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PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL/SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA
PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA
LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN
Versión : 04
Página 1 de 10
Fecha de aprobación: Agosto 03 de 2009
Resolución N° 130
Aprobó: Rector
Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC
Código : PBE.23
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades para el pedido y entrega de insumos y /o productos
requeridos en los servicios de alimentación y las actividades de control de
inventario.
Comprende desde la solicitud de los insumos y/o productos a los proveedores,
hasta la entrega de los mismos al supervisor de turno de cocina, los líderes de los
servicios de alimentación o a los empleados en quienes se delegue.
NORMATIVIDAD
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
Resolución del Ministerio de Salud y Protección Social 2674 de 2013, en el cual se establecen los requisitos sanitarios que deben cumplir las personas naturales y/o
jurídicas que ejercen actividades de fabricación , procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos y
materias primas de alimentos y los requisitos para la notificación , permiso o registro sanitario de los alimentos, según el riesgo en salud pública, con el fin de proteger la
vida y la salud de las personas.
Decreto de la Presidencia de la República de Colombia 3075 de 1997, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 09 de 1979 y se dictan otras disposiciones. Por el
cual se reglamentan las condiciones generales de equipos y utensilios en la fabricación de alimentos.
NTS-USNA 003, Control en el manejo de materia prima e insumos en el área de producción de alimentos conforme a requisitos de calidad .
NTS-USNA 007, Norma sanitaria de manipulación de alimentos.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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

DBU: División de Bienestar Universitario.
SCC: Sección de Comedores y Cafetería.
SIF: Sistema de Información Financiero.
SIMSIS: Sistema de Información para el Manejo de los Servicios Integrales de Salud.
Administrador Punto de Venta (APV): Realiza las actividades de supervisión del sistema de cafetería; tiene habilitados los módulos en el Sistema de Cafetería para
desempeñar este rol.
Minutas: Se refiere a los menús que se programan en cada servicio de alimentación.
CONSIDERACIONES
a) Aunque puede variar por diversos factores, generalmente la periodicidad de las solicitudes a los proveedores se realiza de acuerdo con el tipo de insumos requeridos :



Diaria: Suministro de productos e insumos necesarios para la prestación del servicio de Alimentación Especial.
Semanal: Mercado de verduras, hortalizas, raíces, tubérculos, plátanos, carne, pollo, pescado, frutas frescas, pulpa de fruta, pan y abarrotes en general (perecederos).
Según stock: Abarrotes no perecederos, desechables y aseo.
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PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA
LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN
Código : PBE.23
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CONSIDERACIONES
b) Al finalizar cada mes, el almacenista elabora un informe de Almacén siguiendo los lineamientos que establezca la División Financiera .
c) Se realizan verificaciones periódicas del inventario físico del almacén por parte del Jefe de la Sección de Comedores y Cafet ería o de la persona a quien delegue. Dichas
verificaciones periódicas se realizan al final de cada semestre académico, en el receso inter semestral.
d) El Profesional del servicio de Comedores y Cafetería realizará verificaciones periódicas del inventario de productos y/o insumos de la cafetería, éstas serán registradas
en el sistema de cafetería.
e) Ajuste de Inventario de Almacén: Una vez se realice el conteo físico de los insumos y/o productos de almacén, se levanta un acta especificando los insumos y/o
productos que presentaron faltantes y sobrantes. Con base en esta acta, se ingresa al módulo de ajuste de inventarios en el SIF y se realizan los ajustes pertinentes, tanto
en cantidades como en valor. Sólo se permite el ajuste de inventarios cuando hay faltantes y sobrantes de productos al granel o empacados al mayor por ejemplo: bultos.
f) Dadas de Baja de Almacén: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado. Estos productos deben ser reportados inmediatamente al jefe de la
Sección de Comedores y Cafetería o a quien delegue, para que se realice un acta en donde se especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja . A
continuación, se ajustará el inventario en SIF y se manejará como un faltante . g) Ajuste de Inventario de las Cafeterías: Una vez se realice el conteo físico de productos de
cafetería, se ingresa esta información al Sistema de Cafetería, para realizar el ajuste de inventario en cuanto a cantidades, así mismo se puede consultar un informe de los
ajustes realizados.
h) Dadas de Baja Cafeterías: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado , estos productos deben ser reportados inmediatamente al
Administrador Punto de Venta o a quien delegue, para que se realice la respectiva baja en el Sistema de Cafetería , donde se especifique el producto y la causa por la cual
se decide dar de baja.
i) Los insumos y/o productos se solicitan a través del medio acordado con el proveedor , ya sea vía fax, correo electrónico, por teléfono o por escrito. Constituye el
soporte de los pedidos los formatos establecidos por el proveedor o en su defecto los formatos FBE.34 ó FBE.107 (Pedido Diario/Semanal de Insumos y Productos).
J) Los inventarios de las diferentes cafeterías son afectados por las ventas y movimientos diarios de productos descritos en el procedimiento PBE.24 Ingresos por caja de
los puntos de venta de la cafetería.
K) Los productos que ingresarán a la cafetería son: Productos de lonchería, paquetería, botellas y empacados en general.
Código : PBE.23
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Documento
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intranet
Procedimiento predefinido
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Conector
Conector de página
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1. Recibe las minutas de todos los servicios de alimentación
de la SCC, en medio físico, estas son entregadas por el
nutricionista de la SCC.
1. Hora
Almacenista /
Auxiliar de almacén
Hoja de cálculo
(excel)
2. Revisa las existencias de los insumos y/o productos, ajusta
y determina las cantidades que deben solicitarse a los
proveedores.
8. Horas
Almacenista /
Auxiliar de almacén
3.
4. Horas
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1. Recibe de la minuta
A
Pág. 6
NO
¿Ingreso de
insumos y/o
productos por
almacén?
SI
2. Determina Las
cantidades a pedir.
con la
periodicidad establecida (ver Consideraciones (i) ).
Notas:
1. En el caso del servicio de alimentación especial o de
alguna eventualidad en los demás servicios, el profesional
responsable, solicita los insumos y/o productos necesarios.
1
soporte del pedido, debe hacer uso de los
formatos
Consideraciones literal i).
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TIEMPO
ESTIMADO
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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Página 4 de 10
Conector
RESPONSABLE
1
Almacenista /
1. Hora
Actividades Auxiliar de almacen
4,5,6, y 7
5. Verifica que los insumos y/o productos
Almacenista /
Auxiliar de almacen
presencia del
proveedor o su representante.
¿Los productos
cumplen con las
especificaciones?
SI
B
Pág. 5
NO
Almacenista /
Auxiliar de almacen
7. Diligencia y archiva el
formato de
de Eventualidades y
Devoluciones
2
7. Diligencia el
Almacenista.
Almacenista /
Auxiliar de almacen
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
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TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
1. Horas
Almacenista /
Auxiliar de almacen
3. Horas
Almacenista
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
Formato Eventualidades y
Devoluciones.
B
respectiva en el SIMSIS.
Ruta:
Sistema
de
información>sistema
financiero>Almacenista inventarios>Entradas a almacén
10. Entrega personalmente los insumos y/o productos
debidamente contados y pesados a
1. Hora
11. Devuelve insumos y/o productos que sobraron luego de
la preparación, al
4. Horas
FBE.04 Control de
Traslado de insumos y
productos
almacenista.
3
Comprobante de
entrada a almacén y
orden de pago
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Documento
Procedimiento predefinido
TIEMPO
ESTIMADO
DESCRIPCIÓN
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Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Auxiliar de cafetería
Pedido diario de
insumos y productos
3
Control de Traslado de Insumos y Productos, generando el
FIN
A
últimos días.
4. Horas
propio, debe hacer uso de los formatos establecidos por la
.
4
con el fin de realizar las salidas en el SIF.
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Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
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Documento
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
4
Notas:
1. Para el registro siga la ruta:
2. Para la aprobación siga la ruta:
19. Realiza periódicamente el inventario físico de los
productos. Esta verificación se realiza con base en la
información del sistema de Cafetería y el conteo físico.
Nota:
Se debe realizar un inventario del almacén y otro inventario
a cada una de las cafeterías
19.
5
TIEMPO
ESTIMADO
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RESPONSABLE
Conector de página
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REFERENCIA
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Dec isión
Documento
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Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
5
20 Entrega informe del
inventario
FIN
20. Genera un informe de revisión del inventario y lo
entrega a la jefe de la SCC.
Ruta: www.uis.edu.co>
Nuevas
Versiones>Acceder>Usuario>Contraseña>
cafetería>Administrador
Cafetería>Inventario>Realizar
Inventario>
y Producto>Agregar>Digite Cantidad del conteo
Físico>Guardar .
TIEMPO
ESTIMADO
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REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Agosto 3 de 2009
02
03
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento
Diciembre 13 de 2012
- Modificación del nombre del procedimiento.
- Objetivo: Inclusión de las actividades de control de inventario.
- Alcance: Eliminación de las actividades concernientes al pago de insumos y/o productos e inclusión de
líderes de servicios de alimentación y empleados en quienes se delegue.
- Ajustes en la consideración relacionada con la periodicidad de los pedidos.
- Inclusión de las consideraciones relacionadas con realización periódica de inventarios , bajas, ajustes de
inventarios, solicitudes a los proveedores y soportes correspondientes.
- Eliminación en el diagrama de flujo del procedimiento predefinido Elaboración de minutas ya que no
aplica para todos los servicios de alimentación.
- Inclusión del FBE.107 Pedido Semanal de Insumos y Productos.
- Eliminación del horario de recepción de insumos.
- Descripción más detallada de la entrega de los insumos para el alistamiento y preparación de los
alimentos.
- Inclusión de actividades relacionadas con la baja de los insumos y /o productos, y la realización
periódica de inventarios.
- Eliminación de actividades concernientes al trámite de pago de insumos y /o productos.
Abril 23 de 2015
· Inclusión de nueva normatividad
· Ajustes en las consideraciones
· Eliminación de la ruta de acceso del numeral referente a: Registra salidas de insumos del almacén en
el SIF · Modificación de los numerales:
Registra el ingreso de los productos a cafetería en el software Sistema de Cafetería.
Realiza el registro de las ventas de cafetería
Descarga del Sistema de Cafetería los productos que salen desde cafetería a las UAA
Traslada productos entre los puntos de venta
Realiza la baja de los productos que así lo requieran
Realiza periódicamente el inventario físico de los productos
Realiza ajuste del inventario en el Sistema de Cafetería según el inventario físico
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
04
FECHA DE
APROBACIÓN
Noviembre 09 de 2016
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
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Eliminación de la palabra necesarias en el objetivo
Inclusión en el alcance de la frase supervisores de turno de cocina
Reforma en la consideración c
Eliminación de la frase cuartos fríos de todo el documento.
Cambio en la consideración h de la frase líder de cafetería por Administrador de punto de venta.
Eliminación de la actividad 1,16, 17, 18 y 20
Inclusión de la actividad 1. Recepción de las minutas
Eliminación de los dos formatos de la actividad 7
Eliminación de los símbolos documento de las actividad 9 (Comprobante de entrada a almacen y
Orden de pago automático), todo ahora se hace en el sistema.
Cambio en la redacción de la descripción de las actividades
Síntesis del contenido de todas las actividades
Eliminación de las actividades
Cambio de la palabra líder de cafetería por Administrador punto de venta en todo el documento .
Inclusión de tiempos.