course”.
 5 Análisis de costo de ciclo de vida “Life cicle cost” “Gestión
Integral de Activos Físicos”.
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Autor:
Luis Amendola, Ph.D es socio fundador CEO and Director of PMM. Cuenta con
una dilatada experiencia de más de 32 años en la industria del petróleo, gas,
petroquímica, minería, automoción, planificación energética, energía renovable
(Eólica) y empresas de manufacturas. Investigador de la Universidad Politécnica
de Valencia, España en proyectos de ingeniería e innovación, colaborador de
revistas técnicas, publicación de libros en Project Management y Mantenimiento.
Participación en congresos como conferencista invitado y expositor de trabajos
técnicos en eventos locales e internacionales en empresas y universidades.
Miembro de equipo de editorial de publicaciones en Europa y asociaciones
profesionales, Asesor de empresas en Europa, Iberoamérica, U.S.A, Australia,
Asia y África. Ph.D en Ingeniería e Innovación por Universidad Europea,
Engineering Management, Ph.D. por Estados Unidos.
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