Semanario REGION nro 1.170 - Del 20 al 26 de Marzo de 2015

MultiLinkCRM – Manual de usuario
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tiLink CRM
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MultiLinkCRM – Manual de usuario
Funcionamiento general de MultiLinkCRM
Para acceder a MultiLinkCRM lo primero que tenemos que hacer es identificarnos:
Teclearemos nuestro usuario y contraseña, da igual mayúsculas que minúsculas, y accederemos a la
aplicación.
No todos los usuarios ven las mismas opciones pues esto depende de los permisos que tenga el
usuario.
Si al hacer clic en una opción vemos que no podemos acceder esto significa que no tenemos
permiso para poder acceder a ese módulo.
Una vez identificados el sistema nos muestra el escritorio de MultiLinkCRM
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MultiLinkCRM – Manual de usuario
En la parte superior se muestra un menú de cinta estructurado en tres pestañas:
- Ver opciones
- Edición
- Ajustes
Ver opciones
Botones que nos permiten acceder directamente a los principales módulos que componen la
aplicación, el primero de ellos MENÚ nos devuelve a la primera pantalla –el menú principal- que
aparece al iniciar el programa.
Edición
Son funciones comunes a todos los módulos:
Gestión de registros
Nuevo. Da de alta un nuevo registro, una nueva ficha, es el botón que hay que pulsar para por
ejemplo crear un nuevo inmueble, una nueva demanda, un nuevo contacto, …
Duplica. Permite duplicar la ficha actual, esta funcionalidad no está disponible en todos los
módulos
Guarda. Cuando usted crea una nueva ficha ha de guardarla, si no lo hace los datos no se
almacenarán, no es necesario guardar ficha a ficha, es decir usted puede crear varias y hacer clic en
[Guardar] solo una vez, no obstante es recomendable guardar habitualmente.
Deshace. Si no hemos guardado los datos y vemos que no es correcto lo que hemos hecho podemos
hacer clic en este botón con lo que los cambios efectuados se descartan y dejamos todo como estaba.
Esto no es posible en algunas cosas como por ejemplo el alta de fotos del inmueble en donde éstas
se graban automáticamente.
Borra. Este botón nos permite eliminar una ficha que ya no queramos conservar.
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Botones de desplazamiento
Permiten desplazarse por las fichas en los módulos de inmuebles, contactos y demandas, puede
variarse el criterio por el cual están éstas ordenadas haciendo clic en el botón indicado en la imagen
Y a continuación se selecciona el orden deseado y se hace clic en el botón [Aceptar] . Es
conveniente hacer clic en el botón de ir al inicio o al final cuando se cambia el criterio.
Actualizar
Si hemos realizado cambios en los datos en otro módulo, estos no se reflejarán en el actual hasta que
no hagamos clic en este botón (o volvamos a iniciar el programa). Esto no es muy importante en el
trabajo diario por lo que no es conveniente utilizarlo.
IMPORTANTE
Si hacemos clic en este botón y hay cambios pendientes de guardar, éstos se descartarán,
obviamente si quiere que no se pierdan ha de guardarlos antes de actualizar.
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Ajustes
Desde aquí puede usted acceder a las distintas opciones de configuración de MultiLinkCRM, una
característica muy importante de esta aplicación es ser altamente configurable, usted puede
adaptarlo exactamente a sus necesidades, puede parametrizar la inmensa mayoría de las listas de
opciones modificando los textos, añadiendo o eliminando opciones, y lo mismo pasa con la mayor
parte de los módulos. Esta característica hace que MultiLinkCRM pueda adaptarse a cualquier
negocio desde el más pequeño al más grande.
IMPORTANTE
Antes de cambiar algo en la parametrización lo mejor es que estudie detalladamente el
funcionamiento de MultiLinkCRM.
Sea prudente, y si tiene cualquier duda consúltenos.
Opciones disponibles
General. Configuración general del programa, tipo y configuración de base de datos, activación de
avisos de agenda, activación del programa.
Zonas. Definición de las zonas y departamentos en los que se va a subdividir una localidad
Tablas. Aquí podrá ud., modificar los textos que aparecen en la mayor parte de las listas de valores.
Agenda. Configuración de la agenda del sistema, horarios a mostrar por meses, etc.
Permisos. Definición de los permisos que va a tener un usuario cuando acceda al sistema, podemos
definir el acceso módulo a módulo.
Colaborador. Usuarios que pueden acceder al sistema, credenciales y otros parámetros.
E-Mail. Aquí podemos configurar las cuentas que va a usar la aplicación para enviar mensajes de
correo automáticamente, puede tener un número ilimitado de ellas.
Portales. Configuración de la exportación a la Web propia y portales inmobiliarios.
Tipos. Definición de los tipos de inmuebles a usar y las hojas de características que componen cada
uno de ellos.
Formatos. Librería de formatos de impresión.
Suscripciones. Revisar el estado de las suscripciones a servicios adicionales: mantenimiento y
actualización, SMS’s y otros servicios.
Dada la importancia de la configuración de a aplicación hay un capítulo específico para ello.
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General
En esta versión de MultiLinkCRM usted puede directamente modificar los datos de las fichas.
Los datos no se guardan automáticamente, es necesario hacer clic en [Guarda] para que se
conserven los cambios realizados.
Tampoco es necesario, por regla general, guardar cada vez que se haga un cambio, MultiLinkCRM
los va almacenando y se graban todos juntos cuando usted hace clic en el botón [Guarda]
Si usted modifica los datos de una ficha ya existente y quiere volver a dejar todo como estaba haga
clic en el botón [Deshace] con lo que se revierten las modificaciones realizadas.
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Datos obligatorios
MultiLinkCRM se ha diseñado pensando en la calidad de la información guardada, muchos datos
que antes eran texto libre ahora están parametrizados y hay una serie de reglas de validación de la
información a fin de guardar un número mínimo de datos. La idea es que aunque diferentes trabajen
con los datos éstos sean consistentes.
Cuando usted guarda una ficha puede ser que el sistema le muestre este mensaje:
Ahora veremos que en la ficha los campos obligatorios que no han sido completados aparecen
recuadrados en rojo:
MultiLinkCRM no le permitirá guardar la ficha hasta que estos datos no estén completados.
En este caso que se muestra, la ficha de inmuebles, verá que figura como campo obligatorio el
número, esto es debido a que es un dato imprescindible `para numerosos portales inmobiliarios, si
no lo conocemos o no tiene podemos poner “000” o “S/N” (sin comillas).
Si piensa que hay demasiados datos para completar en una ficha recuerde que MultiLinkCRM es
completamente parametrizable, solo la primera hoja de características (datos generales) es
obligatoria.
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IMPORTANTE
Puede ser que MultiLinkCRM le diga que falta algún dato y, a primera vista, no lo vea, por favor
revise las hojas de características (hacia abajo) y también revise las pestañas de que consta la ficha,
puede ser que haya incorporado un contacto, propietario o gestión y falte algún dato obligatorio, el
teléfono por ejemplo.
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Módulos de MultiLinkCRM
Cada vez que seleccionemos un módulo veremos que el sistema nos lo carga en el escritorio
general.
Y veremos que en la parte inferior del espacio de trabajo se muestra una barra flotante con botones
de acceso rápido
Haciendo clic en los botones correspondientes reactiva el módulo de forma inmediata, reanudando
el trabajo por donde lo habíamos dejado.
El botón [Menú] nos devuelve siempre al principio, tiene una función análoga al mismo botón del
menú de la parte superior.
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Los módulos se quedan cargados en el escritorio de trabajo para que usted pueda ir de uno a otro de
forma rápida simplemente haciendo clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas de
la parte inferior.
Como los módulos están cargados, el cambio de una a otra opción es muy rápido.
Si pasa de un módulo a otro los datos no se modifican, es decir, si usted está dando de alta un
inmueble y está a mitad de completar la ficha, si pasa usted al módulo de Contactos, al volver al
apartado de inmuebles seguirán los datos como estaban, es decir si pasa de uno a otro no se pierden
las modificaciones realizadas.
IMPORTANTE
Cada módulo de MultiLinkCRM es un objeto aislado del resto, si modifica un dato este cambio no
se refleja en los demás módulos abiertos, habitualmente no es necesario pero si fuera preciso
disponer de la información en el módulo actual pulse el botón [Actualizar], teniendo en cuenta que
si tiene algún cambio pendiente de guardar se perderá.
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Campos de búsqueda incremental
En algunos campos que el número de valores diferentes con los que se trabaja puede ser muy alto,
por ejemplo las localidades, funcionan de forma diferente al resto.
Vamos a ver, por ejemplo, el campo “Localidad”
Imaginemos que queremos buscar la localidad BADAJOZ
Si tecleamos BA veremos que nos muestra una localidad, la primera que encuentra que empieza por
esas dos letras
Pero si hacemos clic en el desplegable veremos que se nos muestran varios valores alternativos:
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A medida que vayamos tecleando se mostrará un número menor de alternativas
Puede darse el caso de que el primero mostrado no sea el que queramos, por ejemplo si buscamos
ALICANTE nos mostrará el primero que encuentra, que no es correcto
Pero si hacemos clic en el desplegable veremos las alternativas correctas
IMPORTANTE
MultiLinkCRM recuerda automáticamente la última localidad utilizada, lo que le ahorra el tiempo
de búsqueda en la mayor parte de los casos. Además hay otros campos asociados que se completan
también de forma automática como por ejemplo la comunidad autónoma.
El fichero de localidades puede ser modificado por usted, si hay algún caso que nunca se obtiene el
resultado correcto puede ir allí y modificarlo, no obstante como siempre le decimos sea prudente
con la parametrización del programa.
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Campos de fecha
Para los campos de fecha hay un tipo especial de control
Para modificar la fecha debemos hacer clic en el botón con lo que se muestra un calendario en el
que podemos seleccionar la que deseemos
Seleccionaremos la fecha deseada, podemos variar el año y mes con los desplegables de la parte
superior, y haremos clic en el botón [Aceptar]
Si hacemos clic en el botón [Hoy] volverá a mostrarse la fecha actual, al pulsar [Cancelar] se
cerrará el calendario y no se modificará la fecha mostrada en el control.
Fichero de inmuebles
En la zona central de la pantalla vemos que aparecen unos iconos que dan acceso a los distintos
tipos de inmuebles:
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Estos tipos son definibles, es decir podemos añadir a estos los que necesitemos, por ejemplo
podemos crear un tipo para gestionar hoteles o cortijos.
Un tipo de inmueble consta de una serie de hojas de características que lo definen, la primer es fija
pues es donde aparecen los datos que serían comunes a todos como la dirección, precio, etc.
El resto de hojas de características con opcionales, es decir podemos hacer que aparezcan en un tipo
determinado o no.
Además de las hojas de características que vienen por defecto en el programa usted podrá
descargarse las nuevas que se vayan generando en el futuro, para esto necesitará tener contrato de
mantenimiento en vigor.
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Fichero de inmuebles
En la parte superior de la ficha vemos que hay una serie de pestañas que nos permiten acceder a las
opciones comunes:
Información. Donde están las hojas de características que definen el inmueble, estas hojas salvo la
primera pueden quitarse o ponerse según lo defina el usuario, esta definición es por tipo de
inmueble. Más delante veremos más en detalle esta sección.
Condiciones. Información económica detallada del inmueble
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Fotos. Gestión de las fotografías asociadas al inmueble.
Puede usted asociar cualquier número de ellas, el único límite práctico es la capacidad de
almacenamiento en el disco duro de su ordenador o servidor. MultiLinkCRM hace una copia de las
fotos que usted indique respetando las originales sin modificarlas en ningún modo. Las fotografías
no deben editarse ni reducirse de tamaño pues MultiLinkCRM si desea enviarlas a la Web ya se
encarga de adaptarlas automáticamente.
Para asociar una foto al inmueble debe hacer clic en el botón [Añadir fotos] lo que nos mostrará el
asistente de gestión de fotos:
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Lo primero que debemos hacer es seleccionar la carpeta de donde han de tomarse las fotografías,
para ello pulsaremos el botón: [Haga clic aquí para elegir carpeta]
En este diálogo seleccionaremos la carpeta en donde hemos dejado previamente las fotos, mediante
nuestra cámara digital, escáner u otro medio. El aspecto de este diálogo puede variar dependiendo
de la versión de Windows.
Una vez seleccionada la carpeta haremos clic en el botón [Siguiente] y el asistente ahora nos
mostrará dos opciones:
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Selección detallada
Si elige la opción de selección detallada MultiLinkCRM le mostrará todas las imágenes como
pequeñas muestras para que usted pueda seleccionar las que quiere incorporar a la ficha:
Para incorporar una foto seleccionaremos la casilla que aparece en la esquina superior izquierda:
Podemos también indicar si la foto se va a enviar a la Web, imprimir o si se va a incluir en el
carrusel de escaparate, haciendo clic en los pequeños iconos que hay en las otras tres esquinas de la
imagen.
Además de esto si hacemos doble clic en la foto ésta se muestra a pantalla completa.
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Selección rápida.
Ésta opción está pensada para cuando seleccionamos una carpeta en la cual hay un elevado número
de fotos lo que haría que la opción anterior fuera muy lenta o simplemente poco práctica, aquí no se
hace una vista previa de cada foto sino que simplemente se muestra el nombre, no obstante al
seleccionarla si se verá la foto.
Aquí podemos seleccionar las fotos a incorporar a la ficha mediante los botones o simplemente
haciendo clic y arrastrando el nombre de la foto desde la lista de la izquierda hasta la de la derecha.
Una vez seleccionadas las fotos si hacemos clic en el botón [Terminar y guardar] las fotos quedarán
asociadas a la ficha, haciéndose una copia que se deposita en la ruta que hemos designado en la
configuración de MultiLinkCRM como nuestro almacén para las imágenes.
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Otras opciones de imagen.
Si hacemos clic con el botón derecho del ratón accederemos a más funciones adicionales de la
imagen.
Editar descripción.
Desde esta pantalla podemos editar la descripción asociada a la foto, descripción que más adelante
podemos usar para la publicidad o la Web.
Modificar imagen
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Esta utilidad permite hacer modificaciones básicas a la foto, sin necesidad de recurrir a ningún
programa externo para esto, por ejemplo:
?
?
?
Girar o voltear la imagen
Fusionarle otra imagen, por ejemplo un logotipo
Incorporar un texto a la imagen
IMPORTANTE
Los cambios en la foto se aplican inmediatamente, no es necesario hacer clic en el botón [Guarda],
es una excepción a la regla general.
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En la pantalla de gestión de fotos del inmueble también tiene otras opciones disponibles:
Borrar seleccionadas
Para borrar una o varias fotos las seleccionaremos marcando la casilla de la esquina superior
izquierda y haremos clic en el botón [Borrar seleccionadas]
El sistema nos mostrara este diálogo en el cual confirmaremos las fotos que deseamos eliminar y
cuando estemos seguros pulsaremos el botón [Borrar fotos]
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Orden fotos
Permite establecer el orden en que se van a mostrar las fotos en impresiones, carrusel, etc.
Para ver las fotos haga clic en la referencia que aparece en la lista de la izquierda, para alterar el
orden haga clic en el cuadrado que hay a la izquierda de la referencia y, manteniendo pulsado el
botón izquierdo del ratón, desplácelo arriba o abajo a la posición deseada.
Para conservar las modificaciones recuerde hacer clic en [Guarda] al volver a la pantalla de
inmuebles.
Modificar imagen
Es análogo a lo ya explicado anteriormente, es decir vamos a la misma pantalla de edición de
imágenes que cuando accedíamos desde el menú de botón derecho del ratón encima de la foto.
Mostrar carrusel
Muestra una foto a pantalla completa, pero con la diferencia de que automáticamente va pasando a
la siguiente foto así hasta el final que vuelve a mostrar la primera.
Mostrar carrusel en 2º monitor
Análogo al anterior salvo que si nuestro equipo dispone de dos monitores podemos seleccionar que
las fotos se muestren en el segundo monitor, de esta forma evitamos tener que voltear la pantalla
para enseñar las fotos al cliente.
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Enviar las fotos a FaceBook ©
Si lo deseamos podemos enviar las fotos que seleccionemos a nuestra página de FaceBook
automáticamente.
Seleccionamos como siempre las fotos marcando la casilla de la esquina superior izquierda y
pulsamos el botón correspondiente
Y nos muestra esta pantalla
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Pasos a seguir para subir una foto a FaceBook©
Obviamente esta funcionalidad exige que usted tenga una cuenta en esa red social, si no es así no
podrá utilizarla.
Es preferible hacer una página para su empresa, en lugar de publicar las fotos en su perfil personal.
Si lo desea nosotros podemos crearle una página en FaceBook© para su empresa, pídanos
presupuesto sin compromiso.
Lo primero que ha de hacer es pulsar el botón [Conectar] y MultiLinkCRM nos mostrará
automáticamente la pantalla de identificación de usuario de FaceBook ©
Aquí pondremos nuestros datos e ingresaremos normalmente.
Si todo es correcto nos mostrará en la parte superior las páginas que administramos, si hay alguna
por supuesto, y en la parte inferior los álbumes de fotos, por defecto aparecen los álbumes del
propio usuario.
Podemos seleccionar que se muestren los álbumes de fotos del usuario o de la página que elijamos.
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Incluso podemos crear un nuevo álbum en el usuario o en la página seleccionada
Ahora simplemente seleccionaremos las fotos que queremos subir, fijándonos en que página (si
procede) y que álbum tenemos seleccionado y pulsaremos el botón [Enviar las fotos]
MultiLinkCRM de forma automática subirá las fotos seleccionadas que aparecerán publicadas en
FaceBook©, directamente desde el programa.
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Documentación
Esta opción nos permite asociar documentos de cualquier tipo a una ficha determinada, por ejemplo
podemos relacionar un contrato o una escritura escaneados previamente.
IMPORTANTE
MultiLinkCRM no copia ni hace ninguna modificación sobre los documentos originales,
simplemente los relaciona, crea un índice para que usted pueda acceder rápidamente a ellos sin tener
que buscarlos.
Para adjuntar un documento haremos clic en el botón [Nuevo]
Ahora buscaremos el archivo a adjuntar haciendo clic en el botón [Buscar archivo] y seleccionando
el documento correspondiente.
Si lo deseamos también podemos incluir una pequeña descripción, para ello expandiremos el objeto
haciendo clic en la imagen
Ahora teclearemos el texto deseado en el campo [Descripción]
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Podemos añadir los documentos que queramos, no hay un límite práctico en la cantidad a
incorporar. Una vez incorporados los documentos pulsaremos el botón [Guarda]
MUY IMPORTANTE: Si no guarda las modificaciones, estas se perderán
Para ver los documentos que se cargan automáticamente hay que pulsar el botón [Ver documentos
automáticos] no se cargan dinámicamente por temas de rendimientos puesto que pueden residir en
dispositivos de almacenamiento de acceso lento y esto ralentizaría mucho la carga de la ficha.
IMPORTANTE
MultiLinkCRM permite incorporar documentos adjuntos a un inmueble de forma automática.
Si graba un documento con un nombre concreto, por ejemplo si dispone de un escáner con
grabación directa a disco, los documentos se adjuntan al inmueble sin necesidad de incorporarlos
uno a uno de forma manual
Para esto debe configurar el fichero DocServer.ini que está en la carpeta [Carpeta del
programa]/Config. Y, además, en la configuración del programa ha de activar el parámetro
“Servidor de documentos”
Para más información consulte el citado fichero de configuración, si no lo ve claro no dude en
consultar al servicio de soporte sobre la configuración y/o uso de de esta opción.
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Gestiones
Son cualquier tipo de acción que hubiéramos realizado con el inmueble, por ejemplo:
- Una llamada telefónica
- Una Visita
- Enviar un Email
- Mandar un Fax
- Hacer un Contrato
- Otro tipo de trámites
- Enviar un mensaje SMS
- Enviar un mensaje mediante Whatsapp
- Etc, etc.
Para crear una nueva gestión, estando en la pestaña correspondiente pulsaremos el botón [Nuevo]
Con lo que podremos dar de alta los datos de la gestión:
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Notas
Este apartado de la ficha del inmueble se refiere a notas de tipo interno, no a notas para publicidad o
para Web, aquí podemos extendernos con un texto sin límite práctico de longitud para poder indicar
todos datos adicionales que deseemos.
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Pestañas de Contacto y Propietario
Estas dos pestañas tienen un funcionamiento análogo, por eso las explicamos juntas.
Una persona de contacto es con quien tenemos que hablar para ver el inmueble, o la representación
de la propiedad. El propietario es el dueño del inmueble.
Podemos indicar tantas personas de contacto o propietarios como deseemos, sin ningún límite
práctico.
Para dar de alta un contacto o un propietario, desde la pestaña correspondiente hacemos clic en el
botón [Nuevo]
Y el sistema nos creará la ficha correspondiente para que demos de alta sus datos.
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Transacciones
Aquí reflejaríamos cualquier acto de carácter económico relacionado con el inmueble, por ejemplo:
- Alquiler
- Alquiler turístico
- Venta
- … /…
Como antes estando en la pestaña transacciones, si pulsamos el botón nuevo MultiLinkCRM nos
agregará una gestión a la ficha del inmueble
A partir de ahí ya podremos dar de alta todos los datos de la transacción
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Interno
El contenido de esta pestaña se refiere a los datos económicos confidenciales que negociamos entre
la propiedad del inmueble y la inmobiliaria.
Aquí poniendo los datos de precio del inmueble para el cliente, porcentajes de comisiones y tipos
impositivos, podemos obtener de manera inmediata el precio total del inmueble para el cliente.
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Hojas de características
Hasta ahora hemos recorriendo la ficha desplazándonos por las distintas pestañas que la componen,
ahora y siempre desde la primera pestaña vamos a ir viendo las funcionalidades de las distintas
hojas de características que lo describen.
No todos los tipos de inmuebles tienen las mismas características, por ejemplo los datos de una
finca rústica no son los mismos que en un apartamento en la playa.
Hemos creado un sistema modular basado en hojas de características, que el usuario puede añadir o
quitar a un tipo de inmueble para configurarlo.
Estas hojas de características son todas opcionales salvo la primera que incluye los datos comunes a
cualquier tipo de inmueble, como por ejemplo el precio, la situación, etc.
En el futuro se van a ir creando hojas de características adicionales que podrá usted descargar
automáticamente si tiene contrato de mantenimiento en vigor. Si tiene alguna necesidad específica
que implique crear un diseño personalizado no dude en ponerse en contacto con nosotros.
IMPORTANTE
Sea muy prudente cuando modifique un tipo de inmueble, sobre todo si tiene ya propiedades dadas
de alta, aquellos datos que corresponden a hojas de características que no seleccionemos no se
mostrarán.
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Desplazarse por las distintas hojas de características
En la parte derecha de la ficha veremos que aparece una barra de herramientas
con varios botones
Haciendo clic en cada uno de los botones nos mostrará la hoja de características
correspondiente.
IMPORTANTE
En resoluciones de pantalla inferiores a 1152 x 864 pixels esta barra no se
muestra, porque el área principal quedaría muy pequeña y no se verían los datos
correctamente.
Otra forma de desplazarse, muy práctica a la hora de trabajar, es hacer clic en el botón de la esquina
inferior derecha que tiene una imagen de una estrella
Cada vez que hace clic pasa a la siguiente hoja de características, salvo en la última que vuelve a
mostrar la primera.
Por supuesto puede usted moverse mediante la barra de desplazamiento que hay a la derecha,
además si coloca el cursor encima de ella y mueve la rueda del ratón se desplazará de forma suave
de una a otra hoja de características.
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Hojas de características estándar
Datos generales
Ésta es la única obligatoria, que ha de incluir forzosamente en todos los tipos de inmuebles
El primer campo es la referencia del inmueble, si usted la deja en blanco el sistema genera una
automáticamente (ver: Búsqueda por referencia ), usted puede indicar la que desee o incluso
cambiarla más adelante siempre y cuando no coincida con la de otra ficha.
Aquí también tiene disponible una gestión de las llaves del inmueble, sepa usted cuando le dejaron
las llaves, que comercial las tiene ahora o quien se la llevó un día determinado, para acceder a ella
haga clic en el botón recuadrado en rojo en la imagen
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Gestión de llaves
La pantalla de gestión de llaves es muy simple, en ella podemos ver tanto los movimientos de las
llaves del inmueble actual como los de todos los inmuebles, seleccionando la opción de la parte
superior.
Para crear una nueva entrada haremos clic en el botón [Nuevo] para guardar las modificaciones
realizadas haremos clic en [Guardar]
Para salir de esta pantalla pulsaremos el botón [Cerrar]
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Geolocalización de inmuebles.
Si hacemos clic en el botón recuadrado en rojo en la imagen MultiLinkCRM nos mostrará, mediante
Google Maps© la ubicación del inmueble.
El plano de situación le permitirá ver exactamente el entorno en que se encuentra el inmueble,
incluso puede indicar otra situación alternativa a mostrar, indicándola en el cuadro de texto de la
esquina superior izquierda y haciendo clic en [Mostrar mapa]
Este mapa puede imprimirlo o si lo desea también puede enviarlo por email de forma automática
mediante cualquiera de las cuentas de correo configuradas previamente en el programa.
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Historial de precios
Cada vez que el precio de un inmueble se modifica, tanto si es al alta como a la baja,
MultiLinkCRM guarda el dato y puede mostrarle el historial de evolución de precios.
Para acceder a cada uno de los historiales de precio, haga clic en uno de los botones recuadrados en
rojo en la imagen
Ahora puede ver en detalle todo el historial y el porcentaje de variación del precio
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IMPORTANTE
Puede darse el caso de que el cliente al que está enseñando el inmueble sea, digamos, demasiado
curioso y en la ficha aparecen claramente los datos de contacto, podemos evitar que éstos se
muestren pulsando la tecla [F12], al hacerlo veremos que desaparecen de la ficha, si queremos
volver a verlos simplemente volvemos a pulsar la tecla [F12]
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Características y registro
Características principales de una vivienda, incluye además los datos del registro oficial español.
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Interior y cocina
Describe las características principales de una vivienda, recuerde que las listas desplegables de esta
hoja de características, como en la mayor parte en MultiLinkCRM, son configurables, es decir usted
puede modificar las distintas opciones mostradas.
Exterior y equipamiento
Datos de fachada, cerramientos, puertas, …
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Servicios
Descripción de los servicios del inmueble
Equipamiento y entorno
Datos del equipamiento de la zona y el entorno en que se encuentra el inmueble
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Detalle de superficies
En esta hoja de características puede usted ir definiendo las características de todas las piezas del
inmueble.
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Descripciones publicidad
En esta hoja de características usted puede definir los textos que van a utilizarse para publicidad y
mensajes SMS
En el campo descripción puede usted incluir texto no solo en español sino también en idiomas
como el ruso o el chino e imprimirlos posteriormente.
Para dar de alta un texto ha de seguir los siguientes pasos:
1.- Selecciona el idioma
2.- Hacer clic en el botón [Modificar descripción para el idioma]
3.- Teclear los textos
4.- Hacer clic en el botón [Validar textos]
IMPORTANTE
Esto ha de hacerse para cada idioma.
Una vez generados los textos haga clic en el botón [Guarda] para grabar los datos modificados.
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También puede, antes de validar el texto, utilizar la función de traducción automática, para ello haga
clic en el icono señalado con la flecha
En esta pantalla solo ha de seleccionar a la izquierda el idioma origen y a la derecha el idioma al que
desea traducir el texto y hacer clic en el botón [traducir]
Si la traducción es correcta haremos clic en el botón [Aceptar].
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Textos para Web
En esta hoja de características usted puede definir los textos que van a utilizarse para publicar el
inmueble en la Web, ya sea en la suya propia o en portales inmobiliarios
En el campo descripción puede usted incluir texto no solo en español sino también en idiomas
como el ruso o el chino e imprimirlos posteriormente.
Para dar de alta un texto ha de seguir los siguientes pasos:
1.- Selecciona el idioma
2.- Hacer clic en el botón [Modificar descripción para el idioma]
3.- Teclear los textos
4.- Hacer clic en el botón [Validar textos]
IMPORTANTE
Esto ha de hacerse para cada idioma.
Una vez generados los textos haga clic en el botón [Guarda] para grabar los datos modificados.
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IMPORTANTE
Aunque puede usted formatear el texto mediante las opciones que incluye esta hoja de
características, por ejemplo cambiando la fuente, tamaño, color, etc., no se garantiza que el aspecto
logrado se respete en todos los portales.
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Datos alquiler
En esta hoja de características puede usted especificar toda la información necesaria para la gestión
de alquiler de larga duración ( no alquiler turístico )
Datos alquiler temporada
Esta hoja de características complementa a la anterior y es específica para el alquiler turístico
(alquiler de temporada), en ella se especifican los precios tanto para el propietario como para el
cliente, fechas en que no se encuentra disponible el inmueble y número de días mínimos a alquilar,
dependiendo de las fechas.
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IMPORTANTE
Para completar las definiciones de esta hoja de características ha de definir unos rangos a) que no se
solapen y b) que abarquen todo el año:
Lo más práctico es que defina los rangos y haga clic en el botón [Validar datos] que comprobará si
éstos son correctos.
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Formas de búsqueda
Búsqueda por referencia
Mediante esta opción puede usted buscar un número de referencia concreto, por ejemplo podemos
poner la referencia del inmueble en los anuncios para que cuando llamen los clientes nos puedan
especificar a que anuncio se refieren.
MultiLinkCRM puede poner la referencia de forma automática o bien ser el usuario que ponga la
que estime conveniente, obviamente si las referencias las ha puesto el usuario, aquí ha de poner las
que ha asignado a la ficha.
Si la referencia la ha puesto MultiLinkCRM de forma automática lo que hace es generarla de la
siguiente forma:
PREFIJO NÚMERO DE FICHA
Los prefijos por defecto son: P para los pisos, C para los chalets, A para los apartamentos, L para
locales, N para naves, S para solares y G para garajes
En este caso la ficha veinticinco de pisos tendría la siguiente referencia: P25
IMPORTANTE
Los prefijos por defecto son los indicados pero, como la mayor parte de las cosas en MultiLinkCRM
son configurables por el usuario, por lo que podría ser una letra diferente, o incluso varias.
Para buscar por referencia debemos hacer clic en el botón recuadrado en rojo en la imagen
Y el sistema nos mostrará la pantalla de búsqueda
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Indicamos la referencia a buscar y hacemos clic en el botón [Aceptar]
Si la referencia existe MultiLinkCRM nos la mostrará automáticamente.
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Búsquedas por filtro
En la parte izquierda de la ficha hay una serie de pestañas para funciones
auxiliares, las dos primeras sirven para hacer búsquedas con filtros.
Al hacer clic en la primera de ellas veremos que se abre una pestaña lateral, cubriendo los datos de
la ficha del inmueble, si deseamos volver a replegarla deberemos hacer clic en la misma pestaña que
hemos usado para desplegarla, recuadrada en rojo en la imagen.
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Búsqueda de inmuebles
En esta opción pondremos los filtros que deseemos para encontrar la ficha, por ejemplo si es nuevo
o de ocasión, el tipo, etc. Cuantos más condicionantes pongamos menos resultados tendremos.
Una vez establecidos los criterios de selección haremos clic en el botón [Seleccionar] (en naranja).
Al hacer esto se nos mostrarán los inmuebles que coinciden con lo buscado
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La lista de resultados nos muestra los inmuebles encontrados
IMPORTANTE
MultiLinkCRM no solo muestra aquellos inmuebles que coinciden exactamente con lo buscado sino
también los que, aún no coincidiendo en alguna cosa, si lo hacen en parte, y muestra a la izquierda
un número que es el porcentaje de coincidencia, 100% quiere decir que coincide exactamente con
lo buscado, 0% quiere decir que no coincide en nada. Se puede indicar el mínimo porcentaje a
mostrar en los resultados.
Esta forma de búsqueda es similar a como funcionan los buscadores de Internet y le permite no
perder ninguna oportunidad.
En la parte izquierda de los resultados de la búsqueda vemos que hay una casilla, con ella
seleccionaremos los inmuebles que queremos ofertar a nuestro cliente y a continuación haremos clic
en el botón [Imprimir selección]
MultiLinkCRM generará automáticamente una oferta, utilizando la plantilla de informe configurada
para esto (por supuesto modificable por el usuario), y nos mostrará la pantalla de vista previa del
generador de informes
Desde esta pantalla puede usted generar un documento Word© (no necesita tener instalado ese
programa), PDF, HTML, Open Office, y otros formatos. También puede enviarlo por correo
electrónico automáticamente mediante cualquiera de las cuentas que tengamos configuradas y, por
supuesto también puede imprimir la oferta.
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En la parte superior de los resultados de la selección hay varios botones que nos permiten, al hacer
clic en ellos, establecer el orden en que se muestran los resultados
Si lo que deseamos es ver la ficha del inmueble referenciado haremos clic en el botón recuadrado en
rojo en la imagen
Al mostrar la ficha la pestaña de búsqueda se repliega, si volvemos a hacer clic en ella regresaremos
a la lista de resultados existente.
Por último si hacemos clic en el botón [Volver] regresará a la pantalla inicial de búsqueda en donde
podemos modificar los criterios de selección para refinar los resultados.
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Búsqueda de inmuebles (2)
Al hacer clic en la segunda pestaña vemos que se muestra la segunda opción de búsqueda
Esta búsqueda es similar a la anterior, pero ofrece una posibilidad muy interesante y es poder buscar
un literal en cualquier campo de texto de la ficha.
Podemos buscar una ficha que tenga un determinado texto, por ejemplo un nombre de calle, no hace
falta que sea exacto sino con una parte es suficiente.
Teclearemos el texto a buscar y haremos clic en el botón [Seleccionar] lo que mostrará las fichas
coincidentes.
El resto de funciones son similares a las de la opción anterior.
IMPORTANTE
MultiLinkCRM no solo muestra aquellos inmuebles que coinciden exactamente con lo buscado sino
también los que, aún no coincidiendo en alguna cosa, si lo hacen en parte, y muestra a la izquierda
un número que es el porcentaje de coincidencia, 100% quiere decir que coincide exactamente con
lo buscado, 0% quiere decir que no coincide en nada.
Esta forma de búsqueda es similar a como funcionan los buscadores de Internet y le permite no
perder ninguna oportunidad.
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Otras utilidades
Calculadora financiera
Indicando el importe a financiar, plazo en años y tipo de interés le muestra una tabla con las
posibles alternativas.
No le muestra solo el tipo y plazo indicados sino también los similares por arriba y por abajo para
que usted pueda valorar distintas alternativas.
Haciendo clic en alguna de las combinaciones tipo de interés – plazo, si vamos a la segunda pestaña
podremos ver el cuadro de amortización detallado.
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Gestión De informes y cartelería
En MultiLinkCRM hay dos sistemas de gestión de informes y cartelería:
- Gestor interno. Muy potente y funcional.
- Documentos de Microsoft Word ©.
IMPORTANTE
Usted no necesita tener instalado MS-Word para trabajar, no obstante si dispone de esta aplicación
puede utilizarla, de forma adicional, para componer informes y cartelería.
Para imprimir un informe o un cartel usted necesita:
- Un conjunto de datos, es decir la información que va a reflejarse en el documento impreso,
pueden ser los datos de una ficha o de varias
- Una plantilla, ya sea en formato interno o MS-Word
Seleccionar un conjunto de datos
Es fácil, si ha seguido este manual ya sabe hacerlo, solo hay que ir a una de las dos pestañas de
búsqueda y hacer una selección
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Por ejemplo, hemos ido a la primera forma de búsqueda y nuestra selección ha devuelto tres
resultados:
Estos tres resultados (o los que se devuelvan en cada caso) serán los que se impriman cuando
seleccionemos una plantilla.
Lo mismo se aplica para la segunda forma de búsqueda.
Seleccionar una plantilla e imprimir
Para esto ha de hacer clic en la pestaña [Informes]
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Y se muestra la siguiente pantalla
Lo primero será comprobar si vamos a trabajar con los resultados de búsqueda correctos:
IMPORTANTE
Por defecto solo se imprime la ficha que está usted viendo, es decir la ficha actual, si desea que se
imprima toda la selección ha de seleccionarlo aquí:
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Luego tenemos que seleccionar la plantilla correcta, para ello disponemos de varios controles en la
parte superior que nos ayudarán a localizarla:
En el campo [Búsqueda] puede usted teclear un texto que buscará en la descripción de la plantilla de
forma interactiva.
Cada informe incluye la siguiente información:
- Tipo de informe: MultiLink o Word ©
- Número de referencia
- Clase: Informes, contratos, hojas de visita, ...
- Descripción
Y a continuación un desplegable con las opciones disponibles
- Imprimir
- Modificar
- Modificar datos
- Duplicar
- Borrar
Para imprimir un cartel con la ficha actual, seleccionaremos la plantilla deseada, por ejemplo Flyer
02, en el desplegable seleccionaremos [Imprimir] y haremos clic en el botón [Ejecutar]
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El sistema generará el informe seleccionado, con los datos del inmueble actual y nos mostrará la
vista previa:
Haciendo clic en el icono de la impresora
seleccionado.
que hay en la parte inferior se imprimirá el modelo
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Vista previa de informe. Opciones disponibles
Un informe a imprimir puede tener varias páginas, con las primera opciones puede navegar por
ellas, ver varias páginas a la vez, incluso si se ha generado puede navegar por el índice del informe
(opción disponible en algunos listados únicamente).
Búsqueda
Haciendo clic en el icono
se mostrará la pantalla de búsqueda que le permitirá localizar un dato
concreto en la vista previa del informe a imprimir
Siguiendo las instrucciones puede usted localizar fácilmente el dato que desee, esto es muy útil, por
ejemplo, para comprobar la información a imprimir.
Exportación a otros formatos
Haciendo clic en el icono
MultiLinkCRM nos muestra la pantalla siguiente:
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Puede seleccionar uno de los siguientes formatos:
- Excel
- Excel – plain
- HTML
- Image – TIFF
- Image – Bitmap
- Image – PNG
- Image – GIF
- Image – JPEG
- PDF
- Open Office Writer
- RTF
- RTF – Flow layout
- Word
- Word – flow layout
- XFF
- XPS File
A continuación indique el nombre del fichero de exportación a crear
Y haga clic en [Generar] para crear el fichero seleccionado
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Enviar informe por correo electrónico
Si hace clic en el botón
se mostrará la siguiente pantalla
IMPORTANTE
Para utilizar esta opción debe usted haber configurado de forma previa los datos del correo
electrónico a utilizar, pueden configurarse varias cuentas y usar la más conveniente en cada
momento.
Primero seleccionaremos la cuenta de correo a utilizar
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Completaremos ahora toda la información requerida:
Y seleccionaremos el formato del correo generado:
Si seleccionamos la primera opción “Como fichero PDF adjunto” se generará un correo electrónico
y se adjuntará un fichero en formato PDF con el listado seleccionado.
En el caso de seleccionar “Correo con formato HTML” el informe generado se mostrará en el
cuerpo del mensaje, sustituyendo al mensaje escrito, esto es análogo a los correos publicitarios que
recibimos habitualmente.
IMPORTANTE
Los mensajes con formato HTML pueden no verse correctamente en algunos sistemas de correo
Web.
Por último solo hay que hacer clic en el botón [Enviar correo y el mensaje se mandará
automáticamente.
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Puede indicar varios destinatarios, es decir varias direcciones de correo electrónico para que reciban
el mensaje, para ello simplemente sepárelas por el carácter punto y coma “;” (sin comillas).:
cliente1@sucorreo.com;cliente2@otrocorreo.mx;correoelectronico@unomas.pe
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Otras opciones
Modificar. Si seleccionamos esta opción
El sistema nos mostrará la pantalla del gestor interno de informes:
Por favor consulte el manual específico de diseño de informes en donde se explica detalladamente
su funcionamiento.
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Modificar datos.
Seleccionando esta opción MultiLinkCRM nos permitirá cambiar la información de gestión de cada
plantilla que permite organizar mejor y localizarla fácilmente
Si se selecciona la opción “No modificable” el informe no se permitirá editar.
Duplicar
Esta opción nos permite crear nuevas plantillas para adaptarlas a nuestras necesidades particulares,
cuando la seleccionamos el sistema nos mostrará la siguiente pantalla
Debemos indicar un nombre y una descripción y MultiLinkCRM creará un duplicado del informe
seleccionado con los datos que le hemos indicado, informe que nos aparecerá en la lista de informes
disponibles y por supuesto podremos modificar nosotros para adaptarlo a nuestras necesidades
específicas, ver para ello el manual específico de diseño de informes
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Borrar
Esta opción nos permite eliminar un informe, el sistema nos pedirá confirmación
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Demandas
La gestión de demandas nos permite gestionar todos los encargos que recibimos de clientes
compradores que desean adquirir un inmueble.
La demanda consta de cuatro partes:
- Los datos de la demanda: fecha, colaborador responsable, etc.
- El contacto asociado. Una demanda tiene un contacto asociado, no se pueden asignar varios por
temas operativos.
- Los requisitos del cliente, es decir las características que describen el tipo de inmueble que está
buscando.
- Resultados, realmente esto no se guarda sino que se genera cada vez que se gestiona la demanda
dado que pueden variar en el tiempo.
Datos de la demanda.
En la parte superior de la ficha inicial vemos los datos de la demanda, como en el caso de los
inmuebles usted puede indicar la referencia de desee siempre y cuando no se repita, si no pone nada
el sistema le generará una automáticamente.
Contacto asociado.
Cada demanda tiene un contacto asociado, solo se permite uno por temas operativos. En la parte
inferior de la ficha inicial vemos una ficha de contacto reducida, con los datos básicos necesarios.
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MultiLinkCRM – Manual de usuario
Cuando damos de alta la ficha teclearemos al menos el nombre y apellidos y el teléfono,
MultiLinkCRM buscará si está ya dado de alta (busca la combinación nombre-apellidos y el
teléfono) y si así fuera nos muestra el mensaje siguiente:
Si efectivamente es un contacto que ya existe haremos clic en el botón [Si, es este] con lo que
MultiLinkCRM nos mostraría todos los datos ya guardados del cliente. Si no lo fuera haríamos clic
en el botón [No, es un contacto nuevo].
Si es un contacto nuevo MultiLinkCRM lo creará a partir de la información suministrada y lo
asociará a la ficha.
Puede darse el caso de que tengamos un contacto asociado a esa demanda y, por el motivo que sea,
queremos asociar otro diferente, para ello haremos clic en el botón [Desconectar el contacto
asociado]
También puede darse el caso de que queramos incluir un contacto ya existente, que tengamos ya de
alta en MultiLinkCRM, para ello haremos clic en el botón
[Buscar un contacto ya existente]
Al hacer esto se nos mostrará la pantalla siguiente:
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MultiLinkCRM – Manual de usuario
En esta pantalla seleccionamos el tipo de contacto y, en el campo de al lado, escribiremos un texto
que el sistema buscará en cualquier campo de la ficha del contacto, por ejemplo en el nombre,
apellidos, etc.
Tenemos tres acciones posibles:
[Aceptar] (o doble clic encima de los datos del contacto), selecciona ese contacto y vuelve a la
ficha de la demanda.
[Desconectar contacto asociado] Elimina la referencia en la ficha de demanda al contacto que
teníamos asociado, permitiéndonos asociarle un contacto diferente.
[Cancelar] Salir sin hacer nada
IMPORTANTE
Para ver una descripción completa de los datos de la ficha de contacto consulte el apartado
Contactos del manual
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Requisitos del cliente
En esta ficha podemos indicar todos los requisitos del inmueble que está buscando el cliente.
Lo primero es indicar si busca un inmueble nuevo o usado, y el
tipo buscado, podemos indicar más de uno porque puede ser que
a el cliente le de igual, por ejemplo, un local o una nave
dependiendo de sus características.
A continuación indicamos el tipo de operación, igual que antes podemos indicar más de uno.
Ahora indicamos la
localidad y zona, es
bastante habitual
el cliente busque en
más de una por lo
el sistema le permite
indicar hasta cuatro.
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que
que
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MultiLinkCRM – Manual de usuario
Aquí vamos describiendo tanto el precio, como altura,
superficie, etc., no es necesario completar
absolutamente todas las casillas, únicamente los datos
que estimemos necesarios para describir exactamente
lo que el cliente desea encontrar.
En esta zona podemos indicar una serie de requisitos
adicionales que pueden ser importantes para el cliente como
el estado del inmueble, orientación, si tiene piscina, etc.
Por último aquí podemos indicar más requisitos deseados por el
cliente.
IMPORTANTE
Indique las características requeridas por el cliente, pero tenga en cuenta que cuanto más
condicionantes ponga menos resultados obtendrá.
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Al hacer clic en el botón [Selecciona] MultiLinkCRM nos muestra los resultados obtenidos, es decir
los inmuebles que coinciden en todo o en parte con los requisitos del cliente.
En la parte izquierda vemos que hay un número, éste indica el porcentaje de
coincidencia de la ficha con lo buscado, por ejemplo en este caso el primer
inmueble, con un valor 100%, indica que coincide exactamente con lo que
busca el cliente, en el segundo, 50%, solo coincide en parte con los
requisitos que hemos indicado.
Un poco más a la derecha vemos que hay un desplegable con
varias opciones, para ejecutar una de ellas la seleccionaremos
en el combo y haremos clic en el botón [Ejecutar]
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Opciones disponibles
-Ver ficha. Muestra la ficha completa del inmueble.
-Crear visita. Permite crear una gestión en ese momento, para apuntar la visita.
-Oferta Email. Genera un correo electrónico con los datos de las propiedades seleccionadas, el
formato del correo es definible desde la configuración.
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-Oferta SMS. Permite mandar un mensaje SMS al cliente directamente desde MultiLinkCRM, este
servicio tiene un costo adicional.
-Mail Ctto. Inmueble. Envía un correo al primer contacto del inmueble.
-SMS Ctto. Inmueble. Envía un SMS al número de teléfono móvil del primer contacto del
inmueble.
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En la parte derecha tenemos una serie de opciones para anotar si se ha descartado esa ficha.
Además podemos indicar si se ha visitado y marcar si se ha enviado oferta.al cliente.
Además de las opciones descritas podemos también dar de alta gestiones, igual que en el fichero de
inmuebles y también dispone de un campo de notas internas de gestión.
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Opciones adicionales
Además, en una pestaña lateral dispone de una opción de búsqueda que le permite localizar
rápidamente una demanda.
Puede usted buscarla por fechas colaboradores, referencia de la demanda, nombre del cliente, etc.
Contactos
MultiLinkCRM está enfocado principalmente al cliente, a diferencia de versiones anteriores hay un
solo fichero de clientes, no hay uno separado para compradores, otro para demandantes, y así
sucesivamente. Una misma persona puede en un momento dado estar buscando un inmueble y más
adelante venderlo, por ejemplo.
Todos los clientes están dados de alta en un solo fichero, el de contactos, y sus datos son accesibles
desde cualquiera de los módulos del programa.
Fichero general de contactos
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Lo primero que vemos es un listado general en el que aparecen absolutamente todos los contactos,
para encontrar uno en concreto seleccionaremos el tipo en el desplegable y/o escribiremos un texto
en el campo “Texto a buscar”, el sistema busca en todos los campos de texto de la ficha: nombre,
apellidos, referencia, etc. Una vez hecho esto haremos clic en el botón [Selecciona]
Para seleccionar uno en concreto de los que aparecen en la lista haremos clic encima del nombre del
mismo, vemos que en la parte de debajo de la ficha aparece el contacto seleccionado en ese
momento, a partir de ahí podremos ir a las demás pestañas de la ficha para modificar sus datos.
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Datos del contacto
En esta ficha podemos describir todos los datos del cliente: referencia, situación,…
En la parte inferior podemos apuntar los teléfonos del contacto, definiéndolos por tipo: trabajo,
personal, etc., y definiendo cual es el principal, es decir el teléfono al que debemos llamar primero.
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En la ficha del contacto tenemos dos botones para enviar SMS’s y correos electrónicos
directamente.
Envío de SMS
Esta pantalla permite enviar mensajes SMS directamente desde la ficha, utilizando la pasarela de
MultiLinkCRM.
Por defecto cuando se manda un SMS se crea una gestión en la agenda y se asocia al contacto, para
ver y valorar todas las gestiones realizadas con él y tener una idea de cuanto dinero nos han costado.
IMPORTANTE
Esta funcionalidad tiene un costo adicional.
El precio de los mensajes dependerá de si son locales o internacionales y puede variar en el tiempo.
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Envío de correos electrónicos.
Esta pantalla nos permite enviar correos electrónicos a los clientes desde MultiLinkCRM utilizando
cualquiera de las cuentas de correo configuradas.
IMPORTANTE
Para poder utilizar este módulo ha de tener configurada alguna cuenta de correo, consulte el
apartado CONFIGURACIÓN del manual y si tiene alguna consulta no dude en ponerse en contacto
con nosotros.
MultiLinkCRM permite tener configuradas varias cuentas de correo, no una sola, y usted puede
seleccionar en el momento del envío cual va a utilizar.
Puede configurar cualquier tipo de cuenta de correo de las habituales: SMTP/POP, GMAIL©,
Yahoo©, Hotmail©, etc.
MultiLinkCRM genera automáticamente una gestión con los datos y texto del mensaje (guarda el
mensaje enviado), relacionándolo con el contacto, para poder ver en la lista de gestiones / acciones
realizadas todo lo que se ha hecho con el cliente.
Cuando accedemos a esta pantalla desde la ficha de contacto los destinatarios se generan
automáticamente tomando las direcciones de correo del cliente, si las hay por supuesto, también
podemos indicar un destinatario en “copia oculta” que recibirá el correo pero los demás
destinatarios no lo sabrán, es un destinatario oculto a los demás.
Por supuesto podemos adjuntar cualquier documento siempre con la lógica prevención de que no
tengan un tamaño excesivo.
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Direcciones del contacto
En la segunda pestaña de las fichas del contacto tenemos los datos de direcciones del contacto.
Un contacto puede tener varias direcciones: trabajo, personal, vacaciones, por eso el sistema le
permite dar de alta más de una, para ello y estando en la pestaña correspondiente haremos clic en el
botón [Nuevo]
Y el sistema nos creará una nueva ficha para pongamos los datos.
Si deseamos eliminarla haremos clic en el botón [Borrar]
Recuerde hacer clic en el botón [Guarda] cuando termine de completar la ficha.
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Casos del cliente
En la pestaña correspondiente podemos dar de alta los casos del cliente:
Casos son todas aquellas incidencias que tengamos con ese contacto, problemas, temas que
necesitan ser resueltos, etc..
La gestión de casos es muy importante y práctica pues permite saber todos los temas pendientes,
sean responsabilidad nuestra o no, mejorando la calidad del trato con el cliente, todos recordamos
esa sensación cuando hablamos con alguien enfadado por un tema pendiente con nuestra empresa
que nosotros desconocemos absolutamente.
Para dar de alta un nuevo caso y estando situados en la pestaña correspondiente haremos clic en el
botón [Nuevo]
Y el programa nos generará la ficha correspondiente para teclear los datos del caso
Recuerde hacer clic en el botón [Guarda] cuando termine de completar la ficha.
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Gestiones
Son cualquier tipo de acción que hubiéramos realizado con el contacto, por ejemplo:
- Una llamada telefónica
- Una Visita
- Enviar un Email
- Mandar un Fax
- Hacer un Contrato
- Otro tipo de trámites
- Enviar un mensaje SMS
- Enviar un mensaje mediante Whatsapp
- Etc, etc.
Para crear una nueva gestión, estando en la pestaña correspondiente pulsaremos el botón [Nuevo]
Con lo que podremos dar de alta los datos de la gestión:
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Notas internas
En esta pestaña podrá anotar cualquier indicación relacionada con este contacto, son notas de
carácter interno.
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Propiedades
En esta pestaña aparecerán todas las propiedades en las que este contacto aparezca como
propietario.
Desde aquí haciendo clic en el botón podemos pasar rápidamente a ver la ficha del inmueble
correspondiente.
Demandas
En esta pestaña aparecerán todas las demandas en las que el contacto aparezca como demandante.
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Transacciones
Aquí reflejaríamos cualquier acto de carácter económico relacionado con el inmueble, por ejemplo:
- Alquiler
- Alquiler turístico
- Venta
- … /…
Como antes estando en la pestaña transacciones, si pulsamos el botón nuevo MultiLinkCRM nos
agregará una gestión a la ficha del inmueble
A partir de ahí ya podremos dar de alta todos los datos de la transacción
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Versión reducida de la ficha de contacto
Para muchas opciones, por ejemplo para las demandas, se utiliza un formato reducido de la ficha de
contacto:
La única diferencia es que se muestra un menor número de datos. En la parte inferior de la ficha se
muestran tres botones: Direcciones, Casos y Propiedades que dan acceso a estas opciones.
Por supuesto usted puede dar de alta aquí a un contacto y ampliar la información en la ficha de
contactos.
Agenda
En este módulo usted puede ver, de un vistazo, todas las gestiones, acciones, etc., que hay en un día
determinado o en una semana.
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Para ver las gestiones de un día determinado simplemente haga clic en el calendario que se muestra
en la parte izquierda de la pantalla, si hacemos clic en el botón [Hoy] aparecen los datos
correspondientes a la fecha actual.
Seleccionando con los dos desplegables de la parte inferior podemos filtrar las gestiones mostradas
a una etiqueta concreta y un colaborador específico.
Si deseamos dar de alta una nueva gestión directamente desde aquí haremos clic en el botón
[Nuevo apunte]
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En esta pantalla puede dar de alta todos los datos de la gestión y más tarde ésta se mostrará en la
agenda. Si se indica también la referencia de un contacto, un inmueble o una demanda se mostrará
también como gestión asociada al entrar a estos módulos.
Una vez completados los datos pulsaremos el botón [Aceptar], recuerde que ha de pulsar el botón
[Guarda] para guardar los datos.
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Una vez guardada la gestión, ésta se mostrará en la agenda, en el día seleccionado.
Si hacemos clic en el icono de la lupa
la gestión se volverá a abrir para editarla.
El icono de la campana se muestra si hemos seleccionado en la gestión la opción avisar, al hacer
esto MultiLinkCRM avisará al usuario con la antelación seleccionada:
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El color que se muestra es el que se ha seleccionado en la opción etiqueta
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Vista semanal
Si selecciona la opción Vista semanal veremos las gestiones para la semana actual
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Sincronización con Microsoft Outlook ©
Si dispone de este programa MultiLinkCRM le ofrece una opción que le permite importar las citas
gestionadas con Outlook a MultiLinkCRM, para esto ha de hacer clic en el botón [Sincr.Outlook] y
se mostrará la pantalla siguiente:
Aquí solo deberemos de seleccionar el tipo de gestión que se creará automáticamente y el rango de
fechas a importar, por defecto todas, tenga en cuenta que cuantas más citas se vayan a importar
lógicamente tardará más tiempo.
Si aparece el mensaje que se muestra en la parte inferior, solicitando permiso para que
MultiLinkCRM acceda a Microsoft Outlook © debe seleccionar la casilla y en el desplegable poner
el tiempo suficiente, cuanto más mejor puesto que no sabe a priori lo que tardará.
IMPORTANTE
Las citas se importan una sola vez, si se ejecuta este proceso más de una vez solo se traerán a
MultiLinkCRM las que se hubieran creado nuevas, las ya importadas no se volverán a cargar.
Para iniciar el proceso de importación haga clic en el botón [Importar citas desde Microsoft ©
Outlook]
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Gestión de publicidad
Este módulo está pensado para que usted pueda controlar la cantidad de dinero invertido en
publicidad en cualquier medio: radio, prensa, Internet, etc.,
Lo primero que vemos es una lista de las campañas creadas, para dar de alta una nueva haremos clic
en el botón [Nuevo]
En esta pantalla indicaremos una breve descripción de la campaña, la fecha inicial y la final y el
presupuesto que tenemos para la misma:
La campaña se compone de inserciones, es decir de anuncios que van a ponerse en diferentes
medios, una vez completada la descripción e indicado el presupuesto que tenemos para la campaña,
iremos indicando las inserciones que deseamos incluir, para ello haremos clic en el botón [Nuevo]
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Inserciones
Si nos colocamos en la casilla “medio” y pulsamos el botón derecho del ratón MultiLinkCRM nos
mostrará los distintos medios dados de alta para poder seleccionar el que corresponda.
MultiLinkCRM completará el nombre del medio, ahora colocamos el cursor en la casilla “tipo” e
igual que antes hacemos clic en el botón derecho del ratón con lo que se nos muestran los distintos
tipos de inserciones definidas.
Seleccionaremos una y MultiLinkCRM completará, igual que antes, los datos.
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La casilla “Uno x inmueble” significa que esta inserción hay que multiplicarla por el número de
inmuebles que se publicitan, por ejemplo en el caso de los anuncios individuales, inmueble a
inmueble, si es una página en la cual agrupamos varios inmuebles hay que dejar desmarcada esta
opción.
Aquí añadiremos todas las inserciones que incluya la campaña, en cualquier medio, al haberlas
valorado antes MultiLinkCRM calculará el importe del total de la acción publicitaria. Todas estas
inserciones se repetirán durante todos los días que dure la campaña.
Inmuebles
Para indicar los inmuebles incluidos en la campaña, en la parte derecha los iremos detallando, para
ello nos colocaremos en la casilla “Referencia” y teclearemos allí la referencia del mismo,
MultiLinkCRM le mostrará la situación del mismo a efectos de verificación.
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Estimación económica de la campaña
MultiLinkCRM le ofrecerá una estimación económica de la campaña en base a
-Los días de duración
-Costo de las inserciones
-Inmuebles implicados
Para ello basta con hacer clic en el botón [Actualizar importe]
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Definición de medios e inserciones
Para acceder a la pantalla de gestión de medios publicitarios debe hacer clic en el botón que se
indica en la imagen:
En esta pantalla se definen tanto los medios publicitarios que utilizaremos en las campañas como las
inserciones y sus costos. Un medio puede tener tantas inserciones como se desee, y hay que indicar
los precios diarios de cada inserción.
Módulo Resumen informativo
Este es un módulo que permite al usuario conocer todo lo que tiene pendiente y le informa de las
oportunidades de negocio que se presenten.
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En la primera pestaña se relacionan las gestiones asignadas para hoy
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En la segunda pestaña: casos pendientes, se muestran todos los que no están resueltos y además el
asesor responsable sea quien está identificado en MultiLinkCRM en ese momento, es decir usted
solo ve sus casos, no los de los demás..
En la
siguiente
pestaña se
muestran
los
inmueble
s nuevos
o
recientem
ente
modificados, por ejemplo en los cuales se hubiera modificado el precio.
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A continuación se muestran las demandas recientes, igual que en la pestaña anterior podemos
modificar el número de días de antelación en los cuales vamos a buscar.
Por último nos muestra la información de los clientes que cumplan años hoy, modificando la fecha y
haciendo clic en [Actualizar] podemos seleccionar días diferentes.
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Si seleccionamos un contacto y hacemos clic en el botón [Enviar correo electrónico al contacto
seleccionado] MultiLinkCRM le mostrará la siguiente pantalla:
Si ha
indicado
un correo
electrónic
o cuando
completó
los datos
del
contacto,
éste se
mostrará
automátic
amente
aquí.
Completa
ndo esta
pantalla
MultiLinkCRM enviará un mensaje de felicitación automático al contacto, éste mensaje es
personalizable desde la configuración del programa.
Módulo de Gestión
Está diseñado para el responsable de la agencia, proporciona la información de gestión necesaria
para controlar el funcionamiento de la empresa, comisiones, ventas, control de oportunidades, etc.
Accedemos seleccionando la opción en el menú general, lo habitual es limitar los permisos de
acceso únicamente a la persona responsable de la empresa.
Lo primero nos muestra una tabla de comisiones, los datos que aparecen aquí vienen de la
información suministrada en la ficha del inmueble, en el apartado datos internos:
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Gestión Web
MultiLinkCRM implementa un completo módulo que le permite exportar la información a diferentes
formatos y publicarla automáticamente en su Web o en portales inmobiliarios comerciales.
Exportación a Web personal
Básicamente el proceso de envío realiza los siguientes pasos:
1.-Si se ha definido lanza una página Web previamente al proceso de envío
2.-Exporta la información a un fichero XML
3.-Copia las fotos de los inmuebles, las reduce a un tamaño predefinido, además
opcionalmente puede generarse también un thumbnail por cada imagen, y se guardan en
formato JPG
4.-Envía mediante FTP los datos al servidor Web
5.-Si se ha definido lanza una página Web posteriormente al proceso de envío, normalmente es
la encargada de parsear el XML recibido e incorporar los datos a la BBDD del servidor Web
Para acceder al módulo de gestión Web haga clic en el botón recuadrado en la imagen
Seleccione el portal a gestionar
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En las listas se muestran las fichas a enviar
Para iniciar el proceso de envío haga clic en el botón [Enviar a la Web]
Se mostrará el siguiente mensaje:
Debe hacer clic en [Enviar]
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MultiLinkCRM iniciará el proceso de generación de datos para envío
Una vez completado el proceso de generación se mostrará el siguiente mensaje:
Si hacemos clic en [Si] multiLinkCRM iniciará el proceso y mandará los datos al servidor
predefinido.
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Configuración del módulo de gestión Web
Para acceder al módulo de configuración haga clic en el botón recuadrado en rojo en la imagen
En este módulo se pueden definir todos los parámetros necesarios para el envío
Primero seleccionaremos el portal a configurar
A continuación debe seleccionar el procesador de envío a utilizar
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Los procesadores de envío son programas que convierten los datos de MultiLinkCRM a diferentes
formatos, por ejemplo:
- Formato MultiLinkCRM XML, formato propio de esta aplicación, diseñado para que sea un formato
sencillo y fácil de implementar para uso en Web personal.
- Formato MultiLink Legacy, es el formato generado por las versiones anteriores de MultiLink
- Formato Kyero, formato definido por www.kyero.com y que es utilizado no solo por este portal sino
por muchos otros.
- Formato Idealista, formato definido por www.idealista.com
El número de procesadores incluidos se irá incrementando en el futuro.
Usted define un portal y le dice que procesador de envío va a utilizar, por supuesto cada portal tiene
una parametrización completamente independiente.
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Configuración
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Para más información: www.multilinkcrm.com
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