1. Educación

Experiencia Doctor BTL
Entorno
Doctor BTL es una empresa que se encuentra dentro del rubro del marketing y la publicidad.
Estamos especializados en las operaciones comerciales, lo que implica Trade Marketing,
activaciones con el consumidor final, auditorías e investigación comercial y eventos.
El rubro del marketing y la publicidad es muy complicado al ser muy dinámico y cambiante.
Normalmente se implementan proyectos de diferente duración y tamaño, por lo que hay
muchos cambios por parte del cliente al momento de la implementación. Se originan muchas
coordinaciones en diferentes aspectos y con distintas áreas generando pérdidas de
información (normalmente centralizado en un ejecutivo de cuentas). Además el poco tiempo
con el que los clientes deciden implementar sus acciones hacen que no se realice una buena
planificación ni por parte del cliente ni por la agencia de marketing.
Tal es así que el estándar que tienen los clientes sobre las implementaciones de las actividades
de marketing son muy bajas; están acostumbrados a fallas del proveedor, baja calidad de
entrega de información, baja efectividad en los tiempos, retrasos, poca evidencia del trabajo
realizado, etc. Es por eso que somos la única empresa en el giro con la certificación de Calidad
ISO 9001-2008.
Doctor BTL - historia
Doctor BTL encontró en estas deficiencias una oportunidad para sobresalir en el mercado de
las operaciones comerciales. Para ello, su objetivo era convertirse en una empresa flexible
para los clientes y sus diferentes proyectos, eficiente en sus operaciones, ordenada, enfocada
en generar valor y en la entrega de un producto de alta calidad.
Es entonces que se encuentra necesario implementar un Sistema de Gestión de Calidad para
cumplir los objetivos y conseguir los niveles de productividad y rentabilidad esperados. Esto se
sostendría en la herramienta ISO 9001-2008 como estructura y guía.
Doctor BTL adquirió un compromiso total con esta implementación, modificando su visión y
misión como empresa. Se transformó decididamente en una empresa enfocada en procesos
con un organigrama muy horizontal, logrando involucrar a todo el equipo de la empresa con
este compromiso y consiguiendo el apoyo total y participativo.
Se estableció la filosofía de generar valor buscando diferentes herramientas de I+D para
impulsarla, por ejemplo: tecnologías de información para compartir datos con mayor
eficiencia, herramientas de administración de la información como el PMBOK, tecnología de
comunicaciones para registrar información de los proyectos y lograr eficiencias operativas
importantes, entre otras.
Utilizando la herramienta del ISO 9001-2008, se implementaron los procedimientos
documentados de forma clara, como base para el sistema de Gestión de calidad de Doctor BTL.
Lo primero que se hizo fue crear un mapa de integración de procesos muy enfocado a generar
valor en la operación de los proyectos. Siempre teniendo el enfoque de entregar la mejor
calidad al cliente y con una correcta gestión interna. Hay que considerar que este mapa de
integración debe que ser adaptado y estandarizado para trabajar con proyectos de distintos
tipos y características.
Al elaborar este mapa de integración de procesos se tuvo especial atención en las principales
problemáticas que se presentan al realizar las actividades de operaciones de marketing, y fue
así como se implementaron.
Con esto se definieron las funciones y carga de trabajo del equipo de la empresa con el
objetivo que cada uno de ellos genere valor al proceso y que haya un flujo continuo de
información y entrega de valor al siguiente. Todo esto trabajando de manera conjunta y
horizontal.
Se implementaron los registros de calidad en la operación, implementando diferentes
formatos y herramientas para llevar a cabo las operaciones de los proyectos y la gestión
interna de la empresa.
Con toda esta información, experiencias y mejoras observadas, se fueron implementando los
diferentes procesos y procedimientos para el equipo, tomando en cuenta los diferentes
aspectos que se puedan presentar en los diferentes proyectos.
La capacitación interna del personal fue constante y se necesitó mucho compromiso del
equipo, el cual tuvo que esforzarse el doble para aprender y adaptarse a este nuevo sistema
sin dejar de operar los proyectos que venían ejecutándose. Se realizaron auditorías internas
para medir el conocimiento del personal y adaptar las capacitaciones para su rápida
comprensión del sistema y de los procesos.
El sistema ISO 9001–2008 fue una herramienta muy útil para poder implementar un Sistema
de Gestión en la empresa, organizando y demarcando los elementos que se necesitan enfocar
para tener una correcta gestión de los recursos y stakeholders, y así entregar un producto de
excelente calidad al cliente.
Entre los beneficios obtenidos por implementar el ISO 9001–2008 en la empresa se pueden
nombrar:







Comunicación y gestión de información efectiva del sistema y de los proyectos.
Respuestas rápidas tanto en acciones como en información para los clientes.
100% de efectividad operativa en los proyectos, ya sea en el tiempo de ejecución,
como en la calidad del servicio y en los objetivos operativos cumplidos.
Eficiencia en la operación y una correcta gestión de los recursos.
Obtención de los objetivos de rentabilidad y productividad en la empresa, ya que se
realizó la facturación con menos recursos que nuestros competidores.
Confianza de los clientes.
Medición y control interno y externo de los recursos de la empresa.