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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
110.10 ACTAS
110.10-78 Acta de equipo de mejoramiento continuo
* Solicitud o requerimiento
* Acta
110.10-79 Acta de entrega de códigos de marcación
* Solicitud o requerimiento
* Acta
110.10-80 Acta de ajuste a inventario de almacén
* Solicitud o requerimiento
* Acta
110.10-81 Acta de entrega de insumos de oficina
* Solicitud o requerimiento
* Acta
110.10-82 Actas de visita sisben
* Fotocopia documentos de identidad
* Recibo de luz
* Acta de visita
110.90 CERTIFICADOS
110.90-01 Certificado de paz y salvo
* Solicitud o requerimiento
* Carta de renuncia ó insubsistencia
* Paz y salvo de la oficina donde laboraba
110.90-02 Certificados de estudiantes en práctica
* Solicitud de la institución
* Certificado
110.90-03 Certificado de desvinculación del sisben
* Solicitud
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
TIEMPO DE
AG
AC
5
5
HOJA:
DISPOSICIÓN FINAL
CT E M
S
DE: 5
PROCEDIMIENTOS
x
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de
Archivo establecerá el procedimiento de
elimación que deberá reallizarse.
5
5
x
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de
Archivo establecerá el procedimiento de
elimación que debe reallizarse.
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x
TRD GERENCIA SISTEMAS DE INFORMACION
versión: 3.0
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CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
AG
AC
HOJA:
DISPOSICIÓN FINAL
CT E M
S
DE: 5
PROCEDIMIENTOS
* Fotocopia del documento de identidad
* Hoja de Sisben
* Certificado de desvinculación
110.215 ENCUESTAS SISBEN
1
7
x
3
5
x
1
5
x
110.215-01 Encuesta de identificación de beneficiarios
* Fotocopia documento de identidad
* Recibo de luz
* Planilla de encuesta
110.266 FORMATOS
Formatos de informes de interventoría y/o
110.266-01
supervisiones
* Copia del contrato
* Factura o cuenta de cobro
* Pago de aportes parafiscales
Formato único de movimiento de equipos de computo
110.266-02
y telecomunicaciones
110.305 INFORMES
110.305-12 Informe estadístico del Sisben
Esta serie tiene un alto volumen documental
por tanto su tiempo de retención es corto en
Se decide eliminar la serie porque carece de
archivo de gestión y archivo central, se
valor administrativo para lo cual se hará
decide eliminarla porque carece de valor
levantamiento del inventario de la
administrativo y el Comité de Archivo
documentación a eliminar y el Comité de
establecerá el procedimiento de elimación
Archivo establecerá el procedimiento de
que debe reallizarse.
elimación que deberá reallizarse.
Esta serie tiene un alto volumen documental
por tanto su tiempo de retención es corto en
archivo de gestión y archivo central, se
decide eliminarla porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación
que debe reallizarse.
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo para lo cual se hará levantamiento
del inventario de la documentación a eliminar y el
Comité de Archivo establecerá el procedimiento de
elimación que deberá reallizarse.
* Informe
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
110.325 INVENTARIOS
110.325-01 Inventarios de hardware
* Actas de baja de equipos de computo
* Recepción de equipos de computo
* Recepción de equipos de comunicaciones
* Formatos de inventario de hardware
110.325-02 Inventarios de software
110.360 MANTENIMIENTO
110.360-01
TIEMPO DE
AG
AC
5
15
DISPOSICIÓN FINAL
CT E M
S
DE: 5
PROCEDIMIENTOS
x
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo para lo cual se hará levantamiento
del inventario de la documentación a eliminar y el
Comité de Archivo establecerá el procedimiento de
elimación que deberá reallizarse.
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2
Mantenimiento y soporte técnico de equipos de
computo y telecomunicaciones
* Solicitud
* Formato de reporte técnico
* Formato solicitud de insumos
* Formato material entregado
* Formato reporte técnico firmado por el usuario
x
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de
Archivo establecerá el procedimiento de
elimación que deberá reallizarse.
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de
Archivo establecerá el procedimiento de
elimación que deberá reallizarse.
110.360-03 Mantenimiento y soporte a redes de datos
* Solicitud de instalación, traslado o reparación de la red
de datos
* Solicitud de apertura de cuenta de correo
* Informe técnico
* Respuesta a solicitud
* Solicitud de materiales
* Formato material entregado
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
HOJA:
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CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
110.445 PROCESOS
TIEMPO DE
AG
AC
5
HOJA:
DISPOSICIÓN FINAL
CT E M
S
5
DE: 5
PROCEDIMIENTOS
x
110.445-16 Procesos gerencia sistemas de informacion (SIG)
110.525
110.525-01
110.525-02
110.525-03
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
* Caracterización
* Hoja de vida del indicador
* Procedimientos
* Matriz control servicio no conforme
* Nomograma
* Auditorias internas y externas
* Plan de mejoramiento
* Acciones correctivas
* Matriz de administracion de acciones
* Satisfacción al cliente
* Matriz requisitos legales
* Matriz de riesgos
SISTEMAS
Sistemas de Información de salud
* Boletines informativos de situaciones de salud
* Formularios estadísticos
* Informes estadísticos
Sistemas de Información de Educación
* Listados de instituciones educativas
Sistemas de Información Geográfica
* Solicitudes
* Informes
Se
Se decide
decide eliminar
eliminar la
la serie
serie porque
porque carece
carece de
de
valor administrativo
administrativo para
para lo
lo cual
cual se
se hará
hará
valor
levantamiento del
del inventario
inventario de
de la
la
levantamiento
documentación
a
eliminar
y
el
Comité
documentación a eliminar y el Comité de
de
Archivo
Archivo establecerá
establecerá el
el procedimiento
procedimiento de
de
elimación
elimación que
que deberá
deberá reallizarse.
reallizarse.
5
5
x
x
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie
debe conservarse totalmente y microfilmarse.
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
AG
AC
110.525-04 Proyectos de Software
* Solicitud
* Levantamientos de requerimientos
* Cronograma
* Modelo enidad relación
* Casos de uso
* Diagrama de proceso
* Interperabilidad
* Control de cambios y versiones
* Manuales
* Actas de entrega
* Actas de reunión
110.525-05 Soportes de Software
* Informes
* Estadísticas
* Solicitud de requerimientos
HOJA:
DISPOSICIÓN FINAL
CT E M
S
DE: 5
PROCEDIMIENTOS
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
Debido que para la historia resulta importante
documentación a eliminar y el Comité de
conocer la gestión de la entidad esta serie
Archivo establecerá el procedimiento de
debe conservarse totalmente y microfilmarse.
elimación que deberá reallizarse.
Firma responsable: Margarita Monsalve Salas
Gestión Documental
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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